Del 3 - Fortsatt organisationsarbete avseende ledning och organisation för ledning samt stab och stöd för Barn- och utbildningsförvaltningen

Transkript

1 Barn- och utbildningsförvaltningen/pem Del 3 - Fortsatt organisationsarbete avseende ledning och organisation för ledning samt stab och stöd för Barn- och utbildningsförvaltningen

2 2(7) Fortsatt organisationsarbete Organisation för ledning samt stab/stödresurser 1 inom Barn- och utbildningsförvaltningen har tidigare setts över i samband med Skola Gotland 2008-> arbetet i del 3, vilken godkändes av BUN Översynen resulterade i en förändrad ledningsorganisation (i kraft ) samt en inventering av ledningsorganisationens behov av stöd. Översynen, som inte i detalj redovisas här, visade att nuvarande organisation och arbetsformer i stort är väl utformade såväl till omfattning som tillhörighet (lokalt kontra centralt inom förvaltningen). Översynen visade på att en del utvecklingssteg behöver tas, men att dessa kan göras inom ramen för nuvarande organisation. Mot bakgrund av slutsatserna från översynen av BUFs centrala stab och stöd, samt den stora påverkan som besluten i projektet Struktur 2007 troligen skulle medföra, gjordes inga organisatoriska förändringar under För att ge bakgrund och sammanhang med tidigare genomfört arbete återges i kortfattad form diskussion och resultat av Skola Gotland 2008-> arbetet som underlag för slutsatser kring organisering av Serviceförvaltningen och det fortsatta arbetet med övrig central organisation inom Buf. För det fullständiga arbetet hänvisas till del 3 enligt ovan. 1. Ledningsorganisationen I rapporter och diskussioner om situationen i skolan lyfter man ledarskapets betydelse för den enskilda skolans kvalitet, resultat och måluppfyllelse. Rektors uppdrag är mångfacetterat med både stat och kommun som uppdragsgivare. Likväl visar Skolverkets rapport 2004 att inte alla rektorer har alla de förutsättningar som krävs för att klara sitt uppdrag 2. Detta kan gälla såväl ett behov av kompetensutveckling som att de yttre förutsättningarna för att genomföra sitt uppdrag är otillräckliga, eller att uppdraget är överdimensionerat. Av vikt när den förändrade ledningsorganisationen skulle tas fram var att minska rektorernas s.k. kontrollspann, dvs antalet underställda, samt att ge större utrymme för den pedagogiska delen av ledarskapet på skolorna. Efter omorganisationen är antalet underställda ca 44 per rektor. 1 Med stab avses resurser för stöd till BUN, skoldirektör och rektor. Med stöd avses organisation för stöd till kärnverksamheten. 2 SOU 2004:116, Skolans ledningsstruktur, sid. 123, samt Pia Enochsson, Myndigheten för skolutveckling

3 3(7) Organisationen med Rektor med områdesansvar (RMO) övergavs. RMO var en mellanchef med arbetsgivaransvar för rektorerna inom sitt område, med samordningsansvar för vissa frågor och kollega i andra. Istället sammanhålls rektorsområden nu inom respektive högstadieskolas upptagningsområde linjer. På förvaltningsledningsnivån inrättades två För och grundskolechefer 3 för att verksamhetsleda på förvaltningsnivå och dessutom bl. a. ta över RMO administrativa arbetsuppgifter. Dessa två chefer utgör tillsammans med de sedan tidigare befintliga Gymnasie-, Särskole- och Kulturskolecheferna 3 och Skoldirektören den egentliga verksamhetsledningen av förvaltningen (se nedan pkt 2.4). 2. Organisation för stab och stöd 2.1 Dagens organisation I den nuvarande organisationen finns resurser för stab och stöd i huvudsak organiserade centralt, för såväl BUN, förvaltningsledning och rektor. Stödet finns inom områdena kansli, personal, ekonomi, utveckling, planering och försörjning. Centralt finns också resursavdelningen som svarar för skolhälsovård, elevvård samt specifikt specialpedagogiskt stöd. Vidare finns också stödet till verksamheten med bibliotek och läromedel (inklusive olika slags utbildningslådor, medie och UR studio ) organiserat inom utvecklingsavdelningen. Inom gymnasiechefens ansvar finns en avdelning med intagningskansli, hantering av inackorderingstillägg, interkommunala ersättningar samt ekonom/controller och utredningsresurs. För att rektorerna skall kunna utöva sitt pedagogiska ledarskap och inte bindas till att enkom vara en administrativ chef 4, måste denne avlastas med ett stöd. Rektorerna har i dag sitt lokala stöd i de assistenter som biträder med administrativa uppgifter inom områdena barn/elever/föräldrar, personal, ekonomi, skolskjutsar mm. SOU pekar i sitt underlag på att rektorer i de kommunala skolorna generellt har ett sämre administrativt stöd än det i motsvarande fristående skolor, privata företag eller offentliga organisationer med verksamhet av motsvarande storlek och omfattning. Stödet behöver därför utvecklas. 5 3 Kollektivt benämnda Skolformschefer 4 Dvs ägnar sig åt transaktionellt ledarskap. Detta ledarskap innebär att leda förvaltning och drift av verksamheten. En ledare däremot borde stå för transformativt ledarskap, nämligen att leda framåtriktning och förändring. 5 SOU 2004:116, Skolans ledningsstruktur, sid 123

4 4(7) 2.2 Behov av stöd I en sammanfattad form avser behovet av stöd för rektorsnivån; sakkunniga som kompetensstöd, EA och PA stöd, fysiskt nära administrativt stöd, vaktmästeriresurs, centrala handläggare, stöd genom Elevhälsa för arbetet med barn i behov av särskilt stöd, stöd i fastighets- och försörjningsfrågor, socialtjänststöd mm. För skoldirektörsnivån och förvaltningsledningen sammanfaller en hel del av punkterna ovan. Tillkommer gör beställarkompetens på förvaltningsnivå inom ett antal områden, stöd med administrativ chef och informationsansvarig. Resurser för planering, utvärdering, analys och utveckling, samt resurser för beredningsstöd för BUNs och kommunledningens behov, samt statens kontrollsystem (Skolverket). Det är viktigt att notera att de gemensamma serviceuppgifter som förs till en Serviceförvaltning fortsättningsvis måste kunna stödja såväl BUN, förvaltningsledningen som rektorerna. Ett fortsatt arbete med att utveckla de förutsättningar som rektor har för sitt arbete och behovet av ett kvalificerat stöd är av central betydelse och måste ske under 2009, efter att Serviceförvaltningens tjänsteutbud och Barn och utbildningsförvaltningens organisation lagts fast. 2.3 Framtida organisation för förvaltningsledning och stab Den centrala ledningen och staben organiseras preliminärt enligt följande idé: Skolformschefer Kansli Personal Ekonomi Verksamhetsuppföljning/utveckling Infrastruktur och logistik I det följande har hänsyn inte tagits till att gymnasiechefens unika resurser, eller den eventuella förändring som kan komma till stånd genom att gymnasie och komvux verksamheten, skall ingå i en annan förvaltning.

5 5(7) 2.4 Diskussion Förvaltningsledning: Skoldirektör, Två (2) För- och grundskolechefer, Kulturskolechef (tillika rektor) och Särskolechef (tillika rektor 50%). Kansli: Uppgiften är att svara för beredning och dokumenthantering av ärenden för BUN och förvaltningsledning samt svara för sekretariat för BUN. Ärendehantering av klagomål/förfrågningar till förvaltningen från allmänhet och Skolverket. Förvaltningens Informationsansvar och övergripande WEB hantering. Registratortjänst, receptionstjänst och vaktmästeri skall organiseras centralt på Visborgsslätt. Dessa tre (3) tjänster övergår till Serviceförvaltningen Detta innebär att Buf kansli planeras att omfatta två (2) tjänster Personal Uppgiften är i stort personaladministration, personal/handledningsstöd, löneöversyner, lönesättning, kompetensutveckling, personalförsörjning, rekrytering, PA policys, arbetsmiljö, vikarieförmedling, organisation och mångfaldsfrågor, Stöd till förvaltningsledning (inkl skolformschefer) samt stöd till rektorsnivån i PA frågor/tjänste- och lärarplanering. Detta tjänsteutbud skall organiseras inom Serviceförvaltningen. Innebörden är att personalchef och personalkonsulent kvarstår i Buf. Alla andra tjänster övergår till Serviceförvaltningen Ekonomi Uppgiften är i stort att svara för ekonomisk planering och styrning, budget, uppföljning och ekonomisk controllerverksamhet, bokslut. Stöd till förvaltningsledning (inkl skolformschefer) samt stöd/controllerverksamhet till rektorsnivån. Detta tjänsteutbud skall organiseras inom Serviceförvaltningen. Innebörden är att endast ekonomichef kvarstår i Buf. Alla andra tjänster, utom två tjänster som ombildas, övergår till Serviceförvaltningen

6 6(7) Verksamhetsuppföljning/-utveckling Huvudområdet är stöd för uppföljning, statistik och analys, dvs kvalitetsprocessen. Här ingår planeringsunderlag för barn- och elevtal, uppföljning av verksamhetsresultat, uppföljningar mot styrkort och visst utredningsstöd. Här ingår controllerfunktion för dels ekonomi och dels verksamhet. Stödet omfattar vidare nationella utvecklingsprojekt, pedagogiskt utveckling, kompetensutveckling kopplat till skolformschefernas behov för kärnverksamheten och även beredning och stöd inom skolformerna till skolformscheferna. Detta innebär att denna funktion planeras att omfatta 4+2 (verksamhetsuppföljare, ombildade tjänster ur ekonomiavdelningen) tjänster. Infrastruktur/logistik Huvudområdet är infrastruktur/logistikfrågor på strategisk nivå, men i vissa fall beroende på hur övrig kommunal organisation blir även ett stöd för rektorsnivån. Här ingår: Fastighetsplanering (såväl strukturellt som pedagogisk utformning) IT-struktur/pedagogiska verktyg Skolskjutsar Investeringsplanering Detta innebär att all kostverksamhet övergår till SF och att 5 tjänster kvarstår i förvaltningsledningen. 3. Framtida organisation för centrala stödresurser Det centrala verksamhetsstödet består av: Barn- och elevhälsan Pedagogiskt Mediecentrum Gotland Resursavdelningschefen har genomfört en översyn av verksamheten. Resultatet av arbetet och planerat fortsatt arbete framgår av separat rapport till BUN Barn och elevhälsan lokaliseras till Korpen i Visby. För att utifrån utvecklingsavdelningens mångfacetterade verksamhet skapa en tydligare organisation genom att renodla vilka tjänster som är stabsuppgifter och som utförs på uppdrag av ledningen och vilka tjänster som är direkt stöd till verksamheten, organiseras stöd till kärnverksamheten i ett Pedagogiskt Mediecentrum Gotland.

7 7(7) Detta stöd är ej lämpligt att samgruppera med förvaltningsledningarna i kasernerna på Visborgsslätt. Särskilda lokaler har därför avdelats på Visborgsslätt, enligt tidigare förslag till Struktur 2007 projektet. Förslaget har tidigare redovisats för BUN och innebär en utveckling mot ett pedagogiskt centrum, med bl. a. ett skoldatatek för speciella behov. 4. Övriga frågor Det återstår att lösa frågor kring: eventuell kostchef (beställare och kvalitetsgranskare) vid Buf, hur det växande behovet av systemansvariga för nya kommunala administrativa system skall omhändertas vid förvaltningen, säkerhetsarbetet hantering av upphandlingsfrågor (Beroende på om nämnderna skall vara upphandlande enhet eller ej.) Ledning av Pedagogiskt Mediecentrum Gotland. Ledning och organisationstillhörighet av Praktikcentral. 5. Sammanfattning Den preliminära organisations idén, i avvaktan på att Serviceförvaltningens organisation och tjänsteutbud klarlagts och den förestående uppdelningen av Buf, innebär: En förvaltningsledningsnivå Ekonomichef Personalchef Som stöds av de tre funktionerna kansli, verksamhetsuppföljning/utveckling samt infrastruktur/logistik. Till detta tillkommer en chefsresurs i form av personalkonsulent. Totalt ca 20 tjänster. Peter Molin Skoldirektör