Slutrapport Sundsvallsminnen (03-M11-701)

Transkript

1 Projekt Sundsvallsminnen Slutrapport Sundsvallsminnen (03-M11-701) Perioden juni sep 2005 Mål Sundsvallsminnen skall utvecklas till en fast resurs för fortgående produktion och tillgängliggörande av områdets kulturarv, med inriktning på det industriella kulturarvet. För de som lever och verkar i Sundsvallsområdet skall Sundsvallsminnen fungera som en naturlig, historisk mötesplats som bidrar till identifikation och utvecklingskraft. Syfte Projektet är en fortsättning av det arbete som nedlades inom ramen för ISKA I Syftet med projektet och tidsplanen för olika aktiviteter framgår av nedan. Aktivitet Start Slut 1. Beskrivning av arbetsmodell (handbok) Förbättring av den tekniska strukturen Organiserad produktion i arbetsgrupper ( delprojekt ) för databasuppbyggnad digitalisering av Sundsvalls Tidning digitalisering av register och dokument från främst Merlo arkiv/sca digitalisering av fotosamlingar digitalisering av ljud och film Projektets start- och slutdatum INDIKATOR Arbetstillfällen heltider Totalt = 10 Antal män = 5 Antal kvinnor = 5

2 2 Periodens verksamheter och resultat 1. Beskrivning av arbetsmodell (handbok) Reviderad tidsplan Till projektredovisningen hör en dokumentation som redovisar projektets mål Sundsvallsminnen som principlösning för tillgängliggörande av dokumentärt kulturarv i främst arkiv och museer metoder och standarder för arbetet. processbeskrivningar manualer för operativ personal Denna dokumentation utges i särskild ordning och kommer att publiceras över projektets webbplats Sammanfattning Syftet med beskrivningen är att dokumentera Sundsvallsminnen som principlösning och arbetsmodell för hantering av det dokumentära kulturarvet. Lösningen och modellen skall kunna tillämpas i alla slag av miljöer där man har ambitionen att digitalisera arkiv och samlingar för långtidsförvaring garantera långsiktig hållbarhet, sökbarhet och läsbarhet för digitala dokument och data presentera historiska dokument och data i en öppen nätverksmiljö utveckla nätverksmiljön med sådana krav på källtrohet och akribi att den i växande utsträckning kan användas som kvalificerad forskningsmiljö Autenticitet, sökbarhet och läsbarhet är nödvändiga egenskaper för det digitala arkiv som skapas. Dessa egenskaper uppnås först och främst genom att vi efter bästa förmåga tillämpar internationella standarder för dokumentformat och dokumentbeskrivningar och internationella guidelines för hur arbetsuppgifterna processas. Process för hantering av fotografiska bilder i Sundsvallsminnen 1 Beskrivning 2 Ordnande 3 Teknisk inventering 4 Registrering Sminnen 5 Urval och gallring 6 Registrering Emballering 7 Urval för Sminnen 8 Beställning SRC 9 Scanning 10 Lagring Arkivering 11 Import till Sminnen 12 Registrering dokument

3 3 För att säkra kvalitén i arbetet och möjliggöra ett effektivare flöde har SRC:s arbetsprocesser beskrivits och dokumenterats. Processerna är objektsrelaterade, dvs de redovisar hur arbetet med arkiv, fotosamlingar, publikationer, kartor, ljud osv utförs, steg för steg fram till webb-publicering. Beskrivningarna är avstämda mot gällande standarder och vägledningar. De är anpassade till vår applikation och den praxis som utvecklats i vårt eget arbete, men har på samma gång en generalitet som underlättar tillämpning i andra projekt och i andra miljöer. Delar av detta arbete sker fr o m 2004 i dialog med den särskilda tekniska kommitté som organiserats inom ABM-Resurs i Västernorrland. Sundsvallsminnen är i det avseende som nu beskrivits ett av många europeiska kvalitetsprojekt för bevarande och tillgängliggörande av det gemensamma kulturarvet. Tekniskt och ifråga om användargränssnitt är Sundsvallsminnen en ABM - lösning: för arkiv och museum är applikationen både ett administrativt verktyg och en publiceringsmiljö, för bibliotek en miljö för presentation av bl a lokal litteratur och manuskript. Helt avgörande är att vi under projekttiden fr o m ISKA I år 2000 har kunnat utveckla en plattform för hållbart långsiktigt utvecklingsarbete. 2. Förbättring av den tekniska strukturen Reviderad tidsplan Konsoliderad teknisk struktur: Den tekniska driften av applikationen liksom licensfrågor har sedan 1 jan 2004 uppdragits åt kommunens IT-enhet. Hösten 2005 inleddes systematiska åtgärder för att utöka serverkapaciteten, implementera ett mer användarvänligt webbverktyg samt uppgradera Oracle-databasen. Serverkapaciteten är genom dessa åtgärder inte längre en kritisk fråga utan denna kan lätt anpassas till växande datamängder. Den tekniska strukturen är i dag anpassad för ett framtida samarbete med ett självständigt Timråminnen. I arbetet har vi även, med hjälp av i projektet engagerade IT-konsulter, modellerat lösningar som fungerar dels i helt självständiga miljöer med egen datalagring, dels integrerat inom ett gemensamt länsminne. 3. Organiserad produktion i arbetsgrupper Inom projektet har vi undersökt för- och nackdelar med att organisera arbetslaget efter objekt eller funktion. Objektsorganiseringen innebär att ett visst arbetslag svarar för alla funktioner i ett objekt, dvs att man utför alla moment som avser t ex fotosamlingar: sortering-preparering-scanning-registrering-import-publicering. Denna organisationsform kräver god kännedom om hur de olika objekten ska hanteras och befrämjar kunskaper som har att göra med kulturarvets olika objekt. Funktionsorganiseringen innebär att ett visst arbetslag svarar för en viss funktion för samtliga objekt, dvs att man t ex svarar för all scanning oavsett om det gäller foton eller textdokument. Denna organisationsform kräver och befrämjar de mer tekniska färdigheterna. Det har visat sig att verksamheten måste baseras på en kombination av dessa. Det beror dels på att individer är olika, dels på att SRC arbetar med funktionshindrade och personer i rehabilitering. I en sådan miljö främjas produktion och kompetensutveckling bäst av att hänsyn tas till vars och ens individuella förutsättningar.

4 4 Databasens register Befolkningsregister från Demografiska Databasen Projektet har hittills endast haft tillgång till befolkningsmaterial från Gustaf Adolfs församling. Efter överenskommelse med Demografiska Databasen vid Umeå universitet har säkrade personuppgifter från samtliga registrerade församlingar i Sundsvallsregionen nu levererats och kommer att införas i applikationen under Register över juridiska personer Registret över juridiska personer har gjorts sökbart direkt i portalen. Under kommande år skall registret förbättras genom att samtliga företag och offentliga verksamheter kodas med hjälp av SNI-standarden. När denna implementeras ser vi även över hanteringen av ämnesklassningen enligt OCM-systemet som används vid främst dokumentregistrering. Handelsregister för Sundsvall Handelsregistren är f n registrerade t o m år Uppgifter ur dessa har arbetats in i registret över juridiska personer. Topografiska registret Registret över orter baseras på SCB:s koder och kompletteras efterhand med orter/ områden på lägre nivå. Register över sjömän Arbetet med sjömanshusets arkiv är i stort sett avslutat. Register över mantalsskrivna 1845 års mantalslängd ligger ute sedan tidigare. Registreringen av 1890 års mantalslängd är klar, men materialet är ännu inte utlagt. Arkivförteckningar och arkivdokument Drygt publikationer tidningsartiklar, publikationer och arkivdokument - har publicerats på Sundsvallsminnen. Ca av dessa finns i textversion. Arkivförteckningar, Medelpadsarkiv Samtliga arkiv från Sundsvalls kommunarkiv och Föreningsarkivet Västernorrland som redovisas i Medelpadsarkivs tryckta arkivkatalog har registrerats på arkiv- och serienivå, totalt ca arkiv. Enstaka dokument tillhörande dessa arkiv har likaså lagts ut. Strukturen är därmed lagd för framtida dokument-digitalisering. Sundsvalls stadsfullmäktige Publiceringen av de tryckta protokollen från Sundsvalls stadsfullmäktige fr o m 1863 innefattar OCR-behandling som gör texterna fritextsökbara. Detta arbete har under innevarande period legat nere p g a tidsbrist. Nödhjälpskommittén 1888 Från denna kommitté, som organiserades för att bistå de nödlidande efter branden, har ca nödhjälpsansökningar lagts ut. Arbetet fortsätter. SCA/Merlo arkiv Samtliga 266 arkivbildare i SCA-koncernen med föregångarna har gjorts sökbara på arkiv- och serienivå. Enstaka dokumentserier har likaså scannats och publicerats. 1 De ej registrerade församlingarna är Torp, Stöde, Liden och Holm. I mån av tid och resurser kan dessa församlingar registreras av projekt som organiseras lokalt.

5 5 Tidningar, andra publikationer Sundsvalls Tidning Delprojektet avser digitalisering och OCR-behandling av mikrofilmversion av ST med föregångare Alfwar och Skämt samt enstaka årgångar av Sundsvalls Nyheter, Nordsvenska Dagbladet och Norrlands Tidningar har gjorts sökbara i bildversion totalt tidningssidor. Några årgångar av tidningen har dessutom OCR-behandlats och publicerats som text. Arbetet har givit nyttiga erfarenheter som kan utnyttjas i det projekt för digitalisering av svensk dagspress som planeras i Fränsta, med Kungl biblioteket och MKC Fränsta som huvudintressenter. Fotosamlingar I projektet bearbetas samlingar tillhörande främst Sundsvalls museum, stiftelsen Norrland i Bild samt Medelpads fornminnesförening. Ca bilder har genomgåtts och preparerats för digitalisering, ca är digitaliserade och hälften av dessa har hittills lagts ut på portalen. Ljud och film De tekniska förutsättningarna har gjorts klara. Två ljudinspelningar och tre filmer har hittills lagts ut.

6 6 Sundsvallsminnen som verktyg för besökare och producenter Förbättrad funktionalitet för våra besökare Sundsvallsminnens webbsida har fick i november 2003 en ansiktslyftning och det material som presenteras under olika rubriker har utökats, bl a finns nu en omfattande dokumentation över Sundsvalls utbildningsväsen genom tiderna. Webbinformationen får redan i dag betraktas som omfattande. Djupet av denna information växer genom att vi allt oftare kan bygga länkar till den egna databasen där besökaren finner mer uppgifter om det som berättas. Anordningarna för sökning i vår databas förbättrades väsentligt fr o m Sökningen underlättas bl a med dialogrutor som talar om hur fält ska fyllas i, möjlighet att sortera sökträffar på olika sätt och indikationer om vilka arkiv som innehåller inscannade dokument. En strävan i utvecklingen av funktionaliteten är att besökaren ska kunna vandra runt i databasen t ex genom att träff på ett sökt dokument ger en länk till det arkiv i vilket dokumentet ingår, till den juridiska person som äger arkivet, till den fysiska person som är dokumentets upphovsman etc. Bland de förbättringar som genomförs hösten och vintern 2005 kan nämnas bättre fritextsökning, förenklad dokumentsökning och bättre möjligheter att välja bilder. Glädjande nog kan vi konstatera, att Sundsvallsminnen redan nu börjar utnyttjas som källa för elevarbeten och akademisk forskning. De som nyttjar applikationen på detta sätt bidrar även med värdefulla synpunkter på hur den kan utvecklas. Bland övriga förbättringar bör nämnas: möjlighet att från varje påträffad post lämna rättelser och kommentarer förbättrad registrering av juridiska personer och topografiska uppgifter besöksstatistik Förbättrad funktionalitet för producenter De största förändringar som uppnås genom nu pågående åtgärder är att Sundsvallsminnen erhåller en funktion för kontroll och publicering och att hanteringen av fotosamlingar förbättras. Kontroll- och publiceringsfunktionen gör det möjligt att lagra mer material än som publiceras och att upprätthålla stringenta rutiner för kontroll-godkännandepublicering. Genom byte av webbverktyg hösten 2005 kan uppdateringar ske smidigare och det webbredaktionella arbetet kan delas på fler händer. Verksamhetsförnyelse Många förfrågningar från allmänhet och forskare kan numera besvaras genom enkla länkningar till Sundsvallsminnen. Många besök i Medelpadsarkiv har å andra sidan stimulerats av att besökaren funnit information på webbplatsen som leder vidare. Vi uppskattar att minst 50% av arbetstiden för den ansvarige i Medelpadsarkiv i dag har Sundsvallsminnen som fokus. Att detta hittills kunnat klaras utan krav på mer personal beror på att Sundsvallsminnen inte bara är en plats för tillgängliggörande och åtkomst utan även en miljö där arkiv och museum kan hantera de förteckningar och register som används och som alltid måste ingå i våra administrativa verktyg. Genom att detta arbete bedrivs i den offentliga applikationen Sundsvallsminnen blir informationen omedelbart tillgänglig för allmänheten.

7 7 Sysselsättningsindikatorn Sundsvalls kommunstyrelse beslutade ( 257) att permanenta Sundsvalls Sundsvallsminnen/Sundsvalls Registreringscentral (SRC) senast från och med oktober Beslutet innebär att dataapplikationen och webbportalen Sundsvallsminnen behålls som en fast resurs för Sundsvallsområdets kulturarv, med SRC som en bemannad produktionsenhet. SRC:s arbetsmarknadsuppdrag är enligt KS beslut att dels leverera arbetsträning för långtidssjukskrivna, dels sysselsätta funktionshindrade. Under Mål-1-perioden har SRC sysselsatt två arbetsledare samt 11 personer med varierande grad av funktionshinder, dessutom 5-10 personer i tillfällig arbetsträning. Kommunstyrelsen har i samband med behandlingen av budget för år 2006 beslutat att tillsvidareanställa nio personer. De tre personer som inte kan erbjudas fast anställning fr o m 1 jan 2006 kommer under 2006 att erbjudas tillfälliga projektanställningar. Personer som gått vidare till annan sysselsättning efter arbetsträning i SRC År Antal Antal Därav till inskrivna utskrivna Arbete AF F-kassa jan-sep Totalt Sedan projektets början år 2000 t o m dec 2004 har 75 personer inskrivits för arbetsträning inom SRC. Av de 52 som under samma period lämnat SRC har 19 erhållit andra arbeten. Spridningseffekt och produktifiering Ramprojektets satsningar på Sundsvallsminnen har delvis motiverats med att lösningarna ska kunna tillämpas även på andra håll i länet. Ramägaren har av det skälet väckt frågan om möjligheter att ställa vår applikation till förfogande för andra kommuner i främst Västernorrland och väckt idén om ett eventuellt gemensamt länsminne. Sedan hösten 2004 pågår diskussioner med bl a Timrå och Sollefteå kommuner om eventuellt samarbete. Projektet har också mottagit förfrågningar om hjälp eller samarbete från en rad föreningar och projekt av lokalhistorisk karaktär. Intresset är stort och tekniskt sett finns inga avgörande problem, men utvecklingen hämmas av svårigheten att finansiera den arbetsorganisation som krävs. Tillsammans med Steria AB, som levererar konsulttjänster för systemutveckling, försöker vi dock steg för steg utveckla Sundsvallsminnen till en paketerad produkt som kan installeras i större eller mindre miljöer. Vi tror att detta arbete kommer att bära frukt under kommande år. Marknadsföring Vintern 2003/04 genomfördes en omfattande annonskampanj i Sundsvalls Tidning. Inför ISKA:s avslutningskonferens i Sundsvall november producerades informationsfolder och rollups.

8 8 Sundsvallsminnen har även närvarat som föredragshållare vid flera lokala och rikstäckande konferenser m m: FALK, Föreningen Arkivverksamma inom Landsting och Kommun De goda exemplen - digital arkivering i praktiken. Norrtälje 15 september 2004, ca 100 pers IQPC, International Qality and Productivity Center Digital långtidsarkivering. Stockholm 10 februari 2005, ca 100 pers Institutet för kompetensutveckling Dokumenthantering i offentlig förvaltning. Stockholm, 28 april 2005, ca 40 pers Sundsvalls Gymnasium, Västermalm, Seminarium om transporter Demografiska databasens styrelse Mittuniversitetet, Härnösand Workshop on Archival Information, Seeking, Use and Access Produktrådet, Riksarkivet En redogörelse för dessa aktiviteter lämnas i särskild bilaga. Ewa Back Ordförande Sundsvalls kommunstyrelse Tom Sahlén Projektansvarig