Vår värld. En årskrönika från Micasa Fastigheter

Transkript

1 Vår värld En årskrönika från Micasa Fastigheter

2

3

4

5 4 5 Våra utsikter Micasa Fastigheter ett boende att se fram emot ett år präglat av förändring och växtkraft! 8 Micasa Fastigheters uppdrag 10 Ramavtal mellan Stockholms stad och Micasa Fastigheter 12 avseende särskilda boendeformer Tufft miljöarbete 14 Vår stomme Micasa Fastigheters styrelse 15 Micasa Fastigheters organisation 15 Stor personalsatsning 16 Extern och intern kommunikation 18 Internet/webbplats 20 IT stabil och i egen miljö 22 Alla fastigheter i ett system 23 Få men stora evenemang 24 Tre regioner ansvarar för fastigheter i 18 stadsdelar 27 Investering och underhåll hyreslägenheter för seniorer 33 Fastighetsbestånd 34 Vår solida grund Ekonomisk översikt 38 Resultaträkning 40 Balansräkning 42 Kassaflödesanalys 44 Fastighetsförteckning 46

6 Micasa Fastigheter ett boende att se fram emot Micasa Fastigheters affärsidé är att erbjuda ett attraktivt och anpassat boende för människor i Stockholms stad i behov av stöd och trygghet. Micasa Fastigheters hyresgäster Snittåldern är 78,4 år I flera fastigheter ligger snittåldern på närmare 90 år Den största åldersgruppen, 44 procent, är 81 till 90 år Majoriteten av hyresgästerna, 2/3, är kvinnor Kvinnorna är överrepresenterade i åldersgrupperna 86 år och uppåt Efter fem år har 2/3 av hyresgästerna bytts ut Man flyttar till Micasa Fastigheter företrädesvis från hyresrätt De flesta har en låg inkomst på tkr/år Micasa Fastigheter i Stockholm AB, tidigare FB Servicehus AB, är ett fastighetsbolag som äger och förvaltar alla Stockholms stads omsorgsfastigheter. Bolagets affärsidé är att erbjuda ett attraktivt och anpassat boende för människor i Stockholms stad i behov av stöd och trygghet. Bolaget har alltså ett särskilt uppdrag att aktivt medverka till att utveckla boendet för äldre, handikappade och andra med särskilda behov. Micasa Fastigheter ska också i samverkan med andra aktörer vara en drivande kraft i branschutvecklingen. En omsorgsfastighet kan vara ett servicehus, ett behandlingshem, en gruppbostad eller ett sjukhem. Micasa Fastigheter äger och förvaltar idag även cirka 800 seniorlägenheter som hyrs ut via Stockholms Bostadsförmedling. Dessutom finns ett antal olika lokaler, från kontorsutrymmen och affärslokaler till lager. Fastighetsbeståndet omfattar 122 fastigheter om totalt kvm och är värderat till 6,65 miljarder SEK. Micasa Fastigheters vision: Ett boende att se fram emot Proaktiv företagsstrategi Micasa Fastigheter vill producera framtidens fastigheter enligt senaste forskningsrön med hänsyn till lagar, förordningar och den verksamhet som bedrivs där. Det dagliga arbetet inom Micasa Fastigheter genomsyras av fyra strategiska teman: förvalta, anpassa och utveckla fastighetsbeståndet på kort och lång sikt. utveckla nya kunderbjudanden med koncept, produkter och tjänster utifrån marknadsbehovet. behålla och rekrytera engagerade och kompetenta medarbetare. i samverkan med andra aktörer vara en drivande kraft i branschutvecklingen. En kort bolagshistorik FB Servicehus bildades 1999 och inledde sin verksamhet år 2000 genom att totalt 20 servicehus från Stockholmshem och Familjebostäder överfördes till det nya bolaget. Den 1 juni 2004 överfördes i enlighet med kommunfullmäktiges beslut totalt drygt 100 fastigheter från Svenska Bostäder AB, AB Stockholmshem och Gatu- och fastighetskontoret till FB Servicehus. Kommunfullmäktige beslutade 23 maj 2005 att FB Servicehus skulle bli ett av Stockholms stadshus AB helägt dotterbolag från och med 1 september samma år. Den 1 november 2005 ändrades bolagets namn till Micasa Fastigheter i Stockholm AB. Medlemskap i internationella intresseorganisationer IAHSA International Association of Homes and Services for the Ageing är en internationell non profit-organisation med mål att öka livskvaliteten för äldre genom utbyte av forskning, information, idéer och produkter. Medlemmarna kommer från över 30 länder och återfinns inom både fastighetsbolag, vårdgivare och utrustning. AAATE Association för the Advancement of Assistive Technolgy in Europe, är en non-profit europeisk organisation vars mål är att stimulera framtagningen av teknisk utrustning som underlättar för handikappade och äldre personer.

7 6 7

8 2005 ett år präglat av förändring och växtkraft! 2005 har varit ett år med många förändringar. Bolaget har bytt namn, skapat en ny affärsidé, en ny strategi och utvecklat ett koncept för seniorboende. Bolagets speciella inriktning ställer stora krav på att utveckla en fastighetsförvaltning som ser till de boendes behov. Det har präglat arbetet internt och externt under hela året. Under 2005 har vi arbetat intensivt för att skapa ett tryggare boende genom att: bygga om drygt 30 hissar. förbättra belysningen. utanför ett antal av våra fastigheter i avsikt att skapa en tryggare utemiljö. ansluta bolaget till Störningsjouren. behållit brandlarmen i våra seniorboenden. För att öka de boendes trivsel har vi: arbetat vidare på att förbättra utemiljön så att den underlättar utevistelse. installerat webbaserad driftövervakning för förbättrat inomhusklimat. haft en hög ambition avseende underhåll och fastighetsskötsel. i samverkan med Stadsteatern har det spelats 31 föreställningar av Cabaré Läderlappen i våra fastigheter. Bolaget har utvecklat olika modeller för seniorboende inom bolaget. Internt har bolaget arbetat aktivt för att stabilisera och utveckla organisationen. Micasa Fastigheter som är ett nybildat bolag behöver utarbeta egna rutiner och arbetssätt. För att underlätta detta arbete har vi genomfört bl a följande aktiviteter: utbildningssatsningen Effektivisering av omsorgsfastigheter med stöd från Kompetensfonden. Syftet har varit att åstadkomma en effektiv och sammanhållen organisation och utveckla ett effektivt arbetssätt som leder till stor kundnöjdhet. För att kunna uppfylla målet har vi arbetat med att ta fram en gemensam företagskultur, gemensamma arbetssätt och värderingar, öka personalens kompetens och kunskap kring kunderna, deras situation och behov samt utvecklat ledarskapet och organisationen i syfte att stödja målsättningen.

9 8 9 ledningsgruppen har påbörjat en särskild ledningsgruppsutbildning och de nyblivna cheferna har genomgått en längre chefsutbildning. medarbetarenkäter och hyresgästenkäter har genomförts. en utvärdering av startorganisationen har genomförts och förslag till ny organisation har tagits av styrelsen. Underhåll Fokus under året varit att så snabbt som möjligt åtgärda de fel som uppkommer i fastigheterna. Vi kan konstatera att underhållsbehovet är stort på flera håll och vi har därför valt att prioritera felavhjälpande underhåll. Seniorboende Under 2005 har ett särskilt program för seniorboendelägenheternas standard utarbetats, vilket ligger till grund för det fortsatta arbetet med förändringen av servicehusen till seniorboende. Bolaget har dessutom utarbetat ett program avseende utformningen av seniorboendet. Seniorboendet skall vila på fyra hörnpelare; trygghet, service, gemenskap och delaktighet. De boende kommer dessutom att erbjudas möjligheten till tillval i samma utsträckning som i övriga bostadsbolag. Även möjligheten att välja service som tillval skall utredas. Framtidsarbete Samtidigt som arbetet har fokuserats på driften och underhållet av våra fastigheter är det viktigt att titta framåt och utveckla fastigheterna och bolagets verksamhet. Micasa Fastigheter har därför under året: genomfört en särskild restaurangutredning i syfte att undersöka förutsättningarna för att utveckla de ca 40 restauranglokaler bolaget förvaltar. Ett antal restauranglokaler har återtagits från stadsdelsnämnderna. Bl a har en restaurangskola etablerat sig i Rio servicehus. utvecklat en ny affärsidé Micasa Fastigheter ska erbjuda ett attraktivt och anpassat boende för människor i Stockholms stad i behov av stöd och trygghet och en ny vision för bolagets verksamhet: Ett boende att se fram emot. Arbetet har skett tillsammans med all personal. en ny företagsprofil har tagits fram. en ny webbplats har lanserats och ett nytt intranät är under uppbyggnad. De flesta av Micasa Fastigheters hyresgäster är på olika sätt i behov av extra stöd och trygghet. Vår ambition är att skapa ett fastighetsbolag som också präglas av den verksamhet som vi kan återfinna inne i husen. Det innebär att vi måste finna andra arbetsformer, uppträda utifrån våra hyresgästers förutsättningar och skapa en kontinuitet bland vår personal. Detta är en stor utmaning, men genom att vårda de frön vi sått kan vi växa till ett fastighetsbolag som alltid ser till hyresgästernas bästa. Anders Nordstrand VD, Micasa Fastigheter

10 Micasa Fastigheters uppdrag Micasa Fastigheters vardag styrs av direktiv från kommunfullmäktige, uppdrag från Stockholms Stadshus AB samt av styrelsens synpunkter och inte minst av önskemål från kunderna. Samtliga verksamheter i Stockholm stad ska enligt Kommunfullmäktiges direktiv arbeta mot samma övergripande mål: förbättra välfärden och de kommunala verksamheterna bygga bostäder och utveckla Stockholm. göra Stockholm till en ekologisk hållbar stad. bryta segregationen och fördjupa demokratin. ta ansvar för ekonomin. Micasa Fastigheter har dessutom ett verksamhetsrelaterat uppdrag från Kommunfullmäktige som fastställs i samband med budgetarbetet. Det uppdraget består i att: tillhandahålla välfungerande, välskötta och trygga bostäder för stadens äldre och funktionshindrade. tillsammans med Stockholms Stadshus AB, bostadsbolagen, kommunstyrelsen och fastighets- och saluhallsnämnden slutföra överföring av ytterligare omsorgsboenden till Micasa Fastigheter i Stockholm AB. fortsätta arbetet med att konvertera vissa äldreboenden från servicehus till seniorboende med hyresrätt. genomföra ombyggnader och upprustningar i befintligt bestånd. tillsammans med stadsdelsnämnderna m fl medverka till att sänka stadens totala kostnader för lokaler. utveckla omsorgsboendet och äldreboendet i Stockholm i samverkan med staden och övriga aktörer inom denna verksamhet. tillhandahålla korttidshem för personer med demenssjukdomar med upptagningsområde från hela staden. Micasa Fastigheter ska utveckla omsorgsboendet och äldreboendet i Stockholm i samverkan med staden och övriga aktörer.

11 10 11

12 Ramavtal mellan Stockholms stad och Micasa Fastigheter avseende särskilda boendeformer Ramavtalet reglerar bland annat hyresvillkor och ansvarsfördelning mellan Micasa Fastigheter och stadsdelsförvaltningarna i den s k krysslistan. Under år 2005 slutfördes förhandlingarna mellan Stockholms stad och Micasa Fastigheter avseende det ramavtal som Kommunfullmäktige år 2003 i samband med ärendet Renodling av stadens fastighetsbestånd gav kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram. Ramavtalet godkändes av Micasa Fastigheters styrelse 28 november 2005 och av Kommunstyrelsen 5 december Ramavtalet, som gäller från och med 1 januari 2006, omfattar samtliga vård- och omsorgsfastigheter inom Micasa Fastigheters bestånd som hyrs av Stockholms stad genom dess stadsdelsnämnder och socialtjänstnämnden. I ramavtalet regleras översiktligt hyresvillkor, hyressättning, hantering av till-, om- och nybyggnader m m. Ramavtalet ersätter alla de olika avtal och överenskommelser avseende lokaler och bostäder i fastigheter, som nu ägs av Micasa Fastigheter och som tecknats år 2005 eller tidigare mellan Micasa Fastigheter eller något av de övriga kommunala bostadsbolagen samt staden och/eller dess olika nämnder och förvaltningar inom verksamhetsområdena äldreomsorg, omsorg om funktionshindrade och individ- och familjeomsorg inklusive socialpsykiatri. Hyres- och lokalintäkterna från staden, beräknat på berörda fastigheter, minskar fr o m 2006 med sammanlagt ca 64 mnkr per år som följd av det nya avtalet. Dessutom innebär den till ramavtalet knutna s k krysslistan att bolagets kostnader för drift och underhåll samtidigt ökar med ca 13 mnkr per år.

13 12 13 Efter att ha varit stängd ett antal år öppnade restaurangen IngressEquis i Rio igen. num vel En restaurangskola driver en mycket uppskattad verksamhet ecte i eugue lokalerna. vulputpatio cortie feugait accummo dolenisi ectet aci tis nit niamcommy nosto ecte con vercip ex er si tatet

14 Tufft miljöarbete Micasa Fastigheter har höga ambitioner med sitt miljöarbete. Det omfattar allt från miljöbilar, förbättrad avfallshantering och energihushållning till hantering av miljöstörande arbetsmaterial. Miljöarbete inom fastighetsbranschen omgärdas av tuffa regler. Utan noggrann planering och uppföljning kan verksamheten vara i högsta grad miljöstörande med exempelvis flytspackel, asbest och tunga transporter. Micasa Fastigheter har höga ambitioner med sitt miljöarbete och satsar på egen certifiering under det kommande året. Fram till och med augusti 2005 var Micasa Fastigheter dotterföretag till Familjebostäder och bolagen arbetade då tillsammans med miljöfrågorna. Micasa Fastigheter har under året arbetat med Familjebostäders miljöledningssystem vilket är ett verktyg för att styra verksamheten mot en hållbar utveckling. Familjebostäder miljöcertifierades 1998 enligt standarden ISO 14001, i och med att Micasa Fastigheter var ett dotterföretag så omfattades det av miljöcertifieringen. Efter certifiering genomförs regelbundna revisioner. Miljöarbetet baseras på den miljöutredning som görs var tredje år för att identifiera aktiviteter i verksamheten som har stor miljöpåverkan. Utifrån miljöutredningen från 2004 beslutades att fokus för kommande treårsperiod ska ligga på områdena energi och innemiljö. Mot bakgrund av detta formuleras varje år företagsövergripande miljömål inom dessa områden. Energihushållning Målet är att energianvändningen i bolagets fastigheter successivt ska minska utan att de boende upplever en försämrad värmekomfort. Exempel på åtgärder för att nå det målet är tilläggsisolering av vindar och injustering av värmesystemen. Inventeringar Under 2005 har fortsatta radonmätningar ägt rum. De fastigheter som har lägenheter med radonhalter över riktvärdet på 200 Bq/m 3 utreds och åtgärdas allt eftersom. Förbättrad avfallshantering Arbetet med att underlätta och förbättra avfallshanteringen för våra hyresgäster fortsätter. Under hösten 2005 startade ett arbete för att förbättra hanteringen av avfall i fastigheterna inom Region Söderort och arbetet i fastigheterna i de övriga regionerna kommer att ske under Hyresgästerna skall enkelt och tillgängligt kunna hantera och sortera sitt avfall. Avvecklingslistan Avvecklingslistan för kemikalier, vilken har tagits fram tillsammans med flera andra företag i Stockholm, innehåller ett 20-tal ämnen som är tvivelaktiga ur miljö- och hälsosynpunkt. I den tillhörande databasen Byggd Miljö finns idag cirka byggprodukter som är kontrollerade mot avvecklingslistan. Basen används vid om- och nybyggnader för att undvika att material byggs in som kan vara skadligt för miljö eller hälsa. Miljöbilar Micasa Fastigheter har miljöbilar samt använder miljöbilar i den så kallade bilpoolen. Under 2005 avslutades de avtal om egen bil i tjänst som funnits tidigare och fler poolbilar har köpts in. Företagets miljöbilssatsning är i linje med stadens mål om miljöfordon.

15 Micasa Fastigheters styrelse Micasa Fastigheters organisation Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB är politiskt tillsatt av Kommunfullmäktige i Stockholms stad. Enligt bolagsordningen ska styrelsen bestå av lägst fem, högst sju ledamöter samt lägst tre, högst sju suppleanter. Den består idag av sju ledamöter inklusive ordförande samt fyra suppleanter. Ordförande är Py Börjeson (s). Vice ordförande är Björn Ljung (fp). Övriga ledamöter är Lars Ulander (s), Agneta Emmervall (s), Bo Bladholm (m), Ewa Samuelsson (kd) och Margareta Johansson (v). Suppleanter är Kåre Gustavsson, Margareta Björk (m), Ann-Katrin Åslund (fp), Lillemor Samuelsson (v). Micasa Fastigheter består av en VD-stab som omfattar supportfunktioner såsom informationsavdelning, IT och utredare. Till Administrativ avdelningen hör felanmälan och uthyrning. Bolaget har också en Teknikavdelning som ansvarar för projekt från ombyggnader till nya fastigheter. Därtill finns tre marknadsregioner, Region Söderort, Region Västerort och Region Innerstan. Bolaget hade vid årets utgång 50 anställda, en ökning från föregående år med 15 personer.

16 Stor personalsatsning Hela året har präglats av ett intensivt personalfokus. Gemensam utbildning, medarbetarenkäter, gemensamt framtagande av mål och vision samt ett genomgripande friskvårdsarbete var bara början. Utbildning Under 2005 har Micasa bedrivit en stor utbildningssatsning Effektivisering av omsorgsfastigheter med stöd från Kompetensfonden. Syftet har varit att åstadkomma en effektiv och sammanhållen organisation och utveckla ett effektivt arbetssätt som leder till stor kundnöjdhet. För att kunna uppfylla målet har projektet arbetat med att ta fram en gemensam företagskultur, gemensamma arbetsoch synsätt, öka personalens kompetens och kunskap kring kunderna och deras situation och behov samt utvecklat ledarskapet och organisationen i syfte att stödja målsättningen. De arbetssätt som använts har varit seminarier/föreläsningar med olika teman; laget, kulturen, kompetensen, målfokus och resultat varvat med grupparbeten för all personal. Däremellan har man arbetat avdelningsvis med fokus på den egna arbetsgruppen och individerna i den. All personal har gjort personlighetsprofiler och resultatet har använts i det avdelningsvisa arbetet. Ledningsgruppen har arbetat med ledningsgruppsutveckling. Den individuella utvecklingen har främjats av coachning och ledarskapsutbildning för de nyblivna cheferna. Vid tre tidpunkter, i början, i mitten och i slutet av projektet har personalens attityder mätts för att se vilka förändringar projektet har bidragit till. Resultatet av dessa mätningar visar att vi tydligt närmat oss den önskade företagskulturen. Medarbetarundersökning för konkreta beslutsunderlag Under våren 2005 genomförde vi en medarbetarundersökning. Inom avsnittet organisation och arbete syns det tydligt att vår organisation är i en utvecklingsfas och våra värden jämförda med stadens andra bolag är relativt låga. Att så gott som

17 16 17 alla medarbetare har genomfört ett utvecklingssamtal ger ett gott betyg för oss. Vi kommer att genomföra en ny undersökning under 2006 för att kunna jämföra och analysera resultaten och ta fram konkreta underlag som vi kommer att använda för att förbättra verksamheten ytterligare. Friskvård Micasa Fastigheter erbjuder de anställda en friskvårdspeng som kan användas till motion eller andra friskvårdsaktiviteter inom ramen för skattereglerna. De anställda erbjuds även att få köpa årskort till stadens badanläggningar till ett mycket förmånligt pris. Som ett led i att förebygga arbetsskador erbjuds de anställda massage en gång i månaden. Vår sjukfrånvaro under året har varit glädjande låg totalt för företaget 2,67 procent varav korttidsfrånvaro (1-59 dagar) 2,25 procent och långtidsfrånvaro (över 60 dagar) 0,41 procent. Arbetsmiljö Bolaget har en arbetsmiljöpolicy där särskilt poängterats vikten av förebyggande arbete och fortlöpande insatser systematiskt arbetsmiljöarbete. Tydliga mål har skrivits in i policyn liksom rutiner för att klara av målen. Våra mål för arbetsmiljöarbetet är att: ingen blir sjuk eller skadad i arbetet. ha fortsatt låg korttids- och långtidssjukfrånvaro. den psykiska arbetsmiljön präglas av öppenhet och respekt för individen och att kränkande särbehandling inte förekommer. Under året har formerna för arbetsmiljöarbetet strukturerats arbetsmiljöfrågorna behandlas i Micasa Fastigheters samverkansgrupp minst fyra gånger per år och vi har en skriftlig delegering i arbetsmiljöfrågorna. Medlemskap i Fastigo Micasa Fastigheter är medlemmar i Fastigo, fastighetsbranschens egna arbetsgivarorganisation som erbjuder ett komplett stöd vad gäller arbetsgivarfrågor ur både ett längre strategiskt, och kortare operativt perspektiv. Att så gott som alla medarbetare har genomfört ett utvecklingssamtal ger ett gott betyg för oss.

18 En bild säger mer än tusen ord En god planering gör kommunikationen effektivare.

19 Intern och extern kommunikation Extern kommunikation sker i varje kontakt bolaget har med yttervärlden. År 2005 har varit inriktat på att skapa en enhetlig framtoning för bolaget i trycksaker, på webben och i kläder. Kommunikationsfunktionen i bolaget inrättades 1 mars. Insatserna under året har dels varit grundläggande strategiska, i form av profiloch policyarbete, identifiering av målgrupper och planering av informationsinsatser, dels praktiska i form av produktion av trycksaker, nyhetsbrev och lansering av ny hemsida, framtagning av kläder och fotodokumentation. På alla informationsområden och för alla informationskanaler har ett stort grundarbete lagts ned. Micasa Fastigheter har gjort en genomgång av informationsbehovet hos de olika målgrupper företaget kommunicerar med. Tanken är att kundbehovet helt får styra produktionen. Micasa Fastigheter har tre primärmålgrupper: 1. De boende och deras släktingar 2. Stadsdelsnämnder och förvaltningar 3. Allmänheten Sekundärmålgrupper är: 1. Politiker, intressenter samt andra beslutsfattare inom Stockholms stad. 2. Leverantörer samt andra samarbetspartners. 3. Andra potentiella hyresgäster utanför primärmålgruppen, exempelvis vanliga hyresgäster och studenter. Varje målgrupp kräver sin speciella information och sitt speciella tilltal, ja till och med egen grafik och layout. Det räcker dock inte med att identifiera målgrupper och fastställa kommunikationsbehovet. Mycket ansträngning har under året lagts ned på att skapa relevanta adressregister. Extern information Profil- och varumärkesarbete Ny Profil, nytt namn och ny logotyp grundades på det arbete med ny vision och affärsidé som personalen tillsammans med konsulter gemensamt arbetade fram. Det första steget i profilarbetet var att ta fram en logotyp. Den utgjorde sedan grund för hela profilarbetet val av företagsfärg och accentfärger, typsnitt, layout och design. Det var viktigt att den nya profilen implementerades så snabbt som möjligt. Under hösten skyltades därför samtliga 130 fastigheter om med Micasa Fastigheters namn. Företagets bilar fick nya dekaler, reparatörerna fick nya kläder, all entréinformation trycktes upp med nya logotypen och entrémattor byttes ut till Micasamattor. Nytt kontorsmaterial trycktes upp, d v s kuvert och visitkort. Micasa Fastigheter använder sig av ett slags print-on-demand -system för brev, fax och avtal etc. Ett 20- tal mallar programmerades om enligt nya profilen. Ett profilarbete är inte avslutat när grunddesignen är fastställd och profilmanualen producerad. Profilen omarbetas och anpassas under en längre tid för att passa typ av kommunikationsprodukt och målgrupp. Att byta ut allt profilmaterial är också ett fortlöpande arbete. Logotyper smyger sig in på de listigaste ställen på klisterlappar hos hyresgäster, på plattorna för nyckelsystemet, i hissar och på skyltar. Dessa kan ta både månader och år att hitta, producera och byta ut.

20 Internet/webbplats Webbplatsen micasa.se är Micasa Fastigheters snabbaste och effektivaste kommunikationsverktyg. Den lanserades i oktober och innehåller information om bolaget, dess personal samt fastigheterna. Under senare delen av 2005 har Micasa Fastigheters externa webbplats färdigställts. Webbplatsen har adressen Mycket stort arbete har lagts ned på att göra webbplatsen tydlig och användarvänlig. Under byggandet av webbplatsen har stor hänsyn tagits till gällande standard för tillgänglighet, d v s möjligheten att förstora text och att kunna manövrera runt på webbplatsen utan att behöva använda mus. Den är också fullt sökbar. På kan man nu läsa om bolagets fastigheter, se var de ligger belägna på en karta, hur man tar sig dit samt titta på bilder. Samtliga 130 fastigheter är beskrivna med exempelvis byggår, yta, handikappvänlighet, parkeringsmöjligheter, eventuell service och kommunikationer. På webbplatsen kan man också ladda ned broschyrer och nyhetsblad i pdf-format. Micasa Fastigheter bevakar även de nationella och internationella organisationer som behandlar frågor om äldreomsorg och äldreboende. Hyresgästerna kan nu göra sin felanmälan i ett formulär direkt på webbplatsen. Fördelen för både hyresgäster och Micasa Fastigheter är en snabbare hantering. Det framgår tydligt av formuläret vilka uppgifter som krävs för att felanmälningen ska kunna hanteras. I webbplatsen har Micasa Fastigheter även integrerat ett system för att annonsera ut lediga jobb. Det innehåller en funktion för att ladda ned ansökningar och intresseanmälningar. Visionen för webbplatsen är att den, förutom att ge service och information till hyresgäster, samarbetspartners och allmänhet om Micasa Fastigheter, även ska utgöra en informationskälla för den som vill veta mer om organisationer, både nationella och internationella, som agerar i omsorgsfrågor, vilka forskningsprojekt som är på gång samt pågående EU-program. Bildbank Som en del av arbetet med webbplatsen, men också för övriga illustrationsbehov, har samtliga 130 fastigheter dokumenterats i bild. Det är nu möjligt att se alla fastigheter på bild via webbsidan och även ladda ned bilderna högupplöst, d v s i så hög kvalitet att bilderna kan användas för tryck. Micasa Fastigheters bildfunktion är inte en regelrätt bildbank men så nära man kan komma utan att behöva göra mycket stora investeringar. Information till hyresgäster och nyckelpersoner Idag produceras ett nyhetsbrev som heter Nyheter från Micasa Fastigheter. Det kommer ut elva gånger per år tillsammans med hyresavierna. Samma information skickas idag till lokalhyresgästerna. Nyhetsbrevet innehåller både viktig information till hyresgästerna samt litet lättsammare reportage om vad som händer ute i verksamheten. Nyhetsbrevet distribueras också till sjukhemmens och servicehusens receptioner samt till nyckelpersoner i verksamheterna. PR och evenemang Micasa Fastigheter är ännu ett relativt okänt varumärke och kräver insatser inom PR och marknadsföring för att bolaget snabbt ska bli känt som en viktig aktör på marknaden, både för att kunna attrahera intressanta

21 20 21 samarbetspartners vid upphandlingar och för att göra sig känd som en intressant arbetsgivare. Under hösten genomförde Micasa Fastigheter en annonskampanj i nästan samtliga bygg- och fastighetsrelaterade tidningar och magasin för att marknadsföra det nya namnet. En omfattande serie rekryteringsannonser i Stockholmstidningarna Metro och City hade som sekundärsyfte att uppmärksamma allmänheten om bolaget. Den 3 december genomförde Micasa Fastigheter sin årliga glöggmottagning. Evenemanget ägde rum i servicehuset Vädurens matsal. Antalet besökare var ca 450. Denna gång hade glöggfesten dubbel funktion. Det är normalt sätt att en gång om året få chansen att träffa samarbetspartners och kunder i en mer avslappnad miljö. I år var det också en möjlighet för Micasa Fastigheter att visa upp den nya profilen. En liten utställning visade bolagets vision och affärsidé och varje gäst fick med sig en trycksak hem som innehöll både receptet till den nya profilen och recept till julstämning. Ett mindre antal pressmeddelanden har skickats ut under året, främst till fastighetsrelaterad press men också till Stockholmstidningarna och seniorpress. Informationsmaterial Behovet av grundläggande informationsmaterial om företaget och dess verksamhet har varit stort under året. En företagsbroschyr producerades under hösten och i takt med att seniorlägenheterna blivit klara har informationsblad om fastigheterna producerats. Samma information kan också behövas i affischform, att användas under informationsträffar, visningar och utställningar. Informationsavdelningen har i samarbete med visningsgruppen tagit fram en kundpärm. Verksamhetens speciella art gör att en mängd varumärkeskommunicerande produkter har producerats, t ex rollups för visningar och mässor som visar företagets affärsidé, visningsskyltar, fasadvepor (t ex vis tygbanderoller på 4x4 m som berättar att här är det Micasa Fastigheter som bygger om), brickor till lås, logoförsedda meddelandelappar att lämna i brevinkastet om hyresgästen inte varit hemma vid besökstillfället, s k maggördlar att sätta på inflyttningspresenter till nya hyresgäster, namnskyltar, klistermärken, presentationsmaterial vid visningar liksom skyltar och anvisningar. Dessutom har kommunikationsavdelningen producerat vykort, julkort och inbjudningskort. Intern information Intranät Under 2005 påbörjades arbetet med Micasa Fastigheters intranät. Arbetet med intranätet sker på två nivåer; dels en processnivå som handlar om hur medarbetarna ska utnyttja verktyg och program på effektivast och enklast möjliga sätt. Dels handlar det om att göra en extremt stor mängd information som redan existerar lättillgänglig och sökbar. Informationsbladet Informationsbladet distribueras till samtliga medarbetare digitalt, varannan vecka. Bladet innehåller information från administrationen, från VD och från regionerna.

22 IT stabil och i egen miljö Under 2005 har Micasa Fastigheter fokuserat på att skapat en helt egen IT-miljö. Servrar har köpts in för att installera egna system för att kunna säkerställa Micasa Fastigheters framtida utveckling och drift. Bolaget följer i stort fortfarande Familjebostäder när det gäller versioner av olika serverprogram, såsom XOR, IM m fl, eftersom bolagen fortfarande har gemensamma intressen i att det ser likadant ut. Det underlättar även testande och felsökning. Uppgraderad standard Förberedelser har gjorts för att installera nya standardklienter, för att följa stadens standard och för att driftsäkra klientmiljön. Möjlighet till fjärrhjälp och att utnyttja nätets fulla potential ges också. Alla äldre datorer har fått mer minne för att säkerställa framtida behov hos mer krävande tillämpningar. Certifiering av klienter Ett antal klientmaskiner har certifieras med hjälp av Zipper. Certifieringen innebär en betydande besparing av kostnaden för driften. Mobila telefonabonnemang Alla användare har fått mobiler, s k mobilcentrex. I samband med detta så har alla också fått en särskild programvara mot Outlook som gör det möjligt att synkronisera kontakter i Outlook och att få hela företagets telefonbok i mobilen. Fax/mail För att minska antalet utskrivna papper har en tjänst för att skicka mail till fax och fax till mail införskaffats. Den används flitigt av uthyrarna och felanmälan. Alla program På klientsidan är Office 2003 en av de större uppgraderingar som påbörjats under året. Endast några få medarbetare har ännu fått denna version, då den kommer att rullas ut med den nya standardklienten med Windows XP under Större projekt Under året har vi gjort egna installationer av Fasad, Hyrut, XOR, Invoice Manager, Exchange, och Hogia Lön m fl. Micasa Fastigheter har nu en egen levande webb som är ständigt uppdaterad, och förbereder även för ett Intranät. Fasad och Hyrut finns nu på egen server med egen databas för att dela på Familjebostäders och Micasa Fastigheters. Mailen ligger på en egen server och bolaget kommer att se över möjligheten att enkelt, men säkert, komma åt mailen bortifrån. OVK Micasa Fastigheter har startat ett projekt för att kunna registrera OVK-besiktningarna via Internet och inte behöva samla ihop dem i Word- och Exceldokument, där de är svåra att överblicka. Arbetet med detta kommer att komma igång ordentligt i början Hyperdoc Alla bolagets ritningar har scannats och kopierats digitalt till en extern webbplats för åtkomst med lösenord.