Manual för ungdomsturneringar

Transkript

1 1 av Manual för ungdomsturneringar Svenska Innebandyförbundet

2 av Innehållsförteckning Bilaga 1 1. Checklista. Marknadsföring - Färgkod SIBF - Typsnitt SIBF 1 FÖRORD Denna manual ska användas som en arbetsbok för våra medarrangörer och gäller för Svenska Innebandyförbundets ungdomsturneringar (Distriktslags-SM 15 år, Distriktslags-SM 17 år, Innebandyfesten och NewBody Cup slutspel).

3 3 av I denna manual hittar du alla riktlinjer som gäller för våra turneringar. Har du frågor eller idéer på hur vi kan utveckla våra ungdomsarrangemang är du alltid välkommen att kontakta oss på marknadsavdelning:, marknadskoordinator, Svenska Innebandyförbundet önskar er lycka till med evenemanget! Stockholm MEDARRANGÖRENS ANSVAR Efter beslut om vald arrangörsort/förening skriver SIBF avtal med den medarrangör som ska genomföra ungdomsturneringen. Arrangören har sedan ansvaret att arrangera turneringen utifrån satta riktlinjer.

4 4 av En ungdomsturnering i innebandy ska vara en fartfylld upplevelse för hela familjen. Det är viktigt att alla i organisationen arbetar åt samma håll och är medvetna om att de (oavsett uppgift) representerar svensk innebandy. Denna manual är en arbetsbok för den organisation som ska arbeta med evenemanget..1 Ansvarig projektledare Medarrangören ska alltid utse en ansvarig projektledare för turneringen. n ska i sin tur se till att det finns en bra organisation samt en organisationskommitté bakom projektet. I en organisationskommitté bör följande personer ingå: - Ansvarig projektledare - Representant från SIBF - Föreningsrepresentant - Den person som blir ansvarig för evenemanget ska: - Se till manualen följs - Vara väl insatt i alla frågor kring turneringen och kunna delegera och fatta snabba beslut - Ingå i organisationskommittén - Ha god kunskap om hallen/arenan - Inte ha några andra uppgifter under matchdagarna och alltid vara tillgänglig. Organisationen Ett lyckad turnering kännetecknas av en bra uppbyggd organisation. Bygg därför en organisation där många människor hjälper till och delar på ansvaret för de olika delarna i denna manual. Vi vill att det finns: - En arenaansvarig som ansvarar för allt runt golv, målburar, sarg, sargvakter - En underhållningsansvarig som ansvarar för allt runt ljud, musik, matchspeaker, sekretariat och intro - En domarvärdinna/-värd som ansvarar för domarna under arrangemanget. - En säkerhetsansvarig som är godkänd av SIBF - En kringaktivitetsansvarig som ansvarar för alla kringaktiviteter i hallen så som sponsorernas montrar och eventuella tävlingar - En ansvarig för försäljning och servering n stämmer av med ansvariga för respektive område kontinuerligt under arbetets gång för att försäkra sig om att det finns tillräckligt med personal/funktionärer vid turneringen.

5 5 av.3 Funktionärer Funktionärer har en viktig funktion under genomförandet. Alla som vill hjälpa till kan göra nytta men det gäller att få rätt person på rätt plats. Funktionärerna ska vara enhetligt klädda. Vem som bekostar och tar fram funktionärskläder fastställs efter överenskommelse mellan arrangören och SIBF i avtal. Kläderna skall i första hand komma från branschexklusiv klädleverantör till SIBF. I händelse av SIBF sponsors oförmåga att leverera äger arrangören rätt att vända sig till annan leverantör. Funktionärerna ska ha tillgång till ett låsbart rum där förvaring av tillhörigheter kan ske. Arrangören tar alla kostnader runt sina funktionärer..4 Representanter SIBF SIBF kommer ha representanter på plats under turneringen. Arrangören ser till att SIBF:s personal får tillgång till VIP-rum och förslag på boende. 3 PUBLIKREKRYTERING OCH MARKNADSFÖRING Alla som är intresserade av innebandy och får en positiv upplevelse av att se en match, kommer gärna tillbaka. Vi vill även att andra än de redan intresserade kommer till våra matcher. Genom att aktivt bearbeta nya målgrupper kan vi öka publiksiffrorna ytterligare och inramningen kring matcherna blir ännu trevligare. Ett bra sätt är att i god tid göra en handlingsplan för marknadsföring och även involvera publikrekryteringen. Försök att hitta lite annorlunda idéer för att få publik. Allt marknadsföringsmaterial ska godkännas av SIBF innan publicering. 3.1 Grafisk profil för affischer och annonser Tryckt marknadsmaterial ska följa SIBF:s grafiska profil och godkännas innan tryck. Loggor som ska användas till affischer och annonser skickas till arrangören av SIBF. Ungdomsturneringarna har en egen logotyp som alltid ska användas. Affischen/annonsen ska kommunicera/innehålla: - Tuff sport - Bild på innebandyspelare. Bilden får inte innehålla konkurrerande varumärken till SIBF:s sponsorer och samarbetspartners -, plats och tid för arrangemanget

6 6 av - Biljettinformation Arrangemangets logga - Spelschema - SIBF:s logotyp skall finnas i affischens sidfot tillsammans med arrangörsföreningens, ungdomsturneringens och sponsorernas logotyper enligt mall. (Se nedan) Sidfot: I all annonsering och marknadsföring av samtliga SIBF:s arrangemang skall det finnas en uppställning av SIBF:s samarbetspartners i sidfoten. Vid användandet av logotyper ska dessa användas efter SIBF fastställt mönster och alltid godkännas av SIBF:s marknadsavdelning innan publicering. Detta ska finnas med: Arrangörer: Svenska Innebandyförbundet samt arrangörer Officiella huvudsponsorer till Svensk innebandy: Svenska Spel, Försvarsmakten Officiella partners till Svensk innebandy: Z-athletica, SJ, Folksam, AXA En god vän till Svensk Innebandy Hjärnfonden Med reservation för komplettering av ytterligare sponsor. 3. Hemsida Har man möjlighet att bygga/ha en hemsida för arrangemanget är det ett bra verktyg för att marknadsföra sitt arrangemang. 3.3 Sociala medier Utnyttja sociala medier som facebook och twitter när du marknadsför ditt arrangemang. Att skapa en sida/arrangemang på facebook är enkelt och man når en stor målgrupp. Har arrangören ingen facebooksida går det bra att använda Svenska Innebandyförbundet sida genom att bli tillfällig administratör.

7 7 av 4 MATCHPROGRAM/SPELSCHEMA 4.1 Matchprogram Ett matchprogram innehåller viktig information till publiken. Se till att programmen finns väl tillgängliga, oavsett om ni säljer dem eller om de är gratis. Arrangören producerar matchprogrammet och trycker densamma. Från SIBF kommer material till matchprogrammet i form av: - Ett förord från SIBF (1 sida) - Sponsorstruktur (1 sida) - Sponsorannonser (1-3 sidor) Matchprogrammet ska innehålla laguppställning, spelprogram, turneringsregler och uppgifter om tävlingsjury. I matchprogrammet kan även arrangören sälja annonsplatser. Beakta SIBF:s sponsorers branschexklusivitet. SIBF vill se korrektur innan tryck av matchprogram. 4. Spelprogram Arrangören ansvarar för iordningsställande av spelprogram för turneringen. Samtliga matcher ska ha matchnummer. Spelschemat ska godkännas av SIBF innan publicering. 5 SIBF:S SAMARBETSPARTNER OCH SPONSORER SIBF:s aktuella samarbetspartners/sponsorer har alla branschexklusivitet, vilket innebär att arrangören ej får sluta avtal/överenskommelse med konkurrerande företag utan SIBF:s godkännande. Tänk på: - Att ingen konkurrerande verksamhet till SIBF:s samarbetspartners får marknadsföras - Att i all marknadsföring ska SIBF:s grafiska profil följas 5.1 Rättigheter huvudsponsorer och samarbetspartners Under ungdomsturneringar har SIBF:s sponsorer samt SIBF rätt till:

8 8 av 1. Annonser i matchprogram (se avsnitt om 4.1). Monterplats (se avsnitt om 5.1.1) 3. Golvdekaler/målgård (se avsnitt 5.1.) 4. Sargdekaler (se avsnitt om 5.1.3) 5. Andra bands reklam/arenareklam (se avsnitt 5.1.4) 6. Jinglar/reklamfilmer (se avsnitt om 5.1.6) 7. Eget pris Monterplats Under ungdomsturneringar har SIBF:s sponsorer samt SIBF rätt till monterexponering i hallen utan kostnad. Plats bör därför avsättas för detta ändamål. SIBF meddelar arrangören i god tid vilka sponsorer som avser att ställa upp en monter samt eventuella behov av bord och stolar. Det kan även förekomma försäljning/sampling på plats. Även arrangörens sponsorer kan nyttja möjligheten till monterexponering. SIBF:s sponsorers branchexklusivitet ska beaktas och ingen införsäljning av sponsorer får ske utan SIBF:s godkännande Golvdekaler/målgård Inga andra än SIBF:s sponsorer har rätt till exponering på golvet och i målgårdar. Dessa exponeringar ska vid TV eller webbsändning vara riktade mot kamera och vara väl synliga i bild. Väljer SIBF:s sponsorer att avstå denna rättighet äger arrangören rätt till införsäljning. Beakta branschexklusivitet. (Se avtal) SIBF skickar golvreklam och skiss i god tid innan arrangemanget Sargdekaler SIBF har rätt till 6 sargbitar till sina sponsorer. Dessa ska vid TV eller webbsändning vara riktade mot kamera och vara väl synliga i bild, i övrigt vara riktade mot huvudläktare. Väljer SIBF:s sponsorer att avstå denna rättighet äger arrangören rätt till införsäljning av samtliga sargdelar. Beakta branschexklusivitet. (Se avtal)

9 9 av Andra band/väggreklam SIBF har rätt till två banderoller till sina sponsorer. Resterande andra band är öppet för arrangören att sälja in. Beakta SIBF:s sponsorers branschexklusivitet Jinglar/reklamfilmer SIBF:s sponsorer rätt till jinglar som ska spelas upp under turneringen. Finns möjlighet att spela upp reklamfilmer ska detta meddelas till SIBF. SIBF skickar material och instruktioner i god tid innan arrangemanget. 5. Hedersgäster/VIP-rum Ett VIP-rum ska finnas under turneringen. VIP-rummet ska vara en plats där våra inbjudna gäster ska kunna hålla till under evenemanget. Det är därför av största vikt att arrangören lägger lite extra tid och känsla när man inreder detta rum. En omsorgsfull utsmyckning av VIP-rummet bidrar till trivsel och ger ett gott intryck på gästerna. Att få tillträde till VIP-rummet ska kännas exklusivt och få gästen att kännas sig speciell. Skylta ordentligt till Vip-rummet. Ett hospitalitypaket till varje gäst ska finnas att tillgå. Detta paket ska innefatta enklare förtäring och dryck, frukt och kaffe samt ett matchprogram. Bland våra viktigaste gäster finns SIBF:s sponsorer. Plats bör därför avsättas för exponering av dessa i form av roll-ups. Även arrangörens lokala sponsorer kan exponeras här. 5.3 TV4 TV4 är Svenska Innebandyförbundets mediepartner. Vilket innebär att TV4 har ensamrätt gällande tv-sändningar av matcher. 5.4 Webbsändningar SIBF och aktuell arrangör diskuterar om detta är aktuellt i samband med avtalsskrivandet.

10 10 av 6 LOKALA SPONSORER 6.1 Möjlighet till införsäljning Arrangören har möjlighet att sälja in reklamutrymme till lokala sponsorer på följande ytor: - Sargbitar (se avtal för arrangemanget samt punkt 5.1.3) - Utanför arena, i foajé och övriga utrymmen som inte är i direkt anslutning till spelplanen i arenan - Andra bands reklam (Se punkt 5.1.4) - Roll-up/monter i foajé eller utanför arena - Annonser i matchprogram Egna förslag efter överenskommelse med SIBF. SIBF:s sponsorers har alltid branschexklusivitet. 6. Spelplan/arena Det finns mycket som är av vikt för ett bra evenemang men en bra spelplan är det allra viktigaste. Arrangören ser till att godkänd sarg samt godkända målburar används och finns på plats. Hallen/spelplanen ska ha: åskådarplatser - Spelområdet ska ha en längd om 40 meter och bredd 0 meter - Fri höjd om 7 meter - Fritt utrymme mellan banan och väggen ska vara minst 1,5 meter (vid ej TVsända matcher) - Möjlighet för TV-sändningar - Plats för press och fotografer - Servering - Exponeringsyta för sponsorer - Trådlös uppkoppling

11 11 av Spelas matcherna i en ishall ska plexiglas tas ner. Detta bekostas av arrangören. 6.3 Sarg och sargvakter Den lokala arrangören ska tillsätta sargvakter som under match ska säkerställa att sargen är intakt och bibehåller sin form. Sargvakterna ska vara i lämplig ålder, får inte bära mössa eller keps. Ej heller prata i telefon eller inta någon form av förtäring under arbetets gång (med undantag för vatten). Sargvakterna ska vara försedda med extra bollar. 6.4 Målburar Arrangörens godkända målburar ska användas. Måtten på målburen ska vara 115 cm x 160 cm. Vitt droppnät får ej användas. (Se regelbok) 6.5 Uppvärmnings- och matchbollar Arrangören står för detta enligt avtal. 7 KÖRSCHEMA Arrangören framställer ett körschema. SIBF översänder förslag på hur ett körschema kan se ut. Detta schema ska delges lagen och domarna vid deras ankomst till arenan. Även ett program för vad som händer under periodpauser och efter matchen (prisutdelningar och dylikt) ska finnas och delges samtliga inblandade. 7.1 Speaker och musik- och ljusansvarig Speakern har en viktig uppgift. Denne ska ge publiken behövlig information på inför, under och efter matchen. Dessutom informera om eventuellt kommande matcher och hälsa dem välkomna tillbaka. Med rätt speaker, musik och intro kan man bygga upp en bra stämning på arenan innan matchen. Musiken kan med fördel väljas utifrån den publik som förväntas komma till matchen. En bra högtalaranläggning är viktigt för att speaker och musikansvarig ska kunna göra ett bra jobb och budskapen komma ut till publiken.

12 1 av Arrangören ansvarar för en speakermanual. I manualen ska det finnas vad som ska sägas före, under och efter matcherna samt under prisutdelningen. Manualen ska godkännas av SIBF. 7. Sekretariat, utvisnings- och avbytarbänkar Sekretariat, utvisnings- och avbytarbänkar ska placeras på samma sida. Sekretariat: Arrangören tillsätter personal till sekretariatet. Speaker, protokollförare, tidtagare, ansvarig för utvisningar samt en person som sköter on-line rapporteringen av matchen. Således behövs en dator och möjlighet att koppla upp sig på Internet. Arrangören ansvarar för att rapportera resultat och matchhändelser till SIBF via IDA. Matchprotokoll ska skickas in till SIBF senast en vecka efter genomfört arrangemang. Det måste finnas minst 4 stolar vid matchsekretariatet, högtalaranläggning kopplat till hallens sändningssystem och följande utrustning och blanketter ska finnas: - Minst stoppklockor - Utrustning för att mäta klubbornas krökning - Matchprotokoll - Två visselpipor - Anteckningsblock och pennor - Bollar av godkänt märke - Sopborstar och trasor Utvisningsbänkar: Varje utvisningsbänk ska ha plats för minst personer. Avbytarbänkar: Varje lags avbytarbänk ska ha plats för minst 0 personer. 7.3 Underhållning Det är fritt fram för arrangören att tänka ut kringaktiviteter till turneringen så som underhållning och tävlingar. Priser får inte konkurrera med SIBF:s sponsorer.

13 13 av 7.4 Prisutdelning Arrangören ansvarar för en cermonimanual, schema och instruktionsmall för prisutdelningen. Manualen ska godkännas av SIBF SIBF och arrangören utser tillsammans i god tid före matchens början, vem/vilka som delar ut priserna. Pris till matchens lirare i respektive lag ska delas ut efter matchen. SIBF ansvarar för framtagning av priser. Det finns även möjlighet för arrangören att dela ut priser efter överenskommelse med SIBF. Stämma av leveransen av medaljer och pokaler så att antal och tryck stämmer samt att de inte fått transportskador. 8 LAGEN SIBF skickar ut inbjudan till samtliga deltagande lag samt meddelar arrangören anmälda lag så fort dessa är kvalificerade. 8.1 Omklädningsrum Det ska finnas låsbart omklädningsrum som rymmer minst 5 personer till de deltagande lagen. Därutöver ska det finnas ett låsbart omklädningsrum med dusch för domarna. 8. Boende/mat/transporter Arrangören ska ge förslag på boende, transporter och kunna erbjuda lagen mat mot ersättning. Lagen ska bo på bra avstånd från hallen/arenan. 9 DOMARE Vem som tillsätter domare står i avtalet. 9.1 Domartransporter SIBF betalar domarnas resor till och från arrangörsorten. Medarrangören ansvarar för domartransporter under turneringen.

14 14 av 10 SÄKERHET Säkerheten ska vara säkerställd innan, under och efter matchen för lagen, domare, funktionärer och publik. Vid samtliga matcher arbetar medarrangören i samråd med polisen. Medarrangören är ansvarig för: Säkerheten runt lagen och lagledare, domare, funktionärer och publik Att det finns en kommunikationsplan för ansvariga inom hallen. I kommunikationsplanen ska polis, räddningstjänst, publiksjukvårdare och ansvariga för arrangemanget ingå Att publik får information om vilka säkerhetsföreskrifter som gäller i hallen/arenan Att det finns publikvärdar på plats runt om i hallen/arenan Att det inte får pågå andra aktiviteter i hallen/arenan under matchdagen Att publik inte beträder spelplanen innan, under och efter match 10.1 Funktionärer/vaktbolag/polis Publikvärdar är en viktig del i säkerhets- och servicearbetet mot publik. På de flesta arrangemang är funktionärernas arbete inriktat mer på service än säkerhet men i vissa fall är uppgiften att upprätthålla ordning och förebygga bråk. Funktionärerna ska: - Vara enhetligt klädda - Visa besökare tillrätta - Vara kvar tills hallen/arenan är tömd på publik och spelare - Finnas runt spelplanen och förhindra att publik springer ut på plan samt hänvisa journalister till pressrum 10. Sjukvård Detta ska finnas: Medarrangören ska ha upprättat en kontakt med närmaste sjukhuset/ Röda korset för att få bästa möjliga akuthjälp vid skada/sjukdom

15 15 av Under turneringen ska det finnas en ABC-utbildad person med nödvändig utrustning som kan hjälpa till vid sjukdom i publik. Personen ska vara placerad på särskilt markerad plats En bår ska finnas att tillgå i arenan 11 FÖRSÄLJNING/SERVERING Det ska finnas servering och kiosker i den hall/arena som turneringen spelas i. Det är viktigt att antal försäljningsställen är väl tilltagna för den publik som är beräknad till matchen. Detta ska finnas: En person som är ansvarig för all försäljning Anpassat sortiment och jämna priser 1 PARKERING Ofta är parkeringsplatserna runt en hall/arena begränsad och det är därför viktigt med en bra organisation och skyltning så parkeringen utnyttjas på bästa sätt. Vid behov måste kommun kontaktas för att få använda eventuella ytor som vanligtvis inte används som parkeringsplats. Se till att det finns bra vägvisning till parkeringsplatsen och parkeringsvakter som visar vägen 13 MEDIA Arrangören ansvarar för att en person är ansvarig för eventuell press 14 UTVÄRDERING AV ARRANGEMANGET Efter genomfört arrangemang får arrangören en utvärdering från Svenska Innebandyförbundet. Utvärderingen utgår från följande punkter:

16 16 av 1. Lagen. Publikrekrytering och marknadsföring 3. Sponsorer 4. Spelplan/Hallen/Arenan 5. Speaker/Sekretariat 6. Domare 7. Media Lycka till med arrangemanget!

17 17 av Bilaga 1 Checklista Ett ungdomsevenemang kan vara ett stort projekt innehållande många olika delar och en rad viktiga detaljer. Under arbetets gång kan det vara svårt att komma ihåg allt och saker kan lätt hamna mellan stolarna. För att underlätta och förenkla det pågående planeringsarbetet är det viktigt att man har en checklista att följa. Vi har här ställt upp några viktiga punkter i kronologisk ordning som ni kan utgå ifrån. Fyll på med egna punkter! Innan man söker ett arrangemang: - Läs manualen för att få en uppfattning av vilka åtaganden ett evenemang kan medföra - Se över kostnader och intäkter (Gör en budget) - Kontakta kommun och polismyndighet - Förankra ansökan hos ditt SDF - Bygg en organisation bakom evenemanget och en organisationskommitté Punkter att beakta när du fått arrangemanget: - Boka tider i arenan och i träningshallar - Upprätta en marknadsplan/tidsplan - Kontakta och informera föreningar i regionen - Boka avstämningsmöte med SIBF - Boka möte med kommun och andra samarbetspartners - Planera pausaktiviteter/boka speaker, dj Punkter att beakta inför ett arrangemang: - Planera och genomför ett genrep/möte med personal och funktionärer - Upprätta en telefonlista till alla berörda - Ta fram ackrediteringsbrickor - Funktionärskläder - Tekniskt möte i arenan Punkter att beakta dagarna innan arrangemang/arrangemangsdagen: - Lagens ankomst - Uppdatera speakermanus vid eventuella förändringar - Golvläggning samt linjetejpning

18 18 av - Tekniskgenomgång (sekretariat, ljudanläggning) - Ha en ordentlig genomgång med alla inblandade Marknadsföring Tänk på: att uppvakta lokaltidning och lokalradio i syfte att använda dem som marknadsföringskanaler genom artiklar, annonser, referat, biljettutlottning osv. samarbete med skolor är ett bra sätt att rekrytera publik att annonser, flygblad, annat utskicks- eller PR-material ska alltid godkännas av SIBF:s marknadsavdelning innan de produceras Färgkod SIBF:

19 av Typsnitt SIBF: