Underskrifter Sekreterare Paragrafer Åsa Engberg. Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(22) Plats och tid Folkets hus, Orren, kl ande ledamöter Ej beslutande ersättare Bergkvist Åsa (S) Handegard Lars (V) Tomtlund Torbjörn (M) Grahn Gunnar (S) Persson Mats (SD) Lindgren Leif (C) Falk-Thomsen Christina (S) Willey Warren (MP) Kerpeten Bülent (S), tjänstgörande ersättare Gylling Rose-Marie (BOP), tjänstgörande ersättare Karlsson Mari (SD), tjänstgörande ersättare Trygg Fredrik (SD) tjänstgörande ersättare Ekström Berndt (M) Källman Sven-Erik (S) Lundberg Bergkvist Carina (S) Bringås Nall Annelie (V) Utter Monika (MP) Trygg Fredrik (SD) Övriga närvarande Tjänsteman Karlsson Margareta, förvaltningschef Vestergaard Cecilia, områdeschef Ekdahl Holmström Lina, områdeschef Cathrine Flodström Backlund, verksamhetsutvecklare Lantz Cecilia, områdeschef Ludvigsson Susan, enhetschef Holm Thomas, ekonom Engberg Åsa, förvaltningssekreterare Underskrifter Sekreterare Paragrafer Åsa Engberg Ordförande Åsa Bergkvist (S) Justerare Torbjörn Tomtlund ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Protokollet förvaras på förvaltningen Underskrift

2 2(22) Ärendelista 15 Bemanningsenheten muntlig redovisning Dnr VON 2016/88-00 Uppföljning av målstyrning med balanserat styrkort Ekonomi muntlig redovisning... 5 Ekonomisk uppföljning per enhet muntlig redogörelse Dnr VON 2016/42-00 Uppföljning av internkontrollplan Dnr VON 2016/43-00 Internkontrollplan för Dnr VON 2015/ Yttrande: Motion En arbetsgivare att lita på Dnr VON 2016/37-02 Kompetensutvecklingsplan 2016 för vård- och omsorgsförvaltningen Dnr VON 2016/81-02 Återbesättningsprövning av enhetschefstjänst på särskilda boendet Biskopsgården Dnr VON 2016/80-02 Återbesättningsprövning av enhetschefstjänst på hemtjänsten Norra Dnr VON 2016/2-73 s rapport angående antal beslut om bistånd som inte verkställts till och med den 31 januari Dnr VON 2016/2-73 s rapport angående antal beslut om bistånd som inte verkställts till och med 29 februari Information från förvaltningen Meddelanden Delegationsbeslut... 22

3 3(22) 15 Bemanningsenheten muntlig redovisning beslutar att lägga informationen till handlingarna. Enhetschefen Susan Ludvigsson föredrar för nämnden om hur man jobbar med rekrytering av sommarvikarie och solstrålarna, nämnden får också information om hur bemanningen arbetar.

4 4(22) 16 Dnr VON 2016/88-00 Uppföljning av målstyrning med balanserat styrkort beslutar att lägga informationen till handlingarna. Redovisning av uppnådda resultat av styrkortsmålen helår började den 1 januari 2011 att målstyra verksamheten enligt en metod som kallas balanserat styrkort. Bilaga bifogas. Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Akt

5 5(22) 17 Ekonomi muntlig redovisning beslutar att lägga informationen till handlingarna. s ekonom föredrar budgeten för januari och februari. Det är ett överskott på 4.3 miljoner, men då är inte alla poster bokförda.

6 6(22) 18 Ekonomisk uppföljning per enhet muntlig redogörelse. beslutar att lägga informationen till handlingarna. Områdescheferna Cecilia Lantz och Lina Ekdahl Holmström redogör för enheternas budgetläge och konsekvenser av besparingsåtgärderna.

7 7(22) 19 Dnr VON 2016/42-00 Uppföljning av internkontrollplan 2015 godkänner redovisningen av internkontrollplanen för 2015 I Övergripande reglemente internkontroll för Ludvika kommun fastställs att ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd och att varje nämnd årligen ska lämna särskild plan för internkontrollen till kommun-styrelsen och kommunrevisionen. Nämnden ska också årligen rapportera från nämndens uppföljning av den interna kontrollen. I bilaga 1 redogörs uppföljning av vård- och omsorgsnämndens plan för intern kontroll med kommungemensamma kontrollpunkter för år 2015 och resultatet av dessa. I bilaga 2 redogörs uppföljning av vård- och omsorgsnämndens plan för intern kontroll med nämndspecifika kontrollpunkter för år 2015 och resultatet av dessa Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Kommunfullmäktige

8 8(22) 20 Dnr VON 2016/43-00 Internkontrollplan för 2016 antar föreslagen internkontrollplan för år Ärende I Övergripande reglemente internkontroll för Ludvika kommun fastställsatt ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd och att varje nämnd årligen ska lämna särskild plan för internkontrollen till kommunstyrelsen och kommunrevisionen. Bilagor bifogas Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Kommunfullmäktige

9 9(22) 21 Dnr VON 2015/ Yttrande: Motion En arbetsgivare att lita på förslår kommunfullmäktige bifalla motionen och utreda förekomsten av otrygga anställningsformer och möjligheten att minimera användningen av timvikarier i hela kommunen. I en motion till fullmäktige, daterad 5 september 2014, yrkar Sten G Johansson (V) att Ludvika kommun skyndsamt utreder förekomsten av otrygga anställningsformer och tar fram en konkret handlingsplan för hur man kan minimera användningen av timvikariat och andra otrygga anställningsformer till förmån för tillsvidareanställningar. Vård- och omsorgsförvaltningen delar Sten G Johanssons uppfattning att det är viktigt att minimera förekomsten av otrygga anställningar. Genom Ludvika kommuns heltidsavtal har, sedan det tecknats 2008, fler fått möjlighet till en heltidsanställning. Från att andelen heltidsanställda 2008 låg strax över 60 % till att idag andelen heltidsanställda inom vård- och omsorg utgör mer än 82 %. Under samma tid har vi minskat personalbemanningen/personaltätheten i flera verksamheter och detta gör att vi har en ökad andel av de heltidsanställda som arbetar på flera arbetsplatser med att täcka upp vikariebehov. Under de senaste två åren har arbetet med verksamhetsanpassade scheman genomförts. Behovet av timvikarier har på det sättet minskat. Under en rad av år har sjukfrånvaron ökat, både i Sverige och inom Ludvika kommun vård- och omsorgsförvaltningen, det har inneburit ett ökat behov av vikarier. Exempel på hur det ser ut de tre sista månaderna Under oktober månad 2015 arbetade 298 timvikarier i snitt 72,5 timmar, totalt timmar. Under november månad 2015 arbetade 310 timvikarier i snitt 70 timmar, totalt timmar. Under december månad 2015 arbetade 322 timvikarier i snitt 77,5 timmar, totalt timmar.

10 10(22) Det betyder att timvikarierna i snitt var anställda motsvarande 50 % anställning. I en teoretisk beräkning där vi skulle kunna använda alla timvikarier på samtliga enheter och inte behöva ta hänsyn till att det är under vissa tider på dygnet som vikariebehovet finns skulle vi kunna anställa ca 140 personal ytterligare för att helt täcka in vikariebehovet. Det är inte praktiskt möjligt att genomföra en anställning av 140 personal, för att täcka in hela vikariebehovet, eftersom vikarier inom vård- och omsorg behövs mera frekvent under vissa tider på dygnet. Vård- och omsorgsförvaltningen har olika behov av personal under året och detta gör att vi under vissa tider måste anställa timvikarier, till exempel under semesterperioderna, men med en samordning av flera förvaltningar kan det vara möjligt att ge fler en tryggare anställning. Vård- och omsorgsförvaltningen startade en bemanningsenhet 2010 för att använda den personaltid som kommer genom att heltidsavtalet genomförs och för att minimera användning av timvikarier i verksamheten. Sedan något år servar bemanningsenheten även kultur- och fritidsförvaltningens hem för ensamkommande barn med vikarier. Delvis används samma personer i flera verksamheter. En utveckling av bemanningsenheten med service till flera förvaltningar kan ge möjlighet till att ge flera anställda trygga anställningar. Yrkanden Lars Handegard (V) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Mari Karlsson (SD) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Warren Willey (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Torbjörn Tomtlund (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Åsa Bergkvist (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Kommunstyrelse

11 11(22) 22 Dnr VON 2016/37-02 Kompetensutvecklingsplan 2016 för vård- och omsorgsförvaltningen beslutar att godkänna kompetensutvecklingsplanen för Kompetensutvecklingsplanen, se bilaga, är en förutsättning för att kvaliteten i verksamheterna systematiskt och fortlöpande ska kunna utvecklas och säkras. Vissa kompetensutvecklingar är ett krav från myndigheter såsom t.ex. livsmedelshygien, förflyttningskunskap och brandutbildning. Utöver årligt återkommande utbildningar riktas kompetensutvecklingsplanen till områden/yrkesgrupper där kompetensen behöver stärkas. De utbildningar som kostnadsberäknats uppgår till 215 tkr. Kostnaderna för timersättningar till vikarier och övriga omkostnader vid utbildningstillfällena uppgår till cirka 2,9 mnkr. Då har hänsyn inte tagits till omständigheter där man t.ex. kan nollvika varför summan kan bli lägre. Ytterligare kostnader tillkommer även för kortare kurser och föreläsningar som ledningsgruppen beviljar vid varje enskilt tillfälle. Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Akt

12 12(22) 23 Dnr VON 2016/81-02 Återbesättningsprövning av enhetschefstjänst på särskilda boendet Biskopsgården beslutar att rekrytera en enhetschef till arbetsledarområdet särskilda boendet Biskopsgården. Enhetschefen ansvarar för särskilda boendet Biskopsgården. Där finns 28 lägenheter. Personalen som tjänstgör är undersköterskor och vårdbiträden. Totalt 23 årsarbetare. I verksamheten finns också ett mottagningskök som tillagar mat till de brukare som bor på Biskopsgården samt korttidsboendet Lagunen. Totalt 2,0 årsarbetare arbetar i köket. Enhetschefen ansvarar för att insatserna individualiseras utifrån varje brukares behov. Detta ställer krav på att anpassa verksamheten i takt med nya behov och krav. Enhetschefen ansvarar för att det finns genomförandeplaner och att insatserna dokumenteras. Enhetschefen ansvarar för budget och arbetsmiljö i verksamheten. Att medarbetar- och lönesamtal genomförs samt i förekommande fall att rehabiliteringsprocessen följs. Enhetschefen har till uppgift att samverka med omvårdnadsansvarig sjuksköterska, kommunrehab samt med övriga verksamheter inom förvaltningen. Enhetschefen har också till uppgift att samverka med förvaltningens kostsamordnare när det gäller verksamheten i mottagningsköket. Enhetschefen deltar tillsammans med omvårdnadsansvarig sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast i enhetens ledningsgrupp Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Områdeschef

13 13(22) 24 Dnr VON 2016/80-02 Återbesättningsprövning av enhetschefstjänst på hemtjänsten Norra beslutar att rekrytera en enhetschef till arbetsledarområdet hemtjänsten Norra. Hemtjänstområdet består av två grupper, Norra och Marnäs. Personalen som består av undersköterskor och vårdbiträden uppgår till 30 personer. Enhetschefen ansvarar för att insatserna individualiseras och utförs utifrån varje brukares behov. Detta ställer krav på att anpassa verksamheten i takt med nya behov och krav. Enhetschefen ansvarar för att det finns genomförandeplaner och att insatserna dokumenteras. Verksamheten arbetar med Intraphone, ett kvalitetssystem där vi kan garantera att brukaren fått sina insatser utförda. Intraphone är också en hjälp i arbetet när det gäller planeringen av insatser och hur mycket personal det åtgår. Enhetschefen ansvarar för budget och arbetsmiljö i verksamheten. Att medarbetar- och lönesamtal genomförs samt i förekommande fall att rehabiliteringsprocessen följs. Verksamheten arbetar med individuell schemaplanering där enhetschefens roll är att utifrån vårdtyngd bestämma vilken bemanning verksamheten ska ha. Enhetschefen har till uppgift att samverka med övriga verksamheter i förvaltningen samt med landstinget då det gäller hälso- och sjukvårdsfrågor. Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet skickas till Områdeschef

14 14(22) 25 Dnr VON 2016/2-73 s rapport angående antal beslut om bistånd som inte verkställts till och med den 31 januari 2016 tar del av och godkänner förvaltningens rapport och översänder rapporten till kommunfullmäktige för kännedom Sedan den 1 juli 2006 gäller bestämmelser i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service, LSS, vilket syftar till att stärka rättssäkerheten för den enskilda som beviljats bistånd. Bestämmelserna avser: Rapporteringsskyldighet när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut om bistånd till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Särskild avgift (sanktionsavgift) när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut inom skälig tid (3 månader). Utökade möjligheter för kommunala revisorer att granska ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, när det gäller hur vård- och omsorgsnämnden verkställer sina egna gynnande beslut. Ansvarig nämnd och kommunfullmäktige ska underrättas om antal gynnande beslut som inte verkställs inom skälig tid. Varje kvartal rapporterar vård- och omsorgsförvaltningen till IVO vilka gynnande beslut som inte verkställts inom skälig tid. Varje månad lämnas statistikrapport till vård- och omsorgsnämnden och kommunfullmäktige över hur många gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader. Statistikrapporten beskriver vilken typ av bistånd som besluten gäller, antal beslut som inte verkställts inom tre månader samt hur lång tid det har gått från dagen för respektive beslut.

15 15(22) Rapporteringen sker en gång varje månad och upprepas till dess att beslutet är verkställt. Ett beslut är verkställt när den enskilde tillhandahålls den beviljade insatsen. Denna rapport avser de uppgifter som fanns tillgängliga den 31 januari Statistikrapport den 31 januari 2016 Antal beslut som inte har verkställts inom tre månader. Andel kvinnor respektive män och antal av dessa som tackat nej till erbjudande. Antal beslut Varav kvinnor Varav män Antal som tackat nej till erbjudande Vilken typ av bistånd som inte verkställts inom tre månader. om Antal Äldreboende - demens 3 Äldreboende lägenhet 4 Äldreboende heldygnsomsorg 1 LSS/psykiatri 0

16 16(22) Antal dagar från dagen för respektive beslut till rapporteringstillfälle samt orsak till beslut som inte verkställts. om sdatum Antal dagar Kvinna eller man Äldreboende lägenhet K 1 Äldreboende lägenhet M 1 Äldreboende - demens K 1 Äldreboende lägenhet M 1 Äldreboende lägenhet K 1 Äldreboende - demens K 1 Äldreboende - demens K 1 Tackat nej till erbjuden plats (1) Resursbrist (2) Annat (3) Äldreboende heldygnsomsorg M 1 Ärendets tidigare handläggning Behandlats i arbetsutskottet et skickas till Kommunfullmäktige Akt

17 17(22) 26 Dnr VON 2016/2-73 s rapport angående antal beslut om bistånd som inte verkställts till och med 29 februari 2016 tar del av och godkänner förvaltningens rapport och översänder rapporten till kommunfullmäktige för kännedom Sedan den 1 juli 2006 gäller bestämmelser i socialtjänstlagen och lagen om stöd och service, LSS, vilket syftar till att stärka rättssäkerheten för den enskilda som beviljats bistånd. Bestämmelserna avser: Rapporteringsskyldighet när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut om bistånd till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Särskild avgift (sanktionsavgift) när en kommun inte verkställer sitt eget gynnande beslut inom skälig tid (3 månader). Utökade möjligheter för kommunala revisorer att granska ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, när det gäller hur vård- och omsorgsnämnden verkställer sina egna gynnande beslut. Ansvarig nämnd och kommunfullmäktige ska underrättas om antal gynnande beslut som inte verkställs inom skälig tid. Varje kvartal rapporterar vård- och omsorgsförvaltningen till IVO vilka gynnande beslut som inte verkställts inom skälig tid. Varje månad lämnas statistikrapport till vård- och omsorgsnämnden och kommunfullmäktige över hur många gynnande beslut som inte har verkställts inom tre månader. Statistikrapporten beskriver vilken typ av bistånd som besluten gäller, antal beslut som inte verkställts inom tre månader samt hur lång tid det har gått från dagen för respektive beslut. Rapporteringen sker en gång varje månad och upprepas till dess att beslutet är verkställt. Ett beslut är verkställt när den enskilde tillhandahålls den beviljade insatsen. Denna rapport avser de uppgifter som fanns tillgängliga den 29 februari 2016.

18 18(22) Statistikrapport den 29 februari 2016 Antal beslut som inte har verkställts inom tre månader. Andel kvinnor respektive män och antal av dessa som tackat nej till erbjudande. Antal beslut Varav kvinnor Varav män Antal som tackat nej till erbjudande Vilken typ av bistånd som inte verkställts inom tre månader. om Antal Äldreboende - demens 0 Äldreboende lägenhet 4 Äldreboende heldygnsomsorg 0 LSS/psykiatri 0

19 19(22) Antal dagar från dagen för respektive beslut till rapporteringstillfälle samt orsak till beslut som inte verkställts. om sdatum Äldreboende lägenhet Äldreboende lägenhet Äldreboende lägenhet Äldreboende lägenhet Antal dagar Kvinna eller man 373 K M M K 1 Tackat nej till erbjuden plats (1) Resursbrist (2) Annat (3) et skickas till Kommunfullmäktige Akt

20 20(22) 27 Information från förvaltningen Bristen på sjuksköterskor oroar i dagsläget och inför sommaren. Förvaltningschef lämnar rapport till KS som underlag för uppföljning av ekonomi, aktiviteter, åtgärdsplan. Arbete pågår för att sammanställa underlag till avveckling av ett särskilt boende. Planering inför en gemensam kostorganisation pågår.

21 21(22) 28 Meddelanden godkänner redovisningen av meddelandena. a)von 2016/30 Protokoll från Hjälpmedelsnämnden b)von 2016/44 Redovisning av riskfaktorer för vårdrelaterad infektion, fall utan skador och delegeringar år c)von 2016/82 Meddelande från IVO d)von 2016/65 Personliga ombud, Verksamhetsberättelse 2015 och verksamhetsplan 2016 e)von 2015/318 Verksamhetsberättelse 2015 f)von 2015/360 Meddelande från IVO g)von 2016/66 Stimulansmedel för kunskapssatsning för baspersonal i äldre- och funktionshindersomsorgen h)von 2016/41 Stimulansmedel för ökad bemanning inom äldreomsorg et skickas till Akt

22 22(22) 29 Delegationsbeslut godkänner redovisningen av delegationsbesluten Arbetsutskottet a) Au- protokoll Biståndsbeslut b) enligt SoL och LSS, feb 2016 Förvaltningschef c)kurser Referensgrupp SBAR inom kommunal vårs och omsorg Motiverande lönesättning Förvärvad hjärnskada Lågeffektivt bemötande- arbetsmodell, roller, ansvar d) Utlämnande av social dokumentation gällande pågående insatser enligt HSL Områdeschef e) Fördelning av arbetsuppgifterna inom arbetsmiljöområdet Områdeschefer och enhetschefer f) Ledighetsansökan: tjänstledighet, enskild angelägenhet, önskad sysselsättningsgrad och fackligt/politiskt förtroendeuppdrag g) Anställningsavtal et skickas till Akt