Rutiner och riskbedömning av fastighetsmäklarens verksamhet enligt penningtvättslagen

Transkript

1 Rutiner och riskbedömning av fastighetsmäklarens verksamhet enligt penningtvättslagen 1

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Ett riskbaserat förhållningssätt och övergripande riskbedömning Riskbaserade rutiner 3.1 Kundkännedom; Tidpunkt då kundkännedom ska uppnås Åtgärder för att uppnå kundkännedom Rutiner om tillämpningen av undantagen från bestämmelserna om grundläggande kundkännedom Åtgärder för att avgöra om kunden eller dennes verklige huvudman utgör person i politiskt utsatt ställning (PEP) Rutiner om utförandet av de fortlöpande uppföljningarna av affärsförbindelser Rutiner om bevarandet av handlingar eller uppgifter Rutiner om utförandet av granskningsskyldigheten Rutiner om utförandet av uppgiftsskyldigheten till Polismyndigheten Rutiner om bevarandet av uppgifter om granskningar och analyser av transaktioner Meddelandeförbudet...9 Bilaga 1 Mall för Rutiner om utvärderingar och uppdateringar av riskbedömningen av verksamheten..10 Bilaga 2a Rutiner om utförandet av de grundläggande åtgärderna för kundkännedom Kontroll av kundens identitet Kontroll av närvarande fysisk person Kontroll av juridiska personer Kontroll av kund som utgörs av bolag eller förening Kontroll av kund som utgörs av dödsbo Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet Juridisk person Fysisk person Inhämtande av uppgifter om affärsförbindelsens syfte och art Allmänt Fastighetsmäklarens uppdrag - affärsförbindelsens art Kundens syfte med den förmedlade affären affärsförbindelsen syfte Förmedling av bostäder Förmedling av andra objekt Bilaga 2b Person i politiskt utsatt ställning (Politically Exposed Person, PEP) Bilaga 2c Rutiner om utförandet av de skärpta åtgärderna för att uppnå kundkännedom Bilaga 3 Exempel på omständigheter och transaktioner som kan motivera att risken för penningtvätt bedöms som hög

3 Rutiner och riskbedömning av verksamheten för fastighetsmäklaren NN för fastighetsmäklare verksamma vid mäklarföretaget Y 1. Inledning Den 15 mars 2009 trädde en ny, delvis reviderad lag (2009:62) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism ikraft (nedan kallad penningtvättslagen). Därefter har ändringar i lagen fortlöpande skett, mot bakgrund av antagna EU-direktiv och behovet av anpassning till internationella standarder på området. Penningtvättslagen syftar till att förhindra att finansiell verksamhet och annan näringsverksamhet utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Fastighetsmäklare är bland de verksamhetsutövare som omfattas av plagen. Mäklare står under tillsyn av Fastighetsmäklarinspektionen (nedan kallad FMI), som bemyndigats att meddela närmare föreskrifter beträffande tillämpningen av penningtvättslagen i vissa delar. Föreskrifterna om penningtvätt och annan information finns på FMI:s hemsida; 2. Ett riskbaserat förhållningssätt och övergripande riskbedömning En fastighetsmäklare är skyldig att vidta åtgärder för att förhindra att den egna verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Mäklare ska därvid inta ett riskbaserat förhållningssätt, vilket innebär att åtgärderna ska anpassas efter risken för att den egna verksamheten utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Som utgångspunkt har varje mäklare att göra en övergripande riskbedömning av den egna verksamheten och anpassa sina åtgärder därefter. Riskbedömningen ska grundas på en kartläggning av riskerna för penningtvätt i den bedrivna verksamheten. Utifrån detta ska mäklaren sedan vidta åtgärder för att på ett effektivt sätt minska riskerna för att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Riskbedömningen kan se helt olika ut beroende på omfattningen av fastighetsmäklarens verksamhet, dess inriktning, förekommande objektstyper, kundkategorier m.m. Det innebär att nivån och omfattningen av riskbedömningen samt de åtgärder som ska vidtas för att uppfylla lagens krav, i betydande grad kan skilja sig åt mellan olika fastighetsmäklare/fastighetsmäklarföretag. Fastighetsmäklare som bedriver enskild verksamhet är personligen ansvariga för att göra den beskrivna riskbedömningen. För anställda fastighetsmäklare ligger ansvaret istället primärt på 3

4 mäklarföretaget. Sedan den 1 augusti 2015, då en lagändring i detta avseende trätt i kraft, åvilar ansvaret även varje enskild fastighetsmäklare med fullständig registrering. Bedömningen måste följaktligen göras individuellt, men bifogad mall för Riskbedömning av verksamheten kan fungera som vägledning och stöd, se bilaga 1. Mäklarens riskbedömning av verksamheten ska dokumenteras och bevaras. Eftersom verksamheten kan förändras över tid, ska denna bedömning utvärderas minst årligen och uppdateras vid behov. 3. Riskbaserade rutiner En av de särskilda åtgärder som föreskrivs i lagen är att verksamhetsutövaren ska ha riskbaserade rutiner för att förhindra att verksamheten utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Om en verksamhetsutövare är en fysisk person anställd hos en juridisk person är det normalt den senares ansvar att tillse att föreskrivna rutiner finns. För anställda fastighetsmäklare med fullständig registrering gäller sedan den 1 augusti 2015 ett krav i lagen att även mäklaren personligen ska ha sådana rutiner. Inget hindrar dock att flera mäklare som är verksamma på samma företag har samma rutiner som företaget och/ eller mäklarkollegorna. Av rutinerna framgår vilka åtgärder som kommer att vidtas i olika situationer. Rutinerna tjänar också som ett slags checklista med syfte att säkerställa att lagens skyldigheter inte förbises. Rutinerna ska vara ett levande dokument och hållas uppdaterade vid behov. 3.1 Kundkännedom En central ställning i penningtvättslagen har kravet på s.k. kundkännedom. För att uppnå kravet på kundkännedom ska vissa åtgärder vidtas. Åtgärderna ska vidtas utifrån ett riskbaserat förhållningssätt, vilket innebär att de ska anpassas till hur stor risk man kommit fram till att det är att den egna verksamheten kan komma att utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism, både generellt och i varje enskild förmedling Tidpunkt då kundkännedom ska uppnås Kundkännedom ska uppnås innan affärsförbindelsen etableras respektive innan en transaktion genomförs till ett belopp motsvarande Euro eller mer. För fastighetsmäklaren innebär detta att kundkännedom avseende uppdragsgivaren (i normalfallet säljaren) ska uppnås innan uppdragsavtalet undertecknas. Avseende uppdragsgivarens motpart (i normalfallet köparen) ska kundkännedom uppnås innan köpekontrakt eller motsvarande avtalshandling undertecknas. 4

5 3.1.2 Åtgärder för att uppnå kundkännedom Det finns tre nivåer på de åtgärder som kan behöva vidtas för att uppnå kundkännedom: grundläggande åtgärder för kundkännedom, undantag från de grundläggande åtgärderna om kundkännedom, samt skärpta åtgärder för kundkännedom Grundläggande åtgärder aktualiseras när det föreligger normal risk för penningtvätt. De grundläggande åtgärder som vidtas för att uppnå kundkännedom består av: Kontroll av kundens identitet genom identitetshandling, registerutdrag och/eller på annat tillförlitligt sätt Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet, och Inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art. Vid utförande av grundläggande åtgärder för att uppnå kundkännedom tillämpas de detaljerade rutiner som framgår av bilaga 2a Rutiner om tillämpningen av undantagen från bestämmelserna om grundläggande kundkännedom I några situationer, som särskilt räknas upp i lagen, anses det generellt vara så pass låg risk för förekomst av penningtvätt att det ska finnas möjlighet att göra undantag från kravet om grundläggande åtgärder för kundkännedom samt undantag från fortlöpande uppföljning av affärsförbindelsen. De aktuella situationerna är knutna dels till vissa angivna kategorier av kunder, dels till vissa typer av tjänster, av vilka de flesta inte berör fastighetsmäklaren. För fastighetsmäklaren gäller att undantag kan göras vid affärsförbindelser eller transaktioner där kunden driver viss typ av verksamhet som anges i lagen, såsom exempelvis Bank- eller finansieringsrörelse, Livförsäkringsrörelse, Värdepappershandel, Fondverksamhet, Försäkringsförmedling, 5

6 Förutsatt att kunden har hemvist inom EES eller i stat utanför EES som omfattas av liknande penningtvättsregler som de svenska, Kund som utgörs av svensk myndighet o med vilket avses alla svenska myndigheter, oavsett statlig, kommunal eller regional nivå, oavsett storlek eller annat liknande förhållande. men inte: Svenska statliga eller kommunala bolag, oavsett ett eventuellt allmännyttigt verksamhetsområde Andra länders myndigheter eller organ, oavsett om de tillhör den europeiska gemenskapen. OBS - Undantag från de grundläggande åtgärderna för kundkännedom är inte gällande om det finns misstankar om att penningtvätt förekommer, eller om risken för att penningtvätt ska förekomma, av någon annan anledning är hög. Det är i sista hand omständigheterna i det enskilda fallet som får avgöra vilken risk för penningtvätt som bedöms föreligga. Skärpta åtgärder för kundkännedom ska alltid vidtas då risken för penningtvätt bedöms hög. I dessa fall ska de grundläggande åtgärderna kompletteras med ytterligare åtgärder för att uppnå kundkännedom. Om inte omständigheterna i det enskilda fallet visar på motsatsen ska hög risk anses finnas vid distanstransaktioner affärsförbindelser eller transaktioner med personer i politiskt utsatt ställning (PEP) Riskbedömningen i det enskilda fallet är viktig för bedömningen av omfattningen av de kontrollåtgärder som ska vidtas. Vid utförande av skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom tillämpas de detaljerade rutiner som framgår av bilaga 2c Åtgärder för att avgöra om kunden eller dennes verklige huvudman utgör person i politiskt utsatt ställning (PEP) Utöver de grundläggande åtgärderna för kundkännedom ska även åtgärder vidtas för att avgöra om kunden eller dennes verklige huvudman är en person i politiskt utsatt ställning, s.k. PEP (Politically Exposed Persons). 6

7 Utgångspunkten vid identifieringen av en person i politiskt utsatt ställning är de grundläggande åtgärderna för att uppnå kundkännedom. Redan då kan mäklaren få information om att kunden är en person i politiskt utsatt ställning. De grundläggande åtgärderna är dock inte alltid tillräckliga för att upptäcka om kunden eller den verkliga huvudmannen är en sådan person, varför även andra åtgärder kan behöva vidtas. Underlaget kommer i typfallet från den information kunden själv lämnar, men även andra källor kan behöva användas. Detaljerade rutiner vilka åtgärder som ska vidtas i detta avseende och vilka personer som berörs framgår av bilaga 2 b 3.2 Rutiner om utförandet av de fortlöpande uppföljningarna av affärsförbindelser Med utgångspunkt i ett riskbaserat förhållningssätt ska det ske en fortlöpande kontroll av att pågående affärsförbindelser samt inledda transaktioner stämmer överens med den kunskap som finns om kunden, dennes affärs- och riskprofil och vid behov, varifrån kundens ekonomiska medel kommer. Omfattningen av denna rutinmässiga uppföljning är i normalfallet begränsad, då det normalt förekommande förmedlingsuppdraget är relativt kortvarigt. Vid mer långvariga affärsrelationer är dock omfattningen större. Omfattningen påverkas också av den riskbedömning som gjorts, både generellt och i anslutning till den enskilda förmedlingen. 3.3 Rutiner om bevarandet av handlingar eller uppgifter om kundkännedom De vidtagna åtgärderna för att uppnå kundkännedom ska dokumenteras. Det ska framgå av dokumentationen vilket datum respektive åtgärd vidtogs. De handlingar och uppgifter om åtgärder som har vidtagits för att uppnå kundkännedom ska bevaras på ett säkert sätt, elektroniskt eller i pappersformat. Handlingarna med uppgifter ska bevaras i minst fem år räknat från det att åtgärderna utfördes eller i det fall en affärsförbindelse etablerats, från det att affärsförbindelsen upphörde. Uppgifterna och handlingarna som ingår i dokumentationen ska hanteras så att materialet är lätt att eftersöka och tydligt kopplade till varandra. 7

8 3.4 Rutiner om utförandet av granskningsskyldigheten Mäklaren ska granska förekommande transaktioner för att kunna upptäcka sådana som mäklaren misstänker eller har skälig grund att misstänka utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism. Resultatet av granskningen ska analyseras och kan då leda till olika resultat; Leder analysen fram till att misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism inte föreligger rörande transaktionen, behöver ingen ytterligare åtgärd vidtas. Noteringar och andra handlingar som bedömningen vilar på ska dock alltid bevaras i akten. Leder analysen till misstanke eller skälig grund att misstänka att transaktionen utgör ett led i penningtvätt, ska mäklaren i normalfallet avstå från att genomföra transaktionen och rapportera alla relevanta omständigheter till Finanspolisen enligt nedan. Det kan dock förekomma situationer då ett avstående från att genomföra transaktionen inte är möjlig eller detta skulle komma att försvåra den fortsatta utredningen. I sådana fall kan mäklaren undantagsvis genomföra transaktionen och omedelbart i efterhand rapportera omständigheterna till Finanspolisen. Exempel på omständigheter och transaktioner som vid analys kan föranleda misstanke eller utgöra skälig grund att misstänka att transaktionen utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism framgår av bilaga 3. Förteckningen uppdateras löpande. 3.5 Rutiner om utförandet av uppgiftsskyldigheten till Polismyndigheten En rapport till Polismyndigheten som inte är och inte heller uppfattas vara en polisanmälan - görs via Finanspolisens webbrapporteringsfunktion, som nås via en krypterad länk. För att säkerställa att länken inte missbrukas (exempelvis utsätts för mailbombning eller andra liknande försök att störa verksamheten) ska kontakt först tas med Finanspolisen via telefon eller epost, varefter mäklaren får del av länken, normalt via epost. Finanspolisen nås på telefon eller via epost; fipo@polisen.se. Om mäklaren har medel på sitt klientmedelskonto som är kopplade till en misstänkt transaktion kan Polismyndigheten besluta om dispositionsförbud, som innebär att medlen inte får betalas ut eller disponeras på annat sätt under den tid förbudet gäller. 8

9 Uppgift om att medel finns på klientmedelskontot ska i förekommande fall anges vid rapport till Finanspolisen. Mäklaren är införstådd med att någon återkoppling från Finanspolisen inte kan påräknas med anledning av en lämnad rapport. 3.6 Rutiner om bevarandet av uppgifter om granskningar och analyser av transaktioner Uppgifter om transaktioner som rapporterats till Finanspolisen bevaras i fem år. Det ska framgå av dokumentationen vilka uppgifter som har lämnats och vilket datum uppgifterna lämnades. Även uppgifter där granskningen lett till att misstanken om penningtvätt eller finansiering av terrorism inte kvarstår bevaras i fem år. 3.7 Meddelandeförbudet Mäklaren får inte röja för kunden eller utomstående att: en granskning eller analys av misstänka omständigheter skett att uppgifter har rapporterats till Finanspolisen att en undersökning inletts eller kan komma att inledas Uppgifter rörande vilka åtgärder mäklaren vidtagit enligt penningtvättslagen ska inte heller tas in i den journal mäklaren är skyldig att föra enligt fastighetsmäklarlagen. Uppgift om att kundkännedom uppnåtts kan dock noteras. Meddelandeförbudet hindrar inte mäklaren att ställa sådana frågor till kunden som krävs för att uppnå kundkännedom eller lämna uppgifter till FMI i ett tillsynsärende. I egenskap av fastighetsmäklare med full registrering tillämpar jag ovanstående rutiner... Ort datum.. Underskrift Uppdaterade senast den Rutinerna uppdateras vid behov Sign 9

10 Bilaga 1 Mall för Rutiner om utvärderingar och uppdateringar av riskbedömningen av fastighetsmäklarens verksamhet Riskbedömning och kartläggning av fastighetsmäklare xx:s /mäklarföretaget YY:s verksamhet i enlighet med lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism Jag/Vi har genomfört en analys och bedömning av min/vår verksamhet i syfte att kartlägga vilka risker som finns för att min/vår verksamhet utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. Riskbedömningen har utförts med hänsyn tagen till verksamhetens storlek och komplexitet och innehåller en analys av mina/våra kunder, tjänster samt andra för verksamheten relevanta faktorer, så som objektstyper och geografisk spridning. Riskbedömningen redovisas nedan i en övergripande, generell riskbedömning. Riskerna bedöms som normal, hög eller låg risk. Riskbedömningen ligger sedan till grund för de rutiner jag/vi antagit och tillämpar vid varje tidpunkt och kompletteras av en individuell riskbedömning avseende omständigheterna i det enskilda uppdraget. Kartläggning av risker i verksamheten Exempel anges nedan i rött ersätts med uppgifter från din/er aktuella verksamhet Följande tjänster förekommer i verksamheten som fastighetsmäklare Fastighetsförmedling enligt fastighetsmäklarlagen (FML) begränsade uppdrag (s.k. skrivuppdrag) rörande överlåtelse av bostäder förmedling av bolag och rörelse värdering konsultverksamhet Följande objektstyper förekommer i verksamheten (utan inbördes ordning) bostadsfastigheter o för permanent boende o för fritidsboende bostadsrätter o för permanent boende o för fritidsboende 10

11 ägarlägenheter o för permanent boende o för fritidsboende bolag och rörelse o fastighetsöverlåtelse via bolag (s.k. paketering) Arrenderätter o Fritidshus på arrenderad mark Följande kundgrupper förekommer i verksamheten (i fallande skala) Privatpersoner o För egen räkning o I egenskap av dödsbodelägare o Som befullmäktigat ombud, exempelvis för andra delägare o Som ställföreträdare för juridisk person Juridiska personer o Dödsbon o Aktiebolag o Bostadsrättsföreningar o Ekonomiska föreningar o Stiftelser Arbete bedrivs huvudsakligen inom följande geografiska områden: Storstockholm o Täby kommun o Generell riskbedömning Här anges en övergripande beskrivning av hur jag/vi bedömer risken för att verksamheten kan utnyttjas för penningtvätt och finansiering av terrorism. De flesta förmedlade överlåtelser avser sedvanliga bostadsbyten, då hela eller huvuddelen av finansieringen sker via lån i inhemsk bank. Risken att använda medel härrör från brottslig verksamhet är därmed i de fallen begränsad och risken för att verksamheten utnyttjas för penningtvätt bedömd ur det perspektivet, som normal. Kunderna är vanligen privatpersoner boende i Sverige som säljer eller köper en bostad för permanent eller fritidsboende. Även ur det perspektivet bedöms risken som normal. 11

12 Specifikt identifierade risker Här anges utifrån ett riskbaserat förhållningssätt specifikt identifierade risker som bedöms kunna föreligga vid sidan av den generella riskbedömningen ovan. - Då kund önskar betala hela eller del av köpeskillingen med kontanter finns risk att medlen härrör från brottslig verksamhet bedöms som hög risk - Vid betalning av hela eller del av köpeskillingen via överföring från utländsk bank finns svårigheter att kontrollera medlens ursprung bedöms som hög risk - Om kunden, säljare eller köpare, uppger att bostaden inte har använts eller inte är avsedd att användas för eget boende, kan ett bulvanförhållande föreligga - bedöms som hög risk. Riskbedömningen i varje kundrelation Den individuella riskbedömning som sker i anslutning till det enskilda uppdraget, dokumenteras separat och sparas i akten.... Ort och datum... Underskrift Riskbedömningen av verksamheten utvärderas årligen och uppdateras vid behov Utvärderad/uppdaterad senast den Sign 12

13 Bilaga 2a 1. Rutiner om utförandet av de grundläggande åtgärderna för kundkännedom De grundläggande åtgärder som vidtas för att uppnå s.k. kundkännedom består av: 1.1 Kontroll av kundens identitet genom identitetshandling, registerutdrag eller på annat tillförlitligt sätt 1.2 Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet, och 1.3 Inhämtande av information om affärsförbindelsens syfte och art. Som allmänna utgångspunkter för att uppnå kundkännedom gäller att: Utgångspunkten alltid är ett riskbaserat förhållningssätt. Är kunden närvarande och risken för penningtvätt inte bedöms som hög utförs enbart grundläggande åtgärder för kundkännedom enligt p nedan. 1.1 Kontroll av kundens identitet: Kontroll av närvarande fysisk person som är part i den förmedlade affären: Allmänt: Identitetskontrollen görs genom granskning av körkort, pass, ID-kort eller motsvarande identitetshandling som har utfärdats av en myndighet eller på något annat tillförlitligt sätt. Kontrollen följer i normalfallet följande steg som ska ha slutförts innan affärsförbindelsen inleds/ transaktionen genomförs: Kunden ombeds överräcka sin identitetshandling. Kundens ansikte jämförs med fotografiet på id-handlingen. Id-handlingen granskas vad gäller giltighetstid, förekomst av eventuella skador eller annat som kan medföra att handlingen inte är godtagbar. o Se vidare under särskilda omständigheter nedan. Id-handlingen kopieras eller fotograferas för dokumentation. o Se vidare under särskilda omständigheter nedan. Id-handlingen återlämnas till kunden. 13

14 Tidpunkten för kontrollen och vem som utfört den noteras med angivande av datum och signatur eller motsvarande. o Se vidare under särskilda omständigheter nedan. Dokumentationen bevaras i akten. Särskilda omständigheter: Noteras skada eller brist på id-handlingen som ger misstanke om att handlingen kan ha manipulerats eller är falsk, ska jag avstå från fortsatt medverkan. Även vid skada/ brist av annan karaktär, efterfrågas alltid annan oskadad id-handling som istället kan uppvisas, för att fortsätta medverkan. Om kontrollen sker när det inte finns praktisk möjlighet att ta kopia av id-handlingen, exempelvisvis då detta sker vid besök på fastigheten, noteras istället inledningsvis idhandlingens nummer och typ samt tidpunkten för kontrollen i därför avsedd blankett eller i lösblad, varefter kopiering sker vid senare tillfälle, såsom vid kontraktsskrivning på kontoret. Även tidpunkten för denna uppföljande åtgärd noteras. I ombudssituationer, dvs. när part företräds av annan person (ombudet) som uppvisar fullmakt från parten, görs kontroll på nu angivet sätt både av partens och av ombudets identitet, för den händelse att båda är fysiskt närvarande. Är någon av dem frånvarande, vilket parten ofta är i ombudssituationer, görs identitetskontroll av denne istället enligt reglerna vid s.k. distanstransaktion, se nedan. Med ombudssituation jämställs även de fall då parten företräds av någon som förordnats av domstol, såsom god man eller särskild förvaltare enligt föräldrabalken. Kopia av förordnandet ska dessförinnan granskas och personuppgifterna jämföras med uppvisad id-handling. Om part saknar giltig id-handling, måste identiteten kontrolleras genom att kunden ombeds uppvisa andra handlingar som tillsammans med andra uppgifter kan tjäna som godtagbart underlag. Som exempel på andra handlingar kan nämnas utgånget körkort eller pass, personbevis och intyg om partens identitet från oberoende person, exempelvis personal på vårdhem där parten vårdas eller släkting vars släktskap framgår av personbevis. Kan inte heller nu nämnda handlingar presteras av parten, kan grundläggande kundkännedom inte anses ha uppnåtts. Uppdragsavtal ska då inte ingås med uppdragsgivaren alternativt då kontrollen avsett blivande köpare ska medverkan till kontraktsskrivning med denne som part inte fullföljas. Detta hindrar dock inte medverkan vid kontraktsskrivning med annan köpare. 14

15 1.1.2 Kontroll av juridiska personer: Allmänt: Vem som är behörig företrädare för den juridiska personen ska först fastställas genom granskning av giltigt registreringsbevis för den juridiska personen. Utfärdas inte registreringsbevis ska istället andra förekommande behörighetshandlingar granskas. För dödsbo utgör registrerad bouppteckning motsvarigheten till registreringsbevis Kontroll av kund som utgörs av bolag eller förening Kontrollen följer i normalfallet följande steg som ska ha slutförts innan affärsförbindelsen inleds/ transaktionen genomförs: Kunden ombeds tillhandahålla registreringsbevis som vid granskningen inte får vara äldre än tre månader. Har kunden inte tillgång till detta beställs registreringsbevis från Bolagsverket. Erhållet registreringsbevis bevaras i akten. Från registreringsbeviset inhämtas uppgift om vem/vilka som är firmatecknare och dennes personuppgifter noteras. Datum för granskning av registreringsbeviset noteras Härefter utförs och dokumenteras identitetskontroll av den eller de som ska företräda den juridiska personen vid kommande transaktion på samma sätt som för fysik person ovan om företrädaren är närvarande och enligt reglerna om s.k. distanstransaktion nedan om företrädare inte är närvarande Kontroll av kund som utgörs av dödsbo Kontrollen följer i normalfallet följande steg som ska ha slutförts innan affärsförbindelsen inleds/ transaktionen genomförs: Kunden ombeds i första hand att tillhandahålla en kopia av en registrerad bouppteckning. Har kunden inte tillgång till en sådan kan den beställas från Skatteverket. I annat fall utgår kontrollen från en upprättad bouppteckning. En kopia av bouppteckningen bevaras i akten. Från bouppteckningen inhämtas uppgift om vilka som är dödsbodelägare och noteras namn och personuppgifter på dessa. Datum för kontrollen av uppgifterna i bouppteckningen noteras. Härefter utförs och dokumenteras identitetskontrollen av dödsbodelägarna på samma sätt som för fysik/juridisk person ovan om dödsbodelägaren är närvarande och enligt reglerna om s.k. distanstransaktion nedan om delägaren inte är närvarande. Då ett dödsbo normalt företräds av dödsbodelägarna tillsammans ska identiteten på samtliga dödsbodelägare kontrolleras. 15

16 Särskilda omständigheter: Har en eller flera dödsbodelägare ställt ut fullmakt ska både ombudet och varje dödsbodelägare kontrolleras. Uppvisas bouppteckning som ännu inte är registrerad ska även dödsfallintyg avseende den avlidne kontrolleras vad avser uppgift om arvingar. Även intyget ska då bevaras i akten. Finns det en av tingsrätten förordnad boutredningsman eller testamentsexekutor är det dock tillräckligt att dennes identitet kontrolleras och dokumenteras enligt p ovan. Beträffande kontrollen av dödsbodelägarna kan den i normalfallet istället följa reglerna om kontroll av den verklige huvudmannen (jmf p 1.2 nedan) varigenom det i de flesta fall är tillräckligt att mäklaren är förvissad om dödsbodelägarnas identitet genom granskning av bouppteckningshandlingen. 1.2 Kontroll av den verkliga huvudmannens identitet: Allmänt: Mäklaren ska utröna vem den verklige huvudmannen är när det framgår att någon handlar för annans räkning (exempelvis när parten är ett bolag eller annan juridisk person) eller då det uppstår misstanke om att någon handlar för annans räkning som s.k. bulvan Juridisk person Beträffande kund som är en juridisk person ska kundens ägarförhållanden och kontrollstruktur utredas. Detta sker i normalfallet genom att be kunden lämna relevanta uppgifter som kan utvisa ägarförhållanden och kontrollstruktur eller genom användning av offentliga register som utvisar dessa förhållanden. Under normala förhållanden, är det tillräckligt att mäklaren är förvissad om vem som är den verkliga huvudmannen. Kontrollen följer i normalfallet följande steg som ska ha slutförts innan affärsförbindelsen inleds/ transaktionen genomförs: Den agerande företrädaren för bolaget tillfrågas om det finns någon bakomliggande, verklig huvudman, som o äger 25 % eller mer av bolagets aktier, röster eller motsvarande, o är förmånstagare till 25 % eller mer av stiftelse eller annan juridisk person tillgångar, eller o i motsvarande omfattning kontrollerar eller utövar bestämmande inflytande över kunden Svaren noteras och bevaras i akten Tidpunkt för kontrollen noteras Ovanstående gäller inte i de fall kunden är ett börsnoterat bolag 16

17 1.2.2 Fysisk person Beträffande en fysisk person kan kontroll av verklig huvudman komma ifråga om kunden agerar eller misstänks agera för en annan, verklig huvudmans räkning. Saknas helt omständigheter som tyder på att man agerar för annans räkning behöver ingen kontroll ske. Vid misstanke om sådant förhållande ska fastighetsmäklaren söka fastställa vem den verklige huvudmannen är. Kontrollen följer i normalfallet följande steg som ska ha slutförts innan affärsförbindelsen inleds/ transaktionen genomförs: Kunden tillfrågas vem den verklige huvudmannen är Lämnar kunden uppgift om sådan, noteras uppgiften. Svarar kunden att annan verklig huvudman inte finns noteras istället detta och förutsatt att misstanke om agerande för annans räkning inte kvarstår, kan medverkan fullföljas. Kvarstår misstanken ska medverkan avbrytas. Tidpunkten för kontrollen noteras Noteringarna bevaras i akten 1.3 Inhämtande av uppgifter om affärsförbindelsens syfte och art Allmänt Syftet är att mäklaren ska inhämta uppgifter om affärsförbindelsens syfte och art för att ge mäklaren en klar bild av hur den egna verksamheten är avsedd att nyttjas av kunden och vad motpartens affärsverksamhet omfattar. Informationsinhämtandet ska anpassas till och utgå ifrån riskbedömningen i varje enskilt fall. I förhållande till uppdragsgivaren utgör till en början fastighetsmäklarens uppdrag en affärsförbindelse vars art ska dokumenteras. Vidare ska uppgifter om parternas syfte med den förmedlade affären inhämtas och dokumenteras Fastighetsmäklarens uppdrag affärsförbindelsens art I samband med etablering av uppdragsförhållandet inhämtas uppgift om vilken typ av tjänst som kunden efterfrågar. I normalfallet är fråga om sedvanlig fastighetsförmedling, men även uppdrag att vara behjälplig med avtalshandlingar (s.k. skrivuppdrag) och värderingsuppdrag förekommer. Uppdragets art dokumenteras och bevaras i akten. 17

18 1.3.3 Kundens syfte med den förmedlade affären affärsförbindelsens syfte Förmedling av bostäder Vid sedvanlig förmedling av villor, radhus, bostadsrätter och fritidshus m.fl. objekt som av säljare används och av köparen är avsedda att användas för bostadsändamål, framgår affärsförbindelsens syfte normalt av sakens natur varför det i dessa fall inte finns behov av någon ytterligare efterforskning. Uppdragsgivaren och köparen bör dock rutinmässigt tillfrågas och svaren dokumenteras och sparas i akten. Då det är flera personer på köparsidan kan det förkomma att syftet med köpet skiljer sig åt dem emellan, varför vardera köparen bör tillfrågas. Vid förmedlingsuppdrag från ett dödsbo bör det anges att försäljningen utgör ett led i bodelning eller arvskifte. Kundens svar dokumenteras och sparas i akten Förmedling av andra objekt Vid förmedling av andra typer av objekt ska alltid en inledande riskbedömning göras utifrån vad som är känt i det enskilda fallet. För att få uppgifter om köparens syfte med köpet bör köparen regelmässigt i dessa fall tillfrågas om sitt yrke och bakgrund om köparen är fysisk person verksamhetsinriktning om köparen är juridisk person pengar och andra tillgångars ursprung syftet med affären och användning av objektet andra relevanta uppgifter utifrån den gjorda riskbedömningen Erhållna svar dokumenteras och sparas i akten. Mäklaren får inte inleda affärsförbindelsen eller genomföra transaktionen om det framkommer uppgifter som leder till misstanke eller skälig grund att misstänka att affärsförbindelsen utgör ett led i penningtvätt eller finansiering av terrorism. 18

19 Bilaga 2b Person i politiskt utsatt ställning (Politically Exposed Person, PEP) Vilka kunder omfattas? Med person i politiskt utsatt ställning (nedan kallad PEP) avses enligt penningtvättslagen en fysisk person som har eller har haft a) en viktig offentlig position i en stat, eller b) en funktion i ledningen i en internationell organisation. Med viktig offentlig funktion avses vidare en funktion som innehas av: 1. stats- eller regeringschefer, ministrar samt vice och biträdande ministrar, 2. parlamentsledamöter, 3. domare i högsta domstolen, konstitutionella domstolar eller andra rättsliga organ på hög nivå vilkas beslut endast undantagsvis kan överklagas, 4. högre tjänstemän vid revisionsmyndigheter och ledamöter i centralbankers styrande organ, 5. ambassadörer, beskickningschefer samt höga officerare i försvarsmakten, och 6. personer som ingår i statsägda företags förvaltnings-, lednings- eller kontrollorgan. Mäklaren ska även vidta riskbaserade åtgärder för att avgöra om kunden är familjemedlem eller känd medarbetare till en PEP. Som familjemedlem till sådan person räknas; Maka/make Registrerad partner Sambo Barn och deras makar, registrerade partners eller sambor Föräldrar Som känd medarbetare räknas vidare: 1. fysisk person som, enligt vad som är känt eller finns anledning att förmoda, gemensamt med en PEP är verklig huvudman till en juridisk person eller juridisk konstruktion eller som på annat sätt har eller har haft nära förbindelser med en PEP, 19

20 2. fysisk person som är ensam verklig huvudman till en juridisk person eller juridisk konstruktion som, enligt vad som är känt eller finns anledning att förmoda, egentligen har upprättats till förmån för en PEP. Frågor till kunden Utgångspunkten vid identifieringen av en person i politiskt utsatt ställning är de grundläggande åtgärderna för att uppnå kundkännedom. Redan då kan de framkomma uppgifter om att det är fråga om en person i politiskt utsatt ställning. De grundläggande åtgärderna är dock inte alltid tillräckliga för att upptäcka om kunden eller den verkliga huvudmannen är en sådan person, även andra åtgärder kan behöva vidtas. Underlaget kommer i typfallet från den information kunden själv lämnar om yrke och sysselsättning, men även andra informationskällor kan behöva användas. Mäklaren efterfrågar till en början uppgift direkt från kunden om denne själv, någon av kundens familjemedlemmar eller nära medarbetare har eller har haft: yrke som omfattas av definitionen för PEP enligt ovan funktion i ledningen för en internationell organisation svaren dokumenteras och sparas i akten Även här ska utgångspunkten vara ett riskbaserat förhållningssätt. Mäklaren bör här särskilt beakta de uppgifter kring den egna verksamheten som framkommit vid kartläggningen av risker. Vissa typer av objekt kan typiskt sett tänkas locka till sig en viss typ av kunder som i sin tur typiskt sett kan antas omfattas av definitionen av PEP. Exempel på kompletterande åtgärder kan vara att söka på personens namn i externa källor, såsom olika sökmotorer på internet- att googla på namnet och genomföra sökning mot s.k. PEP- listor. Skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom ska alltid vidtas när en affärsförbindelse etableras eller en enstaka transaktion utförds med en PEP, se vidare nedan bilaga 2c En person som upphört att utöva den funktion som legat till grund för identifieringen av vederbörande som PEP, ska dock betraktas som PEP under minst arton månader efter det att han eller hon lämnat sin funktion och inte längre anses utgöra en risk för penningtvätt och finansiering av terrorism. Även kravet för skärpta åtgärder kvarstår under denna period. Kundens svar Om kunden har uppgett ett uppdrag eller arbete som medför att personen inte har en politiskt utsatt ställning finns det normalt ingen anledning att gå vidare. Det kan finnas andra omständigheter som talar för att ytterligare undersökningar är påkallade. 20

21 Bilaga 2c Rutiner om utförandet av de skärpta åtgärderna för att uppnå kundkännedom En verksamhetsutövare ska alltid vidta skärpta åtgärder för att uppnå kundkännedom, om risken för penningtvätt och finansiering av terrorism är hög. Det råder presumtion för hög risk vid distanstransaktioner och vid affärsförbindelser eller transaktioner med personer i politiskt utsatt ställning (PEP). Riskbedömningen i det enskilda fallet är viktig för bedömningen i vilken omfattning kontrollåtgärder som ska vidtas. Distanstransaktioner: Vid distanstransaktioner inhämtas ytterligare handlingar och uppgifter eller vidtas ytterligare åtgärder för att verifiera handlingar och uppgifter än vad som sker vid identitetskontrollen i de fall då kunden är närvarande. Identitetskontrollen utförs vidare i dessa fall på grundval av kompletterande skriftliga underlag och/eller uppgifter som tillhandahålls av kunden eller tillförlitliga externa källor i syfte att fastställa kundens identitet med hjälp av en kombination av åtgärder. En av åtgärderna är dock alltid inhämtande av en vidimerad kopia av kundens identitetshandling eller om kunden saknar identitetshandling, en motsvarande tillförlitlig handling. Uppgift om kundens adress ska också alltid inhämtas och dokumenteras. Med vidimering avses att minst en utomstående person med sin underskrift bekräftar att kopian av id-handlingen är korrekt och att kopian överensstämmer med originalhandlingen. I anslutning till underskrift ska på kopian även anges namnförtydligande och kontaktuppgifter, såsom telefonnummer och/eller adressuppgift. o Är kunden som ska identifieras bosatt i Sverige godtas normalt en vidimering av annan privatperson än kunden själv. o Om mäklaren känner till omständigheter som gör att vidimeringens riktighet kan ifrågasättas, bör mäklaren tillse att vidimering görs av en person som själv omfattas av penningtvättsregler, såsom en på bostadsorten verksam fastighetsmäklare, advokat eller banktjänsteman. o Är kunden bosatt utomlands, i land som saknar penningtvättslagstiftning, godtas vidimering enbart av person i särskild ställning, såsom notarius publicus eller motsvarande och då alltid i förening med flera kompletterande åtgärder. 21

22 Om det kommer fram att kunden är bosatt i ett land utanför EES/Schweiz som saknar motsvarande penningtvättslagstiftning, ska flera åtgärder vidtas för att uppnå kundkännedom. Exempel på åtgärder som kan vidtas vid distanstransaktioner: Kundens underskrift jämförs med namnteckningen i den vidimerade kopian av kundens IDhandling. Uppgifter från kunden om hans yrke mm inhämtas (jmf utredning om PEP). Uppgifter om kundens namn, personnummer, organisationsnummer, styrelse, firmatecknare och adress inhämtas och kontrolleras mot externa register, annan dokumentation såsom bankintyg, intyg från notarius publicus (eller dess motsvarighet i utlandet) eller motsvarande. Personuppgifter jämförs mot uppgifter hos Lantmäteriet, bostadsrättsförening, Skatteverket, andra liknande externa upplysningsregister. Kunden kontaktas genom att skicka en bekräftelse till kundens folkbokföringsadress eller motsvarande. Motringning. Personer i politiskt utsatt ställning, s.k. PEP Vid affärsförbindelser eller enstaka transaktioner med personer i politiskt utsatt ställning föreligger en så pass förhöjd risk för penningtvätt att skärpta åtgärder för kundkännedom alltid ska vidtas. Utöver de grundläggande åtgärderna eller skärpa åtgärder föranledda av andra omständigheter (exempelvis distanstransaktion), ska särskilda åtgärder vidtas för att ta reda på varifrån kundens tillgångar kommer och syftet med transaktionen. Det sker i normalfallet genom att kunden tillfrågas om: varifrån pengar och andra tillgångar kommer syftet med affären och tilltänkt användning av objektet Svaren noteras av mäklaren och dokumentationen bevaras i akten. Vidare gäller krav på skärpt uppföljning av affärsförbindelsen genom ökad vaksamhet på kundens eventuella avvikelser från sitt normala beteende. Noteringar av ev. avvikelser ska göras av mäklaren och dokumentationen bevaras i akten. 22

23 Bilaga 3 Exempel på omständigheter och transaktioner som kan motivera att risken för penningtvätt bedöms som hög svårigheter att identifiera kunden, o föreligger om något moment i rutinerna för identitetskontroll i bilaga 2a, inte kunnat genomföras svårigheter att identifiera bakomliggande intressen eller onödigt komplexa transaktioner, betalning med kontanter eller andra betalningsmedel som skulle kunna underlätta anonymitet betalningar som är stora eller avvikande utifrån kundens eller kundkategorins normala beteende, o Kund som vill betala med kontanter hänvisas att växla in dessa i bank eller förvärva en postväxel. Accepterar kunden detta och banken genomför växlingstransaktionen, bör enbart det förhållanden att kunden ursprungligen velat betala med kontanter, normalt inte föranleda vidare granskning. Vidhåller däremot kunden rätt att betala med kontanter måste misstanke om penningtvätt anses kvarstå och föranleda granskningsskyldighet, ett stort antal köp eller försäljningar under ett visst intervall som inte förefaller normala för den kunden eller kundkategorin, köp eller försäljningar som inte kan förklaras utifrån vad som är känt om kundens ekonomiska ställning, köp eller försäljningar där köpeskillingen inte står i rimlig proportion till förmedlingsobjektets marknadsvärde, köp eller försäljningar som kan antas sakna legitimt motiv eller ekonomiskt syfte, köp eller försäljningar vars geografiska destination avviker från kundens eller kundkategorins normala transaktionsmönster att kunden efterfrågar för kunden eller kundkategorin ovanliga objekt utan att någon tillfredsställande förklaring ges, misstänkta bulvanförhållanden försäljningar där kundens innehavstid av försäljningsobjekt är ovanligt kort Ovanstående exempel kompletteras fortlöpande utifrån praktiska erfarenheter i min/vår verksamhet. 23