Annonsförmedlingstjänster

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsansvarig Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Annonsförmedlingstjänster Peter Svensson Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Annonsförmedlingstjänster Inbjudan SKL Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB ( ), nedan kallad SKI, ägs av SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI är en upphandlande myndighet som bedriver upphandling i syfte att erbjuda upphandlande myndigheter och enheter inom främst kommuner, landsting och regioner möjlighet att avropa från upphandlade ramavtal. SKI genomför nu en samordnad upphandling av annonsförmedlingstjänster för perioden med möjlighet till förlängning ett (1) år tom SKI inbjuder härmed anbudsgivare att lämna anbud i enlighet med detta förfrågningsunderlag Omfattning Upphandlingen avser två delar: 1. Förmedling av annonser till media. I tjänsten ingår produktion, bokning, rådgivning av mediaval, kvalitetssäkring, materialleverans och kontroll av annonser. 2. Strategisk medierådgivning på såväl lokal, regional som nationell nivå. I tjänsten ingår strategisk medierådrådgivning för kanalval, medieanalys och prognoser. Anbudsgivaren kan lämna anbud på en eller båda tjänsterna. Prövning och utvärdering kommer att ske separat. Se kapitel 3-4 för vidare beskrivning av tjänsterna. De upphandlande myndigheter/enheter som tillämpar ramavtalen från avtalsstart är specificerade i bilaga 1. Där anges också vilka som avser avropa från respektive tjänst. Ytterligare upphandlande myndigheter/enheter kan under avtalsperioden börja tillämpa ramavtalen. Information om nya tillkommande avropande myndigheter/enheter kommer att Utskrivet: :07 Sida 1 av 19 Refnr.: 10059

2 löpande lämnas av SKI. Se bilaga 2 för vilka upphandlande myndigheter/enheter som har möjlighet att börja tillämpa ramavtalen. Den totala volymen beräknas till kr/år. För hela avtalsperioden inkl ett (1) års förlängning beräknas den vara kr. Den angivna volymen baserar sig på föregående års statistikuppgifter. Beroende på förhållanden som kan vara svåra att förutse kan angiven volym över eller underskridas. SKI lämnar ingen volymgaranti. Traditionellt sett har annonsförmedling utgjort ca 75 % av den totala volymen medan strategisk medierådgivning utgjort 25 %. Det innebär att en uppskattad volym för annonsförmedling är kr/år respektive kr/år för strategisk medierådgivning Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från den dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 1 september 2011 och löper därefter i 36 månader med möjlighet till förlängning i upp till 12 månader Upphandlingens genomförande Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt LOU, lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling och det är därför av största vikt att anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar sitt bästa pris Inlämning av elektroniskt anbud SKI strävar efter att förenkla anbudsarbetet för samtliga parter. Därför accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma Tendsign. För leverantörer är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsigns support: eller e-post tendsignsupport@tendsign.com Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: tillkommande information om upphandlingen, automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på Visma Tendsigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda Krav på avlämnande av anbud Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta Utskrivet: :07 Sida 2 av 19 Refnr.: 10059

3 eller inkomma med kompletterande uppgifter. Vid anbudslämnandet ska svar på frågor och ställda krav endast lämnas på anvisade platser i Visma Tendsign. Anbudet ska vara författat på svenska. Anbudsgivare kan endast lämna ett anbud som ska omfatta antingen den ena eller båda av de efterfrågade tjänsterna. Anbud ska lämnas på den ena eller båda tjänsterna i sin helhet och inte på delar av tjänsterna. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkänns genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 3, Anbudets underskrift. Bilagan ska skannas och bifogas med anbudet som elektronisk fil. Har bilaga 3, Anbudets underskrift, bifogats anbudet? (/ svar) Uppfylls kravet på anbudets underskrift? (/ svar) Förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska vara ställda genom Visma Tendsigns anbudstjänst senast Reservationer och alternativa anbud Reservationer och/eller alternativa anbud accepteras ej. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Accepteras krav om att reservationer och/eller alternativa anbud ej accepteras. (/ svar) Sista anbudsdag Sista anbudsdag är För sent inkommet anbud får inte prövas Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till och med Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte. Accepteras kravet att ersättning inte medges? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 3 av 19 Refnr.: 10059

4 Anbudsöppning Anbudsöppning sker på SKL Kommentus Inköpscentral AB, Hornsgatan 15, Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig men anbudsgivaren kan begära att representant från Handelskammare närvarar. Anbudsgivaren står isåfall själv för kostnaden för detta Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan uppgifter ur anbud som är relaterade till tilldelningskriterierna och utvärderingsmodellen komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ i båda fritextfälten nedan. Om sekretess begärs - svara JA i det första fritextfältet nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i det andra fritextfältet nedan. Sekretess begärd. (Fritextsvar) Beskrivning av vilken skada som kan uppstå om uppgifter lämnas ut. (Fritextsvar) Publicering av avtalsdokument Avtal med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. kommer att publiceras på internet i en publik databas. Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla avropande myndigheter/enheter. Anbudsgivaren ska acceptera att priser, rabatter, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på internet? (/ svar) Tilldelning Efter genomförd upphandling fattar SKI tilldelningsbeslut vilket skickas till samtliga anbudsgivare. Tilldelningsbeslut utgör inte ett bindande ramavtal. Bindande ramavtal uppkommer först vid båda parters undertecknande av ramavtal. Ramavtal tecknas när tio dagar har gått från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickades ut till anbudsgivarna. Utskrivet: :07 Sida 4 av 19 Refnr.: 10059

5 Avropsform SKI kommer att anta tre (3) leverantörer som rangordnas under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal leverantörer som uppfyller alla krav. Detta gäller både för annonsförmedling respektive strategisk medierådgivning. Det innebär att den anbudsgivare som uppfyllt ställda ska-krav och lämnat lägsta priser rangordnas som nr 1, den som uppfyllt ställda ska-krav och lämnat näst lägst priser rangordnas som nr 2 osv. Avrop kommer i första hand att göras från den leverantör som är rangordnad som nr 1. Om denne inte kan utföra beställningen görs avrop från leverantör nr 2 osv Kommersiella villkor Ramavtal Framtida ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt anbudsgivarens anbud. Bindande ramavtal avseende denna upphandling sluts genom att SKI och antagen anbudsgivare skriver under ramavtalet. Ramavtalet innehåller också detaljer avseende SKI: s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information, m.m. Administrativ ersättning utgår med 1,5 % av den fakturerade summan per månad exklusive mervärdesskatt. Se bilaga 4, Ramavtalsmall, för ytterligare information. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren angivna i bilaga 4, Ramavtalsmall. Accepterar anbudsgivaren villkor om administrativ ersättning? (/ svar) Accepterar anbudsgivaren de kommersiella villkoren som är angivna i bilaga 4, Ramavtalsmall? (/ svar) Prövning och utvärdering Stegvis prövning Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg Kvalificering Vid det första steget kvalificering prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav, d v s krav på Leverantören. Dessa är angivna som ska-krav. Ett ska-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas Övriga ska-krav Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller övriga ska-krav utöver kvalificeringskraven, d v s ska-krav kopplade till upphandlingsföremålet (annonsförmedling respektive strategisk medierådgivning). Anbudsgivaren ska också acceptera de kommersiella villkoren angivna i bilaga 4, Ramavtalsmall. Ett ska-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbud som uppfyllt dessa ska-krav går vidare till steg tre (3), övriga förkastas. Utskrivet: :07 Sida 5 av 19 Refnr.: 10059

6 Utvärderingsmodell I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen lägsta pris. Bedömningen görs på de priser som lämnats i bilaga 6, Prisbilaga. De angivna priserna viktas med angiven procentsats i prisbilagan. De tre (3) anbudsgivare per tjänst som har offererat lägst priser kommer att antas Bilagor Samtliga bilagor Bilaga 1 Ingående upphandlande myndigheter/enheter Bilaga 2 Förteckning upphandlande myndigheter/enheter Bilaga 3 Anbudets underskrift Bilaga 4 Ramavtalsmall Bilaga 5 Kontaktpersoner grafisk profil Bilaga 6 Prisbilaga Bilaga 7 Kontaktuppgifter Bilaga 8 Referensfrågor Bilaga 9 Medierabatter Uteslutning av leverantör Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i kriminell organisation, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, ska leverantören även uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU? (/ svar) Uteslutning enligt 10 kap. 2 LOU Enligt 10 kap. 2 LOU kan en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och SKI kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker eller 6. ej lämnat begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU Är leverantören juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3. eller gjort sig skyldig till Utskrivet: :07 Sida 6 av 19 Refnr.: 10059

7 sådant fel som avses i första stycket 4. Föreligger uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU? (/ svar) Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivare ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Denna skyldighet omfattar även eventuella underleverantörer. Som en del av leverantörsprövningen kontrolleras att anbudsgivare och eventuella underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende sina inbetalningar av skatter och socialförsäkringsavgifter. Kontrollen görs hos Skatteverket av SKI. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Uppfyller anbudsgivaren och ev underleverantörer krav om skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (/ svar) Juridisk ställning Bolagsregistrering Anbudsgivaren ska uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för anbudsgivaren och som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. SKI kommer att kontrollera anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. Uppfylls kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolagseller liknande register för mervärdesskatt? (/ svar) Ekonomisk stabilitet och finansiell ställning Ekonomisk stabilitet och finansiell ställning Anbudsgivare ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare. Utdraget ska visa att anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Om lägre riskklassificering påvisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och b) nedan är uppfyllda. Anbudsgivaren kommer i sådant fall att beredas möjlighet att inkomma med sådan förklaring. Utskrivet: :07 Sida 7 av 19 Refnr.: 10059

8 a) anbudsgivaren inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag ska redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning eller revisorsintyg. Har anbudsgivaren sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal? (/ svar) Uppgifter om anbudsgivare Bilaga 7, Kontaktuppgifter, ska fyllas i och bifogas anbudet. Är bilaga 7, Kontaktuppgifter, ifylld och bifogad anbudet? (/ svar) Teknisk förmåga och kapacitet Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet - annonsförmedling Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att organisera och leverera annonsförmedling i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Anbudsgivare och/eller underleverantör ska ha: 1. Kunskap och erfarenhet av produktion av efterfrågade tjänst. 2. Hög kommunikativ, strategisk och produktiv förmåga. 3. Erfarenhet av och kunskap om annonsering i tryck/print, digitala kanaler och etermedia. Följande krav ska därför vara uppfyllda: 1. Hos anbudsgivaren ska finnas nyckelpersoner med lägst tre (3) års erfarenhet av annonsförmedling 2. Minst fem (5) anställda som arbetar med annonsförmedling. 3. Nyckelpersoner med tre (3) års erfarenhet av och kunskap om annonsering i tryck/print, digitala kanaler och etermedia. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Företagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet - strategisk medierådgivning Anbudsgivaren ska ha dokumenterade resurser, kompetens och erfarenhet att organisera och leverera strategisk medierådgivning i enlighet med detta förfrågningsunderlag. Utskrivet: :07 Sida 8 av 19 Refnr.: 10059

9 Anbudsgivare och/eller underleverantör ska ha: 1. Kunskap och erfarenhet av produktion av efterfrågade tjänst. 2. Hög kommunikativ, strategisk och produktiv förmåga. 3. Erfarenhet av och kunskap om annonsering i tryck/print, digitala kanaler och etermedia. Följande krav ska därför vara uppfyllda: 1. Hos anbudsgivaren ska finnas nyckelpersoner med lägst tre (3) års erfarenhet av strategisk medierådgivning. 2. Minst tre (3) anställda som arbetar med strategisk medierådgivning. 3. Nyckelpersoner med tre (3) års erfarenhet av och kunskap om annonsering i tryck/print, digitala kanaler och etermedia. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Krav på tidigare åtaganden - annonsförmedling Anbudsgivaren ska ha fullgjort minst tre (3) längre åtaganden inom arbetsområdet annonsförmedling. Åtagandena kan vara pågående eller ha avslutats senast under I dessa åtaganden ska följande delmoment ha ingått: Projektledning - Förhandling Rådgivning vid val av media Produktion Bokning Kvalitetssäkring Materialleverans Annonskontroll Anbudsgivare styrker att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet med uppgifter från tre (3) referensuppdrag. Dessa ska innehålla följande: a) kort beskrivning av uppdraget b) under vilken tidsperiod uppdraget utfördes c) kontaktperson och kontaktuppgifter SKI kommer att kontrollera att samtliga delmoment ingått i referensuppdragen tillsammans och att de genomförts på ett godkänt sätt. Referensuppdrag ska sammantaget omfatta alla delmoment. För att ska-kravet ska anses vara uppfyllt ska samtliga delmoment ingått i uppdragen och uppdragen ska ha genomförts på ett godkänt sätt. Referenterna kommer på SKI:s initiativ få besvara ett antal frågor och lämna bedömning i skala 1-5. Definition av betygsskala: 5 Mycket bra 4 Bra 3 Godkänt 2 Svagt 1 Mycket dåligt För att vara godkänd och kvalificerad ska anbudsgivarens få minst 3,5 i medelvärde av två Utskrivet: :07 Sida 9 av 19 Refnr.: 10059

10 referensuppdrag vid bedömningen av ställda frågor i Bilaga 8, Referensfrågor. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Krav på tidigare åtaganden - strategisk medierådgivning Nyckelpersoner hos anbudsgivaren ska ha fullgjort minst tre (3) längre åtaganden inom arbetsområdet strategisk medierådgivning. Åtagandena kan vara pågående eller ha avslutats senast under I dessa åtaganden ska följande delmoment ha ingått: Samhällsinformation Nationella kampanjer i Sverige Annonsering i sociala medier Målgrupps-, konkurrent-och varumärkesanalyser Projektledning Mediastrategi-och planering Mediaval Prognoser Reklameffektmätning Anbudsgivare styrker att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet med uppgifter från tre (3) referensuppdrag. Dessa ska innehålla följande: a) kort beskrivning av uppdraget b) under vilken tidsperiod uppdraget utfördes c) kontaktperson och kontaktuppgifter SKI kommer att kontrollera att samtliga delmoment ingått i referensuppdragen tillsammans och att de genomförts på ett godkänt sätt. Referensuppdrag ska sammantaget omfatta alla delmoment. För att ska-kravet ska anses vara uppfyllt ska samtliga delmoment ingått i uppdragen och uppdragen ska ha genomförts på ett godkänt sätt. Referenterna kommer på SKI:s initiativ få besvara ett antal frågor och lämna bedömning i skala 1-5. Definition av betygsskala: 5 Mycket bra 4 Bra 3 Godkänt 2 Svagt 1 Mycket dåligt För att vara godkänd och kvalificerad ska anbudsgivarens få minst 3,5 i medelvärde av två referensuppdrag vid bedömningen av ställda frågor i Bilaga 8, Referensfrågor. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Utskrivet: :07 Sida 10 av 19 Refnr.: 10059

11 Personalens kompetens - annonsförmedling Anbudsgivare ska kunna erbjuda personal med erfarenhet och kompetens inom annonsförmedling gällande: Projektledning - Förhandling Rådgivning vid val av media Produktion Bokning Kvalitetssäkring Materialleverans Annonskontroll Anbudsgivaren ska kunna redovisa efterfrågad kompetens och erfarenhet hos nyckelpersoner enligt följande: 1. Senior med minst tre (3) års erfarenhet av annonsförmedling 2. Junior med minst ett (1) års erfarenhet av annonsförmedling Anbudsgivaren ska bifoga en förteckning över offererad namngiven personal. Av förteckningen ska framgå personalens namn och antal års erfarenhet av annonsförmedling. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Personalens kompetens - strategisk medierådgivning Anbudsgivare ska kunna erbjuda personal med erfarenhet och kompetens inom strategisk medierådgivning gällande: Samhällsinformation Nationella kampanjer i Sverige Annonsering i sociala medier - Annonsering i nya medier Målgrupps-, konkurrent-och varumärkesanalyser Projektledning Mediestrategi-och planering Medieval Prognoser Reklameffektmätning Anbudsgivaren ska kunna redovisa efterfrågad kompetens och erfarenhet enligt följande: 1. Senior med minst tre (3) års erfarenhet av strategisk medierådgivning 2. Junior med minst ett (1) års erfarenhet av strategisk medierådgivning Anbudsgivaren ska bifoga en förteckning över offererad namngiven personal. Av förteckningen ska framgå personalens namn och antal års erfarenhet av strategisk medierådgivning. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Förstärkningsresurser Anbudsgivaren ska tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild person får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. Utskrivet: :07 Sida 11 av 19 Refnr.: 10059

12 Uppfylls kravet om förstärkningsresurser? (/ svar) Kvalitetssäkringssystem Anbudsgivaren ska arbeta efter ett kvalitetssystem. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet med en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Följande skall framgå: a) ansvarig person b) hur kontroll sker för att säkerställa att tjänsterna uppfyller ställda krav c) interna rutiner för dokumentation, rapportering och hantering av reklamationer d) hur anbudsgivaren säkerställer att aktuell kompetens finns över tid inom såväl medieval som målgruppsanalys. Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Miljö Anbudsgivaren ska arbeta efter en strukturerad miljöplan. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet med en redovisning av hur de jobbar med miljöfrågor. Följande ska framgå: a) ansvarig person b) att anbudsgivaren har identifierat sina miljöpåverkande aktiviteter och tagit fram en åtgärdsplan för att minimera miljöpåverkan (en miljöpolicy) Uppfylls kravet och är det styrkt genom bifogade begärda uppgifter? Uppgifterna kan bifogas som löpande text i svarsfältet. (Fritextsvar) Underleverantörer Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra hela eller delar av tjänsten ska dessa anges med uppgifter om i vilken omfattning de kommer att anlitas. SKI ställer samma krav på underleverantörer som på anbudsgivaren. De krav och frågeställningar som är specificerade i kravspecifikationen ska besvaras också för under- leverantörerna. Om underleverantörer byts under avtalsperioden ska detta meddelas SKI som skall godkänna bytet. Kommer underleverantörer att anlitas och i vilken omfattning kommer de isåfall att anlitas? (Fritextsvar) De krav och frågeställningar som är specificerade i kravspecifikationen skall besvaras också för underleverantörerna. Det kan göras här i löpande text alternativt i en bifogad bilaga. Hur bifogas dessa uppgifter? (Fritextsvar) Utskrivet: :07 Sida 12 av 19 Refnr.: 10059

13 Om underleverantörer byts under avtalsperioden skall detta meddelas SKI som skall godkänns bytet. Accepterar anbudsgivaren detta krav? (/ svar) Tjänstens kvalitet Kontaktperson Hos anbudsgivaren ska finnas särskilt utsedd/a person/er som fungerar som SKI och avropande enheters kontaktpersoner i samtliga frågor rörande uppdraget. Anbudsgivaren ska ange kontaktuppgifter för den personen/de personerna. Detta görs bilaga 7, Kontaktuppgifter. Upfylls kravet om kontaktperson/er? (/ svar) Tillgänglighet Anbudsgivaren ska finnas tillgänglig och återkoppla kontakt under helgfria vardagar mellan kl Vid speciella krissituationer utanför ovan angiven tid ska kund kunna vända sig direkt till media för snabb handläggning. Uppfylls kravet om tillgänglighet? (/ svar) Beställningar Beställningar från kund sker skriftligt till leverantör. Det ska kunna ske via post, E-post, fax, bud och sms. Beställningar ska också kunna göras via telefon. Kunden ska vid samtliga former av beställningar erhålla en skriftlig bekräftelse på denna. Uppfylls kravet om beställningar? (/ svar) Tidplan Anbudsgivaren ska vid beställning upprätta en enklare tidplan som ska innehålla de olika momenten i tjänsten. Tidplanen ska godkännas av kunden. Uppfylls kravet om tidplan? (/ svar) Leveranstid Leverans av annonsmaterial till media ska ske på den tid eller inom den tidsrymd som angivits i beställningen. Högsta leveranstid är 45 timmar för produktion hos anbudsgivaren. Utskrivet: :07 Sida 13 av 19 Refnr.: 10059

14 Uppfylls kravet om leveranstid? (/ svar) Expressorder Anbudsgivaren ska kunna hantera expressorder fram till en (1) timme före materialstopp. Uppfylls kravet om expressorder? (/ svar) Ändringar Anbudsgivaren ska kunna hantera ändringar fram till två (2) arbetstimmar före materialstopp. Uppfylls kravet om ändringar? (/ svar) Språk Anbudsgivaren ska kunna hantera och producera material på, förutom svenska, följande språk: finska meankiäli (tornedalsfinska) samiska romani jiddisch I bilaga 7, Kontaktuppgifter, anges eventuella underleverantörer som kommer att användas för översättningstjänsten. Uppfylls kravet om språk? (/ svar) Produktion Anbudsgivaren ska kunna producera annonsen i enlighet med kundens grafiska profil och önskemål samt anpassning för olika format och media. Uppfylls kravet om produktion? (/ svar) Bokning Anbudsgivaren ska beordra annonser, dvs. boka annonsutrymme i valda medier. Uppfylls kravet om bokning? (/ svar) Kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska leverera kvalitetssäkrat och godkännt material. Uppfylls kravet om distribuering? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 14 av 19 Refnr.: 10059

15 Manus-och materialtider Anbudsgivaren ska bevaka sista leveranstid för material till olika medier för att få önskat publiceringsdatum. Uppfylls kravet om manus-och materialtider? (/ svar) Materialleverans Anbudsgivaren ansvarar för all sorts leverans av material till media. Uppfylls kravet om materialleverans? (/ svar) Annonskontroll Anbudsgivaren ska kontrollera att annonsen blivit införd enligt beställning avseende dag, placering, utrymme, tryck och bildkvalitet mm. En skriftlig bekräftelse på detta skickas till beställaren i form av kopia på annonsen alternativt länk till annonsen om den är webbaserad. Uppfylls kravet om annonskontroll? (/ svar) Avvikelser Anbudsgivaren ska ansvara för att producerat annonsmaterial följer de instruktioner som lämnats av kunden samt de riktlinjer som finns för respektive kunds eventuella grafiska profil. Vid avvikelser från den grafiska profilen ska leverantören kontakta profilansvarig hos respektive kund. Se bilaga 5, Kontaktpersoner grafisk profil. Uppfylls kravet om avvikelser? (/ svar) Reklamationer Anbudsgivaren ska handlägga reklamationer. Om fel uppstår i en annons, oavsett vad som är fel och hur det uppstått, ska anbudsgivaren kontakta kunden så att överenskommelse kan ske hur ärendet skall hanteras. Anbudsgivaren ska erbjuda rimlig kompensation för den uteblivna annonseringen efter överenskommelse med kund. Sådan kompensation kan t.ex. vara annonsering i nästkommande utgivning av tidning, dvs. i dagspress nästföljande dag. Se bilaga 4, Ramavtalsmall, för ytterligare information. Uppfylls kravet på reklamationshantering? (/ svar) Strategisk rådgivning för medieval Utskrivet: :07 Sida 15 av 19 Refnr.: 10059

16 Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla rådgivning och rekommendationer, för att hjälpa kunden att välja media för att nå ut till rätt målgrupp. Denna tjänst ingår som en del av tjänsten förmedling av annonser. Den ska ej förväxlas med tjänsten strategisk medierådgivning. Uppfylls kravet om strategisk rådgivning? (/ svar) Förhandlingar om rabatter Den anbudsgivare som lämnat bästa anbudet för annonsförmedlingstjänsten ska genomföra årliga förhandlingar med media om volymrabatter och andra exklusiva fördelar för samtliga deltagande upphandlande myndigheter/enheter. Deltagande i dessa förhandlingar med media ska ingå i förmedlingskostnaden. Dessa volymrabatter ska gälla oberoende av vilken antagen leverantör som gör bokningen av annonsutrymmet under förutsättning att man hänvisar till rabattavtalet. Dessa rabattavtal ska vara öppna så att kunden själv eller dennes reklambyrå kan boka annonsutrymme och få den rabatt som avtalats under förutsättning att man hänvisar till rabattavtalet. De media som anbudsgivare ska förhandla årliga rabatter med är specificerade i bilaga 9, Mediarabatter. Förhandlingarna ska vara avslutade senast 2 månader efter avtalsstart och därefter årligen redovisas skriftligen till SKI. Representant för SKI och kunden ska erbjudas möjlighet att delta i anbudsgivarens förhandlingar med media. Uppfylls kravet om förhandlingar om rabatter. (/ svar) Förhandlingar om rabatter för enskild kund Antagen leverantör ska för enskild kund vid behov, förhandla med media där rabattavtal saknas. Sådan förhandling ska ske på uppdrag av enskild kund alternativt SKI. Uppfylls kravet om förhandlingar om rabatter för enskild kund? (/ svar) Statistik Antagen leverantör ska årligen inkomma med statistik till Inköpscentralen. Statistiken ska vara uppdelad per kund och innehålla: antal uppdrag kostnader för uppdragen totalkostnad per upphandlande myndighet som omfattas totalkostnad för samtliga uppdrag per år antal reklamationer Uppfylls kravet om statistik? (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 16 av 19 Refnr.: 10059

17 Tjänstens kvalitet Kontaktperson Hos anbudsgivaren ska finnas särskilt utsedd/a person/er som fungerar som SKI och avropande enheters kontaktpersoner i samtliga frågor rörande uppdraget. Anbudsgivaren ska ange kontaktuppgifter för den personen/de personerna. Detta görs bilaga 7, Kontaktuppgifter. Uppfylls kravet om kontaktperson/er? (/ svar) Strategisk medierådgivning Anbudsgivaren ska kunna erbjuda strategisk medierådgivning för kanalval, medieanalys och prognoser. Uppfylls kravet om strategisk medierådgivning? (/ svar) Projektplan Anbudsgivaren ska tillsammans med kund, vid varje gemensamt projekt, komma överens om de olika delarna i projektet. Sådana rutiner innefattar t.ex. tidsplan. Övrerenskommelsen ska specificeras skriftligt i en projektplan som upprättas av anbudsgivaren och godkänns av kunden. Uppfylls kravet om projektplan? (/ svar) Målgrupps-,konkurrent-och varumärkesanalys Anbudsgivaren ska kunna utföra målgrupps-, konkurrent-och varumärkesanalys efter förfrågan från kund. Uppfylls kravet om målgrupps-, konkurrent-och varumärkesanalys? (/ svar) Reklameffektmätning Anbudsgivaren ska kunna utföra reklameffektmätning efter förfrågan från kund. Uppfylls kravet om reklameffektmätning? (/ svar) Språk Anbudsgivaren ska kunna ta emot och bearbeta material på, förutom svenska, följande språk: finska meankiäli (tornedalsfinska) Utskrivet: :07 Sida 17 av 19 Refnr.: 10059

18 samiska romani jiddisch I bilaga 7, Kontaktuppgifter, anges eventuella underleverantörer som kommer att användas för översättningstjänsten. Uppfylls kravet om språk? (/ svar) Statistik Antagen leverantör ska årligen inkomma med statistik till SKI. Statistiken ska vara uppdelad per kund och innehålla: antal uppdrag kostnader per uppdrag totalkostnad per upphandlande myndighet som omfattas totalkostnad för samtliga uppdrag per år antal reklamationer Uppfylls kravet om statistik? (/ svar) Priser Priser Anbudsgivaren ska ange priser i SEK exklusive mervärdesskatt enligt bilaga 6, Prisbilaga. Observera att bilagan är indelad i två blad; en för annonsförmedling och en för strategisk medierådgivning. Priserna ska omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i ramavtalet nämnda åtaganden. För att utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras ska de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. SKI kan komma att begärda in motivering till de priser som lämnats i anbudet. Om SKI inte anser att eventuell förklaring är godtagbar äger SKI rätt att diskvalificera anbudsgivare som lämnat oskäligt låga priser. Lämnade priser för tjänsten strategisk medierådgivning kommer att viktas enligt angivna procentsatser i prisbilagan. Det anbud som har lägst summa för alla delar totalt har lämnat lägst pris. Anger anbudsgivaren priser i bilaga 6 och är prisbilagan bifogad anbudet? (/ svar) Förmedlingsersättning Anbudsgivaren ska ange i procent hur hög förmedlingsersättning som avses debiteras kunden vid fakturering. Ersättningen debiteras som en generell procentsats på fakturerat nettobelopp. Förmedlingsersättningen ska vara exklusive rabatter, provision, medias förmedlings-ersättningar och moms. Uppgiften lämnas i bilaga 6, Prisbilaga. Utskrivet: :07 Sida 18 av 19 Refnr.: 10059

19 Lämnad procentsats multipliceras med , den beräknade volymen/år för annonsförmedling. Summan adderas med övriga efterfrågade priser. Det anbud som har lägst summa totalt har lämnat lägst pris. Anger anbudsgivaren förmedlingsersättningen i bilaga 6 och är prisbilagan bifogad anbudet? (/ svar) Fasta ersättningar Lämnade priser ska vara fasta i 12 månader från avtalsstart. Därefter kan vardera parten begära prisjustering. Begäran om prisändring ska framställas skriftligt till SKI senast fem (5) veckor från den dag det nya justerade priset skall börja gälla. Överenskommen prisändring ska därefter gälla under minst 12 månader. Leverantören kan prisjustera med stöd av AKI (Arbetskostnadsindex för privata tjänstemän), preliminärt värde för tabell J, basmånad april Förmedlingsersättningen ska vara fast under hela avtalstiden. Accepterar anbudsgivaren kravet om fasta ersättningar? (/ svar) Bifogade bilagor Kontroll av bifogade bilagor Anbudsgivaren kontrollerar att alla begärda bilagor som ska bifogas anbudet är ifyllda med efterfrågade uppgifter och att de bifogas anbudet. Uppfylls kravet om kontroll av bifogade bilagor (/ svar) Utskrivet: :07 Sida 19 av 19 Refnr.: 10059

20 Bilaga 1 Annonsförmedlingstjänster Upphandlande myndighet Uppskattad volym/år i tkr Förmedling av annonser Strategisk mediarådgivning Botkyrka kommun 20 X X Havets hus i Lysekil AB Ingår i Lysekils kommun X X Lidingö Stad 1200 X X Lysekils kommun 50 X X SKL (Sveriges kommuner och landsting) X X Sollentuna kommun 700 X X Solna Stad 430 X Värnamo kommun 100 X X Stockholm stad med ingående enheter: Bromma Sdf X X Enskede-Årsta-Vantör Sdf X X Farsta Sdf X X Hägersten-Liljeholmen Sdf X X Hässelby-Vällingby Sdf X X Kungsholmen Sdf X X Norrmalm Sdf X X Rinkeby-Kista Sdf X X Skarpnäck Sdf X X Skärholmen Sdf X X Spånga-Tensta Sdf X X Södermalm Sdf X X Älvsjö Sdf X X Östermalm Sdf X X Arbetsmarknadsförvaltningen X X Exploateringskontoret X X Fastighetskontoret X X Idrottsförvaltningen X X Kulturförvaltningen X X Kyrkogårdsförvaltningen X X Miljöförvaltningen X X Revisionskontoret X X Serviceförvaltningen X X Socialförvaltningen X X Stadsarkivet X X Stadsbyggnadskontoret X Stadsledningskontoret och KF/KS kansli X X Stadsmuseiförvaltningen X X Trafikkontoret X X Utbildningsförvaltningen X X Utrednings- och Statistikkontoret X X Äldreförvaltningen X X Familjebostäder AB X SISAB Stockholm Stads Parkering AB X Stockholms stads Bostadsförmedling AB Total uppskattad volym/år