Handbok i administration av tekniska dokument

Transkript

1 Byggnadelsens handböcker Handbok i administration av tekniska dokument T1 Anskaffning och byggande TA T2 Överlämnande T3 Granskning 4 Registrering T5 Mikrofilmning T12 Fotografier, modeller m m Basdata, BEA-BR T6 Förvaring T7 Ätersökning T10 Gallring 11 Arkivtjänsten T9 Revidering T8 Kopiering o distribution S2 Funktioner på Hk Fastighetsförvaltningen Externa Om-, tillbyggnad

2 Dokumentets utgivare BYGGNADSSTYRELSEN Projektiedare, upphovsman (män), konsult(er), etc Rolf Sjögren, Aar Curt Eldh, DACO Agneta von Rosen, DACO Dokumentnamn och dokumentbeteckning Byggnadsstyrelsens handböcker 36 Dokumentets datum Projektnamn (ev förkortat) Handbok i administration av tekniska dokument Uppdragsgivare Byggnadsstyrelsen Administrativa enheten Arkiv/Registratur Dokumentets titel Handbok i administration av tekniska dokument Huvudinnehåll Denna Handbok i administration av tekniska dokument innehåller råd och anvisningar för hur ritningar och tillhörande teknisk dokumentation ska hanteras på Byggnadsstyrelsen. Handboken beskriver den tekniska administrationens roll som en servicefunktion åt alla som använder teknisk dokumentation. Den ger även hänvisning till var i lagar och förordningar, teknisk standard och interna föreskrifter regler för hanteringen står att finna. Nyckelord Administration, arkiv, arkivering, dokument, förordningar, föreskrifter, informationshantering, lagar, regler, ritningar, säkerhet Försäljningsställen ISSN Byggnadsstyrelsen/publikationsförrådet omfång Svensk byggtjänst Stockholm sidor Göteborg Malmö Umeå Red Marieanne Adsjö Byggnadsstyrelsen 1992 Ref Rolf Sjögren Denna skrift är utgiven av Byggnadsstyrelsen. Verket har regeringens Innehållet i denna skrift får inte återges utan Byggnadsstyrelsens medgivande att försälja publikationer utan hinder av expeditionskungö- samtycke. Överträdelser kan beivras i enlighet med upphovsrättsrelsens (SFS 1976:383) regler om kopior av myndighets expeditioner, lagen (SFS 1960:799). Postadress Byggnadsstyrelsen STOCKHOLM Besöksadress Godsadress Karlavägen 100 Banergatan 30 Telefon Telex build S Telefax

3 INNE HÅ LLS F Ö RTEC KNING sid HANDBOKENS SYFTE 1 Al TA-funktionens uppgifter och ansvar 2 A2 Regelsystem 3 A3 Dokumentutformning 4 A4 Original och dess hantering 5 A5 Informationsansvar 7 A6 Dokumentindelning 8 A7 Informationssäkerhet 10 A8 Förvaring, skydd och beständighet 13 A9 Tekniska dokumentregister 17 Al 0 Revidering/ändring 18 TA-RUTINER 19 TO Allmänt 19 T1 Anskaffning och byggande 21 T2 Internt överlämnande 23 T3 Granskning 24 T4 Registrering 26 T5 Mikrofilmning 27 T6 Förvaring 29 0 T7 Atersökning 31 T8 Kopiering och distribution 32 T9 Revidering/komplettering 33 T10 Avställning eller gallring 36 T11 Slutarkivering 38 T12 Fotografier, skisser, modeller m m 39 SAMVERKAN MED ANDRA ENHETER TA-avtal på region Samband med olika Hk-funktioner 42 BILAGOR 1 Lista på BAF:ar 2 Begreppslista 3 Riksarkivets gallringsbeslut RA-MS 1991:9 Byggnadsstyrelsenshandböcker 36

4 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

5 Handbokens syfte Den hår handboken innehåller råd och anvisningar för hur den tekniska administrationen ordnas, det vill säga hur ritningar och tillhörande teknisk dokumentation hanteras på region och av berörda på Hk. Med teknisk dokumentation menas i denna handbok handlingar för byggande och förvaltning såsom ritningar och tillhörande skrivna handlingar, till exempel beskrivningar och driftinstruktioner. Teknisk administration, TA Den funktion som samordnar, förvaltar och förvarar den tekniska dokumentationen samt driver och utvecklar system. TA-funktionen ska tillhandahålla byggande och förvaltning med korrekt information. Arbetet innebär praktiskt att hantera den tekniska dokumentationen, det vill säga granska, konvertera, återsöka, revidera, kopiera, distribuera. TA-funktionenska anpassa sig till verksamhetens behov, till formella krav ochförmedla rätt information till rätt användare vid rätt tidpunkt. Den övergripande verksamhet som TA-funktionen verkar i är: Anskaffa - nybyggnad - köp, byte, gåva - förhyrning Förvalta - drift och underhåll - ombyggnad! tillbyggnad - SBM - uthyrning Avveckla - försäljning - rivning/brand Anm: I handboken görs vissa hänvisningar till BAF. En successiv omläggning av BAF till det nya regel- och informationssystemet "Byggnadsstyrelsens publikationer" kommer att göras. En hänvisning till en BAF, som ersatts av det nya systemet ska istället avse den sistnämnda publikationen. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 1

6 Al TA-funktionens uppgifteroch ansvar TA-funktionens roll är att vara en servicefunktion åt alla som använder teknisk dokumentation. TA funktionen svarar inom regionen för att:. hantera bygghandlingar under byggtiden, vara rådgivare när det gäller vilka handlingar som ska beställas i ett projekt, så att rätt dokumentation överlämnas till förvaltningen, bistå med bland annat bevakning vid det interna överlämnandet,. granska handlingar beträffande utformning och kvalitet och registrera handlingarna, kopiera och distribuera handlingar, förvara handlingar på sådant sätt att KBS tekniska dokumentation bevaras för användarnas behov och av formella och historiska skäl, gallra handlingar enligt givna regler och gallringsbeslut, revidera handlingar efter överenskommelse med ändringsansvariga. TA-funktionen kan efter egen bedömning revidera äldre material, sammanföra ritningar och så vidare, hålla regelbunden kontakt med olika dokumentanvändare, upprätthålla basdataarkivet i BEA-BR, ge råd i frågor om teknisk administration. Kompetens inom TA funktionen: dokumentteknisk kompetens för att kunna bedöma de tekniska handlingarnas kvalitet från hanteringssynpunkt, insikt i olika tekniska fackområden, kunskap för att rätt kunna bedöma behörighet, förvaring, skydd och beständighet, 0 arkivkunskap och kännedom om KBS bevarandepolicy, insikt om tekniska hjälpmedel och utrustning (till exempel datorer, CAD/CAM, mikrofilm, optiska diskar) för att kunna tillämpa adekvata tekniska lösningar, ritkunnande för att revidera och komplettera ritningar,. kunskap om hantering av basdatasystemet. 2 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

7 A2 Regelsystem Regler för hantering av den tekniska dokumentationen finns i lagar och förordningar, i teknisk standard och som interna föreskrifter. Man kan se regelsystemet i fyra nivåer. 1 Lagar och förordningar KBS år en myndighet, vilket ställer krav på hantering och bevarande av handlingar. Exempel på lagar och förordningar som ska efterlevas år:. tryckfrihetsförordningen, TF, 2 kap, sekretesslagen, SekrL, förvaltningslagen, FL,. verksförordningen, VF, plan- och bygglagen, PBL, arkivlagen, ArkL. 2 Standard Svensk standard för utformning av byggritningar (BST 110), mikrofilmning m m. 3 KBS-föreskrif ter Finns i BAF- serien, se bilaga sist i handboken. (Jfr Anm sid 1) 4 Hanteringsregler för teknisk dokumentation Reglerna är redovisade i denna handbok. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 3

8 A3 Dokumentutformning Ritningar och tillhörande teknisk dokumentation är den grundläggande informationskällan om en byggnads utformning och funktion. Det år viktigt att symboler, markeringar och beteckningar på handlingarna alltid betyder samma sak och ser likadana ut. Regler förritningsformat och ritmateriel måste följas för att hantering och förvaring ska kunna fungera säkert och effektivt. Ritningsformaten "r vara Al, A3 eller A4. Förlängda standardformat får i undantagsfall användas. Regler för utformning Övergripande regler finns i BST -Byggritningar med svensk standard. De gäller skalor, ritfält och skrivfält, blankettstorlekar, textning, linjer m m. Riksarkivet har också givit ut föreskrifter och allmänna råd angående framställning och hantering av kartor och ritningar som ska bevaras, RA-FS 1986:3. Dessa föreskrifter och allmänna råd ska följas av Byggnadsstyrelsen. Skrivna handlingar som produceras inom KBS ska utföras enligt den skrivstandard som finns på KBS. Regler om mikrofilmning finns bland annat i SIS handbok nr 134 och SS-ISo I olika BAF:ar finns angivet vad som särskilt gäller för KBS; BAF 2461, 2464, 7231, Fotodokumentation ska utföras med negativ film i svart/vitt med formatet 24 x 36 mm eller större. Som komplement kan färgdiapositiv tas. Byggnadsstyrelsenshandböcker 36

9 A4 Original och dess hantering All informationsframställning, ett original i någon form. både manuell och datorstödd, resulterar i Originalet kan %nas på olika informationsbärare såsom: papper, ritfilm, fotografisk film, mikrofilm/bildkort,. diskett, magnetband,. optisk disk. Detfinns bara ett original med samma information. Ett original måste i princip uppfylla följande krav för att vara ett original:. beständigt, godkänt, aktuellt, entydigt, återsökbart,. skyddat,. juridiskt bindande. Beständighet innebär att informationen är funktionsduglig under viss tid. Originalet måste vara godkänt genom påskrift eller motsvarande för datamedia och film, för att ha status och hanteras som original. Här skapas originaldokumentet Fram- God- Distri- Förställning kännande bution varing Ändring Byggnadsstyrelsens handböcker 36 5

10 Med aktuellt menas att informationen ska vara gällande och beskriva verkligheten. En av svårigheterna när det gäller teknisk dokumentation är att kunna hålla revideringsläget. Ett original måste vara entydigt genom en unik identifiering. Görs en ändring på till exempel en ritning skapas ett nytt original. Om man behåller det tidigare originalet med samma identifiering måste man ge detta status av historiskt original. Den gamla ritningen stämplas då "Historiskt original". Möjlighet till återsökning krävs för all hantering. Original ska förvaras skyddat på det sätt som dess innehåll kräver. Att originalet är juridiskt bindande innebär att det har företräde vid tvist och tolkning. 6 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

11 A5 Informationsansvar För att informationen ska kunna upprätthålla fastställd kvalitet måste ansvar för alla delar i hanteringen vara bestämt och klart för alla. Det helt grundläggande är att varje person som hanterar en handling ansvarar för att det sker enligt de regler och rutiner som gäller. Olika slags funktionellt ansvar ges följande indelning. Faktaansvar i två skeden: 1) Den person som genom sitt godkännande ansvarar för faktauppgifter når ett dokument ursprungligen framställs. Exempel på detta är projekt /byggledare vid om - och nybyggnader. 2) Varje person som ansvarar för någon del av byggnad eller anläggning i fastighetsförvaltningen. Dessa ar till exempel i löpande drift och underhåll: ingenjör, arbetsledare, maskinist, elektriker. Faktaansvaret innebär att se till att dokumentationen är korrekt. Faktaansvareg ombesörjer att rapportering om ändringar sker löpande till TA-funktionen och förser revideringsansvarig med nödvändigt material för att revidering ska kunna göras. Ändringsansvar har den person som i sin funktion ska meddela en ändring till TA. Dokumentansvar har den som har dokumentet i sin vård, det vill säga ansvarar för dess hantering och säkerhet. TA-funktionen övertar dokumentansvaret vid det interna överlämnandet. Innan dess förvarar och hanterar TA-funktionen dokumentationen åt byggprocessen. ANSVARSFÖRDELNING FÖR TEKNISK DOKUMENTATION Verksamhet Ansvar Fakta- Ändrings- Dokumentansvar F ansvar Ä ansvar D Projektering, Bygg- eller F Ä D byggande projektledare TA-funktionen Förvalting Fastighets - och F Ä* driftsingenjör TA-funktionen * personer utsedda genom TA-avtal Byggnadsstyrelsens handböcker 36 7

12 A6 Dokumentindelning Dokumenten på KBS är av två huvudslag vare sig de har producerats internt eller externt: administrativa dokument som berör organisation, ekonomi och personal,. tekniska dokument som rör en fastighet, byggnad eller anläggning och består av ritningar och skrivna handlingar. Det finns dokument som är utformade som ett administrativt dokument men som till sitt innehåll år tekniskt. Dessa dokument ska finnas tillgängliga för TA-funktionen. Handlingens innehåll ska styra benämningen vid registrering, inte utfårdaren. Dokumentgrupper Indelning av den tekniska dokumentationen i olika typer sker av praktiska sk" för att informationen ska kunna registreras, förvaras, återsökas och gallras eller arkiveras enhetligt och på ett effektivt sätt. Avtal m m. förrättningshandlingar, köp/försäljningskontrakt, hyresavtal, avtal med konsulter/entreprenörer inkl AF, drift/ förvaltningsavtal. Projekteringsdokument tomtutredning, lokalprogram, rumsbeteckning, bygglovshandling,. byggnadsprogramhandling systemhandlingar, tidplan, kalkyler, ekonomisk styrning. Upphandlingsdokument förfrågningsunderlag, anbudshandlingar, dokument för anbudsutvärdering, upphandlingsdokument. Byggskedesdokument. kontakter med myndigheter, boende, samråd, ekonomisk styrning, byggmötesprotokoll, Byggnadsstyrelsens handböcker e 36

13 teknisk kontroll av byggdelar osv, reviderade ritningar och tekniska dokument, besiktningsunderlag och protokoll,. överlämnandehandlingar. Indelningen i relations- respektive informationshandlingar har en rent praktisk grund för TA-funktionens arbete. Högre krav måste ställas på relationshandlingarnas utförande och hantering eftersom de revideras. Alla handlingar ska givetvis när de överlämnas till TA-funktionen visa relationen, det vill säga verkligheten. Det år först därefter de hanteras olika. Relationshandlingar (ritningar och beskrivningar) situationsplan, VA yttre ledningsnät, huvudritningar arkitekt; våningsplan, fasader, sektioner, trädgård, VVS. el, transport (hiss osv), styr och övervakning, uppmätningshandlingar. Informationshandlingar (ritningar och beskrivningar). geotekniska dokument liggarritningar, specialritningar och detaljer, inredning, utrustning, driftinstruktioner, historiska original/arkivritning, förteckningar (material, färg m m), beskrivningar (mark, hus, el, VVS m m] byggkonstruktionsritningar, tekniska ber äkningar, protokoll, garantier, rtningsförteckning /dokumentlasta fastighetsförvaltningsplan (FF-plan),. fotografier,. modeller, målningar, böcker, broschyrer osv. Verkligheten bakom en relationshandling förändras ständigt underförvaltningen. Handlingen ska därför fortlöpande revideras. Informationen på en informationshandling är oförändrad under längre tid. Handlingen revideras inte utan ersätts vid förändring av helt ny handling. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 9

14 A7 Informationssäkerhet Informations" erhet kan indelas i följande: Regler för vem som får ta del av informationen rör behörigheten. Regler för hur informationen ska skyddas mot förstörelse och stöld rör den fysiska säkerheten. Behörighet och fysiskt skydd rör inte enbart information på papper. Andra informationsbärare, t ex film och magnetiska bärare, måste och ska hanteras under föreskrivna former. Varje ansvarig avgör, inom regelsystemets ram, vilken säkerhetsnivå deras egen information kräver. TA-funktionen ansvarar för informationssäkerheten beträffande ritningar och teknisk dokumentation som levererats till dem. Grundstenen för god informationssäkerhet är att givna regler följs och en god ordning upprätthålls. Säkerhetsreglerna berör alla som ansvarar för information. KBS är en statlig myndighet och all information i allmänna handlingar är i princip offentlig. Den som så önskar kan ta del av all information som finns i allmänna handlingar inom myndigheten, offentlighet är huvudregel. Undantag från offentlighetsprincipen finns i sekretsssagen. Företrädare för myndigheten i behörighetsfrågor är säkerhetschefen. En handling som inkommer eller upprättas inom myndigheten ska registreras utan dröjsmål eller ordnas på sådant sätt att man kan konstatera om handlingen finns. En myndighet får genom en särskild anteckning markera på en allmän handling om det finns hinder enligt sekretesslagen mot att en uppgift den lämnas ut. Om det finns ett sådant hinder måste handlingen registreras med neutral text. Dessutom ska den registreras i ett särskilt, hemligt register. Men hemligstämpling är inte något bindande avgörande i sekretessfrågan. Man får inte vägra att lämna ut en handling bara för att den är hemligstämplad utan man måste varje gång den begärs fram pröva sekretessfrågan. 10 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

15 Översiktsbild av insynsrätten för enskilda UPPGIFT HANDLING INGÅR EJ I NÅGON HANDLING ALLMÄN HANDLING ARBETS- PAPPER OFFENTLIG HANDLING Insynsrätt HEMLIG HANDLING 1 Ej Insynsrätt Sammanfattningsvis ska alltså frågan om en handling ska lämnas ut eller inte, oberoende av hemligstämpling, prövas från fall till fall. Eftersom TA-funktionen har vården om den tekniska dokumentationen prövar de i första handen framställning om atttadel av en handling. Vid tveksamhet eller avslag ska frågan utan dröjsmål hänskjutas till myndigheten. Sådana beslut fattas av regionchef, enhetschef eller motsvarande som följd av använd delegering i KBS. TA-funktionen ska informera den som begärt fram handlingen om detta. För kvalificerad hemlig handling ("dubbelram") gäller strikta regler. Kontakta alltid s" erhetschefen. Sekretessfrågorna är svåra och grannlaga. En begäran om att få ut handlingarna om till exempel ett polishus måste fungera som en väckarklocka så att man tänker till innan handlingen lämnas ut. Försiktighet, tankereda, samråd och kunskap om gällande bestämmelser är det som klarar behörighetsfrågan. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 11

16 Sammanställning över generella hanteringsanvisningar för hemlig och öppen information När det gäller Hemlig information Öppen information Framställa utkast/ Behörig person svarar för utskrift Inga hinder. koncept till färdig och manus förvaras i värdeskåp. utskrift. Observera Koncept/utkast överlämnas engångsfärgband "hand i hand" mellan författare och karbonpapper. och skrivare. Ta del av Namngivna personer. Fritt för alla anställda information Utlånas mot kvitto. och utomstående. Telefonera Får ej förekomma. Inga hinder för anställda. Kopiera Registrera antal exemplar och Fritt för alla anställda. mottagare. Intern post I dubbla igenklistrade kuvert. I öppen postpåse. Det innersta märkt med "Hemlig handling". Extern post Som ESS-brev, VÄRDE-försändelse I vanligt igenklistat och personadresserat. Bäst är att kuvert. överlämna personligen. Dataöverföra med Får ej förekomma utan kryptering. Inga hinder. telex telefax elektronisk post Förvara. papper/mors Alltid i värdeskåp. På kontorsrummet. diskett/mots Diskett förvaras i värdeskåp. I sam- Inga regler förutom de Generellt gäller att band med friställning av diskett ska generella. den ansvarige för överskrivning ske. Ett dokument på arbetsuppgiften varje diskett. Aktuell innehällsförsvarar för lagrad teckning förvaras tillsammans med data på diskett. diskett. Allmänna handlingar/arkivhandlingar ska förvaras i godkända arkivlokaler eller i arkivskåp med motsvarande brandklassning, som är olika för olika media. Se sid Gallra Efter samråd och godkännande av Enligt gallringsbeslut. den faktaansvarige samt enligt gallringsbeslut. Förstöra Godkänd dokumentförstörare. Enligt generella regler. (< 1,2 mm remsbredd) Arkivera Behörighetsangivelse ska finnas. De generella reglerna. Dokument får läsas endast i arkivet. 12 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

17 A8 Förvaring, skydd och beständighet Först måste man avgöra vad som ska förvaras och skyddas innan en bedömning görs av hur det ska ske. Når urvalsprinciperna bestäms ska man tänka på att det finns dokumentation kring en byggnad från såväl utrednings-, projekterings-, byggnads - som förvaltningsstadierna. Två aspekter måste beaktas: kulturhistorisk aspekt - SBM, - arkitektoniskt och estetiskt intressanta byggnader, - byggnader med intressanta tekniska lösningar, intressanta " typbyggnader", användaraspekt - förvaltningens behov av information på kort och längre sikt, t ex behov av dokumenterade erfarenheter. När man således bedömt vad som ska förvaras kommer man in på frågan om hur det ska gå till, i vilken form och var. Förvaring av information som ska bevaras för framtiden sker hos arkivtjänsten på Hk. TA-funktionens arkiv består bara av dokument som behövs i den löpande verksamheten. En mängd krav måste vara uppfyllda för en säker förvaring av information. Råd och anvisningar om förvaring av information finns i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 1991 :5, samt i KBS Krav och råd C8 om arkivlokaler. En sammanfattning görs här av några viktiga punkter som även gäller förvaring på arbetsplats och av information under arbete: Skyddsnivån ska anpassas till informationens behov av skydd mot obehörig åtkomst, stöld eller förstörelse och arkivet ska ha godkända lås. Skyddsnivån påverkas av om informationen f inns på flera ställen. Pappershandlingar ska förvaras i arkivutrymme eller dokumentskåp med lägst brandklass A120. Datamedier ska förvaras i dataskåp. Lämpligt arkivklimat för alla informationsbärare är C och 40-60% relativ fuktighet. Nästan alla luftföroreningar skadar mik- Byggnadsstyrelsens handböcker 36 13

18 rofilm och magnetiska media, som dessutom måste skyddas för elektromagnetisk påverkan. Förvaringsutrustning, enligt definition i RA-FS 1991:5 Skåp, hyllor och retningsgalgar av stål eller trä kan användas. Utrustning som är sluten ger visst brandskydd. Säkerhetsskåp i helsvetsad 4 mm stålplåt. Låset ger god stöldsäkerhet men skåpet har ringa brandskydd.. Kassaskåp är ett brandskyddat säkerhetsskåp. Dokumentskåp ger gott brandskydd men sämre stöldskydd. Yttre stöldskydd i byggnaden, t ex bevakning och larm, "r därför anpassas till detta.. Dataskåp som är brandskyddsprovade finns för förvaring av magnetiska media. Stålinredning för magnetband, video- och ljudband bör jordas. Värdeskåp ger både gott stöld- och brandskydd och är klassificerade med skyddsvårdepoäng enligt SS Beständighet Med beständighet avses egenskaper hos olika informationsbärare och olika slags skrivhjälpmedel som gör att informationen år åtkomlig, läsbar och kan hanteras och förvaras under längre tid. Förutom av materialets egenskaper påverkas livslängden i hög grad av hur man hanterar och förvarar informationen. TA-funktionen ska avvisa informationsbärare som inte är typgodkända av RA och SP eller för handlingar som mikrofilmas på arkivgodkänt sätt - är olämpliga för sitt ändamål. Som grund för TA-funktionens bedömning ligger bland annat Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om val av produkter och kvalitetssystem, RA-FS 1991:7. 1 följande två tablåer redovisas arkivbeständigheten och egenskaper för olika reprografiska metoder och informationsbärare som gäller för KBS. De ger exempel på olika användningsområden och de restriktioner som kan finnas i användningen. 4 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

19 ARKIVBESTÄNDIGHET VID OLIKA FRAMSTÄLLNINGSMETODER TYP ARKIVBESTÄNDIGHET KOMMENTAR Reprotryck (duplicerings- Mycket god (>100 är) Skalriktig, lätt reviderbar, metod, dvs master används) dyr, men bör krävas för relationsritningar. Snabbkopiering (elstat- God (>10 är) Max A3, skaländring till metod med kolpulver ) A4 möjlig, kan användas för liggarritningar, går ej attrevidera. Kopiering (elstatmetod med God till mycket god Skaländring möjlig, reviandra pulver) (>10 är) lerbar, nya originalav skadade förlagor, sammanställning och delning av ritningar kan göras. Ljuskopiering Mindre god Endast för arbetsmaterial, (diazometod) (<10 är) translar kan revideras, ljuskänsliga. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 15

20 ARKIVBESTÄNDIGHET PÅ OLIKA INFORMATIONSBÄRARE TYP ARKIVBESTANDIHET KOMMENTARER Arkivbeständigt papper Mycket god (>100 år) Används för handlingar av urkunds- 80 eller 100 g karaktär eller som kommer att utsättas för stornötning. Åldringsbeståndigt pap- Mycket god (>100 år) per, 80 g (typ Wifsta Office Green Line) Används för handlingar i övrigt som ska arkiveras. Annat skrivpapper Minst 10 år Får användas för övriga utskrifter. off set papper/motsv. Termopapper Mycket dåligt (< 1 år) Får inte arkiv läggas. För sådant ända- (bl a telefax) mål ska kopior göras på arkivbes änndigt eller åldringsbeständigt papper. Ritfilm Mycket god (>100 år). KBS kräver RA godkända material Godkänd av RA för inleverans, godkända tuscher etc ska användas. Reprografisk Mycket god (>100 år) Vatten " slig, svårreviderad (spec silverfilm Godkänd av RA vätska måste användas). Bör ej använ- (polyesterbas) das för relationsritningar. Dyrare än reprotryck. PF (plastfilm). God (<50 år) om förvaring Inte godkänt för arkivering, ska inte i mörker (bleks) inlevereras till KBS. Kan användas för mellanoriginal och informationshandlingsom mikrofilmas. Silverfilm (mikro o foto) Mycket god (>100 år) om Silverfilm=originalfilm och ska förva- -16 mm, rätt framkallad och förvarad ras i lämpligt klimat. Noggrannhet i - 35 mm, framkallning år avgörande för bestän mm (fick) digheten. Bildhålkort, 35 mm-film God (<50 år) om rätt fram- Kopiefilm som förlagor till arbetsrit- - silverfilm kallad och förvarad ningar. Bildhålkort, 35 mm-film Begränsad (<20 år) Diazofilm är ljuskänslig och måste - diazofilm förvaras i mörker. Diskett (skivminne) Dålig (3 mån - 1 är) Värmekänslig, jämn temperatur. Vik- (från PC och ordbehand- tigt att kopiera om årligen. Inget lare) arkivmedium. Magnetband 1 år utan omspolning. Värmekänslig, dammkänslig och kärs Med årlig omspolning upp hg för magnetism. Kräver jämn temtill 20 år peratur och fuktighet. Den enda magnetiska bärarensom RA godtar för leverans till arkivmyndighet. Optisk disk (Max 10 år) Inga säkra uppgifter finns om arkivbeständighet. F n är de normalt inte reviderbara. Rekommenderas att förvaras som magnetband. > = mer än; < = mindre än 16 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

21 A9 Tekniska dokumentregister (TDR) Registrering Syftet med registrering är att veta att ett dokument finns, när det kom in och var och hur det kan återfinnas. Det överst" lda registreringsbegreppet och sökingången är KBS egen objektbeteckning med tillägg av eventuellt byggnadsnummer. Inom detta nummer är informationen registrerad och sökbar per dokument. Beskrivning primära av funktioner TDRSystemets är att: ge aktuell information om vilka ritningar och tekniska handlingar som finns, deras revideringsläge och var de förvaras. Detta oberoende av informationsbärare (papper/ritfilm, mikrofilm, CAD etc), vara ett st" för andra system inom fastighetsförvaltningen, TDR har rutiner för att registrera uppgifter, ändra uppgifter, registrera lån,. söka handlingar, skriva meddelanden, bevaka ritningsbeståndet. Med en datorstödd retningshantering uppnås enhetlighet i registreringen och en allmän tillgänglighet för användare på regionen. TDR år en delfunktion i ett datoriserat retningsarkiv. Byggnadsstyrelsens handböcker 36 17

22 A10 Revidering/ändring En förutsättning för att kunna förvalta en fastighet effektivt är att relationshandlingarnas aktualitet upprätthålls. Det sker genom att ändringar införs på relationshandlingen. Projektledaren eller fastighetsförvaltaren ansvarar för att ändring meddelas till TA funktionen. Den som är TA -funktionens dialogpartner angående ändringar kallaråndringsansvarig. TA-funktionen samordnar och övervakar ändringsrapportering, bland annat genom årlig genomgång av revideringsläget med de änndringsansvariga på olika funktioner. TA upprättar i samråd med ändringsansvariga en beskrivning av vilka ändringar som medför revidering av relationshandling. I denna beskrivning anges hur och inom vilken tid rapportering ska ske. Det ska bara finnas en relationshandling för samma sak, dvs alla ändringar införs på respektive relationshandling. Lösa lappar, "mellanoriginal", delvisa relationshandlingar m m får inte förekomma. TA-funktionen kan själv utföra revideringen eller anlita konsult. Vid upphandling av revidering ska ingå i uppdraget att ändringen ska införas på den relationshandling som KBS tillhandahåller. Disciplin måste finnas hos alla inblandade. OBSERVERA: Revidering får aldrig ske på ett original som inte mikrofilmats på ett arkivgodkänt sätt! I så fall ska först en fullskalekopia göras med typgodkända material och metoder, stämplas "historiskt original" och arkiveras. 1 $ Byggnadsstyrelsens handböcker 36

23 TA-rutiner TO Allmänt Denna del av handboken beskriver de rutiner och arbetsuppgifter som TA-funktionen har. Syftetår att på så sätt ska en minsta gemensamma nämnare finnas mellan olika TA-funktioner. Rutinbeskrivningar ska också fungera som en checklista och en hjälpreda för alla berörda. I varje rutinkapitel beskrivs i flödesform de uppgifterta -funktionen har och de verksamhetssamband som finns med andra, internt inom region, med Hk och externa intressenter. Arbetsfl " et kommenteras och hänvisning görs till andra föreskrifter och anvisningar som gäller för det aktuella arbetsmomentet. Särskilt viktiga tillfällen för TA-funktionen är: 0 Överlämnandet - att TA-funktionen får rätt material från "r jan. Revidering - att TA-funktionen får reda på förändringar i byggnaderna. Slutförvaring - att TA-funktionen vet vad som ska bevaras för framtiden och därmed överföras till arkivtjänsten på Hk. Symboler som används i TA-handbokens flödesscheman. Behandling Kontroll Arkivering Förstöring Alternativval Från/till rutin Transport Byggnadsstyrelsens handböcker 36 19

24 Ti Anskaffning och byggande TA T2 Överlämnande Kopiering o distribution Arkivtjänsten Funktioner på Hk Bilden beskriver TA funktionens arbetsuppgifter. Siffrorna vid varje rutin hänvisar till kapitelindelningen. 20 Byggnadsstyrelsens handböcker 36

25 Ti Anskaffning och byggande TA-funktionen bistår med vissa uppgifter i processerna anskaffning och byggande men ansvaret för dokumentationen åvilar projektledaren. Anskaffning Vid anskaffning, köp, byte etc medverkar TA-funktionen med råd så att en tillfredställande teknisk dokumentation erhålls. Det åligger den enhet som initierar anskaffningen att kontakta respektive TA-funktion för samråd och att efter anskaffningen överlämna originalritningar, tekniska dokument och en kopia av tomtkartan till TA-funktionen. Byggande En viktig del av TA -funktionens arbete år att förvalta och hantera handlingar under byggtiden. TA-funktionen informeras om att ett projekt startas Tar emot handlingar inför och under bygge /anskaffning 4 ;3 Kopierar och distribuerar Bygghandlingar Bygget slutfört? ne' 'a T2 Byggnadsstyrelsens handböcker 36 21