KALLELSE SOCIALNÄMNDEN

Transkript

1 KALLELSE SOCIALNÄMNDEN VÄLKOMMEN Datum och tid: , kl 14:00 Plats: Gruvsalen Ledamot som är förhindrad att närvara vid sammanträdet bör snarast anmäla detta till Sofia Sandberg, Borgerliga gruppen sammanträder i Gruvsalen kl Socialdemokratiska gruppen sammanträder i Krusrummet kl SD sammanträder i Kuletten kl Peter Schölander (M) Ordförande HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 1 of 279

2 KALLELSE SOCIALNÄMNDEN 1. Justering Ärendet i korthet Justeringsman: Leif Örtendahl Justeringsman - reserv: Ingemar Narheim Justeringstid och plats: på socialkontoret 2. Upphävande av LSS-verksamhetens tidigarekvalitetsledningsssystem med tillhörande kvalitetsdeklarationer (SN/2010/327) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att upphäva LSS-verksamhetens tidigare kvalitetsledningssystem med tillhörande kvalitetsdeklarationer. 3. Finansiering av nationell stödfunktion på SKL till stöd för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad socialtjänst (SN/2016/172) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att delfinansiera en nationell stödfunktion på SKL för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst med kr enligt SKLs rekommendation. 4. Justering av riktlinjer för trygghetsboende (SN/2013/71) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att anta förslag till justerad riktlinje för trygghetsboende, samt att översända beslutet till kommunstyrelsen för information. 5. Antagande av dokumenthanteringsplan för socialnämnden (SN/2016/297) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att upphäva tidigare dokumenthanteringsplan vård och omsorg, samt att anta dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamheter. HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 2 of 279

3 KALLELSE SOCIALNÄMNDEN 6. Information - åtgärdsplan Fimi (SN/2016/247) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att godkänna informationen och lägga till handlingarna. 7. Ekonomisk prognos 2016 (SN/2015/88) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att med godkännande lägga informationen till handlingarna. 8. Godkännande av yttrande till IVO (SN/2016/336) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna socialförvaltningens förslag till yttrande. 9. Ställningstagande om åldersbedömningar samt att flytta barn som skrivs upp i ålder vidare till Migrationsverket (SN/2016/349) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att asylsökande personer som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre inte längre har rätt till boende och stöd via socialtjänsten utan hänvisas vidare till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökanden, samt att socialtjänsten inte ska genomför egna åldersbedömningar på ensamkommande barn som skrivs upp i ålder, till 18 år eller äldre då socialtjänsten vare sig har kompetens eller metoder för att genomföra detta. 10. Internbudget (SN/2016/85) Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fördelningen av budgetramen ska ske enligt beslutsunderlag, samt HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 3 of 279

4 KALLELSE SOCIALNÄMNDEN att uppdra åt socialchefen att justera internbudgeten mellan olika verksamhetsområden vid behov. 11. Informationsärenden Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna. 12. Anmälan av delegationsbeslut Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna ovanstående anmälningar av delegationsbeslut. 13. Socialchefen informerar HÖGANÄS KOMMUN Höganäs Page 4 of 279

5 2 Upphävande av LSS-verksamhetens tidigarekvalitetsledningsssystem med tillhörande kvalitetsdeklarationer SN/2010/327 Page 5 of 279

6 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN UPPHÄVANDE AV LSS-VERKSAMHETENS TIDIGARE KVALITETSLEDNINGSSYSTEM MED TILLHÖRANDE KVALITETSDEKLARATIONER SN/2010/327 Sammanfattning av ärendet Socialnämnden beslutade, , 66, om att anta kvalitetsledningssystem för LSS-verksamheten. Tillhörande kvalitetsdeklarationer angav grundläggande kvalitetskrav och stöd- och servicenivå för de olika insatserna inom LSS. De grundläggande kvalitetskraven säkerställs numera i socialförvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som antogs av kommunfullmäktige i november 2015 (KS/2015/709). Med stöd av bland annat processkartläggning, risk- och händelseanalyser, egenkontroller och hantering av synpunkter och klagomål och uppföljningar med stöd av verksamhetssystemet Stratsys så säkras kvalitetsarbetet på ett systematiskt sätt idag. Revisioner och granskningar sker även kontinuerligt utifrån socialnämndens beslut om att utföra kvalitetsrevisioner i socialnämndens verksamheter (SN/2015/3). Beslutsunderlag - Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 322. Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att upphäva LSS-verksamhetens tidigare kvalitetsledningssystem med tillhörande kvalitetsdeklarationer. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 6 of 279

7 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2010/327 TJÄNSTESKRIVELSE AVSEENDE UPPHÄVANDE AV LSS- VERKSAMHETENS TIDIGARE KVALITETSLEDNINGSSYSTEM MED TILLHÖRANDE KVALITETSDEKLARATIONER Sammanfattning av ärendet Socialnämnden beslutade, , 66, om att anta kvalitetsledningssystem för LSS-verksamheten. Tillhörande kvalitetsdeklarationer angav grundläggande kvalitetskrav och stöd- och servicenivå för de olika insatserna inom LSS. De grundläggande kvalitetskraven säkerställs numera i socialförvaltningens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som antogs av kommunfullmäktige i november 2015 (KS/2015/709). Med stöd av bland annat processkartläggning, risk- och händelseanalyser, egenkontroller och hantering av synpunkter och klagomål och uppföljningar med stöd av verksamhetssystemet Stratsys så säkras kvalitetsarbetet på ett systematiskt sätt idag. Revisioner och granskningar sker även kontinuerligt utifrån socialnämndens beslut om att utföra kvalitetsrevisioner i socialnämndens verksamheter (SN/2015/3). Beslutsunderlag - Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att upphäva LSS-verksamhetens tidigare kvalitetsledningssystem med tillhörande kvalitetsdeklarationer. Cathrine Eriksson Socialchef Wenche Jonsson Uppdragschef Monica Fallesen Avdelningschef LSS HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 7 of 279

8 3 Finansiering av nationell stödfunktion på SKL till stöd för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad socialtjänst SN/2016/172 Page 8 of 279

9 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN SN/2016/172 FINANSIERING AV NATIONELL STÖDFUNKTION PÅ SKL TILL STÖD FÖR UTVECKLINGEN AV EN MER KUNSKAPSBASERAD SOCIALTJÄNST Sammanfattning av ärendet Det pågår ett nationellt utvecklingsarbete för en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst inom Sveriges kommuner och landsting (SKL) i enlighet med förbundets inriktning. Arbetet innebär bland annat utveckling av regionala stöd och samverkansstrukturer, stöd till regionala utvecklingsledare och den nationella samverkansgruppen för kunskapsstyrning inom socialtjänsten (NSK-S) som är en sammanslutning med aktörer från kommuner, landsting, regioner och myndigheter. Arbetet har fram till 2016 finansierats genom riktade statsbidrag. Då modellen för statsbidragen från regeringen förändrats från riktade till att bli mer generella, upphör finansieringen av denna funktion på SKL. SKL har därför gått ut till alla kommuner med en rekommendation att gemensamt fortsätta finansiera de 3,4 mkr funktionen kostar årligen. För Höganäs kommun innebär det en kostnad på kr för Fördelningen av kostnaden mellan kommunerna görs på samma sätt som kommunernas medlemsavgift till SKL. Under kommer SKL att utreda samt förankra i kommuner hur funktionen kan finanserias i framtiden. Kommunernas resurser blir knappare samtidigt som behoven ökar vilket kommer att innebära att viktiga och svåra beslut om prioriteringar måste göras i framtiden. Därför är det angeläget att veta mer om vilka insatser som fungerar och ger önskvärda resultat inom socialtjänstens verksamhetsområde, så att både politiker och tjänstemän kan ta välgrundade beslut. En mer kunskapsbaserad socialtjänst möjliggör att kommunens invånare i högre utsträckning får insatser som ger effekt. Socialförvaltningen tycker därför det är viktigt att den nationella samordningen och stödet i frågan om en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst får fortsätta. Senaste svarsdatum var ställt till den 30 september men socialnämnden har fått anstånd med sitt svar. Beslutsunderlag Meddelande från SKL s styrelse Rekommendation om finansiering av nationell stödfunktion till stöd för utveckling av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst, Finansiering kostnad per kommun. Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 323. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 9 of 279

10 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att delfinansiera en nationell stödfunktion på SKL för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst med kr enligt SKLs rekommendation. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 10 of 279

11 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2016/172 TJÄNSTESKRIVELSE AVSEENDE FINANSIERING AV NATIONELL STÖDFUNKTION PÅ SKL TILL STÖD FÖR UTVECKLINGEN AV EN MER KUNSKAPSBASERAD SOCIALTJÄNST Sammanfattning av ärendet Det pågår ett nationellt utvecklingsarbete för en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst inom Sveriges kommuner och landsting (SKL) i enlighet med förbundets inriktning. Arbetet innebär bland annat utveckling av regionala stöd och samverkansstrukturer, stöd till regionala utvecklingsledare och den nationella samverkansgruppen för kunskapsstyrning inom socialtjänsten (NSK-S) som är en sammanslutning med aktörer från kommuner, landsting, regioner och myndigheter. Arbetet har fram till 2016 finansierats genom riktade statsbidrag. Då modellen för statsbidragen från regeringen förändrats från riktade till att bli mer generella, upphör finansieringen av denna funktion på SKL. SKL har därför gått ut till alla kommuner med en rekommendation att gemensamt fortsätta finansiera de 3,4 mkr funktionen kostar årligen. För Höganäs kommun innebär det en kostnad på kr för Fördelningen av kostnaden mellan kommunerna görs på samma sätt som kommunernas medlemsavgift till SKL. Under kommer SKL att utreda samt förankra i kommuner hur funktionen kan finanserias i framtiden. Kommunernas resurser blir knappare samtidigt som behoven ökar vilket kommer att innebära att viktiga och svåra beslut om prioriteringar måste göras i framtiden. Därför är det angeläget att veta mer om vilka insatser som fungerar och ger önskvärda resultat inom socialtjänstens verksamhetsområde, så att både politiker och tjänstemän kan ta välgrundade beslut. En mer kunskapsbaserad socialtjänst möjliggör att kommunens invånare i högre utsträckning får insatser som ger effekt. Socialförvaltningen tycker därför det är viktigt att den nationella samordningen och stödet i frågan om en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst får fortsätta. Senaste svarsdatum var ställt till den 30 september men socialnämnden har fått anstånd med sitt svar. Beslutsunderlag Meddelande från SKL s styrelse Rekommendation om finansiering av nationell stödfunktion till stöd för utveckling av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst, Finansiering kostnad per kommun. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 11 of 279

12 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2016/172 Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att delfinansiera en nationell stödfunktion på SKL för utvecklingen av en mer kunskapsbaserad och jämlik socialtjänst med kr enligt SKLs rekommendation. Cathrine Eriksson Socialchef HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 12 of 279

13 Page 13 of 279

14 Page 14 of 279

15 Page 15 of 279

16 Page 16 of 279

17 Page 17 of 279

18 Page 18 of 279

19 Page 19 of 279

20 Mall Att fördela Per invånare exkl 10% 0,35 Per invånare med 10% 0,32 Befolkning 2015 tot summa Bef exkl > Bef storstäder Kod Kommun Befolkning 2015 Avgift riket Summa UPPLANDS VÄSBY VALLENTUNA ÖSTERÅKER VÄRMDÖ JÄRFÄLLA EKERÖ HUDDINGE BOTKYRKA SALEM HANINGE TYRESÖ UPPLANDS-BRO NYKVARN TÄBY DANDERYD SOLLENTUNA STOCKHOLM SÖDERTÄLJE NACKA SUNDBYBERG SOLNA LIDINGÖ VAXHOLM NORRTÄLJE SIGTUNA Page 20 of 279

21 0192 NYNÄSHAMN HÅBO ÄLVKARLEBY KNIVSTA HEBY TIERP UPPSALA ENKÖPING ÖSTHAMMAR VINGÅKER GNESTA NYKÖPING OXELÖSUND FLEN KATRINEHOLM ESKILSTUNA STRÄNGNÄS TROSA ÖDESHÖG YDRE KINDA BOXHOLM ÅTVIDABERG FINSPÅNG VALDEMARSVIK LINKÖPING NORRKÖPING SÖDERKÖPING MOTALA VADSTENA MJÖLBY ANEBY GNOSJÖ MULLSJÖ HABO GISLAVED Page 21 of 279

22 0665 VAGGERYD JÖNKÖPING NÄSSJÖ VÄRNAMO SÄVSJÖ VETLANDA EKSJÖ TRANÅS UPPVIDINGE LESSEBO TINGSRYD ALVESTA ÄLMHULT MARKARYD VÄXJÖ LJUNGBY HÖGSBY TORSÅS MÖRBYLÅNGA HULTSFRED MÖNSTERÅS EMMABODA KALMAR NYBRO OSKARSHAMN VÄSTERVIK VIMMERBY BORGHOLM GOTLAND OLOFSSTRÖM KARLSKRONA RONNEBY KARLSHAMN SÖLVESBORG SVALÖV STAFFANSTORP Page 22 of 279

23 1231 BURLÖV VELLINGE ÖSTRA GÖINGE ÖRKELLJUNGA BJUV KÄVLINGE LOMMA SVEDALA SKURUP SJÖBO HÖRBY HÖÖR TOMMELILLA BROMÖLLA OSBY PERSTORP KLIPPAN ÅSTORP BÅSTAD MALMÖ LUND LANDSKRONA HELSINGBORG HÖGANÄS ESLÖV YSTAD TRELLEBORG KRISTIANSTAD SIMRISHAMN ÄNGELHOLM HÄSSLEHOLM HYLTE HALMSTAD LAHOLM FALKENBERG VARBERG Page 23 of 279

24 1384 KUNGSBACKA HÄRRYDA PARTILLE ÖCKERÖ STENUNGSUND TJÖRN ORUST SOTENÄS MUNKEDAL TANUM DALS-ED FÄRGELANDA ALE LERUM VÅRGÅRDA BOLLEBYGD GRÄSTORP ESSUNGA KARLSBORG GULLSPÅNG TRANEMO BENGTSFORS MELLERUD LILLA EDET MARK SVENLJUNGA HERRLJUNGA VARA GÖTENE TIBRO TÖREBODA GÖTEBORG MÖLNDAL KUNGÄLV LYSEKIL UDDEVALLA Page 24 of 279

25 1486 STRÖMSTAD VÄNERSBORG TROLLHÄTTAN ALINGSÅS BORÅS ULRICEHAMN ÅMÅL MARIESTAD LIDKÖPING SKARA SKÖVDE HJO TIDAHOLM FALKÖPING KIL EDA TORSBY STORFORS HAMMARÖ MUNKFORS FORSHAGA GRUMS ÅRJÄNG SUNNE KARLSTAD KRISTINEHAMN FILIPSTAD HAGFORS ARVIKA SÄFFLE LEKEBERG LAXÅ HALLSBERG DEGERFORS HÄLLEFORS LJUSNARSBERG Page 25 of 279

26 1880 ÖREBRO KUMLA ASKERSUND KARLSKOGA NORA LINDESBERG SKINNSKATTEBERG SURAHAMMAR KUNGSÖR HALLSTAHAMMAR NORBERG VÄSTERÅS SALA FAGERSTA KÖPING ARBOGA VANSBRO MALUNG GAGNEF LEKSAND RÄTTVIK ORSA ÄLVDALEN SMEDJEBACKEN MORA FALUN BORLÄNGE SÄTER HEDEMORA AVESTA LUDVIKA OCKELBO HOFORS OVANÅKER NORDANSTIG LJUSDAL Page 26 of 279

27 2180 GÄVLE SANDVIKEN SÖDERHAMN BOLLNÄS HUDIKSVALL ÅNGE TIMRÅ HÄRNÖSAND SUNDSVALL KRAMFORS SOLLEFTEÅ ÖRNSKÖLDSVIK RAGUNDA BRÄCKE KROKOM STRÖMSUND ÅRE BERG HÄRJEDALEN ÖSTERSUND NORDMALING BJURHOLM VINDELN ROBERTSFORS NORSJÖ MALÅ STORUMAN SORSELE DOROTEA VÄNNÄS VILHELMINA ÅSELE UMEÅ LYCKSELE SKELLEFTEÅ ARVIDSJAUR Page 27 of 279

28 2506 ARJEPLOG JOKKMOKK ÖVERKALIX KALIX ÖVERTORNEÅ PAJALA GÄLLIVARE ÄLVSBYN LULEÅ PITEÅ BODEN HAPARANDA KIRUNA Page 28 of 279

29 4 Justering av riktlinjer för trygghetsboende SN/2013/71 Page 29 of 279

30 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN JUSTERING AV RIKTLINJER FÖR TRYGGHETSBOENDE SN/2013/71 Sammanfattning av ärendet Ett nytt statligt investeringsstöd för bostäder för fler äldreboenden gäller för personer som fyllt 65 år. Nuvarande riktlinjer för subvention av trygghetsboende har 70 år som åldersgräns utifrån tidigare åldersgräns för investeringsstöd. Riktlinjerna trygghetsboende föreskriver även att ett trygghetsboende skall innehålla minst 20 lägenheter. Frågan har nu väckts om det är möjligt att ha färre antal lägenheter i de mindre byarna då efterfrågan bedöms mindre. Socialförvaltningen har tagit fram ett första förslag och diskussionsunderlag rörande nuvarande riktlinje. Justeringar och komplettering av riktlinjerna har gjorts avseende följande punkter - 65-årsgräns - Förtydligande av vad som krävs för subvention, vilka boendetyper som kan vara aktuella, hur ansökan sker, värdinnas lön anges ej i belopp samt begränsnings av värdinnans lön, uppräkning av lön enligt KPI samt att investeringsstödets regelverk skall följas när boendet erhållit sådant, avtal upprättas - Förtydligande av att utomstående i närområdet skall kunna besöka boendets gemensamhetslokal och delta i aktiviteter - Förtydligande av serviceinsatser med möjlighet för boendet att ansökan om LOV-godkännande - Förtydligande av extern service - Möjlighet att erhålla subvention till trygghetsboende med minst 10 lägenheter under förutsättning att gemensamhetslokalen är dimensionerad för minst 20 lägenheter - 50 % värdinna avser lägenheter Därtill kommer en ansökningsblankett samt avtalsmall att utarbetas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avseende justering av riktlinjer för trygghetsboende, Förslag till riktlinjer för trygghetsboende, Riktlinjer för trygghetsboende nu gällande, Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 324. Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att anta förslag till justerad riktlinje för trygghetsboende, samt att översända beslutet till kommunstyrelsen för information. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 30 of 279

31 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs Page 31 of 279

32 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2013/71 TJÄNSTESKRIVLESE AVSEENDE JUSTERING AV RIKTLINJER FÖR TRYGGHETSBOENDE Sammanfattning av ärendet Ett nytt statligt investeringsstöd för bostäder för fler äldreboenden gäller för personer som fyllt 65 år. Nuvarande riktlinjer för subvention av trygghetsboende har 70 år som åldersgräns utifrån tidigare åldersgräns för investeringsstöd. Riktlinjerna trygghetsboende föreskriver även att ett trygghetsboende skall innehålla minst 20 lägenheter. Frågan har nu väckts om det är möjligt att ha färre antal lägenheter i de mindre byarna då efterfrågan bedöms mindre. Socialförvaltningen har tagit fram ett första förslag och diskussionsunderlag rörande nuvarande riktlinje. Justeringar och komplettering av riktlinjerna har gjorts avseende följande punkter - 65-årsgräns - Förtydligande av vad som krävs för subvention, vilka boendetyper som kan vara aktuella, hur ansökan sker, värdinnas lön anges ej i belopp samt begränsnings av värdinnans lön, uppräkning av lön enligt KPI samt att investeringsstödets regelverk skall följas när boendet erhållit sådant, avtal upprättas - Förtydligande av att utomstående i närområdet skall kunna besöka boendets gemensamhetslokal och delta i aktiviteter - Förtydligande av serviceinsatser med möjlighet för boendet att ansökan om LOV-godkännande - Förtydligande av extern service - Möjlighet att erhålla subvention till trygghetsboende med minst 10 lägenheter under förutsättning att gemensamhetslokalen är dimensionerad för minst 20 lägenheter - 50 % värdinna avser lägenheter Därtill kommer en ansökningsblankett samt avtalsmall att utarbetas. Beslutsunderlag Förslag till riktlinjer för trygghetsboende, Riktlinjer för trygghetsboende nu gällande, Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att efter diskussion anta förslag till justerad riktlinje för trygghetsboende, samt att översända beslutet till kommunstyrelsen för information. Catrine Eriksson Socialchef Wenche Jonsson Uppdragschef Johan Holmer Utvecklare HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 32 of 279

33 (5) SN/2013/71 RIKTLINJER HÖGANÄS KOMMUN TRYGGHETSBOENDE Ett trygghetsboende är ett vanligt boende med egen lägenhet med hög tillgänglighet samtidigt som det finns gemensamhetsutrymmen för social samvaro och en värd/värdinna på boendet. Tanken är att skapa möjlighet till ett tryggt, rikt, aktivt och självständigt liv. Målgruppen är äldre personer som fyllt 65 år vilka önskar trygghet, socialt innehåll, och gemenskap. När det gäller makar, sambor eller syskon räcker det att en av personerna har fyllt 65 år. ANSÖKAN TILL TRYGGHETSBOENDE Den som söker lägenhet i ett trygghetsboende ska vända sig direkt till respektive hyresvärd. Ansökningsförfarandet och fördelningen av lägenheter till trygghetsboende sker på lika villkor för alla sökande som tillhör målgruppen. Sökande till trygghetsboenden placeras i särskild kö för denna boendeform. Trygghetsboendet är ett ordinärt boende och därmed inte biståndsprövat enligt socialtjänstlagen. HYRESVÄRDENS ANSÖKAN AV SUBVENTION FÖR TRYGGHETSBOENDE Förutsättningarna för att ett boende ska godkännas som trygghetsboende är att boendet uppfyller de kriterier som finns i riktlinjerna. Vissa avsteg kan dock accepteras, exempelvis om boendet kommer att finnas i en befintlig bostadsfastighet. Subvention kan tilldelas fastigheter som upplåts med hyresrätt, kooperativ hyresrätt samt bostadsrätt. Ansökan från hyresvärd om subvention av trygghetsboende ska göras till socialnämnden i Höganäs kommun på avsedd blankett Socialnämnden fattar beslut om subvention för varje enskilt objekt. I ansökan beskrivs verksamheten samt anges önskad subvention tillsammans med kostnadsunderlag för värd/värdinna och gemenskapslokal. Den exakta subventionen kommer att fastställas av socialnämnden med utgångspunkt från värdens/värdinnans lön och gemensamhetslokalens storlek. Nämnden kan begränsa subventionen för värd/värdinna om den anses för hög i förhållande till löneläget inom förvaltningen. Efter socialnämndens godkännande av subvention upprättas ett avtal mellan kommunen och hyresvärden. Utbetalning av subvention sker kvartalsvis. Uppföljning av trygghetsboendet sker årligen av socialnämnden. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 33 of 279

34 2 (5) Trygghetsboendets faciliteter finansieras inom ramen för hyran. I det fall hyresvärden erhållit statligt investeringsstöd för uppförande av fastigheten ska de bestämmelser som gäller för investeringsstödet efterföljas. Brorsbacke trygghetsboende, som AB Höganäshem driver, omfattas inte av regelverket avseende gemensamhetslokal och värdinna då fastigheten även inrymmer annan kommunal verksamhet. KRITERIER FÖR TRYGGHETSBOENDE Trygghetsboendet ska erbjuda trygghet och ett socialt innehåll med en värd/värdinna samt ha en gemenskapslokal i samma fastighet som lägenheterna. Trygghetsboendets gemenskapslokal samt värdens/värdinnans tjänster ska även vara tillgängliga för äldre i närområdet i likhet med de aktiviteter som anordnas på socialförvaltningens träffpunkter. Hyresvärden ska erbjuda skriftligt informationsmaterial om trygghetsboendet. VÄRDENS/VÄRDINNANS UPPGIFTER Värden/värdinnan har som uppgift att hålla kontakt med de boende och skapa gemenskap och vi-känsla samt ansvara för det sociala innehållet. Erbjuda en tydlig introduktion/presentation, även i skriftlig form, med information om vad boendet erbjuder. Värden/värdinnan ska fortlöpande kontrollera att brandvarnare, spisvakt, etc fungerar. Värden/värdinnan är anställd och arbetsleds av den organisation som bedriver trygghetsboendet. SOCIALT INNEHÅLL Gemensamma aktiviteter och måltider i samråd med de boende beroende på förutsättningarna i gemenskapslokalen. Samverka med frivilligorganisationer. Informera om tekniska och kognitiva hjälpmedel. Bjuda in utifrån kommande äldre i närområdet till aktiviteter på boendet. SERVICEINSATSER När det gäller insatser såsom städning, tvätt och inköp kan de boende, i likhet med övriga äldre i kommunen, erhålla detta genom ansökan om bistånd till hemtjänst. Trygghetsboendet kan välja att bli godkända för kundval för att kunna utföra ovanstående biståndstjänster. Servicetjänster ingår inte i värdens/värdinnans arbetsuppgifter. Socialförvaltningens fixartjänst finns även att tillgå utifrån gällande regelverk. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 34 of 279

35 3 (5) EXTERN SERVICE Hyresvärden bör även kunna erbjuda/förmedla annan service i samverkan med andra funktioner, företrädesvis i närområdet. Exempelvis måltidsleverans, fotvård, frisör och hantverkare. Hyresvärden ska även kunna förmedla hushållsnära tjänster som medger skatteavdrag enligt skatteverkets regler. TRYGGHETSSKAPANDE TEKNIK Brandvarnare ansluten till elnätet. Timer kopplad till spis/kaffekokare alternativt spisvakt. Bildkommunikation till ytterdörr. Möjligheter att kommunicera via TV eller liknande. Trygghetslarm finns tillgängligt via socialförvaltningen efter ansökan. TRYGGHETSBOENDETS UTFORMNING Trygghetsboendet ska ha en tillgänglig och trygg ute- och innemiljö. Det ska finnas tillgång till gemenskapslokal för gemensamma aktiviteter. Höganäs kommuns basanpassningsprogram ska följas. BOENDET Området ska vara tillgängligt för rörelsehindrade. Närhet till allmänna kommunikationer. Närhet till service, dagligvaruaffär etc. Grönområden ska finnas i närheten för rekreation och avkoppling. UTEMILJÖN Belysningen runt fastigheten ska vara utformad så att trygghet uppnås. Träd och buskar ska vara placerade så att utemiljön upplevs trygg. Gång- och cykelvägar ska ha hårdgjord yta som är slät och halkfri. Sittplatser ska finnas i närheten av huset. Vinterunderhållning av gångvägar ska skötas så att halka undviks. Utrymmen för sop- och källsortering ska vara tillgängligt med anpassad dörr och med möjlighet även för rullstolsburen att nå sopkärl. Uteförråd för förvaring och möjlighet att ladda elrullstol/elscouter. TRAPPOR Trappor utomhus ska ha räcke och halk- och snubbelfri yta. Ramp ska finnas. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 35 of 279

36 4 (5) Trappan ska belysas. ENTRÈ TILL HUSET Sittmöbler ska finnas i entrén. Vändning av rullstol ska vara möjlig inne i entrén. Porten ska vara möjlig att öppna och passera med rullstol. Automatisk dörröppnare ska finnas. Trappsteg, höga trösklar m.m. får inte förekomma. Mattor och skrapgaller fälls in, så att boende inte riskerar att snubbla på dem. Förråd för rullatorer bör finnas. ALLMÄNT INNE I HUSET Låssystem ska vara funktionellt även för rullstolsburna. I husen ska gemensamma ytor som t.ex. entré, trappuppgång och tvättstuga vara anpassade så att man lätt kommer fram med rullstol. Tillgänglighet för innerullstol att komma ut och in på balkonger det vill säga det får inte vara för stor nivåskillnad. HISSAR Minimimått 1,4 x 1,10 meter. Automatisk dörröppnare, nödtelefon och gärna sittmöjlighet. I LÄGENHETEN Dörrar minst 90 cm breda. Entré och dörr till uteplats l meter breda. Inga trösklar. Brandvarnare ska finnas. LÄGENHETSSTORLEK 1-3 rumslägenheter. Lägenheterna ska finnas i samma fastighet som gemenskapsutrymmet. Gemensamhetsutrymmet/hyresgäst bör kunna omfatta ca 2 kvm/hyresgäst. I anslutning till gemensamhetsutrymmet ska gemensam uteplats finnas. EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR Trygghetsboendet ska omfatta minst 10 lägenheter i fastigheten. Trygghetsboendet kan utgöra en del i en större fastighet. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 36 of 279

37 5 (5) VÄRD/VÄRDINNA Som riktlinje för subvention av värd/värdinna beviljas 50 % -tjänst för lägenheter 75 % -tjänst för lägenheter 100 % -tjänst för 61 lägenheter och mer. Ersättning till fastställd lönesubvention till värdinna räknas upp årligen enligt konsumentprisindex, KPI. GEMENSAMHETSLOKAL För att kunna erhålla subvention till gemensamhetslokal ska denna vara anpassad för minst 20 lägenheter. Detta för att det ska vara möjligt för utomstående äldre i närområdet att delta i aktiviteter. Ett boende med 10 till 19 lägenheter ska således ha en gemensamhetslokal för minst 20 lägenheter. Gemensamhetslokaler subventioneras upp till 2 kvm gemensamhetsyta/lägenhet med högst kronor/kvm/år. Exempelvis skulle en fastighet med 40 trygghetslägenheter innehålla motsvarande 80 kvm gemensamhetsyta och därmed subventioneras med högst kr/år. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 37 of 279

38 (4) SN/2013/71 RIKTLINJER HÖGANÄS KOMMUN TRYGGHETSBOENDE & SENIORVÄRD Ett trygghetsboende är ett vanligt boende med egen lägenhet med hög tillgänglighet samtidigt som det finns gemensamhetsutrymmen för social samvaro samt en värd på boendet. Tanken är att skapa möjlighet till ett rikt, aktivt och samtidigt självständigt liv. Målgruppen är äldre personer som fyllt 70 år vilka önskar socialt innehåll, gemenskap och trygghet. När det gäller makar, sambor eller syskon räcker det att en av personerna har fyllt 70 år. ANSÖKAN TILL TRYGGHETSBOENDE Den som söker lägenhet i ett trygghetsboende ska vända sig direkt till respektive hyresvärd. Ansökningsförfarandet och fördelningen av lägenheter till trygghetsboende sker på lika villkor för alla sökande som tillhör målgruppen. Sökande till trygghetsboenden placeras i särskild kö för denna boendeform. Trygghetsboendet är ett ordinärt boende och därmed inte biståndsprövat. HYRESVÄRDENS ANSÖKAN AV SUBVENTION FÖR TRYGGHETSBOENDE Förutsättningarna för att ett boende skall godkännas som trygghetsboende är att boendet uppfyller nedanstående kriterier. Vissa avsteg kan dock accepteras. Ansökan från hyresvärd om subvention av trygghetsboende ska göras till socialnämnden i Höganäs kommun. Socialnämnden fattar beslut om subvention för varje enskilt objekt. I ansökan anges önskad subvention tillsammans med kostnadsunderlag för värd/värdinna och gemenskapslokal. Uppföljning sker årligen av socialnämnden. Trygghetsboendets faciliteter finansieras inom ramen för hyran. RIKTLINJER FÖR TRYGGHETSBOENDE & SENIROVÄRD Socialnämnden beslutade att anta Riktlinjer för Trygghetsboende & seniorvärd i Höganäs kommun , 106. Kommunstyrelsens arbetsutskott informerades , 132. Socialnämnden har , 96, justera riktlinjerna något. Kommunstyrelsen informeras även om detta beslut. Brorsbacke trygghetsboende, som Höganäshem driver, påverkas inte av dessa riktlinjer. Riktlinjerna innehåller information om Kriterier för trygghetsboende, Trygghetsboendets utformning och Ekonomiska förutsättningar. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 38 of 279

39 2 (4) KRITERIER FÖR TRYGGHETSBOENDE Trygghetsboendet ska ge socialt innehåll med seniorvärd och ha gemenskapslokal i samma fastighet som lägenheterna. Trygghetsboendets gemenskapslokal och möjlighet att ta del av seniorvärdens tjänster ska vara tillgängligt även från utifrånkommande äldre. SENIORVÄRD Kontaktperson som har till uppgift att hålla kontakt med de boende och skapa gemenskap och vi-känsla samt ansvara för det sociala innehållet. Ska erbjuda en tydlig introduktion/presentation, även i skriftlig form, med information om vad boendet erbjuder. Seniorvärden är anställd och arbetsleds av den organisation som bedriver trygghetsboendet. SOCIALT INNEHÅLL Möjlighet till gemensamma aktiviteter (i samråd med de boende). Samverka med frivilligorganisationer. Informera om tekniska och kognitiva hjälpmedel. Samordna gemensamma måltider/kaffe beroende på förutsättningarna i gemenskapslokalen. TRYGGHETSSKAPANDE TEKNIK Brandvarnare ansluten till elnätet. Timer kopplad till spis/kaffekokare alternativt spisvakt. Bildkommunikation till ytterdörr. Möjligheter att kommunicera via TV eller liknande. Trygghetslarm finns tillgängligt via socialförvaltningen efter ansökan. TRYGGHETSBOENDETS UTFORMNING Trygghetsboendet ska ha en tillgänglig och trygg ute- och innemiljö. Det ska finnas tillgång till gemenskapslokal för gemensamma aktiviteter. Höganäs kommuns basanpassningsprogram ska följas. BOENDET Området ska vara tillgängligt för rörelsehindrade. Närhet till allmänna kommunikationer. Närhet till service, dagligvaruaffär etc. Grönområden ska finnas i närheten för rekreation och avkoppling. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 39 of 279

40 3 (4) UTEMILJÖN Belysningen runt fastigheten ska vara utformad så att trygghet uppnås. Träd och buskar ska vara placerade så att utemiljön upplevs trygg. Gång- och cykelvägar ska ha hårdgjord yta som är slät och halkfri. Sittplatser ska finnas i närheten av huset. Vinterunderhållning av gångvägar ska skötas så att halka undviks. Utrymmen för sop- och källsortering ska vara tillgängligt med anpassad dörr och med möjlighet även för rullstolsburen att nå sopkärl. Uteförråd för förvaring och möjlighet att ladda permobiler. TRAPPOR Trappor utomhus ska ha räcke och halk- och snubbelfri yta. Ramp ska finnas. Trappan ska belysas. ENTRÈ TILL HUSET Sittmöbler placeras i entrén. Vändning av rullstol ska vara möjlig inne i entrén. Porten ska vara möjlig att öppna och passera med rullstol. Automatisk dörröppnare ska finnas. Trappsteg, höga trösklar m.m. får inte förekomma. Mattor och skrapgaller fälls in, så att boende inte riskerar att snubbla på dem. Förråd för rullatorer bör finnas. ALLMÄNT INNE I HUSET Låssystem ska vara funktionellt även för rullstolsburna. I husen ska gemensamma ytor som t.ex. entré, trappuppgång och tvättstuga vara anpassade så att man lätt kommer fram med rullstol. Tillgänglighet för innerullstol att komma ut och in på balkonger det vill säga det får inte vara för stor nivåskillnad. HISSAR Minimimått 1,4 x 1,10 meter. Automatisk dörröppnare, nödtelefon och gärna sittmöjlighet. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 40 of 279

41 4 (4) I LÄGENHETEN Dörrar minst 90 cm breda. Entré och dörr till uteplats l meter breda. Inga trösklar. Brandvarnare ska finnas. LÄGENHETSSTORLEK 1-3 rumslägenheter. Lägenheterna ska finnas i samma fastighet som gemenskapsutrymmet. Gemensamhetsutrymmet/hyresgäst bör kunna omfatta ca 2 kvm/hyresgäst. I anslutning till gemensamhetsutrymmet ska gemensam uteplats finnas. EKONOMISKA FÖRUTSÄTTNINGAR Trygghetsboendet ska omfatta minst 20 lägenheter i fastigheten. SENIORVÄRD Som riktlinje för subvention kommer en kostnad för en 50 % -tjänst som seniorvärd att beviljas för upp till 30 lägenheter, 75 % -tjänst för lägenheter och en 100 % -tjänst för 61 lägenheter och mer. Prisbild år 2012 (cirkapriser) 50 % tjänst = kr 75 % tjänst = kr 100 % tjänst = kr GEMENSAMHETSYTOR För gemensamhetslokaler kommer upp till 2 kvm gemensamhetsyta/lägenhet att kunna subventioneras med högst kronor/kvm/år. Som exempel skulle en fastighet med 40 trygghetslägenheter innehålla motsvarande 80 kvm gemensamhetsyta och därmed subventioneras med högst kr/år. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 41 of 279

42 5 Antagande av dokumenthanteringsplan för socialnämnden SN/2016/297 Page 42 of 279

43 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN ANTAGANDE AV DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN SN/2016/297 Sammanfattning av ärendet Socialnämnden beslutade , 87, om att anta dokumenthanteringsplan för socialnämndens vård och omsorgsverksamhet. Socialförvaltningen har nu tagit fram förslag till dokumenthanteringsplan för socialnämndens alla verksamheter. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avseende antagande av dokumenthanteringsplan för socialnämnden Dokumenthanteringsplan, Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 325. Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att upphäva tidigare dokumenthanteringsplan vård och omsorg, samt att anta dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamheter. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 43 of 279

44 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2016/297 TJÄNSTESKRIVELSE AVSEENDE ANTAGANDE AV DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN Sammanfattning av ärendet Socialnämnden beslutade , 87, om att anta dokumenthanteringsplan för socialnämndens vård och omsorgsverksamhet. Socialförvaltningen har nu tagit fram förslag till dokumenthanteringsplan för socialnämndens alla verksamheter. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan, Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att upphäva tidigare dokumenthanteringsplan vård och omsorg, samt att anta dokumenthanteringsplan för socialnämndens verksamheter. Cathrine Eriksson Socialchef Wenche Jonsson Uppdragschef Kenneth Riton Upphandlingscontroller HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs Page 44 of 279

45 (67) SN/2016/297 DOKUMENTHANTERINGSPLAN SOCIALNÄMNDEN HÖGANÄS KOMMUN KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 45 of 279

46 2 (67) 1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE ADMINISTRATION NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION EKONOMIADMINISTRATION PERSONALADMINISTRATION ÖVRIG ADMINISTRATION SOCIALTJÄNSTLAGEN - VÅRD OCH OMSORG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE - SOL VÅRDPLANERING (SOL OCH HSL) HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN PATIENTJOURNAL, OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE (LSS) HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE- LSS HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS LAG OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE...32 HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 46 of 279

47 3 (67) 7 LAG OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE SOCIALTJÄNSTLAGEN - INDIVID OCH FAMILJEOMSORG, INDIVID OCH FAMILJEOMSORG - BARN & UNGDOM BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ PLACERINGSÄRENDEN BARN FAMILJERÄTT ADOPTIONER VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE FADERSKAP OCH FÖRÄLDRASKAP VÅRD AV VUXNA OCH MISSBRUKARE FÖRSÖRJNINGSSTÖD DÖDSBOANMÄLAN FLYKTINGMOTTAGNING ALLMÄN ADMINISTRATION INOM FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET BUDGET OCH SKULDRÅDGIVNING TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOLLAGEN...66 HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 47 of 279

48 4 (67) 1 BEGREPP OCH FÖRTYDLIGANDE HANDLING KOPIA AV HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV Med handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas av, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel, och som har inkommit till eller upprättats hos myndighet. Originalhandlingar kan vara i pappersform eller elektronisk. E-post som hör till individärenden hanteras enligt kommunens e-postpolicy. E-posten skrivs ut och bifogas ärendet, därefter tas e-posten bort. Meddelande i röstbrevlådan/sms gallras av behörig personal efter åtgärd. Kopior av originalhandlingar räknas inte som en handling enligt denna dokumenthanteringsplan och får förstöras omedelbart vid inaktualitet, undantaget kopior av domar, domstolsbeslut, överklaganden med bilagor, och Lex Sarah. Särskiljande för en kopia är att en ny kopia kan skaffas utifrån en originalhandling. Originalhandlingar kan vara i pappersform eller elektronisk. Medium talar om hur informationsbäraren ser ut. Det kan vara papper, elektroniskt i datasystem, med mera. Talar om var handlingarna förvaras så länge ärendet är pågående. Handlingarna ska förvaras inlåsta i brandsäkra skåp och på ett sådant sätt att obehöriga inte får tillgång till dem. Här anges om och i så fall när en handling ska levereras till kommunens centralarkiv i stadshusets källare (socialförvaltningens slutarkiv). Före leverans till arkiv ska materialet alltid vara rensat från plastfickor, gem, kopior, minnesanteckningar, samt annat som inte hör till ärendet. Det ska även vara sorterat så som det ska arkiveras, till exempel uppdelat i personakt SoL och HSL-journal. Ofta lämnas handlingar till arkiv vid avslut, som kan vara till exempel dödsfall, avflyttning till annan kommun. BEVARA GALLRING Innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallring innebär inte enbart att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, utan även att vidta åtgärder med handlingarna exempelvis när information överförs från ett medium till ett annat medium som medför förlust av betydelsebärande data, sämre sammanställnings- eller sökmöjligheter, sämre möjligheter att kontrollera handlingars äkthet med mera. Här anges om, när och hur detta ska göras. Om det vid gallring anges Vid inaktualitet så innebär det att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 48 of 279

49 5 (67) Om en handling av ett visst slag inte är upptagen i dokumenthanteringsplanen så är gallring inte tillåtet. GALLRING PROCAPITA ANMÄRKNING ÖVERGÅNG SKANNING Gallring i Procapita genomförs av respektive systemansvarig. Här noteras viktiga upplysningar eller förtydligande om respektive handling Personalen arbetar idag i hög grad i parallella system för dokumentation, både papper och elektroniska medier. Det pågår en övergång från pappersbaserad dokumentation till dokumentation i elektroniska system. För att underlätta denna process kan pappersbaserade handlingar skannas in i Procapita endast av behörig personal och i enlighet med gällande rutiner för skanning. Pappershandlingar får skannas in i till exempel Platina och Procapita under förutsättning att den elektroniska handlingen har kvalitetssäkrats genom verifiering av läsbarhet och innehåll så att likalydande (fullständig) avskrift, inklusive signeringar och färger, har tillförts den elektroniska akten/journalen i Platina/Procapita. Inskannade handlingar får gallras efter inskanning med undantag för handlingar som avser Justerade protokoll Avtal och kontrakt Äganderättshandlingar Handlingar som behövs för att styrka ett legalt förhållande Handlingar som behövs i egenskap av bevisvärde UPPDATERINGAR SOL LSS Varje enhet meddelar fortlöpande ansvarig person på socialkontoret de förändringar som berör dokumenthanteringsplanen. Socialtjänstlagen. Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 49 of 279

50 6 (67) HSL PLATINA PROCAPITA Hälso- och sjukvårdslagen. IT-system för diarium och ärendehantering. IT-system för dokumentering av ansökningar/ärende avseende SoL, LSS, Färdtjänstlagen, Bostadsanpassningslagen A+ IT-system för ekonomi/bokföring. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs Page 50 of 279

51 7 (67) HANDLING MEDIUM FÖRVARINGSPLATS TILL ARKIV GALLRING ANMÄRKNING 2 ADMINISTRATION 2.1 NÄMNDS- OCH LEDNINGSADMINISTRATION Rutiner Elektroniskt Hemsida/arbetsnät Vid inaktualitet Till exempel; HSL-rutiner, Lex Sarah rutiner och innehåll kontaktpärm. KFS - Kommunal författningssamling Elektroniskt Platina Till exempel; taxor & normer, arbetsordning, riktlinjer och regelverk. Ingår oftast i diarieförda handlingar. Informationsskrifter & broschyrer Elektroniskt Mapp på nätverk Vid inaktualitet Materialet sprids i antingen digital form och/eller i papper både till den egna verksamheten och till kommuninvånarna. Blanketter Elektroniskt Hemsida/arbetsnät Vid inaktualitet Till exempel: ansökningsblanketter Närvarolistor från sammanträden Papper Tjänstemans rum Vid inaktualitet Justerade protokoll & bilagor arbetsutskottet och socialnämnden, original Papper Närarkiv Efter inbindning Binds in vartannat år. Justerade protokoll - Papper Innevarande år på 3 år HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 51 of 279

52 8 (67) samverkansgruppen Förvaltningens ledningsgrupps protokoll och minnesanteckningar registrators tjänsterum Närarkiv. Elektroniskt Arbetsnätet Minnesanteckningar APT Elektroniskt Mapp på nätverk alternativt arbetsnät Vid inaktualitet Domar Elektroniskt Platina Original till respektive handläggare. Anmälningar enligt 14 kap 2 SoL (Lex Sarah-anmälningar) Elektroniskt Platina 5 år. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Sekretessbelagda handlingar +diarieförda sekretesshandlingar Elektroniskt Papper Platina Innevarande år på registrators tjänsterum Närarkiv 2 år Justeringsanslag Papper Registrators tjänsterum 2 år Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras. Avtal Papper Närarkiv Ingår ofta i diarieförda HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 52 of 279

53 9 (67) handlingar. Elektroniskt Platina Diarium Elektroniskt Platina Långtidsbevaring Ärendekort Papper Innevarande år + ett år tillbaka på registrators tjänsterum. Närarkiv Registrerad diarieförd originalhandling knutet till ärende Papper Innevarande år + ett år tillbaka på registrators tjänsterum. 3 år Levereras till slutarkivet tillsammans med diarieförda pappershandlingar 2 år Bifogas diariet Registrerad diarieförd e-post knutet till ärende Elektroniskt Platina Registrerad originalhandling ej knutet till ärende Papper Innevarande år på registrators tjänsterum. Vid inaktualitet Registrerad e-post ej knutet till ärende E-post som vidarebefordras utan registrering Elektroniskt Platina Vid inaktualitet Elektroniskt Outlook Vid inaktualitet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 53 of 279

54 10 (67) 2.2 EKONOMIADMINISTRATION Avgiftsbeslut Papper Elektroniskt Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv Procapita 1 år 5 år Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Inkomstblankett Papper Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv Underlag för fastställande av avgift Papper Innevarande år på tjänstemans rum Närarkiv 1 år 5 år 1 år 5 år Underlag kundfakturor, original Papper Tjänstemans rum 2 år 10 år Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Underlag - inbetalda medel, original Papper Tjänstemans rum 2 år 10 år Assistansersättning försäkringskassan, original Kostnadsfördelningar Papper Tjänstemans rum 2 år 10 år Papper Tjänstemans rum Närarkiv 10 år Elektroniskt Mapp på nätverk Upprättas elektroniskt och skrivs ut på papper. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 54 of 279

55 11 (67) Bokföringsorder Papper Tjänstemans rum, Närarkiv 2 år 10 år HAB-ersättning original Elektroniskt A+ Papper Tjänstemans rum, Närarkiv 2 år 10 år Elektroniskt A+ Lönebidrag, underlag, original Papper Tjänstemans rum, 2 år 10 år Närarkiv Momsersättning underlag, original Papper Tjänstemans rum, 2 år 10 år Närarkiv Projekt, stimulansbidrag Papper Närarkiv 2 år 10 år Donationsfonder Papper Närarkiv 2 år Fakturor sekretess, original Papper Närarkiv 2 år 10 år Ansökningar avseende hemvårdsbidrag, original Budget Budgetuppföljning Papper Närarkiv 10 år Efter sista noteringen. Papper Tjänstemans rum 3 år Elektroniskt Mapp på nätverk. Papper Tjänstemans rum 3 år Elektroniskt Mapp på nätverk HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 55 of 279

56 12 (67) Ekonomisk prognos Internbudget DVD Teater omtanke Fakturaunderlag LSS - kost Papper Tjänstemans rum 3 år Elektroniskt Mapp på nätverk Papper Tjänstemans rum 3 år Elektroniskt Mapp på nätverk Papper Tjänstemans rum 10 år Papper Tjänstemans rum 10 år Närarkiv Elektroniskt Procapita 2.3 PERSONALADMINISTRATION Arvode förtroendevalda, förlorad Papper arbetsinkomst Tolkarvode Papper Elektroniskt Tjänstemans rum Närarkiv Tjänstemans rum, Närarkiv Personec 2 år 2 år Löneunderlag Papper Elektroniskt På tjänstemans rum, Närarkiv Personec 2 år Uppsägningar Papper Skickas till HR-avd HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 56 of 279

57 13 (67) Tidrapporter, flexjusteringar Papper Elektroniskt Tjänstemans rum, Närarkiv Tidomat Sekretessintyg, personal Papper Tjänstemans rum Vid anställnings upphörande Beslutsmeddelande från arbetsförmedlingen angående arbetsmarknadsåtgärder 5 år Papper Tjänstemans rum 5 år Diverse personalärenden Papper Tjänstemans rum Vid inaktualitet Löneärenden Papper Tjänstemans rum Vid inaktualitet Rehabärenden - sekretess Papper Tjänstemans rum Vid inaktualitet Närarkiv Las-förteckningar, Papper Närarkiv 5 år original Dokumentation från utvecklingssamtal Papper Respektive chefs rum När anställningen upphör Underlag för lönedialog Papper Respektive chefs rum När anställningen upphör HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 57 of 279

58 14 (67) 2.4 ÖVRIG ADMINISTRATION Arbetsdokument Elektroniskt Vid inaktualitet Till exempel; arbetsdokument som skrivs i ett pågående ärende men inte är av den betydelsen att det ska diarieföras Enkäter - svar Papper Tjänstemans rum Vid inaktualitet Till exempel; Socialstyrelsen, SKL, brukarundersökning Elektroniskt Mapp på nätverk Vid inaktualitet Kontrollistor för Kommunkatalogen Papper Tjänstemans rum 2 år Tidigare HSA Kvittenser för reserv-siths-kort Papper I närarkiv 10 år 3 SOCIALTJÄNSTLAGEN - VÅRD OCH OMSORG 3.1 HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE - SOL Ansökan från enskild om bistånd eller service med eventuella bilagor HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut. Page 58 of år efter sista anteckning. Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges.

59 15 (67) Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Anmälningar som föranleder en utredning eller bifogas en redan existerande personakt Ärendeblad, journalblad Utredning i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid avslut. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 59 of 279

60 16 (67) Överklagande, med bilagor Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Dokumentation av planering som rör den enskilde till exempel arbetsplaner, handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Meddelande om utskrivning från sluten vård med mera Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Elektroniskt SVPL-IT Vid inaktualitet Efter notering i personakt Fullmakter Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 60 of 279

61 17 (67) Anmälan om beslut om ställföreträdare/ombud Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning Överenskommelser Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt Procapita Personakt Procapita Vid avslut Vid avslut 5 år efter sista anteckning Papper Personakt Vid inaktualitet Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Pappersakt/pappershandlingar förvaras i bistånds- handläggarens rum sorterat efter födelsedatum om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 61 of 279

62 18 (67) Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd (skulder, uppsägning etcetera) Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Vid avslut 5 år efter sista anteckning/bevaras. Ska tillföras akten i läsbar form Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Personakt Vid inaktualitet 3.2 VÅRDPLANERING (SOL OCH HSL) Inskrivningsmeddelande Elektroniskt SVPL-IT Vid inaktualitet.. Inskrivning, kallelse och utskrivning saknar betydelse efter ganska kort tid. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Kallelse till SVPL Elektroniskt SVPL-IT Gallras 6 månader Hälso- och sjukvårdsjournaler för HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 62 of 279

63 19 (67) efter inaktualitet på grund av betalningsansvarsskäl Samordnad vårdplan Elektroniskt Procapita HSL 10 år efter sista anteckning. Utskrivningsklar, Utskriven från sjukhuset Elektroniskt SVPL-IT Vid inaktualitet, efter notering i personakt. Rehabiliteringsplan SVPL Elektroniskt Procapita HSL 10 år efter sista anteckning. SIP/VOPS Samordnad Individuell Plan Papper Elektroniskt Hos legitimerad personal SVPL-IT Vid avslut 10 år efter sista anteckning.. personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Hälso- och sjukvårdsjournaler för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Planer för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Planer för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. 3.3 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER, SOL Genomförandeplaner Genomförandeplaner LOV (privata utförare) och eventuella bilagor ex. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Papper Elektroniskt Papper Elektronisk Personakt hos utföraren Procapita. Personakt hos utföraren Procapita. Vid avslut Vid avslut Page 63 of 279 Papper gallras efter att planen scannats till Procapita. 5 år efter sista anteckning.. Papper gallras efter att planen scannats Pappersakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna

64 20 (67) rapportblad Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Hos utföraren under pågående uppdrag. Därefter till biståndshandläggaren som skannar in dem i Procapita. till Procapita. 5 år efter sista anteckning.. Papper Personakt hos utföraren Vid avslut 5 år efter sista anteckning. sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras hos utföraren av insatserna sorteras alfabetisk ordning om ej annat anges. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, kopia av fullmakter (orig. alltid hos den enskilde), e- postmeddelande, meddelande i röstbrevlåda, klagomål mm Inkomna handlingar från tvångsvård eller utländska vårdgivare HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Papper Elektroniskt Personakt hos utföraren Procapita. Vid avslut 5 år efter sista anteckning/ bevaras. Papper Personakt hos utföraren Vid avslut 5 år efter sista anteckning.. Samtycke och menprövning Papper Personakt hos utföraren Vid avslut 5 år efter sista anteckning. * Händelser/uppgifter av vikt dokumenteras under SoLanteckning i Procapita Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras för alltid som forskningsurval. Page 64 of 279

65 21 (67) Signaturförtydligande hör till SoL så länge personen inte har HSL. Om personen har både SoL- och HSL-insatser rubriceras signaturförtydligande som HSL journalhandling. Signeringslistor för hemtjänstinsatser (grön) Handlingar som rör avvikelsehantering Avtal om handhavande av annans medel Redovisning av hemtjänstmottagers privata medel Register över innehavare av trygghetslarm Papper Personakt hos utföraren Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Papper Personakt hos utföraren Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Papper Papper Papper Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Signeringslistor och signaturförtydligande förvaras en viss tid i vårdtagarens kontaktpärm. Bifogas därefter till pappersakt hos utföraren. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras 5 år Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten 5 år. 10 år Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Elektroniskt Procapita Vid inaktualitet När innehavet upphört Larmloggar Elektroniskt Larmsystem 2 år HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 65 of 279

66 22 (67) Larmrapporter med register Elektroniskt Procapita 5 år Uppgift om larmet noters i personakt eller annat system för uppföljning. Tjänstgöringsscheman Elektroniskt Personec 2 år Planering av genomförande av insatser Papper Elektroniskt Respektive enhet LapsCare Vid inaktualitet Matbeställningslistor Papper Elektroniskt Respektive enhet Aivo Vid inaktualitet Register över hemtjänstmottagares nycklar Papper Original i låst skåp hos enhetschef Vid inaktualitet Uppdateras kontinuerligt Nyckelkvittenser boendes nycklar Papper Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Nyckelkvittenser, personal, till enhetens lokaler Papper Original i låst skåp hos enhetschef 2 år efter avslut 2 år efter återlämnande Riskbedömningar för arbete i annans hem Elektroniskt Procapita Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 66 of 279

67 23 (67) 4 HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSLAGEN 4.1 PATIENTJOURNAL, OMVÅRDNADS- OCH REHABJOURNAL Patientjournal Elektroniskt Hälso- och sjukvårdsjournal elektronisk i Procapita Patientjournal Ex: förbrukningsjournal narkotika, epikriser, intyg, remisser/remissvar, ADL-bedömningar, korrespondens, plasmaglucoslistor, dosrecept/läkemedelsordination, insulin-/injektionslistor, listor över intag av mat, sondmat, vätska, vändschema mm. Händelse- och riskanalys Utskrift från kvalitetsregister. Signeringslistor, signaturförtydligande Papper Journal handlingar i pappersformat förvaras hos behörig personal (sjuksköterska, distriktssköterska, arbetsterapeut, sjukgymnast). Vid avslut Vid avslut 10 år efter sista anteckning/ 10 år efter sista anteckning 10 år efter sista anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Aktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras i vårdtagarens kontaktpärm. Inaktuella Signeringslistor och. Signaturförtydligande förvaras tillsammans med vårdtagarens pappersjournal. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 67 of 279

68 24 (67) Anmälningar och inkomna beslut om vårdskador, inklusive Lex Maria, läkemedelsskador, m.m. Elektroniskt Platina Underlag för utredning och, korrespondens. Papper hos MAS. Avvikelserapporter Elektroniskt Procapita. 10 år efter sista anteckning om de inte behövs för vårdgivarens uppföljningar eller framtida utredningar. * *Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Delegeringar inkl återkallande av delegeringar Förbrukningsjournal narkotika förrådsadministration Papper Elektroniskt Papper Hos utfärdande legitimerad HSL-personal Procapita I bas- och närförråd för läkemedel Till personalakt ett år efter sista giltighetsdatum. 10 år efter sista giltighetsdatum. 10 år Loggar och loggkontroller Procapita och papper Hos den som ansvarar för loggkontroll enligt rutin. 10 år.. Om uppgift i logg lett till åtgärd så ska loggen bevaras tillsammans med det ärende som då bildas HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 68 of 279

69 25 (67) Patientsäkerhetsberättelse Gäller både kommunala och externa utförare Papper och elektroniskt Diariet Kvalitetskontroller medicintekniska produkter Papper Elektroniskt Respektive enhetschef Procapita 3 år efter att produkten avyttrats Register över medicintekniska produkter Papper Elektroniskt Respektive enhetschef Procapita 3 år Nyckelhantering läkemedelsskåp Papper Enhetschef för respektive boende. Händelse- och riskanalys, verksamhet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Elektroniskt Upprättande tjänsteman, mina nätverksplatser Tre år efter återlämnande Gallras efter 10 år 5 LAGEN OM STÖD OCH SERVICE TILL VISSA FUNKTIONSHINDRADE (LSS) 5.1 HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE- LSS Ansökan om insatser med eventuella bilagor Ärendeblad, journalblad Papper Elektronisk Papper Elektronisk Personakt Procapita Personakt Procapita Vid avslut. Vid avslut Page 69 of år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15,

70 26 (67) Utredningar, utlåtande Sammanställningar över andra insatser Beslut om insats Papper Elektronisk Papper Elektronisk Papper Elektronisk Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Vid avslut Vid avslut Vid avslut. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Överklagande, med bilagor Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. arbetsplaner, individuella planer Papper Personakt. Vid avslut 5 år efter sista anteckning. 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 70 of 279

71 27 (67) Anmälan om beslut om ställföreträdare/ombud Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Fullmakter Papper Personakt Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Kallelser till möte med LSShandläggare m.m Papper Personakt Vid inaktualitet Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Personakt Vid inaktualitet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 71 of 279

72 28 (67) Ansökan om ekonomiskt stöd enl 9 LSS, Ersättning för personlig assistans respektive sjukvikarier Papper Personakt Vid avslut. 5 år efter sista anteckning bevaras* Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras 5.2 HANDLINGAR UNDER GENOMFÖRANDET AV INSATSER - LSS Kallelser Individuell Plan, Genomförandeplan Papper Hos enhetschef Vid inaktualitet Arbetsplan/vårdplan/Individuell plan Papper Elektroniskt I låst skåp hos enhetschef. Scannas till Procapita Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Social journal Elektroniskt Procapita Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Genomförandeplan Metodbok Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Kopia hos verksamhet i låst skåp. Scannas till Procapita Låst skåp hos enhetschef. På gruppboende inlåst i skåp i personalrummet USB som förvaras inlåst. Vid avslut Vid avslut 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 72 of 279

73 29 (67) Bedömningar Papper Elektroniskt Låst skåp hos enhetschef. På gruppboende inlåst i skåp i personalrummet. Procapita. Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Fullmakt Papper Elektroniskt Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till Procapita. Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Samtycke Avtal om handhavande av annans medel Korrespondens av betydelse i ärendet Papper Elektroniskt Papper Papper Elektroniskt Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till Procapita. Låst skåp på gruppboende Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till Procapita Outlook e-postprogram Vid avslut Vid avslut Vid avslut 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 73 of 279

74 30 (67) Underrättelser från myndighet Papper Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Utredning uppdragstagare/ stödfamilj Anmälan om risk för missförhållande Papper Respektive enhet, tillsammans med genomförandeplan Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Papper Låst skåp hos enhetschef Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Signeringslistor Papper Olåst skåp hos brukaren. På gruppboende inlåst i skåp Tidsredovisningar och räkningar Försäkringskassan Utdrag/intyg god man/förvaltarskap Papper Papper Elektroniskt Originalet skickas till Försäkringskassan. Kopior i fysisk akt i låst skåp hos enhetschef Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Scannas till Procapita. Vid avslut Vid avslut Vid avslut Vid avslut 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 74 of 279

75 31 (67) Riskbedömningar Papper Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef. Elektroniskt Mina dokument, gemensam server Arbetsanteckningar Papper Förvars hos den som äger dokumentet, enhetschef eller personal. Korrespondens av tillfällig betydelse Papper Elektroniskt Original i låst skåp hos enhetschef i fysisk akt för verkställighet. Outlook e-postprogram Nyckelkvittenser Papper Original i fysisk akt för verkställighet i låst skåp hos enhetschef Vid avslut 5 år efter sista anteckning. Gallras efter införande i Procapita Vid inaktualitet Akter som avslutas tidigare än 1 juli 2005 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras 2 år Efter återlämnande 6 LAG OM FÄRDTJÄNST/RIKSFÄRDTJÄNST 6.1 HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE Ansökan med bilagor Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut. 5 år efter sista anteckning.. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 75 of 279

76 32 (67) hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. Beslut och Beslutsunderlag (utredning) Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut. 5 år efter sista anteckning Kopia av domstolsbeslut/domslut Papper Personakt Vid avslut. 5 år efter sista anteckning. Inkomna, utgående och upprättade handlingar som tillför sakuppgifter i ärendet (ex yttranden, bilagor till ansökan/ överklagande, läkarintyg, kopia av fullmakter (original alltid hos den enskilde), e-postmeddelande m.m. Återkallelser av tillstånd Register/förteckning över färdtjänstberättigade Papper Personakt Vid avslut. 5 år efter sista anteckning. Papper Elektroniskt Personakt Procapita Vid avslut 2 år efter sista anteckning. Elektroniskt Procapita 5 år efter sista anteckning Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i färdtjänsthandläggarens rum i bokstavordning i pärmar per hemvårdsdistrikt och vårdboende, om ej annat anges. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 76 of 279

77 33 (67) 7 LAG OM BOSTADSANPASSNINGSBIDRAG 7.1 HANDLINGAR I SAMBAND MED HANDLÄGGNING AV ÄRENDE Avslutade ärenden (ansökan med bilagor, utredning och beslut) Överklaganden med bilagor Papper Original till länsrätten Kopia till pappersakten Papper Personakt i pappersform 10 år efter personens livstid Domstolsbeslut/Domslut Papper Diariet, registrators rum. 1 år efter det aktuella årets slut. 10 år efter personens livstid för alltid Kopia av domstolsbeslut/domslut Papper Personakt i pappersform. 10 år efter personens livstid Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 77 of 279

78 34 (67) Gallring utförs av handläggaren. Socialnämndens protokoll Varje beslut skickas till nämnden för information Kopia av protokoll till socialnämnden Varje beslut skickas till nämnden för information Register över åtgärdade fastighets beteckningar Papper Närarkiv Till arkiv efter inbindning för alltid Papper Pärm 10 år efter personens livstid Elektroniskt Handläggarens dator och USB minne för alltid Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. Pappersakt/pappers-handlingar förvaras i pärmar, i kronologisk ordning, i handläggarens rum, om ej annat anges. Gallring utförs av handläggaren. 8 SOCIALTJÄNSTLAGEN - INDIVID OCH FAMILJEOMSORG, 8.1 INDIVID OCH FAMILJEOMSORG - BARN & UNGDOM Protokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande, individärende Tillsynsrapporter över enskilt bedrivna verksamheter Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas. När ärendet avslutas 5 år efter sista anteckning * *Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Om de inte ingår i diarieförda handlingar HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 78 of 279

79 35 (67) Avtal med enskilda utförare Papper Tjänstemans rum När ärendet avslutas Korrespondens med enskilda utförare När ärendet avslutas Om de inte ingår i diarieförda handlingar Om de inte ingår i diarieförda handlingar Anmälningar avseende barn och ungdomar SoL 14:1 Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas. Ansökningar med eventuella bilagor Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas. Ärendeblad, journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 79 of 279

80 36 (67) Överklaganden, med bilagor Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner, behandlingsplaner, vårdplaner Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Ansökningar till institutioner om vård Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Registerkontroller som utgör underlag för beslut Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning 5 år efter sista anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 80 of 279

81 37 (67) Fullmakter Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm Papper Personakt, närarkiv BUF 2 år 5 år efter sista anteckning Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Remisser till t.ex. BUP Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Vid inaktualitet 5 år efter sista anteckning/bevaras Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Vid inaktualitet Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Meddelande från hyresvärd, (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelse från kronofogdemyndigheten om avhysning Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Vid inaktualitet Papper Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Vid inaktualitet Vid inaktualitet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 81 of 279

82 38 (67) Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Yttrande i körkortsärenden Yttranden till åklagare, andra myndigheter och allmän domstol Yttrande i vapenärenden Begäran om handräckning Efterlysningar Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas Vid inaktualitet 5 år efter sista anteckning* 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. 5 år efter sista anteckning. Meddelande om förundersökning Papper Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet *Om den ligger till grund för beslut om insats inom socialtjänsten. Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras Förundersökningsprotokoll Papper Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 82 of 279

83 39 (67) Meddelande om åtalsunderlåtelse/att åtal ska väckas Domar Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Register över rapporter och meddelanden som inte ger upphov till ärenden Hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten Meddelanden om placering inom kommunen av barn från annan kommun Räkenskaper enskildas medel Papper Personakt, närarkiv BUF Vid inaktualitet Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Vid inaktualitet Papper Närarkiv BUF 5 år t.ex. anmälningar enl 14 kap. 1 socialtjänstlagen. Diarieförs Papper Närarkiv BUF 2 år t.ex. polisrapporter, LOB-ar, meddelanden om avhysning, hyresskuld, elskuld mm. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler. Papper Närarkiv BUF 2 år Papper Närarkiv BUF 2 år efter det att kontraktet upphört att gälla Papper Närarkiv BUF När placeringen har upphört 10 år Under förutsättning att hyresskuld eller besiktningsanmärkning inte kvarstår Om man inte får kännedom om när en placering upphör kan meddelandena gallras 5 år efter sista notering HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 83 of 279

84 40 (67) 8.2 BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEM, KONTAKTPERSON/-FAMILJ Ansökan om att bli familjehem, kontaktperson/-familj Ärendeblad/journalblad Utredningar av familjehem, kontaktperson/-familj HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas Avtal med t.ex. kontaktperson Papper Närarkiv BUF När ärendet avslutas Ansvarsförbindelser för kostnader Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Förteckningar över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. Handlingar gallras 5 år efter sista anteckningen. Handlingar för födda 5, 15, 25 bevaras. Handlingar gallras 5 år efter sista anteckningen. Handlingar för födda 5, 15, 25 bevaras. Handlingar gallras 5 år efter sista anteckningen. Handlingar för födda 5, 15, 25 bevaras. Handlingar gallras 5 år efter sista anteckningen. Handlingar för födda 5, 15, 25 bevaras. Handlingar gallras 5 år efter sista anteckningen. Handlingar för födda 5, 15, 25 bevaras. Papper Närarkiv BUF Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Page 84 of 279

85 41 (67) Förteckningar över familjehem Papper Närarkiv BUF Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats Handlingar rörande enskilda feriebarn Förteckningar över kontaktpersoner/-familjer Papper Elektroniskt Närarkiv BUF mina dokument gemensam server 2 år Vid inaktualitet När ny förteckning upprättats PLACERINGSÄRENDEN BARN Anmälningar från polis, skola etc. Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Ärendeblad, journalblad Elektroniskt Procapita När ärendet avslutas Dokumentation av planering som rör barnet, t.ex. vårdplaner, genomförandeplaner, SIP. Uppföljning av placering. Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas 5 år 5 år 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering Beslut och beslutsunderlag Handlingar rörande underställning till förvaltningsrätt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas 5 år 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Om de inte lett till placering Om de lett till placering Ansökningar om vård (till förvaltningsrätt) med bilagor. Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 85 of 279

86 42 (67) Anmälningar om behov av vård (till institutioner) Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Vårdnadsutredningar Utredningar om lämpligt familjehem för den placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas Domar Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Meddelande från institution om utskrivning Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Ansvarsförbindelser Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Handlingar i namnärenden Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas 5 år Om de inte lett till placering Om de lett till placering Dock inte utredningar om familjehemmet som sådant, som har en egen akt HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 86 of 279

87 43 (67) Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Papper Elektroniskt Personakt, närarkiv BUF Procapita När ärendet avslutas Placeringsmeddelanden från Statens institutionsstyrelse Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Papper Personakt, närarkiv BUF När ärendet avslutas 8.3 FAMILJERÄTT ADOPTIONER Yttrande från nämnden, Socialstyrelsen, läkare Papper Elektroniskt Akten i näraktiv, BUF Procapita När ärendet avslutas -Inkomna och utgående handlingar av betydelse för ärendet Beslut medgivande (olika språk) Aktualiseringsintyg HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 87 of 279

88 44 (67) Ansökan till tingsrätt om dom, tingsrättens dom Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Överklagande med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol Återkallelse av medgivande Uppföljningsrapporter (ant. t.ex från hembesök) Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig eller rutinmässig karaktär Medgivande till social-nämnden för att hämta uppgifter ur andra register, sekretesseftergifter VÅRDNAD, BOENDE OCH UMGÄNGE Tingsrättens begäran om utredning -Ärendeblad -Utdrag ur socialregister Papper Elektroniskt Akten i näraktiv, BUF Procapita När ärendet avslutas. 5 år efter sista anteckning/ bevaras Akter för personer födda dag 5, 15, 25 bevaras HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 88 of 279

89 45 (67) -Utdrag ur polisregister -Personbevis -Överenskommelse(t.ex. umgängesresor) -Utredningar till tingsrätten -Inkomna och utgående handlingar i ärendet -Upprättad handling av betydelse i ärendet -Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal -Remiss från tingsrätt om samarbetsavtal vårdnad, boende och umgänge Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad och umgänge *) se anm. -Domar från tingsrätten *)Får inte gallras förrän barnet fyllt 18år. Avtal för barn som ingår i forskningsurvalet bevaras. Övriga avtal gallras senast 5 år efter barnet fyll år -Uppdrag att utse umgängesstöd. -Meddelande till skatteverket, CSN, Försäkringskassan om avtal. - Äktenskapslicens - Ansökan om umgängesstöd. - Rapporter från kontaktperson och HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 89 of 279

90 46 (67) umgängesstöd. -Avtal med kontaktperson och umgängesstöd -Påtalan om god man till tingsrätten -Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m - Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär-upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/ eller rutinmässig karaktär FADERSKAP OCH FÖRÄLDRASKAP Underrättelse från skatteverket om nyfödda Underrättelse från skatteverket om inflyttat barn Ärendeblad, journalblad Protokoll för utredande av faderskap(avser sambo, mor och far) Identitetsstyrkande handling Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. Papper Elektroniskt Akten i näraktiv, BUF Procapita När ärendet avslutas HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 90 of 279

91 47 (67) Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet Upprättad handling av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär utrikesdepartementet Rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar -Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskaps/ föräldraskapsutredning -ärende -Ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap -Beslut/domar -Anmälan om gemensam vårdnad -inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet -Upprättad handling av betydelse i ärendet -Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m. -Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse i ärendet - Upprättad handling av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär - Begäran om hjälp från HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 91 of 279

92 48 (67) utrikesdepartementet 8.4 VÅRD AV VUXNA OCH MISSBRUKARE Personakt stödinsatser riktade mot vuxna, dokumentation och handläggning Ansökningar och ev bilagor Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Procapita Arkivskåp Procapita Personakt Procapita Personakt När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas 5 år. 5 år. 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 92 of 279

93 49 (67) Ärendeblad Journalblad Utredningar i enskilt ärende Beslut och beslutsunderlag Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt Överklaganden, med bilagor Papper Personakt Personakt elektroniskt i Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Personakt När ärendet avslutas 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 93 of 279

94 50 (67) Personakt stödinsatser riktade mot vuxna, dokumentation och handläggning Ansökningar och ev bilagor Anmälningar som tillhör eller ger upphov till ärende Ärendeblad Journalblad Utredningar i enskilt ärende Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Procapita Arkivskåp Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt Procapita Personakt När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas När ärendet avslutas 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 94 of 279

95 51 (67) Beslut och beslutsunderlag Elektroniskt Papper Procapita Personakt Överklaganden, med bilagor Papper Personakt Personakt elektroniskt i Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Personakt När ärendet avslutas Dokumentation av planering som rör den enskilde t ex arbetsplaner, behandlingsplaner, genomförandeplaner, vårdplaner, Samordnad individuell plan (SIP) Remisser till t.ex. arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare, beroendevård Procapita Papper Procapita Papper Personakt Personakt elektroniskt i Procapita Personakt Personakt elektroniskt i Procapita När ärendet avslutas När ärendet avslutas 5 år. 5 år. 5 år. 5 år. * 5 år. * Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 95 of 279

96 52 (67) Ansökningar till institutioner om vård Inkomna, utgående och upprättade handlingar av betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Personakt Personakt elektroniskt i Procapita När ärendet avslutas Papper Personakt När ärendet avslutas Fullmakter Papper Personakt När ärendet avslutas Droganalyser Papper Personakt När ärendet avslutas Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner m.m.(utförda på uppdrag av socialtjänsten) Meddelanden om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper Personakt 2 år 5 år. * 5 år. * 5 år. * 5 år. Papper Personakt Vid inaktualitet. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 96 of 279

97 53 (67) Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.m Inkomna, utgående och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc.) Underrättelser från kronofogdemyndighet en om avhysning 8.5 FÖRSÖRJNINGSSTÖD Ansökningar från enskild om bistånd, med ev bilagor Ärendeblad, journalblad, ekonomiska beräkningar Utredningar i enskilt ärende Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Personakt Vid inaktualitet Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Närarkiv Procapita Närarkiv Procapita Vid avslut Vid avslut 5 år. 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 97 of 279

98 54 (67) Beslut i enskilt ärende om bistånd Överklaganden, med bilagor Beslut/domar i förvaltningsdomstol, yttrande till förvaltningsrätten Återkravshandlingar Dokumentation av planering som rör den enskilde, t ex överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Närarkiv Procapita Närarkiv Procapita Vid avslut Vid avslut 5 år. 5 år. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Elektroniskt Papper Närarkiv Procapita Vid avslut 5 år. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 Page 98 of 279

99 55 (67) Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter. Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet. Upprättade handlingar av betydelse i ärendet. Registerkontroller som utgör underlag för beslut. Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Närarkiv Procapita Närarkiv Procapita Vid avslut Vid avslut 5 år. 5 år. Papper Närarkiv Vid inaktualitet undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Tillförs akten i läsbar form HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 99 of 279

100 56 (67) Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogde-myndighet om skulder, uppsägning och avhysning. Kallelser till möte med handläggare m m. Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär. Papper Närarkiv Vid inaktualitet Elektroniskt Papper Närarkiv Procapita Vid inaktualitet Papper Närarkiv Vid inaktualitet Vid inaktualitet Fullmakter Papper Personakt, närarkiv Vid avslut 5 år. Orosanmälningar Papper Personakt, närarkiv Vid avslut 5 år. Kostnadsförslag Papper Personakt, närarkiv Vid avslut 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 100 of 279

101 57 (67) Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Kopior läkarintyg Papper Personakt, närarkiv Vid avslut 5 år. Senaste deklarationen/ slutskattsedel Papper Personakt, närarkiv Vid avslut 5 år. Remisser och remissvar Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckningen. Akter för personer födda 5, 15, 25 undantas bevaras. Aktualiseringar som inte leder till utredning Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Besvarade enkäter Elektroniskt Platina Vid inaktualitet Handlingsplan från AF Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 101 of 279

102 58 (67) Kontoutdrag/ kontoförteckning från bank Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Utdrag ur bilregister Papper Personakt, närarkiv Vid inakualitet Värderingsuppgifter fordon Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Boendekalkyl Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Uppsägningar/ avhysning Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet Jobbsök enkät/ aktivitetsrapport Papper Personakt, närarkiv Vid inaktualitet 8.6 DÖDSBOANMÄLAN Dödsfallsintyg och släktutredning Papper Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Ansökan/boutredningar/ underlag för beslut Ekonomisk redovisning (Underlag dödsboets tillgångar, Papper Papper Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Innevarande år på tjänstemans 5 år 5 år 5 år HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 102 of 279

103 59 (67) betalningar m.m) rum/närarkiv Korrespondens som har betydelse för ärendet * Korrespondens inte tillför ärendet något Papper Papper Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv Innevarande år på tjänstemans rum 5 år * Ex avskrivning av skuld 1 år Kopior på dödsboanmälan Papper Innevarande år på tjänstemans rum/närarkiv 5 år Kopia gallras när registrerad dödsboanmälan inkommer från Skatteverket 8.7 FLYKTINGMOTTAGNING Ärendeblad, journalblad Beslut i enskilt ärende Utredning i enskilt ärende Elektroniskt papper Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Procapita Närarkiv Procapita Närarkiv Procapita Närarkiv Vid avslut Vid avslut Vid avslut 5 år. 5 år. 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 103 of 279

104 60 (67) Inkomna och utgående handlingar av betydelse i ärendet Upprättade handlingar av betydelse i ärendet Överenskommelser mellan handläggare och klient Underlag till ansökan om försörjningsstöd (t.ex. kopior av pass och vigselbevis, remissutlåtande från läkare m.m.) Elektroniskt Papper Elektroniskt Papper Procapita Närarkiv Procapita Närarkiv Vid avslut Vid avslut 5 år. 5 år. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Handlingar som styrker ansökan om uppehållstillstånd Förordnande om offentligt biträde papper Närarkiv Papper Närarkiv Vid avslut 5 år. Personakten och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Akter för personer födda 5, 15, 25 bevaras. Läkarintyg Papper Närarkiv HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 104 of 279

105 61 (67) Kostnadsförslag glasögon/tandvård Papper Närarkiv Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper Närarkiv Överklaganden, med bilagor Papper Närarkiv Undertecknade beräkningar Papper Närarkiv Kopior av hyreskontrakt Papper Närarkiv Beslut om hem utrustningslån från Centrala studiestödsnämnden Papper Närarkiv Beslut från Migrationsverket Papper Närarkiv Anmälan till hälsoundersökning Papper Närarkiv Vid avslut Inkomna och utgående handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper Närarkiv Vid avslut HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 105 of 279

106 62 (67) Upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/ eller rutinmässig karaktär Papper Närarkiv Vid avslut Dokumentation av planering som rör den enskilde, t. ex handlingsplaner Papper Närarkiv Vid avslut ALLMÄN ADMINISTRATION INOM FLYKTING- OCH INVANDRARVERKSAMHET Diarieförda handlingar Elektroniskt Papper Platina Pärm tjänstemans Avtal mellan Länsstyrelsen och kommunen om mottagandet av flyktingar Elektroniskt Papper kontor Platina Närarkiv Vid inaktualitet oklart i dagsläget hur gallringen ska se ut Avtal samhällsorientering, Avsiktsförklaring Elektroniskt Papper Platina Närarkiv Vid inaktualitet När nytt avtal upprättats HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 106 of 279

107 63 (67) Underlag för återsökning av utgivet bistånd Papper Närarkiv Efter 10 år Statsbidragsansökningar Papper Närarkiv Efter 10 år Underlag till statsbidragsansökningar Papper Närarkiv Efter 10 år Utbetalningslistor över statsbidrag Papper Närarkiv Efter 10 år Hyreskontrakt med hyresgaranti Papper Närarkiv Efter 10 år Besiktningsprotokoll Papper Närarkiv Efter 10 år 8.8 BUDGET OCH SKULDRÅDGIVNING Ärende rörande budgetrådgivning Elektroniskt Papper I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid avslut Vid utgång av femte året efter avslut t.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt och kalkyler, underlag från långivare, förslag till hushållsbudget, kopior av korrespondens och överenskommelser med fordringsägare Ärende rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen Elektroniskt Papper I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt Vid avslut Vid utgång av femte året efter avslut T.ex. ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikt HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 107 of 279

108 64 (67) datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv och kalkyler och underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fordringsägare. Bokningslistor Papper I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid utgång av nästföljande kalenderår Fysisk årskalender Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller redovisas på annat sätt. Papper På tjänsterummet, Vid inaktualitet Fysisk pinnstatistik. Sedan sammanställning/ redovisning skett. Ärende rörande skuldsanering prövning enligt skuldsaneringslagen Elektroniskt Papper I dataprogrammet Boss, I mapp på gemensamt datanät med särskild behörighet I låsbar plåtlåda, som över natten förvaras i låst valv Vid avslut Vid utgång av femte året efter avslut Tex ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter och kalkyler, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fordringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndigheten samt förekommande tingsrättsbeslut samt förekommande tingsrättsbeslut. Årsstatistik, underlag Papper På tjänsterummet, Vid inaktualitet Sedan sammanställning/ redovisning skett. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 108 of 279

109 65 (67) Verksamhetsberättelser, årsberättelser Papper Elektroniskt På tjänsterummet, I mapp på gemensamt datanät Vid inaktualitet 9 TILLSTÅNDSGIVNING OCH TILLSYN ENLIGT ALKOHOLLAGEN Ansökan och beslut Utredning och förslag till beslut i ärende gällande stadigvarande serveringstillstånd Papper Elektroniskt Papper Elektroniskt På tjänstemans rum och i Brandsäkert, låsbart skåp Alk-T -register På tjänstemans rum och i och i aktuell akt, brandsäkert, låsbart skåp Diariet När ärendet avslutas När ärendet avslutas Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Ansökan, utredning o beslut bevaras i diariet Finns kvar i Alk-T som gamla ägare Se ovan Tillståndsbevis, stadigvarande servering Papper Elektroniskt På tjänstemans rum och i brandsäkert, låsbart skåp Alk-T, diariet När ärendet avslutas Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 109 of 279

110 66 (67) Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Anmälan om utsedda serveringsansvariga personer Papper Papper Elektroniskt Akten i brandsäkert, låsbart skåp Akten i brandsäkert, låsbart skåp Alk-T Restaurangrapporter Papper I mapp på tjänstemans rum När ärendet avslutas Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Vid inaktualitet 5 år Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till slutna sällskap Tillsynsrapporter vid restauranginspektioner Korrespondens rörande alkoholtillstånd Tillsynsrapporter vid kontroll av detaljhandel med öl Anmälningar om ölförsäljning och egentillsynsprogram Papper Papper Papper Papper Papper Papper På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm Akten i brandsäkert, låsbart skåp På tjänstemans rum, pärm På tjänstemans rum, pärm När ärendet avslutas 5 år 5 år 5 år med angivet undantag Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört 5 år, med angivet undantag När verksamheten upphört Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till utredning om förbud eller varning HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 110 of 279

111 67 (67) Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden. Överklaganden. Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelse av serveringstillstånd. Återkallelsebeslut av serveringstillstånd. Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner. Beslut gällande varningar och sanktioner. Papper Elektroniskt Akten i brandsäkert, låsbart skåp Diariet När ärendet avslutas Akten gallras 5 år efter det att verksamheten upphört Domar, överklaganden, utredningar med förslag till beslut och beslut i tillsynsärenden rörande sanktionsärenden bevaras i diariet HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 111 of 279

112 6 Information - åtgärdsplan Fimi SN/2016/247 Page 112 of 279

113 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN INFORMATION ÅTGÄRDSPLAN FIMI SN/2016/247 Sammanfattning av ärendet I samband med att det inkom klagomål på verksamheten på FIMI i maj 2016 begärde kommunen in en åtgärdsplan. Vid avtalsuppföljningen den 7 september 2016 följdes åtgärdsplanen upp. Inga nya åtgärdspunkter tillkom. Åtgärdsplanen är nu uppföljd i sin helhet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avseende information åtgärdsplan FIMI, Åtgärdsplan FIMI, Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 326. Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att godkänna informationen och lägga till handlingarna. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 113 of 279

114 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMND SN/2016/247 INFORMATION - ÅTGÄRDSPLAN FIMI Sammanfattning av ärendet I samband med att det inkom klagomål på verksamheten på Fimi i maj 2016 begärde kommunen in en åtgärdsplan. Vid avtalsuppföljningen den 7 september 2016 följdes åtgärdsplanen upp. Vid avtalsuppföljningen tillkom några nya åtgärdspunkter. Åtgärdsplanen i sin helhet är nu uppföljd. Beslutsunderlag Åtgärdsplan Fimi Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden att godkänna informationen och lägga till handlingarna Cathrine Eriksson Socialchef Wenche Jonsson Avdelningschef HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 114 of 279

115 ÅTGÄRDSPLAN FIMI Upprättad av: Magnus Franzén Datum för upprättande: Område Vad? Ansvarig Namn och befattning Introduktion av nyanställda Sekretess Program med ansvarsfördelning samt checklista Information samt blankett Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Hot och våld Rutin Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Rapportering enligt lex Sarah Rutin samt blanketter Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Klart senast Datum Kommentar vid uppföljning den 7 september Ska lägga till rad för underskrift av den nyanställde Uppföljning av kommunen Inskickad till kommunen den 17 november OK Visades vid besöket avtalsuppföljningen den 7 september OK Inskickad till kommunen den 28 augusti Behöver upprättas en lokal rutin Ny lokal rutin inskickad till kommunen den 14 september HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 115 of 279

116 2 Hantering av synpunkter och klagomål Rutin samt blanketter Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Uppföljning av verksamhet Plan Magnus Franzén VD Verkställighetsdokumentation Rutin Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Incidentrapportering Rutin Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Samtycke Rutin Mirela Arnautovic Föreståndare Fimi HVB Systematiskt brandskyddsarbete Rutin samt ansvarsfördelning Magnus Franzén VD Behöver upprätta en rutin Rutin inskickad till kommunen den 14 september OK Visades vid besöket avtalsuppföljningen den 7 september OK Visades vid besöket avtalsuppföljningen den 7 september OK Visades vid besöket avtalsuppföljningen den 7 september OK Rutin inskickad till kommunen den 14 september OK Visades vid besöket avtalsuppföljningen den 7 september HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 116 of 279

117 7 Ekonomisk prognos 2016 SN/2015/88 Page 117 of 279

118 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN EKONOMISK PROGNOS 2016 SN/2015/88 Sammanfattning av ärendet Socialförvaltningen har gjort en ekonomisk prognos för helåret 2016, baserat på utfall till och med den 29 november Enligt prognosen beräknas ett underskott med 9,8 miljoner kronor jämfört med budget. Enligt rullande 12-månaders prognos beräknas underskottet till 5,5 miljoner kronor. Beslutsunderlag Socialförvaltningen Utfall och prognos, Ytterligare underlag i ärendet Arbetsutskottets beslut , 327. Beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med arbetsutskottet att med godkännande lägga informationen till handlingarna. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 118 of 279

119 Socialförvaltningen Utfall och prognos 30 nov 2016 Verksamhetsområde Ack budget jan-okt Ack Avvikelse utfall jan jan-okt -okt Helårsbudget Prognos Avvikelse helår RESULTAT Politisk verksamhet Vård och omsorg LSS Individ- och familjeomsorg Observera att prognosen bygger på att inga oförutsedda händelser inträffar. Page 119 of 279

120 Rullande 12 månaders prognos Prognos rullande 12 månader dec-nov -5,5 Brukare inom hemtjänsten kräver mer och mer vård, vilket i sin tur ökar efterfrågan på platser på särskilt boende. Då det inte finns plats tillräckligt snabbt ökar antalet brukare på korttidsboende. Trots att antalet tillgängliga korttidsplatser ökat har verksamheten under hösten behövt köpa plats i annan kommun. Omställning av platser på HVB-hem för ensamkommande flyktingbarn har inte kunnat göras i den takt som antalet barn minskar. Detta leder till ett negativt resultat inom dessa enheter. Prognosen tar inte hänsyn till eventuell bolagisering och förutsätter att intäkter från Migrationsverket täcker kostnaderna. Förvaltningen räknar med att den uppgjorda åtgärdsplanen håller och att det finns en marginell påverkan av osäkra poster som till exempel volymökningar för verksamheterna och för hälso- och sjukvårdsavtalet. Page 120 of 279

121 Antal planerade timmar i hemtjänsten totalt

122 8 Godkännande av yttrande till IVO SN/2016/336 Page 122 of 279

123 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN GODKÄNNANDE AV YTTRANDE TILL IVO SN/2016/336 Sammanfattning av ärendet Inspektionen för vård och omsorg (IVO)har efter granskning av ärende rörande huvudman AX2 AB:s HVB Tomasdal beslutat att inleda tillsyn av de sex kommuner som har gjort placeringar i verksamheten under Höganäs kommun skall inkomma med yttrande senast 22 december Yttrandet redovisas på sammanträdet. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avseende godkännande av yttrande till IVO, Yttrande delas ut på sammanträdet. Begäran om redovisning, Beslut från IVO, Beslut från IVO, Ytterligare underlag i ärendet - Beslut Socialnämnden beslutar att godkänna socialförvaltningens förslag till yttrande. Beslutet ska skickas till HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 123 of 279

124 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2016/336 GODKÄNNANDE AV YTTRANDE TILL IVO Sammanfattning av ärendet Inspektionen för vård och omsorg (IVO)har efter granskning av ärende rörande huvudman AX2 AB:s HVB Tomasdal beslutat att inleda tillsyn av de sex kommuner som har gjort placeringar i verksamheten under Höganäs kommun skall inkomma med yttrande senast 22 december Yttrandet redovisas på sammanträdet Beslutsunderlag Begäran om redovisning, Beslut från IVO, Beslut från IVO, Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att godkänna socialförvaltningens förslag till yttrande. Cathrine Eriksson Socialchef Anita Bengtsson Avdelningschef Dorte Svensson Enhetschef BUF HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 124 of 279

125 (2) YTTRANDE TILL IVO Inspektionen för vård och omsorg (IVO)har efter granskning av ärende rörande AX2 AB:s HVB Tomasdal beslutat att inleda tillsyn i de sex kommuner som gjort placeringar i verksamheten under 2015 och AX2 har uppgett att entreprenadavtal tecknats mellan dem och de placerande nämnderna. Då detta inte framgått av alla de placeringsavtal IVO har granskat har AX2 uppmanats inkomma med dokument som styrker entreprenadavtal. Höganäs kommun har efter uppmaning från AX2 AB, bekräftat att kommunen har avtal med entreprenör AX2 enligt placeringsavtal och vårdplan som är aktuell. Utifrån ovanstående begär IVO en redovisning av Höganäs kommun. Under våren 2016 fick socialtjänsten i Höganäs information om AX2, då grannkommuner uppger att de har god erfarenhet av deras verksamhet. AX2 kunde bemöta gruppen ensamkommande barn på ett fungerande sätt. I nätverksgruppen för personal som arbetar med målgruppen ensamkommande barn och unga, utbytts hela tiden erfarenhet och kunskap. Då behovet av platser för målgruppen ensamkommande barn och ungdomar under denna tid var stort, påbörjades en dialog med AX2. Marknadschef Anders Malmqvist var tillsammans med kollega och presenterade verksamheten under våren. De var tydliga med att de hade en ansökan om att bedriva HVB inlämnat men inte fått beslut. De hade enligt uppgift en regelbunden dialog med IVO. En förklaring till att de inte fått något beslut var den långa handläggningstiden på IVO. Socialtjänsten gjorde studiebesök på AX2 i maj/juni, där vi träffade personal och får ta del av deras verksamhetsbeskrivning. De beskrev sitt arbetssätt som lågaffektivt bemötande, aktiv sysselsättning och ett gott samarbete med skolorna kring AX2. Personalgruppen bestod av olika yrkesgrupper, för att bredda kompetensen. Vidare hade man en anställd verksamhetschef som också är leg. psykolog som vid behov kunde ge individuella samtal med ungdomarna och ge personalen regelbunden handledning. HAR NÄMNDEN ANMÄLT HVB-VERKSAMHET TOMASDAL TILL IVO I ENLIGHET MED GÄLLANDE LAGSTIFTNING? Det framkom att det fanns en möjlighet att placera enligt 7 kap. 1 Socialtjänsten så kallade entreprenadavtal och en dialog sker mellan verksamhetschef Andreas Malmström AX 2 och socialtjänsten. Höganäs kommun har haft avtal med entreprenör AX 2 i varje enskilt ärende, men inte anmält till IVO enligt gällande lagstiftning. PÅ VILKET SÄTT HAR NÄMNDEN TAGIT ANSVAR FÖR VERKSAMHETENS KVALITET OCH SÄKERHET? Beslut om placering på HVB enligt SoL 4:1 har tagits av socialnämndens arbetsutskott. Nämnden har regelbundet följt de placeringar som har varit på AX 2. Utredning och HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 125 of 279

126 2 (2) vårdplan har gjorts enligt BBIC, Barns Behov i Centrum. Genomförandeplan har lämnats in av AX 2. Vidare har ansvarig handläggare besökt och haft telefonkontakt med ungdom, god man och personal. De ungdomar som blivit placerade på AX2 har blivit det utifrån att de har mått dåligt och haft ett behov av ett lågaffektivt bemötande. Ungdomarna och deras gode män har varit väldigt nöjda med den vård som AX2 har erbjudit. Ungdomarna har trivts, fått en fungerande fritid och skola. Ingen ungdom har velat flytta från AX2. Efter beslutet från IVO är de två placeringarna uppsagda och en ungdom har redan flyttat och den andra ungdomen flyttar PÅ VILKET SÄTT HAR NÄMNDEN SAMVERKAT MED ÖVRIGA PLACERANDE NÄMNDER? Under våren fick socialtjänsten Höganäs information om AX2, då grannkommuner uppger att de har god erfarenhet av deras verksamhet. De kunde bemöta gruppen ensamkommande barn. I nätverksgruppen för personal som arbetar med målgruppen ensamkommande barn och unga, utbytts hela tiden erfarenhet och kunskap. NÄMNDEN SKA ÄVEN BIFOGA Beslut fattat av fullmäktige om att lämna över vården till AX2 AB Kopia på nämndens entreprenadavtal med AX2 AB Något beslut i fullmäktige att lämna över vården till AX 2 finns inte. Något övergripande entreprenadavtal finne inte, däremot finns beslut att enligt SoL 4:1 placera på AX 2. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 126 of 279

127 Page 127 of 279

128 Page 128 of 279

129 Page 129 of 279

130 Page 130 of 279

131 Page 131 of 279

132 Page 132 of 279

133 Page 133 of 279

134 Page 134 of 279

135 Page 135 of 279

136 Page 136 of 279

137 Page 137 of 279

138 Page 138 of 279

139 Page 139 of 279

140 9 Ställningstagande om åldersbedömningar samt att flytta barn som skrivs upp i ålder vidare till Migrationsverket SN/2016/349 Page 140 of 279

141 KALLELSE/PROTOKOLLSFÖRSLAG SOCIALNÄMNDEN SN/2016/349 STÄLLNINGSTAGANDE OM ÅLDERSBEDÖMNINGAR SAMT ATT FLYTTA BARN SOM SKRIVS UPP I ÅLDER TILL 18 ÅR VIDARE TILL MIGRATIONSVERKET Sammanfattning av ärendet Med anledning av situationen avseende ensamkommande barn som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre finns det ett behov av att socialnämnden tar ställning till hur socialförvaltningen skall agera. Socialnämnden behöver även ta ställning till om socialtjänsten skall genomföra egna åldersbedömningar. Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till ställningstagande. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse avseende ställningstagande om åldersbedömningar samt att flytta barn som skrivs upp i ålder till 18 år vidare till Migrationsverket, Ställningstagande om åldersbedömningar samt att flytta barn som skrivs upp i ålder till 18 år vidare till Migrationsverket, Yttrande från Akademikerförbundet SSR, Bedömning av ålder i asylprocessen, Beslut Socialnämnden beslutar att asylsökande personer som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre inte längre har rätt till boende och stöd via socialtjänsten utan hänvisas vidare till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökanden, samt att socialtjänsten inte ska genomför egna åldersbedömningar på ensamkommande barn som skrivs upp i ålder, till 18 år eller äldre då socialtjänsten vare sig har kompetens eller metoder för att genomföra detta. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 141 of 279

142 TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALNÄMNDEN SLUTLIG INSTANS: SOCIALNÄMNDEN SN/2016/349 TJÄNSTESKRIVELSE AVSEENDE STÄLLNINGSTAGANDE OM ÅLDERSBEDÖMNINGAR SAMT ATT FLYTTA BARN SOM SKRIVS UPP I ÅLDER TILL 18 ÅR VIDARE TILL MIGRATIONSVERKET Sammanfattning av ärendet Med anledning av situationen avseende ensamkommande barn som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre finns det ett behov av att socialnämnden tar ställning till hur socialförvaltningen skall agera. Socialnämnden behöver även ta ställning till om socialtjänsten skall genomföra egna åldersbedömningar. Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till ställningstagande. Beslutsunderlag Ställningstagande om åldersbedömningar samt att flytta barn som skrivs upp i ålder till 18 år vidare till Migrationsverket, Yttrande från Akademikerförbundet SSR, Bedömning av ålder i asylprocessen, Förslag till beslut Socialförvaltningen föreslår socialnämnden besluta att asylsökande personer som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre inte längre har rätt till boende och stöd via socialtjänsten utan hänvisas vidare till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökanden, samt att socialtjänsten inte ska genomför egna åldersbedömningar på ensamkommande barn som skrivs upp i ålder, till 18 år eller äldre då socialtjänsten vare sig har kompetens eller metoder för att genomföra detta. Cathrine Eriksson Socialchef Anita Bengtsson Avdelningschef IFO HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 142 of 279

143 (2) STÄLLNINGSTAGANDE OM ÅLDERSBEDÖMNINGAR SAMT ATT FLYTTA BARN SOM SKRIVS UPP I ÅLDER TILL 18 ÅR VIDARE TILL MIGRATIONSVERKET Under hösten 2015 kom ett ökande antal ensamkommande barn till Sverige i stark koncentration till åldern år. Då barnet uppgav sin ålder vid kontakt med Migrationsverket accepterads som regel den ålder som barnet uppgav. Barnen anvisades därefter ut i kommunerna som har ett ansvar för asylsökande barn upp till 18 år. För ensamkommande barn under 18 år har kommunen ett särskilt ansvar att ordna boende, skolgång och god man. Detta är en grupp som oftast har ett utökat behov av stöd och hjälp. Barn har också rätt till mer stöd än vuxna asylsökande. Därför är det viktigt att de asylsökande barn som bor på boendet är under 18 år. Ur ett barnperspektiv är det också direkt olämpligt att ensamkommande barn och ungdomar bor tillsammans med vuxna asylsökande. Då asylsökande barn skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre kan personen flyttas till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökande. Kommunerna gör på olika sätt då en person skrivs upp i ålder. Flertalet kommuner erbjuder då inte längre boende via HVB - hem utan personen måste flytta till Migrationsverkets boende. Några kommuner, exempelvis Malmö, avvisar inte ensamkommande barn som skrivs upp i ålder. Innan Migrationsverkets beslut om ålderuppskrivning har vunnit laga kraft agerar inte Malmö Stad alls. Andra kommuner anser inte att vuxna skall bo kvar på boende för barn. Kommunens jurist, Torsten Rosin, har i skrivelse till socialnämnden uttalat att Migrationsverkets åldersuppskrivningar som görs under asylprocessen såsom ett beslut under handläggning inte kan tillmätas någon betydelse, se bifogad skrivelse. Höganäs kommun har haft ungefär sex barn som skrivits upp i ålder och flyttat vidare till Migrationsverket. Av dessa sex personer har en skrivits ner i ålder. Det vore därför helt olämpligt att behålla alla personer som skrivs upp i ålder, då majoriteten bedöms som över 18 år. Det har diskuterats att kommunen skall genomföra egna åldersbedömningar. Migrationsverket har i regleringsbrev för 2016 fått i uppdrag att i ökad utsträckning bedöma ålder för ensamkommande barn och ungdomar vid registrering och prövning. Rättsmedicinalverket fick i maj månad i år i uppdrag att skyndsamt påbörja genomförandet av medicinska ålderbedömningar av personer som söker asyl. I uppdraget ingår att ta fram en process för hur och med vilka metoder åldersbedömningar skall genomföras. Att kommunen skulle genomföra egna åldersbedömningar är helt orimligt. Kommunen har vare sig kompetens eller metoder att genomföra detta. De fackliga organisationerna, SSR, HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 143 of 279

144 2 (2) Kommunal och Vision anser inte att ålderbedömningar avseende ensamkommande barn ingår i medlemmarnas arbetsuppgifter. Se bilaga från SSR. Härnösands förvaltningsrätt har under 2016 i dom meddelat att Sollefteå kommun inte kan åldersbestämma ensamkommande barn på egen hand. Sollefteå kommun ansåg att tre ensamkommande barn som placerats hos dem var över 18 år och deras beslut om bistånd drogs in. Förvaltningsrätten ansåg att den som har rätt att göra en rättssäker ålderbedömning är Migrationsverket och inte kommunen. BEDÖMNING Att kommunen skulle genomföra egna åldersbedömningar avseende ensamkommande barn bedöms rättsosäkert då kommunen vare sig har kompetens eller metoder för att genomföra detta. Staten har, via Migrationsverket och Rättsmedicinalverket, som uppgift och ansvar för ålderbedömning och en rättssäker asylprocess. Detta är en uppgift som även fortsättningsvis skall vara ett ansvar för staten och inte en fråga för enskilda kommuner. Att kommunen även fortsättningsvis skall erbjuda personer som skrivs upp i ålder fortsatt boende och stöd i kommunen bedöms inte rimligt. Flertalet som har skrivits upp i ålder har också varit 18 år eller äldre. Att vuxna bor kvar på HVB-hem för barn är ett osäkert förfarande. Det finns exempel på unga som har blivit utsatta för övergrepp av vuxna som ljugit om sin ålder. FÖRSLAG TILL BESLUT att att socialnämnden beslutar att asylsökande personer som skrivs upp i ålder till 18 år eller äldre inte längre har rätt till boende och stöd via socialtjänsten utan hänvisas vidare till Migrationsverkets boende för vuxna asylsökanden, samt socialtjänsten inte genomför egna åldersbedömningar på ensamkommande barn som skrivs upp i ålder, 18 år eller äldre då socialtjänsten vare sig har kompetens eller metoder för att genomföra detta. HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 144 of 279

145 Från: Till: Cc: Bcc: Ärende: VB: Ang. Åldersbedömning Skickat: :01:08 Bilagor: Inbäddade bilagor: Från: Rebecca Yngstrand Skickat: den 8 december :42 Till: Anita Bengtsson <anita.bengtsson@hoganas.se> Ämne: Ang. Åldersbedömning Hej, Akademikerförbundet SSRs anser att åldersbedömning av ensamkommande flyktingbarn inte ingår i deras medlemmars arbetsuppgifter inom Höganäs kommun. De arbetar utifrån den åldersbedömning som annan myndighet har fastställt. Vänliga hälsningar Rebecca Yngstrand Ordförande Lokalföreningen Höganäs REBECCA YNGSTRAND SOCIALSEKRETERARE HÖGANÄS KOMMUN SOCIALFÖRVALTNINGEN Centralgatan Höganäs TEL: Page 145 of 279

146 (1) BEDÖMNING AV ÅLDER I ASYLPROCESSEN. Det har kommit till min kännedom, bland annat efter samtal med avdelningschefen Anita Bengtsson den 30 november 2016, att socialnämndens vid handläggning av ärenden gällande bland annat ensamkommande asylsökande ungdomar utgår från Migrationsverkets beslut om åldersbedömning som innebär en åldersuppskrivning och där ungdomen inte längre anses vara underårig, det vill säga 18 år och inte längre vuxen. Dessa beslut av Migrationsverket är beslut under handläggningen och kan inte överklagas. Jag vill göra socialnämnden uppmärksam på att Justitieombudsmannen (JO) har haft invändningar mot detta förfarande från rättssäkerhetssynpunkt, eftersom Migrationsverkets beslut om åldersbedömning har fått formen av ett icke överklagbart beslut med omedelbara rättsverkningar för den unga. 1 Den ordning som Migrationsverket tillämpar innebär att ungdomen, som fram till en viss tidpunkt ansetts vara under 18 år, på grund av åldersuppskrivning förlorar sin rätt till bland annat god man, skolgång och särskilt boende under den fortsatta asylprocessen. JO konstaterar att det inte är acceptabelt. JO har dock inte några invändningar mot att den preliminära uppfattning som åldersutredningen har lett fram till får avgöra inriktningen på Migrationsverkets handläggning fram till dess att verket beslutar i frågan om överföring eller asyl. Summa summarum. JO:s ställningstaganden betyder att en åldersbedömning som medför en åldersuppskrivning under Migrationsverkets handläggning inte har någon som helst rättsverkan (positiv rättskraft) för till exempel socialtjänsten, skolväsendet och hälso- och sjukvården. Detta innebär att bland annat socialtjänsten och skolorna har att utgå från den ålder som ungdomen har angett när hen anlände till Sverige och som hen inledningsvis blev registrerad om det inte är helt uppenbart för myndigheten att barnet inte är ett barn, det vill säga där var och en utan närmare överväganden kan se att det rör sig om en vuxen. Socialnämnden tar själv ställning. Utbildningsnämnden tar själv ställning. Överförmyndarnämnden tar själv ställning. Migrationsverket är inte en myndighet som i detta avseende är överordnad en kommun. SAMMANFATTNING OCH BEDÖMNNING Migrationsverkets åldersuppskrivningar som görs under asylprocessen såsom ett beslut under handläggning kan inte tillmätas någon betydelse. Varken i socialtjänstens handläggning av barnärenden, i utbildningsnämndens handläggning av skolärenden eller i överförmyndarnämndens handläggning av ärenden om god man för ensamkommande barn. Först när ett överklagbart beslut om uppehållstillstånd där en åldersuppskrivning ingår har vunnit laga kraft får den nya åldersbedömningen en rättsverkan för andra myndigheter än Migrationsverket och därmed även för kommunen. Torsten Rosin Kommunjurist 1 JO:s beslut i ärendena och HÖGANÄS KOMMUN Höganäs kommunen@hoganas.se Page 146 of 279