Beskrivning Kvartalsredovisning (Periodisk sammanställning, moms) via Skatteverkets filöverföringstjänst

Transkript

1 * Skatteverket SKV 278 utgåva 3 Beskrivning Kvartalsredovisning (Periodisk sammanställning, moms) via Skatteverkets filöverföringstjänst * Skatteverket SKV 278 utgåva 3. Utgiven i januari 2008.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning Hur redovisningen görs Tidpunkter m.m Skatteverkets filöverföringstjänst Filformat och filnamn Semikolonavgränsade filer Kontroll av mottagna uppgifter Rättelse av fel i en insänd redovisning Skapa en KVR-fil med Microsoft Excel Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) i övriga EU-länder

3 1 Inledning Företag som levererar varor till momsregistrerade kunder i andra EG-länder är skyldiga att i en periodisk sammanställning lämna uppgifter om dessa varuleveranser samt om överföringar av varor till andra EG-länder. Med EG-land avses här EG:s mervärdesskatteområde. Den periodiska sammanställningen, benämnd kvartalsredovisning (KVR), ska utan anmodan lämnas för varje kalenderkvartal för vilket det finns uppgifter att lämna. Skatteverket beslutar om vilka uppgifter som ska lämnas. En utförlig beskrivning av uppgiftsskyldigheten och de bakomliggande reglerna för s.k. gemenskapsintern handel finns i broschyren Moms vid utrikeshandel (SKV 560). Skatteverket kan ge tillstånd till att uppgifterna får lämnas med ADB och har beslutat att kvartalsredovisningen utan särskilt tillstånd eller särskild anmälan får lämnas elektroniskt under förutsättning att de krav som anges i denna beskrivning är uppfyllda. Uppgifterna kan också sedan tidigare lämnas elektroniskt genom filöverföring med ELDA eller i fil på magnetmedium. Denna nya utgåva beskriver förutsättningar m.m. för att lämna kvartalsredovisningar elektroniskt via Skatteverkets filöverföringstjänst. Vid redovisning via ELDA, som avses komma att fasas ut, eller på magnetmedium gäller tills vidare utgåva 2 av denna broschyr. 2 Hur redovisningen görs 2.1 Tidpunkter m.m. Kvartalsredovisningen ska lämnas senast den femte i andra månaden efter det kvartal som uppgifterna avser, d.v.s. den 5 maj, 5 augusti, 5 november respektive 5 februari eller närmast följande vardag om någon av dessa dagar är en lördag, söndag eller helgdag. 2.2 Skatteverkets filöverföringstjänst Filöverföringstjänsten finns på Skatteverkets webbplats ( Inloggning kan ske direkt från startsidan, välj Filöverföring och önskat inloggningssätt. Den som ska föra över filer med kvartalsredovisningar måste ha e-legitimation (Nordea, BankID, Posten eller Telia) eller ha tillgång till s.k. ELDA-certifikat. Ytterligare uppgifter om inloggning samt om konvertering av och inloggning med ELDA-certifikat finns på Skatteverkets webbplats. 2.3 Filformat och filnamn Filer med kvartalsredovisningar som överförs via filöverföringstjänsten kan vara antingen enligt det format som gäller för överföring via ELDA och för filer på magnetmedium (se SKV 278, utgåva 2) eller semikolonavgränsade filer enligt nedan. 2

4 För filer enligt det gamla ELDA-formatet gäller dock att vid överföring via Skatteverkets filöverföringstjänst får varje fil innehålla endast en kvartalsredovisning. Ska samtidigt lämnas flera kvartalsredovisningar, för olika kvartal eller från olika uppgiftsskyldiga, måste alltså lämnas flera filer. Filnamnet är i princip valfritt, men andra tecken än A Z, a z och 0 9 bör undvikas. 2.4 Semikolonavgränsade filer En semikolonavgränsad fil består av ett antal rader där uppgifterna på varje rad åtskiljs av ett semikolontecken. En fil med en kvartalsredovisning ska ha följande innehåll: På första raden anges SKV (utan citattecken) för att markera att filen avser en kvartalsredovisning med de uppgifter som ska lämnas. På den andra raden anges i tur och ordning: Den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer (12 siffror med eller utan landskoden SE). Kvartalskoden för det kalenderkvartal uppgifterna avser (t.ex eller 073). Namn på den person som är ansvarig för de lämnade uppgifterna (högst 35 tecken). Telefonnummer (med riktnummer) till den som är ansvarig för uppgifterna (endast siffror, med bindestreck efter riktnumret eller utlandsnummer som inleds med plustecken, högst 17 tecken). E-postadress till den som är ansvarig för uppgifterna (frivillig uppgift). På den tredje och följande rader anges i tur och ordning: Köparens momsregistreringsnummer med inledande landskod (högst 14 tecken). Värde av varuleveranser (högst 9 siffror jämte eventuellt minustecken). Värde av trepartshandel (högst 9 siffror jämte eventuellt minustecken). Finns inget belopp att redovisa utelämnas detta, 0 kr anges endast om det sammanlagda beloppet är 0 samt vid rättelse av en tidigare lämnad uppgift (se nedan). En fil med fyra uppgiftsrader, motsvarande exemplet i broschyren Moms vid utrikeshandel (SKV 560 utgåva 2) ska alltså ha följande innehåll: SKV574005; ;08-3;Per Persson; ;pelle@firman.se; FI ;16400;; DK ;21700;13600; ESA ;3200;; DK ;-3800;; Tecknet markerar radslut, d.v.s. tecknen Carriage Return <CR> och Line Feed <LF>. En semikolonavgränsad fil med kvartalsredovisningsuppgifter kan skapas med ett program avsett för detta, med hjälp av t.ex. Microsoft Excel eller liknande program eller direkt för hand med t.ex. Anteckningar i Windows eller ett ordbehandlingsprogram som kan spara det inskrivna som oformaterad text. 2.5 Kontroll av mottagna uppgifter Innehållet i överförda filer kontrolleras dels i Skatteverkets filöverföringstjänst direkt vid mottagningen, dels senare när uppgifterna läses in i systemet för kvartalsredovisningar. Kontrollerna i filöverföringstjänsten är dock begränsade till kontroll av att vissa uppgifter finns och är formellt riktiga. Dessa kontroller kan i förekommande fall leda till att ett felmeddelande visas efter överföringen av filen och i vissa fall kommer filen att avvisas. 3

5 I följande fall visas ett felmeddelande och de mottagna uppgifterna sparas inte: Det inledande identifieringsbegreppet saknas i en semikolonavgränsad fil. Den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer är formellt felaktigt eller saknas. Kvartalskoden är felaktig, avser framtiden eller saknas. Namn på kontaktperson saknas eller innehåller mer 35 tecken. Telefonnummer till kontaktperson saknas, är felaktigt (innehåller andra tecken än 0 9, - eller +) eller innehåller mer än 17 tecken. Köparens momsregistreringsnummer är längre än 14 tecken inklusive landskoden. Mer än 9 siffror i något beloppsfält. I följande fall visas ett felmeddelande och den som är inloggad ges möjlighet att avbryta filöverföringen eller att välja att uppgifterna ska lämnas trots anmärkningarna i felmeddelandet: Kvartalskoden är inte den förväntade, d.v.s. avser ett äldre kvartal än det senast avslutade kalenderkvartalet. Landskoden i köparens momsregistreringsnummer avser inte något av de övriga EU-länderna. Köparens momsregistreringsnummer är formellt felaktigt; fel antal tecken, fel enligt kontrollsifferberäkning etc. Dubblettrader, d.v.s. ett visst utländskt momsregistreringsnummer förekommer i mer än en uppgiftsrad. Belopp saknas i en uppgiftsrad eller andra tecken än siffror finns i något av beloppsfälten. Möjligheten att lämna uppgifter trots anmärkningar är naturligtvis inte avsedd för att kunna lämna avsiktligt felaktiga uppgifter, utan ska ses som en möjlighet att kunna lämna fullständiga uppgifter i tid i avsikt att de felaktiga uppgifterna senare ska kunna rättas eller kompletteras. Noteras bör att e-postadressen till kontaktpersonen inte sparas om den är formellt felaktig. När uppgifterna senare tas emot i systemet för kvartalsredovisningar kontrolleras uppgifterna en gång till och på samma sätt som kvartalsredovisningar som har lämnas på annat sätt. Dessa kontroller kan leda till förfrågan från Skatteverkets handläggare eller den maskinellt framställda förfrågan Begäran om förtydligande. Det senare inträffar alltid om man har valt att lämna uppgifter trots anmärkningar avseende någon uppgiftsrad. På samma sätt som för kvartalsredovisningar som har lämnats på annat sätt kontrolleras senare alla momsregistreringsnummer i köparens land. Om kontrollen visar att momsregistreringsnumret inte avser någon som var momsregistrerad under ifrågavarande kvartal återrapporteras detta till Skatteverket och leder till en förfrågan ( Felrapporterade uppgifter ). En sådan förfrågan kan komma långt efter att uppgifterna lämnades och flera sådana förfrågningar kan förekomma beroende på att återrapporteringen inte sker samtidigt från alla länder. 3 Rättelse av fel i en insänd redovisning Rättelse av fel görs på olika sätt beroende på typen av fel och på vilket sätt felet har uppmärksammats. Felaktigheter som har uppmärksammats vid Skatteverkets kontroll av lämnade uppgifter rättas genom att besvara Skatteverkets då utsända förfrågningar, Begäran av förtydligande respektive Felrapporterade uppgifter. Andra fel som kan upptäckas av uppgiftslämnaren kan rättas genom att lämna nya uppgifter, i en ny fil eller på Skatteverkets blankett för kvartalsredovisning, enligt följande. Är något av beloppen i en tidigare redovisad uppgiftsrad felaktigt lämnas en ny rad med rätt belopp. 4

6 Är varumottagarens momsregistreringsnummer felaktigt (inklusive landskoden), t.ex. avser fel kund, sker rättelse genom dels en rad med det tidigare redovisade momsregistreringsnumret och tidigare angivna belopp ändrade till 0 kr, dels en ny rad med det rätta momsregistreringsnumret och förekommande belopp. Har uppgifter avseende en eller flera köpare eller varumottagare inte redovisats tidigare, redovisas istället uppgifterna på vanligt sätt i rättelsen. Ska en tidigare redovisad uppgiftsrad strykas görs det med en ny rad med samma momsregistreringsnummer och tidigare angivna belopp ändrade till 0 kr. Vid både svar på Skatteverkets förfrågan och vid egen rättelse av tidigare lämnade uppgifter bör kontrolleras att förekommande nya momsregistreringsnummer inte redan finns med i de tidigare lämnade uppgifter för samma kvartal. I sådana fall måste de nya uppgifterna innefatta också de tidigare redovisade beloppen. Rättelser enligt ovan måste göras för varje kvartal för sig. Rättelserna ska vara fullständiga, d.v.s. alla uppgifter som avser köparen eller varumottagaren ifråga ska redovisas. Uppgiftsrader som inte ska ändras behöver inte medtas vid senare rättelser. Noteras bör att lämnade uppgiftsrader måste rättas var för sig. Senaste lämnade uppgifter avseende ett visst momsregistreringsnummer anses vara gällande. Tidigare lämnade uppgifter kan alltså inte tas bort genom att man lämnar nya uppgifter i fil eller på blankett, eftersom dels varje uppgiftsrad hanteras för sig, dels att uppgifterna kan ha sänts vidare till respektive annat land. Varje rad måste alltså rättas för sig enligt ovan. Är uppgifterna avseende vem som är uppgiftslämnar eller vilket kvartal som uppgifterna avser felaktiga i en insänd kvartalsredovisning ska lämnas en rättad och fullständig kvartalsredovisning. I sådant fall bör information om förhållandet dessutom lämnas till det egna skattekontoret. 5

7 4 Skapa en KVR-fil med Microsoft Excel Den följande beskrivningen avser Microsoft Excel i svensk språkversion men principen är densamma för samma sorts program från andra leverantörer. Exemplet utgår från att följande uppgifter i en blankett istället ska redovisas i en fil (exemplet är hämtat ur broschyren Moms vid utrikeshandel, SKV 560 utgåva 2. 6

8 Efter att ha öppnat ett tomt arbetsblad skriver man in uppgifterna enligt följande: På första raden skriver man SKV På nästa rad skriver man in den uppgiftsskyldiges momsregistreringsnummer. 7

9 Men för att undvika att numret omformas till s.k. vetenskapligt format enligt ovan måste cellformatet anges som Text eller så skriver man en apostrof före numret för att markera att siffrorna ska sparas som text. I nästa kolumn skriver man kvartalskoden. För att inte inledande nolla ska försvinna eller att inte kvartalskoden omformas till ett datum skriver man, på samma sätt som för momsregistreringsnumret, ett apostroftecken före kvartalskoden. 8

10 I den följande kolumnen anges namn på uppgiftslämnaren eller kontaktperson hos uppgiftslämnaren. Därefter anges telefonnummer till uppgiftslämnaren eller kontaktpersonen. För att hindra att inledande nollor eller plustecken vid utlandsnummer ska försvinna kan man först skriva ett apostroftecken för att telefonnumret ska sparas som text. 9

11 Sist på raden kan man ange e-postadress till uppgiftslämnaren eller kontaktpersonen, vilket dock är en frivillig uppgift. Beroende på inställningarna i programmet kan e-postadressen omformas till en klickbar länk men det saknar betydelse i detta sammanhang. Därmed är avsändaruppgifterna inskrivna. För att öka tydligheten kan man ändra kolumnbredden. 10

12 På de följande raderna skriver man sedan in köparens momsregistreringsnummer, värdet av varuleveranser och värdet av trepartshandel. Finns endast värde av trepartshandel hoppar man över kolumnen för värde av varuleveranser. När man har skrivit in alla uppgifter kan det vara lämpligt att först spara uppgifterna som en vanlig Excel-fil. Det är värt att notera möjligheten att i detta läge lägga till en summarad som kan användas för avstämning t.ex. mot vad som har redovisats i skattedeklarationen/-erna för samma tid. Men summaraden ska inte vara med när uppgifterna sänds till Skatteverket. 11

13 Därefter väljer man Spara som och väljer därefter att spara uppgifterna i s.k. semikolonavgränsat format. Filnamnet väljer man själv, men det kan vara lämpligt att välja ett namn som har anknytning till innehållet i filen. Vanligen får man nu ett meddelande och en fråga enligt följande, välj OK 12

14 Därefter visas vanligen en ruta med följande fråga, svara Nej. Har uppgifterna redan sparats i Excel-format behöver de inte sparas igen, välj i så fall Nej på senare frågor om uppgifterna ska sparas. I annat fall måste man vara uppmärksam på att inte filen med de semikolonavgränsade uppgifterna skrivs över. Den sparade filen kommer att ha följande innehåll: SKV574005;;;; ;08-3;Per Persson; ;pelle@filmkopia.se FI ;16400;;; DK ;21700;13600;; ESA ;3200;;; DK ;-3800;;; Noteras bör att Excel kan lägga till extra semikolon eller att semikolon saknas efter sista uppgiften på en rad. Men Skatteverkets kontroll av mottagna filer har anpassats till de vanligaste sådana avvikelserna från kraven på filinnehållet. 13

15 5 Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) i övriga EU-länder Medlemsland Momsregistreringsnummer med landskod 1) Antal tecken utöver landskoden Belgien BE siffror Bulgarien BG siffror Cypern CY X 8 siffror + 1 bokstav Danmark DK siffror Estland EE siffror Finland FI siffror Frankrike FR siffror 2) Grekland EL siffror 3) Irland IE 9X99999X 8 tecken 4) Italien IT siffror Lettland LV siffror Litauen LT eller 12 siffror Luxemburg LU siffror Malta MT siffror Nederländerna NL B99 12 tecken Polen PL siffror Portugal PT siffror Rumänien RO siffror 5) Slovakien SK eller 10 siffror Slovenien SI siffror Spanien ES X X 9 tecken 6) Storbritannien GB GB GB GD999 GB HA999 9 siffror 12 siffror 7) 5 tecken 8) 5 tecken 9) Tjeckien CZ siffror Tyskland DE siffror 10) Ungern HU siffror Österrike AT U tecken 11) Förklaringar 9 = tecknet ska vara en siffra X = tecknet ska vara en siffra eller bokstav Andra tecken = tecknet utgör en del av numret Anmärkningar 1) Här mellanrum efter landskoden av tydlighetsskäl. 2) Det första eller det andra tecknet efter landskoden kan undantagsvis istället vara en bokstav (dock inte I eller O). 3) Landskoden är inte enligt standarden ISO ) Andra tecknet efter landskoden är en siffra eller en bokstav, det sista tecknet är alltid en bokstav. (Observera skillnaden mellan 1 och I samt mellan 0 och O.) 5) Nummer med färre än 10 siffror ska inte utfyllas med inledande nollor. 6) Det första tecknet efter landskoden, eller i vissa fall det sista tecknet eller båda dessa tecken, är en bokstav. 7) Avser separata momsregistreringar för olika verksamhetsgrenar t.ex. vid gruppregistrering. 8) Avser myndigheter ( Governmental Departments ). 9) Avser health care institutions, numera normalt utbytta mot 9-siffriga nummer som inleds med siffrorna ) Betecknas Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ( USt-IdNr. ). 11) Första tecknet efter landskoden är alltid bokstaven U. Betecknas UID-Nr.. 14