Välfärd och Utbildning

Transkript

1 Välfärd och Utbildning Processtyrning och Samordnat strategiskt utvecklingsarbete SDF-UBF-SRF Välfärd och Utbildning Eva MK Hansson

2 Samordnat utvecklingsarbete Verksamhetsplan SDF UBF - SRF IT-ledning Budget 37 milj kr. Gemensamma samordnade utvecklingsinsatser. Gemensam ledningsgrupp.

3 Planens ledning och styrning SDF-UBF-SRF IT-ledning Nytt fokus! Processtyrning Välfärd - Utbildning

4 Arena för samordnad strategisk utveckling Processtyrning Välfärd - Utbildning SDD/FC Sektorschefer/ motsvarande SDF Utvecklingsled IT

5 Tydligare arbetsordning Processtyrning Välfärd - Utbildning Verksamhetsplan SDD/FC Sektorschefer/ motsvarande SDF Utvecklingsled IT Beskrivning av arbetssätt,roller och ansvar.

6 Prioriterade områden Treserva steg 2 - breddinförande Välfärdens gemensamma processer Utbildningsområdets gemensamma processer Användar- och brukarmiljöer Upphandling av utbildningsadministrativt system Upphandling av kommungemensamt kostsystem Utveckling av e-tjänster IT-infrastruktur för säker informationshantering och integration IT-infrastruktur för mobila lösningar Extern samverkan

7 Är detta något nytt? Processkartläggning är inget nytt! Processkartläggning har gjorts och görs kopplat till projekt inom IT och verksamhetsutveckling. Mycket kompetens och erfarenhet finns i staden.

8 Är detta något nytt? Vad tillför processhanteringsprojektet: Samordnat upplägg. Gemensam metodik. En första gemensam grundläggande processbeskrivning. Förslag till organisering, roller och ansvar för att stadigvarande kunna arbeta processorienterat. Koppling till processer för styrning-, ledning och uppföljning. Koppling till stödprocesser.

9 Varför processhanteringsprojekt? I stadens eftersträvas likvärdighet, individuellt anpassat stöd, service och tillgänglighet för medborgaren En Stad. T ex införandet av Treserva har visat på behovet av att skapa enhetliga kärnprocesser i staden. Välfärd behöver skapa förutsättningar för lyckad samverkan med landsting, statliga myndigheter och olika externa aktörer i såväl verksamhetsutvecklingsfrågor som gemensamma IT-stöd. Utvecklingen av e-tjänster för kommunikation och dialog med brukare och medborgare ställer krav på att kärnprocesserna är beskrivna, accepterade och används. Det är avgörande för hur effektivt e-tjänsten kan utformas och integreras i en helhet. Uppstarten av och den fortsatta utvecklingen av Kontaktcenter. Tydliggöra var i kärnprocesserna det är mest effektivt att lägga stöd från ett Kontaktcenter. Underlag för servicespecar.

10 Ett första steg till gemensam bild Välfärdsområdet som exempel

11 Välfärdsområdets grundprocess Kontakt/ Vårdbegäran Omprövning, Avslut Utredning Uppföljning, Utvärdering Beslut (inkl adm åtg) Utförande/ Genomförande

12 Välfärdsområdets grundprocess Kontakt/ Vårdbegäran Omprövning, Avslut Utredning IT-stöd interna kärnprocesser Uppföljning, Utvärdering Beslut (inkl adm åtg). Utförande/ Genomförande

13 Välfärdsområdets grundprocess Kontakt/ Vårdbegäran Omprövning, Avslut Uppföljning, Utvärdering st beslut ÄO st beslut försörjningsstöd 1 miljard kr försörjningsstöd 480 milj kr debiteras inom ÄO, FH Ca pågående ärenden Utredning Beslut (inkl adm åtg). IT-stöd interna kärnprocesser Utförande/ Genomförande

14 Koppling - externa processer E-tjänst Kontakt/ Vårdbegäran Kommunikation med medborgaren, vårdtagaren, anhöriga E-tjänst Omprövning, Avslut Utredning E-tjänst IT-stöd externa processer E-tjänst Uppföljning, Utvärdering Beslut (inkl adm åtg). E-tjänst Utförande/ Genomförande E-tjänst Eva MK Hansson Samverkan med sjukvården och andra myndigheter och externa parter.

15 Exempel på e-tjänster Meddelande till -Vårdtagare - Utförare Information om utbud och tjänster E-tjänst Kontakt/ Vårdbegäran Ansökan, Anmälan -Vårdtagare - Extern; sjukv, myndigh Inblick i utrednings och handläggningsprocessen Underhandskontakter Komplettering av nödvändiga uppgifter -Vårdtagaren - Andra huvudmän E-tjänst Omprövning, Avslut Utredning E-tjänst E-tjänst Uppföljning, Utvärdering Beslut (inkl adm åtg). E-tjänst Underlag/resultat till/från -Vårdtagaren - Utförare Utförande/ Genomförande E-tjänst Meddelande om beslut -Vårdtagare - Utförare Besvärsprocess Registrering av utförda insatser Kontakt och information i realtid Hjälpmedel Extern; sjukv, myndh

16 Sammanhållet ansvar goteborg.se e-tjänster Kärnprocesser verksamhetssystem

17 Processarbete Välfärd-Utbildning Metodik för förändrings- och utvecklingsarbete

18 Aktiviteter Välfärd Situationsanalys Utforma lösning Realisering Information och förankring Situationsanalys innehåll Genomlysning av befintliga beskrivningar och processer Krav och önskemål från nyckelpersoner Behovsanalys Effektkarta Intressentkarta KF Möjliggörare Önskade effekter Gemensamma och tydliga processer Ökad effektivitet inom egen verksamhet Effektivare processer Identifiera olikheterna och åtgärda dem En stad Bidra till ökad integration Tillgodose de utsatta Trygga medborgare Egenhantering före myndighetsbeslut - Genomförd budget - Uppföljningsbara resultat - Många beställningar - Frihet i utförande - Fler externa utförare Försäkringskassa Arbetsförmedling Primärintressenter intressenter av stort intresse, som i hög grad påverkas och därför vill kunna påverka Likabehandling Stödja brukare/ medborgare Sekundärintressenter intressenter av lägre intresse och som troligtvis inte aktivt påverkar i lika stor utsträckning - Bra beslutsunderlag - Information - Samverkan Massmedia Individanpassat stöd/ service Systematiskt underlag för kompetensutvveckling Synergieffekter i utförande Se samband och samverkansmöjligheter Frigöra tid från admin till utförande Nya former för medborgar-/ brukar dialog Tydliga effektmål Rättsäkerhet i beslutsprocessen Verksamhets-/ medborgarstyrda IT-stöd Evidensbaserad praktik Vägledning - ökad tydlighet vid utveckling av IT och annan teknik Systematisering Valmöjlighet i utbud anpassning till individuella behov Enklare vardag för brukare/ medborgare Ta reda på behov innan plan medborgar/ brukardialog Skapa förutsättningar för ett medborgarsperspektiv Värna medborgarnas integritet Skapa bättre förutsättning för verksamhetsstyrning Serviceinriktade nivåer Förutsättningar för förändringar Förhindra suboptimering Flexibilitet - förmåga att anpassa sig till omvärldsförändringar Stöd i förändringsledning Hantera komplexitet och föränderlighet Förutsättningar för konsekvensanalys Transparens för medborgaren Använda tekniken för att för att utveckla vår kommunikation Effektiva och enkla beslutsprocesser Gott bemötande Andra förvaltningar/ bolag Lätttillgängliga verksamheter Tillgänglighet till information Tydlig organisation (för brukaren) Rättsäkerhet Uppföjning av KF:s budget Kvalitetssäkrade processer Bättre uppföljning av brukarnytta Underlag för kvalitetsuppföljning Tydlig organisation Bättre samverkan med andra huvudmän i våra frågor Externa samarbetspartner Samordnade insatser -. Teambaserade arbetssätt Helhetsansvar där inget faller mellan stolarna Innovativa medarbetare/ verksamheter Engagerade professionella medarbetare Trygga medarbetare Andra förvaltningar/ bolag Välreglerat FFS lag Rättighet Säkerhet Skydd Transparent organisation De flesta är positiva till förändring Flexibilitet - Organisation - Personal Hög tillgänglighet Finns "överallt" Balanserade styrkort Tydliga politiska mål Metoder (BBIC, suppl klara boende part) - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Stödfunktioner Anhöriga/ Närstående Brist på/svårighet samordning Bristande samordning mellan stödfunktioner resp. verksamheterna Mycket ska hända samtidigt Oklar/olika finansieringsmodeller Svagt definierade processer Diversifierat arbetssätt Brist på likabehandling Enhetlighet saknas Brist på kommungemensamma processer Svårt att införa standardsystem utan enhetliga processer Instabilt systeminförande skapar frustration Processkartläggningen för gammal inte heltäckande Avstånd IT/verksamhet Svårmätbar kvalitet "Platsbrist" beroende på vårdgivare Svårt att leda (hemtjänst/hemsjukvård) Otydliga beslutsvägar (?) Otillräcklig eller inte tillräckligt tydlig, information vid förändring Kommunikation - internt /externt Kommunikation och information Förändringsledningen Möjligheter Strategisk plan Nödvändiga verksamheter Nya kommunikationsvägar - Ny teknik för kommunikation Brukarvänlig information kommunikation SKL - Rätt kompetens - personal Rekryteringsproblem Låg status Kvinnodominerat Diversifierad organisationsstruktur Otydliga roller/rolldefinitioner Fragmentisering Flexibilitet - individens behov kontra organisationens möjlighet Långa beslutsvägar Trögrörlig organisation Tröga processer ledning/styrning Många intressenter Personalintensivt Kontinuitet - krock mellan arbetssätt och individbehov Resurser-tid Chefer Arbetstagarorganisationer Kvalitetsfokus - egna eller andra vårdgivare Ökat fokus på kvalitet Logistiklösningar Samordning, lokal och regional Samarbete med högskolan/universitet och näringsliv & offentlig sektor Nya regionala samarbeten och samverkan Nytt politiskt samarbete t.ex. Älvstaden Nya finansieringsformer Nätverk Brukarorganisationer Ojämn tillgång till tekniskt stöd Huvudsakliga IT-systemet inger icke förtroende Medarbetare - Inflytande - Goda arbetsvillkor - Bättre chefer - Medverkan o. samarbete - Utveckling - Anpassa - Medfinansiering verksamheten till - Samarbete (tidigt) regionens behov - Test, - Samverkan pilotverksamhet - Insyn - Tydlig målbild - Delfinansiering - Samarbete - Trygghet - Inflytande - Faktaunderlag - Faktaunderlag - Information - Bra kvalitet - Test, - Samverkan på - Tillgänglighet pilotverksamhet rätt nivå - Delfinansiering Regionen - Praktik VGR Forskning och Utveckling Skola/Högskola/ Universitet/Företag Ett innovativt klimat Ständiga förbättringar Välfärdsområdet - Samarbete - Kravställa - Avtal - Samarbete (tidigt) - Test, pilotverksamhet - Kravställa -Överenskommelser Interna leverantörer Tydligt uppdrag - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Tydligt uppdrag - Högre status - Informationsutbyte - Benchmarking - Samverkan - GR Kostnadseffektivitet Attraktiv arbetsplats Matrisorganisationen med processägare som utgår från brukaren Samverkan Andra kommuner Externa leverantörer Säkerställd kvalitet och säkerhet Säkerställa kvalitet Service, omsorg och vård med rätt kvalitet -Information Resurser Socialstyrelsen - Leverera material - Gör som vi säger - Kraftig ökning av detaljstyrning SKL Nöjda brukare Kvalitativ verksamhet Positivt värdeladdat Bredd på utbud Väletablerad verksamhet Brukare Kvalitetssäkrade processer Det finns ett processarbete att utgå ifrån Demokrati Rädd om/måna om brukaren och dess behov Stort engagemang Engagerade medarbetare/personal Stort intresse av att vara med och påverka Utvecklingspotential - Tillgänglighet - Snabba svar - Rätt insatser o. bra resultat - Bra bemötande - Öppenhet och tillgänglighet Tillgänglighet/öppenhet Kompetens/kompetent personal Kunniga och erfarna medarbetare både centralt och lokalt Yrkesmässighet - Lojalitet - Aktiv medverkan - God kvalitet inom Riksdag/ - Medfinansiering ekonomisk ram Regering - Uppföljningsbara resultat - Förtroende för tj. ledning - Efterlevnad - Remissinstans - Pröva lagstiftning -Information Kvalitetssäkrad service och stöd Svagheter Västkom SDN Externa utförare Kärnintressenter intressenter med beslutande och drivande roller Samma möjlighet till de tjänster som erbjuds Utvecklat brukar- och medborgarperspektiv individens delaktighet i processen Styrkor Vilka är intressenter till Välfärdsområdet och vilka krav och förväntningar de? Dialog Bra dialog med brukare och medborgare Handlingsplan SWOT Medborgaren Vad vill vi uppnå med utvecklingen av området välfärd ur ett medborgar-/vårdtagarperspektiv och ur ett organisatoriskt perspektiv? Läsanvisning: kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver Mer behovsstyrd verksamhet Medborgare kravställare för kvalitetsutveckling Ökat brukarinflytande Engagerade medborgare Processkartläggning genomförs "Draghjälp" nationellt & regionalt Nationella initiativ Nationell samordning på IT-projekt Benchmarking " Storstäder " Norden. EU-direktiv Andra utförare Privata alternativ Ökad flexibilitet Tydliga upphandlingsrutiner och stöd vid köp av platser Hot Kortsiktighet Instabil politisk ledning Ökande krav på att snabbt anpassa sig till omvärldens förändringar Ekonomiska fördelningsmodeller (typ behovsmätning) 10 nya stadsdelar SDN-sammanslagning skapar enhetlighet Tydlig ledningsorganisation Administrativt kompetent stöd till chefer och socialsekreterare Friskare befolkning Ny kunskap - Forskning - Egen erfarenhet Rekrytering Kompetensutveckling Ökande kompetens Professionalisering (Äldre) Ansvarstagande personal Teknisk utveckling IT-verktyg " Verksamheterna " Medborgare/Brukare IT-stöd som stödjer verksamheten Ny teknik E-tjänster Plan för E-hälsa Låg kvalitet på högskolor och universitet Brist på rätt kompetens att rekrytera Resurs- och kompetensbrist Rekrytering Rekryteringsproblem Organisationsförändring flyttar fokus Otydlig lagstiftning Många olika lagar att förhålla sig till Ökande klyftor mellan organisationer Ökat antal svårt sjuka "Dåliga" IT-stöd IT-system skapar ökad administration för chefer och socialsekreterare = mindre brukartid Outvecklade IT-strategier (säkerhet/behörighet) Teknikstyrning Beslut med stor påverkan på IT-stöd Vinstdrivande vårdgivare Minskad egenproduktion ' övertalighet Oseriösa externa utförare Externa utförare Vård/omvårnad utomlands Demografisk struktur Förändrat beteende hos medborgare och brukare Brist på samordning av nationella & regionala initiativ Centralstyrt - standardiserade lösningar "Stordrift" (hela Staden) kan motverka individbehov eller lokala behov För stor statlig styrning Otydlig lagstiftning Många olika lagar att förhålla sig till Minskade ekonomiska förutsättningar Ekonomi " Ökade behov " Minskade skatteintäkter Ekonomisk kollaps Permanent arbetslöshet Bristfällig service Ekonomiska konjunktursvängningar Negativa omvärldsfaktorer " Segregering " Arbetslöshet Brist på boende/bostäder nnnnnnnnnnnnnnnnnn nnnn

19 Intressentanalys Vilka är intressenter till Välfärdsområdet och vilka krav och förväntningar de? Kärnintressenter intressenter med beslutande och drivande roller Primärintressenter intressenter av stort intresse, som i hög grad påverkas och därför vill kunna påverka Sekundärintressenter intressenter av lägre intresse och som troligtvis inte aktivt påverkar i lika stor utsträckning Massmedia SKL Andra förvaltningar/ bolag Andra kommuner Externa leverantörer Brukarorganisationer Försäkringskassa Arbetsförmedling Interna leverantörer - Öppenhet och tillgänglighet -Information -Information - Informationsutbyte - Benchmarking - Samverkan - GR Andra förvaltningar/ bolag Externa utförare - Många beställningar - Frihet i utförande - Fler externa utförare - Bra beslutsunderlag - Information - Samverkan - Samarbete - Kravställa - Avtal - Samarbete (tidigt) - Test, pilotverksamhet - Kravställa -Överenskommelser - Samarbete (tidigt) - Test, KF pilotverksamhet - Delfinansiering - Samarbete - Faktaunderlag - Faktaunderlag - Test, pilotverksamhet Medborgaren - Genomförd budget - Uppföljningsbara resultat - Delfinansiering - Praktik Västkom - Lojalitet - Aktiv medverkan - Medfinansiering - Inflytande - Information - Samverkan på rätt nivå - Insyn - Trygghet - Bra kvalitet - Tillgänglighet SDN - God kvalitet inom ekonomisk ram - Uppföljningsbara resultat - Förtroende för tj. ledning - Efterlevnad - Remissinstans - Pröva lagstiftning Riksdag/ Regering - Tillgänglighet - Snabba svar - Rätt insatser o. bra resultat - Bra bemötande - Leverera material - Gör som vi säger - Kraftig ökning av detaljstyrning - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Tydligt uppdrag - Högre status - Delaktighet och påverkansmöjlighet - Stödfunktioner - Inflytande - Goda arbetsvillkor - Bättre chefer - Medverkan o. samarbete - Utveckling - Anpassa - Medfinansiering verksamheten till regionens behov - Samverkan - Tydlig målbild Regionen - VGR Brukare Socialstyrelsen Arbetstagarorganisationer SKL Medarbetare Chefer Forskning och Utveckling Skola/Högskola/ Universitet/Företag Välfärdsområdet Anhöriga/ Närstående

20 Effektkarta Vad vill vi uppnå med utvecklingen av området välfärd ur ett medborgar-/vårdtagarperspektiv och ur ett organisatoriskt perspektiv? Läsanvisning: kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver Möjliggörare Önskade effekter Gemensamma och tydliga processer Ökad effektivitet inom egen verksamhet Dialog Bra dialog med brukare och medborgare Effektivare processer Utvecklat brukar- och medborgarperspektiv individens delaktighet i processen Stödja brukare/ medborgare Egenhantering före myndighetsbeslut Bidra till ökad integration Samma möjlighet till de tjänster som erbjuds En stad Trygga medborgare Identifiera olikheterna och åtgärda dem Tillgänglighet/öppenhet Tillgodose de utsatta Likabehandling Individanpassat stöd/ service Kvalitetssäkrad service och stöd Synergieffekter i utförande Systematiskt underlag för kompetensutvveckling Se samband och samverkansmöjligheter Systematisering Ta reda på behov innan plan medborgar/ brukardialog Valmöjlighet i utbud anpassning till individuella behov Enklare vardag för brukare/ medborgare Serviceinriktade nivåer Använda tekniken för att för att utveckla vår kommunikation Transparens för medborgaren Lätttillgängliga verksamheter Effektiva och enkla beslutsprocesser Tillgänglighet till information Gott bemötande Frigöra tid från admin till utförande Tydliga effektmål Verksamhets-/ medborgarstyrda IT-stöd Vägledning - ökad tydlighet vid utveckling av IT och annan teknik Bättre samverkan med andra huvudmän i våra frågor Nya former för medborgar-/ brukar dialog Evidensbaserad praktik Samverkan Externa samarbetspartner Skapa förutsättningar för ett medborgarsperspektiv Kvalitetssäkrade processer Värna medborgarnas integritet Skapa bättre förutsättning för verksamhetsstyrning Samordnade insatser -. Teambaserade arbetssätt Förhindra suboptimering Hantera komplexitet och föränderlighet Rättsäkerhet i beslutsprocessen Matrisorganisationen med processägare som utgår från brukaren Förutsättningar för förändringar Förutsättningar för konsekvensanalys Tydlig organisation Flexibilitet - förmåga att anpassa sig till omvärldsförändringar Stöd i förändringsledning Helhetsansvar där inget faller mellan stolarna Säkerställa kvalitet Uppföjning av KF:s budget Tydlig organisation (för brukaren) Säkerställd kvalitet och säkerhet Attraktiv arbetsplats Innovativa medarbetare/ verksamheter Trygga medarbetare Bättre uppföljning av brukarnytta Underlag för kvalitetsuppföljning Tydligt uppdrag Ständiga förbättringar Rättsäkerhet Kostnadseffektivitet Engagerade professionella medarbetare Ett innovativt klimat Service, omsorg och vård med rätt kvalitet

21 Effektkarta Vad vill vi uppnå med utvecklingen av området välfärd ur ett medborgar-/vårdtagarperspektiv och ur ett organisatoriskt perspektiv? Läsanvisning: kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver Möjliggörare Önskade effekter Gemensamma och tydliga processer Ökad effektivitet inom egen verksamhet Dialog Bra dialog med brukare och medborgare Effektivare processer Utvecklat brukar- och medborgarperspektiv individens delaktighet i processen Stödja brukare/ medborgare Egenhantering före myndighetsbeslut Bidra till ökad integration Samma möjlighet till de tjänster som erbjuds En stad Trygga medborgare Identifiera olikheterna och åtgärda dem Tillgänglighet/öppenhet Tillgodose de utsatta Likabehandling Individanpassat stöd/ service Kvalitetssäkrad service och stöd Synergieffekter i utförande Systematiskt underlag för kompetensutvveckling Se samband och samverkansmöjligheter Systematisering Ta reda på behov innan plan medborgar/ brukardialog Valmöjlighet i utbud anpassning till individuella behov Enklare vardag för brukare/ medborgare Serviceinriktade nivåer Använda tekniken för att för att utveckla vår kommunikation Transparens för medborgaren Lätttillgängliga verksamheter Effektiva och enkla beslutsprocesser Tillgänglighet till information Gott bemötande Frigöra tid från admin till utförande Tydliga effektmål Verksamhets-/ medborgarstyrda IT-stöd Vägledning - ökad tydlighet vid utveckling av IT och annan teknik Bättre samverkan med andra huvudmän i våra frågor Nya former för medborgar-/ brukar dialog Evidensbaserad praktik Samverkan Externa samarbetspartner Skapa förutsättningar för ett medborgarsperspektiv Kvalitetssäkrade processer Värna medborgarnas integritet Skapa bättre förutsättning för verksamhetsstyrning Samordnade insatser -. Teambaserade arbetssätt Förhindra suboptimering Hantera komplexitet och föränderlighet Rättsäkerhet i beslutsprocessen Matrisorganisationen med processägare som utgår från brukaren Förutsättningar för förändringar Förutsättningar för konsekvensanalys Tydlig organisation Flexibilitet - förmåga att anpassa sig till omvärldsförändringar Stöd i förändringsledning Helhetsansvar där inget faller mellan stolarna Säkerställa kvalitet Uppföjning av KF:s budget Tydlig organisation (för brukaren) Säkerställd kvalitet och säkerhet Attraktiv arbetsplats Innovativa medarbetare/ verksamheter Trygga medarbetare Bättre uppföljning av brukarnytta Underlag för kvalitetsuppföljning Tydligt uppdrag Ständiga förbättringar Rättsäkerhet Kostnadseffektivitet Engagerade professionella medarbetare Ett innovativt klimat Service, omsorg och vård med rätt kvalitet

22 Effektkarta Vad vill vi uppnå med utvecklingen av området välfärd ur ett medborgar-/vårdtagarperspektiv och ur ett organisatoriskt perspektiv? Läsanvisning: kartan läses från vänster till höger à med leder till och från höger till vänster ß med kräver Möjliggörare Önskade effekter Kvalitetssäkrad service och stöd Synergieffekter i utförande Frigöra tid från admin till utförande Tydliga effektmål Verksamhets-/ medborgarstyrda IT-stöd Vägledning - ökad tydlighet vid utveckling av IT och annan teknik Bättre samverkan med andra huvudmän i våra frågor Gemensamma och tydliga processer Ökad effektivitet inom egen verksamhet Systematiskt underlag för kompetensutvveckling Se samband och samverkansmöjligheter Nya former för medborgar-/ brukar dialog Evidensbaserad praktik Samverkan Externa samarbetspartner Dialog Bra dialog med brukare och medborgare Effektivare processer Ta reda på behov innan plan medborgar/ brukardialog Skapa förutsättningar för ett medborgarsperspektiv Kvalitetssäkrade processer Systematisering Gemensamma och Tydliga processer Värna medborgarnas integritet Skapa bättre förutsättning för verksamhetsstyrning Samordnade insatser -. Teambaserade arbetssätt Utvecklat brukar- och medborgarperspektiv individens delaktighet i processen Utvecklat brukaroch medborgarperspektiv Egenhantering Stödja brukare/ medborgare före individens delaktighet myndighetsbeslut i processen Valmöjlighet i utbud anpassning till individuella behov Förhindra suboptimering Hantera komplexitet och föränderlighet Rättsäkerhet i beslutsprocessen Matrisorganisationen med processägare som utgår från brukaren Enklare vardag för brukare/ medborgare Förutsättningar för förändringar Förutsättningar för konsekvensanalys Tydlig organisation Serviceinriktade nivåer Flexibilitet - förmåga att anpassa sig till omvärldsförändringar Stöd i förändringsledning Helhetsansvar där inget faller mellan stolarna Bidra till ökad integration Samma möjlighet till de tjänster som erbjuds En stad Trygga medborgare Lätttillgängliga verksamheter Tydlig organisation (för brukaren) Identifiera olikheterna och åtgärda dem Tillgodose de utsatta Transparens för Effektiva Tillgänglighet medborgaren enkla och beslutsprocesser Använda tekniken för att för att utveckla vår kommunikation Tillgänglighet/öppenhet öppenhet Säkerställa kvalitet Uppföjning av KF:s budget Tillgänglighet till information Säkerställd kvalitet och säkerhet Säkerställd Kvalitet och säkerhet Attraktiv arbetsplats Innovativa medarbetare/ verksamheter Trygga medarbetare Bättre uppföljning av brukarnytta Underlag för kvalitetsuppföljning Tydligt uppdrag Ständiga förbättringar Likabehandling Individanpassat stöd/ service Gott bemötande Rättsäkerhet Kostnadseffektivitet Engagerade professionella medarbetare Ett innovativt klimat Service, omsorg och vård med rätt kvalitet

23 Nästa steg... Situationsanalys Utforma lösning Realisering Information och förankring

24 Syfte/Mål Syftet med projektet Att forma gemensamma processer för att få ett mer enhetligt arbetssätt som skapar möjligheter att nå de effekter man vill åstadkomma såsom likabehandling, individanpassat stöd/service, gott bemötande, rättssäkerhet och kostnadseffektivitet. Att ge en ökad tydlighet i roller och ansvar. Att ge ökade möjligheter att identifiera krav på IT-stöd och att kunna ta tillvara ny teknik inom IT och kommunikation. Projektets mål Beskrivna gemensamma processer Ett processorienterat arbetssätt inom Välfärd -Likvärdighet -Individuellt anpassat stöd - Service till medborgaren -En stad

25 Projektorganisation Annika Andersson, Stadsdelsdirektör, SDF Norra Hisingen Carina Helgesson-Björk, Sektorschef ÄO-HSV, SDF Östra Göteborg Ellinor Bylund, Sektorschef IFO-FH, SDF Örgryte Härlanda Eva MK Hansson, IT-strateg Välfärd Utbildning, Stadskansliet Jonas Kinnander, Avdelningschef ÄO-HSL, Stadskansliet Jörgen Samuelsson, Sektorschef ÄO-HSL, SDF Örgryte Härlanda Lena Holmlund, Sektorschef IFO-FH, SDF Askim Frölunda Högsbo Ledningsgrupp E-hälsa Styrgrupp Projektledning Referensgrupper Arbetsgrupp

26 Processarbete Välfärd-Utbildning Koppling till processer för styrning-, ledning och uppföljning.

27 Processarbete Välfärd-Utbildning

28 Socialstyrelsens nya föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Reglerar hur aktörer inom hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och verksamheter enligt LSS ska arbeta med kvalitet. Ett ledningssystem som är uppbyggt enligt de nya reglerna syftar till att vara ett stöd för ledningen för att säkra att verksamheten gör rätt saker på rätt sätt. Ledningssystemet ska användas för att planera, leda och styra verksamheten. Det är ett verktyg som en verksamhet måste ha för att kunna säkra kvaliteten, det vill säga att den uppfyller krav och mål i den övriga lagstiftningen om hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst eller stöd och service till vissa funktionshindrade. De nya föreskrifterna och allmänna råden är gemensamma för all vård och omsorg. De ställer tydliga krav på att verksamheten fortlöpande förbättras genom riskanalys, egenkontroll och utredning av avvikelser.

29 (SOSFS 2011:9) 5. Processer och rutiner Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS måste börja arbetet med att klargöra vilken verksamhet som bedrivs. Därefter ska denne göra en kartläggning av vilka lagar och föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade, samt vilka beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter, som gäller för verksamheten. Slutligen ska denne bedöma vilka processer och rutiner som behöver fastställas för att säkra att verksamheten uppfyller kraven och målen i författningar och beslut. Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS kan få ytterligare stöd för vilka processer och rutiner som behöver tas fram från riskanalyser och egenkontroller samt från det som framkommer genom klagomål, synpunkter och lagreglerade rapporteringsskyldigheter.. I 4 kap. 3 SOSFS 2011:9 anges att den som bedriver verksamheten för varje process ska identifiera de aktiviteter som ingår i processen och bestämma deras inbördes ordning. Med processer avses alla slags processer. Föreskrifterna och allmänna råden gör därmed ingen skillnad på huvudprocesser, delprocesser, administrativa processer, kärnprocesser, ledningsprocesser m.m. Den som bedriver verksamheten avgör hur processerna särskiljs och benämns. Det viktiga är att det är tydligt att ledningssystemets processer och rutiner kan användas och används för att utveckla och säkra verksamhetens skvalitet.

30 Underlag för Beslut Ledning - Styrníng Processorienterat arbetssätt ger underlag och stöd för: systematiskt kvalitetsarbete (t ex riskanalyser, egenkontroll, avvikelsehantering) att formulera effektmål konsekvensanalys vid verksamhetsutveckling förståelse för hur delarna samverkar för att ge ett värd för vårdtagaren/brukaren/medborgaren harmonisering av organisationen, dess resurser och arbetssätt kravställan på teknik och IT-stöd

31 Aktiviteter 2011 Situationsanalys Utforma lösning Realisering Information och förankring Utforma lösning beskriva den övergripande processtrukturen utforma organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet Realisering genomföra utbildning etablera organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet kartlägga processernas nuläge och önskade läge kartlägga kompetens och kompetensbehov

32 Aktiviteter Situationsanalys Utforma lösning Realisering Information och förankring Treserva Kontakt center Utforma lösning beskriva den övergripande processtrukturen kartlägga processernas nuläge och önskade läge utforma organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet Realisering genomföra utbildning etablera organisation och roller som ska säkra processernas fortvarighet kartlägga kompetens och kompetensbehov

33 Aktiviteter 2012 Utbildningsområdet håller På att avsluta situationsanalysen och planerar för att gå in i steg 2. Välfärdsområdet håller på att avsluta steg 2 och planerar för att gå in i realiseringsarbetet. Situationsanalys Utforma lösning Realisering Information och förankring

34 Processarbete Välfärd-Utbildning Kartläggning nuläge Exempel Välfärdsområdet

35 Huvudprocesser Välfärdsområdet Leverantör Input Process Output Kund Den enskilde Den egna verksamheten Politiker Behov Politiskt beslut/ viljeinriktning Hälsofrämjande åtgärder Analys av situationen Ta fram plan för utförande Beslut om kommunal service Sätta in insatser på individnivå, gruppnivå el. strukturer Syfte: Tillhandahålla åtgärder i syfte att stärka och bibehålla folkhälsan Utvärdera Stärkt el. bibehållen fysisk, psykisk och social hälsa Medborgare Den enskilde Anhörig Närstående Person i sin yrkesutövning Ansökan Anmälan Vård och omsorg Handlägga ärenden Myndighetsbeslut Genomföra vård och omsorg Utvärdera Syfte: Tillhandahålla åtgärder/insatser enligt SOL, LVM och LVU och stöd och service enligt LSS Förändring i människors liv Meningsfullhet Självständigt liv Gemenskap Brukare Anhörig Närstående Allmänheten Livskvalitet Patient Anhörig Närstående Vårdbegäran Hälso och sjukvård Bedöma och planera vård Genomföra hälso och sjukvård Utvärdera Lindrande och botande Patient Person i sin yrkesutövning Syfte: Tillhandahålla god vård enligt HSL och gällande avtal

36 Huvudprocesser Välfärdsområdet Leverantör Input Process Output Kund Den enskilde Den egna verksamheten Politiker Behov Politiskt beslut/ viljeinriktning Hälsofrämjande åtgärder Analys av situationen Ta fram plan för utförande Beslut om kommunal service Sätta in insatser på individnivå, gruppnivå el. strukturer Syfte: Tillhandahålla åtgärder i syfte att stärka och bibehålla folkhälsan Utvärdera Stärkt el. bibehållen fysisk, psykisk och social hälsa Medborgare Den enskilde Anhörig Närstående Person i sin yrkesutövning Ansökan Anmälan Vård och omsorg Handlägga ärenden Myndighetsbeslut Genomföra vård och omsorg Utvärdera Syfte: Tillhandahålla åtgärder/insatser enligt SOL, LVM och LVU och stöd och service enligt LSS Förändring i människors liv Meningsfullhet Självständigt liv Gemenskap Brukare Anhörig Närstående Allmänheten Livskvalitet Patient Anhörig Närstående Vårdbegäran Hälso och sjukvård Bedöma och planera vård Genomföra hälso och sjukvård Utvärdera Lindrande och botande Patient Person i sin yrkesutövning Syfte: Tillhandahålla god vård enligt HSL och gällande avtal

37 Vård och omsorg

38 Vård och omsorg

39 Vård och omsorg Brukare Socialsekr/ Bist handl Enhetschef

40 Boka och genomföra möte Vård och omsorg Erhålla info om att ingen utredning inleds Brukare Socialsekr/ Bist handl Enhetschef

41 Vård och omsorg

42 Perspektivskiften En processyn på verksamheten innebär flera perspektivskiften: helhetsperspektiv kundperspektiv flödesperspektiv

43 Processarbete Välfärd-Utbildning Organisation Roller och ansvar

44 Linjeorganisation Processorganisation SDD/FC-grupp Processtyrning VF-UTB Beslutsgrupp SC-grupp SC-grupp SC-grupp Processledngr/ Processägargr ÄO, HS Processledngr/ Processägargr IFO, FH Processledngr/ Processägargr UTB Per grupp: Processägare, 2 SC, IT-strateg ÄO HS IFO FH FS GS GS OC-grupp OC-grupp OC-grupp Process ledare Process ledare Process ledare Process ledare Process ledare Process ledare Process ledare Per grupp: Processledare, 2 OC, Proj led, SA, (IT-strateg) EC-grupp EC-grupp EC-grupp Processteam Arbgr Processteam Arbgr Processteam Arbgr Per grupp: Processledare, EC, Repr för adm, handl och prod

45 Processarbete Välfärd-Utbildning Fortsatt arbete.

46 Processorganisation Förutsättningar för att ta första steget till att processorientera organisation och utvecklingsarbete: Processorganisationens uppdrag tydliggjorda roller och ansvar. Utbildning processägare, processledare, m fl Chefsaktivitet: Tydligjord koppling till styr- och ledningsprocesserna Tydligjorda samband med andra styr- och ledningsverktyg chefsaktivitet Säkra resurser Planera och genomföra försöksperiod/pilot Prioritera processområden: HSL (Treserva steg 2) Utförardelar inom Välfärd (Treserva steg 2), Kontaktcenters servicespecar Planering av mötestider

47 Välfärd och Utbildning Processtyrning och Samordnat strategiskt utvecklingsarbete SDF-UBF-SRF Välfärd och Utbildning Eva MK Hansson