Granskning av rutiner för bokning av flygresor

Transkript

1 Granskning av rutiner för bokning av flygresor Bättre framförhållning kan ge fler medarbetare i

2 Titel Författare: Omslagsbild: Kontaktperson: Granskning av rutiner för bokning av flygresor.. Rolf Gyllefjord Fotograf: Bildbyran.se Rolf Gyllefjord, i s län, 1 Luleå. Telefon: , fax: , E-post: norrbotten@lansstyrelsen.se Internet:

3 1(15) Landshövding Sven-Erik Österberg GRANSKNING AV RUTINER FOR BOKNING AV FLYGRESOR Sammanfattning g har genomfört en granskning av myndighetens rutiner för bokning av resor. Omfattningen av resorna ingår däremot inte i granskningen. Granskningen visar att myndighetens resepolicy inte till fullo efterlevs. En stor andel resor bokas sent eller mycket sent och att en stor andel av dessa resor hade kunnat bokas tidigare. De sena bokningarna har medfört merkostnader för myndigheten. Bättre bokningsrutiner skulle kunna leda till besparing av betydande belopp, kanske uppemot kronor sammantaget för flygresor och inrikes hotellövernattning. Det finns all anledning att förbättra rutinerna för bokning av resor. Vidare visar granskningen att val av flygbolag till viss del präglas av subjektiva värderingar som saknar grund, i stället för att följa de urvalskriterier som gäller. Slutligen visar granskningen att samtliga granskade resor har bokats genom den resebyrå myndigheten har ramavtal med. Med hänsyn till resultatet av min granskning rekommenderar jag följande: > Myndigheten bör informera om innebörden av resepolicyn och dess syfte för att öka möjligheten till bättre framförhållning vid bokning av resor. > Myndigheten bör även informera om vilka kriterier som gäller vid val av flygbolag och hotell. > Den enskilde tjänstemannen bör försöka påverka så att inbjudningar och kallelser till de olika sammankomsterna kommer i god tid. Detta för att möjliggöra bättre planering av både den egna arbetstiden och resorna. POSTADRESS 1 LULEÅ BESÖKSADRESS Stationsgatan S TELEFON TELEFAX F.-POST norrbotten@lansstyrclsen.se INTERNET

4 2(15) Bakgrund och syfte Bakgrund Bokning av flygresor (inklusive hotell, marktransporter m m) görs företrädesvis av den som ska resa. Bokning sker vanligtvis genom den resebyrå vi har ramavtal med. Till och med 31 januari 2013 anlitades s Resebyrå och från och med l februari 2013 har vi avtal med B1G Travel. Myndighetens resepolicy 1 anger på vilket sätt resor ska planeras och genomföras, bland annat: Därför är det väsentligt att tjänsteresor inklusive val av logi, är motiverade och planerade i samråd med ansvarig chef/attestantansvarig så att resorna kan genomföras på ett för myndigheten kostnadseffektivt sätt. Vidare framgår det av policyn att: Flygresa ska beställas i god tid för att få så billig biljett som möjligt. Myndighetens kostnader för flygresor uppgick 2012 till cirka 4,2 miljoner kronor och inrikes hotellövernattning till cirka 1,4 miljoner kronor. Under perioden l januari till och med 20 augusti 2013 uppgick kostnaderna för flygresor till cirka 2,1 miljoner kronor och inrikes hotell till cirka kronor. Vid en genomgång av ett antal fakturor avseende flygresor framgick att ett stort antal bokningar hade gjorts någon eller några dagar innan avgång, vilket oftast medför en kostnadsfördyring. Syftet med revisionen är att granska om resepolicyn och rutinerna för bokning av flygresor med mera efterlevs. Omfattningen av myndighetens resor har således inte granskats. 2. Revisionsfrågor och metod De övergripande revisionsfrågorna är: > Sker bokning av resor i enlighet med resepolicyn? 5> Sker bokning av resor genom den resebyrå vi har avtal med? Inledningsvis har jag tagit fram underlag ur ekonomisystemet Agresso, avseende perioden l januari till och med 20 augusti Av samtliga reserelaterade fakturor har jag därefter granskat cirka 230 fakturor, uppgående till en totalsumma av cirka l kronor. Syftet med den delen av granskningen var att fånga upp ett antal bokningar som företrädesvis var genomförda relativt kort tid före avresa. 35 anställda vid myndigheten fick frågor om totalt 3 fakturor. Fakturornas totalbelopp uppgick till kronor, varav kronor avsåg flygresor och 23 5 kr inrikes hotellövernattning. Övriga 2 3 kronor avser marktransporter med mera. De tillfrågade har fått samma frågor, med något litet undantag. Grundfrågorna har varit:

5 3(15) Vad var syftet med resan? När fick du reda på att du ska genomföra resan? När har du bokat resan? Hade det varit möjligt att boka tidigare? Om ja, varför har du inte bokat tidigare? Hade det varit möjligt att välja billigare flyg? Om ja, varför valdes inte det? l något fall har även följande fråga ställts: Ovanstående resor har uteslutande bokats med. Hade det varit möjligt att boka med Norwegian eller finns det någon speciell anledning till att valts? Svaren har därefter sammanställts och analyserats. Granskningen har varit fokuserad på flygresor, eftersom de har utgjort cirka 2/3 av de totala resekostnaderna 2012 och Även omständigheten att priset på flygresor i regel stiger mer desto närmare avresedagen resan bokas har legat till grund för inriktningen av granskningen. Eftersom även kostnaden avseende inrikes hotellövernattning är betydande, så har en översiktlig granskning av bokningarna skett. Fakturerad kostnad har jämförts med kostnad enligt det statliga ramavtalet. Bokning av hyrbilar eller helikoptertjänster har inte ingått i granskningen. 3. Iakttagelser och rekommendationer Av ovanstående avsnitt framgår att myndighetens kostnader avseende flygresor och inrikes hotellövernattningar uppgår till cirka respektive kronor, l januari till och med 20 augusti Min granskning visar att det finns möjlighet till besparingar på nämnda bokningar. För att åstadkomma detta krävs förändrade bokningsrutiner hos den enskilde men även påverkan av mötestider. Det kan även krävas bättre rutiner hos den resebyrå vi anlitar. Vid granskningen har jag kunnat konstatera att bokning har skett genom den resebyrå som vi har avtal med. g har inte funnit några avvikelser från detta. Nedan följer en redovisning av mina iakttagelser vid granskningen. Det bör observeras att de beräkningar om kostnadsbesparing jag redovisar är endast teoretiska och visar möjliga besparingar vid bättre bokningsrutiner. 3.1 Flygresor g har granskat underlag (fakturor) som avser bokningar genomförda via både s Resebyrå och BIG Travel. Från BIG Travel har jag fått en sammanställning avseende samtliga genomförda bokningar via deras resebyrå. Något liknande underlag

6 4(15) från s Resebyrå har jag inte begärt eftersom bokningar via dem avser endast en månad. Underlagen från B1G Travel visar att under den granskade perioden enligt ovan har myndighetens anställda bokat totalt l 324 sträckor procent av bokningarna har skett inom 0- dagar före avresa. Totalt 4 procent av bokningarna har gjorts inom 14 dagar före avresa. Statistiken visar därmed att en stor del av våra resor bokas relativt sent innan avresa. Sena bokningar leder ofta till fördyrade resor. Av nedanstående tabell framgår hur lång tid före avresa bokningarna har gjorts. Tabell l Framför-hållning Bokat antal dagar före avresa Antal sträckor Andel i procent Av de svar jag har erhållit bedömer jag att 2 av de 3 resor som granskats borde ha kunnat bokas tidigare eller betydligt tidigare än vad som gjorts. Samtliga 2 resor, utom en, hade enligt min bedömning kunnat bokas mer än 14 dagar före avresa. Två av resorna borde ha gått att boka tidigare än en dag före avresa, l Bilaga l framgår de granskade resorna (avidentifierade) med förkortad förklaring till att resorna har bokats sent. Några av de förklaringar som givits till sena bokningar är; väntat på besked från chef, bokar sent för att välja mellan olika åtaganden, missat eller glömt att boka tidigare, valt mellan två konferenser, privata skäl, osäkert om deltagande på grund av hög arbetsbelastning, sen inbjudan eller sent besked om deltagande, med mera. Bedömning Min bedömning är att det är fullt möjligt att förbättra rutinerna för bokning av resor så att det kan ske betydligt tidigare. Det kominer dock alltid att finnas tillfällen när deltagande vid ett möte eller en konferens kommer med kort varsel, men inte i så stor omfattning som sker idag. Några av de lämnade kommentarerna till sena bokningar är av den karaktären att jag får känslan av att deltagandet kanske inte var så angeläget, men att man till slut valt att delta. När en inbjudan om deltagande vid någon sammankomst kommer, så är det viktigt att ställa frågan - "Är det angeläget att delta?" Om svaret på frågan är, så bör : Exempel - en resa tur och retur Luleå - Göteborg motsvarar fyra sträckor i underlaget.

7 5(15) den enskilde, själv eller tillsammans med närmaste chef avgöra om deltagande och därefter boka resan. En tidig bokning ger även en större möjlighet att till exempel hantera bemanningsfrågan på enheterna Flygresor - prisutveckling För att få en uppfattning om vilken påverkan tiden för bokning av resan har på priset för resan har jag genomfört en kort undersökning av detta. Undersökningen har gått ut på att under en månads tid kontrollera flygpriser för ett visst datum. Kontrollerna har gjorts vid sex olika tillfällen, från en månad till en dag innan avresa. Resorna avser tur och retur från Luleå till, Göteborg, Malmö, Kalmar respektive Jönköping. Avresedatum bestämde jag till 24 september med returresa samma dag. Första kontrollen gjordes den 23 augusti och den sista 23 september. Bilagorna 2 och 3 visar prisutvecklingen. Undersökningen är inte på något sätt vetenskaplig, men ger en indikation om hur tid före avresa påverkar priset och därmed varför det är angeläget att boka i så god tid som möjligt. Att boka en tur och returresa den 23 augusti hade gett mellan 51 och 3 procent lägre pris än att boka en dag innan avresa. Genom att boka den 1 september hade priset varit mellan 1 och 54 procent lägre än bokning den 23 september. Undersökningen visar även att ju närmare avresedatum bokning sker, desto viktigare är det att jämföra priset för de två flygbolagen, vilket framgår tydligast av Bilaga 3 och som jag återkommer till i avsnitt Hur stor den totala besparingen hade kunnat bli om samtliga bokade resor görs i god tid är omöjligt att säga. Tabell l i avsnitt 3.1 ovan visar att 24 procent av resorna bokades l dagar och 23 procent mellan och 14 dagar innan avresa. Min bedömning enligt Bilaga l, är att 2 av de granskade 3 resorna (4 %) hade varit möjliga att boka tidigare. För att få en uppfattning om en möjlig besparing gör jag följande teoretiska beräkning: Den totala kostnaden för flygresor för den granskade perioden var cirka kronor. De 4 procent sena bokningar (1-14 dagar) motsvarar då cirka 000 kronor (egentligen högre, eftersom sena bokningar ger högre pris per resa). Min bedömning att 4 procent skulle vara möjligt att boka tidigare skulle motsvara cirka kronor ( 000 * 0,4). Prisjämförelsen i Bilaga 2 visar att det skulle gå att spara cirka 50 procent vid tidig bokning. Detta skulle motsvara upp till cirka kronor. Om samma teoretiska resonemang används för flygresor avseende 2012 skulle den teoretiska besparingen ha kunnat vara upp till cirka kronor avseende flygresor ( x 0,4 x 0,4 x 0,50). Bedömning Min bedömning är att det går att spara pengar genom bättre rutiner för bokning av resor. Granskningen visar att i en stor andel av de bokade resorna efterlevs inte resepolicyn, avseende att flygresor ska bokas i god tid. Att boka i god tid och att försöka få bästa möjliga pris innebär inte att vara tvungen att resa mycket tidigare hemifrån eller komma hem mycket senare. g bedömer att det är möjligt att genom god planering få ned

8 (15) myndighetens totala resekostnader samtidigt som det är möjligt att bibehålla acceptabla restider Flygresor - val av flygbolag l de fall jag har sett att den tillfrågade frekvent har rest med har jag ställt frågan om vad orsaken till det är. Anledning till den frågan är att jag bland de granskade fakturorna inte har sett samma mönster avseende Norwegian. Några av förklaringarna har varit att har bättre punktlighet, är svenskt, har bättre personalpolicy, har bättre miljötänk samt att den enskilde vill åka en specifik avgångstid eller att de litar på att resebyrån anvisar bästa alternativ. Enligt avtal med resebyrån ska de "Lämna förslag på bästa restider och ge prisförslag på lägsta pris" samt att "Utföra bokningar på de statliga ramavtalen". Vid granskningen har det framkommit att resebyrån inte alltid ger alternativ med prisförslag, vilket medför att det för den som bokar är svårt att bedöma vad som är bästa möjliga pris. Vid samtal med chefen för affärsresor vid resebyrån har han angett att det inte ska vara något problem att ta fram olika alternativ. Att välja en specifik avgångstid så att det passar in med mötestider är givetvis eftersträvansvärt, samtidigt som det kan medföra kortare total restid och därmed lägre påverkan på flextider. Det bör dock beaktas att det för närvarande finns inte mindre än fem avgångar från Luleå till på morgonen. Avgångstiderna är klockan.00,.25,.35,.50 och.25. Det kan finnas anledning att jämföra avgångar med priset för resan, utan att bortovaron hemifrån förlängs avsevärt. Argumentet att har bättre punktlighet håller inte. Enligt Flighstat.com har Norwegian sedan mars i år haft bättre punktlighet, färre inställda och omdirigerade flyg än. Statistiken framgår av Bilaga 4. När det gäller övriga argument som lämnats till val av flygbolag så är det enbart subjektiva egna värderingar som inte har någon bärighet i avtalssammanhang. Båda flygbolagen ingår i det statliga ramavtalet och ska behandlas lika. Bedömning Min bedömning är att resebyrån måste förbättra sina rutiner så att de följer det avtal de har med myndigheten. Detta kan leda till ökad möjlighet till bättre prismedvetenhet hos den som bokar en resa. Vidare bedömer jag att det finns möjlighet att jämföra och välja alternativa avgångstider utan att det påverkar den totala restiden nämnvärt. I övrigt bedömer jag att val av flygbolag till viss del präglas av subjektiva värderingar som saknar grund. Val av flygbolag ska enbart ske med hänsyn till pris i förhållande till restid. 3.2 Inrikes hotell Som ovan nämnts, avsnitt 2, har jag granskat kostnader avseende inrikes hotellövernattning översiktligt. Fakturerad kostnad har jämförts med pris enligt det statliga

9 (15) ramavtalet. Totalt 1 bokningar ingår i underlaget, till en totalkostnad om 25 4 kr. Sju av de bokade hotellen har fakturerats till avtalspris, två av hotellen ingick inte i det statliga ramavtalet, l ett par fall har femstjärniga hotell bokats. Om avtalspris hade erhållits i samtliga fall hade det medfört en besparing på 5 5 kronor, eller cirka 22 procent. Om samma förhållande råder för hela den granskade perioden skulle det motsvara en besparing på cirka kronor, då periodens totala kostnad avseende inrikes hotellövernattning uppgick till cirka kronor. Med samma besparing för helår 2012 hade besparingen kunnat vara upp till cirka kronor (l x 0,22). Tabell 2 Hotellbokningar Hotell Amaranten Sky City, 2 pers ;? Rica Elite Karlstad Clarion Karlstad Clarion Västerås Savoy Jönköping Poseidon Göteborg Rica Scandic Norra Bänt Nordic Light 5 * Exclusively hotels, Victory Hotel, Gamla stan Nordic Sea Amaranten Best W Karlapl 5* Riverton Göteborg Nordic Sea Summa Pris Avtalspris ] Anm Ok Ok Ej avtal. Billigaste pris 00 Ok Ok Ok Ej avtal. Billigaste pris Ok Ok om avtalspris hade följts, hade det gett en besparing på 5 5 kr eller 22 % En orsak till att avtalspris inte har hållits kan vara att bokningarna är gjorda sent, vilket kan medföra att rum till avtalspriser är slut eller att det inte finns lediga rum på det hotell som omfattas av avtal. En annan orsak kan vara att man medvetet valt rum utanför avtalspris eller att hotell utanför ramavtalet valts. Bedömning Min bedömning är att de sena bokningar som gjorts även har medfört att pris enlig' avtal avseende hotellövernattning inte erhållits. I de granskade fallen är totalbeloppet för

10 (15) fördyringen inte stor, men totalt sett kan det avse betydande belopp. Även denna del av granskningen visar att det finns möjlighet till en större kostnadseffektivitet. 3.3 Rekommendationer Den sammantagna bedömningen jag gör är att det krävs en ökad medvetenhet avseende innebörden av resepolicyn och en ökad medvetenhet över tidens påverkan på framförallt flygpriset. Vidare har det visat sig att en del inbjudningar och kallelser till olika sammankomster kommer väldigt sent och att det kan finnas anledning att försöka påverka detta. Med hänsyn till det rekommenderar jag följande: > Myndigheten bör informera om innebörden av resepolicyn och dess syfte för att öka möjligheten till bättre framförhållning vid bokning av resor. > Myndigheten bör även informera om vilka kriterier som gäller vid val av flygbolag och hotell. > Den enskilde tjänstemannen bör försöka påverka så att inbjudningar och kallelser till de olika sammankomsterna kommer i god tid. Detta för att möjliggöra bättre planering av både den egna arbetstiden och resorna. Luleå Rolf Gyllefj ord

11 (15) BILAGA l Orsak till sen bokning. Total kostnad är inklusive flyg och ev marktransporter och hotell Destination från Luleå tur och retur Total kostnad Varav kostnad flyg A B Orsak till sen bokning C D St Petersburg Tallin Oslo Karlstad Karlstad Kalmar Jönköping Göteborg Kalmar t j ? > > >? >0 12 o3 1 3 >0 > >0 Väntade på besked från chef Bortrest, kunde inte boka tidigare Bortrest, kunde inte boka tidigare Kollega slutade, fick rycka in och delta Bokar sent, väljer mellan olika åtaganden Bokar sent, väljer mellan olika åtaganden Bokar sent, väljer mellan olika åtaganden Bokar sent, väljer mellan olika åtaganden Tidsbrist, osäkert om deltagande Inbjudan sent, deltagare bestämdes därefter Sent besked om att delta Sent besked och var på andra tjänsteresor Var på tjänsteresa när besked erhölls Hög arbetsbelastning, osäkert om att delta Osäkert om mötet kunde genomföras Missade eller glömde bort att boka tidigare Missade att boka tidigare Privata skäl Privata skäl sent, valde mellan två konferenser Privata skäl Privat skäl Var på tjänsteresa vid besked. Sen inbjudan Ofta snabba kontakter med konsulter Möte kort varsel, annars fördröjning 4-5 v, 2 pers Kunde ordna möte med kort varsel Privata skäl Privata skäl Program sent. Bokade till slut innan program Bokade när inbjudan kom Bokat tidigt. Bokat så snart fått klartecken från chef Samordnat två möten, därför sen bokning Osäker mötestid, samordning m andra Ev Ev Ev

12 (15) Helsingfors Jönköping Jönköping Göteborg Summa >30 >30 > > 14 > Sent >0 1 Osäker mötestid samt andra tjänsteresor Väntelista på utbildning, sent svar Oklart med vem som ska åka Troligen kunnat boka tidigare, risk för ombok Hård arbetsbelastning samt privata skäl Hade ej tänkt åka men det blev nödvändigt Samordnade med kollega Glömde boka tidigare Hade ev kunnat boka tidigare, reste mycket då Slutligt beslut om dagen togs sent Tidig bokning, men högt pris Bokade i princip omgående efter besked Inbjudan kommer ca 1 vecka före mötet Inbjudan kommer ca 1 vecka före mötet Länge oklart om mötet kunde genomföras Avvaktade arbets- o bemanningsläge på enh Kort varsel, var på tj resa, problem m bokning Gruppen försökte synka hotell Privata skäl Privata skäl Bokades när datum bestämdes. 2 personer Samordnades med kollega Omsäkert om deltagande Krock chefsmöte, samrått m avd chef Glömde boka, hög belastning då Omprioriterade sent för att kunna delta Osäkert deltagande p g a införande av telefoni Sent besked medförde privata skäl Antal "" 2 2 Kolumn: A = Bokat resan, antal dagar innan avresa B = Fått besked om resan, antal dagar innan avresa C = Möjligt att boka tidigare, enligt min bedömning D - Fått sen inbjudan eller sent besked om att delta (1-14 dagar innan avresa).

13 (15) Bilaga 2 Tabell prisutveckling flygresor Prisjämförelse avseende resa tur och retur den 24 september, Luleå - Arlanda, Luleå - Göteborg, Luleå - Malmö, Luleå - Kalmar respektive Luleå - Jönköping. I tabellen visas kontrollerad pris vid nedanstående datum och angivna avgångstider. De högra kolumnerna visar besparing i förhållande till om bokning hade gjorts den 23 september. Besparing jämfört m bokning 23 sept 23-aug 2-aug 02-sep 0-sep 1-sep 23-sep 1-sep 0-sep 02-sep 2-aug 23-a u g 24-sep.25 Arlanda 1.20 Luleå % 35% 44% 51% 5% % 50% 50% 50% 50% ' 201' 21' 231' 251' 31' 43 2% 42% 4% 50% 54%.35 Arlanda Norwegian Luleå Norwegian % 3% 24% 32% 45% 35% 3% 3% 5% 44% 52% 1% 32% 51% 24-sep Göteborg Luleå % 32% % % 3% 4% 41% % 54% 4% % % % 3%.35 Göteborg Norwegian Luleå Norwegian % 3% 32% 32% 42% 3% 41% 12% 33% 55% 4% 53% 5% 4% 5% 24-sep.25 Malmö 1.20 Luleå % 3% 2% % 41% 50% % 55% 53% % 5% 4% % 0% Malmö Luleå Norwegian 125 Norwegian % 42% 32% 3% 43% 41% 42% 12% 34% 5% 4% 54% 1% 4% 5% 24-sep.25 Kalmar 1.20 Luleå % 54% 1% 54% % 5% 55% % 1% 55% % 1% 24-sep.25 Jönköping 1.05 Luleå % 1% 4% 40% 40% sep 31% 3% 3% 4% 4% % 2% 43% 43% 43%

14 (15) Bilaga 3 Diagram l - 5 prisutveckling flygresor, tur och returresor, jämför bilaga 2. Avresa för resorna är 24 september Diagram l. Luleå - Arlanda. * A Norwegian 23-aug 30-aug 0-sep 13-sep 20-sep Diagram 2. Luleå Göteborg l visar priset för en enkelresa med, för att illustrera att det i det här exemplet hade kostat nästan lika mycket med en enkel resa med som tur och retur med Norwegian - - l TÉr» -* Norwegian 23-aug 30-aug 0-sep 13-sep 20-sep

15 (15) Diagram 3. Luleå - Malmö l visar priset for en enkelresa med, för att illustrera att det i det här exemplet hade kostat nästan lika mycket med en enkel resa med som tur och retur med Norwegian»- l Er- Norwegian 23-aug 30-aug 05-sep 13-sep 20-sep Diagram 4. Luleå - Kalmar r j s s s r j a i a j a j o j a j a j a ) ro{onjnjrot/ito(/)(/)(/>wvi o. o.!! o. o. 5!!

16 (15) Diagram 5. Luleå - Jönköping O år TE r > :? : 3 : 3 3 a > < u a j a > a j a ) a j < u < u a > a j """*

17 (15) Bilaga 4 Punktlighet- sammanställning från Flightstats.com månadsrapport. Månad 2013 nuari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti Flygbolag Norw Norw Norw Norw Norw Norw Norw Norw Ranking Har Itid % 0,23 4,24 ej 5,1,25 1,01 4,0 2,0,3 0, 5,30 0, 5,1 3,32 1, Sen (15-2 min) % 12,42,0 fått, 11,0 5,23,1 4,22, 5,5, 5,,15 4,4 5,1 Mycket sen (30-44 min) % 3, 3,1 fram 2, 4, 1,2 3,32 1,20 1,3 1,51 3,05 1,0 2,2 1,04 1,45 Orimligt sen (45 + min) 3,5 3,4 tabell 3,05 4, 2,04 3,3 1, 1,1 1, 2,5 1,3 3,1 1,1 1,1 Inställda % 0,2 0, 0,0 1,5 0,44 1,2 0,45 0,3 0,4 1,0 0,0 0, 0,2 0,32 Omdirigerad % 0 0,04 0 0,02 0 0, ,01 0 0,03 0 0,02