Juli Mats Welff Regiondirektör. Bodil Tingsby Kommunikationsdirektör

Transkript

1 Juli 2007 Om vi gör ett gott arbete stärker vi varumärket Region Skåne. Folk får förtroende för det vi gör. Om vi utför vårt arbete i en god och öppen anda blir vi ännu starkare. Folk får förtroende för oss. Kommunikation är ett av de arbetsredskap som hjälper oss att nå målet Bättre liv i Skåne. Ledare på alla nivåer behöver det för att kommunicera verksamhetens mål. Medarbetare behöver det för att veta vad som ska göras. Vi behöver det alla för att i ständig dialog förbättra det vi gör tillsammans. Den här guiden innehåller policytexter, råd och riktlinjer för hur vi uttrycker oss i Region Skåne. Den är en ledstjärna för hur vi når både varandra och våra kunder. Gemensam syn på form och språk skapar tydliga budskap. Vi blir kända och öppna för påverkan från dem som betalar för våra tjänster Skånes invånare. Den här guiden ska göra det lättare för er som är chefer i Region Skåne att ta ert kommunikationsansvar. Det hänger på er att göra den känd och använd. Sist i guiden finns också en beskrivning av de krav ni ska kunna ställa på det professionella stödet kommunikatörerna. Om ni vid uppföljningar eller annars upptäcker behov av förbättringar hör av er! Mats Welff Regiondirektör Bodil Tingsby Kommunikationsdirektör

2 DESIGN OCH PRODUKTION: GIV AKT INFORMATION AB TRYCK: LJUNGBERGS TRYCKERI 2007

3 Varumärket Kommunikationspolicy Mediepolicy Kriskommunikation Språk Bilder Grafisk identitet Webbplatser Kommunikatörens roll

4

5 Om varumärket Region Skåne 1.1 Varumärket Det här är en varumärkesguide för Region Skåne. Den ska hjälpa oss att göra Region Skåne känt, att inge förtroende och skapa engagemang. Vi vill kännetecknas som kompetenta inom våra respektive områden men också som ansvarstagande, engagerade och tillmötesgående. Varumärkesguiden ska stödja arbetet med att ge omvärlden samma uppfattning en vägvisare inte bara för chefer och kommunikatörer utan för alla medarbetare. Vi är alla en del av varumärket Region Skåne. Varumärket Den som har en verksamhet, har ett varumärke. Det kan vara allt från känt till okänt, välkänt till ökänt. Den som är rädd om sitt rykte vårdar sitt varumärke väl. Ett varumärke är inte bara ett namn eller en logotyp. Det vi i verksamheten gör, vilka vi är och hur vi förhåller oss till varandra och våra kunder, styr uppfattningen om oss. Vårt agerande skapar bilden av Region Skåne och det vi lovar skapar förväntningar. På så sätt får omvärlden ett förhållande till allt och alla som bär varumärket med Regions Skånes symboler. Varumärkets starkaste budbärare är alla vi som arbetar i eller på uppdrag av Region Skåne. Det ger oss ett ansvar att känna till och dela verksamhetens mål och värden, och att skaffa oss kunskap om hur vi kommunicerar detta med varandra och omvärlden att bygga varumärket. Varumärkets byggstenar Varumärkets grund är verksamhetens identitet, det vill säga vad vi faktiskt gör, men också vilka vi är, det vill säga i vilken anda vi verkar, i vilken kultur. Omvärldens uppfattning om oss ger Region Skåne dess image och imagen visar vårt varumärkes verkliga värde. Den profil vi formulerar i visioner och symboler uttrycker den bild av verksamheten som vi själva vill förmedla. Ju bättre varumärkets tre byggstenar stämmer överens, desto starkare är varumärket. Profi l Image Identitet Varumärkesbyggandet måste alltså börja inifrån med att identifiera vilka vi är, hur vi vill bli uppfattade och hur vi ska kommunicera det med varandra och omvärlden.

6 1.2 Varumärket Kommunikationens verktyg Med utgångspunkt i våra värderingar formulerar vi verktyg som policydokument, riktlinjer och rekommendationer för hur vi vill uttrycka oss. Vi gör dem kända i verksamheten och lätta att använda med hjälp av en varumärkesguide som är gemensam för oss alla. Om vi uppträder enhetligt blir vi tydliga och lätta att kommunicera med möjligheterna att skapa goda relationer ökar. Relationer Kommunikation Information Policyer & riktlinjer Värderingar & mål Varumärkesguide Grafi sk profi l Varumärkesbyggande Det tar tid att bygga varumärken, och det krävs uthållighet för att lyckas i synnerhet i en stor och komplex verksamhet som vår. Den kräver att var och en känner till både den del man själv tillhör och helheten, det vill säga den egna rollen såväl som koncernen Region Skåne. Helhetsperspektivet bidrar till insikten om vilken styrka och vilka möjligheter det ligger i att vara på en stor arbetsplats med kraft nog att påverka utvecklingen i Skåne. Konkurrensen om det offentliga rummet i olika typer av media ökar. Mediesituationen är, mest på grund av möjligheter som den digitala tekniken skapar, i förändring och styr mot ökade möjligheter för varje individ att själv välja vad den vill ta del av. Det blir allt mer en kommunikation på mottagarens villkor, och i kampen om mottagarens uppmärksamhet behöver vi vara offensiva. Bilden av oss skapas i mottagarens medvetande. I vårt professionella förhållningssätt till kommunikation ska vi ta reda på hur målgrupperna nås av våra budskap. Samtidigt ska vi vara tydliga och samstämmiga som avsändare i media, på webben, skyltar, fakturor och många andra kanaler.

7 Region Skånes identitet Det utmärkande för Region Skåne är att vi på försök är mer än ett landsting. Fram till 2010 pågår en försöksverksamhet som innebär att vi har ansvar för inte bara vården utan också för utvecklingen i Skåne. Det innebär att Region Skåne samordnar insatserna för att utveckla näringslivet, kommunikationerna och kulturen i Skåne samt samarbetet med andra regioner i och utanför Sverige. 1.3 Varumärket Region Skåne är: en politiskt styrd verksamhet där medborgarna har möjlighet att demokratiskt påverka utvecklingen genom allmänna val till Regionfullmäktige den största arbetsgivaren i Sydsverige och därmed en stor arbetsplats som erbjuder många arbetstillfällen i Skåne och ger medarbetarna många möjligheter till utveckling det demokratiska styret, storleken och skatteinkomsterna gör oss till en stark partner i arbetet med Skånes utveckling en länk till vårt lands kontakter med kontinenten. Värdegrund Centralt för arbetet med varumärket Region Skåne är de värderingar och kännetecken som vi valt och som beskrivs i den strategiska plattformen. Enligt den ska vi arbeta för ett»bättre liv i Skåne«och vara en professionell kunskapsorganisation som kännetecknas av: Kundorientering Engagemang Ansvar Kompetens Det är så vi vill uppfattas, och därför så vi måste både verka, uppträda och profilera oss. De policydokument, riktlinjer och rekommendationer som finns i denna varumärkesguide vilar alla på Region Skånes värdegrund. Med den som bas ska guidens innehåll stödja vår förmåga att kommunicera med varandra och omvärlden. Image Region Skåne har låtit SOM-institutet vid Göteborgs universitet göra mätningar för att utreda skåningarnas kännedom om verksamheten. En mycket kort sammanfattning av undersökningen säger att stora och centrala delar som vården och trafiken är väl kända och har högt förtroendekapital hos befolkningen. Region Skånes helhetsuppdrag är mycket lite känt och för den politiska ledningen har man lågt förtroende. Profilering Region Skåne ska enligt visionen i utvecklingsprogrammet verka för»ett livskraftigt Skåne«och de långsiktiga utvecklingsmålen Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Det styrande dokumentet för sjukvården är»skånsk livskraft Vård och hälsa«. Som en ledstång för vårt arbete har vi en strategisk plattform med titeln»bättre liv i Skåne«och med verksamhetsidén: Vi främjar hälsa, utveckling och tillväxt. Vi erbjuder vård, resande och upplevelser av hög klass för alla i Skåne.

8 1.4 Varumärket Målen är: Nöjda kunder Stolta och motiverade medarbetare Effektiv verksamhet I strategierna poängteras förutom kunden och medarbetaren: Helhetstänkande Resultatfokusering Profileringsstrategi Om Region Skånes roll och strävan att i samverkan med det omgivande samhället bidra till Skånes utveckling ska bli känd, uppskattad och leda till ett engagemang hos befolkningen, måste budskapen från verksamheten vara tydliga och samordnade både helheten och delarna kunna träda fram. Strategin för att göra både helheten och delarna kända kallar vi för»moder-dotter-strategin«. Koncernen är modern som representerar helheten medan de olika delarna är döttrarna, som representerar både sig själva och sin del i helheten. Det finns många anledningar att vända sig till Region Skåne när man söker vård, kollektiv transport, samarbete eller upplevelser. Vilket behovet av kontakt än är, ska det alltid vara enkelt att identifiera Region Skåne och dess delar, och att förstå vart man ska vända sig. Moder-dotter-strategin Koncernen är modern som representerar helheten medan de olika delarna är döttrarna, som representerar både sig själva och sin del i helheten. Grafisk identitet Den grafiska identiteten, eller grafisk profil som det också kallas, är den främsta symbolen för varumärket och det bästa verktyget för att göra förhållandena tydliga. Den ska vara lätt att förstå och följa. Profilering av samtliga verksamheter och tjänster ska följa Region Skånes regler och riktlinjer för kommunikation. Ansvar Att skapa ett varumärke och göra det känt både i och utanför organisationen är ytterst ett ledningsansvar. I lika hög grad är det upp till varje medarbetare att göra sitt bästa för att verka och agera utifrån varumärkets värden. Denna guide ska underlätta för oss att ta ansvaret. Använd den när den egna förvaltningens, enhetens eller projektets framtid diskuteras, planer upprättas, aktiviteter verkställs och utvärderingar görs, som stöd i rekryteringsarbetet eller när nyanställda introduceras. Det ger oss en gemensam bild av verksamheten och en kunskap om hur vi kommunicerar den. Verksamhetens kommunikatörer står för det professionella stödet.

9 Lagar som styr kommunikation Offentlighetsprincipen Alla handlingar som har kommit in till eller upprättats av Region Skåne är allmänna och offentliga med undantag för information som faller under sekretesslagen Varumärket Meddelarfrihet och efterforskningsförbud, enligt Tryckfrihetsförordningen Även offentliga tjänstemän har, med vissa undantag, rätt att lämna ut information för offentliggörande. En myndighet får inte undersöka vem som frågar efter offentliga uppgifter eller efterforska vem som har lämnat ut information till massmedia. Förvaltningslagen Här står bland annat att vi måste ge allmänheten god kunskap om hur Region Skåne styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före det tas beslut. Vi ska upplysa om rättigheter och skyldigheter, om vem som ansvarar för vad och vart man kan vända sig i olika frågor. Lex Maria Anmälningar enligt Lex Maria görs för att ytterligare stärka patientsäkerheten och därmed förbättra vården. Det är vårdgivarens skyldighet att anmäla till Socialstyrelsen om en patient i samband med hälso- och sjukvård har drabbats av eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom. Lex Sarah Den som är anställd inom service och omvårdnad av äldre och funktionshandikappade är skyldiga att anmäla övergrepp, vanvård och liknande missförhållanden till socialnämnden.

10 Kommunikationspolicy för Region Skåne 2.1 Kommunikationspolicy Kommunikationspolicyn är styrande för samtliga policydokument, riktlinjer och rekommendationer för kommunikation i Region Skåne. Några centrala sådana är mediepolicyn, riktlinjer för kriskommunikation, riktlinjer för tillgänglig information, grafisk profil samt språk och bildhantering Varje kommunikationsinsats ska kunna kopplas till detta övergripande dokument. Regionstyrelsen beslutade om denna kommunikationspolicy den 29 mars Vision, mål och kännetecken Region Skånes verksamhet styrs ytterst av politiska beslut. I utvecklingsprogrammet med visionen»ett livskraftigt Skåne«, som antagits av regionfullmäktige (beslutad 1997, reviderad 1999, 2004), ska vi i samverkan med andra aktörer aktivt arbeta för att nå Skånes långsiktiga mål Tillväxt, Attraktionskraft, Bärkraft och Balans. Det styrande dokumentet för sjukvården är Skånsk livskraft Vård och hälsa (antaget 2003). Som gemensam utgångspunkt i arbetet för att uppnå de mål som de förtroendevalda sätter, har tjänstemännen i Region Skåne den strategiska plattformen»bättre liv i Skåne«(2005). Enligt den ska Region Skåne vara en professionell kunskapsorganisation som kännetecknas av: Kundorientering Engagemang Ansvar Kompetens Dessa kännetecken beskriver hur vi vill bli uppfattade, och det är därför på dessa vi ska bygga vår profilering. Kommunikation är ett av de verktyg som hjälper oss att bli en del av dessa prioriterade kännetecken. Kommunikationens mål Att vara ett medel för Region Skånes medarbetare och partners att uppnå verksamhetens mål Att ge medborgarna insyn i verksamheten och möjlighet att engagera sig i den demokratiska dialogen om Skånes framtid Att ge medborgarna kännedom om och tillgång till den service Region Skåne erbjuder Att profilera Region Skåne som en samarbetspartner i samhällsutvecklingen All kommunikation ska vara: Öppen. Offentlighetsprincipen styr vårt agerande, vilket betyder att den som vill ha information ska få den, om det inte finns lagliga begränsningar. Lättillgänglig. Informationen från Region Skåne ska vara lätt att hitta och få tillgång till.

11 2.2 Kommunikationspolicy Snabb. Så snart som möjligt ska information spridas via kanaler som ger mottagarna möjlighet att ta del av den. Aktiv. Region Skåne ska ta initiativ till information, dialog och debatt om frågor som är angelägna. Beredskapen att snabbt besvara frågor från media och allmänhet ska vara god. Trovärdig. Informationen ska vara korrekt och saklig med en tydlig avsändare via trovärdiga kanaler och enligt den grafiska profilen Begriplig. Kommunikationen ska till språk och form vara tydlig och lätt att förstå. Målgruppsanpassad. Kommunikationen ska vara anpassad till mottagarnas förutsättningar när det gäller utformning, språkbruk och val av kanal. Intern kommunikation ska: stimulera till delaktighet och dialog mellan medarbetare och ledning på alla nivåer i syfte att skapa en effektiv och utvecklande verksamhet med gott arbetsklimat se till att varje medarbetare har tillgång till den information som är nödvändig för att kunna utföra arbetsuppgifterna på bästa sätt informera varje medarbetare om verksamhetens mål och värderingar. Det ger varje medarbetare en möjlighet att ta ansvar för sin arbetsinsats som en del i helheten och att vara en god ambassadör för Region Skåne skapa en värdegrund för och främja kommunikationen med omvärlden Extern kommunikation ska: stödja och stimulera dialogen mellan medborgarna och Region Skåne och på så sätt bidra till den demokratiska processen i samhället informera medborgarna om deras rättigheter, skyldigheter och möjligheter att ta del av den samhällsservice som Region Skåne erbjuder stimulera till fördjupat samarbete och engagemang kring Skånes utveckling underlätta genomförandet av och skapa förståelse för fattade beslut genom att informera om bakgrund, syfte och innehåll Strategisk och integrerad Kommunikationen i Region Skåne ska vara strategisk och integrerad. Strategisk betyder att kommunikationen underlättar att uppsatta mål nås och att övergripande strategier säkerställs. Integrerad betyder att kommunikationen bygger på en helhetssyn: kommunikation med flera målgrupper ska ha samstämmiga budskap och ska samordnas när det gäller val av kanal och tid. Planering, uppföljning och utvärdering Kommunikationsinsatser ska planeras och integreras i det dagliga arbetet. Det betyder att kommunikationsplaner ska tas fram för Region Skånes verksamheter och varje nytt projekt. Kommunikationsarbetet ska också följas upp och utvärderas.

12 Kommunikationens främsta målgrupper: Internt: Medarbetare Förtroendevalda inom Region Skåne Fackliga organisationer 2.3 Kommunikationspolicy Externt: Skånes invånare Kunder, som patienter, resenärer, evenemangsbesökare m fl Andra beslutsfattare och myndigheter Näringsliv, samarbetspartners och andra intressenter Regioner i omvärlden Viktiga kommunikationskanaler Interna: Chefer Det personliga mötet samt arbetsplatsträffar och andra möten Den interna webben och andra elektroniska kanaler Personaltidningar Nyhetsbrev Lönespecifikationer och liknande dokument Externa: Webbplatser och andra elektroniska kanaler Media Trycksaker, tidningar och nyhetsbrev Opinionsbildare Personliga och andra möten, mässor och seminarier Telefonväxel, brevsvar, fakturor och liknande dokument Skyltning och annonsering Ansvar Kommunikation är i grunden ett ledningsansvar. Ledare på alla nivåer i organisationen har ansvar för kommunikationen med medarbetarna och för att skapa ett kommunikativt arbetsklimat. Som medarbetare har man ett eget ansvar att hålla sig så informerad att man är till nytta för verksamheten och så att man kan vara en ambassadör för sin arbetsplats. Varje uppgift eller projekt ska ha en kommunikationsansvarig. Det bör vara den som är närmast ansvarig och/eller mest kunnig på ett område eller den som denne delegerar uppgiften till.

13 2.4 Kommunikationspolicy Stöd Som stöd finns Region Skånes kommunikatörer. Med hjälp av samordnade och effektiva kommunikationsinsatser ska de i samverkan med kärnverksamheten bidra till att uppfylla verksamhetens mål på det lokala planet och ur ett helhetsperspektiv. Återkopplingen till verksamheten om hur Region Skåne beskrivs i omvärlden via media och andra kanaler, är också en viktig uppgift för kommunikatörerna. Mätningar och analyser ska ge underlag till framtida kommunikationsval. Kriskommunikation I händelse av kris eller katastrof är det viktigt hur en verksamhet kommunicerar. I Region Skåne finns en särskild plan och organisation för kriskommunikation. Kommunikationspolicyn är vägledande för dess arbete, och som stöd finns särskilda riktlinjer i denna varumärkesguide (se avsnitt 4).

14 Mediepolicy för Region Skåne 3.1 Mediepolicy Denna policy är ett komplement till kommunikationspolicyn. Den har flera gemensamma nämnare med den överordnade kommunikationspolicyn, men hanteras särskilt eftersom media är en av de viktigaste kanalerna för extern kommunikation i Region Skåne. Regionstyrelsen beslutade om denna mediepolicy den 29 mars Bakgrund Region Skåne har flera olika sätt att kommunicera med omvärlden. De flesta invånare får merparten av sin information om regionen via redaktionella medier. Information i media är en förutsättning för att Skånes invånare ska kunna tillvarata sina demokratiska rättigheter. Kvalitativ och fortlöpande information ger möjlighet till insyn, delaktighet, samverkan och påverkan i regionens verksamhet. Mål I våra kontakter med media ska vi sträva efter att öka omvärldens kunskap om och intresse för Region Skånes verksamhet. Vi bör aktivt försöka att skapa förtroende för Region Skåne. Enskilda verksamheter inom regionen representerar sig själva, men som en del av helheten Region Skåne. Informationen ska vara: Öppen. Den som vill ha information ska få den, om det inte finns lagliga begränsningar. Lättillgänglig. Media som söker information ska kunna hitta den så enkelt som möjligt. Snabb. I samband med aktuella händelser ska informationen vara tillgänglig för media så snart som möjligt. Aktiv. Varje mediekontakt är en möjlighet att påverka attityden till Region Skåne. Vi ska vara beredda att driva den offentliga debatten i för Region Skåne viktiga frågor. Trovärdig. Saklig information med en tydlig avsändare, enligt den grafiska profilen. Begriplig. Språket ska vara tydligt och lätt att förstå. Målgruppsanpassad. Informationen ska anpassas till målgruppens förutsättningar när det gäller utformning, språkbruk och val av kanal. Förhållningssätt Vi ska underlätta för medierna att på ett sakligt och korrekt sätt kunna bevaka Region Skånes verksamheter. Med öppenhet och en tillmötesgående attityd ska vi skapa trovärdighet för Region Skåne. Med god kunskap om målgrupperna, våra verktyg och om hur media fungerar kan vi kommunicera effektivt.

15 3.2 Mediepolicy Informationen ska ha koppling till de värden och kännetecken som finns i Region Skånes varumärke. Vi ska hantera kritik på ett konstruktivt sätt. Stöd I enlighet med Region Skånes kommunikationspolicy, denna mediepolicy och den rätt till kritiska uttalanden som medarbetarna har enligt lagstiftningen om yttrandefrihet, ska Region Skånes förhållningssätt gentemot media vara öppen. Det står i princip var och en fritt att kontakta media om allt som inte är sekretessbelagt (meddelarfriheten). Region Skånes kommunikatörer ska vara ett stöd för medarbetarna i deras relationer med media. Att anlita kommunikatörerna kan säkra att informationen går ut i rätt tid, via rätt kanaler och till rätt målgrupper. Med syftet att informera sakligt och korrekt bör den som ska bli intervjuad av en journalist ta kontakt med pressansvarig för att gå igenom huvudbudskap och frågeställningar. En kort budskapsgenomgång före en intervju är ytterligare ett steg mot en tryggare intervjusituation och är nyttig även för den som är erfaren vid att bli intervjuad. Ett verksamt sätt att stödja verksamheten i dess mediekontakter är medieträning. Ansvar När information ges ska det vara tydligt vem som kan kontaktas för ytterligare frågor. Denna person ska vara kunnig i ämnet, vidtalad, förberedd och tillgänglig. Grundregeln är att den som är närmast ansvarig eller mest insatt i ämnet ska svara på frågor. Målgrupper som vi vill nå via media: Skånes invånare Invånare i övriga landet Näringsliv i Skåne och omvärlden Övriga myndigheter och samarbetsorganisationer Prioriterade regioner i omvärlden. Medarbetare Kanaler: Skånes dagstidningar Regional etermedia (radio och tv) Internet/webbmedia Riksmedia Facktidningar och magasin Media internationellt Frilansjournalister Nya media

16 Verktyg: Personliga kontakter, via besök, telefon och e-post Pressmeddelanden Presskonferenser och medieseminarier Pressrum på internet Debattartiklar Nyhetsbrev Personaltidningar Webbnyheter Event Insändarsvar Expertlistor 3.3 Mediepolicy Krisinformation I händelse av kris eller katastrof är det viktigt hur en verksamhet kommunicerar. I Region Skåne finns en särskild plan och organisation för kriskommunikation. Kommunikationspolicyn är vägledande för dess arbete, och som stöd finns särskilda riktlinjer i denna varumärkesguide (se avsnitt 4).

17 Region Skånes kriskommunikation 4.1 Kriskommunikation Region Skåne har, såväl i normalläge som i situationer som ställer extra krav på samhällsfunktionerna, ett ansvar för att informera och kommunicera med allmänheten i Skåne, medarbetare och samverkande organisationer om vår verksamhet. Denna kriskommunikationsplan är styrande för hur Region Skåne kommunicerar vid en kris eller katastrof. Planen vänder sig särskilt till dem som arbetar med krishanteringen i Region Skåne och är tänkt att fungera som stöd i kommunikationsarbetet. Kriskommunikationsplanen är kopplad till de planer som styr arbetet vid kris eller katastroflägen inom Region Skåne. Kriskommunikationsplanen kan användas såväl vid kriser som kräver att Region Skånes kris- och katastrofledningsorgan Regional Medicinsk KatastrofLedning, RMKL, träder i funktion, som vid kriser som inte kräver insatser av RMKL. Region Skånes kommunikationsdirektör ansvarar för Region Skånes kriskommunikationsplan. Kriskommunikationsplanen förvaltas av Region Skånes Kommunikationsenhet. Den tidigare Krisinformationsplanen fastställdes av Regionstyrelsen ( ) och reviderades , 2, av Katastrof- och Beredskapsrådet. Kriskommunikationsplanen revideras en gång per år av Region Skånes kommunikationsdirektör eller av denne utsedd person. Syftet med en kriskommunikationsplan Effektiv kommunikation under en kris är grundläggande för hur väl man klarar att hantera krisen. Genom att kommunicera påverkar man händelseutvecklingen och driver krishanteringsarbetet framåt. Kriskommunikation är därför att betrakta som en integrerad och avgörande del i krishanteringsarbetet; en kärnverksamhet och inte en stödverksamhet. En väl fungerande kriskommunikationsplan är ett stöd i kommunikationsarbetet i samband med en kris. Genom att i förväg ha planerat för hur arbetet ska fungera och hur uppgifter ska fördelas sparas viktig tid och kraft som i kris- eller katastroflägen behöver fokuseras på själva kommunikationsarbetet. En kriskommunikationsplan hjälper också till att skapa medvetenhet om kriser, krishantering och kriskommunikation. Region Skånes kriskommunikationsplan är basen i kriskommunikationsarbetet. Planen är avsedd att fungera som grund och utgångspunkt vid formulerandet av mer detaljerade och för olika sorters kriser specifika handlingsplaner, strategidokument och vägledningar.

18 4.2 Kriskommunikation Olika typer av krissituationer Kris En kris är en händelse som samtidigt drabbar många människor. En kris hotar grundläggande funktioner och värden som exempelvis vår hälsa eller elförsörjningen. En kris kan också vara en händelse eller ett skeende som riskerar att skada förtroendet för en organisation, myndighet, kommun, landsting eller region. För att lindra konsekvenserna av en kris måste kommuner, länsstyrelser, centrala myndigheter, organisationer, näringsliv och ytterst regeringen agera tillsammans. Extraordinär händelse En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala och innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga funktioner. En pandemi är ett exempel på en extraordinär händelse. En extraordinär händelse kräver brådskande insatser. Enligt lagen Kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap har kommuner och landsting/regioner skyldighet att särskilt förbereda sig inför sådana händelser eller situationer. I Sverige delas ansvaret för samhällets räddningstjänst av staten och kommunerna. Landstingen/regionerna ansvarar för att upprätthålla en god beredskap inför eventuella medicinska och/eller andra katastrofsituationer. Förtroendekris En grundförutsättning för fungerande krishantering är att medborgarna har förtroende för den eller de organisationer som hanterar krisen. Händelser som äventyrar eller hotar förtroendet för en organisation och de värden organisationen står för, är att betrakta och hantera som kriser i sig. Förtroendekriser kan antingen komma plötsligt och utlösas av en händelse, eller långsamt växa till en större kris. Förtroendekriser hanteras av den organisation som drabbas eller riskerar att drabbas av den. I Region Skåne hanteras centrala förtroendekriser i första hand av kommunikatör i beredskap/kommunikatör i RMKL (se nedan) tillsammans med Region Skånes kommunikationsdirektör. Vid förtroendekriser vid enskilda förvaltningar hanteras krisen av förvaltningens kommunikatör och förvaltningschef i samråd med kommunikatör i beredskap. Allvarlig händelse I Region Skånes kriskommunikationsplan förekommer begreppet allvarlig händelse frekvent. I enlighet med Region Skånes Övergripande regional kris- och katastrofplan används allvarlig händelse som ett samlingsbegrepp för händelser såsom stor olycka, kris, katastrof, extraordinär händelse eller förtroendekris.

19 Kommunikationslinjen SOS 4.3 Kriskommunikation Bilden illustrerar kommunikationslinjen i Region Skåne vid en allvarlig händelse/kris. TiB Kommunikationsdirektör KiB Press och media Webb Interninformation Kommunikatör förvaltningar Kriskommunikationen måste följa en tydlig och för alla känd linje. I Region Skåne ser den ut så här: SOS Alarm AB kontaktar först tjänsteman i beredskap, TiB, som i sin tur kontaktar kommunikatör i beredskap, KiB. KiB informerar Region Skånes kommunikationsdirektör och etablerar kontakt med kommunikatörer i berörda förvaltningar inom Region Skåne samt med samverkande myndigheters kommunikationsansvariga. Vid behov kallas extra kommunikatörsresurser in som bistår KiB med press/extern information, med webb samt med intern information. Samverkansmynidgheter Roller och ledningsnivåer KAMBER-Skåne, Region Skånes Ambulans-, katastrof- och beredskapsförvaltning, har övergripande ansvar för katastrof-, beredskaps- och säkerhetsfrågor. På Regionstyrelsens uppdrag leder och utformar KAMBER-Skåne Region Skånes katastrofberedskap. Regional Medicinsk katastrofledning (RMKL) Region Skånes kris- och katastrofledningsorgan, Regional Medicinsk Katastrofledning (RMKL) är en regional ledningsnivå med i huvudsak strategiska ledningsuppgifter. Den består i sin minsta form av tre personer som finns i beredskap dygnet runt och som vid behov kan byggas ut till en stor stab. När en större kris inträffar som kräver att RMKL byggs ut till en större stab, kallas olika funktioner in enligt särskild larmlista. Inkallad personal samlas på beslutad stabsplats så snart som möjligt. Stabsplats väljs utifrån händelsens karaktär och geografiska läge. Funktionen kan aktiveras inom några minuter och är tidigt i funktion när det sker större olyckor eller påfrestningar i samhället. Grundbemanningen är en regional läkare i beredskap (RLB), en tjänsteman i beredskap, (TiB) och en kommunikatör i beredskap (KiB). RLB har mandat att besluta om Region Skånes samtliga hälso- och sjukvårdsresurser vid särskilda händelser. När eller om chefen för RMKL (förvaltningschefen för KAMBER-Skåne eller utsedd ersättare) träder i tjänst övergår detta mandat till denne. TiB är första länken i RMKL:s kedja. All larmning tas inledningsvis emot av TiB, och TiB inhämtar så mycket information som möjligt kring ärendet. TiB gör därefter en bedömning om ärendet kräver medicinska beslut. Om så är fallet kontaktas RLB omgående. Om ärendet bedöms kräva informations- eller kommunikationsinsatser kontaktas KiB omgående.

20 4.4 Kriskommunikation RMKL kontaktas/larmas via SOS Alarm AB (112) som alltid har aktuella larmlistor på RLB, TiB och KiB. SOS Alarm AB har också i sina larmplaner automatiska larmkriterier när TiB ska informeras. KiB kontaktas vid behov av TiB. RMKL har till främsta uppgift att samordna och vid behov leda Region Skånes sjukvårdsresurser vid allvarliga händelser och svåra påfrestningar på samhället. RMKL ska vara ett stöd såväl till den lokala ledningen i ett skadeområde (till sjukvårdsledare/medicinskt ansvarig), som till de lokala katastrofledningarna vid Region Skånes sjukhus och inom primärvården i Skåne. RMKL samordnar de lokala ledningarna och ger dem underlag för lokala beslut som behöver fattas. RMKL är också en kanal till sjukvården för samverkande myndigheter och sjukvårdsorganisationer utanför Skåne. Vid större kriser som berör Skånetrafikens verksamhet sker samordning genom KiB eller, om RMKL utökats till stab, kommunikatören i RMKL. Kommunikatör i beredskap kommunikatör i RMKL I Region Skåne har kommunikationsdirektören ansvar för den regionövergripande kriskommunikationen. Kommunikatör i beredskap/kommunikatör i RMKL verkar på kommunikationsdirektörens uppdrag. Kommunikatör i beredskap är en av tre funktioner kopplade till Region Skånes kris- och katastrofledningsorgan, RMKL, som finns i beredskap dygnet runt. Vid behov kontaktas KiB av TiB. KiB gör en bedömning av händelsens karaktär ur ett kommunikationsperspektiv. Vid en kris ansvarar KiB för att uppdatera Region Skånes kommunikationsdirektör om läget. Om det behövs ytterligare kommunikatörsresurser för att ta hand om intern information, extern information/press och information på webben/wis, kallar KiB in dessa. Ytterligare kommunikatörer kallas i första hand in bland dem som bemannar beredskapslinjen för KiB, i andra hand från andra förvaltningar i Region Skåne. Sjukhusen, primärvården och Skånetrafiken ingår inte i beredskapslinjen, då det vid krislägen är stor sannolikhet att en eller flera av dessa förvaltningar kan komma att beröras av krisen. Informatörerna vid sjukhusen, primärvården och Skånetrafiken behövs då bäst i sina egna förvaltningar. När RMKL utökas till stab övergår KiB till att vara kommunikatör i RMKL. Funktionen är densamma men tituleringen är olika beroende på om RMKL gått i stab eller inte. Kommunikatören i RMKL har som huvuduppgift att samordna Region Skånes kommunikationsinsatser vid en kris och har tillsammans med kommunikations-direktören ansvaret för Region Skånes centrala kriskommunikation. Kommunikatören i RMKL är samordnare och kontaktperson för kommunikatörer i berörda förvaltningar inom Region Skåne och för kommunikationsansvariga i andra samverkande samhällsfunktioner. Kommunikatören i RMKL är underställd chefen RMKL. Vid alla krislägen som berör enskild förvaltning inom Region Skåne ska kontakt mellan KiB/kommunikatör i RMKL och förvaltningens kommunikatör etableras så snabbt som möjligt. Det åligger båda parter, dvs både KiB/kommunikatör i RMKL och kommunikatören vid en enskild förvaltning att snarast ta kontakt vid ett krisläge. När en allvarlig händelse inträffar som berör Region Skånes verksamheter ansvarar KiB/kommunikatör i RMKL för den övergripande kommunikationen. Berörd förvaltning ansvarar för förvaltningens verksamhet, och kommunikationen kring denna. Detta ska dock alltid ske i dialog med KiB/kommunikatör i RMKL.

21 Vid förtroendekriser ska KiB så tidigt som möjligt kopplas in. Vid centrala förtroendekriser hanteras krisen av KiB/kommunikatör i RMKL i samråd med kommunikationsdirektören. Vid förtroendekriser vid enskild förvaltning hanteras krisen av förvaltningens kommunikatör och förvaltningschef i samråd med KiB. 4.5 Kriskommunikation Kommunikatörer vid Region Skånes sjukhus, Primärvården Skåne och Skånetrafiken Sjukhusen i Region Skåne, Primärvården Skåne och Skånetrafiken har samtliga en eller flera kommunikatörer med ansvar för hanteringen av förvaltningens övergripande information/kommunikation, pressfrågor och webb. Sjukhusen, primärvården och Skånetrafiken har egna, lokala krisberedskaps- och kriskommunikationsplaner. Vid en allvarlig händelse eller kris samordnas kommunikationen från berörd förvaltning med den koncernövergripande kommunikationen från KiB/kommunikatör i RMKL. Kommunikatörer vid Region Skånes övriga förvaltningar Vid Region Skånes förvaltningar finns kommunikatörer som ansvarar för hanteringen av förvaltningens information/kommunikation, pressfrågor och webb såväl vid normalläge som vid en kris. I Region Skåne hanterar KiB/kommunikatör i RMKL den regionövergripande kriskommunikationen. Förvaltningarnas lokala och Region Skånes centrala krisberedskaps- och kriskommunikationsplaner är samstämmiga och korrelerar med varandra. KiB/kommunikatör i RMKL ansvarar för att samordning av lokala och regionala kommunikationsinsatser sker. Regiondirektören Vid en allvarlig händelse eller kris ansvarar chefen för RMKL, eller den chefen för RMKL utser, för att regiondirektören informeras om läget och om de insatser som görs. Regiondirektören, eller den regiondirektören utser, informerar vidare till regionstyrelsens ordförande eller vice ordförande samt till ordföranden för Region Skånes krisledningsnämnd om sådan är etablerad. Vid förtroendekriser ansvarar Region Skånes kommunikationsdirektör eller KiB/kommunikatör i RMKL för att regiondirektören informeras om läget och om de insatser som görs. Regiondirektören, eller den regiondirektören utser, informerar vidare till regionstyrelsens ordförande eller vice ordförande. Region Skånes krisledningsnämnd Enligt lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ska det finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser (krisledningsnämnd). Regionfullmäktige har i Reglemente för Regionstyrelse och nämnder beslutat att Regionstyrelsen ska vara Region Skånes krisledningsnämnd samt att särskilt reglemente ska finnas för nämnden. Krisledningsnämnden har till uppgift att utöva ledningsfunktionen som enligt lag ankommer på Region Skåne vid extraordinära händelser i fredstid.

22 4.6 Kriskommunikation Samverkan mellan myndigheter En allvarlig händelse eller kris innebär att olika myndigheter och organisationer behöver samverka för att lösa det inträffade. Det gäller också för kommunikationsfrågorna. En god kriskommunikationsförmåga innebär att mitt i en kris kunna tänka brett och se vilka andra aktörer som är eller kan bli inblandade i krishanteringen, och etablera kontakt med dem. SOS Alarm AB, polisen, räddningstjänsten, Länsstyrelsen i Skåne Län och Skånes kommuner är för Region Skåne viktiga samverkande parter vid kommunikationsinsatser i samband med en kris eller allvarlig händelse. Flertalet av de myndigheter och organisationer Region Skåne samverkar med vid en kris, har en egen organisation för kriskommunikation. I slutet av detta avsnitt redogörs kortfattat för ansvarsfördelningen mellan samverkande parter när information vid en kris förmedlas. I samband med en olycka sker samverkan i ett skadeområde enligt inarbetade rutiner mellan räddningstjänst, polis och sjukvård. För att belysa vikten av samverkan vid stora räddningsinsatser och för att klarlägga de olika organisationernas roller har Polismyndigheten i Skåne, Försvarsmakten, Kustbevakningen, Länsstyrelsen i Skåne län och Region Skåne/KAMBER-Skåne tillsammans tagit fram ett policydokument, Samverkan och ledning vid räddningsinsats. Dokumentet ska kunna fungera både vid utbildning och vid räddningsinsatser. Samverkan i Öresundsregionen Sjukvårdsberedskap Öresund Region Skåne har tecknat avtal med den danska sjukvården i Region Hovedstaden om samarbete vid stora olyckor och katastrofer. Det avser till exempel hjälp med ambulanser, sjukvårdsgrupper samt med behandling och vård på sjukhus. Hjälpen är ömsesidig men bygger på förutsättningen att resurser kan avvaras eller tas i anspråk utan att den egna beredskapsnivån blir för låg. En särskild beredskapsplan finns för Sjukvårdsberedskap Öresund. Vid en kris eller allvarlig händelse kopplas RLB, TiB och KiB in enligt ovan beskrivningar i avsnittet Roller och ledningsnivåer. Öresundsbron Sedan juli 2000 ingår sjukvården Region Skåne i insatsberedskap för olyckor på Öresundsbron tillsammans med räddningstjänsten, polisen med flera på Skånes sida samt deras motsvarigheter i Köpenhansområdet. En särskild beredskapsplan finns för Öresundsbron. Vid en kris eller allvarlig händelse kopplas RLB, TiB och KiB in enligt ovan beskrivningar i avsnittet Roller och ledningsnivåer.

23 Att kommunicera i kris Information om en kris ska snabbt nå allmänheten, medarbetare inom Region Skåne och de samverkande organisationer som berörs. Vid en kris kan det behöva kallas in extra kommunikatörsresurser på såväl central som på lokal nivå. För att en kris ska kunna hanteras på ett bra sätt, är det viktigt att medarbetare i Region Skåne informeras om krisen på ett så tidigt stadium som möjligt. Kommunikationen vid en kris eller katastrof ska, i enlighet med Region Skånes kommunikationspolicy, vara: 4.7 Kriskommunikation Öppen Lättillgänglig Snabb Aktiv Trovärdig Begriplig Målgruppsanpassad Syftet med kommunikationen är att tillhandahålla saklig och uppdaterad information om krisen och verka för att ge bästa möjliga förståelse för situationen och dess konsekvenser, så att de som hanterar krisen och den som berörs får bästa möjliga förutsättningar att fatta beslut inom de områden man har ansvar för eller berörs av. Information om en kris kan komma från regiondirektören, koncernledningen, RMKL, Region Skånes förvaltningar eller en skadeplats, och kommuniceras genom KiB/kommunikatören i RMKL. I samtliga fall stämmer KiB/kommunikatören i RMKL av information och budskap med berörd förvaltnings kommunikatör och chef RMKL. Kommunikatören i en förvaltning stämmer av information och budskap med sin förvaltningschef. Målgrupper Interna Regionledningen Regionstyrelsen Regiondirektören och koncernledningen Förvaltningschefer Region Skånes kommunikatörer Förtroendevalda inom Region Skåne Sjukvårdsrådgivningen 1177 Medarbetare Fackliga organisationer Externa Media Skånes invånare Kunder: patienter, resenärer, evenemangsbesökare med flera Anhöriga Näringsliv och andra intressenter Regioner i omvärlden

24 4.8 Kriskommunikation Samverkanspartners Polisen Räddningstjänsten Länsstyrelsen Kommunerna Andra berörda myndigheter och organisationer Kanaler Interna KiB/kommunikatör RMKL samt i förekommande fall särskilt inkallad kommunikatör med ansvar för intern information Region Skånes kommunikatörer Region Skånes förvaltningschefer Region Skånes säkerhetsansvariga Region Skånes interna webbplatser Andra elektroniska kanaler som sms-kedjor, e-postlistor Telefonkonferenser Telefonväxlar vid berörda förvaltningar Sjukvårdsrådgivningen 1177 Möten Externa Media KiB/kommunikatör RMKL samt i förekommande fall särskilt inkallade kommunikatörer med ansvar för extern information/press samt för webb. Region Skåne kommunikatörer Pressmeddelanden, presskonferenser och andra mediekontakter Region Skånes centrala och lokala webbplatser Telefonväxlar vid berörda förvaltningar Sjukvårdsrådgivningen 1177 KrisSam Viktigt meddelande till allmänheten Informationsmeddelande till allmänheten genom lokal radiokanal inom Sveriges Radio Möten

25 Verktyg VMA Viktigt meddelande till allmänheten och informationsmeddelande till allmänheten När en fara hotar eller när situationer uppstår som kan orsaka allvarliga störningar i viktiga samhällsfunktioner, kan allmänheten varnas genom varningssignalen»viktigt meddelande till allmänheten«. Det finns två typer av meddelanden: varnings- och informationsmeddelanden. En typ av varningsmeddelande är utomhuslarmet»viktigt meddelande«, som finns i vissa tätorter. Signalen används när människor snabbt måste varnas, till exempel vid utsläpp av giftig gas. Signalen är 7 sekunder lång och efterföljs av 14 sekunders tystnad under minst 2 minuter. När du hör signalen ska du gå inomhus, lyssna på radio, stänga fönster, dörrar och ventilation. VMA följs av signalen»faran över«som är en sekunders lång signal. Varningsmeddelande begärs hos SOS Alarm AB som förmedlar begäran till Sveriges Radios sändningsledning, som i sin tur skickar begäran vidare till medverkande radio- och tv-kanaler. Varningsmeddelande sänds omedelbart på begäran av behörig räddningsledare eller myndighet i situationer då omedelbar risk bedöms föreligga för skada på liv, egendom eller i miljön. Varningsmeddelandet sänds alltid i alla medverkande radio- och tv-kanaler. VMA kan endast begäras av personer med behörighet enligt gällande VMA-överenskommelser. Informationsmeddelande begärs på samma sätt som varningsmeddelande och sänds, dock utan krav på omedelbarhet, på begäran av behörig räddningsledare eller myndighet i situationer för att förebygga och begränsa skador på människor, egendom eller i miljön. Informationsmeddelandet kan begäras att bli sänt i alla medverkande radio- och tv-kanaler. Annan myndighetsinformation begärs hos antingen lokal radiokanal eller rikskanal via Sveriges Radios sändningsledning. Om Region Skåne snabbt behöver nå ut med ett informationsmeddelande till allmänheten sker det via RMKL. Följande personer/funktioner har behörighet att begära utsändning av myndighetsmeddelande enligt gällande VMA-överenskommelse från (Överenskommelsen gäller tills vidare. Listan reviderad ): 4.9 Kriskommunikation Räddningschef Polischef Räddningsledare Länsstyrelsen, enligt myndighetens beslut Kustbevakningen, enligt myndighetens beslut Luftfartsverket, enligt myndighetens beslut Rikspolisstyrelsen, enligt myndighetens beslut Räddningsverket, enligt myndighetens beslut Sjöfartsverket, enligt myndighetens beslut Jourhavande brandbefäl i kommunal räddningstjänst Jourhavande polismästare/polisbefäl Anläggningar som fått lässtyrelsens tillstånd att själva utlösa signalen

26 4.10 Kriskommunikation Webb Webben är en viktig kanal såväl före, under som efter en kris. Webben gör det möjligt att erbjuda flest målgrupper, interna som externa, snabb och samtidig information. Webben ökar också möjligheterna till samordnad kriskommunikation, såväl lokalt inom en organisation, som regionalt och nationellt. Krisberedskapsmyndigheten, KBM, rekommenderar i sina riktlinjer för offentliga webbplatser att myndigheten/organisationen presenterar sin krisinformation enligt följande 3 steg: Steg 1, normalläge beskriver läget före krisen, steg 2 3 beskriver läget under krisen. Steg 1 I normalläge, när det inte råder någon kris, presenterar Region Skåne sin roll och sina ansvarsområden i samband med kris. Informationen visas under en särskild rubrik i huvudnavigeringen på Rubriken visas som en»flik«med namnet Krisinformation. Exempel på innehåll under rubriken Krisinformation: Region Skånes ansvarsområde vid olika kriser. Beskriver vilken roll Region Skåne har, hur Region Skåne ska agera vid en kris och vilket stöd som finns att få. Kontaktuppgifter till Region Skånes krisberedskapssamordnare eller andra relevanta funktioner. Länkar till andra relevanta kontakter. Krisberedskapsmyndigheten presenterar en lista över aktörer som det kan vara aktuellt att länka till i olika krissituationer, se Plats för pressmeddelande Steg 2 Vid mindre kris aktiveras en förberedd struktur på Krisinformationssidorna. Som förstärkning presenteras länk och eventuellt en puff/nyhet till Krisinformationssidorna på startsidan på Vid behov kan startsidan rensas från bilder och andra informationselement som kan vara i vägen för att krisinformationen ska nå fram. Steg 3 Vid allvarlig kris eller katastrof aktiveras en särskild startsida; kriswebben. På denna samlas Region Skåne krisinformation och webbplatsen ersätter helt den ordinarie startsidan på Som förstärkning visas även ett annat sidhuvud (med nedtonade färger). I övrigt utformas krissidorna så att de upplevs som en del av den ordinarie webbplatsen. Valet mellan en särskild startsida och en separat webbplats avgörs av vilken händelsen är och hur den utvecklas. Informationsbehovet hos våra målgrupper samt hur stor belastning i antal besök sidan kan få vid en kris är också avgörande för om en separat webbplats är att föredra. KiB, eller den KiB utser, är den som har mandatet att aktivera den förberedda strukturen i steg 2 samt den särskilda startsidan i steg 3. Förvaltningarnas webbplatser På Region Skånes förvaltningars webbplatser ska motsvarande krisinformation finnas. Sökvägen till Krisinformationen ska vara densamma oavsett vilken förvaltning besökaren valt. Det ska därför finnas en särskild flik i huvudnavigeringen som heter Krisinformation, alternativt en»knapp«väl synlig på förvaltningens

27 startsida. Innehållet på Krisinformationssidorna ska vara detsamma som på den centrala webbplatsen kompletterad med förvaltningens lokala information. WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem som underlättar informationsdelning mellan anslutna aktörer i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. Krisberedskapsmyndigheten, ett antal kommuner, länsstyrelser, landsting/regioner och centrala myndigheter är aktörer i WIS. WIS är ett viktigt verktyg i krishanteringsarbetet inom RMKL. Huvudfunktionerna i systemet är att dela dagboksinformation mellan aktörer och att koppla information från andra aktörer till sin egen aktörsdagbok. Systemet möjliggör också delning av information internt, inom en aktör. Genom att dela information om aktuellt läge vid kriser kan aktörer samordna hanteringen av krisen och informationen till allmänheten på ett bättre sätt. Genom att använda WIS får aktörerna snabbt en samlad lägesuppfattning vid en kris, vilket i sin tur ger krisledningar bra beslutsunderlag som gör att insatser och information lättare och bättre kan samordnas mellan berörda aktörer. KrisSam Skåne är ett webbaserat krisinformationssystem som används vid sådana händelser där allmänheten behöver och önskar information om rådande läge. KrisSam handlar om samverkan i kris, och ett antal kommuner, myndigheter och organisationer i länet är aktörer i KrisSam. KrisSam är uppbyggt med hjälp av en telefonilösning och internet. Telefonilösningen fungerar som en gemensam växel med ett telefonnummer som allmänheten ringer vid en allvarlig händelse eller kris som inträffat i Skåne. Telefonisystemet aktiveras när en ansvarig redaktör aktiverar KrisSam. Redaktören ansluter sedan ett antal kommunikatörer som kan svara på frågor från allmänheten. Inom Region Skåne sker aktiveringen genom RMKL. Kommunikatörerna tillhör olika aktörer som är anslutna till KrisSam Skåne, och kan fysiskt vara placerade var som helst där de har tillgång till telefon och dator. Via datorn får kommunikatörerna fortlöpande information från redaktörerna för vidarebefordran till allmänheten. I Skåne finns tillgång till såväl redaktörer som kommunikatörer som utbildas och övas regelbundet Kriskommunikation Pressmeddelande Även om situationen inte är så krisartad att det finns anledning att gå ut via media med ett viktigt meddelande till allmänheten (VMA), är media en viktig kanal i händelse av kris. Det kan ske med hjälp av pressmeddelanden eller direkta telefonsamtal. I båda fallen kan följande mall tjäna som verktyg. På nästa sida finns en mall för hur pressmeddelande kan se ut. Efter en kris Större kommunikationsinsatser i samband med kris eller katastrof som berör Region Skåne ska utvärderas. Utvärderingen av Region Skånes kommunikationsinsatser vid en större kris baseras på loggböcker samt på redogörelser från personer som tjänstgjort i RMKL och vid berörd förvaltning under den aktuella krisen. En medieanalys över det som rapporterats om Region Skånes insatser under krisen ska också göras. Den KiB/kommunikatör i RMKL som varit i tjänst under krisen ansvarar för att en utvärdering av kommunikationsinsatserna görs. Rapport ska därefter skickas ut till riktade grupper inom Region Skåne.

28 4.12 Mall pressmeddelande Kriskommunikation Informatör RMKL Namn Datum 200X-XX-XX Tidpunkt (kl) Pressmeddelande Från Region Skåne, Sjukhuset XXX Region Skåne, Sjukhuset XXX meddelar att med anledning av xxxxxx (kort beskrivning av händelsen) har följande åtgärder vidtagits: Katastrofledningsgruppen på sjukhuset har upprättats och övertagit ansvaret för arbetet på sjukhuset. Media kan ringa Telefonnummer till mediekontakter xxx xx xx xx xxx xx xx xx En informationscentral har upprättats dit anhöriga och allmänhet kan ringa för mer information. Telefonnummer till Informationscentralen xxx xx xx xx xxx - xx xx xx Avsluta med att informera om när nästa information kommer att ges och på vilket sätt (via webben, pressmeddelande/ presskonferens osv) På Region Skånes webbplats, kommer information om händelsen att kontinuerligt läggas ut och uppdateras Presskontakt på skadeplatsen (räddningstjänsten) Namn, titel, telefon