Redovisning av internkontroll 2008 och rörslag till internkontrollplaner rör 2009 Dnr08/412

Transkript

1 /3 SöDERTALJE KOMMUN Tjänsteskrivelse UKOMMUNSTYRELSENS KONTOR KsOB/~/S Ingela Heden Tfn b\c Kommunstyrelsen Redovisning av internkontroll 2008 och rörslag till internkontrollplaner rör 2009 Dnr08/412 Sammanfattning av ärendet Uppföljning av interkontrollplanerna har gjorts av nämnderna och det samlade resultatet i kommunen rapporteras härmed till kommunstyrelsen. Internkontrollplanerna för 2008 omfattar nio rutinområden: Redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, personalrutiner, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, handläggning av försörjningsstöd, utbetalning via ProCapita systemet, dokument- och ärendehantering, barnomsorgsdebitering samt internbanken. Arets uppföljning visar på: Redovisningsrutiner - Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Den största osäkerheten tycks vara att sekretessuppgifter inte alltid är skyddade samt att syfte och deltagarlistor vid kurser och representation inte bifogas. Upphandlingsrutiner - Internkontrollen har genomförts enligt upprättade planer. Måluppfyllelsen är högre än föregående år. Intern kontroll inom personalområdet - Resultatet från årets interna kontroll är något bättre än föregående år. Personalavdelningen kommer att satsa på fortsatt information och utbildning mm. Dokument och ärendehantering - Kontrollen har i likhet med förra året uppvisat ett bra resultat för dem som genomfört kontrollen. De nämnder som inte inkommit med redovisning bör anmodas att göra detta. Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita Uppföljningen av kontrollrnålen visar på ett godtagbart resultat. Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar - Resultatet av uppföljningen inom återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande visar att kontrollmålen till största delen har uppfyllts. Bättre rutiner behövs för samarbetet mellan arbetsmarknadskontoret och övriga berörda kontor. Internbanken - Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Alla kontrollrnål har godkända resultat utom likviditetsplaneringen. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer 15189Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

2 2 Barnomsorgsdebitering - Uppföljningen visar att debiteringen i stort sett fungerar tillfredsställande. Arkivering av räkenskapsmaterial -Dokumenthanteringsplan finns för kommunstyrelsens kontor, men den är nyligen beslutad. Kommunstyrelsens kontor föreslår att kommunstyrelsen tar del av redovisad internkontroll för 2008 samt att berörda nämnder ska inkomma med kompletterande redovisningar. Förslagen till nya internkontrollplaner antas gälla som miniminivå för nämndernas internkontrollplaner Beslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse Barnchecklistan Uppföljning av internkontrollplaner 2008: Gemensamma redovisningsrutiner, bilaga 1 Gemensamma upphandlingsrutiner, bilaga 2 Gemensamma personalrutiner, bilaga 3 Dokument- och ärendehantering, bilaga 4 Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita, bilaga 5 Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, bilaga 6 Internbanken, bilaga 7 Barnomsorgsdebitering, bilaga 8 Arkivering av räkenskapsmaterial, bilaga 9 Förslag till internkontrollplaner 2009: Gemensamma redovisningsrutiner, bilaga 10 Gemensamma upphandlingsrutiner, bilaga 11 Gemensamma personalrutiner. bilaga 12 Dokument- och ärendehantering. bilaga 13 Handläggning av försörjningsstöd och utbetaln ing via ProCapita, bilaga 14 Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, bilaga 15 Internbankens. bilaga 16 Barnomsorgsdebitering, bilaga 17 Arkivering av räkenskapsmaterial, bilaga 18 Uppföljning av internkontroller 2008 Kommunstyrelsen har beslutat att följande internkontrollplaner ska utföras under 2008: Gemensamma redovisningsrutiner Gemensamma upphandlingsrutiner Gemensamma personalrutiner Dokument- och ärendehantering Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Internbanken Barnomsorgsdebitering

3 3 Arkivering av räkenskapsmaterial Detta är den miniminivå som varje enskild nämnd måste följa upp och vidarerapportera till kommunstyrelsen. Därutöver bör varje nämnd ha verksamhetsspecifika internkontrollplaner och detta område är fortfarande ett förbättringsområde. Dock har kunnat konstaterats en förbättring jämfört med föregående ål vissa nämnder har tagit fram verksamhetsspecifika kontrollrnål för Gemensamma redovisningsrutiner Uppföljning av internkontrollplanen har genomförts av samtliga kontor. Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Den största osäkerheten är att sekretessuppgifter inte alltid är skyddade samt att syfte och deltagarlistor inte bifogas fakturorna som avser kurser och representation. I år har samma personer haft ansvar för att utföra ett eller flera kontrollrnål för samtliga kontor, vilket innebär att granskningen blivit enhetlig oavsett vilket kontor som blivit granskat. Arbetet med gemensamma redovisningsrutiner kan utvecklas vidare och "byggas uc så att framtidens kontrollarbete sker mer genom "inbyggda kontroller" i kommunens normala processer, som bara kompletteras med en uppföljning av internkontrollplanen. Tyngdpunkten för det fortsatta arbetet borde fortfarande vara att se till att aktuella rutinbeskrivningar finns. Mycket av felen beror på tillfålliga förbiseenden och okunskap. Med fortsatt information om vikten av noggrann hantering till berörda om vad som gäller kommer felen att kunna minimeras. En bra grund är att se till att det finns väldokumenterade och aktuella rutinbeskrivningar som tinns lättillgängliga. Därefter gäller det att hålla rutinbeskrivningarna aktuella. Rutinutformningen bör göras så att interna kontroller kan utföras i det dagliga arbetet. Redovisning & Ekonomisupport "bygger ut" de kontinuerliga kontrollerna som ett led i månadsavstämningarna så att underlag finns med till fakturor där så krävs. Gemensamma upphandlingsrutiner Internkontrollen har genomförts enligt de upprättade planerna. Måluppfyllelsen per kontrollrnål är högre än föregående år. Totalt har 15 % av kommunens resultatenheter kontrollerats genom kontroll av fakturor och beställningar i ekonomisystemet. Kontrollen har omfattat drygt femtontusen fakturor. Kommunstyrelsens kontor gör nedanstående bedömning: Måluppfyllelsen per kontrollrnål är högre än föregående år. Direktupphandling sker sällan när formaliserad upphandling krävs. I något enstaka fall har direktupphandling genomförts då värdet av köpet överskridit gränsvärden för direktupphandling. Nyttjandet av ramavtal har jämtart med taregående år förbättrats med 100/0.

4 4 Kontroller av leverantörer vid direktupphandling enligt skattemyndighetens blankett har ökat. Det är fortfarande svårt att kontrollera om miljöaspekterna beaktas vid direktupphandling Avrop mot nettoprissatta produkter inom vissa områden är fortfarande för låg. Risken för att fel personer beställer har minimerats i och med införandet av certifierade beställare. Åtgärder som behöver genomföras är att miljöaspekter beaktas vid avrop från upphandlade leverantörer, samt en utökad kontroll och styrning av kommunens köp av konsulter. Gemensamma personalrutiner Rehabiliteringsutredningar har utförts eller påbörjats i 70 % av fallen, vilket ligger på samma nivå som förra året då andelen var 69 %. Resultatet från årets interna kontroll avseende lönehanteringen visar att anställningsavtalen ser bra ut. När det gäller de timavlönades anställningsavtalirapporter är det däremot ett helt otillfredsställande resultat. Resultatet för anställning är något bättre än förra året är 82 % av besluten helt korrekta att jämföras med förra året då 79 % av var helt korrekta. Internkontrollen visar att andelen som saknar avvikelseavtal utifrån 5 LAS har ökat från föregående år. Rehabiliteringsutredningar har utförts eller påbörjats i 70 % av fallen, vilket ligger på samma nivå som förra året då andelen var 69 0/0. Åtgärder som föreslås: Personalkonsulenterna följer tillsammans med berörd chef upp att rehabiliteringsutredning görs, samt att en snabb kontakt med företagshälsovården sker. Rehabiliteringsutredningar ska finnas till 100 % efter sex sjuktillfällen. Under hösten har arbetet med att kontrollera alla anställningsavtal/rapporter för både tillsvidareanställda och timavlönade påbörjats. Resultatet kommer att redovisas och åtgärdas tillsammans med berörda chefer. Det digitala anställningsavtalet ska utvecklas. Dokument- och ärendehantering Rapporter har inkommit från alla kontor utom samhällsbyggnadskontoret och miljökontoret, dvs vare sig från miljönämnden, tekniska nämnden eller stadsbyggnadsnämden. Rapporterna har i övrigt redovisats i de berörda nämnderna utom för kommundelsnämnderna. I dessa nämnder avses internkontrollen nämndbehandlas före kommunstyrelsens sammanträde i. december. Av de lämnade rapporterna framgår att kontrollmålet har uppfyllts. Resultatet visar att de kontor som genomfört kontrollerna uppfyller kraven på en väl fungerande posthantering. Det är viktigt att fortsätta att årligen kontrollera att

5 5 inkommen och utgående post och e-post blir öppnad~ diarieförd och adekvat behandlad eftersom det i sig främjar en god hantering av allmänna handlingar inom kommunen. Kontrollen har utförts för sjätte gången med i stort sett likvärdigt resultat som för föregående år. Kommunstyrelsens kontor föreslår därför att kontrollen utförs på samma sätt under Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita På flera kontrollmål har stickprov tagits och uppföljningen av kontrollmålen visar på ett godtagbart resultat. Verksamhetens interna processer måste toljas varför fortsatt utbildning och repetition av rutiner måste fortgå. Statsbidrag rör återsökning av kostnader rör flyktingar Resultatet av uppföljningen av kontrollmålen inom återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande visar att kontrollmålen till största delen har uppfyllts. Rutinerna tor samordning mellan arbetsmarknadskontoret och övriga berörda kontor behöver torbättras. Utarbetande av nya rutiner pågår. Internbanken Resultatet från årets interna kontroll har genomtorts enligt planerna och inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Däremot har inte alla kontrollmål uppfyllts. Telgebolagens likviditetsplan för kalenderår~ tordelad på månad saknas. För att uppnå målet med rullande tolvmånaders inrapportering har internbanken träffar med bolagens likviditetsplanerare och går igenom alla större avvikelser. Barnomsorgsdebitering Upptoljningen visar att debiteringen i stort sett fungerar tillfredsställande. Arkivering av räkenskapsmaterial Arkiveringen av räkenskapsinformation har väsentligt förändrats i och med den nya organisationen med en gemensam ekonomifunktion. Nu finns det en dokumenthanteringsplan för KSK där ekonomiadministration ingår. Dokumenthanteringsplanen är ny och beslut togs i oktober så rutinerna kring leveranser till arkivet är delvis nya. Förslag till Internkontrollplaner för 2009 Kommunstyrelsens kontor föreslår inga nya internkontrollplaner för 2009 utan kvarstår vid de planer som gällt under 2008 med vissa justeringar av kontrollmålen. Gemensamma redovisningsrutiner För 2009 föreslås att 5 av kontrollmålen tas bort och att 2 kontrollmål torändras samt att 4 nya kontrollmål tillkommer~ vilket innebär att totalt 14 kontrollmål kommer att granskas. Inför framtagandet av Interkontrollplan 2010 föreslås att nya riskanalyser utförs under 2009 avseende gemensamma redovisningsrutiner. Interkontrollplanen för gemensamma redovisningsrutiner föreslås förändras för år 2009 enligt följande:

6 6 Utgående kontrol/mål: Att redovisningsunderlag av försäljningsmedel är fullständiga och kontrollerbara Att säljarens interna debiteringar hänförs till rätt redovisningsperiod Att tekniska hjälpmedel finns med i inventarieförteckningar Att inga som avslutat sin anställning har beslutsattest i IoF Att betalning till alla leverantörsfakturor sker via IoF Förändrade kontrol/mål: Att alla transaktioner är rätt konterade: att punkt 2 och punkt 3 utgår (avser att rättelser mot våra bolag har motpartskod samt att externa kostnader och intäkter inte är bokade på interna koder) dessa ersätts med att övriga personalkostnader inte innehåller någonting annat. samt att undervisningsmateriel verkligen är det. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser kurser och representation ersätts med: Att syfte och deltagarlistor bifogas fakturor som avser representation och externa kurser Nya kontrol/mål: Att leverantörsfakturor betalas i tid och att eventuella dröj smålsräntor bokförs rätt. Att för kommunen berättigade statsbidrag på 6 % söks (momsfri utbildning, vård etc) Att endast 50% av moms på korttidshyror av bilar bokförs. Att det enbart är övriga kostnader och intäkter som är bokförda för dessa avsedda koder Internkontrollplanen redovisas i sin helhet i bilaga 10. Gemensamma upphandlingsrutiner För 2009 föreslås inga förändringar av kontrollrnålen. En fortsatt kontroll av avrop från ramavtalsleverantörernas nettoprislistor skall under 2009 genomföras av Telge Inköp AB får att kontrollera om andelen avrop från våra ramavtalsleverantörer ökar. Internkontrollplanen redovisas i sin helhet i bilaga 11. Gemensamma personalrutiner Inför 2009 föreslås två kontrollrnål utgå och inga nya tillföras. De kontrollrnål som föreslås utgå är hantering av LAS och sjukersättning. Internkontrollplanen redovisas i bilaga 12. Dokument- och ärendehantering Inga ändringar föreslås i internkontrollplanen för 2009, som redovisas i sin helhet i bilaga 13. Handläggning av försörjningsstöd samt utbetalning via ProCapita För att få kontinuitet i arbetet med internkontrollen och för att kunna göra en bra jämförelse mellan åren föreslås att internkontrollplanen lämnas orörd även inför

7 Planen finns i sin helhet i bilaga 14. Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Planen för intemkontroll föreslås vara densamma 2009 som 2008 och denna redovisas i sin helhet i bilaga 15. Internbanken För att erhålla kontinuitet i arbetet föreslås att kontrollmålen för 2009 är de samma som Planen finns i sin helhet i bilaga 16. Barnomsorgsdebitering För 2009 föreslås inga förändringar av kontrollmålen. Planen finns i sin helhet i bilaga 17. Arkivering av räkenskapsmaterial Kontrollmålen är oförändrade inför Planen finns i sin helhet i bilaga 18. Ekonomiska konsekvenser och finansiering Förslaget har inga direkta ekonomiska konsekvenser, men sköts verksamheten effektivt och korrekt sparar kommunen pengar.

8 8 Kommunstyrelsens kontors rörslag till kommunstyrelsen: 1. Kommunstyrelsen har tagit del av redovisningen över genomförd uppföljning av internkontrollplaner 2008 samt de förslag till åtgärder och förbättringar som redovisas i rapporterna. 2. Stadsbyggnadsnämnden, Tekniska nämnden och Miljönämnden ges i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen med en redovisning av internkontrollen för Förslag till interkontrollplaner för 2009 inom områdena gemensamma redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner. gemensamma personalrutiner, dokument- och ärendehantering, utbetalning via ProCapita och handläggning av försörjningsstöd, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, internbanken, barnomsorgsdebitering samt arkivering av räkenskapsmaterial antas att gälla som miniminivå för samtliga nämnder. 1I!&~ ~~r Ulla- arie Hellenberg Kom undirektör ca Christina Rapp ~-----, Ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Samtliga nämnder + tjänsteskrivelser med hi/agor Samhällsbyggnadskontoret Mi(jökontoret Kommunstyrelsens kontor/kommundirektörens kansli Kommunstyrelsens kontor/personalavdelningen Kommunstyrelsens kontor/ekonomiavdelningen Akten

9 9 BARNCHECKLISTA för Södertälje kommun Ärende: Redovisning av intelllkontroll 2008 och förslag till Dm KS 08/412 kontrollplaner för 2009 Handläggare: Ingela Heden BARNCHECKLISTA som ska användas under beredningen av ärenden och därmed klargöra vilka beslut som kan beröra barn och ungdomar och därför behöver få en särskild barnkonsekvensanalys Den är avsedd att användas som ett redskap i Södertälje kommuns strävan att tillämpa principerna i FN:s barnkonvention. Kommer beslutet att beröra barn och ungdomar, nu eller i framtiden? Ja [8] NejD På vilket sätt? 1En effektivt skött verksamhet med god kontroll gagnar samtliga kommuninnevånare. Vid -JA- ska denna barnkonsekvensanalys fyllas i: l. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja [8] Nej D På vilket sätt? 1Varför inte? En säker och korrekt hantering gagnar alla kommuninnevånare inklusive barn. 2. Är beslutet belyst ur barnets perspektiv? JaD Nej [8] På vilket sätt? 1Varför inte? Indirekt berör det alla invånare. 3. Innebär beslutet att barnets rätt till likvärdiga villkor beaktas med tanke på bl a kön, etniskt ursprung, hälsa, funktionshinder, tro eller social ställning? JaD Nej [8] På vilket sätt? 1Varför inte? Har inte varit föremål för bedömning. 4. Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? JaD Nej [8] På vi Iket sätt? 1Varför inte? Inte realistiskt. Övrigt som bör tas hänsyn till

10

11 SÖDERTALJE KOMMUN Bilaga 1 t.. KOMMUNSTYRELSENS KONTOR URedovisning och Ekonomisupport Rapport - Uppföljning av internkontrollplaner för gemensamma redovisningsrutiner 2008 Bakgrund Den politiska styrningen av kommunen sker genom att man ställer upp mål och anger de ekonomiska ramar verksamheten har att ta hänsyn till. En sådan delegering av styrningen gör att det ställs krav på en effektiv intern kontroll. Enligt Kommunallagen är det kommunstyrelsen som ska leda och samordna förvaltningen av kommunen och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet så att de sköts i enlighet med de av kommunfullmäktige beslutade mål och riktlinjerna. I december 2007 antog KS en interkontrollplan för gemensamma redovisningsrutiner som gäller som minimikrav för de planer varje nämnd beslutar om. Internkontrollplanen har i år omfattat 15 olika kontrollmål som följs upp. Det direkta ansvaret för den interna kontrollen inom de olika verksamhetsområdena ligger dock på respektive nämnd. Detta är åttonde året som kontroller utförts enligt en antagen IK-plan. Uppföljningen eller tillsynen utgör endast toppen på allt det arbete som görs för att skapa en god intern kontroll inom redovisningsområdet. Syftet med uppföljningen är att säkerställa att de dagliga rutinerna fungerar så att verksamheten bedrivs på rätt sätt. Den nu genomförda granskningen, som i första hand är inriktad på att säkerställa att lagar. regler och anvisningar följs, behöver framöver vidareutvecklas och utökas för att säkerställa att t ex räkenskaperna är rättvisande, att rapporteringen fungerar och att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt. Syftet med internkontroller Syftet med internkontroller är att: Säkerställa att lagar policy reglementen mm tillämpas Att styrande dokumentfö(js utgör en grundförutsättningför en effektiv verksamhet dvs måluppfyllelse Eliminera eller upptäcka allvarliga fel Detta gäller både avsiktliga och oavsiktligafel. Skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner En viktig del av kontrollprocessen är att säkerställafunktionalifet och til(förlitlighet i de olika verksamhetsprocesserna. Dokumenterade system och rutiner leder till att organisationen blir mindre sårbar vidpersonalförändringar samt ger en bättre förutsättningför kunskapsövejiöring i allmänhet mm Säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten i övrigt H:\lntemkontroll\2008\Resultat 1008\Rapport resultat lk 2008, redovisningsrutiner.doc

12 Ett grundläggande syfte med redovisningen är att denna ska användasför att ident?/iera problem. Om redovisningen och ö'vrig iriformation inte är rättvisande eller til((örlitlig kan detfafå negativa konsekvenser på styrbarheten och de beslut som fattas riskerar att blifelaktiga. Skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Det är särskilt viktigt att kontrollrutinerna är tillräckliga kring de processer där kontanter eller värdepapper samt andra stöldbegärliga tillgångar hanteras. De ovanstående punkterna kan relateras till den dominerande modellen för intern kontroll COSa-modellen. Enligt den är intern kontroll en process som kan delas in i fem olika komponenter: Kontrollmi(jön utgörs av de olika sociala, organisatoriska, politiska och tekniska system som finns i organisationen. I en riskbedömning analyseras sannolikheter för att vissa negativa utfall ska ske och vilka följder de kan få. För att motverka dessa eventuella risker görs det kontrollaktivileter på alla nivåer i organisationen. En effektiv process kräver god information och kommunikation inom organisationen. Kontinuerligt bedrivs också en tillsyn för att utvärdera processen. Föreliggande rapport är tänkt att utgöra en sådan tillsyn. Sammanfattning av resultatet för rutinområdet Uppföljning av internkontrollplanen har genomförts på samtliga kontor. Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Den största osäkerheten tycks vara att sekretessuppgifter inte alltid är skyddade, syfte och deltagarlistor inte bifogas fakturorna som avser kurser och representation. I år har samma personer haft ansvar för att utföra ett eller flera kontrollmål för samtliga kontor, vilket innebär att granskningen blivit enhetlig oavsett vilket kontor som blivit granskat. Arbetet som avser gemensamma redovisningsrutiner kan vidareutvecklas och "byggas ut" så att kontrollarbetet än mer sker genom inbyggda kontroller i kommunens normala processer vilka sedan kompletteras med uppföljning i Interkontrollplanen. Tyngdpunkten för det fortsatta arbetet borde fortfarande vara att se till att aktuella rutinbeskrivningar finns. Redovisning av resultatet per kontrollmål Att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen Av granskningsurvalet på 494 fakturor har inte allt kunnat granskas då framförallt underlag saknats där det ska framgår vilka som deltagit på olika aktiviteter. De direkta felaktigheter som har konstaterats är 13 samtidigt som 26 fakturor inte har uppgifter om deltagare. I förhållande till resultatet vid förra årets granskning så har antal kontor med avvikelser ökat från 3 kontor till 9. De tidigare vidtagna åtgärderna har inte gett det resultat som önskats. Redovisning och Ekonomisupport måste därför fortsätta med en kontinuerlig kontroll, information och utbildning. 2

13 Att aktivering sker av inventarier med en livslängd på tre år eller längre och med ett överstigande värde av ett basbelopp Av 24 granskade poster var 3 felaktiga fördelade på två kontor. Detta är en förbättring jäm fört med förra året och totalt sett ett bra resultat. Att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år eller av ett värde understigande ett basbelopp Av 103 kontrollerade poster konstaterades 25 vara felaktiga aktiveringar. Dessa felaktighe ter fanns på tre kontor. Kontrollpunkten är svår att utföra av flera anledningar. Reglerna och rutinerna kring investeringar på de olika kontoren är oklara. I många fall är det svårt att avgör vad som är fel eller rätt om man inte är insatt i det aktuella kontorets hantering av investeringar. Investeringar bokförs heller inte regelbundet utan har en tendens att komma in mot slutet av året vilket gör att den kontrollerade månaden inte är representativ. Många fakturor med belopp under ett basbelopp kan också vara delar i en större investering. Kon trollpunkten har dock ett berättigande i och med att den visar på svårigheterna på området. Att redovisningsunderlagen av r6rsäljningsmedlen är fullständiga och kontrollerba ra, dvs. innehåller uppgifter enligt kraven på verifikation 4 Kommunala redovis ningslagen. Endast enheter som redovisar sin försäljning centralt har kontrollerats. Alla dessa redovis ningar har varit fullständiga med hänseende till försäljningskvitton och insättningskvitton. Detta kontrollrnål föreslås tas bort. Att säljarens interna debiteringar hänförs till rätt redovisningsperiod (enl regelverket tillåts en månads eftersläpning) Det är enbart sex kontor som inte har rapporterat någon avvikelse. Den totala avvikelsen för hela kommunen är 8 % på granskade internfakturor Jämfört med förra årets granskning är detta en markant förbättring. Felaktigheterna beror framförallt på att leveransdatum för varan/tjänsten saknas. Nästa år kommer månadsbokslut att genomföras vilket ställer större krav på verksamheterna att interndebitera i tid. Detta kontrollrnål föreslås därför utgå. Att fakturering till kund är rätt från början Av kontrollerade fakturor blev 410 makulerade. Den relativt låga avvikelseprocen ten till trots är det viktigt att kontinuerligt arbeta för att minimera och helst eliminera de felaktiga faktureringarna. Dels på grund av det merarbete de leder till och dels för att den felaktiga faktureringen kan leda till en hel del obehag för fakturamottagaren. Det kontor som negativt avviker från de andra är Utbildningskontoret där makuleringarna var 27,5 %. Grunden till detta dåliga resultat är dock de fakturor som skickats ut till gym nasieelever vilka inte lämnat igen böcker i tid. När fakturan sedan skickas ut lämnas böck erna snabbt tillbaka. Det finns en medvetenhet om detta problem men det är väldigt svårt att komma runt det. Att alla transaktioner är rätt konterade Granskningen har delats upp i olika kontroller. Av 714 kontrollerade kostnader över ett, av de respektive kontoren uppsatt belopp, hittades 19 felaktigt konterade. Vid kontroll av hur bemanningstjänster konterats har ett fåtal kontor problem med vad som är bemannings tjänst och vad som är konsulttjänst. De övriga kontrollerna gällde motpartskoder och visa de väldigt få felaktigheter. I stort så är det marginella avvikelser på detta kontrollrnål. Jäm fört med förra årets goda resultat är årets en ytterligare förbättring. Till nästa år bör man 3

14 kontrollera kostnader till ett lägre belopp en vad som gjorts i år. Detta kontrollrnål föreslås ändras till nästa år Att tekniska hjälpmedel finns med i inventarieförteckningar Kontrollen har inte utförts, då en stor del av dessa består i internleasade datorer. Dessa hålls förtecknade i ett systemstöd som används för att utfördela kostnaderna till rätt enheter inom kommunen. I och med "kostnadsfördelningen" kan man förutsätta att förteckningen är aktuell då ingen vill bära kostnader som inte tillhör dem. Kontrollmomentet föreslås utgå nästa år. Att körjournal finns och fylls i och att antal km stämmer överens med bensinåtgång en Av 8 kontrollerade bilar hittades 4 där körjournal inte förts på ett godtagbart sätt. På några kontrollerade enheter saknades körjournal helt. Idag finns heller inga enhetliga rutiner när det gäller körjournaler. Redovisning & Ekonomisupport bör ta fram en sådan rutin och arbeta för att den implementeras ute i verksamheterna. Att leverantörsfakturorna skickas till rätt adress Kontrollen har skett genom att Team System och Leverantörsbetalningar granskat om or detjaktura finns i adressfåltet och om korrekt beställaridentitet angetts. Av Il 311 kontrollerade hittades 898 felaktigheter fördelade på 17 kontor. Jämfört med fjolårets granskning är årets resultat märkbart bättre. Felaktigheterna leder till ett stort mer arbete eftersom fakturorna måste hanteras manuellt. Teamet för system och leverantörsbe talningar på Redovisning & Ekonomisupport påpekar kontinuerligt för enheterna vikten av att leverantörerna förses med korrekta uppgifter. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga rör obehöriga personer Av 328 granskade fakturor hittades 142 felaktigheter fördelade på 8 kontor. Resultatet av detta kontrollrnål borde vara O i avvikelse. Det råder idag en osäkerhet om vad som ska klassas som sekretess. Samtidigt har granskningen även visat att sekretessknappen ibland inte används med hänvisning till tidsbrist. Riktlinjer samt en "lathund" borde tas fram av stadsjuristen tillsamman med Redovisning & Ekonomisupport. Dessutom bör information till användare i 10F kontinuerligt ges så att man i systemet använder sig av "sekretessknappen". Att betalning till alla svenska leverantörer sker via IoF (Inköp och Faktura) Alla fakturor ska skannas och gå via 10F, bl a för att underlätta efterkontroll. Av 236 grans kade utbetalningar hittades endast en faktura som kunde ha gått via 10F. Även om urvalet inte varit komplett kan man dra slutsatsen att så gott som samtliga korrekta fakturor går genom 10F. Genom att göra ett personligt utlägg är det möjligt att göra inköp utan att kommunen faktureras. Många utanordningar görs också till leverantörer som borde kunna fakturera samtidigt som andra utanordningar görs till leverantörer som inte verkar ha F skattsedel. Redovisning & Ekonomisupport bör komma med anvisningar om vad som gäll er vid egna utlägg. Detta kontrollrnål föreslås utgå. Att inga som avslutat sin anställning har beslutsattest i IoF Idag finns rutiner som gör att när en person avslutar sin anställning så går information från personalavdelningen till CSC och nätverkskontot stängs ner. För att komma in i faktura 4

15 hanteringssystemet används Single Sign On vilket kräver ett aktivt nätverkskonto. Eftersom risken att någon med en avslutad anställning har kvar sin attesträtt i systemet anses vara försumbar har denna kontroll inte utförts. Detta kontrollrnål föreslås utgå. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser kurser och representation Av 963 granskade poster var antalet felaktigheter 415. Detta är en markant försämring jämfört med förra årets granskning. En generell slutsats över hela kommunen är att interna konferenser där enheterna har konferens på Bommersvik eller Hagabergs folkhögskola ofta redovisas bristfälligt. Felaktigheter enligt denna kontrollpunkt leder även till att det är svårt att granska om fakturan attesterats enligt gällande regler, vilket framgått enligt kontrollrnål 1. Eftersom resultatet har försämrats jämfört med förra året kan man dra slutsatsen att de då vidtagna åtgärderna inte varit tillräckliga. En annan åtgärd kan vara att den funktion i IoF som anger att en anteckning är obligatorisk ska börja användas fullt ut. Detta kontrollrnål föreslås ändras till en kontroll av representation och externa kurser. Att organisationsnummer finns på alla leverantörer i IoF's leverantörsregister Detta kontrollmoment skulle ha gjorts av KskJUpphandling, men inget resultat har rapporterats av dem i år. Förslag till åtgärder och förbättringar Mycket av felen beror på tillfälliga förbiseenden och okunskap. Med fortsatt information om vikten av noggrann hantering till berörda om vad som gäller kommer felen att kunna minimeras. En bra grund är att se till att det finns väldokumenterade och aktuella rutinbeskrivningar som finns lättillgängliga. Därefter gäller det att hålla rutinbeskrivningarna aktuella. Rutinutformningen bör göras så att interna kontroller kan utföras i det dagliga arbetet. Redovisning & Ekonomisupport "bygger ut" de kontinuerliga kontrollerna som ett led i månadsavstämningarna så att underlag finns med till fakturor där så krävs. Några av kontrollpunkterna har att göra med redovisningstekniska problem. Hit hör exempelvis problemet med att skilja på investeringar och driftkostnader. Dessa felaktigheter är möjliga att minimera genom att informera och utbilda användarna samtidigt som de ges möjlighet att få hjälp av de resurser som finns centralt. Också svårigheterna med att veta vilka fakturor som ska sekretessklassas är möjliga att lösa på detta sätt. Avsaknaden av deltagarförteckningar och syften på fakturor som avser kurser och representation orsakas inte av någon brist på kunskap utan är den sura frukten av tidsbrist och ointresse. Felaktigheterna när det gäller attester är svåra att förklara eftersom detta är något som varje attestant bör ha en god kännedom om. I och med att det nya attestreglementet tas i bruk så kommer alla attestanter att få information/utbildning i dess innebörd. Redovisning & Ekonomisupport kommer i höst att hålla en utbildning i ekonomiadministration för medarbetare på Äldreomsorgskontoret. Kursen kommer att ta upp de problem som kommit fram i denna rapport. I framtiden kommer även övriga kontor att erbjudas deltagande i denna utbildning. 5

16 Förslag till ny IK-plan för 2009 Internkontrollplanerna ska vara ett levande dokument och ändras med tiden utifrån hur resultatet vid kontrollerna utfaller. Ett kontrollrnål som har fungerat bra tas bort och ersätts eventuellt med något annat~ för att efter några år kanske komma tillbaka igen. För 2009 föreslås att 5 av kontrollrnålen tas bort och att 2 kontrollrnål förändras samt 4 nya kontrollrnål tillkommer~ vilket innebär att totalt 14 kontrollrnål kommer att granskas. Inför framtagandet av Interkontrollplan 2010 föreslås att nya riskanalyser utförs under 2009 avseende gemensamma redovisningsrutiner. Interkontrollplanen för gemensamma redovisningsrutiner föreslås förändras för år 2009 enligt följande Utgående kontrol/mål: Att redovisningsunderlag av försäljningsmedel är fullständiga och kontrollerbara Att säljarens interna debiteringar hänförs till rätt redovisningsperiod Att tekniska hjälpmedel finns med i inventarieförteckningar Att inga som avslutat sin anställning har beslutsattest i IoF Att betalning till alla leverantörsfakturor sker via IoF Förändrade kontrol/mål: Att alla transaktioner är rätt konterade: att punkt 2 och punkt 3 utgår (avser att rättelser mot våra bolag har motpartskod samt att externa kostnader och intäkter inte är bokade på interna koder) dessa ersätts med att övriga personalkostnader inte innehåller någonting annat~ samt att undervisningsmateriel verkligen är det. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser kurser och representation ersätts med: Att syfte och deltagarlistor bifogas fakturor som avser representation och externa kurser Nya kontrol/mål: Att leverantörsfakturor betalas i tid och att eventuella dröjsmålsräntor bokförs rätt. Att för kommunen berättigade statsbidrag på 6 % söks (momsfri utbildning~ vård etc) Att endast 50(% av moms på korttidshyror av bilar bokförs. Att det enbart är övriga kostnader och intäkter som är bokförda för dessa avsedda koder Maud Eriksson Redovisningschef Hans Hurtig Ekonom 6

17 SÖDERTÄLJE Tjänsteskrivelse Bilaga 2 okommunstyrelsens KONTOR Anders Kuylser Upphandlingschef anders.kuylser@sodertalje.se Kommunstyrelsen Rapport - Uppföljning av internkontrollplaner för gemensamma upphandlingsrutiner 2008 Bakgrund Enligt fastställd internkontrollplan skall upphandlingsenhet genomföra kontroller enligt upprättat kontrollplan. Sju (7) kontrollmål skall kontrolleras. Sammanfattning av resultatet ror rutinområdet Intemkontrollen har genomförts enligt de upprättade planerna. Nedanstående bedömning grundar sig på resultat av internkontrollen. Totalt har 15 % av kommunens resultatenheter kontrollerats genom kontroll av fakturor och beställningar i ekonomisystemet. Kontrollen har omfattat drygt fakturor. Kommunstyrelsens kontor gör nedanstående bedömning: Måluppfyllelsen per kontrollmål är högre än föregående år. Direktupphandling sker sällan när formaliserad upphandling krävs. I något enstaka fall har direktupphandling genomförts då värdet av köpet överskridit gränsvärden för direktupphandling. Nyttjandet av ramavtal har jämfört med föregående år förbättrats med 100/0. Kontroller av leverantörer vid direktupphandling enligt skattemyndighetens blankett har ökat. Det är fortfarande svårt att kontrollera om miljöaspekterna beaktas vid direktupphandling Avrop mot nettoprissatta produkter inom vissa områden är fortfarande för låg. Risken för att fel personer beställer har minimerats i och med införandet av certifierade beställare. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer Södertälje E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

18 2 Redovisning av resultatet per kontrollrnål Kontrollrnål 1: Rutin: Direktupphandling Kontrollrnål : Att direktupphandling inte sker när formaliserad upphandling krävs Resultat: Sammantaget hanterar kontoren sina inköp enligt kommunens regelverk bra. Inom området konsulttjänster finns brister där inte formaliserad upphandling har gjorts. Under perioden 1 jan till och med sista augusti har kommunen på den kontrollerade kontor köpt konsulttjänster för 31,5 milj kronor. Kontrollrnål 2: Rutin: Ramavtal Kontrollrnål: Att ramavtalen nyttjas. Resultat: Måluppfyllelsen hos redovisande kontor varierar från 70 % till 100 %. Inom de kontrollerade varugrupper är måluppfyllelsen 5 0/0 högre än föregående år. Det finns fortfarande brister hos samtliga kontor inom områden som livsmedel, kontorsmaterial, lås, toners samt möbler. Kontrollmål3: Rutin: Ramavtal Kontrollrnål: Att avrop från nettoprisatta produkter sker. Resultat: Sammantaget sker avrop mot nettoprisatta produkter i större omfattning än vad som gjorts tidigare år. Kontrollrnål 4: Rutin: Direktupphandling Kontrollrnål: Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Resultat: Kontroll har genomförts på 40 beställningar av icke upphandlande leverantörer. Inga avvikelser har konstaterats. Kontrollrnål 5: Rutin: Direktupphandling Kontrollrnål: Att miljöaspekterna beaktas vid avrop från ramavtalsleverantörer. Resultat: Liksom föregående år har detta mål har varit svårast att mäta. Kontrollrnål 6: Rutin: Direktupphandling Kontrollrnål: Tillåtna beloppsgränser för direktupphandling ej överskrids Resultat: Samtliga kontor har en måluppfyllelse på mellan %. I de fall där det finns avvikelser finns det förklaring till varför detta skett. Kontrollrnål 7: Rutin: Direktupphandling Kontrollrnål: att skriftlig beställning sker Resultat: Måluppfyllelsen varierar mellan 75 % och 85 0/0

19 3 Förslag till åtgärder l och med utvecklingen av beställningsmodulen i kommunens ekonomisystem minskar risken för fel ute i organisationen då beställningssystemet hjälper till att styra inköpen mot rätt leverantör och rätt prislista.. Kontroll att miljöaspekter beaktas vid avrop från upphandlande leverantör behöver genomföras. En bra grund för detta finns i det riktlinjer för miljöprofilerade inköp och den miljöpolicy vid upphandling som är beslutad. En utökad kontroll och styrning av kommunens köp av konsulter behöver genomföras eftersom det i internkontrollen visar sig att avsteg från gällande regelverk sker. Kostnader för konsultköp är dessutom höga. Kontrollen föreslås Genomföras av det nybildade inköpsbolaget. Förslag till ny IK-plan rör 2009 I internkontrollplanen för 2009 föreslås inga förändringar av kontrollrnålen. En fortsatt kontroll av avrop från ramavtalsleverantörernas nettoprislistor skall under 2009 genomföras av Telge Inköp AB för att kontrollera om andelen avrop från våra ramavtalsleverantörer ökar. Anders Kuylser upphandlingschef Beslutet expedieras till:

20 Södertälje U kommun Bilaga 3 INTERN KONTROLL INOM PERSONALOMRÅOET AR 2008 samt 2009 Enligt den Interna kontrollplan som fastställts för år 2008 skulle följande områden inom Personal kontrolleras: Ohälsotalen: att rehabiliterings utredning påböl:iats när den anställde varit sjuk i 14 dagar samt avslutats dag 28, om medarbetarenfor(farande är sjuk eller efter 6 tillfällen (i enlighet med kommunens Riktlinjer för aktiv och tidig rehabilitering) Anställning: att korrekt registrering har skett ut~från korrekt skriftligt underlag Rapportering av timanställda: att rapporten för timanställda är korrekt tfylld och rätt registrerad Hantering av LAS (lagen om anställningsskydd): att avvikelseavtal träffats utifrån 5 Avvikelseavtalfi-ån LAS 5 ska träffas när det rör tidsbegränsade anställningar som inte utgör vikariat, praktik ellerferiearbete. til(fällig arbetsanhopning och vissa andra arbeten som anges i 5 LAS. Personalavdelningen vid Kommunstyrelsens kontor har utfört kontrollen åt samtliga kontor. Ansvaret har respektive nämnd. Sammanfattning av resultatet av Internkontrollen år 2008 Personalfrågor Ohälsotalen - enligt definitionen - redovisas samlat. Rehabiliteringsutredningar har utförts eller påbörjats 70 % av fallen. Motsvarande siffra 2007 var 69 %. Besöksadress Tfn Q.etra. kiing blom@sodertalje.se Södertälje Org-nr