1. Inledande krav. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation Inbjudan SKL Kommentus Inköpscentral AB Postförmedling 2013

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Postförmedling 2013 Peter Svensson 5823 Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Inledande krav 1.1. Inbjudan Upphandlande myndighet SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer , (fortsättningsvis SKI) är bildat med syftet att vara inköpscentral för kommuner, landsting, regioner och deras bolag och för att genom samordnad upphandling dels ingå Ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter och enheter (i den fortsatta texten kallade UM/UE), dels för att medverka vid en offentlig upphandling som ombud åt flera UM/UE. Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de UM/UE som uppräknas i bilaga 01 Avropsberättigade myndigheter. Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade Ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad part möjlighet att använda Ramavtalet. För att avropa från SKI:s Ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande Ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar Ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s Ramavtal under det egna gällande Ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från Ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från Ramavtalen under Ramavtalstiden. Ramavtalsleverantörerna kommer löpande att få information om UM/UE som anmäler sig till SKI för avrop från Ramavtalen. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på Inbjudan att lämna anbud SKI inbjuder nu Leverantörer att lämna anbud avseende upphandling av Postförmedlingstjänster Syftet med upphandlingen är att teckna Ramavtal med Leverantörer som under Ramavtalstiden kan tillgodose UM/UEs behov av postförmedlingstjänster inom olika tjänsteområden. Utskrivet: :36 Sida 1 av 48 Refnr.: 5823

2 Upphandlingens omfattning Upphandlingen omfattar följande tjänsteområden: 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post 2. Brevförsändelser, rikstäckande, B-post 3. Brevförsändelser, lokalt, A-post 4. Brevförsändelser, lokalt, B-post 5. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 6. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 7. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 8. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 9. Posttidning B, sorterad, B-post 10. Posttidning B, osorterad, B-post 11. Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE. Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution Upphandlingen omfattar inte förmedling av information via filer/datorsystem/internet till Leverantör för utskrift- och kuvertering. Upphandlingen omfattar inte köp eller hyra av frankeringsmaskin Geografiska områden Upphandlingen omfattar hela Sverige och är indelad i olika geografiska områden enligt följande nivåer: - Sverige (kan nyttjas av samtliga UM/UE för försändelser utanför egna verksamhetsområdet) - Landsting/Region (kan nyttjas av de UM/UE som har sitt huvudsakliga verksamhetsområde inom aktuell landsting/region) - Kommun (kan nyttjas av de UM/UE som har sitt huvudsakliga verksamhetsområde inom aktuell kommun) Anbudsgivare som lämnar anbud för nivå Sverige, ska kunna dela ut brev inom hela landet. Anbudsgivare som lämnar anbud för nivå Landsting/Region, ska kunna dela ut brev inom de postnummerområden som finns inom det aktuella landstinget/regionen. Anbudsgivare som lämnar anbud för nivå Kommun, ska kunna dela ut brev inom de postnummerområden som finns inom den aktuella kommunen Möjlighet att lämna på hela eller delar av upphandlingen Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga geografiska områden. Anbud kan lämnas för ett, flera eller samtliga tjänsteområden. Utvärdering sker separat för varje geografiskt område och tjänsteområde. Anbudslämnare ska i bilaga 03, Tjänsteområde och geografiska område, ange vilka geografiska områden anbudet avser samt vilka tjänsteområden som anbudet avser. Har Anbudsgivare fyllt i och till anbudet bifogat bilaga 03, Tjänsteområden och geografiska områden? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Utskrivet: :36 Sida 2 av 48 Refnr.: 5823

3 Nej Antal Ramavtalsleverantörer Ramavtal kommer att tecknas med en Leverantör för respektive tjänsteområde 1 och 2 avseende hela Sverige. Ramavtal kommer att tecknas med en Leverantör för respektive tjänsteområde 3- per landsting/region. Ramavtal kommer att tecknas med en Leverantör för respektive tjänsteområde 3- per kommun. De försändelser som leverantören för respektive tjänsteområde inte kan leverera ska denna lämna till den Ramavtalsleverantör som är antagen för hela Sverige. UM/UE som har sin huvudsakliga verksamhet i en viss kommun ska för respektive tjänsteområde använda den Ramavtalsleverantör som har Ramavtal för denna kommun. UM/UE som har sin verksamhet/sitt säte i ett visst landsting/region ska använda den Ramavtalsleverantör som har Ramavtal för detta landsting/region Geografiskt område Sverige Till det geografiska området Sverige upphandlas följande tjänsteområden: 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post 2. Brevförsändelser, rikstäckande, B-post Geografiskt område Landsting/Region Till de geografiska områdena Landsting/Region upphandlas följande tjänsteområden: 3. Brevförsändelser, lokalt, A-post 4. Brevförsändelser, lokalt, B-post 5. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 6. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 7. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 8. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 9. Posttidning B, sorterad, B-post 10. Posttidning B, osorterad, B-post 11. Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE. Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution Geografiskt område Kommun Till de geografiska områdena Kommun upphandlas följande tjänsteområden: 3. Brevförsändelser, lokalt, A-post 4. Brevförsändelser, lokalt, B-post 5. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 6. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 7. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 8. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post 9. Posttidning B, sorterad, B-post 10. Posttidning B, osorterad, B-post 11. Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE. Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution Utskrivet: :36 Sida 3 av 48 Refnr.: 5823

4 Volymer 2013 års omsättning uppgick till ca SEK. Ramavtalets årsvolym för denna upphandling uppskattas till ca SEK exklusive moms per år eller ca SEK över Ramavtalsperioden. Någon garanti att erhålla viss volym ges ej Ramavtalstid Ramavtalet träder ikraft från den dagen då det undertecknats av båda parter. Ramavtalet gäller för en inledande period om två (2) år. Om SKI inte säger upp Ramavtalet till avtalstidens utgång förlängs det automatiskt med ett (1) år i taget. Sådan förlängning kan ske maximalt två (2) gånger. Om SKI avser att säga upp Ramavtalet ska det ske med sex (6) månaders varsel före utgången av varje avtalsperiod. Uppsägning ska vara skriftlig. När Ramavtalet har löpt i fyra (4) år löper det ut utan föregående uppsägning. Avropsberättigade UM/UE kan börja använda Ramavtalet vid olika tidpunkter under Ramavtalsperioden Avtalsstart Avtalsstart är beräknad till tidigast: Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för öppet förfarande enligt 4 kap. lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU Avrop Avrop Avrop görs av UM/UE till den Ramavtalsleverantör som erhållit Ramavtal för efterfrågat tjänsteområde inom aktuellt geografiskt område. Avropets innehåll regleras i ett Avropsavtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantören Avropsavtal SKI har framställt en mall som kan användas som Avropsavtal vid avrop. Se kapitel 17. Mall för Avropsavtal i detta förfrågningsunderlag Övergripande gällande avrop Avropsavtal Avropsavtal som tecknas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör ska vara underskrivet av båda parter senast sista dag för Ramavtalets giltighetstid. Avropsavtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör kan löpa under Ramavtalstiden, dvs maximalt fyra (4) år. Dock kan avropsavtal löpa i ytterligare maximalt månader efter det att Ramavtalets giltighetstid, inklusive förlängningsperioden, har löpt Utskrivet: :36 Sida 4 av 48 Refnr.: 5823

5 ut Information om anbudsgivaren Anbudsgivarens kontaktuppgifter SKI kan under upphandlingens genomförande komma att ställa frågor till Anbudsgivaren. SKI kommer att skicka tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för Anbudsgivarens räkning i upphandlingssystemet Visma TendSign. Kontakt kan ske genom e-post och fråge- och svarsfunktionen i upphandlingssystemet Visma TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som lagt upp uppgifter i upphandlingen är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter Anbudsgivaren anger vid registrering i upphandlingssystemet VismaTendSign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Anbudsgivaren ska även uppge namn på kontaktperson i Ramavtalsfrågor om sådan är utsedd. Ange Anbudsgivarens företagsnamn: (Fritextsvar) Ange Anbudsgivarens organisationsnummer: (Fritextsvar) Ange Anbudsgivarens kontaktperson i Ramavtalsfrågor om sådan är utsedd: (Fritextsvar) Övriga kontaktuppgifter SKI vill att Anbudsgivaren anger kontaktuppgifter för miljöansvarig, avtalsansvarig och ordermottagare i syfte att underlätta för eventuellt kommande Ramavtalstecknande. Kontaktuppgifterna ska anges med namn, e-post och telefonnummer. Ange kontaktuppgifter för miljöansvarig hos Anbudsgivaren (namn, e-post samt telefonnummer): (Fritextsvar) Ange kontaktuppgifter för avtalsansvarig hos Anbudsgivaren (namn, e-post samt telefonnummer): (Fritextsvar) Ange kontaktuppgifter för ordermottagare hos Anbudsgivaren (namn, e-post samt telefonnummer): (Fritextsvar) 1.5. Förfrågningsunderlaget och disposition Förfrågningsunderlaget och disposition Förfrågningsunderlaget består av följande strukturerade dokument: 1. Inledande krav 2. Krav på Anbudsgivaren 3. Kravspecifikation 4. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post 5. Brevförsändelser, rikstäckande, B-post 6. Brevförsändelser, lokalt, A-post 7. Brevförsändelser, lokalt, B-post 8. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 9. Sorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post Utskrivet: :36 Sida 5 av 48 Refnr.: 5823

6 10. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, A-post 11. Osorterad brevsändning samt adresserad reklam, B-post. Posttidning B, sorterad, B-post 13. Posttidning B, osorterad, B-post. Utkörning av brevförsändelser från postbox till UM/UE 15. Hämtning av brevförsändelser från UM/UE för vidare distribution 16. Ramavtalsutkast 17. Mall för Avropsavtal Till förfrågningsunderlaget hör även följande bilagor: - Bilaga 01 Avropsberättigade myndigheter - Bilaga 02 Anbudsgivarens underskrift - Bilaga 03 Tjänsteområden och geografiska områden - Bilaga 04 Priser Tjänsteområden 1.6. Administrativa krav Inlämning av elektroniska anbud I denna upphandling accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma TendSign. För leverantörer är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma TendSigns support på telefon eller e-post tendsignsupport@visma.com. Supporten har öppet helgfria vardagar måndag fredag mellan 08:00 17:00, med undantag för dag före röd dag då den stänger kl. 15:00. Anbudsgivaren får genom Visma TendSign: tillkommande information om upphandlingen, automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlagets strukturerade dokument är besvarade vid anbudslämnandet. Observera att maximal storlek för uppladdning av filer är 50 megabyte. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta Visma TendSign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Om en Anbudsgivare inte registrerar sig på Visma TendSigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer Anbudsgivaren tillhanda Förtydligande eller kompletteringar av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska vara ställda genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Sista dag att inkomma med frågor är 9 dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än 9 dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Detta på grund av att SKI av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras. Utskrivet: :36 Sida 6 av 48 Refnr.: 5823

7 Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget. Sista dag att ställa frågor är: Förutsättning för anbudslämning Anbudets form och innehåll Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag. SKI har ingen skyldighet att begära kompletteringar och/eller förtydliganden från anbudsgivare och möjligheterna att läka brister i anbud är begränsade och beror på bristens karaktär. Det är därför önskvärt att anbudsgivare tillser att samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar finns i anbudet. Kompletteringar och/eller förtydliganden av anbud kommer endast att begäras under förutsättning att SKI bedömer det möjligt enligt gällande rätt. Anbudet ska vara formulerat på svenska. Bevis, enstaka ord, förkortningar och tekniska beskrivningar får även vara på engelska eller annat språk. Anbudsgivaren ska på SKI:s begäran ombesörja och bekosta översättning om inte annat anges i anslutning till visst krav i detta förfrågningsunderlag. Anbudet ska beskriva situationen på anbudsdagen såvitt ej kravet uttryckligen medger annat. Svarsformulären och samtliga bevis ska bifogas som filer i anbudet. Observera att svarsformulären ska lämnas i samma format som de erhållits. Vid anbudslämnandet ska lämnas efterfrågade svar på frågor och ställda krav på anvisade platser i Visma Tendsign Reservation och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om Anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Accepteras kravet på att reservationer och alternativa anbud inte accepteras? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Undertecknande av anbud Bilaga 02, Anbudets underskrift, ska efter undertecknande skannas in och skickas med som bifogad fil till anbudet i upphandlingssystemet. Bilagan ska undertecknas av person som är behörig att företräda Anbudsgivaren. Har Anbudsgivaren undertecknat, skannat in och till anbudet bifogat Bilaga 02 Anbudsgivarens underskrift? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sista anbudsdag För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Sista anbudsdag och tidpunkt för inlämning av anbud är: Utskrivet: :36 Sida 7 av 48 Refnr.: 5823

8 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med: Accepteras kravet på anbudets giltighetstid? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte Anbudsöppning Anbudsöppning sker på SKL Kommentus Inköpscentral AB, Hornsgatan 15, Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om Anbudsgivaren begär, kommer en representant utsedd av Stockholms Handelskammare att på Anbudsgivarens bekostnad närvara vid anbudsöppningen. Anbudsöppning är planerad till: Tilldelning Tilldelningsbeslut och avslutande av upphandling Tilldelningsbeslut utgör inte en accept i avtalsrättslig mening. Bindande Ramavtal uppkommer först när båda parter skriftligt undertecknat Ramavtal. Upphandlingen är avslutad först när Ramavtalet undertecknats eller upphandlingen avslutats på annat sätt. Ramavtal tecknas efter att 10 dagar gått från det att tilldelningsbeslut skickats till Anbudsgivarna Behandling av personuppgifter Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner, e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan leverantören och SKI. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av SKI. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan Stockholm Sekretess Utskrivet: :36 Sida 8 av 48 Refnr.: 5823

9 Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för Anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - svara NEJ nedan. Om sekretess begärs - svara JA nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i fritextfältet nedan. Begär Anbudsgivaren sekretess i någon del av inlämnade uppgifter i anbudet? (Fritextsvar) Om sekretess begärs, ska Anbudsgivaren precisera för vilka delar av anbudet som sekretess begärs för samt vilken skada som kan uppstå om uppgifterna lämnas ut. (Fritextsvar) Publicering av avtalsdokument Publicering av avtalsdokument Ramavtalet med prisbilagor, uppgiften om kontaktpersoner mm kommer att publiceras på internet ( Anbudsgivaren ska acceptera att priser, rabatter, uppgifter om kontaktpersoner, mm publiceras på internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på Internet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 1.. Kommersiella villkor Ramavtal Ramavtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt Anbudsgivarens anbud. Bindande avtal sluts genom att båda parter skriver under bifogat Ramavtal. Ramavtalet innehåller också villkor avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information m.m. Administrativ ersättning utgår med 1,5 % av den fakturerade summan exklusive mervärdesskatt. Ersättningen ska utbetalas månadsvis om inte parterna överenskommer om annan period och baseras på Ramavtalsleverantörens försäljning på Ramavtalet, se kapitel 16, Ramavtalsutkast, för ytterligare information. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i kapitel 16, Ramavtalsutkast. Utskrivet: :36 Sida 9 av 48 Refnr.: 5823

10 Accepterar Anbudsgivaren de kommersiella villkoren i kapitel 16, Ramavtalsutkast? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Prövning och utvärdering Stegvis prövning Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg Kvalificering Vid det första steget - kvalificering - prövas om anbudet är korrekt inlämnat och uppfyller förfrågningsunderlagets administrativa krav samt ställda kvalificeringskrav, dvs. krav på Leverantören. De Anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas Övriga krav Vid det andra steget prövas om anbudet uppfyller övriga krav utöver de administrativa kraven och kvalificeringskraven, dvs. krav kopplade till efterfrågade tjänster. De anbud som uppfyllt dessa krav går vidare till steg tre (3), övriga förkastas Utvärdering I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen ''lägsta pris''. Efterfrågade tjänster är viktade enligt procentsatser som är angivna i bilaga 04 Priser Tjänsteområden. Den Anbudsgivare som erhåller lägst totalt utvärderingspris antas som Ramavtalsleverantör. Varje tjänsteområde och geografiskt område utvärderas var för sig. Under förutsättning att inkomna anbud uppfyller samtliga krav kommer ett (1) anbud per tjänsteområde och geografiskt område att antas. Om flera Anbudsgivare erhållit samma totala utvärderingspris kommer de att skiljas åt genom lottning. Denna genomförs av tredje part utsedd av SKI. Utskrivet: :36 Sida 10 av 48 Refnr.: 5823

11 2. Krav på Anbudsgivaren 2.1. Uteslutning av leverantör Uteslutningsgrunder - Omständigheter som ska medföra Enligt 10 kap. 1 LOU ska en Anbudsgivare uteslutas från att delta i en offentlig upphandling om SKI får kännedom om att Anbudsgivaren enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i organiserad brottslighet, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt. Är Anbudsgivaren en juridisk person, ska Anbudsgivaren uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudsgivaren äger heller inte rätt att anlita underleverantör som inte uppfyller kraven enligt ovan. Bekräftelse på att Anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 1 LOU. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Frivilliga uteslutningsgrunder Enligt 10 kap. 2 LOU kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker eller, 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avse i första stycket 4. Om en Anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar Anbudsgivaren för att underleverantörerna är fri från hinder enligt 10 kap. 2. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Bekräftelse på att Anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 2 LOU. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av Utskrivet: :36 Sida 11 av 48 Refnr.: 5823

12 socialförsäkringsavgifter och skatter. Denna skyldighet omfattar även eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ska vara registrerad för mervärdesskatt. Som en del av leverantörsprövningen kommer SKI att kontrollera att Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen görs hos Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. För Anbudsgivare som åberopar utländsk underleverantör uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och/eller skatter i det egna landet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud, vilket kan få konsekvenser för anbudet i dess helhet. Uppfyller Anbudsgivaren och ev. underleverantörer krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Uppfylls kravet på registrering för mervärdesskatt och F-skatt? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.2. Juridisk ställning Krav på registrering Anbudsgivaren ska bedriva näringsverksamhet och ska uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för Anbudsgivaren och som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Denna skyldighet omfattar även underleverantörer. SKI kommer att kontrollera Anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. För Anbudsgivare som åberopar utländsk underleverantör uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget är registrerat i aktiebolags-eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller i det egna landet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud, vilket kan får konsekvenser för anbudet i dess helhet. Uppfylls kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags eller liknande registrering? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :36 Sida av 48 Refnr.: 5823

13 Uppfylls kravet på registrering för mervärdesskatt och F-skatt? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Ekonomisk ställning och finansiell stabilitet Anbudsgivaren ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av leverantörens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe. Utdraget ska visa att Anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet. Ratingintervall och beskrivning enligt CreditSafe Mycket god kreditvärdighet God kreditvärdighet Kreditvärdig Kredit mot säkerhet 0 - Kredit avrådes Om lägre riskklassificering än kreditvärdig påvisas ska Anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och/eller b) nedan är uppfyllda. a) Anbudsgivaren på begäran inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. b) Garanti lämnas på begäran gällande Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag och företag för vilka rating inte kan erhållas enligt ovan ska efter anmodan redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan t.ex. utgöras av senaste resultaträkning eller revisorsintyg. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet för Anbudsgivaren genom "kreditvärdig" enligt Creditsafe? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Har tillfredsställande förklaring avseende skälet till lägre kreditvärdighet lämnats? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.3. Underleverantör Underleverantörer Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida Anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. För det fall underleverantörer kommer att anlitas, ska organisationsnummer på underleverantör/er lämnas i fritextfältet nedan för respektive geografiskt område. Utskrivet: :36 Sida 13 av 48 Refnr.: 5823

14 Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i Ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen och inte de leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till Ramavtalsleverantören. Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, i denna upphandling är att betrakta som underleverantör till Ramavtalsleverantören när bolagen har olika organisationsnummer. Underleverantörer har dock ingen möjlighet att ta emot avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med de UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete. Ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat Ramavtals löptid, ansöka hos SKI om förändringar avseende underleverantörer. Tillägg eller byte av underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av SKI. De svar som lämnas i fritextfält i strukturerade dokument i TendSign kan extraheras till Excel för vidare hantering. För att underlätta granskningen önskar SKI att Anbudsgivaren kommaseparerar mellan uppgifter vid uppräkningar utan mellanslag. Organisationsnummer ska anges med bindestreck, t.ex Exempel: , Ange organisationsnummer på samtliga underleverantörer kommaseparera, mellan, organisationsnumren: (Fritextsvar) Underleverantörer och samarbetsavtal På begäran av SKI ska en Anbudsgivare, som åberopar underleverantör för utförande av uppdraget, genom intyg eller avtal kunna påvisa ett samarbetsförhållande med underleverantören som gäller under hela Ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningsperioder. Om Anbudsgivaren inte kan påvisa ett samarbetsförhållande kommer underleverantören att uteslutas, vilket kan få konsekvenser för anbudet i dess helhet. Anbudsgivaren kan på begäran av SKI påvisa ett etablerat samarbetsförhållande med underleverantör/er. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: :36 Sida av 48 Refnr.: 5823

15 3. Kravspecifikation 3.1. Generella krav Definitioner A-post Med A-post brev avses inrikes brevförsändelse som normalt delas ut första (1) vardagen efter dag för postinlämning. B-post Med B-post brev avses inrikes brevförsändelse som normalt delas ut senast tredje (3) vardagen efter dag för postinlämning. Tjänsteområde Med tjänsteområde avses respektive tjänsteområde som anges i punkt ovan. Geografiskt område Med geografiskt område avses Sverige, Landsting/Region och Kommun. Landstings-/Regionstäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela landstingets/regionens område samt omfatta samtliga postnummer som finns inom landstingets/regionens område. Kommuntäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela kommunen samt omfatta samtliga postnummer som finns inom kommungränsen. Rikstäckande Innebär att utdelning ska ske inom hela riket. UM/UE De upphandlande myndigheter/enheter som är angivna i bilaga 01 Avropsberättigade myndigheter och som har rätt att avropa från tecknade Ramavtal. Brevförsändelser Med brevförsändelse avses adresserad och försluten försändelse som väger högst 2 kg enligt definitionen i postlagen. Vykort, brevkort och liknande försändelser jämställs med brevförsändelse. Brevsändningar Med brevsändningar avses distribution av minst 500 st A-post brevförsändelser eller minst 500 st B-post brevförsändelser. Vikt och format behöver inte vara lika i sändningen. En brevsändning kan lämnas för distribution antingen osorterad eller sorterad i postnummerordning. Adresserad direktreklam (ADR) Med Adresserad direktreklam (ADR) avses inrikes brevsändning med B-post ekonomibrev som innehåller reklam. Frankeringsservice Med frankeringsservice avses taxering av försändelser efter vikt och försändelseslag samt bokföring av försändelser manuellt eller elektroniskt. Anbudsgivare ska utanför UM/UE:s lokal i egen frankeringsmaskin frankera de försändelser som UM/UE lämnar för frankering. Frankerad post lämnas därefter vidare till annan postoperatör för postutdelning dagen efter. Utskrivet: :36 Sida 15 av 48 Refnr.: 5823

16 Posttidning B Med Posttidning B avses inrikes, enligt Anbudsgivarens anvisningar, sorterade eller osorterade tidningar eller tidskrifter som väger högst 2 kg - med utdelning normalt första vardagen resp. tredje (3) vardagen efter dag för postinlämning. Utrikesbrev Med utrikes avses brevförsändelse som distribueras och delas ut enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet. REK brev Med REK inrikes och REK utrikes avses inrikes respektive utrikes brevförsändelser som endast lämnas ut mot kvittens av mottagaren och för vilka Ramavtalsleverantören har ett särskilt ansvar. Expressbrev Med expressbrev inrikes och expressbrev utrikes avses brevförsändelse som delas ut senast kl vardagen efter inlämningsdagen (inrikes) och enligt vid var tid gällande leveransbestämmelser till och i mottagarlandet (utrikes). Värdeförsändelse Med värdeförsändelse avses inrikes värdeförsändelser som väger max 2 kg och som endast lämnas ut mot kvittens av mottagaren och för vilka Ramavtalsleverantören har ett särskilt ansvar. Svarspost - frisvar Med svarspost frisvar avses inrikes brevförsändelse för vilken avsändaren betalar portot. Med svarspost avses ett/en i försändelsen medskickat kort, kuvert eller kupong med tryckt svarspostlayout som mottagaren kostnadsfritt kan använda för att svara på den mottagna försändelsen. Med frisvar skall förstås att mottagaren, genom att märka valfritt kuvert med "Frisvar", kostnadsfritt skall kunna svara på UM/UEs försändelse Geografiska områden Distribution av försändelser ska kunna ske inom hela det geografiska område som anbudet omfattar. De geografiska områdena är kommun, landsting/region samt hela Sverige. Kan Anbudsgivaren distribuera försändelser inom hela de geografiska områden som Anbudsgivaren offererat? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.2. Tillstånd Tillstånd att bedriva postverksamhet Antagen Anbudsgivare ska senast den dag då Ramavtal tecknas, inneha tillstånd att bedriva postverksamhet för de tjänster där sådant tillstånd krävs. Tillståndet ska vara utfärdat av Post och Telestyrelsen (PTS), UM/UE som avropar från Ramavtalet ska vid behov kunna begära in intyg om tillståndet. Utskrivet: :36 Sida 16 av 48 Refnr.: 5823

17 Uppfyller Anbudsgivaren krav avseende tillstånd att bedriva postverksamhet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.3. Krav på utförande Personal Anbudsgivarens personal skall kunna styrka sin anställningstillhörighet med identitetshandlingar. För fast anställd personal skall personliga behörighetskort med fotografi finnas och medföras när arbete utförs hos avropande myndigheten. Övriga anställd personal skall förses med numrerade entreprenörskort. Anbudsgivaren förbinder sig att vid genomförandet av sina åtaganden använda personal med för ändamålet erforderlig adekvat kompetens. Personalen skall vara kunnig, punktlig och drogfri. Anbudsgivaren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta sådan personal, vilken saknar erforderlig kompetens. En förutsättning för uppdragets genomförande är att UM/UE och Anbudsgivarens personal kan samarbeta. Om samarbetssvårigheter påtalas ska utbyte av Anbudsgivarens personal ske om UM/UE så begär. Personal som utför uppdraget skall kunna förstå, tala och läsa samt göra sig förstådd i det svenska språket i den omfattning som krävs för att utföra avtalat åtagande. Uppfyller Anbudsgivaren kraven om personal? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Fordon Fordon som används ska vara lämpade och godkända för transport av efterfrågad tjänst och vara besiktade enligt svensk lag. Anbudsgivaren ansvarar för att fordon och övrig berörd utrustning samt förare har de tillstånd och utrustning som uppgiften kräver samt den kunskap som erfordras för den verksamhet som ska bedrivas. Ovan krav omfattar även fordon som tillhandahålls av underleverantör. Uppfyller Anbudsgivaren kraven om fordon? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Trafiksäkerhet Transporterna med motorfordon ska utföras så att gällande hastighetsgränser inte överskrids. Det är önskvärt men inte ett krav att motorfordonen har utrustats med ISA - Intelligent stöd för anpassning av hastighet. Lista över rekommenderade system finns på Vägverkets hemsida: Ange om och i förekommande fall vilken omfattning som fordonen utrustats med ISA. (Fritextsvar) Alkohol-och droganvändning Anbudsgivaren ska bedriva ett aktivt arbete för att förebygga alkohol- och droganvändning. Anbudsgivaren ska beskriva hur denne förebygger alkohol-och droganvändande. Utskrivet: :36 Sida 17 av 48 Refnr.: 5823

18 Uppfyller Anbudsgivaren kravet om förebyggande av alkohol-och användande? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska beskriva hur denne förebygger alkohol/droganvändande. (Fritextsvar) Sekretess och säkerhet Anbudsgivaren förbinder sig att följa de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) (OSL) samt att tillse att anlitad personal och eventuella underleverantörer gör motsvarande åtagande. Anbudsgivaren är skyldig att informera sig om innebörden av bestämmelserna om handlingssekretess och tystnadsplikt i OSL. Sekretessen gäller även efter det att Ramavtalet har upphört. Om UM/UE så kräver skall Anbudsgivaren och berörd personal som kan komma i beröring med uppgifter som omfattas av OSL:s bestämmelser underteckna sekretessförbindelse. Anbudsgivaren skall efterfölja de säkerhetsbestämmelser som gäller hos UM/UE. Anbudsgivaren ska om så påfordras inge en förteckning över personal med fullständiga personuppgifter som kommer att anlitas för uppdragen till UM/UE. Personal som UM/UE finner olämplig ur säkerhetsskyddssynpunkt skall omedelbart fråntas sitt uppdrag. Uppfyller Anbudsgivaren kraven om sekretess och säkerhet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.4. Miljökrav Miljö Anbudsgivaren ska arbeta efter en strukturerad miljöplan i sin egen verksamhet. Anbudsgivaren ska styrka att kravet uppfylls genom att bifoga anbudet med en redovisning av hur de jobbar med miljöfrågor i verksamheten. Följande ska framgå: a) ansvarig person b) att Anbudsgivaren har identifierat sina miljöpåverkande aktiviteter och tagit fram en åtgärdsplan för att minimera miljöpåverkan (en miljöpolicy) Uppfyller Anbudsgivaren kravet om miljöplan? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Anbudsgivaren ska redogöra för ovan efterfrågade uppgifter om hur Anbudgivaren jobbar med miljöfrågor: (Fritextsvar) Miljöledningssystem Anbudsgivaren ska senast inom sex (6) månader efter Ramavtalets påbörjan ha ett miljöledningssystem som kan användas för att minska miljöpåverkan för de utförda tjänsterna. Systemet ska minst omfatta den verksamhet som utför transporterna, inklusive underleverantörer, och ska minst inkludera följande delar: - En införd miljöpolicy - Rutiner som säkerställer att lagar och föreskrifter som berör verksamheten efterlevs - Rutiner för kontinuerlig redovisning av fordonsflottans miljöprestanda Utskrivet: :36 Sida 18 av 48 Refnr.: 5823

19 - Rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med Ramavtalet, inklusive rutiner för att hantera avvikelser. SKI eller UM/UE ska på begäran kunna erhålla dokumentation om Miljöledningssystemet från Anbudsgivaren under Ramavtalsperioden. Uppfyller Anbudsgivaren kraven om miljöledningssystem? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Miljökrav för tunga fordon (> 3,5 ton) Om Anbudsgivaren under Ramavtalsperioden utför transporter i områden där det finns risk att miljökvalitetsnormer för luftmiljön inte följs (inom t.ex. miljözon), ska alltid fordon användas som lägst uppfyller kraven för Euro IV. Om Anbudsgivaren under Ramavtalsperioden nyanskaffar fordon till uppdraget ska dessa uppfylla Euro V. Uppfyller Anbudsgivaren miljökrav för tunga fordon (> 3,5 ton)? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 3.5. Pris Priser Anbudsgivare ska lämna offererade priser i bilaga 04 Priser Tjänsteområden för det/de tjänsteområde/en som anbudet avser. Priserna ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt. Samtliga kostnader ska ingå i priset. Offererade priser ska lämnas enligt förutsättningar och krav i detta förfrågningsunderlag inkl. bilagor och ev. rättelser och förtydliganden som publicerats under anbudstiden. Om Anbudsgivare lämnar olika priser för olika tjänsteområden och geografiska områden kan prisbilagan kopieras. Offererad prisbilaga anges i sådana fall med beteckning för offererat geografiskt område. Ex Priser Blekinge läns landsting. Utvärdering sker separat för varje tjänsteområde och geografiskt område. Har Anbudsgivaren angivit priser i bilaga 04 och bifogat bilagan/bilagorna till anbudet? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Porto till frankeringsmaskin Om Anbudsgivare kan offerera försäljning av porto till frankeringsmaskin ska de offererade priserna innefatta även frankering med frankeringsmaskin. Kan Anbudsgivaren offerera försäljning av porto till frankeringsmaskiner? (Ja/Nej svar) Ja Nej Utskrivet: :36 Sida 19 av 48 Refnr.: 5823

20 4. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post 4.1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post Tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post Anbudsgivare ska i bilaga 03 Tjänsteområden och geografiska områden, ange om anbud läggs för tjänsteområdet. Offererar Anbudsgivaren tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post? (Ja/Nej svar) Ja Nej Prislistor - tjänster utöver efterfrågade Övriga tjänster med nära anknytning till tjänsteområdet såsom t.ex. distribution av brev utrikes, inrikes och utrikes Expressbrev, Värdebrev, Rekommenderade brev, inrikes svarspost frisvar samt inrikes sändningar m.m. som Anbudsgivaren kan tillhandahålla men som inte efterfrågas i denna upphandling skall kunna utnyttjas av UM/UE. Anbudsgivaren ska, om sådan finns, bifoga gällande prislista för dessa tjänster samt ange eventuell rabattsats, eller bifoga förteckning med priser samt eventuell rabatt. Har prislista eller förteckning med priser över Anbudsgivarens tjänster utöver efterfrågade bifogats anbudet? (Fritextsvar) Om rabatt lämnas på Anbudsgivarens prislista/förteckning anges procentsatsen i fältet. (Prisruta) Allmänt tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post Anbudsgivare som lämnar anbud avseende tjänsteområde 1. Brevförsändelser, rikstäckande, A-post, ska utföra tjänsterna enligt förutsättningar och krav i detta förfrågningsunderlag inkl. bilagor och ev. rättelser och förtydliganden som publicerats under anbudstiden. Utskrivet: :36 Sida 20 av 48 Refnr.: 5823