Mall för upphandling av avfallskärl

Transkript

1 Mall för upphandling av avfallskärl

2 Anvisningar för användning av mallar för upphandling av avfallskärl 1. Inledning Denna mall har arbetats fram för att vägleda kommunerna i arbetet med att handla upp inköp av avfallskärl. Texterna har tagits fram av Tyréns AB, Under arbetets gång har en referensgrupp bestående av representanter från kommuner med erfarenhet av upphandling av avfallskärl samt leverantörer av kärl kommit med synpunkter. 2. Hur mallen ska användas Anvisningarna till mallen innehåller allmän information om offentlig upphandling, med inriktning på upphandling av avfallskärl. De gör inte anspråk på att vara heltäckande utan ska bara ge en viss nödvändig kunskap samt information om var mer fakta finns att hämta. Mallen ger förslag till texter att använda direkt vid utarbetning av förfrågningsunderlag. Stora delar av texterna bör kunna användas i alla kommuner. Eftersom användningen av typer och storlekar på avfallskärl varierar mellan olika kommuner går det emellertid inte att ha exakt samma text överallt. Mallen visar därför ibland på flera olika alternativ. Ibland ger den bara viss information om vilka lokala uppgifter som bör tas med eller lämnar råd och anvisningar. De senare är skrivna med avvikande färg i kursiv stil. Till Mall för upphandling av avfallshämtning finns fördjupningstexter, där speciella frågor har lyfts fram särskilt. En av fördjupningstexterna omfattar anbudsprövning och kan användas som komplement även till denna mall. Det finns förslag på bilagor till förfrågningsunderlaget, bland annat anbudsformulär och À- prislista. Använd mallen med förnuft! Alla texter kanske inte ska tas med i din kommuns upphandling. Lägg till och dra ifrån så att det passar förhållandena hos dig. De flesta kommuner har egna upphandlingsregler eller policys som komplement till lagen om offentlig upphandling. Dessa måste följas. Vissa kommuner har också en standardmall för förfrågningsunderlag som alla som handlar upp bör använda. Strukturen i denna mall kanske inte passar in i kommunens mall. Om kommunens mall ska användas blir det lite mer arbete med att ta fram förfrågningsunderlaget. En del kommuner har också administrativa datasystem som hjälpmedel vid upphandling. De ska naturligtvis användas. Många kommuner har särskilt sakkunnig personal som arbetar med upphandlingar eller med juridiska frågor. Ett lokalt samarbete i upphandlingsfrågor är självklart. Arbetet kan kanske fördelas så att den som är avfallskunnig skriver kravspecifikationen och den som är kunnig inom upphandlingsområdet tar ansvar för de formella delarna. Se mallen som ett hjälpmedel för att förenkla upphandlingen. Använd mallen som en förlaga när ett nytt förfrågningsunderlag ska tas fram, i stället för att uppdatera kommunens gamla 1

3 förfrågningsunderlag. Tänk på att det i allmänhet har gått några år sedan den senaste upphandlingen gjordes och mycket har hänt sedan dess. Prata med kollegor i andra kommuner för att få del av deras erfarenheter av upphandling, i synnerhet om deras upphandling har gjorts nyligen. Sök information från olika myndigheter, organisationer m.fl. om du vill veta mera. Några exempel på sådana finns sist i anvisningarna. Mallen finns bara i digital form och kommer fortlöpande att uppdateras när det finns anledning till det. Datum för uppdatering kommer att anges så att du kan kontrollera att du har den senaste versionen, om du själv har sparat en omgång. 3. Offentlig upphandling Regler för offentlig upphandling inom avfallsområdet finns främst i lag (2007:1091) om offentlig upphandling, som gäller från den 1 januari Vid tillämpningen av LOU avses med myndighet beslutande församlingar i kommuner och landsting, vissa andra offentligt styrda organ (t.ex. kommunala bolag) samt sammanslutningar av en eller flera sådana myndigheter. Inköp av avfallskärl ingår i den s.k. klassiska sektorn och därför ska lag 2007:1091 (klassiska lagen) tillämpas. En annan lag, försörjningslagen, lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster omfattar upphandling inom de s.k. försörjningssektorerna. Dessa båda lagar ingick före 2008 i samma lag (gamla LOU). 3.1 De gemensamrättsliga principerna Utgångspunkten för den offentliga upphandlingen är att den ska ske i konkurrens. Bestämmelserna i LOU bygger huvudsakligen på EG-direktiv. Det finns vissa principer, de s.k. gemensamrättsliga principerna, som måste följas: Likabehandlingsprincipen: Alla leverantörer ska behandlas lika Principen om ickediskriminering: Ingen leverantör får diskrimineras. Transparensprincipen: Upphandlingsprocessen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Proportionalitetsprincipen: Kvalifikationskraven och kraven i kravspecifikationen måste stå i rimlig proportion till det som upphandlas. Principen om ömsesidigt erkännande: Intyg och certifikat från behöriga myndigheter i något medlemsland måste godtas i övriga EU-länder. 3.2 Tröskelvärde och annonsering Reglerna i LOU är olika beroende på om kontraktsvärdet är över eller under vissa tröskelvärden. För inköp av kärl är tröskelvärdet för närvarande (2012) EURO (motsvarar drygt 1,9 miljoner svenska kronor) för hela avtalstiden, inkl. eventuell förlängning och optioner. Tröskelvärdena beslutas av EU och beloppen ändras ibland. Uppgifter om det aktuella tröskelvärdet kan hämtas bl.a. på Konkurrensverkets hemsida, och i SFS, Tillkännagivande (2011:1575) av tröskelvärden vid offentlig upphandling. Upphandlingar över tröskelvärdet ska annonseras i Tillägg till Europeiska gemenskapens officiella tidning (EGT) och läggas in i databasen Tenders Electronic Daily (TED). TED finns tillgänglig för alla på Vid annonsering i TED ska särskilda CPV- 2

4 koder anges. CPV står för Common Procurement Vocabulary och är en europeisk standard för att klassificera varor och tjänster. Varje kod har nio siffror. Ofta kan mer än en kod behöva användas för att ange rätt upphandlingsobjekt vid annonsering. Anbudsgivare använder koderna för att söka upphandlingar som motsvarar deras kompetens. Information om CPVkoder och om annonsering finns på SIMAP:s hemsida, SIMAP (Système d`information pour les marchés publics européens) är ett informationssystem om offentlig upphandling inom EU. CPV-koderna finns även på Upphandlingsförfaranden Vid upphandling av tjänster över tröskelvärdena ska öppet eller selektivt förfarande användas. Endast i undantagsfall får förhandlat förfarande användas. Öppet förfarande är den vanligaste formen och den innebär att alla leverantörer får lämna anbud. Mallen utgår huvudsakligen från denna upphandlingsform. Selektivt förfarande innebär att den upphandlade enheten inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. Då görs först en annonsering där intresset för att lämna in anbud efterfrågas. Ett bestämt antal av de intresserade anbudsgivarna, som uppfyller vissa ställda krav, får sedan vara med i upphandlingen. Selektiv upphandling tillämpas främst då antalet anbudsgivare behöver begränsas. Eftersom antalet leverantörer av avfallskärl inte är så stort i Sverige tillämpas sällan selektivt förfarande. Öppet förfarande används normalt vid upphandling av avfallskärl eftersom varan kan preciseras i förfrågningsunderlaget och det sällan finns några andra särskilda skäl som medger att förhandlad upphandling kan göras. I vissa fall kan ett öppet eller selektivt förfarande övergå till ett förhandlat. Det kan t.ex. gälla om det inte har kommit in några lämpliga anbud. Regler om förhandlat förfarande finns i lagtexten för den som vill veta mera om det. För upphandling under tröskelvärdena tillämpas förenklat upphandlingsförfarande eller urvalsförfarande enligt 15 kap. i LOU. Direktupphandling får bara tillämpas om kontraktssumman är låg, högst ca kronor, eller om det finns synnerliga skäl. Vid beräkning av kontraktssumman ska options- och förlängningsklausuler beaktas och även direktupphandlingar av samma slag gjorda av myndigheten under räkenskapsåret. 3.4 Otillåten direktupphandling Om en upphandlande myndighet, t.ex. en kommunal förvaltning, tecknar ett avtal direkt med en leverantör utan konkurrensutsättning, trots att kontraktssumman är över kronor, kallas detta en otillåten direktupphandling. I så fall kan avtalet ogiltigförklaras och den upphandlande myndigheten kan bli skyldig att betala en s.k. upphandlingsskadeavgift, en sanktionsavgift som tillfaller staten. Även leverantörerna bör vara vaksamma och inte godta tveksamma direktupphandlingar eftersom de kan bli tvungna att betala tillbaka ersättning de fått om ett avtal ogiltigförklaras. Det är det sammanlagda värdet av alla direktupphandlingar inom ett visst område som räknas. En upphandlande myndighet får inte göra upprepade direktupphandlingar för att på så sätt slippa konkurrensutsättning, om det sammanlagda beloppet överstiger kronor. 3

5 3.5 Tidsfrister Det vanliga idag vid öppet förfarande är en anbudstid på 40 dagar men då gäller att annonsering och tillgång till förfrågningsunderlag sker direkt och elektroniskt. Grundregeln annars är att anbudstiden vid öppet förfarande är minst 52 dagar från den dag annons om upphandlingen sänds iväg för publicering. Om annonsen om upphandlingen utarbetas och skickas elektroniskt kan anbudstiden förkortas med 7 dagar. Om den upphandlande myndigheten ger fri, direkt och fullständig tillgång till hela förfrågningsunderlaget elektroniskt från den dag annonsen skickas, kan anbudstiden förkortas med ytterligare 5 dagar. I så fall måste den internetadress där förfrågningsunderlaget finns tillgängligt anges i annonsen = 40 dagar, som bedöms vara en rimlig tid för att anbudsgivarna ska hinna förbereda sig och lämna anbud. I de fall anbudstiden infaller under sommaren eller under jul- och nyårshelgen rekommenderas att anbudstiden förlängs. Det bästa är dock om man kan planera så att dessa perioder undviks. Vid selektiv upphandling gäller andra tidsfrister. Mer om tidsfrister finns i 8 kap. i LOU. Förfrågningsunderlag ska skickas ut senast sex arbetsdagar efter beställning. 3.6 Skall-krav, minimikrav, särskilda kontraktsvillkor Samtliga krav som ställs på det som ska upphandlas måste finnas med i förfrågningsunderlaget. Begreppet skall-krav brukar användas för sådana krav som måste uppfyllas för att anbudet ska kunna antas men det är inte en juridisk term. I mallen har ordet ska konsekvent använts i stället för skall. Det finns ingen betydelseskillnad mellan ska och skall och därför kan också begreppet ska-krav användas men det är enklast att bara använda ordet krav, eller obligatoriska krav. Ibland används ordet minimikrav. Ett anbud som inte uppfyller samtliga krav får inte antas. De krav som ställs på anbudsgivaren kan och ska kontrolleras när kvalificeringen av anbudsgivare görs. Anbudsgivaren bör också intyga i anbudet att alla krav som ställs kommer att uppfyllas när avtalet träder i kraft eller under avtalsperioden, t.ex. genom att kryssa i en ruta i anbudet och skriva under att kraven accepteras. Sedan är det upp till beställaren att följa upp avtalet när det väl har trätt i kraft. Ju fler krav en beställare ställer, desto viktigare att ha beredskap för att följa upp alla krav. Det bör tydligt framgå av förfrågningsunderlaget hur beställaren avser att följa upp kraven och sedan göra det också! Krav som inte följs upp bör inte ställas. Genom uppföljningen visar beställaren anbudsgivarna att alla krav som ställs har betydelse. Särskilda kontraktsvillkor är ett begrepp som brukar användas när man ska beskriva krav eller villkor för att främja jämställdhet, motverka arbetslöshet och skydda miljön och som inte direkt har med övriga krav eller kriterier i upphandlingen att göra. Sådana särskilda kontraktsvillkor kan formuleras så att de inte behöver vara uppfyllda av leverantören vid anbudets ingivande utan ska införas vid avtalsstart eller efter viss angiven tid. Begreppet har myntats av EG-domstolen och är infört i 6 kap. 13 LOU ( En upphandlande myndighet får ställa särskilda sociala, miljömässiga och andra villkor för hur ett kontrakt ska fullgöras. ). Villkoren måste vara proportionella i förhållande till kontraktet i övrigt. Ett särskilt kontraktsvillkor bör vara mindre ingripande än ett obligatoriskt krav eftersom leverantörer fasas in till bättre miljöprestanda och konkurrensen upprätthålls. 4

6 3.7 Anbudsprövning Närmare beskrivning av anbudsprövning finns i en särskild fördjupningstext, Anbudsprövning, till Mall för upphandling av avfallshämtning. 3.8 Sekretess Under en upphandling råder sekretess. Anbudsansökningar, anbud och utvärderingsprotokoll omfattas av absolut sekretess fram till dess att den upphandlande enheten beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Det innebär i praktiken att ingen information om anbud får lämnas till någon. Den absoluta sekretessen för uppgifterna i anbuden upphör när tilldelningsbeslutet har fattats och uppgifterna blir då offentliga. Det medför inte automatiskt att de får lämnas ut. Den upphandlande enheten är alltid skyldig att göra en sekretessprövning innan handlingar lämnas ut. Förfrågningsunderlaget är ingen allmän handling, och därmed inte heller en offentlig handling, förrän det har expedierats (skickats ut), efter det att annonsen har sänts till TED. Om förfrågningsunderlaget först ska godkännas av behörig nämnd innan det expedieras får det hanteras med viss försiktighet. Det är inte lämpligt att hantera det som övriga nämndhandlingar, som ofta offentliggörs, bl.a. på kommunens hemsida, långt innan beslut fattas. 4. Andra lagar och föreskrifter För att undvika tolkningstvister är det viktigt att använda ett klart och entydigt språkbruk när förfrågningsunderlaget utarbetas. Använd om möjligt definitioner, termer och begrepp som finns i författningar inom avfallsområdet, främst i miljöbalken, avfallsförordningen och i Naturvårdsverkets föreskrifter. 5. Tidplan för en upphandling Innan upphandlingen påbörjas bör man undersöka om avtalet ska förlängas. Kan det förlängas? Kanske har den möjligheten redan utnyttjats. Om avtalet upphör vid en olämplig tidpunkt kan det eventuellt förlängas några månader för att det nya avtalet ska träda i kraft vid ett lämpligare tillfälle. Olämplig tidpunkt kan vara årsskifte, mitt i semesterperioden eller på långfredagen. Det kan vara lämpligare att skiftet sker under en period utan några särskilda helger eller händelser. Att ordna informella möten med tänkbara anbudsgivare för att få kunskap om den lokala marknaden för entreprenörer är ofta mycket värdefullt. Till en leverantörs- eller marknadsträff bör alla tänkbara anbudsgivare bjudas in samtidigt så att alla får samma information. Träffen bör äga rum innan förfrågningsunderlaget skrivs. Tala om att ni är på väg att göra en upphandling. Diskutera vilka krav som är rimliga att ställa. Fråga leverantörerna om det finns något särskilt ni bör tänka på. Leverantörerna brukar uppskatta att de får möjlighet att tycka till innan en upphandling ska göras. Det tar lång tid att göra en upphandling. För att beräkna tidsåtgången kan man börja bakifrån. När ska ett nytt avtal träda i kraft? Starten på den nya entreprenaden blir avsevärt bättre om det finns tillräckligt med tid för förberedelser. 5

7 Det tar ofta minst tre månader att färdigställa ett förfrågningsunderlag. Tidsåtgången beror på vilka personella resurser som finns att tillgå, hur lätt man kan få fram mängduppgifter, om förfrågningsunderlaget ska godkännas av behörig nämnd m.m. Eftersom många upphandlingar blir överprövade idag kan det vara bra att det finns en marginal för detta i tidplanen. Överprövningsärenden tas med förtur i förvaltningsrätten men det tar ändå viss tid innan beslut kommer. Förvaltningsrättens beslut kan överprövas till kammarrätten. Sista instans är högsta förvaltningsdomstolen. Både kammarrätten och högsta förvaltningsdomstolen kräver prövningstillstånd för att ett ärende ska tas upp. Om upphandlingen överprövas så långt kan den fördröjas flera månader. Avtal får inte tecknas innan den s.k. avtalsspärren har löpt ut. 6. Länkar till användbara hemsidor Mera fakta, råd och anvisningar om upphandling kan man få från olika myndigheter och organisationer. Det finns också olika företag som har publikationer, kurser och andra hjälpmedel som kan användas vid upphandling. Här redovisas några av dem. EU-organ: SIMAP, Tenders Electronic Daily, TED Svenska myndigheter: Bolagsverket, Konkurrensverket, Naturvårdsverket, Skatteverket, Företag, organisationer m.m. som har annonser, information, utbildning och hjälpmedel m.m. (ett urval): Sveriges Offentliga Inköpare, SOI, (numera Visma) (numera Visma) Andra organisationerna som också har mer information om upphandling: Avfall Sverige, Sveriges Kommuner och Landsting, 6

8 UPPHANDLING AV Inköp och leverans av avfallskärl Förfrågningsunderlag ÅÅÅÅ-MM-DD Sista anbudsdag ÅÅÅÅ-MM-DD Svart normal text = förslag till text. Ta med det som passar i aktuell upphandling. Blå normal text = byt ut mot aktuell uppgift Röd kursiv text = råd och anvisningar. Tas bort när förfrågningsunderlaget färdigställs. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 1

9 1. ALLMÄN ORIENTERING Beställare Beställarens kontaktperson Uppdragets omfattning Uppdragets omfattning Uppdragets längd, avtalstid ADMINISTRATIVA VILLKOR Upphandlingsförfarande Förfrågningsunderlagets omfattning Kompletterande upplysningar Anbudsgivning Allmänt Inlämning och märkning av anbud Varuprover Anbudets giltighetstid Anbudsöppning KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN Skatter, avgifter, brott m.m Ekonomisk ställning Teknisk och yrkesmässig kapacitet PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD Allmänt Kvalificering av anbudsgivare Prövning av utrustning Utvärdering och antagande av anbud Avtal - upphandlingskontrakt KRAVSPECIFIKATION Allmänna krav Kvalitet och miljö Avrop och leverans Krav på avfallskärlen Återtagning och återvinning av begagnade kärl LEVERANSVILLKOR-AVTALSVILLKOR Leverans- och ersättningsvillkor Leverantörsersättning Indexreglering Faktureringsvillkor Betalningsvillkor Övriga villkor Avtalstid Garantitid Kontaktperson under avtalstiden Viten BILAGOR 16 Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 2

10 1. ALLMÄN ORIENTERING 1.1. Beställare Beställare är: Kommun Nämnd I vissa fall är det ett kommunalt bolag som svarar för upphandlingen. Ange då bolagets namn i stället för nämnd Beställarens kontaktperson Beställarens kontaktperson under anbudstiden är Namn Förvaltning E-post Telefon Mobil Fax Postadress Kontaktpersonen bör vara väl insatt i fackområdet och vara tillgänglig under hela anbudstiden. Se till att ha en back-up på e-postadressen om kontaktpersonen blir sjuk. För att markera att kontakter enbart bör ske skriftligt kan man eventuellt låta bli att ange telefonnummer. Om man använder vissa elektroniska upphandlingssystem utelämnar man uppgift om kontaktperson helt Uppdragets omfattning Uppdragets omfattning Uppdraget omfattar: Inköp av avfallskärl i storlekarna X, Y Z liter. Ange aktuella varor som ingår i upphandlingen Uppdragets längd, avtalstid Uppdraget omfattar tiden från ååååmmdd till ååååmmdd med möjlighet till förlängning i XX månader, se punkt Beskriv om avtalet är ett avropsavtal som ska gälla under avtalstiden eller om det är inköp av kärl vid ett tillfälle. Om avtalet är ett avropsavtal är det att betrakta som ett ramavtal. För ramavtal är den maximala avtalstiden 4 år inklusive förlängning. Rekommenderad avtalstid är därför 3+1 år för sådana avtal. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 3

11 2. ADMINISTRATIVA VILLKOR 2.1. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs som ett öppet förfarande enligt 4 kap. lag (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. Om det beräknade inköpsvärdet under hela anbudstiden ligger över tröskelvärdet används lämpligen öppet förfarande. Ligger det beräknade inköpsvärdet under tröskelvärdet, kan förenklad upphandling enligt 15 kap. LOU användas. Tröskelvärdet är för närvarande (2012) Euro eller drygt 1,9 miljoner svenska kronor. Exakt belopp kan lättast hittas på Konkurrensverkets webbplats eller i SFS, Tillkännagivande (2011:1575) av tröskelvärden vid offentlig upphandling. För beräkning av upphandlingens värde ska ersättningen för hela avtalstiden, inklusive möjlig förlängning och andra optioner, men utan moms, räknas in. Främsta skillnaden mellan de två upphandlingsförfarandena är att annonseringen för en öppen upphandling ska annonseras i EUT/TED. En förenklad upphandling ska ske i en allmänt tillgänglig elektronisk databas, vilket innebär att det inte är tillräckligt att endast annonsera på den egna hemsidan. Anbudstiden för en förenklad upphandling ska vara skälig, medan anbudstiden för en öppen upphandling är 40 dagar om annonsering och distribution sker elektroniskt. Ytterligare en skillnad är att förenklad upphandling ger viss möjlighet till förhandling Förfrågningsunderlagets omfattning Anbudsgivaren bör försäkra sig om att denne tagit del av alla handlingar som hör till förfrågningsunderlaget enligt innehålls- och bilageförteckningen. Informationen kan vara lämplig att ha med om förfrågningsunderlaget kan hämtas från kommunens hemsida eller liknande. Det går ofta att beställa samtliga handlingar som hör till upphandlingen genom att registrera sig elektroniskt. Det innebär i så fall att man får tillgång till kompletteringar och svar på frågor från alla anbudsgivare automatiskt via e-post Kompletterande upplysningar Anbudsgivare uppmanas att snarast meddela beställaren om det finns felaktigheter eller oklarheter i förfrågningsunderlaget. Begäran om ytterligare information ska skriftligen skickas med e-post till beställarens kontaktperson under anbudstiden, se punkt 1.2. Svar på frågor och eventuella kompletteringar gjorda av beställaren kommer att skickas med e- post till alla som har begärt att få förfrågningsunderlaget eller anmält sig till beställarens kontaktperson. Frågor om innehållet i förfrågningsunderlaget ska ställas i så god tid att samtliga anbudsgivare ska kunna delges motsvarande upplysningar senast 6 arbetsdagar före anbudstidens utgång. Detta gäller under förutsättning att frågorna ställts senast 10 arbetsdagar före sista anbudsdag. För frågor som ställs senare garanterar inte beställaren att svar kan ges. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av beställaren under anbudstiden är bindande för både beställaren och anbudsgivaren. Beskriv hur svar på frågor eller kompletteringar av förfrågningsunderlaget kommer att distribueras till anbudsgivarna, t.ex. via e-post (läskvitto rekommenderas) eller via någon hemsida. Ett bra tillvägagångssätt är att anbudsgivaren kan följa en viss länk för att få del av kompletteringar/svar på frågor. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 4

12 Många kommuner anlitar företag som tillhandahåller datasystem/verktyg för distribution av förfrågningsunderlag inkl. frågor och svar, kompletteringar samt ibland även för inlämning av anbud. I så fall måste texten beskriva hur processen går till. Vissa anbudsgivare får del av förfrågningsunderlag via särskilda företag som själva begär in underlaget och sedan distribuerar det till dem som abonnerar på en sådan tjänst, alternativt abonnerar på andra typer av bevakningstjänster för att få kännedom om upphandlingar. En del anbudsgivare frågar efter nuvarande entreprenadavtal med À-priser. Avtalet är en offentlig handling så det bör normalt lämnas ut. Sekretessprövning ska dock alltid göras först Anbudsgivning Allmänt Anbud ska lämnas på bifogat anbudsformulär ( Kvalificering, bilaga X) och prislista där samtliga efterfrågade uppgifter ska lämnas. Anbudet ska vara skriftligt, avges på svenska och överensstämma med förfrågningsunderlaget. Anbudsformulär, À-prislista och de handlingar som bifogas anbudet ska lämnas in som ett (1) original. Hela anbudet ska även lämnas in digitalt, på USB-minne eller motsvarande. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Reservationer (så kallade sidoanbud) accepteras inte. Det blir allt vanligare med elektroniska system för anbudsgivning. Använder man sig av något av dessa styr det hur anbuden ska lämnas in. Om elektronisk anbudsgivning tillämpas ska inte uppgifterna om original, kopior m.m. tas med. Originalet inkl. digitalt lagringsmedia ska låsas in i arkiv. Kopior måste också förvaras på betryggande sätt när ingen arbetar med dem. Om det inte står att anbudet ska avges på svenska måste alla EU-språk accepteras. Certifikat, intyg, säkerhetsdatablad osv. måste accepteras på EU-språk om dessa inte finns på svenska, men man kan kräva att de ska vara översatta. Anbudsgivaren är ansvarig för vem hos denne som är behörig att skriva under anbud och avtal Inlämning och märkning av anbud Anbud ska ha kommit in till beställaren senast ååååmmdd. Anbud som inkommer för sent kommer inte att prövas. Regler för anbudstid, se förklaringar under punkt 2.1. Mer information om olika upphandlingsförfaranden och anbudstider finns i Anvisningarna till mallen. Välj ett av alternativen 1-2 nedan: Alternativ 1 Elektronisk anbudsgivning Kommunen använder elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget X. Mer information om verktyget finns på Alternativ 2 Anbud i pappersform Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 5

13 Anbud ska läggas i ett förseglat neutralt ytteremballage, utan någon form av firmabeteckning och märkas ANBUD INKÖP AVFALLSKÄRL diarienummer XX. Anbudet ska adresseras till Namn på förvaltning eller motsvarande Postadress Om anbudet lämnas på plats är besöksadressen adress. Receptionen är öppen kl. xx:xx xx:xx på vardagar. Officiell brevlåda finns vid plats och har inkastöppning i storlek a x b cm. Anbud ska ha kommit in senast kl. 24:00 på sista anbudsdag för att tas upp till prövning. Vid elektronisk anbudsgivning är det lätt att avgöra om anbuden har kommit in i rätt tid. Anbud avlämnat i beställarens brevlåda och som påträffas dagen efter sista anbudsdag anses ha inkommit i rätt tid. Det gör även anbud som skickats med vanlig post om postförsändelsen, eller en avi om denna, har avskilts på postanstalt den dagen och postförsändelsen kommer behörig tjänsteman till handa närmast följande arbetsdag. Regler om inkommande handlingar finns i förvaltningslagen (1986:223) Varuprover Varuprover skickas till: Namn Adress Postadress Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud t.o.m. ååååmmdd. Det kan vara lämpligt att anbudet är giltigt till minst ca 3 månader efter sista anbudsdag när giltighetstiden automatiskt förlängs vid eventuell överprövning Anbudsöppning Planerad dag för anbudsöppning är ååååmmdd då minst två personer utsedda av beställaren kommer att delta. Lämplig tidpunkt för anbudsöppning är tidigast två dagar efter anbudstidens utgång. Då hinner beställaren kontrollera alla receptioner och brevlådor (om det finns flera) och hämta ut eventuella postförsändelser, så att alla anbud finns på plats vid anbudsöppningen. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 6

14 3. KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 3.1. Skatter, avgifter, brott m.m. Anbudsgivaren kommer uteslutas från att delta i upphandling om denne inte uppfyller kraven enligt 10 kap 1 LOU. Anbudsgivaren kan uteslutas från att delta i upphandling om denne inte uppfyller kraven enligt 10 kap 2 kap LOU. Anbudsgivaren ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav som avser registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Utländska anbudsgivare ska bifoga dokumentation motsvarande svenskt registreringsbevis från Bolagsverket och Skatteverkets blankett SKV Enligt 10 kap. 4 och 15 kap. 13a ska den upphandlande myndigheten själv ansvara för att hämta in uppgifter från Skatteverket och Kronofogdemyndigheten om att en leverantör sköter sina skatter och socialförsäkringsavgifter, i stället för att leverantören själv ska lämna in dessa uppgifter. Detta inkluderar även registreringsbevis från Bolagsverket. Enligt 10 kap. 1 LOU ska anbudsgivaren (juridiska personer och individer i inflytande ställning) uteslutas från upphandlingen om denne enligt lagakraftvunnen dom har dömts för deltagande i kriminell organisation, bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Enligt 10 kap. 2 har den upphandlande myndigheten rätt att utesluta en leverantör om denne bl.a. är försatt i konkurs. Det kan emellertid vara svårt för en upphandlande myndighet att få kännedom om sådant Ekonomisk ställning Anbudsgivaren ska ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser, eller annan motsvarande kreditvärdighetsbedömning. Beställaren kommer på egen hand begära in uppgifterna. I de fall lägre riskklassificering redovisas ska anbudsgivaren ändå anses uppfylla dessa krav om anbudsgivaren lämnat en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomisk stabilitet, t.ex. via bankgaranti. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Nystartade företag ska lämna förhandsbesked från bank eller någon annan form av bevis på att anbudsgivaren klarar de ställda kraven. Intyg m.m. får inte vara äldre än två månader. Ovanstående är exempel på hur krav kan ställas. Man bör noga tänka igenom vilket krav på kreditvärdighet som är lämpligt. Om man ställer för höga krav finns det risk för att ingen eller endast få anbudsgivare uppfyller kraven. Om man ställer för låga krav finns det risk för att den anbudsgivare som får uppdraget inte har förmåga att fullgöra det. Många kommuner har avtal med ratingföretag eller upplysningsföretag, t.ex. UC eller Soliditet, som kan lämna uppgift om ett företags ekonomiska ställning. UC levererar kreditupplysningar på företag och personer i världens alla länder. Det går även att begära in och granska företagens senaste årsredovisning för att bilda sig en uppfattning om anbudsgivarens ekonomiska ställning. Ta hjälp av ekonom om inte kompetensen finns i de egna leden. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 7

15 3.3. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska ha minst tre års erfarenhet av att leverera utrustning av det slag som anbudet avser och minst två leveranser till två olika uppdragsgivare ska ha utförts under de senaste tre åren. Nystartade företag ska ha en nyckelperson i ledande ställning med ovanstående erfarenhet. Det senare gäller även för etablerade företag som saknar erfarenhet av uppdrag enligt denna förfrågan. Anbudsgivaren ska ha dokumenterade kvalitetssäkrings- och miljöledningssystem som säkerställer att uppdraget utförs på ett sådant sätt att kraven på god kvalitet, service och miljö uppfylls. Nystartade företag ska redovisa hur sådana system ska upprättas så att de kan tillämpas om avtal tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. Delar av uppdraget kan utföras av underentreprenör. Vilka delar och hur stor andel av uppdraget som berörs ska anges i anbudet. Till anbudet ska anbudsgivaren som bevis på att kraven uppfylls bifoga: Bekräftelse på att kraven uppfylls. (Bekräftas i formulär Kvalificering, bilaga X.) Referensförteckning över liknande uppdrag som har utförts av anbudsgivaren under de senaste tre åren. Förteckningen ska innehålla uppgifter om uppdragsgivare, kontaktperson och tidpunkt. Beskrivning av anbudsgivarens kvalitets- och miljöledningssystem. Certifikat enligt ISO 9000 och/eller serien eller motsvarande ska i förekommande fall bifogas. Certifikatet ska tydligt visa vilken del av företaget som är certifierad. Nystartade företag ska som bevis redovisa en plan för hur kvalitets- och miljöledningssystem ska kunna upprättas. Beskrivning av företagets organisation och resurser att utföra uppdraget. Ytterligare ett kvalificeringskrav är att leverantören ska kunna tillhandahålla utrustning som uppfyller kraven i standarden SS EN och SS EN Certifikat eller dokument från ackrediterat test/provtagningsinstitut som intygar att avfallskärlen uppfyller kraven ska bifogas anbudet, se punkt 5.4. I LOU:s kap 11, särskilt i 11, 14 och 15 finns beskrivet vilka uppgifter beställaren har rätt att begära in. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 8

16 4. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE OCH ANBUD 4.1. Allmänt Prövning görs i tre steg. Dels genom kvalificering av anbudsgivare, dels genom att pröva om kraven på utrustningen uppfylls och dels genom utvärdering av anbud Kvalificering av anbudsgivare Vid kvalificeringen görs en kontroll av anbudsgivarens lämplighet och om kraven på anbudsgivaren uppfylls. Beställaren kommer att granska de redovisningar anbudsgivaren har lämnat om sig och sin verksamhet samt de uppgifter som framkommit vid kontroll enligt punkt För att bli kvalificerad gäller att Anbudet ska innehålla begärda och kompletta uppgifter enligt punkt 2.4. och Anbudsgivaren ska ha uppfyllt sina skyldigheter m.m. enligt punkt 3.1. Anbudsgivaren ska ha tillräcklig ekonomisk förmåga enligt punkt 3.2. Anbudsgivaren ska ha teknisk och yrkesmässig kapacitet som efterfrågas, se punkt 3.3. Observera möjligheten att begränsa kontrollen som beskrivs i 11 kap. 17 LOU. Den innebär att beställaren ges möjlighet att endast begära in och kontrollera handlingar som rör den eller de anbudsgivare som man avser tilldela kontrakt Prövning av utrustning Att utrustningen uppfyller förfrågningsunderlagets krav kommer att prövas genom granskning av anbudsgivarens lämnade uppgifter. Som en ytterligare åtgärd för att säkerställa att rätt utrustning offereras ska anbudsgivaren vara beredd att tillhandahålla två stycken kärl av varje i förfrågningsunderlaget förekommande storlek. Det kan vara en fördel för beställaren att se produkten och också att ha referensexemplar under entreprenadtiden för att säkerställa att produkten inte ändras under entreprenadtiden Utvärdering och antagande av anbud För att kunna tilldela kontrakt gör beställaren en utvärdering av anbuden. Ett anbud utvärderas om anbudsgivaren har blivit kvalificerad kraven på tjänsten och varan bedöms kunna uppfyllas Beställaren kommer att pröva om kraven på tjänsten uppfylls genom att granska anbuden. Det anbud som har det lägsta priset kommer att antas. Formellt beslut om tilldelning fattas av X. Planerat datum för beslut är ååååmmdd eller senast i månad. Underrättelse om beslutet kommer att innehålla skälen för beslutet och den period under vilken avtal inte får ingås (avtalsspärr). Om man inte väljer att enbart lägsta pris ska vara utslagsgivande så kan man lägga in bedömning av olika kvalitetsparametrar som del av utvärderingen. Då anger man att det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är det som antas. Exempel på kvalitetskrav som kan bedömas är kortare leveranstider än angivet krav, högre andel återvunnet/förnybart material i Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 9

17 kärlen, miljöaspekter vid tillverkning m.m. Det kan vara bra att göra en marknadsundersökning för att få fram lämpliga och rimliga utvärderingskriterier. Ange eventuellt vem som beslutar och när beslut kan förväntas. Tilldelningsbeslutet ska skickas till samtliga anbudsgivare så snart det är praktiskt möjligt. Om beslut tas i nämnd eller styrelse kan det vara lämpligt med omedelbar justering av protokollet. Då kan korrekta handlingar, t.ex. protokollsutdrag, skickas ut direkt efter beslutet. I beslutet ska avtalsspärrens längd anges med datum i enlighet med kraven i 9 kap. 9 LOU Avtal - upphandlingskontrakt Bindande avtal med antagen anbudsgivare kommer att slutas genom skriftligt upphandlingskontrakt undertecknat av båda parter tidigast tio dagar efter det att tilldelningsbeslutet har skickats ut elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Koncept till upphandlingskontrakt finns bilagt, se bilaga X. Avtal ska inte tecknas innan den s.k. avtalsspärren har löpt ut. Spärren gäller i minst tio dagar om tilldelningsbeslutet skickas ut elektroniskt (t.ex. med e-post). Om det meddelas på annat sätt (t.ex. med traditionellt brev), eller både elektroniskt och på annat sätt, gäller avtalsspärren i minst 15 dagar. Denna ger andra anbudsgivare än den som vunnit möjlighet att granska upphandlingen och begära en överprövning om något fel upptäcks. Avtalsspärren räknas från och med dagen efter att meddelandet om tilldelningsbeslut har skickats. Om en leverantör begär överprövning innan den gällande avtalsspärren löpt ut, börjar en förlängd avtalsspärr att gälla automatiskt. Den förlängda avtalsspärren gäller under målets handläggning och upphör att gälla tio dagar efter att domstolen avgjort målet. När ett upphandlingskontrakt är tecknat av båda parter är upphandlingen avslutad. Efter den tidpunkten kan förvaltningsrätten inte längre pröva en ansökan om överprövning och en anbudsgivare som anser sig ha lidit skada kan endast föra talan om skadestånd mot den upphandlande myndigheten vid tingsrätt. Talan ska väckas inom ett år från den tidpunkt då upphandlingskontrakt slöts. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 10

18 5. KRAVSPECIFIKATION 5.1. Allmänna krav Vid avtalets start ska alla krav under kapitel 5 vara uppfyllda eller kunna uppfyllas. Samtliga krav som specificeras nedan ska ingå i entreprenaden och utföras inom ramen för ersättningar enligt À-prislistan, om inte annat anges. Leverantören är skyldig att underkasta sig den kontroll samt följa de direktiv som beställaren anger. Beställaren har rätt att ta in externa företag för att utföra kontroll av leverantören utifrån de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och avtalet Kvalitet och miljö Leverantören ska bedriva ett aktivt kvalitets- och miljöarbete. Miljöbelastningen i uppdraget ska vara så låg som möjligt. Miljöpolicy som är känd och förankrad i hela organisationen ska finnas och följas upp en gång per år. Uppföljningen ska årligen redovisas skriftligt till beställaren Avrop och leverans Leverans ska ske senast x veckor efter avropad beställning till av beställaren angiven mottagningsplats inom kommunen. Möjlighet att lossa med truck eller lastmaskin finns vid mottagningsplatsen. Lossning kan ske vardagar mellan kl XX-XX. Leverantören ska senast dagen innan föranmäla leveransen hos ansvarig person hos beställaren. Det är viktigt att tänka på att leveratören behöver några veckor från avtalsskrivning till första leverans. Detta gäller särskilt om kärlens lock ska vara präglade. Kraven på leveranstiden kan sättas olika beroende på om leveransen är omfattande eller endast ett mindre antal. Finns inte möjlighet att lossa med truck eller lastmaskin på lossningsplatsen kan man ställa krav på att leverantören ska tillhandahålla bakgavellyft och palltruck för lossning. Det är viktigt att inse att ett sådant krav fördyrar inköpet. Leveranskostnaden ska ingå i lämnade À-priser för kärl och tillbehör om beställningen minst motsvarar en kostnad om kronor exklusive moms. För leveranser under kronor exklusive moms har leverantören rätt att ta ut en ersättning motsvarande hälften av den faktiska transportkostnaden. För att vara berättigad till ersättning för leveransen ska leverantören senast en vecka efter beställning, via e-post, meddela beställaren om gjort avrop innebär att kravet för fri leverans inte uppfylls. Understa kärlet i varje stapel ska levereras monterat med hjul. Kärlen ska levereras så att vatten inte kan ansamlas i det översta kärlet vid förvaring utomhus. Beräknad årlig volym för avrop framgår av À-prislistan. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 11

19 5.4. Krav på avfallskärlen Följande kärl med åtföljande krav gäller i denna förfrågan: Kärlstorlek Antal Minsta storlek på hjul Färg Övrigt hjul Cirka 140 l 2 Diameter 250 mm Gröna/grå Cirka 140 l 2 Diameter 250 mm Bruna För matavfallsinsamling Cirka 190 l 2 Diameter 250 mm Gröna/grå Cirka 240 l 2 Diameter 250 mm Gröna/grå Cirka 370 l 3 eller 4 Vid 3 hjul ska bakre hjulen Gröna/grå vara minst 300 mm i diameter. 4 hjul ska diametern vara minst 200 mm på samtliga hjul. Cirka 660 l 4 Diameter minst 200 mm Gröna/grå Ange vilka kärlstorlekar som är aktuella. Ange om matavfallskärlen ska ha mellanbotten, vara ventilerade etc. Krav kan ställas på exempelvis lock-i-lock, delade 370 l kärl och fyrfackskärl. Det går även att ställa krav på om hjulen ska vara gummerade, för bättre hållbarhet. Kärl med stora hjul är lättare att rulla och är därför en viktig arbetsmiljöaspekt. Ovanstående diametrar är minimikrav för att kärlen ska rulla bra. Samtliga kärl ska levereras med standardlock om inte annat beställs. Locken ska vara präglade enligt beställarens anvisning. Kärlen, inklusive lock, ska uppfylla högt ställda krav på hanterbarhet, stabilitet, hållbarhet och adekvata ergonomiska krav för transport och automatlyft i samband med insamlingsarbete. Kärlen ska vara tillverkade av färgstabil, UV-stabiliserad högdensitetspolyeten och uppfylla kraven i standarden enligt SS EN samt SS EN Kärl ska vara anpassade för standardkärllyftar på den svenska marknaden (AFNOR), oavsett vad som sägs i standarden. Certifikat ska bifogas anbudet, se punkt 3.3. De ska minst innehålla X % återvunnet material/icke oljebaserad plast. Utrymme för att montera transponder (chipnest) ska finnas under sargkanten. Standarden SS EN samt SS EN kommer att ändras. Kärlen kommer då att anpassas till en annan lyftkam (DIN) än vad som är standard på den svenska marknaden. Det innebär att de kärllyftar som används idag inte fungerar att använda till tömning av de nya kärlen. Det ska finnas möjlighet att få transpondrar monterade på kärlen. Ersättning för detta (exklusive transponder) utges enligt À-prislista. Reservdelar ska finnas tillgängliga minst fem år efter sista leveransen enligt detta avtal. Leverantören ska informera beställaren om produkter kommer att utgå ur sortimentet. Vid krav på vissa speciella produkter kan en upphandling leda till att endast en eller ett fåtal leverantörer kan lämna anbud. Det ger sämre konkurrens och kan resultera i högre priser. Att lägga sådana produkter i en separat upphandlingen kan då vara ett alternativ. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 12

20 5.5. Återtagning och återvinning av begagnade kärl Leverantören ska kunna ta emot och materialåtervinna begagnade kärl, oavsett vem som har tillverkat kärlet. Ersättning för detta enligt À-prislistan. Beställaren lagrar kärl som ska gå till återvinning. Leverantören ska kunna transportera bort lagrade kärl när det finns kärl i en mängd som minst motsvarar en halv 13,6 meters trailer. Beställaren kan förbehålla sig rätten att sälja begagnade kärl till en annan aktör än leverantören enligt detta avtal. Förfrågningsunderlag för upphandling av avfallskärl i xx kommun 13