Anbudslämnare 1. ANBUDSINBJUDAN. Anbud: 1.1. Inbjudan till upphandling Om Karolinska Institutet Sista anbudsdag: :59

Transkript

1 Anbud Upphandlingsansvarig Karolinska Institutet Marie Eklund Upphandling Fruktkorgar 11057/UF-5000/ Sista anbudsdag: :59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Anbudslämnare Säljare: Anbud: Organisationsnr.: Fruktbudet i Norden AB KI Fruktkorgar (11/3) ANBUDSINBJUDAN 1.1. Inbjudan till upphandling Inbjudan till upphandling Karolinska Institutet (KI) inbjuder Er att inkomma med anbud i rubricerade upphandling, med omfattning och villkor som beskrivs i detta förfrågningsunderlag och med tillhörande bilagor. Förfrågningsunderlaget är uppdelat i följande avsnitt: 1. Anbudsinbjudan 2. Administrativa föreskrifter 3. Anbudsprövning och utvärdering 4. Leverantörsprövning 5. Kravspecifikation 6. Avtalsvillkor 1.2. Om Karolinska Institutet Karolinska Institutet (KI) är Sveriges enda Medicinska Universitet med inriktning på medicinsk och odontologisk forskning, utbildning och spridning av medicinsk information och kunskap till samhället. Verksamheten vid KI bedrivs vid de stora institutionerna inom campusområdet i Solna, inom Karolinska universitetssjukhuset i Solna och Huddinge, vid campusområdet i Huddinge och vid Novum. Viss verksamhet finns också vid Danderyds sjukhus, St Görans sjukhus, St Eriks Ögonsjukhus, Södersjukhuset samt gamla tingshuset Solna. Ca 2/3 av personalen har sin Sida 1 av 23

2 tjänstgöringsort i Solna och ca 1/3 i Huddinge Upphandlingens syfte Fruktkorgar Karolinska Institutet har för avsikt att upphandla ramavtal för leveranser av fruktkorgar. Ramavtalet beräknas preliminärt gälla från och med till och med , med möjlighet för en eventuell förlängning med 1+1 år Upphandlingens omfattning Ramavtalet skall omfatta frukt och tillbehör enligt kravspecifikationen. Uppskattad volym är kg frukt /år. KI garanterar ej några volymer i tecknat ramavtal. KI och avtalsleverantör skall dock verka för att tillsammans göra ramavtal känt och utnyttjat i hela organisationen. Avtalsbunden leverantör kommer att ges möjlighet, både via KI:s intranät och genom visningstillfällen i KI:s lokaler, att marknadsföra sina produkter Underskrift På uppdrag av Karolinska Institutet. Med vänlig hälsning Marie Eklund Upphandlare Sida 2 av 23

3 2. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1. Upphandlande myndighet Karolinska Institutet (KI) Besöksadress: Nobels väg Stockholm Organisationsnummer: Upphandlingens form För upphandlingen gäller Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) LOU. Upphandlingen genomförs i form av öppet förfarande. Notera att det endast är på beställarens begäran som förtydliganden och kompletteringar av anbudet får ske Obligatoriska krav (skall-krav) Förfrågningsunderlaget innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall-krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna prövas, utvärderas och antas är att dessa skall-krav är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller skall-kraven kommer att förkastas. Skall-kraven avser såväl krav på anbudsgivaren som på efterfrågad vara Anbudets utformning och innehåll Endast elektroniska anbud accepteras. Elektroniska anbud ska lämnas via Visma tendsign.com Anbudsgivaren har att tillse att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter i föreskriven form. KI har ingen skyldighet att begära att ett ofullständigt anbud förtydligas eller kompletteras. Anbudet kan komma att förkastas om uppgifter saknas Anbudets giltighetstid Anbudsgivare är bunden av sitt anbud till och med den 26 mars Om upphandlingen/tilldelningsbeskedet blir föremål för överprövning och tiden enligt ovan överskrids, ska leverantören vara bunden till sitt anbud till dess att rättsprocessen är avslutad och upphandlingskontrakt tecknas. Accepteras anbudets giltighetstid? (/Nej svar) 2.6. Anbudsöppning Anbudsöppning äger rum i närvaro av två personer så snart som möjligt efter anbudstidens utgång. Sida 3 av 23

4 2.7. Upplysningar under anbudstiden Vid oklarheter i förfrågningsunderlaget eller om ytterligare information önskas ska frågor ställas via Visma tendsign.com Frågor ska ställas innan För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom en enkel registrering på ovan nämnda länk. Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet. Efter registrering erhålls omedelbart tillgång till systemet och förfrågningsunderlaget. Frågor eller support kring hanteringen av systemet hänvisas till VISMA tendsign på telefon Det är av stor vikt att anbudsgivare har kontinuerlig e-postbevakning av den e-postadress som angivits hos tendsign. Till denna e-postadress kommer information om upphandlingen att skickas. Observera att anbudsgivare som inte registrerat sig hos tendsign själv ansvarar för att kontrollera om information avseende upphandlingen har distribuerats. För att anbudsgivare ska ha samma förutsättning och för att få en opartisk och icke diskriminerade behandling av anbud och anbudsgivare kommer alla frågor och händelser som bedöms vara betydande, besvaras och förmedlas likalydande till samtliga anbudsgivare. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor från anbudsgivare, eller av någon annan anledning, kommer skriftlig komplettering att finnas i frågor- och svarfunktionen och sändas till alla systemets underlagshämtare. Anbudsgivare kan i efterhand endast åberopa skriftlig kommunikation. KI förbehåller sig rätten att inhämta nödvändigt underlag från annan myndighet för att klargöra anbudsgivarens ekonomiska situation samt underlag som styrker att andra lagstadgade skyldigheter som anbudsgivaren ansvarar för är uppfyllda Kompletterande förfrågningar Leverantör som ej har erhållit förfrågningsunderlaget direkt från beställaren via VISMA tendsign har själv att se till att han erhåller eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag inför avlämnandet av anbud. Eventuella kompletterande föreskrifter kommer att finnas tillgängliga online på VISMA tendsign, via den länk som framgår av upphandlingsannonsen Kontaktperson under upphandlingsprocess Eventuella frågor ställs via tendsign.com till: Marie Eklund Upphandlingsenheten Tel: E-post: marie.eklund@ki.se Reservationer Anbud ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer (sidoanbud) accepteras inte Ersättning Karolinska Institutet friskriver sig från ansökarens/anbudsgivarens alla ersättningsanspråk som har sitt ursprung i nedlagt arbete vid ansökan/anbud Sida 4 av 23

5 2.12. Sista anbudsdag Anbud ska ha inkommit till KI senast Rättelse och förtydligande av anbud Upphandlande myndighet kan medge att anbudsgivare får rätta en uppenbar felskrivning/felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Upphandlande myndighet kan också begära att ett anbud förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden och kompletteringar ska bekräftas skriftligt Antagande av anbud Karolinska Institutet är fri att anta anbud helt eller delvis. Observera att anbud kan antas utan föregående förhandling, varför anbudsgivaren redan vid anbudstillfället bör lämna så förmånligt anbud som möjligt Förkastande av anbud Om anbudshandlingarna inte överensstämmer med anvisningarna i detta förfrågningsunderlag, kan anbudet komma att förkastas Kommersiell sekretess Om delar av anbudet önskas sekretessbelagt efter upphandlingens avslutande, enligt 31 Kap sekretesslagen (2009:400), begärs detta klart och tydligt i anbudet och i enlighet med lagens formkrav i en bilaga. KI prövar sedan denna begäran. KI kan aldrig garantera att en handling förblir sekretessbelagd, eftersom ett sådant beslut alltid kan överklagas till och bli prövat av en förvaltningsdomstol. Domstolen kan således besluta att handlingen inte ska vara sekretessbelagd Upphandlingskontrakt Avtalsförslag, se avsnitt 6 i detta förfrågningsunderlag utgör underlag för upphandlingskontrakt. Detta ska accepteras av anbudsgivaren. Upphandlingskontraktet baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag och antaget anbud. Upphandlingskontraktet utgörs av ett skriftligt avtal som undertecknas av parterna. Standardavtal, allmänna villkor etc. från anbudsgivaren accepteras inte. Anbudsgivaren har möjlighet att lämna synpunkter avseende detta avtalsförslag under p "Avtalsförslag". Det är dock upp till den upphandlande myndigheten att beakta dessa. Förutsättning för att upphandlingskontraktet ska vara bindande är att detta upphandlingskontrakt undertecknas av parterna i den aktuella upphandlingen. Accepteras avtalsförslaget av anbudsgivaren? (/Nej svar) Sida 5 av 23

6 3. ANBUDSPRÖVNING OCH UTVÄRDERING 3.1. Anvisning för komplett anbud Ett komplett anbud omfattar svar på samtliga ställda krav och frågor i förfrågningsunderlaget, punkt för punkt, och innehåller alla i förfrågningsunderlaget begärda handlingar Kvalificering och anbudsutvärdering Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt skriftliga anbud. Processen genomförs av KIs upphandlingsenhet i samråd med uppdragsgivarens projektgrupp. Prövningen och utvärdering av inkomna anbud sker i fyra steg: Steg 1. KOMPLETT ANBUD: Kontroll att inlämnade handlingar är kompletta. Vid eventuell avsaknad och/eller otydlighet i en handling kan KI begära komplettering. Steg 2. PRÖVNING AV ANBUDSGIVARE: En prövning av att de krav som ställs på leverantören under avsnitt 4, Leverantörsprövning, är uppfyllda. Steg 3. KVALIFICERING: De anbud som uppfyller steg 1 och steg 2 övergår därefter till en prövning av att de ställda skall-kraven i upphandlingen är uppfyllda. Steg 4. UTVÄRDERING: Anbud som uppfyller steg 1, 2 och 3 utvärderas. Utvärderingen genomförs av KIs upphandlingsenhet i samråd med uppdragsgivarens projektgrupp. KI kommer därefter att meddela samtliga anbudsgivare om utfallet så snart beslut är fattat Anbudsutvärdering Det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet för Karolinska Institutet kommer att antas enligt följande rangordnade kriterier : 1. Leveranskapacitet och leveranskvalitet 2. Pris 3. Referenser, nöjd kund (Observera att anbud kan antas utan föregående förhandling, varför anbudsgivaren redan vid anbudstillfället bör lämna så förmånligt anbud som möjligt.) 3.4. Beslut Beslut kommer att fattas med hänsyn till ovan angivna utvärderingskriterier för den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen för Karolinska Institutet. Sida 6 av 23

7 4. LEVERANTÖRSPRÖVNING 4.1. Leverantören Leverantörsuppgifter Kontaktuppgifter. Anbudsgivare ska ange leverantörsuppgifter enligt nedan: Leverantörens namn enligt registreringsbevis från Bolagsverket eller motsvarande: (Fritextsvar) Fruktbudet i Norden AB Leverantörens organisationsnummer: (Fritextsvar) Leverantörens kontaktperson: (Fritextsvar) Fredrik Forsström Telefonnummmer till Leverantörens kontaktperson: (Fritextsvar) Tel: , Mobil: E-postadress till Leverantörens kontaktperson: (Fritextsvar) fredrik.forsstrom@fruktbudet.se Verksamhetsbeskrivning Leverantören ska lämna en informativ övergripande presentation av företaget och dess verksamhet, organisation, resurser, utvecklingsplaner och kort historik om företagets utveckling. Beskriv företaget övergripande enl ovan. (Fritextsvar) Fruktbudet i korthet Fruktbudet i Norden AB är ett familjeföretag grundat Idag är Fruktbudet Sveriges ledande leverantör av frukt till företag, myndigheter och organisationer. Vi står för högsta kvalitet och innovation i produkt, service och leverans. Varje år packar vi våra korgar för hand med miljontals blandade frukter av hög och jämn kvalitet som våra kunder får njuta av. Förutom garanterad tillgång till färsk och fräsch frukt ger vi våra kunder energivinster i form av piggare och mer välmående medarbetare. Tjänsterna innefattar abonnemang på fruktleveranser, packade i korg eller i lösvikt. Fruktbudet tillhandahåller även mötesprodukter, exempelvis konferenskorgar med premiumsortiment för speciella mötestillfällen men även ett stort antal andra livsmedelsprodukter. En webbaserad beställningsservice för enkla specialbeställningar eller förändringar i löpande abonnemang. Fruktbudet erbjuder även företagsgåvor med högsta kundanpassning skapade med idérikedom och unik prägel. Organisatioriskt är Fruktbudet i dag Sveriges mest utvecklade leverantör av frukt. Med egna avdelninger för transport/logistik, Kundtjänst/kundservice, Ekonomi/fukturafrågor, Sälj/avtal mm. Fruktbudet är idag representerade med egna regionkontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Fruktbudet kommer under de närmsta åren utveckla kundservice, produktutbud och geografisk kapacitet ytterligare Ekonomisk ställning Ekonomi bas Konkurs eller likvidation En avtalspart till KI får inte vara i situation som beskrivs nedan. Sida 7 av 23

8 Är leverantören försatt i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller har tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud? (/Nej svar) Nej Ansökan om konkurs En avtalspart till KI får inte vara i situation som beskrivs nedan. Är leverantören föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande? (/Nej svar) Nej Brott Leverantören får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövning, enligt lagakraftvunnen dom. Är leverantören dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom? (/Nej svar) Nej Intyg Begäran om handlingar Handlingar som efterfrågas nedan ska på begäran inlämnas inom två dagar efter begäran. Accepteras detta krav? (/Nej svar) Näringslivsregister Leverantören ska vara registrerad i ett officiellt näringslivsregister. Vänligen bifoga en kopia på registreringsbevis från Bolagsverket i anbudet. Intyget får maximalt vara ett år gammalt. Är registreringsbevis (Bolagsverket) inskickat? (/Nej svar) Se bifogat registreringsbevis Intyg om redovisning Leverantören ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär skatt och arbetsgivaravgifter. Vänligen bifoga E-kopia av F-skattsedel för år 2011 i anbudet. Är F-skattsedel inskickad? (/Nej svar) Se bifogad F-skattsedel Uppgifter om skatter och sociala avgifter Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina åligganden avseende skatter och sociala avgifter vilket innebär att ska vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Upphandlande myndighet kan komma att kontrollera om anbudsgivaren är registrerad i Sida 8 av 23

9 organisationsnummerregistret, registrerad som arbetsgivare, registrerad för mervärdeskatt och registrerad för F-skatt, FA-skatt eller A-skatt. Dessutom kan kontroll av att anbudsgivaren redovisat arbetsgivaravgifter de senaste månaderna och att företaget inte har några restförda skulder avseende skatter och avgifter hos kronofogdemyndigheten ske. Har leverantören fullgjort sina åligganden? (/Nej svar) Är uppgifter kontrollerade hos skatteverket? (/Nej svar) Utländska leverantörer Utländska leverantörer får bifoga motsvarande dokumentation som intygar att denna har fullgjort sina åligganden i det egna landet vad gäller ovan nämnda registrering, skatter, avgifter etc. Är anbudsgivaren utländsk leverantör? (Fritextsvar) Nej Bifogas motsvarande dokumentation? (Fritextsvar) Nej, då Fruktbudet i Norden AB är ett Svenskt företag bifogas ingen sådan dokumentation Finansiell och ekonomisk ställning Företagsupplysning Leverantören ska ha god ekonomi och finansiell stabilitet som tryggar ett säkert avtalsförhållande under avtalsperioden. Leverantören bör ha ett kreditomdöme minst riskklass 4 enligt Affärs-och kreditupplysningsföretaget UC eller motsvarande riskklass hos annat kreditupplysningsföretag. Högst tre månader gammal kreditupplysning ska bifogas. KI tar sig rätten att, vid behov, kontrollera givna uppgifter. Bifogas företags kreditupplysning? (/Nej svar) Är kreditupplysning bifogad? (/Nej svar) Leverantörens årsomsättning Leverantören ska ha en ekonomisk och finansiell stabilitet som tryggar ett säkert avtalsförhållande under avtalsperioden. Nedanstående frågor ska besvaras. Hänvisning till årsredovisning eller motsvarande godkänns ej. Ange leverantörens totala årsomsättning i landet 1 år tillbaka, både avseende moder och leverantör om leverantören ingår i en koncern. (Fritextsvar) Koncern: kr Moderbolag/Leverantören: kr Ange leverantörens totala årsomsättning i landet 2 år tillbaka, både avseende moder och leverantör om leverantören ingår i en koncern. (Fritextsvar) Koncern: kr Sida 9 av 23

10 Moderbolag/Leverantören: kr Om leverantören bedrivit verksamheten i mindre än 2 år. Ange leverantörens totala årsomsättning för den tid under vilken verksamheten bedrivits i landet, både avseende moderbolaget och leverantören om leverantören ingår i en koncern. (Fritextsvar) Fruktbudet i Norden AB har bedrivit verksamheten längre än 2år Leverantörens resultat Leverantören ska ha en ekonomisk och finansiell stabilitet som tryggar ett säkert avtalsförhållande under avtalsperioden. Nedanstående frågor ska besvaras. Hänvisning till årsredovisning eller motsvarande godkänns ej. Ange leverantörens resultat efter skatt i landet 1 år tillbaka, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar) Koncernen: kr Moderbolag/Leverantören: kr Ange leverantörens resultat efter skatt i landet 2 år tillbaka, både avseende moder och anbudsgivare om anbudsgivare ingår i en koncern. (Fritextsvar) Koncernen: kr Moderbolag/Leverantören: kr Om leverantören bedrivit verksamheten i mindre än 2 år. Ange leverantörens resultat efter skatt för den tid under vilken verksamheten bedrivits i landet, både avseende moderbolaget och leverantören om leverantören ingår i en koncern. (Fritextsvar) Fruktbudet i Norden AB har bedrivit verksamheten längre än 2år Kvalitet och kapacitet Kvalitet Kvalitetscertifikat och kvalitetsarbete Karolinska Institutets ramavtalsleverantörer måste ha en seriös inställning till kvalitetsarbete och kunna visa en ambition till utveckling inom sitt branschområde. Företaget ska ha en, av företagsledningen godkänd, kvalitetspolicy. För att bli kvalificerad ska nedanstående frågor besvaras och kvalitetspolicy bifogas. Innehar företaget/anbudsgivaren kvalitetscertifikat (ISO 900X eller motsvarande)? (/Nej svar) Är certifikat/bevis bifogat? (/Nej svar) ISO-Certifikat är bifogat Är kvalitetspolicy bifogad? (/Nej svar) Kvalitetspolicy är bifogad Köparens bedömning: av leverantören krävda uppgifter har lämnats: (/Nej svar) Referens Sida 10 av 23

11 Leverantören ska ha genomfört likvärdigt uppdrag tidigare. Med likvärdigt uppdrag avses med KI jämförbar storlek på antal personal och decentraliserad organisation. Referenser från tre likvärdiga uppdrag anges nedan. KI förbehåller sig rätten att inhämta och väga in egna referenser, såväl interna som externa. Uppgifter om referens 1. Ange uppdragsgivare, med kontaktperson och telefonnummer, och uppdragets omfattning: (Fritextsvar) Fruktbudet levererar stora mängder frukt till Stockholm Vatten där Ingrid Landqvist är kontaktperson. Tel: Vi levererar ca kg fruktper vecka till Uppgifter om referens 2. Ange uppdragsgivare, med kontaktperson och telefonnummer,och uppdragets omfattning: (Fritextsvar) Fruktbudet levererar 1000 kg frukt per vecka till SATS Sportsclubs träningscenter i Stockholm, Uppsala. Göteborg, Malmö & Helsingborg. Kontaktperson är Mikaul Clementz, Tel: mikael.clementz@sats.se Uppgifter om referens 3. Ange uppdragsgivare, med kontaktperson och telefonnummer, och uppdragets omfattning: (Fritextsvar) Fruktbudet leverearde tidigare under 2011 frukt till Regeringskansliet, ca 3000 kg per vecka. Kontaktperson är Fredrik Hörnberg, Tel: , fredrik.hornberg@adm.ministry.se Miljö Miljöcertifikat och miljöarbete Det är viktigt att leverantörer arbetar aktivt för att begränsa miljöbelastningen från sin verksamhet. Företaget ska ha en, av företagsledningen godkänd, miljöpolicy. För att bli kvalificerad ska nedanstående frågor besvaras och miljöpolicy bifogas. Innehar leverantören miljöcertifikat (ISO 1400X eller motsvarande)? (/Nej svar) Är certifikat/bevis bifogat? (/Nej svar) ISO-certifikat är bifogat Är miljöpolicy bifogad? (/Nej svar) Miljöpolicy är bifogat Köparens bedömning: av leverantören krävda uppgifter har lämnats: (/Nej svar) Likabehandling Likabehandling och diskriminering KI arbetar utifrån en gemensam handlingsplan avseende likabehandling. Handlingsplanen har sin utgångspunkt i Diskrimineringslagen (2008:567) och gäller KI:s anställda och studenter. Likabehandling är ett krav KI ställer, också på sina leverantörer. En leverantör till KI får inte vara dömd för brott, eller ådömd skadestånd, enligt Sida 11 av 23

12 Diskrimineringslagen (2008:567). Är företaget dömt och domen har vunnit laga kraft enligt ovanstående lag? (/Nej svar) Nej 4.4. Underleverantörer Leverantör som anlitar underleverantörer för att klara åtagande enligt denna upphandling svarar för eventuella underleverantörers arbete som för Leverantörens eget. Med underleverantörer likställer KI av leverantören hel- eller delvis ägda utländska dotterbolag. Nya underleverantörer får ej, utan KI:s skriftliga godkännande, anlitas under avtalstiden. Följande ska gälla då underleverantörer ingår i anbud: 1. Avtal tecknas med anbudsgivaren, som blir juridisk ansvarig gentemot KI. 2. Avtalsleverantören är ansvarig för underleverantörer såsom för egen del. 3. Anbudsgivaren ska redovisa eventuella underleverantörer inom upphandlingen, samt beskriva vilket åtagande som respektive underleverantör har samt vilka resurser och tjänster underleverantören ger huvudleverantören förfogande över. Anbudsgivaren skall uppge hur man i dagsläget löser leveranserna samt hur stor del av leveransåtagandet kommer att utföras av underleverantörer. (Fritextsvar) Fruktbudet löser idag samtliga leveranser med egen leveranskapacitet samt med hjälp av underleverantörer. I detta fallet kommer leveranser ske med följande fördelning, Fruktbudet 70% Underleverantör 30%. Om underleverantörer kommer att användas, redogör för dessa genom att ange företagsuppgifter såsom för i anbudet för anbudsgivare uppgivna företagsuppgifter enligt kapitel 4: (Fritextsvar) BRING EXPRESS AB Org nr: , Kontaktperson: Hans Björkgren. Tel: hans.bjorkgren@bringexpress.com. BEST TRANSPORT AB Org nr , Kontaktperson: Michael Sundin Tel: , michael.sundin@besttransport.se. Posten Logistik Org nr , Kontaktperson: Henrik Lundberg, Tel: , Accepteras krav gällande underleverantörer? (/Nej svar) Sida 12 av 23

13 5. KRAVSPECIFIKATION 5.1. OMFATTNING Omfattning och kravspecifikation Leverantören åtar sig att leverera i enlighet med förfrågningsunderlagets volymer och avtal. KI kan dock inte garantera volymen. Beräknad volym är kg/år. Leverantör åtar sig att leverera till KI:s samtliga institutioner och avdelningar i enlighet med kravspecifikation Generella krav Transportmedel För leveranser till KI skall anbudsgivaren använda sig av transportmedel som är godkända för transport av färsk frukt. Uppfylls ovanstående krav avseende transport medel? (/Nej svar) För att frukt ej skall levereras köldskadad under vinterperiod bör transportmedlet vara tempererat. (/Nej svar) Beskriv hur transportbilen klarar tempereringen: (Fritextsvar) Fordonen är utrustade med värmeaggregat. Transportmedlen bör vara av miljöbil. Ange vilken typ av fordon som kommer att användas till KI i första hand: (Fritextsvar) Samtliga fordon har som lägst Miljöklass Ange företagets miljöpolicy för miljöbilar: (Fritextsvar) I vår miljöpolicy har vi som första prioriterat mål att uppgradera alla fordon till miljöklass 2005, för att sedan löpande fasa in alternativa drivmedel i vår distribution. Detta avser både egna och inhyrda fordon och ska ske genom att vi aktivt lyfter in frågan i budget och upphandling Fruktkorgar Anbudsgivaren skall leverera frukt som är paketerad i korgar om 4kg, 6kg, 9kg samt 11kg. Varje fruktkorg skall vara uppmärkt med beställarens namn, institution, leveransadress eller på annat sätt efter beställarens önskemål. Uppfylls ovanstående krav gällande fruktkorgar? (/Nej svar) Fruktkorgarnas innehåll Fruktkorgen skall oavsett storlek innehålla en bred blandning av frukterna äpple, banan, päron, citrus och druvor - vid säsong. Dessutom skall den kompletteras med en-två fruktsorter vid aktuell säsong, t ex nektariner, persikor, plommon och/eller kiwi. Varje fruktkorg skall oavsett storlek viktmässigt innehålla ca 30% bananer. Uppfylls kravet ovan avseende fruktkorgens innehåll? (/Nej svar) Det skall även finnas möjlighet att beställa en mer lyxbetonad fruktkorg med frukter som innehåller färre basfrukter, men fylls upp med t ex nektariner, plommon, kiwi, physalis, sharon, bigarråer, jordgubbar etc. beroende på tillgång och säsong. Beskriv möjligheten: (Fritextsvar) Sida 13 av 23

14 Karolinska institutet har tillgång till Fruktbudets totala sortiment, därmed även den typ av lyxbetonad fruktkorg som beskrivs ovan Extra frukter Ange om enbart extra bananer kan beställas Extra bananer (/Nej svar) Retursystem Fruktkorgarna skall vara hela, rena och fräscha. Anbudsgivaren skall kostnadsfritt tillhandahålla ett retursystem av fruktkorgar. Uppfylls ovanstående krav avseende retursystem? (/Nej svar) Beskriv hur retursystemet fungerar : (Fritextsvar) Frukten levereras i korgar. Fruktbudet anvarar för att dessa återtas vid nästkommande leverans kostnadsfritt. KI skall hållas ersättningsfri för ev förlust av eller skadade korgar. (/Nej svar) Fruktkvalité All frukt skall vara av klass 1 enligt Jordbruksverkets och EU:s kvalitetsnormer för frukt och grönsaker. Uppfylls ovanstående krav avseende frukt av klass 1? (/Nej svar) Anbudsgivaren skall leverera frukt av sådan kvalitet att den är ätbar vid leveranstillfället och hållbar minst fem dagar framåt. (/Nej svar) Skadad frukt, (stöt- eller frostskadad m.m) skall bytas ut senast dagen efter leverans om beställare begär det. (/Nej svar) Ekologisk frukt Anbudsgivaren skall tillhandahålla färsk frukt i korg som uppfyller kriterierna enligt förordningen (EG) 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Innehållet skall motsvara innehållet, om möjligt och beroende på säsong, i de icke ekologiska korgarna beskrivna ovan. Anbudsgivaren skall med anbudet inge certifikat/beskrivning som visar att produktionen är godkänd som EU-ekologisk. Uppfylls ovanstående krav avseende ekologisk frukt (/Nej svar) Ùppfylls kravet om att inkomma med certifikat? (/Nej svar) Fruktbudet bifogar Certifikat utfärdat av kontollorganet SMAK Övriga produkter Sida 14 av 23

15 Ange vilka övriga produkter som leverantören kan tillhandahålla i samband med leverans av fruktkorgar, t ex färsk mjölk. Ange pris i prismatrisen. Lämnas anbudspris på övriga produkter? (/Nej svar) Fruktbudet lämnar pris på leverans av mjölk Återtagande av överbliven frukt Anbudsgivaren skall kostnadsfritt återta överbliven frukt i samband med leverans av ny frukt. Uppfylls ovanstående krav avseende återtagande av överbliven frukt? (/Nej svar) Webbaserad beställningsfunktion. Anbudsgivaren skall erbjuda en inloggningsbar webbshop på svenska med lösenord. Beställare skall kunna justera sin beställning genom att ta bort och lägga till fruktkorgar alternativt justera befintliga beställningar. Följande uppgifter bör framgå av webbshoppens beställningsfunktion: -Uppgifter om Institution och leveransadress -Husnummer eller liknande -Kundnummer -Ansvarig beställare -Utbärning till enhet ja/nej -Korgstorlek (kg) -Korgtyp, bas, ekologisk, lyx - Ev annan märkning, t e x vart korgen skall ställas/lämnas -Kostnadsställe -Fakturering skall ske per kostnadsställe Webbshoppen skall finnas på marknaden och ha varit i drift minst 12 månader. Uppfylls ovanstående krav på en webbshop? (/Nej svar) Har webbshopen varit i drift minst 12 månader? (/Nej svar) Beskriv vilka funktioner som kan utföras/ändras i webbshoppen och inom vilka tidsramar ändringar kan ske: (Fritextsvar) I Webbshopen kan ni ser era leveranser per avdelning, göra ändringar, uppehåll och tilläg i enlighet med de bifogade generella reglerna för uppehåll och ändringar. Tidsmässigt föreligger altså inga skillnader mot att istället ringa eller maila. Översikten och smidigheten är dock en betydande fördel. Ni ser alla era upphandlade produkter med priser och kan enkelt genomföra förändringar. KI kommer även se de övriga produkter som Fruktbudet har i sitt sortiment, dessa är är belagda med rabatt. KI avgör själva på vilken nivå man vill använda Webbshoppen. Man kan exempelvis välja att ha endast 1 ansvarig med tillgång, eller så kan 1 per avdelning eller enhet ha tillgång till webshopeen. Delar man upp det per avdelning/enhet har varje ansvarig överblick över just sin del. Webbshopen är en av Fruktbudets starkaste fördelar och kommer framåt att utvceklas dels grafiskt men även användarmässigt för att stärka den marknadsledande position vi redan har på detta område Anbudspriser Anbudspriser Ange pris enligt kravspecifikation. Sida 15 av 23

16 Anbudsgivare ska i prismatrisens Anbudsgivarens specifikation lämna uppgifter om pris för varje efterfrågad del (Prismatris) 1 650,80 Specifikation Kvantitet Enhet Pris/enhet Fruktkorg enl kravspec 4,00 kg Enligtt kravspecifikation 19,00 Fruktkorg enl kravspec 6,00 kg 15,90 Fruktkorg enl kravspec 9,00 kg 14,00 Fruktkorg enl kravspec 11,00 kg 13,60 Ekologisk/exotisk fruktkorg enl kravspec 4,00 kg 23,00 Ekologisk/exotisk fruktkorg enl kravspec 6,00 kg 21,00 Ekologisk/exotisk fruktkorg enl kravspec 9,00 kg Enligt kravspesifikation 18,20 Ekologisk/exotisk fruktkorg enl kravspec 11,00 kg 18,00 Lyx korg enl kravspec 4,00 kg 22,00 Lyx korg enl kravspec 6,00 kg 19,00 Lyx korg enl kravspec 9,00 kg 18,00 Lyx korg enl kravspec 11,00 kg 17,00 Extra bananer, ange kilopris 1,00 kg 14,00 Extra bananer, ange kilopris ekologiska 1,00 kg 20,00 Extra bananer, ange kilopris Krav märkta 1,00 kg 25,00 Sida 16 av 23

17 Tillbehör, t ex mjölk 1,00 st Ekologisk, mellanmjölk eller Konventionell mjölk. 14, Leverans Leverans Leveranstid skall ske vardagar mellan kl och 11.00, måndagar och/eller onsdagar. Om dessa dagar är en helgdag skall leverans ske nästkommande dag. Leverans skall ske i rena och hela korgar. Korgarna skall vara märkta med institutionsnamn, adress, kontaktperson med telefonnummer, avdelning/enhet, rumsnummer om sådant finns. Korgar får ej lämnas utan att kontakt etablerats med kontaktperson eller utsedd mottagare och plats för och hur avlämnandet skall ske har överenskommits. Uppfylls kravet avseende leverans mellan kl ? (/Nej svar) Fruktbudet kommer leverera enligt kravet Beskriv leveransförfarandet: (Fritextsvar) Fruktbudet transporterar Fruktkorgarna från produktionsenheten i Bromma till Karolinska Institutets enheter. På plats lastas fruktkorgarna av från fordonet på vagnar för att Fruktbudet på ett smidigt sätt skall kunna förflytta ett större antal fruktkorgar. Fruktbudet placerar sedan ut respektive uppmärkt korg på respektive anvisat placeringsställe. När fruktkorgen utplaceras tas samtidigt den förra förbrukade korgen tillbaka. Leveransen genomförs på ett kvalitetssäkrat sätt där tydliga körlistor och anvisningar gällande varje fruktkorgs adress framgår. Vi arbetar även med tydlig lokaldokumentation för att säkerställa att rätt fruktkjorg alltid kommer till rätt plats i rätt tid. Fruktbudet strävar altid efter att ni som kund skall ha samma leveransperson, men om frånvaro uppstår skall ovanstående systematiska leveranssystem säkerställa säkra leveranser. Utbärning av fruktkorgar till avdelning/enhet bör ingå i åtagandet (/Nej svar) Ange om det tillkommer en extra kostnad vid utbärning till enheter. Ange priset i prismatrisen. (/Nej svar) Nej Beställaren skall ha möjlighet att beställa enstaka fruktkorgar vid enstaka tillfällen (och större event) enligt samma villkor som abonnemangskorgar. (/Nej svar) Leveransuppehåll m.m Beställare skall ha möjlighet att begära leveransuppehåll. (/Nej svar) Ange hur långt i förväg varslet bör ske: (Fritextsvar) Leveransuppehåll av skall vara Fruktbudet tillhanda med 10 vardagars varsel. Beställare skall ha möjlighet att göra förändringar för fruktkorgarna inom rimlig tid. Ange hur långt varsel i förväg som behövs för förändringen: (Fritextsvar) Förändringar skall vara Fruktbudet tillhanda senast kl12:00, 3 vardagar innan leveransdag. Förändrning för en måndag skall följdaktligen vara fruktbudet tillhanda senast kl.12:00 på onsdagen veckan före. Ange hur långt i förväg en uppsägning av beställning skall ske: (Fritextsvar) Uppsägning av fruktabonnamnag skall vara Fruktbudet tillhanda med 1 månads varsel. Sida 17 av 23

18 Leveransvillkor ALOS 05 Delivery Duty Paid (DDP) Accepteras leveransvillkoren? (/Nej svar) Reklamation Beställare skall vid behov kunna reklamera frukt som skall ersättas utan kostnad. Beskriv hur felanmälan skall utföras: Reklamation: (Fritextsvar) Felanmälan görs till Frukbudet via telefon eller mail senast kl. 17:00 samma dag som leveransen av den reklamerade frukten ägt rum Fakturor Fakturering skall ske till korrekt kostnadsställe en gång i månaden enligt de instruktioner som anges i Avtalsförslaget Accepteras faktureringsvillkoren? (/Nej svar) 5.5. Avtalsförslag Leverantören ges här möjlighet att lämna synpunkter avseende förfrågningsunderlagets avsnitt 6. Avtalsförslag. Godkänns avtalet? (/Nej svar) Vid synpunkter, ange kommentarer punkt för punkt. (Fritextsvar) Fruktbudet i Norden AB godkänner avtalet i sin helhet Avtalsansvarig Av anbudet ska framgå vem som kommer att ha det övergripande avtalsansvaret mot KI. Ange person med övergripande avtalsansvar mot KI, ange namn, tel.nr. och e-post (Fritextsvar) Fredrik Forsström Tel: Mobil: fredrik.forsstrom@fruktbudet.se Sida 18 av 23

19 6. AVTALSFÖRSLAG 6.1. Avtal Avtalsparter Detta avtal är träffat mellan Karolinska Institutet, org. nr , nedan kallad Köparen, och Leverantör AB, org. nr. XXX nedan kallad Leverantören Avtalets ikraftträdande Detta avtal träder ikraft efter det att båda parter har undertecknat avtalet Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1) Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal. 2) Detta avtal med tillhörande bilagor. 3) Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget med bilagor 4) Förfrågningsunderlag med bilagor. 5) Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud i tidsordning Omfattning Uppdragets omfattning i övrigt framgår av förfrågningsunderlagets avsnitt 5 Kravspecifikation. Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida det inte finns en skriftlig överenskommelse om att de ska gälla Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna F-skattebevis Om giltighetstiden för F-skattebevis går ut under avtalstiden ska Leverantören utan anmodan sända kopia av nytt giltigt F-skattebevis till Köparens kontaktperson för Avtalet Ansvarsfullt företagande Leverantören garanterar att Avtalet fullgörs i konkret överensstämmelse med alla tillämpliga lagar och regler, inklusive, utan undantag, lagar och regler avseende säkerhet, hälsa, miljö, rättvisa arbetsförhållanden, olaglig diskriminering samt praxis och affärssed. Leverantören garanterar vidare att göra sitt rimligen yttersta för att säkerställa att underleverantörer åtlyder ovanstående Leverantörens åtagande Leverantören åtar sig att leverera avtalade tjänster i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt Leverantörens anbud. Leverantören förbinder sig att följa för området gällande lagar, förordningar och föreskrifter Sida 19 av 23

20 för efterfrågade tjänster. Leverantören förbinder sig också att inneha samtliga relevanta erforderliga tillstånd. Leverantören förbinder sig att utse en huvudansvarig för uppdraget gentemot Köparen. Leverantören svarar för att tjänsten utförs fackmannamässigt, i enlighet med branschpraxis Leveransvillkor Leveransvillkor skall vara fritt mottagaren, DDP (Delivered Duty Paid), enligt Incoterms 2010 samt ALOS Reklamation Reklamation skall avges inom skälig tid från att fel har upptäckts. Före retur skall Leverantören kontaktas. Reglering skall ske genom utbyte till felfri vara omgående, dagen efter, eller genom kreditering av motsvarande belopp inom 30 dagar, vilket överenskoms mellan parterna. Transport och emballagekostnader skall betalas av Leverantören Miljö Leverantören skall ha ett strukturerat och dokumenterat miljöarbete som är öppet för granskning av Beställaren. Miljöarbetet skall vara aktivt under hela avtalsperioden. Detta innebär att det minst ska finnas en miljöpolicy, rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med lagar och förordningar inklusive rutiner för att hantera avvikelser, mätbara och tidsatta mål för miljöarbetet samt en handlingsplan med ansvarsfördelning Kvalitet Levererade varor skall överensstämma med de offererade och i anbudsinbjudan uppställda kraven.sammansättning och/eller kvalitet får ej ändras under avtalstiden utan överenskommelse med KI Leveranstider Leveranstider: Skall ske i enlighet med lämnat anbud. Mellan vardagar. Leverans skall ske på i beställningserkännande överenskommen leveransdag. Annan leveransdag får ej väljas utan beställarens medgivande. Medgivande skall kunna verifieras. Beställaren har rätt att vid inte godkänd försening häva köpet Ansvar Leverantör ansvarar för skada som leverantören vållar KI genom fel eller försummelse vid fullgörande av sitt uppdrag. Inga begränsningar finns i leverantörens skadeståndsansvar då det gäller personskada, skada då ansvar skall bedömas enligt lag eller vid skada till följd av grov vårdslöshet eller svikligt förfarande hos leverantören. KI skall hållas skadeslöst Leverantörens rättsliga ställning Leverantören ska vara en självständig juridisk person och ska uppträda i eget namn. Denna äger inte rätt att ikläda sig kostnader för Köparens räkning och ej heller på annat sätt rättsligt binda eller företräda köparen i annan omfattning än vad som skriftligen avtalats i anslutning till detta uppdrag. Sida 20 av 23