PVS /12 Upphandlingssektionen

Transkript

1 ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Södermanlands län Ansvarig upphandlare Annica Östlund E-post annica.ostlund@polisen.se Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande Anbud senast Diarienr (åberopas vid korresp) Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, Stockholm Anbudssökanden skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalstecknande Förfrågan avser Arrestantbevakning Två år från avtalstecknande Totalt 24 mån 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Södermanlands län. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. 1.2 Annonsering Annonsering sker i databasen Mercell, Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Telefax E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se

2 Relevant information för upphandlingen publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 20 maj Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 1.4 Frågor och svar Frågor angående upphandlingen upprättas skriftligen på svenska och skickas med e-post till ansvarig upphandlare. Annica Östlund: annica.ostlund@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 16 maj Svaren publiceras på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 20 maj Endast publicerade svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Karaktär Denna upphandling avser tillhandahållande av arrestantbevakning för Polismyndigheten i Södermanlands län (hädanefter benämnd Polismyndigheten). Med arrestantbevakning avses sedvanliga arbetsuppgifter i arresten, såsom att bevaka personer förvarade i arresten, biträda polispersonal vid avvisitering och verkställande av frigivning samt vid utförande av delgivningsverksamheten. Det kan även bli aktuellt att biträda poliser vid transporter eller genomföra transporter självständigt, exempelvis till häktesförhandling och i förekommande fall vidare transport till häkte samt i vissa fall även längre transporter. Dessutom avses bevakningsuppdrag på annan plats, exempelvis sjukhus. Polismyndigheten avgör från fall till fall vilken tillsyn och insats som krävs. Vid transporter används Polismyndighetens bilar. Uppdragets karaktär förutsätter att antagen anbudsgivare tar ansvar för verksamheten samt självständigt genomför uppdraget och löser de problem och frågeställningar som uppkommer. Detaljerad utformning av löpande rutiner fastställs av ansvarigt distrikt/område/avdelning inom Polismyndigheten och kommer att hålla sig inom ramen för vad som anges i detta Förfrågningsunderlag. Det är i första hand fråga om muntliga instruktioner från Polismyndigheten. Polismyndigheten eller berörda distrikt/ områden/avdelningar kommer dock inte att detaljreglera frågor där antagen anbudsgivare har att följa riktlinjer eller föreskrifter som utfärdats av annan myndighet (t.ex. arbetsmiljöfrågor). 2.2 Omfattning Uppdraget omfattar regelbunden arrestantbevakning vid polishuset i Eskilstuna. Behov finns även att vid längre frånvaro och semester kunna avropa tjänsten. Utöver detta kan Arrestantbevakning Sida 2 av 9 Anbudsförfrågan

3 tillfällig bevakning förekomma vid hastigt uppkomna behov, exempelvis bevakning på sjukhus eller transporter Fasta bevakningstider Uppdraget innefattar fasta bevakningstider enligt nedanstående: Tider 23:00 08:00 söndag till torsdag med en arrestantvakt (nattpass). 16:00 23:00 måndag till torsdag med två arrestantvakter (kvällspass). Fredag 17:00 t.o.m. söndag 23:00 med två arrestantvakter. 15:00-16:00 måndag till fredag en arrestantvakt. Under tid då en person tjänstgör sker detta i samarbete med polis/civilanställd Tillgänglighet Leverantören ska hålla dygnstäckande jour och är skyldig att ta emot avrop dygnet runt årets alla dagar via telefon. Avrop ska ställas till Leverantören alternativt till en larmcentral eller annan beställningsmottagare som Leverantören är ansluten till och som är bemannad dygnet runt. Det är viktigt att det finns ett telefonnummer dit Polismyndigheten kan vända sig för att avropa tjänsten Inställelsetid Leverantören ska kunna tillhandahålla personal, en person, till polisarrest/bevakningsställe inom en (1) timme från mottaget avrop utöver de fasta bevakningstiderna. 2.3 Avtal Polismyndigheten har för avsikt att teckna avtal med en anbudsgivare. 2.4 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknats av båda parter, och gäller i två (2) år. Polismyndigheten äger rätt men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med upp till tolv (12) månader i taget i maximalt två (2) år. 2.5 Avrop Rätt att avropa från avtalet tillkommer Polismyndigheten i Södermanlands län. 2.6 Volym Polismyndigheten uppskattar att tjänsten, utöver de fasta bevakningstiderna, kommer att avropas under ca timmar under hela avtalsperioden inklusive optionsår. Polismyndigheten garanterar dock inte några avropade volymer. Avrop utöver de schemalagda tiderna kommer att ske efter behov. De fasta bevakningstiderna enligt punkten utgår från dagens behov och kan komma att ändras under avtalsperioden. Arrestantbevakning Sida 3 av 9 Anbudsförfrågan

4 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och eventuella underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilaga 1, Formulär för anbudsgivare, och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilaga 2, Formulär för underleverantör, och bifogas anbudet. 3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna respektive formulär, bilaga1 och 2, och foga det till anbudet för att intyga de är fria från hinder samt är registrerade enligt ovanstående stycke. Formulären skall vara undertecknade av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga bilaga 2, Formulär för underleverantör, till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige. 3.3 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och Arrestantbevakning Sida 4 av 9 Anbudsförfrågan

5 avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet. Dokument som lämnas in av anbudsgivaren för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumentationen. Årsredovisningar får dock vara äldre. 3.4 Tillstånd Anbudsgivaren skall inneha tillstånd för att bedriva bevakningsverksamhet i Sverige (vara auktoriserat bevakningsföretag). Detta krav gäller även eventuell underleverantör som ska bedriva bevakningsverksamhet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare är auktoriserade att bedriva bevakningsverksamhet i Sverige genom kontroll mot Länsstyrelsen. 3.5 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha utfört efterfrågade tjänster, alternativt andra bevakningstjänster för minst tre (3) uppdragsgivare under de tre (3) senaste åren räknat från sista dag att lämna anbud. Som bevis på ovanstående skall anbudsgivaren ange, förslagsvis i bilaga 1, en förteckning över de tre (3) viktigaste uppdragsgivarna, för vilka anbudsgivaren har utfört bevakningstjänster under de tre (3) senaste åren räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling med uppgift om namn, organisationsnummer och kontaktperson samt en kort beskrivning av uppdragets omfattning och karaktär. Rikspolisstyrelsen kan komma att bekräfta att uppdragen utförts genom att ta kontakt med uppdragsgivaren. 3.6 Teknisk och yrkesmässig kapacitet Utbildning Personalen som offereras som arrestantvakter skall ha kompetens i form av: komplett grundväktarutbildning (del 1 och 2) godkännande av Länsstyrelsen för arbete som väktare B-körkort Som bevis på bevakningspersonalens grundväktarutbildning skall intyg på utbildning bifogas över den personal som kommer att arbeta som arrestantvakter. Det är önskvärt att en personallista bifogas samt kopia på körkort. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera mot Länsstyrelsen att personal är godkända att arbeta som väktare. Har anbudsgivare namngivit personal som inte är godkända enligt denna punkt innebär det inte att anbudsgivaren utesluts under förutsättning att anbudsgivaren även uppgivit annan personal som uppfyller kraven. Arrestantbevakning Sida 5 av 9 Anbudsförfrågan

6 Observera All personal som ska arbeta som arrestantvakt måste, utöver kraven på utbildning och godkännande ovan, även inneha ett arrestantvaktsförordnande från Polismyndigheten i Södermanlands län för att arbeta i arresten Personal som inte redan har, eller nyligen haft, sådant förordnande kommer att utbildas av Polismyndigheten, se bilaga 4, Utbildningsplan, för att erhålla ett förordnande. Polismyndigheten avgör ifall arrestantvakt vars förordnande har gått ut behöver utbildas på nytt eller inte. Leverantören står för lönekostnader under samtliga utbildningar. 4 KRAV PÅ TJÄNSTEN De krav som ställs på föremålet för upphandlingen samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 4.1 Tillgänglighet Antagen leverantör skall ta emot avrop dygnet runt årets alla dagar via telefon, hålla dygnstäckande jour årets alla dagar samt ha en inställelsetid till bevakningsstället på maximalt en (1) timme från mottaget avrop med antal tillgängliga personer enligt nedan (utöver den fasta bevakningstiden). Inställelsetid 1 tim (60 min) 1 Tillgängliga personer Anbudsgivaren skall beskriva hur verksamheten kommer att organiseras för att uppfylla kraven på tillgänglighet, förslagsvis i bilaga 1. Det är viktigt för Rikspolisstyrelsen att veta var anbudsgivaren utgår ifrån, d.v.s. var personalen finns, hur resurserna disponeras såväl geografiskt som tidsmässigt samt hur leverantören avser att gå tillväga för att ta emot avrop via telefon dygnet runt. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK i enlighet med bilaga 3, exklusive mervärdesskatt. Priserna lämna förslagsvis i Prisbilagan (bilaga 3). Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i Förfrågningsunderlaget samt bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Arrestantbevakning Sida 6 av 9 Anbudsförfrågan

7 5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, faxnummer, adress m.m. 5.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polismyndigheten och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigt undertecknande av bilaga 1, Formulär för anbudsgivare, godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 5.4 Särskilda kontraktsvillkor Anbudsgivare uppmanas att särskilt studera punkterna 5 Leverantörens åtaganden och 18 Säkerhetsprövning i Avtalsunderlaget, bilaga 5. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE 6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga i tid inkomna anbud i två (2) på varandra följande faser i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa utvärderingsgrunden lägsta pris för tilldelning av kontrakt. 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen Vid kvalificeringen sker en prövning om anbudsgivaren uppfyller de ställda kraven i punkten 3, Krav på anbudsgivare, samt om anbud är korrekt inlämnade och innehåller all den dokumentation avseende de uppgifter som infordrats. Enbart de anbud som uppfyller kraven och är korrekt inlämnade har kvalificerat sig till fas 2, Utvärderingsfasen. 6.3 Utvärderingsfasen I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på tjänsten enligt punkt 4 Krav på tjänsten och de kommersiella kraven i punkt 5. Därefter kommer en prövning ske av vilken anbudsgivare som lämnat anbudet med det lägsta priset. För att få fram lägsta pris är varje efterfrågad prispost i bilaga 3 multiplicerad med det uppskattade antalet timmar som tjänsten beräknas behövas under hela avtalsperioden inkl. optioner. Månadstaxan är multiplicerad med det avtalsperiodens antal månader. Det anbud som får den lägsta anbudssumman är det anbud som kommer att antas. Arrestantbevakning Sida 7 av 9 Anbudsförfrågan

8 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.1 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar. Det är önskvärt att pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande undviks. 7.2 Anbudets disposition Det är önskvärt att anbudet disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.3 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 28 februari 2014, om inte annat överenskommes på initiativ av Rikspolisstyrelsen. Anbudsgivaren är bunden av sitt anbud trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigt undertecknande av bilaga 1, Formulär för anbudsgivare, godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.4 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigt undertecknande av bilaga 1, Formulär för anbudsgivare, godtas som undertecknande av anbud. 7.5 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. Elektroniska anbud kommer inte att beaktas. ANBUD Arrestantbevakning 7.6 Anbudets avlämnande Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 27 maj Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Arrestantbevakning Sida 8 av 9 Anbudsförfrågan

9 7.7 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Eventuell förhandling påkallas av Rikspolisstyrelsen. 7.8 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.9 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Annica Östlund Upphandlare Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Prisbilaga 4. Utbildningsplan 5. Avtalsunderlag, jämte bilagor Arrestantbevakning Sida 9 av 9 Anbudsförfrågan

10 Bilaga 4 SCHEMA ARRESTANTVAKTSUTBILDNING Utbildningen kommer att genomföras med teori samt praktik. Avslutningsvis kontrolleras kompetensen genom ett prov därefter godkännes deltagarna. Utbildningen delas upp i två block. Block 1: Teori samt konflikthantering måndag-torsdag. Block 2: Bilkörning. Block 3: Praktik 2 ggr 8 timmar tillsammans med ordinarie arrestvakt. Syftet samt specificerat innehåll presenteras separat. Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Introduktion, presentation av utbildningen samt praktiska frågor Samhällsorientering, polisens organisation m.m Juridik Brand Konflikthantering Körutbildning Kaffe Kaffe Kaffe Juridik, nöd, nödvärn Yrkesetik Juridik Lunch Lunch Lunch Lunch Lunch Konflikthantering/ självskydd Konflikthantering/ självskydd Konflikthantering/ självskydd Droger Skrivning Körutbildning

11 AVTALSUNDERLAG Bilaga 5 Datum Rikspolisstyrelsen Diarienr (åberopas vid korresp) Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen RAMAVTAL ARRESTANTBEVAKNING POLISMYNDIGHETEN I SÖDERMANLANDS LÄN

12 Innehållsförteckning 1. PARTER BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN HANDLINGAR AVTALSTID Implementeringstid för Avtalet LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Tjänstens utförande Tillgänglighet Inställelsetider Fasta bevakningstider Tjänstgöringsschema för fasta bevakningstider Personal Dygnsvila Yrkes- och utbildningskvalifikationer Utbildning tillhandahållen av Polisen Bibehållande av kompetens Klädsel POLISENS ÅTAGANDEN PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN AVROPSVILLKOR Avropsberättigade Avrop Bekräftelse av avrop Avbeställning av avrop FÖRSENING, PÅFÖLJDER FEL, PÅFÖLJDER Ersättning för direkta kostnader Vite PRIS, BETALNING M.M INDEXREGLERING FAKTURERING M.M BEFRIELSEGRUNDER HÄVNING ANSVAR FÖR TREDJE PART SKADA SKADESTÅND ANSVARSFÖRSÄKRING SÄKERHET OCH SEKRETESS Arrestantbevakning Sida 2 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

13 20. SÄKERHETSPRÖVNING PERSONALKOSTNADER VERKSAMHET MARKNADSFÖRING UNDERLEVERANTÖR STATISTIK UPPSÄGNING MEDDELANDEN ÖVERLÅTELSE AV AVTALET ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILLÄMPLIG LAG TVIST AVTALSBILAGOR Arrestantbevakning Sida 3 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

14 1. PARTER Mellan Polismyndigheten i Södermanlands län ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet utföra arrestantbevakning, ( Tjänsten ), för Polisen. Polisen och Leverantören kan i Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 2. BEHÖRIGHET ATT FÖRETRÄDA POLISEN Behörighet att företräda Polisen vad gäller Avtalet och andra rättshandlingar i anslutning till Avtalet samt tvist angående tolkning av Avtalet och därmed sammanhängande rättsförhållanden tillkommer Polismyndigheten i Södermanlands län. 3. HANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1. Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2. Detta avtal, Avtalet, daterat 200å-mm-dd 3. Förfrågningsunderlaget, daterat 200å-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar 4. Leverantörens anbud, daterat 200å-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen. 4. AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då det undertecknas av båda parter, dock tidigast den 1 augusti 2013, och gäller två år framåt i tiden. Polisen äger rätt men har ej skyldighet att förlänga Avtalet med upp till tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast sex (6) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 4.1 Implementeringstid för Avtalet Implementeringstiden för avtalet är en (1) månad från då avtalet träder i kraft, när en (1) månad har passerat ska Leverantören leverera enligt Avtalet fullt ut. Polisen ska under implementeringstiden tillhandahålla avtalad utbildning. Arrestantbevakning Sida 4 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

15 5. LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Tjänsten enligt detta Avtal avser arrestantbevakning. Med arrestantbevakning avses sedvanliga arbetsuppgifter i arresten såsom att bevaka personer förvarade i arresten eller på annan plats, exempelvis sjukhus, att biträda polispersonal vid avvisitering och verkställande av frigivning. I tjänsten ingår även att med polisens fordon transportera arrestanter, med eller utan biträde från polis. Polisen avgör från fall till fall vilken tillsyn och insats som krävs. 5.1 Tjänstens utförande Leverantören förbinder sig att utföra Tjänsterna professionellt, med omsorg och i enlighet med de instruktioner som kan meddelas av Polisen. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. 5.2 Tillgänglighet Leverantören åtar sig att hålla dygnstäckande jour och är skyldig att ta emot avrop dygnet runt årets alla dagar via telefon. Avrop ska ställas till Leverantören alternativt till en larmcentral eller annan beställningsmottagare som Leverantören är ansluten till och som är bemannad dygnet runt. Det ska endast finns ett telefonnummer dit Polisen kan vända sig för att avropa Tjänsten. 5.3 Inställelsetider Leverantören ska kunna tillhandahålla personal, en person, till polisarrest/bevakningsställe inom en (1) timme från mottaget avrop utöver de fasta bevakningstiderna. Polisen kan träffa överenskommelse med leverantören om andra inställelsetider än vad som anges ovan. Sådan överenskommelse sker separat vid varje tillfälle. Beställaren kan, när omständigheterna så kräver, ställa önskemål om kortare inställelsetid. Leverantören ska när det är praktiskt möjligt tillmötesgå en sådan begäran. 5.4 Fasta bevakningstider Uppdraget innefattar fasta bevakningstider enligt nedan: Tider 23:00 08:00 söndag till torsdag med en arrestantvakt (nattpass). 16:00 23:00 måndag till torsdag med två arrestantvakter (kvällspass). Fredag 17:00 t.o.m. söndag 23:00 med två arrestantvakter. 15:00-16:00 måndag till fredag en arrestantvakt Under tid då en person tjänstgör sker detta i samarbete med polis/civilanställd. De fasta bevakningstiderna ska planeras i förväg i sexveckorsintervaller. Arrestantbevakning Sida 5 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

16 5.4.1 Tjänstgöringsschema för fasta bevakningstider Ett tjänstgöringsschema över den personal som är planerad att arbeta under de fasta bevakningstiderna ska vara Polisen, Servicechefen Polisområde Norr Eskilstuna, tillhanda senast en (1) vecka innan sexveckorsperioden påbörjas. 5.5 Personal Leverantören ansvarar för att Tjänsterna utförs av personer med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. Leverantören är därvid skyldig att endast anlita de personer som anges i personalförteckning i avtalsbilaga 3 eller de personer som Polisen godkänt vid byte. För de fall någon av personerna i personalförteckningen blir otillgänglig för Tjänsternas utförande eller om Polisen anser att någon av dessa saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att avhjälpa bristen. Leverantören ska därvid ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet förutsatt att det kan ske utan påverkan på Tjänsternas kvalité. Polisen ska godkänna ett sådant byte. Polisen behöver därvid inte motivera varför personen inte längre är önskvärd. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor Dygnsvila Leverantören ska tillse att personalen som ska tjänstgöra vid Polisen erhållit erforderlig dygnsvila enligt arbetstidslagen innan arbetspasset påbörjats Yrkes- och utbildningskvalifikationer Leverantören är skyldig att tillhandahålla personal med nedan angivna kompetens: - Arrestantvakterna ska ha erforderlig kompetens i form av komplett grundväktarutbildning (del 1 och 2); - Innehar gällande arrestantvaktsförordnande vid Polismyndigheten i Södermanland samt; - Innehar B-körkort Utbildning tillhandahållen av Polisen Personal som inte har något arrestantvaktsförordnande ska med godkänt resultat genomgå en av Polisen anordnad utbildning (utbildningsplan, bilaga 2) för att erhålla ett arrestantvaktsförordnande. För personal som tidigare innehaft arrestantvaktsförordnande kommer Polisen göra en bedömning huruvida dessa behöver utbildas på nytt eller inte. Polisen avser att utbilda Leverantörens personal att transportera frihetsberövade. För personal som genomgår utbildning för att erhålla arrestantvaktsförordnande ingår utbildning i att transportera frihetsberövade. Arrestantbevakning Sida 6 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

17 Personal som redan innehar arrestantvaktsförordnande från Polismyndigheten i Södermanlands län men som inte har utbildats i transport ska genomgå transportutbildning. Utbildningen beräknas till två (2) dagar och utbildningstillfälle planeras in tillsammans med Leverantör i samband med att avtal har tecknats. Vid transporter tjänstgör minst två (2) personer. Polisen avser att årligen fortbilda Leverantörens personal. Leverantören ska tillse att berörd personal bereds tillfälle att delta i de årliga fortbildningarna (2 dagar) som anordnas av Polisen. Leverantören ansvarar för lönekostnader under ovan angivna utbildningar Bibehållande av kompetens För att säkerställa att personalen bibehåller sin kompetens ska varje arrestantvakt som Leverantören tillhandahåller fullgöra minst två (2) arbetspass per månad som arrestantvakt för Polismyndigheten i Södermanlands län. I det fallet att arrestantvakt, som under en period inte fullgjort två (2) arbetspass per månad för Polisen, ska återintroduceras är Leverantören skyldig att utöver den arrestantvakt som ska återintroduceras tillhandahålla ytterligare en, enligt detta avtal godkänd arrestantvakt, utan kostnad för Polisen som stöd för den som ska återintroduceras Klädsel Leverantör ska tillhandahålla all klädsel som är nödvändig för utförandet av efterfrågade tjänster ur ett arbetsmiljömässigt perspektiv, detta inkluderar bl.a. knivkyddshandskar och skyddsskor. Personal som ska utföra Tjänsten ska ha enhetlig och diskret klädsel. 6. POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: i. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. ii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsterna med egen personal iii. Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra tjänsterna med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet; Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkänd Tjänst samt att bereda Leverantörens personal tillträde till de lokaler/platser där Tjänsten ska utföras. 7. PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. Arrestantbevakning Sida 7 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

18 8. AVROPSVILLKOR 8.1 Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Polismyndigheten i Södermanlands län, ( Beställare ). 8.2 Avrop Polisen äger rätt att avropa Tjänsterna enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsterna ska kunna avropas via telefon och innehålla följande: i. Hänvisning till Avtalet. ii. Beställarens namn och kontaktuppgifter. iii. Specificering och omfattning av de Tjänster som avropas. iv. Tidpunkt då inställelse ska ske. Om ingen inställelsetid anges är inställelsetiden en timme från mottaget avrop (Avtalad inställelsetid). v. Plats där tjänsterna ska utföras. vi. E-postadress för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören dygnet runt på nedan angivna telefonnummer: Telefon: 8.3 Bekräftelse av avrop Samtliga, av Polisen, genomförda avrop ska bekräftas skriftligen av Leverantören via e-post inom nedan angiven tid. - Avrop enligt timtaxa 1 i prisbilagan ska bekräftas av leverantören senast 7 dagar efter mottaget avrop. - Avrop enligt timtaxa 2 i prisbilagan ska bekräftas omedelbart, dock senast 24 timmar efter mottaget avrop. - Avrop enligt timtaxa 3 i prisbilagan ska bekräftas omedelbart, dock senast 10 minuter efter mottaget avrop. Bekräftelsen ska som minst innehålla inställelsetid samt antal arrestantvakter som avropats. 8.4 Avbeställning av avrop Polisen äger rätt att avbeställa avropade tjänster som ej har påbörjats. Vid avbeställning som sker samma dag som tjänsten ska utföras äger Leverantören rätt att debitera för två (2) timmar. Vid avbeställning dagen innan tjänsten ska utföras eller tidigare äger Leverantören inte rätt till någon ersättning. Avbeställning ska ske skriftligen av Polisen och bekräftas skriftligen av Leverantören. Arrestantbevakning Sida 8 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

19 9. FÖRSENING, PÅFÖLJDER Försening föreligger när Faktisk Inställelsetid inträder efter Avtalad Inställelsetid, d.v.s. när personal inte inställer sig på den tid som anges i avropet eller enligt det fasta tjänstgöringsschemat. Om dröjsmålet överstiger 30 minuter från Avtalad Inställelsetid är det att anse som ett fel enligt punkten 10 Fel, påföljder. Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Inställelsetid eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Avtalad Inställelsetid kan, efter anmälan enligt ovan samt om möjligt med hänsyn till verksamheten, flyttas fram till en enligt omständigheterna motiverad tidpunkt. Om försening föreligger som inte är att anse som ett fel äger Polisen rätt till vite om kronor per tillfälle och person. Rätten till vite är oaktat att Leverantören meddelat förseningen till Polisen. Beror förseningen på något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 13 Befrielsegrunder äger Polisen inte rätt till vite. Om Tjänsten inte utförts på Avtalad Inställelsetid och det inte är möjligt att flytta fram Avtalad Inställelsetid äger Polisen rätt att häva avropet och använda sig av annan leverantör. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Tjänsten göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 10. FEL, PÅFÖLJDER 10.1 Ersättning för direkta kostnader Fel anses särskilt föreligga om Leverantören bryter mot villkoren i punkten 5.5 och samtliga underrubriker till punkten samt om Faktisk Inställelsetid överstiger 30 minuter i förhållande till Avtalad Inställelsetid. Föreligger fel enligt stycket ovan är detta av väsentlig betydelse för Polisen och Polisen äger rätt att omedelbart häva avropet utan ersättning till Leverantören. Polisen äger därvid rätt att begära ersättning för direkta kostnader, exempelvis Polisens kostnad för att kalla in extra polispersonal på övertid. Fel anses även föreligga om Tjänsten inte utförts enligt vedertagen branschpraxis, Polisens instruktioner, villkoren i avtalet eller om tjänsten på annat sätt avviker från avropet eller vad som särskilt överenskommits. Arrestantbevakning Sida 9 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag

20 Föreligger fel och detta är av väsentlig betydelse för Polisen äger Polisen rätt att häva avropet utan ersättning till Leverantören och, för det fall Tjänsten inte har blivit till fullo utförd, vända sig till annan leverantör för att få tjänsten utförd. Häver Polisen avropet på grund av Leverantörens fel äger Polisen rätt till ersättning för direkta kostnader Vite I det fallet att Leverantören bryter mot nedanstående villkor har Polisen rätt att begära vite. a) Inte svarar på och bekräftar avrop enligt villkoren i punkterna 5.2 och 8.3; b) Inte skickar tjänstgöringsschema i den tid som anges i avtalet i punkten I det fallet att Leverantören vid upprepade tillfällen bryter mot nedanstående villkor har Polisen rätt att, utöver ersättning enligt punkten 10.1, begära vite. c) Skickar personal som ej tjänstgjort minst två gånger per månad och inte samtidigt tillhandahåller ytterligare en godkänd arrestantvakt enligt punkten 5.5.4; d) Skickar personal som inte fått tillräcklig dygnsvila enligt punkten 5.5.1; Är Polisen berättigad till vite enligt punkterna a), c) och d) ska detta utgå med kr per tillfälle och punkt. Är Polisen berättigad till vite enligt punkten b) ska detta utgå med kr per tillfälle. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Tjänsten göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 11. PRIS, BETALNING M.M. Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras i denna bestämmelse samt Avtalsbilaga 1 Prislista. Ändras behovet av de fasta bevakningstiderna ska månadstaxan justeras upp eller ned beroende på om behovet ökar eller minskar. Vid justeringen ska det i prislistan angivna priset för timtaxa 1 användas. För tider som avser tjänstgöring kväll och helg ska dessa beräknas med ett påslag på timtaxa 1 om 30 % av skillnaden mellan timtaxa 1 och priset för timtaxa 1 storhelg. Polisen ska till Leverantören erlägga betalning för levererad och av Polisen godkänd Tjänst, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 13 Fakturering mm har inkommit till Polisen. Arrestantbevakning Sida 10 av 17 Bilaga 5 - Avtalsunderlag