Uppförandekod Göteborgs Hamn AB

Transkript

1 THE PORT OF SCANDINAVIA N E Uppförandekod Göteborgs Hamn AB

2 Innehåll INTRODUKTION AV VD... 4 ETISKA RIKTLINJER Sammandrag... 7 ETISKA RIKTLINJER... 8 Förhållningssätt till varandra... 8 Arbetsmiljö & hälsa... 9 Intressekonflikter Miljö Socialt ansvar Förhållande till kunder & samarbetspartners Förhållande till leverantörer Mutor och korruption Säkerhet & skydd av tillgångar IT Kommunikation TILLÄMPNING & UPPFÖLJNING FRÅGA DIG SJÄLV I DITT DAGLIGA ARBETE UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 3

3 Introduktion av VD TILL STYRELSE, FÖRETAGSLEDNING, MEDARBETARE & INHYRD PERSONAL Vår verksamhet berör många olika intressenter, såsom ägare, medarbetare, kunder, leverantörer, media, verk/myndigheter, politiker, allmänheten, samhället och övriga sam arbetspartners i hamnklustret. För att lyckas med vår huvuduppgift att skapa förutsättningar för ett starkt, effektivt och hållbart skandinaviskt godsnav krävs det att Göteborgs Hamn AB bibehåller en hög grad av trovärdighet och tillit samt att vi är pålitliga och ansvarstagande i kontakten med våra olika intressenter. Syftet med den här uppförandekoden är att säkerställa ett korrekt agerande i vårt dagliga arbete och att: tydliggöra vilka etiska riktlinjer som Göteborgs Hamn AB står för ge vägledning i viktiga frågeställningar tala om vad som är tillåtet/önskvärt agerande/handlande Aktuell lagstiftning och Göteborgs Stads ambitioner utgör miniminivån och skulle något i uppförandekoden stå i konflikt med dessa regelverk går dessa före koden. Uppförandekoden gäller alla som arbetar inom eller för Göteborgs Hamn AB, dvs styrelse, företagsledning, anställda och inhyrd personal. För att vi skall lyckas med våra ambitioner om att vara en pålitlig, ansvarstagande, neutral och rättvis samarbetspartner förväntar jag mig att alla som omfattas av denna uppförande kod läser igenom, förstår och följer innehållet. Magnus Kårestedt VD, Göteborgs Hamn AB Antagen av Göteborgs Hamn AB:s styrelse Syftet med den här uppförandekoden är att säkerställa ett korrekt agerande i vårt dagliga arbete. 4 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 5

4 ETISKA RIKTLINJER Sammandrag Förhållningssätt till varandra Hur vi agerar gentemot varandra och andra har stor betydelse för hur väl vi kan leva våra grundvärderingar: samverkan, hållbarhet, innovation och pålitlighet. Humor och glädje är viktigt på vår arbetsplats. Arbetsmiljö & Hälsa Göteborgs Hamn AB ska vara en arbetsplats som kännetecknas av en god och säker arbetsmiljö. Anställda, kunder och samarbetspartners ska känna sig trygga med vårt sätt att hantera vår arbetsmiljö. Vi har medarbetarnas hälsa i fokus. Intressekonflikter Vi får inte låta vårt egenintresse eller familjeintresse påverka vårt professionella omdöme. Miljö Vi ska medverka till en långsiktigt hållbar utveckling genom att bedriva ett proaktivt miljöarbete. Socialt ansvar Vi ska göra vad vi kan för att vara en del av lösningen på de utmaningar som vårt samhälle står inför lokalt i Göteborg, men även globalt samt vara en attraktiv arbetsplats. Förhållande till kunder & samarbetspartners Vi ska vara en ansvarstagande, oberoende, neutral och pålitlig samarbetspartner. Vi ser marknadsföring och representation som en naturlig del i att utveckla relationer och samverkan. Utgångspunkten i all representation är att den ska kännetecknas av måttfullhet. Förhållande till leverantörer Vi ska vara en ansvarsfull, pålitlig och kompetent beställare, med hög affärsetik. Som offentlig aktör styrs vår verksamhet av Lagen om offentlig upphandling. Osunda affärsrelationer får ej förekomma. Mutor och korruption Göteborgs Hamn AB:s chefer, medarbetare och andra som agerar på uppdrag av Göteborgs Hamn AB får inte erbjuda, betala ut eller ta emot mutor. Säkerhet & skydd av tillgångar För Göteborgs Hamn AB är det av största vikt att identifiera och värdera väsentliga hot mot personer, egendom, information och renommé/- goodwill. Så långt det är tekniskt och ekonomiskt möjligt ska riskerna för att hot uppstår eller leder till icke önskvärda situationer minimeras. Företagets tillgångar och verksamhet ska skyddas mot konkurrerande affärsintressen. IT Göteborgs Hamn AB är beroende av sitt goda rykte. Göteborgs Hamn AB kan därför inte acceptera att företagets namn förekommer i sammanhang som kan skada vårt anseende hos allmänheten, kunder eller kollegor. Vår IT-utrustning får i begränsad omfattning användas för privat bruk. Kommunikation Med vår centrala ställning i nordiskt näringsliv ska Göteborgs Hamn AB vara transparenta, sakliga och proaktiva i vår kommunikation. Vi ska alla vara goda ambassadörer och verka för hamnens bästa. 6 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 7

5 ETISKA RIKTLINJER Arbetsmiljö & Hälsa Göteborgs Hamn AB ska vara en arbetsplats som kännetecknas av en god och säker arbetsmiljö. Anställda, kunder och samarbetspartners ska känna sig trygga med vårt sätt att hantera vår arbetsmiljö. Vi har medarbetarnas hälsa i fokus. Följa de regler och rutiner som finns för att undvika skador och olycksfall. Alltid använda den arbets- och skyddsutrustning som krävs. Rapportera avvikelser, tillbud, arbetsskador, arbetsmiljöproblem och förbättringsförslag. Eftersträva jämställdhet och mångfald där ingen diskrimineras eller kränks. Vara nyktra och drogfria på arbetsplatsen. Vara restriktiva med alkohol vid såväl intern som extern representation. Förhållningssätt till varandra Hur vi agerar gentemot varandra och andra har stor betydelse för hur väl vi kan leva våra grundvärderingar: samverkan, hållbarhet, innovation och pålitlighet. Humor och glädje är viktigt på vår arbetsplats. Erbjuda företagsgemensamma och riktade insatser inom hälsa och friskvård. Uppmuntra våra anställda att aktivt delta i hälsofrämjande aktiviteter. Vårt gemensamma förhållningssätt är därför att: Skapa engagemang och samverkan genom delaktighet. Dela med oss av information och i största möjliga mån alltid återkoppla den till andra och varandra, för att skapa ett så öppet klimat som möjligt. tro gott om och respektera andra och varandra, och påminna oss om att uppmuntra varandra. Vår utgångspunkt är att alla gör sitt bästa. bejaka mod och uppmuntra egna beslut. Ett tillåtande klimat är grunden för att våga ta initiativ och testa. Ha ett gemensamt synsätt på hållbarhet som inkluderar tre perspektiv: socialt, miljömässigt och ekonomiskt ansvarstagande. Våra grundvärderingar är: samverkan, hållbarhet, innovation och pålitlighet. sträva efter ökad handlingskraft vi bjuder in och respekterar varandras olika åsikter, men vi vågar också ta annat än konsensusbeslut när så krävs. Respektera överenskomna regler, arbetssätt och tider. All intern representation kännetecknas av kostnadsmedvetenhet. Vi säger hej, ger varandra feedback och inbjuder till ett gott arbetsklimat. 8 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 9

6 Intressekonflikter Vi får inte låta vårt egenintresse eller familjeintresse påverka vårt professionella omdöme. Undvika situationer där vår lojalitet kan bli kluven. Inte försätta oss i situationer där egenintressen eller familjeintressen kan komma i konflikt med Göteborgs Hamn AB:s intressen. Inte vara chef över eller själv rekrytera en nära anhörig. Inte ha en nära relation med underställd personal. Inte använda vår ställning inom Göteborgs Hamn AB för egen vinning eller för en familjemedlems, väns eller medhjälpares vinning. Inte ta emot gåvor, tjänster eller nöjesaktiviteter som skulle kunna feltolkas. Undvika affärsförehavanden mellan Göteborgs Hamn AB och företag eller organisationer som du, en familjemedlem eller en enskild person som du behandlar som en familjemedlem, förvaltar eller har ett ekonomiskt intresse i. Inte ha styrelseuppdrag eller andra anställningar som skulle kunna hamna i konflikt med Göteborgs Hamn AB:s intressen. Medarbetare som tror att de kanske har hamnat eller kan komma att hamna i en intressekonflikt måste informera sin närmaste chef eller HR-representant, så att Göteborgs Hamn AB kan ta ställning till om en konflikt existerar eller ej. Miljö Göteborgs Hamn AB ska medverka till en långsiktigt hållbar utveckling genom att bedriva ett proaktivt miljöarbete. Medarbetare som tror att de kanske har hamnat eller kan komma att hamna i en intressekonflikt måste informera sin närmaste chef eller HR-representant. Källsortera och minimera avfall. Överväga resfria möten. Efterfråga och välja miljömärkta varor och tjänster. Spara energi och resurser. Uppmuntra varandra till att göra bra miljöval i det dagliga arbetet. Värdera miljökonsekvenser i beslut och välja de miljöbästa alternativen där det är ekonomiskt rimligt. Förebygga miljöolyckor och upprätthålla en god beredskap för att begränsa effekten i händelse av olycka. I dialog och samverkan med våra kunder, leverantörer och andra intressenter bidra till att minska de lokala luftutsläppen, växthusgaserna, buller och utsläpp till vatten från: sjöfart, hamnverksamhet, hamnutveckling och landtransporter. 10 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 11

7 Förhållande till kunder & samarbetspartners Vi ska vara en del av lösningen på de utmaningar som vårt samhälle står inför. Göteborgs Hamn AB ska vara en ansvarstagande, oberoende, neutral och pålitlig samarbetspartner. Vi ser marknadsföring och representation som en naturlig del i att utveckla relationer och samverkan. Utgångspunkten i all representation är att den ska kännetecknas av måttfullhet. Behandla kunder & samarbetspartners likvärdigt, utan att favorisera någon. Hålla ingångna avtal och affärsuppgörelser. Alltid vara en god ambassadör för Göteborgs Hamn AB. Vara restriktiva med alkohol. Aldrig vistas i miljöer eller nyttja något som kan skada vårt rykte såsom porrklubbar, droger eller kriminell verksamhet. all representation kännetecknas av kostnadsmedvetenhet. Kostnaderna ska alltid vägas mot nyttan och att det föreligger koppling till vårt uppdrag. Socialt ansvar Göteborgs Hamn AB ska göra vad vi kan för att vara en del av lösningen på de utmaningar som vårt samhälle står inför lokalt i Göteborg, men även globalt samt vara en attraktiv arbetsplats. Hålla oss uppdaterade om vilka utmaningar som finns lokalt/globalt. Samverka med socialt inriktade frivilligorganisationer. Försäkra oss om att vi inte bidrar till att bryta mot mänskliga rättigheter. Välja rättvisemärkta varor och tjänster i första hand. Kunna erbjuda kunden/samarbetspartnern möjlighet att betala självkostnadspriset vid vad som kan uppfattas som mer påkostade arrangemang. Försiktighet iakttas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Är make/maka/sambo/registrerad partner medbjuden ökar risken för att representationen kan anses otillbörlig. Uppmuntra & arrangera sociala aktiviteter som passar alla oavsett kön och religion. Vara restriktiva med att lämna gåvor och endast ge gåvor vid rätt tillfälle och alltid till en skälig prisnivå. Hamnbolagets motiv och mottagarens integritet ska inte kunna ifrågasättas. aldrig lämna gåvor eller andra förmåner på Göteborgs Hamn AB:s vägnar i syfte att skaffa sig fördelar för personlig del. Ställa etiska/sociala krav vid inköp och upphandling så långt det är möjligt. erbjuda praktikplatser, studiebesök, examensarbete och sommarjobb till skolungdomar, långtidsarbetslösa och nyutexaminerade studenter, inklusive nära anhöriga. Vara en arbetsplats där arbete går att kombinera med familj och fritid, och att föräldraledighet uppmuntras och underlättas. Ta vara på mångfalden. samverka, medverka och stimulera den akademiska världen att forska inom väsentliga utmaningar som vårt samhälle och bransch står inför. Bidra till och samverka för ett rikt kulturliv i Göteborg. 12 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 13

8 Förhållande till leverantörer Vi skall vara en ansvarsfull, pålitlig och kompetent beställare, med hög affärsetik. Som offentlig aktör styrs vår verksamhet av Lagen om offentlig upphandling. Osunda affärsrelationer får ej förekomma. Verka utifrån begreppen objektivitet, affärsmässighet och likabehandling. säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens riktlinjer. Vid val av leverantör/konsult, där ett privat umgänge förekommer, ska särskild försiktighet iakttas samt närmaste chef informeras. rese- och logikostnader, vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer, alltid betalas av Göteborgs Hamn AB. närmaste chef hålls informerad om de events, middagar, julbord etc som medarbetaren ämnar gå på. Under pågående upphandling bör särskild restriktivitet råda. Försiktighet iakttas vid ofta återkommande representation mot en och samma person eller grupp av personer. Är make/maka/sambo/registrerad partner medbjuden ökar risken för att förmånen ska anses otillbörlig. Vi ska vara en ansvarsfull, pålitlig och kompetent beställare, med hög affärsetik. Inte ta emot gåvor (som överstiger 400 kr) och gåvor i samband med högtidsdagar (som överstiger 1300 kr). OBS! beloppsgränserna är inte absoluta och en gåva kan anses otillbörlig även om värdet är ringa, särskilt om gåvan kan förknippas med en viss prestation. Anställda inte tar emot gåvor på sin hemadress. öppenhet kring mottagande av gåvor bör ske till närmaste chef, som avgör om gåvan skall behållas av den anställde eller tillfalla företaget. ett privat nyttjande av tjänster från anlitad leverantör i tjänsten kommuniceras med närmaste chef och att marknadspris gäller. anställda inom Göteborgs Hamn AB inte tar emot rabatter, följderbjudanden eller andra förmåner som inte riktar sig till samtliga anställda inom företaget. Vi inte tar emot erbjudanden om båtar, fritidshus, fordon för privat bruk eller helt eller delvis betalda nöjes- eller semesterresor. 14 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 15

9 Mutor och korruption Göteborgs Hamn AB:s chefer, medarbetare och andra som agerar på uppdrag av Göteborgs Hamn AB får inte erbjuda, betala ut eller ta emot mutor. aldrig utnyttja mutor, bestickning eller otillåten ersättning av någon form i relation till kunder, leverantörer, myndigheter eller andra beslutsfattare med syftet att erhålla eller behålla förmånliga beslut eller affärer. Vi ber eller tillåter heller aldrig tredje part att göra det på våra vägnar. aldrig ta emot gåvor av en leverantör/kund som kan misstänkas vilja erhålla en otillbörlig fördel. Säkerställa att gåvor, aktiviteter och ageranden inte kan misstolkas. Rapportera alla misstankar om eventuell korruption till närmaste chef. Vad är korruption? Korruption innebär att utnyttja sin ställning för att uppnå personlig eller affärsmässig vinning för sig själv eller andra. Korruption är förbjudet enligt lag. Aktiv korruption (bestickning) är när någon erbjuder en annan person en otillbörlig förmån inom ramen för befattning, värv eller uppdrag. Passiv korruption (mutbrott) är när någon kräver, tar emot eller accepterar ett erbjudande om otillbörlig förmån inom ramen för befattning, värv eller uppdrag. En förmån är otillbörlig där förhållandet är tydligt klandervärt. Vad som är otillbörligt avgörs med bakgrund av: bidragets syfte, givarens ställning/position, bidragets värde, bidragets art, om arbetsgivaren/uppdragsgivaren är informerad och om det strider mot interna riktlinjer. Kontrollfrågor vid erbjudande från utomstående: 3 Är detta en förmån och varför erbjuds den mig? 3 Finns det en koppling mellan förmånen och min tjänsteutövning? 3 Hur är förmånen beskaffad och vad är den värd? 3 Vilket inflytande har jag på min arbetsgivares relation med den som erbjuder förmånen? Skulle tveksamhet uppstå är det rimligt att utgå från att förmånen inte är tillåten. 16 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 17

10 Undvik att diskutera känslig information på offentliga platser. Säkerhet & skydd av tillgångar För Göteborgs Hamn AB är det av största vikt att identifiera och värdera väsentliga hot mot personer, egendom, information och renommé/goodwill. Så långt det är tekniskt och ekonomiskt möjligt ska riskerna för att hot uppstår eller leder till icke önskvärda situationer minimeras. Företagets tillgångar och verksamhet ska skyddas mot konkurrerande affärsintressen. Alla väsentliga hot och risker omedelbart rapporteras till närmaste chef samt säkerhetschef. omedelbart kontakta säkerhetschef eller Port Security vid misstanke om exempelvis stöld, brott mot tillträdesreglerna och obehörig som uppehåller sig i närheten av våra hamnanläggningar. Känslig information om anställda, samarbetspartners, kunder och övriga intressenter behandlas med stor försiktighet. Känslig information såsom affärsplaner, affärsprocesser, ekonomisk information, kundavtal, uppgifter som kan påverka hamnskyddet mm behandlas med sekretess/stor försiktighet. Åtagandet att bevara informationen konfidentiell gäller även när din anställning/uppdrag vid Göteborgs Hamn AB har upphört. Förvara och hantera våra datorer så att inte obehöriga får åtkomst till informationen som ligger lagrad. Undvika att diskutera känslig information på offentliga platser såsom flygplatser, allmänna kommunikationer, restauranger, barer, hissar, toaletter och kaféer. bolagets gemensamma tillgångar och resurser används så effektivt som möjligt exempelvis kontorsmaterial, mobiler, tjänstefordon mm. 18 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 19

11 IT Göteborgs Hamn AB är beroende av sitt goda rykte. Göteborgs Hamn AB kan därför inte acceptera att företagets namn förekommer i sammanhang som kan skada vårt anseende hos allmänheten, kunder eller kollegor. Vår IT-utrustning får i begränsad omfattning användas för privat bruk. Vi inte skickar, vidarebefordrar eller lagrar material, besöker hemsidor som innehåller material som innebär: trakasserier, oförskämdheter, diskriminering eller som är olagligt (exempelvis rasistiskt, barnpornografiskt, upphovsrättsintrång), eller på annat sätt kan anses vara kränkande, stötande,klandervärt eller oetiskt. arbetsredskap som datorer, e-post, internetuppkoppling och mjukvaruprogram får i begränsad omfattning användas för privat bruk eller i övrigt utanför tjänsten, förutsatt att det inte medför förlust av arbetstid och att det inte inkräktar på dator- eller kommunikationskapaciteten. Vi inte använder internet för deltagande i spel eller i chatgrupper som inte är arbetsrelaterade. Undvika slöseri med bandbredd och diskutrymme genom att skicka eller aktivt söka erhålla onödigt många eller stora filer. Vi lagrar inte privata filer på bolagets servrar. Kommunikation Med vår centrala ställning i nordiskt näringsliv ska Göteborgs Hamn AB vara transparenta, sakliga och proaktiva i vår kommunikation. Vi ska alla vara goda ambassadörer och verka för hamnens bästa. Vara proaktiva i vår kommunikation, både vid positiva och negativa händelser. Tänk på hur du använder din IT-utrustning. Alltid eftersträva att lämna korrekt information. Påverka strategiska beslut & utveckling genom en aktiv närvaro, såväl i branschorganisationer som vid remissförfrågningar. Vara pålästa och insatta i Göteborgs Hamn AB:s vision, affärsidé och utmaningar. Ta varje tillfälle som ges att lyfta fram hamnen lokalt, nationellt och internationellt. Behandla alla förfrågningar om allmänna handlingar utan dröjsmål. Inte eftersöka källor eller fråga om vad informationen ska användas till, vilket strider mot offentlighetsprincipen. begränsa rätten att uttala sig å bolagets vägnar till VD, hans ställföreträdare eller annan person som utses att föra bolagets talan. Låta alla anställda ha rätten att uttala sig om sitt arbete, så länge man inte lämnar ut information av kommersiellt värde, det vill säga något som skulle kunna skada en kundrelation eller påverka konkurrensen negativt. Rätten att påtala missförhållanden är grundlagsskyddad. 20 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 21

12 TILLÄMPNING & UPPFÖLJNING Alla som omfattas av uppförandekoden ansvarar för att tillämpa och respektera innehållet. Varje chef ansvarar för att denna uppförandekod är känd och tillämpas av medarbetare och inhyrd personal. sunt förnuft används när du ska besluta om rätt åtgärd, eftersom vår uppförandekod inte täcker in alla eventuella situationer som kan uppstå. Om du är osäker så bör du fråga närmaste chef. Varje känd, misstänkt eller observerad överträdelse av lagar, förordningar eller denna uppförandekod, som du blir medveten om, rapporteras till närmaste chef. om du av olika skäl inte tycker dig kunna ta upp misstanke om en allvarlig oegentlighet med din chef, kan du vända dig till stadens whistleblowerfunktion: Telefon och SMS: Mail: efterlevnaden av innehållet i uppförandekoden följs fortlöpande upp som en naturlig del av den löpande verksamheten. Vid avvikelse från denna uppförandekod så kommer Göteborgs Hamn AB att medvetandegöra förseelsen för medarbetaren på olika sätt. Skulle misskötsamheten fortsätta trots att arbetsgivaren medvetandegjort så kan arbetstagaren riskera sin anställning. FRÅGA DIG SJÄLV I DITT DAGLIGA ARBETE: 3 Är det beslut/den åtgärd jag är på väg att vidta eller ej vidta i enlighet med våra grundvärderingar och etiska regler? 3 Har jag förstått risken med, och de eventuella konsekvenser av, mitt handlande? 3 Har jag, vid behov, sökt råd så att jag kan ta ett väl underbyggt beslut? 3 Föregår jag med gott exempel? 3 Har jag övervägt om Göteborgs Hamn AB påverkas? 3 Hur skulle det kännas om den åtgärd/handling som jag vidtar idag hamnar i tidningen eller på tv i morgon? Du ansvarar för att innehållet i denna skrift tillämpas. 22 UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN UPPFÖRANDEKOD GÖTEBORGS HAMN 23

13 Valentin&Byhr Maj 2012 SE Göteborgs Hamn är Nordens största hamn med fartygsanlöp om året. En tredjedel av svensk utrikeshandel går via Göteborgs Hamn och 65 procent av all containertrafik. Göteborgs Hamn är den enda hamnen i Sverige med kapacitet att ta emot världens största containerfartyg och har det bredaste utbudet av fartygslinjer både inom och utanför Europa. 24 tågpendlar med dagliga avgångar gör att företag i hela Sverige och Norge kan ha en miljöklok direktlinje till Nordens största hamn. I Göteborgs Hamn finns terminaler för energiprodukter, bilar, ro-ro, containrar och passagerare. Göteborgs Hamn, Göteborg. Telefon