IT-plan. Projekt: Västra Eriksberg, Göteborg

Transkript

1 IT-plan Projekt: Västra Eriksberg, Göteborg Version: 1.7 Datum: Upprättad av: Magnus Gustavsson

2 Innehållsförteckning 1 INLEDNING ALLMÄNT ALLMÄNNA RIKTLINJER PROJEKTSERVER PROJEKTPORTAL CAD-MANUAL PROJEKTSUMMERING ALLMÄNT PROJEKTOMFATTNING TIDPLAN ORGANISATIONSPLAN ÖVERGRIPANDE DOKUMENTSTRUKTUR ÖVERGRIPANDE DOKUMENTSTRUKTUR VILKA HANDLINGAR SKALL FINNAS TILLGÄNGLIGA FÖR ALLA I SYSTEMET HUR SKALL FILER OCH MAPPAR VARA BENÄMNDA I SYSTEMET IT-ORGANISATION IT-ORGANISATION DATASTÖD LOKALT KATALOGSTRUKTUR LOKALT PROGRAMVAROR SÄKERHET PROJEKTSERVER ALLMÄNT MÅLSÄTTNINGAR KATALOGSTRUKTUR I DELPROJEKTEN PÅ PROJEKTSERVERN BEHÖRIGHETER Allmänt Administratör Utomstående projektdeltagare UPPLADDNING AV HANDLINGAR Allmänt Handlingens placering i strukturen Filinformation REVIDERING AV HANDLING AVISERINGAR ARKIVERING AV DELPROJEKT PROJEKTPORTAL ALLMÄNT BILAGA 1. STANDARD MAPPNAMN BYGGNET BILAGA 2. STANDARD FILNAMN BYGGNET BILAGA 3. AO-OMRÅDESINFO PÅ BYGGNET BILAGA 4. DELPROJEKT INOM IN-GATOR OCH MEDIA PÅ BYGGNET BILAGA 5. DELPROJEKT INOM IN-TORG, KAJER PÅ BYGGNET BILAGA 6. ÖVRIGA DELPROJEKT INOM INFRASTRUKTUR PÅ BYGGNET BILAGA 7. DELPROJEKT INOM KVARTERSBYGGNATION PÅ BYGGNET Älvstranden Utveckling AB 1 av

3 1 Inledning 1.1 Allmänt Denna IT-plan är framtagen på uppdrag av Älvstranden Utveckling AB för exploateringen av området Västra Eriksberg. IT-planen är en projektspecifik instruktion som vänder sig till alla som på ett eller annat sätt deltar i hanteringen av information i projektet; byggherrar, beställare, konsulter, entreprenörer, myndigheter, hyresgäster m.fl. Syftet med IT-planen är att beskriva och stödja en effektiv dokumentsamordning, för att garantera ett problemfritt informationsutbyte med snabb åtkomst och kontroll. Manualen syftar även till att stödja kvalitetssäkringen i projektet, samt underlätta framtida förvaltning och arkivering. IT-planen behandlar riktlinjer och bestämmelser för projektets handlingar avseende; katalogstrukturer, namnkonventioner, projekteringsprocesser, lokalt arbete, etc. IT-planen beskriver även projektserverns struktur och ingående funktioner. Mål med IT-planen: En enhetlig struktur och utformning vad gäller handlingar vid exploateringen av området Västra Eriksberg i Göteborg. Att uppdaterad information skall finnas tillgänglig för samtliga deltagare i projektet. Att deltagare lätt skall hitta, använda och förstå informationen i projektets alla delar. Att deltagare alltid kan försäkra sig om att han/hon arbetar med senast uppdaterad handling. Inget fel skall kunna uppstå p.g.a. att arbete sker på gammal version. Att projektering och dokumentation skall anpassas så att den utan större insatts kan användas till stöd för omkringliggande delprojekt. Kraven i detta dokument är grundade utifrån Älvstranden Utveckling AB:s strävan att kunna erhålla största möjliga nytta och kostnadseffektivitet från informationen i de levererade dokumenten. IT-planen är framtagen med Bygghandlingar 90 som grund varför det som inte nämns i ITplanen skall behandlas enligt Bygghandlingar 90. Samtliga projektdeltagare skall läsa igenom IT-planen innan start av arbete. Erfarenheter av system och lösningar dokumenteras genom erforderliga revideringar av denna IT-plan. Vid frågetecken eller synpunkter kring innehållet i IT-planen vänligen kontakta: Övergripande -samordnare: Magnus Gustavsson magnus.gustavsson@white.se Älvstranden Utveckling AB 2 av

4 1.2 Allmänna riktlinjer Följande riktlinjer skall alltid uppfyllas. IT-planens riktlinjer och förutsättningar skall alltid följas. Undantag kan enbart göras i samråd med projektledaren eller övergripande -samordnare. Färdig handling skall inte skickas via e-post utan skall alltid läggas in på projektservern vid distribution. Därefter hämtas fil/dokument av berörda parter. Vid skapande av dokument skall alltid gemensamma mallar och förutsättningar följas. Deltagare skall försäkra sig om att han/hon arbetar med senast uppdaterade underlag. 1.3 Projektserver Som stöd för att kunna leva upp till IT-planens angivna riktlinjer används projektservern Byggnet inom projekt Västra Eriksberg. Med denna projektserver ges projektdeltagare möjlighet att enkelt lägga in, söka efter och ladda hem handlingar ur projektet. Delprojekten blir överskådliga och deltagarna får ordning på alla handlingar. Det är tydligt vilka handlingar som är de senaste och vem som gjort vad och när. I systemet går det även att beställa papperskopior på utvalda handlingar, både till sig själv och till övriga projektdeltagare. För att få djupare förståelse beträffande projektservern se även kapitel 6 Projektserver. 1.4 Projektportal För projektet Västra Eriksberg finns det en webbaserad projektportal. Denna portal syftar till att ge en tydlig överblick och att underlätta samordningen mellan de olika delprojekten inom Västra Eriksberg. Från portalen hittar deltagaren till sitt delprojekt på Byggnet och samtidigt får deltagaren också en känsla av området i sin helhet. På portalen finns även områdesgemensamt underlag samt information om vad som är på gång inom Västra Eriksberg mm. För att få djupare förståelse beträffande projektportalen se även kapitel 7 Projektportal. Adressen till projektportalen är enligt följande CAD-manual För Västra Eriksberg finns även en CAD-manual framtagen, vilken behandlar riktlinjer och bestämmelser för projektering av ritningar. CAD-manualen är framtagen för att säkerställa en gemensam standard för hur projekteringen skall genomföras. CAD-manualen är tvingande i dess innehåll men kan ersättas då beställaren av delprojektet har en egen. Samtliga projektdeltagare som skall projektera ritningar skall läsa igenom den för delprojektet gällande CAD-manualen. Älvstranden Utveckling AB 3 av

5 IT-plan Västra Eriksberg, Göteborg Version 1.7 Projektsummering Allmänt Västra Eriksberg är ett större utbyggnadsområde längs norra älvstranden i Göteborg, som omfattar den västra delen av Eriksbergs tidigare varvsområde, närmast torrdockan, samt det angränsande naturområdet Färjenäs i väster. Området och utbyggnaden är indelad i 6 st större delområden (Platån, Backen, Kajen, Dockan, Docktorget, Stapelbädden och Färjenäsparken) med omfattning och planerad utformning enligt nedanstående karta. Figur 1. Områdeskarta över Västra Eriksberg. 2.2 Projektomfattning Totalt beräknas den nya stadsdelen, efter utbyggnad, omfatta ca st bostäder / kvm samt ca kvm lokaler för kommande verksamheter och service, se nedanstående tabell. Utöver kvartersbyggnation ingår även anläggning och utbyggnad av ny infrastruktur med gatu- och ledningsnät för områdets kommunikation och mediaförsörjning, parker, torgplatser och gångstråk, samt i anslutning till torrdockan bryggor och en ny gång- och cykelbro. För närmare information beträffande utbyggnadens omfattning och genomförande hänvisas till projektets dokumenthanteringsportal med adress samt i övrigt information på projektets hemsida med adress Älvstranden Utveckling AB 4 av

6 DELOMRÅDE BTA (m²) totalt bostäder lokaler BACKEN Östra dockområdet Västra dockområdet DOCKAN DOCKTORGET (preliminärt) KAJEN Flerbostadshus Radhus PLATÅN SKOLA STAPELBÄDDEN SUMMA TOTALT Tabell 1. Tabell över ytfördelning inom Västra Eriksberg. 2.3 Tidplan Byggnation av den första etappen startade årsskiftet 2005/2006 inom Stapelbädden öster om torrdockan. Utbyggnad av övriga delar påbörjades våren 2006 och planeringen innebär sedan ett genomförande med utbyggnadsordning från öster till väster, och då, inom respektive delområde, från älvsidan och inåt mot norr. Preliminär tidplan framgår av nedanstående tabell. Tabell 2. Förenklad tidplan för Västra Eriksberg. Älvstranden Utveckling AB 5 av

7 2.4 Organisationsplan För utbyggnad inom Stapelbädden samt kvarter D6 och P2 svarar Bostadsbolaget som fristående byggherre. Organisation och genomförande av delområdet Docktorget är i nuläget ej färdigt. För övriga delområden svarar ett byggherrekonsortium, som förutom Älvstranden Utveckling AB består av Riksbyggen, JM, Egnahemsbolaget, HSB, NCC och PEAB. För planering och samordning av sammanhängande förberedelse- och infrastrukturarbeten inom allmän platsmark ansvarar Älvstranden Utveckling AB genom sitt dotterbolag Eriksbergs Förvaltnings AB, som byggherre, och med de kommunala förvaltningarna Trafikkontoret, Park- och naturförvaltningen samt respektive lednings- och nätägare som beställare av projektering och genomförande. Projektorganisation och indelning av de olika ingående delprojekten framgår av nedanstående figur. STADSBYGGNADSKONTORET DETALJPLAN LANTMÄTERIMYNDIGHETEN FASTIGHETSREGLERING/BILDNING FASTIGHETSKONTORET EXPLOATERINGS/MARKFÖRDELNINGSAVTAL ERIKSBERGS FÖRVALTNING AB ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB OMRÅDESUNDERSÖKNINGAR EKONOMI & ADMINISTRATION PLANERING / UPPFÖLJNING MARKNAD & INFORMATION RIVNINGSARBETEN / PROVISORIER SAMORDNINIG INFRASTRUKTURARBETEN KVARTERSBYGGNATION TRAFIKKONTORET GATOR, GC-VÄG & BROAR BUSSGATA FÄRJELÄGE & TERMINAL PARK- & NATURFÖRVALTNINGEN PARK, TORG & STRÅK LÅGBRYGGOR BOSTÄDER MED LOKALER STAPELBÄDDEN KVARTER D6 KVARTER P2 BOSTÄDER MED LOKALER DOCKTORGET BOSTÄDER MED LOKALER VÄSTRA ERIKSBERG KOMMERSIELLA & SERVICELOKALER VERKSAMHETSLOKALER KRETSLOPPSKONTORET ÅTERVINNINGSSTATION IDROTTS- OCH FÖRENINGSFÖRVALTNINGEN NÄRIDROTTSPLATS BOSTADSBOLAGET KONSORTIUM STYRGRUPP KONSORTIUM STYRGRUPP PARKERINGSHUS ERIKSBERGS SAMFÄLLIGHET SOPSUGNÄT GÖTEBORG VATTEN VA-NÄT ARBETSGRUPP/ER ARBETSGRUPP/ER SKOLA / IDROTTSHALL ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB EGNAHEMSBOLAGET GÖTEBORGS ENERGI NÄT AB EL-NÄT GÖTEBORGS ENERGI AB FJV-NÄT BYGGHERRE HSB EKONOMISK FÖRENING NÄTÄGARE OPTOFIBER TELIA SONERA TELE-NÄT BYGGHERRE JM AB BYGGHERRE NCC CONSTRUCTION SVERIGE AB GREFAB SMÅBÅTSHAMN BYGGHERRE PEAB SVERIGE AB BYGGHERRE RIKSBYGGEN EKONOMISK FÖRENING BYGGHERRE ÄLVSTRANDEN UTVECKLING AB Figur 2. Förenklad organisationsplan. Älvstranden Utveckling AB 6 av

8 3 Övergripande dokumentstruktur 3.1 Övergripande dokumentstruktur Observera att nedanstående struktur inte beskriver mappstrukturen i ett delprojekt på Byggnet, utan den övergripande strukturen för alla dokument som hanteras inom hela projektet Västra Eriksberg. Dokumenthanteringen för Västra Eriksberg bygger på två huvudmappar INFRASTRUKTUR (IN) respektive KVARTERSBYGGNATION (KV), se figur 3 nedan. Dessa huvudmappar delas därefter upp i ett antal delprojekt. I mappen för Infrastruktur (se bilaga 4, 5 och 6) hanteras all dokumentation och information inom allmän platsmark såsom vägar, parker, torg, ledningsnät etc. och i mappen för Kvartersbyggnation (se bilaga 7) hanteras på motsvarande sätt information och dokument för respektive kvarter. BYGGHERRAR INFORMATION ALLMÄNNA OMRÅDES- FÖRUTSÄTTNINGAR INFRASTRUKTUR KVARTERSBYGGNATION BI - KONSORTIUM AO - OMRÅDESINFO IN - GATOR OCH MEDIA - DP STAPELBÄDDEN KV - B1 BI - ÄLVSTRANDEN UTVECKLING Detaljplan Docktorget IN - GATOR OCH MEDIA - DP VÄSTRA ERIKSBERG KV - B2 BI - EGNAHEMSBOLAGET BI - HSB BI - JM Detaljplan Stapelbädden Detaljplan Västra Eriksberg Detaljplan Västra Eriksbergsgatan Infrastrukturinformation IN - GATOR OCH MEDIA - DP VÄSTRA ERIKSBERGSGATAN IN - PARKER - DP VÄSTRA ERIKSBERG IN - TORG, KAJER - DP DOCKTORGET KV - B3 KV - B4 KV - C1 BI - NCC OMRÅDES- ÖVERGRIPANDE IN - TORG, KAJER - DP STAPELBÄDDEN YTSKIKTS-, BI - PEAB HÖJDPLANER Kvartersinformation IN - TORG, KAJER - DP VÄSTRA ERIKSBERG BI - RIKSBYGGEN BESKRIVNINGAR, IN - BRYGGOR - DP VÄSTRA ERIKSBERG RITNINGAR MM. BI - BOSTADSBOLAGET SOM PÅVERKAR "GRANNAR" IN - GC BRO - DP VÄSTRA ERIKSBERG Övrig Områdesinformation IN - SOPSUGSTERMINAL - DP VÄSTRA ERIKSBERGSGATAN SYMBOLISERAR DELPROJEKT PÅ BYGGNET IN - FÖRBEREDELSE KAJEN - DP VÄSTRA ERIKSBERG IN - PÅSEGLINGSSKYDD - DP VÄSTRA ERIKSBERG IN - STÖDFYLLNING - DP VÄSTRA ERIKSBERG Figur 3. Övergripande dokumentstruktur i projekt Västra Eriksberg. Utöver dessa två huvudmappar finns en gemensam mapp som alla projektdeltagare har tillgång till. Denna mapp är benämnd ALLMÄNNA OMRÅDESFÖRUTSÄTTNINGAR (AO), med övergripande Områdesinfo (se bilaga 3). Här återfinns gällande "Detaljplaner", men också "Övrig Områdesinformation" såsom undersökningar, kartor, bilder, etc. I denna mapp placeras även Kvartersinformation från respektive kvarter. "Kvartersinformation" är den information som på något sätt påverkar angränsande projektörer. I denna mapp återfinns även områdesövergripande ytskikts- och höjdplaner under kategorin "Infrastrukturinformation". Slutligen finns en fjärde mapp, BYGGHERRAR INFORMATION (BI), där konsortiet och respektive byggherre kan hantera sin interna information såsom avtal, protokoll, etc. Älvstranden Utveckling AB 7 av

9 3.2 Vilka handlingar skall finnas tillgängliga för alla i systemet Vid projekteringen av Västra Eriksberg kommer det att produceras en stor mängd handlingar inom alla delprojekt. För att samordningen mellan delprojekten skall fungera väl krävs att viss information görs tillgänglig för omkringliggande delprojekt. I tabellen nedan sammanställs vilka handlingar som skall finnas på projektservern i det gemensamma delprojektet benämnt "AO-Områdesinfo", samt var i katalogstrukturen de skall ligga. Omnämnda handlingar skall finnas tillgängliga i status bygg-, mark-, rivningslov, bygghandling samt relationshandling. Tabellen omfattar naturligtvis inte alla handlingar som kommer att finnas i delprojektet "AO- Områdesinfo". AO KVARTERSINFORMATION Handling Disciplin Format Fasader (A) Markkompletteringar (A) Höjdplan (L) Ytskiktsplan (L) Växtplan (L) Utrustningsplan (L) Utvändig media (E)(VVS) Belysningsplan (E) Ritningsförteckning (A)(E)(L)(VVS) Beskrivning (A)(E)(L)(VVS) PM (A)(E)(L)(VVS) AO INFRASTRUKTURINFORMATION Handling Höjdplan Ytskiktsplan Format DWG, DWG, Tabell 3. Lista på handlingar som skall finnas tillgängliga på projektservern. Omnämnda filer skall läggas in i format enligt tabell och skall vara uppdaterade vid varje leverans av handlingar. 3.3 Hur skall filer och mappar vara benämnda i systemet Handlingar inom projektet Västra Eriksberg skall först och främst upprättas enligt gällande ITplan och därefter enligt Bygghandlingar 90 (inklusive hänvisningar). BSAB-systemet skall användas för klassificering av informationen i projekteringen. Detta gäller alla handlingar som upprättas för distribution. Filnamn skall alltid vara samma som dokumentets/ritningens namn/nummer. Filnamn för ritningar, se CAD-manual. Filnamn för övriga filtyper se bilaga 2. Viktigt: Det är inte tillåtet att i filnamnet numrera protokoll. Projektservern sköter automatiskt numreringen i sin versionshantering av dokumenten. Det är inte heller tillåtet att använda datum i filnamnet. Datum läggs istället in i dokumentet/ritningen samt i fältet för filinformation på Byggnet. Älvstranden Utveckling AB 8 av

10 4 IT-organisation 4.1 IT-organisation I detta kapitel beskrivs IT-organisationen för Västra Eriksberg. För ökad förståelse se figur 4, nedan. Kopplat till projektservern finns en Planering/IT-samordningsgrupp. Denna grupp ansvarar för att systemet fungerar och att alla inblandade aktörer får kännedom om och följer de bestämda förutsättningarna. Gruppen består av projektledare infrastruktur, övergripande -samordnare och -samordnare på delprojektnivå. Gruppens uppgift är att i samråd ta fram och ansvara för de regler som gäller för uppdragets digitala hantering, och att utgöra ett stöd för de olika aktörerna i projektet. Vid varje kontor finns även en -samordnare på kontorsnivå. Denna person har i uppgift att ansvara för att rutinerna i IT-planen följs, samt att delta vid eventuella CADsamordningsmöten. Kontakter med Planering/IT-samordningsgruppen går via den för delprojektet utsedda -samordnaren. BYGGNET PROJEKTLEDARE INFRASTRUKTUR/ ÖVERGRIPANDE -SAMORDNARE ANSV. VE FRAMTAGANDE AV IT-PLAN CAD-MANUAL RUTINER ÄLVSTRANDEN UTV. AB EGNAHEMSBOLAGET PEAB NCC ANSV. BESTÄLLARE IT-PLAN CAD-MANUAL RUTINER SUPPORTORGANISATION BYGGNET PROJEKT C1 RIKSBYGGEN JM PROJEKT C2 HSB BOSTADSBOLAGET PROJEKT C3 PROJEKT C4 ANSV. PROJEKT IT-PLAN CAD-MANUAL RUTINER ANSV. IT-PLAN CAD-MANUAL Figur 4. Organisationsplan för IT-organisation. Kontaktpersoner för projektets IT-organisation är enligt följande: Projektledare infrastruktur Emma Hedenryd Ansvarar för att IT-plan och CAD-manual upprättas. Ansvarar också för att samordnare utses. Är administratör på Byggnet för alla delprojekt inom grenarna infrastruktur samt allmänna områdesförutsättningar. Övergripande -samordnare Magnus Gustavsson Ansvarar för att upprätta IT-plan och CAD-manual i dialog med berörda parter. Är administratör för alla delprojekt på Byggnet i Västra Eriksberg. -samordnare för respektive kontor enligt delprojektens adresslista. Ansvarar för att IT-plan/CAD-manual följs och att god IT-samordning på delprojektnivå erhålls. Är administratör för respektive delprojekt på Byggnet i Västra Eriksberg. Älvstranden Utveckling AB 9 av

11 5 Datastöd lokalt 5.1 Katalogstruktur lokalt Vid uppstart av varje enskilt delprojekt skall gemensamma regler för lokal katalogstruktur på respektive konsults dator fastställas. Katalogstrukturen bör läggas upp med nivåer lika projektservern, men däremot med katalognamn enligt BSAB-systemet för att sökvägar garanterat skall fungera. Observera att projektservern inte använder BSAB-systemet för namngivning av kataloger då standardstrukturen används. Det ligger stor vinst i att åstadkomma en enhetlig katalogstruktur så att framtida kommunikation med filer inte störs av att sökvägar behöver uppdateras. 5.2 Programvaror Vid delprojektets uppstart skall det klargöras på det första CAD-samordningsmötet vilka programvaror och versioner som skall användas i projektet för att undvika problem vid utbyte av handlingar mellan deltagare. Följaktligen görs också en avstämning beträffande deltagande kontors programvaror. 5.3 Säkerhet Ansvaret för att nedan följs ligger hos respektive deltagande kontor. Nedanstående gäller hela projektnätverket, såväl kontorets server som projektdeltagarnas datorer. Backup av all information skall ske så att mer än en dags arbete inte kan gå förlorat. Backupmedia bör förvaras skild från server i annan brandcell eller i brandsäkert skåp. Störningar på det lokala kontoret, som innebär arbetsstopp, får ej vara längre än 24h. Ett uppdaterat virusskydd skall finnas på alla datorer som används i projektet. Älvstranden Utveckling AB 10 av

12 6 Projektserver 6.1 Allmänt Som projektserver för projekt Västra Eriksberg används Byggnet Access. Byggnet Access är ett Internetbaserat system för hantering av ritningar och handlingar som hör till byggnader och anläggningar. I detta kapitel beskrivs systemets struktur och funktioner. För att kunna deltaga i ett delprojekt på Byggnet krävs ett personligt konto. Byggnets personliga konton är alltid gratis. Anmälan att deltaga görs via Västra Eriksbergs projektportal under knappen BLI ABONNENT. Det går också bra att göra denna anmälan till -samordnare inom delprojektet alternativt till Västra Eriksbergs övergripande -samordnare. Anmälan behöver endast omfattas av egen e-postadress samt information om vilka delprojekt som användaren önskar ansluta till. 6.2 Målsättningar Målsättningen med en gemensam projektserver för delprojekten i Västra Eriksberg är att skapa förutsättningar för en god samordning i och mellan varje delprojekt och att informationsutbyte skall ske så effektivt som möjligt. Samordningen löser sig inte av sig självt utan en del krav ställs även på deltagarna i respektive delprojekt. För att samordningen skall fungera på ett optimalt sätt krävs att de tydliga och enkla riktlinjer som beskrivs nedan efterföljs. Alla deltagare skall vara väl förtrogna med projektserverns upplägg och struktur. Varje projektör skall själv försäkra sig om att det är det senaste materialet denne sitter och arbetar med. När deltagande disciplin får avisering om att nya filer har inkommit i delprojektet skall dessa filer omgående laddas hem till kontoret. Vid genomförda möten skall protokoll distribueras till projektservern senast två arbetsdagar efter hållet möte. Vid varje avslutat skede skall plot-filer, och vid tillfället gällande versioner av modellfiler läggas in på projektservern. Erfarenheter av IT från delprojekten skall levereras till övergripande -samordnare. 6.3 Katalogstruktur i delprojekten på projektservern Katalogstrukturen för ett delprojekt på projektservern är normalt uppbyggd av mappnamn och nivåer med Bygghandlingar 90 som bas. Mappnamn skall benämnas enligt bilaga 1. Generellt är katalogstrukturens mappar uppdelade i tre till fyra nivåer, se figur 5 nedan: Nivå 1, SKEDE (baserad på byggprojektets olika skeden) Nivå 2, DISCIPLIN (arkitektur, konstruktör, ) Nivå 3, TYP AV HANDLING (ritningar, protokoll, ) Älvstranden Utveckling AB 11 av

13 Nivå 4, SLAG AV HANDLING (gäller endast i Projektförutsättningar under kataloger för ritningar) Viktigt: I de fall etapper finns inom delprojektet skall dessa läggas i nivå 1 jämte mappen Projektförutsättningar. De övriga skedesmapparna läggs sedan under etappnivån, vilket innebär att alla traditionella skeden återfinns under respektive etapp (se bilaga 4). Bilden nedan visar huvudmappen Projektförutsättningar. Direkt under denna mapp ligger alla inblandade discipliner, som i det här fallet representeras av mapparna Arkitekt, Belysning, Konstruktör mm. Under disciplinen finns sedan olika mappar för olika typer av handlingar. I detta fall finns mapparna Beskrivning, Brev mm. Under mappen Ritning återfinns den fjärde nivån av mappar. Här ligger olika slag av handlingar såsom mapparna Modellfil, Plottfil mm. När det finns filer inlagda i en mapp, alternativt i en undermapp till mappen, är mappikonen gulfärgad. En nedtonad mappikon betyder således att mappen och eventuella undermappar inte innehåller några handlingar. Figur 5. Exempel på katalogstruktur och discipliner på projektservern. SKEDE Skeden benämns enligt bilaga 1. Utöver de traditionella skedena finns en mapp benämnd Projektförutsättningar vilken fungerar som en arbetsmapp. Observera att mappar i nivå skede inte skall innehålla filer utan endast undermappar. Älvstranden Utveckling AB 12 av

14 Viktigt: I undermappar till mappen Projektförutsättningar skall ALLA filer under arbete ligga, d.v.s. filer som skall ligga till grund för ritningar etc ( öppna filformat ). Under denna mapp kan därför ett obegränsat antal filtyper återfinnas. Viktigt: Under övriga skedesmappar får normalt endast låsta filformat förekomma, vilket i första hand innebär pdf-filer, men det kan också innebära cals- och plt-filer mm. Dessa handlingar skall tillhöra det specifika skedet och kommer att levereras som stämplad handling. Observera att denna regel inte gäller vid uppladdning av relationshandlingar. DISCIPLIN Discipliner benämns i mappsystemet enligt bilaga 1. Observera att mappar på disciplinnivån inte skall innehålla filer utan endast undermappar. Projektservern kan skilja på ett obegränsat antal olika deltagardiscipliner, som t.ex. Arkitekt, Byggledning, Beställare, etc. TYP AV HANDLING I projektservern och projektet Västra Eriksberg ingår och benämns typer av handlingar enligt bilaga 1. SLAG AV HANDLING Observera att denna nivå endast gäller under Projektförutsättningar i mappen ritning. Under mappen ritning finns det ytterligare en nivå av mappar, nämligen den fjärde nivån. På denna nivå sorteras olika slag av handlingar i olika mappar. De rör sig om fyra olika slag av handlingar; modellfil, komplementfil, ritningsdefinitionsfil samt plottfil. Se även bilaga Behörigheter Allmänt Rätten att läsa, att ta bort samt att lägga till dokument i katalogstrukturen styrs av varje användares behörigheter på projektservern. Rättigheter kan utökas eller reduceras för en behörighetsgrupp. Användare som startar ett delprojekt får automatiskt behörigheten administratör, vilket innebär att rättigheterna är obegränsade. Alla andra personer som skall vara med i delprojektet adderas av administratören och denne bestämmer vid anslutningen vad dessa personer skall ha för behörighet. I första hand bör behörigheten vara densamma som disciplinen, dvs. personen skall ha rättighet att lägga in filer under sin egen disciplinmapp. I vissa fall kan det dock vara anledning att utöka rättigheterna. Detta kan t.ex. vara lämpligt när det finns behov av att ha flera administratörer i delprojektet eller när en och samma deltagare levererar handlingar tillhörande fler discipliner. Det kan också vara fullt tillräckligt att användaren endast har läsrättigheter i delprojektet. Det viktiga är att administratören ser till att alla deltagare får rätt behörighet. Systemets fördefinierade behörighetsnivåer deltagare och besökare skall inte användas Administratör Administratören administrerar delprojektet i projektservern och har samtliga rättigheter. Rättigheter kan ej ändras för administratören. Älvstranden Utveckling AB 13 av

15 Fler administratörer kan förekomma i ett delprojekt, men gemensamt för alla delprojekt inom Västra Eriksberg är att den övergripande -samordnaren är administratör, se tabell 4 nedan. Namn Telefon E-post Magnus Gustavsson magnus.gustavsson@white.se Tabell 4. Administratörer i delprojekten inom projekt Västra Eriksberg Utomstående projektdeltagare Projektdeltagare utan Byggnetkonto har inte tillgång till handlingar och information lagrad på projektservern. Information till utomstående projektdeltagare får därför skickas i form av e- post alternativt utskrivet material. 6.5 Uppladdning av handlingar Allmänt Uppladdning av handlingar sker direkt från egen dator till den mapp filerna skall ligga i. Detta görs lättast genom drag and drop, dvs. filerna markeras i datorns egna utforskare och dras sedan över till det gråtonade området Dra filer hit, se figur 5 ovan. Om fältet "Dra filer hit" inte syns beror det på att användaren befinner sig i en mapp där behörighet saknas. Handlingar godkänns per automatik vid uppladdning till projektservern. Det finns således inte någon extra godkännandehantering i systemet. Ritningar och övriga dokument kan vara bundna till skede eller inte. Placering av de mest förekommande filerna beskrivs nedan i kapitel Handlingens placering i strukturen. Viktigt: Efter uppladdning skall filinformation för uppladdade filer läggas till, vilket görs enligt kapitel Filinformation. Observera att det krävs att Acrobat Distiller eller annan pdf-skapare är installerad på användarens egen dator för att pdf-filer skall kunna skapas. Observera även att en pdf-fil inte behöver vara helt låst utan kan låsas i flera nivåer. Normalt skall en pdf-fil laddas upp låst så att enbart utskrift tillåts Handlingens placering i strukturen Filer skall normalt läggas in under Projektförutsättningar. I denna mapp placeras alla icke låsbara format såsom dwg, doc, xls, etc. I övriga skedesmappar får bara dokument/ritningar ligga som hör till det specifika skedet och kommer att levereras som handling. Under respektive skede får normalt bara finnas låsta filformat såsom exempelvis pdf, plt och cals. Observera att denna regel inte gäller vid uppladdning av relationshandlingar, då även modellfiler skall laddas upp. Exempel på handlingars placering i strukturen redovisas i tabell 5 nedan. Älvstranden Utveckling AB 14 av

16 Dokumentstruktur på projektservern Handling Skede Disciplin Typ Protokoll Projektförutsättningar Aktuell disciplinsbeteckning Protokoll Modellfiler Projektförutsättningar/RH Aktuell disciplinsbeteckning Ritning Ritningsdefinitionsfiler Projektförutsättningar Aktuell disciplinsbeteckning Ritning Komplementfiler Projektförutsättningar Aktuell disciplinsbeteckning Ritning Plottfiler Projektförutsättningar/Aktuellt skede Aktuell disciplinsbeteckning Ritning PM Aktuellt skede Aktuell disciplinsbeteckning PM Förteckningar Aktuellt skede Aktuell disciplinsbeteckning Förteckning Beskrivningar Aktuellt skede Aktuell disciplinsbeteckning Beskrivning Tabell 5. Tabell över i vilken mapp filer skall placeras på servern Filinformation Efter uppladdning skall filinformation för uppladdade filer läggas till. Det är mycket viktigt att detta görs eftersom det ökar förståelsen samt att all filinformation är sökbar. Filinformationen för en fil läggs till genom att användaren först högerklickar någonstans på filens informationsrad och därefter vänsterklickar på Visa/ändra filinformation. Därefter öppnas en dialogruta och information kan skrivas in, se figur 6 nedan. Figur 6. Dialogruta för filinformation. I fältet Beskrivning skall en beskrivning av filens innehåll skrivas in för att ge ökad förståelse utöver filnamnet. Om filen är kopplad till ett PM skall även denna information läggas in. Det finns möjlighet att fylla i skala samt ritningsnummer i fälten med samma namn. Skalan skall skrivas in. Ritningsnumret behöver dock inte fyllas i eftersom filnamnet alltid skall överensstämma med ritningsnumret. Observera att Beskrivning, Ritningsnummer och Skala bara behöver fyllas i en gång. Nästa gång en fil med samma namn laddas upp ärvs informationen. Det går dock att redigera den ärvda informationen om så önskas. Byggnet innehåller även en inbyggd versions- respektive revideringshantering. Detta beskrivs närmare i kapitel 6.6 Revidering av handling. Älvstranden Utveckling AB 15 av

17 6.6 Revidering av handling Projektservern har en inbyggd versions- respektive revideringshantering för alla filer som laddas upp. När en fil laddas upp för första gången får den automatiskt versionsnummer 1 i fältet Version. Handlingen får dock ingen revideringsbeteckning automatiskt utan fältet lämnas istället blankt, se fil Situationsplan i figur 7 nedan. Om den första filen som laddas upp är en gällande handling skall den tilldelas ett streck i fältet Revidering. Detta måste göras manuellt, se fil Markplaneringsplan i figur 7 nedan. När en ny version av filen laddas upp kommer denna att läggas ovanpå den gamla filen. Det krävs att filen har samma namn för att detta skall fungera. Filen får automatiskt en ny versionsbeteckning och om det finns någon information inlagd i fältet Revidering kommer filen även att få en ny revideringsbeteckning, se fil Markplaneringsplan i figur 7 nedan. Figur 7. Versions-/revideringshantering på projektservern. Denna funktion används för protokoll (och PM osv) enligt följande: Första gången ett protokoll laddas upp får det automatiskt siffran 1 i fältet Version (fältet Revidering lämnas blankt). Nästa gång protokollet laddas upp kommer Byggnets system automatiskt tilldela filen versionssiffran 2, d.v.s. protokoll nummer 2. Om det saknas ett protokoll, så att versionsbeteckningen av den anledningen blir fel, går det bra att manuellt ändra siffran. Nästa fil får sedan rätt versionsnummer. Ritningar behandlas på samma sätt som protokoll vad det gäller fältet Version. I fältet Revidering skall dock ett streck alternativt rätt bokstav adderas. Vid uppladdning av nästa revidering kommer systemet att tilldela ritningen rätt revideringsbokstav. Observera att Byggnets inbyggda och automatiska versionshantering innebär att senaste versionen av en handling alltid ligger överst i handlingsförteckningen. Gamla handlingar går dock att hitta genom ett tryck på plustecknet framför filnamnet. Om man så önskar går det även att fylla i ett Revideringsdatum. Informationen som läggs in i det fältet är unikt för varje fil, d.v.s. informationen varken ärvs eller versionshanteras. 6.7 Aviseringar Med projektservern är det möjligt att sprida viktig projektinformation angående förekomsten av nya och uppdaterade handlingar. Respektive konsult överför digitalt nya eller uppdaterade handlingar till projektservern. Projektservern kan sedan automatiskt avisera alla deltagare i delprojektet att handlingarna är tillgängliga. Denna avisering sker då via e-post. På samma sätt kan systemet skicka ut aviseringar när: Filer har lästs (laddats hem) eller tagits bort Nya deltagare har anslutits eller tagits bort från delprojektet Nya mappar har skapats eller tagits bort Älvstranden Utveckling AB 16 av

18 Då en ny deltagare ansluts får denna person inte några aviseringar alls. För att få aviseringar måste personliga inställningar göras. Detta görs genom att användaren vänsterklickar på Personliga inställningar, som hittas längst upp till höger i alla vyer då användaren är inloggad, se figur 8 nedan. Under fliken Aviseringar kan sedan personliga inställningar göras. För att komma åt inställningarna vänsterklickar användaren i raden för aktuellt delprojekt under kolumnen Samlingsavisering. Figur 8. Aviseringsinställningar på projektservern. Nu gör användaren de inställningar som är passande. Användaren bör se till att få aviseringar när Dokument laddas upp samt även när Dokument tas bort. Observera att ordet Dokument i den här dialogrutan egentligen betyder filer. Rutorna som styr aviseringen av lästa "Dokument " samt nya respektive borttagna Deltagare och Mappar bör dock lämnas tomma för att slippa denna information via e-post. Aviseringarnas intervall avgörs individuellt om de skall skickas dags- eller veckovis, men projektörer bör definitivt inte välja bort samlingsaviseringarna helt och hållet. Om rutan Använd för alla aviseringar bockas i gäller inställningarna för alla delprojekt användaren är ansluten till. När användaren ansluts till ett nytt delprojekt måste dock nya inställningar göras för det nya delprojektet. 6.8 Arkivering av delprojekt När projekteringen av ett delprojekt är avslutad är det dags att även avsluta delprojektet på Byggnet. Detta avslut ombesörjs av Västra Eriksbergs övergripande -samordnare efter att denne fått information om att delprojektet är redo att avslutas. Vid avslutandet av ett delprojekt tas först alla projektdeltagare bort. För att den lagrade informationen inte skall gå förlorad beställs därefter en "projekt-dvd". Denna DVD innehåller alla filer som vid avslutet fanns uppladdade på Byggnet. Det betyder att även de ej gällande filerna bränns ned på denna DVD i de fall där filen finns i flera versioner/revideringar. För att korrespondensen i projektet inte skall gå förlorad ligger sedan delprojektet kvar i arkivform i 10 år. Under den perioden är det följaktligen endast Västra Eriksbergs övergripande -samordnare samt Byggnet som har tillgång till delprojektet. Älvstranden Utveckling AB 17 av

19 7 Projektportal 7.1 Allmänt För att underlätta arbetet och samordningen inom projekt Västra Eriksberg är alla delprojekt som ligger på projektservern åtkomliga från en överskådlig hemsida, i detta projekt benämnd projektportal. Från portalen hittar deltagaren sitt delprojekt och får också en känsla av området i sin helhet, se figur 9 nedan. Figur 9. Projektets projektportal. Adress till projektportalen är: Denna portal är en hemsida skapad för att få en pedagogisk överblick över projektet. Portalen innehåller länkar som pekar till rätt delprojekt på projektservern. Informationen som utbyts lagras således på projektservern och inte på projektportalen. Det går självklart att logga in till sitt projekt direkt på Byggnets hemsida, utan att passera projektportalen. På projektportalen finns övergripande information inom respektive område. Samtliga byggherrar samt projektets konsortium presenteras under Byggherreinfo. Under Områdesinfo ges en presentation över vilka typer av dokument som återfinns i delprojektet med samma benämning. Vill besökaren ha information angående något kvarter inom Västra Eriksberg går denne in under Kvartersbyggnation. Här finns övergripande information om kvarteren inom respektive delområde. Under Infrastruktur finns övergripande information om infrastrukturen inom Västra Eriksberg. På projektportalen finns också ett formulär att fylla i då en ny användare vill ansluta sig till ett eller flera delprojekt på projektservern. Under Bli abonnent fyller den nya användaren enkelt i sin e-post samt information om vilka delprojekt som användaren önskar ansluta sig till. Inom ett par dagar kommer sedan inbjudningar till delprojekten via angiven e-postadress. På hemsidan finns slutligen information om support inom projektets olika delar. Denna information återfinns under knappen med samma namn. Älvstranden Utveckling AB 18 av

20 Bilaga 1. Standard mappnamn Byggnet Nedan redovisas de mappnamn som skall användas i Byggnet. SKEDE Projektförutsättningar Bygg-, mark-, rivningslov Systemhandlingar Förfrågningsunderlag Bygghandlingar Relationshandlingar DISCIPLIN A Arkitekt AK Akustik B Beställare BE Besiktning BG Byggledning BL Belysning BR Brand BYH Byggherre DOK Dokumentsamordning E El FV Fjärrvärme G GE I K KA KK L MK MM MI MT Geoteknik Generalentreprenör Inredning Konstruktör Kvalitetsansvarig Kalkyl Landskap Marknadskonsult Markmiljö Miljö Mätning MY PL PF PT SG SÄ TE TEL V VA VG Myndighet Projektledning Prefab Projekteringsledning Sopsug Säkerhet Totalentreprenör Tele, Opto Värme, ventilation och sanitet Yttre vatten och avlopp Väg TYP AV HANDLING Ansökan, Tillstånd Arbetsmiljö Avtal Beskrivning Beställning, Uppdragsbekräftelse Bilder, Illustrationer Brev Ekonomi Förteckning Kvalitets-, Miljösäkring Marknadsinformation Organisation, Kontaktlista PM Protokoll Rapport Ritning Tidplan Upphandling Ändring, Tillägg Övriga dokument SLAG AV HANDLING (Gäller endast mapp Ritning under Projektförutsättningar ) Komplementfil Modellfil Plottfil Ritningsdefinitionsfil