Verksamhetsavstämning 2015

Transkript

1 Färgnyckel:, Mål är delvis, Verksamhetsavstämning Utbildningspåverkan 1.1 Synliggöra verksamheten Studienämnden ska utforska hur de kan hitta nya vägar att nå ut till sektionens medlemmar och öka uppmärksamheten och intresset för utbildningspåverkan. Studienämnden började året med att ha måndagsplugg varannan vecka, och har sedan övergått till att ha lunchmöten varannan vecka istället. De har dessutom anordnat ett boksäljarevent och producerat en studieguide. D-rektoratet anser att Studienämnden har utforskat ett flertal sätt kommunicera med sektionens medlemmar, men tror också att detta är ett arbete som kommer fortsätta framöver Ordna minst ett större evenemang relaterat till utbildningspåverkan för att öka närvaron gentemot sektionens medlemmar. Studienämnden har anordnat mindre evenemang, såsom en Boksäljardag, under året. D-rektoratet anser att Boksäljardagen är ett evenemang som stämmer överrens med målets syfte. Utdelningen av studieguiden är en större insats i linje med målets syfte, men är inte ett evenemang och därmed kan vi inte påstå att målet är Studentinflytandets effekter ska synliggöras för medlemmarna genom en kampanj eller liknande. Studienämnden har tagit fram en handbok till studenterna tillsammans med Media (Studenternas guide till utbildningsfrågor) som ska ge både nya och äldre studenter större inblick i just utbildningspåverkan och studier allmänt. D-rektoratet anser att studieguiden är en kampanj som på ett självklart sätt uppfyller målet! Bra jobbat SN! 1.2 Övervakning Studienämnden ska se till att studenter får god information om exjobbet i tid. Studienämnden ska se till att CSC erbjuder engagerade handledare till kex-/exjobben Studienämnden ska se till att CSC stödjer studenterna i att välja ett akademiskt lämpligt projekt för exjobbet Studienämnden har sett över målen och gjort en insats för att reda ut hur målet kan uppnås. Programansvarig student har aktivt arbetat med CSC för att förbättra exjobbet i sin helhet. D-rektoratet och studienämnden upplever att målen är ospecifika och svåra att bedöma. Däremot har studienämnden aktivt arbetat med målen och dessa i den grad som vi kan anse är rimligt. 1.3 Övergripande Studienämnden ska utreda hur vi kan arbeta för att förbättra utbildningen för våra mastersstudenter. Två masteransvariga studenter har tillsatts under höstterminen De närvarar på Studienämndens möten och har där som uppgift att lyfta fram aktuella frågor i datalogimastern. En diskussion har ocskå inlets med CSC om att införa länkmöten för datalogimastern efter att Studienämnden deltagit i en diskussion på THS gällande studiebevakning på masternivå. D-rektoratet anser att Studienämnden har målet är uppfyllt och att mycket arbete har lagts ner för att skapa möjligheter till god utbildningsbevakning på masternivå.

2 1.3.2 Förbättra kommunikationen mellan sektionen och CSC genom att kommunicera vad som sker i dess råd och grupper till sektionens studiebevakningsorgan, D- Rektoratet och när det är relevant, sektionens medlemmar i stort. Studienämnden har utsett representanter till arbetsgruppen för datalogimastern som CSC har startat upp och sektionen har i övrigt en god representation i CSCs råd och grupper. Rutinerna för att informera om skolråd och dylikt har förbättrats och Studienämnden har sammanträtt varannan vecka i möten till vilka sektionens medlemmar bjudits in, för öka kontaktyta med dessa. Under mötena sker bl.a. regelbunden rapportering från sektionens funktionärer och studenter som arbetar med utbildningsbevakning. I övrigt har ansvariga från D- rektoratet och Studienämnden samarbetat i utbildningsfrågor. I slutet av hösten har ett samarbete med CSCs kommunikatör startats där även sektionens kommunikatör är delaktig, där samarbetet ska resultera i en tydligare kommunikation mellan CSC och studenterna. D-rektoratet anser att Studienämnden har gjort en bra insats för att befästa fler rutiner inom ramarna för utbildningspåverkan. Därtill har ett utvecklat samarbete mellan CSCs kommunikatör, Studienämnden och sektionens Kommunikatör påbörjats för att kunna utvecklas under våren. D-rektoratet anser att målet är uppfyllt Återupprätta skolrådet för CSC:s utbildningar och ha möte minst en gång per period. THS centralt har kallat till skolrådet fyra gånger under 2015 och sektionens representanter har närvarat vid samtliga möten. D-rektoratet anser att målet är. Sammanställning - Utbildningspåverkan: Antal uppnådda mål: 8 Antal delvis uppnådda mål: 1 Antal ej uppnådda mål: 0 2. Studiesocialt 2.1 Internationellt Informationsansvarig och Datas Internationella Utskott ska ta fram rutiner för att se till att infospridningsguidelines:ens mål gällande information på engelska uppfylles i alla delar av datasektionens verksamhet. Ordförande för Datas Internationella Utskott har under året uppmanat till att information ska gå ut på engelska och den nya hemsida som är under utveckling ska bättre stödja att information går ut även på engelska. Idag går information ut på engelska i en stor del i sektionens verksamhet, om än inte lika omfattande som på svenska. Idag finns inga konkreta rutiner helt befästa, men D-rektoratet bedömer att rutiner börjat tas fram och att målen minst delvis uppfylles i mycket stora delar av Datasektionens verksamhet Det ska hållas ett antal evenemang i samverkan mellan Datas Internationella Utskott och nämnder där internationella studenter är särskilt inbjudna DIU har anordnat en stadsvandring och en valborgsbrunch för de internationella studenterna. DKM har bjudit in till pubar och andra events, och under mottagningen har en sektionsrundvandring anordnats. dåre har bjudit in internationella studenter till resan. QN har haft någorlunda flitiga besök av internationella studenter och under en av nämndens sittningar var det merparten internationella studenter som arbetade. En hel del event har ägt rum, även om ingen nämnd har haft ett särskilt event för internationella studenter förutom DIU. Däremot har tydliga satsningar gjorts från flera för att bjuda in internationella studenter till såväl veckovisa events som sittningar och annat. D-rektoratet anser att målet är uppfyllt men hoppas även att tydligare satsningar kan göras i framtiden Datasektionen ska se till att få tillgång till information om vilka internationella studenter som tillhör sektionen Fra gan har lyfts genom sa va l studentdialogmoẗen vid CSC samt i kontakt mellan DIU och CSCs utbyteskoordinator. CSC ska nu ha inrättat rutiner för att listor ska skickas till sektionen na r de internationella studenterna blir antagna. D-rektoratet na rvarande a ven under Ka rens Dag som anordnades av THS centralt och samlade da r in kontaktuppgifter till internationella studenter, som sedan lämnades över till DIU. D-rektoratet anser att vi fa r god information fra n CSC om vilka internationella studenter vi har vid programmet. Det ga r inte att identifiera dessa genom THS medlemssystem, men det ka nns som en orimlig fo rva ntan av ma let då det ligger utanför vår verksamhets ramar. D-rektoratet anser att målet rimligen kan ses som.

3 2.1.4 Genomföra en kampanj för att öka intresset för utlandsstudier Ägandeskapet för verksamhetsmålet har varit oklart och målet har inte upplevts som relevant av varken funktionärer inom SN eller DIU. Kampanjen har inte genomförts och D-rektoratet har inget underlag för att bedöma målet som. D-rektoratet har under året upplevt att målet varit dåligt förankrat i sektionens verksamhet och har full förståelse för att DIU istället har valt att fokusera på de internationella studenterna. 2.2 Jämlikhet, Mångfald och Likabehandling (JML) Utreda hur de dataloger som känner att de inte uppfyller en upplevd norm kan finna en ingång till att aktivera sig inom sektionen. Ett antal aktiviteter har genomfo rts fo r att uppma rksamma JML-fra gor pa sektionen. Ja mlikhetsna mnden har anordnat workshops och en filmkva ll har hållts tillsammans med QN. Ett Social Eqality Hackathon förbereddes även inför Under 2015 har också ett noẗfo rbud och en rekryteringspolicy info rts med underlag från medlemsundersökningen Uto ver detta har D-rektoratet fortsatt med en JML-utbildning som en del av funktionärsutbildningen i samarbete med THS centralt. I ett samarbete med CSC har även en JML-grupp inrättats mellan Datasektionen, Sektionen för Medieteknik och CSC, där JML-frågor ska diskuterats och sektionens studentrepresentanter ska få bättre möjligheter att påverka jämlikhetsläget inom utbildningen och på skolan. D-rektoratet ser inte att en utredning har genomfo rts, men målets bakomliggande problemformulering har uppmärksammats med ett flertal åtgärder. Vi anser att en stor del av ma let uppfyllts genom att ansträngningar gjort för att etablera kunskap om normer inom organisationen och vi tror a ven att rekryteringspolicyn bidrar till att ma let uppfylls genom att ge en likvärdig grund för alla medlemmar att engagera sig i organisationen Ordna någon form av diskussionsforum för att diskutera frågor relaterade till JML en gång per månad. Jämlikhetsnämnden har arrangerat minst två möten per termin där alla sektionsmedlemmar är välkomna att diskutera JML och nämndens verksamhet. Nämnden har även arrangerat workshops och en filmkväll tillsammans med QN där "Dear white people" visades. Jämlikhetsnämndens ordförande har också bjudit in alla nämndmedlemmar till JML-råden som ordnas av THS ungefär en gång i månaden under terminstid. D-rektoratet anser att målet uppfylls både genom Jämlikhetsnämndens möten och aktiviteter samt att deltagande i THS JML-råd har uppmuntrats under hela året Jämlikhetsnämnden ska utreda jämliketsläget på sektionen, och medlemmarnas bild av den. Jämlikhetsnämnden har tagit del av resultaten från medlemsundersökningen som genomfördes i slutet av 2014 och arbetar för att förbättra resultaten till nästa år b.la genom att sprida kontaktinformation angående diskriminering och trakasserier. D-rektoratet anser att jämlikhetsnämndens analys av medlemsundersökningen och diskussioner kring resultaten fyller syftet som är uttryckt i verksamhetsmålet. 2.3 Mottagning av nya studenter Utveckla samarbetet med andra sektioners mottagningar. Mottagningen har fortsatt etablera samarbeten med andra sektioner i ett antal arrangemang, bland annat med Fysik, CL och W. Mottagningen har även stärkt vårt närgångna samarbete med vår sambo, Media, i form av två nya gemensamma event och ett nytt gemensamt internt event som varit väldigt lyckade. Nya samarbeten med andra sektioner har också startats upp, såsom Flyg och Arkitekt, som också har varit väldigt framgångsrika. METAspexet har också deltagit under Medias mottagning och DESC var med under mottagningen för att ordna en turnering för både Datas och Fysiks nøllan. D-rektoratet anser att allt man kan fo rva nta sig av ma let har blivit uppfyllt. Vi ser mycket positivt på årets ambitioner med nya samarbeten under mottagning, särskilt med Arkitektsektionen som i höstas var nyinflyttade på campus Vallhallavägen Mottagningen ska arbeta integrerat med de internationella studenterna i fler evenemang än tidigare. Mottagningen har inte arbetat med internationella studenterna i fler evenemang än tidigare, då de internationella studenterna bjöds in till sektionsrundvandringen precis som förra året, men mottagningsansvariga har diskuterat fram en rimlig plan för de kommande åren. D-rektoratet deltog under mottagningen pa Ka rens Dag som anordnades av THS. Det var första året som sektionerna blev inbjudna till att medverka, och huvudsyftet med detta var att na ut till fler internationella studenter under mottagningsveckorna. Mottagningen har inte info rt na gon ny aktivitet under mottagningen annat a n sektionsrundvandringen som nu a r etablerad. D-rektoratet anser da remot att deltagandet under Ka rens Dag ra knas som en mottagningsaktivitet och ser stor potential i hur det kan utvecklas under na sta verksamhetsa r.

4 2.4 Fest och aktiviteter Ordna flera fester och aktiviteter tillsammans med andra sektioner, särskilt med vår sambo, Sektionen för Medieteknik. Under året har regelbundet QN haft aktiviteter och fester tillsammans med Media. DKM har med stor framgång utvecklat relationen till MKM både externt och internt under året, och gemensamma fester planeras till METAspexet har inlett ett samarbete tillsammans med W:s spex och planerar att ha ett gemensamt event. KÖN har ordnat en tjejgasque där även tjejer från Media var inbjudna och D-rektoratet har bjudit in Medias styrelse till både skiftes och nøllegasquen, vilket har varit mycket uppskattat. Därtill har även D-rektoratet och Medias styrelse haft en gemensam teambuildning. Studienämnden har också utökat samarbetet med Media i utbildningsfrågor och har haft gemensamma möten. Under Glögg-SM startades även "Projekt Bröllop" som under våren ska bli ett gemensamt projekt med Sektionen för Medieteknik. Under året har många aktiviteter genomförts, framförallt med Sektionen för Medieteknik. Få aktiviteter har ordnats med andra sektioner än Media, om man inte räknar in mottagningen; dock har en sådan mängd aktiviteter ordnats att D-rektoratet som målet är skrivet anser det Utveckla det samarbete vi har med IT från Uppsala och Kista. D-rektoratet ordnade en påsksittning där såväl IT från Uppsala och Kista bjöds in, och där Kista närvarade. Tanken var att en cocktailkväll skulle anordnas under hösten som en efterföljare till den sittning som Uppsala ordnade under Dock kunde D-rektoratet inte hitta tiden som krävdes för att utföra eventet, och prioriterade därför ner målet för att istället fokusera på organisationsutveckling och den löpande verksamheten. D-rektoratet har haft kontakt med IT i Uppsala och Kista under året men inte i den utsträckning som krävs för att målet ska kunna anses. Förhoppningsvis finns det tid till att lyfta samarbetet under våren 2016 av antingen D-rektoratet eller DKM, som även de har uttryckt intresse för att ordna aktiviteter tillsamamns med Uppsala och Kista Utveckla ett mer varierat utbud av aktiviteter till våra medlemmar. Bland annat: Anordna minst ett event för att introducera medlemmar till e-sport. DESC har ordnat en resa till Dreamhack, haft en turnering i Duck Game och Super Smash Bros samt anordnat en skräckkväll i META. DESC har också börjat planera en turnering som ska ordnas för alla sektioner under 2016, och annonserat om detta på hemsidan för att bjuda in medlemmar till att delta i planeringen. Flera andra nämder har ordnat aktiveteter som kan stämma överens med målets beskrivning. DESC har ordnat ett antal event som har fungerat som inkörsportar till e-sport. D-rektoratet anser att verksamhetsmålet är ganska diffust och har därför svårt att göra en tydlig avgränsning av vad som räknas som "varierande utbud". Det ligger i sektionens natur att ordna ett varierat utbud av aktiviteter och detta följer naturligt av våra olika nämnders verksamheter. Hur som vill vi anse att målet är, särkilt med avseende på att introducera medlemmar till e-sport Utveckla ett mer varierat utbud av aktiviteter till våra medlemmar. Bland annat: Anordna minst ett studieinriktat event särskilt riktat till tjejer. Konglig O strogenna mnden anordnade under ho sten en sittning (Tjejgasquen) som riktade sig speciellt till tjejer. Under året har såväl D-rekotratet som Konglig Östrogennämnden och Studienämnen varit osäkra på syftet med målet, och ägandeskapet för det har tett sig oklart. Aktiviteter som särskilt riktar sig till tjejer har anordnats genom KÖN, men inget studieinriktat event som riktar sig till tjejer har anordnats. Då vi tolkat delmålets huvudsyfte som att samanföra tjejer på sektionen anser vi dock målet delvis. 2.5 Alumniverksamhet En pub eller annan aktivitet ska hållas för datasektionens alumner. Två "gamlingpubar" har ordnats under 2015, en på våren och en på hösten, där ett stort antal alumner deltagit. Mottagningen har anordnat en middag för alumner som tidigare varit mottagningsansvariga. Ett antal tidigare medlemmar i D-rektoratet tog initiativet att ordna ett alumnievent (Dwreck-middag) för tidigare medlemmar i styrelsen som var väldigt uppskattat. Eftersom två pubar har anordnats där ett stort antal alumner närvarat, varav de var särskilt inbjudna till den första, vill D- rektoratet anse att målet är. Däremot hoppas vi att en tydligare satsning görs i ett samarbete mellan sektionshistorikern och DKM för att utveckla tanken med eventet under Sektionshistorikern ska ta fram, och i samarbete med andra anordna, återkommande aktiviteter för sektionens alumner. Återkommande pubar har anordnats, dock har det inte tagits fram av sektionshistorikern. Sektionshistorikern har inte tagit fram återkommande aktiviteter, men återkommande aktiviteter har anordnats. Därför vill D-rekotratet anse att målet är delvis uppfyllt.

5 Sammanställning - Studiesocialt: Antal uppnådda mål: 9 Antal delvis uppnådda mål: 4 Antal ej uppnådda mål: 2 3. Näringslivssamverkan 3.1 En sommarjobbspub ska anordnas. NLG har inte genomfört en sommarjobbspub då det internt har varit svårt att hitta ett lyckat koncept som inte känns som D-Dagen light, med risk för konkurrent med D-dagen som är en del av kärnverksamheten. Utöver detta var det heller inte förberett för en sommarjobbspub när året började, och på grund av en otydlig ansvarsfördelning inom nämnden i kombination med att många nämndmedlemmar var bortresta i början av 2015 fanns inte tid eller resurser för att genomföra puben tidigt under våren. D-rektoratet anser inte att målet är. 3.2 Ta fram en plan för att utveckla jobbportalen djobb till att bli ännu bättre på att föra samman dataloger med arbetsgivare. Diskussioner har förts mellan NLG och IOR för att ta upp utvecklingen av Djobb som i dagsläget saknar mycket funktionalitet, dock har inte arbetet med vidareutvecklig påbörjats än. NLG har även startat ett samarbete med Kattis under våren 2015 för att öka annonsmängden på Djobb, men tyvärr har inte samarbetet bidragit så mycket som man initialt hade hoppats. D-rektoratet ser inte att en konkret plan har tagits fram, dock ser vi positivt på samarbetet som startades med Kattis, då det var ett försök att öka intresset för Djobb. Eftersom dialogen med IOR inte har resulterat i en förnyelse eller utveckling av Djobb kan vi inte anse att målet är helt, men vi vill bedöma att det är delvis eftersom problem har identifierats och satsningar har gjorts för att få fler företag att annonsera via jobbportalen. 3.3 D-dagens nuvarande form ska utredas med särskild vikt på storlek och placering. NLG har fört diskussioner med Armada för tips om råd för att expandera och förbättra organisationen gällande D-Dagen. Ingen expandering av D- Dagen skedde dock under 2015, men dessa diskussioner har även väglett i omorganisationen som föreslås att genomföras under 2016 för att förbättra arbetsfördelningen inom NLG. D-rektoratet anser att NLG har utvärderat D-dagen under 2015 i enlighet med verksamhetsmålet. Därför bedömer vi att målet kan anses och ser fram emot den utveckling som kommer att ske under Arbetsfördelningen inom Näringslivsgruppen ska bli tydligare för att öka effektiviteten och engagemanget i nämnden. Under 2015 har näringslivsansvarig uppmärksammat att den höga belastningen på dennes post hindrar utvecklingen av NLG som nämnd. Under hösten 2015 utvärderades NLGs struktur och en funktionärspost infördes på Budget-SM som ska ha fullt ansvar för D-dagen. En plan för fortsatt omorganisation inom nämnden har föreslagits och en intern omorganisation kommer att ske under D-rektoratet anser att arbetsfördelningen inom NLG har blivit mycket tydligare när den nya funktionärsposten D- dagenansvarig infördes under hösten. Vi tror även att detta kommer att öka effektiviteten och engagemanget i nämnden, därför anser vi att målet är. 3.5 Den interna FAQen som beskriver Näringslivsgruppens arbete ska göras mer omfattande Den interna FAQen har setts över i samband med omstruktureringen men har inte gjorts om pga. de omstruktureringar som har genomförts och påbörjats. Däremot har de saker som behöver förtydligas internt uppmärksammats, men själva arbetet med att skriva om FAQen har nedprioriterats pga. omstruktureringen som skedde i höstas. D-rektoratet anser att förarbetet till att utöka den interna FAQen har genomförts och har förståelse för att arbetet med utökandet blivit nedprioriterat för att istället arbeta om NLGs interna struktur. Eftersom problem som hör till FAQen har identifierats vill vi anse att målet är delvis uppfyllt.

6 3.6 Utred möjligheter att utöka ansvaret för Näringslivsgruppen och deras inflytande i näringslivsfrågor på sektionen. NLG har under året funderat på sin plats i sektionen och kännt alltför stor separation från de andra nämnderna. Näringslivsansvarig har sett ett behov, och potential, i att NLG hjälper nämnder med näringslivskontakt då det önskas för spons eller andra samarbeten. Då näringslivsansvarig under 2015 redan hade mycket ansvar ansågs det nödvändigt att avlasta näringslivsansvarig med en ny funktionär för D-Dagen. Den nya funktionärsposten infördes vid Budget-SM och vid Glögg-SM valdes en person till posten. Denna förändring ska bidra med resurser till näringslivsansvarig för att kunna göra mer för nämnderna och se till näringslivsanknytningen i hela sektionens verksamhet. D-rektoratet anser att mycket resurser har lagts på att såväl se över möjligheterna som målet förespråkar samt genomföra nödvändiga förändringar för kunna ta vara på dessa möjligheter. Införandet av en funktionär som har ett uttalat ansvar för D-dagen kommer i framtiden att göra det möjligt för närningslivsansvarig att nå målets syfte, genom att ta ett övergripande ansvar för sektionens näringslivsanknytning i den dagliga verksamheten. Sammanställning - Näringslivsverkssamverkan: Antal uppnådda mål: 3 Antal delvis uppnådda mål: 2 Antal ej uppnådda mål: 1 4. Fundament 4.1 Organisation Utvärdera hur medlemmarna upplever sektionens organisationsstruktur D-rektoratet har under året inte genomfört någon konkret utvärdering med kvantifierade resultuat, eller innefattat majoriteten av sektionens medlemmar i liknande undersökning. Styrelsen har dock i diskussioner med funktionärer och andra medlemar tydligt upplevt att strukturen inte sällan uppfattas som oklar, eller att det finns skilda bilder av den. Detta gäller inte desto minst sektionsorganens olika roller och funktioner i organisationen. Därtill har mycket förändringsarbete gjorts i styrelsens verksamhet, exempelvis i avtalshanteringen och i försök att tydligare etablera samtliga styrelsemedlemmar som kontaktpersoner gentemot sektionen. Därtill har ansträngningar gjorts för att stämma av den ekonomiska verksamheten vid diverse möten, revisorerna har presenterat sin granskande verksamhet inför varje SM, och propositioner angående etablerande av policydokumentens plats i organisationen samt projektens verksamhetsplaner har lagts fram. Därtill har exempelvis introduktionsfoldern för funktionärerna arbetats om för att inkludera ytterligare inormation kring de organisatorska aspekter som förenar de olika organen. Styrelsen har brustit i att ta fram en mer konkret utvärdering av hur sektionens struktur uppfattas av dess medlemmar. Däremot har en hel del arbete lagts ned på att etablera ytterligare tillgång till kunskap gällande denna, framförallt bland funktionärerna, samt öka kommunikationen kring denna. Förändringsarbete har också gjorts under året i och med att problemområden identifierats efter hand, men det finns mycket arbete kvar att göra på denna front då det är ett mycket brett mål. I framtiden ser vi därför gärna en tydligare syftesbeskrivning knuten till målet, för trots att detta mål reviderades i början av året har det varit mycket utmanande att hitta en ingång i det där det kunnat säkerställas att rätt frågor ställts samt att alla sektionens medlemmar kommit till tals. I och med att detta har varit ett aktivt diskussionsämne under året, med mycket verksamhet knuten till sig, vill vi inte anse målet icke uppfyllt; dock brister utförandet i enlighet med målets formulering i den grad att det inte heller kan anses helt genomfört. Därmed har det känts rimligt att bedöma målet delvis uppfyllt Se över sektionens nämnders invalsprocesser och verka för att dessa ska bli mer demokratiska. En rekryteringspolicy har info rts under va ren da r tydliga krav ställs pa de invalsprocesser som D- rektoratet har identifierat. Policyn gäller för alla delar av organisationen och tar upp både allmän rekrytering och inval till nämnder. Syftet med policyn är att ge alla medlemmar samma rättigheter och möjligheter i olika rekryteringsprocesser inom organisationens. Värt att notera är också att ett nytt urnvalssystem har utvecklats som gör det möjligt för fler medlemmar att rösta digitalt i urnvalet och delta i den demokratiska processen. D-rektoratet anser att ma let med att se o ver invalsprocesserna a r uppna tt; ha refter fo ljer arbetet med uppfo ljning pa ma let.

7 4.1.3 Drektoratet ska införa strukturer som ska hjälpa sektionens funktionärer att effektivt jobba med verksamhetsplanen. Ett nytt format för funktionärernas verksamhetrapporter inför SM har skapats och utva rderats, med syftet att skapa en kontinuitet i arbetet med verksamhetsplanen. I arbetet med framtagandet av verksamhetsplanen 2016 har dennas format gjorts om för att tydligt visa vem som har ägandeskap för de olika verksamhetsmålen. Större vikt lades också vid att skapa specifika och mätbara mål för att förenkla såväl arbetet med verksamhetsplanen som uppföljningen av den under 2016, då det har varit ett problem under 2015 att många funktionärers verksamheter inte tagits upp i verksamhetsplanen. Av samma anledning har även verksamhetsplanens områden setts över inför D-rektoratet anser att stora steg har tagits för att göra det något mer naturligt att arbeta med verksamhetsplanen. Strukturmässigt kommer de största skillnaderna att synas under 2016 i och med verksamhetsplanens nya utformning. Med tanke på att målet syftar på en strategisk utveckling av det dagliga arbetet anser D-rektoratet att de ändringar som har gjorts både under 2015 och inför 2016 motiverar att målet kan anses uppfyllt Metoder för att synliggöra kårfullmäktiges arbete och dess påverkan på medlemmarna ska tas fram Under våren 2015 publicerades en del sammanfattningar från de kårfullmäktigesammanträden på hemsidan. Under hösten har de sittande KF-ledamöterna bo rjat att muntligt rapportera det som sker i KF info r SM, för att öka deras synlighet och föra KF närmare medlemmarna. Det finns även planer på att utva rdera nyttan i att lägga upp sammanfattningar på hemsidan. KF-ledamöterna har visserligen börjat med muntliga sammanfattningar under SM, men det saknas en konkret plan för hur KFs arbete ska synliggöras. D-rektoratet bedömer därför målet som delvis Tillgängliggör informationsmaterial som förtydligar kopplingen mellan THS centralt och lokalt. Under året har information kontinuerligt gått ut gällande aktiviteter vid THS som alla sektionens medlemmar och kunnat ta del av, exempelvis Sångartäfvlan, diverse idrottsaktiviteter, en utbildning i Styrelsearbete och Mötesteknik och information kring att vara fadder för internationella studenter. D-rektoratet har därtill utvecklat sektionsföreläsningen under mottagningen för att förtydliga kopplingen mellan THS centralt och lokalt. D-rektoratet representerade även sektionen under Kårens Dag där ett syfte var att visa upp ett enat THS, men även detta huvudsakligen tillgängligt för nøllan. En av fördelarna med att sektionen tillhör THS är att dess medlemmar också kan ta del av kårens verksamhet, och material för detta har under årets gång förmedlats till sektionens medlemmar av flertalet funktionärer. D-rektoratet har dock brustit i att ta fram informationsmaterial för alla sektionens medlemmar med det specifika syftet att förtydliga hur samspelet mellan THS centralt och lokalt ser ut, och istället prioriterat den interna verksamheten. Därför kan vi inte anse målet uppfyllt D-rektoratets poster ska utredas för att ge en jämnare arbetsbelastning och minska risken för stress och utbrändhet. D-rektoratet har lagt mycket tid och resurser på att utvärdera styrelsens sammansättning under hösten Alla poster i styrelsen utvärderades och resultatet blev en proposition som lades fram till Glögg-SM som föreslog en omstrukturering av styrelsen. Två stora syften med omstruktureringen var att bättre återspegla hela sektionens verksamhet på styrelsenivå och att få en jämnare belastning mellan styrelsens olika poster. D-rektoratet har utvärderat posterna och vidtagit åtgärder som ett resultat av utvärderingen. Vi vill därför anse att målet är i det som kan anses rimligt att förvänta från målets beskrivning. 4.2 Kommunikation Skapa fler mötesplatser för sektionens funktionärer i syfte att stärka samarbetet inom sektionen. D-rektoratet har regelbundet ordnat dfunkluncher med olika teman under året. Två teambuildingevents för dfunk har ordnats i syfte att stärka gemenskapen i funktionärsgruppen. En kanal i Slack har skapats för att fungera som en kommunikationskanal mellan dfunk, men den har inte används nämnvärt. D-rektoratet testade även att ha en motionsskrivarlunch under våren. IOR har gjort en omstrukturering och har infört regelbundna möten med de som ingår i ledningsgruppen, alltså de funktionärer som är verksamma inom IOR. Även SN har organiserat sitt arbete för att skapa ett starkt samarbete mellan PAS, SNO, Ledamot för utbildningsfrågor och de engagerade studenterna inom SN. Mot slutet av hösten har även DIU lagt fram en motion för att omstrukturera sin verksamhet och utöka samarbetet mellan DIU och motsvarande funktionärspost på Sektionen för Medieteknik. Båda teambuildningseventen var uppskattade av dfunk, och dfunkluncharna har varit ganska välbesökta under året. Inget av detta är nytt utan har skett förut, men slack-kanalen var ett försök att göra kommunkationen inom funktionärsgruppen lättare. Förändringen som har skett inom IOR har bidragit till ett ökat samarbete mellan IORs olika delar, och där har kommunikatören en nyckelroll. Det samma gäller för SN och Datas Internationella Utskott. D-rektoratet vill trots allt anse att målet är delvis.

8 4.2.2 Förbättra samarbetet och kommunikationen med KTH och Akademiska Hus genom att skapa tydliga kontaktvägar mellan dessa och sektionen. Sektionen i stort har stärkt sina relationer med KTH, CSC och Akademiska Hus under året. Samarbetet mellan sektionen och Akademiska Hus har utvecklats och i dagsla get a r ordfo rande samt lokalchef de tydliga kontaktpersonerna. Ett samarbete har inletts med CSC för att kunna samarbeta bättre i frågor som rör kommunikation mellan skolan och dess studenter. Ordförande har arbetat mycket under året med att sammanföra ansvariga personer på CSC med funktionärer i frågor som rör JML och kommunikation under året. Kommunikationen mellan KTH centralt och sektionen har brustit i flera avseenden i samband med mottagningen, och i slutet av hösten arbetade mottagningsansvariga och ordförande med att driva frågan genom THS centralt. D-rektoratet anser att målet är svårt att kvantifiera, men med anledning av alla olika projekt och insatser som har gjorts för att utveckla relationerna under 2015 vill vi anse att målet är, även om det krävs fortsatt arbete på vissa fronter under Skapa en kontaktkarta för sektionen. Kommunikatören har påbörjat arbetet med en kontaktkarta för sektionen och designer diskuteras med Datas Art Director. D-rektoratet bedömer att målet är delvis eftersom arbetet är påbörjat men ännu inte slutfört För att få in fler aktiva medlemmar så ska riktade kampanjer skapas, exempelvis inför val, i syfte att uppmuntra till engagemang. Valberedningen har marknadsfört de val som skett på sektionen genom reklam i META och närvaro på sociala medier. D-rektoratet gjorde en egen kampanj både under våren och hösten för att synliggöra styrelsens arbete, som få medlemmar har en tydlig bild av. Kampanjer i form av affischer i META, bilder på META-tv samt inlägg på sociala medier har genomförts i olika former under 2015, både av enskilda nämnder och för hela sektionen genom valberedningen. D-rektoratets kampanj under hösten var otvivelaktigt en riktad kampanj och från vad som är rimligt att förvänta sig av målets beskrivning anser D-rektoratet att målet är. 4.3 Digital utveckling En ny, lättunderhållen webbplats ska utvecklas. Systemansvarig har tillsammans med resten av Informationsorganet skapat en ny webbplats, som för tillfället är i en beta-fas. Strukturen och mycket planering är genomförd men själva exekveringen och utvecklingen av den är inte färdigställd. D-rektoratet anser att stora framsteg har gjorts med verksamhetsmålet som stod med i verksamhetsplanen även Som målet är formulerat är det oklart om betaversionen kan räknas som att en ny webbplats har utvecklats, men eftersom hemsidan inte är färdigställd bedömer vi att målet är delvis Sektionens mejllistor ska ersättas med ett mer lätthanterligt mejlsystem. Detta genomfördes redan 2014 då administrationen av sektionens mailinglistor togs över av KTHs centrala IT-avdelning. Därmed fick också sektionen ett nytt system att hantera mailinglistorna som vi nu är låsta till att använda. D-rektoratet anser att målet är genomfört Nytt valsystem ska utvecklas för att underlätta val på sektionen Ett valsystem för Urn-val skapades (durn), och ett mer fullfjädrat system för användning på nya hemsidan är planerat. D-rektoratet anser att det nya urnvalssystemet kan anses vara ett nytt valsystem som underlättar vid val på sektionen. 4.4 Historia Sektionens historieskrivning ska kompletteras för de saknade åren 2008 och framåt Sektionshistorikern har inte sammanställt en fullständigt historieskrivning för de saknade åren 2008 och frammåt. D-rektoratet är medvetna om att det är ett ambitiöst projekt att sammanställa årskrönikor för 7 år under ett verksamhetsår och har därför förståelse för att målet inte är genomfört i sin helhet. Däremot hade det varit rimligt om en årskrönika för 2014 hade sammanställts och därför har inte målet bedömts som.

9 4.4.2 Sektionens arkiv av dbuggen ska organiseras för att undvika förlust eller skada. Sektionshistorikern har tagit hand om en kopia av jubilumsdbuggen från 2003 och organiserat dbuggen i pärmar för att säkra att de inte förstörs. Det har visserligen skett en organiering av dbuggen i pärmar som kan anses syftesenliga med målets beskrivning. Däremot har inte rutinerna kring dbuggenarkivet befästs och under året har det rådit stor oklarhet i hur arkiveringen har sett ut tidigare samt hur det ska fungera idag. D-rektoratet bedömer målet som delvis En FAQ om sektionens historia ska skrivas Ingenting har gjort för verksamhetsmålet. D-rektoratet anser att målet ej är Rutiner ska införas för att säkerställa att sektionens historiska dokument regelbundet flyttas till KTH:s centrala arkiv. Sektionens diabilder har förflyttas till ett hyrt förråd i stan. Övriga historiska dokument har inte förflyttats till KTHs arkiv, men sektionshistorikern undersöker hur detta ska genomföras på bästa sätt. Målets syfte att säkra sektionens historiska dokument har uppfyllts i förflyttningen av diabilderna har flyttats till en säker plats. Införskaffandet av förrådet har också skapat förutsättningar för framtida säker förflyttning av material, men då detta förråd inte avser KTH:s centrala arkiv kan inte målet anses helt. 4.5 Sektionslokal Lampor i META skall bytas ut mot LED-lampor för att sänka inomhustemperaturen. Alla lampor som hänger i tossriggen är LED-lampor. Övriga lampor är det Akademiska Hus som ansvarar över. D-rektoratet anser att målet kan anses eftersom våra lampor som sitter i riggen numera är LED-lampor Trossriggen i taket i META ska modifieras så att det blir lättare att använda hyrda ljusarmaturer och annan dekoration. En projektor har installerats i riggen så att det nu är enkelt att visa filmer i META. Utöver det har sladdar organiserats för att göra det enklare att använda ljudutrustningen. D-rektoratet anser att ma let a r efter vad man kan fo rva nta sig av ma lets formulering Nya förtydligade och simplifierade städrutiner ska införas. Lokalchefen har infört nya städrutiner. Dessa kommer att utvärderas och vidareutvecklas i framtiden. D-rektoratet anser att målet är. Sammanställning - Fundament: Antal uppnådda mål: 10 Antal delvis uppnådda mål: 7 Antal ej uppnådda mål: 3 Total sammanställning: Antal uppnådda mål: 30 Antal delvis uppnådda mål: 14 Antal ej uppnådda mål: 6 Totalt antal verksamhetsmål: 50