Underhåll och återkommande kontroll av portabla fordonsvågar (4 bilagor)

Transkript

1 Rikspolisstyrelsen Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Elis Kalered Gunnel Fransson E-post ANBUDSFÖRFRÅGAN Datum Saknr och diarienummer 944, A /2014 Sista anbudsdag: Underhåll och återkommande kontroll av portabla fordonsvågar (4 bilagor) 1 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 1.1 KARAKTÄR OCH OMFATTNING I Polisens uppdrag ingår att upprätthålla allmän ordning och tillse att invånare och besökare följer Sveriges lagar. I detta uppdrag ingår trafikövervakning. För att kunna genomföra detta uppdrag behöver Polisen bland annat instrument för att mäta fordons vikt. Denna upphandling omfattar förebyggande och avhjälpande underhåll samt återkommande kontroll (enligt STAFS 2007:19) av Polisens icke-automatiska och icke-mekaniska portabla fordonsvågar av märket EVOCAR Upphandlingen omfattar även förebyggande och avhjälpande underhåll av tillhörande batteriladdare. Polisen innehar i dagsläget cirka 330 vågar och 35 batteriladdare. Vågarna används utomhus året om, under mycket skiftande klimatförhållanden. 1.2 KRAV OCH VILLKOR MED ANLEDNING AV BILDANDET AV DEN NYA POLISMYNDIGHETEN 2015 Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är Detta avtal kommer att, på oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. Fakturor ska till dess annat meddelas ställas till avropsberättigade enligt Avtalet. Postadress Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se polisen.se

2 1.3 VOLYM Polisen uppskattar följande behov, se även punkten Utvärderingsfasen : Cirka 340 st Återkommande kontroll per år Cirka 330 st Förebyggande underhåll per år Ramavtalet innebär ingen garanterad volym för Förebyggande underhåll, Avhjälpande underhåll eller Återkommande kontroll. Polisens fordonsvågar är i dagsläget fördelade över följande län. Observera att den geografiska fördelningen kan komma att ändras i och med inrättandet av Polismyndigheten och de nya regionsindelningarna. Polismyndighet Ungefärlig procentuell fördelning Blekinge 3 % Dalarna 4 % Gotland 3 % Gävleborg 4 % Halland 4 % Jämtland 4 % Jönköping 3 % Kalmar 3 % Kronoberg 3 % Norrbotten 6 % Skåne 9 % Stockholm 11 % Södermanland 6 % Uppsala 3 % Västerbotten 3 % Västernorrland 4 % Västmanland 3 % Västra Götaland 15 % Örebro 3 % Östergötland 4 % 1.4 PRIS Priser är fördelade på de poster som angivits i avtalsbilagan Priser. 2 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 UPPHANDLANDE MYNDIGHET Rikspolisstyrelsen är upphandlande myndighet. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 2 (9)

3 2.2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE Vid denna upphandling tillämpas ett öppet förfarande i enlighet med 4 kap. 1 lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 2.3 ANNONSERING Annonsering sker i databasen TED. 2.4 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Upphandlingens omfattning och de krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag. 2.5 FRÅGOR OCH SVAR Frågor upprättas skriftligen på svenska och skickas till upphandlaren på följande e- postadress: gunnel.fransson@polisen.se. Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till upphandlaren senast Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med Endast den information som publiceras på Polisens upphandlarprofil ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2.6 ANBUDETS FORM OCH STRUKTUR Anbud skall upprättas skriftligen och av anbudet skall all information av betydelse för utvärderingen framgå på svenska eller engelska. Detta innebär att alla handlingar som är av betydelse för utvärderingen och som är författade på annat språk än svenska eller engelska måste åtföljas av en vidimerad översättning. Anbud struktureras på så vis att information framgår i den ordning som de efterfrågas i detta Förfrågningsunderlag med undantag för information som anbudsgivaren anser vara hemlig. Sådan information placeras sist i anbudet tillsammans med en motivering till varför informationen anses vara hemlig, jämför punkt Använd hålat A4-papper och undvik pärmar, plastfickor, häftklamrar, gem och liknande. Anbud lämnas i en sluten neutral försändelse försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. A /2014 ANBUD - Underhåll och återkommande kontroll av portabla fordonsvågar ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 3 (9)

4 2.7 ANBUDETS GILTIGHET Anbud skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren och anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med om inte annat överenskommes. Överenskommelse om förlängning av anbudets giltighetstid initieras av Rikspolisstyrelsen. 2.8 ANBUDETS AVLÄMNANDE Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den Anbud som lämnas till Rikspolisstyrelsen personligen eller via bud avlämnas vid Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. Anbud som skickas till Rikspolisstyrelsen med post adresseras till: Rikspolisstyrelsen Att: Registratorskontoret Box Stockholm Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista anbudsdag eller som lämnas via telefax eller e-post kommer inte att beaktas. 2.9 ANBUDSKOSTNADER Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen KONTRAKT Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Enligt definitionen i 2 kap. 10 LOU avses med kontrakt ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer; b) avser utförande av byggentreprenad, leverans av varor eller tillhandahållande av tjänster och c) undertecknas av parterna eller signeras av dem med en elektronisk signatur OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen, vilket innebär att Rikspolisstyrelsen är skyldig att lämna ut information som inte är hemlig. Rikspolisstyrelsen genomför en prövning om information är hemlig eller inte endast i samband med att en begäran om att få ta del av informationen inkommer till Rikspolisstyrelsen. Rikspolisstyrelsens beslut om att hemlighålla information kan överklagas och prövas i domstol. För att underlätta Rikspolisstyrelsens prövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet precisera vilken information som anbudsgivaren anser vara hemlig samt vilken skada anbudsgivaren skulle lida om informationen röjdes. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 4 (9)

5 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVARE De krav som ställs på anbudsgivare och underleverantörer som ska utföra det aktuella ramavtalet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. Med underleverantör avses företag som anbudsgivare anlitar för att genomföra hela eller vissa delar av ramavtalet. Avser anbudsgivaren att anlita fler än en underleverantör får bilagt Formulär för underleverantör mångfaldigas. 3.1 FÖRETAGSUPPGIFTER Anbudsgivare lämnar sina egna och underleverantörers företagsuppgifter förslagsvis i bilagda Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör samt fogar dem till anbudet. 3.2 UTESLUTNINGSGRUNDER Rikspolisstyrelsen kommer att utesluta anbudsgivare och underleverantörer, för vilka grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU föreligger. Anbudsgivare och underleverantörer skall skriftligen intyga på heder och samvete att grund för uteslutning enligt 10 kap. 1-2 LOU inte föreligger. Behörigen undertecknade Formulär för anbudsgivare och Formulär för underleverantör godtas som skriftligt intyg. 3.3 SOCIALFÖRSÄKRINGSAVGIFTER OCH SKATTER Anbudsgivare och underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer som är skattskyldiga i Sverige inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatt genom att inhämta uppgifter från Skatteverket. Anbudsgivare och underleverantörer som inte är skattskyldiga i Sverige skall styrka att de inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet, som innehåller de uppgifter som Rikspolisstyrelsen inhämtar från Skatteverket. För information om de uppgifter som avses hänvisas till bilagd Blankett från Skatteverket. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet ska dessa ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 5 (9)

6 3.4 REGISTRERING Anbudsgivare och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det egna landet under förutsättning att anbudsgivare och underleverantörer är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det egna landet. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att svenska anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina registreringsskyldigheter genom att inhämta uppgifter från Bolagsverket. Utländska anbudsgivare och underleverantörer skall styrka registrering enligt det egna landets bestämmelser om aktiebolagsregister, handelsregister eller motsvarande register med handlingar eller intyg, utfärdade av behörig nationell myndighet. Om det inte utfärdas handlingar eller intyg med efterfrågade uppgifter i det egna landet får de ersättas av en utsaga som har avgetts på heder och samvete. Dokument som inlämnas för att styrka att kravet i denna punkt är uppfyllt får inte vara äldre än tre (3) månader från den sista dagen att inkomma med anbud, vilket skall framgå av dokumenten eller styrkas skriftligen av oberoende part som är insatt i anbudsgivares respektive underleverantörers verksamhet, såsom auktoriserad revisor. 3.5 EKONOMISK STÄLLNING Anbudsgivare skall ha en sådan ekonomisk ställning att den kan upprätthålla ramavtalet som den upphandlande myndigheten avser sluta i denna upphandling under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningar. Rikspolisstyrelsen kommer att göra en bedömning av anbudsgivarnas ekonomiska ställning med hjälp av affärs- och kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen AB:s (UC) riskklassificering. Anbudsgivare som är placerade i riskklass 3-5 baserat på ekonomiska värden kommer att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning. Anbudsgivare, som av UC a) inte har placerats i någon riskklass eller b) har placerats i riskklass 1-2 eller c) har placerats i riskklass 3 och där riskklassen inte är baserad på ekonomiska värden, kan komma att anses ha uppfyllt kravet på ekonomisk ställning under förutsättning att anbudsgivare fogar sådana handlingar till anbudet som gör att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren har motsvarande ekonomiska ställning. Sådana handlingar kan exempelvis utgöras av intyg från något annat affärs- och kreditupplysningsföretag, såsom Dun & Bradstreet, som visar att anbudsgivaren är placerad i en riskklass som motsvarar riskklass 3-5 enligt UC eller moderbolagsgaranti. 3.6 ACKREDITERING Den anbudsgivare eller underleverantör som kommer att utföra Återkommande kontroll av Vågar skall vara ackrediterad enligt punkten Kompetens i avtalsbilagan Avtalad specifikation i bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor. Anbudsgivaren och eventuell underleverantör skall ange uppgifter om ackreditering, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 6 (9)

7 4 KRAV PÅ FÖREMÅLET De krav som ställs på föremålet för upphandlingen framgår av bifogat Avtalsunderlag, jämte bilagor. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av krav på föremålet i bilagt Avtalsunderlag jämte bilagor. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan. 5.1 PRISER Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, i enlighet med bilagt Formulär för anbudsgivare. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. 5.2 AVTALSUNDERLAG I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av villkoren i bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor Särskilda kontraktsvillkor Antidiskrimineringsvillkor Enligt förordning (2006:260) om antidiskrimineringsvillkor i upphandlingskontrakt ska Rikspolisstyrelsen i kontrakt som tilldelas en leverantör av en tjänst eller byggentreprenad i samband med en upphandling enligt lagen om (2007:1091) offentlig upphandling (LOU) ställa upp villkor som ska ha till ändamål att motverka diskriminering hos leverantören, om kontraktet a) har en löptid på 8 månader eller längre; och b) har ett beräknat värde på minst kr. Rikspolisstyrelsen skall enligt samma förordning förena villkoren med en sanktion och kontrollera att leverantören efterlever villkoren. Med anledning av ovanstående har Rikspolisstyrelsen i punkten Förbud mot diskriminering i bilagt Avtalsunderlag infört ett särskilt kontraktsvillkor som anbudsgivaren skall acceptera. Behörigen undertecknat Formulär för anbudsgivare godtas som accept av det särskilda kontraktsvillkoret i bilagt Avtalsunderlag. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 7 (9)

8 6 ANBUDSPRÖVNING 6.1 GRUND FÖR TILLDELNING AV KONTRAKT Rikspolisstyrelsen kommer att utvärdera samtliga anbud som har inkommit i rätt tid i enlighet med nedan angivet förfarande och därvid tillämpa värderingsgrunden lägsta pris som grund för tilldelning av kontrakt. 6.2 UTESLUTNINGS- OCH KVALIFICERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis om de administrativa bestämmelserna är uppfyllda och om det finns grund för att utesluta anbudsgivaren. Därefter kontrolleras anbudsgivarens lämplighet utifrån kraven ställda i Förfrågningsunderlaget avseende anbudsgivarens ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven kvalificerar sig till utvärderingsfasen. 6.3 UTVÄRDERINGSFASEN I denna fas kontrolleras inledningsvis att anbudsgivaren uppfyller kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven. Därefter sker en prövning av vilken anbudsgivare som har lämnat anbudet med det lägsta priset. Endast anbudsgivare som bedöms uppfylla kraven på föremålet för upphandlingen och de kommersiella kraven genomgår denna prövning. Anbudet med det lägsta priset fastställs genom tillämpning av nedan angivna metod. Priser som angetts i enlighet med punkten Priser i bilagt Formulär för anbudsgivare adderas enligt följande formel: 330 st Pris för Förebyggande underhåll st Pris för Återkommande kontroll st Pris för Bottenbultar st Pris för Brickor st Pris för Batteri + 5 st Pris för Moderkort st Pris för Komponenter för strömförsörjning på moderkortet + 10 st Pris för Displaykort st Pris för Ram + 2 st Pris för Batteriladdare st Pris för Laddningskontakt st Pris för Skyddskåpa för laddningskontakt st Pris för övrigt Avhjälpande underhåll per timme = Anbudets utvärderingspris 1 Exklusive Återkommande kontroll, bottenbultar, brickor och batteri. Det anbud som har det lägsta utvärderingspriset kommer att anses vara anbudet med lägst pris. ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 8 (9)

9 Elis Kalered Gunnel Fransson Bilagor 1. Formulär för anbudsgivare 2. Formulär för underleverantör 3. Avtalsunderlag, jämte bilagor 4. Blankett från Skatteverket (information för utländska anbudsgivare) ANBUDSFÖRFRÅGAN - 944, A /2014 sid 9 (9)

10 Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Handläggare Elis Kalered Gunnel Fransson E-post Bilaga 3 AVTALSUNDERLAG Datum Saknr och diarienummer 944, A /2014 BILAGA 3 AVTALSUNDERLAG (2 bilagor) 1 PARTER Mellan Rikspolisstyrelsen ( Polisen ) och företaget med organisationsnummer org. nr. och säte box/gata, postnummer postadress ( Leverantören ) har följande ramavtal, jämte bilagor, ( Avtalet ) slutits, innebärande att Leverantören förbundit sig att till de villkor som anges i Avtalet leverera underhåll och återkommande kontroll av portabla fordonsvågar Evocar 2000 ( Vågar ) för Polisen. Polisen och Leverantören kan i Avtalet refereras till individuellt som part och kollektivt som parter. 1.1 Polismyndigheten Riksdagen har beslutat att en ny myndighet, Polismyndigheten, ska inrättas per den 1 januari Polismyndigheten övertar verksamheter från Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium samt de 21 polismyndigheterna, vilka upphör från samma tidpunkt. Polismyndighetens organisationsnummer är Detta avtal kommer att, på oförändrade villkor, övertas av Polismyndigheten från och med ovan angiven tidpunkt. Fakturor ska till dess annat meddelas ställas till avropsberättigade enligt Avtalet. 2 HANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1 skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet; 2 Avtalet; 3 förfrågningsunderlaget, daterat , inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar; 4 Leverantörens anbud, daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

11 2 (13) Rikspolisstyrelsen Allmänna leveransvillkor eller motsvarande standardavtal som Leverantören eventuellt tillämpar för sin verksamhet är inte bindande för Polisen, såvida inte dessa villkor ingår som bilaga till Avtalet. 3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft den dag då Avtalet undertecknas av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen äger rätt men har inte skyldighet att förlänga Avtalet med upp till tolv (12) månader i taget upp till två (2) år med i övrigt oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. I annat fall löper Avtalet ut utan uppsägning. 4 AVTALETS OMFATTNING Avtalet omfattar utförande av underhåll och återkommande kontroll av portabla fordonsvågar Evocar 2000 enligt nedan angiven specifikation ( Tjänsten ). Post Beteckning/Benämning 1 Förebyggande underhåll 2 Återkommande kontroll 3 Avhjälpande underhåll Tjänsten specificeras ytterligare i bilagd Avtalad specifikation. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören åtar sig att utföra Tjänsten professionellt och fackmannamässigt och i enlighet med Polisens instruktioner samt villkoren i Avtalet. Leverantören är därvid skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. 6 POLISENS ÅTAGANDEN Polisen åtar sig att avropa Tjänsterna från Leverantören under hela avtalstiden med följande inskränkningar och undantag: 1 Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden; 2 Avtalet inskränker inte Polisens rätt att låta utföra Tjänsten med egen personal eller med anlitande av tredje part i de fall omständigheterna påfordrar skyndsam åtgärd eller i de fall antalet uppdrag överskrider eller förväntas överskrida Leverantörens kapacitet. Polisen åtar sig vidare att erlägga betalning i enlighet med villkoren i Avtalet och till i Avtalet överenskommet pris för utförd och av Polisen godkänd Tjänst. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

12 3 (13) Rikspolisstyrelsen 7 AVROPSVILLKOR 7.1 Avropsberättigade Rätt att göra avrop från Avtalet tillkommer Rikspolisstyrelsen samt samtliga polismyndigheter ( Beställare ). Varje Beställare svarar själv för sina rättigheter och förpliktelser gentemot Leverantören. 7.2 Avrop Polisen äger rätt att avropa Tjänsten enligt Avtalet under hela avtalstiden. Tjänsten ska avropas via e-post eller telefon och innehålla följande: 1 Hänvisning till Avtalet; 2 Beställarens namn och kontaktuppgifter; 3 Specificering och omfattning av Tjänsten som avropas; 4 Tidpunkt då Tjänsten ska utföras; 5 Plats där Tjänsten ska utföras; 6 E-postadress för bekräftelse av mottaget avrop. 7 Leverans- och faktureringsadress; 8 Fakturareferens. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: Dagtid: Telefon: [Anges vid avtalets tecknande] E-post: [Anges vid avtalets tecknande] Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per e-post av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop, såvida inte Polisen medger bekräftelse på annat sätt. Förebyggande underhåll avropas senast trettio (30) dagar innan Avtalad Leveransdag. Innan avrop av Förebyggande underhåll inklusive Återkommande kontroll sker ska Leverantören ansvara för att planera detta enligt punkten Planering i bilagd Avtalad specifikation. 7.3 Avbeställning och omplanering Beställare äger rätt att avbeställa avropat Förebyggande underhåll och avropad Återkommande kontroll som ej har påbörjats, dock senast trettio (30) dagar innan Avtalad Leveransdag, utan ersättningskrav från Leverantören. Avbeställning ska ske skriftligen av Polisen. Beställare äger även rätt att omplanera datum för utförande av avropat Förebyggande underhåll och avropad Återkommande kontroll som ej har påbörjats, dock senast trettio (30) Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

13 4 (13) Rikspolisstyrelsen dagar innan Avtalad Leveransdag, utan ersättningskrav från Leverantören. Omplanering av datum ska ske skriftligen av Polisen i samråd med Leverantören. 8 LEVERANS M.M. Vågar ska vara Beställaren tillhanda senast tio (10) dagar räknat från den dag då Vågarna levererats till Leverantören ( Avtalad leveransdag ). Leverans ska anses ha skett den dag då vågarna avlämnats på av Beställaren angiven leveransadress samt mottagits och godkänts av Beställaren vid leveranskontroll. Leverans av Vågar från Leverantör till Beställare ska ske fritt till av mottagaren angiven leveransadress (DDP Incoterms 2010). Leverans av Vågar från Beställare till Leverantör ombesörjes av Beställaren. Vid Avhjälpande underhåll ska leverans till Beställare ske inom tio (10) dagar om inte annat överenskommits. Tjänsten ska anses vara levererad då Tjänsten utförts enligt villkoren i Avtalet ( Faktisk Leveransdag ). Tjänsten får inte, utan Polisens skriftliga medgivande, utföras vid annat tillfälle än vad som angetts vid avrop eller enligt punkten Avbeställning och omplanering 9 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Leveransförsening föreligger när Faktisk Leveransdag inträder efter Avtalad Leveransdag. Finner Leverantören att Leverantören inte kan hålla Avtalad Leveransdag eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att utan dröjsmål skriftligen meddela Polisen om förseningen. Därvid ska orsaken till förseningen anges samt såvitt möjligt den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 13 Befrielsegrunder ska Avtalad Leveransdag, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. 10 PRIS, BETALNING M.M. Leverantörens ersättning för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet regleras uttömmande i denna bestämmelse samt i bilagd avtalsbilaga Priser. Polisen ska till Leverantören erlägga betalning för levererad och av Polisen godkänd Tjänst, senast trettio (30) dagar efter dagen då faktura som uppfyller villkoren i punkten 12 Fakturering m.m. har inkommit till Polisen. Om Polisen inte erlägger betalning för Tjänsten i enlighet med villkoren i Avtalet är Polisen skyldig att till Leverantören utge dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod har meddelat Polisen om Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

14 5 (13) Rikspolisstyrelsen Polisens försening och uppmanat Polisen att erlägga betalning. Inga andra påföljder får göras gällande i anledning av försenad betalning. 11 INDEXREGLERING Priser angivna för posterna i Avtalsbilaga 2 Priser ska regleras med nedan angivna index: Post Indexbenämning Tillhandahålls av 1, 2, 13 Arbetskostnadsindex för arbetare 1 Statistiska centralbyrån (SCB) (AKI arb, SNI2007 näringsgren verkstadsindustri, preliminära siffror) 3-12 Prisindex för inhemsk tillgång (ITPI SPIN2007, produktgrupp verkstadsindustri) Statistiska centralbyrån (SCB) 1 I det fall Arbetskostnadsindex för arbetare ej längre finns att tillgå ska posterna 1,2 och 13 regleras med Labour Cost Index för arbetare (LCI arb, SNI2007 näringsgren verkstadsindustri, preliminära siffror). Fast andel av pris Basmånad Jämförelsemånad AKI: 10%, ITPI: 0% Oktober 2014 [22 månader efter avtalets tecknande] Samt vid ytterligare förlängning: AKI: 10%, ITPI: 0% [22 månader efter avtalets tecknande] [34 månader efter avtalets tecknande] För att indexreglering ska vara giltig måste skriftlig överenskommelse träffas mellan parterna. Indexreglering ska verkställas endast om förändring av index mellan basmånad och jämförelsemånad överstiger +/- en halv procent (0,5 %). Indexreglerade priser får tillämpas först vid närmast påföljande kalendermånadsskifte efter att överenskommelse träffats mellan parterna. Det ankommer på den part som åberopar indexreglering att, på egen bekostnad, förevisa skriftlig bevisning avseende huruvida indexreglering skall verkställas eller inte enligt ovanstående förutsättningar. När den första indexregleringen genomförs ska alltid basmånad oktober 2014 användas, oavsett om denna reglering ej sker omedelbart efter att perioden med fasta priser löpt ut. Vid uträkning av nytt pris ska en multiplikator med tre (3) decimaler användas. Avrundning ska göras enligt svensk standard SS14141 regel B. 12 FAKTURERING M.M. Leverantören äger rätt att fakturera Polisen efter det att Tjänsten har levererats och godkänts av Polisen. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

15 6 (13) Rikspolisstyrelsen Faktura ska ställas till den faktureringsadress som angivits i avropet. På fakturan ska alltid anges: 1 Leverantörens namn och organisationsnummer 2 Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer 3 Leverantörens ordernummer 4 fakturanummer 5 fakturadatum 6 avtalsnummer [Anges vid avtalstecknandet], diarienummer A / Beställarens fakturareferens, s.k. EFH-id (företagsprefix samt 6 bokstäver ex. 01xxxxxx), som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens 8 specificering av utförd tjänst och dess omfattning 9 à-priser 10 totalbelopp 11 momsbelopp Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Felaktigt utställda fakturor returneras utan åtgärd. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor. 13 BEFRIELSEGRUNDER Part är befriad från sina åtaganden enligt Avtalet om parten visar att det inträffat ett hinder utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid Avtalets tecknande och vars följder parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Såsom sådant hinder ska anses allmän arbetskonflikt, eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, terrorism, inskränkningar i fråga om drivkraft, allmän knapphet på transporter, varor och energi, lagbud, beslut från regeringen eller annan myndighet än Polisen samt arbetsmarknadskonflikt som inte har sin grund i parts brott mot kollektivavtal. Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra åtagandena enligt Avtalet, är parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som parten har anlitat skulle vara fri enligt första stycket. För att part ska äga rätt att göra gällande befrielsegrund enligt första stycket ska parten omgående skriftligen underrätta motparten om uppkomsten av det befrielsegrundande hindret samt vidta åtgärder för att mildra omfattningen och effekten av hindret. Så snart det åberopade hindret upphört ska parten omgående skriftligen underrätta motparten därom samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Vardera parten får frånträda Avtalet genom skriftligt meddelande till motparten, om Avtalets fullgörande försenas mer än nittio (90) dagar till följd av befrielsegrundande hinder. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

16 7 (13) Rikspolisstyrelsen 14 HÄVNING Båda parter äger rätt att häva Avtalet utan kompensation till motparten, i fall motparten har gjort sig skyldig till väsentligt kontraktsbrott och motparten inte rättat till kontraktsbrottet inom trettio (30) dagar från mottagandet av meddelande (med beskrivning av kontraktsbrottet) från den hävande parten. Polisen äger därutöver rätt att häva Avtalet enligt följande: 1 utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Tjänsten är felaktig, inte fullgörs eller fullgörs för sent och detta inte beror på Polisen eller något förhållande på Polisens sida; 2 utan kompensation till Leverantören och omedelbart, vid varje försök av Leverantören att överlåta, delegera eller på annat sätt överföra rättigheterna enligt detta Avtal; 3 utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantörens ekonomiska ställning eller kommersiella förmåga försämras i sådan omfattning att Polisen får rimlig anledning att tro att Leverantören inte kan uppfylla Avtalet; 4 utan kompensation till Leverantören och omedelbart om Leverantören har försatts i konkurs eller likvidation, satts under tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, ackord eller liknade förfarande; 5 utan kompensation till Leverantören och omedelbart, om Leverantören har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter eller har lämnat felaktig information i delar som berör denna punkt. Hävning enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till motparten för att vara giltig. 15 SKADESTÅND Häver Polisen Avtalet enligt punkten 14 Hävning äger Polisen rätt till skadestånd. Framställan om krav på skadestånd enligt denna punkt ska ske genom skriftligt meddelande till Leverantören för att vara giltig. Föreligger ersättningsgill skada enligt denna punkt är Polisen skyldig att vidta åtgärder för att begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller i övrigt är oskäligt betungande. 16 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta motparten för indirekt- eller följdskada, förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av oaktsamhet. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

17 8 (13) Rikspolisstyrelsen 17 FÖRSÄKRING Leverantören är skyldig att teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av skadeståndsskyldighet med anledning av ingångna åtaganden enligt Avtalet. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören är skyldig att omedelbart på begäran av Polisen uppvisa skriftligt bevis på erlagda försäkringsavgifter. 18 FÖRBUD MOT DISKRIMINERING Leverantören förbinder sig att vid utförande av tjänste- eller byggentreprenadkontrakt i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. De lagar som gäller vid avtalstidens början är 16 kap. 8 och 9 brottsbalken samt diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt första stycket inte omfatta den del av tjänste- byggentreprenadkontraktet som avser varor. Leverantören ska senast den 20 februari varje år med början år 2016 till Polisen inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Leverantörens förbindelse enligt första stycket: a. Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b. Dokumenterat arbete mot diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet eller annan trosuppfattning enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c. Sanningsförsäkran som anger om Leverantören eller anställd som Leverantören svarar för, vid utförandet av kontraktet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Leverantören är dessutom skyldig att på Polisens begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Leverantörens verksamhet enligt första stycket. Informationen ska redovisas till myndigheten senast en (1) vecka efter begäran därom såvida inte längre tid överenskommits i det enskilda fallet. Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt tredje stycket eller om Leverantören vid utförandet av Avtalet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till Polisen med 1000 kr per varje kalendervecka som påbörjas från det att sju dagar förflutit sedan leverantören mottog Polisens underrättelse angående detta avtalsbrott till det att rättelse vidtagits. Om Leverantören eller anställd som Leverantören ansvarar för, vid utförandet av Avtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen, ska avtalsvite utgå till myndigheten för varje överträdelse med 5000 kr. Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

18 9 (13) Rikspolisstyrelsen Om Leverantören i en sanningsförsäkran enligt tredje stycket inte oavsiktligt förtigit en lagakraftvunnen dom enligt sjätte stycket, har Polisen dessutom rätt att häva Avtalet. Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i stycken 1-7, under förutsättning att underleverantören i Sverige kommer att utföra en väsentlig del av Avtalet om delen, exklusive varor, utgör minst femtio procent (50 %) av det totala Avtalsvärdet. Leverantören ska tillse att Polisen erhåller information avseende dessa underleverantörer i enlighet med fjärde stycket. Leverantören svarar gentemot Polisen för dessa underleverantörers överträdelser enligt styckena 5-7. Förpliktelsen enligt åttonde stycket gäller endast i den utsträckning som Leverantören enligt branschpraxis eller av annan anledning har faktisk möjlighet att införa dessa skyldigheter i sitt avtal med underleverantören. 19 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna samt tillse att anställda, anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och föreskrifter. Leverantören är skyldig att informera sig och sina anställda, anlitade konsulter och underleverantörer om innebörden av reglerna om handlingssekretess och tystnadsplikt i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Sekretess enligt denna punkt Säkerhet och sekretess gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. 20 VERKSAMHET Leverantören eller någon på Leverantörens sida får inte under avtalstiden utöva verksamhet som i något avseende negativt kan påverka Polisens förtroende för Leverantören avseende Leverantörens åtaganden enligt Avtalet eller som kan skada Polisens anseende. 21 ANVÄNDNING AV POLISENS NAMN OCH KÄNNETECKEN Leverantören äger inte rätt att utan Polisens föregående skriftliga samtycke i varje enskilt fall göra något pressuttalande eller annat offentligt uttalande med anledning av Avtalet och/eller vad som omfattas därav, eller i marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang: (i) hänvisa till uppdrag för Polisen, eller (ii) använda Polisens namn, grafiska profil, logotyp eller andra kännetecken. Vad som omfattas av Polisens grafiska profil anges i vid var tid gällande reglering för Polisens grafiska profil i Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om Polisens grafiska profil (RPSFS 2005:6, FAP 153-1). Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

19 10 (13) Rikspolisstyrelsen Bestämmelser om hur statsvapen eller annan officiell beteckning som hänsyftar på svenska staten får användas i näringsverksamhet finns i lagen (1970:498) om skydd för vapen och vissa andra officiella beteckningar samt i förordningen (1976:100) om vissa officiella beteckningar. 22 PERSONAL Leverantören förbinder sig att vid utförandet av sina åtaganden enligt Avtalet använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. För det fall att någon av de personer som utför Tjänsten blir otillgänglig för Tjänstens utförande eller om Polisen anser att någon av dessa personer saknar tillräckliga kvalifikationer eller av andra skäl inte är lämplig för samarbetet mellan parterna ska Leverantören omedelbart vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till bristen. Leverantören ska därvid söka ersätta personen med annan person med likvärdig kompetens, utbildning och erfarenhet, dock förutsatt att det kan ske utan påverkan på kvalitet eller tiden för Tjänstens utförande. Förändring i personalstyrkan berättigar inte Leverantören till ersättning för eventuella merkostnader och utgör inte grund för förändring av avtalade villkor. Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och lagstadgade kostnader för sig och sin personal. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal. 23 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen, såvida inte underleverantören endast anlitas för åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för Avtalet. 24 STATISTIK Leverantören är skyldig att utan anmodan lämna statistik i form av en rapport till Polisen avseende underhåll och de återkommande kontroller som utförts under året. Rapporten ska vara Nationellt ansvarig inom Polisen tillhanda senast den 10 februari varje år. Statistiken ska lämnas årsvis enligt nedan angiven tidsplan: Redovisningsperiod Redovisningstidpunkt Avtalets tecknande till till till (vid ev. förlängning) till (vid ev. förlängning) Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014

20 11 (13) Rikspolisstyrelsen Statistiken ska innehålla uppgift om: 1. Vågens serienummer, typ av åtgärd, datum för åtgärd, vågens placeringsort samt priset för åtgärden på följande form: Exempel: Serienummer Åtgärd Datum för åtgärd Placeringsort Pris i SEK exkl. moms 123ABC Byte av batteri Luleå X 456DEF Återkommande kontroll Stockholm Y 789GHI Byte av sprucken ram Norrköping Z 2. En sammanställning av de tre (3) mest frekventa felen under året. 3. En sammanställning av de tre (3) mest kostnadskrävande felen som uppstått under året och vad de orsakas av. 25 UPPSÄGNING Polisen äger rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med tre (3) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens hävningsrätt enligt punkten 14 Hävning äger Leverantören rätt att utfå skälig ersättning för fram till uppsägningstidpunkten nedlagda investeringar som har direkt anknytning till Leverantörens åtaganden enligt detta Avtal jämte skälig vinst därpå samt utfå skälig ersättning för direkta avvecklingskostnader. Den totala ersättningen får dock inte överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidtaga alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Leverantören äger inte rätt att uppbära ersättning för det som kan komma till nytta i Leverantörens övriga verksamhet eller för vilket Leverantören erhåller ersättning på annat sätt. Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 26 MEDDELANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. Meddelanden mellan parterna enligt Avtalet ska för att vara giltiga ske skriftligen och skickas till följande adresser: Nationellt ansvarig för Polisen [Anges vid avtalstecknandet] namn efternamn titel adress postnummer postadress Telefon: Bilaga 3 Avtalsunderlag - 944, A /2014