REVISIONSRAPPORT. Projektering/upphandling av entré- och mottagningsbyggnad. Länssjukhuset Halmstad Leif Jacobsson Leif Johansson

Transkript

1 REVISIONSRAPPORT Projektering/upphandling av entré- och mottagningsbyggnad Länssjukhuset Halmstad Leif Jacobsson Leif Johansson

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Bakgrund Syfte Metod Beslut - omfattning Projektorganisation Politisk organisation/beslutsgång Tjänstemannaorganisation Delegation Konsulternas arbete Program- och förslagshandlingar Projektering Upphandling av konsulttjänster Upphandling av entreprenörer Administrativa föreskrifter Värderingsgrunder vid prövning av anbud Säkerheter Administrativa rutiner Betalning - fakturering Projektuppföljning Attesträtt Ansvar Färdigställande tid Kvalitetssäkring garantitid Vite Försäkring Inkomna anbud Utvärdering av anbud Anbudsöppning - entreprenader Antagna anbud efter anbudsöppningen Finansiering Anslaget i budget...13

3 1. Sammanfattning Som introduktion till granskningen lämnade fastighetsdirektören på Landstingsfastigheter en redogörelse för revisorerna om byggnationen vid sammanträde I enlighet med den av revisorerna fastställda projektplanen , har vi följt och bedömt projekteringen och upphandlingsfasen för byggnationen av entré- och mottagningsbyggand vid Länssjukhuset i Halmstad. Landstinget Halland har tecknat ramavtal för åren 2002 och 2003 med olika konsultföretag inom; arkitektur, el-projektering, byggnadskonstruktion, VVSprojektering, byggekonomi, kontroll/administration och beskrivare. Ramavtalen avser utförande av konsulttjänster i samband med genomförande av olika om- och tillbyggnadsprojekt för Landstinget Halland. Ramavtalen är förlängda ett år och gäller även för år Nya avtal är även tecknade fr.o.m Anbudsöppningen skedde av fastighetsdirektören, projektledaren och en assistent. Inkomna anbud förtecknades på bilagor till protokoll vid anbudsöppningen. Protokoll har i vederbörlig ordning upprättats över samtliga inkomna anbud. Efter formalia kontroll och utvärdering av inkomna anbud beslutade Landstinget Halland, Landstingsfastigheter att lämna tilldelningsbesked och antaga entreprenörer för bygg, rör, luft, el, hiss och transformator- och ställverk. Vidare lämnades tilldelningsbesked till den entreprenör som lämnat anbud på sprinklerentreprenaden att denna upphandling avbrutits. Genomgående kan vi konstatera att byggherren varit vaksam och gått igenom reservationer om så angetts med respektive entreprenör. Vi anser att upphandlingen har skötts mycket tillfredsställande med klara regler och instruktioner. Efter två överklaganden och beslut i länsrätten fick Landstinget Halland genomföra en ny upphandling avseende luftbehandlingsentreprenaden. Vid anbudsöppningen hade sex anbud inkommit. Efter formalia granskning av handlingar beslöt landstingsfastigheter att anta Totalinstallatören AB som entreprenör för luftbehandlingen. Beställningsskrivelse har upprättats avseende Länssjukhuset i Halmstad, entré- och mottagningsbyggnad för byggentreprenören och tillika generalentreprenören NCC Construction AB, rörentreprenören, AB Oskar Hansson, el-entreprenören, Midroc Elektro AB, hissentreprenören RC Hisservice AB, transformator- och ställverksentreprenören Bravida Väst AB. Sidoentreprenader för rör-, el-, hiss- samt transformator/ställverksanläggningar har överförts som underentreprenader enligt bestämmelser i Administrativa föreskrifter. 0

4 Samtliga beställningsskrivelser för de ovan antagna entreprenörerna är undertecknade av både beställaren och entreprenören. Entreprenaden för sprinkleranläggning kommer att upphandlas under entreprenadstiden och kommer efter upphandlingen att överföras som entreprenad på motsvarande sätt som de tidigare antagna entreprenaderna. Anbudsgivaren skall ha stabil ekonomisk bas. Anbudsgivare skall visa det genom utdrag från UC (upplysningscentralen) eller likvärdig handling. Rating (riskklass) skall vara lägst 3. UC Risk är ett system för kreditvärdering av svenska företag. Indelning sker i riskklasserna 1-5, där 1 innebär hög risk och 5 lägsta risk att komma på obestånd inom en tvåårsperiod. Samtliga antagna entreprenörer ligger inom klass 3-5. Entreprenören skall ställa säkerhet i form av bankgaranti, utfärdad av svensk bank. Vid samordnad generalentreprenad skall säkerheten ställs till generalentreprenören. Uppföljning av lämnade säkerheter görs på byggmötena. Vid granskningstillfället fanns bankgarantier för samtliga entreprenader förutom den nyligen avslutade luftbehandlingsentreprenaden. Uppföljning av lämnade försäkringar görs på byggmötena. Avstämning görs även med landstingets försäkringsmäklare. Vid granskningstillfället fanns försäkringsbesked för samtliga entreprenader. Stickprovsvisa granskningar av leverantörsfakturor visar inga avvikelser från upprättade attestrutiner. Landstingsfullmäktige beslöt att godkänna en investeringsram för projektet på 360 mnkr, samt att i det kommande budgetarbetet anvisa medel för projektets genomförande. Avsatta medel under (15 mnkr, 40 mnkr, 100 mnkr, 125 mnkr och 80 mnkr) 1

5 2. Bakgrund 2.1 Syfte Som introduktion till granskningen lämnade fastighetsdirektören på Landstingsfastigheter en redogörelse för revisorerna om byggnationen vid sammanträde I enlighet med den av revisorerna fastställda projektplanen , har vi följt och bedömt projekteringen och upphandlingsfasen för byggnationen av entré- och mottagningsbyggand vid Länssjukhuset i Halmstad. 2.2 Metod Granskningen har genomförts genom att vi följt ärendegången via framtagna idéplaner, landstingsstyrelsen och landstingsfullmäktige. Vi har även tagit del av aktuella dokument, protokoll anbudshandlingar mm. Vidare har intervjuer skett med fastighetsdirektören och bygg- och projektledaren. 2.3 Beslut - omfattning Behovet av ny huvudentré har diskuterats sedan lång tid tillbaka. Först byggdes en provisorisk huvudentré i slutet på 1970-talet, som ännu är i bruk, och senare en särskild besöksentré i samband med vårdbyggnad C1. Landstingsfullmäktige beslöt vid behandling av investeringsplanen att förorda en nybyggnad av entré- och mottagningsfunktionen. Skälet till detta var främst följande; Befintliga byggnader är i dåligt skick och renovering är inte kostnadseffektivt och ändamålsenligt Vissa lokaler riskera att dömas ut av Arbetsmiljöinspektionen Tillskapande av en permanent lösning för sjukhusets huvudentré Projektet omfattar förutom nybyggnad av entré- och mottagningsbyggnad även rivning av Västra och Nordvästra flygeln, iordningsställande av evakueringslokaler samt förbindelsegångar till ombyggnation av intilliggande befintliga byggnader. Landstingsfullmäktige beslöt om en nybyggnad av entré- mottagningsfunktionen med utgångspunkt från befintlig programhandling exklusive ett våningsplan. Byggnationen omfattar en nybyggnadsyta på m2. 2

6 Landstingsfullmäktige beslöt; att godkänna föreliggande förslag som underlag för det fortsatta arbetet med nybyggnation för entré- och mottagningsbyggnad på länssjukhuset, att godkänna en investeringsram för projektet på 360 mnkr, samt att i det kommande budgetarbetet anvisa medel för projektets genomförande Rivning kommer att ske av m2 av befintliga byggnader i sjukhusets centrala del vilket är ur miljö- och logistiksynpunkt ett mycket kvalificerat arbete. Byggstart i början av oktober 2004 och rivningsarbetet beräknas ta ca 6 månader. Färdigställande av projektet väntas vara hösten Projektorganisation 3.1 Politisk organisation/beslutsgång Landstingsstyrelsen är politisk nämnd för byggnationen. 3.2 Tjänstemannaorganisation Ombud för beställaren, landstingsstyrelsen, är fastighetsdirektör Leif Haraldson. Som projektledare och kvalitetsansvarig enligt PBL för byggnationen är Jan-Ove Elofsson, landstingsfastigheter, med ansvar för byggfrågor i samband med projektet. Som kontaktperson mot Länssjukhuset och olika myndigheter avseende praktiska frågor kommer förvaltare Sten-Olof Nilvall att fungera. Han kommer att frigöras från sina nuvarande arbetsuppgifter för att på heltid kunna ägna sig åt denna funktion. För projektuppföljning har tjänsten inköpts från CA-konsultadministration. 3.3 Delegation Landstingsstyrelsen har antagit delegationsordning ny delegationsordning (Bil 1). Av delegationsordningen framgår att fastighetsdirektören skall anmäla upphandling av konsulter och entreprenörer avseende objekt som upptagits i investeringsbudget. 3

7 4. Konsulternas arbete 4.1 Program- och förslagshandlingar Landstingsfastigheter har i samarbete med länssjukhuset och med anlitande av tekniska konsulter, tagit fram en program- och förslagshandling för entré- och mottagningsbyggnaden. Programarbetet påbörjades under 1999 och avslutades i juni Entré- och mottagningsbyggnaden Entré- och mottagningsbygganden innehåller följande verksamheter; - Huvudentré, cafeteria och post - Kirurg- och urologmottagning inkl administrativa lokaler - ÖNH- mottagning inkl administrativa lokaler samt vårdavdelning - Kvinnoklinikens gynekologiska mottagning och vårdavdelning samt administrativa lokaler - Ögonmottagning inkl administrativa lokaler samt ögonoperation - Landstingets arkiv - Sjukhusapotek Anlitade konsulter Nedanstående konsulter har ansvarat för framtagandet av program- och förslagshandlingen för entré- och mottagningsbyggnaden. CA- consultadministration, projektadm White arkitekter, arkitekter Ottosson & Wolrath, statiker ÅF Installation, vs-konsult Jacobsson & Widmark, el-konsult Nedlagda kostnader för program- och förslagshandlingarna är ca 7,3 mnkr. 4.2 Projektering Projekteringen av entré- och mottagningsbyggnaden påbörjades i augusti/september 2003 efter beslut i Lanstingsstyrelsen

8 Anlitade konsulter Nedanstående konsulter har ansvarar för projekteringen av EMB, Länssjukhuset i Halmstad. Bokförda kostnader t.o.m enligt nedan; CA- consultadministration, beskrivning, mängdber White arkitekter, arkitekter Ottosson & Wolrath, byggnadskonstruktör AF Installation, vvs-projektör Jacobsson & Widmark, el- och hissprojektör Övriga konsulter Övrigt Halmstads kommun, (avgifter) Kopieringsarbete Byggnadsarbeten Summa: Upphandling av konsulttjänster Ledstjärnorna inom lagen för offentlig upphandling LOU är affärsmässighet, utnyttjande av konkurrens och objektivitet mot leverantör. Direktupphandling: Upphandling utan infordrande av skriftligt anbud, får tillämpas om upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses och inte heller beror på den upphandlade enheten. Nämnden för offentlig upphandling (NOU) har uttalat att direktupphandling får användas om upphandlingens värde understiger två basbelopp vid köp av tjänster av kvalificerad natur (intellektuella tjänster). Basbeloppet är ca :-. Landstinget Halland har beslutat att fem basbelopp skall gälla vid direktupphandling. Landstinget Halland har tecknat ramavtal för åren 2002 och 2003 med olika konsultföretag inom; arkitektur, el-projektering, byggnadskonstruktion, VVS-projektering, byggekonomi, kontroll/administration och beskrivare. Ramavtalen avser utförande av konsulttjänster i samband med genomförande av olika om- och tillbyggnadsprojekt för Landstinget Halland i enlighet med Administrativa förutsättningar för konsultmedverkan, daterat Ramavtalen är förlängda ett år och gäller även för år Bil 2. Nya avtal är även tecknade fr.o.m

9 För varje uppdrag förutsätts separat avrop med klargjord omfattning och budget. Konsultarbetet vid framtagandet av program- och förslagshandlingar sker dock oftast på löpande räkning. Vad gäller projekteringsfasen upprättas avtal om omfattning, tider, kostnad mm. Enligt gällande ramavtal skall timarvoden indexregleras årsvis. 5. Upphandling av entreprenörer 5.1 Administrativa föreskrifter Firma CA consultadministration ab, Göteborg, upprättade administrativa föreskrifter för projektet entré- och mottagningsbyggnad Länssjukhuset i Halmstad. Upphandlingen av entreprenörer påbörjades under maj 2004 och avslutades i slutet juni Underlag för angivande av anbud har utgjorts av mängdförteckningar, upprättade ritningar, beskrivningar, övriga handlingar samt administrativa föreskrifter. Offentlig upphandling (LOU) Lagen om offentlig upphandling har gällt för upphandlingen. Upphandlingen har annonserats i Offical Journal. Öppen upphandling har tillämpats. Upphandlingsförfarande Beställaren kommer att överföra sidoentreprenader nr 2-7 som underentreprenader till byggentreprenaden. Upphandlingen sker genom att beställaren träffar avtal med följande entreprenader 1. Byggentreprenad BE (GE) 2. Rörentreprenad RE 3. Luftbehandlingsentreprenad VE 4. Sprinklerentreprenad SPE 5. Elentreprenad EE 6. Hissentreprenad HE 7.Transformator- och ställverksentreprenad TSE. Generalentreprenör blir entreprenör för entreprenad nr 1 ovan. 6

10 Alla underentreprenader transporteras till generalentreprenören (GE). I och med detta förfarande är det GE som står risken vid en eventuell betalningsinställelse hos någon av underentreprenörerna. Entreprenadform och ersättningsform Entreprenadformen är samordnad generalentreprenad och ersättningsformen är fast pris med indexreglering. 5.2 Värderingsgrunder vid prövning av anbud Det anbud som har lägst anbudspris kommer att antas. I pris inräknas anbudssumma och prissättning av eventuella reservationer. Ekonomisk bedömning av anbudsgivare Anbudsgivaren skall ha stabil ekonomisk bas. Anbudsgivare skall visa det genom utdrag från UC (upplysningscentralen) eller likvärdig handling. Rating (riskklass) skall vara lägst 3. Utdrag från inte vara äldre än 3 månader. UC Risk är ett system för kreditvärdering av svenska företag. Indelning sker i riskklasserna 1-5, där 1 innebär hög risk och 5 lägsta risk att komma på obestånd inom en tvåårsperiod. Samtliga antagna entreprenörer ligger inom klass 3-5. Kontroll av mängdförteckning På anmodan av beställaren skall anbudsgivare som kan komma ifråga för beställning beräkna i entreprenaden ingående mängder enligt förfrågningsunderlaget. Innehåller anbudsgivares mängdberäkning mängder som saknas i eller ej överensstämmer med i mängdföreteckningen angivna, skall uppställning över dessa avvikelser lämnas till beställaren inom överenskommen tid, dock max 4 veckor efter anmodan. Föranleder mängdkontrollen ändring av mängderna i mängdföreteckningen regleras anbudssumman. 7

11 6. Säkerheter Säkerhet till beställaren - BE Entreprenören skall ställa säkerhet i form av bankgaranti, utfärdad av svensk bank. Säkerheten skall utställs för ett belopp om 10% av värdet av de kontraktsarbeten som generalentreprenören själv utför dock minst 5% av kontraktsumman för hela generalentreprenaden. Vid samordnad generalentreprenad gäller, att sidoentreprenörer enligt AFB.11 ålagts att lämna säkerhet till generalentreprenören. Det åvilar generalentreprenören att själv bevaka, att säkerheten lämnas. Säkerhet till beställaren övriga Entreprenören skall ställa säkerhet i form av bankgaranti, utfärdad av svensk bank. Vid samordnad generalentreprenad skall säkerheten ställs till generalentreprenören. Uppföljning av lämnade säkerheter görs på byggmötena. Vid granskningstillfället fanns bankgarantier för samtliga entreprenader förutom den nyligen avslutade luftbehandlingsentreprenaden. 7. Administrativa rutiner 7.1 Betalning - fakturering Betalningstiden 30 dagar räknas från den dag beställaren mottager fakturan. Fakturering få ske högst en gång per månad. Mervärdeskatt får ej faktureras förrän efter slutbesiktning. Förskott beviljas ej. Betalning med betalningsansvar hos generalentreprenören Vid samordnad generalentreprenad har generalentreprenören betalningsansvaret för övertagna entreprenader. Beställaren åtar sig dock betalningsuppdrag från generalentreprenören enligt AFB 11. Betalningstiden, 30 dagar, räknas från den dag beställaren mottager faktura försedd med generalentreprenörens attest. 8

12 Betalningsplan Aktivitetsbunden betalningsplan upprättas av entreprenören. Varje utbetalningspost skall utgöra 90% av värdet av utförda kontraktsarbeten. Innehållna medel får dock icke överstiga 5% av kontraktssumman. Återstoden utbetalas då entreprenaden slutbesiktigats och godkänts. Vid samordnad generalentreprenad skall betalningsplan även omfatta övertagna entreprenader (gäller BE). Betalningsplan skall redovisa var för sig, dels värdet av generalentreprenaden, dels värdet av respektive överförd underentreprenad. Betalningsplaner finns upprättad men några av entreprenörernas planer var vid granskningstillfället ännu ej granskade och godkända. 7.2 Projektuppföljning Projekt- kostnadsuppföljningen kommer att utföras av projektledaren med stöd av CAkonsultadministration. 7.3 Attesträtt Underentreprenören fakturerar generalentreprenören NCC som godkänner prestationen för utbetalning via landstinget. Godkänd prestation från landstingets sida utförs av byggnationens projektledare. Huvudattestant är fastighetsdirektören med en ekonomisekreterare som ersättare Stickprovsvisa granskningar av leverantörsfakturor visar inga avvikelser från upprättade attestrutiner. 8. Ansvar 8.1 Färdigställande tid Entreprenaden beräknas påbörjas i början av oktober månad Entreprenaden skall vara färdigställd och tillgänglig för slutbesiktning senast under augusti Apotekslokaler skall dock vara färdigställda senast under maj månad 2007 (förbesiktning). 9

13 8.2 Kvalitetssäkring garantitid 8.3 Vite Kvalitetssäkring skall tillämpas för entreprenaden. Garantitiden skall vara två år. Vid försening skall entreprenören betala vite med följande belopp för varje påbörjad vecka som entreprenaden i sin helhet försenas. Entreprenad BE (GE) RE VE SPE EE HE TSE Vite 500 tkr 100 tkr 75 tkr 50 tkr 100 tkr 50 tkr 50 tkr 8.4 Försäkring Entreprenörens allrisk- och ansvarsförsäkringar skall minst vara enligt Försäkringsbranschens beskrivning av minimiomfattning för allriskförsäkring och ansvarsförsäkring, entreprenadförsäkringar enlig 5:22. Försäkringsbelopp för ansvarsförsäkring skall vara lägst 20 mnkr. Vid samordnad generalentreprenad gäller följande; Försäkringar från BE (GE) skall avse såväl egna som övertagna entreprenörers åtaganden. Dessutom gäller att respektive underentreprenörer skall teckna försäkringar enligt AB 92. Uppföljning av lämnade försäkringar görs på byggmötena. Avstämning görs även med landstingets försäkringsmäklare. Vid granskningstillfället fanns försäkringsbesked för samtliga entreprenader. 9. Inkomna anbud 9.1 Utvärdering av anbud Hur utvärdering av erhållna anbud skulle ske hade fastlagts innan anbud infordrades. 10

14 Föreskrifter för anbudslämnande; - Anbud skall avgivas skriftligt och i tillslutet omslag - Anbud skall vara avfattat enligt bilagt anbudsformulär - Anbud skall redovisa, anbudssumma, tillkommande mervärdesskatt, debiteringsnormer för maskinkostnader vid maskinarbeten, kvalitetssäkring och miljöledningssystem - Anbud märkt Anbud EMB, BE/RE/SPE/VE/EE/HE/TSE skulle vara beställaren tillhanda senast torsdagen den 24 juni Anbudsöppning - entreprenader Anbudsöppningen skedde av fastighetsdirektören, projektledaren och en assistent. Inkomna anbud förtecknades på bilagor till protokoll vid anbudsöppningen. Protokoll har i vederbörlig ordning upprättats över samtliga inkomna anbud. Efter formalia kontroll och utvärdering av inkomna anbud beslutade Landstinget Halland, att lämna tilldelningsbesked och antaga entreprenörer för bygg, rör, vent, el, hiss och transformatoroch ställverk. Vidare lämnades tilldelningsbesked till den entreprenör som lämnat anbud på sprinklerentreprenaden att denna upphandling avbrutits. Kommentarer Genomgående kan vi konstatera att byggherren varit vaksam och gått igenom reservationer om så angetts med respektive entreprenör. Vi anser att upphandlingen har skötts mycket tillfredsställande med klara regler och instruktioner. Bil 3 visar exempel på anbudssammanställning för entreprenaden transformator- och ställverk. 9.3 Antagna anbud efter anbudsöppningen Antagna anbud efter anbudsöppningen Entreprenörer Belopp Avl. anbud Byggentreprenad + GE NCC Rörentreprenad AB Oskar Hansson Luftbehandlingsentreprenad Totalinstallatören AB Elentreprenad Midroc Elektro AB Hissentreprenad RC Hisservice AB Transformator- och Bravida Väst AB ställverk 11

15 Överprövning upphandling Efter två överklaganden och beslut i länsrätten fick Landstinget Halland genomföra en ny upphandling avseende luftbehandlingsentreprenaden. Vid anbudsöppningen hade sex anbud inkommit på luftbehandlingsentreprenaden. Efter formalia granskning av handlingar beslöt landstingsfastigheter att antaga Totalinstallatören AB som entreprenör för luftbehandlingen till en kostnad av kronor Antagna entreprenörer Beställningsskrivelse har upprättats avseende Länssjukhuset i Halmstad, entréoch mottagningsbyggnad för byggentreprenören och tillika generalentreprenören, NCC Construction AB, rörentreprenören AB Oskar Hansson, elentreprenören Midroc Elektro AB, hissentreprenören RC Hisservice AB, transformator- och ställverksentreprenören Bravida Väst AB. Sidoentreprenader för rör-, el-, hiss- samt transformator/ställverksanläggningar kommer att överföras som underentreprenader enligt bestämmelser i Administrativa föreskrifter. Samtliga beställningsskrivelser för de ovan antagna entreprenörerna är undertecknade av både beställaren och entreprenören. Entreprenaden för sprinkleranläggning kommer att upphandlas under entreprenadstiden och kommer efter upphandlingen att överföras som entreprenad på motsvarande sätt som de tidigare antagna entreprenaderna Mängdkontroll PM för mängdkontroll upprättas för entreprenaderna. Entreprenörerna har beräknat i entreprenaden ingående mängder enligt beskrivningar, handlingar och ritningar. Entreprenörernas uppställningar över avvikelser kan efter gemensam kontroll medföra ändringar av mängder i den tillhandahållna mängdförteckningen daterad Detta kan medföra såväl tillägg som avdrag från kontraktssumman. Samtliga PM till mängdprotokoll är undertecknade av både beställaren och entreprenören. 12

16 10. Finansiering 10.1 Anslaget i budget Landstingsfullmäktige beslöt att godkänna en investeringsram för projektet på 360 mnkr, samt att i det kommande budgetarbetet anvisa medel för projektets genomförande. Avsatta medel (15 mnkr, 40 mnkr, 100 mnkr, 125 mnkr och 80 mnkr). 13