Revidering av kommunens krisledningsplan (Plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser i Knivsta kommun) KS-2012/385

Transkript

1 Göran Nilsson Ordförandens förslag Diarienummer Kommunstyrelsens ordförande Datum KS-2012/ Kommunstyrelsen Revidering av kommunens krisledningsplan (Plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser i Knivsta kommun) KS-2012/385 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta den reviderade krisledningsplanen. Göran Nilsson

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Emma Dahlgren KS-2012/385 Kommunstyrelsen Revidering av kommunens krisledningsplan (Plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser i Knivsta kommun) KS-2012/385 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta den reviderade krisledningsplanen Sammanfattning Kommunens krisledningsplan för extraordinära händelser har reviderats för att på ett mera korrekt sätt återge kommunens krisledningsorganisation efter de förändringar som sker på grund av inflytten i nya kommunhuset. Bakgrund Enlig lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap är kommunen skyldig att för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Framtagandet av en sådan plan i Knivsta har förlagts i tid så att planen ska vara aktuell vid inflytten i nya kommunhuset. Planen medför inga ändrade ekonomiska konsekvenser. Lena Fransson kommunchef

3 Diarienr. KS-2012/385 Plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser i Knivsta kommun Antagen av kommunstyrelsen 2012-xx-xx 1

4 Syfte Denna ledningsplan syftar till att säkerställa en snabb uppstart och effektiv drift av den samordnade kommunala krisledningen vid en extraordinär händelse eller höjd beredskap. Planen beskriver kommunledningens organisation, uppgifter och arbetssätt vid en svår påfrestning och kan även användas vid en samhällsstörning som inte bedöms som extraordinär händelse. Bakgrund och extraordinär händelse Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap föreskriver att kommuner och landsting för varje ny mandatperiod ska fastställa en plan för hur extraordinära händelser ska hanteras. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en sådan störning i viktiga samhällsfunktioner samt kräver skyndsamma insatser av kommunen. Det svenska krishanteringssystemet baserar sig på tre viktiga grundprinciper; ansvarsprincipen, likhetsprincipen och närhetsprincipen. Tillsammans gör de gällande att den som är ansvarig för en verksamhet i vardagen också är det i kris, och att en kris så långt det är möjligt ska hanteras på samma sätt som till vardags och så nära händelsen som möjligt. I de fall den ordinarie organisationen inte räcker till kan den berörda verksamheten, i enlighet med denna plan, få stöd av den centrala krisledningen i form av krisledningsgruppen med stödfunktioner samt, vid händelse av extraordinär art, även krisledningsnämnden. Mål Knivsta kommun ska värna de som bor och vistas i kommunen, verka för att trygga en livsnödvändig försörjning och att samhällsfunktionerna så långt det är möjligt upprätthålls. Vid en extraordinär händelse ska de kommunala verksamheter som inte tål avbrott upprätthållas i största möjliga mån, för att minimera skador på människor, egendom och miljö. Kommunens service till samhället ska så långt som möjligt garanteras. Övriga planer Utöver denna plan ska finnas en plan för kommunens övergripande informationsverksamhet vid en extraordinär händelse. Dessutom ska alla nämnder ha egna planer för sina respektive verksamheter vid sådana händelser. 1 Varje verksamhetsområde ansvarar för att alltid ha aktuella risk- och sårbarhetsanalyser och handlingsplaner med åtgärdskalendrar och checklistor för att minimera störningar i den egna verksamheten. 1 Beredskapssamordnaren ska vid behov bistå med stöd vid framtagande av krisledningsplaner. 2

5 Kommunchefen eller av denne utsedd tjänsteman ansvarar för att kommunens övergripande krisledningsplan hålls aktuell. Informationschefen ansvarar för att kriskommunikationsplanen uppdateras vid behov. Krisledningsnämnden Kommunens krisledningsnämnd utgörs av fem ledamöter som väljs av Kommunfullmäktige för varje ny mandatperiod. Ordförande bedömer när en händelse är av sådan art att den kan anses extraordinär, vilket medför att nämnden ska träda i funktion. Ordförande får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Har ordförande förhinder träder vice ordförande in i dennes ställe. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av annan nämnds befogenheter, inklusive den del som är reglerad i speciallagstiftningen. Övertagande av beslutsrätt och verksamhetsansvar får ske i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämndens beslut om sådant övertagande ska omedelbart tillställas berörd nämnd och i de fall det är möjligt ska krisledningsnämnden först ha berett berörd nämnds ordförande tillfälle att yttra sig. Uppgifter som övertagits ska återgå till ordinarie nämnd så snart omständigheterna medger det. Krisledningsnämnden ska under hela den extraordinära händelsen vara anträffbar inom kommunens geografiska område för att snabbt kunna sammanträda och fatta de beslut som krävs. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträdande. Krisledningsnämndens arbete ska avslutas så snart som möjligt. Krisledningsnämndens arbete är att betrakta som avslutat i det ögonblick nämnden fattar beslut om avveckling. Kommunfullmäktige kan alltid besluta att krisledningsnämndens uppgifter ska återgå till ordinarie nämnd. Krisledningsnämnden ska så fort som möjligt, tillsammans med kommunchefen, fatta beslut om vem eller vilka som ska uttala sig i kommunens namn med anledning av den särskilda händelsen. 3

6 Krisledningsnämndens uppgifter: - Leda kommunen vid extraordinär händelse - Tolka kommunens roll - Ange övergripande inriktning för kommunens krishantering - Företräda kommunen utåt och mot kommuninvånarna - Besluta om förändringar i servicenivån eller om åtgärder som innebär att viktiga samhällsfunktioner störs, väsentliga miljövärden förstörs eller betydande enskilda intressen skadas - Besluta om omfördelning av kommunens resurser - Vid behov begära bistånd utifrån (till exempel från annan kommun) - Besluta om stöd till enskilda Krisledningsnämndens reglemente bifogas. Krisledningsgruppen Vid en extraordinär händelse är krisledningsgruppen krisledningsnämndens berednings- och verkställighetsorgan. Gruppen kan även användas som ledningsgrupp vid en allvarlig störning som inte betraktas som extraordinär händelse. Det strategiska ledningsansvaret för gruppen har kommunchefen, som till sitt förfogande har den ordinarie chefsgruppen samt informationschef, ekonomichef och personalchef. Utbildningschef, socialchef och teknisk chef utövar den operativa ledningen för respektive verksamhetsområde. Administrativ chef biträder kommunchefen samt har ordinarie operativt ansvar för kommunens verksamhet. Vid kommunchefens förhinder leds krisledningsgruppen av medlem i gruppen i den ordning de upptas på larmlistan. Alla särskilda händelser i kommunen ska så långt som möjligt hanteras av respektive verksamhets ordinarie organisation. I det fall den ordinarie verksamheten inte räcker till kan krisledningsgruppen sammankallas för att anpassa kommunens organisation och få till stånd en samordnad krisledning. Krisledningsgruppen kan, med hjälp av informationsenheten, erbjuda informationsstöd samt upplysningsverksamhet. Krisledningsgruppen kan även initiera samverkan med berörda organisationer och myndigheter samt bidra med att etablera lägesuppfattning vid större händelser. Krisledningsgruppen ska träda i funktion så snart som möjligt efter larm. Vid behov kan under tiden jourhavande brandchef med stab utgöra krisledningen. Det är av yttersta vikt att krisledningsgruppens beslut och åtgärder dokumenteras från start, för att möjliggöra uppföljning och utvärdering. 4

7 Krisledningsgruppens uppgifter: - Ta fram underlag för krisledningsnämndens beslut - Omsätta krisledningsnämndens beslutade riktlinjer i åtgärder och långtidsprognoser - Följa upp, utvärdera och dokumentera lägesutvecklingen och vidtagna åtgärder - Besluta om omfallsalternativ efter analysgruppens förslag - Samordna kommunens krishantering - Förmedla information till media, allmänhet och anställda - Säkerställa kostnadsuppföljning med anledning av extraordinär händelse - Hålla checklistor uppdaterade Till krisledningsgruppen knyts stödfunktionerna informationsenhet, analysenhet och serviceenhet. Analysenhetens uppgifter: - Inhämta information om och fortlöpande följa den aktuella situationen - Bedöma de omedelbara och långsiktiga konsekvenserna av händelsen - Planera för tänkbar fortsatt utveckling i ett eller två steg (omfallsplanera) - Ange resursbehov utifrån de olika omfallsalternativen - Utarbeta förslag till åtgärder - Stödja krisledningsnämnd och krisledningsgrupp med sekreterartjänster - Juridiskt bedöma åtgärder och insatser - Dokumentera händelseförlopp och vidtagna åtgärder (dagbok) - Hålla kontakt med kommunens POSOM-grupp Serviceenhetens uppgifter: - Iordningställa krisledningsplats och arbetsplatser - Förbereda, upprätta, betjäna och underhålla telefon-, fax- och dataförbindelser - Upprätta transportcentral för lättare transporter - Svara för säkerhetsskydd vid krisledningsplatsen - Svara för utspisning av personal i krisledningsorganisationen - Svara för förläggning av nyckelpersoner 5

8 Informationsenhetens uppgifter: Utbyta information med samverkande myndigheter Bevaka vad som sägs och skrivs i media Skriva pressmeddelanden och annat informationsmaterial till media Förbereda och genomföra presskonferenser Upprätta presscenter och på annat sätt underlätta medias arbete Utifrån allmänhetens frågor ställa samman relevant information Uppdatera kommunens webbplatser (intern och extern) samt ta fram annat informationsmaterial såsom affischer och flygblad Förse upplysningscentralen med aktuell information Utarbeta underlag för myndighetsmeddelanden i radion För mer information om informationsenheten och dess uppgifter, se fastställd kriskommunikationsplan som bifogas krisledningsplanen. Larm och uppstart Krisledningsgruppen larmas på initiativ av kommunchef, jourhavande brandchef, jourhavande räddningsledare eller medlem i krisledningsgruppen. Krisledningsnämnden larmas på initiativ av ordförande eller ersättare, alternativt kommunchef eller jourhavande brandchef. Aktuella larmlistor ska finnas på Räddningscentralen i Lindvreten samt hos alla medlemmar i krisledningsgruppen. Registrator för Kommunstyrelsen ansvarar för att uppdatera och distribuera listorna. Lokaler Krisledningscentral upprättas kommunhusets östra del, i lokalen Kvallsta. Specifika funktioner etableras enligt nedanstående lista. Krisledningsgrupp Analysgrupp Krisledningsnämnd Krisinformationscentral Upplysningscentral Krusenberg, östra huset Haknäs, östra huset Örby, västra huset Brunnby, västra huset Särsta, västra huset Reservplats för hela kommunens krisledning är lektionssalen på brandstationen i Knivsta. 6

9 Personalplanering Personalplaneringen ska utgå från arbete i två skift om inte annat anges i bemanningslistan. Avlösningen ska ske genom överlappning så att inte all personal byts samtidigt. Vid avlösning ska en ledningsgenomgång genomföras med orientering om: - läget - pågående verksamhet - planerad verksamhet Efter ledningsgenomgången sker överlämning inom respektive funktion. Bemanningslistan ska uppdateras regelbundet av registrator för Kommunstryrelsen och delas ut till berörda. Samverkan Samverkan sker dels med de kommuner som ingår i Brandkåren Attunda, genom Räddningscentralen i Lindvreten och dels genom CeSam-gruppen på Länsstyrelsen i Uppsala, som har kontaktytor mot landstinget, polisen, militären, SOS, Sveriges Radio och länets övriga kommuner. Utbildning och övning För att garantera god ledning i händelse av kris krävs regelbundet återkommande utbildning och övning av såväl förtroendevalda som anställda och frivilliga. Kommunens ledningsorganisation ska minst två gånger per mandatperiod delta i övning, spel, seminarium eller utbildning. Beredskapssamordnaren ansvarar för planläggning av sådan utbildnings- och övningsverksamhet. Ekonomi Samtliga kostnader för krisorganisationen samt beslutad verksamhet redovisas på separat konto för att möjliggöra uppföljning och utvärdering samt för eventuell efterföljande kostnadsfördelning mellan stat och kommun. Avveckling och utvärdering Vid beslut att återgå till ordinarie organisation ska berörda inom kommunen och samverkande organisationer meddelas att så skett. I och med ett sådant beslut ska dagboken slutföras och allt underlagsmaterial samlas in och katalogiseras. Alla verkliga händelser som innebär att kommunens krisledning aktiveras ska utvärderas så snart som möjligt efter det att normal verksamhet har återupptagits. Ansvarig för utvärderingen är kommunchefen. 7

10 Utvärderingen av ledningsarbetet görs genom: - Insamling av material - Intervju av egen och samverkande personal - Analysera genomfört arbete och föreslå förbättringar - Besluta om ändringar i planer, åtgärdslistor, övningar etc. Utvärderingen med slutsatser och förslag till förändringar ska: - Föreläggas kommunstyrelsen för godkännande - Anmälas i kommunfullmäktige - Delges samverkande och eventuellt andra berörda parter 8

11 KS-2012/34 Reglemente för krisledningsnämnd Utöver det som föreskrivs om krisledningsnämnd i Lag om kommunens och landstingets åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap i kommuner och landsting samt i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Krisledningsnämndens uppgifter 1 I kommunen skall finnas en nämnd för att fullgöra uppgifter under extraordinära händelser (krisledningsnämnd). Begreppet extraordinär händelse definieras i lagen om extraordinära händelser, 1 kap, 4 : Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting. För Knivsta kommun kan en extraordinär händelse vara långvarigt strömbortfall vintertid som även stoppar fjärrvärmeleveranser, långvarit snöoväder med blockerade vägar, stor bussolycka med skolbarn inskrivna i kommunens skolor, avbrott i färskvattenleveranser under lång tid, järnvägsolycka där omfattande utrymning av medborgare krävs eller omfattande matförgiftning vid leverans från kommunens centralkök. Extraordinär händelse kan också vara en händelse av psykosocial natur. Krisledningsnämnden träder i funktion först i samband med den extraordinära händelsen. Planeringen inför en extraordinär händelse är en uppgift för den normala organisationen. Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Krisledningsnämndens beslut skall omedelbart tillställas berörd nämnd och när det är möjligt skall dessförinnan krisledningsnämnden ha berett berörd nämnds ordförande tillfälle att yttra sig. Krisledningsnämnden kan även överta hela eller delar av de kommunala bolagens ansvarsområden under förutsättning av att detta är inskrivet i respektive bolagsordning. 2 Ordföranden i krisledningsnämnden eller, vid förhinder för ordföranden, 1:e vice ordföranden eller, vid förhinder för 1:e vice ordföranden, 2:e vice ordförande bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. Krisledningsnämndens beslut om att överta verksamhetsansvar och beslutskompetens kan överklagas enligt 10 kap kommunallagen. Övriga beslut överklagas enligt bestämmelser i aktuell lagstiftning.

12 Brådskande beslut KS-2012/34 3 Ordföranden i krisledningsnämnden eller, vid förhinder för ordföranden, någon av vice ordförandena får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall därefter snarast anmälas till nämnden. Återgång till normal verksamhet 4 När förhållandena medger det skall krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder skall återgå till ordinarie nämnd. Fullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet skall upphöra. Om fullmäktige fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Anmälan av beslut 5 Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde på motsvarande sätt som gäller när fullmäktige delegerat en uppgift till en nämnd enligt 3 kap 15 KL. Det är fullmäktige som beslutar om omfattningen och formerna för redovisningen. Sammansättning 6 Krisledningnämndens fem ledamöter väljs av Kommunfullmäktige för varje ny mandatperiod. Ersättare för ordföranden 7 Om varken ordföranden, 1:e vice eller 2:e vice ordföranden kan delta i helt sammanträde eller del av ett sammanträde får nämnden välja ny ersättare för ordföranden. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Sammanträden 8 Krisledningsnämnden sammanträder på dag och tid som ordföranden bestämmer. 9 Ordföranden ansvarar för att ledamöterna kallas till sammanträdena. Om varken ordföranden, 1:e vice eller 2:e vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. Under tiden som den extraordinära händelsen pågår ska ledamöterna vistas inom kommunens geografiska område.

13 Justering av protokoll KS-2012/34 10 Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Krisledningsnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Reservation 11 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Nämndens handlingar 12 Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av krisledningsnämnden ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för ordföranden vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. Nämndens ärenden diarieförs i kommunstyrelsens serie. Närvarorätt 13 Ordföranden kan med stöd av 6 kap. 12 KL kalla anställda hos kommunen att närvara vid ett sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Den som har kallats till ett sammanträde får delta i överläggningarna men inte i besluten.

14 Plan för information vid samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun Fastställd av kommunstyrelsen Reviderad Krisledningsplan_information_H3 Sidan 1 av 9

15 Informationsplanen beskriver hur informationen ska fungera vid samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun. Planen bygger på det som sägs i dokumentet Ledningsplan för samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun, antagen av kommunstyrelsen. Informationsplanen kan också användas för att stödja informationen vid en annan allvarlig störning i Knivsta kommun Informationschefen i Knivsta kommun ansvarar för att informationsplanen hålls aktuell och uppdaterad. Planen finns i tre exemplar. Ett i det rum som används som ledningscentral, ett hos kommunchefen och ett hos informationschefen. Planen är uppdelad i två delar: Övergripande riktlinjer för informationen Ansvarsfördelning mellan de tre delarna: Informationsenhet, upplysningscentral och kommunväxel Till planen hör följande bilagor: Informationsenheten Grundbemanning Checklista inledande aktiviteter Affischmall Viktig information till allmänheten Affischmall Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Förteckning över anslagstavlor i kommunen Webbpublicering Webbredaktörer (kunniga i Siteshaper) Kontakter för webbsupport Medier Kontaktuppgifter till media Att tänka på vid mediekontakter Mall för pressmeddelande E-postlista vid pressmeddelanden Checklista - Inför presskonferensen Information på andra språk Tolkar och dövtolkar Invandrarföreningar Telefonväxel Lathund för hur man byter telefonmeddelande Krisledningsplan_information_H3 Sidan 2 av 9

16 Övergripande riktlinjer för information vid samhällsstörning och extraordinär händelse Vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse har information till media, allmänhet, personal, förtroendevalda, andra myndigheter etcetera hög prioritet. Informationen är ett viktigt hjälpmedel och en väsentlig del i kommunens krisarbete. Politiskt ansvarig för informationen är kommunstyrelsens/ krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare. Informatören ingår i krisledningsgruppen och deltar i de lägesredovisningar som föredras krisledningsnämnden. På uppdrag av kommunchef, eller dennes ersättare, bemannar informatören en utökad informationsenhet i nära geografisk anslutning till ledningscentralen. Informationen ska - Utgå ifrån människors behov - Vara öppen och sann - Lämnas direkt och upprepas ofta även om inget nytt har hänt - Vara enkel och lättillgänglig - Vara samordnad Många ska ha information - Direkt berörda - Närboende och övriga indirekt berörda - Grupper som behöver särskilda informationsinsatser - Massmedia - Samverkande myndigheter - Personal Informationen ska ge svar på - vad som hänt (när, var, hur, vem) - varför - vad samhället gör - vad du själv kan göra - var du får svar på dina frågor Krisledningsplan_information_H3 Sidan 3 av 9

17 Information till kommunens personal Vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse är informationen till kommunens personal mycket viktig. Aktuell information förmedlas av chefer och arbetsledare ut till kommunens personal. I ett första skede är det viktigt att informera organisationen om vem eller vilka som ska uttala sig i kommunens namn med anledning av samhällsstörningen/den extraordinära händelsen. Informationskanaler extern information - Radio (Radio Uppland, Radio Stockholm) - TV (TV4 Uppland, TV4 Stockholm, ABC-Uppland, ABC-Nytt) - Dagspress (UNT) - Lokalpress (Knivstabygden och Knivstanytt) - Informationsaffischer - Flygblad - Anslagstavlor - Högtalarbil - Annonser - Kommunens växel (inklusive telefonmeddelande vid växelns stängning) - Upplysningscentral - Internet Observera: Knivsta ligger i gränslandet mellan Stockholm och Uppsala. Det är därför viktigt att säkerställa att information via radio och TV går både via Stockholms och via Uppsalas lokala stationer. Krisledningsplan_information_H3 Sidan 4 av 9

18 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) VMA är ett informationsmeddelande som utsänds via radio för att förebygga och begränsa skador på människor eller egendom eller i miljön. Ett informationsmeddelande ska upprepas inom tio minuter. Informationsmeddelandet kan begäras att bli sänt i alla medverkande radio- och TV-kanaler. Rutiner Behöriga att begära att få meddelanden sända är: - Räddningschef - Räddningsledare Räddningsledningen vidarebefordrar en begäran till sändningsledningen på Sveriges Radio. Sändningsledningen ser till att Sveriges Radios alla kanaler sänder meddelandet. Sändningsledningen har också ansvaret att distribuera uppgifterna till alla övriga medverkande radio- och TV-företagen. Sändningsledningen tjänstgör dygnet runt året runt. Information på andra språk och dövtolkning När så krävs ska information ges också på andra språk. Sociala enheten har kunskap om vilka främmande språk som talas i Knivsta kommun och bör konsulteras vid ställningstagandet. Även samordnaren av skolans hemspråksundervisning har kunskap om vilka främmande språk som talas i Knivsta. Se bilagor: Tolkar och dövtolkar Invandrarföreningar Krisledningsplan_information_H3 Sidan 5 av 9

19 Media Vid en extraordinär händelse är det mycket viktigt att media hålls välinformerad. Informationsenheten är kontaktytan gentemot media. Se bilagor: Kontaktuppgifter till media Att tänka på vid mediekontakter Frågor från media Media har rätt att ställa frågor till alla anställda i organisationen. Alla anställda har också rätt att prata med media, men ingen är tvingad. Man har rätt att säga nej. Observera: Vid varje extraordinär händelse utses en eller flera talesmän. Det är endast dessa personer som har rätt att uttala sig i kommunens namn. Det är klokt att vid alla kontakter med media hänvisa till de utsedda talesmännen. Se bilaga: Att tänka på vid mediekontakter Kommunens webbplats Kommunens webbplats är viktig för media. All information som ges via pressmeddelanden och presskonferenser ska också publiceras på kommunens webbplats. Se bilaga: Webbredaktörer Knivsta kommun Pressmeddelande Pressmeddelanden är ett av de vanligaste sätten att ta kontakt med och informera massmedierna. Pressmeddelanden ska spridas kontinuerligt under en olycka och formuleras så att det kan publiceras direkt i en tidning eller tjäna som underlag för telegram i radio och TV. Notera: Alla pressmeddelanden publiceras på kommunens webbplats. För kännedom internt sprids de också via e-post till anställda och förtroendevalda i kommunen. Se bilagor: Mall för pressmeddelanden E-postlista för pressmeddelanden Krisledningsplan_information_H3 Sidan 6 av 9

20 Presskonferens Om medieintresset är stort är det lämpligt att arrangera en presskonferens. Presskonferenser förläggs till bibliotekets lokal Bokfickan, Gredelbyvägen 1. Nyckel till lokalen finns i krisledningsskåpet i krisledningscentralen. Presskonferensen leds av krisledningsnämndens ordförande, eller dennes ersättare. Utifrån situationen medverkar också andra personer. Inbjudan till presskonferens går ut enligt e-postlista för pressmeddelanden. Se bilagor: Checklista - inför presskonferensen E-postlista för pressmeddelanden Presscenter Vid behov inrättas ett presscenter i Bokfickan, Gredelbyvägen 1. Krisledningsplan_information_H3 Sidan 7 av 9

21 Ansvarsfördelning Informationsenhetens uppgifter På uppdrag av kommunchefen, eller dennes ersättare, bemannar informationschefen eller dennes ersättare en förstärkt informationsenhet, lokaliserad i nära geografisk anslutning till ledningscentralen. Den förstärkta informationsenheten biträder den strategiska ledningen vid samhällsstörning/extraordinär händelse. Informationschefen eller dennes ersättare leder arbetet inom informationsenheten. Enheten ska kunna hållas bemannad dygnet runt när så krävs. För sitt arbete behöver informationsenheten tillgång till Kontorsarbetsplatser utrustade med PC anslutna till administrativa nätverket Flera öppna telefonlinjer Fax TV och radio Kopieringsutrustning Möjlighet till avskildhet Den förstärkta informationsenheten har fyra ansvarsområden: Massmedia mediebevakning, pressklipp presskonferenser pressmeddelanden presscentrum övriga presskontakter intervjubokningar informationsmaterial (t ex frekventa frågor) Upplysning förmedla och ställa samman frekventa frågor utbyta information med samverkande myndigheter utarbeta underlag för myndighetsmeddelanden i radion informationsmaterial, t ex (affischer och flygblad) uppdatera hemsidan Intern information uppdatera kommunens intranät Dokumentation dagbok över informationsinsatser Krisledningsplan_information_H3 Sidan 8 av 9

22 Upplysningscentralens uppgifter På uppdrag av kommunchefen, eller dennes företrädare förstärks kommunens växel i form av en upplysningscentral. Det sker när trycket från media och allmänhet blir för stort för att den ordinarie telefonväxeln ska klara av att hantera det. Upplysningscentralen bemannas med tre personer och är lokaliserad till lämpligt rum på Kommunkontoret. Centralen är en länk mellan den strategiska ledningen och omvärlden, och kompletterar informationsenheten. Upplysningscentralen ska kunna hållas bemannad dygnet runt när så krävs. Ansvaret för ledning av arbetet inom upplysningscentralen framgår av fastställd bemanningslista. Upplysningscentralen: besvarar i första hand allmänhetens frågor utifrån skriftliga direktiv från krisledningen återkopplar frekventa frågor till informationsenheten för svar bland annat via lokalradion antecknar kortfattat frågor och svar på blankett eller i dator Upplysningscentralens telefonnummer delges Allmänheten Räddningstjänsten Polisen Länsstyrelsen Kommunväxelns uppgifter Kommunens växel ska vid behov kunna hållas bemannad dygnet runt. Ansvaret för ledning av arbetet inom kommunväxeln framgår av fastställd bemanningslista. Kommunens växel besvarar enklare frågor utifrån skriftliga direktiv från informatören vidarebefordrar samtal och frågor till upprättad upplysningscentral dokumenterar alla telefonsamtal Krisledningsplan_information_H3 Sidan 9 av 9

23 Plan för information vid samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun Fastställd av kommunstyrelsen Reviderad Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 1 av 9

24 Informationsplanen beskriver hur informationen ska fungera vid samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun. Planen bygger på det som sägs i dokumentet Ledningsplan för samhällsstörningar och extraordinär händelse i Knivsta kommun, antagen av kommunstyrelsen. Informationsplanen kan också användas för att stödja informationen vid en annan allvarlig störning i Knivsta kommun Informationschefen i Knivsta kommun ansvarar för att informationsplanen hålls aktuell och uppdaterad. Planen finns i tre exemplar. Ett i det rum som används som ledningscentral, ett hos kommunchefen och ett hos informationschefen. Planen är uppdelad i två delar: Övergripande riktlinjer för informationen Ansvarsfördelning mellan de tre delarna: Informationsenhet, upplysningscentral och kommunväxel Till planen hör följande bilagor: Informationsenheten Grundbemanning Checklista inledande aktiviteter Affischmall Viktig information till allmänheten Affischmall Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) Förteckning över anslagstavlor i kommunen Webbpublicering Webbredaktörer (kunniga i Siteshaper) Kontakter för webbsupport Medier Kontaktuppgifter till media Att tänka på vid mediekontakter Mall för pressmeddelande E-postlista vid pressmeddelanden Checklista - Inför presskonferensen Information på andra språk Tolkar och dövtolkar Invandrarföreningar Telefonväxel Lathund för hur man byter telefonmeddelande Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 2 av 9

25 Övergripande riktlinjer för information vid samhällsstörning och extraordinär händelse Vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse har information till media, allmänhet, personal, förtroendevalda, andra myndigheter etcetera hög prioritet. Informationen är ett viktigt hjälpmedel och en väsentlig del i kommunens krisarbete. Politiskt ansvarig för informationen är kommunstyrelsens/ krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare. Informatören ingår i krisledningsgruppen och deltar i de lägesredovisningar som föredras krisledningsnämnden. På uppdrag av kommunchef, eller dennes ersättare, bemannar informatören en utökad informationsenhet i nära geografisk anslutning till ledningscentralen. Informationen ska - Utgå ifrån människors behov - Vara öppen och sann - Lämnas direkt och upprepas ofta även om inget nytt har hänt - Vara enkel och lättillgänglig - Vara samordnad Många ska ha information - Direkt berörda - Närboende och övriga indirekt berörda - Grupper som behöver särskilda informationsinsatser - Massmedia - Samverkande myndigheter - Personal Informationen ska ge svar på - vad som hänt (när, var, hur, vem) - varför - vad samhället gör - vad du själv kan göra - var du får svar på dina frågor Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 3 av 9

26 Information till kommunens personal Vid en samhällsstörning eller extraordinär händelse är informationen till kommunens personal mycket viktig. Aktuell information förmedlas av chefer och arbetsledare ut till kommunens personal. I ett första skede är det viktigt att informera organisationen om vem eller vilka som ska uttala sig i kommunens namn med anledning av samhällsstörningen/den extraordinära händelsen. Informationskanaler extern information - Radio (Radio Uppland, Radio Stockholm) - TV (TV4 Uppland, TV4 Stockholm, ABC-Uppland, ABC-Nytt) - Dagspress (UNT) - Lokalpress (Knivstabygden och Knivstanytt) - Informationsaffischer - Flygblad - Anslagstavlor - Högtalarbil - Annonser - Kommunens växel (inklusive telefonmeddelande vid växelns stängning) - Upplysningscentral - Internet Observera: Knivsta ligger i gränslandet mellan Stockholm och Uppsala. Det är därför viktigt att säkerställa att information via radio och TV går både via Stockholms och via Uppsalas lokala stationer. Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 4 av 9

27 Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) VMA är ett informationsmeddelande som utsänds via radio för att förebygga och begränsa skador på människor eller egendom eller i miljön. Ett informationsmeddelande ska upprepas inom tio minuter. Informationsmeddelandet kan begäras att bli sänt i alla medverkande radio- och TV-kanaler. Rutiner Behöriga att begära att få meddelanden sända är: - Räddningschef - Räddningsledare Räddningsledningen vidarebefordrar en begäran till sändningsledningen på Sveriges Radio. Sändningsledningen ser till att Sveriges Radios alla kanaler sänder meddelandet. Sändningsledningen har också ansvaret att distribuera uppgifterna till alla övriga medverkande radio- och TV-företagen. Sändningsledningen tjänstgör dygnet runt året runt. Information på andra språk och dövtolkning När så krävs ska information ges också på andra språk. Sociala enheten har kunskap om vilka främmande språk som talas i Knivsta kommun och bör konsulteras vid ställningstagandet. Även samordnaren av skolans hemspråksundervisning har kunskap om vilka främmande språk som talas i Knivsta. Se bilagor: Tolkar och dövtolkar Invandrarföreningar Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 5 av 9

28 Media Vid en extraordinär händelse är det mycket viktigt att media hålls välinformerad. Informationsenheten är kontaktytan gentemot media. Se bilagor: Kontaktuppgifter till media Att tänka på vid mediekontakter Frågor från media Media har rätt att ställa frågor till alla anställda i organisationen. Alla anställda har också rätt att prata med media, men ingen är tvingad. Man har rätt att säga nej. Observera: Vid varje extraordinär händelse utses en eller flera talesmän. Det är endast dessa personer som har rätt att uttala sig i kommunens namn. Det är klokt att vid alla kontakter med media hänvisa till de utsedda talesmännen. Se bilaga: Att tänka på vid mediekontakter Kommunens webbplats Kommunens webbplats är viktig för media. All information som ges via pressmeddelanden och presskonferenser ska också publiceras på kommunens webbplats. Se bilaga: Webbredaktörer Knivsta kommun Pressmeddelande Pressmeddelanden är ett av de vanligaste sätten att ta kontakt med och informera massmedierna. Pressmeddelanden ska spridas kontinuerligt under en olycka och formuleras så att det kan publiceras direkt i en tidning eller tjäna som underlag för telegram i radio och TV. Notera: Alla pressmeddelanden publiceras på kommunens webbplats. För kännedom internt sprids de också via e-post till anställda och förtroendevalda i kommunen. Se bilagor: Mall för pressmeddelanden E-postlista för pressmeddelanden Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 6 av 9

29 Presskonferens Om medieintresset är stort är det lämpligt att arrangera en presskonferens. Presskonferenser förläggs till bibliotekets lokal Bokfickan, Gredelbyvägen 1. Nyckel till lokalen finns i krisledningsskåpet i krisledningscentralen. Presskonferensen leds av krisledningsnämndens ordförande, eller dennes ersättare. Utifrån situationen medverkar också andra personer. Inbjudan till presskonferens går ut enligt e-postlista för pressmeddelanden. Se bilagor: Checklista - inför presskonferensen E-postlista för pressmeddelanden Presscenter Vid behov inrättas ett presscenter i Bokfickan, Gredelbyvägen 1. Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 7 av 9

30 Ansvarsfördelning Informationsenhetens uppgifter På uppdrag av kommunchefen, eller dennes ersättare, bemannar informationschefen eller dennes ersättare en förstärkt informationsenhet, lokaliserad i nära geografisk anslutning till ledningscentralen. Den förstärkta informationsenheten biträder den strategiska ledningen vid samhällsstörning/extraordinär händelse. Informationschefen eller dennes ersättare leder arbetet inom informationsenheten. Enheten ska kunna hållas bemannad dygnet runt när så krävs. För sitt arbete behöver informationsenheten tillgång till Kontorsarbetsplatser utrustade med PC anslutna till administrativa nätverket Flera öppna telefonlinjer Fax TV och radio Kopieringsutrustning Möjlighet till avskildhet Den förstärkta informationsenheten har fyra ansvarsområden: Massmedia mediebevakning, pressklipp presskonferenser pressmeddelanden presscentrum övriga presskontakter intervjubokningar informationsmaterial (t ex frekventa frågor) Upplysning förmedla och ställa samman frekventa frågor utbyta information med samverkande myndigheter utarbeta underlag för myndighetsmeddelanden i radion informationsmaterial, t ex (affischer och flygblad) uppdatera hemsidan Intern information uppdatera kommunens intranät Dokumentation dagbok över informationsinsatser Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 8 av 9

31 Upplysningscentralens uppgifter På uppdrag av kommunchefen, eller dennes företrädare förstärks kommunens växel i form av en upplysningscentral. Det sker när trycket från media och allmänhet blir för stort för att den ordinarie telefonväxeln ska klara av att hantera det. Upplysningscentralen bemannas med tre personer och är lokaliserad till lämpligt rum på Kommunkontoret. Centralen är en länk mellan den strategiska ledningen och omvärlden, och kompletterar informationsenheten. Upplysningscentralen ska kunna hållas bemannad dygnet runt när så krävs. Ansvaret för ledning av arbetet inom upplysningscentralen framgår av fastställd bemanningslista. Upplysningscentralen: besvarar i första hand allmänhetens frågor utifrån skriftliga direktiv från krisledningen återkopplar frekventa frågor till informationsenheten för svar bland annat via lokalradion antecknar kortfattat frågor och svar på blankett eller i dator Upplysningscentralens telefonnummer delges Allmänheten Räddningstjänsten Polisen Länsstyrelsen Kommunväxelns uppgifter Kommunens växel ska vid behov kunna hållas bemannad dygnet runt. Ansvaret för ledning av arbetet inom kommunväxeln framgår av fastställd bemanningslista. Kommunens växel besvarar enklare frågor utifrån skriftliga direktiv från informatören vidarebefordrar samtal och frågor till upprättad upplysningscentral dokumenterar alla telefonsamtal Krisledningsplan_2012_gallandeplan_H4 Sidan 9 av 9