Så vill vi ha kontoret

Transkript

1 Så vill vi ha kontoret i dag och i morgon En tyst arbetsmiljö med plats för spontana möten. Så vill dagens kontorsanställda ha det, enligt en sammanställning av förstudier som Senab Services låtit göra. Den yngre generationen the Millennials är mest flexibel. De arbetar överallt och föredrar ett aktivitetsbaserat kontor. På sikt kan skrivbordet försvinna. text gunilla mild nygren illustration jeff östberg reflections #

2 Bra kontor kräver eftertanke Hur vill vi ha det på jobbet? Nu finns det svart på vitt. Senab Services presenterar en sammanställning av förstudier genomförda under två år. Resultatet visar att många företag har tänkt bakvänt när de förändrat sitt kontor. Men nu inser allt fler kontorets strategiska betydelse. Näst efter personal betalar företagen mest för sina kontor. Ändå lägger man i många fall inte tillräckligt med tid, och allra minst tanke, på att skapa kreativa, inspirerande kontorsmiljöer. I stället för att tänka visionärt siktar man på att spara pengar eller gör bara som man brukar. Johan Selberg, VD för Senab Services, tycker att det är lite ledsamt. Ja, det måste man säga. En sammanställning av de förstudier som vi gjort de senaste två åren visar att bara drygt hälften är nöjda med sin arbetsmiljö. Johan Selberg och hans medarbetare är passionerat intresserade av att skapa miljöer där folk mår bra, jobbar effektivt och kan vara kreativa. För två år sedan bildades affärsområdet Workplace Strategy inom Senab. Tanken var just att fånga upp kunderna tidigt. Innan de bestämt sig för att köpa 100 skrivbord, lika till alla, i stället för att skapa en arbetsmiljö för 100 personer. De kunder som kommer till oss vill bli utmanade och har antagit ett mjukare perspektiv till förändringen av sitt kontor. Det vi gör är att börja ställa frågor, till exempel: Vilka mål och vilken vision har ni med ert kontor och vilket syfte har kontoret i er affärsmodell? Vilka arbetssätt vill ni uppmuntra? Hur ska kontoret vara utformat för att ni ska nå era mål? TAGNA PÅ SÄNGEN. Många blir tagna på sängen av dessa frågor. Mål och vision med kontoret är inget man har tänkt på. Det väcker viss förvåning och kan upplevas en aning knepigt: Vår roll är att vara lite utmanande och Johan Selberg ifrågasättande. I varje uppdrag sedan starten av Workplace Strategy har vi gjort en förstudie med enkätfrågor till medarbetarna. Det är dessa vi nu har sammanställt, förklarar Johan Selberg. I organisationen ingår även Peter Klarqvist och Annicka Dickson. De är med från början och ända till dess förstudien granskas. Annicka Dicksom är ledarskapskonsult och kan lägga in sin erfarenhet i tolkningen. Det är nog ganska ovanligt att sådan kompetens finns i de här sammanhangen, men hon tillför ett nytt perspektiv som är värdefullt, säger Johan Selberg. Han understryker vikten av att företaget använder förstudien: Har man bett sina anställda att svara på en enkät så måste den tas på allvar, annars är ett förtroende sviket. Förstudien är också ett sätt att kunna motivera de beslut man sedan tar. Uppföljning - åtgärder People Vision Senab Workplace Strategy Place IT Service People Förstudie Arbetssätt DEL AV AFFÄRSMODELLEN. Kommunikation är som alltid väldigt viktigt. Medarbetarna måste känna till och förstå vilka beslut de kan och får vara med att påverka och vilka de inte kan påverka. Ansvaret för kontorets utformning har flyttat uppåt i organisationen från Facility Management, till HR och vidare upp i företagsledningen, som en del av affärsmodellen. Det har gått från kostnadsfokus till vinstfokus och det är positivt. När förstudien är klar hålls en workshop med företagets ledning där analysen presenteras. Vad tycker egentligen medarbetarna är viktigt? När och var upplever de att de är produktiva? Därefter startar arbetet med en plan för genomförandet där även kommunikationen är med. Och vi är med hela vägen. Det är den gemensamma processen mellan people and place som är så viktig för ett lyckat projekt. Den centrala delen är people. Har vi inte medarbetarna med oss så hjälper inga möbler i världen, säger Johan Selberg. n Läs om morgondagens kontor på sid 18» 16 reflections #1.2016

3 SÅ UPPLEVER VI VÅRA KONTOR Under två år har Senab Workplace Strategy gjort förstudier hos kunder som står inför en förändring av sitt kontor personer har svarat på frågorna före förändringen. PRODUKTIVITET Arbetsmiljön på kontoret är utformad på ett sätt som gör det möjligt för mig att arbeta produktivt. 75% 62% 49% Johan Selbergs kommentar: De som sitter i eget rum upplever att de är mer produktiva där, men när man skrapar på ytan finns ett mått av att övervärdera och försvara det egna rummet. Det är också de som sitter i eget rum som tycker att en tyst ljudmiljö är viktigast, vilket är intressant. 75% av dem som sitter i eget kontor tycker att det stämmer i hög grad eller mycket hög grad. 62% av dem som sitter i delat kontor tycker att det stämmer i hög grad eller i mycket hög grad. 49% av dem som sitter i landskap tycker att det stämmer i hög grad eller i mycket hög grad. LJUDMILJÖ Hur viktigt är det för dig med en tyst ljudmiljö? Johan Selbergs kommentar: Det intressanta är att de som sitter i eget rum anser att tyst ljudnivå är viktigare än de som sitter i landskap. När man tittar närmare på arbetsmiljön i landskap är det snarare tillgången till kollegerna som är ett problem. Vi går förbi och söker kontakt, avbryter i våra kollegers fokuserade arbete och liknande. Hur vi förhåller oss till varandra är en viktig fråga. Det handlar mer om beteende än om ljudnivå. Möjligheten till ostört, koncentrerat arbete är viktigt för många, men inte 100 procent av tiden. 86% 65% Bland dem som sitter i eget rum tycker 86% att tyst ljudmiljö är viktigt eller mycket viktigt. Bland dem som sitter i delat rum eller landskap tycker 65% att tyst ljudmiljö är viktigt eller mycket viktigt. SPONTANA MÖTEN Hur viktigt är det för dig med en arbetsmiljö som stöder spontana möten? KREATIVA OCH INSPIRERANDE MÖTESMILJÖER Hur viktigt är det med en kreativ och inspirerande mötesmiljö? 73% 30% 73% av samtliga kategorier anser att det är viktigt eller mycket viktigt, MEN bara cirka 30% anser att deras arbetsplats stöder och underlättar spontana möten i dag. Johan Selbergs kommentar: Här ser vi ett stort glapp mellan vad medarbetarna värdesätter och hur deras arbetsmiljö ser ut. Kreativitet och innovation blir allt mer avgörande som konkurrensfaktorer i vår digitaliserade värld. Eftersom vi redan i dag ägnar nästan halva arbetstiden åt möten är det viktigt med en arbetsmiljö som stödjer dessa möten på ett bra sätt. Det ser vi att det inte gör idag. Vi vet också att tillit till varandra är en viktig ingrediens för att våga vara innovativ. Och tillit får vi lättare genom att mötas tio gånger i sex minuter, än bara en gång i 60 minuter. Då behöver vi ge rätt förutsättningar för spontana möten. 76% 14% 76% tycker att det är viktigt eller mycket viktigt. Här syns små skillnader mellan åldersgrupperna, men är viktigast för dem som sitter i eget kontor. 14% tycker att deras arbetsplats stöder behovet av miljöer för kreativa möten på ett bra eller mycket bra sätt. reflections #

4 Skrivbordet på väg bort Generation Y eller The Millennials, födda mellan 1985 och 1995, vill ha trygghet i livet, ordning och reda, men de behöver inget skrivbord. De arbetar överallt och föredrar ett aktivitetsbaserat kontor. Generation Y är den senaste generationen som kommit ut på arbetsmarknaden. Dessa åringar arbetar gärna sittandes, ståendes, gåendes, liggandes och överallt. De multitaskar ständigt och framtidstrategerna på Kairos Future har döpt dem till Generation Ordning. Inte för att de är extremt ordningsamma, utan mer för att de strävar efter ett stabilt vuxenliv, till skillnad från sina äldre kolleger som fortfarande räknar vuxenpoäng när de är 40. De unga vill skapa ett gott samhälle och bidra till det gemensammas goda. Gärna i form av socialt entreprenörskap. De gör sitt bästa även om de inte får betalt för det. De behöver ingen arbetsplats på det traditionella viset, de arbetar gärna fritt. Jag har en kollega som inte har suttit vid ett skrivbord på nästan ett år, berättar Ulf Boman, framtidsstrateg på Kairos Future och poängterar att han generaliserar grovt. ARBETAR STÄNDIGT OCH ÖVERALLT. Han är en av dem som varit med och tagit fram begreppet A2, aktivitetsbaserad arbetsmiljö, det vill säga kontor utformade efter de behov vi har av att utföra olika aktiviteter och uppgifter under vår arbetsdag. Men det handlar inte bara om möblering utan är en process och omställning i arbetslivet. Jag har bara sett en svaghet med det aktivitetsbaserade kontoret och det är avsaknaden av trygghet. Vi tenderar att vilja boa in oss med personliga fotografier eller en maskot och det kan man inte i den aktivitetsbaserade miljön. Men Ulf Boman den typen av trygghet verkar inte lika viktigt för Generation Y de bryr sig inte om att ha en arbetsplats. De arbetar överallt och hela tiden. Han tror att det traditionella cellkontoret har sin plats även på framtidens kontor, men inte det egna rummet eller skrivbordet. Det Vi vill träffas, vi behöver träffas och vi gör ett bättre jobb om vi träffas. handlar om vad man ska utföra för sorts arbete och var man ska göra det: Vi kommer inte att se traditionella cellkontor på hela våningsplan och arbetsplatser längre. Den tiden är förbi. Men understundom vill vi sitta i ett kontor med stängd dörr för att arbeta koncentrerat. Sådana rum måste finnas för att vi ska kunna utföra vissa arbetsuppgifter. ROBOTAR TAR ÖVER. Den digitala utvecklingen skapar en oro just nu. Många undrar vart vi är på väg. Viss forskning pekar på att nära hälften av alla jobb har tagits över av robotar inom 20 år. Samtidigt spår man att en mängd nya jobb tillkommer. Den här utvecklingen är både otäck och spännande. Hur man ser på den handlar om läggning, precis som vid alla förändringar. Vissa får en dystopisk känsla av undergång, andra ser möjligheter och positivt på det som sker. Ulf Boman konstaterar att den teknikutveckling i arbetslivet man förutspådde för tio år sedan har hänt: Vi är mobila, vi har ett eget ansvar för det vi gör och vi väljer den plats som passar bäst för det vi ska göra. Nu står vi inför ny utveckling: Vi står inför djuplodande förändringar i arbetslivet på framför allt två plan. Dels den rörelse som sker just nu, där allt fler går över till aktivitetsbaserade kontor vilket förhoppningsvis även påverkar våra arbetssätt för att det ska fungera bra. Dels genom digitalisering och automatisering, som vi bara har sett början av, säger Ulf Boman. VARUMÄRKET ALLT VIKTIGARE. Något som också blir allt viktigare är att gestalta företagets varumärke i sina lokaler. Ulf Boman tar Kairos Futures eget kontor som exempel. Företaget har flyttat från ett sekelskifteshus till ett nybyggt och modernt. Det känns mer rätt att signalera modernitet i inredningen för ett företag som arbetar med framtidsstrategier. Men kommer kontoren att försvinna när 18 reflections #1.2016

5 vi arbetar var som helst; hemma eller på ett café, på gymmet eller någon annanstans? Vi kommer alltid att ha kontor, säger Ulf Boman med bestämdhet. Vi vill träffas, vi behöver träffas och vi gör ett bättre jobb om vi träffas. Konkurrensen ökar för alla företag och det gör att de måste vara påhittiga, tänka nytt och få nya idéer, därför behövs kontoren. Däremot kommer kontoren se olika ut. En del företag har egen lokal, andra företag delar med andra i samma lokal eller communities som bjuder in både sina kunder och fria medarbetare till samverkan. Rutschkanor, fotbollsspel och pingisbord är inte passé, men den typen av aktiviteter passar inte överallt. Det fungerar bäst i kreativa miljöer, till exempel hos webbkonsulterna, men mindre bra på ett advokatkontor eller ett sågverk. Man kan fnysa lite åt sådant, men på rätt ställe fungerar det som en ventil. Ofta står de oanvända, men de ger en signal till med- Guide till Generation Y, the Millennials Vuxen snabbast vinner. Önskar: jobb, någon att älska, barn och bra bostad. Trygghet och ordning är viktigt i privatlivet, men innebär inte fasta rutiner och egen arbetsplats på jobbet. Arbetsklimatet ska ge utrymme att testa, utvecklas, välja hur och var och när du vill arbeta. Chefen ska både bekräfta och utmana. Karriär är lika med ständig personlig utveckling. Lokaler och arbetsmiljö är ett medel för att uppnå kreativ effektivitet, kreffektivitet. arbetarna att det är okej att vara lite tokig ibland, säger Ulf Boman. Han tror att de aktivitetsbaserade kontoren är här för att stanna de unga generationerna vill inte ha något annat. Nästa steg i utvecklingen av kontorsmiljön kan han inte se, men tekniken fortsätter utvecklas: Utvecklingen går inte så rasande fort. Kontorslandskap har funnits i nästan 100 år och ståbord fanns redan på 1800-talet. Men vi kommer att se ny teknik och där går det snabbare; till exempel rum som känner av vem som kommer in och ställer in stolen automatiskt efter just den personen och vi kommer säkert ha holografiska möten inom kort. Men i slutändan kommer vi alltid att behöva mötas ansikte mot ansikte. n FRAMTIDSSPANING I DESIGNWALK Årets Designwalk by Senab handlar om hur morgondagens kontor förändras när the Millennials tar över. Med hjälp av en app från Kairos Future kan vi spana in i framtiden. Läs mer om Designwalk på sidan 47. reflections #