Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen 2014

Transkript

1 BESLUT dnr SU FV Handläggare Karolina Pihlblad Controller Planeringsavdelningen Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen 2014 I föreliggande beslut fastställs verksamhetsplan för universitetsförvaltningen inklusive budgetramar för dess enheter. Verksamhetsplanen består av en gemensam verksamhetsidé, en beskrivning av förvaltningens organisation och ansvarsfördelning, en introduktion till förvaltningsenheternas gemensamma aktiviteter 2014 samt förvaltningsenheternas respektive verksamhetsplaner. Joakim Malmström Karolina Pihlblad Delges: Enhetschefer i förvaltningen Stockholms universitet Besöksadress: Telefon: Universitetsvägen 10 A Stockholm Epost: FC@adm.su.se

2 2 (49) Innehållsförteckning Verksamhetsidé... 3 Universitetsförvaltningens organisation och ansvarsfördelning... 4 Gemensamma aktiviteter Ekonomiska ramar Ledningskansliet... 8 Kommunikationsavdelningen Planeringsavdelningen Avdelningen för externa kontakter ITavdelningen Ekonomiavdelningen Personalavdelningen Studentavdelningen Tekniska avdelningen Avdelningen för forskningsservice Kansligemensam verksamhetsplan Områdeskansliet för humaniora, juridik och samhällsvetenskap Områdeskansliet för naturvetenskap Internrevisionen... 49

3 3 (49) Verksamhetsidé Universitetets huvuduppgifter är att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Därtill ska universitetet samverka med det omgivande samhället. Till detta kommer uppgifter som följer av att universitetet är en myndighet. Universitetets vision är att utbildning och forskning vid flertalet av universitetets institutioner och enheter år 2015 ska inta en nationellt ledande och internationellt framstående ställning. Universitetsförvaltningen ska dels verka för och bidra till att uppnå universitetets vision, dels säkerställa att universitetet uppfyller sin roll som myndighet. Förvaltningens övergripande uppgifter är att: skapa och upprätthålla de bästa förutsättningarna för utbildning och forskning, bland annat genom att underlätta för prefekter, dekaner och vicerektorer att vara chefer och akademiska ledare, säkerställa rättssäkerhet, insyn och ett effektivt resursutnyttjande, för att därmed uppfylla universitetets roll som myndighet. Stockholms universitet är en stor organisation med två mycket stora områden/fakulteter och med ett relativt stort antal institutioner. Beslutsstrukturen är decentraliserad och de flesta beslut fattas så nära kärnverksamheten som möjligt. En konsekvens av detta är att mycket administrativt arbete utförs på institutionerna. I den dagliga verksamheten är förvaltningens huvuduppgifter att ge rådgivning och stöd åt institutionerna så att de kan agera på ett korrekt sätt och i enlighet med myndighetsrollen. Förvaltningen har också en viktig uppgift i att skapa enhetlighet och samordning i det administrativa arbetet på alla nivåer inom universitetet. Universitetets process för intern styrning och kontroll operationaliseras i hög utsträckning genom förvaltningsenheternas dagliga arbete. Det gäller en rad arbetsuppgifter, t.ex. framtagandet av generella och av förvaltningschef/rektor beslutade regler för olika administrativa rutiner. Arbetet inom förvaltningen ska präglas av hög kompetens, effektivitet och kvalitet samt utföras på ett professionellt och serviceinriktat sätt. Viktiga principer för arbetet inom förvaltningen är dels tydligt ansvar, dels att vid handläggning av ett ärende involvera berörda förvaltningsenheter för att förankra och få en allsidig belysning av frågan. Grundläggande är också att varje enhet inom sitt ansvarsområde bedriver omvärldsbevakning, gör strategiska bedömningar, tar initiativ och gör prioriteringar. Inom förvaltningen eftersträvas ett gott arbetsklimat. Ett sådant präglas av delaktighet, kreativitet, ett öppet diskussionsklimat och ett konstruktivt och lösningsinriktat förhållningssätt i arbetet och gentemot kollegor.

4 4 (49) Universitetsförvaltningens organisation och ansvarsfördelning Förvaltningen utgör en sammanhållen enhet. Organisatoriskt kan förvaltningen dock sägas vara indelad i tre delar utifrån funktion: stabsenheter, infrastrukturavdelningar och områdeskanslier. Stabsenheter Stabsenheterna utgörs av Ledningskansliet, Planeringsavdelningen och Kommunikationsavdelningen. Hit räknas också Internrevisionen vars verksamhetsplan dock fastställs av universitetsstyrelsen. Stabsenheterna arbetar på universitetsledningens uppdrag med den övergripande styrningen av universitetets verksamhet. Styrningen ska vara strategisk, väl samordnad och visa på en tydlighet internt såväl som externt. Den ska syfta till att föra universitetet framåt och hålla det samman som en myndighet. Stabsenheterna ska verka för att underlätta och utveckla den interna styrningen. Detta sker bland annat genom upprätthållande av universitetets regelverk, en tydlig struktur för kommunikation med gemensamma riktlinjer för visuell identitet, en gemensam kommunikationsstrategi, genomförande av riskanalys och gemensam medelsfördelning och verksamhetsplanering. Stabsenheterna arbetar i stor utsträckning som ett stöd till universitetsledning och universitetsstyrelse. Men de fungerar också som ett direkt stöd till institutioner och övriga enheter exempelvis gällande juridisk rådgivning, pressfrågor och särskilda utredningsuppdrag. Stabsenheterna agerar även externt för universitetets räkning, bland annat genom redovisningar till statsmakterna, extern kommunikation och i frågor som rör studenter och studentkåren. Infrastrukturavdelningar Sju avdelningar ansvarar för universitetets infrastruktur. I denna grupp finns Ekonomiavdelningen, Personalavdelningen, Studentavdelningen, Tekniska avdelningen, Avdelningen för externa kontakter, ITavdelningen och Avdelningen för forskningsservice. Infrastrukturavdelningarna strävar efter ökad kvalitet i verksamheten genom hög kompetens, ett serviceinriktat bemötande och rättssäkerhet. Deras huvudsakliga uppgift är att kontinuerligt utveckla effektiva processer som stöd till verksamhetsföreträdarna så att dessa på ett optimalt sätt kan leda eller själva bedriva verksamhet. Detta ska prägla avdelningarnas arbete vid såväl

5 5 (49) konsultativ verksamhet i direktkontakt med exempelvis institutionerna som när det gäller att föreslå regler eller riktlinjer för hela eller för delar av universitetet. Avdelningarna agerar utifrån det faktum att besluten inom de administrativa områdena i flertalet fall ligger nära kärnverksamheten. I avdelningarnas årliga verksamhetsplaner och i det kontinuerliga arbetet är utgångspunkten att gemensamt skapa verksamhetsnytta. I kontakterna med verksamhetsföreträdare, universitetsledning eller styrelse, ska avdelningarnas företrädare tydligt klargöra och hävda krav från omvärlden som exempelvis lagar, förordningar, andra myndigheter eller avtal även om dessa kan komma att strida mot enskilda verksamheters intressen. Detta gäller särskilt i frågor som rör universitetet som myndighet. Synsätten gäller även blivande studenter och studenter vid universitetet. Områdeskanslier Områdeskanslierna är en stabsfunktion till områdesnämnderna och deras respektive ledning samt fakultetsnämnderna och deras respektive ledning bestående av Områdeskansliet för humaniora, juridik och samhällsvetenskap och Områdeskansliet för naturvetenskap. Områdeskanslierna bereder och handlägger ärenden åt områdesnämnderna, verkställer beslut, genomför utredningar samt administrerar och deltar i områdesnämndernas interna beredningar och arbetsgrupper. Områdeskanslierna har också som uppgift att följa upp verksamheten inom respektive område. Områdeskanslierna bidrar till forsknings och utbildningsplanering inom sina respektive områden, ekonomisk och annan verksamhetsplanering samt uppföljning av verksamheten. Dessutom svarar de för handläggning av läraranställningsärenden, liksom intern och extern kommunikation inom respektive områdesnämnds verksamhetsområde. Kanslierna implementerar och verkställer beslut som fattas på olika nivåer inom statsförvaltningen. Områdeskanslierna har också en viktig uppgift i att ge stöd och råd till institutionerna rörande regelverk, lokala föreskrifter och beslutsordningar. Gemensamma aktiviteter 2014 Förvaltningsenheternas ansvarsområden kräver ofta att arbete sker över enhetsgränserna och att enheterna samarbetar inom vissa projekt. För 2014 planeras ett antal aktiviteter gemensamma för två eller flera förvaltningsenheter. Exempel på detta redovisas kort nedan: Genomlysning av förvaltningsekonomin för att skapa en samlad bild av resursanvändningen inom förvaltningen. Genomlysningen kommer att genomföras av Planeringsavdelningen men involverar samtliga enheter inom förvaltningen. Mandatperioden för vicerektorer, dekaner och fakultetsnämnder löper ut den 31 december 2014, vilket innebär att nya val kommer att hållas under Ledningskansliet ansvarar för hanteringen av valen i samband med områdeskanslierna. En genomlysning av organisationsstrukturen och vilka organ som finns vid universitetet ska genomföras. Arbetet drivs av Ledningskansliet i samarbete med områdeskanslierna.

6 6 (49) Planeringsavdelningen kommer att tillsammans med andra berörda förvaltningsavdelningar utreda frågan om hur universitetsförvaltningen ska organisera sitt stöd till institutionerna vid institutionssammanslagningar. Planeringsavdelningen och områdeskanslierna utgör stöd i samband med UKämbetets utvärderingar både initialt och i de fall bristande kvalitet kräver åtgärdsredovisning. Ekonomiska ramar 2014 De totala ekonomiska ramarna fastställdes av universitetsstyrelsen den 8 november Ramen för förvaltning uppgår 2014 till 318,9 mnkr vilket innebär en ökning med 22,4 mnkr från föregående år. Av ökningen motsvarar 5,7 mnkr en allmän pris och löneomräkning om 1,92 procent. Övriga förändringar utgörs av ökade kostnader för Studenthuset samt att Avdelningen för forskningsservice fr o m den 1 juli 2013 ingår i förvaltningen. Ramen för övriga gemensamma kostnader uppgår 2014 till 119,5 mnkr vilket innebär en ökning med 13,5 mnkr. Av ökningen motsvarar 2,0 mnkr en allmän pris och löneomräkning om 1,92 procent. Övriga förändringar utgörs av ökade kostnader för Studenthuset. Utöver de ekonomiska ramarna för förvaltning samt för övriga gemensamma kostnader, tillförs vissa medel direkt till respektive avdelning. Dessa medel uppgår 2014 till 42,2 mnkr vilket är en minskning med 26,3 mnkr och förklaras främst av att medel för avveckling av campus Konradsberg hanteras i särskild ordning. Ramarna för förvaltning, övriga gemensamma kostnader samt de direkt fördelade medlen ingår i sammanställningen av respektive förvaltningsenhets ekonomiska ram. Ekonomiska ramar (tkr) Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram 2014 Förvaltning Övriga gemensamma kostnader Direkt fördelade medel Totalt Not: Ram 2013 och prisoch löneomräkning är exklusive Avdelningen för forskningsservice som från den 1 juli 2013 ingår i förvaltningen.

7 7 (49) De ekonomiska ramarna är fördelade på respektive förvaltningsenhet enligt följande: Ekonomiska ramar per förvaltningsenhet (tkr) Förvaltningsenhet Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram 2014 Ledningskansliet Kommunikationsavdelningen Planeringsavdelningen Avdelningen för externa kontakter ITavdelningen Ekonomiavdelningen Personalavdelningen Studentavdelningen Tekniska avdelningen Avdelningen för forskningsservice Områdeskansliet HJS Områdeskansliet N Internrevision Totalt Not: Ram 2013 och prisoch löneomräkning är exklusive Avdelningen för forskningsservice som från den 1 juli 2013 ingår i förvaltningen. Utifrån ovanstående gemensamma grund och ramar har verksamhetsplaner tagit fram för varje enskild förvaltningsenhet. Respektive verksamhetsplan fördelas på löpande uppgifter respektive särskilda projekt 2014.

8 8 (49) Ledningskansliet Ledningskansliet är en stabsenhet inom universitetsförvaltningen och utgör universitetets centrala juridiska funktion. Ledningskansliet har till uppgift att ge stöd till universitetsledningen och övriga enheter vid universitetet främst i juridiska och organisatoriska frågor. Ledningskansliet ansvarar även för att utveckla och förvalta universitetets beslutsstruktur och att upprätthålla universitetets regelverk. Ekonomisk ram (tkr) Aktivitet Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram : Förvaltning : Rektors disposition : Arvoden US, rektor, prorektor och vicerektorer : BONUSmedel Totalt Not: Övriga förändringar Aktivitet 91000: Permanent tillskott av medel för internationella kontakter från Studentavdelningen (950 tkr). Aktivitet 91032: Temporärt tillskott för ökade ledningskostnader (4 000 tkr). Löpande uppgifter Stöd till universitetsledningen I stödet till ledningen ingår allt från sedvanliga sekreteraruppgifter till utredningsuppdrag och rådgivning. Kansliet ansvarar också för ledningens representation och administration av ledningens kostnader. Utredningsstöd Ledningskansliet handlägger en rad olika typer av ärenden kopplade till universitetsledningen. Ärendena rör främst frågor om universitetet som organisation, det interna regelverket samt vissa ekonomiska frågor, men även mer politiskt inriktade frågor. Sekretariatsfunktion Ledningskansliet ansvarar vidare för sekretariatsfunktionen för universitetsstyrelsen, områdesövergripande rådet och rektors beslutssammanträden. I arbetet ingår att med ordföranden och andra berörda planera kommande möten, att föredra ärenden och att göra

9 9 (49) utredningar. I sekretariatsfunktionen ingår även att administrera möten med kallelser, föredragningslistor, och protokoll. Universitetsledningens assistenter Assistenternas uppdrag är att ge stöd till rektor, prorektor och förvaltningschef av administrativ och assistentbetonad karaktär. I uppdraget ingår även viss handläggning av ärenden direkt kopplade till ledningen då ingen annan enhet eller handläggare har utsetts. Juridiska frågor Vid Ledningskansliet utreds frågor av varierande juridisk karaktär, i huvudsak förvaltningsrättsliga och studentjuridiska frågor men även frågor som rör avtalsrätt, forskningsetik, personuppgifter, upphovsrätt och disciplin och avskiljandeärenden. Ledningskansliet ansvarar för juridiskt stöd och rådgivning inom ovan nämnda områden till universitetsledningen, områden, fakulteter, institutioner och övriga enheter i såväl generella som enskilda ärenden. Kansliet har vidare ett ansvar för att upprätthålla universitetets regelverk och beslutsstruktur. I detta ingår att se till att besluts och delegationsordningen är uppdaterad och att granska ärenden inför beslut av rektor och förvaltningschef. Kansliet är också huvudansvarigt för universitetets regelsamling och ansvarar för att den webbaserade regelboken hålls aktuell. Organisatoriska frågor Ledningskansliet ansvarar för handläggning inför utseende av rektor och prorektor, bistår i frågor vid val av institutionsstyrelser samt har ett samordningsansvar för val av vicerektorer och val till områdesnämnder och fakultetsnämnder. Vid kansliet handläggs även ärenden rörande ledamöter i interna respektive externa organ, stadgeändring för interna institut och centrum samt institutionsstyrelsesammansättningar. Vidare ansvarar Ledningskansliet för den regionala samordningen av utseendet av elektorer till forskningsrådsvalen. Särskilda projekt 2014 Avdelningen kommer under 2014, utöver löpande uppgifter, särskilt att arbeta med följande: Mandatperioden för vicerektorer, dekaner och fakultetsnämnder löper ut den 31 december Detta innebär att nya val kommer att hållas under Ledningskansliet ansvarar för hanteringen av valen i nära samarbete med Områdeskanslierna. Inför valen ska även regelverket ses över och uppdateras. En genomlysning av organisationsstrukturen och vilka organ som finns vid universitetet ska genomföras. Förra gången detta gjordes var 1997 och många förändringar har skett sedan dess vilket medför ett stort behov av en inventering av våra organ. Detta kommer att göras i samarbete med områdeskanslierna. Fortsatt bevakning och förberedelse rörande förslaget om föreskrivningsrätt som behandlas av utbildningsdepartementet. Om regeringen beslutar om föreskrivningsrätt för universitet och högskolor samt att föreskrifterna ska kungöras i en digital eller tryckt författningssamling kommer detta att innebära ett mycket stort arbete dels med

10 10 (49) att göra om hela det interna regelverket, dels med hantering av författningssamlingen. Införandet av ett innovationskontor vid universitetet har inneburit ett ökat behov av juridiskt stöd i dessa frågor. Juridiska frågor som dels tidigare legat på SU Innovation AB (men som nu hamnar inom myndigheten), dels är nyuppkomna i och med att innovationsverksamheten ska bedrivas inom myndigheten. Detta innebär att kansliet under våren kommer att utveckla detta stöd i samarbete med Avdelningen för externa kontakter.

11 11 (49) Kommunikationsavdelningen Kommunikationsavdelningen är en stabsenhet inom universitetsförvaltningen och arbetar på universitetsledningens uppdrag med universitetets kommunikation. Kommunikationsarbetet ska vara samordnat och tydligt och bidra till att universitetet uppfyller de långsiktiga målen med fortsatt högt förtroende. Ekonomisk ram (tkr) Aktivitet Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram : Förvaltning Totalt Not: Övriga förändringar Aktivitet 91000: Flytt av medel för lärarutbildningsinformation till Områdeskansliet för humaniora, juridik och samhällsvetenskap (1 005 tkr). Löpande uppgifter Avdelningen underlättar och utvecklar den interna styrningen genom att upprätthålla universitetets strategier och regelverk för kommunikationsarbete. Avdelningen stödjer verksamheten genom att kommunicera universitetet externt och genom att skapa förutsättningar för verksamheten att kommunicera (genom utbildningsinsatser, systemförvaltning av webbplattformen, profilerande informationsmaterial, visuell identitet, presstjänst och redaktionell samordning). Strategi och regler rörande kommunikation Styrdokument i regelboken: kommunikationspolicy och handläggningsordning för kommunikation, kommunikationsplattform, riktlinjer för visuell identitet och webb Analys, strategi, planering och uppföljning Upphandling och uppföljning av leverantörer av kommunikationstjänster Varumärkesskydd, identitet, avsändarfrågor Utbildning och erfarenhetsutbyte inom kommunikation Information, erfarenhetsutbyte och utbildningsinsatser för kommunikatörer, webbredaktörer, forskare och chefer inom bl a mediekontakter, visuell identitet, webb samt rekryterings och imagekommunikation Verksamhetsstöd genom profilerande information Manual för visuell identitet, mediabank, produktionsverktyg och stöd kring visuell identitet

12 12 (49) Profilerande informationsmaterial Faktauppgifter om universitetet på egna och andras webbplatser Verksamhetsstöd genom systemförvaltning av webbplattformen Förvaltningsplan för universitetets gemensamma webbplattform och samordning av utvecklingsaktiviteter Redaktörsmanual Polopoly samt stöd kring innehåll och strukturfrågor Presstjänst Stöd till forskare och chefer Service till journalister/redaktioner Nyhetsförmedling och mediebearbetning, traditionella och sociala medier Mediebevakning Samordning av kriskommunikation Redaktionell samordning (inklusive intern kommunikation) Samordning, produktion och spridning av universitetets nyheter och evenemang i universitetsgemensamma kanaler: personaltidning, chefsbrev, webbplats för medarbetare, svensk extern webbplats, engelsk extern webbplats, svenskt nyhetsbrev, engelskt nyhetsbrev, Facebook, Twitter. Stöd till universitetsförvaltningens avdelningar kring struktur och innehållsfrågor på universitetsgemensamma webbplatser Personaltidningen Universitetsnytt, 6 nr/år Höstupptakten (tillsammans med Konferensservice, Personalavdelning, Ledningskansli) Chefsinformation via nyhetsbrevet Universitetsledningen informerar Universitetsstyrelseinformation Intern och extern kommunikation av specifika händelser såsom kris och organisationsförändringar Extern kommunikation beslutsfattare inom privat och offentlig sektor, forskningsföreträdare inom högskolesektorn, alumner och intresserad allmänhet Samordning av aktiviteter och kommunikationskoncept Återkommande annonsplats i morgontidning, På gång Öppna föreläsningar i staden Kommunikation via svenska externa webbplatsen, digitalt nyhetsbrev, Twitter Specifika kommunikationsaktiviteter riktade till målgruppen, till exempel om Albano Extern kommunikation presumtiva och befintliga studenter Samordning av aktiviteter och kommunikationskoncept Studenttidningen Gaudeamus, 24 sidor med information, 6 nr/år Forskardagarna Annonsering Kommunikation via svenska externa webbplatsen, Facebook, Youtube. Specifika kommunikationsaktiviteter riktade till målgruppen

13 13 (49) Extern kommunikation internationella studenter och forskare Samordning av aktiviteter och kommunikationskoncept Kommunikation via engelska externa webbplatsen, digitalt nyhetsbrev, engelska Facebook, Youtube och specifika kommunikationsaktiviteter riktade till målgruppen Särskilda projekt 2014 Avdelningen kommer under 2014, utöver löpande uppgifter, särskilt att arbeta med följande: Arbete med Crosstalks webbsänd engelskspråkig talkshow med forskare från Stockholms universitet och KTH. Insamling, produktion och spridning av personliga forskarberättelser. Utveckla Forskardagarna när det gäller medverkande, målgrupper och spridning. Kommunikationsutbildning för forskare och doktorander. Inventering och behovsanalys av information på engelska. Utveckling av verksamhetsstödet för webb och visuell identitet genom mallar på engelska i produktionsverktyget och genom förstudie kring budskap och form för platsannons för internationell rekrytering. Arbeta med funktionalitet för nya mobilapplikationen Stockholms universitets guide. Inleda arbete för ny långsiktig kommunikationsplan med utgångspunkt i nya universitetetgemensamma mål och profilområden som förväntas beslutas i slutet av 2014.

14 14 (49) Planeringsavdelningen Planeringsavdelningen är en stabsenhet inom universitetsförvaltningen och ansvarar för handläggning och strategisk utveckling av den övergripande verksamhetsstyrningen vid universitetet. Arbetet innefattar planering, budgetering och uppföljning av verksamhet och ekonomi på universitetsövergripande nivå. Vid avdelningen sammanställs ett antal universitetsgemensamma dokument till statsmakterna (årsredovisning, budgetunderlag, remissvar m.m.), liksom interna analyser, uppföljningar och prognoser på övergripande nivå. Vidare ger avdelningen centralt stöd till lärarutbildningarna, samordnar det universitetsgemensamma kvalitetsarbetet liksom universitetets process för intern styrning och kontroll. Ärendeberedningen sker bland annat inför universitetsstyrelsens, rektors och förvaltningschefens beslut samt inför beslut av samordningsgruppen för lärarutbildningarna. Många av avdelningens ärenden hanteras i samverkan med övriga stabsfunktioner samt områdeskanslierna och Ekonomiavdelningen. Ekonomisk ram (tkr) Aktivitet Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram : Förvaltning : Ofördelade omkostnader för förvaltningen : Kårverksamhet : Kårverksamhet Totalt Not: Övriga förändringar Aktivitet 91000: Utökade personalkostnader (1 700 tkr) samt medel för IVS basförvaltning (800 tkr). De temporära medlen i ramen för 2013 (900 tkr) tilldelas även Aktivitet 91020: Flytt av medel för konstintendent (1 000 tkr) samt omfördelning av medel inom förvaltningen (3 450 tkr). Löpande uppgifter Planering och budgetering Beredning av verksamhetsplan för universitetet Budgetfrågor, främst beredning av universitetsstyrelsens fördelningsbeslut Beredning av universitetsförvaltningens verksamhetsplan, inklusive medelstilldelning till förvaltningsavdelningarna

15 15 (49) Kanslifunktion för samordningsgruppen för lärarutbildningarna och dess utskott (forskningsutskott, VFUutskott m.fl.) Löpande samordning av lärarutbildningarna i samråd med berörda förvaltningsavdelningar Sekreterarskap i samordningsgruppen för samverkans och innovationsfrågor Långtidsprognos för universitetets intäkter och kostnader Koordinering av Riksrevisionens granskningar av universitetets verksamhet Uppföljning av verksamhet och ekonomi Framtagande och analys av universitetsstyrelsens årliga uppföljning av ekonomi och verksamhet utifrån anvisningar i verksamhetsplanen Löpande verksamhetsuppföljning genom särskilda utredningar och analyser (ex. undervisningstid per student och uppföljning av alumner) Regelbunden uppföljning och analys av universitetets ekonomi på övergripande nivå (innefattar lärarutbildningarna som särskilt område) Regelbunden uppföljning av universitetsförvaltningens ekonomi och verksamhetsplan Sammanställande av årlig nyckeltalsrapport med jämförelse av de stora universiteten Universitetets process för intern styrning och kontroll Framtagande och revidering av universitetsövergripande riskanalys Uppföljning och redovisning av kontrollåtgärder i anslutning till vissa risker Fördjupad uppföljning av vissa brister/riskområden Framtagande av underlag om intern styrning och kontroll inför universitetsstyrelsens bedömning av den interna styrningen och kontrollen i samband med undertecknande av årsredovisningen Övergripande utbildnings och forskningsfrågor Samordning av det universitetsgemensamma arbetet med kvalitetsfrågor, på uppdrag av universitetsledningen och områdesnämnderna Samordning av arbetet med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar av utbildningar samt stöd till institutioner i samband med dessa Omvärldsbevakning och strategisk analys av utvärderings och kvalitetsfrågor som stöd för universitetsledning, områden, fakulteter och institutioner Deltagande i och koordinering av ansökningar om större forskningsmiljöer (i de fall rektor är formell sökande) Vissa övergripande frågor rörande utbildning (ex. regler för doktorandfinansiering, handläggningsordning för upphävande av fastställda kurs och utbildningsplaner) Löpande uppdatering av informationsbroschyr om utbildning och forskning gemensam med KI och KTH Utarbetande av forsknings och utbildningsstrategier ITfrågor Objektägare för förvaltningsobjektet Beslutsstöd Sammankallande i universitetsförvaltningens samordningsgrupp för ITfrågor

16 16 (49) Extern rapportering Utarbetande av budgetunderlag och årsredovisning Redovisning av utfall och prognoser för utfall på takbeloppet samt sammanställning av avgiftsprognos till budgetproposition och regleringsbrev Remisshantering (svar på statliga utredningar m.m. rörande resursfrågor, utbildning och forskning) Beredning av yttranden på revisionsrapporter m.m. från Riksrevisionen Särskilda projekt 2014 Avdelningen kommer under 2014, utöver löpande uppgifter, särskilt att arbeta med följande: Genomlysning av förvaltningsekonomin Förvaltningens ekonomi kommer under våren 2014 att genomlysas för att skapa en samlad bild av resursanvändningen inom förvaltningen. Detta i syfte att Få ett sammanhållet underlag för prövning av om framtida uppdrag och åtaganden kan täckas inom förvaltningens befintliga ramar eller om nya resurser behövs. Skapa ökad transparens och också ökad förståelse för vad förvaltningen använder resurserna till idag. Skapa underlag för bättre dialog med kärnverksamhetens företrädare om vilka stödfunktioner (och dess dimensionering) som verksamheten ser behov av. Säkerställa att resursanvändningen inom förvaltningen är effektiv och att resursfördelningen mellan enheterna är korrekt avvägd. Genomlysningen kommer att genomföras av Planeringsavdelningen men involverar samtliga enheter inom förvaltningen. Kvalitetsarbete Den kvalitetsfunktion som byggts upp inom avdelningen arbetar under 2014 vidare med Universitetskanslersämbetets kvalitetsutvärderingar av utbildningarna liksom med att stödja områdesnämnderna i deras arbete med att utforma kvalitetssäkring och utveckling. En prioriterad fråga är att utveckla den interna organisationen kring universitetets kvalitetsarbete generellt, i syfte att involvera områdes och fakultetsnivåerna mer i de olika processerna. Enhetshyra Universitetets lokalkostnadssystem har under 2013 utretts av en arbetsgrupp bestående av verksamhetsrepresentanter och representanter från sektionen för byggnadsplanering och Planeringsavdelningen. Arbetsgruppen ska redovisa ett förslag till hur enhetshyra kan införas vid universitetet senast 1 januari Förslaget kommer att rapporteras till förvaltningschefen för att därefter att skickas vidare på remiss till respektive områdesnämnd. Uppdraget beräknas kunna avslutas under första halvåret Översynsprojektet Avdelningen ansvarar för övergripande samordning av översynsprojektet. Under 2014 kommer en samlad uppföljning av projektets olika delar att genomföras.

17 17 (49) Lärarutbildningen Avdelningen leder och koordinerar ett samarbetsprojekt mellan Stockholms universitet och Umeå universitet kallat SULprojektet. Syftet är att utveckla kvaliteten på lärarutbildningar vid Stockholms universitet och Umeå universitet genom peer review av olika områden. Områdena är självständiga arbeten, verksamhetsförlagd utbildning och utbildningsvetenskaplig kärna. Avdelningen leder även en uppföljning av en VFUkursplaneutredning vilken föranledde revideringar av och nya förväntade studieresultat och examinationsformer i samtliga kursplaner för VFU inom 2011 års lärarutbildningar. Avdelningen ansvarar dessutom för att dokumentera och följa upp ett, av regeringen initierat, pilotprojekt om övningsskoleverksamhet. Universitetet avser att under 2014 ansöka om medel för att utvidga denna verksamhet. Institutionsstöd I samband med institutionssammanslagningar uppstår behov av administrativt stöd till institutionerna. Planeringsavdelningen kommer att, tillsammans med andra berörda förvaltningsavdelningar, utreda frågan om hur universitetsförvaltningen ska organisera sitt stöd till institutionerna vid institutionssammanslagningar. Utvärderingssystem vid Stockholms universitet Avdelningen leder och koordinerar projektet Utvärderingssystem vid Stockholms universitet som initierades av rektor augusti Projektet kretsar kring det av universitetet nyligen upphandlade verktyget för enkäter (Survey and Report), vilket bland annat är tänkt att användas av institutionerna för att samla in studenternas kursvärderingar och för lärare och andra berörda att sammanställa sina rapporter (kursutvärderingar). Projektgruppen har tillsats med representanter från Institutionen för data och systemvetenskap, ITavdelningen samt Planeringsavdelningen och gruppen har inlett sitt arbete. I november utsåg rektor tre representanter till styrgruppen som företräder verksamheten. Vidare har studentkåren utsett sin representant i styrgruppen. Projektplanen kommer att förankras med såväl styrgrupp som projektgrupp innan den beslutas av rektor i början av 2014.

18 18 (49) Avdelningen för externa kontakter Avdelningen för externa kontakter är en infrastrukturavdelning inom universitetsförvaltningen och samordnar universitetets samverkan med näringsliv, myndigheter och organisationer. I detta ingår att driva och utveckla universitetets alumn, innovations och uppdragsverksamhet. Under 2014 arbetar avdelningen vidare med att i första hand förädla verksamheten, förstärka och fördjupa existerande samarbeten och verksamheter samtidigt som avdelningen skapar nya möjligheter och områden för samverkan. Avdelningen för externa kontakters huvuduppgift är att identifiera och presentera möjligheter till samverkan och arbetar därför aktivt med att skapa och vårda strategiska kontakter med näringsliv, kommuner, statliga myndigheter och organisationer liksom kontakter med privatpersoner. Avdelningen förmedlar kontakter mellan dessa aktörer å ena sidan och universitetets institutioner och förvaltning å den andra. Avdelningen bistår också universitetet med omvärldsbevakning kring samverkansfrågor, ger strategisk rådgivning och synliggör Stockholms universitets befintliga samverkan för omvärlden. Ekonomisk ram (tkr) Aktivitet Ram 2013 Pris och löneomräkning Övriga förändringar Ram : Förvaltning Totalt Löpande uppgifter Avdelningen kommer under året att fortsätta att utveckla sina interna arbetsprocesser och stärka värdegrundsarbetet. Vidare ska avdelningen arbeta med synligheten, såväl externt som internt inom universitetet, och bland annat underlätta för omvärlden att hitta kontaktvägar genom en tydlig samverkansingång på su.se. Etablera nya kontakter samt vårda och utveckla existerande kontakter med omvärlden liksom internt inom universitetet Planera och genomföra evenemang för studenter, forskare, alumner och potentiella samarbetspartner inom näringsliv och offentlig sektor. Några exempel är startaegetdag och startaegetkurser för studenter och forskare samt två alumnevenemang för alla universitetets alumner varav höstevenemanget är en hel alumndag. Skapa förutsättningar för nya uppdrag och samarbeten genom omvärldsbevakning och behovsinventering. Vidareutveckla och driva universitetets alumnportal (med bland annat en version på engelska), alumndatabas, avdelningens CRMsystem, det studieadministrativa systemet Merlin och övriga digitala verktyg. Inspirera och entusiasmera avdelningens samarbetspartner inom universitetet genom olika former av utbildningsinsatser och erfarenhetsutbyten.

19 19 (49) Fortsatt aktivt medverkande i nationella och internationella nätverk liksom aktiv medverkan i samarbetsprojekt som Innovationskraft Stockholm. Identifiera och förmedla samt driva uppdrag inom utbildning och forskning Samordna och driva nationella regeringsuppdrag och andra större satsningar, främst inom lärarutbildningsområdet. Samordna uppdragsutbildning som berör flera institutioner och förmedla uppdrag som endast berör en institution. Förvalta och förfina arbetssätt kring samverkan Bistå universitetsledningen i samverkansfrågor. Vidareutveckla processer och ansvar för uppdragsutbildning i samarbete med utvalda institutioner. Vidareutveckla avdelningens arbetsprocesser kring gemensamma frågor i samverkan med andra förvaltningsenheter och avdelningar vid universitetet bland annat kring praktikplatser tillsammans med Studentavdelningen. Synliggöra universitets samverkansarbete Vidareutveckla och implementera avdelningens kommunikationsstrategi som bland annat inkluderar systematisk insamling och användande av goda exempel. Representera Stockholms universitet i nationella och internationella samverkansfora som Shrek (Social sciences and Humanities Redefining European Knowledge exchange ) och Case (Council for Advancement and Support of Education) och i samarbete med andra aktörer delta i större sammanhang, exempelvis Almedalsveckan. Särskilda projekt 2014 Avdelningen kommer under 2014, utöver löpande uppgifter, särskilt att arbeta med följande: Fördjupa och förstärka samverkan ytterligare genom att Under förutsättning att finansiering säkras, påbörja utveckling av en universitetsgemensam strategi och universitetsgemensamma arbetssätt kring samverkan. Universitetets strategier för alumn och innovationsverksamhet ingår i detta. En startpunkt är det tvååriga projektet Katalyserande möten som ska utveckla samverkansmodeller och digitala verktyg för samverkan som kan användas av hela universitetet. Genomföra en seminarie och workshopserie kring samverkan riktad till externa och interna samverkanspartner för att öka medvetenheten om och kunskapen kring frågan. Tillsammans med Kommunikationsavdelningen utveckla värdskapsprogram för olika grupper som strategiskt viktiga alumner, internationella alumner, arbetsgivare och övriga samarbetspartner.

20 20 (49) Skapa nya samarbeten genom att Genomföra en förstudie kring hur universitetet kan skapa funktioner som initierar, utvecklar och samordnar transdisciplinära uppdragsutbildningar. I en förstudie identifiera ett antal målgrupper bland företag och myndigheter i regionen. Planera specialinriktade aktiviteter med målet att åstadkomma formella överenskommelser om framtida samarbeten. Samarbeten kan exempelvis handla om praktikplatser, examensarbeten eller uppdragsutbildning. Implementera, etablera och synliggöra Stockholms universitets innovationskontor. Utveckla arbetsprocesser för att stärka synergieffekterna inom avdelningen. Skapa effektiva samarbetsformer med SU Inkubator. Utveckla arbetsområden och arbetssätt genom att Definiera och utveckla processer för systematisk omvärldsanalys. Initiera ett arbete för att utveckla processer för att samla in och synliggöra universitetets samverkansarbete och på så sätt bistå universitetsledningen med en samlad bild av samverkan vid Stockholms universitet.