Ekonomihandboken. Uppdaterad

Transkript

1 Ekonomihandboken Uppdaterad

2 Uppdatering från version har skett avseende: Kapitel Sidhänvisning Lånefinansierade anläggningstillgångar Lånefinansiering, även fotnot Flytt av anläggning till annat projekt Transaktioner med 27 anläggningar Anläggningar som delas och/eller utnyttjas Transaktioner med av flera anläggningar internt och externt (Nytt kapitel) Ombokning av osäker kundfordran Osäkra kundfordringar, 37 fotnot 37 Begränsad användning av GiroVision Bankgiro, plusgiro och 49 bankkonto Inlösen av utländska och svenska checkar Check 50 Faktura som avser resa via Contempus Fakturagranskning, fotnot Tidpunkt för redovisning av utlägg mot Ersättning för utlägg 62 kvitto Länk till ESVs momshandledning 3 Mervärdesskatt 66 Momsfri eller momsbelagd tjänst Underentreprenörers utbildningstjänster Projekt för bidragsmedel utan kontrakt Gåvointäkt utan underlag 87 Kalkyl för fakturering, beräkning av tid- och Full kostnadstäckning vid timkostnad fakturering, även fotnot 79 Icke tillåtna representationsgåvor Extern representation 97 Budgetering av indirekta kostnader Framtagande av 107 institutionsgemensamma kostnader Forskarflytt där anläggning ingår 8.2 Forskarflytt mellan institutioner Länk till ESV:s nya momshandledning Referenser 125 Uppställningsformer för resultat- och balansräkning Bilaga 1 och Har du synpunkter och förslag på hur ekonomihandboken kan förbättras? a då redovisning@ki.se

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 1 Centrala begrepp... 5 Bokföringsskyldighet... 5 Årsredovisning... 5 Redovisningsplan... 6 Kontoplanen... 7 Verksamhetsgrenar... 8 Projekt... 8 Värdering... 9 Kapitalförändring... 9 Motparter Mutor och bestickning Tillgångar Anläggningstillgångar När ska en tillgång redovisas? Immateriella anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Kontering och attest Inventarie- och anläggningsregister Avskrivningar Lånefinansiering Fysisk inventering Transaktioner med anläggningar Finansiella anläggningstillgångar Fordringar Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga kortfristiga fordringar Fakturering Periodavgränsningsposter Förutbetalda kostnader Upplupna bidragsintäkter (konto 1632) Övriga upplupna intäkter Avräkning med statsverket Kassa och bank Räntekonto i Riksgäldskontoret Bankgiro, plusgiro och bankkonton Övriga betalningssätt Kapital och skulder Myndighetskapital Avsättningar Skulder Lån i Riksgäldskontoret Skulder till andra myndigheter Leverantörsskulder och övriga skulder... 55

4 2.4 Periodavgränsningsposter Upplupna kostnader Oförbrukade bidrag/uppdrag Övriga förutbetalda intäkter Mervärdesskatt Ingående moms Bokföring Hur ska kompensationsrätten styrkas? Samköp Tidpunkt för bokföring och rekvisition av ingående moms Förskottsbetalning Momskompensation Utgående moms Omvänd skattskyldighet Ej skattepliktig verksamhet Uthyrning av lokaler Momsfri utbildning Skattepliktig verksamhet bedriven vid KI Skattepliktig utbildning Försäljning av anläggningstillgångar Avgifter enligt 4 i Avgiftsförordningen EU-handel och handel med tredje land Utländsk moms i fakturan och rätt till återbetalning Tjänster Huvudregeln vid försäljning till näringsidkare Huvudregeln vid försäljning till icke näringsidkare Undantag från huvudreglerna Några typexempel Verksamhetens intäkter Anslag Bidrag och uppdrag/avgifter Bidrag Avgifter och uppdrag Sponsring Finansiella intäkter Verksamhetens kostnader Personalkostnader Representation Kostnader för lokaler Övriga driftskostnader Resekostnader Extern representation Icke giltiga kostnader Finansiella kostnader Leasing... 98

5 5.5 Avskrivningskostnader Uppbördsverksamhet Transferering Bokföring Stipendier Forskarflytt Förmedling av bidrag mellan institutioner Kontantprincipen Omföringar Internredovisning Indirekta kostnader/full kostnadstäckning Kärnverksamhet och kostnadsbärare Indirekta kostnader (INDI) Bokföring av indirekta kostnader Projektkalkyl Institutionsintern samfinansiering Samfinansiering av flera finansiärer Uppdragsutbildning Uppdragsforskning Tidpunkt och giltighet för regler Undantag från pålägg av indirekta kostnader Hantering av stödverksamheten vid årsskiftet Forskarflytt mellan institutioner Uppdragsutbildning Bokföring av uppdragsutbildning Månadsavstämning och projektuppföljning Månadsavstämning på institutionen Månadsavstämning på ekonomiavdelningen Projektuppföljning Arkivering Arkivering av ekonomimaterial EU/NIH-projekt Mer information Referenser Bilaga 1 - Uppställningsformer för resultaträkning Bilaga 2 - Uppställningsformer för balansräkning Bilaga 3 - Registrering av anläggning i Agresso Bilaga 4 - Olika typer av betalkort och villkor Bilaga 5 - Momsregistreringsnummer (VAT- nummer) i EU-länderna Bilaga 6 - Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde

6 INLEDNING MÅLGRUPP Ekonomihandboken vänder sig till personal som arbetar med ekonomi- och redovisningsfrågor vid Karolinska Institutet, KI. SYFTE Syftet med ekonomihandboken är att på ett enkelt och kortfattat sätt beskriva regler, riktlinjer och rutiner inom det ekonomiadministrativa området och ge stöd vid tillämpningen av dessa. I handboken behandlas i första hand regler, riktlinjer och rutiner som är gemensamma för hela universitetet. I en decentraliserad organisation, med delegerat ekonomiskt ansvar och med många användare, finns det behov av stöd och anvisningar, så att arbetet kan bedrivas på ett korrekt och enhetligt sätt. I enlighet med god redovisningssed ska KI, som bokföringsskyldig myndighet, iaktta de bestämmelser som gäller för statlig verksamhet enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. FÖRSLAG TILL ÄNDRINGAR Ekonomihandboken ska vara ett ständigt uppdaterat dokument, varför det är viktigt att alla användare är delaktiga och ger synpunkter och önskemål om förändringar och förbättringar. I de fall man finner fel, oklarheter eller i övrigt har synpunkter på innehållet, vänder man sig till ekonomiavdelningen vid Universitetsförvaltningen via e-post: redovisning@ki.se. EKONOMIAVDELNINGEN Ekonomiavdelningen samordnar ekonomiadministrationen för hela universitetet.avdelningen är ett övergripande strategiskt och administrativt stöd i ekonomifrågor och ansvarar bland annat för utveckling av rutiner och instruktioner budget och resursfördelning bokslut, analys och uppföljning inköp och upphandling redovisningsprinciper, riktlinjer och regler utveckling och administration av ekonomisystem finansiella frågor administration av Fondförvaltningen Uppdaterad Sida 1

7 Den 1 juli 2011 skedde en omorganisation, varvid ekonomiavdelningen övertog ansvaret för upphandling, budget och resursfördelning. Verksamheten vid avdelningen är organiserad i följande enheter : Ledning/samordning Budget och analys Inköp och upphandling Redovisning Avdelningens hemsida uppdateras fortlöpande med information och här kan man hitta kontaktinformation m m som kan underlätta det ekonomiadministrativa arbetet. Ytterligare information om inköp och upphandling och resursfördelning finns på intranätet. RAPPORTERING OCH KONTROLL Riksdagen beslutar om hur Sverige ska styras och ger regeringen mandat att utföra uppdraget. Via regleringsbrevet ger regeringen respektive myndighet uppdrag att bedriva specifik verksamhet. I KIs fall är uppdraget att bedriva utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt forskning och utbildning på forskarnivå. Med regleringsbrevet följer besked om finansiering av uppdraget och krav på återrapportering. Ekonomistyrningsverket (ESV) har ett särskilt uppdrag av regeringen att med ekonomiadministrativa bestämmelser styra myndigheterna så att Sverige får en effektiv statsförvaltning. KIs externredovisning regleras främst av följande förordningar högskoleförordningen bokföringsförordningen kapitalförsörjningsförordningen anslagsförordningen avgiftsförordningen Alla svenska myndigheter rapporterar varje månad sina ekonomiska siffror till ESV, som sammanställer den statliga redovisningen till regeringen, en s k riksredovisning. Det är bl a utifrån KIs ekonomiska rapportering till ESV samt utifrån ovan nämnda förordningar som Riksrevisionen, på uppdrag av Riksdagen, granskar hur väl KI sköter sitt uppdrag som myndighet. Bilden nedan försöker förtydliga de olika rollerna och flödena emellan de olika uppdragen. Uppdaterad Sida 2

8 Riksdag Regeringen: regleringsbrev ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning Ekonomisk styrning och kontroll Prognoser och uppföljning KIs uppdrag enligt regleringsbrev: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå styrning återrapportering Ingrid Palmér 2 oktober ÖVRIGT REGELVERK ESV ger varje år ut en bok med författningar, föreskrifter och anvisningar års upplaga heter EA 2011 ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet och publiceras i elektronisk form på ESVs hemsida. Den kan även beställas i bokform. ANSVAR, UNDERHÅLL OCH UPPDATERINGAR Ansvarig för innehållet i EA-handboken är ekonomidirektören vid Universitetsförvaltningen eller dennes ställföreträdare. Målsättningen är att handboken ska uppdateras löpande. Vid uppdatering kommer information om aktuell uppdatering med kapitel- och sidhänvisning att ges på ett särskilt försättsblad före innehållsförteckningen. Ekonomihandboken finns enbart på ekonomiavdelningens hemsida. Uppdaterad Sida 3

9 EA-HANDBOKENS UPPLÄGG Handboken består av totalt nio kapitel. Dispositionen utgår från balans- och resultaträkningens uppställningsform med tillägg för kapitel om internredovisning och arkivering. - Inledning - Centrala begrepp - Kapitel 1: Tillgångar - Kapitel 2: Kapital och skulder - Kapitel 3: Mervärdesskatt - Kapitel 4: Verksamhetens intäkter - Kapitel 5: Verksamhetens kostnader - Kapitel 6: Uppbördsverksamhet - Kapitel 7: Transferering - Kapitel 8: Internredovisning - Kapitel 9: Arkivering - Referenser - Bilagor Uppdaterad Sida 4

10 CENTRALA BEGREPP Detta kapitel syftar till att definiera centrala ekonomiska begrepp som är viktiga att känna till och förhålla sig till i det ekonomiadministrativa arbetet vid Karolinska Institutet (KI). BOKFÖRINGSSKYLDIGHET Förordning om myndigheters bokföring, bokföringsskyldigheten, innebär att: kronologiskt och systematiskt löpande bokföra ekonomiska händelser samt se till att verifikationer finns för alla bokföringsposter upprätta årsredovisning vid räkenskapsårets slut upprätta god internkontroll, genomföra inventeringar och löpande stämma av kassarörelser (in- och utbetalningar) upprätta beskrivning över tillämpade redovisningsregler och arkivera räkenskapsmaterial följa regleringsbrev, ESVs krav på finansstatistisk information samt regler för redovisning mot statsbudgetens inkomsttitlar och utgiftsanslag bokföra kontanta in- och utbetalningar senast följande arbetsdag vid rättelse, upprätta rättelseverifikation och ange när och av vem rättelsen gjorts Den löpande redovisningen under budgetåret utförs på respektive institution i enlighet med KIs regler och riktlinjer. ÅRSREDOVISNING För varje räkenskapsår ska den löpande bokföringen avslutas med ett bokslut och slutredovisas i en årsredovisning. Årsredovisningen ska upprättas enligt Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). För universitet och högskolor ska den bestå av: resultatredovisning resultaträkning balansräkning anslagsredovisning noter Uppställningsformer för resultat- och balansräkning framgår av bilaga 1-2. Uppdaterad Sida 5

11 REDOVISNINGSPLAN För att ledning och verksamhetsansvariga ska kunna styra och fatta beslut krävs tillgång till ändamålsenlig information KIs redovisningsplan visar hur ekonomisystemet Agressos olika konteringsfält används för att fånga information om ekonomiska händelser i verksamheten. Den ekonomiska redovisningen består av två delar, dels den externa redovisningen som visar händelser mellan KI och omvärlden, dels den interna redovisningen som visar fördelning och förbrukning inom KI - i olika verksamheter, projekt och organisatoriska enheter. Bilden nedan (figur A) ger en övergripande översikt över KIs redovisningsplan. Kontoklasser Kst Proj Verksamhetsgren Fin Anl Mpt 1 Tillgångar 2 Kapital och skulder 3 Intäkter 4 Personalkostnader 5 Lokal, övriga driftskostnader 6 Avyttring och avskrivning av tillgångar 7 Uppbörd och transfereringar 8 Årets kapitalförändring Institutionens egen organisation Figur A. KIs redovisningsplan Institutionens egen objektplan 1 Statsanslag GU 1 2 Statsanslag FO/FoU 2 3 Externa bidrag Forskning 4 Externa bidrag GU 5 Externa uppdrag utbildning 6 Externa uppdrag forskning 7 Olika KI-interna satsningar 8 Gemensamt 9 Kapitalförvaltning Dotterföretag 1 Statsanslag 3 Forskningsråd 4 Statliga myndigheter 5 Organisationer utan vinstsyfte 6 Företag och affärsverk 7 Kommuner & landsting 8 Utländska organisationer och företag 9 KI institutioner Anl nr: år + löpnr Annan statlig myndighet Institution inom KI Övriga externa En detaljerad förteckning och förklaring över olika begreppsförkortningar framgår av figur B på nästa sida. 1 GU = Utbildning på grundnivå och avancerad nivå 2 FO/FoU = Forskning och utbildning på forskarnivå Uppdaterad Sida 6

12 Begreppsförkortning Begrepp i Förklaring klartext Inst Institution KIs verksamhet är indelad i olika organisatoriska enheter. Kärnverksamheten bedrivs vid institutioner, vilka utgör egna resultatenheter. Kst Kostnadsställe Varje institution är i sin tur uppdelad i olika kostnadsställen i redovisningen, t ex forskargrupper, avdelningar eller sektioner. Dnr Diarienummer Kontrakt och avtal som avser finansiellt stöd till forskning och utbildning får ett diarienummer vid registrering i diarieföringssystemet Platina. Proj Projekt Projekt är lägsta nivå för redovisning av verksamhetens intäkter och kostnader. Fin Finansiär Registrering av vem/vilka som finansierar KIs olika verksamheter Anl Anläggningar Anläggningstillgångens nummer i anläggningsregistret Anläggningstillgångar är tillgångar för stadigvarande bruk eller innehav och kan vara immateriella eller materiella. MPT Motpart Motpartskod. Alla ekonomiska mellanhavanden mellan externa och interna parter ska ha motpartskod för att avstämningen vid bokslut ska bli korrekt. Verks Verksamhet KIs verksamhet redovisas på projektnivå. Varje projekt knyts till en verksamhetskod beroende på vad det är för typ av verksamhet som bedrivs. Utbildning och forskning har olika verksamhetskoder. Även finansieringen avgör vilken verksamhetskod som används. Anslag, bidrag och uppdrag har olika koder inom respektive verksamhetsområde. Trigger Figur B. En automatbokning via bokföringssystemet Agresso. Särskilda återkommande och likartade konteringar kan vara upplagda i Agresso i form av triggrar. Exempel på sådana är öresutjämning som omförs till förvalda projekt vid institutionen eller plus- eller bankgiro som bokas om till överföringskonto till Riksgälden. KONTOPLANEN I kontoplanen specificeras kontoklasserna i olika konton, vilket tydliggör de ekonomiska händelserna. Tre- och fyrställiga konton i kontoklass 1-8 avser externa händelser. Samma kontoklasser används för interna händelser och bokförs med femsiffriga konton. Femsiffriga konton som slutar på; - siffran 9 avser transaktioner mellan institutioner på KI - siffran 8 avser transaktioner inom institutionen Uppdaterad Sida 7

13 Alla institutioner har i princip samma kontoplan. Avvikelser förekommer på grund av institutioners diversifierade verksamheter, som t ex vid KIs bibliotek och vid Institutionen för odontologi. På ekonomiavdelningens hemsida finns en aktuell version av KIs kontoplan. Komplett kontoplan finns att ta ut i Agresso. Förändringar i kontoplanen kan initieras från såväl institution som centralt vid KI. Ekonomiavdelningen sammanställer och rapporterar alla KIs ekonomiska händelser till Ekonomistyrningsverket (ESV). Varje konto i kontoplanen är kopplat till en s k S-kod 3 i enlighet med BAS-kontoplanen för statliga myndigheter. VERKSAMHETSGRENAR Verksamhetsgrenar beskriver den verksamhet KI utför. Ekonomistyrningsverket (ESV) beskriver begreppet verksamhetsgrenar enligt följande: Verksamhetsgrenarna är den lägsta nivån i verksamhetsstrukturen. Syftet med att staten har en verksamhetsstruktur är att regering och riksdag ska få ett bättre beslutsunderlag i en struktur där det är meningsfullt att koppla ihop verksamhetens mål, resultat och resurser. Indelningen i verksamhetsgrenar beslutas av regeringen i regleringsbrevet och ska inte förväxlas med KI organisatoriska indelning som beslutas av KIs styrelse. PROJEKT Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifikt mål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid. Ett projekt kan vid behov förlängas och ny sluttidpunkt beslutas av behörig chef (t ex prefekt, dekan eller rektor beroende på intern delegationsordning). Om projektet är finansierat av extern part ska eventuell förändring godkännas av finansiären. Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet. Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpande verksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigt kopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Detta sker vid konteringstillfället. KIs projektnummer har en gemensam fastställd struktur enligt nedan, KKKGGXXV: KKK = kostnadsställe GG = person (eget forskarid-nummer/person) XX = löpnummer V = verksamhetskod Antalet positioner i projektnumren kan variera, då alla institutioner t ex inte har treställiga kostnadsställen. 3 Kod som de statliga myndigheterna använder när de rapporterar sitt ekonomiska utfall till statsredovisningen Uppdaterad Sida 8

14 VÄRDERING All verksamhet inom KI ska hänföras till projekt och summan av alla projekts intäkter och kostnader ska vara lika med KIs totala intäkter och kostnader. Projektuppföljning ska ske löpande varje månad. Som underlag för denna uppföljning finns en rapport att ta ut i Agresso. 4 Löpande uppföljning innebär att kontroll görs att rätt intäkter och kostnader är registrerade på rätt projekt och att varje projekt har finansiering. Vid varje bokslut (kvartal, delår och helår) görs en värdering av projektet. För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi görs en värdering av alla projekt varje kvartal. Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående eller inte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olika balanskonton. Följande frågor beaktas: - Vad är det för typ av projekt? Finansierat av anslag - bidrag uppdrag? - Finns det oförbrukade medel att tillgå? - Finns det medel att fordra från finansiären? - Finns giltigt kontrakt/avtal - Förekommer över- eller underskott i bidrags-/uppdragsverksamheten? Hur projekten ska värderas beror på tre parametrar; verksamhet, finansiär och intäktsslag. Alla projekt som är finansierade av statsanslag värderas mot årets kapitalförändring och samtliga pågående externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt, med finansiering styrkt av giltigt kontrakt, värderas mot balanskontot oförbrukade bidrag/uppdrag. Övriga externfinansierade projekt utan finansiering värderas mot årets kapitalförändring. I anslagsfinansierade projekt avräknas intäkten fullt ut oavsett förbrukning. För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip. Periodens kostnader avgör hur stor intäkt som avräknas. Ytterligare information om värdering, se KIs intranät. KAPITALFÖRÄNDRING I statlig redovisning används kapitalförändring som resultatbegrepp. Begreppet resultatredovisning inom staten används för att beskriva verksamhetens resultat i form av utförda prestationer och effekterna av dessa. 4 Agresso Rapporter Underfin proj. Period anges (fr o m period t o m period) i den browserfråga som kommer upp. Uppdaterad Sida 9

15 MOTPARTER Årets kapitalförändring visar hur myndighetskapitalet har förändrats under året, dvs skillnaden mellan intäkter och kostnader. Begreppet kan närmast jämföras med termen årets resultat i företag. Posten återfinns i balansräkningen under rubriken Myndighetskapital. Den balanserade kapitalförändringen är skillnaden mellan intäkter och kostnader i resultaträkningen som överförts från tidigare år, med undantag för belopp som eventuellt förts till posterna Statskapital, Donationskapital eller Resultatandelar i dotterföretag och intresseföretag. Se bilaga 1 och 2, som visar uppställningsformer för resultat- och balansräkning. Motpart anger vem som är den andra parten vid en transaktion. Enkelt uttryckt är motpart den som man skickar medel till eller erhåller medel från. På balanskonto talar motpartskoden om vem vi har skuld till alternativt fordran på. Motpartskoden (MPT) fyller flera funktioner, men främst används motpartsredovisning för att kunna eliminera inomstatliga och interna transaktioner i samband med upprättande av årsredovisningen. Motpartskoden hjälper även till att redovisa på rätt S-kod beroende på om KIs motpart är extern, statlig eller intern. Olika motpartskoder KI använder sig av fyra olika typer av motpartskoder. Tack vare att motpartskoderna har olika struktur kan man lätt söka fram resultatet för var och en av dem eller eliminera en motpartstyp vid redovisningen. Följande fyra MPT-typer finns: Statlig Endast bokstäver, följer ESVs myndighetsbeteckningar, t ex VR för Vetenskapsrådet, SU för Stockholms Universitet Extern 1EX, denna kod gäller för stiftelser/organisationer, privatpersoner, företag, landsting/kommuner, alla utländska motparter samt staten (statsanslag och skatt) Intern 9 + institutionsbeteckning, MPT för C1 är t ex 9C1 (dvs samma som finansiärskoden). Motpartskod 9KI används för bokningar mot årets kapitalförändring. Institutionsintern 8 + institutionsbeteckning MPT för t ex C1 är C18. Används endast på internkonton inom den egna institutionen (XXXX8 konton) och den anges automatiskt. Uppdaterad Sida 10

16 Registrering av motpart Där det är möjligt anges MPT automatiskt, men i andra fall måste man manuellt ange vem som är KIs motpart. MPT anges automatiskt: från försystem t ex Contempus 5, Primula 6, televäxeln för konton som bara kan vara externa vid bokningar på institutionskonton vid alla bokningar med finansiärskod vid fakturering Om MPT inte anges automatiskt ska den registreras manuellt. KIs motpart är den som i första ledet skickar eller tar emot pengarna. Om KI ersätter en privatperson som köpt något av en statlig myndighet blir MPT = 1EX, eftersom det är privatpersonen som är KIs motpart Om KI erhåller bidrag från EU, men via Uppsala Universitet, UU, blir EU finansiär, men motpart är UU Vid in- och utbetalningar (konto 1931 m fl) är det banken som är KIs motpart. Banken är ett företag och därför blir motparten 1EX. Vid interna omföringar mellan institutioner är det den andra institutionen som är motpart, t ex om C1 fakturerar K8 är MPT = 9K8 för C1 och för KI är MPT = 9C1. Motpartsavstämning inom staten När myndigheterna har rapporterat sitt ekonomiska utfall till ESV via statsredovisningssystemet Hermes, ska alla inomstatliga mellanhavanden elimineras. Det innebär att om KI har redovisat en intäkt från Uppsala Universitet så måste Uppsala Universitet ha bokfört motsvarande kostnad till KI. För att de inomstatliga mellanhavandena ska kunna elimineras är det alltså viktigt att myndigheterna har bokat upp både fordringar/ skulder och intäkter/ kostnader med rätt motpartskod och i rätt kontogrupp innan perioden stänger. Eftersom varje institution är en del av myndigheten KI ligger det här ett stort ansvar på respektive institution att se till att detta blir gjort. Periodavgränsningsposter behandlas i kapitel 1.4 och 2.4. Skulle någon statlig finansiär eller motpartskod saknas, ska redovisningsgruppen meddelas. Mer information om ekonomiska begrepp inom staten finns på ESVs hemsida under rubriken Ordbok 5 Contempus är det elektroniska fakturahanteringssystemet 6 Primula är KIs lönesystem Uppdaterad Sida 11

17 MUTOR OCH BESTICKNING Ingen anställd på KI ska personligen ta emot någon form av belöning för sin tjänsteutövning från leverantörer eller andra, annat än i enlighet med dessa riktlinjer. Ingen anställd på KI ska erbjuda någon en gåva eller förmån som är otillbörlig. Vid representation ska KIs riktlinjer och regler för representation följas. Det gäller både beloppsgränser och formell behörighet att representera KI. När det gäller behörighet att representera KI gäller de interna delegationsordningarna. Endast undantagsvis ska personalen tacka ja till inbjudan till events från det privata näringslivet och då alltid efter godkännande från närmaste chef. För att upprätthålla förtroendet för verksamheten är det av mycket stor vikt att KIs anställda inte låter sig påverkas av otillbörliga förmåner eller faller för frestelsen att ge någon förmån för att påverka annan i en viss riktning. Ett sådant agerande är inte enbart förtroendeskadligt, det kan också vara brottsligt och handlar då om muta eller bestickning. Riskgrupper Det här gäller alla medarbetare vid KI men följande grupper utgör exempel på arbetstagare som kan vara särskilt utsatta för mutor eller annan otillbörlig påverkan. Personal som arbetar med upphandling Inköpare som avropar ramavtal Beställare av varor och tjänster Lärare gentemot studenterna Gästforskare när det gäller bestickning Lärare/forskare gentemot läkemedelsbolag m.fl. Säkerhetspersonal Personal som beställer resor och arrangerar konferenser Vårdpersonal i KIs regi t ex tandläkare på Institutionen för odontologi Chefer som har mandat att anlita konsulter Mer att läsa finns på Karolinska Institutets intranät, se Regler och riktlinjer och Dokument och handböcker Om mutor och jäv en vägledning för offentligt anställda, Farliga förmåner, Vad lagen säger om bestickning, korruptiv marknadsföring och mutbrott, Uppdaterad Sida 12

18 1 TILLGÅNGAR I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på tillgångssidan i balansräkningen; immateriella, materiella och finansiella anläggningstillgångar, fordringar, periodavgränsningsposter, avräkning med statsverket samt kassa och bank. Immateriella och materiella anläggningstillgångar har sammanförts till ett kapitel benämnt Anläggningstillgångar, då de grundläggande reglerna är gemensamma för dessa båda anläggningstyper. 1.1 ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Enligt förordning om myndigheters bokföring ska statliga myndigheter upprätta och föra register över sina inventarier och anläggningstillgångar. Anläggningsregistret ska innehålla uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången. Registret ska omfatta tillgångar med ett anskaffningsvärde som motsvarar lägst det belopp som myndigheten tillämpar enligt föreskrifter och allmänna råd till Förordning om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB). Förbrukningsinventarier som anses vara stöldbegärliga ska också registreras i registret NÄR SKA EN TILLGÅNG REDOVISAS? För att en tillgång ska redovisas i balansräkningen måste den uppfylla kraven för att klassas som en tillgång: den ska ha införskaffats för stadigvarande bruk ha en ekonomisk livslängd på minst tre år ha ett anskaffningsvärde som överstiger kr, för datorer gäller en gräns på kr Det ska även vara sannolikt att tillgången ska ge framtida ekonomiska fördelar 7 eller vara en servicepotential 8 för myndigheten. 7 Framtida ekonomiska fördelar är en tillgångs möjlighet att, ensam eller i förening med andra tillgångar bidra både direkt eller indirekt till intäkter eller kostnadsbesparingar för en myndighet. Ett exempel kan vara inköp av en egen analysutrustning istället för att skicka proverna till ett utomstående företag för analys. I detta fall uppkommer ekonomiska fördelar i form av kostnadsbesparingar och även tidsbesparingar. 8 En tillgångs servicepotential är dess kapacitet att, ensam eller tillsammans med andra tillgångar, bidra direkt eller indirekt till att fastlagda mål uppnås. Statliga tillgångar syftar ofta inte till att ge ekonomiska fördelar, utan nyttan med tillgångarna ligger snarare i de tjänster/service som produceras med hjälp av tillgången. Uppdaterad Sida 13

19 1.1.2 IMMATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Immateriella anläggningstillgångar delas upp på olika poster och de kan bestå av: programvaror licenser för programvaror patent, koncessioner och liknande rättigheter modeller och prototyper egenutvecklade IT-system ANSKAFFNINGSVÄRDE OCH AKTIVERING Anskaffningsvärdet för en internt upparbetad immateriell tillgång är summan av de kostnader som uppkommit från den tidpunkt då tillgången uppfyller alla kriterier för aktivering 9, se figur 1.1 nedan. Eventuella rabatter på fakturabeloppen ska inte räknas in då anskaffningsvärdet fastställs. Enligt FÅB ska utgifter för utveckling som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får emellertid inte tas upp som anläggningstillgång. Med utveckling avses att tillämpa forskningsresultat eller annan kunskap för att åstadkomma nya eller väsentligt förbättrade system, processer, material, konstruktioner, produkter eller tjänster innan produktion eller användning påbörjas. Med forskning avses istället ett planerat och systematiskt sökande som kan ge ny vetenskaplig eller teknisk kunskap och insikt. OBS! Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning anser man att utgifterna hör till forskning och de kostnadsförs därmed när de uppkommer. I enlighet med ESVs föreskrifter ska utgifter för utveckling tas upp som immateriell anläggningstillgång om myndigheten kan visa att samtliga nedanstående förhållanden föreligger: Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så att den kan användas Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången och använda den Myndigheten har som förutsättning att använda den immateriella anläggningstillgången Den immateriella anläggningstillgången medför att de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen för myndigheten sannolikt ökar och att detta kan påvisas med hög grad av säkerhet 9 Med aktivering menas här att man omför dessa kostnader och redovisar dem som en tillgång i balansräkningen och avskrivning påbörjas. Uppdaterad Sida 14

20 Det finns nödvändiga och användbara tekniska, finansiella och andra resurser för att fullfölja utvecklingen och för att använda den immateriella anläggningstillgången Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången. De utgifter för utveckling som myndigheten har innan alla ovan nämnda förhållanden är uppfyllda ingår inte i anskaffningsvärdet. Bedömningen, som görs i flera steg för att avgöra utgifterna för utveckling eller förvärvade licenser, rättigheter m m ska redovisas som immateriella anläggningstillgångar, beskrivs i figur 1.1 nedan. Kontrolleras tillgången av myndigheten? NEJ Är tillgången ett resultat av inträffade händelser? NEJ Förväntas tillgången innebära framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för myndigheten? NEJ Är det sannolikt att ekonomiska fördelar eller en ökad servicepotential kommer att tillföras myndigheten i framtiden? NEJ Aktivering får inte ske Kan tillgångens anskaffningsvärde beräknas på ett tillförlitligt sätt? NEJ Aktivering ska ske. Figur 1.1 Beslutsträd för aktivering IMMATERIELLA TILLGÅNGAR I REDOVISNINGEN I redovisningen delas immateriella tillgångar upp i Utvecklingsarbeten, kontogrupp 101*, och Rättigheter och licenser, kontogrupp 103*. Utvecklingsarbeten som t ex Effica och KIMKAT Uppdaterad Sida 15

21 finns främst på KIs centrala avdelningar och därför finns inte kontogrupp 101* öppen för institutionerna i Agresso. Innan en tillgång av detta slag utvecklas ska kontakt tas med redovisningsgruppen. För immateriella anläggningstillgångar gäller som huvudregel att den ekonomiska livslängden är högst 5 år. En immateriell anläggningstillgång ska därmed enligt FÅB skrivas av med minst en femtedel per år PATENT I Sverige förfogar alla högskole- och universitetsanställda själva över rättigheterna till sina uppfinningar och forskningsresultat enligt lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar. Detta kallas lärarundantaget men gäller alltså inte enbart lärare. Om inget annat har avtalats, t ex med en extern part, innebär det att forskaren själv förfogar över sina resultat och idéer. Det betyder att kostnaderna för exempelvis patent bekostas av forskarens egna företag eller av forskaren privat. För mer information eller rådgivning kring patent tas kontakt med Innovationskontoret eller Karolinska Institutet Innovations AB (KIAB) MATERIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar delas upp på flera poster i balansräkningen och kan bland annat bestå av: Maskiner, inventarier, installationer m m Pågående nyanläggningar Förbättringsutgift på annans fastighet I anskaffningsvärdet för en materiell tillgång ska alla kostnader som lagts ner för att göra tillgången brukbar i verksamheten inkluderas, såsom: inköpspris 11 importavgifter tull transport- och andra hanteringskostnader installations- och monteringskostnader konsulttjänster som arkitekter, ingenjörer och jurister OBS! Däremot ska inte efterföljande kostnader som avser anläggningen, t ex i form av årlig service, ingå. 10 Under särskilda omständigheter kan det anses överensstämma med god redovisningssed att skriva av med en mindre del. Kontakt tas i sådana fall med ekonomiavdelningen. 11 Ej eventuella kursförluster Uppdaterad Sida 16

22 Grundprincipen är att varje enskild tillgång ska värderas för sig. Man följer dock principen om en fungerande enhet. Exempel på fungerande enhet kan t ex vara ett datorpaket (dator, bildskärm, tangentbord, kablar mm), datautrustning (skrivare, scanner osv) eller ett möblerat rum (bord, stol, hylla osv). Vid nyinredning av laboratorie- och kontorsutrymmen eller motsvarande betraktas investeringen som en helhet MASKINER, INVENTARIER, INSTALLATIONER M M Maskiner, inventarier m m som beräknas ha en ekonomisk livslängd kortare än 3 år och med ett anskaffningsvärde under kr får kostnadsföras direkt i kontoklass 5*. Även inventarier och maskiner med anskaffningsutgifter av ringa värde, normalt under kr får kostnadsföras. Undantaget är datorer där gränsen är kr. Detta motiveras av att datorer har en allt kortare livslängd. Om den ekonomiska livslängden är över 1 år men under 3 år och anskaffningsvärdet är över kr men under kr, redovisas anskaffningen som en korttidsinvestering på konto 5611 eller Maskiner och inventarier m m med en livslängd under 1 år och med ett anskaffningsvärde under kr redovisas t ex som förbrukningsinventarier på konto Denna särredovisning beror på att Sverige enligt EU-regler ska redovisa korttidsinvesteringar. Konto Livslängd Anskaffningsvärde 5611/5612 Korttidsinvestering 1år > 3år kr > kr 5613/5614/5061 Förbrukningsinventarier Under 1år Under kr Figur 1.2 Korttidsinvesteringar Utrustning som regelbundet måste bytas ut pga verksamhetens art eller för att utvecklingen i fråga om program och maskinvara är mycket snabb, kostnadsförs direkt. Om man köper tilläggsutrustning som förbättrar anläggningens prestanda, så läggs den till den befintliga anläggningen. Om prestandan inte förbättras bör utgiften kostnadsföras. INKÖP AV DATOR Vid anskaffning av dator 12 till ett värde under kr per fungerande enhet, bokförs hela inköpet som förbrukningsinventarium. Den ekonomiska livslängden bedöms då understiga tre år, varför hela anskaffningen kostnadsförs. Överstiger anskaffningskostnaden kr per fungerande enhet, bokförs den som anläggningstillgång och skrivs av under tre till fem år. För en schematisk översikt för val av konto och anläggningsgrupp, se figur 1.3 nedan. 12 Med dator menas en fungerande enhet som består av bildskärm, tangentbord och hårddisk, inklusive eventuellt modem, program etc. Uppdaterad Sida 17

23 Konto Anskaff.värde Livslängd Anl.grupp 5612 Korttidsinvestering under 3 år 1000, stöldbegärligt Förbrukningsinventarier under under 1 år 1000, stöldbegärligt 12* Maskiner, inventarier... över år 13E, 23E 14 12*L Maskiner, inventarier... över år 13L, 23L 15 Figur 1.3 Datorer OBS! Gränsen på kr gäller datorer och inte separat datautrustning där den vanliga gränsen på kr gäller. PÅGÅENDE NYANLÄGGNINGAR I kontogrupp 127* (pågående nyanläggningar) finns uppsamlingskonton för anläggningar där fakturorna ska betalas innan anläggningen är klar att tas i drift. Ombokning sker mot konto 121*, 122*, 123* osv när anläggningen tas i drift. Observera att om en anläggning har bokförts på exempelvis konto (pågående nyanläggningar, årets ansk.) i period kommer den per automatik att bokföras på konto (pågående nyanläggningar, ack ansk.värde) vid det nya årets ingång. Om det vid aktivering finns ett saldo på både konto med årets anskaffningsutgift (4:e siffran är 1) och konto för ackumulerat anskaffningsvärde (4:e siffran är 0) ska de bokföras mot respektive anläggningskonto för årets anskaffningsutgift och ackumulerat anskaffningsvärde, 4:e siffran ska vara densamma. Se figur 1.4. Pågående anläggningskonto i kredit Aktiveras på anläggningskonto i debet L eller L eller 1210 Figur 1.4 Anläggningskonto I samband med ombokning/aktiveringen läggs tillgången upp i anläggningsregistret och avskrivningarna startar. För kontogrupp 127* gäller samma uppdelning i bedömd ekonomisk livslängd på 3 år, 5 år och 10 år som för resten av kontoklass 12*. Se konteringsexempel i figur 1.5 nedan. 13 se avsnitt för vad som anses vara stöldbegärligt 14 E = ej lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet 15 L = lånefinansierad, se ytterligare förklaring senare i kapitlet Uppdaterad Sida 18

24 Konto Benämning Belopp 2581 Leverantörsskulder 100 K 1541 Ingående moms 20 D 127* Pågående nyanläggningar 80 D Läggs upp i anläggningsregistret (anläggningen aktiveras): 127* Pågående nyanläggningar 80 K 121* 122* 123* Figur 1.5 Maskiner, inventarier och installationer 80 D FÖRBÄTTRINGSUTGIFT PÅ ANNANS FASTIGHET OBS! Innan reparationer beställs enligt vad som nedan beskrivs ska Fastighetsavdelningen vid Universitetsförvaltningen kontaktas! Förbättringsutgift på annans fastighet avser utgifter för att anpassa hyrda lokaler till den egna verksamheten. Det kan t ex vara: om- och tillbyggnationer kabeldragningar för nätverk larmanordningar samt reparationer och underhåll Förbättringsutgift på annans fastighet bokas inte som pågående anläggningstillgång (enligt vad som ovan beskrivits i avsnittet Pågående nyanläggningar ) utan som pågående förbättringsutgift på annans fastighet. Redovisningen sker på konto 1191P (årets anskaffning) och 1190P (ackumulerat anskaffningsvärde), där P står för pågående. Då anläggningen färdigställts aktiveras anläggningen genom att den bokförs från ett konto för pågående anläggning till ett anläggningskonto. Beloppsgränsen vid KI för aktivering av förbättringsutgift på annans fastighet är kr. Samtidigt sker lånefinansiering av de anläggningar som finansieras av statsanslag. REPARATIONS- OCH UNDERHÅLLSKOSTNADER PÅ ANNANS FASTIGHET Enligt ESVs handledning Redovisning och värdering av fastigheter och vissa förbättringsutgifter bör reparations- och underhållskostnader på annans fastighet aktiveras om de anses vara väsentliga i förhållande till verksamheten. Beloppsgränsen vid KI för aktivering av förbättringsutgift på annans fastighet är kr, men kr i de fall då kostnaden är av engångskaraktär och inte ingår i ett större ombyggnadsprojekt eller liknande. Övriga förbättringsutgifter ingår som hyrestillägg. Uppdaterad Sida 19

25 KONST Konstföremål som tavlor och skulpturer m m ska inte skrivas av, eftersom konst inte påverkas av någon värdeminskning. Konst redovisas därför med särskild anläggningsgrupp (99) och konto (1260). Detta gäller även konst från Statens konstråd KONTERING OCH ATTEST Kontering av anläggningstillgångar sker på konto, kostnadsställe, projekt, finansiär och anläggningsnummer. I Contempus kan godkännaren tillfälligt boka fakturan på konto utan att behöva ange anläggningsnummer eller balanskonto. När fakturan kommer till efterkontrollen lägger institutionens ekonomiavdelning upp anläggningen i Agressos anläggningsregister samt bokar om till rätt anläggningskonto. Att använda anläggningsregistret utgör ett tvingande led i hanteringen av anläggningstillgångar. Det är av största vikt att godkännaren lämnar nödvändiga upplysningar om utrustningen för bedömning av avskrivningstid (se avsnitt Avskrivningar) samt behov av lånefinansiering (se avsnitt Lånefinansiering) INVENTARIE- OCH ANLÄGGNINGSREGISTER De huvudkriterier som gäller beträffande anläggningsregistret är att anskaffningsvärdet överstiger kr exklusive moms (undantag datautrustning kr exkl. moms) alternativt att egendomen anses vara stöldbegärlig. I inventarieregistret 18 ska även finnas andras inventarier som Karolinska Institutet ansvarar för. Märkning av inventarier ska göras med märkpenna, etikett eller motsvarande där Karolinska Institutet samt inventarienummer framgår STÖLDBEGÄRLIGA TILLGÅNGAR KI är enligt Förordningen om myndigheters bokföring skyldig att i inventarieregistret registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. Bl a de anskaffningar som redovisas som korttidsinvesteringar och förbrukningsinventarier i kontogrupp 561* kan vara stöldbegärliga. Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande kr ska alltid ses som stöldbegärliga och tas in i inventarieregistret: Datorer med tillbehör Kameror Mobiltelefoner Projektorer TV-apparater Teknisk/elektronisk utrustning i t ex laboratorier 16 Statens konstråd bokar bort den konst som överlämnas till myndigheterna, som bokför den som tillgång. Därmed finns tillgången kvar inom staten med den skillnaden att den bytt myndighet. 17 preliminärt konto som används i systemet för elektronisk fakturahantering av Godkännaren 18 Inventarieregistret avser anläggningar registrerade med anläggningsgrupp 1000, dvs anläggningar som inte uppfyller kriterierna för att redovisas som anläggningstillgång. Uppdaterad Sida 20

26 INVENTARIEREGISTERBLANKETT En särskild blankett 19 för inventarie/anläggningsregister finns på ekonomiavdelningens hemsida. Den fylls i med samma konteringsuppgifter som finns på fakturan. Denna utgör tillsammans med fakturakopia och specifikationer, underlag till anläggnings/inventarieregistret. Blanketterna sparas i löpnummerordning ANLÄGGNINGSNUMMER Anläggningsnummer läggs upp med max åtta siffror/positioner; de två första anger anskaffningsår, de två eller tre följande kan väljas utifrån institutionens eget upplägg och de tre sista utgör löpnummer (år + kst + löpnummer = totalt 7-8 tecken). Det är viktigt att upplägget görs på samma sätt för alla tillgångar inom institutionen för att kunna utläsa information om tillgången från anläggningsnumret. Anläggningsnumret 20 anges såväl i fakturans konteringsträng (i Contempus), som på inventarieblanketten och ska även markeras på inventariet/anläggningen. Varje anläggning kopplas till en särskild anläggningsgrupp. Anläggningsgruppen väljs utifrån vilket huvudbokskonto som använts vid konteringen (t ex 10*-12*, 561*). Om anläggningsgrupp ska rättas/bytas kontaktas redovisningsgruppen, eftersom anläggningsgrupp endast kan ändras av ekonomiavdelningen ANLÄGGNINGSGRUPPER Anläggningsgrupperna är uppbyggda på följande sätt: Exempel på anläggningsgrupper 13E Datautrustning (3år) 13L Datautrustning (3år), lån 24E Kontorsmaskiner (5år) 24L Kontorsmaskiner (5år), lån 32E Inredning, förvaring (10år) 32L Inredning, förvaring (10år), lån Figur 1.6 Motsvarande aktiveringskonto 1211 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (3år) 1211L Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (3år) 1221 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 1221L Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (5år) 1231 Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk (10år) 1231L Maskiner, inventarier, installationer, årets ansk, lån (10år) ANLÄGGNINGSGRUPPERNAS BESTÅNDSDELAR Första positionen (siffra): 1-3 anger avskrivningstid för de materiella anläggningstillgångarna. För övriga anläggningstillgångar används 6, 7 eller 9 som första siffra. Se avsnitt för regler om avskrivning. 19 Alternativt kan även utdrag ur Agressos anläggningsregister skrivas ut 20 Anläggningsnumret läggs upp när fakturan kommit till efterkontrollen och kontot ändrats från 5600 till korrekt konto. Uppdaterad Sida 21

27 Första siffran Avskrivningstid Beskrivning 1 3år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra år Vilket motsvarar anskaffningskontots tredje siffra Immateriella anläggningstillgångar 7 Förbättringsutgifter på annans fastighet 9 Konst Figur 1.7 Andra posititonen (siffra): anger vad det är för sorts anläggning. Alla typer av anläggningar finns inte i kombination med första siffran. Det finns t ex ingen grupp för 10-årig datautrustning eftersom den ekonomiska livslängden inte bedöms förekomma. Detta gäller materiella anläggningar med första position 1-3 som beskrivs ovan. Andra siffran Typ av anläggning 1 Fasta anläggningar och installationer 2 Inredning och förvaring 3 Datautrustning 4 Kontorsmaskiner 5 Nätverk 6 Transportmedel 7 Laboratorieutrustning 9 Övrigt Figur 1.8 Tredje positionen (bokstav): anger om en anläggning ska lånefinansieras eller om den är helt finansierad av externa medel. Se avsnitt för regler om lånefinansiering. L motsvarar lånefinansierad (verksamhet 1* eller 2*) E motsvarar inte lånefinansierad/externa medel Dessutom finns anläggningsgruppen 1000 (inventarieregistret) som används för att registrera de inventarier som är stöldbegärliga, men som inte uppfyller reglerna för att redovisas som anläggningstillgång. Se avsnitt ovan för regler om anläggningstillgångar respektive korttidsinvesteringar REGISTRERING AV ANLÄGGNING I AGRESSO Vid registrering av en anläggning i Agressos anläggningsmodul 21 är det viktigt att de uppgifter som anges är desamma som de som fanns angivna på fakturan och som anges vid bokföringen i 21 AGRESSO Ekonomi - Anläggningsredovisning - Anläggning - Anläggningar Uppdaterad Sida 22

28 Contempus (leverantörsreskontran). En schematisk bild som visar vilka fält och vad som ska fyllas i framgår av bilaga AVSKRIVNINGAR Enligt FÅB ska anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd skrivas av systematiskt över sin livslängd. Med ekonomisk livslängd avses, enligt ESVs föreskrifter, den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffades för. Faktorer som påverkar bedömningen av hur lång den ekonomiska livslängden förväntas bli är dels den tekniska utvecklingen, dels den belastning objektet utsätts för och som medför slitage och underhållskostnader. Enligt ESVs allmänna råd använder KI endast linjär och månatlig avskrivning, som innebär att en lika stor andel av anskaffningsvärdet skrivs av varje år. Normalt ligger avskrivningstiderna i intervallet 3-7 år för datorer, 5-10 år för maskiner, transportmedel och inventarier, år för byggnader och markanläggningar samt 5 år för immateriella anläggningstillgångar. Avskrivning görs fr o m den tidpunkt (månad) då tillgången tas i bruk för avsedd verksamhet. Om anläggningen kan tas i bruk i period sker den första avskrivningen i period Om tillgången utgörs av delar som levereras separat ska avskrivningarna påbörjas i samband med delleverans om tillgången då kan användas i verksamheten. I Agresso anges linjär avskrivning för anläggningsgrupp och avskrivningstiden ska anges i månader. Vid redovisning av tillgångar är medlen kassamässigt förbrukade på projekten, men värderingsmässigt ska medel finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. Om en anläggning med en livslängd på fem år köps in och finansieras med projektmedel som beviljats för kortare tid, gäller trots allt att avskrivningstiden ska vara fem år. Medel ska finnas balanserade för att täcka kommande års avskrivningar. En utrustning som inte längre behövs i verksamheten eller har blivit oanvändbar, får säljas alternativt utrangeras. KI ska emellertid vara restriktiv med försäljning - det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Se även avsnitt om utrangering och försäljning av anläggningstillgångar. I anläggningsmodulen går det endast att registrera en anläggning på ett projekt. Nyanskaffning och avskrivningar av anläggningar kan samlas på ett centralt anläggningsprojekt under kostnadsställe 8700, dock behövs ett projekt per verksamhetsgren. Via konto (Del av anläggning) hämtas fullständig finansiering till det centrala projektet från ett eller flera projekt som ska bära kostnaden för anläggningen. Vilka medel som finansierar anläggningen ska anges vid konteringen (finansiärskod) för att värderingen ska bli rätt. Hela finansieringen av nyanskaffningskostnaden ska vara täckt på det centrala projektet, dvs full finansiering ska ha erhållits för att värderingen ska bli rätt. Det centrala anläggningsprojektet får inte användas om inte flytt av avskrivning redovisas på konto Detta konto används även om anläggningen ska användas i flera projekt och finansiering och avskrivningar ska delas mellan dessa. Uppdaterad Sida 23

29 Avskrivningarna utförs månadsvis vid månadsboksluten via rapporter som körs i Agresso. På KIs intranät finns avstämningslistor, för månads-, kvartals- respektive helår/delåravstämning med information om tillvägagångssätt. I vissa fall bokförs inte avskrivningarna pga av olika fel. Dessa fel, som t ex kan bero på att ett projekt har stängts, ska rättas. Om en avskrivning inte bokförts syns detta på en rapport i Agresso där verifikationsnumret anges som 0. Felet ska då rättas. Efter rättning kan inte ytterligare en avskrivningsbekräftelse göras. Istället beställs en bokföring av avskrivningen i Agresso 22. Avskrivningsbekräftelsens buntnummer och rätt period ska anges. Ett problem som kan uppstå vid avskrivningar är att det inte går att beställa ett nytt avskrivningsförslag om ett gammalt förslag ligger kvar. Detta måste då tas bort innan ett nytt kan beställas. Kontakta vid behov redovisningsgruppen för hjälp med avskrivningarna LÅNEFINANSIERING Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet i huvudsak vara finansierade med lån i Riksgälden (RGK). Universitet och högskolor medges emellertid undantag, som innebär att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet helt eller delvis kan finansieras med bidrag från icke-statlig givare. Detta gäller även för bidrag från statliga bidragsgivare under förutsättning att bidraget har tilldelats för ändamålet (Regleringsbrev för budgetåret 2011 avseende universitet och högskolor) 23. Det innebär att anläggningar som helt eller delvis finansieras av statliga medel tillsvidare bokförs som lånefinansierade anläggningar (dvs på L-konto). Anläggningar som däremot helt och hållet finansieras av externa bidrag eller av särskilda investerings- eller utrustningsbidrag 24 ska inte lånefinansieras. Lånemodellen bygger på att ett s k avistalån tas upp i Riksgälden (RGK) till tillgångens bokförda värde, med rörlig repo-baserad ränta LÅNEHANTERING Låneverksamheten gentemot RGK administreras av ekonomiavdelningen. Institutionerna ska således inte själva ansöka om lån. 22 Denna finns under Anläggningsredovisning Avskrivningar Automatisk avskrivning Bokföring avskrivning. Avskrivningsbekräftelsens buntnummer ska anges samt rätt period. 23 Medel från EU, NIH och Nordiska ministerrådet räknas inte som statliga i detta sammanhang. EU- och NIH-bidrag får dessutom inte användas till investeringar om det inte tydligt anges i kontraktet. 24 Detta gäller även om det särskilda investerings- eller utrustningsbidraget kommer från statligt råd, t ex Vetenskapsrådet. Uppdaterad Sida 24

30 Lån i RGK tas upp vid två tillfällen per år, i maj och november. För att ekonomiavdelningen ska kunna avgöra storleken på lånet är det viktigt att institutionerna bokför de anläggningstillgångar som ska lånefinansieras på L-konton, se avsnitt ovan LÅNEKOSTNAD I RGK Vid KI är lånefinansiering i RGK avgiftsfri för institutionen. För institutionen innebär det att kostnaden för lånet ger en minskad ränteintäkt på räntekontot för den del av räntan som är associerad med betalningen av de lånefinansierade anläggningarna BOKFÖRING För att kunna bokföra på anläggningskonton i huvudboken måste anläggningen först vara upplagd i anläggningsmodulen, se bilaga 3. En anläggningstillgång som lånefinansieras ska vara rätt klassificerad och bokförd på 1031L, 119*L eller 12*L-konto 25. Bokföring på L-kontot ska ske till tillgångens hela anskaffningsvärde (exkl moms). Konto klassificering (anskaffning) 1031L Rättigheter, licenser m m, årets anskaffning, lån (5 år) 1191L Förbättringsutgift annans fastighet, årets anskaffning, lån 1211L Maskiner, inventarier, installationer, årets anskaffning, lån (3 år) 1221L Maskiner, inventarier, installationer, årets anskaffning, lån (5 år) 1231L Maskiner, inventarier, installationer, årets anskaffning, lån (10 år) Figur 1.9 Avskrivning Tid mån (ack avskr.) (avskr.) 60 mån 1039L 6916L 120 mån 1199L 6917L 36 mån 1219L 6911L 60 mån 1229L 6912L 120 mån 1239L 6913L FYSISK INVENTERING För att säkerställa att samtliga utrustningar/anläggningar som ingår i balansvärdet för anläggningstillgångar verkligen finns kvar och används i verksamheten ska en fysisk inventering ske en gång per år, förslagsvis under november. De anläggningar som inte fysiskt finns kvar utrangeras med angivande av orsak. Anläggningar och stöldbegärliga inventarier som finns för 25 på projekt inom verksamhetsområde 1* eller 2* Uppdaterad Sida 25

31 hemmabruk omfattas även de av inventeringen. Om märkning av anläggningarna inte skedde i samband med att de blev upplagda i registret, så ska det ske vid inventeringen. Inom institutionen utses en ansvarig för inventeringen samt en inventeringsförrättare INVENTERINGSUNDERLAG I AGRESSO Inför inventeringen tas ett inventeringsunderlag ut i Agresso 26. Vid inventeringen markeras de anläggningar som finns fysiskt på inventeringsunderlaget med en bock. Om utrustning återfinns fysiskt vid inventeringen men inte på inventeringsunderlaget, anges så mycket information som möjligt på blankett "Fysisk anläggning ej återfunnen i anläggningsregister". Utrustning som saknas förtecknas och orsak anges. För denna utrustning sker utrangering efter behörigt beslut, se även avsnitt nedan om transaktioner med anläggningar HEMMAVARANDE UTRUSTNING Utrustning som förvaras hemma antecknas på särskild blankett; "Intyg om hemmavarande utrustning", där respektive person får intyga att utrustningen finns kvar hemma. Markering görs på inventeringsunderlaget med "H" framför resp. anläggningsnummer SAMMANSTÄLLNING OCH KONTROLL Den som är inventeringsansvarig gör en sammanställning efter den fysiska inventeringen. I den jämförs uppgiften på blanketten Fysisk anläggning ej återfunnen i anläggningsregister och de icke-markerade på inventeringsunderlaget för att fånga utrustning som fysiskt flyttats under året. Ett inventeringsintyg ska lämnas in samtidigt som de andra bilagorna i samband med helårsbokslutet. Inventeringsmaterialet är räkenskapsmaterial och ska attesteras av prefekt eller administrativ chef före arkivering KONTROLL AV KOSTNADSKONTON För att säkerställa att utrustning som borde ha varit anläggningsförd inte felaktigt har kostnadsförts, ska en genomgång av kostnadskonton för korttidsinvesteringar, förbrukningsinventarier, varor etc göras inför varje halv- och helårsbokslut. Exempel på sådana konton är 5061 (Diverse lokaltillbehör, korttidsinvesteringar), 5611 (Korttidsinvesteringar datorer och datautrustning, förbrukningsinventarier) osv. Felaktig bokföring rättas med bokföringsorder. 26 Finns under Ekonomi Anläggningsredovisning Anläggning - tryck på plustecknet vid anläggningar och gå sedan in på Inventeringslista (hos vissa institutioner står även Kopierad från företaget UF ). I fältet setup kan man välja vilken typ av information man vill få fram i inventeringsunderlaget. Detta görs genom att välja exempelvis kod eller text under kolumn visa. Även sorteringen går att justera efter hur man vill ha den. Genom att högerklicka och välja lägg till fält kan extra fält läggas till i kolumn kolumnnamn, exempelvis projekt. Uppdaterad Sida 26

32 1.1.9 TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINGAR Ibland behöver anläggningar flyttas till andra projekt eller institutioner, säljas eller så kan anläggningen ha bokförts fel och behöver rättas. Hur man bokför, byter konto eller anläggningsgrupp samt uppdaterar anläggningsregistret i samband med dessa överföringar förklaras nedan BOKFÖRING I HUVUDBOK Vid överföring av anläggningstillgångar måste kostnadsställe och projekt ändras så att kommande avskrivningar belastar rätt projekt. Om det nya projektet ska finansiera resterande avskrivningar flyttas tillgången enligt exemplet i figur 1.10 nedan. Konto Benämning Projekt Belopp/Saldo T ex 1210 Ackumulerad anskaffning Gamla projektet 100 K T ex 1219 Ackumulerad värdeminskning Gamla projektet 80 D T ex 1210 Ackumulerad anskaffning Nya projektet 100 D T ex 1219 Ackumulerad värdeminskning Nya projektet 80 K Figur 1.10 Man bör vara uppmärksam på om det nya projektet är finansierat av andra medel, t ex om byte sker från ett externfinansierat till ett statligt finansierat projekt (L-konto). I dessa fall flyttas inte anläggningen med kontot för ackumulerad anskaffning (konto som slutar på 0) utan bokföring sker med samma konto som vid nyinvestering under året (konto som slutar på 1), se exempel i figur 1.11 nedan. När byte sker mellan icke-l-konto och L-konto ska även anläggningsgrupp ändras 27. Konto Benämning Projekt Belopp/Saldo T ex 1211 Ackumulerad anskaffning Gamla projektet 100 K T ex 1219 Ackumulerad värdeminskning Gamla projektet 80 D T ex 1211L Ackumulerad anskaffning Nya projektet 100 D T ex 1219L Ackumulerad värdeminskning Nya projektet 80 K Figur 1.11 Om det nya projektet inte ska stå för kommande avskrivningar, dvs finansieringen av kommande avskrivningar flyttas med till det nya projektet, görs ovanstående bokning med ett tillägg, se figur 1.12 Den återstående finansieringen på gamla projektet (som motsvarar tillgångens restvärde 28 vid ombokningstillfället) flyttas med genom debitering av konto på gamla projektet och kreditering av konto på nya projektet. Ursprungsfinansiär ska anges. Observera att konto enbart får användas inom den egna institutionen. 27 Det är endast Ekonomiavdelningen som kan ändra anläggningsgrupp 28 Restvärdet är skillnaden mellan ackumulerad anskaffning och ackumulerad värdeminskning Uppdaterad Sida 27

33 Konto Benämning Projekt Belopp/Saldo Del av anläggning Gamla projektet 20 D Del av anläggning Nya projektet 20 K Figur 1.12 När en anläggningstillgång har registrerats på fel projekt görs en liknande ombokning, se exemplet i figur 1.13 nedan. Även i detta fall gäller undantaget som rör L-konton som nämns ovan, se figur Kontot ackumulerad värdeminskning avser de totala avskrivningarna över anläggningens livslängd. Anläggningen i exemplet i figur 1.13 har en avskrivningstid på fem år. Den har redan skrivits av under 4 år, årets avskrivning (konto 691*) har varit 20. Konto Benämning Projekt Belopp/Saldo T ex 1220 Ackumulerad anskaffning Gammalt/Fel projekt 100 K T ex 1229 Ackumulerad värdeminskning Gammalt/Fel projekt 80 D T ex 6912 Avskrivningar Gammalt/Fel projekt 20 K T ex 1220 Ackumulerad anskaffning Nytt/Rätt projekt 100 D T ex 1229 Ackumulerad värdeminskning Nytt/Rätt projekt 80 K T ex 6912 Avskrivningar Nytt/Rätt projekt 20D Figur 1.13 BYTE AV KONTO/ANLÄGGNINGSGRUPP Om konto eller anläggningsgrupp ska ändras sker ombokningen på liknande sätt som i fallen ovan, se exempel i figurerna 1.10 och 1.11 ovan. UPPDATERING AV ANLÄGGNINGSREGISTRET I anläggningsregistret ändras projektet/anläggningsgruppen till det rätta, korrigera även projektet på anläggningsblanketten. Byte av anläggningsgrupp 29 görs av redovisningsgruppen TRANSAKTIONER MED ANLÄGGNINGAR INTERNT OCH EXTERNT INOM KI Ibland delas en anläggning mellan två institutioner, ibland mellan en institution och en extern part eller myndighet och ibland får ett par institutioner tillsammans ett externt bidrag som bl a ska finansiera anläggningar. Nedan redogörs för hur redovisning sker i dessa situationer genom olika exempel. 29 För en mer utförlig beskrivning av begreppet anläggningsgrupp se avsnitt Inventarie- och anläggningsregister. Uppdaterad Sida 28

34 EXEMPEL 1: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN TVÅ INSTITUTIONER Institution A och institution B bestämmer sig för att tillsammans köpa in en anläggning som de båda kommer att använda i sin forskning. Institution A kommer att använda anläggningen ungefär 50 % av tiden och institution B resterande 50 %. Institution A beställer anläggningen från leverantören, betalar fakturan på kr och lägger upp anläggningen i sitt anläggningsregister samt bokför anläggningen i huvudboken. För att fördela kostnaden för anläggningen fakturerar institution A institution B för deras del av avskrivningskostnaden. Antingen faktureras avskrivningskostnaden varje månad eller kvartalsvis under anläggningens livslängd. Kostnaden för anläggningens hela livslängd ska inte faktureras på en gång då det ger upphov till en icke rättvisande avskrivningskostnad i mottagande institutions resultat. Anläggningen i detta exempel kommer att skrivas av under 5 år, vilket ger en avskrivningskostnad på ,60 kr per månad ( kr/5 / 12 =16 666,60 kr), dvs kr per kvartal. Vid fakturering av avskrivningskostnaden använder institution A konto (Intäkt avskrivningar, KI-intern) och institution B konto (Avskrivningskostnad anläggning, KI-intern faktura) (se figur 1.14 nedan). Institution A (där anläggningen är registrerad) Konto Kontotext Belopp Beskrivning 1512 Interna kundfordringar D Intäkt av avskrivningar K Kostnad för ett kvartal (KI-internt) Institution B (som delar på anläggningen och avskrivningskostnaden) Konto Kontotext Belopp Beskrivning 2582 Interna leverantörsskulder K Avskrivningskostnad D Kostnad för ett kvartal (KI-internt) Figur 1.14 EXEMPEL 2: ANLÄGGNING SOM DELAS MELLAN EN INSTITUTION OCH EXTERN PART När en anläggning delas mellan KI och en extern part är det endast en part som registrerar anläggningen i sitt anläggningsregister. Fördelning av kostnaden sker genom att den som registrerat anläggningen fakturerar den andra parten för del av avskrivningskostnaden. Innan en överenskommelse träffas bör samtliga kostnader som är förenade med verksamheten beräknas. Avskrivningskostnaden ska täckas, men hänsyn ska även tas till andra relevanta kostnader om sådana förekommer. Vilket det slutgiltiga priset blir avgörs i en förhandling mellan parterna. Om t ex Karolinska Universitetssjukhuset (KS) har en anläggning registrerad, som även används av en institution vid KI, ska KS fakturera KI del av avskrivningskostnad inklusive eventuella Uppdaterad Sida 29

35 tilläggskostnader. Vid KI redovisas kostnaden på konto 5761 (Korttidshyra/leasing, maskiner, inventarier m m). I de fall där anläggningen är registrerad vid KI, men anläggningen även används av t ex en forskargrupp vid KTH ska KI fakturera KTH kvartalsvis i efterskott och redovisas på konto konto 3441 (Andra ersättningar, statliga). Om den externa parten är icke-statlig används konto 3443 (Andra ersättningar, utomstatliga) och fakturering sker med moms. EXEMPEL 3: GEMENSAM BIDRAGSANSÖKAN FRÅN EXTERN BIDRAGSGIVARE Ibland ansöker t ex tre institutioner (A, B och C) gemensamt om ett extern bidrag. Bidraget går då vanligtvis till den institution (A) där huvudsökanden finns och de två andra institutionerna (B och C) rekvirerar sin del av bidraget vid behov, t ex för att finansiera avskrivningskostnader på en anläggning. I detta exempel antas att institution B köper en anläggning som ska finansieras med det externa bidrag som de tre institutionerna har tillsammans. Institution B rekvirerar därför del av bidraget från institution A (i detta exempel kr). Institution A för över bidraget till institution B. Bokföring sker på konto 3564 (förmedling av bidrag inom KI) vid båda institutionerna 30. Institution A Institution B Konto Belopp Konto Belopp K D proj *3 3VR VR D proj *3 3VR VR K Figur 1.15 Om anläggningen till viss del är finansierad med lån och ligger på ett statsanslagsprojekt måste bidraget först tas in på ett bidragsprojekt och sedan omföras till rätt projekt med hjälp av konto (del av anläggning), för att undvika kombinationsfel (se figur 1.16). Bokning vid delvis lånefinansierad anläggning vid Institution B: Konto Belopp Projekt Beskrivning D K Proj *3 Rekv bidrag från institution A (Del av anläggning) D Proj *3 Omf från projekt med verks 3* (Del av anläggning) K Proj *2 Omf till projekt med verks 2* Figur Det är viktigt att både utbetalande och mottagande institution bokar vidareförmedlingen av medlen i samma period då konto 3564 på koncern nivå ska vara 0 i varje period. 31 I detta exempel antas bidraget komma ifrån Vetenskapsrådet; FIN-kod och Mpt ska vara samma vid båda instituionerna och detta konto bokförs endast på bidragsprojekt (slutsiffra 3) Uppdaterad Sida 30

36 FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR MELLAN KI-INSTITUTIONER TILL ANNAT BELOPP ÄN RESTVÄRDET Vid en försäljning tar säljande institution kontakt med köpande institution så att bokning kan ske på bägge institutionerna i samma period. Avsändande/säljande institution är ansvarig för att ange korrekt kontering till mottagaren. Vid försäljning av anläggningar mellan institutioner kontaktas redovisningsgruppen som kan köra en rapport där all ursprunglig information som registrerats i anläggningsregistret för anläggningen flyttas över till mottagande institution. Den säljande institutionen bokar bort anläggningens värde samt ackumulerad värdeminskning med motkonto Om överenskommet pris inte är lika med restvärdet hamnar mellanskillnaden på konto 39699/69909 (avskrivningsintäkt/kostnad) med motkonto Köpande institution gör sedan en utbetalning via Agresso mot konto 2300 och när säljande institution får betalningen bokas den mot konto Utbetalning med förfallodag i slutet av månaden bör undvikas då bägge institutionerna måste boka bort 2300 i samma period. Om överenskommet belopp är lägre än restvärdet får den säljande institutionen (A) en intern avskrivningskostnad på konto och den köpande institutionen (B) en intern intäkt på konto (se exempel i figur 1.17 nedan). Säljande institution (A) KontoBelopp Belopp Saldo innan flytten/försäljning: D K Konto Köpande institution (B) Belopp Flytt av anläggning: Flytt av anläggning: K D D K D K D K Inbetalning på bankgirot: Utbetalning via Agresso: D K K D Figur 1.17 Uppdaterad Sida 31

37 FÖRSÄLJNING/UTRANGERING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Om KI har anläggningar som inte längre behövs i den egna verksamheten eller har blivit oanvändbara, är det tillåtet att sälja/utrangera egendomen. Försäljning ska genomföras marknadsmässigt. Myndigheten ska emellertid vara mycket restriktiv med försäljning, det ska gå att bevisa att egendomen inte behövs någonstans inom KI eller att den är helt obrukbar. Oftast finns alternativa användningsområden för exempelvis äldre datorer. Vid försäljning av anläggningstillgångar är KI inte skattskyldig för omsättningen och någon moms ska därför inte läggas på priset. Vid försäljning till personal ska regler om skattepliktiga förmåner beaktas. Om tillgången säljs till ett pris under marknadsvärdet räknas den som en förmån för den anställde från första kronan. Vid bedömning av priset bör även moms ingå eftersom den anställde troligen skulle ha betalat moms om tillgången köpts på egen hand. KI ska däremot inte redovisa eller betala någon moms. För att skänka utrustning krävs regeringens tillstånd. Regeringen får besluta om att överlåta annan lös egendom än aktier, andelar och fast egendom om egendomen inte längre behövs för statens verksamhet eller blivit obrukbar, eller om den inte anskaffats med statens medel 32. Vid försäljning bokförs försäljningsintäkten på konto 6731 (Försäljningsinkomst materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, A. Bokfört anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar omförs sedan från konto 1??0 och 1??9 till konto 673 (Bokfört värde materiella anläggningstillgångar), se figur 1.18, B. Om försäljningsinkomsten överstiger saldot för bokfört värde, dvs om det totala saldot är ett kreditsaldo, föreligger en reavinst, se exempel 1 i figur 1.18 nedan. Uppkommen reavinst eller reaförlust omförs till konto för reavinst respektive reaförlust genom att summan av saldona för konto 6731 och 6732 motbokas konto 6733 (Omföring reavinst/reaförlust). Vid reavinst debiteras konto 6733 och krediteras konto 3421/3422 (Reavinst materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare), se exempel 1, C i figur Obs! Exemplet avser försäljning till utomstatlig köpare. Om försäljningsinkomsten understiger saldot för bokfört värde, dvs om det totala saldot är ett debetsaldo, har en reaförlust uppstått (se exempel 2 i figur 1.18). Vid reaförlust krediteras konto 6733 och debiteras konto 5331/5332 (Reaförlust materiella anläggningar, statliga alternativt utomstatliga köpare), se D och E i figur Enligt 28 Lag (1996:1059) om statsbudgeten Uppdaterad Sida 32

38 Konto Kontotext D K Försäljning: 1931 Plusgiro IN 500 A 6731 Försäljningsinkomst materiella anl. tillgångar 500 Exempel 1 (reavinst): 1220 Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde 800 B , ack. avskrivningar Bokfört värde materiella anl. tillgångar Omföring reavinst/reaförlust 50 C 3422 Reavinst materiella anläggningar 50 Exempel 2 (reaförlust): 1220 Maskiner, inv., install., ack. anskaffn. värde 800 D , ack. avskrivningar Bokfört värde materiella anl. tillgångar Omföring reavinst/reaförlust 50 E 5332 Reavinst materiella anläggningar 50 Figur 1.18 Vid utrangering omförs bokfört anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar från tillgångskontona (t ex konto 1210 och 1211) till kontot för "bokfört värde" En ren utrangering kan ses som ett specialfall av försäljning, där erhållen ersättning är 0. Eventuell reaförlust vid utrangering anses som icke statlig och bokförs konto 5332 med motkonto OBS! När anläggningen, enligt exemplen ovan, är bortbokad från huvudboken spärras anläggningen i anläggningsregistret! Det finns även en rapport i Agresso för utrangering av anläggningstillgångar 33. Innan rapporten beställs måste eventuell försäljningsintäkt bokföras på konto En kontroll ska göras i anläggningsregistret innan rapporten körs så att rätt kostnadsställe och projekt används och att konto och projekt inte är stängda (C-markerade 34 ). Rapporten bokför bort anläggningens bokförda värden i balansräkningen. Eventuell reavinst/förlust bokförs på respektive konto för reavinst/förlust. Kontakta redovisningesgruppen för hjälp. OBS! Rapporten ska endast användas vid utrangering. Den ska inte användas vid flytt/försäljning av anläggningar mellan institutioner. 33 Rapporten finns under Egen meny bokföringsrapporter utrangering av anläggning KIUTR. 34 Spärrade eller stängda konton, projekt etc markeras i Agresso med ett C Uppdaterad Sida 33

39 1.2 FINANSIELLA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Finansiella tillgångar kan antingen klassificeras som anläggningstillgångar eller som omsättningstillgångar. Avgörande för om de klassas som en omsättningstillgång eller anläggningstillgång är avsikten med innehavet. Vid Karolinska Institutet (KI) klassificeras finansiella tillgångar som anläggningstillgångar då syftet med innehavet inte är att bedriva handel. Det är viktigt att ha kontroll över de finansiella anläggningstillgångarnas anskaffningsvärde för att vid försäljning kunna beräkna resultatet samt för att kunna värdera dem vid årets slut. Som finansiella anläggningstillgångar vid KI redovisas; Aktier och andelar i dotter- och intresseföretag Andra långfristiga värdepappersinnehav Finansiella anläggningstillgångar redovisas i kontogrupp 13, finansiella anläggningstillgångar, utlåning. På samma sätt som vid redovisning av materiella anläggningstillgångar ska den ingående balansen registreras så att det ackumulerade värdet, årets anskaffningsutgifter, årets avskrivningar, årets utdelning etc, förs till det konto inom varje grupp som avslutas med siffran 0; 1310 Aktier och andelar i dotterföretag (KI-Holding) 1330 Svenska aktier och andelar, ack värde 1350 Svenska obl. och andra v-papper, ack värde Den ackumulerade värderegleringen förs till konto 1339 (Värdereglering aktier och andelar). Finansiella anläggningstillgångar redovisas enbart vid KIs centrala ekonomiavdelning, inte vid institutionerna. 1.3 FORDRINGAR Fordringar som normalt förfaller till betalning inom 12 månader efter balansdagen definieras som kortfristiga. Hur fordringar ska behandlas inom staten regleras av Förordning om hantering av statliga fordringar. Det är viktigt att ha bevakning av alla fordringar och kräva in originalunderlag. I balansräkningen finns tre rubriker som avser kortfristiga fordringar: Kundfordringar Fordringar hos andra myndigheter Övriga fordringar KUNDFORDRINGAR Institutionerna har eget ansvar för sina fordringar fram tills dess att en eventuell indrivning ska ske via Kammarkollegiet. Vid fordran på beställare utfärdas en faktura. Fakturan ska ställas ut Uppdaterad Sida 34

40 snarast efter att fordran uppkommit, t ex i samband med genomförda uppdrag, vid försäljning av material osv. Det ska finnas en överenskommelse som underlag till fakturan. Det kan vara i form av ett avtal mellan KI och uppdragsgivaren eller en överenskommelse om t ex pris, tid och antal. Moms, overhead (indirekta kostnader) och LKP (lönekostnadspålägg på löner) ska beaktas. Alla överenskommelser ska vara skriftliga. Det kan t ex vara i form av e-post med en beskrivning av vad som är överenskommet, där man ber den andra parten återkomma inom en viss tid om han/hon har något att invända mot. En fordran får inte överlåtas på någon annan. Fordringar på statliga myndigheter får inte lämnas till inkasso. Externa forskningsmedel som är klassade som bidrag ska rekvireras och inte faktureras. De ska således inte anses som en fordran och bokförs därmed inte i kundreskontran. Se även kap 4.2 Bidrag och uppdrag/avgifter EXTERNA KUNDFORDRINGAR Särredovisning av externa kundfordringar ska ske avseende: Fordringar på andra statliga myndigheter för att de inte ska dubbelräknas i den statliga finansstatistiken. Kontering ska ske på konto 1531 (Statliga kundfordringar). Kontot styrs av vald kundgrupp i kundreskontran. Andra externa kundfordringar bokförs på konto 1511 (Kundfordringar). Utgående moms bokförs på konto 257* och intäkten konteras inom någon av nedanstående kontogrupper. 31 Intäkter enligt 4 i avgiftsförordningen 33 Verksamhetsfakturering 34 Övriga avgiftsintäkter Se även kapitel Avgifter och uppdrag INTERNA KUNDFORDRINGAR För att kunna visa KIs ekonomiska ställning elimineras interna fordringar. Interna kundfordringar bokförs på konto 1512 (Interna kundfordringar), som styrs av vald kundgrupp i kundreskontran. Interna kundnummer börjar på siffran 1 och kan sökas fram i Agresso. Adressförteckning över kontaktpersoner finns på intranätet. Den interna intäkten konteras inom kontogrupp 39, Interna intäkter, för att elimineras mot de interna kostnaderna. Se vidare kapitel 8 om internredovisning samt interna konton mellan institutioner i kontoplanen KRAVRUTINER Inom 15 dagar efter förfallodagen ska en betalningspåminnelse skickas. Vid behov skickas en andra betalningspåminnelse. Om fordran inte har betalats efter andra påminnelsen ska institutionen överlämna ett underlag för fordran till ekonomiavdelningen. KI har avtal med Uppdaterad Sida 35

41 Kammarkollegiet när det gäller inkassotjänster. En institution som vill överlämna en fordran för inkasso lämnar ett underlag till ekonomiavdelningen som kontaktar Kammarkollegiet och ser till att inkassoåtgärder vidtas BETALNINGSBEVAKNING Kundfordringar ska bevakas och påminnelser skickas ut om betalning inte sker i tid. Efter två påminnelser görs en bedömning om kontakt ska tas med kunden och/eller om ärendet ska sändas vidare för inkasso. Uppgift om förfallna fakturor/kund tas ut i Agresso 35. Se även manual för påminnelsehantering i Agresso DRÖJSMÅLSRÄNTA Dröjsmålsränta ska tas ut på externa kundfordringar som inte betalats på förfallodagen. Debitering av dröjsmålsränta begränsas till ett belopp på 50 kr för varje enskild räntefaktura. Räntefakturor på lägre belopp faktureras inte, men om en kund regelbundet har försenade betalningar ska dröjsmålsränta debiteras även för mindre belopp. Även flera fakturor till samma kund kan skapa underlag för en räntefaktura. Dröjsmålsränta utgår på fakturerat totalbelopp, alltså även på debiterad moms. Däremot utgår inte moms på fakturerad dröjsmålsränta. Räntefakturan förfaller till omedelbar betalning. Hur dröjsmålsränta ska debiteras regleras i räntelagen. Dröjsmålsränta debiteras från förfallodagen dvs 30 dagar efter det att fakturan skickats ut (som bör vara samma som fakturadatum). Se även manual för påminnelser och räntedebitering på intranätet. Dröjsmålsränta utgår enligt räntelagen med referensränta + 8 %, om inte annat avtalats. Referensräntan fastställs av Riksbanken varje kalenderhalvår och anges med avrundning till närmast högre halva procentenhet. Information om aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida BOKFÖRING AV KUNDFORDRINGAR Kundfordringar delas upp i interna, externa inomstatliga och externa utomstatliga, vilket även framgår av kundgrupp i kundreskontran. Bokföring av kundfordringar ska enligt bokföringsförordningen ske löpande. KUNDREGISTER Ekonomiavdelningen lägger upp kundnummer i kundregistret i Agresso. När kundupplägg beställs är det viktigt att klargöra hur kunden ska klassas för att i görligaste mån undvika kredit- /vidarefakturering 36. Om ett kundnummer saknas, fylls blanketten Nyupplägg av kund i kund- 35 Sker via rapporten Åldersfördelat saldo, se Agresso: Ekonomi Kundreskontra Rapporter Åldersfördelat saldo 36 Vid SVE-fakturering sänds t ex fakturan iväg elektroniskt omedelbart vid fakturering. Det innebär att rättelse inte kan göras genom att makulera fakturan (reversering). Uppdaterad Sida 36

42 registret i och sänds till redovisningsgruppen. Organisationer eller VAT-nr anges för företag och organisationer inom EU OSÄKRA KUNDFORDRINGAR Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen, vilket innebär att osäkra kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för konstaterade kundförluster. Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas) kvartalsvis och en bedömning ska göras om de kommer att betalas eller inte. Man bör särskilt beakta kundfordringar som inte betalats inom förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser. Kundfordringar som anses osäkra och därmed kräver speciell bevakning ska särredovisas så att det osäkra fordringsbeloppet omförs från konto 15* (Kundfordringar) i kredit till konto 1518 (Osäkra kundfordringar) i debet 37. Denna bokning görs genom att kvitta kontofordran på 1511 mot konto BEFARADE KUNDFÖRLUSTER När en kundförlust befaras (utan att förlusten slutligen konstaterats), t ex på grund av att kunden kommit i obestånd eller för att en tvist har uppstått om en fordran, krediteras konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster) i debet. Detta görs efter det att fordran först blivit omförd till osäkra kundfordringar, konto 1518, se ovan. Exemplet i figur 1.19 visar en kundfordran på 100 (varav 20 är moms) som är befarad. Bokning nedan förutsätter att fordran redan är ombokad som osäker. Konto Kontotext Belopp D/K 1519 Värdereglering kundfordringar 80 K 5452 Befarade kundförluster 80 D Figur 1.19 KONSTATERADE KUNDFÖRLUSTER, DVS KUNDFÖRLUSTEN ÄR DEFINITIV Enligt Förordning om hantering av statliga fordringar kan en myndighet besluta att indrivning ska avbrytas om indrivningsåtgärderna framstår som utsiktslösa (t ex vid konkurs) eller om de inte är försvarliga med hänsyn till kostnaderna. Indrivningsåtgärder ska vidtas i den omfattning som är motiverat med hänsyn till fordringens belopp, gäldenärens betalningsförmåga och omständigheter i övrigt. Framstår det som omöjligt eller olämpligt att driva in fordran kan den skrivas av, dvs kostnadsföras. Fordran kostnadsförs efter överenskommelse med ekonomiavdel- 37 I Agresso sker detta genom bokföring i huvudbok, konto 1518 i Debet mot kvittning av kundfakturan. Uppdaterad Sida 37

43 ningen. Underlaget ska undertecknas av prefekt/administrativ chef och innehålla tydlig förklaring till avskrivningen. Beloppet bokförs som konstaterad kundförlust genom att kreditera den tidigare uppbokningen på 1518 (Osäkra kundfordringar) mot konto 5441 (Konstaterad kundförlust, varor) eller konto 5451 (Konstaterad kundförlust, tjänster). Samtidigt återförs den tidigare bokningen på konto 1519 (Värdereglering kundfordringar) mot konto 5442 (Befarade kundförluster, varor) eller konto 5452 (Befarade kundförluster, tjänster). Eventuell moms bokas på konto 2572 (Utgående moms) i debet. Om moms vänds tillbaka på en konstaterad kundförlust, meddelas ekonomiavdelningen, så att momsen kan stämmas av på ett korrekt sätt! I figur 1.20 visas exempel på bokföring av en konstaterad kundförlust där den ursprungliga kundfordran var 100 (varav moms 20). Förutsättningen är att man bokat enligt vad som ovan beskrivits. Konto Kontotext Belopp D/K 1518 Osäkra kundfordringar 100 K 2572 Utgående moms 20 D 5452 Befarade kundförluster 80 K 1519 Värdereglering kundfordringar 80 D 5451 Konstaterade kundförluster 80 D Figur FORDRINGAR HOS ANDRA MYNDIGHETER Eftersom alla myndigheter kan ses som enheter inom koncernen staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina fordringar gentemot andra statliga myndigheter. Har en institution fakturerat en annan myndighet avseende kostnad för gångna året och den andra myndigheten inte hunnit få fakturan vid årets slut eller av någon anledning inte bokfört den, uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen. Om en institution vid KI har rekvirerat medel från en annan myndighet, men den andra myndigheten bokfört rekvisitionen som en leverantörsskuld, uppkommer också en differens, eftersom KI inte har en motsvarande fordran uppbokad. Både KI och den andra myndigheten ska således säkerställa att man behandlar sina mellanhavanden på samma sätt och på samma år. Vid differenser ska kontakt tas med den andra myndigheten. Uppdaterad Sida 38

44 1.3.3 ÖVRIGA KORTFRISTIGA FORDRINGAR Konton för övriga kortfristiga fordringar i grupp 157* är följande: 1570 Handkassa, se avsnitt Reseförskott (redovisning sker via reseräkning i lönerutinen) 1572 Förskott lön (avräkningskonto som regleras via lönerutinen) 1577 Övriga kortfristiga fordringar. Kontot kan t ex användas i de fall där KI felaktigt gjort en utbetalning till någon och man vill bevaka att pengarna återbetalas. Det kan även användas vid ren vidarefakturering, dvs då KI erhållit fakturor som inte tillhör KIs verksamhet och motparten för vidarefaktureringen är icke-statlig. Se även Vidarefakturering FAKTURERING All fakturering ska ske via OLFI (Order-Lager-Fakturering-Inköp), en modul i Agresso som ligger under Agresso Logistik. För att kunna fakturera måste kunden finnas upplagd i Agressos kundregister, se även avsnittet om kundregister ovan under Bokföring av kundfaktura. Manual för fakturering via OLFI och blankett för upplägg av nya kunder finns på intranätet FAKTURAUNDERLAG På KIs intranät finns en blankett, Kundfakturering - underlag, som ska fyllas i som underlag till fakturan. Underlaget ska attesteras av ansvarig och skickas till den som handlägger kundfakturor. Om det finns ett undertecknat avtal används kopia av avtalet som fakturaunderlag. Avtalet ska vara diariefört i Platina. Fakturering sker enligt avtal alternativt i omedelbar anslutning till leveransen av varan/tjänsten. Betalningsvillkor ska framgå på fakturan, dvs uppgifter om förfallodag och dröjsmålsränta, som debiteras om betalning inte sker senast på förfallodagen. Betalningsvillkor ska vara 30 dagar för såväl externa som för interna kunder FAKTURANS INNEHÅLL Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information: 1. Datum för utfärdande 2. Löpnummer som ensamt identifierar fakturan 3. KIs momsregistreringsnummer 4. Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet 5. Fullständigt namn och adress för KI och köparen 6. Kontaktpersonernas namn 7. De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning 8. Datum då leverans utförts, om den skiljer sig från fakturadatum Uppdaterad Sida 39

45 9. Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspriset samt eventuell rabatt 10. Tillämpad momssats 11. Moms att betala 12. Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet 38 (reverse charge) ska hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift anges. Se även kap 3.7 EU-handel och handel med tredje land FÖRENKLAD FAKTURA I vissa fall räcker det med en förenklad faktura om försäljningen avser ett mindre belopp. Enligt Skatteverkets föreskrifter får en förenklad faktura användas när fakturabeloppet inklusive moms inte överstiger kr. Vad en förenklad faktura ska innehålla: Datum för utfärdandet (fakturadatum) Identifiering av säljaren Identifiering av vilka varor som levererats eller tjänster som har tillhandahållits Den moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen KREDITNOTA I en kreditnota behöver endast uppgifter om ändringen anges med en tydlig hänvisning till ursprungsfakturan. Även momssats, momsbelopp, minskning av momsbeloppet ska framgå samt om omvänd skattskyldighet tillämpas i det aktuella fallet INTERNFAKTURERING Samtliga internfakturor adresseras till institutionens postadress med angivande av korrekt ZZ-kod och sänds vid fakturering i OLFI som elektronisk faktura 39. När en internfaktura har skickats och det inte finns invändningar i sak, måste den betalas som internfaktura av mottagande institution. Kontering sker inom kontogrupp 39 för säljaren och internt kostnadskonto enligt kontoplanen för köparen. Se även Internredovisning, kapitel 8. Sista dag för internfakturering inför hel- och halvårsbokslut är 30 november och 31 maj. Betalningsvillkor är normalt 30 dagar. Inför bokslut ändras betalningsvillkoren till 15 dagar på alla internfakturor. Dessutom stoppas alla internfakturor i förkontrollen i Contempus. Man bör kontrollera att förfallodatum är rätt så att fakturorna hinner bli reglerade innan den 15 december (alternativt 15 juni). Om det ändå finns öppna poster 38 Omvänd skattskyldighet innebär att det är köparen och inte säljaren som ska deklarera och betala momsen till staten. De flesta byggtjänster omfattas av den omvända skattskyldigheten. 39 Interna fakturor, liksom fakturor till de flesta statliga myndigheter, skickas elektroniskt (SVE-fakturor) Uppdaterad Sida 40

46 efter detta datum ska den institution som har fordran kontakta motparten. Mer information inför bokslutet finns på intranätet VIDAREFAKTURERING I princip ska man undvika att betala kostnader åt andra företag/myndigheter, men det finns fall då möjligheten behövs, t ex om en KI-anställd ska föreläsa vid annat universitet och KI-institutionen beställer och betalar resan, men det andra universitetet är kostnadsansvarigt. Vidarefakturering kan redovisas på tre olika sätt; enligt bruttoredovisning (huvudregel), via balansräkningen och som kostnadsreducering. 1. Huvudregeln: Enligt bruttoredovisning, dvs vidarefaktureringen redovisas som en intäkt 2. Undantag: a) Via balansräkningen (icke-statliga) b) Kostnadsreducering (statliga myndigheter) Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto, vilket framgår av grundläggande redovisningsprinciper i FÅB (förordningen om årsredovisning och budgetunderlag). Alla kostnader och intäkter ska således redovisas i resultaträkningen. Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto. Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto. Gäller det skattepliktig omsättning inom Sverige ska utgående moms läggas på kundfakturan. När det gäller samköp som är en del av KIs egen verksamhet gäller huvudregeln! Redovisning via balansräkning och kostnadsreduktion ska tillämpas restriktivt och gäller endast då kostnaden inte alls tillhör KIs verksamhet, dvs fakturan skulle egentligen inte ha kommit till KI. När redovisning sker via balansräkning ska beloppet inkludera respektive andel av momsen. Nedan följer exempel på när KI köper tjänster (i detta exempel flygresor) och halva kostnaden ska vidarefaktureras. Hur vidarefaktureringen konteras beror dels på om huvudregeln gäller eller ej, dels på om det är statlig motpart eller ej. Utgångspunkt för exemplen i detta avsnitt är att leverantörsfakturan först betalas av KI och bokförs enligt figur 1.21 (om inte annat anges): Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 2581 Leverantörsskulder 1EX K 5512 Flyg inrikes 1EX D 1541 Ingående moms 1EX 480 D Indirekta kostnader via fil Figur D Uppdaterad Sida 41

47 1 Huvudregeln: Bruttoredovisning 40 Exempel 1): Vidarefakturering av samköp med annan statlig myndighet KI har köpt tjänster som avser ett projekt som drivs av KI tillsammans med ett annat universitet. Inköpet avser således KIs egen verksamhet. Bokföring av leverantörsfakturan sker enligt exemplet i figur Hälften av kostnaden vidarefaktureras ett annat universitet, t ex Stockholms universitet (SU). Kundfakturan bokförs då enligt exemplet i figur Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 1531 Statliga kundfordringar SU D 3441 Andra ersättningar, statliga (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) Figur SU SU K Exempel 2) Vidarefakturering av kostnad som avser KIs verksamhet till icke-statlig mottagare Om halva flygresekostnaden vidarefaktureras till icke-statlig mottagare (t ex ett företag som är konferensarrangör), bokförs enligt exemplet i figur Det är inte kostnaden för biljetten som vidarefaktureras utan den tjänst som KI utfört som faktureras. Därför är det inte momssatsen för flygbiljetten som ska användas utan momssatsen för den tjänst som efterfrågas. Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 1511 Kundfordringar 1EX D 3443 Andra ersättningar, utomstatliga 6DIV 1EX K (Flyg inrikes: 4 000, INDI: 1 000) 2572 Utgående moms 1EX K Figur 1.23 Vilket påslag för indirekta kostnader som väljs vid vidarefakturering beslutas av institutionen. Exempel 3) Vidarefakturering av kostnad som ska delas av andra KI institutioner Institutionen mottar leverantörsfakturan och bokför kostnaden i sin redovisning (se figur 1.21). Därefter görs en vidarefakturering via internfaktura. Den institution som vidareförmedlar kostnaden (institution A1) internfakturerar beloppet inklusive sin indirekta kostnad. Mottagande institution (institution B2) får en internkostnad som är undantagen indirekta kostnader enligt huvudregeln i INDI. Se även kapitel om interna omföringar. 40 Bruttoredovisning innebär att inköpet i sin helhet bokförs som en kostnad i verksamheten och vidarefaktureringen bokförs som intäkt. Uppdaterad Sida 42

48 Hälften av kostnaden vidarefaktureras den andra institutionen (B2): Institution A1 bokför kundfaktura: Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 1512 Interna kundfordringar 9B D Intäkt av varor och tjänster (KI-interna) Inklusive indirekta kostnader (=1 000) Figur 1.24 Institution B2 bokför leverantörsfakturan: 9B2 9B K Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 2582 Interna leverantörsskulder 9A D Övriga tjänster (K-intern faktura) 9A K Interna kostnadskonton (*9) är undantagna från indirekta kostnader Figur Undantag a) kostnadsreduktion endast ren vidarefakturering, dvs kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig Exempel: Vidarefakturering till köpare vid annan statlig myndighet Leverantörsfakturan betalas av KI och bokförs, se exempel i figur Hälften av kostnaden vidarefaktureras det andra universitetet (i detta exempel KTH): Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 1531 Statliga kundfordringar KTH D Vidarefakturering till annan statlig myndighet 4KTH KTH K Figur 1.26 b) via balansräkningen endast ren vidarefakturering, dvs kostnaden tillhör inte KIs verksamhet och motparten är icke-statlig Uppdaterad Sida 43

49 Exempel: Vidarefakturering till köpare i icke-statlig verksamhet Leverantörsfakturan betalas av KI och den del av kostnaden som ska vidarefaktureras bokförs (eller omförs) på balanskonto enligt exemplet i figur 1.27: Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 2581 Leverantörsskulder 1EX K 5512 Flyg inrikes 1EX D 1541 Ingående moms 1EX 240 D 1577 Övriga kortfristiga fordringar 1EX D (inklusive moms) Indirekta kostnader via fil Figur D Hälften av kostnaden vidarefaktureras företaget: Konto Benämning FIN MPT Belopp D/K 1511 Kundfordringar 1EX D 1577 Övriga kortfristiga fordringar *) 1EX K Figur 1.28 *) Momssats och belopp enligt ursprunglig leverantörsfaktura ska specificeras på kundfakturan, i detta exempel t ex inklusive moms 6% (240,- kr) 1.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de fordringar och skulder som hör till perioden, samt att värdera posterna för att ge en mer rättvisande bild av intäkter, kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på tillgångssidan är fordringar som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika år eller period. För att korrigera detta görs en tillfällig uppbokning (periodisering) av dessa poster så att de belastar rätt år. Efter brytdagen/följande period vänds den tillfälliga bokningen och periodavgränsningsposterna tillförs räkenskaperna. Periodavgränsningsposter på tillgångssidan utgörs av förutbetalda kostnader och upplupna intäkter och konteras i kontoklass 16*. Uppdaterad Sida 44

50 Vid periodisering är det värt att observera att: Olika konton används beroende på om det är statlig eller utomstatlig motpart samt om det är en periodiserad intäkt eller kostnad. Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av väsentlig betydelse periodiseras. Generellt innebär detta att endast större belopp periodiseras, dvs då kostnaden/intäkten överstiger kr/månad. Periodisering för färre månader kan bli aktuellt t ex inför årsbokslut eller för att uppfylla vissa finansiärers krav osv. Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som förutbetald kostnad eller upplupen intäkt FÖRUTBETALDA KOSTNADER Med förutbetalda kostnader avses kostnader som är bokförda på bokslutsdagen, men avser nästa period, t ex hyra som betalas i förväg. Uppdelning kontomässigt finns på hyror, lokaler, konsultkostnader samt övriga kostnader. Vilka konton som används för dessa interimsposter finns inom grupp 161* i kontoplanen. EXEMPEL PÅ FÖRUTBETALD KOSTNAD I januari betalas en hyresfaktura för ett kvartal (januari-mars). Den bokförs på sedvanligt sätt vad avser hyreskostnaden för januari. Resterande månader periodiseras. Under februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel i figur Konto Kontotext Debet Kredit Januari 2581 Leverantörsskulder Lokalhyra Periodisering lokalhyra, utomstatlig Förutbet hyreskostnader, utomstatliga Februari 5019 Periodisering lokalhyra, utomstatlig Förutbet hyreskostnader, utomstatliga Mars 5019 Periodisering lokalhyra, utomstatlig Förutbet hyreskostnader, utomstatliga Figur UPPLUPNA BIDRAGSINTÄKTER (KONTO 1632) Upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter bokförs på konto 1632, men endast då det finns skriftliga avtal som styrker att ytterligare medel kommer att rekvireras eller faktureras och som beloppsmässigt motsvarar periodens kostnader. I samband med kvartals-, halvårs- och helårs- Uppdaterad Sida 45

51 bokslut ska särskild bilaga upprättas där projektnummer, finansiär, underskott, beviljat belopp m m specificeras. Konto 1632 används endast för KI-externa mellanhavanden 41 på bidragsprojekt. Ytterligare information om Värdering finns på ekonomiavdelningens hemsida ÖVRIGA UPPLUPNA INTÄKTER Upplupna intäkter är intäkter som ännu inte erhållits, men som beloppsmässigt motsvaras av periodens kostnader. Upplupna intäkter bokförs normalt i samband med bokslutet när redovisningsperiodens intäkter beräknas och uppskattas. Exempel på upplupna intäkter är upplupna ränteintäkter eller ännu ej fakturerade ersättningar och uppdrag. Konton som används vid dessa typer av interimsfordringar finns inom grupp 167* i kontoplanen. Upplupna intäkter på uppdragsprojekt bokförs på konto EXEMPEL PÅ UPPLUPEN INTÄKT KI har utfört en vetenskaplig tjänst åt ett företag i Tyskland under december år 1. Tjänsten är avslutad men inte fakturerad per den 31 december år 1. Beloppet faktureras först i januari år 2. Det innebär att intäkten ska periodiseras i december år 1. Resultatet för år 1 visar då en intäkt i resultaträkningen och en fordran på motsvarande belopp i balansräkningen. I samband med faktureringen i januari 2011 vänds periodiseringen. Hur kontering sker framgår av figur 1.30 nedan. Konto Kontotext Debet Kredit År 1 Periodisering: 3449 Periodisering andra ersättningar, utomstatl Övriga upplupna intäkter, utomstatliga År 2 Fakturering: 1511 Kundfordringar Andra ersättningar, EU-land, ej moms År 2 Periodiseringen vänds: 3449 Periodisering andra ersättningar, utomstatl Övriga upplupna intäkter, utomstatliga Figur AVRÄKNING MED STATSVERKET Avräkning med statsverket är unikt för statlig redovisning. Det är en post på balansräkningens tillgångssida under kontogrupp 17, som speglar den ekonomiska relationen mellan Karolinska Institutet och staten. Den visar ett saldo mellan å ena sidan avräkning av anslag och inkomst- 41 finansiärskod 3*- 8* 42 Verksamhetskod 3*, 4* Uppdaterad Sida 46

52 titlar 43 och å andra sidan nettobetalningar på statens centralkonto i Riksbanken, SCR. Ett positivt saldo uppstår t ex när myndigheten har anslagsavräknat ett högre belopp än vad som utbetalats från SCR vilket innebär att myndigheten har en fordran på statsverket. Vid Karolinska Institutet bokförs avräkning med statsverket av ekonomiavdelningen (förutom avräkning av patientintäkter mot inkomsttitel som bokförs på Institutionen för odontologi enligt särskilt beslut i regleringsbrevet). 1.6 KASSA OCH BANK Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering. Detta avser såväl obligatorisk lånefinansiering för investeringar hos Riksgälden (RGK) som det löpande penningflödet som hanteras via Nordea, Danske Bank och SEB samt Swedbank (kortinlösen). Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI: Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen). Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut. Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas. Likviditetsbudget och prognoser ska användas som stöd för totaloptimeringen. Banker upphandlade i statliga ramavtal ska i första hand användas för samtliga transaktioner. Institutionernas bankgiro- och plusgirokonton töms dagligen mot ett räntebärande konto i RGK RÄNTEKONTO I RIKSGÄLDSKONTORET Räntekontot är endast tillgängligt för statliga myndigheter. Räntekontot i RGK fungerar som ett bankkonto med kredit. Betalningstransaktioner påverkar kontots saldo och på detta saldo räknas ränta per dag. KI erhåller ränta på innestående belopp och får betala ränta på den kredit som utnyttjats. Både in- och utlåningsränta baseras på RGKs upplåningskostnad och motsvarar kostnaden för RGKs kortaste upplåning. Räntan debiteras eller krediteras kvartalsvis. Räntebasen är Riksbankens reporänta. Till räntebasen adderas ett antal räntepunkter från en korrigeringstabell för att justera snedeffekter till följd av den kvartalsvisa ränteberäkningen, eftersom reporäntan avser en period på en vecka. Räntebindningen är 1-7 dagar. 43 Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de själva inte får disponera Uppdaterad Sida 47

53 Enligt engagemangsbesked från RGK bokför ekonomiavdelningen upplupen ränta för institutionerna månatligen och krediterar eller debiterar den sedan kvartalsvis BANKGIRO, PLUSGIRO OCH BANKKONTON Myndigheternas betalningar regleras i Förordningen om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning (SFS). En statlig myndighet ska enligt denna förordning vara ansluten till det koncernkontosystem som staten använder. Inom betalningssystemet för staten är myndigheternas bank- och plusgirokonton anslutna i en speciell kontostruktur. Kontostrukturen är uppbyggd så att det mellan de olika nivåerna i systemet sker automatiska täckningar och tömningar mellan anslutna konton. År 2010 tecknade RGK nya ramavtal med Danske Bank, Nordea, SEB och Swedbank avseende betalningsförmedlingstjänster för statliga myndigheter. KI har avropat dessa avtal fr o m den 1 april 2011 enligt nedan (se figur 1.31): Betalningsflöde Bank Typ av konto Inrikes inbetalningar Danske Bank Institutionerna har egna bankgiron kopplade till eget bankkonto Inrikes utbetalningar Nordea Institutionerna har egna ut-plusgirokonton (under en övergångstid finns även in-plusgirokonton kvar) Utrikes in- och utbetalningar SEB Institutionerna har egna bankgiron kopplade till eget bankkonto (nettokonto) Kortinlösen Swedbank Konto finns vid Universitetsförvaltningen Figur 1.31 KI anlitar Plusgirots fakturabetalningsservice för inrikes utbetalningar, vilket betyder att Plusgirot övertar betalningsbevakningen av leverantörsfakturorna, så att den sker i enlighet med gällande betalningsvillkor. Enligt ingångna nya avtal övertas betalningsbevakningen av utländska leverantörsfakturor på motsvarande sett av SEB under hösten Daglig kontroll av ut-plusgirot i e-redovisningens rapporter samt bankkontoutdrag i SEB måste ske för att upptäcka hejdade betalningar och fel förfallodagar. Bokföring av bankgiro- och plusgirokonton ska ske löpande liksom avstämning av dessa konton mot redovisningen så att inga differenser finns kvar vid periodstängning i Agresso. Uppdaterad Sida 48

54 GiroVision används endast vid tillfälliga/inte återkommande utbetalningar som inte kan betalas via Contempus och leverantörssystemet 44, t ex utlägg för studenter och föreläsare samt löneförskott. Ytterligare information och instruktion om hur man använder GiroVision finns på ekonomiavdelningens hemsida. För att få bankbehörigheter för nya användare liksom avslut av gamla, tas kontakt med redovisningsgruppen VALUTAKONTON KI har även valutakonton i SEB och Svenska Handelsbanken. Externa, i huvudsak utländska, bidragsgivare har möjlighet att göra sina inbetalningar till ett valutakonto i de fall institutionens egna bankkonton inte är lämpliga eller möjliga för förmedling av betalningen. KI har för närvarande ett koncerngemensamt eurokonto i Svenska Handelsbanken. Detta används vid betalningar från EU i enlighet med äldre EU-kontrakt. För EU-kontrakt inom sjätte och sjunde ramprogrammet samt NIH-kontrakt där KI är koordinator öppnas ett separat valutakonto för varje kontrakt i SEB efter särskilt tillstånd från RGK. Medel som ska transfereras vidare till andra parter i utländsk valuta, kvarstår på kontot tills dess utbetalning till slutlig mottagare är aktuell. Undantag från detta förfarande är ERCmedel 45 som rekvireras från det särskilda bankkontot till institution vartefter som kostnader upparbetas. Vid vidareförmedling av medel från bankkonton används ett särskilt betalningsuppdrag, som attesteras av ansvarig forskare och administrativ chef och sänds in till ekonomiavdelningen. Nya konton får inte användas innan RGK har godkänt ansökan. All hantering med att öppna nya konton sköts av ekonomiavdelningen, som också bokför och stämmer av valutakonton. Om särskilt bankkonto önskas för ovan nämnda typer av bidragsmedel kontaktas redovisningsgruppen ÖVRIGA BETALNINGSSÄTT Alla betalningstransaktioner sker inte via bankgiro. Utländska leverantörer kan betala med check eller kräva ersättning med check. I samband med resor och konferenser är det inte säkert att faktura kan erhållas i tid, viss betalning måste ske i samband med registreringsanmälan på internet eller på plats osv. I de fall då direktöverföring till bankkonton inte kan ske rekommenderas att betalkort används, se vidare nedan om Betalkort Fr o m april 2012 ska inte GiroVision utan Agresso definitivbokföring användas för överföring av bidragsmedel (t ex i samband rekvisitioner etc) till andra universitet och institutioner 45 European Research Council (ERC) utlyser särskilda medel för speciellt meriterade forskare. Bidraget tillfaller således endast en forskare vid KI och fördelas inte till andra partners. 46 Uppgifter som behövs för att ansöka om tillstånd är: projektets namn (akronym), totalt bidrag för hela konsortiet, antal partners (varav KI är en), projektets längd, ungefärlig projektstart (mån, år) samt namn på forskningsansvarig och kontaktperson vid institutionen Uppdaterad Sida 49

55 CHECK INBETALNING Det händer att kunder eller bidragsgivare använder check eller utbetalningsavi som betalningsmedel. Institutionen ska då sända den in till banken för inlösen (se instruktion nedan). Utländsk check sänds till SEB och svensk check eller utbetalningsavi sänds till Danske Bank. En kopia ska alltid tas på checken som sparas tills pengarna krediterats kontot. Kopian visar att checken existerat om något skulle hända i t ex postgången samt utgör då också bokföringsunderlag. Önskas inkasso 47 ska detta tydligt anges på brevet. Noteras bör att om utställaren av checken är privatperson måste checken skickas på inkasso. Utländsk check SEBs blankett för insättning av utländska bankcheckar fylls i och sänds in med checken. Överlåtelsen ska ha följande information på checkens baksida: För insättning i SEK till konto 5439-XX XXX XX (dvs institutionens eget bankkonto i SEB) Check och blankett sänds till: SEB Merchant Banking Team Staten KG2/Central Government Stockholm Svensk check Svensk bankcheck, bankgiro/plusgiro-utbetalningsavi eller postväxel sänds till Danske Bank för inlösen. Danske Bank har ingen särskild blankett utan information om överlåtelsen skrivs på baksidan av checken/avin. Checken skrivs på av firmatecknare (administrativ chef eller prefekt) och konto för insättning anges på checkens baksida: För insättning till konto XXXX (dvs institutionens eget bankkonto i Danske Bank) Om det är en check ska den korsas med två parallella streck på diagonalen på checkens framsida. 47 Att skicka en check på inkasso innebär att checken skickas tillbaka till utställande bank som måste bekräfta att den är korrekt. Beroende på i vilket land checken är utställd kan ett inkassoärende ta upp till tre månader. Uppdaterad Sida 50

56 UTBETALNING Kommersiell bankcheck kan också användas som betalningsmedel till alla länder, men är både dyrt och riskabelt. Betalning direkt till bankkonto eller med kontokort är alltid ett bättre alternativ. Checkar bör endast användas i undantagsfall då inga andra alternativ finns. Man bör komma ihåg att om en utbetalning inte sker till ett bankkonto, utan endast till en postadress (t ex via GiroVision), så innebär det att banken skickar betalningen i form av en check med vanlig postgång till mottagaren. Detta är således ett osäkert sätt att transferera pengar på. Om en check måste beställas görs det hos ekonomiavdelningen. Vid beställning av kommersiell bankcheck skickas endast beställningsblanketten till redovisningsgruppen. Underlag för vad checken avser skickas direkt till institutionens ekonomihandläggare för bokföring. Blanketten måste vara attesterad av administrativ chef och de uppgifter som är obligatoriska att fylla i är: - Betalningsmottagare - Landkod - Valutakod - Belopp - Beställare Ekonomiavdelningen skickar kopia på beställning och avräkningsnota till institutionens ekonomihandläggare i samband med att summan för checken sänds till institutionen. Samtidigt debiteras institutionen en förmedlingsavgift på 60 kr. Den färdiga checken skickas till beställaren HANDKASSA Handkassa får endast finnas i undantagsfall. KI rekommenderar betalkort med personligt betalningsansvar i stället för handkassa. Se vidare information nedan om betalkort BETALKORT RGK ansvarar för det statliga betalningssystemet inklusive statsverkets checkräkning med anslutna konton. Målet är en effektiv betalningsverksamhet som håller en hög säkerhet. När det gäller internetbetalningar, måste kortföretaget följa den standard och de krav på säkerhet som finns just då, och i de flesta fall ger leverantören av betalkortet även garantier mot bedrägerier. En metod att säkerställa betalningsöverföring via internet, är att identifiera sig antingen genom ett överenskommet lösenord, som enbart kortinnehavaren känner till, en fyrsiffrig kod som finns på kortets framsida eller ett engångslösenord. Uppdaterad Sida 51

57 Det viktigaste är dock att kortinnehavaren iakttar största försiktighet och endast handlar hos seriösa företag. Kortinnehavaren ska också kontrollera att kortinformationen sänds krypterad. En indikation på att informationen är krypterad är att webbadressen börjar med istället för Ofta symboliseras kryptering också med ett hänglås i browserfönstret. Följande råd bör följas vid betalning via internet: Var observant på de debiteringar som sker av betalkort. Om ett kort felaktigt debiterats vid internetbetalning, kontakta kortföretaget så snart som möjligt för vidare utredning. Tänk efter om du har förtroende för leverantören. Leverantören ska både kunna leverera varan och hantera kortnumret på ett säkert sätt. Om man inte känner till företaget/organisationen är det säkrare att faxa in beställning och kortnummer. Ta alltid reda på företagets telefonnummer och adress och hur köpet kan reklameras. Behåll alltid en utskrift av beställningen. Skicka aldrig kortnummer med e-post. Betalning med betalkort uppmuntras vid KI bl a för att minska administrationen av reseförskott. I princip kan sägas, att inga reseförskott får utbetalas för resor till länder där betalning med kort är ett accepterat betalningsförfarande. Utlandsbetalningar såsom kongressavgifter, litteraturbeställningar m m görs enklare och billigare med kort än via (Plusgirot) Girovision eller via bankbetalning. Prefekt eller administrativ chef har det yttersta ansvaret för att den interna kontrollen fungerar tillfredsställande, att samtliga kostnader är vederbörligen verifierade med originalkvitton samt granskade av attestbehörig person. RAMAVTAL FÖR BETALKORT Riksgälden (RGK) har slutit ramavtal för betalkort som gäller fr o m 1 januari 2009 till 31 december 2011 med möjlighet till förlängning ett år, till 31 december American Express Services Europe Ltd (American Express kort/american Express nätverk) och SEB Kort AB (Eurocard kor/mastercard nätverket) Dessa båda leverantörer har båda rankats som etta och någondera av dessa korttyper ska således väljas oavsett om det gäller betalkort med privat betalningsansvar eller betalkort där KI har betalningsansvar (s k inköpskort). För ytterligare information och ansökningsformulär, se American Express och Eurocards hemsidor. Hänvisning kan ske till statligt ramavtal nr 2007/1669. En förteckning över olika typer av betalkort som kan förekomma och vilka villkor som är kopplade till respektive typ finns som bilaga i slutet av boken (se bilaga 3). Uppdaterad Sida 52

58 2 KAPITAL OCH SKULDER I detta kapitel redogörs för de poster som redovisas på skuldsidan i balansräkningen: myndighetskapital, avsättningar, skulder och periodavgränsningsposter. De avsnitt som i högre grad rör den dagliga verksamheten och redovisningen vid institutionerna har getts större utrymme än andra avsnitt som endast berör redovisning vid den centrala ekonomiavdelningen. 2.1 MYNDIGHETSKAPITAL Begreppet kapital är annorlunda i staten än i näringslivet. Något aktiekapital finns inte i statliga myndigheter såsom Karolinska Institutet. I stället finns några specifika kapitalformer som beror på hur tillgångarna finansierats. Under rubriken myndighetskapital på balansräkningens skuldsida redovisas posterna: Statskapital Resultatandelar i dotter- och intresseföretag 48 Donationskapital 49 Balanserad kapitalförändring 50 Kapitalförändring enligt resultaträkningen (Årets kapitalförändring) AVSÄTTNINGAR Definitionsmässigt skiljer sig avsättningar från skulder genom att de på bokslutsdagen ska vara säkra eller sannolika och avse förpliktelser som innebär ett kommande utflöde av t ex ekonomiska resurser, men de är däremot ovissa till belopp och/eller tidpunkt när de ska infrias. En myndighet ska göra avsättningar för pensionsförpliktelser som myndigheten själv svarar för. Exempel på dylika avsättningar är beviljad delpension och avtalspension som bokas upp i kontogrupp 22. De pensionsförpliktelser där premier betalas till SPV (Statens Pensionsverk) redovisas endast av SPV. Vid Karolinska Institutet bokförs avsättningar av Personalavdelningen. 48 Avser KIs dotterföretag Karolinska Institutet Holding AB (KIHAB), vars syfte är att kommersiellt exploatera projekt eller kunskaper framtagna eller uppkomna inom KIs verksamhet. KIHAB har åtta delägda dotterbolag. 49 KI förvaltar enskilda donationer avsedda för medicinsk vetenskap vid KI, dels i fonder som redovisas inom KI som myndighet, dels i fristående stiftelser som är egna rättssubjekt med en förvaltning som är knuten till KI. Se även kap Gåvo- och donationsmedel vid KI 50 Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp 51 Se tidigare förklaring av begreppet i kapitlet Centrala begrepp Uppdaterad Sida 53

59 2.3 SKULDER Under rubriken skulder i balansräkningen redovisas lån i Riksgäldskontoret, skulder till andra myndigheter, leverantörsskulder och övriga skulder LÅN I RIKSGÄLDSKONTORET Karolinska Institutets ekonomiavdelning har det övergripande ansvaret för KIs likviditetshantering, vilket även inkluderar ansvar för den obligatoriska lånefinansieringen för investeringar hos Riksgälden (RGK). Följande övergripande riktlinjer gäller vid KI: Investeringar, definierade i kapitalförsörjningsförordningen och regleringsbrev och finansierade av anslagsmedel, ska lånefinansieras. Se även kapitel om lånefinansierade anläggningar. Lån ska tas i RGK enligt gällande regler och inom tilldelad låneram (beslutad av regeringen). Institutionerna får inte själva ta ett lån direkt i RGK eller annan bank/kreditinstitut. Den samlade finansverksamheten ska bedrivas så att man alltid eftersträvar att förvalta och låna kapital på, för Karolinska Institutet, totalt bästa möjliga villkor. Minimal kapitalbindning och låga finanskostnader ska eftersträvas SKULDER TILL ANDRA MYNDIGHETER Eftersom alla myndigheter är enheter inom koncernen staten ska mellanhavanden mellan myndigheter elimineras i samband med att årsredovisning upprättas. Inför årsbokslut är det därför viktigt att stämma av sina skulder gentemot andra statliga myndigheter för att motpartsavstämningen ska bli rätt. Har en annan myndighet t ex fakturerat KI avseende kostnad för gångna året och KI ännu inte bokfört den vid årets slut 52 uppkommer en differens i den statliga motpartsavstämningen, eftersom den andra myndighetens fordran inte matchas av en motsvarande leverantörsskuld vid KI. Det är således viktigt att alla fakturor blir bokförda i rätt period/år. Bidrag som överförs mellan myndigheter ska också behandlas på samma sätt vid berörda myndigheter, så att inte den ena myndigheten anser sig rekvirera medel och den andra bokar upp en leverantörsskuld. 52 Fakturan kan t ex ligga kvar i Contempus Uppdaterad Sida 54

60 2.3.3 LEVERANTÖRSSKULDER OCH ÖVRIGA SKULDER Den 1 juli 2008 införde Karolinska Institutet, liksom alla andra myndigheter i Sverige, elektronisk fakturahantering. Det innebär att alla leverantörsfakturor scannas in/läses in elektroniskt. Vid beställning av varor och tjänster ska ett särskilt referensnummer på 10 positioner, s k ZZ-kod, uppges: ZZIIAAAAAA Där ZZ = referensid (gemensamt för alla), II = institutionsbeteckning och AAAAAA = personligt KI-ID Fakturaadressen är gemensam för hela KI: Karolinska Institutet Fakturor Box Stockholm I övrigt hänvisas till anvisningar och information på KIs intranät VAD SKA EN FAKTURA INNEHÅLLA? Enligt EUs faktureringsregler ska en faktura innehålla följande information: Datum för utfärdande Löpnummer som ensamt identifierar fakturan Säljarens momsregistreringsnummer Köparens momsregistreringsnummer vid s k omvänd skattskyldighet Fullständigt namn och adress för säljare och köpare De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning Datum då leverans utförts, om detta är annorlunda än fakturadatum Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt Tillämpad momssats Moms att betala Vid undantag från moms eller vid omvänd skattskyldighet (reverse charge), hänvisning till relevant lagrum eller annan uppgift KI har ytterligare krav på vad som ska finnas med på fakturan och det är: Referenskod som börjar på ZZ Betalningsvillkor 30 dagar, annars tas kontakt med leverantören Kontaktuppgifter Information om F-skatt Uppdaterad Sida 55

61 Enligt Skatteverkets uppfattning ska som huvudregel faktura som inte uppfyller samtliga krav enligt 11 kap 8 ML korrigeras av säljaren. Vid utförd tjänst ska även uppgift om F-skattsedel finnas på fakturan. Man ska vara observant på risken för falska fakturor, som förekommer särskilt under sommaren FÖRENKLAD FAKTURA Förenklad faktura får utfärdas om det är fråga om mindre belopp (högst kr inklusive moms) eller då handelsbruk, administrativ praxis eller tekniska förutsättningar för utställande av en faktura gör det svårt att utfärda en fullständig faktura. Skatteverket (SKV) har utfärdat riktlinjer för när en förenklad faktura får användas och vilken information den ska innehålla: Datum då fakturan utfärdades (fakturadatum) Identifiering av säljaren (fullständigt namn och org nr) Identifiering av varor som levererats eller tjänster som utförts Vilken moms som ska betalas eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen Exempel på när förenklad faktura kan tillåtas är försäljning av tåg- eller bussbiljetter, SL-remsor, biljett från parkeringsautomat. Däremot får inte förenklad faktura användas vid försäljning till andra länder. KASSAKVITTO Ett kassakvitto kan man se som en förenklad faktura om beloppet understiger kr inklusive moms. Om beloppet överstiger kr måste kassakvittot åtföljas av ett skrivet kvitto med nedanstående information: Datum för utfärdande Säljarens momsregistreringsnummer Fullständigt namn och adress för säljare och köpare De levererade varornas eller tjänsternas art, mängd eller omfattning Datum då leverans utförts, om det skiljer sig från fakturadatum Pris exklusive moms, i tillämpliga fall uppdelat för varje skattesats eller undantag, enhetspris samt eventuell rabatt Tillämpad momssats Moms att betala Uppdaterad Sida 56

62 FAKTURAGRANSKNING Fakturagranskning, som görs i för- och efterkontrollen i Contempus, innebär kontroll av att: det är en faktura och att den är ställd till KI bilaga eller följesedel, som det hänvisas till, finns med varan/tjänsten stämmer med vad som är beställt det klart framgår vad fakturan avser uppgift om F-skatt finns (när det gäller tjänster) organisationsnummer finns fakturabeloppet är rimligt betalningen går till det kontonummer som anges på fakturan konteringen stämmer förfallodatumet är rimligt det vid faktura som avser resa klart framgår vem som är resenär och syftet med resan 53. syfte, deltagare m m framgår om fakturan avser representation kontrollera att representationsreglerna efterlevs (se intranätet under Regler och riktlinjer) det framgår vem som är mottagaren (om fakturan avser gåva ska sammanhanget tydligt framgå, t ex 50-års present) OBS! Rektors representationsregler (se ovan länk till riktlinjer) UTLÄNDSKA FAKTUROR På utländska fakturor kontrolleras även: att det finns korrekt VAT 54 -nummer för leverantörsfakturor inom EU om EU-moms ska göras eller inte. Svensk F-skatt gäller inte vid utländska fakturor. att det framgår hur betalning ska ske. Finns det t ex en klar anvisning till vilken bank betalning ska ske (adress, vilken stad, vilket land), kontonummer, SWIFT-kod? För att betalningen ska gå till rätt mottagare, ska leverantörens adress vara fullständig. Inom EU är det obligatoriskt att IBAN-nr och SWIFT-kod ska finnas SKATTSEDLAR Det finns tre olika typer av skattsedlar: Företagare som bedriver näringsverksamhet har som regel F-skattsedel. Det innebär att företagaren själv betalar sina skatter och socialavgifter (egenavgifter) varje månad. Den som enbart är anställd har A-skattsedel. Arbetsgivaren gör skatteavdrag på lönen och betalar socialavgifter (arbetsgivaravgifter). 53 Enligt KIs resereglemente ska tjänsteresa planeras i samråd mellan resenär och arbetsgivare varvid en reseorder upp-rättas av resenären och godkäns av överordnad chef. Reseordern bifogas eller hänvisas till i Contempus. 54 VAT = Value Added Tax. VAT-nr kan kontrolleras på EUs hemsida om skatter och tull Uppdaterad Sida 57

63 F-SKATT Den som har både enskild firma och anställning ska ha både F- och A-skatt, så kallad FAskatt. Då gör arbetsgivaren skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter på lönen som vanligt, medan företagaren själv betalar skatten och egenavgifter för näringsverksamheten. F-skattsedeln får endast användas i näringsverksamheten. En faktura från en leverantör (av tjänst) innehåller som regel uppgift om innehav av F-skattsedel (kontroll är inte nödvändig om betalningen avser varor). Vid debitering av tjänster ska F-skatt åberopas skriftligen och det ska klart och tydligt framgå namn, adress samt betalningsmottagarens person-/organisationsnummer. I det fall betalningsmottagaren inte skriftligen åberopar F-skattsedel för uppdraget måste skatteavdrag göras i samband med utbetalningen, se exempel i figur 2.1 nedan. Om det inte står något om F-skatt på fakturan, kan man kontrollera om företaget har F-skatt genom att ringa Skatteverkets telefonsvarare , direktval 8102 och följa anvisningarna. Besked skickas om företaget innehar eller saknar F-skatt/FA-skatt till det faxnummer man anger. Om det är en tjänst och företaget saknar F-skattsedel kontaktas företaget för att höra om det finns fribeslut (som är utställt av Skattemyndigheten). Fribeslut begär man sedan att få kopia på. F- skatt eller fribeslut gäller inte retroaktivt. Om företaget har FA-skatt måste företaget åberopa sin F-skattsedel skriftligt (via e-post, fax eller fakturakopia). A-SKATT Betalning av faktura (tjänst) till juridisk person (AB, HB, KB) med A-skattsedel (saknar F-skatt) Till juridisk person med A-skatt, som saknar F-skattsedel, registreras moms enligt fakturan, men KI måste även innehålla A-skatt för näringsverksamhet. Kopia av fakturan sänds därför till Löneenheten vid Personalavdelningen. Företagets namn, organisationsnummer och belopp ska klart och tydligt framgå. Före utbetalningen gör man ett avdrag för 30 % skatt, och skatten beräknas på beloppet exkl moms. Betalningsmottagaren ska meddelas om skatteavdraget; i texten på utbetalningen anges: 30 % skatt innehållen. Exempel: Fakturan är på kr varav moms 900 kr. Innehållen skatt (1 080 kr) beräknas till 30 % av kr (4 500 kr 900 kr). Skatten avrundas uppåt till hel krona. Betalningen till leverantören blir fakturabeloppet minskat med innehållen skatt (4 500 kr kr) = kr. Se konteringsexempel, figur 2.1. Uppdaterad Sida 58

64 Konto Belopp D/K 2581, leverantörsskulder K Kostnadskonto D 1541, ingående moms 900 D 2592, A-skatt näringsverksamhet K Figur 2.1 Betalning av faktura (tjänst)- till fysisk person med A-skattsedel (saknar F-skatt) Utbetalning ska göras via lönesystemet. På utbetalning till fysisk person med A-skatt måste utbetalaren (KI), förutom att göra skatteavdrag, också lägga på sociala avgifter på ersättningen och utbetalningen kan således i praktiken jämställas med en arvodesutbetalning. Utbetalning till fysisk person med A-skatt ska inte innehålla ersättning för moms INKOMMEN UTLÄNDSK FAKTURA AVSEENDE TJÄNSTER A- ELLER F-SKATT? Om utländsk näringsidkare anlitas gäller de svenska reglerna om A- respektive F-skatt. Vilken skattsedel näringsidkaren har avgör om skatt och sociala avgifter ska dras. Att den utländske företagaren bedriver rörelse i sitt hemland och kan bevisa det med intyg räcker inte för att slippa dra svensk skatt. UTLÄNDSK NÄRINGSIDKARE MED SVENSK F-SKATTSEDEL En utländsk företagare som inte har fast driftställe i Sverige kan få F-skattsedel från Skatteverket (SKV) utan skattedebitering. Vid ansökan kontrollerar SKV att företagaren inte är restförd för obetalda skatter och avgifter i hemlandet. Då F-skattesedel beviljats ska inget skatteavdrag eller avdrag för sociala avgifter göras. F-SKATTSEDEL SAKNAS Om den utländske näringsidkaren saknar F-skattsedel ska endast skatteavdrag göras om man är säker på att näringsidkaren har ett fast driftställe i Sverige. Då ska skatteavdrag göras med 30 % enligt allmänna regler för sidoinkomster (se exempel ovan, figur 2.1). Om en utländsk person har ett s k SINK-beslut (särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) dras skatt enligt beslut, oftast 25 %. För ytterligare frågor om skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och SINK-skatt, kontaktas Löneavdelningen. Uppdaterad Sida 59

65 BETALNINGSVILLKOR OCH FEL I LEVERANTÖRSFAKTURA Tills dess att KI har övergått till elektroniskt inköpssystem gäller det som beskrivs nedan. Många icke-avtalsbundna leverantörer ställer krav på betalning inom 10, 15 eller 20 dagar, vanligen beroende på att avtal om längre betalningstid saknas. Enligt lag ska myndigheter avtala om 30 dagars betalningsvillkor med leverantörerna. Om inte avtal sker avseende betalning om 30 dagar är KI skyldig att acceptera den betalningstid leverantören anvisar på fakturan. Begäran om längre tid behöver därför träffas med icke-avtalsbundna leverantörer för att undvika onödiga krav/påminnelser samt dröjsmålsränta som debiteras för att fakturan inte blivit betald i tid, se asvnittet om ändra ingångna villkor nedan. Med KIs avtalsbundna leverantörer är betalningstiden normalt 30 dagar och för dessa leverantörer behöver inga ytterligare avtal träffas. WEBB-BESTÄLLNING Beställning på webben sker ofta utan personlig kontakt. Det är därför viktigt att redan före beställning ta reda på vilka villkor som gäller. Om inga villkor finns att skriva ut från webben, kontaktar man företaget och ber att villkoren skickas. FELAKTIG FAKTURA Erhållen faktura som är felaktig måste protesteras, oftast inom viss tid (8 dagar). Kontakt tas snarast med leverantören och felet påpekas. Samtidigt ska man be att förfallodagen flyttas fram för att ge tid för utredning. ÄNDRING AV INGÅNGNA VILLKOR Den som beställer en vara/tjänst bör försäkra sig om att betalningstiden inte understiger 30 dagar. Så snart en faktura betalas enligt leverantörens villkor anses det juridiskt som att KI accepterat dessa. För att ändra ingångna villkor ska berörd leverantör meddelas. DRÖJSMÅLSRÄNTA För att ränta ska kunna debiteras från förfallodagen, om den är kortare än 30 dagar, krävs att det finns en överenskommelse med köparen. Räntelagens (1975:635) bestämmelser gäller. Räntan beräknas utifrån referensräntan (fastställs av Riksbanken) med ett tillägg av åtta procentenheter. Aktuell referensränta finns på Riksbankens hemsida ELEKTRONISK BILJETT (E-BILJETT) - TILLÄGG TILL KIS ANVISNINGAR FÖR TJÄNSTERESOR Upphandlad resebyrå ska anlitas. Information om vilka ramavtal som finns framgår av KIs intranät. Betalkort (Företagskort alternativt Företagskort med privat betalningsansvar) ska användas vid tjänsteresor. Ytterligare information om betalkort finns i kapitelet Betalkort, se även bilaga 4 för sammanställning av olika betalkort och villkor. Uppdaterad Sida 60

66 Alternativ till betalkort är att respektive företag fakturerar KI för biljetter, logi, kongressavgifter etc. För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan faktiskt gjorts och till vilken kostnad. Vissa lågprisföretag lämnar inte bagagetag eller annan dokumentation, som kan bekräfta att resenären verkligen har rest. Det åligger då resenären att på annat vis styrka att resan har skett, exempelvis genom bevis på konferensdeltagande eller incheckning på hotell på vistelseorten. Om någon sådan bekräftelse inte kan lämnas, riskerar resenären att få betala resan själv. Det kan då vara bäst att låta KI boka och betala resan. Resenären har att i vanlig ordning styrka sambandet mellan resa och KIs verksamhet ERSÄTTNING FÖR UTLÄGG Ersättning för utlägg för anställda görs via PA-webben. Manual finns på intranätet under Anställd, PA-webben. Utlägg till icke-anställda sker via GiroVision och bokförs i huvudboken enligt utbetalning från ut-plusgirot. För att kunna få ersättning för utlägg, måste man kunna styrka att man haft en utgift. Detta görs med faktura/kvitto i original. Saknas kvitto finns heller inget bevis för utlägg, och ersättning kan således inte utbetalas. Vid köp gjorda utomlands ska kopia av kontokortsfaktura bifogas för att information om rätt valutakurs vid inköpstillfället ska framgå. Originalkvitton/-fakturor där moms framgår ska lämnas in för att utesluta att de används som underlag för utbetalning mer än en gång. Det är endast en faktura eller ett kvitto som kan ge avdragsrätt för moms. Fakturan/kvittot är beviset för att transaktionen ägt rum. SMS-BILJETTER För att få ersättning för en SMS-biljett måste utlägget styrkas. Enligt bokföringsförordningen 55 är verifikationskravet uppfyllt om det framgår när händelsen inträffat, vad den avser, vilket belopp som avses och vem som är motpart. En telefonfaktura uppfyller verifikationskravet, men om sådan inte finns kan annan handling ligga till grund, t ex reseanteckningar 56 eller ett intygande om att den anställde haft utgifterna. Sådana handlingar ska vara attesterade av behörig chef. Vid debitering från resebyråer ska biljettyp framgå av faktura eller följesedel. Detta för att kunna särskilja resor med elektronisk biljett från resor vilka kan styrkas med biljettstam (originalhandling) Reseanteckningar ska innehålla uppgift om kostnad, betalningssätt, resans tidpunkt och transportmedel (buss/tåg etc) Uppdaterad Sida 61

67 TIDPUNKT Begäran om ersättning för utlägg ska ske så snart som möjligt enligt kravet på löpande bokföring av ekonomiska händelser och för att kostnaden ska kunna redovisas i rätt period. Inlämnande av kvitto ska ske i nära anslutning till tidpunkten för utlägget för att KI ska kunna göra avdrag för momsen. KRAV PÅ UNDERLAG VID ANSTÄLLDAS UTLÄGG Om det kan anses naturligt att arbetsgivaren står för ett inköp kan den ersättning arbetstagaren får från arbetsgivaren för ett inköp anses vara ersättning för ett utlägg för arbetsgivarens räkning. När det är fråga om ett utlägg har arbetsgivaren avdragsrätt för moms enligt de allmänna reglerna. Ett exempel är när t ex facklitteratur köps in. KI måste dock kunna visa att det är fråga om en anställds utlägg för KIs räkning. Kvittot eller handlingen måste, för att godkännas som arbetsgivarens verifikation, uppfylla kraven på faktura enligt avsnitt , med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KIs namn. Specificerad moms i kronor ska framgå av kvitto för att KI ska ha rätt till momsavdrag. Saknas denna information måste momsen bokföras som kostnad. En utläggsverifikation ska innehålla följande uppgifter: Faktura/kvitto i original Vid betalning med kort ska kassakvitto/underlag med angivande av moms bifogas i original samt vid köp gjorda utomlands även kopia av kontokortsfakturan för information om valutakursen. Slip godtas inte som kvitto. Vid utlägg för reso, bifogas biljettstam Syfte med utlägget Deltagarlista/inbjudan Attest av närmast överordnad chef Vid representation: Syfte, namn på deltagarna, vilket företag/organisation de representerar m m ska anges. OBS! Begränsat momsavdrag. Se KIs riktlinjer för representation samt särskild konteringsguide för representation som finns på intranätet UTBETALNING OCH RUTINER FÖR SU07/08 Utbetalning (beställning av SU07/SU08 rapporterna i Agresso) görs vid institution av särskilt behöriga administratörer. Vid betalning av leverantörsfakturor beställs först ett betalningsförslag (SU07). Vid eventuella ändringar tas ett återskapat betalningsförslag ut. När kontrollen är avslutad körs betalningsbekräftelsen (SU08). Den slutliga betalningsrapporten för hela KI (SU11) körs av ekonomiavdelningen. Därmed sänds de fakturor som ingick i institutionernas betalningsbekräftelser till Plusgirot för bevakning samt utbetalning på förfallodagen. Uppdaterad Sida 62

68 RUTINER FÖR SU07/SU08 För att öka säkerheten avseende fakturahanteringen vid KI har nya regler rörande ekonomrollen i Contempus samt rutiner för betalningsförslag (SU07) och betalningsbekräftelse (SU08) i Agresso utarbetats. Ingen användare ska ha möjlighet att både ha ekonomrollen och beställa SU07/SU08. Om det uppstår problem pga den nya behörighetsbegränsningen, t ex vid semester och längre sjukdom, och man inte kan lösa detta inom institutionen, får samarbete med annan institution etableras. I dessa fall ska en ny behörighet utfärdas. Eventuell utlåning av egen behörighet till annan person får inte förekomma eftersom hela säkerhetsfunktionen då åsidosätts. Enligt RGKs föreskrifter ska myndigheten kontrollera att samtliga utbetalningar sker till rätt mottagare, med rätt belopp och vid rätt tidpunkt. För att säkerställa att kontrollen gjorts i Contempus ska rutinerna nedan, utan undantag, följas vid uttag av rapporterna SU07 och SU08 (betalningsförslag respektive betalningsbekräftelse): Gå igenom leverantörsnamnen - är de relevanta leverantörer för institutionens verksamhet? Kontrollera samtliga fakturor överstigande kr (se nedan), på övriga fakturor tas stickprov Kontrollera totalt minst fem stycken fakturor (om det således finns två fakturor över kr ska minst tre stickprov göras) Följande uppgifter på SU07 ska kontrolleras så att de stämmer mot fakturan: att betalning sker på förfallodag att beloppet är korrekt att mottagaren är korrekt att plus- eller bankgironummer är rätt att attest skett i enlighet med delegationsordningen Kontrollerade fakturor bockas av mot SU07-rapporten och skrivs ut och sparas tillsammans med SU07/SU08. Rapporterna ska arkiveras tillsammans i en separat pärm, således inte tillsammans med fakturaverifikationerna. 2.4 PERIODAVGRÄNSNINGSPOSTER Periodisering innebär att kostnader och intäkter matchas till rätt period. Målet är att bokföra de skulder som hör till perioden, samt att värdera posterna för att ge en mer rättvisande bild av kostnader och den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen. Periodavgränsningsposter på balansräkningens skuldsida är skulder som uppstår på grund av att betalning och prestation hamnar på olika perioder/år. För att korrigera detta görs en tillfällig uppbokning (periodisering) av dessa poster så att de belastar rätt år. Efter brytdagen för perioden/året vänds den tillfälliga bokningen och periodavgränsningsposterna tillförs räkenskaperna. Periodavgränsningsposter på skuldsidan utgörs av upplupna kostnader och förutbetalda intäkter (interimsskulder) och konteras i kontoklass 27*. Uppdaterad Sida 63

69 Vid periodisering är det värt att observera att: Olika konton används beroende på om det är statlig/utomstatlig motpart samt om det är en periodiserad intäkt eller kostnad. Periodisering ska utgå från väsentlighetsprincipen. Det innebär att belopp av väsentlig betydelse ska periodiseras. Generellt gäller dock att endast större belopp periodiseras, dvs då kostnaden överstiger kr/månad. Periodisering för färre månader kan bli aktuellt t ex inför årsbokslut eller för att uppfylla vissa finansiärers krav osv. Även lägre belopp kan i vissa fall periodiseras, t ex ska alla fakturor, oavsett belopp, bokföras på rätt period i den s k brytdagsfakturan 57 som bokas upp vid halv- och helår. Momsen ska inte bokföras i beloppet som bokförs som upplupen kostnad eller förutbetald intäkt UPPLUPNA KOSTNADER Upplupna kostnader innebär kostnader för prestationer/tjänster som avser innevarande period, men där underlag för bokföring av kostnaden, t ex faktura, ännu inte kommit, eller där betalning inte skett. Bokföring görs då med annat underlag eller genom uppskattning. Konton som används för dessa interimsposter finns i grupp 271* i kontoplanen. EXEMPEL UPPLUPEN KOSTNAD En kostnad för en konsulttjänst har uppkommit år 1, men fakturan har inte mottagits ännu, varför en periodisering av kostnaden görs år 1 (se figur 2.2). Resultatet för december blir en kostnad i resultaträkningen och en skuld till konsulten på motsvarande belopp i balansräkningen. Denna bokning vänds tillbaka i kommande period, januari år 2, när fakturan anländer. Konto Kontotext Debet Kredit År 1 Periodisering: 5799 Periodisering tjänster, utomstatliga Upplupna kostnader, utomstatliga År 2 Fakturan anländer/bokförs: 2581 Leverantörsskulder Konsultarvoden Ingående moms År 2 Periodiseringen vänds: 5799 Periodisering tjänster, utomstatliga Upplupna kostnader, utomstatliga Figur Den gemensamma brytdagen för alla myndigheter infaller vanligen den 10 juli (vid halvårsbokslut) och 10 januari (vid helårsbokslut). Leverantörsfakturor som ankommit före den 10 januari och avser det gamla året, bokförs under det gamla året i den s k brytdagsfakturan. Samma förfarande sker vid halvårsbokslut. Detta gäller både inomstatliga och utomstatliga fakturor. Uppdaterad Sida 64

70 2.4.2 OFÖRBRUKADE BIDRAG/UPPDRAG En särskild typ av interimspost är oförbrukade bidrags- eller uppdragsintäkter, som bokförs på konto 2732 om det är bidrag och konto 2772 om det är uppdrag. Kontona används endast vid värdering där erhållna bidrags- eller uppdragsinkomster periodiseras för att täcka framtida kostnader. Se även Värdering på ekonomiavdelningens hemsida ÖVRIGA FÖRUTBETALDA INTÄKTER Med förutbetalda intäkter avses intäkter som erhållits under aktuell period eller budgetår för prestationer/tjänster som avser nästa period eller år. Ett exempel är förutbetalda hyresintäkter. Konton som används för förutbetalda intäkter finns i grupp 277* i kontoplanen. EXEMPEL FÖRUTBETALD INTÄKT KI skickar i januari ut en kvartalsfaktura som avser kvartal 1. Fakturan bokförs som vanligt avseende januari, men en periodisering görs för kommande månader (se figur 2.3). I januari visar resultaträkningen en intäkt för januari och balansräkningen en skuld till kunden. I februari och mars vänds periodiseringarna för respektive månad. Se exempel på kontering, figur 2.3. Konto Kontotext Debet Kredit Januari 1511 Kundfordringar Intäkter uthyrning lokaler, utomstatliga Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga Februari 3119 Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga Mars 3119 Periodisering uthyrning lokaler, utomstatl Förutbetalda intäkter, utomstatliga Figur 2.3 Uppdaterad Sida 65

71 3 MERVÄRDESSKATT Mervärdesskatt är en allmän konsumtionsskatt som vanligen benämns moms. Karolinska Institutet är momsregistrerat och har därmed skyldighet att redovisa ingående respektive utgående moms. KI har inte avdragsrätt för ingående moms som andra företag utan får kompensation för den moms som KI betalar. Kompensationsrätt gäller endast för den ingående moms som har debiterats eller den som har beräknats (vid omvänd skattskyldighet) enligt den svenska mervärdesskattelagen. Mer information om detta finns i Ekonomistyrningsverkets (ESVs) Förordning om myndigheters rätt till kompensation för ingående mervärdesskatt. Ekonomiavdelningen sammanställer månatligen all bokförd moms för hela KI och deklarerar och betalar in den utgående momsen till Skattemyndigheten, varifrån även den ingående momsen rekvireras. KIs organisationsnummer är Vid handel med EU-länder ska alltid VAT-nummer SE anges. Varje omsättning av vara och tjänst inom landet ska beskattas om inte omsättningen är särskilt undantagen, vilket redogörs närmare för senare i detta kapitel. Mellan statliga myndigheter debiteras ingen moms. En förteckning över statliga myndigheter, det s k myndighetsregistret finns på ESVs hemsida. En handledning i moms för statliga myndigheter i webbformat finns på ESVs hemsida. 3.1 INGÅENDE MOMS Med ingående moms menas den moms som debiterats på en leverantörsfaktura. Ett villkor för att den ovan nämnda kompensationsrätten ska gälla är bl a att momsen måste vara specificerad på fakturan eller, vid förenklad fakturering, vara möjlig att beräkna. Vid all upphandling måste institutionerna förvissa sig om att säljaren fullgör sina skyldigheter enligt Mervärdesskattelagen. Inköpet måste avse förvärv för KIs verksamhet. Det finns några undantag från regeln om att inköpen ska vara direkt hänförliga till verksamheten, t ex kostnader för personalvård, gåvor av personalvårdskaraktär, julgåvor av mindre värde, jubileumsgåvor och minnesgåvor samt enklare slag av motion. För denna typ av kostnader har KI rätt till momskompensation trots att förvärvet ej är för KIs verksamhet. Det finns begränsningar i kompensationsrätten pga avdragsförbud enligt Mervärdesskattelagen. Som ett exempel kan nämnas att avdrag inte får göras vid inköp av personbilar eller motorcyklar (med vissa undantag). Om en personbil hyrs för att användas i verksamheten får avdrag i de flesta fall bara göras för hälften av den ingående momsen. Begränsningar gäller även vid representation. Se regler och riktlinjer för representation samt särskild konteringsguide på intranätet. Uppdaterad Sida 66

72 3.1.1 BOKFÖRING När avdrag inte får göras eller endast göras till hälften enligt ovan, ska resterande moms bokföras som en kostnad. En sådan icke-avdragsgill moms får dock inte belasta EU- och NIH projekt utan den måste kostnadsföras på annat projekt HUR SKA KOMPENSATIONSRÄTTEN STYRKAS? För att kunna dra av ingående moms måste KI kunna styrka inköpet genom en faktura. Om fakturan saknar någon av de uppgifter som ska framgå av fakturan, se avsnitt , måste KI vända sig till säljaren och kräva en fullständig faktura. Om fakturan är utställd på en anställd som gjort ett inköp för KIs räkning, har KI samma rättighet till kompensation som om fakturan varit utställd på KI. Förutsättningen är dock att den uppfyller kraven på faktura (se avsnitt ) med undantag för att den anställdes namn står på underlaget i stället för KI. Den anställde ska begära ersättning för utlägget och överlämna originalfaktura/kvitto som underlag för KIs bokföring SAMKÖP Vid s k samköp, dvs då flera myndigheter med kompensationsrätt köper något tillsammans, gäller att det är den myndighet som betalar fakturan som har kompensationsrätten. De andra myndigheterna betalar sina andelar exklusive moms TIDPUNKT FÖR BOKFÖRING OCH REKVISITION AV INGÅENDE MOMS Ekonomiavdelningen rekvirerar varje månad den ingående momsen från Skattemyndigheten. Beloppet som rekvireras motsvarar den ingående moms som bokförts vid KI månaden innan. Vad som ska ha bokförts som ingående moms regleras av momsförordningens regler och även av reglerna om bokföringsskyldighet i förordning om myndigheters bokföring. Bokföring ska enligt förordningen utföras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. In- och utbetalningar ska bokföras senast nästföljande arbetsdag och andra ekonomiska händelser så snart det är möjligt. Ekonomiska händelser får bokföras senare om det finns särskilda skäl och om det är förenligt med god redovisningssed. Det gäller exempelvis tid för att möjliggöra en normal attestrunda inom myndigheten innan bokföring sker. Det bör emellertid alltid finnas möjlighet till en samlad överblick och kontroll över vilka fakturor som inkommit till KI. Detta sker idag genom ankomstregistrering i Contempus. Vid avslut av den löpande bokföringen ska poster som är nödvändiga för att bestämma räkenskapsårets intäkter, kostnader och den finansiella ställningen på balansdagen bokföras. KI tillämpar s k brytdag när den löpande bokföringen för perioden avslutas (vid hel- och delår). Vid hel- och delårsbokslut ska sådana kundfordringar och leverantörsskulder där faktura föreligger Uppdaterad Sida 67

73 senast på brytdagen beaktas under förutsättning att affärshändelsen har inträffat under det gamla räkenskapsåret. Som tidigare nämnts måste bokföringen grunda sig på en faktura om KI ska kunna hävda kompensationsrätt för ingående moms. För de kundfordringar och leverantörsskulder där det inte finns någon faktura senast på brytdagen men där affärshändelsen inträffat under det gamla året, ska bokföring göras med annat underlag än faktura, exempelvis med ledning av leveranssedlar eller motsvarande (se även kapitel 1.4 och 2.4 om periodavgränsningsposter). Kompensation för ingående moms kan då inte ges förrän nästkommande period FÖRSKOTTSBETALNING Vid förskottsbetalning, t ex vid betalning av lokalhyra, som i allmänhet sker i förskott, ska momsen redovisas vid betalningstidpunkten. Görs betalning efter hyresperioden ska momsen redovisas den månad hyresperioden slutar. För krav på fakturor se även kapitel om leverantörsskulder. 3.2 MOMSKOMPENSATION På bidrag som inkom till KI under 2008 eller tidigare drogs en så kallad momskompensation (högskolemoms) av. Högskolemomsen var på 8% och drogs av alla bidrag från icke statlig bidragsgivare. Regeringen beslutade att ta bort högskolemomsen fr o m 1 januari Detta innebär att ingen momskompensation längre tas ut på inbetalningar av bidrag. Skulle det bli aktuellt med återbetalning till bidragsgivaren eller vidareförmedling/transferering av bidrag som erhölls under 2008 eller tidigare måste hänsyn tas även till momskompensationen, eftersom återbetalning/vidareförmedling ska avse det totala inbetalade beloppet inkl. högskolemomsen. Vid både vidareförmedling och återbetalning blir det därför aktuellt med rättelse av tidigare bokförd momskompensation. Detta görs via debitering av konto I de fall rättning gjorts ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsgruppen vid ekonomiavdelningen. 3.3 UTGÅENDE MOMS Med utgående moms menas den moms som en säljare (eller vid förvärvsbeskattning 58 köpare) lägger på priset på en vara eller tjänst, och som redovisas och betalas till staten. KI ska här följa de allmänna bestämmelserna i Mervärdesskattelagen. Den utgående momsen ska redovisas i deklarationen för den redovisningsperiod då omsättningen eller köpet har bokförts. Vid förskottsbetalning gäller tidpunkten för när betalningen skett. 58 Förvärvsbeskattning är lika med omvänd skattskyldighet som innebär att köparen redovisar och betalar momsen enligt reglerna i det land där köparen är momsregistrerad. Uppdaterad Sida 68

74 3.4 OMVÄND SKATTSKYLDIGHET Normalt är det den som säljer varor eller tjänster som tar ut moms vid försäljning och betalar in till staten. Vid omvänd skattskyldighet är det istället köparen som är skyldig att betala moms till staten. Vid handel inom Sverige gäller omvänd skattskyldighet i följande fall: Vid omsättning av de flesta byggtjänster till företag inom byggsektorn Under vissa förutsättningar vid omsättning av investeringsguld Vid handel inom EU:s momsområde gäller omvänd skattskyldighet i följande fall: När en vara transporteras mellan två länder och under förutsättning att köparen åberopar ett giltigt momsregistreringsnummer i sitt land Vid försäljning av en tjänst enligt huvudregeln till en näringsidkare i ett annat EU-land (då anses tjänsten omsatt, och ska beskattas, i det land där köparen är etablerad) Exempel: En faktura från Tyskland gällande inköp av konsulttjänst kommer till KI. Både det tyska företagets och KIs VAT-nr står på fakturan. Fakturerat belopp är kr. Konto Belopp D/K Leverantörsskulder K Kostnadskonto D Beräknad ingående moms D Beräknad utgående moms K Figur 3.1 För tjänster som inte följer huvudregeln gäller inte omvänd skattskyldighet. Det innebär att KI som säljare kan vara skattskyldig i ett annat land och att en utländsk företagare kan vara skattskyldig i Sverige. Följande tjänster följer inte huvudregeln: Fastighetstjänster Persontransporter Tillträde till kulturella, pedagogiska, idrottsliga, vetenskapliga och liknande tjänster Restaurang- och cateringtjänster Korttidsuthyrning av transportmedel Vid frågor om omvänd skattskyldighet, kontakta redovisningsgruppen vid ekonomiavdelningen. Uppdaterad Sida 69

75 3.5 EJ SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET Det finns områden vid KI som omfattas av Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt. Vilka dessa undantag är framgår nedan: Arkiverings- och biblioteksverksamheten är ej momspliktig. Läkemedel till människa eller djur enligt recept eller läkemedel till sjukhus är s k kvalificerade undantag från momsplikten. Det innebär att den som i yrkesmässig verksamhet säljer läkemedel har rätt till återbetalning av ingående moms vid inköp för verksamheten, trots att utgående moms inte ska redovisas vid försäljning av läkemedlen. Mervärdesskattelagens undantag från skatteplikt för läkemedel saknar motsvarighet i EUs sjätte direktiv. Sverige har emellertid genom anslutningsfördraget med EU fått rätt att behålla det kvalificerade undantaget. Organ, blod eller modersmjölk från människa är undantaget skatteplikt. Skattepliktigt är dock omsättning av blodplasma. Organisationstidskrifter, medlemsblad eller personaltidning. Medlemsblad och personaltidningar är inte momspliktiga om de kommer ut med minst fyra nummer per år och det huvudsakliga syftet är att sprida information om organisationen. Även den tekniska framställningen är momsfri. Momsfriheten gäller även tjänster som tillhandahålls av någon annan än den tekniske framställaren (tryckeriet). Om publikationer säljs till andra än medlemmar och anställda är den delen av upplagan momspliktig. Annonsering är momsfri i momsfria medlemsblad, personaltidningar, organisationstidskrifter, program och kataloger Sjukvård, tandvård, medicinsk fotvård är momsbefriat i samband med nedanstående omständigheter: Medicinska åtgärder för att förebygga, utreda och behandla sjukdomar, kroppsfel och skador Vård som i övrigt tillhandahålls av någon med särskild legitimation Kontroller och analyser av prov som tagits som ett led i sjukvården Ambulanstransporter Synundersökningar som görs av legitimerad optiker Varor och tjänster till vårdtagare som ett led i sjukvården Tandtekniska produkter och tjänster som säljs till tandläkare, tandtekniker eller patienter Social omsorg är momsbefriad om den behovsprövats individuellt av kommunen och gäller: Barn- och äldreomsorg Stöd och service till funktionshindrade Annan därmed jämförlig social omsorg Uppdaterad Sida 70

76 3.5.1 UTHYRNING AV LOKALER Uthyrning av fastigheter eller del av fastighet medför inte obligatorisk skattskyldighet. För statliga myndigheter gäller dock kompensationsrätt oavsett om verksamheten medför skattskyldighet eller inte enligt Mervärdesskattelagen. Undantaget omfattar även tillhandahållande av el, gas, värme och vatten när detta ingår i uthyrningen. Redovisning görs i kontogrupp 311*, Uthyrning av lokaler MOMSFRI UTBILDNING Från momsbeskattning undantas enligt mervärdeskattelagen följande: Grundskole-, gymnasie- eller högskoleutbildning (ej forskarutbildning), om utbildningen anordnas av det allmänna 59 eller av en av det allmänna för utbildningen erkänd utbildningssamordnare. Utbildning som enligt studiestödslagen berättigar eleven till studiestöd enligt studiestödslagen eller till sådant bidrag för korttidsstudier som fördelas av vissa särskilda organ (t ex Centrala studiestödsnämnden). Vissa speciella utbildningar som anordnas av Specialpedagogiska skolmyndigheten och Sametinget är också undantagna från skatteplikt. Även de varor och tjänster som omsätts som ett led i utbildningen är momsbefriade, t ex egna kompendier och kurslitteratur till studenter under pågående kurs. Ytterligare information finns i Mervärdesskattelagen 3 kap UNDERENTREPRENÖRERS UTBILDNINGSTJÄNSTER Om en utbildningsanordnare (KI), som är ansvarig för en skattebefriad utbildning ger en underentreprenör i uppdrag att hålla i en viss del av utbildningen, kommer även denna utbildningstjänst att vara momsbefriad. OBS! Förutsättningen för att tjänsten ska vara momsbefriad är dock att den uppfyller kriteriet för tillhandahållande av utbildningstjänst. Uthyrning/inhyrning av personal är däremot en momspliktig tjänst! Skillnaden mellan dessa två har normalt att göra med vem som ska svara för innehållet i undervisningen, dess utformning och vem som bestämmer vad läraren ska göra. För att en tjänst ska kunna klassificeras som en utbildningstjänst krävs att tillhandahållaren ger utbildningen under eget ansvar samt att utbildningen utgör en självständig del i förhållande till KI. En schematisk bild visar vad som skiljer de två olika tjänsterna åt, se figur 3.2 nedan. 59 Med det allmänna avses staten, kommun eller landsting Uppdaterad Sida 71

77 Momsbefriad utbildningstjänst En utbildning som genomförs under entreprenörens eget ansvar och där följande tre förutsättningar är uppfyllda: - Entreprenören tar hand om hela den självständiga delen av ett ämne - Entreprenören åtar sig att ta hand om alla delar som behövs för att utbildningen i det specifika ämnet ska kunna genomföras, t ex tar fram material till eleverna - Entreprenören lägger upp och planerar undervisningen i ämnet, dvs bestämmer vad läraren ska göra Momsbelagd ut/inhyrning av personal Tjänsten är momsbelagd om den som hyr in personalen ansvarar för utbildningen. Om KI svarar för arbetsledning, arbetsmetoder samt definierar arbetsuppgifter och entreprenören endast ställer personal till förfogande är tjänsten att betrakta som inhyrning av personal och momsbelagd. (Särskilt undantag, se Tjänster med nära anknytning till utbildning nedan) Figur 3.2 Exempel på momsbelagd tjänst Om KI hyr in en förläsare från ett privat företag för att under en dag hålla en föreläsning om Läkemedel i miljön ska företaget fakturera KI med moms då det ses som uthyrning av personal. Det är fortfarande KI som är ansvarig och KI bestämmer vad föreläsaren ska föreläsa om. Den del som vederbörande medverkar i är inte så självständig att den uppfyller kraven för momsfrihet. Tjänsten ska således vara belagd med moms. UNDANTAG: TJÄNSTER MED NÄRA ANKNYTNING TILL UTBILDNING Det finns däremot något som benämns tjänster med nära anknytning till utbildning. Dessa kan omfattas av undantaget från skatteplikt förutsatt att följande förutsättningar är uppfyllda. Både säljare och köpare av tjänsten ska tillhandahålla undantagen utbildning. Tjänsten ska vara väsentlig för den undantagna utbildningstjänsten Personaluthyrning mellan erkända utbildningssamordnare måste vara av sådant slag eller hålla sådan kvalitet att köparen av tjänsten inte utan denna tjänst kan erbjuda eleverna en likvärdig utbildning. Det grundläggande syftet med tjänsten får inte vara att vinna ytterligare intäkter genom verksamhet i direkt konkurrens med kommersiella företag som måste betala mervärdesskatt. Uppdaterad Sida 72

78 Exempel på tjänst med nära anknytning till utbildning Chalmers har en professor som undervisar i sitt specialämne. KI, som inte har någon anställd med liknande kvalifikationer, köper in tjänster från Chalmers som består av att professorn från Chalmers hjälper till och undervisar vid några lektioner hos KI. Det är dock KI som har ansvaret för utbildningen och ger endast uppdrag åt professorn vilka ämnen denne ska undervisa om. Det är i detta fall inte fråga om en utbildningstjänst, eftersom Chalmers inte har något eget ansvar för undervisingen. Det är i stället fråga om en tjänst med nära anknytning till utbildning eftersom både säljare och köpare är erkända utbildningsanordnare, tjänsten håller en sådan kvalitet att köparen inte utan denna kan erbjuda en likvärdig utbildning, och tillhandahållandet är så specifikt att det inte kan anses vara i direkt konkurrens med kommersiella företag Således ska denna tjänst inte vara momsbelagd. 3.6 SKATTEPLIKTIG VERKSAMHET BEDRIVEN VID KI Förutom de undantag som nämns ovan under i kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet, gäller skatteplikt vid övriga köp och försäljning enligt Mervärdesskattelagen. Nedan redogörs närmare för några exempel på skattepliktig verksamhet vid KI SKATTEPLIKTIG UTBILDNING Med skattepliktig utbildning avses uppdragsutbildning, där KIs uppdragsgivare eller kund utser vilka personer som ska utbildas eller när Länsarbetsnämnden beslutar om utbildning som berättigar till utbildningsbidrag. Detta betyder att exempelvis kortare informationskurser som anordnas vid KI är momspliktiga såvida de inte ingår i det ordinarie utbudet av kurser, d v s dit allmänheten fritt kan anmäla sig och antagning sker. Studiematerial i detta sammanhang är också momsbelagt. Litteratur som tillhandahålls inom uppdragsutbildningen ska ingå i avgiften för uppdraget och inte debiteras separat. Till uppdragsgivare eller kund som inte är statlig myndighet ska momssatsen 25% tas ut. Fakturering inom KI eller till annan statlig myndighet är i vanlig ordning momsbefriad. Vid KI bedrivs uppdragsutbildningen via Avdelningen för uppdragsutbildning. Se även kapitel om uppdragsutbildning FÖRSÄLJNING AV ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Om överlåtelse av statens egendom, se kapitel om försäljning/utrangering av anläggningstillgångar. Uppdaterad Sida 73

79 3.6.3 AVGIFTER ENLIGT 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN Avgifter som tas ut för t ex tidskrifter och andra publikationer, föreläsningsarvode, informationsoch kursmaterial, konferenser, lokaler och tjänsteexport anses som ersättning för tillhandahållande av skattepliktiga varor och tjänster. Utgående moms ska därför debiteras på sådana avgifter om de ska betalas av någon utanför staten och tjänsten/varan inte är momsbefriad. Ytterligare information om avgifter framgår av kapitel Intäkter enligt 4 i Avgiftsförordningen. Kopior, avskrifter, bevis och registerutdrag m m anses ingå som ett led i KIs myndighetsutövning och ska inte beläggas med utgående moms, se vidare kapitel Offentligrättsliga avgifter. 3.7 EU-HANDEL OCH HANDEL MED TREDJE LAND När Sverige blev medlem i EU 1995 gjordes en anpassning av mervärdesskattelagen till det sjätte direktivet, populärt kallat Harmoniseringsreglerna. Ett sjunde direktiv har ersatt detta fr o m 1 januari Nedan följer en lista på vilka begrepp som används i skattelagstiftningen och hur de definieras: Export Import Tredje land Ursprungsprincipen Destinationsprincipen Förvärvsbeskattning 60 VAT 61 -nummer Omsättning av varor och tjänster till ett land utanför EU En vara som förs in till Sverige från en plats utanför EU Land som inte tillhör EU Moms tas ut i och tillfaller ursprungslandet Moms tas ut i och tillfaller destinationslandet, dvs det land dit varorna förs Gäller i samband med destinationsprincipen. Köparen redovisar och betalar momsen enligt reglerna i det land där köparen är momsregistrerad Det internationella momsregistreringsnumret Området varor är relativt lättförståeligt, medan området tjänster, i synnerhet för KIs verksamhet, i många fall beskattas enligt särskilda regler. För att kunna avgöra om beskattning ska ske i Sverige och vem som i så fall är skattskyldig måste man alltså veta vilken typ av tjänst som tillhandahållits. 60 Kallas även omvänd skattskyldighet 61 VAT = Value Added Tax Uppdaterad Sida 74

80 För att underlätta för användarna på KI har ekonomiavdelningen gjort en schematisk bild över mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (se figur 3.2), dels vid försäljning av tjänst till utlandet (se figur 3.3) UTLÄNDSK MOMS I FAKTURAN OCH RÄTT TILL ÅTERBETALNING KI kan inte göra avdrag för utländsk moms i den svenska skattedeklarationen utan den måste kostnadsföras (får dock inte belasta EU- och NIH projekt utan måste kostnadsföras på annat projekt). Institutionerna bör därför alltid undersöka möjligheten att återfå momsen om fakturan är på ett större belopp, eller om man ofta handlar just med det landet. Innan man börjar ansöka om att få tillbaka den utländska momsen måste man först förvissa sig om att det är korrekt att fakturan ska innehålla utländsk moms. För att ha rätt till återbetalning av utländsk moms, ska momsen också vara avdragsgill i det aktuella landet. En ansökan ska normalt avse en period om minst tre kalendermånader och högst ett kalenderår. Ansökan får omfatta kortare tid än tre månader om den avser tiden till utgången av ett kalenderår (t ex november-december). Om ansökan inte avser ett helt kalenderår men minst tre månader ska det sökta beloppet vara minst 400 EUR. I annat fall minst 50 EUR. Ansökan ska ha kommit in till behörig skattemyndighet i den medlemsstat där den utländska företagaren är etablerad senast den 30 september året efter ansökningsperioden. Den utländska myndigheten ska meddela sitt beslut senast fyra månader från det att ansökan inkom 62. Ansökan om återbetalning från utländska företag inom EU sker genom ett elektroniskt förfarande genom en e-tjänst på skatteverkets hemsida. De nya reglerna gäller ansökningar som lämnas efter den 31 december För tidigare ansökningar gäller äldre bestämmelser. Om en kostnadsförd moms söks och återfås, bokförs återbetalningen genom kreditering av det ursprungliga kostnadskontot. Återbetalning under ett senare räkenskapsår bokförs som en intäkt. När det gäller återbetalning av moms utanför EU, måste man kontakta landets skatteverk för att se vilka regler som gäller. Då sker ansökan i pappersform. Tjänsten kan även köpas av leverantörer som specialiserat sig på denna typ av tjänster. Observera att ansökan om återbetalning av utländsk moms görs av respektive institution. Kontakta gärna ekonomiavdelningen för stöd. 62 Om ytterligare uppgifter krävts in ska myndigheten alltid ha sex månader på sig att fatta beslut. Om ytterligare uppgifter krävts in upprepade gånger ska beslut meddelas inom åtta månader från det att ansökan mottogs av myndigheten i den återbetalande medlemsstaten. Den utländska myndigheten ska betala ut beviljat belopp till sökanden senast 10 arbetsdagar från det att den tillämpliga tidsfristen har löpt ut, annars ska de betala ränta på pengarna. Uppdaterad Sida 75

81 3.8 TJÄNSTER De nya bestämmelserna om omsättningsland för tjänster bygger på två huvudregler, en vid försäljning till näringsidkare och en vid försäljning till icke näringsidkare HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL NÄRINGSIDKARE Försäljning av en tjänst till en näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige om köparen har sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige eller har ett fast etableringsställe här. En förutsättning är att tjänsten tillhandahålls till detta etableringsställe och svensk moms ska då debiteras. När en svensk näringsidkare tillhandahåller en tjänst, som omfattas av huvudregeln, till ett fast etableringsställe som en näringsidkare har utomlands ska tjänsten däremot anses omsatt utomlands. Ingen svensk moms ska debiteras. Har tjänsten tillhandahållits en utländsk företagares etablering inom EU ska denne redovisa moms på förvärvet genom omvänd skattskyldighet i skattedeklarationen i det land dit tjänsten tillhandahålls. Svensk moms debiteras således inte HUVUDREGELN VID FÖRSÄLJNING TILL ICKE NÄRINGSIDKARE En tjänst som tillhandahålls någon som inte är näringsidkare är som huvudregel omsatt i Sverige (svensk moms ska debiteras) om säljaren har sätet för sin ekonomiska verksamhet i Sverige och tjänsten tillhandahålls från detta UNDANTAG FRÅN HUVUDREGLERNA Undantag från huvudreglerna gäller i vissa fall både vid försäljning av tjänster till näringsidkare respektive till icke näringsidkare. I andra fall gäller undantagen endast vid försäljning till icke näringsidkare. Förmedlingstjänster Fastighetstjänster Transporttjänster Kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster m m Stödtjänster på lös egendom Restaurang och Cateringtjänster Uthyrning av transportmedel Konsulttjänster Figurerna på följande sidor visar en schematisk bild över mervärdesskatteregler vid dels försäljning av vara, såväl inrikes som utrikes (figur 3.3), dels vid försäljning av tjänst till utlandet (figur 3.4). Uppdaterad Sida 76

82 Figur 3.3 Uppdaterad Sida 77

83 Figur 3.4 Uppdaterad Sida 78

84 3.8.4 NÅGRA TYPEXEMPEL Exempel 1 Restaurang och cateringtjänster är omsatta i Sverige om de utförs här, dvs svensk moms tas ut, detsamma om de utförs i t ex Danmark, då dansk moms tas ut. Avgörande för var tjänsten är omsatt är alltså var maten och drycken serveras. Var den som tillhandahåller tjänsten har sin fasta etablering saknar alltså betydelse. Oberoende om KI i samband med en konferens i Danmark anlitar dansk eller svensk cateringtjänst ska alltså dansk moms betalas. Exempel 2 När konsulttjänster tillhandahålls mellan näringsidkare i olika länder (inom eller utom EU) gäller huvudregeln för näringsidkare. Var tjänsterna utförs saknar betydelse för var tjänsterna ska anses omsatta. Om KI köper en konsulttjänst från ett tyskt företag är det KI som är skattskyldigt för momsen genom omvänd skattskyldighet. Om KI istället utför en konsulttjänst åt ett tyskt företag och debiterar det för tjänsten är det istället det tyska företaget som är skattskyldigt för momsen genom omvänd skattskyldighet KULTUR, KONSTNÄRLIGA OCH PEDAGOGISKA TJÄNSTER M M Fakturering av tjänster som rör kultur, konstnärliga och pedagogiska tjänster m m (vetenskapliga tjänster) till näringsidkare i EU länder och tredjeland ska inte faktureras med moms från och med den 1 januari Detta beror på att dessa tjänster från den 1 januari 2011 går under huvudregeln. Det finns ett undantag från detta och det är tillträde till utbildnings- och vetenskapliga evenemang såsom konferenser och seminarier m m. Då anses tjänsten omsatt i det land där evenemanget hålls (alltså svensk moms om konferensen hålls i Sverige), detsamma gäller tjänster med anknytning till tillträdet. Se exempel nedan. Exempel 1 På uppdrag av ett belgiskt företag utför KI en vetenskaplig tjänst, en undersökning, i sitt laboratorium i Sverige men tillhandahåller resultatet, t ex en promemoria, i Belgien. Från och med den 1 januari 2011 gäller att tjänsten enligt huvudregeln anses vara omsatt i Belgien och ingen svensk moms ska läggas på fakturan. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan samt texten Reverse charge. Exempel 2 Ett svenskt företag ställer ut sina nya produkter på en mässa i Tyskland. Från och med 2011 gäller huvudregeln och ingen tysk moms kommer att debiteras det svenska företaget. Istället redovisar det svenska företaget momsen i sin svenska skattedeklaration genom omvänd skattskyldighet. Bådas VAT-nummer ska finnas med på fakturan samt texten Reverse charge. Uppdaterad Sida 79

85 Exempel 3 Om KI anordnar en konferens i Sverige med utländska deltagare och dessa betalar för tillträde till konferensen ska det vara svensk moms. Detta gäller även för lite större konferenspaket, dvs även måltider och kvällsaktiviteter ingår i avgiften. Skatteverket anser att med tillträde till olika evenemang avses rätten att få närvara vid ett evenemang i utbyte mot en biljett eller betalning oavsett när och på vilket sätt betalningen sker (gäller även kortare kurser på två till tre dagar, kursavgiften ses som en avgift för tillträde till kursen). Hur betalningen faktiskt går till, om den sker direkt på plats eller i förväg för alla deltagare, påverkar således inte definitionen av tillträde. Det spelar heller ingen roll om föranmälan är obligatorisk för att få närvara vid evenemanget eller om vem som helst kan få närvara. Information om momsregistreringsnummer och vilka länder som ingår i Europeiska gemenskapens mervärdesskatteområde framgår av bilaga 5 och 6. Uppdaterad Sida 80

86 4 VERKSAMHETENS INTÄKTER Vid Karolinska Institutet redovisas verksamhetens intäkter i fyra grupper: anslag, bidrag, avgifter (uppdrag) och finansiella intäkter. 4.1 ANSLAG Riksdagen anvisar anslag, som regeringen får i uppdrag att använda för de ändamål riksdagen beslutat om. Regeringen ger sedan myndigheterna dispositionsrätt till anslagen, dvs att användas till de beslutade ändamålen. Rätten att disponera anslag på statsbudgeten ges bara till myndigheter och innebär en skyldighet för myndigheterna (KI) att avräkna anslaget i enlighet med anslagsförordningen. Anslag ska således förbrukas för det ändamål de är avsedda. OBS! Anslagsmedel (KI-medel) får inte föras ut från KI (om det inte särskilt framgår av regleringsbrevet 63 ), eftersom det är medel som tilldelats KI som myndighet och inte den enskilda forskargruppen. Karolinska Institutet får följande typer av anslag: Medel för utbildning på grundnivå och avancerad nivå, inkl hyreskostnader. Medel för forskning och utbildning på forskarnivå, inkl hyreskostnader. Ersättning för klinisk utbildning och forskning (ALF-medel, som vidareförmedlas till Stockholms läns landsting) Anslaget för grundutbildning utgörs av ett förskott som uppgår till det maximala belopp som KI kan erhålla, det s k takbeloppet 64. I samband med årsbokslutet sker en slutlig avräkning med hänsyn till antal registrerade studerande och studieprestationer som registrerats inom KIs grundutbildning under det gångna budgetåret. Anslagen för forskning/forskarutbildning utgörs av medel som anslagsavräknas i och med att de överförts till KI. Statsanslagen utbetalas till KI från Riksgäldskontoret omkring den 25:e varje månad med 1/12 av totalanslagen per månad. Ekonomiavdelningen betalar ut anslagen till institutionerna omkring den 25:e varje månad. Grundutbildningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3092 på projekt med verksamhetskod 1* Forskningsanslag: tolftedelar konteras på konto 3096 på projekt med verksamhetskod 2* 63 eller i speciella fall enligt särskilda beslut av KIs ledning 64 Takbelopp anger den maximala ersättningen för utbildning på grundnivå och avancerad nivå som ett lärosäte kan få. Lärosäten med fler helårsstudenter och helårsprestationer än vad takbeloppet ersätter kan spara prestationer till nästkommande år och få ersättning för dem när studentantalet minskar. På samma sätt kan lärosäten med färre helårsstudenter och helårsprestationer spara takbelopp till följande år (så kallat anslagssparande) och avräkna det när studenterna åter ökar i antal. (Källa: Högskoleverket: Statistisk analys , 2009/5) Uppdaterad Sida 81

87 Övriga utbetalningar av statsanslag enligt särskilda beslut från styrelserna konteras på konto 3094 eller 3098 med angiven verksamhetskod och finansiär 1STAT. Nedan visas ett exempel på hur konteringen ser ut på institutions- respektive förvaltningsnivå. På koncernnivå ska således den interna fördelningen resultera i att debet och kredit tar ut varandra. Institutionen bokför: Ekonomiavdelningen bokför: KIkoncern: Konto FIN Verks Mpt D/K Konto FIN Verks Mpt D/K GU STAT 1* 1EX K STAT 1* 1EX D STAT 1* 1EX K STAT 1* 1EX D 0 FO STAT 2* 1EX K STAT 2* 1EX D 0 Figur STAT 2* 1EX K STAT 2* 1EX D 0 Om interna överföringar av anslag ska göras mellan institutioner ska man tänka på att undvika förfallodag vid månadsskifte eftersom 309*-konton stäms av och ska vara 0 på KI-nivå vid periodstängning (se konteringsexempel ovan). I de fall en institution ska vidareförmedla delar av sitt statsanslag till annan institution ska konto Förmedling anslag enligt beslut inom KI användas, så att den institution som vidaresänder bokar i debet och mottagande i kredit. Motpartskod blir den andra institutionens. 4.2 BIDRAG OCH UPPDRAG/AVGIFTER För att kunna ta ställning till hur bidrag och avgifter ska redovisas är det viktigt att först definiera vad som är bidrag respektive uppdrag vid Karolinska Institutet. Bidrag är medel som tas emot utan krav på motprestation. Bidragsgivaren, som kan vara statlig eller utomstatlig, kan ändå ställa särskilda villkor utan att kravet på motprestation anses uppfyllt. Bidragsgivaren kan t ex ställa villkor för forskningens inriktning och avrapportering, men det finns däremot inget renodlat köpar/säljar-förhållande. En bidragsgivare har rätt att kräva följande utan att bidraget klassas som uppdrag: att bidraget ska användas för ett visst ändamål att viss person utses till projektansvarig att rapport eller dokumentation lämnas över uppnådda resultat Uppdaterad Sida 82

88 Uppdrag är medel som betalas för en specificerad motprestation, dvs uppdragsgivaren ställer krav på att få varor, tjänster eller särskilda förmåner i utbyte. Uppdragsgivaren kan t ex ha rätt till resultaten eller utse vilka personer som får en utbildning. Med motprestation menas att uppdragsgivaren: kan ställa krav på hur uppgiften ska utföras kan ställa krav på att vissa resultat ska uppnås kan kräva fördröjning av publicering av resultatet kan komma i åtnjutande av någon särskild förmånsställning räknar med att resultatet ska tillfalla uppdragsgivaren Redan i samband med avtals- eller kontraktsskrivningen är det viktigt att en korrekt bedömning görs om avtalet ska betraktas som bidrag eller uppdrag. Beroende på klassificeringen behandlas/värderas intäkten på olika sätt då det gäller ansökan, redovisning och moms. Ett bidrag ska t ex alltid rekvireras, medan ett uppdrag vanligtvis faktureras. Ett bidrag redovisas enligt kontantprincipen, dvs när det erhålls, medan ett uppdrag som faktureras utgör grund för en fordran på uppdragsgivaren. Det är dock avtalet och dess innehåll som styr bedömningen, inte vilka ord som används i avtalet. Vid osäkerhet om bedömning (om det är bidrag eller uppdrag) ska KIs jurister tillfrågas. Alla avtal över kr som rör uppdragsforskning ska kontrolleras av KIs jurister och undertecknas av universitetsdirektören. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare. Se även kapitel 8.3 Uppdragsutbildning. Av figur 4.2 nedan framgår de grundläggande skillnaderna mellan bidrag och uppdrag: Bidrag Uppdrag Ingen motprestation som krav Krav på motprestation Beslut om samfinansiering (om inte full kostnadstäckning ges av finansiären) Full kostnadstäckning (Kalkyl för uppdragsforskning) 65 (Kalkyl används, se 4.2.1) Gåvobrev/Avtal Uppdragsavtal Ska alltid rekvireras Faktureras Mervärdesskattelagen (moms) Kontogrupp 35 Kontogrupp 33 Verksamhetskod 3* Verksamhetskod 5*, 6* Diarieförs i Platina Diarieförs i Platina Figur För beräkning och kalkylering inför uppdragsutbildning, kontakta Avdelningen för uppdragsutbildning. Uppdaterad Sida 83

89 4.2.1 BIDRAG I samband med ansökan om bidrag är det viktigt att göra en kalkyl för projektets totala kostnader under hela dess livslängd för att se att full kostnadstäckning ges eller om det finns behov av samfinansiering. För detta ändamål har en projektkalkylmall tagits fram. Projektkalkylmallen inklusive användarinstruktioner finns att hämta på respektive institutions egen hemsida DIARIEFÖRING AV KONTRAKT I PLATINA Så snart medel beviljats, ska kontraktet (avtalet) och ansökan diarieföras i Platina, varvid ett diarienummer erhålls. Hur registrering sker och för svar på vanliga frågor, se information på ekonomiavdelningens hemsida BOKFÖRING AV BIDRAG Bidrag ska redovisas som intäkt av bidrag i samband med likvidbokning, förutsatt att avsikten är att det ska förbrukas vid KI (FÅB 4 kap). Oförbrukade bidrag värderas 66 (periodiseras) varje månad för att täcka framtida kostnader. Alla bidrag konteras i kontogrupp 35 på projekt med verksamhetskod 3* för forskningsbidrag (verksamhetskod 4* för bidrag till utbildning) i enlighet med avtal/gåvobrev. Finansiär och motpart ska alltid anges. Det är olika konton beroende på om givaren är statlig eller inte. Nedan ges exempel på några olika typer av konteringar vid inbetalning av bidragsmedel: Typ av bidragsgivare Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks D/K (Plusgiro in) EX D Statlig myndighet (t ex VR) 3511 X/X *3 3VR VR 3* K Statlig myndighet via annan myndighet X/X *3 3VR KTH 3* K (exemplet visar från VR via KTH) Svensk utomstatlig (t ex HjärtLungf) 3512 X/X *3 5HL 1EX 3* K Svensk utomstatlig via statlig myndighet X/X *3 5HL KTH 3* K (exemplet visar från HjärtLungf via KTH) Bidrag från EU (Kommissionen) 3524 X/X *3 85EU 1EX K Bidrag från EU (via annan myndighet, X/X *3 85EU SU 3309 K t ex via Stockholms Universitet) Bidrag från land inom EU (t ex University of Oxford) 3521 X/X *3 85UO 1EX 3* K Bidrag från utomeuropeisk finansiär 3523 X/X *3 85NIH 1EX 3* K (exemplet visar bidrag från NIH) Figur För förklaring, se kapitlet Centrala begrepp 67 Särskilda verksamhetskoder gäller för koordinator- respektive partnerprojekt (för fullständig kodlista, se Agresso) Uppdaterad Sida 84

90 ÅTERBETALNING AV BIDRAG Vid en eventuell återbetalning av bidrag görs ingen skillnad på om det är årets inkomna medel eller äldre medel som återbetalas. Återbetalningen bokas alltid över resultaträkningen med debitering av 35*-konto. Återbetalning sker i normalfallet via GiroVision, men om det gäller större belopp kan leverantörsreskontran tillfälligt öppnas för direktbetalning via Agresso. Kontakt tas då med ekonomiavdelningen. Exempel på kontering av återbetalning till Vetenskapsrådet av medel som erhölls år 2009 eller senare framgår av figur 4.4 nedan. Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks Belopp D/K K 3511 xx/xx *3 3VR VR D Figur 4.4 Vid återbetalning av medel erhållna före 31 december 2008 ska man tänka på att momskompensation (tidigare högskolemoms 8 %) kan ha dragits och i sådana fall återföra den. I de fall rättning gjorts, ska belopp och verifikationsnummer meddelas redovisningsgruppen vid ekonomiavdelningen För ytterligare information om högskolemoms, se kapitel 3.2 om Momskompensation. Exempel på kontering av återbetalning till utomstatlig givare (i detta exempel Cancerfonden) som erhållits före den 31 december 2008: Konto Dnr Proj FIN Mpt Verks Belopp D/K K 3512 xx/xx *3 5CF 1EX D D Figur VIDAREFÖRMEDLING AV BIDRAG INOM KI I vissa fall ska en bidragsintäkt delas av flera KI-institutioner. Bidragsgivaren väljer oftast att göra en inbetalning på hela beloppet till en av institutionerna. Första mottagande institution ska diarieföra avtalet i Platina och intäktsföra bidraget. Konteringen på första institutionen blir på konto 35*, bidragsintäkter. Utbetalningen till annan KI-institution sker sedan via debitering av konto 3564 (Förmedling av bidrag mellan institutioner) och då anges den ursprungliga bidragsgivarens finansiärs- och motpartskod. Inbetalningen bokförs hos mottagande KIinstitution på samma konto 3564 i kredit, med samma ursprungliga finansiärs- och motpartskod. 68 momskompensation som återförs Uppdaterad Sida 85

91 Konto 3565 är upplagt för flytt av forskare/forskargrupp mellan institutioner. Detta konto ingår inte i underlag för aktivitetsredovisning 69. För ytterligare beskrivning av forskarflytt inom KI, se kapitel 8.2. För vidareförmedling av bidrag utanför KI, se kapitel 7 Transfereringar INTERNA BIDRAG MELLAN KI INSTITUTIONER Interna bidrag som sänds från universitetsförvaltningen (UF) eller universitetsstyrelserna (US) till institution konteras (Bidragsintäkt, KI-intern) hos mottagande institution och (Lämnade bidrag, KI-intern faktura) vid förmedlande institution (förvaltningen). Interna bidrag ska totalt sett bli noll på KI-nivå, dvs belopp bokförda konto ska ha motbokning på konto Ytterligare information om internredovisning, se kapitel GÅVO- OCH DONATIONSMEDEL VID KI Med en donation avses varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentarisk förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse. 70 Gåvo- och donationsmedel vid KI utgörs i regel av medel från en donator till KI där avkastningen ska användas till särskilda ändamål. KI har normalt rätt att placera gåvo- och donationsmedlen så att avkastningen optimeras, t ex i aktier, obligationer och andra värdepapper. Sådan placering görs av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen och får inte göras vid institution. Före 1997 redovisades samtliga donationer inom ramen för myndigheten, men i och med införandet av stiftelselagen 71 delades donationer upp i KI-fonder och KI-stiftelser. KI FONDER Fonder som redovisas inom KI som myndighet, s k KI-fonder, och som förvaltas av kapitalförvaltningen vid Universitetsförvaltningen (UK). Såväl kapital som avkastning får förbrukas. Utdelning från KI fonder bokförs på internkonto med finansiär och motpartskod 9UK hos mottagande institution. Huvudprincipen är att utbetalda medel ska förbrukas samma år som de är beslutade, såvida inte annat framgår av beslutet. 69 Med aktivitetsredovisning menas insamlandet av vissa uppgifter som sker årligen. Uppgifterna hämtas in via enkät och består av inbetalda externa bidrag, bibliometri, forskarexamina (disputation och licentiatexamen) samt postdoc månader. Resultatet av detta ligger sedan till grund för fördelningen av forskningsresurser som Styrelsen för forskning gör via aktivitetstilldelning. 70 Donationsförordning 1998:140, 2 71 Stiftelselagen 1994:1220 Uppdaterad Sida 86

92 KI STIFTELSER Fristående stiftelser 72, s k KI-stiftelser, är egna rättssubjekt med en förvaltning som är ansluten till KI. Enbart stiftelsens avkastning, inte kapitalet, får förbrukas. Utdelning från KI stiftelser bokförs på konto 3512 (Bidrag från svenska utomstatliga) med finansiär 5KIS och med motpartskod 1EX hos mottagande institution. Oanvända resebidrag 73 och forskningsbidrag ska återbetalas oavsett om givaren är KI fonder eller KI stiftelser. Om medlen inte förbrukas helt kan återbetalningskrav bli aktuellt. Alternativet är att snarast ansöka om att använda medlen till annat ändamål (t ex annan resa) GÅVOINTÄKT UTAN UNDERLAG När en gåva kommer in utan underlag ska en bedömning göras om KI ska ta emot gåvan eller inte. Är KI rätt mottagare? Kan KI ta på sig eventuella skyldigheter som gåvan medför? Det ska vara ett aktivt beslut och gåvan ska accepteras av KI skriftligt. Om beslutet tas att KI ska ta emot gåvan ska bidragsgivaren kontaktas och gåvobrev upprättas. Av gåvobrevet ska det framgå att det är en gåva, vem mottagaren är samt eventuella villkor som är förknippade med gåvan. En mall för tackbrev för gåvor finns på hemsidan. I de fall då ett bidrag erhållits och som tillhör institutionen, men där kontrakt inte finns tillhands vid bokföring av inbetalningen, bokförs bidraget på ett särskilt projekt i Agresso; projektnummer (Bidragsmedel utan kontrakt). En omföring görs till rätt projekt när kontraktet/gåvobrevet kan läggas som underlag till bokföringen INTERNATIONELLA BIDRAG EU-MEDEL Eftersom EU inte ger full kostnadstäckning och samfinansiering därför krävs är det viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en EU-ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om EU-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och EU, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering. För ytterligare information, se Grants Office hemsida. Information om redovisning av EU-medel finns även att läsa på ekonomiavdelningens hemsida. USA-FINANSIERADE MEDEL NIH (National Institution of Health 74 ) ger inte full kostnadstäckning varför behov av samfinansiering finns. Det är således viktigt att en bedömning görs av institutionens ledning om en NIH- 72 En stiftelse är en egen juridisk person med eget organisationsnummer. 73 Resebidrag beviljas alltid för specifik resa Uppdaterad Sida 87

93 ansökan kan tillstyrkas eller inte. Avtal om NIH-finansierad forskning tecknas sedan mellan KI som universitet och NIH, inte mellan särskilda institutioner eller enskilda forskare. Vid KI ger Grants Office stöd och hjälp för forskare och administratörer i frågor som rör internationell finansiering. Se även kapitel om undantag från indirekta kostnader AVGIFTER OCH UPPDRAG Avsnittet avgifter omfattar fyra olika typer av avgifter. I enlighet med regleringsbrevet får universitet och högskolor bedriva sex olika typer av verksamheter mot avgift och disponera inkomsterna från dem. Tabellen nedan visar en översikt över avgiftstyperna, vilka konton de motsvaras av samt vilka verksamheter som hänför sig till respektive avgift. Senare i kapitlet redogörs närmare om de olika avgiftstyperna. Obs! Vid budgetering av uppdrag ska särskild kalkylmall för uppdragsforskning. Vid uppdragsutbildning kontaktas Avdelningen för uppdragsutbildning. Avgiftstyp Konto Verksamhetstyp Intäkter enligt 4 i avgiftsförordningen (Se ) 31* - Uthyrning av lokaler - Intäkter av konferenser - Föreläsningsarvoden - Informations- och kursmaterial - Tidskrifter och andra publikationer - Tjänsteexport Offentligrättsliga avgifter (Se ) Verksamhetsfakturering (Se ) Övriga avgiftsintäkter (Se ) 32* - Forskningsetisk granskning - Högskoleprov (KI har inte högskoleprov) 33* - Beställd utbildning - Internationella utbildningssamarbeten - Uppdragsutbildning - Uppdragsforskning 34* - Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31* - 33* och som främst rör mindre belopp Figur The National Institutes of Health (NIH), a part of the U.S. Department of Health and Human Services, is the primary Federal agency for conducting and supporting medical research ( Uppdaterad Sida 88

94 INTÄKTER ENLIGT 4 I AVGIFTSFÖRORDNINGEN I Avgiftsförordningen 75 finns ett generellt tillstånd för myndigheter att mot avgift ta betalt för ett antal tjänster och varor, om det är förenligt med myndighetens uppgift enligt lag, instruktion eller annan förordning. Avgifter i 4 gäller främst biprodukter till myndighetens ordinarie verksamhet. Det innebär att offentligrättsliga avgifter, verksamhetsfakturering eller övriga avgiftsintäkter inte är 4-avgifter, se beskrivningar för dessa avgifter nedan i detta kapitel. För att kunna kategoriseras som 4-intäkter måste intäkterna vara av tillfällig natur eller av mindre omfattning. Detta bedöms för hela KI. Vid oklarheter kontaktas redovisningsgruppen vid ekonomiavdelningen. Prissättning av varor och tjänster görs upp till full kostnadstäckning, se även avsnitt om full kostnadstäckning vid fakturering. För tjänsteexport 76 gäller dock krav på lönsamhet enligt Avgiftsförordningen, vilket innebär att åtminstone full kostnadstäckning ska uppnås. Intäkterna omfattas av moms. Generellt undantag från moms finns för uthyrning av lokaler och i vissa fall periodiska tidskrifter, se kapitel 3.5 Ej skattepliktig verksamhet. KIS 4-AVGIFTER De sex olika verksamhetstyper inom vilka KI får ta ut och disponera avgifter är: 311* Uthyrning av lokaler Under förutsättning att avtalet för lokalerna tillåter det får KI hyra ut tillfälligt lediga lokaler. Uthyrningen kan gälla kurs- eller konferenslokaler och även parkeringsplatser. Vad som ingår i hyresavtalet ska specificeras, t ex värme, el och städning. 312* Intäkter av konferenser Konferenser som anordnas för att nå ut med information. Konferensavgiften påverkas av kostnader som löner, arvoden till externa föreläsare, lokalkostnader, material, eventuell förtäring etc. 313* Föreläsningsarvode Arvode när personal anlitas för föreläsning på kurs eller konferens. Avgift får inte tas för den serviceskyldighet som myndigheter ska tillhandahålla enligt Förvaltningslagen 4 och Avgiftsförordningen (1992:191) 76 Med tjänsteexport avses sådana tjänster som inom eller utom riket tillhandahålls avnämare i utlandet (EAhandbok, ESV) Uppdaterad Sida 89

95 314* Informations- och kursmaterial Information om myndighetens områden i olika former som broschyrer, videofilmer, affischer etc, men inte produkter som ska ingå i 315*. Kursmaterial som ingår i kursavgiften tas inte upp här. 315* Tidskrifter och andra publikationer Här avses försäljning av rapporter, böcker, utredningar, tidskrifter etc. Även ett externt företag kan anlitas för försäljningen. 316* Tjänsteexport En myndighet får marknadsföra tjänster inom sitt område, inom eller utom landet 77, men KI har ingen tjänsteexport per definition OFFENTLIGRÄTTSLIGA AVGIFTER Förutom forskningsetisk granskning redovisas här också avgifter för kopior, bevis och registerutdrag m m som tas enligt i Avgiftsförordningen. Enligt nämnda förordning ska en myndighet efter särskild begäran lämna ut: 1. kopia eller avskrift av allmän handling 2. utskrift av upptagning för automatisk databehandling 3. kopia av video- eller ljudbandsupptagning eller utskrift av ljudbandsupptagning eller 4. sådana bevis och registerutdrag som avses i 20 Ovanstående gäller uttag med stöd av offentlighetsprincipen. Avgift för kopior (tio sidor eller mer) ska tas ut enligt följande 78 : Tio första sidorna 50 kr Varje sida därutöver 2 kr Porto (om mer än 20 gram) och postförskottsavgift Om uppdragsgivaren vill ha kopior via post ska detta expedieras genom postförskott (inklusive porto) eller via förskottsbetalning. Uppdrag under 100 kr får skickas utan postförskott. I detta fall ska inbetalningskort bifogas och fordran bevakas. Offentligrättsliga avgifter är icke-skattepliktiga och bokförs på konto 3211 eller Enligt Tjänsteexportförordningen (1992:192). 78 Enligt Avgiftsförordningen (1992:191) Uppdaterad Sida 90

96 VERKSAMHETSFAKTURERING Beställd utbildning enligt avtal med annat svenskt lärosäte eller annan svensk extern finansiär Internationella utbildningssamarbeten Uppdragsutbildning Uppdragsforskning enligt avtal med annat utländskt lärosäte inom EU anordnas mot avgift från annan än enskild person och som uppdragstagaren utser deltagare till 79. Avdelningen för uppdragsutbildning ansvarar för samordningen av uppdragsutbildningen vid KI, se även kapitel 8.3. avser forskning som utförs på uppdrag av en extern uppdragsgivare som bestämmer forskningsområde. Rätten till resultaten regleras i avtal. Uppdragsverksamhet avser sådan verksamhet - uppdragsforskning eller uppdragsutbildning - där KI åtagit sig att för en utomståendes räkning utföra ett forskningsprojekt eller en viss utbildning. Uppdragsgivaren ställer särskilda krav på motprestation som ersätts enligt i förväg uppgjorda kontrakt. Det ska alltid finnas kontrakt upprättade och uppdrag ska alltid faktureras, aldrig rekvireras. Denna typ av intäkt omfattas av Mervärdesskattelagen. Uppdragsgivare är vanligtvis privata företag, kommuner eller landsting. Avdelningen för uppdragsutbildning har det övergripande och samordnande ansvaret för uppdragsutbildning vid KI och är också den som tecknar avtal med uppdragsgivare, se vidare kapitel 8.3 Uppdragsutbildning. Som tidigare nämnts i kapitlet om bidrag är det av stor vikt att intäkten klassificeras rätt redan vid kontraktsskrivning. Beroende på klassificering ska intäkten behandlas olika med avseende på ansökan, redovisning och moms ÖVRIGA AVGIFTSINTÄKTER Avgiftsintäkter som inte finns specificerade under 31*-33* och främst avser mindre belopp redovisas på 34* Övriga avgiftsintäkter. De delas i kontoplanen upp på följande: 341* Försäljning material utgör inte myndighetens egentliga produkter men ingår i myndighetens verksamhet. Här får endast ersättning av mindre omfattning konteras. 79 Enligt Förordning 2002:760 om uppdragsutbildning vid universitet och högskolor Uppdaterad Sida 91

97 342* Realisationsvinst försäljning anläggningstillgångar används då en anläggningstillgång säljs och försäljningsinkomsten är större än det bokförda värdet. För mer information, se kapitel om anläggningstillgångar. 343* Försäkringsersättningar avser ersättning från Kammarkollegiet. OBS! Myndigheter får inte teckna försäkring hos ett enskilt försäkringsbolag utan tillåtelse från Kammarkollegiet. 344* Andra ersättningar avser t ex FoU-avtal, sponsringsintäkter och återvunna förluster. Kontot används främst för mindre belopp som inte kan redovisas på något specificerat avgiftsintäktskonto. 345* Patientintäkter avser t ex tandläkar- och optikerutbildningen HUR INTÄKTSKONTON ÄR UPPBYGGDA För att underlätta uppgiftslämnande till skatteredovisningen finns ett antal intäktskonton. Vilket konto som ska användas beror dels på avgiftstyp, dels på om omsättningen är skattepliktig eller inte samt om den är omsatt inom eller utom landet. Första siffran anger kontoklass, t ex 3 för intäkter. Andra siffran anger indelning i kontogrupp, t ex 33 för uppdrag. Fjärde siffran är anpassad till Skatteverkets skattedeklaration (se kapitel 3 om mervärdesskatt) och har följande innebörd i kontogrupperna 31*, 33* och 34*: 1 Statlig motpart, ej moms 2 Momsbefriade, enligt lag 3 Utomstatliga 25 % moms 4 Utanför Sverige, 25% moms (undantag från huvudregeln om omvänd skattskyldighet) 5 Export utanför EU, ej moms 6 Utomstatliga 6 % moms. 7 EU-land, ej moms FULL KOSTNADSTÄCKNING VID FAKTURERING KI erhåller ersättning för avgiftsfinansierad verksamhet genom fakturering. Som grund för en kundfaktura ska det alltid finnas ett faktureringsunderlag i form av avtal eller liknande. Försäljning av t ex kursmaterial till studenter kan ske mot faktura eller mot direkt betalning. Det är viktigt att ta hänsyn till alla kostnader man haft, t ex i form av tid, material, lokalhyra, för att full kostnadsersättning ska erhållas. I Avgiftsförordningens 5 80 anges att om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. För uppdragsforskning gäller INDI-modellen och den kalkylmodell som gäller för respektive institution, se figur 4.7 och 4.8 nedan samt även kapitel 8.1 om indirekta kostnader/full kostnadstäckning. För uppdragsutbildning ska alla kostnader, inklusive 80 Avgiftsförordningen (1992:191) Uppdaterad Sida 92

98 administration och lokaler, som är hänförliga till kursen anges i kronor 81. Kalkylmall vid beräkning av uppdragsforskning finns på KIs intranät. EXEMPEL PÅ FAKTURAUNDERLAG Beskrivning Belopp Uppdragsbelopp, dvs tid, material etc (se även figur 4.8) Påslag för overhead (om INDI är t ex 20%) Delsumma Moms 25% Totalt att fakturera Figur 4.7 BERÄKNING AV DEBITERBAR TID OCH TIMKOSTNAD I EN UPPDRAGSKALKYL För att fastställa debiterbar tid måste först betald ledighet och indirekt tid som administration, utbildning eller utvecklingsarbete räknas bort, se exempel i figur 4.8 nedan. Arbetstid på årsbas (heltid) Dagar Timmar 52 veckor x 40 tim veckor helgdagar Betald tid veckors betald semester Annan betald frånvaro I. Standardtid Egen administration -80 Egen utveckling etc -200 Resor, sammankomster -200 Annan indirekt tid -480 II Debiterbar tid (direkt tid) Figur 4.8 Efter att debiterbar tid beräknats enligt ovanstående modell, beräknas timkostnaden enligt nedanstående formeln: Månadslön + lönekostnadspåslag (LKP) inkl semesterersättning Debiterbar tid/12 OBS! Ingen moms tillkommer vid fakturering till andra statliga myndigheter. 81 Fakturering av uppdragsutbildning sker vid Avdelningen för uppdragsutbildning (ej vid institutionen) Uppdaterad Sida 93

99 Kalkylen i figur 4.7 ovan anses vara eget arbetsmaterial. Vid internfakturering specificeras den indirekta kostnaden (INDI) på fakturan. På den externa fakturan som skickas iväg behöver specifikation endast finnas på kostnad + momsbelopp = totalbelopp. För ytterligare information, se kapitel 3.3 om utgående moms, kapitel om moms i samband med vidarefakturering, samt kapitel om osäkra kundfordringar SPONSRING Sponsring är en ömsesidig överenskommelse där den ena parten lämnar ersättning (kontanta medel, varor eller tjänster) medan den andra parten lämnar motprestation, som åtminstone till viss del utgörs av exponering av sponsorns företagsnamn eller varumärke. Karakteristiskt för sponsring är att det som sponsorn betalar för i stor utsträckning syftar till att skapa en positiv attityd till sponsorn själv och sponsorns produkter. I allmänhet rör det sig om att sponsorn betalar för ett paket med olika varor och tjänster. Man kan också säga att sponsorn köper en exponering av sitt eget namn eller en rättighet att utnyttja den sponsrade partens namn för att öka sin goodwill. Exempelvis kan en sponsor vilja bli omnämnd som sponsor för ett visst projekt genom att en skylt med sponsorns namn sätts upp eller genom att sponsorns namn anges på myndighetens webbplats, i brevpapper eller i annan tryckt form. Kostnaden för myndigheten torde i dessa fall vara marginell, medan värdet för sponsorn kan vara betydande GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH AVGIFT, BIDRAG, DONATION ELLER GÅVA Sponsring har stora likheter med tillhandahållande av varor och tjänster mot avgift i båda fallen rör det sig om att den som betalar ersättningen får varor eller tjänster som motprestation. Det är dock viktigt att kunna dra en gräns mellan å ena sidan försäljning av en vara eller en tjänst mot avgift och å andra sidan sponsring. För myndigheter har gränsdragningen mellan bidrag och sponsring betydelse. Ett bidrag eller en gåva innebär att givaren lämnar pengar eller andra tillgångar till myndigheten utan krav på motprestation. Bidragsgivaren får inte heller ges särskild förmånsställning, ställa krav på hur uppgiften ska utföras eller kräva att vissa resultat ska uppnås. Även för företag är gränsdragningen viktig, inte minst från beskattningssynpunkt. Sponsorn måste alltså få en motprestation, t ex i form av annonsplats el dyl, som är av sådan art att den skulle kunna öka omsättningen i näringsverksamheten. Sponsring helt utan motprestation anses som gåva och är då inte en avdragsgill kostnad för sponsorn GRÄNSDRAGNING MELLAN SPONSRING OCH MOTTAGANDE AV MUTA Om ett företag sponsrar t ex en personalfest eller en personalresa mot att de får visa sina produkter/tjänster/fabrikat eller ännu tydligare, helt utan krav på motprestation, är det i utgångsläget risk 82 Sponsring som finansieringskälla. En vägledning för statliga myndigheter (ESV 2002:15) Uppdaterad Sida 94

100 för mutbrott. Samma stränga bedömning gäller som vid mottagande av gåvor, se avsnittet om mutor och bestickning i kapitlet Centrala begrepp. Företag ska inte sponsra på ett sätt som innebär fördelar för anställda. Inte heller för studenter ska KI medverka till sponsringsavtal (såvida sådana studentaktiviteter inte går via studentföreningar). Om företaget/finansiären däremot ställer alltför höga krav på motprestation blir sponsorbidraget istället en momspliktig omsättning av tjänst (uppdrag). REGLER OCH RIKTLINJER KI har antagit en gåvopolicy som anger interna riktlinjer kring gåvor. Information om vad som är en donation framgår av donationsförordningen. Det finns överenskomna gemensamma etiska regler i det s k LIF-avtalet 83 (mellan läkemedelsföretagen och sjukvården), särskilt artikel 38 och 40 i Läkemedelsbranschens etiska regelverk rör regler om gåvor och sponsring. Vid frågor om redovisning av sponsormedel kontaktas ekonomiavdelningen. 4.3 FINANSIELLA INTÄKTER En finansiell intäkt är t ex ränteintäkter (räntekontot i Riksgälden), kursvinster eller vinst vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella intäkter under kontoklass KI har hängavtal, varför det gäller även för KI Uppdaterad Sida 95

101 5 VERKSAMHETENS KOSTNADER Kostnader kan definieras som värdet av de resurser som Karolinska Institutet har förbrukat, till skillnad från utgifter som avser anskaffning av resurserna. Vid KI tillämpas bokföringsmässiga grunder för den ekonomiska redovisningen. Detta kallas även kostnadsmässig redovisning. Det innebär att transaktioner och andra händelser bokförs när de inträffar och inte enbart vid ut- eller inbetalningar, samt att de redovisas för den period som de hänför sig. Enligt FÅB (Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag) ska verksamhetens kostnader i resultaträkning fördelas på följande rubriker, se figur 5.1: Typ av kostnad Kontoklass/grupp Hänvisn i detta kapitel Kostnader för personal Kostnader för lokaler 50* 5.2 Övriga driftskostnader 51* - 58* 5.3 Finansiella kostnader 59* 5.4 Avskrivningar och nedskrivningar Figur 5.1 Utöver detta måste KI enligt regleringsbrevet göra en uppdelning på verksamhetsgrenar, vilket förklarar varför verksamhetskoder finns upplagda i redovisningssystemet (se förklaring i kapitlet Centrala begrepp). Eftersom det finns krav på en rättvisande verksamhetsredovisning bör fördelning av lön och övriga kostnader göras månadsvis. Merparten av alla dessa kostnader, förutom lönekostnader och avskrivningskostnader, konteras i Contempus och bokförs i Agresso när de lämnat efterkontrollen (i Contempus). 5.1 PERSONALKOSTNADER Personalkostnader konteras huvudsakligen inom kontoklass 4 via personalsystemet Primula. Förutom löner och arvoden bokförs även alla typer av personliga ersättningar som arbetsgivaren måste lämna kontrolluppgift för, t ex traktamenten, bilersättningar och läkemedelsersättningar inom kontoklass 4 i Primula. Kostnader för utbildning för egen personal, konto 481*, samt övriga personalkostnader, konto 49*, t ex personalrepresentation, kan konteras direkt när fakturan kommer in via Contempus. Dock bör man tänka på att fullt skatteavdrag inte kan göras vid representation, se Regler och riktlinjer om representation samt särskild konteringsguide vid Karolinska Institutet samt kapitel 3 om mervärdesskatt. Uppdaterad Sida 96

102 5.1.1 REPRESENTATION Begreppet representation är inte tydligt definierat i skattelagstiftningen och det innebär att det lätt uppstår frågor om hur representation ska definieras och konteras. Vid KI finns därför regler och riktlinjer som ska vara till hjälp vid bedömning om vad som dels kan klassificeras som representation, dels vad som är intern representation respektive extern representation, vilka högsta momsavdrag som gäller osv. Ytterligare stöd finns i konteringsguiden, som ger olika konkreta exempel på kontering av representation. 5.2 KOSTNADER FÖR LOKALER Kostnader för lokaler avser också kostnader för elektricitet, vatten, bränsle, städning och reparation av lokaler. 5.3 ÖVRIGA DRIFTSKOSTNADER Som övriga driftskostnader bokförs förutom inköp av varor även inköp av tjänster, t ex service och underhåll, resekostnader, extern representation, operationell leasing, konsulttjänster osv RESEKOSTNADER I kontoklass 55 redovisas kostnader i samband med de anställdas resor i tjänsten samt reseersättning för icke-anställda personer, t ex inbjudna gästföreläsare. Resekostnaderna konteras i huvudsak i Contempus när faktura kommer från resebolaget. Övriga utlägg och resekostnader konteras i Primula genom att de anställda registrerar reseräkning i PA-webben. När ersättning för resekostnader sker i form av att faktura inkommer från företag (med F-skattsedel), som fakturerar oss för tjänster, bokförs dessa i kontoklass 57, Köp av tjänster. Aktuella riktlinjer om resor finns i KIs resereglemente EXTERN REPRESENTATION Extern representation, som konteras på konto 553*, tillåts endast i direkt anslutning till KIs verksamhet. Exempel på representation är inledande eller bibehållande av för KI viktiga förbindelser eller utgifter vid jubileer/viktigare invigningar. Sambandet med KIs verksamhet ska klart framgå i verifikationen. Det bör påpekas att KI som myndighet inte får ge gåvor i form av bidrag till välgörande ändamål, t ex välgörenhetsfonder, ideella organisationer eller liknande. Presentkort (som går att byta mot pengar) är inte heller en tillåten representationsgåva. Ytterligare information om beloppsgränser, momsavdrag, konteringsexempel osv ges i KIs regler och riktlinjer för representation samt i konteringsguiden. Uppdaterad Sida 97

103 5.3.3 ICKE GILTIGA KOSTNADER Vissa finansiärer, främst internationella gåvogivare som EU och USA, ställer särskilda krav på vilka kostnader de erkänner som giltiga respektive icke-giltiga för ersättning. Som exempel på icke-giltiga kostnader i EU-projekt kan nämnas utländsk moms (VAT), som enligt KIs regler bokförs på kostnadskonto, skuldräntor, kursförluster m m. För ytterligare information och länkar till guidelines hänvisas till ekonomiavdelningens hemsida. 5.4 FINANSIELLA KOSTNADER En finansiell kostnad är en kostnad som inte rör den egentliga verksamheten, t ex räntekostnader eller förlust vid försäljning av värdepapper. Vid KI redovisas finansiella kostnader under kontoklass 59. Här bokförs således dröjsmålsräntor, kursförluster, plusgiroavgifter och inkassokostnader LEASING Enligt Kapitalförsörjningsförordningen får ett avtal om hyra eller hyrköp träffas under förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp. Ett leasingavtal är ett avtal enligt vilket en leasegivare - på avtalade villkor under en avtalad period - ger en leasetagare rätt att använda en tillgång i utbyte mot betalningar. Det finns två typer av leasing: finansiell och operationell, där operationell leasing oftast avser behov under en kortare tid. En kalkyl måste upprättas som visar vilket alternativ som är förmånligast innan ett avtal undertecknas. En excelmall som underlättar kalkyleringen finns på intranätet under Ekonomi och inköp. Det är viktigt att klassificering av avtalet blir korrekt då de olika leasingtyperna redovisas olika. Som bilaga till Redovisningsrådets rekommendation 6:99 om leasingavtal finns en grafisk översikt som är tänkt att underlätta klassificering av avtalet. ESV har också gett ut en handledning som ska vara ett stöd till myndigheterna vid bedömning av om man ska hyra/leasa anläggningstillgångar FINANSIELL LEASING Ett finansiellt leasingavtal innebär att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av en tillgång i allt väsentligt överförs från leasegivaren till leasetagaren. Äganderätten kan, men behöver inte, slutligen övergå till leasetagaren. Ett av kriterierna för att ett avtal ska klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är att vissa fördelar kommer att överföras från leasegivare till leasetagare. Vid leasingavtalets början ska det åtminstone framstå som rimligt att man kommer att vilja köpa ut tillgången. Enligt Förordningen Uppdaterad Sida 98

104 om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska anläggningstillgångar som innehas enligt ett finansiellt leasingavtal redovisas hos myndigheten som anläggningstillgång och förpliktelsen att i framtiden betala leasingavgifter som skuld OPERATIONELL LEASING Ett leasingavtal som inte klassificeras som ett finansiellt avtal är ett operationellt leasingavtal. Operationell leasing kan också liknas vid en hyressituation. Vanligtvis är det ett tvåpartsförhållande mellan ett leasingbolag och KI. Leasingbolaget köper in eller äger utrustning som sedan hyrs ut till KI mot en avgift. Leasingbolaget står bland annat för service, underhåll och försäkringar. Ofta är avtalstiden kortare än utrustningens ekonomiska livslängd (sällan längre än 3 år). Ett operationellt leasingavtal redovisas som kostnad på konto Rätt kostnadsbelastning över tiden innebär att periodisering görs på konto Detta gäller leasing där KI inte förbundit sig att hyra för mer än kortare tid och där uthyraren bär alla risker i form av att leasingobjektet blir omodernt eller oanvändbart. Kontraktstiden är vanligen mindre än 5 år. Vid frågor om leasing kontaktas redovisningsgruppen. 5.5 AVSKRIVNINGSKOSTNADER Kostnaden för anläggningstillgångars värdeminskning redovisas i form av avskrivningskostnader i kontoklass 6. Vid KI används linjär avskrivning för tillgången under hela dess ekonomiska livslängd. För ytterligare förklaring om när och hur avskrivning sker, se kapitel om avskrivningar. Uppdaterad Sida 99

105 6 UPPBÖRDSVERKSAMHET Intäkter som statliga myndigheter redovisar för statens räkning kallas uppbörd. De har en unik karaktär inom den statliga redovisningen och de principer för redovisning av intäkter som gäller i andra sammanhang kan inte alltid tillämpas. Uppbörd i statlig redovisning kan, på ungefär motsvarande sätt som för transfereringar, ses som inkomster som myndigheten redovisar för annans, dvs statens, räkning. Uppbörd avser något som ligger utanför själva myndigheten, myndigheten har enbart en förmedlande roll. Myndighetens uppgift är att ta emot inkomsterna och därefter föra dem till statens kassa och redovisa dem mot inkomsttitel 84 på statsbudgeten. Enligt föreskrifter till Förordningen om årsredovisning och budgetunderlag (FÅB) ska myndigheterna redovisa de gemensamma statsinkomsterna i ett särskilt avsnitt i resultaträkningen med rubriken Uppbördsverksamhet. Vid Karolinska Institutet består avsnittet av två poster: - Intäkter av avgifter m m samt andra intäkter som inte disponeras av myndigheten - Medel som tillförts statsbudgeten från uppbördsverksamhet (ses som kostnad i och med att myndigheten inte får behålla pengarna själv) När myndigheten har redovisat pengarna mot inkomsttitel ska saldot i uppbördsavsnittet normalt vara noll. Vid Karolinska Institutet innebär det att KI tar emot inkomster för statens räkning inkomster som KI inte disponerar själv utan bara för över till statens centralkonto (SCR). De patientintäkter som erhålls i samband med undervisning vid Odontologiska institutionen är ett exempel på uppbörd. 84 Inkomsttitel är en post på statsbudgetens inkomstsida där statliga myndigheter redovisar inkomster som de själva inte får disponera Uppdaterad Sida 100

106 7 TRANSFERERING Transferering avser ekonomiska händelser där myndighetens huvudsakliga uppgift är att förmedla pengar från statsbudgeten till olika mottagare i form av bidragsutbetalningar. Bidragen, dvs transfereringarna, kännetecknas av att den myndighet som är engagerad i transfereringsverksamheten inte erhåller någon egentlig motprestation från bidragsmottagaren. En transferering är, enkelt uttryckt, en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren. Bidragsmottagarna finns som regel utanför staten, t ex stipendiater, men även myndigheter kan vara mottagare, t ex andra universitet. Bidrag som ska vidareförmedlas till annan part hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om givaren/mottagaren (motparten) är en statlig myndighet eller inte. Om givaren och/eller mottagaren är statlig ska transfereringen bokföras i kontoklass 7. Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder). Det finns ett undantag från detta och det är stipendier, som bokförs som en transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte. Se vidare information om stipendier på intranätet samt nedan i avsnitt Stipendier. Karolinska Institutet (KI) är ingen bidragsgivande myndighet. Transfereringsavsnittet ska endast användas när KI förmedlar bidrag vidare, dvs när KI är koordinator eller vid forskarflytt. Det ska framgå av underlaget att medlen är avsedda att förmedlas vidare och givarens godkännande krävs. Transfereringarna ska inte påverka KIs resultaträkning då KI endast har en förmedlande roll. KI omför medel från en extern part till en annan extern part, dvs händelsen som ger upphov till transfereringen har inte föranlett någon intäkt eller kostnad endast en reducering av medel som KI förvaltar. 7.1 BOKFÖRING Lämnade bidrag, transfereringen, redovisas på något av kontona i kontogrupp 77, 78 eller 79 i resultaträkningens transfereringsavsnitt (i debet). Finansiering av transferering ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit). Se kontoplanen för val av konto STIPENDIER Bidragsmedel som ska lämnas vidare i form av stipendium bokförs av personalavdelningen (PA) på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion) på respektive institution i samband med att lönefilen körs. Institutionen ska då boka upp finansieringen av stipendiet i transfereringsavsnittet, dvs påvisa att en intäktsreducering har skett på det projekt som stipendiet betalas ut från. Finansiering av stipendiet ska redovisas på något av kontona i kontogrupp 73 eller 74 i transfereringsavsnittet (i kredit) mot något av kontona 35??7 (i debet). Uppbokningen av finansieringen på Övriga erhållna medel i kontogrupp 73 och/eller 74 ska motsvara det Uppdaterad Sida 101

107 belopp som PA bokfört på konto 7931 (Lämnade bidrag till enskilda personer för konsumtion). OBS, att transfereringsavsnittet alltid ska vara ett nollsummespel som påvisar hur medel förmedlats vid KI. I figur 7.1 nedan visas ett konteringsexempel - observera att val av konto påverkas av vem som är bidragsgivare! Vi har i detta exempel fått Kr från Cancerfonden kr ska nu betalas ut i stipendier: Konto Benämning FIN Belopp Inbetalningen från Cancerfonden bokförs: 1931 Inbetalningar D 3512 Bidrag från svenska utomstatliga 5CF K När personalavdelningen har kört lönefilen kommer stipendiet att ha bokats upp enligt nedan: 7931 Transferering av bidrag från svenska utomstatliga 20 D 2401 Avräkning LÖN (koncernnivå) 20 K Finansieringen av stipendiet bokas sedan manuellt på institutionen: Transferering av bidrag från svenska utomstatliga 5CF 20 D 7415 Erhållna medel från övriga 5CF 20 K Figur FORSKARFLYTT Transfereringsavsnittet används även vid forskarflytt när forskarens erhållna medel flyttas till det nya universitetet/högskolan. Man bör observera att finansiärens godkännande krävs för att överföra medlen. 7.3 FÖRMEDLING AV BIDRAG MELLAN INSTITUTIONER Transfereringsavsnittet i resultaträkningen avser enbart transfereringar till och från KI - inte mellan institutioner. För bidrag som ska förmedlas vidare till annan institution används konto 3564 (Förmedling av bidrag inom KI), se vidare kapitel om vidareförmedling av bidrag inom KI. Uppdaterad Sida 102

108 7.4 KONTANTPRINCIPEN Lämnade bidrag får inte periodiseras utan ska redovisas som lämnat respektive erhållet bidrag den månad då utbetalning av bidraget sker. Det är därför viktigt att lämnade bidrag når adressaten under samma månad som bidraget sänts. Det innebär att betalningar som avser lämnade transfereringar inte får vara bokförda som leverantörsskulder vid månadens slut. Av den anledningen måste alla transfereringar registreras i så god tid innan månadsskiftet att betalningsuppdraget hinner verkställas av postgiro eller bank. 7.5 OMFÖRINGAR Om inbetalningen först bokförts på intäktskonto i kontoklass 35*, men medlen avsåg att transfereras görs en rättelse antingen direkt (om medlen kommer att sändas senare) eller i samband med utbetalningen. Konto 35??7 debiteras och konto 73- eller 74-konto krediteras. Likvidkontot belastas och konto debiteras, se exempel i figur 7.2. Konto Benämning FIN Mpt Belopp Inbetalning av bidrag från Vetenskapsrådet bokförs: Inbetalningar D 3511 Bidrag från statlig myndighet 3VR VR K Halva bidraget ska vidaresändas till Uppsala Universitet enligt avtal (samarbetsprojekt) och den första bokningen korrigeras enligt nedan: Transferering av bidrag från statliga myndigheter och råd 3VR VR D 7351 Erhållna medel från statliga myndigheter 3VR K Utbetalning sker och transfereringskontot debiteras: 1932 Utbetalningar K 7711 Lämnade bidrag till statliga myndigheter UU D Figur 7.2 Uppdaterad Sida 103

109 8 INTERNREDOVISNING En myndighets finansiella redovisning består av två delar: externredovisning och internredovisning. Externredovisning speglar vad som händer mellan myndigheten och dess omvärld, medan internredovisning speglar omflyttning, fördelning och förbrukning av resurser inom myndigheten 85. Internredovisningen är, i motsats till extern redovisning, inget lagstadgat krav, men särskilt för större företag och myndigheter finns det behov av intern redovisning för att få underlag för kontroll, uppföljning och planering. Informationen hjälper ledningen i beslutsfattandet för hur de vill att KI/institutionen ska styras samt vilka styreffekter som eftersträvas. I alla verksamheter kommer det alltid att finnas kostnader (och ibland även intäkter) som det inte går att tilldela till ett specifikt projekt eller aktivitet, t ex administrationskostnader. Oavsett om det tydligt går att härleda en kostnad/intäkt till en specifik aktivitet eller ej, så ger den viktig information om verksamheten, sorterat per område och avdelning osv. Exempelvis kan en institution styra kostnaderna och intäkterna så att flödet ger en rättvisande bild av dess verksamhet samt uppmuntra viss typ av verksamhet, t ex bedriva utbildning i högre grad än forskning eller vice versa. På KI är fördelningen av INDI 86 ett typexempel på interna kostnader som kan fungera som beslutsunderlag för den ekonomiska styrningen, se vidare kapitel 8.1 nedan. Varje institution vid KI är en egen resultatenhet inom myndigheten med egen huvudbok, plusgiro-, bankgiro och bankonton samt egen balans- och resultaträkning. Prefekten bär det ekonomiska ansvaret för den egna institutionen. Eftersom institutionerna kan liknas vid fristående företag i koncernen KI måste de interna mellanhavandena mellan institutionerna elimineras inför varje bokslut. Det är på koncernnivå som KI som juridisk person gör ett bokslut för hela myndigheten. Därför ska mellanhavanden som sker inom eller mellan institutioner vara interna och inte ge någon resultatpåverkan på bokslutet, dvs kostnaderna/intäkterna ska inte blåsa upp omsättningen i KIs redovisning. Konton som används idag för internredovisning ingår i kontoplanen under respektive kontoklass med särskilda femställiga kontonummer. De konton som används vid omföringar inom den egna institutionen avslutas med siffran åtta (????8) och de som används vid omföringar mellan institutioner avslutas med siffran nio (????9). 85 ESV: 86 KIs benämning på indirekta kostnader (overhead) Uppdaterad Sida 104

110 Inom den egna institutionen används huvudsakligen kostnadskonton vid omföringar; en kostnad lyfts från ett projekt med ett externt kostnadskonto 87 i kredit till att belasta ett annat projekt med samma konto i debet. Omföringar mellan olika institutionerna sker i form av internhandel främst via kund- och leverantörsreskontra, men även via GiroVision 88. Då bokför den säljande institutionen på ett internt intäktskonto (3???9) och den mottagande/köpande institutionen på ett motsvarande internt kostnadskonto (4???9 eller 5???9). Vid internhandel gör den säljande institutionen påslag för indirekta kostnader, se även Omföringar mellan institutioner. Det finns särskilda interna konton (mellan institutioner) som måste matcha varandra exakt, t ex avskrivningskostnader och avskrivningsintäkter. Vissa interna konton får bara användas för särskilda ändamål, t ex indirekta kostnader (INDI) eller endast bara för överföring från förvaltningen till institution och inte mellan institutioner, t ex bidragsintäkter (konto 39489) och lämnade bidrag (konto 49489). Överföring av större belopp kan i vissa situationer ske via definitivbokföring i Agresso. Kontakt tas med redovisningsgruppen. I detta kapitel beskrivs några interna redovisningsrutiner som är särskilt viktiga att känna till: - indirekta kostnader/full kostnadstäckning (INDI) forskarflytt mellan institutioner uppdragsutbildning månadsavstämning och projektuppföljning INDIREKTA KOSTNADER/FULL KOSTNADSTÄCKNING I Avgiftsförordningens 5 anges Om inget annat ekonomiskt mål för verksamheten beslutats, ska avgifter beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. ESV (Ekonomistyrningsverket) förtydligar det med att avgiftsnivån ska beräknas så att den långsiktiga självkostnaden täcks. Riktlinjer gällande full kostnadstäckning finns även i Regleringsbrevet. I redovisningen innebär detta att alla intäkter och samtliga kostnader, såväl direkta som indirekta, ska redovisas på kostnadsbärarnivå/projekt. En arbetsgrupp inom Sveriges Universitets- och Högskoleförbund (SUHF) har i samverkan med viktigare finansiärer utarbetat en modell för kalkylering och redovisning av indirekta kostnader. 87 OBS. Detta gäller endast då kostnaden/intäkten är intern och inte går att härleda till en specifik aktivitet med tydlig koppling till ett projekt! Om kostnaden/intäkten uppstått på grund av en specifik aktivitet med tydlig koppling till ett projekt ska externt konto användas. 88 GiroVision är en internet-banktjänst som Nordea tillhandahåller för kontoöversikt, överföringar mellan konton, utbetalningar mm. Se även kap Uppdaterad Sida 105

111 Syftet är att på ett enkelt, rättvisande och kostnadseffektivt sätt bidra till god intern styrning och kontroll. I korthet innebär modellen att såväl externa medel som direkta statsanslag ska fördelas i sin helhet till kärnverksamheten. Stödverksamhet som finns på universitets- fakultets- och institutionsnivå (de indirekta kostnaderna) finansieras genom debitering av kärnverksamheten i takt med att kostnader för löner och drift 89 genereras. Vid KI budgeteras de universitets- och fakultetsgemensamma kostnaderna centralt och fördelas på respektive institution i proportion till institutionens omsättning i förhållande till den totala omsättningen på KI. Kostnaderna debiteras institutionen som ett fast månadsbelopp (den s k KIfakturan ). Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet och de fakultetsgemensamma av rektor efter förslag från respektive styrelse. I detta kapitel redogörs närmare för vad som avses med kärnverksamhet och stödverksamhet, hur dessa definieras, beräknas och bokförs KÄRNVERKSAMHET OCH KOSTNADSBÄRARE KIs kärnverksamhet utgörs av de två huvudverksamheterna: Utbildning på grundnivå och avancerad nivå Forskning och utbildning på forskarnivå Kärnverksamheten ska delas in i kostnadsbärare, vilket är den lägsta nivån där samtliga intäkter och kostnader synliggörs. En kostnadsbärare kan vara ett enskilt projekt eller bestå av en grupp projekt som är knutna till en och samma verksamhet, forskare eller forskargrupp. I redovisningen hålls kostnadsbärarna samman genom den objektstruktur 90 som finns. Det är institutionerna själva som definierar kostnadsbärarna, men det måste alltid finnas separata kostnadsbärare för de fyra olika verksamhetsgrenarna: Anslags- och bidragsfinansierad grundutbildning (verksamhetskod 1 & 4) Uppdragsutbildning (verksamhetskod 5) Anslags- och bidragsfinansierad forskning/forskarutbildning (verksamhetskod 2 & 3) Uppdragsforskning (verksamhetskod 6) 89 SUHF-modellen rekommenderar direkt lön som fördelningsbas, men vid Karolinska Institutet gäller direkt lön och drift som fördelningsbas 90 Se vidare förklaring i kapitlet Centrala begrepp Uppdaterad Sida 106

112 DIREKTA OCH INDIREKTA KOSTNADER Med direkta kostnader avses normalt sådana kostnader som är entydigt knutna till ett enskilt projekt, t ex lönekostnader för forskare i projektet och material som köpts för projektet. Med indirekta kostnader avses sådana kostnader som inte kan hänföras till en viss vara eller viss tjänst, t ex kostnader som är gemensamma för flera projekt, för en hel forskargrupp, för en institution, för ett verksamhetsområde eller för hela universitetet. Exempel på indirekt kostnad är kostnader för administrativ chef, ekonomiavdelningen på förvaltningen osv INDIREKTA KOSTNADER (INDI) Den 7 oktober 2009 beslutade Rektor att från och med den 1 januari 2010 införa SUHFs modell 91 för hantering av indirekta kostnader med en anpassning till KIs verksamhet. Vid KI benämns modellen INDI, som således är ett KI-internt begrepp för indirekta kostnader STÖDVERKSAMHETEN Stödverksamheten är alla gemensamma stödfunktioner som inte är direkt knutna till en eller ett fåtal kostnadsbärare. Stödverksamheten delas in i universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader. Mer information om vad som definieras som stödverksamhet och hur den indelningen sker i olika funktioner finns på intranätet under Ekonomi: Redovisningsmodell INDI. Stödverksamheten delas upp mellan grundutbildning och forskning FÖRDELNING AV UNIVERSITETS- OCH FAKULTETSGEMENSAMMA KOSTNADER PÅ INSTITUTION Storleken på de universitetsgemensamma kostnaderna beslutas av konsistoriet medan de fakultetsgemensamma kostnaderna beslutas av rektor efter förslag från respektive styrelse. Kostnaderna fördelas proportionellt utifrån institutionens totala personal- och driftskostnader, exklusive kostnader för lokaler och avskrivningar, för tolvmånadersperioden juli-juni året före det aktuella kalenderåret (kostnaden för 2011 beräknades alltså utifrån kostnaderna juli juni 2010). Resultatet av beräkningen blir ett fast belopp som debiteras varje institution i form av 12-delar ( Fakturan ) FRAMTAGANDE AV INSTITUTIONSGEMENSAMMA KOSTNADER Inför budgetarbetet bör institutionerna tänka igenom vilka av institutionens kostnader som är indirekta, dvs utgör stödverksamhet, och vilka som är direkta. Med hjälp av Budgetmall och Budgetinstruktion, som nämns under stycket Stödverksamheten ovan, ska varje institution definiera kostnaderna för de egna stödfunktionerna. Mer detaljerad information finns på 91 Se vidare information om SUHF-modellen på SUHFs hemsida. Uppdaterad Sida 107

113 intranätet. I samband med budgetering för nytt år skickar Ekonomiavdelningen även ut anvisningar inför beräkning av kommande års INDI. Stödverksamhet (indirekt kostnad) är således sådan verksamhet som gagnar hela institutionen, ofta institutionens centrala administration. Direkt kostnad är däremot kostnader som kan hänföras till en eller ett fåtal kostnadsbärare (projekt) och ska belasta denna/dessa kostnadsbärare. En sekreterare som t ex arbetar för hela institutionen ingår i stödverksamheten (indirekt kostnad), men en sekreterare som arbetar hos en speciell forskare/forskargrupp ingår i kärnverksamheten och ska belasta en/fåtal kostnadsbärare. Genom att sedan sätta de budgeterade kostnaderna för stödfunktionerna i relation till budgeten för kärnverksamheten så erhålls det procentuella påslag som ska användas för grundutbildning respektive forskning. Vilka kostnader som ska tas med vid budgetering av kärnverksamheten framgår av budgetinstruktionen DE TOTALA INDIREKTA KOSTNADERNA Genom att slå samman andelen indirekta kostnader för universitets-, fakultets- och institutionsgemensamma kostnader erhålls det slutgiltiga pålägget för grundutbildning respektive forskning vid varje institution, som ska användas vid ansökan av bidrag. INDI-modellen innebär att de procentuella påslagen kommer att skilja sig mellan institutionerna. En sammanställning av procentsatserna finns på INDIs hemsida BOKFÖRING AV INDIREKTA KOSTNADER Varje månad efter bokslut gör ekonomiavdelningen en körning som visar vilka indirekta kostnader de direkta personal- och driftskostnaderna har genererat och belastar kärnverksamheten med dessa. De indirekta kostnaderna bokförs i tre separata poster (universitets-, fakultets- och institutionsgemensamt) på varje projekt. Intäkten hamnar på institutionens stödverksamhet, dvs på kst 9* - fördelat på verksamhetskod 18 (grundutbildning) respektive verksamhetskod 28 (FFU). Därefter fördelas intäkterna till stödverksamhetens olika delar enligt budget. Bokföringskonton INDI Konto Konto (T) Kommentar Institutions OH Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? Fakultets-OH Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? Universitets-OH Inst. internt konto, från kärnverks till proj 9800? Inst intern intäkt stöd Nytt konto, från proj 9800? till institutionens stöd KI-faktura, fakultet KI-internt (fakturan), från proj 9800? till fakultetstyr KI-faktura, universitet KI-internt (fakturan), från proj 9800? till UF/KIB Figur 8.1 Uppdaterad Sida 108

114 PROJEKTSTRUKTUR Hur projektstrukturen för centrala projekt ser ut framgår av figur 8.2 och 8.3 nedan. Egna projekt kan läggas upp i såväl kärn- som stödverksamhet så länge strukturen följs. Projektstruktur institution GU Kärnverksamhet Kst 1*-7* (8*) (verks 1, 4 & 5) Trigger GU Fin. projekt stödverks Kst 9* (verks 18) Fördelas enl budget Stödverksamhet Inst Kst 81*-85* (fem funktioner) (verks 18) Betalning av Fakturan Universitetsgem. Fakultetsgem. FFU Kärnverksamhet Kst 1*-7* (8*) (verks 2, 3 & 6) Trigger FFU Fin. projekt stödverks Kst 9* (verks 28) Fördelas enl budget Stödverksamhet Inst Kst 81*-85* (fem funktioner) (verks 28) Ekonomiavdelningen 18 februari Figur 8.2 Projektstruktur INDI Uppdaterad Sida 109