- PDF Gratis nedladdning

Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10 Tjänsteskrivelse Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson Verksamhetsrapporter 2011 Sammanfattning Verksamhetsrapporterna för april respektive augusti 2011 ska behandlas av nämnden. Enligt reglementet för nämnden har rapporterna även lämnats till fullmäktige i Arvidsjaur, Malå och Skellefteå kommuner. Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner verksamhetsrapport april Nämnden godkänner verksamhetsrapport augusti 2011 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse , med bilagorna 1a) Verksamhetsrapport GNP april 2011 och 1b) Verksamhetsrapport augusti 2011 Postadress: Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan Skellefteå Fax: Tel: Organisationsnummer: Internet: E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 1 Verksamhetsrapporter 2011, tjänsteskrivelse doc Sida: 1(2)

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Verksamhetsrapporterna för april/augusti 2011 ska behandlas av nämnden. Enligt nämndsreglementet har rapporterna respektive lämnats till fullmäktige i Arvidsjaur, Malå och Skellefteå kommuner. Bilaga 1 a) Verksamhetsrapport GNP april 2011 Bilaga 1 b) Verksamhetsrapport GNP augusti 2011 Beslutet sänds till: Bilaga 1 Verksamhetsrapporter 2011, tjänsteskrivelse doc Sida 2

12

13

14

15

16

17 Tjänsteskrivelse Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson Planerad uppföljning av mål 2011 Sammanfattning En uppföljning av målen i avtalet om samarbete i gemensam nämnd för drift av personalsystem kommer att genomföras. Resultatet infogas i årsredovisningen för Förslag till beslut 1. Nämnden noterar informationen Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Postadress: Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan Skellefteå Fax: Tel: Organisationsnummer: Internet: E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Dokumentnamn: Bilaga 2. Planerad uppföljning av mål 2011, tjänsteskrivelse 20.doc Sida: 1(2)

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Ett av Skellefteå kommuns mål år 2011 är att utveckla verksamhetsprocesserna, något som är av vikt även för den gemensamma nämnden. Enligt avtalet mellan Arvidsjaur, Malå, Norsjö och Skellefteå kommuner om samverkan i gemensam nämnd eftersträvar kommunerna att genom samarbetet åstadkomma en effektiv drift av personalsystem och ett optimalt nyttjade av resurser och kompetens. Ett arbete pågår med att utifrån målen i Skellefteå kommuns styrkort och intentionerna i samverkansavtalet mäta måluppfyllelsen. Mätningen ska ske genom en enkätundersökning till ett antal berörda tjänstemän i respektive kommun. Resultatet infogas i årsredovisningen för 2011 och redovisas mer ingående på nämndens sammanträde i mars Beslutet sänds till: Dokumentnamn Bilaga 2. Planerad uppföljning av mål 2011, tjänsteskrivelse 20.doc Sida 2

19 Tjänsteskrivelse Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson Mål 2012 Sammanfattning Skellefteå kommuns styrkort och intentionerna i samverkansavtalet för nämnden är utgångspunkt för formulering av nämndens mål. Förslag till mål år 2012 är att nämnden genom kommunsamarbetet ska eftersträva att åstadkomma - effektiv it-drift av det gemensamma personalsystemet - effektiv systemförvaltning av det gemensamma personalsystemet - effektivt nyttande av ekonomiska resurser - effektivt nyttjande av kompetenser Förslag till beslut 1. Mål för nämnden år 2012 fastställs Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Postadress: Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan Skellefteå Fax: Tel: Organisationsnummer: Internet: E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 3. Mål 2012, tjänsteskrivelse doc Sida: 1(2)

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet För att utveckla nämndens verksamhetsområde har revisorerna, i granskning november 2010, bland annat angett att nämnden bör formulera mätbara resultatmål för sin verksamhet. Utifrån intentionerna i samverkansavtalet för nämnden (att genom samarbetet eftersträva en effektiv drift av personalsystem och ett optimalt nyttjade av resurser och kompetens) är två av perspektiven i Skellefteå kommuns styrkort för år 2012 aktuella: Medborgare/kund och Ekonomi. Inom dessa perspektiv har Skellefteå kommun beslutat om ett antal fokusområden som är viktiga för att nå de övergripande målen. Ändamålen med nämnden ligger inom två av dessa fokusområden: Medborgar-/kundstyrda satsningar och tydligt serviceutbud samt Processer över förvaltnings-/bolagsgränser. Det senare fokusområdet, Processer över förvaltnings- /bolagsgränser, bedöms i ett vidare perspektiv även röra processer över kommungränser. Förslag till mål för nämnden år 2012: Perspektiv Medborgare/kund Mål: Engagerade och nöjda medborgare och kunder Mål GNP 2012 Fokusområden Medborgar-/kundstyrda satsningar och tydligt serviceutbud Perspektiv Ekonomi Mål: God ekonomisk hushållning Fokusområden Processer över förvaltnings- /bolagsgränser effektiv it-drift av det gemensamma personalsystemet effektiv systemförvaltning av det gemensamma personalsystemet Mål GNP 2012 GNP vidgar begreppet till att röra även processer över kommungränser. Effektivt nyttande av ekonomiska resurser Effektivt nyttjande av kompetenser Mätning av måluppfyllelse och val av mätmetod görs utifrån 2011 års uppföljning. Beslutet sänds till: Bilaga 3. Mål 2012, tjänsteskrivelse doc Sida 2

21 Tjänsteskrivelse Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson Budget 2012 Sammanfattning På revisorernas inrådan omfattar budgeten för nämnden från och med år 2012 även Skellefteå kommuns del av nämndens kostnader. Även kostnad för beredning, verkställighet, planering och administration för nämnden ingår i budgeten. Förslag till beslut 1. Nämnden godkänner förslag till budget för år 2012 Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Postadress: Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan Skellefteå Fax: Tel: Organisationsnummer: Internet: E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Bilaga 4. Budget 2012, tjänsteskrivelse doc Sida: 1(2)

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Utifrån underlag från ekonomiavdelningarna i Arvidsjaur, Malå och Norsjö kommun har Skellefteå kommun, ekonomiavdelningen, utarbetat ett förslag till budget för år Enligt avtalet om samverkan i gemensam nämnd för drift av personalsystem ska budgeten för nämnden fastställas av Skellefteå kommun. Tidigare år har budget för nämnden upprättats utifrån de avtal som Arvidsjaur, Malå respektive Norsjö kommun var för sig ingått med Skellefteå kommun. På revisorernas inrådan, efter granskning i november 2010, omfattar förslaget till budget för år 2012 även Skellefteå kommuns del av nämndens kostnader. Även kostnad för administration och sekretariat för nämnden ingår i budgeten. Totalt sett innebär detta en ökad budgetomslutning. Bilaga 4 a) Förslag till budget Beslutet sänds till: Bilaga 4. Budget 2012, tjänsteskrivelse doc28 Sida 2

23 Gemensam nämnd för drift av personalsystem KLK Ekonomiavdelningen/Eskil Burlin Förslag till budget Kostnader Intäkter Skellefteå Avtal om systemförvaltning, Ske-å Avtal om IT-drift, Ske-å Administration sekretariat mm Kostnad Skellefteå kommun Arvidsjaur Avtal om systemförvaltning, Ske-å Avtal om IT-drift, Ske-å Administration sekretariat mm Ersättning från Arvidsjaur kommun Malå Avtal om systemförvaltning, Ske-å Avtal om IT-drift, Ske-å Administration sekretariat mm Ersättning från Malå kommun Norsjö Avtal om systemförvaltning, Ske-å Avtal om IT-drift, Ske-å Administration sekretariat mm Ersättning från Norsjö kommun Summa Specifikation av kostnad för beredning, verkställighet, planering och administration för nämnden. Beräkningsunderlag: Kostnad för arbetskraft Övriga kostnader PC, rum & städ: /år Arkiv,kontorsmater: 4.000/år Årskostnad, total Kostnad per vecka Kostnad för gemensam nämnd, 3 veckor Delat på 4 kommuner: 7.343/kommun Kostnad per kommun 7 500

24 Tjänsteskrivelse Diarienummer Kommunledningskontoret Handläggare Gerd Olofsson Översyn av interna rutiner Sammanfattning Nämndens interna rutiner har fungerat tillfredsställande. Förutom en redaktionell ändring finns för närvarande inte något behov av ytterligare revidering. Förslag till beslut 1. Nämnden fortsätter sitt arbete enligt de interna rutinerna 2. Nämndens interna rutiner ska ses över årligen 3. Sista meningen i rutinbeskrivningen ändras till: Dessa rutiner ska ses över årligen. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Postadress: Skellefteå Besöksadress: Trädgårdsgatan Skellefteå Fax: Tel: Organisationsnummer: Internet: E-post: gerd.olofsson@skelleftea.se Dokumentnamn: Bilaga 5. Översyn av interna rutiner Sida: 1(2)

25 SKELLEFTEÅ KOMMUN Beskrivning av ärendet Nämndens interna rutiner har hittills fungerat tillfredsställande men bör trots det gås igenom regelbundet. En redaktionell ändring behövs så att sista meningen lyder Dessa rutiner ska ses över årligen. Något behov av ytterligare revidering har för närvarande inte framkommit. För närvarnade har rutinerna, reviderade , följande utformning: Interna rutiner för gemensam nämnd för drift av personalsystem 1. Kallelser och handlingar till sammanträden med den gemensamma nämnden kan med fördel skickas med e-post till ledamöterna och ersättarna. Kallelsen ska innehålla en påminnelse om att meddela förhinder. 2. Förhinder att delta i nämndens möten ska meddelas till nämndens sekretariat. 3. Närvarorapportering ska skötas av respektive kommun. 4. Protokollen från nämndens sammanträden ska skickas till kommunernas officiella e- postlådor. Varje kommun sedan ansvarar för att protokollen anslås i den egna kommunen. 5. Kommunledningskontoret i Skellefteå är nämndens sekretariat och arkiv. Protokollen från nämndens möten kommer att finnas tillgängliga på Skellefteå kommuns hemsida. 6. Delgivning till nämnden ska ske till ordförande eller nämndens sekretariat. 7. Rapport om hur verksamheten utvecklas och den ekonomiska ställningen lämnas varje tertial (per e-post) till nämndens ledamöter och ersättare samt till respektive kommunfullmäktige. Nämndens ordförande ska signera rapporten. Dessa rutiner ska ses över och kompletteras på nämndens sammanträden under år Beslutet sänds till: Dokumentnamn Bilaga 5. Översyn av interna rutiner.doc Sida 2