Sammanfattning av lägesrapport 1 mars 2013

Transkript

1 Sammanfattning av lägesrapport 1 mars myndigheter i samverkan för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande N2013/311/ENT

2

3 Sammanfattning Att förenkla vardagen för företagare skapar förutsättningar för fler och växande företag. Det är inte okej att företag i sin dagliga verksamhet ska behöva lämna samma uppgift till flera olika statliga myndigheter. Det kostar både tid och pengar för företagen, men även för myndigheterna. På uppdrag av regeringen och med utgångspunkten en uppgift en gång ska 14 myndigheter nu genomföra insatser för att åstadkomma en positiv märkbar förändring för företag. Register över uppgiftskrav I över ett år har 14 myndigheter arbetat med att kartlägga företagens uppgiftslämnande. Det görs för att få en översikt över de krav som ställs på företag att lämna uppgifter. Ambitionen är att det ska leda till skapandet av ett uppgiftskravsregister. Med ett sådant register skulle det bli tydligare när en uppgift samlas in fler än en gång. Det skulle även vara möjligt att skapa lösningar för företagare där de kan se vilka uppgifter som behöver lämnas in. Mindre och enklare uppgiftslämnande För att minska företagens börda vid uppgiftslämnande, behöver vi hitta sätt att strukturera och koordinera informationsutbytet mellan myndigheter och mellan företag och myndigheter, så att det blir enhetligt. Genom att bland annat öka återanvändningen av uppgifter mellan myndigheter ska uppgiftslämnandet minska. Enklare blir det till exempel med fler förifyllda uppgifter och genom att standardisera uppgiftslämnandet. Återanvändning Resultatet av myndigheternas kartläggning finns sammanställt i en databas. För att hålla uppgifterna aktuella arbetar myndigheterna nu med att uppdatera kartläggningen. De erfarenheter och den kunskap som kartläggningen hittills gett, har bland annat resulterat i att myndigheterna identifierat vissa områden där de ser en stor potential för ökad återanvändning. Det är områden som ofta behandlar stora mängder standardiserad information om företag. De områden som myndigheterna valt att fördjupa sig i är grundläggande uppgifter, ekonomisk information, offentlig upphandling och ärendeinformation. Tre viktiga faktorer För att lyckas med målsättningen att genomföra insatser för ett förenklat och minskat uppgiftslämnande för företag finns tre viktiga och av varandra beroende faktorer: det som myndigheterna ensamma kan bidra med det som kräver ett myndighetsgemensamt arbete det som behöver lösas på en mer övergripande, politisk nivå. Varje myndighet måste arbeta med att ständigt ifrågasätta och bedöma om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. För ett framgångsrikt förenklingsarbete behövs tydligt ledarskap samt medvetna och tydliga strategier för varje myndighet. Med gemensamma insatser kan myndigheterna åstadkomma omfattande förändringar över gränserna. Från politiskt håll behövs förutsättningar för att genomföra nödvändiga förändringar.

4 Pågående och planerade aktiviteter Genom bland annat förifyllda formulär och samordning kring uppgiftslämnande vill myndigheterna göra vardagen enklare för företag. Här beskrivs vad myndigheterna hittills har genomfört, men även vad du kan förvänta dig av samarbetet i detta uppdrag fram till den 29 november Med målet att göra vardagen enklare för företag är de givna som prioriterad målgrupp för myndigheterna. Arbetet har hittills fokuserat på följande frågeställningar: Hur ser företags uppgiftslämnande till myndigheter faktiskt ut? Vilka möjligheter finns att hämta uppgifter mellan myndigheter istället för att begära in dem från företag? Vad behövs för att företag ska se väsentlig skillnad i sin vardag? Uppdaterad kartläggning I över ett år har fjorton myndigheter arbetat med att kartlägga företags uppgiftslämnande. Resultatet finns sammanställt i en databas. För att hålla uppgifterna aktuella ska myndigheterna genomföra en ny kartläggning under våren Tanken är att materialet ska kunna användas i ett framtida register över myndigheters uppgiftskrav för att underlätta informationsutbytet mellan myndigheterna. Liksom den föregående kartläggningen kommer vårens uppdatering att genomföras av de fjorton medverkande myndigheterna. Analys av kartlagda uppgifter Resultatet från den tidigare kartläggningen har hjälpt myndigheterna att belysa områden där det finns möjligheter till förbättring. Till exempel har det visat sig att uppgiftsinlämningen varierar för olika branscher. Här finns förutsättningar för att närmare utreda om dessa skulle kunna samordnas. För att identifiera den potential som finns för återanvändning planerar myndigheterna att under 2013 genomföra ett antal analyser av de kartlagda uppgifterna. Bland annat ska myndigheterna titta närmare på företagens faktiska användning av e-tjänster. Återanvändning av uppgifter Med återanvändning av uppgifter menas att myndigheterna hämtar information från varandra, istället för att begära in dem från företaget. Tidigare kartläggning visar att det finns stor potential att öka återanvändningen av uppgifter. Till en början har följande fyra områden identifierats som intressanta att arbeta vidare med: Grundläggande uppgifter Ekonomisk information Offentlig upphandling Ärendeinformation Grundläggande uppgifter I slutet av juni 2012 startade en arbetsgrupp för grundläggande uppgifter av Bolagsverket, Skatteverket och Statistiska centralbyrån. Utgångspunkten är att förenkla möjligheten till återanvändning, förbättra kvaliteten och minska insamling av grundläggande uppgifter.

5 Hittills har arbetsgruppen arbetat med att skapa begrepps- och informationsmodeller för grundläggande uppgifter om företag. De är viktiga för att den som återanvänder ska kunna förstå vilken information som tas emot och hantera den på ett korrekt sätt. Modellerna kan även användas för att sammanställa information från flera myndigheter, för att till exempel presenteras för den enskilde företagaren. Arbetsgruppen har som mål att det ska skapas överenskommelser om återanvändning mellan myndigheter, för att på så sätt göra direkt skillnad för företagens uppgiftslämnande. Ekonomisk information Tidigare kartläggning visar att det finns ett stort antal uppgiftskrav där ekonomisk information efterfrågas. Den administrativa bördan för företag bedöms därför vara stor och här finns potential för ökad återanvändning. En arbetsgrupp planerar att starta 2013, under ledning av Skatteverket. Övriga myndigheter som ska ingå i arbetsgruppen är Statistiska centralbyrån, Bolagsverket och Transportstyrelsen. Offentlig upphandling Ett av uppgiftskraven som myndigheterna kartlagt är offentlig upphandling. Här finns det potential för myndigheterna att samordna kontrollen av anbudsgivande företag. Tillväxtverket är utsett att leda arbetsgruppen och Trafikverket kommer att ingå som deltagare när arbetet under 2013, ska påbörjas. Möjligheten finns också att fler myndigheter kommer att delta i arbetet. Ärendeinformation När myndigheterna ska återanvända uppgifter mellan varandra är det viktigt att alla använder samma termer 1 för att säkerställa att vi pratar om samma saker. Skatteverket har en begreppsmodell för ärendeinformation. Tillsammans med Trafikverket och Transportstyrelsen ska Skatteverket utveckla den modellen, för att hitta en standard för begrepp inom ärendeinformation. Arbetsgruppen har för avsikt att starta under Uppdragets samarbeten Parallellt med de fjorton myndigheternas uppdrag har regeringen tillsatt en utredning, Uppgiftslämnarutredningen (Dir.2012:35). Båda uppdragen har samma övergripande mål att förenkla och minska företags uppgiftslämnande. Uppgiftslämnarutredningen ska bland annat föreslå insatser för att skapa en infrastruktur för informationsutbyte mellan myndigheter. Beröringspunkterna är flera och därför finns idag ett samarbete mellan de båda uppdragen. Bolagsverket har idag ett etablerat samarbete och erfarenhetsutbyte med den norska myndigheten Brönnöysundregistrene, när det gäller att förenkla och minska uppgiftslämnandet för företag. Även med den norska samhandlingsarenan Semicolon, där forskare och experter tagit fram flera rapporter på området, finns ett gott samarbete. Norge har på flera sätt kommit längre än Sverige i sitt förenklingsarbete. De har till exempel redan ett fungerande register för uppgiftskrav och en gemensam portal för uppgiftslämnande till flera myndigheter. Det gör dessa samarbeten extra värdefulla. 1 Med termer menar vi i detta fall till exempel ärende och handling.

6 Vunna erfarenheter från uppdraget Fram till 1 mars 2013 har myndigheterna i uppdraget till stor del fokuserat på att hitta en bra struktur för det egna och det gemensamma förenklingsarbetet. Resultatet från den uppdaterade kartläggningen kommer att användas som underlag till mer utförliga analyser och förslag på insatser, i uppdragets slutrapport den 29 november Här beskrivs erfarenheter från arbetet hittills i det förlängda uppdraget. Myndigheterna har, tack vare den kartlagda informationen från 2012, ett gott underlag för att identifiera användningsområden och hitta den samordningspotential som finns. Att myndigheterna arbetar tillsammans för att förenkla och minska uppgiftslämnandet skapar förutsättningar för att genomföra enskilda men även gemensamma insatser. Fokus på företagaren Det händer för lite inom området och utvecklingsarbetet går alltför sakta. Dessa påståenden hörs då och då i olika forum kring förenklat och minskat uppgiftslämnande. Erfarenheter från uppdraget visar tvärtemot den bilden, att det finns en hög ambitionsnivå och en vilja att arbeta med förenkling, både inom den egna myndigheten och i samverkan med andra. Myndigheternas arbete med kartläggningen har, tillsammans med andra uppdrag och insatser som just nu genomförs, bidragit till att sätta fokus på företags administrativa börda. Potential för förenklat och minskat uppgiftslämnande Myndigheter måste hela tiden göra nya bedömningar, om de uppgifter som samlas in från företag verkligen är nödvändiga och om de används. I vissa fall samlas uppgifter in som inte är nödvändiga för handläggningen. Myndigheterna kan här bli tydligare med att visa vilka uppgifter i blanketter och e-tjänster som företagen måste lämna in och vilka som är frivilliga. Ibland måste företag lämna samma uppgifter till flera myndigheter. Till exempel vid registrering av aktiebolag, då delvis samma uppgifter ska lämnas både till Skatteverket och till Bolagsverket. Även vissa tidpunkter på året kan företag uppleva att bördan av uppgiftslämnandet är extra stor. Det vara olika uppgifter som ska lämnas in, men det krockar i tid. Det vore enklare för företagen om dessa uppgiftskrav istället samordnades och planerades till mer lämpliga tidpunkter. Kartläggningen ger i detta fall värdefull information till de myndigheter som vill arbeta vidare på området. Återanvändning av uppgifter är ett exempel på en konkret insats som leder till minskat uppgiftslämnande. Redan idag sker återanvändning av uppgifter mellan myndigheterna, men det kan göras i större utsträckning. Det finns även potential i att öka återanvändningen av uppgifter inom myndigheten. Ett exempel på det kan vara att erbjuda företagen förifyllda blanketter och formulär i e-tjänster.

7 Hinder som behöver undanröjas Myndigheterna har under arbetet med kartläggningen stött på ett antal hinder för ökad återanvändning. De hinder som identifierats är både juridiska, organisatoriska och tekniska hinder och måste undanröjas för att få en effektiv återanvändning av uppgifter. Ett exempel är att vissa myndigheter är avgiftsfinansierade och därför måste ta betalt för att lämna ut information, även om beställaren är en annan myndighet. Det gör att myndigheter hellre samlar in uppgifter från företaget, eftersom det blir billigare. Vilka uppgiftskrav har jag som företagare? Ambitionen med myndigheternas kartläggning av företags uppgiftslämnande är att det ska leda till skapandet av ett uppgiftskravsregister. Registret ska innehålla information om de uppgifter som samlas in, ett så kallat metadataregister. Även i fortsättningen behöver förenklingsarbetet omfatta ett bredare perspektiv än enbart uppgiftsinhämtning. Det finns mycket annat som kan göra vardagen enklare för företag, till exempel myndigheters handläggningstider och bemötande. För att åstadkomma en märkbar förändring och skapa en enklare vardag för företag behövs vissa förutsättningar. Till att börja med måste varje myndighet aktivt arbeta med förenkling på den egna myndigheten. Tillsammans kan myndigheterna sedan åstadkomma stora förändringar genom samordning och återanvändning. För att genomföra förändringarna behövs politiska förutsättningar på en övergripande nivå. Utgångspunkten en uppgift en gång är ett bra ledord som behöver slå igenom i ord och handling på alla plan. Med ett sådant register skulle det bli tydligare när en uppgift samlas in fler än en gång. Det skulle även vara möjligt att skapa lösningar för företagare där de kan se vilka uppgifter som behöver lämnas in. Det skulle kunna kompletteras med information eller länkar till information om hur kraven ska fullgöras. Ett framtida förenklat och minskat uppgiftslämnande Det förenklingsarbete som i och med detta uppdrag bedrivs mellan myndigheterna behöver fortsätta även efter detta uppdrag är slut, den 29 november Det handlar om att hitta gemensamma processer som utgår från företagens behov.

8 Uppdraget till myndigheterna Den 20 oktober 2011 fick 14 myndigheter i uppdrag (N2011/5884/ENT) av regeringen att genomföra en kartläggning av de uppgiftskrav som myndigheter riktar till företag. Resultatet från kartläggningen överlämnades i en lägesrapport till regeringen den 19 juni För att ge myndigheterna möjligheten att tillvarata den potential som rapporten redovisade, beslutade regeringen att förlänga myndigheternas uppdrag (N2012/311/ENT) till och med 29 november Bolagsverket ska, som koordinator för myndigheterna i uppdraget, lämna en lägesrapport till regeringen den 1 mars 2013 och slutrapport den 29 november Myndigheterna i uppdraget: Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Jordbruksverket, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Skatteverket, Skogsstyrelsen, Statistiska centralbyrån, Tillväxtverket, Trafikanalys, Trafikverket, Transportstyrelsen och Tullverket. Komplett lägesrapport Den kompletta lägesrapporten, överlämnad till regeringen den 1 mars 2013, kan laddas ned på: För mer information kontakta: Helena Morgonsköld, avdelningschef, , helena.morgonskold@bolagsverket.se Monica Ljungmark Åfeldt, projektledare, , fmul@bolagsverket.se Sundsvall Tfn: Fax: bolagsverket@bolagsverket.se