Revisionsrapport Hantering av löner Göran Persson Lingman Helena Carlson Landstinget Gävleborg

Transkript

1 Revisionsrapport Göran Persson Lingman Helena Carlson Hantering av löner Landstinget Gävleborg

2 Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund och uppdrag Revisionsfråga Avgränsning Metod Granskningens resultat Olika roller inom lönehanteringen Finns aktuella styrande och stödjande dokument inom löneområdet? Sker riskbedömningar som underlag för att säkerställa att hanteringen av löner når sina mål? Har olika roller inom lönehanteringen tillräcklig kunskap för att arbeta effektivt och säkert? Finns beskrivningar av verifieringskedjor och är det säkerställt att räkenskapsinformation inom löneområdet hanteras på ett tillfredsställande sätt? Behandlas löneprocessens dokument på ett tillfredsställande sätt i arkivplan? Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet? Utför lönesystemet tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter? Kontrolleras registrerade avvikelser på ett tillfredsställande sätt? Finns tillförlitliga rutiner som säkerställer en tillförlitlig behörighet till systemet? Finns tillfredsställande kontroller i samband med löneutbetalning? Sker uppföljning/tillsyn att lönehantering fungerar tillfredsställande? Bilaga Bilaga Bilaga Landstinget Gävleborg

3 Sammanfattande bedömning Vi har översiktligt granskat hanteringen av löner inom landstinget inom några utvalda områden. Granskningsobjekt är landstingstyrelsen Vår övergripande revisionsfråga Finns tillfredsställande intern styrning och kontroll avseende hanteringen av löner Frågan har avgränsats till ett antal kontrollfrågor/områden som granskats översiktligt. Inom de kontroller vi utfört är vår sammanfattande bedömning att hanteringen inte är tillräckligt tillfredställande idag. Vi har noterat flera brister men samtidigt noterat att det pågår förbättringsarbeten inom vissa av dessa. Vi ser behov att landtingsstyrelsen i ökad grad följer upp hanteringen av löner. De bedömningar, brister och förslag till förbättringar som finns intagna i rapporten sammanfattas nedan. Roller och ansvar Vi ser ett behov att tydligöra ansvaret och gränssnitt mellan olika roller inom lönehanteringen Finns styrande och stödjande dokument, är dessa kommunicerade? Enligt vår uppfattning finns det många bra dokument att utgå från. Dock finns enligt vår uppfattning ett behov att revidera flera av dokumenten, samt strukturera och koppla dokumentens innehåll till olika roller. Vår bild är att det nu är det svårt att överskåda de olika dokumenten. Vi har noterat att ett förbättringsarbete är initierat. Ett förslag till förbättring är att det utifrån den övergripande processkartan kan gå att komma ner till underliggande aktiviteter och där det sedan tydliggörs hur aktiviteten ska utföras och av vilken roll, till exempel en kontrollaktivitet som ska utföras av en chef (instruktioner, anvisningar och dylikt). Vi ser även behov att tydliggöra vem som fastställt att dokument ska gälla, till exempel landstingstyrelsen eller HR-chef. Enligt den bild vi har fått, finns även ett behov att i ökad grad informera och utbilda 1 ansvariga inom verksamheterna kring vad som berör dem i de olika dokumenten. 1 Se mer i avsnitt 2.4 Har olika roller tillräcklig kompetens. Landstinget Gävleborg 1 av 28

4 Värderas risker inom lönehanteringen? Vi konstaterar att det idag inte genomförs några riskanalyser. Däremot ser vi det som positivt att det finns planer på att genomföra riskanalyser från och med kommande år. Riskvärderingar är viktiga som underlag för en säker och effektiv lönehantering. Via riskvärderingar tydliggörs även vad som idag reducerar risken, till exempel de kontrollaktiviteter som ska utföras. Underlag från riskanalyser bör rapporteras till landstingsledningen. Detta är extra viktig avseende risker som de ansvariga inom löneområdet inte kan hantera (råda) över själva. Vi föreslår att det sker en översyn kring hur olika rättelser som sker av löneenheten ska dokumenteras. Dokumentation avseende rättelser kan utgöra underlag för förbättringar. Vid riskvärderingar kan brister kring hur kontrollaktiviteter utförs synliggöras. Är det säkerställt att räkenskapsinformation inom löneområdet hanteras på ett tillfredsställande, finns beskrivning av verifieringskedja? Enligt vår bedömning är resultatet inte tillräckligt tillfredställande. Nuvarande rutiner säkerställer inte att all räkenskapsinformation inkommer till HR-service. Det är bland annat inte säkerställt att originalkvitton i samband med reseutlägg inkommer. Vi föreslår att kopplingen mellan olika underlag dokumenteras via en så kallad verifieringskedja. Det bör tillexempel framgå på vilket sätt man hittar till underlag från lönelistan. Behandlas löneprocessens dokument på ett tillfredsställande sätt i dokumenthanteringsplan/arkivplan? Vi har noterat att det finns ett behov att se över vilka dokument som hanteras inom löneprocessen för att därefter säkerställa att bevarande- och gallringsplanen är aktuell 2. Har olika roller inom lönehanteringen tillräcklig kunskap för att arbeta effektivt och säkert? Det har erbjudits utbildningar på olika sätt till verksamheten. Dock är vår bild att det inte prioriterats tillräckligt (medarbetare och chefer). Inom detta område noterar vi även att enligt lönehandläggares bedömning görs återkommande olika typer av rättelser där orsaken till felet kan relateras till kunskap (förstå) hos medarbetare och chefer. Det är viktigt att utbildningsbehovet analyseras ytterligare och att det därefter tas fram riktade utbildningar till olika roller. Det kan även vara viktigt att se över på vilket sätt utbildningar ska genomföras. Underlag från riskvärderingar och registrering av avvikelser 3 kan utgöra underlag i analysen av utbildningsbehov. Att delta i utbildningsaktiviteter bör vara obligatoriskt för medarbetare och chefer. 2 Både elektroniska handlingar och pappershandlingar 3 (till exempel rättelser efter de upptäckande kontroller som sker av löneenheten) Landstinget Gävleborg 2 av 28

5 Utför IT-systemen tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter? Enligt vår uppfattning kan det finnas möjligheter att förflytta olika manuella 4 upptäckande kontroller till maskinellt förebyggande. Vi har noterat att det finns möjligheter för HR-service att själva förbättra detta. Där det inte går att påverka kan detta beaktas i krav mot leverantörerna. Planerade riskvärderingar kan sannolikt utgöra ett stöd avseende förbättringar av systemens kontroller 5. I avsnitt kring 2.3 riskvärderingar har vi även föreslagit att rättelser ska dokumenteras. Även detta kan utgöra underlag i förbättringsarbetet. Vi ser detta som angeläget och rekommenderar därför att det påbörjade arbetet prioriteras. Kontrolleras registrerade avvikelser på ett tillfredsställande sätt? Avsnittet berör aktiviteter som utföras av medarbetare och chefer, tillexempel kontroll av chefer för att reducera risker för fel. Enligt vår bedömning är resultatet inte tillfredställande. Det är viktigt att landstingsstyrelsen vidtar åtgärder för att ytterligare tydliggöra hur aktiviteter ska utföras. Förbättringsförslag som berör avsnittet finns på olika ställen i rapporten, till exempel att det krävs ökad information och utbildning, kan kontroller flyttas från manuella till automatiskt förebyggande, säkerställa att de styrande och stödjande dokumenten når de roller som berörs. Hantering av behörigheter Vår bedöming är att det inte finns helt tillfredsställande hantering för att säkerställa behörighet till personalsystemet, till exempel bör processen kring förändring och borttag av behörighet förbättras. Idag är det inte säkerställt att uppgifterna inkommer till HR-service. Vi rekommenderar att det sker en genomgång av samtliga behörigheter varje år. Är utbetalningsprocessen tillfredställande? Utifrån de kontroller vi genomfört är vår bedömning att rutiner i samband med löneutbetalning synes i allt väsentligt goda. Checklistor finns upprättade för den praktiska hanteringen i samband med aktiviteten löneutbetalning. Vi föreslår dock att nuvarande rutin dokumenteras som separata rutiner med uppgift om till exempel fastställande datum och upprättare. 4 Eller många gånger delvis manuella. Kontrollistor skapas och kontrolleras därefter manuellt. 5 Jämför avsnitt 2.3 Landstinget Gävleborg 3 av 28

6 1. Inledning 1.1. Bakgrund och uppdrag Mer än hälften av landstingets samlade kostnader avser egen personal vilket bland annat innebär att eventuella brister i rutiner gällande löner, ersättningar, semester etcetra kan få stora konsekvenser, till exempel ekonomiska konsekvener och minskat förtroendekapital. Även för den enskilda löntagaren kan brister i den interna kontrollen leda till allvarliga konsekvenser. Revisorerna har utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning valt att granska om den interna styrningen och kontrollen inom lönehanteringen fungerar på ett tillfredsställande sätt. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Landstinget Gävleborg har granskat intern kontroll avseende styrning och kontroll inom lönehanteringsprocessen? 1.2. Revisionsfråga Finns tillfredsställande intern styrning och kontroll avseende hanteringen av löner? Kontrollfrågor/områden Finns styrande dokument inom löneområdet (till exempel lönepolicy)? Finns processer och ingående rutiner inklusive att väsentliga kontrollmoment är tydligt beskrivna och är dokumenten aktuella och kända? Sker riskbedömningar som underlag för att säkerställa att hanteringen av löner når sina mål? Har olika roller inom lönehanteringen tillräcklig kunskap kring vilka kontroller som ska utföras? (chefer, anställda, lönehandläggare). Finns beskrivningar av verifieringskedjor och är det säkerställt att räkenskapsinformation inom löneområdet hanteras på ett tillfredsställande sätt? Behandlas löneprocessens dokument på ett tillfredsställande sätt i dokumenthanteringsplan/arkivplan? Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet? Utför lönesystemet tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter? Kontrolleras registrerade avvikelser på ett tillfredsställande sätt? Finns tillförlitliga rutiner som säkerställer en tillförlitlig behörighet till systemet? Landstinget Gävleborg 4 av 28

7 Finns tillfredsställande kontroller i samband med löneutbetalning? Sker uppföljning/tillsyn att lönehantering fungerar tillfredsställande? 1.3. Avgränsning Granskningsobjektet är lanstingsstyrelsen. Granskningen avgränsas enbart till rapportens kontrollfrågor/avsnitt Metod Granskning har initierats med att intervjua nyckelpersoner. Syftet med detta var bland annat att identifiera och ta del av styrande och stödjande dokument. Intervjuerna syftade även till anpassa enkätens frågor mot landstinget Gävleborg. Styrande och stödjande dokument har studerats och analyserats. Elektroniskt svarsformulär (enkät) mot målgruppen lönehandläggare har genomförts. Svaren har sammanställts, analyserats och utgjort grund för fortsatta intervjuer. En workshop har genomförts med HR-service. Kompletterande intervjuer med olika nyckelpersoner har därefter skett. Som en del i granskningen har ingått att verifiera, förankra och skapa förståelse för våra iakttagelser och kommentarer. Landstinget Gävleborg 5 av 28

8 2. Granskningens resultat Granskningens resultat redovisas nedan. Till varje avsnitt finns kontrollmoment som vi genomfört. Till dessa har ett antal frågeställningar ställts som redovisas med våra iakttagelser samt kommentarer och bedömning och i vissa fall förslag till förbättringar Olika roller inom lönehanteringen Med ansvar och roller menar vi hör medarbetare/alla anställda som registrerar olika underlag, chefer som anvariga för olika kontrollaktiviteter, lönehandläggare, systemadministratörer, lönesupporten, systemförvaltare, processägare, med flera. Iakttagelser Aktiviteter som berör hanteringen av löner utförs av alla anställda och de chefer som finns ute i organisationen. Inom HR service finns löneadministratörer, administrativa assistenter, systemadministratörer och lönesupporten. Inom IT-avdelningen finns systemförvaltare avseende HR-systemet och schemamodulerna i TimeCare. Schemasystemet är en kritisk faktor för en säker och effektiv lönehantering 6. Systemförvaltarna för TimeCare arbetar idag med utbildning för användarna och hanterar tester, uppgraderingar och felanmälningar till leverantören. Systemförvaltaren för HR-systemet samarbetar med systemadministratörerna med tester, uppgraderingar och felanmälningar till leverantören. Systemadministratörerna hanterar utbildningarna för användarna. Lönesupporten är en så kallad 1:a linjens support ut mot verksamheterna för HRsystemet samt TimeCare Planering och TimeCare Pool (TimeCare Läkare har ännu ingen färdig integration och därför inte produktionssatt). Inom IT-avdelningen finns även de roller som arbetar med de tekniska delarna av HR-systemet. Inom HR-service finns lönenheten med ansvarig enhetschef (lönechef). Inom ekonomiavdelningen utförs uppgifter relaterat till landstingets redovisning. HR-service och IT-avdelningen tar betalt av verksamheterna (divisionerna) för sina tjänster (tjänsteorientering). Vid ledningskontoret ställs krav på både ITavdelningen och löneenheten via bland annat HR-direktören. HR-direktören är systemägare för HR-systemet. I intervjuer inom HR-service anges att arbetssituationen är ansträngt. En konsekens är att förbättringsarbetet blir eftersatt till exempel arbetssätt (rutiner/manualer), förbättring av tekniken/uppbyggnaden i HR-systemet. Det anges att även att gränssnitten mellan de olika rollerna inom lönehanteringen inte är tillräckliga tydliggjorda. 6 Vi har till stor del avgränsat bort hantering av schema i granskningen Landstinget Gävleborg 6 av 28

9 Våra kommentarer Vi ser ett behov att tydligöra ansvaret och gränssnitt mellan olika roller inom lönehanteringen Finns aktuella styrande och stödjande dokument inom löneområdet? Med styrande och stödjande dokument avses policys, riktlinjer och dokumenterade rutiner. Det omfattar även stödjande information som finns på intranätet. Avsnittet berör all upprättad dokumentation som stödjer en effektiv och säker lönehantering, till exempel beskrivs ansvar och kontrollaktiviteter. Avsnittet berör även om upprättade dokument är kända med mera hos de roller som berörs. Avsnittet omfattar kontrollmålen Finns styrande och stödjande dokument inom löneområdet? samt Finns processer och ingående rutiner inklusive väsentliga kontrollmoment tydligt beskrivna och är dokumenten aktuella och kända? Iakttagelser Vi har tagit del av ett flertal olika dokument som stödjer hantering av löner, till exempel landstingets lönepolicy, befogenhetsplan samt rutin för attest och beslut. En förteckning över dokumenten finns i bilaga 1. Vidare finns en kortfattad beskrivning över innehållet i ett urval av dokument redovisade i bilaga 2. Exempel på olika rutinbeskrivningar finns även beskrivet i andra avsnitt i rapporten. Under år 2012 har en övergripande processkarta framtagits som visar lönepåverkande processer kopplat till en tidsaxel när aktiviteter ska vara utförda. Processkartan beskriver inte underliggande aktiviteter i de identifierade processerna, till exempel var kontrollaktiviteter utförs. I samband med HRavdelningens egen interngranskning av löneadministration i mars 2013 konstateras att Syftet med varje del i processen är inte beskriven. Vår granskning visar att kontrollåtgärder finns beskrivna i ett flertal dokument. Exempelvis finns kontrollåtgärder som ska utföras av chefer 7 och av olika roller inom HR-avdelningen 8. Ansvar utifrån olika rollers uppgifter finns även beskrivet i separata dokument avseende ansvarsfördelning i självservice 9 (chefen, medarbetaren, chefssekreterare, schemaansvarig). Uppfattningen som framkommit, vid intervjuer och enkäten, är att det kan vara svårt att hitta rutiner och det finns en osäkerhet i om upprättade rutiner används som stöd inom verksamheterna. Det anges att det under hösten 2013 finns en avsikt 7 T ex finns i manualen för personalsystemet, Personec P Självservice chef beskrivet att det är ett dagligt ansvar att attestera tillägg och frånvaro. 8 HR-avdelningen ska kontrollera att blankett för beslutsattest är korrekt i fylld och godkänd av behörig person, samt att lönenheten skall kontrollera löneunderlag genom rapportuttag eller lönesimuleringar. De kontroller som ska utföras av en chef finns angett i flera olika dokument. 9 Självservice är den modul där inrapportering och rapportering avseende löner för medarabetare och chef ska göras. Landstinget Gävleborg 7 av 28

10 att inventera vilka rutinbeskrivningar som finns, saknas och vad som behöver förbättras. I utvecklingsarbetet ingår även att uppdatera rutiner på intranätet. Det finns dokumenterade rutinbeskrivningar som inte finns inlagda på intranätet (som skäl anges bland annat tidsbrist inom löneenheten). Vår granskning av dokumenterade regler, riktlinjer, anvisningar och rutiner visar att det i varierande omfattning, på intranät och internt inom HR-service, framgår upprättare, fastställare, fastställandedatum och giltighet. Enligt den bild vi fått, finns ett behov att implementera olika dokument i ökad grad till olika roller. Se även avsnitt 2.4 avseende utbildning. Våra kommentarer Enligt vår uppfattning finns det många bra dokument att utgå från. Dock finns enligt vår uppfattning ett behov att revidera flera av dokumenten, samt strukturera och koppla dokumentens innehåll till olika roller. Vår bild är att det nu är det svårt att överskåda de olika dokumenten. Vi har noterat att ett förbättringsarbete är initierat. Ett förslag till förbättring är att det utifrån den övergripande processkartan kan gå att komma ner till underliggande aktiviteter och där det sedan tydliggörs hur aktiviteten ska utföras och av vilken roll, till exempel en kontrollaktivitet som ska utföras av en chef (instruktioner, anvisningar och dylikt). Syfte och mål 10 med olika processer bör tydliggöras. Vi ser även behov att tydliggöra vem som fastställt att dokument ska gälla, till exempel landstingstyrelsen eller HR-chef. Det ger en ökad legitimitet åt dokumenterade regler, riktlinjer, anvisningar och rutiner. Enligt den bild vi har fått, finns enligt vår uppfattning, därutöver ett behov att i ökad grad informera och utbilda 11 ansvariga inom verksamheterna kring vad som berör dem Sker riskbedömningar som underlag för att säkerställa att hanteringen av löner når sina mål? Med riskbedömningar avser vi till exempel att systematiskt värdera styrkor och svagheter. Med mål menar vi till exempel rätt lön i rätt tid till rätt person, att redovisningen blir korrekt, externa intressenter får rätt information i rätt tid (lagar, avtal med mera beaktas). Givetvis ska bedömningar beakta risk för avsiktliga fel (oegentligheter). Riskvärderingar kan även syfta till att bedöma om de kontrollaktiviteter som ska utföras för att reducera risker är tillfylles (identifiera brister). Inom kapitlet har vi även berört loggning av frågor, rättelser med mera som underlag för att se risker, brister och förbättringsbehov. 10 Krav på output i olika processer. 11 Se mer i avsnitt 2.4 Har olika roller tillräcklig kompetens. Landstinget Gävleborg 8 av 28

11 Iakttagelser Enligt de uppgifter som framkommit sker det inte någon systematisk riskvärdering inom lönehanteringens olika processer. Riskanalyser är, enligt vad som framkommit i granskningen, ett prioriterat område och under våren 2014 kommer värdering av risker för oegentligheter i lönehanteringsprocessen genomföras. I detta arbete kommer landstingets enhet för intern kontroll att medverka. Att integrera riskanalyser som en naturlig del i verksamheten finns med i den kommande planeringen. Samtliga ärenden som inkommer till lönesupporten registreras 12. Löneadministration hanterar och rättar dagligen olika som fel 13 som uppstår. Rättelser dokumenteras 14 inte på något systematiskt sätt idag. Enligt de uppgifter som framkommit i granskningen är det vanligt med många rättelser av olika underlag som inkommer från verksamheterna. Våra kommentarer Vi konstaterar att det idag inte genomförs riskanalyser på ett systematiskt sätt. Det finns dock planer på att genomföra riskanalyser fr. o m kommande år vilket är positivt. Riskvärderingar är viktiga som underlag för en säker och effektiv lönehantering. Via riskvärderingar tydliggörs även vad som idag reducerar risken, till exempel de kontrollaktiviteter som ska utföras. Underlag från riskanalyser bör rapporteras till landstingsledningen. Detta är extra viktig avseende risker som de ansvariga inom löneområdet inte kan hantera (råda) över själva. Som underlag för riskvärderingar kan upprättad processkarta avseende lönehanteringen utgöra ett underlag. Vi föreslår att det sker en översyn kring hur olika rättelser som sker av löneenheten ska dokumenteras. Dokumentation avseende rättelser kan utgöra underlag för förbättringar. Vid riskvärderingar kan brister kring hur kontrollaktiviteter utförs synliggöras. 12 Ett ärende markeras t ex med orsak sen attest, vilket dock inte behöver innebära att ärendet ursprungligen berodde på sen attest, utan orsaken kan vara av annan art. 13 Rättningar sker utifrån av fel- och varningslistor. I den dagliga kontrollen ingår avstämning av differenser och kontroll av felkonteringar. Därutöver returneras t ex felaktigt inkomna pappersunderlag för utlägg. Exempel på felaktigheter är att originalkvitto saknas och enbart så kallade Babs-kvitto bifogats. 14 En rättelse kan ses som en avvikelse kring att aktiviteter in utförts korrekt. En dokumenterad bild kan på olika sätt ge underlag för proaktivt arbetet. Landstinget Gävleborg 9 av 28

12 2.4. Har olika roller inom lönehanteringen tillräcklig kunskap för att arbeta effektivt och säkert? Med roller avses chefer, medarbetare, chefsekreterare, schemaansvarig, lönehandläggare, systemförvaltare och lönesupport. Med effektivt och säkert menar vi till exempel kunskap som gör att det blir rätt från början och vilka kontroller som ska utföras i efterhand. Iakttagelser Vid införandet av det nya personalsystemet, år 2011, erbjöds samtliga chefer tre dagars utbildning. Olika former för att delge HR-information har därefter erbjudits efter införandet, till exempel informationsmöten av löneadministration för både chefer och anställda. Vid nyanställning finns ett omfattande introduktionsprogram för chefer. I programmet berörs PA/personalsystemet och ansvar avseende lönehanteringen. Informationsträffar har anordnats för chefer. Det har dock framkomit att det ofta händer att platsen överlåts till deras chefstöd. Det finns inget krav på deltagande i de utbildningar som erbjudits. När det gäller information till medarbetare, har bland annat öppet hus hållits på olika orter. Intresset från medarbetare har varierat. Exempelvis vid öppet hus i Hudiksvall och Gävle kom ingen medarbetare Ett fåtal chefstöd deltog dock. För närvarande finns inget planerat tillfälle för ytterligare information. Utifrån de frågor som inkommer till lönesupporten samt de olika rättelser som behöver göras med utgångspunkt i avvikelselistor är lönehandläggarnas bedömning att många felregistreringar är kunskapsrelaterade 15. De ser behov av mer utbildningsinsatser för chefer och anställda. Vid intervjuer har det framkommit att det finns ett behov att se över på vilket sätt utbildningar genomförs i syfte att få ansvariga inom verksamheterna att delta. Våra kommentarer Vi kan konstatera att det har och erbjuds utbildningar på olika sätt. Dock är vår bild att det inte prioriterats tillräckligt från verksamheterna (medarbetare och chefer). Vi noterar även att enligt lönehandläggares bedömning sker olika typer av rättelser där orsaken till felet kan relateras till kunskap eller bristande förståelse. Det är viktigt att utbildningsbehovet analyseras ytterligare och att det därefter tas fram riktade utbildningar till olika roller. Det kan även vara viktigt att se över på vilket sätt utbildningar ska genomföras. Underlag från 15 Fel som har exemplifierats och som kan knytas till osäkerhet är t ex att sjukskrivna tar ut semester, fel semesterorsak samt fel övertidsersättning. Landstinget Gävleborg 10 av 28

13 riskvärderingar och registrering av avvikelser (till exempel rättelser) kan utgöra underlag i analysen av utbildningsbehov. Att delta i utbildningsaktiviteter bör vara obligatoriskt för medarbetare och chefer Finns beskrivningar av verifieringskedjor och är det säkerställt att räkenskapsinformation inom löneområdet hanteras på ett tillfredsställande sätt? Krav på beskrivning av verifieringskedjan utgår från kommunal redovisningslag 2:1 och 2:7. Verifieringskedjan ska bland annat stödja förståelsen kring hur man kan hitta till de underlag som är räkenskapsinformation och som ligger till grund för bokföringen. Verifieringskedjan ska även visa kopplingen mellan den löpande bokföringen och balansoch resultaträkningen. Iakttagelser Det finns inte någon dokumenterad verifikationskedja 16 för lönehanteringen. Av rutinen för egna utlägg framgår att i undantagsfall kan en anställd få ersättning för ett eget utlägg utbetald via sin lön. Attesterande chef ansvarar för att originalkvitto och ifylld anvisad blankett skickas till HR-service. Utlägget registreras av löneadministration under förutsättning att uppgifterna är kompletta (kontering, originalkvitto etcetera). Utlägg som sker i anslutning till tjänsteresa registreras av medarbetaren i Självservice. Vid registrering ska medarbetaren skriva ut reseräkning och med denna bifoga originalkvitto. Reseräkning med originalkvitto lämnas till ansvarig chef. Förfarandet finns beskrivet i manualen för Självservice medarbetare. Ansvarig chef ansvarar för att attestera utlägg, avvikelser med mera. Av manualen Självservice chef framgår att reseräkningen enbart får attesteras om det finns en om utskrift med bifogade originalkvitton. Chef ansvarar för att, efter attest, skicka reseräkning och originalkvitto till HR-service. HR-service erhåller därmed reseräkning med kvitto i efterhand. Om uppgifterna inte uppfyller kraven, till exempel att originalkvitto saknas returneras underlaget för komplettering. Det finns inge fastställd rutin som säkerställer att samtliga reseräkningar med originalkvitton inkommer till löneadministration för arkivering. Rutinen 17 inom HR-service är att inskickad reseräkning med bifogat originalkvitto sparas i särskilda lönepärmar årsvis. Dessa sparas i tio år enligt gallringsplan. Se även underlag från enkät i bilaga Med verifikationskedja menar vi underlag som ger förståelse hur man kan hitta till de underlag som utgör grund för bokföringen, t ex från utlägg till lönelistan och från lönelista till resultaträkningen och tvärtom. 17 Ingen dokumenterad rutin Landstinget Gävleborg 11 av 28

14 Våra kommentarer Enligt vår bedömning är resultatet inte tillräckligt tillfredställande. Nuvarande rutiner säkerställer inte att all räkenskapsinformation inkommer till HR-service. Det är bland annat inte säkerställt att originalkvitton i samband med reseutlägg inkommer. Vi föreslår att kopplingen mellan olika underlag dokumenteras via en så kallad verifieringskedja. Det bör framgå på vilket sätt man hittar till underlag från lönelistan Behandlas löneprocessens dokument på ett tillfredsställande sätt i arkivplan? Arkivplan (dokumenthanteringsplanen) ska säkerställa att underlag från lönehanteringen arkvieras och sparas i betryggande former enligt gällande lagar, praxis samt arkivmyndighetens krav. Bland annat ingår att säkerställa att underlag sparas för den interna kontrollen, rättsskipningen och forskningens behov. Iakttagelser I en rutin avseende arkivplan i enlighet med arkivreglementet i Gävleborgs landsting, klargörs tillämpningsområde och ansvar för arkivvården. I rutinen klargörs ansvaret att varje myndighet skall upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras. Avseende gallring beslutar arkivmyndigheten om gallring, såvida ej annat följer av lag eller förordning. Gällande gallringsplan avseende lönehantering omfattar olika underlag som hanteras inom lönehantering: Personalhandlingar Räkenskapsinformation Vid intervjuerna har framkommit att gällande bevarande- och gallringsplan behöver revideras, till exempel har det skett förändringar efter införande av det nya systemet som behöver beaktas. Våra kommentarer Vi kan konstatera att det finns ett behov att se över vilka dokument som hanteras inom löneprocessen för att därefter säkerställa att bevarande- och gallringsplanen är aktuell Både elektroniska handlingar och pappershandlingar Landstinget Gävleborg 12 av 28

15 2.7. Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet? Kontrollfrågan syftar bedöma om det säkerställs att inrapporterade uppgifter i systemet överensstämmer med det upprättade anställningsavtalet. Vidare syftar frågeställningar att se att avtalet hanteras på ett tillfredställande sätt. Iakttagelser Vid anställning av medarbetare upprättar chef (eller om uppgiften är delegerad, chefssekreterare) en så kallad anställningsrapport genom att fylla i ett digitalt formulär. I det digitala formuläret finns dels fält med alternativ att välja, dels öppna fält att skriva i. Från det digitala formuläret genereras automatiskt ett anställningsavtal. Upprättaren kan skriva ut anställningsavtalet omgående för underskrifter. Anställningsrapporten skickas digitalt via e-post (automatiskt) till HR-service. Av erhållen information i e-posten framgår om ett anställningsavtal har skrivits ut. Löne-administratör registrerar med anställningsrapporten som underlag uppgifterna i personalsystemet. Om anställningsavtal inte är utskrivet skrivs detta ut och skickas till ansvarig chef. Underskrivet originalavtal ska skickas till personaktsarkivet för arkivering. Nedanstående processmodell ska visualisera att hanteringen görs på olika sätt. Samt att det i vissa fall läggs in i uppgifter i systemet men underlag hanteras sidoordnat. Av granskningen har framkommit att den ifyllda anställningsrapporten många gånger är ofullständigt eller felaktigt ifylld vilket innebär att HR-service får efterfråga kompletterande och korrekta uppgifter. Registrering av löneuppgifter, till exempel månadslön, görs av en löneadministratör. Registrering sker av behörighet (tilldelning av roll) till Självservice samt registrering av löneuppgifter. Den månatliga hanteringen och attestrutinen i Självservice innebär att grundlön inte behöver attesteras av ansvarig chef, medan tillägg (övertid etcetera) ska vara godkänt av chef för att betalas ut. Landstinget Gävleborg 13 av 28

16 Det har framkommit att samtliga originalavtal inte alltid inkommer till personalarkivet. Av den anledningen har administratörerna inom HR-service som rutin att skriva ut anställningsrapporten och lämna till personaktsarkivet. Behörighet Med anställningsrapporten som underlag tilldelar löneadministratör behörighet till personalsystemet. Se vidare avsnitt 2.10 avseende Finns tillförlitliga rutiner som säkerställer att en tillförlitlig behörighet till systemet. Planerade förändringar I det kommande utvecklingsarbetet för anställningsprocessen finns planer att samtliga divisioner och verksamheter ska använda HR som stöd vid personalbehov. Planen är att HR-medarbetare ska vara behjälplig vid anställningsprocessen och bland annat upprätta anställningsrapport. Med detta förfarande avses att kvalitetssäkra processen och att rätt anställningsavtal upprättas vid första registrering. Resultat från genomförd enkät visar att flera av lönehandläggarna anser att det finns behov att förbättra hanteringen. Se underlag från enkät i bilaga 3. Våra kommentarer Vår bedömning är att den nuvarande hanteringen från upprättande av anställningsavtalet till registrering i systemet inte tillräckligt tillfredställande. Vi kan se risker att anställningsrapporten registreras felaktigt eftersom det digitala formulär som används för att upprätta anställningsuppgifter medger detta. Det kan medföra att anställningen, när anställningsrapporten erhålls, inte kan registreras i personalsystemet och ett ny/kompletterande anställningsrapport måste upprättas. Effekten av detta blir att flera anställningsrapporter för en medarbetare och en anställning skickas till HR-service. Det innebär en fördröjning av att dels att korrekta uppgifter registreras i personalsystemet, dels att ett korrekt anställningsavtal finns för underskrift. Det innebär även att ett icke korrekt anställningsavtal kan vara underskrivet. Vi har noterat att det pågår ett förbättringsarbete vilket vi ser som positivt Utför lönesystemet tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter? Kontrollfrågan syftar till att se om systemet utför kontroller (varnar eller stoppar) då det är rimligt att felaktigheter (risker) reduceras eller elimineras via förebyggande kontroller. Landstinget Gävleborg 14 av 28

17 Iakttagelser I personalsystemet finns ett flertal automatiska grundkontroller 19. Utöver dessa finns det möjligt att bygga ytterligare kontroller i systemet. Det har angetts, vid intervjuerna, att det är tidskrävande att bygga och testa nya kontroller i sytemet. Det har påbörjats ett arbetet inom HR-service kring att se över vilka kontroller som kan förbättras i lönesystem. I samband med granskningen har vi bett löneenheten upprätta en sammanställning över manuella kontroller som i dag sker genom rapportuttag eller andra manuella kontroller. I sammanställningen har en analys skett avseende vilka kontroller som är rimliga att utföras manuellt respektive automatiskt. Enligt lönehandläggarnas bedömning bör mer kontroller utföras av systemet. Resultat från genomförd enkät visar att flera av lönehandläggarna anser att utveckling kan ske avseende automatiska kontroller. Se underlag från enkät i bilaga 3. Våra kommentarer Enligt vår uppfattning kan det finnas möjligheter att förflytta olika manuella 20 upptäckande kontroller till maskinellt förebyggande. Vi har noterat att det finns möjligheter för HR-service att själva förbättra detta. Där det inte går att påverka kan detta beaktas i krav mot leverantören. Vi ser detta som angeläget och rekommenderar därför att det påbörjade arbetet prioriteras. Planerade riskvärderingar kan sannolikt utgöra ett stöd avseende förbättringar av systemens kontroller 21. I avsnitt kring 2.3 riskvärderingar har vi även föreslagit att rättelser ska dokumenteras. Även detta kan utgöra underlag i förbättringsarbetet Kontrolleras registrerade avvikelser på ett tillfredsställande sätt? Kontrollfrågan syftar till att se om de manuella kontrollaktiviteter som ska inom verksamheterna utföras på ett tillfredställande sätt (av medarbetare och av chefer). Området berör även om underlag attesteras i rätt tid. Iakttagelser Enligt lönehandläggare uppfattning sker det många gånger otillräckliga kontroller 22 av medarbetare och chefer. Se underlag i bilaga Varna eller stoppa 20 Eller många gånger delvis manuella. Kontrollistor skapas och kontrolleras därefter manuellt. 21 Jämför avsnitt (Många felaktigheter upptäcks dock i de upptäckande kontroller som utförs av lönehandläggare) Landstinget Gävleborg 15 av 28

18 Statistikuppgifter i samband med granskningen visar att det finns många äldre poster av närvaro och frånvaro som fortfarande är oattesterade. Se bilaga 3. Avseende frånvaro går den att attestera i efterhand, men om frånvaron avser läkare och är jourkomp så ger det en påverkan på ATL (arbetstidlagen) tiden, vilket inte ges någon signal om av systemet. Våra kommentarer Enligt vår bedömning är resultatet inte tillfredställande. Det är viktigt att landstingsstyrelsen vidtar åtgärder för att ytterligare tydliggöra hur aktiviteter ska utföras inom lönehanteringen. Förbättringsförslag berörs på olika ställen i rapporten, till exempel att det krävs ökad information och utbildning Finns tillförlitliga rutiner som säkerställer en tillförlitlig behörighet till systemet? Kontrollfrågan syftar till att kontrollera och besvara att det finns rutiner som säkerställer att rätt person har rätt behörighet till personalsystemet. Iakttagelser Ansvarsfördelningen inom löneområdet finns beskrivna och att tillgå via intranätet. Dokumentationen tydliggör kortfattat vilken roll som ansvar för vad. Se även avsnitt 2.1. För att respektive grupp ska kunna utföra sitt ansvar i personalsystemet finns det upplagt olika behörighet som kopplas till olika roller. Roller som finns avseende löner i Självservice är: Medarbetare Chef Chefssekreterare Löneadministratör Systemadministratör/förvaltare HR-specialist Controller/Ekonom Rollerna medger olika behörighet i systemet, till exempel registrera, godkänna respektive titta. Det finns inte möjlighet att attestera (godkänna) egen lön. Behörigheten registreras av löneadministration, där anställningsrapporten utgör underlag för tilldelad roll. Ändring av behörighet inkommer även via lönesupporten. Landstinget Gävleborg 16 av 28

19 Behörighetsregistret finns för uttag från personalsystemet. Det finns ingen fastställd rutin avseende genomgång av behörighetsregistret. Kontroll av aktualitet görs inte regelbundet. Vid en anställnings upphörande avslutas en medarbetares samtliga IT-behörigheter, vilket sker av annan funktion inom landstinget. Om enbart avslut av behörighet ska göras avseende personalsystemet finns i nuläget ingen fastställd rutin som har implementerats för löner. Om en förändring av behörighet ska göras, till exempel ändring av organisatorisk tillhörighet kommer en anmälan till lönesupport. Vid förändrad tjänst utgör däremot en ny anställningsrapport underlag för förändring i personalsystemet. Av intervjuerna framkommer att vid borttag av behörighet till exempel vid förändrad anställning finns inte säkerställt att uppgifterna lämnas in till löneadministration. Chef kan vid egen frånvaro delegera beslut och attesträtt till annan chef eller medarbetare som är tillförordnad chef eller ställföreträdare, enligt attest- och beslutsrutin. Delegeringen till annan chef registreras av chef direkt i personalsystemet. Vid delegering till medarbetare som inte innehar en chefsroll behöver blanketten anmälan av beslutsattestant till Personec P fylls i och skrivs under av berörda parter och skickas till löneenheten/arbetsgivarenheten som registrerar chefsrollen för medarbetaren och arkiverar blanketten. Efter registrering av chefsrollen ska funktionen delegering av beslut och attesträtt användas i personalsystemet. Vid förändrad roll (behörighet) medges inte att registrera till och med datum eller från och med i Personec P, vilket innebär att om en anställd byter ansvar måste ändring göras i systmet den aktuella dagen, vilket innebär en manuell bevakning. Allt som registreras i personalsystemet loggas. Loggarna används främst av löneadministration när någonting upptäcks som är konstigt eller att det har försvunnit sådant som uppges vara registrerat. I övrigt finns ingen fastställd rutin som används för till exempel genomgång av loggarna. Våra kommentarer Vår bedöming är att det inte finns helt tillfredsställande hantering för att säkerställa behörighet till personalsystemet, till exempel bör processen kring förändring och borttag av behörighet förbättras. Idag är det inte säkerställt att uppgifterna inkommer till HR-service. Vi rekommenderar att det sker en genomgång av samtliga behörigheter varje år. Landstinget Gävleborg 17 av 28

20 2.11. Finns tillfredsställande kontroller i samband med löneutbetalning? Kontrollfrågan syftar fastställa vilka kontroller som sker i samband med löneutbetalning och om dessa utförs på ett vis som säkerställer löneutbetalningen. Iakttagelser Momenten inklusive kontroller vid löneutbetalning kan delas in i följande områden. Kontroller före utbetalning Hantering av utbetalningsfil Avstämningskontroller inför utbetalning Efter utbetalning Chefernas kontroller efter utbetalning Minst två personer är inblandade i samtliga kritiska moment och det finns flera personer som har kunskaper om rutinerna för att säkerställa back up vid frånvaro. Kontroller före utbetalning sker dagligen med av fel- och varningslista som underlag. I den dagliga kontrollen ingår avstämning av differenser och kontroll av felkonteringar. Inför utbetalning stängs attestansvariga ute i samband med så kallad slutlig kontroll före utbetalning. Eventuella kvarvarande fel och varningar rättas under en dag. Lönebearbetning startas manuellt när rättningar är gjorda. Dagen efter lönebearbetning kontrolleras eventuella kvarvarande differenser. Hantering av utbetalning sker efter det att kontrollerna genomförts genom att verkställa lön samt godkänna och låsa månadens lönebearbetning. Månades totala utbetalning noteras i månadstidplanen 23. Avstämningskontroller som sker inför utbetalning är en manuell kontroll av samtliga medarbetare som för månaden erhåller en nettolön över ett visst belopp. Därefter sparas bankfilen manuellt på anvisad mapp i landstingets nätverk. Regler finns uppsatta som ombesörjer att filen krypteras och skickas till bank. När banken mottagit filen erhålls e-post i retur med uppgifter om månadens nettolönesumma. Kvittensen avseende nettolönesumman vidarebefordras till landstingets kassagrupp. Efter verkställande av utbetalningsfil skapas i personalsystemet en ekonomifil och i förekommande fall en ombokningsfil. När ekonomifilen är bearbetad görs en genomgång av den och eventuella kompletteringar av saknade etikettskoder sker innan filen sparas ner manuellt i anvisad mapp i landstingets nätverk. 23 En tidplan som omfattar hela årets aktiviter avseende lönehantering i personalsystemet, Personec P, benämnd Tidplan Drift LG och FTV 2013 Landstinget Gävleborg 18 av 28

21 Redovisningsenheten ansvarar för inläsning av ekonomifilen till ekonomisystemet. I samband med inläsning sker kontroll att utbetalt belopp överenstämmer med angivet belopp enligt besked per e-post från löneadministration. Vid eventuella felaktigheter i ekonomifilen kontaktas löneadministration för utredning. I övrigt sker inga ytterligare kontroller från redovisningsenheten. Månatlig rutin som sker därutöver är avstämning av förskott, nettolöner, fakturor och intresseavdrag. Avstämningen sker genom uttag av lista från personalsystemet och granskning av bokförda saldon i ekonomisystemet Agresso. Till stöd för moment som ska utföras före, under och efter löneutbetalning finns Tidplan Drift LG och FTV Tidplanen omfattar hela året och beskriver för respektive veckodag vilka körningar som ska ske och vilken roll som ansvarar. För lönekörningen framgår i vilken ordning respektive delmoment ska ske. Till stöd för avstämningar och skattedeklarationer har HR-service interna checklistor som beskriver uttag av rapporter med mera. Våra kommentarer Utifrån de kontroller vi genomfört är vår bedömning att rutiner i samband med löneutbetalning synes i allt väsentligt goda. Checklistor finns upprättade för den praktiska hanteringen i samband med aktiviteten löneutbetalning. Vi föreslår dock att nuvarande rutin dokumenteras som separata rutiner med uppgift om till exempel fastställande datum och upprättare Sker uppföljning/tillsyn att lönehantering fungerar tillfredsställande? Kontrollfrågan syftar utreda vilken uppföljning som görs avseende löner. Iakttagelser Uppföljning inom löneområden sker kontinuerlig via till exempel vid olika möten. Under våren 2013 har det genomförts en uppföljning av löneadministrationen (landstingets internkontrollenhet på uppdrag av landstingledningen). Under år 2011 genomfördes en registeranalys av en extern konsult. Under 2014 ska varje förvaltning ta fram en så kallad intern kontrollplan. I denna kan aktiviteter kring lönehanteringen komma att beaktas. Våra kommentarer Landstinget Gävleborg 19 av 28

22 Vi konstaterar att det skett uppföljningar på olika sätt. Vi noterar även att det kommer att ske ett arbete med så kallade intern kontrollplaner. Vi ser ett behov av att landstingstyrelsen i ökad grad följer upp hanteringen av löner. Landstinget Gävleborg 20 av 28

23 Bilaga 1 Nedan finns ett urval av de dokuments som vi tagit del av i granskningen. Dokument för medarbetare och chef, tillgängliga på Plexus Lönepolicy Självservice för medarbetare Självservice för läkare Självservice för chef Ansvarsfördelning i Självservice medarbetare Ansvarsfördelning i Självservice chef Ansvarsfördelning i Självservice chefssekreterare Ansvarsfördelning i Självservice schemaansvarig Befogenhetsplan för Landstinget Gävleborg Dokumenten benämnd Självservice är manualer med praktisk tillämpning i personalsystemet, Personec P. I dokumenten finns områden som specificerar ansvar. Dokumenten benämnd Ansvarsfördelning tydliggör ansvar för vem som ska göra vad i Självservice. Övriga rutiner för medarbetare och chefer inom landstinget Personec P - Rutin Attest- och Beslut (fastställd ) Personec P - Rutin Attest- och Beslut, Bilaga1- Anmälan Beslut om ny grundlön (Blankett för attestera ny grundlön) Egna utlägg (Beskriver hanteringen kring egna utlägg) Facklig ledighet i Landstinget Gävleborg Landstingsövergripande rutin (Rutin för ledighet fackligt förtroendeuppdrag, samt anställdas rätt till facklig information på arbetstid 5h/år) Facklig ledighet med lön (Blankett för facklig ledighet med lön) Jämställdhetsanalys av löner och lönesättning-rutin (Syftet med dokumentet är att vara ett hjälpmedel vid jämställdhetsanalys av löner och lönesättning) Landstinget Gävleborgs Individuella Lönekriterier (Syftet är att beskriva antagna övergripande lönekriterier för individuell lön) Löneavdrag- Privata mobiltelefonsamtal (Blankett för löneavdrag telefoni) Lönesättning av ST-läkare2013 (Underlag för lönesättning) Löneöversyn Landstingsövergripande mall för lokala handlingsplaner (Beskriva förutsättningar och prioriteringar inför löneöversynen) Landstinget Gävleborg 21 av 28

24 Löneöversynsprocessen, landstingsövergripande rutin (Beskrivning av löneöversynsprocess från huvudöverenskommelsen tecknande till när den nya lönen är beslutad/fastställd och parterna förklarad löneöversynen avslutad) Löneöversynsprocessen-årshjul (Beskrivning tidsplaneringen aktiviteter under/mellan löneöversynerna) Löneöversynsprocessen- Ansvar och befogenheter (Beskrivning funktioner som har uppgifter, ansvar och befogenheter inom arbetet med löneöversyner) Personec förhandling- Rutin (Beskrivning ansvar & roller i Personec Förhandling) Samråd vid lönesättning (Beskriver landstingets förväntningar har på samrådsförfarandet vid lönesättning) ST-läkare, löneersättning Beskrivning av hantering (Beskriver hanteringen av ST-läkarnas löneersättning) Uppföljning av jourtid, övertid och mertid- Landstingsövergripande rutin (Beskriver rutiner, roller och ansvar vid uppföljning av Arbetstidslagen, ATL) Utvecklingssamtal - Landstingsövergripande rutin (Beskriver rutiner för planering, genomförande och dokumentation av utvecklingssamtal med medarbetare) Överläggningsprotokoll- Löneöversyn (Protokollsmall vid löneöversyn) Arkivreglement för Landstinget Gävleborg Bevarande- och gallringsplan Dokumenthanteringplan med gallringsbeslut rörande ADB Topas Interna rutiner och checklistor HR-service Beskrivning av roller till Personec P (daterad ) AFA rutiner Anställningsprocessen Beställning behörigheter i Personec P Nilex Förskjuten arbetstid Nyanställning Rutin för skyddade personuppgifter i KiX-HSA Rutin Högavlönad Rutin Löneskuld Rutin särskilt högriskskydd Rutin vid SUN-kodning Rutin anställningsrapport Sjuka timmisar Ärendenamn NILEX Rutin lönefil Roller Personec P Landstinget Gävleborg 22 av 28

25 Bilaga 2 Nedan följer en beskrivning av innehållet i ett urval av granskade dokument. Lönepolicy Landstingsfullmäktige har år 2005 (LF 192/2005 D (Dnr M 50, XL 536/05)) beslutat om gällande lönepolicy. Policyn syftar till att lönebildningen, som strategiskt verktyg, ska användas så att landstingets medarbetare bidrar till att målen uppnås och verksamheten utvecklas. Den är ett komplement till de centrala parternas överenskommelser och tillämpning genom riktlinjer finns i särskild handlingsplan. Målgrupp är samtliga medarbetare. Jämställdhetsanalys av löner och lönesättning Dokumentet syftar till att ett stöd vid jämställdhetsanalys av löner och lönesättning. I dokumentet beskrivs att lönesättning ska ske könsneutralt samt att dokumentet ska vara ett underlag för reflektion. Ansvar och roller beskrivs. En framträdande frågeställning är att beakta saklighet och objektivitet. Målgrupp är lönesättande chef. Rutin för egna utlägg Dokumentet syftar till att beskriva hanteringen kring ersättning för egna utlägg. I dokumentet tydliggörs att egna utlägg får ske i undantagsfall samt tydliggör ansvarsfördelning mellan arbetstagaren, chef och löneadministratör. Målgrupp för dokumentet är samtliga medarbetare. Rutin Attest och beslut Dokumentet syftar till att klargöra hur delegering sker av beslut och attest inom personalsystemet, Personec P. I dokumentet beskrivs olika kontrollåtgärder till exempel beskrivs i avsnitt 4.3 att HR-avdelningen skall kontrollera att blankett för beslutattest är korrekt ifylld och godkänd av behörig person. Lönenheten skall kontrollera löneunderlag (kvalitetsgranska och kvalitetsgranska) genom rapportuttag alternativt lönesimuleringar. I uppgiften ingår att rimlighets bedöma preliminär lön. Rutin Uppföljning jourtid, övertid och mertid Dokumentet syftar till beskrivning av rutiner, roller och ansvar vid uppföljning av Arbetstidslagen, ATL. Rutinen omfattar alla verksamheter i Landstinget Gävleborg. I dokumentet beskrivs lagkrav, roller och ansvar avseende rapportering av turbyten, flex, jour, frånvaro och dylikt. Av rutinen framgår att, för att fånga upp de läkare som närmar sig gränsvärdet, bör en kub-rapport per person tas fram och kontrolleras i mars, juni samt varje månad augusti december. Kub-rapporten är ett komplement till ATL-ackumulatorerna på grund av atta den fångar sent attesterade poster. Ansvarig för kontrollern är HR-konsult som ska signalera till HR-partner som meddelar ansvarig chef. Dispensansökan ska fyllas i och skickas till GHLF. Arkivering av ansökan sker hos lönenheten tillsammans med personakten. Målgrupp för rutinen är samtliga anställda som använder turbyten, flex, jour, frånvaro och dylikt, samt ansvarig chef, HR-konsult och HR-partner Manual Självservice för chef Citat: Det är viktigt att du arbetar i Självservice dagligen och tar hand om de uppgifter som finns rapporterade av dina medarbetare så fort som möjligt. När sista Landstinget Gävleborg 23 av 28

26 dag inför en lönebearbetning infaller måste allt för innevarande månaden samt avvikande tjänstgöring för föregående månad vara attesterat för att utvärderingen inför lön ska blir rätt. För de enheter som använder sig av flex måste också alla korrigeringar och rättningar för föregående månad var gjorda. Det är också viktigt att du ser till att dina medarbetare har rätt anställning i Personec P så att deras behörighet, semestersaldo, flexhantering och schemaläggning via TimeCare fungerar som det ska och att utvärderingen till lön blir rätt. Manual Självservice för Medarbetare Ett dagligt verktyg för att rapportera frånvaro, avvikande tjänstgöring, jour/beredskap, turbyte och utbetalning av innestående tid. Rapportering och hantering av flex sker i självservice. Det kan användas till att se tidutvärdering, innestående semester, komptid samt schema och bemanningsöversikt. I självservice kan medarbetaren se preliminär och definitivt lönebesked. Landstinget Gävleborg 24 av 28

27 Bilaga 3 Nedan följer resultatet från genomförd enkät avseende HR-service uppfattning. För varje frågeområde finns rubriker med hänvisning inom vilket kontrollmål enkätfrågan avser att besvara. Enkätens utformning bestod av tio påstående som de svarande på en fyrgradig skala fick välja mellan instämmer helt eller instämmer inte alls. När den svarande inte instämt i ett påstående 24 (svarat inte alls eller till viss del) på påståendet som ställts har kommentarer efterfrågats. Ett urval av utfall från enkäten redovisas med granskningens resultat och ska tolkas enligt följande. Värden till vänster innebär att användare besvarat frågan med instämmer inte alls eller till viss del. Värden till höger innebär att användare besvarat med i huvudsak eller helt. Siffror i liggande staplar visar antalet svarande. Gråvit färg innebär att användare besvarat med vet ej. Avsnitt 2.1 Finns styrande och stödjande dokument inom lönområdet? Avsnitt 2.5 Finns beskrivning av verifieringskedjor och är det säkerställt att räkenskapsinformation inom löneområdet hanteras på ett tillfredsställande? 24 Efter att användare haft svarsalternativen helt, i huvudsak, till viss del, inte alls fanns texten Om du svarar till viss del eller inte alls. Kommentera om du upplever problem med detta och/eller vilka konsekvenser detta ger Landstinget Gävleborg 25 av 28

28 Exempel på kommentarer som angetts i anslutning till enkätens påstående: Här kan förbättringar göras. Det skickas in BABS-kvitton istället för originalkvitton fast det tydligt står på kvittot att "Detta gäller inte som kvitto Ingen kontroll kring att kvitton som tillhör reseräkningarna kommer in till löneadm. innan utbetalning sker. Kvitton på egna utlägg ska gälla endast det som inhandlats till arbetsplatsen och inte privata köp (på samma kvitto) som måste dras ifrån. Vet inte om vi har rutiner som beskriver chefens ansvar. Rutiner behövs göras Uppdatering av gallringsplanen är inte gjord. Saknar dokument över arkiveringstid för olika underlag Avsnitt 2.7 Sker tillfredsställande kontroller av att inrapporterade uppgifter i personalsystemet överensstämmer med uppgifter i anställningsavtalet? Avsnitt 2.8 Utför lönesystemet tillfredsställande kontroller vid registrering av uppgifter? Landstinget Gävleborg 26 av 28

29 Kommentarer som angetts i anslutning till enkätens påstående: Det finns en del automatiska grundkontroller och till viss del går det att bygga men även här är det tidsbrist som gör att det inte är möjligt att testa eget byggda kontroller Det finns vissa delar som inte har automatiskt kontroll men som borde ha det. Avsnitt 2.9 Kontrolleras registrerade avvikelser på ett tillfredsställande sätt? Exempel på kommentarer som angetts i anslutning till enkätens påstående: Sent attesterade poster förekommer varje månad, av alla sorter Ej rätt lön i tid, fel lön utbetald, extra arbete vid manuell hantering av sent attesterade poster Det händer att medarbetare ringer och frågar efter ersättning och chefen kan då inte attesterat posten. Medarbetaren kanske ibland inte har registrerat sitt pass. Händer ganska ofta att attest inte gjorts i rätt tid. Ex. Chefer kan godkänna övertid trots att det avviker mot avtalet. Underlag avseende ej hanterade poster (uppgifter har skrivits ut från lönesystemet) Landstinget Gävleborg 27 av 28