Användarguide till WebEx-integrering till Outlook för Mac (WBS31)

Transkript

1 Först publicerad: 15 mars 2016 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 INNEHÅLL Introducerar WebEx-integration till Outlook för Mac 1 Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac 1 Om alternativen för integration till Outlook 2 Installera och avinstallera produktivitetsverktygen 3 Installera WebEx produktivitetsverktyg 3 Kontrollera version av produktivitetsverktygen 4 Sök efter uppdateringar 4 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg 4 Träffas nu med WebEx 7 Översikt över Träffas nu med WebEx 7 Starta ett direktmöte från Microsoft Outlook 7 Starta ett direktmöte från verktygsfältet 7 Schemalägg möten 9 Schemalägg ett enbart-webex-möte i Microsoft Outlook 9 Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook 10 Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook 11 Vad är ett CMR Hybrid-möte med WebEx och TelePresence? 12 Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac 12 Schemalägg en personlig konferens 14 Schemalägg ett personligt konferensmöte 15 Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig 15 Utse en delegat på din WebEx-webbplats 16 Utse en delegat i Microsoft Outlook 17 Schemalägg ett möte åt en annan värd 19 Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd 19 Schemalägg ett möte åt en annan värd 20 Starta ett möte åt en annan värd 20 Delta i ett möte 23 Delta i ett möte 23 iii

4 Innehåll iv

5 KAPITEL 1 Introducerar WebEx-integration till Outlook för Mac Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac, sida 1 Om alternativen för integration till Outlook, sida 2 Översikt över WebEx-integration till Outlook för Mac WebEx-integrering till Outlook ger ett bekvämt sätt att schemalägga eller starta WebEx-möten, CMR Cloudeller Hybrid-möten samt personliga WebEx-konferenser med hjälp av Microsoft Outlook. Med integration till Outlook kan du utföra dessa uppgifter utan att behöva använda din WebEx-webbplats, d.v.s. den webbplats som du normalt använder för att schemalägga och delta i onlinemöten. WebEx-integration till Outlook ingår i WebEx produktivitetsverktyg. Din webbplatsadministratör kan ha installerat WebEx produktivitetsverktyg åt dig. Om inte kan du hämta WebEx produktivitetsverktyg från din WebEx-webbplats. Se Installera WebEx produktivitetsverktyg, på sidan 3. När du har installerat WebEx produktivitetsverktyg visas WebEx-integreringsalternativen i Microsoft Outlook, med vilka du snabbt kan schemalägga ett WebEx-möte. Innan du använder WebEx-integration till Outlook måste du se till att: Du har ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Alternativet Integration till Outlook för WebEx produktivitetsverktyg finns på din WebEx-webbplats. Datorn är ansluten till Internet. Du vet hur man använder Microsoft Outlook. När du schemalägger ett möte kan du bjuda in deltagare via valfri Outlook-adresslista till mötet, inklusive den globala adresslistan, din personliga adresslista och mappen Kontakter. Deltagare som du bjuder in till ett möte behöver inte använda Integration till Outlook för att delta i mötet. Integration till Outlook skyddar dina möten genom att använda kryptering via 128-bitars SSL (Secure Sockets Layer) för all data som skickas och tas emot via din WebEx-webbplats. 1

6 Om alternativen för integration till Outlook Introducerar WebEx-integration till Outlook för Mac Om alternativen för integration till Outlook När WebEx produktivitetsverktyg är installerade visas WebEx-integreringsverktygsfältet i Microsoft Outlook-fönstret. Här följer en beskrivning av kommandona i WebEx-integration till Outlook. Träffas nu: Starta ett direktmöte. Detta är ett möte som du kan starta när som helst, utan att behöva schemalägga mötet i förväg. Mer information hittar du i Användarguide för Träffas nu på din WebEx-webbplats. Du kan ange inställningar för direktmöten under fliken Träffas nu-inställningar i dialogrutan WebEx-inställningar. Om ditt konto är aktiverat för användning av möten i personliga rum kan du välja alternativet Använd personligt rum för alla mina direktmöten. Alternativet Träffas nu kommer då att öppna WebEx-mötet i ditt personliga rum. Schemalägga WebEx-möte: Öppnar dialogrutan Möte i Outlook och lägger till ett möte enbart för WebEx. Mer information finns i Schemalägg ett enbart-webex-möte i Microsoft Outlook, på sidan 9. Schemalägg personligt konferensmöte: Öppnar fönstret Avtalad tid i Outlook och schemalägger ett personligt konferensmöte, vilket inbegriper en ljuddel och en valfri onlinedel om du har WebEx-ljud. Mer information finns i Schemalägg ett personligt konferensmöte, på sidan 15. Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte: Öppnar dialogrutan Möte i Outlook och schemalägger ett CMR Hybrid-möte. Det här alternativet är endast tillgängligt om din webbplats och ditt konto är aktiverade för CMR Hybrid-integrering. Mer information finns i Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook, på sidan 11. Inställningar: Öppnar en dialogruta där du kan ange WebEx-inställningar. Om: Visar versionsnumret och licens- och patentinformation om WebEx-integration till Outlook. 2

7 KAPITEL 2 Installera och avinstallera produktivitetsverktygen Installera WebEx produktivitetsverktyg, sida 3 Kontrollera version av produktivitetsverktygen, sida 4 Sök efter uppdateringar, sida 4 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg, sida 4 Installera WebEx produktivitetsverktyg Om din webbplatsadministratör har aktiverat WebEx produktivitetsverktyg på din WebEx-webbplats kan verktyget installeras automatiskt åt dig. Om din webbplatsadministratör har aktiverat automatiska uppdateringar kan dessutom WebEx produktivitetsverktyg uppdateras automatiskt när nyare versioner lanseras. Vid behov kan du också hämta och installera WebEx produktivitetsverktyg manuellt. Innan du installerar WebEx produktivitetsverktyg ska du kontrollera systemkraven i versionsinformationen för att vara säker på att datorn uppfyller minimikraven. Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Logga in på din WebEx-webbplats. Klicka på Hämtningar. Under Produktivitetsverktyg väljer du Mac. Välj Hämta. Installationsprogrammet (med filformatet.dmg) hämtas automatiskt till din dator. Kör installationsfilen och följ anvisningarna. 3

8 Kontrollera version av produktivitetsverktygen Installera och avinstallera produktivitetsverktygen Kontrollera version av produktivitetsverktygen Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Högerklicka på ikonen för produktivitetsverktygen i Windows aktivitetsfält. Välj Om WebEx produktivitetsverktyg i produktivitetsverktygsmenyn för att se vilken version som för närvarande är installerad. Gå till din WebEx-webbplats. Välj Support > Hämtningsbara filer. Under Om Meeting Center kan du se versionsnumret på produktivitetsverktygen. Om din installerade version inte är densamma som versionen som anges på webbplatsen väljer du Hämta under Produktivitetsverktyg på sidan Hämtningsbara filer för att hämta den senaste versionen. Sök efter uppdateringar Om du har möjlighet att ta emot uppdatering av WebEx produktivitetsverktyg kan du söka för att se om det finns någon uppdatering. Procedur Steg 1 Steg 2 Högerklicka på ikonen för produktivitetsverktygen i Windows aktivitetsfält. Välj Sök efter uppdateringar. Systemet kontrollerar om det finns någon ny uppdatering. Om det inte finns någon uppdatering visas ett meddelande som anger att den senaste versionen är installerad. Om en ny uppdatering finns kan du välja att installera den direkt. OBS! Du kan även använda kommandot Sök efter uppdateringar via WebEx-menyn Schemalägg möte i Microsoft Outlook. Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Välj Program > WebEx > Produktivitetsverktyg > Avinstallera. Eventuellt uppmanas du att ange ditt lösenord. Välj OK för att fortsätta. Välj Ja för att bekräfta. 4

9 Installera och avinstallera produktivitetsverktygen Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg 5

10 Avinstallera WebEx produktivitetsverktyg Installera och avinstallera produktivitetsverktygen 6

11 KAPITEL 3 Träffas nu med WebEx Översikt över Träffas nu med WebEx, sida 7 Översikt över Träffas nu med WebEx Du kan starta ett direktmöte från Microsoft Outlook eller Mac-verktygsfältet. Som standard äger möten som du startar via Träffas nu rum i ditt personliga rum. För att ändra dina standardinställningar går du till WebEx-webbplatsen och väljer Mitt WebEx > Inställningar och anger alternativ under avsnitten Träffas nu -inställningar och Ljud. Direktmöten och möten i personliga rum är endast-webex-möten. CMR Hybrid-möten har inte stöd för direktmöten eller möten i personliga rum. Starta ett direktmöte från Microsoft Outlook Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Öppna Microsoft Outlook. Välj bollikonen för WebEx för att se WebEx-menyn. Välj Träffas nu. Starta ett direktmöte från verktygsfältet Procedur Steg 1 Steg 2 Välj WebEx-bollikonen i Mac-verktygsfältet. Välj Träffas nu i menyn. 7

12 Starta ett direktmöte från verktygsfältet Träffas nu med WebEx 8

13 KAPITEL 4 Schemalägg möten Schemalägg ett enbart-webex-möte i Microsoft Outlook, sida 9 Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook, sida 10 Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac, sida 12 Schemalägg en personlig konferens, sida 14 Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, sida 15 Schemalägg ett enbart-webex-möte i Microsoft Outlook Procedur Steg 1 Steg 2 Klicka på WebEx-ikonen i Outlook och välj Schemalägg WebEx-möte eller öppna en ny mötespost och klicka på knappen Lägg till WebEx i verktygsfältet. Öppna en ny mötesförfrågan i Microsoft Outlook och ange sedan information om och inställningar för mötet. Ange allmän mötesinformation, exempelvis mötets ämne samt start- och sluttid. OBS! När du skickar mötesinbjudningar från Microsoft Outlook visas mötets starttid i den tidszon som är inställd på din dator och inte i den tidszon som du har angett i inställningarna på din WebEx-webbplats. På din WebEx-webbplats visas alla mötestider i den tidszon som du har ställt in på webbplatsen, oavsett vilken tidszon du har angett på din dator. Om du vill skapa ett återkommande möte väljer du Återkommande och anger sedan upprepningsalternativ. Se Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac, på sidan 12 för mer information. Ange andra alternativ i Microsoft Outlook efter behov, till exempel en mötesavisering. (Valfritt) Välj Lägg till rum om du vill schemalägga ett TelePresence-rum som en rumsresurs och låta användare delta via TelePresence-enheter. 9

14 Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook Schemalägg möten OBS! Om du har lagt till TelePresence-rummet som en rumsresurs och din WebEx-webbplats samt ditt konto har aktiverats för CMR Cloud kan deltagare välja Delta i möte direkt via sina TelePresence-enheter. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Välj Lägg till WebEx från WebEx-verktygsfältet i Outlook för att ange inställningar för mötet. Om du uppmanas att ange din WebEx-kontoinformation anger du dessa uppgifter och väljer sedan OK. Ange fler alternativ för ditt WebEx-möte i dialogrutan för WebEx-inställningar: a) Välj en mötesmall om du vill använda de fördefinierade inställningarna i den mallen. b) Ange ett möteslösenord om ett sådant behövs. c) (Tillval) I rutan Alternativ värd väljer du en eller flera alternativa värdar som kan starta och hålla i mötet tills du deltar. OBS! En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. En alternativ värd måste vara en av personerna som du har lagt till i mötet som en deltagare, och måste och ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig. d) Välj Visa avancerade inställningar om du vill ange fler alternativ: Se till att du har valt rätt typ av tjänst eller möte, till exempel standardmöte, eller möten av typen händelse, utbildningssession, eller personlig konferens. Verifiera eller välj ljudanslutningsalternativ. Ange alternativ för registrering om sådana behövs. Steg 6 Steg 7 e) Välj OK. Bjud in personer till ditt möte genom att välja Bjud in eller genom att välja Schemaassistent > Lägg till deltagare och sedan välja deras namn eller e-postadresser från någon av dina kontaktlistor i Microsoft Outlook. När du har bjudit in någon till ett schemalagt möte får de en e-postinbjudan. E-postinbjudan innehåller information om mötet, inklusive dess lösenord, och en länk som de kan klicka på för att delta i mötet. Välj Spara och stäng eller Skicka när du har gjort dina ändringar. Schemalägga ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook Med Integration till Outlook kan du schemalägga ett CMR Hybrid-möte där deltagarna kan ansluta med WebEx Meeting Center eller med TelePresence. Andra typer av WebEx-möten innebär att värden och deltagarna inte får samma e-postinbjudan, men när du schemalägger ett CMR Hybrid-möte får både du och deltagarna samma e-postinbjudan. Din e-postinbjudan innehåller ingen konfidentiell värdinformation, så som värdnyckeln eller värdens åtkomstkod. Om du behöver 10

15 Schemalägg möten Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook värdnyckeln eller värdåtkomstkoden klickar du på länken i e-postinbjudan som tar dig till mötesinformationssidan på WebEx-webbplatsen och loggar därefter in med dina värdinloggningsuppgifter. Om du schemalägger en alternativ värd kan de starta mötet, hantera mötet och spela in mötet. Mötesinspelningen skickas dock till dig i egenskap av ursprunglig värd. När du schemalägger möten ska du inte schemalägga fler än två möten under samma tidsperiod eftersom du inte kan vara värd för två möten som pågår samtidigt. Även om du tillåter att alternativa värdar startar dina möten utan dig klassas du som värd för möten som du har schemalagt, så länge du inte är ombud åt en värd. Mer information om ombud finns i Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig, på sidan 15. Schemalägg ett CMR Hybrid-möte i Microsoft Outlook Procedur Steg 1 Steg 2 I WebEx-menyn i Outlook-fönstret väljer du Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte eller så kan du öppna en ny mötespost och välja knappen Lägg till WebEx och TelePresence i verktygsfältet. På panelen Mötesalternativ anger du WebEx- och TelePresence-alternativen för ditt CMR Hybrid-möte: a) Markera Tillåt personer att delta via WebEx. Detta alternativ är alltid avmarkerat som standard. Markera det varje gång du schemalägger ett möte och vill lägga till WebEx till mötet. b) Välj Lägg till TelePresence-rum. De system du väljer läggs till i rutorna Till och Plats i mötesfönstret. c) Ange ett möteslösenord för inbjudna WebEx-deltagare. Om möteslösenord krävs på din webbplats visas en asterisk intill rutan. OBS! Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte. d) (Tillval) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra mötet säkrare. e) (Tillval) I rutan Alternativ värd väljer du en eller flera alternativa värdar som kan starta och hålla i mötet tills du deltar. OBS! En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Om en alternativ värd spelar in. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig. f) (Tillval) Välj Avancerade WebEx-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel ljudanslutningar och registrering. g) (Tillval) Ange antalet ytterligare inringande videomötesdeltagare som kan ringa in till mötet under Lägg till inringande videomötesdeltagare. 11

16 Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac Schemalägg möten OBS! Med detta alternativ kan du reservera kapacitet så att fler personer kan delta via personliga videokonferenssystem som Cisco TelePresence EX-produkterna och enheter som har Cisco Jabber Video. Antalet som du anger exkluderar eventuella TelePresence-system som du lägger till i rutorna Till och Plats. Håll i åtanke det rekommenderade antalet för din webbplats och överskrid inte denna gräns. h) (Tillval) Välj Avancerade TelePresence-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel inringning och utringning. Steg 3 Steg 4 Steg 5 Lägg till inbjudna personer till WebEx-mötet i Till-rutan i Outlook-mötet. Ange mötets ämne i Ämne-rutan i Outlook-mötet. Ange mötets start- och sluttid samt alternativ för återkomst, om tillämpligt. Vad är ett CMR Hybrid-möte med WebEx och TelePresence? Med Hybrid-integrering av WebEx produktivitetsverktyg med TelePresence-mötesrum för samarbete (CMR) kan Cisco WebEx Meeting Center och Cisco TelePresence växelverka i ett gemensamt möte. Under ett CMR Hybrid-möte visas video i realtid från både WebEx- och TelePresence-mötesdeltagare. Under WebEx-mötet listas TelePresence-deltagarna i mötesdeltagarlistan under samlingsrubriken TelePresence-system. Mötesdeltagarlistan i TelePresence-systemet visar varje enskild WebEx-mötesdeltagare. Om en TelePresence-mötesdeltagare kopplar in VGA- eller HDMI-kabeln till en bärbar dator och aktiverar skärmdelning kan alla mötesdeltagare, inklusive WebEx-deltagarna, se det delade innehållet. Om en WebEx-presentatör aktiverar delning kan alla mötesdeltagare, inklusive TelePresence-deltagarna, se det delade innehållet. Du kan spela in video, ljud, delningar, chatt och omröstningar under CMR Hybrid-möten. Tryck på Spela in, precis som du vanligtvis gör under WebEx-möten, så kommer dina inspelningar att visas i listan Mina filer > Mina inspelade möten i avsnittet Mitt WebEx. CMR Hybrid-mötesinspelningar sker i MP4-format. Video spelas in i 360 p. Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac Följande tabell visar hur återkommande intervall i Outlook hanteras i WebEx: OBS! Om du ändrar mötesinställningarna för ett återkommande möte i WebEx-integration till Outlook ska du tillämpa ändringarna på hela mötesserien. Om du till exempel bara ändrar en enskild förekomst av mötet visas ändringarna bara i Outlook och inte på din WebEx-webbplats. 12

17 Schemalägg möten Stöd för återkommande intervall i WebEx-integration till Outlook för Mac Typ Varje dag Veckovis Månadsvis Varje år WebEx Meetings Outlook-alternativ Var [X] dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [X] var [Y] månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen varje månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad [1,...31] [januari...december], vart n (n> 1) år [första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari... december] Alternativet Konverterat till WebEx-möte Var [X] dag Varje veckodag För Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner: Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats. Veckostarten är alltid söndag som standard. Anpassning stöds inte. Om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras därför inte veckostarten med WebEx-webbplatsen. Dag [X] var [Y] månad Stöds ej Stöds ej Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad [1,...31] [januari...december], vart n (n> 1) år Stöds inte. [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i [januari...december] vart n(n>1) år [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen] i [januari...december] vart n(n>1) år Slutdatum Inget slutdatum. Upphör efter [X] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] Inget slutdatum. Upphör efter [X] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] 13

18 Schemalägg en personlig konferens Schemalägg möten Typ Varje dag Veckovis Månadsvis Varje år Slutdatum Personliga konferensmöten i WebEx Outlook-alternativ Var [X] dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [X] var [Y] månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen varje månad Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad Varje [1,...31] [januari...december] [första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari... december] [första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari... december] Inget slutdatum. Upphör efter [X] förekomster. Upphör vid [datuminmatning] Alternativet Konverterat till personligt konferensmöte i WebEx Varje dag Varje veckodag Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] Dag [x] i varje månad. Dag [1, 2, 3, 4, 31] varje månad. Stöds inte. Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] söndagen, måndagen, tisdagen, onsdagen, torsdagen, fredagen, lördagen var [X] månad Stöds inte. Stöds inte. Stöds inte. Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden till ett år. Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden till ett år. Om tidsperioden är längre än ett år konverteras perioden till ett år. Schemalägg en personlig konferens Förutsatt att din webbplats använder WebEx-ljud kan du schemalägga personliga WebEx-konferensmöten med integrering till Outlook utan att behöva gå till din WebEx-webbplats. Vid en personlig konferens kan du starta ljuddelen först, men en onlinedel finns alltid tillgänglig att delta i vid behov. 14

19 Schemalägg möten Schemalägg ett personligt konferensmöte När du schemalägger en personlig konferens innehåller den mötesinbjudan som du (värden) får värdåtkomstkoden som du använder för att starta mötet. Personliga konferensmöten inbegriper även en värdnyckel som du kan använda när du vill återta värdprivilegierna. Schemalägg ett personligt konferensmöte Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Steg 7 I WebEx-menyn i Outlook-fönstret klickar du på knappen Schemalägg personligt konferensmöte på verktygsfältet. I dialogrutan WebEx-inställningar anger du följande alternativ: a) Om du använder WebEx-ljud ska du välja Personliga konferenser under Ljudanslutningstyp på fliken Ljud och spårning, och sedan välja det personliga konferenskonto du vill använda. Om du inte har angett något personligt konferenskonto ännu måste du först generera ett. b) (Tillval) Ange ett möteslösenord som inbjudna WebEx-deltagare måste ange för att nå onlinedelen av den personliga konferensen. Om möteslösenord krävs på din webbplats visas en asterisk intill rutan. OBS! Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte. Mer information om PIN-koder finns i Om avancerade TelePresence-alternativ. c) (Tillval) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra onlinedelen av mötet säkrare. d) (Tillval) Klicka på Välj alternativ värd för att välja en eller flera alternativa värdar som kan starta och hålla i mötet tills du deltar. OBS! En alternativ värd kan starta, hantera och spela in mötet om värden inte deltar i det ännu. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din WebEx-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Om en alternativ värd spelar in. En alternativ värd måste ha ett användarkonto på din Meeting Center-webbplats. Om du utser fler än en alternativ värd får den första alternativa värden som deltar i mötet kontrollen över mötet. Den alternativa värden kan spela in mötet, men det är den ursprungliga värden som äger inspelningen och får meddelandet när inspelningen är färdig. (Tillval) Välj Avancerade WebEx-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel ljudanslutningar och registrering till onlinedelen av din personliga konferens. Lägg till inbjudna deltagare i rutan Till i Outlook-mötet. Ange mötets ämne i rutan Ämne i Outlook-mötet. Ange mötets start- och sluttid samt alternativ för återkomst, om tillämpligt. Välj Skicka. Utse en delegat som ska schemalägga möten för dig I Integration till Outlook kan du utse ett ombud som kan schemalägga eller redigera möten åt dig. 15

20 Utse en delegat på din WebEx-webbplats Schemalägg möten Om du till exempel regelbundet måste vara värd för WebEx-möten kan du ge din assistent tillåtelse att schemalägga möten åt dig. När behörigheten har tilldelats kan ditt ombud schemalägga, redigera, avboka och starta möten åt dig. Ge ombudet schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din WebEx-webbplats, på sidan 16 för mer information. Dela din kalender med ombudet i Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan 17 för mer information. Viktigt Ett möte som din delegat schemalagt visas i din kalender. Du kan när som helst ta bort schemaläggningsbehörigheten från ombudet. Utse en delegat på din WebEx-webbplats Utse ett ombud genom att bevilja behörighet att schemalägga möten på sidan Mitt WebEx > Mina inställningar på din WebEx-webbplats. Förutom att ge schemaläggningsbehörighet på din WebEx-webbplats måste du även dela din kalender med ombudet i Microsoft Outlook. Se Utse en delegat i Microsoft Outlook, på sidan 17 för mer information. Viktigt Om alternativet att utse ett ombud inte finns på din WebEx-webbplats ska du se till att din webbplatsadministratör aktiverar funktionen. Ditt ombud måste även ha ett WebEx-värdkonto på din WebEx-webbplats. E-postadresserna för dig och för ombudets konton på din WebEx-webbplats måste stämma överens med e-postadresserna i Microsoft Outlook. Procedur Steg 1 För att öppna sidan Mitt WebEx > Inställningar gör du något av följande: I Microsoft Outlook väljer du Inställningar i WebEx-menyn och väljer sedan Redigera intill Inställningar för Träffas nu. Om du vill gå till sidan Mitt WebEx > Inställningar utan att använda Microsoft Outlook kan du logga in på din WebEx-webbplats och sedan välja Mitt WebEx > Inställningar. Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Expandera kategorin Schemaläggningsalternativ. Under Schemaläggningsbehörighet klickar du på Välj värd. I fönstret Välj värdar markerar du ombudets e-postadress och klickar på Lägg till > OK. Välj Spara. 16

21 Schemalägg möten Utse en delegat i Microsoft Outlook Utse en delegat i Microsoft Outlook Utse ett ombud genom att dela din kalender med ombudet i Microsoft Outlook. Förutom att dela din kalender i Microsoft Outlook måste du även ge schemaläggningsbehörighet via din WebEx-webbplats. Se Utse en delegat på din WebEx-webbplats, på sidan 16 för mer information. Viktigt Se till att den delade kalendern inte ligger i din personliga mapp i Microsoft Outlook. Ditt ombud kan bara få tillgång till din kalender om den ligger i en offentlig mapp. Namnet på ombudet som du vill utse måste finnas i den globala adresslistan i Microsoft Outlook. Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 I Arkiv-menyn väljer du Kontoinställningar. Välj Ombudsåtkomst i menyn Kontoinställningar. I dialogrutan Ombud klickar du på Lägg till. Välj namnet på ombudet och klicka sedan på OK. I dialogrutan Ombudsbehörighet väljer du Redigerare i Kalender-listan och klickar sedan på OK. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Ombud. 17

22 Utse en delegat i Microsoft Outlook Schemalägg möten 18

23 KAPITEL 5 Schemalägg ett möte åt en annan värd Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd, sida 19 Schemalägg ett möte åt en annan värd, sida 20 Starta ett möte åt en annan värd, sida 20 Översikt över schemaläggning av ett möte åt en annan värd Du kan schemalägga ett möte åt en annan värd om värden gett dig behörighet att göra det. Om du till exempel är administrativ assistent till en chef som håller WebEx-möten med jämna mellanrum kan chefen ge dig behörighet att schemalägga möten åt dem. När du har fått behörighet att schemalägga möten av en annan värd kan du schemalägga, redigera och avboka möten åt värden. Innan du schemalägger ett möte åt en annan värd måste du: Du har ett WebEx-värdkonto. Kontakta administratören om du behöver ett WebEx-värdkonto. Se till att integrationen till Outlook är installerat i ditt Outlook. Den faktiska värden gör följande: Ger dig schemaläggningsbehörighet på WebEx-webbplatsen. Väljer dig som ombud i Microsoft Outlook och delar sin kalender med dig. OBS! När du har schemalagt ett möte åt en annan värd kan du vid behov även starta mötet för värden. Den faktiska värden kan när som helst återkalla din schemaläggningsbehörighet. 19

24 Schemalägg ett möte åt en annan värd Schemalägg ett möte åt en annan värd Schemalägg ett möte åt en annan värd Om du vill schemalägga ett möte eller en avtalad tid åt en annan värd öppnar du först värdens Outlook-kalender som värden redan har delat med dig. Procedur Steg 1 Steg 2 Steg 3 Öppna den andra värdens kalender i Outlook på följande sätt: a) Välj Öppna > Annan användares mapp i Arkiv-menyn. Dialogrutan Öppna annan användares mapp visas. b) Skriv in namnet på den faktiska värden eller klicka på Namn och välj värdens namn. c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK. Den delade kalendern visas. Det finns flera sätt att öppna en annan persons kalender beroende på hur vyerna i Outlook är anpassade. Mer information finns i Microsoft Outlook-hjälpen. Om du visar flera kalendrar intill varandra ska du se till att du väljer den egentliga värdens kalender genom att klicka på den en gång. Öppna ett nytt Mötesförfrågan- eller Avtalad tid-fönster i Outlook och ange sedan information och inställningar för mötet. Om du schemalägger mötet åt en annan värd, visas det med ett meddelande i dialogrutan WebEx-inställningar. Starta ett möte åt en annan värd När du schemalägger ett möte åt en annan värd får den faktiska värden ett bekräftelsemeddelande via e-post. Kontrollera först att värden fortfarande delar deras kalender med dig i Outlook. Du kan sedan starta mötet via värdens kalender. Procedur Steg 1 Steg 2 Öppna den andra värdens kalender i Microsoft Outlook på följande sätt: a) I Arkiv-menyn i Microsoft Outlook väljer du Öppna > Annan användares mapp. Dialogrutan Öppna annan användares mapp visas. b) Skriv in namnet på värden eller klicka på Namn och välj värdens namn. c) Välj Kalender i listan över Mapptyp och klicka på OK. Den delade kalendern visas. Det finns flera sätt att öppna en annan persons kalender beroende på hur vyerna i Outlook är anpassade. Mer information finns i Microsoft Outlook-hjälpen. Dubbelklicka på mötesposten i den andra värdens kalender. 20

25 Schemalägg ett möte åt en annan värd Starta ett möte åt en annan värd E-postbekräftelsemeddelandet visas. Steg 3 Starta mötet genom att följa instruktionerna i e-postmeddelandet och se till att du loggar in på ditt eget WebEx-värdkonto på WebEx-webbplatsen. 21

26 Starta ett möte åt en annan värd Schemalägg ett möte åt en annan värd 22

27 KAPITEL 6 Delta i ett möte Delta i ett möte, sida 23 Delta i ett möte När du får en e-postinbjudan till ett möte kan du delta i mötet på något av följande sätt: Delta i WebEx-mötet: Du kan klicka på länken i e-postinbjudan för att delta i mötet. Om du klickar på länken i inbjudan på en dator kommer du att delta i mötet via datorn. Om du klickar på länken i inbjudan på en mobil enhet, och du har installerat mobilappen Cisco WebEx Meetings på enheten, dirigeras du till mobilappen för att delta i mötet. Delta via ett videokonferenssystem eller -program: Om din WebEx-webbplats och ditt konto är aktiverade för Cloud-mötesrum för samarbete (CMR) innehåller e-postinbjudan videoadressen till mötet. Du kan ringa till denna videoadress från ditt videokonferenssystem eller -program för att delta i mötet. Om din värd dessutom har schemalagt ditt TelePresence-system som en rumsresurs i Microsoft Outlook kan du välja Delta i möte i TelePresence-systemet för att delta i mötet direkt via systemet. Delta via telefon: Om du inte deltar i mötet online och endast vill delta via telefon kan du ringa till något av numren i mötesinbjudan och på så sätt anslutas till mötet. På detta sätt kan du även delta i personliga konferensmöten eller möten med endast ljud. Mötesinbjudan innehåller annan information som du kan behöva för att delta i mötet, exempelvis mötesnummer, åtkomstkod, mötets lösenord eller det numeriska möteslösenord som du använder när du deltar via ett videosystem eller en telefon. Om du är mötets värd och behöver värdnyckeln eller värdåtkomstkoden klickar du på länken i slutet av e-postinbjudan. 23

28 Delta i ett möte Delta i ett möte 24