värdefullt vore att nämnden för vart och ett av kostpolicyns skrivningar och mål anger hur man årligen avser att mäta och/eller värdera

Transkript

1 Falköpings Kommun Revisorerna FALKÖPINGS Ko KommunstyrelS' Tekniska nämnden Diarienr Planbet Kommunfullmäktige, för kännedom Granskning kostverksamhet Kommunens revisorer har, med biträde av PwC, granskat Tekniska nämndens kostverksamhet. Bakgrunden till granskningen är bl a höga sjukskrivningstal och utbyggnaden av köken. Med granskningen har vi velat bedöma om nämnden säkerställer att det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av verksamheten. Granskningsresultatet har sammanfattats i bifogade rapport från PwC. Vi bedömer att Tekniska nämnden i många avseende har en tillfredsställande styrning och uppföljning av verksamheten bl a kring sjukskrivningsproblematiken, ekonomi, organisation och köksombyggnationen men att man inte helt säkerställer att den av kommunfullmäktige beslutade kostpolicyn uppnås. Det senare anser vi vara av central betydelse. För att säkerställa att kostpolicyns mål och intentioner uppnås bedömer vi att nämnden behöver utveckla arbetet med nedanstående punkter. uppföljning, utvärdering och rapportering av inte minst måluppfyllelse och kostpolicyns skrivningar både kan och bör förbättras. Såväl verksamhetens som nämndens verksamhetsberättelser är ganska kortfattade och ofta ganska allmänt hållna och där en tydlig koppling inte alltid finns till den av kommunfullmäktige fastställda kostpolicyn. värdefullt vore att nämnden för vart och ett av kostpolicyns skrivningar och mål anger hur man årligen avser att mäta och/eller värdera när mål och inriktning är mer långsiktig så bör det så tydligt som möjligt anges vad man vill uppnå under året för att ge möjlighet till att bedöma verksamhetens utveckling. när uppföljningar görs som ex:vis den senaste elevenkäten ser vi av mätresultaten att det finns en stor förbättringspotential. När resultat föreligger anser vi det är av största vikt att det görs analys och värdering av resultat. Vi menar också att nämnden som ytterst ansvarig för verksamheten också har sin givna roll och ansvar i detta värderingsarbete. När detta gjorts bedömer vi det som viktigt att det kommuniceras ut till såväl kunder som ansvariga inom ex:vis skolan och äldreomsorgen. Vi överlämnar härmed vårt granskningsresultat till Tekniska nämnden för yttrande. Rapporten överlämnas också på sedvanligt sätt till kommunfullmäktige för kännedom. Tekniska nämndens yttrande vill vi ha senast under juni månad För Fall" ' gs kommuns revisorer ' n ( t-"?-v. < -C-< Stina Linnarsson ordförande vice ordförande Bifogas: PwC's revisionsrapport "Granskning av kostverksamheten i Falköpings kommun"

2 pwc Mars 2015 Granskningsrapport Falköpings kommuns kostverksamhet Sammanfattning På uppdrag av Falköpings kommuns revisorer har vi genomfört en granskning av kostverksamheten med syfte att bedöma om Tekniska nämnden som ansvarig för verksamheten säkerställer att det finns en tillfredsställande styrning, ledning, och uppföljning. Bakgrunden till vår granskning är relativt höga sjukskrivningstal samt kommunfullmäktiges beslut om utbyggnad av tillagningskök. I granskningen har intervjuer skett med såväl ledningspersonal som personal i övrigt. Vi har därutöver granskat relevant dokumentation. Efter avslutat granskning vill vi särskilt lyfta fram: uppföljning, utvärdering och rapportering av inte minst måluppfyllelse och kostpolicyns skrivningar både kan och bör förbättras. Såväl verksamhetens som nämndens verksamhetsberättelser är ganska kortfattade och ofta ganska allmänt hållna och där en tydlig koppling inte alltid finns till den av kommunfullmäktige fastställda kostpolicyn. värdefullt vore att nämnden för vart och ett av kostpolicyns skrivningar och mål anger hur man årligen avser att mäta och/eller värdera hur väl man lyckas genomföra det som anges i kostpolicyn. när mål och inriktning är mer långsiktig så bör det så tydligt som möjligt anges vad man vill uppnå under året för att ge möjlighet till att bedöma verksamhetens utveckling. när uppföljningar görs som ex:vis den senaste elevenkäten ser vi av mätresultaten att det finns en stor förbättringspotential. När resultat föreligger anser vi det är av största vikt att det görs analys och värdering av resultat. Vi menar också att nämnden som ytterst ansvarig för verksamheten har sin givna roll och ansvar i detta värderingsarbete. När detta gjorts bedömer vi det som viktigt att detta kommuniceras ut till såväl kunder som ansvariga inom ex:vis skolan och äldreomsorgen. Av protokollen att döma så bedömer vi att tekniska nämnden skaffar sig en bra och löpande information om utvecklingen i övrigt som underlag för styrning. Vi tänker här på bl a köksombyggnationerna, ekonomin och sjukskrivningar. Med hänvisning till ovanstående bedömer vi att svaret på revisionsfrågan är att Tekniska nämnden inte helt säkerställer att det finns en tillfredsställande styrning, ledning och uppföljning av kostverksamheten. 1 (fe) af

3 JL pwc Inledning Vi har på uppdrag av Falköpings kommuns revisorer granskat Tekniska nämndens kostverksamhet för år Granskningen görs inom ramen för revisorernas väsentlighet och riskbedömning och mot bakgrund av relativt höga sjukskrivningstal och kommunfullmäktiges beslut om köksombyggnader. Revisionsfrågan Revisionsfrågan som granskningen ska besvara är om Tekniska nämnden säkerställer att det finns en tillfredsställande ledning, styrning och uppföljning av verksamheten. Revisionskriterier Vår bedömning sker mot bakgrund av bl a antagen budget, kommunfullmäktiges beslut avseende köksombyggnation och kommunfullmäktiges beslutade kostpolicy. Metod I granskningen har vi haft samtal med kostchef och bitr.kostchef samt några kökschefer och personal. Vi har därutöver bl a granskat nämndens protokoll, kommunfullmäktiges beslut om köksombyggnader, kommunfullmäktiges miljöpolicy, budgetuppföljningar, verksamhetsberättelser, statistik och kundundersökningar. Styrdokument Vi noterar att kommunfullmäktige i oktober 2013 antog en kostpolicy. Av policy framgår bl a att matlagningen ska ske så nära matgästen som möjligt att det ska vara en strävan att tillaga maten från grunden av råvaror av god kvalitet. maten ska serveras i en bra måltidsmiljö av serviceinriktad och professionell personal matgästerna ska äta den mängd de behöver. kosten ska följa Svenska näringsrekommendationer. måltidsmiljön ska vara lugn och trivsam och maten skall vara trevligt serverad och presenterad. det ska finnas tillräckligt med tid för att äta och att buller och spring undviks. effektiv användning av resurser ska genomsyra verksamheten och man ska minska svinnet vid tillagningen och serveringen. inköp av ekologiska livsmedel ske utifrån uppsatta mål. 2 av 6

4 pwc vid upphandling ska det eftersträvas att följa miljöstyrningsrådets riktlinjer och använda lokala producenter där så är möjligt. I policyn uttrycks också följande mål: Nöjda gäster - Kvalitet Matsvinn Ekologiskt Strävan är att alla matgäster ska vara nöjda, bland annat genom att öka elevers och äldres deltagande i och inflytande över måltidsmiljö och meny. Eftersträva att tillaga maten från grunden och så nära matgästen som möjligt. Minska negativ miljöpåverkan genom att minska matsvinn vid tillagning och servering. Andelen ekologiska livsmedel sak utgöra minst 20 % av livsmedelsinköpen. Kopplat till kostpolicyn finns en handlingsplan. I handlingsplanen anges förvaltning, aktiviteter, tidsplan, ansvarig personal samt angivna statliga eller andra styrdokument. Uppföljning I kostverksamhetens såväl som i nämndens verksamhetsberättelse för året görs en viss uppföljning och värdering. I nämndens verksamhetsberättelse för 2014 anges följande vad gäller kostverksamheten. "Tre avdelningar på ett äldreboende har tillkommit som kunder till verksamheten (de har tidigare själva lagat sin mat). Två nybyggda kök, Åsle skola (mars) och nya förskolan i Fl oby (april), har invigts. Ytterligare ett antal kök är under projektering, om- och tillbyggnad. Kostenheten deltog i kommunens nystartade kvalitetsmässa i april. Under året har fyra personal validerat upp sig från ekonomibiträde till kock. All personal erbjöds att besöka norra Europas största restaurangmässa, Gastro Nord, när den hölls i Stockholm. Uppdraget, från Tekniska nämnden, att skapa en organisation som ska verka för decentraliserad ledning, självstyrande grupper och ett nära ledarskap verkställdes i oktober. En blogg där de olika köken gör inslag om händelser rörande deras kök varje vecka har startats." "Matgästernas nöjdhet har mätts och svaren visar en positiv trend. Matsvinnet mäts kontinuerligt och svinnet minskar om än långsamt. Sjuktalen har ökat under De ekologiska livsmedlen uppgår till 20 % av inköpen." "Utvecklingen av verksamheten fortsätter med fokus på nöjda matgäster, matlagning nära gästen, mer matlagning från grunden, nära ledarskap och valmöjligheter för matgästerna. För att säkerställa utvecklingen av verksamheten krävs både vilja, förmåga och kunskap hos personalen, vilket i s in tur kräver fortbildning och stimulans med kontinuitet." 03)

5 _L pwc I ko stenhetens egen verksamhetsberättelse under rubriken verksamhetsanalys anges följande: "Fler och fler kök blir klara vare sig det handlar om nybyggnation eller översyn. Oavsett stiger hyreskostnaderna vilket gör att bruttokostnaderna ökar 4,6%. Bidrar gör också det förändrade arbetssättet med matlagning från grunden, förändrad ledaorganisation och ökad nöjdhet bland våra matgäster har vi lagat mer mat än någonsin. Mer mat tillsammans med att avtalsstarten efter livsmedelsupphandlingen dragit ut på tiden, gör att kostnaderna för livsmedel överstigit budgeten För andra gången gör vi uppföljningar av kvalitetsmått, vilka visar på att antalet nöjda matgäster ökar. Ett annat bevis på att vi är duktiga på det vi gör, utgör avtalet med Karl-Oskarskolan om fortsatta leveranser av mat. Dessutom har en av de tidigare privata kunderna, som gjort en avstickare med att köpa mat från privat restaurang, återvänt till oss som leverantör." Vad avser kundnöjdhet så har revisionen tagit del av resultatet av den elevenkät som skolan årligen genomför till åk 5 respektive åk 8 elever och där i år nedanstående frågor ingår. Resultatet av enkäten visar följande siffror: Nöjd med skolmaten - Jag är nöjd med bemötandet från personalen i skolrestaurangen - Nöjd med miljön i skolrestaurangen - Jag är nöjd med den tid jag har på - på mig för att äta skollunchen Jag är nöjd med det som serveras från salladsbordet 47 % håller helt eller delvis med 80 % håller helt eller delvis med 68 % håller helt eller delvis med 78 % håller helt eller delvis med 60 % håller helt eller delvis med För äldreboendena visar 2014 års resultat i socialstyrelsens äldreguide på siffror mellan 75% till 90 % av de äldre som alltid eller oftast upplever måltiderna som en trevlig stund på dagen på det här äldreboendet. Revisionell bedömning Vår bedömning är att uppföljning, utvärdering och rapportering av inte minst måluppfyllelse och kostpolicyns skrivningar både kan och bör förbättras. Såväl verksamhetens som nämndens verksamhetsberättelser är ganska kortfattade och ofta ganska allmänt hållna där en tydlig koppling inte alltid finns till den av kommunfullmäktige fastställda kostpolicyn. Vi anser att nämnden för vart och ett av kostpolicyns skrivningar och mål (se punkterna ovan under rubriken styrdokument) ska ange hur man årligen avser att mäta och/eller värdera hur väl man lyckas genomföra det som anges i kostpolicyn. 011

6 JL pwc Vi vill också rekommendera att man så tydligt som möjligt anger vad man vill uppnå under året för att ge möjlighet till att bedöma om verksamheten utvecklas i förhållande till mer långsiktiga skrivningar. När uppföljningar görs som ex:vis den senaste elevenkäten ser vi av mätresultaten att det finns en stor förbättringspotential. När resultat föreligger anser vi det är av största vikt att det görs analys och värdering av resultat. Vi menar också att nämnden som ytterst ansvarig för verksamheten också har sin givna roll och ansvar i detta värderingsarbete. När detta gjorts bedömer vi det som viktigt att detta kommuniceras ut till såväl kunder som ansvariga inom ex:vis skolan och äldreomsorgen. I vår genomgång av protokoll och handlingar gör vi den iakttagelsen att nämnden vad avser ex:vis köksombyggnationerna, ekonomi och sjukskrivningsstatistik mm skaffar sig löpande information om utvecklingen och därmed underlag för styrning, vilket vi bedömer som bra. Ekonomi, antal måltider, organisation och sjukskrivningar Verksamheten är anslagsfinansierad. Budgetbalans har i det närmaste uppnåtts de senaste åren. Kostenhetens verksamhetsberättelse visar nedanstående siffror. Kostavdelningen Bokslut 2014 Bokslut 2013 Bokslut 2012 Kost Bruttokostnad tkr Utveckling % Nettokostnad tkr Antal portioner BoU-förvaltn Antal portioner Soc-förvaltn Antal portioner övrigt Antal portioner totalt Bruttokostnad/port, kr Utveckling% Cafeterior Bruttokostnad tkr Utveckling % Nettokostnad tkr Vi noterar att det finns vissa skillnader, om än inte anmärkningsvärt stora mellan bruttokostnaden per portion i kostenhetens verksamhetsberättelse enligt ovan och den verksamhetsberättelse som nämnden överlämnar. I det senare fallet redovisas bruttokostnaden per portion till 40,02 / 39,71 / 36,49 för respektive år. Vid jämförelse över tid bör hänsyn tas till bl a volymförändringar, ökade livsmedelskostnader delvis p g a av höjda priser och kund fått ökade möjligheter att välja mellan olika rätter. 5 av 6

7 JL pvrc Det finns två typer av kök: tillagningskök och mottagningskök. I tillagningsköken lagas huvudkomponenten. Denna transporteras varm till mottagningsköken, där potatis, ris och pasta kokas. Även salladen görs i ordning här. Sedan kommunfullmäktiges beslut om tillagningskök finns nu 22 tillagningskök, 18 mottagningskök och 2 kaféer. Fortsatt arbete med att införa tillagningskök pågår enligt plan. Tekniska nämnden håller sig löpande väl informerade om utvecklingen. Totalt arbetar 130 personer inom kostavdelningen varav 1 kostchef, 1 bitr. kostchef och 1 kostekonom samt 10 kökschefer som var och en ansvar för mat till ett varierande antal enheter. Nuvarande organisationen gäller fr o m 1 oktober 2014 och är ett resultat av det uppdrag som Tekniska nämnden gav verksamheten och där ledorden var decentraliserad ledning, självstyrande grupper och ett nära ledarskap. Med organisationsförändringen och andra åtgärder hoppas man få ned de ökande sjukskrivningstalen som tom oktober 2014 uppgår till 9,6 % för kosten varav de som är äldre än 50 står för den större andelen. Åtgärder som vidtas är förutom organisationsförändring, chefsutbildning i det hälsofrämjande arbetet, chefsutbildning i arbetsmiljö och rehabiliteringsprocessen, bevakning av sjukfrånvaron i Adato, tidiga insatser vid sjukskrivningar vid behov 1 dags-intyg, karläggning via företagshälsovården, kartläggning a arbetsplatserna med KASAM-dialogen, under året har grupper i "riskzon" deltagit i aktiviteter, fortsatt uppmärksamma kvinnor över 55, eftersom de står för största delen av sjukfrånvaron och regelbunden uppföljning av hälsotalen Revisionell bedömning Mot bakgrund av att verksamheten gått med relativt marginella underskott de senare åren så bedömer vi att den ekonomiska styrningen och uppföljningen ändå fungerar på ett tillfredsställande sätt. För att få ytterligare underlag att bedöma effektiviteten i Falköpings kommuns kostverksamhet så borde man verka för att i ökad utsträckning och på ett så tillförlitligt sätt som möjligt jämföra sig med andra. En jämförelse som bör ta fasta på såväl produktivitet som effektivitet. Den ökande sjukfrånvaron är bekymmersam men tas, som vi uppfattar det, på mycket stort allvar av såväl verksamhetsledningen som av nämnden. Vi noterar här den omorganisation som verkställts under året, olika genomförda personalbefrämjande och andra insatser och återkommande information på nämnden inkl. fördjupad analys med hjälp av personalkontoret. Vi förmodar att nämnden, vid lämplig tidpunkt, utvärderar den genomförda organisationsförändringen för att se om den fått avsedda effekter. Hans Axelsson Proj ekt/uppdragledare 6 av 6