Stadskontoret Personalavdelningen

Transkript

1 Stadskontoret Personalavdelningen 1(11) Upphandling av konferensservice, konferenslokal, kost och logi för Landskrona stads chefsutbildning inom projektet Jämlika Landskrona 2012 Malin Hansson Projektledare Stadsledningskontoret Landskrona stad Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax xxx@landskrona.se Bankgiro Postgiro Org.nr

2 2(11) 1. ALLMÄN INFORMATION 1.1 Upphandlande enhet Landskrona stad, med ca kommuninvånare präglas av placeringen mitt i Skandinaviens intensivaste storstadsområde i kombination med den lilla stadens lugn och charm. Landskrona stads verksamhet är uppdelad i 10 förvaltningar och har ca anställda. Målsättningen med Landskrona stads personalpolitik är att vi ska vara en attraktiv arbetsgivare. Stadens personalpolitiska målsättning är att skapa goda arbetsplatser, där varje medarbetare känner arbetsglädje och stolthet, har inflytande, lust att lära och möjlighet att utvecklas både i arbetet och som individ. 1.2 Beställande enhet Landskrona stads personalavdelning 1.3 Upplysningar under upphandlingen Formella upplysningar: Landskrona stad Personalavdelningen Malin Hansson Landskrona Tel: malin.hansson@landskrona.se Frågor angående förfrågningsunderlaget tas endast emot per e-post av Malin Hansson. Sista dag för mottagande av frågor är , frågor inkomna efter detta datum kommer ej att besvaras. Inkomna frågor kommer att besvaras senast på Landskrona stads hemsida Landskrona/Upphandling/Paagaaende-upphandlingar.aspx klicka i vänsterspalten på sidan för att komma till aktuell upphandling. Frågor och svar utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget liksom annan kompletterande information, som kan komma att läggas ut på hemsidan. Det åligger anbudsgivare att själv bevaka detta. 1.4 Bakgrund och omfattning Upphandlande myndighet är Landskrona stad. De stora personalgrupperna är verksamma inom omsorgsförvaltningen samt inom barn- och ungdomsförvaltningen. De övriga förvaltningarna har i huvudsak personal sysselsatta med socialtjänst, fritids- och kulturverksamhet, administration, stadsbyggnad samt räddningstjänst. Upphandlingen omfattar konferensanläggning vid utbildning för chefer inom Landskrona stad inom projektet Jämlika Landskrona. Projektet har beviljats

3 3(11) medel från Europeiska Socialfonden, programområde 1 med fokus på kompetensförsörjning för anställd personal. Chefsutbildningen ska äga rum under maj månad t.o.m. juni, samt augusti t.o.m. oktober. Totalt omfattas 141 chefer. 2 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingens form Upphandlingen är en förenklad upphandling enligt Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Alla leverantörer äger rätt att lämna anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandlingar med anbudsgivare. Landskrona stad förbehåller sig rätten att anta anbuden helt eller delvis. 2.2 Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud ska anbudet anpassas efter förfrågningsunderlaget. Anbud ska upprättas skriftligen, på svenska och sanningsförsäkran på förfrågningsunderlaget sista sida ska undertecknas av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person och bifogas anbudet. Anbud ska lämnas/sändas i tillslutet kuvert eller omslag märkt med Jämlika Landskrona konferens till: Landskrona stad Personalavdelningen Malin Hansson Landskrona Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan säkerställas. Kuvert eller omslag som anbud inlämnas i bör vara omärkt med hänsyn till anbudssekretessen. Detta förfrågningsunderlag utgör svarsformulär vari efterfrågade uppgifter ska fyllas i. Komplett ifyllt förfrågningsunderlag ska i sin helhet bifogas anbudet. 2.3 Helt anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. 2.4 En eller flera leverantörer Landskrona stad avser att teckna avtal med en leverantör. 2.5 Anbudstidens utgång Anbudet ska vara Landskrona stad tillhanda senast

4 4(11) 2.6 Anbudets giltighetstid Anbudet är giltigt till och med Alternativa anbud Alternativa anbud kommer inte att accepteras. 2.8 Anbudshandläggning Försändelser med anbud öppnas och förtecknas snarast möjligt efter anbudstidens utgång. Vid öppnandet deltar minst två tjänstemän från den upphandlande enheten. För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad efter begäran av/medgivande av den upphandlande enheten under anbudets giltighetstid kan beaktas i upphandlingsförfarandet. Efter anbudsöppningen sker granskning och utvärdering av anbuden. Granskningen består av kontroll av att anbudet inkommit inom föreskriven tid, att det inte finns anledning att utesluta anbudet från vidare handläggning med hänsyn till uteslutningsgrunderna i LOU, att anbudsgivaren uppfyller de kvalificeringskrav som finns angivna och att anbudet uppfyller de formella minimikraven i förfrågningsunderlaget. Utvärderingen består av prövning av anbudet mot bakgrund av de utvärderingskriterier som anges under punkt 3. Samtliga inkomna anbud kommer att utvärderas av samma personer. För att ett anbud ska bli aktuellt för utvärdering måste samtliga ska-krav som ställs i förfrågningsunderlaget uppfyllas. Ofullständigt anbud eller ett anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas. 2.9 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare kommer, i enlighet med vad som anges i LOU 10 kap 1, att uteslutas om Landskrona stad får kännedom om att anbudsgivaren enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar någon av nedanstående punkter deltagande i en kriminell organisation bestickning bedrägeri penningtvätt I de fall anbudsgivaren är en juridisk person kommer anbudsgivaren att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för något av ovanstående brott.

5 5(11) Landskrona stad får enligt LOU 10 kap 2 utesluta anbudsgivare som själv (eller vars underleverantör): är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse. Anbud får heller inte antas om leverantören i förekommande fall inte är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret samt registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter Tilldelningsbesked Tilldelningsbesked kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare per e-post så fort upphandlingen är klar. E-postadress skall därför anges på raden nedan. Det är upp till anbudsgivaren att bevaka inkorgen under upphandlingsförfarandet. Observera att meddelandet skall nå behörig och i ärendet väl insatt person (således bör ingen allmän adress/växel/reception anges som mottagare). Om anbudsgivaren hellre önskar meddelande per fax, skall faxnummer anges nedan. E-postadress, alt faxnummer: (var god texta) Ett civilrättsligt bindande avtal mellan Landskrona stad och den leverantör som vunnit upphandlingen uppkommer först då båda parterna undertecknat avtalet. Avtal kan tecknas först när den lagstadgade avtalsspärren löpt ut, dvs, tidigast tio (10) dagar efter meddelande om tilldelningsbesked Avtalstid Beräknad avtalstid är till

6 6(11) 2.12 Offentlighet/sekretess När upphandlingen är avslutad upphör den absoluta anbudssekretessen. Anbudsgivare som önskar att sekretess skall råda även efter det att anbudssekretessen upphört, skall skriftligen inkomma med en begäran om sekretess, innehållande en precisering av vilka uppgifter som avses, samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera att skälen måste ha stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) för att Landskrona stad i sin sekretessprövning skall kunna beakta begäran. Landskrona stad kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom en självständig sekretessprövning företas vid varje tillfälle en handling begärs ut. Sekretess begärs: JA: NEJ: Om JA, ange i vilken till anbudet bifogad bilaga som skälen för sekretessbegäran återfinns: 2.13 Anbudsgivarens kontaktperson Ange namn, telefonnummer samt e-postadress till den person som ska vara kontaktperson för uppdraget Namn: Telefon: E-post: 3. Krav på anbudsgivaren 3.1 Registreringar samt ekonomisk och juridisk ställning Anbudsgivaren ska i anbudet bekräfta att: Företaget är registrerat i yrkes- och handelsregister i det land där det är etablerat, Företaget är registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär skatt och arbetsgivaravgifter. Företaget inte har skulder för skatter och sociala avgifter hos skattemyndigheten eller kronofogdemyndigheten. Inga omständigheter enligt 10 kap 1-2 LOU föreligger (se punkt 2.9 i detta förfrågningsunderlag).

7 7(11) Företaget uppfyller minst kreditvärderingsbetyg tre enligt UC eller, om anbudsgivaren inte omfattas av UC:s bedömning, på motsvarande sätt kan visa att företaget har en sund och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska bekräfta ovanstående genom att underteckna sanningsförsäkran (sista sidan i detta förfrågningsunderlag) och bifoga den till anbudet. Landskrona stad kommer att inhämta dokumentation för kontroll av ovanstående genom blankett SKV 4820, registreringsintyg från Bolagsverket samt ratingbetyg från UC. Anbudsgivare som inte omfattas av UC:s bedömning ska redovisa sin kreditvärdighet genom att till anbudet bifoga årsredovisning eller annan dokumentation som styrker kreditvärdigheten 5 Krav på tjänsten Leverantören ska tillhandahålla konferensservice, konferenslokal samt kost och logi för Landskrona stads chefsutbildning inom projektet Jämlika Landskrona. Chefsutbildningen ska äga rum under maj månad t.o.m. juni, samt augusti t.o.m. oktober. Totalt omfattas 141 chefer. Totalt omfattar uppdraget 10 utbildningstillfällen á 2 dagar, dvs. totalt 20 dagar. Vid varje tillfälle är det mellan 8-18 deltagare på plats. Datum för konferensen tas fram i samråd mellan Landskrona stad och leverantören med hänsyn till konferensanläggningens beläggning. Leverantören ska tillhandahålla kost, logi samt konferenslokal innehållande: Dag 1: Förmiddagsfika, (kaffe/te samt smörgås) Lunch (alt. lunchbuffé)med läsk/lättöl/bordsvatten Eftermiddagsfika, (kaffe/te samt kaka/frukt) Middag, 2 rätter (förrätt samt varmrätt) samt 2 glas vin/öl/bordsvatten Kaffe efter middagen Dag 2: Frukostbuffé Förmiddagsfika, (kaffe/te samt smörgås) Lunch (alt. lunchbuffé) med läsk/lättöl/mineralvatten Eftermiddagsfika, (kaffe/te och kaka/frukt) Logi: Enkelrum med WC och dusch/bad samt TV. Vid behov skall tillgång till minst ett (1) handikappanpassat rum finnas. Konferenslokal: Grundkravet för konferenslokalen är att dess utformning skall ge möjlighet till skolsittning för minst 20 personer samt vara tillgänglig för funktionshindrad samt ska hörslinga finnas tillgänglig. Följande skall finnas i konferenslokalen vid samtliga tillfällen:

8 8(11) Bord + skrivmöjlighet till varje deltagare, pc-kanon, whiteboard, blädderblock, pennor, skrivpapper, frukt, vatten och godis. Grupprum: Tre grupprum för ca 6 deltagare alternativt möjlighet för tre grupper (ca 6 deltagare) att konferera enskilt i allmänna utrymmen Konferensdeltagarna ska få tillgång till konferenslokal senast klockan Vid samtliga tillfällen ska det finnas möjlighet för specialkost (vegetarian, allergi etc). Detta skall inkluderas i priset. Konferensanläggningen ska vara belägen maximalt 100 kilometer från Stadshuset (Drottninggatan 7) i Landskrona, enkel resa. Konferensanläggningen ska vara tillgänglig för funktionshindrade Anbudsgivare ska i anbudet ange konferensanläggningens utbud av aktiviteter och kringmiljöer. På konferensanläggningen ska det finnas trådlöst bredband/internet. 5.1 Utvärdering Utvärderingen sker genom att först görs en kvalificering utifrån att anbudsgivaren och anbudet uppfyller samtliga ska-krav. De anbud som kvalificerar sig går vidare till utvärdering. 5.2 Utvärderingskriterier Det kvalificerade anbud som innehåller det lägsta priset (anbudssumma) tilldelas kontrakt. Vid rangordning används maximalt två decimaler med avrundning enligt gängse praxis. För det fall två eller flera anbud är likvärdiga (det vill säga lämnat samma totalpris) kommer anbuden rangordnas genom lottning. Vid lottningsförfarande tillämpas samma principer som gäller för anbudsöppning enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling 9 kap 7. Pris i SEK: 6 Landskrona stads kommersiella villkor 6.1. Betalningsvillkor Faktura förfaller 30 dagar netto från fakturans ankomstdatum samt fullgjort och godkänt uppdrag. 6.2 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen med av riksbanken fastställd referensränta + 8 procentenheter.

9 9(11) 6.3 Fakturainnehåll Förutom angivelse av vad fakturan avser ska leverantören ange följande; uppgifter om företaget med angivande av post-/bankgiro nummer, organisationsnummer, innehav av F-skattebevis samt adress och telefonnummer. 6.4 Faktureringsavgifter Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får ej debiteras. Fakturans utställelse Faktura ska ställas till: Landskrona stad Box Landskrona Ref: Lkmalha2 6.5 Handlingarnas inbördes rangordning För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning: 1. Detta avtal inklusive bilagor och kompletteringar 2. Förfrågningsunderlag 3. Vinnande anbud 6.6 Uppdragstagarens ansvar Uppdragstagaren förbinder sig och ansvarar för att - fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatter och avgifter, - åberopa sin F-Skattsedel under hela avtalsperioden - förändringar beträffande egen F-skattestatus ofördröjligen meddelas Landskrona stad, - avkräva samma utfästelse av den som leverantören i förekommande fall anlitar. 6.7 Ändringar och tillägg till avtal Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av båda parter. 6.8 Överlåtelse av avtal Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal. Leverantören får dock utan medgivande överlåta rätten att mot ta betalning enligt avtalet. 6.8 Underleverantör Det är möjligt att använda sig av underleverantör. Dessa omfattas av samma krav och villkor som leverantören. Leverantören är ansvarig mot Landskrona stad för underleverantör enligt upphandlingens villkor.

10 10(11) 6.9 Avtalstid Beräknad avtalstid är från och med till och med förutsatt att avtalet undertecknats av båda parter. Därefter upphör avtalet att gälla utan krav på uppsägning Hävning Envar av parterna äger rätt att utan hinder av vad som ovan angetts säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om part bryter mot bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra bestämmelser och kontraktsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom trettio (30) dagar, efter skriftlig anmaning därtill. Kontraktsavbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om leverantören vid upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller eljest befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har Landskrona stad rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande Skadestånd Fullgör part inte sina skyldigheter enligt detta avtal har motparten rätt till ersättning för skada (skadestånd). Skadeståndet omfattar inte ersättning för indirekt skada såvida inte grov vårdslöshet ligger den felande parten till last Tvist Eventuella tvister ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans är Lunds tingsrätt.

11 11(11) Sanningsförsäkran (Ska undertecknas och bifogas anbudet) Härmed intygas att: anbudsgivaren lever upp till lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter omständigheter enligt 10 kap 1-2 LOU ej föreligger de kommersiella villkoren (kap 5) accepteras samtliga uppgifter i anbudet är sanningsenliga tjänsten kommer att utföras i enlighet med de krav som ställs i förfrågningsunderlaget och dess bilagor Ort, datum Anbudsgivarens underskrift + namnförtydligande (Behörig firmatecknare eller av denna befullmäktigad person - i det senare fallet ska fullmakt bifogas)