Revisionsrapport. Tierps kommun. Granskning av ramavtalens ändamålsenlighet. Richard Vahul. Januari 2012

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av ramavtalens ändamålsenlighet Tierps kommun Richard Vahul Januari 2012

2 Granskning av ramavtalens ändamålsenlighet Namnförtydligande Namnförtydligande Januari 2012 Tierps kommun

3 Granskning av ramavtalens ändamålsenlighet Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer 1 2 Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Revisionsmetod Avgränsningar samt förtydliganden 3 3 Upphandlings- och anskaffningsverksamhetens organisation Organisation Styrande och stödjande dokument ansvarsfördelning och sanktioner Styrande dokument - ansvarsfördelning Stödjande dokument - sanktioner Kontroller och kommunikation Bedömningar 8 4 Ramavtalens ändamålsenlighet behov, kvalitet och pris Kännedom om kommunens upphandlingspolicy och ramavtal Ändamålsenlighet - behov Ändamålsenlighet kvalitet Ändamålsenlighet - pris Kommentarer från upphandlingschefen Bedömningar 15 5 Ramavtalstrohet Bedömningar 17 Januari 2012 Tierps kommun

4 1 Sammanfattande bedömningar och rekommendationer På uppdrag av revisorerna i Tierps kommun har ändamålsenligheten i kommunens ramavtal granskats. Syftet med granskningen tillika den övergripande revisionsfrågan har varit att granska huruvida kommunens ramavtal är ändamålsenliga. Svar på revisionsfrågor: Är upphandlings- och anskaffningsverksamheten i kommunen ändamålsenligt organiserad? Vår bedömning är att kommunens styrande och upphandlingsenhetens stödjande dokument avseende upphandlings- och anskaffningsområdet är sammanhängande, aktuella och i huvudsak ändamålsenliga. De kontroller och den kommunikation som utförs inom upphandlingsenheten fyller en viktig funktion i upphandlings- och anskaffningsprocessen samt stödjer den interna kontrollen. Vidare finns ett utvecklat forum för kommunikation mellan upphandlingsenheten och de certifierade beställarna via nyhetsbrevet. Är kommunens upphandlingsverksamhet ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris? Även om huvuddelen av de som besvarat webenkäten anser att ramavtalen är ändamålsenliga så visar de skriftliga kommentarerna att kritiska synpunkter finns inom flera områden. Det gäller bl.a. att mindre enheter har svårigheter att utnyttja ramavtalen, att de priser som gäller i ramavtalen inte uppfattas vara förmånliga och att kvaliteten inte är tillfredsställande. Vi bedömer att det finns skäl att se över hur mindre enheters behov av varor och tjänster ska tillfredsställas. Det kan också finnas skäl att för större projekt utvärdera den ekonomiska vinsten av ramavtal relativt att objektsupphandla. I vilken utsträckning köper kommunen varor och tjänster av upphandlade leverantörer (ramavtal)? Granskningen ger en tydlig indikation om att ramavtalstroheten inom Tierps kommun i huvudsak är tillfredställande. Beloppsmässigt visar registeranalysen att ca 12 % (ca 43 Mnkr) av inköpen kan vara inköp utanför ramavtal och/eller inköp i enlighet med rådande upphandlingsregler. Vid den fördjupade granskningen konstaterades att endast ca 3 % (10,2 Mnkr) är inköp utanför ramavtal. Registeranalysen ger dock en tydlig indikation på att det sker många inköp till små belopp. Tierps kommun 1 av 17

5 Med utgångspunkt från resultatet av granskningen lämnar vi följande rekommendationer i syfte att ytterligare förbättra ramavtalens ändamålsenlighet. Förbättra sökmotorn på intranätet så att det blir möjligt att söka efter specifika varor och tjänster i kommunens ramavtal. Fortsätta med arbetet att kartlägga verksamheternas behov i upphandlingsprocessen. Se över hur mindre enheters behov av varor och tjänster ska tillfredsställas. Det kan också finnas skäl att för större projekt utvärdera den ekonomiska vinsten av ramavtal relativt att upphandla. Fortsätta att utveckla upphandlingsprocessen i syfte att tillhandahålla verksamheterna med aktuella ramavtal. Fortsätta att utveckla uppföljningen av de ramavtalsupphandlade varornas och tjänsternas kvalitet. Genomföra en avstämning mellan ramavtalsregistret och leverantörsreskontran för att säkerställa att inga felregistreringar av leverantörsnamn och/eller organisationsnummer förekommer. Tierps kommun 2 av 17

6 2 Inledning 2.1 Bakgrund På uppdrag av Tierps kommuns förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en granskning av ändamålsenligheten i kommunens ramavtal samt avtalstroheten av dessa. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande revisionsfråga och tillika syfte är att granska om: Kommunens ramavtal är ändamålsenliga? För att besvara den övergripande revisionsfrågan har följande revisionsfrågor formulerats: 1. Är upphandlings- och anskaffningsverksamheten i kommunen ändamålsenligt organiserad? 2. Är kommunens upphandlingsverksamhet ändamålsenlig utifrån verksamhetens behov, kvalitet och pris? 3. I vilken utsträckning köper kommunen varor och tjänster av upphandlade leverantörer (ramavtal)? 2.3 Revisionsmetod För att besvara de tre revisionsfrågorna och således uppfylla granskningens syfte har följande revisionsmetoder använts: Intervju med upphandlingschefen samt studier av styrande dokument Webbundersökning med kommunens certifierade beställare (ca 95 % av chefer med budgetansvar är certifierade) Registeranalys av samtliga inköpstransaktioner under perioden till Stora avvikelser har följts upp tillsammans med upphandlingsenheten för att säkerställa kvaliteten i analysen. 2.4 Avgränsningar samt förtydliganden Bedömningen har avgränsats till uppföljning av inköp mot ramavtal år Efter genomförd registeranalys har de största avvikelserna från ramavtalsregistret följts upp och stämts av med upphandlingsenheten. Uppföljningen visar på att den verkliga avtalstroheten är väsentligt högre än vad den initiala registeranalysen Tierps kommun 3 av 17

7 pekat på. Vi har därav, pga. tekniska begränsningar i materialet, även genomfört manuella verifieringar för att fastslå avtalstroheten av kommunens ramavtal. 3 Upphandlings- och anskaffningsverksamhetens organisation 3.1 Organisation Upphandlingsenheten består av två upphandlare, en avtalscontroller/upphandlare (två halvtidstjänster för en person) samt en upphandlingschef. Upphandlingsenheten är en av fem stabsfunktioner inom blocket gemensam service för vilket kommunchefen tillika är chef. År 2009 infördes certifiering av beställare i kommunen. Genom certifieringen gick kommunen från ca 1600 beställare till ca 300 certifierade beställare. De certifierade beställarna utgör kommunens upphandlings- och anskaffningsnätverk ute i verksamheterna dvs. är upphandlingsenhetens förlängda arm. Samtliga certifierade beställare genomgick (2009) en halvdagsutbildning. I dag tillhandahåller upphandlingsenheten utbildning av nya certifierade beställare två gånger per år. Syftet med utbildningstillfällena är inte att utöka antalet certifierade beställare, utan är snarare ett sätt att möta kommunens personalomsättning. Vid granskningstillfället fanns 283 certifierade beställare. Utbildningens innehåll diskuteras kortfattat i avsnitt Styrande och stödjande dokument ansvarsfördelning och sanktioner Inom upphandlings- och anskaffningsområdet finns ett antal styrande dokument. Dokumenten stipulerar bl.a. reglerna kring ansvarsfördelning, beloppsgränser etc. Dessa dokument är: Upphandlingspolicy för Tierps kommun Riktlinjer för direktupphandling Delegationsordningen Beställarhandledningen Reklamationsblanketter Samtliga dessa dokument är tillgängliga på kommunens intranät. Tierps kommun 4 av 17

8 3.2.1 Styrande dokument - ansvarsfördelning Upphandlingspolicyn för Tierps kommun är antagen av kommunfullmäktige 42/2011. Policyn bestå av ett antal områden där de väsentligaste nedan återges kortfattat: Upphandling/anskaffning ska utföras av de som är särskilt utsedda för detta och har erforderlig kompetens (certifierade beställare). I Tierps kommun finns certifierade beställa inom alla verksamheter. Alla anställda som arbetar med upphandling/anskaffning (certifierade beställare) ska ha god kännedom om LOU, kommunens upphandlingspolicy, förevarande riktlinjer för direktupphandling och de i lagstiftningen gällande reglerna avseende mutor och bestickning. Ansvaret för kommunens upphandlingsverksamhet fördelas på: o o o o o Fullmäktige: beslutat (bl.a.) om upphandlingspolicyn Kommunstyrelsen: ansvarar (bl.a.) för uppföljning av upphandlingspolicyn KSAU: fattar (bl.a.) beslut i upphandlingsärenden enligt gällande delegationsordning Upphandlingsenheten: ansvarar (bl.a.) för genomförande av all upphandling över kommunens direktupphandlingsgräns, kvalitetssäkrar upphandlingsprocessen och säkerställer att anskaffningen av varor och tjänster sker enligt LOU, utvecklar och effektiviserar kontinuerligt kommunens upphandlings- och inköpsarbete, tillgängliggör information på kommunens hemsida inför kommande upphandlingar samt sprider information om och förvaltar ingångna avtal, utbildar certifierade beställare och håller dessa informerade om förändringar. Verksamheterna: utser (bl.a.) de som skall genomgå utbildning till certifierade beställare, utser referenspersoner att delta vid utformningen av tekniska och funktionella specifikationer för den vara eller tjänst som skall upphandlas. Vidare stipulerar upphandlingspolicyn att kommunens anställda är skyldiga att känna till och utnyttja de ramavtal som upprättats samt att ramavtalen skall vara lättillgängliga på kommunens intranät. När det gäller direktupphandling får detta endast ske av kommunens certifierade beställare och i enlighet med kommunens riktlinjer för direktupphandling (se nedan). Ansvarig chef fattar beslut om och ansvarar för att direktupphandlingen sker på rätt sätt och i enlighet med riktlinjerna för direktupphandling. Riktlinjer för direktupphandling är antagen av kommunstyrelsen 83/2009. Riktlinjerna bestå av ett antal områden där de väsentligaste nedan återges kortfattat: Tierps kommun 5 av 17

9 Kommunstyrelsen beslutar (bl.a.): Att direktupphandling, på grund av lågt värde, får tillämpas av certifierad beställare i kommunens verksamheter om värdet understiger 0,5 prisbasbelopp. Att direktupphandling, på grund av lågt värde, får tillämpas av certifierad beställare med budgetansvar i kommunens verksamheter om värdet understiger tre prisbasbelopp. Att direktupphandling, på grund av lågt värde, får tillämpas om värdet understiger fem prisbasbelopp under förutsättning att den genomförs av kommunens upphandlingsenhet. Att beslut om inköp efter genomförd direktupphandling enligt ovan skall fattas i enlighet med gällande delegationsordning. Delegationsordningen är antagen av kommunstyrelsen 94/2011. I delegationsordningen stipuleras bl.a. förutsättningarna för delegation, kommunstyrelsen delegationsrätt, vem kommunstyrelsen kan delegera till etc Stödjande dokument - sanktioner Beställarhandledning för certifierade beställare i Tierps kommun är ett stödjande dokument som upphandlingsenheten tagit fram. Dokumentet delas ut till samtliga certifierade beställare vid certifieringsutbildningen. En rad olika områden avhandlas däribland; hur söka information, LOU, hur du beställer, lathund för beställning, hur du beställer från ramavtal, hur du direktupphandlar, konsekvenser vid köp utanför ramavtal, etc. I dokumenten finns även hänvisningar till kontaktpersoner inom upphandlingsenheten, till länkar på intranätet och riktlinjer för direktupphandling. Ett väsentligt avsnitt i beställarhandledningen är otillåten direktupphandling. I avsnittet framgår att i det fall en certifierad beställare genomför en otillåten direktupphandling (exempelvis gör inköp utanför ramavtal eller till ett för högt belopp) blir konsekvensen följande (i stigande skala): Samtal med närmsta chef och representant från upphandlingsenheten och/eller indragen certifiering Vid upprepade överträdelser kommer certifieringen att dras in och/eller disciplinära åtgärder vidtas. Beslut om indragen certifiering och/eller disciplinär åtgärd tas av kommunchef efter samråd med upphandlingschef. Vid intervju med upphandlingschef framkom att reglerna för otillåten direktupphandling är tillämpliga i motsvarande del för de personer som inte är certifierade beställare. En icke certifierad beställare utför per definition en otillåten upphandling i strid mot riktlinjerna för direktupphandling. Grova och/eller upprepade brott mot reglerna är avskedsgrundande. Reglerna har diskuterats och godkänts vid samverkansmöten med fackliga representanter. Tierps kommun 6 av 17

10 Reklamationsblankett finns för att antal av kommunens ramavtalsleverantörer. Det är i första hand verksamheterna själva som skall utföra reklamation av varor och tjänster, där blanketten är ett formaliastöd. 3.3 Kontroller och kommunikation Vår uppfattning (baserat på PwC:s revisionsrapport om skyddet mot korruption och oegentligheter, intervju med upphandlingschefen samt resultatet av webbundersökningen) är att upphandlingsenheten arbetar aktivt med att följa upp om ramavtal saknas för kommunen. Förutom att, på förkommen anledningen initiera en ramavtalsupphandlingsprocess, genomför upphandlingsenheten även proaktiva aktiviteter. Ett exempel på detta är att enheten sedan 2011 ger ut ett nyhetsbrev till samtliga certifierade beställare (är tänkt att komma ut 6-8 gånger per år och har hittills under 2011 utkommit i 4 nummer). Här informeras de certifierade beställarna bl.a. om ny information på intranätet, nya avtal samt efterfrågan av referenspersoner till kommande upphandlingar. När det gäller uppföljning av avtalstrohet genomför upphandlingsenheten månatliga kontroller inom följande områden: HVB-hem Järnhandelsvaror Tryckeritjänster Tvätteritjänster Livsmedel Uppföljningarna innebär en efterhandskontroll av redan godkända betalningar. Vid kontrollen granskas samtliga fakturor inom de utvalda områdena och därigenom efterlevnaden av ramavtalen. Utöver avtalstrohetskontroll av de prioriterade områdena genomför upphandlingsenheten även månatlig kontroll av samtliga fakturor över 120 tkr. Även detta innebär en efterhandkontroll av redan godkända betalningar. Vid kontrollerna brukar normal ett 50-tal fakturor granskas vidare då de föranleder misstanke om antingen avtalsbrott, en otillåten direktupphandling eller att vara eller tjänst är av privatkonsumentlig karaktär. Det är respektive ansvarig upphandlare på upphandlingsenheten som utför de fördjupade kontrollerna. Om det visar sig vara fel av mindre art exempelvis att en underentreprenör till ramavtalsentreprenör felaktigt skickar faktura påtalas felet för berörda. I två fall har granskningarna resulterat i sanktion för certifierad beställaren pga. otillåten direktupphandling. I båda fallen stannade påföljden vid samtal med ansvarig chef och upphandlingschef. Tierps kommun 7 av 17

11 Vidare kontrollerar upphandlingsenheten alla nya leverantörer varje månad. Innan certifieringen av beställare infördes tillkom ca 100 nya leverantörer varje månad. Efter införandet är denna siffra nere i 50 nya leverantörer. Upphandlingschefens analys av resultatet är att den otillåtna direktupphandlingen minskat tackvare den nya upphandlings- och anskaffningsorganisationen. Tillsammans med övriga kommuner i länet arbetar upphandlingsenheten just nu med att upphandla nytt system. I systemet kommer bl.a. finnas modul/systemstöd för direktupphandlingar. Dessutom är förhoppningen att systemstödet skall underlätta, effektivisera och förfina kontrollerna av bl.a. avtalstrohet. 3.4 Bedömningar Vår bedömning är att kommunens styrande och upphandlingsenhetens stödjande dokument avseende upphandlings- och anskaffningsområdet är sammanhängande, aktuella och ändamålsenliga. Upphandlingspolicyn är tänkt att vara ett stadigvarande dokument som slår fast rådande arbetsordning och hänvisar till adekvata regler och riktlinjer. Beställarhandledningen är pedagogisk och tydlig bl.a. framgår vad som förväntas av den certifierade beställaren, dennes ansvar och vilka konsekvenser dess handlande kan få (affärsmässiga, ekonomiska och personliga). Vi bedömer att de kontroller och den kommunikation som utförs inom upphandlingsenheten fyller en viktig funktion i upphandlings- och anskaffningsprocessen samt stödjer den interna kontrollen. Vidare finns ett utvecklat forum för kommunikation mellan upphandlingsenheten och de certifierade beställarna via nyhetsbrevet. Dock finns fortfarande områden som inte följs upp i kontrollerna. Vår sammanfattande bedömning, mot bakgrund av detta, är att kommunens organisation av upphandlings- och anskaffningsverksamhet i huvudsak är ändamålsenlig. Tierps kommun 8 av 17

12 4 Ramavtalens ändamålsenlighet behov, kvalitet och pris Detta avsnitt bygger i huvudsak på resultatet av genomförd webbundersökning med kommunens certifierade beställare. Under respektive tabell återges de certifierade beställarnas kommentarer. Upphandlingschefen har beretts tillfälle att kommentera en summering av svaren och dennes kommentarer återges sist i avsnittet innan vår bedömning. Undersökningen har ingen kvantitativ ansats, utan har använts för att samla in så mycket kommentarer och synpunkter från ett så stort antal certifierade beställare som möjligt. Användningen av fritextsvar i undersökningen möjliggör en nyanserad och kvalitativ analys av resultatet. 4.1 Kännedom om kommunens upphandlingspolicy och ramavtal Diagram 1. Kännedom om kommunens upphandlingspolicy Tabell 1. Fördelning av svaren på frågan. Tierps kommun 9 av 17

13 Resultat de certifierade beställarnas kommentarer Tidsbrist, förenklat utförande med det mest väsentliga innehållet av avtalen. Skriv i klartext. Sökfunktionen på intranätet har inte fungerat. Information om att ramavtal tas bort har inte gått ut. Det är inte alltid lätt att hitta ramavtalen. Lite otydlighet, finns många saker är gränsfall men då handlar jag från billigaste stället tyvärr oftast utanför avtalet. Verksamheten har många olika inköpsbehov, det är omöjligt att vara insatt i alla. Bristfällig sökmotor i ramavtal. De saker som vi vanligen beställer har jag koll på var jag ska beställa, men när det är något annat är det svårt att få information då det inte går att söka i ramavtalen på olika saker. Har nyss gått kurs och inte använt mig av denna/gjort någon beställning Enhetschefen bör informera vid möten med berörda personer. Sökfunktionen på insidan bör bli bättre. T.ex. vore det toppen att kunna söka på specifika varor, t.ex. "datorspel", "skrivpapper" eller dyl. Info på hemsidan är en djungel, mycket av det vi behöver inom verksamheten finns inte i relevanta avtal. Vi blir då hänvisade till företag som inte besitter den kompetens som vi behöver. Varje inköp kräver för mycket förberedelse. Bättre sökmotor på ramavtalssidan!!!! 4.2 Ändamålsenlighet - behov I webbundersökningen ställdes två frågor avseende verksamheternas behov av ramavtal. Resultatet av svaren presenteras i nedan tabeller. Tabell 2. Fördelning av svaren på frågan. Tierps kommun 10 av 17

14 Resultat de certifierade beställarnas kommentarer Tar alldeles för lång tid att leta efter ramavtalen exempelvis hos Serveras e-handel. Dessutom ska man ska komma upp i 2000 kr i inköp för att slippa avgiften 150:-. Tid som inte finns i vår verksamhet! Behövs tydligare kommuninterna rutiner för hur vi gör när vi är missnöjda - t.ex. när en leverantör ständigt levererar fel. Var ska informationen samlas? Får varor på en dag från andra ställen. Det tar alldeles för lång tid med en upphandling av en vara man kanske behöver omgående och som det inte finns ramavtal på. Ibland är det tidskrävande då vi måste beställa några fjuttiga saker från olika firmor. Inte snabbt och enkelt genom att vi inte kan handla i affärer på orten. Kan endast beställa med 1-2 veckors väntetid. Kan bli dyrare. Om det är en "ny" vara jag behöver ha tag på, är det ganska tidskrävande att via datorn ta reda på vilket företag som tillhandahåller den varan och sedan beställa varan till ett pris som i en hel del fall är dyrare än om jag hade gått till Ibland önskar man att "närhet" prioriterades t.ex. genom samarbete mellan leverantörer för att i vissa fall undvika resor. Det enda som fungerar smidigt är inköp av kontorsmaterial. Försvårar då det läggs mycket tid till att söka efter de varor eller tjänster som enheten efterfrågar. Många varor finns inte att tillgå genom ramavtalen eller så måste stora kvantiteter köpas in. Avtal sluts ofta med företag för långt borta, för långa leveranstider och för stora förpackningar samt för svårt att få ett smidigt samarbete. Svårt att leta fram artiklar vi behöver. Det tar en massa tid att söka och hitta rätt. Vore bra om vi kunde söka på ex blyertspennor o att vi då fick fram alla som vi har ramavtal på. Tabell 3. Fördelning av svaren på frågan. Tierps kommun 11 av 17

15 Resultat de certifierade beställarnas kommentarer Det vore fördelaktigt om man kunde handla lokalt på andra orter i kommunen. Sortimentet för leksaker till förskolan är väldigt begränsat och det är svårt att hitta med bra kvalitet då vi inte har avtal på leksaker med några andra än Staples och Skolaba. Vissa livsmedel kan inte beställas genom köket för att det är för små kvantiteter. Vi behöver spontanhandla små saker vid akuta behov och det är svårt. Det gäller oftast summor på ca 100 kr eller mindre. Det gäller inga specifika varor utan snarare möjligheten att handla snabbt. Saknar ramavtal med någon mataffär på orten. Det spontana i vår verksamhet fungerar inte alltid. T.ex. rolig mellis, bakning m.m. Saknas varor kan man inte fixa det lilla extra för barnen. Visst omläggningsmaterial till sår, som vi ibland behöver är inte upphandlat. Det finns behov av upphandlade HVB med inriktning på LSS. Vi är en liten verksamhet och det finns nästan bara storpack av saker när det gäller livsmedel och att behov som tv-spel, film och tv-kanaler inte finns att tillgå. Exempelvis trasiga persienner är det ingen som har på sitt ansvar. Ett flertal fönster går inte att öppna. Administration av inköp tar på tok för mycket arbetstid. Utbudet är väldigt begränsat inom slöjden samt så vet jag att andra enheter som fritids eftersöker slöjd- detaljer. Vi har haft avtal med dem tidigare. Entreprenörer för röjningar, huggningar m.m. Saknas några avtal för oss. Sen om det beror på "tröghet" hos upphandlingsenheten eller att de är för lite personal de vet jag inte? Känslan är att dem är lite väl strikta enl. LOU på bekostnad av affärsmässigheten. 4.3 Ändamålsenlighet kvalitet Tabell 4. Fördelning av svaren på frågan. Tierps kommun 12 av 17

16 Resultat de certifierade beställarnas kommentarer Sårvårdsprodukter ordineras ofta av läkare på UAS. Men då vi inte har dessa produkter upphandlade, blir det problem för verksamheten. Då livsmedel enbart kan inhandlas av Servera får man nöja sig med deras kvalitet. Vill man t ex. ha bättre eller närproducerade grönsaker finns inte den möjligheten. Dåligt! Tänk på mindre enheter. Många varor ger bättre pris när större mängd köps, drabbar mindre enheter som inte har behov/förvaringsmöjligheter. En avdelning som inte har några förvaringsmöjligheter i ett litet kök. Kan inte göra vissa varubeställningar pga. alldeles för stora kvantiteter. Vi får alltid betala avgifter för att vi inte kommer upp i gällande summa. Upplever att mina verksamheters behov glöms bort ibland. Inköp måste ske av stora volymer, vi har små enheter och kan inte lagra. Vi kan heller inte stänga verksamheter för att personalen måste åka till Tierp och hämta grejer. Om jag köper något t.ex. Xl-bygg så kostar varan där 30kr så finns det alltid billigare någon annanstans för ungefär hälften. Kvaliteten är för det mesta god, men kostnaden i vissa fall är orealistisk. Svårt att nå kommunens mål med hela tjänster när vissa arbetsområden ligger på entreprenad, t.ex. lokalvård. Fel firma- vår önskade och utnyttjade firma har ett betydligt större utbud, samt ungefär likartade priser. Det nya ramavtalet tillkom "över våra huvuden". När det gäller reparationer av vitvaror är vi mycket missnöjd detta innebär extra kostnad för verksamheten på grund av att företaget har personal som inte har kunskap. Jag förutsätter att man i upphandlingsavtal gjort denna bedömning. Våra telefoner fungerar mycket dåligt. Samtal bryts, samtal kommer inte fram, det medför att anhöriga och andra är mycket irriterade på detta. Många klagar på att det är svårt att prata med mig pga. störande ljud i telefonen. Grönsaker och potatis är det svårt att köpa på Servera när det är så kort datum. Vi har bara leverans en gång i veckan. Vi är en liten verksamhet och oftast är ramavtalen formade utifrån större verksamheter, t.ex. när det gäller inköp av livsmedel. Då tvingas vi att köpa storpack och slänga det som inte hinner förbrukas. Tierps kommun 13 av 17

17 Jag har många gånger varit tvungen att servera ris eller pulvermos. Potatisen håller inte kvalitet, och är ofta dålig före utgånget datum. Samtligt är frukt och grönt av betydligt sämre kvalitet än Windings. Svårt att specificera bra. Ramavtal kan innebära extra resor för inköp av småsaker. Dålig lagerhållning hos vissa ramavtalsleverantörer. Inom trä- och metallslöjden finns det bara Br Holm som leverantör av virke. Vi har på talat att vi vill ha slöjd-detaljer samt Nitram som leverantörer också. Så vi kan köpa gångjärn samt andra detaljer som Leksakshjul, ljushållare etc. Ofta leverantörer långt borta, alldeles för långa leveranstider, för stora förpackningar, ingen flexibilitet, inga möjligheter till att träffas för att titta på lösningar. Lite väl många lägsta pris upphandlingar görs som påverkar kvaliteten långsiktigt. "Man får vad man betalar för" Ändamålsenlighet - pris Tabell 5. Fördelning av svaren på frågan. Resultat de certifierade beställarnas kommentarer Ibland verkar det som att det bara ställer till besvär. Mindre bra för små enheter. Ibland ser man att det finns extrapriser på andra ställen som det är billigare hos avtalen. Vår lilla enhet kan inte utnyttja avtalen. Vi beställer för små mängder och då kör ej Gävleorten ut varor till oss. Det verkar som upphandlarna inte vet så mycket om vår verksamhets behov! Frustrerande när det vi behöver är mycket dyrare genom ramavtalet än hos annan leverantör. Kanske ett resultat av att våra behov inte alltid är kända när upphandlingen görs. Förlorar minst 25% på ramavtalen. Svårt för företag att få ramavtal med kommunen. När det gäller material, böcker, teknik, möbler, varor -stämmer det men gällande tjänster som städ, transporter så finns personal redan i verksamheten som ska ha möjlighet att få heltidstjänster. Jag upplever det som att datorer, städ, förbrukning inom el och möbler är dyrare. Kan hitta bättre priser på andra ställen där vi inte har ramavtal. Servera är inte alltid billigast och bäst. Tierps kommun 14 av 17

18 Svårt när man är en liten enhet det blir dyrt ibland att handla efter avtal för att det krävs att man köper stora mängder. Vissa restrektioner gör att det blir dyrare då vi t.ex. inte får ta en försäkring på de cyklar vi köper. Vi är kompetenta att i de flesta fall själva gör inköpsbeslut. Stämmer i huvudsak för standardvaror, men inte för tjänster. Bara ett fåtal varor har lågt pris (de som var med i upphandlingen) resten har ett mycket högt pris, mycket högre än konkurrenterna. Verksamheterna förlorar på att följa avtalen. I flertalet av upphandlingar genomförda under 2010, 2011 har verksamheten fått fördyrade kostnader. 4.5 Kommentarer från upphandlingschefen Enligt upphandlingschefen ska verksamheterna tillfrågas om de vill vara referenspersoner, dock skall verksamheterna inte avgöra huruvida en upphandling skall genomföras eller ej. Samtliga ramavtal ska gälla för kommunens samtliga verksamheter. Enligt upphandlingschefens mening är det varken ändamålsenligt eller möjlig att med nuvarande resurser upplysa om när ett ramavtal har gått ut. Förutsatt att upphandlingsenheten har tillräckliga resurser ska ett ramavtal som gått ut alltid ersättas med ett nytt utan att det aktuella området blir avtalslöst under en period. Utan implementering av e-handelssystem förutsätter detta att de certifierade beställarna kontrollerar att ramavtalsleverantören inte ersatts av en ny före det att beställning sker. För reklamationer ska det alltid finnas uppgifter om kontaktperson hos leverantören i respektive avtal. I tillämpliga fall skall dessutom en reklamationsblankett finnas. Upphandlingschefen menar att kommunen har extremt få lägsta pris upphandlingar eftersom dessa förutsätter att varan kan definieras och specificeras i detalj. Ramavtalsleverantörer har straffavgifter och miniinköpsgränser kopplade till miljöaspekter. Det finns till som ett styrmedel för att bl.a. minska onödiga lastbilstransporter. Eftersom upphandlingar måste vara konkurrensneutrala enligt LOU så kan inte en anbudsgivare diskrimineras pga. geografiska förutsättningar. Enligt upphandlingschefen är leveranstiderna relativt korta. Livsmedelsleveranser sker två gånger per vecka. Enligt upphandlingschefen ligger problemet för små enheter snarare i att de erhåller för stora förpackningar. En möjlig lösning på detta är omlastningscentraler. Detta bedöms dock vara en kostsam lösning för en kommun i Tierps storlek att själva bekosta. Upphandlingschefen driver frågan om ett möjligt samarbete kring detta tillsammans med en eller flera grannkommuner. 4.6 Bedömningar Även om huvuddelen av de som besvarat webenkäten anser att ramavtalen är ändamålsenliga så visar de skriftliga kommentarerna att kritiska synpunkter finns inom flera områden. Det gäller bl.a. att mindre enheter har svårigheter att utnyttja Tierps kommun 15 av 17

19 ramavtalen, att de priser som gäller i ramavtalen inte uppfattas vara förmånliga och att kvaliteten inte är tillfredsställande. Vi bedömer att det finns skäl att se över hur mindre enheters behov av varor och tjänster ska tillfredsställas. Det kan också finnas skäl att för större projekt utvärdera den ekonomiska vinsten av ramavtal relativt att objektsupphandla. Vi bedömer också att det finns förbättringspotential i sökvägarna på kommunens intranät. Dagens system bedöms inte fullt ut vara användarvänlig eller ändamålsenligt ut ifrån granskningens resultat. Som tidigare nämnts i avsnitt 3.4 finns goda förutsättningar för en bra kommunikation mellan upphandlingsenheten och de certifierade beställarna bl.a. genom utgivning av nyhetsbrev. Utifrån de kommentarer som lämnats finns det trots detta en indikation att informationen kring exempelvis nya upphandlingar skulle kunna utvecklas. Avslutningsvis bedömer vi att de lämnade kommentarerna kring kvaliteten understryker behovet av en utvecklad uppföljning av kvaliteten i ingångna ramavtal. 5 Ramavtalstrohet Detta avsnitt bygger på resultatet av genomförd registeranalys samt efterföljande genomgång tillsammans med upphandlingsenheten avseende de största avvikelserna från ramavtalsregistret. Resultatet baseras på en registeranalys mellan organisationsnummer i ramavtalsregister och organisationsnummer i leverantörsreskontran. Utfallet har presenterats och diskuterats med upphandlingschefen. Vid genomgången noterades att flera ramavtal, samt andra inköp i enlighet med rådande upphandlingsregler, registrerats som inköp utanför ramavtal. Att flera ramavtalsleverantörer har registrerats ger en indikation av eventuella felregistreringar av organisationsnummer och/eller leverantörsnamn antingen i ramavtalsregister och/eller leverantörsreskontran (se nedan för utfall). Denna begränsning i materialet föranledde en manuell handpåläggning och uppföljning. Vi valde ut de 45 leverantörer som kommunen beloppsmässigt haft störst inköp ifrån (totalt 221,7 Mnkr) och som noterats som inköp utanför ramavtal och bad upphandlingsenheten att komplettera där avtal eller annan adekvat förklaring fanns. Efter verifieringen är resultatet av registeranalysen: Avtalstyp Belopp (Mnkr) Procent Antal fakturor Procent Ramavtal 156,2 44, ,5 Inköp i enlighet med upphandlingsregler 151,9 43, ,5 Tierps kommun 16 av 17

20 Utan ramavtal 43,1 12, ,0 Totalt 351,2 100, ,0 Tabell 6. Utfall av registeranalys med uppföljning. Av tabellen framgår tydligt att kommunens ramavtalstrohet är hög. Beloppsmässigt står inköpen utanför ramavtal, och/eller inköp i enlighet med rådande upphandlingsregler, endast för ca 12 %. När det gäller antalet fakturor står dock inköpen utanför avtal för över 40 % av det totala antalet fakturor under perioden. Viktigt att notera är att i de 12 % som vi klassificerat som utanför ramavtal så kan det finnas både ramavtalsleverantörer (som alltså ej fanns med i urvalet), samt korrekta direktupphandlingar i enlighet med LOU och kommunens Upphandlingspolicy. Av den fördjupade granskningen kunde vi konstatera att ca 10,2 Mnkr (ca 3 %) har köpts utanför ramavtal. Vi har ej granskat de övriga ca 30 Mnkr vidare eftersom det ligger utanför denna granskning. Vid uppföljningen noterades dessutom felaktiga organisationsnummer för total tre ramavtalsleverantörer. Som framgår av tabell 6 kan en stor del av (151,9 Mnkr av 254,5 Mnkr) förklaras av inköp i enlighet med rådande upphandlingsregler. Detta handlar främst av inköp från helägda kommunala bolag, transfereringar inom skola mellan kommuner, fakturor från Upplands Lokaltrafik etc. Vi genomförde dessutom en stickprovsgranskning av fakturor från Uppsala kommun för att kontrollera vilken typ av inköp som gjort för att säkerställa att exempelvis otillåtna inköp av konsulttjänster inte förekommer. Totalt har kommunen betalat fakturor till Uppsala kommun med totalt 20,9 Mnkr. Av dessa fakturor har totalt 9,0 Mnkr granskats och inga avvikelser har konstaterats. 5.1 Bedömningar Vår bedömning är att ramavtalstroheten inom Tierps kommun i huvudsak är tillfredställande. Beloppsmässigt visar registeranalysen att ca 12 % (ca 43 Mnkr) av inköpen kan vara inköp utanför ramavtal och/eller inköp i enlighet med rådande upphandlingsregler. Vid den fördjupade granskningen konstaterades att endast ca 3 % (10,2 Mnkr) är inköp utanför ramavtal. Registeranalysen ger dock en tydlig indikation på att det sker många inköp till små belopp. Tierps kommun 17 av 17