Information om drift och inköp i grundskolan. Bilagor Inköpsprojektet delrapport grundskolan

Transkript

1 Bengt Karlsson - bd477 E-post: bengt.karlsson@vasteras.se TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) Dnr: 2015/178-GSN-646 Kopia till Information om drift och inköp i grundskolan Ärendebeskrivning I budget 2013 togs ett särskilt beslut om ett projekt som skulle ha fokus på att identifiera, föreslå åtgärder samt genomföra åtgärder för att minska kostnader inom el, värme, städ, kopiatorer, kaffe med mera på enhetsnivå. Dessutom skulle projektet ge en översyn inköpsrutiner med målsättning att handla rätt produkter från rätt leverantörer på rätt sätt. Det leder till besparing i både tid och pengar. Projektet bör också etablera rutiner för framtiden för att säkerställa att resurserna kring dessa delar används så effektivt som möjligt. Projektet har nu drivits under två år och genomförandet är klart för grundskolan. Projektledaren kommer att redovisa effekterna för grundskolan och en del förslag till fortsatt arbete. Victor Nanni, projektledare upphandlingsenheten konsult och service och Anna-Lena From är inbjuden till nämnden för att informera. Bilagor Inköpsprojektet delrapport grundskolan Skickad av: Bengt Karlsson - bd477

2 1(11) Uppföljning av effektmål för TITB projekt delrapport 3 Idag spenderar verksamheterna relativt mycket tid och resurser på löpande driftsfrågor. Genom att effektivisera arbetet med den löpande driften kan därmed både tid och resurser omfördelas till pedagogisk verksamhet. För att hjälpa och stötta enheterna i dessa frågor startades Projektet Think Inside The Box i april Gymnasiet genomlystes först och därefter Förskola (se delrapporter 1 och 2). Hösten 2014 var det Grundskolans tur, vilket är den sista verksamhet som ingår i projektet. Med drift avses avtalshantering och inköpsrutiner exklusive skolmåltider, media, IKTutrustning. Dessa effektmål återfinns i projektplanen: Beskrivning med mätbarhet E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 Förutsättning för årlig potentiell besparing på driften för skolverksamheterna med 3Mkr (besparing år 1: 1Mkr, besparing år 2: 3Mkr) Minskade kvalitetsbristkostnader Årlig besparing i tid motsvarande 2åa för skolverksamheterna Effektivare organisation/styrning Bättre internkontroll Bättre ramavtalstrohet Minskat antal köp från icke avtalsleverantörer Följande är en delrapport gällande Grundskoleverksamheter inom Barn och utbildningsförvaltningen.

3 2(11) Sammanfattning Inköp, kännedom om gällande avtal, och analys av förbrukning och kostnader är ett område som tidigare inte har legat i fokus. Enheter köper utifrån sitt behov. I vissa fall har beställaren inte fått eller tagit del av information kring gällande avtal och har därför handlat där de anser vara bäst i stunden, för verksamheten. Detta har lett till att inköp görs utanför avtal, och även om det görs via rätt leverantör så väljs alltför ofta fel produkt till en högre kostnad. Analys av kostnader sker vanligen utfall mot budget på enhetsnivå, alltså finns ingen helhetsbild relativt andra enheter. Under projekttiden har flera åtgärder genomförts såsom beställning av upphandling av idrottsmateriel, tvättjänster samt småelektronik och vitvaror där det på de två sistnämnda nu finns gällande avtal. Alla dessa åtgärder har lett till besparingar. Kopiatorer och kaffemaskiner har bytts ut till den nya avtalsleverantören och inköpsanalysverktyg har tagits fram för fortsatt arbete. Det finns flera avtalsområden som är av stort intresse för Barn- och utbildningsförvaltningen, där förvaltningens avtalscontroller bör vara drivande i kommande upphandlingar. Detta gäller både upphandlingar beställda av Barn- och utbildningsförvaltingen samt stadsövergripande upphandlingar. En inköpsorganisation inom Barn- och utbildningsförvaltningen har etablerats för att säkerställa att upphandlingar och avtal sker med våra verksamheter i fokus. På IKT- och planeringsenheten finns nu en funktion som ansvarar för dessa frågor gällande fastigheter. Dennes arbetsuppgifter är bland annat sammanställning av information, uppföljning och analys, att agera tillsammans med respektive enhet samt vara länken gentemot berörda förvaltningar. Likaledes finns en avtalscontroller på Beställarverksamheten som har samma arbetsuppgifter gällande alla övriga inköp och avtal. En utvärdering av organisationen bör genomföras under år Under projektperioden har användningen av VIP ökat från 20 % till 62 %. Det resulterar i lägre kostnader för enheterna, högre avtalstrohet och frigjord tid samt bättre statistik som leder till mer behovsanpassade upphandlingar med lägre priser. Metod Enligt VBU är syftet med projektet att genom optimerad drift frigöra tid och resurser för att öka kvalitén i den pedagogiska verksamheten. Genom att ta fram en samlad bild på grundskolorna har en nyckeltalsanalys kunnat genomföras, vilket lett till potentiella förbättringsområden. Insamling av grundfakta gjordes i samarbete med ekonomer inom grundskola. Framtagning av nyckeltal har skett utifrån redovisning i ekonomisystem samt inköpssystem. Besök har erbjudits alla grundskolor, majoriteten har antagit och uppskattat erbjudandet. Grundskolorna har även fått ta del av information kring inköpsmallar som underlättar inköp på återkommande produkter. Ett sätt att systematiskt överföra erfarenheterna från projektet har varit att informera och lämna över projektets analysverktyg till berörda enheter inom BUF samt att ekonomerna inom BUF har varit delaktiga på besök i verksamheten.

4 3(11) Resultat Övergripande produktmål Nedan följer projektets produktmål och deras koppling till effektmålen: Nr Beskrivning Effektmål P1 Nyckeltal på nuvarande förbrukning: städ, värme, el, vatten och avlopp E1 P2 Identifiera möjlig besparingspotential och presentera möjliga åtgärder för E1,E2,E3 verksamheten P3 Genomföra, av verksamheten, beslutade åtgärder E1,E2,E3 P4 Översyn av nuvarande avtal (IKT, sophantering, skolgård, mat, kaffemaskiner, E1,E2,E3 kopiatorer, telefoni) P5 Utbyte av avtal för kaffemaskiner E1,E2,E3 P6 Utbyte av kopiatorer E1,E2,E3 P7 Översyn av inköp E2,E3 P8 Tydliga rutiner för avtalsfrågor så att de hanteras på ett enhetligt sätt E2,E3 P9 Tydliga rutiner och lathund för inköp och kontering för respektive enhet E2,E3

5 P1 Nyckeltal på nuvarande förbrukning: värme och el, per kvm respektive per elev (utfall jan-okt 2014) Diagrammen nedan visar hur värme och el sammanslaget skiljer mellan olika skolor (11) Några påverkande faktorer kan vara: Byggnadsår och eventuella renoveringar Hur enheten arbetar och om de tänker på effektiviseringsmöjligheter Hyresavtalsutformning (vad som ingår i hyra och vad som faktureras separat) Hänsyn måste tas för enheter utan helårsresultat

6 5(11) Det vanliga sättet att analysera el- och värmekostnader är att använda kvadratmeter som nyckel. Om analysen istället grundar sig på antal elever blir det tydligt att enheterna tyngs olika av dessa kostnader. Variansen mellan enheter behöver ses över då konsekvensen blir att enheter har olika förutsättningar gällande medel som är kvar till pedagogiskt verksamhet. Anledningen till att några enheter visar betydligt lägre kostnader för el och värme beror på utformning av deras hyresavtal. Ingen analys av städkostnader har skett då en ny upphandling höll på att genomföras. P2, P4 Identifiera möjlig besparingspotential och presentera möjliga åtgärder för verksamheten samt Översyn av nuvarande avtal. Besparingspotentialen börjar med organisationen Barn- och utbildningsförvaltningen, att det finns tydliga rutiner som täcker från behov till införande. En stor andel av inköpsbristerna kan härledas till brister i hur upphandlingar och förändringar prioriteras och planeras samt hur resultatet införs genom hela organisationen. Även stadsövergripande upphandlingar och beslut måste hanteras på ett mer strukturerat sätt. Administration av inköp och fakturahantering upplevs ibland både svårt och tidskrävande. Ett exempel är fakturorna för IT-drift från CGI där enheterna känner att de inte har fått tillräcklig information och där enheter blir debiterad för kostnader som inte hör hemma hos dem. Det kräver för mycket detektivarbete från enheternas sida att reda ut, anmäla och sedan följa upp att ändringar görs enligt deras anmälan till Ett annat område att titta närmare på är hantering och kostnadsfördelning av idrottshallarna. Enheterna efterfrågar en enkel och begriplig rutin. Administration av skadegörelser upplevs som betungande för enheterna. Det finns en osäkerhet om omkostnader så som städ och inköp av hygienartiklar täcks av uthyrningsintäkt. Syftet med att införa abonnemangsfakturor var att minska administration och öka kvalité i redovisningen. Införandet kan upplevas som merarbete centralt när nya rutiner behöver fastställas, men leder i förlängningen till tidsmässiga och ekonomiska besparingar. Gällande abonnemangsfakturor för fasta kostnader (el, värme, sophantering och WiFi) så bör dessa kostnader hanteras där de kan påverkas, till exempel Barn- och utbildningsförvaltningens IKT- och planeringssenhet. För att kunna följa upp besparingspotential gällande inköp bör framtagna analysverktyg utnyttjas. I rapport Fakturainköp visas både vilka leverantörer som används samt vilka produkter vi handlar (om vi får e-faktura). Grundläggande uppföljningsrutiner är definierade av projektet samt beslutat av Barn- och utbildningsförvaltingen inköpsgrupp. Ansvaret för analys ligger på avtalscontroller inom förvaltningen.

7 6(11) Det finns flera avtalsområden där Barn- och utbildningsförvaltningen behöver vara drivande för att minska framtida kostnader, bland andra: Skol och lekmaterial (bl.a. Lekolär, Staples, Slöjd) med inköpsvärde på 23 Mkr under avtalsperioden Inredningsartiklar och möbler 13 Mkr Att säkerställa att vi inte bara har ett avtal utan att vi har rätt avtal leder i genomsnitt till besparingar på cirka 30 % på leverantörens prislista. För att få ut information om rätt leverantör till beställarna så behöver rollen som avtalscontroller även inkludera ansvar för att informera om nya avtal inom organisationen. I VIP syns information om vilka leverantörer vi har avtal med. Denna information finns även tillgänglig via Insidan där en kort beskrivning av nya och förändrade avtal publiceras. Analys av inköp per elev belyser avvikande inköpsbeteende och kan ge enheter insikt i hur detta påverkar årliga budgetmedel. Nedan tabell visar hur mycket enheterna inom 6-9 har investerat i nya tryckta läromedel. Anledningen till den stora skillnaden mellan den enhet som lägger ner mest och den enhet som lägger ner minst kan vara deras olika satsningar på digitala läromedel men även att planering av inköp behöver ses över och jämnas ut över åren. Avtalstrohet När verksamheten har ett inköpsbehov behöver de veta vem de ska vända sig till och vilka avtal som finns. I vissa fall saknas avtal som möter deras behov och ibland är det informationen som saknas. Resultatet blir att enheterna inte alltid håller sig till de avtal vi faktiskt har och/eller att avtalscontrollern inte får signaler om vilka behoven är. Avtalstrohet är ett viktigt nyckeltal för avtalscontrollern att följa upp och kommunicera med verksamheten då det är genom att handla inom avtal som besparingar realiseras.

8 7(11) Utnyttjande av VIP inköpsportal för beställningar leder till att vi har statistiska underlag till framtida upphandlingar. Vi kan lättare identifiera vilka produkter vi har behov av samt vilka intressenter som behöver delta i referensgruppsarbete för att säkerställa högre kvalité med färre resurser. Nedan diagram visar att under tiden projektet har pågått inom grundskolor så har andel inköp i VIP ökat. Diagramet visar också tydligt att det finns mycket mer som bör och kan handlas genom VIP än vad som görs idag, då 100 % är möjligt. Anbudstrohet För att erhålla bästa pris och kvalité är det viktigt att välja rätt produkt från rätt leverantör, så kallade Tummen upp -produkter. Inköpsmallar är ett verktyg som har presenterats för samtliga enheter för att effektivisera beställningar och underlätta val av rätt produkt.

9 8(11) I diagrammet syns att förvaltningen ligger på en stadig positiv trend på en hög nivå. Andel inköp från det upphandlade sortimentet har dock sjunkit under höstterminen. En närmare analys visar att den största bidragande orsaken är inköp hos Staples. Där motsvarar inte det upphandlade sortimentet verksamheternas behov. Enheterna har under hösten uppmuntrats att handla via VIP även om valda produkter inte är bland tummen upp sortimentet, detta för att underlätta kommande upphandling. Tar vi bort Staples från ovan statistik så höjs andel tummen upp inköp från 73,8 % till 86,5 %. Poängen med dessa jämförelser är att belysa att inköpsbeteende påverkar hur mycket medel som finns kvar till pedagogisk verksamhet. Inköp görs både via VIP och via andra kanaler. Det visar sig att när man handlar via VIP så är det mycket mer troligt att enheten handlar rätt produkt från rätt leverantör till rätt pris. Verksamheterna behöver således utöka användningen av VIP och dess funktioner för att spara tid och pengar. Gårdsskötsel Gårdsskötsel utförs av olika entreprenörer även om möjligheten att utnyttja resurser inom Västerås stad finns (Teknik och Idrottsförvaltningen). Här finns det möjlighet till samordningsvinster både i form av ett mer strukturerat arbetssätt och minskade kostnader via ett bättre samarbete med vår interna leverantör. Identifierade exempel: Skolledarnas tid används ineffektivt inom ett område där kunskap saknas Leder till sämre planeringsmöjligheter hos Teknik och idrott samt eventuellt högre pris Skötselområde väljs bort av verksamheter utan kunskap eller hänsyn till konsekvenser för fastigheten. I sin tur leder detta till högre hyreskostnader för verksamheten i form av underhåll. Konsekvent säkerhetsnivå bör finnas i alla verksamheter (Säkerhetstillsyn) Planering av skolgården fel planering leder till högre kostnader för skötsel Uppstart och avslut av avtal anses vara mer lätthanterligt med intern leverantör IKT och planeringsenheten har därför tryckt på hos Teknik och idrott för att få en snabbskanning av alla gårdar och därmed ett nuläge. Inriktningen därefter är att få fram ett Grundavtal som kan appliceras på samtliga gårdar. Genom kontakter med andra kommuner har det framkommit att de pedagogiska perspektiven bäst kommer till sin rätt genom samarbete med intern leverantör istället för extern. Översyn av hantering av gårdsskötselavtal har pågått i närmare två år utan synligt resultat. Här behöver ledningen för Barn- och utbildningsförvaltningen vara mer involverad och driva fram efterfrågade förändringar från verksamheten. Processen är trögarbetad och samarbete mellan berörda förvaltningar måste effektiviseras.

10 9(11) El- och Värmekostnader Att som enskild enhetschef ha kunskap och kompetens för att kunna påverka kostnader rörande driftsfrågor såsom el och värme är svårt. Även om de kan tyckas ha kontroll på sitt, har de ingen möjlighet att veta hur de ligger till relativt andra likvärdiga enheter. För att bidra till att enheter kan drivas mer självständigt och se till att de får den information de behöver för att kunna fatta beslut så bör centrala resurser utnyttjas bättre. Information och analys bör göras centralt och presenteras för enheter för beslut. Rutiner för att etablera ansvar vid införande av eventuella åtgärder behöver tas fram. Det nya arbetssättet inom Barn och utbildningsförvaltningen är att den befintliga IKT- och planeringsenheten får ett utökat ansvar i denna roll. I nuläget har enheten påbörjat en processkartläggning men fastställda rutiner saknas ännu. Det är viktigt att förvaltningsledningen har en aktiv roll i detta förändringsarbete. Syftet är att låta enhetschefer fokusera på pedagogisk verksamhet. Det finns fortfarande en del komplexa avtal där el och värmekostnader ingår helt eller delvis i hyran. Dessa enheter har därmed inte samma möjlighet att agera vid avvikande utfall som de enheter som får fakturor direkt från Mälarenergi. Dessutom krävs det extra resurser att reda ut dessa kostnader både inom Barn- och utbildningsförvaltningen och Fastighetskontoret. VIP används idag för att enkelt och säkert fördela kostnader direkt på inkommande fakturor, detta borde även användas på komplexa avtal. Det finns årligen cirka 20 Mkr på Fastighetskontoret avsatta för energibesparande åtgärder. Planering och utnyttjande av dessa medel sker helt på Fastighetskontoret. Enligt dem har de lätta åtgärderna genomförts och nu återstår större projekt med högre kostnader och längre pay off-tid. Vi anser att Barn- och utbildningsförvaltningen bör kunna påverka hur medlen investeras och även kunna redovisa resultatet. Under projektets gång har flera situationer uppdagats då fastighetskontoret har dröjt med åtgärder vilket lett till ökade kostnader för Barn- och utbildningsförvaltningen. Sammanfattningsvis ser vi att variationer i kostnader är stora per enhet och enligt gällande kallhyresmodell är det upp till enhetscheferna att ta tag i frågan. Det är flera inblandade parter, såsom Fastighetskontoret, Konsult och Service upphandlingsenhet, Mälarenergi och andra leverantörer, att samverka med. Frågan anses bättre lämpad för en central resurs inom Barn- och utbildningsförvaltningens IKT- och planeringsenhet, vilken bör ha helhetsbilden för alla enheter. P5 Utbyte av avtal för kaffemaskiner Under 2014 har 18 avtal gällande kaffemaskiner byts ut. Dessa enheter har nu möjlighet att köpa kaffe och tillbehör från stadens livsmedelsleverantör till lägre priser. P6 Utbyte av kopiatorer Under 2014 har 27 maskiner byts ut från de tidigare avtalen med Sharp till det nya avtalet med Ricoh. Utbytet ger enheterna möjlighet att ta del av nya upphandlade lägre priser. Det finns fortfarande 60 Sharp maskiner kvar inom grundskolan där alla utom 12 st kommer att bytas ut under 2015.

11 P3, P4, P5, P6 P7 Genomföra, av verksamheten, beslutade åtgärder samt översyn av avtal (11) Analys av inköp visar att inte bara vad utan även hur och när inköp görs påverkar kostnader. Olika kostnadspåverkande faktorer är bland annat svårighet i val av anbudsprodukter genom fel inköpsväg, högre administrationskostnader i form av skannade fakturor och fakturor som fastnar hos ekonomicenter samt risk för impulsköp. Då rollen som avtalscontroller är nydefinierad för Barn och utbildningsförvaltning är rollen ännu inte helt förankrad genom hela organisationen. Avtalscontrollern ska vara den verksamhetsnära kontaktpersonen samt ansvara för att information om nya avtal och förändringar av pågående avtal når ut till verksamheten. Insamling av synpunkter gällande inköpsbehov och samordning av referensgrupper tillsammans med Konsult och Service upphandlingsenhet är något som behöver etableras. Avtalshantering och administrativa uppgifter är två områden där enheter har flaggat om hjälp och där vi anser att det inte fungerar optimalt. Nedan beskrivs områden som har identifierats samt förslagna eller tagna åtgärder. Konsult och Service tar över administration av samtliga kopiatorer och kaffemaskiner. o Har identifierat och fastställt plan för byte av maskiner till rätt avtal Analys av vilka och antal beställare per enhet har presenterats och diskuterats med samtliga enheter för att effektivisera inköpsrutiner på enhetsnivå. Abonnemangsfunktion infördes och förklarades för samtliga enheter för att kunna effektivisera fakturahantering och säkerställa korrekt redovisning. o Redan nu hanteras 51,8 % av alla fakturor via abonnemangsfunktion. Det leder till att granskarnas och attestanternas tid istället kan fokuseras på pedagogisk verksamhet. o Rollen som VIP lokal administratör har förtydligats till att både vara kontaktperson gällande nuvarande abonnemang samt till att arbeta proaktivt för att identifiera fakturor som kan och bör hanteras via abonnemangsfunktionen. Tidigare har kopieringspapper beställts via Konsult och Service Kontor vilket var tänkt som en tidsbesparande samordningsåtgärd. Det visade sig istället vara tidsödande och ledde till högre priser än om inköp gjordes direkt av enheterna hos avtalsleverantören. Antal steg i inköpsrutinen har nu minskat från 9 till 3 och besparingen blev drygt 30 %. Karoline Lindström på Konsult och Service upphandlingsenhet har utsetts till Förvaltningsansvarig för Barn och utbildningsförvaltningen. Det innebär att hon tillsammans med avtalscontroller inom Barn och utbildningsförvaltningen ansvarar för förvaltning och genomförande av upphandlingsplanen. Sophantering hanteras på olika sätt. Ibland ingår det i hyra och ibland betalas det direkt av verksamheten. Även där det ingår i hyra så ingår inte all sophantering. Finns det riktlinjer från Västerås stad att källsortering ska finnas bör denna rutin ses över och säkerställas att den är enhetlig.

12 11(11) Inköpsstatistik har tagits fram och presenterats till enheterna och verksamhetsledning för att kunna diskutera och genomföra förändringar kring inköpsbeteende. Av de avtalsområden som tidigt identifierades så är några nya avtal redan i gång: Avtalsområde Offererad Anbuds rabatt Barn och utbildningsförvaltning (grundskola) besparingspotential/avtalsperiod Skydds- och personalkläder 45 % kr Vitvaror och småelektronik 30 % kr Idrottsmaterial (avtalstvist pågår) 40 % kr Konsult och Service upphandlingsenhet har analyserat varför inköpsbeteenden ser ut som det gör och detta har lett till att verksamheten numera är delaktiga i artikelbenämningar, så att det blir enklare att hitta rätt produkt i VIP. P8 Tydliga rutiner för avtalsfrågor så att de hanteras på ett enhetligt sätt En inköpsorganisation har etablerats med mandat och samordningsansvar för hela förvaltningen. o Verksamhetschefen på Beställarverksamheten är utsedd till upphandlingschef och är beslutfattande kring beställningar av nya upphandlingar o Avtalsfrågor gällande fastigheter hanteras på IKT- och planeringsenheten o Övriga avtalsfrågor sköts av avtalscontroller på Beställarverksamheten På detta sätt kan en upphandlingsplan verkställas mer effektivt och kontrolleras centralt så att verksamhetens tid och resurser utnyttjas på bästa möjliga sätt. Det ställer även krav på att en förvaltningsansvarig upphandlare finns hos Konsult och Service som motpart i dessa frågor. Detta möjliggör även ett effektivare och tydligare arbetssätt för upphandlingsenheten inom Konsult och Service. P9 Tydliga rutiner och lathund för inköp och kontering för respektive enhet Vid verksamhetsbesök har utbildning på användning av mallar genomförts för att förenkla och säkerställa inköp av rätt varor samt effektivisera kontering. Med övergången till Raindance har VIP strukturen gjorts om, vilket underlättar för ekonomienheten att tilldela endast nödvändig kontoplan till respektive verksamhet. På detta sätt kan kontering och uppföljning förbättras. Vid behov av stöd ska verksamheten vända sig till VIP lokaladministratörer.