KONTORSHANDBOKEN. för Falkenbergs kommun

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "KONTORSHANDBOKEN. för Falkenbergs kommun"

Transkript

1 KONTORSHANDBOKEN för Falkenbergs kommun 1

2 Produktionsansvarig: Henrik Lundahl, Kanslichef Grafisk formgivning: Rosanna Dalibor Beijer, kommunikatör Källa foto: Falkenbergs kommun, Jesper Anhede, Christel Lind, SXC och MostPhotos. Först publicerad Reviderad april Falkenbergs kommun Falkenberg Telefon: (vxl) E-post:

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 5 Förord 6 Offentlighet och sekretess kapitel 1 8 Utlämnande av allmänna handlingar kapitel 2 10 Informationsförvaltning och arkiv kapitel 3 13 Ärenderegistrering kapitel 4 16 Serviceansvar mot invånare kapitel 5 17 Föredragningslista, kallelse och protokoll kapitel 6 19 Överklagande besväg laglighetsprövning kapitel 7 20 Skrivelser kapitel 8 21 Beredning av ärende kapitel 9 23 Kommunens grafiska profil kapitel Typografi och skrivregler kapitel Dokumentmallar kapitel Personuppgiftslagen PuL kapitel E-post kapitel Allmänt telefon, annons, visitkort m m kapitel 15 Skrivregler 31 Sociala medier kapitel 16 Minion Pro 32 Styrdokument kapitel 17 Saturday Sans Dokumentmallar E-post Sociala medier Allmänna handlingar Offentlighet Grafisk profil Protokoll

4 4

5 FÖRORD Varför behöver vi en kontorshandbok? Jo, för att om alla i vår organisation arbetar enligt samma administrativa riktlinjer och rutiner kan vi öka kvaliteten och bemöta medborgarna på ett konsekvent sätt. Med gemensamma grunder sparar vi dessutom både tid och pengar. Falkenbergs kommun är en stor koncern där många verksamheter samsas under samma varumärke. För att kunna skapa och bibehålla ett gemensamt ansikte utåt är det viktigt att ha en enhetlig grafisk profil. Det vill säga en samling riktlinjer för hur vi använder typsnitt, färger och bilder med mera. Den första samlingen av kommunens riktlinjer gavs ut 1996 (Kanslihandboken). Flera uppdateringar har därefter gjorts och numera benämner vi den Kontorshandboken för Falkenbergs kommun. En konsekvent användning av riktlinjerna i denna handbok gör att mottagaren genast känner igen vårt varumärke. Detta innebär i vanliga fall att kommunens vapen/emblem finns med på visitkort, brevpapper och kuvert, samt nödvändiga kontaktuppgifter. Detta inger förtroende och affärsmässighet hos kommuninvånarna. Allra viktigast är att alla anställda och förtroendevalda förstår betydelsen av, och fördelarna med, gemensamma dokumentmallar. KONTORSHANDBOKEN för Falkenbergs kommun Mallar för brev, yttranden, kallelser och protokoll ska användas. Det är en praktisk förutsättning att alla använder dessa mallar för att kopiering av till exempel ärenderubriker och sammanfattningar ska kunna ske på ett effektivt sätt och för att kommunens handlingar ska bli så enhetliga och lättöverskådliga som möjligt. 1 Kontorshandboken ska lämnas i samband med introduktion av nyanställda för att ge inblick i våra administrativa rutiner. Reglerna om offentlighet och sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar ger ofta upphov till frågor. I handboken ges översiktlig information om bestämmelserna på detta område. Handboken utges av kommunstyrelseförvaltningen kanslienheten. Härmed överlämnas Kontorshandboken för tillämpning. Det är varje förvaltnings och bolags ansvar att se till att instruktionerna följs. Falkenberg, april 2014 Rolf Landholm Kommunchef Henrik Lundahl Kanslichef 5

6 Kapitel 1 OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Rätten till allmänna handlingar I Sverige har man i och med offentlighetsprincipen rätt till en unik insyn i all offentlig verksamhet. Principen innebär att alla, även de som inte är svenska medborgare, har rätt att ta del av allmänna offentliga handlingar. Offentlighetsprincipen skapar insyn och möjlighet till kontroll av hur politiker och tjänstemän i kommunen utför sina uppdrag. Genom denna insyn har alla möjlighet att påverka den verksamhet som bedrivs i kommunen. Principen om allmänna handlingars offentlighet är skyddad i Tryckfrihetsförordningen, en av Sveriges grundlagar. Rättigheterna i Tryckfrihetsförordningen har funnits sedan 1766 och är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. För den som arbetar i kommunen är det därför självklart att i all informationshantering ta hänsyn till detta. Det yttersta syftet är att skapa en god offentlighetsstruktur i all kommunal verksamhet och på så sätt tillgodose både effektiviteten i verksamheten och alla berättigade krav på insyn. Vad är en allmän handling? Med handling menas brev, fax, e-post, fotografier, filmer, dataupptagningar med mera. Ordet handling betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder utan också till exempel en ljudinspelning eller digitala uppgifter. E-post är en handling En handling är allmän om den: 1. förvaras hos en myndighet, och 2. enligt särskilda regler anses inkommen dit eller upprättad där. Tänk på att en förvarad handling även kan finnas på annan plats än hos myndigheten men ändå anses som förvarad hos myndigheten. Handlingen kan exempelvis vara utlånad eller en konsult kanske utför något uppdrag för myndigheten och har därför en viss dokumentation som rör arbetet. I dessa fall anses handlingen ändå vara förvarad hos myndigheten. Allmänna handlingar kan antingen vara offentliga eller hemliga. Se mer i kapitel 2. En handling är inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att detta gäller för alla förtroendevalda och kommunalt anställda, även på till exempel förskolor och skolor. Anbud och tävlingsbidrag är inte allmänna förrän vid den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Om handlingarna dessutom blir offentliga beror på reglerna i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). En handling är upprättad när den är expedierad, slutbehandlad, justerad eller färdigställd hos myndigheten. Med expedierad menas att den skickas till någon utanför myndigheten. Diarier och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Samma gäller alltså för uppgifter i en databas. Handlingen behöver förstås inte vara diarieförd för att vara allmän. 6

7 Protokoll med handlingar Protokoll, och till protokollen hörande handlingar, blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir en allmän handling när behörig nämnd/styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, det vill säga när protokollet justerats eller tagits omhand för arkivering. Arbetsmaterial med mera Arbetspapper, utkast, koncept och minnesanteckningar räknas som arbetsmaterial och blir allmänna när de arkiveras, om inte tidigare. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Man ska därför tänka på att före arkivering rensa bort sådana handlingar som inte tillför ärendet sakuppgifter. Minnesanteckningar som expedierats till annan myndighet blir allmänna handlingar i och med expedieringen. Med minnesanteckningar menas sådana handlingar som tillkommit endast för att underlätta föredragning eller beredning av ett ärende. Dokumentation av till exempel arbetsplatsträffar, möten, medarbetarsamtal med mera blir allmänna när de är klara, arkiveras eller expedieras, vad man än väljer att kalla dem för. Ej allmän handling! Exempel på handlingar som ej är allmänna kan vara utkast eller koncept, till dess de arkiveras eller expedieras. IT Filer, ljudupptagningar, e-post med mera blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En fil anses allmän handling när informationen tekniskt gjorts tillgänglig för utomstående på bildskärm eller på exempelvis en CD, översänts till någon utanför myndigheten. Lagstiftning Lagar som berör kommunens hantering av allmänna handlingar är följande: Tryckfrihetsförordningen (1949:105), förkortad TF, 2 kapitlet. handlar om allmänna handlingars offentlighet. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, 4-6 kapitlet. innehåller bestämmelser om hantering och beskrivning av allmänna handlingar, registrering och utlämnande av allmänna handlingar. Förvaltningslagen (FVL) reglerar bland annat myndigheternas skyldighet till service gentemot den enskilde och andra myndigheter. Arkivlagen (1990:782), förkortad ArkL, innehåller bland annat bestämmelser om att arkiven ska bevaras och hållas ordnade så att allmänheten kan ta tillvara sin rätt att ta del av allmänna handlingar. Personuppgiftslagen (1998:204), förkortad PuL, 12 kapitlet. 7

8 Kapitel 2 UTLÄMNANDE AV ALLMÄNNA HANDLINGAR Offentlighet Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Som besökare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller redogöra för varför man är intresserad av en viss handling. Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, till exempel en dator. Sekretess Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), förkortad OSL, eller i annan lag som OSL hänvisar till. En handling kan innehålla både hemliga och offentliga uppgifter och allmänheten har rätt att ta del av de delar som ej kan beläggas med sekretess. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Generalklausulen i offentlighets- och sekretesslagen (OSL 10 kap. 27 ) innebär att uppgifter som är hemliga får lämnas till en annan myndighet, om det är uppenbart att myndighetens behov av information är större än den enskildes rätt till integritet. Detta kan gälla exempelvis uppgifter till polis och åklagare. Generalklausulen går dock inte att använda inom sjukvårdande myndigheter och socialtjänst. Vem tar ställning? I första hand är det den tjänsteman eller politiker som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Inom varje förvaltning bör det finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras. Om en handling ej lämnas ut är man skyldig att hänvisa till den instans/ delegat där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Beslutet ska vara skriftligt. Man har alltså rätt att få saken prövad i respektive nämnd/styrelse, om nämnden ej har delegerat beslutanderätten till ledamot eller tjänsteman. Skulle beslutet innebära att man vägrar lämna ut handlingen har man rätt att få information om hur man överklagar. Överklagandet inges till den myndighet som beslutat i ärendet och som i sin tur sänder det vidare till Kammarrätten i Göteborg, Box 1531, Göteborg, om inte nämnden själv ändrar beslutet enligt begäran. Det är praktiskt att delegera ärenden som rör beslut om utlämnande av allmän handling. I annat fall kan det bli nödvändigt att under t ex semestertid sammankalla nämnden enbart för beslut om utlämnande av allmän handling. Avgift Den som vill ha kopior eller avskrifter av allmänna handlingar som myndigheten förvarar har rätt att få detta. Kommunfullmäktige har fastställt en taxa för kopior, avskrifter med mera (se kommunens författningssamling 2.1, som finns på intranätet och på kommunens webbplats). 8

9 Är det en allmän handling? NEJ Den behöver inte lämnas ut. JA Är den offentlig? NEJ Den är sekretessbelagd. Går den att lämna ut genom en sekretessbrytande regel? JA Den ska genast lämnas ut. NEJ Den får inte lämnas ut. Hänvisa till instans för skriftligt beslut som kan överklagas. 9

10 Kapitel 3 INFORMATIONSFÖRVALTNING OCH ARKIV Spår och minne Arkiven i de kommunala myndigheterna och bolagen är spår och avtryck av den verksamhet de tillkommer i. Arkiven är enligt lag en del av det nationella kulturarvet, precis på samma sätt som en runsten, en byggnad eller en plats kan vara det. Handlingarna är organisationens minne, men även medborgarnas och samhällets minne. De regler och rättigheter som kommer av offentlighetsprincipen är avgörande för att uppnå en god offentlighetsstruktur, ett fungerande minne med tydliga spår och avtryck. Arkivlagen är den enda lag som tillåter att man gör sig av med delar av detta minne. Där är fastslaget att informationen ska bevaras, hållas ordnad och vårdas så att den lever upp till: 1. rätten att ta del av allmänna handlingar 2. behovet av information för rättskipning och förvaltning, och 3. forskningens behov De allmänna handlingarna är arkivet När man talar om arkiv förs tankarna lätt till avslutade akter eller äldre handlingar ställda i ett närarkiv eller i dokumentskåp någonstans på förvaltningen. I arkivlagen definieras dock arkiv bland annat som de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet, vilket i princip innebär att samtliga allmänna handlingar på förvaltningen är en del av arkivet, oavsett var de är placerade. Allmänna handlingar kan ju även vara information i en databas eller ett register, som inte går att visa upp som en enkel handling. Så man kan säga att myndighetens hantering av allmänna handlingar på sätt och vis består av myndighetens grundläggande informationsförvaltning. Kommunarkivet ger råd och stöd Kommunstyrelsen är kommunens arkivmyndighet. Arkivmyndigheten ger genom kommunarkivet råd och stöd i frågor kring dokumenthantering och arkiv, samt utövar tillsyn gällande arkivlagen (1990:782), förkortad ArkL, 3-6. Tveka aldrig att kontakta ansvarig tjänsteman i organisationen eller kommunarkivet för stöd. Regelverk Hur kommunens myndigheter och bolag ska förvalta sin information är beskrivet bland annat i kommunens arkivreglemente (kommunens författningssamling 3.1). Utöver reglementet gäller Arkivlagen, Tryckfrihetsförordningen samt Offentlighets- och sekretesslagen och kommunens egna anvisningar. Det finns dessutom speciallagstiftning som reglerar delar av hanteringen för viss verksamhet (journalhantering, upphandling, ekonomi, med mera). Specifika regler, anvisningar och lathundar som rör arkiv och informationsförvaltning finns på intranätet under Frågor och svar. Dessa regler och anvisningar utgör grunden för att hanteringen ska leva upp till arkivlagens krav på hantering av allmänna handlingar, kravet på god offentlighetsstruktur och strävan efter effektiv informationsförvaltning. Här presenteras översiktligt vad som gäller i kommunen inom detta område. Dessa regler tillämpas både hos myndigheterna och i de kommunala bolagen. I texten används dock begreppet myndighet. Ansvarig personal Det ska finnas en arkivansvarig tjänsteman på varje myndighet. Utöver det ska det finnas en 10

11 eller flera arkivredogörare. Denna personal är bland annat ansvarig för att man följer de regler och lagar som finns, samt att man bevakar frågor kring hantering av allmänna handlingar och arkiv när förutsättningarna för detta arbete på något vis förändras, till exempel ekonomiskt eller genom organisationsförändringar. Informationsredovisning I dokumenthanteringsplanerna redovisas hur myndigheternas information hanteras. För kommunens myndigheter beskrivs samtliga allmänna handlingar och var dessa förvaras. Dokumenthanteringsplanen lämnar information om vilka handlingar och vilken information som ska gallras(förstöras) eller bevaras, efter vilken tidsfrist de ska gallras och om vad som ska levereras till arkivmyndigheten. Planerna ska hållas uppdaterade genom revision minst en gång per år eller oftare om det krävs, och antas av myndigheten. All gallring som inte finns beskriven i dokumenthanteringsplanen är olaglig om separat gallringsbeslut saknas. Dokumenthanteringsplanen kan fungera som en lathund för hanteringen av information i den dagliga verksamheten, men ses även som en kartläggning eller ett avtryck av myndighetens verksamhet. Om man redan kartlagt verksamheten i processer, i samband med exempelvis kvalitetsarbete, är det mycket effektivt att knyta dokumenthanteringsplanen till en sådan struktur. Myndigheten ska utöver dokumenthanteringsplanen upprätthålla en aktuell arkivbeskrivning där myndighetens organisation och enheternas verksamhet beskrivs. En riktigt utformad arkivbeskrivning fungerar även som en beskrivning av myndighetens handlingar på det vis som föreskrivs i 4 kap. 2 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Digitalt bevarande Långtidsförvaring av handlingar på andra medier än papper är tillåten. Olika system för digital förvaring, skivor, bandkassetter med mera kan användas under förutsättning att Riksarkivets föreskrifter tillämpas. Även innehållet i stora digitala system ska i mer eller mindre omfattning bevaras. Att ta ut information från en databas på papper för att sedan förstöra systemet innebär i regel otillåten gallring. Rådgör alltid med arkivmyndigheten både före inköp och vid uppgradering av system, för att förbereda ett eventuellt behov av långtidslagring. Vid systemupphandling är grundläggande krav i sammanhanget exempelvis att uttag i standardformat för långtidslagring ska vara möjligt, och att man använder sig av öppna databaslösningar. Dessutom måste man få tillgång till detaljerad systemdokumentation till exempel i form av tabell- och fältbeskrivningar. Vid en översyn av befintliga system kan åtgärdsprogram ställas upp, där man utreder de förutsättningar som finns för avställning och långtidslagring i digital form. Detaljerade regler för långtidsförvaring och hantering av digital information kan utarbetas löpande av arkivmyndigheten och anpassas till varje enskilt fall. Leverans När handlingar överlämnas från myndigheten eller bolaget till kommunarkivet flyttas det från en myndighet till en annan. Arkivmyndigheten och kommunarkivet övertar sedan allt ansvar för det som levererats. Inga gråzoner får finnas vad det gäller placeringen av allmänna handlingar. Man måste därför ha tydliga rutiner för vad man gör med sina handlingar. För att det klart ska framgå vad som levererats till arkivmyndigheten bevarar kommunarkivet kvitton på alla leveranser. Kvittot ska upprättas av den som levererar. Av kvittot framgår att överlämning skett, vad leveransen innehåller och när den skedde. Av kvittot ska också framgå om någon särskild sekretess gäller för de handlingar som överlämnas, eftersom arkivmyndigheten i motsats till andra myndigheter ärver samma sekretessbestämmelse som ursprungligen gäller. Icke överenskomna leveranser eller leveranser av handlingar som ej är genomgångna, strukturerade och behandlade enligt kommunarkivets anvisningar kan avvisas. 11

12 Det var bättra förr, eller? Den här bilden från Ätrans forna tider finns bevarad i Falkenbergs kommunarkiv och finns tillgänglig för allmänheten på kommunens webbplats. 12

13 Kapitel 4 ÄRENDEREGISTRERING Registrering av allmänna handlingar Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar. Registrator Minst två personer med registreringsbehörighet ska finnas på varje förvaltning eller enhet. Registratorn bör ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar. Fullmakt Alla anställda bör underteckna en fullmakt, som ger särskilt behöriga rätt att öppna även s k privatadresserad post, det vill säga när namnet står överst på brevet. Fullmakten ska omfatta både traditionell post, e-post och fax. Fullmakten behövs för att kommunen ska kunna fullgöra Tryckfrihetsförordningens och offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser om allmänna handlingar. Mall för fullmakt finns bland övriga dokumentmallar. Vad ska registreras? Exempel på handlingar som ska registreras/ diarieföras: Hemliga handlingar Inkommande och upprättade handlingar Remisser Beslut Avtal Vilka uppgifter ska registreras? Följande uppgifter ska finnas med när en handling registreras/diarieförs: Datum då handlingen kom in eller upprättades Diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått Från vem handlingen har kommit eller till vem den expedierats (avsändare/mottagare) I korthet vad handlingen/ärendet rör (ärendemening) Skyldigheten att anteckna diarienummer eller annan beteckning gäller bara om handlingen åsatts sådant nummer eller liknande beteckning. Vad gäller hantering av viss information, till exempel direktupphandling, generella avtal och projektdokumentation, kan det finnas särskilda rutiner för hur man går tillväga. Några sådana exempel finns senare i detta kapitel. Undantag Offentlighets- och sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten: om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de inkommit eller upprättats om det är uppenbart att de är av mycket liten betydelse för verksamheten (t ex kursinbjudningar, cirkulär, författningar, reklam m m kan hållas ordnade på annat sätt) Hemliga handlingar Hemliga handlingar måste alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i handlingarna måste man ändå redovisa att handlingen finns. Vid registreringen måste man skriva på ett sådant sätt att man inte lämnar ut sekretessuppgifter eller känsliga personuppgifter. 13

14 Myndigheten får utmärka handlingarna med särskild anteckning. Sådan anteckning ska innehålla beteckningen Hemlig, samt tillämplig bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen eller annan lag som den hänvisar till, Dagen för anteckningen och den Myndighet, som låtit göra den. Posthantering Hur man öppnar och hanterar sin post (gäller även fax, e-post m m) kan variera beroende på organisation, men följande bör uppfyllas: All post ska ankomststämplas (ej reklam) inkommande anbud ska stämplas på kuvertet. OBS - EJ öppnas! Handlingar som kommer in eller upprättas ska registreras utan dröjsmål Ingen post får bli liggande oöppnad. För s k privatadresserad post se under Fullmakt. Postlista Inkomna och upprättade handlingar som inte diarieförs på annat sätt kan föras in på en postlista. På postlistan antecknas avsändare/ mottagare, ärendetext och eventuell åtgärd. Postlistan är ett hjälpmedel för kontroll av att inga handlingar kommer bort eller blir liggande obesvarade. Post som registreras i diariet behöver inte införas i postlistan. Postlistan är ett frivilligt åtagande och är ett komplement till ett diarium. Ärendemening Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att var och en kan förstå vad ärendet handlar om. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera sökord och om det finns en fastighet att relatera till så skriv även in den. Man ska undvika uttryck som angående och beträffande. Undvik även förkortningar, framförallt sådana som förekommer internt, eftersom dessa är meningslösa som sökord. Aktomslag Handlingarna i ett ärende ska hållas samman och får inte blandas ihop med handlingar från andra ärenden. Ett bra sätt att lösa detta är att använda särskilda aktomslag. På omslaget kan finnas vissa förtryckta uppgifter samt antecknas ärendemening, diarienummer, diarieplanbeteckning m m och när ärendet avslutas arkiveras handlingarna däri. 14

15 Remisser Vid remittering till annan myndighet/ förvaltning inom kommunen ska, för att undvika dubbelförvaring av handlingar, ansvaret för förvaring och arkivering av ärendet ligga hos den remitterande myndigheten. Mottagaren registrerar remissen och efter att svar avgetts noteras att handlingarna finns att söka bland den remitterande myndighetens handlingar. Upphandlingsärenden Ett viktigt undantag från huvudregeln om att handlingar som kommer in till en nämnd är omedelbart allmänna är regeln om anbud och liknande handlingar som avlämnas i förseglat omslag. De anses inte som inkomna före den tidpunkt som är bestämd för öppnandet (TF 2:6). Detta ska diarieföras i ett upphandlingsärende: Annons Förfrågningsunderlag Anbudsprotokoll Beslut om antagande av leverantör/-er Svar till anbudsgivare Avtal Anmälan av delegationsbeslut Projektärenden Följande ska diarieföras i ett projektärende: Projektdirektiv Projektplan Beslut Slutrapport Effektanalys Rekryteringar Följande bör diarieföras i ett rekryteringsärende: Annons Förteckning över inkomna ansökningar Beslut Anmälan av delegationsbeslut Webbdiarium Kommunens ärendehanteringssystem Evolution publiceras på intranätet och på kommunens webbplats. Där kan man söka och hitta handlingar och ärenden i respektive förvaltning/ nämnds diarium. I dagsläget publiceras inte några kopplade filer/dokument. Glöm ej att eventuellt PuL-skydda den information som registreras. Tänk på vikten av att skriva en kort och innehållsrik ärendemening, gärna utifrån medborgarens perspektiv. 15

16 Kapitel 5 SERVICEANSVAR MOT INVÅNARE Kommunanställda har ett ansvar gentemot kommuninvånarna att ge god service och vara tydlig i sin kommunikation. Om kommunikationen med medborgare inte sköts på ett bra sätt påverkar det tilltron till kommunen. Förtroende tar lång tid att bygga upp, men går snabbt att rasera. Frågan är inte minst angelägen eftersom nya, snabbare kommunikationsvägar medför att människor idag generellt sett har kortare acceptans för väntetider och förväntar sig ett snabbt svar. Svarsmeddelande Som en service till den som skriver till kommunen i något ärende kan man skicka ett svarsmeddelande. Detta rekommenderas starkt vid klagomålsärenden eller ärenden med långa handläggningstider. Det bekräftar att skrivelsen har kommit fram till förvaltningen, vem/vilka som handlägger ärendet samt kontaktuppgifter. Det kan också vara ett bra tillfälle att informera avsändaren om att handlingen är offentlig och att den kan komma att publiceras på kommunens webbplats. Svara utan dröjsmål Varje ärende som handläggs där enskilda personer är inblandade ska enligt förvaltningslagen (1986:223), förkortat FL, 7, handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att tumma på säkerheten. Ge den bästa hjälpen I förvaltningslagen, 4 och 7, står det att i servicen till enskilda individer ingår det att lämna hjälp i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till ärendet och den enskildes behov. Kommunens anställda bör därför ta ställning till om man bör hämta information från andra myndigheter. Dessutom bör enskilda personer som vänt sig till fel myndighet i sitt ärende få hjälp att hitta rätt. Enkelt språk I kommunikationen med kommuninvånare och enskilda personer bör man alltid sträva efter att uttrycka sig enkelt och lättbegripligt, både muntligen och skriftligen. Ge alltid god service! 16

17 Kapitel 6 FÖREDRAGNINGSLISTA, KALLELSE OCH PROTOKOLL Föredragningslista och kallelse Föredragningslistor och kallelser till nämnder, eller motsvarande, ska utformas enligt figur 1 på nästa sida. Vid utformandet av kallelse/ föredragningslista till ett sammanträde bör i möjligaste mån samma ärendemening användas som vid registreringen/diarieföringen. Protokoll Anvisningarna i detta avsnitt gäller nämnds- och styrelseprotokoll. Allmänt Fyll alltid i vilket nummer för året protokollet har Ange sidnummer och antal sidor totalt, till exempel 1 (14) Använd arkivpenna för underskrifter, finns på kontorsservice Börja på ny paragraf vid årets början Förstasida Förtroendevalda anges med namn och partibeteckning uppdelade på ordinarie ledamöter, tjänstgörande ersättare och ersättare. Andra närvarande politiker anges under övriga förtroendevalda. Tjänstemän anges med namn och titel. Se figur 2. Utomstående föredragande till exempel konsulter, företagare, föreningsrepresentanter med flera omnämns endast i respektive paragraf. Normalsida Paragraferna skrivs löpande med en paragraf per sida, och besluten skrivs först i varje paragraf. Protokollsutdrag Protokollsutdrag utformas enligt figur 3. Längst ned på sidan ska expedieringen av besluten anges. Justering Sekreterarens underskrift samt justering sker på första eller därpå följande sida. Justering med signatur på samtliga sidor behövs inte, men är inte förbjudet. Justering ska enligt lag ske inom 14 dagar och meddelande om det ska anslås på kommunens anslagstavla inom två dagar därefter. Respektive förvaltning ansvarar för att meddelanden anslås på kommunens anslagstavla. Kanslienheten ansvarar för att meddelandet tas ned. Observera att med anslagsdatum menas den dag kortet sätts upp på anslagstavlan. Justeringslappar finns att hämta på kontorsservice. Se figur 4. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till respektive nämnd/styrelse. Tiden för överklagande av beslutet (genom laglighetsprövning enligt kommunallagen) räknas från den tidpunkt då tillkännagivande om justering gjorts på kommunens anslagstavla av sammanträdesprotokollet vid vilket delegationsbeslutet anmäldes. För beslut som kan överklagas med förvaltningsbesvär till exempel bygglov, miljötillsyn med mera räknas klagotiden från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. Även beslut som fattats med stöd av bestämmelserna om vidaredelegering ska anmälas till respektive nämnd. Varje delegationsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska ärendemening, beslutsdatum samt diarienummer eller annat löpnummer ingå. Redovisningen kräver inget tjänsteutlåtande, utan skrivs direkt i form av en protokollsparagraf. Paragrafen bör avslutas med ett ställningstagande från nämnden om redovisningen kan godkännas. 17

18 Kallelse och föredragningslista Kommunfullmäktige Protokoll Nr 1 Sammanträdesdatum 20ÅÅ-MM-DD Sammanträdestid Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med Kommunfullmäktige i Falkenberg 20ÅÅ-MM-DD Ersättarna för kännedom Kommunstyrelsens arbetsutskott Rubrik/ärendemening. Dnr 20XX/XXXX Närvarande Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta Dag: 20ÅÅ-MM-DD Tid: Kl Plats: Kommunfullmäktigesalen Ärenden: 1 Val av protokollsjusterare. 2 Ledamöter Mari-Louise Wernersson (C), ordförande Jan Dickens (S), 2:e vice ordförande Claës-L Ljung (M), 1:e vice ordförande Ingemar Johansson (C) Björn Jönsson (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Christer Norrman (M) Lars Fagerström (FP) Daniel Bernhardt (KD) Marcelle Farjallah (S) Per Svensson (S) Övriga förtroendevalda 1. "Skriv beslutstext" Beslutsunderlag Beslutsförslag ÅÅÅÅ-MM-DD X-föreningens skrivelse ÅÅÅÅ-MM-DD Sammanfattning av ärendet Skriv en sammanfattning av ärendets uppkomst här. Ekonomi Påverkar förslaget kommunens/nämndens ekonomi? Övervägande Resonemang om varför man kommit fram till förslaget. Tjänstemän Henrik Lundahl, kanslichef Paragrafer 1-15 Justering Ordföranden samt Jan Dickens Underskrifter Sekreterare... Henrik Lundahl Ordförande... Mari-Louise Wernersson Vid protokollet Sekreterare Protokollet justerat ÅÅÅÅ-MM-DD och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande från sammanträdet 20 har justerats 20 Protokollet finns tillgängligt på protokoll Falkenberg 20ÅÅ-MM-DD Ordförandens namn Sekreterarens namn Justerare... Jan Dickens Protokollet justerat 20ÅÅ-MM-DD och anslaget 20ÅÅ-MM-DD Underskrift... Henrik Lundahl Beslutet expedieras till: "Ex namn/förvaltning/företag" Detta tillkännagivande har anslagits på Falkenbergs kommuns anslagstavla 20 och skall nedtagas efter 20 I tjänsten Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: Nedtaget: 20 e-post: FIGUR 1 FIGUR 2 FIGUR 3 FIGUR 4 18

19 Kapitel 7 ÖVERKLAGANDE BESVÄR LAGLIGHETSPRÖVNING Överklagande enligt kommunallagen laglighetsprövning Varje kommunmedlem har rätt att få lagligheten av ett beslut prövad genom att överklaga till förvaltningsrätten. Överklagandet ska ha kommit in till förvaltningsrätten eller kommunen för vidarebefordran, inom tre veckor från den dag protokollet över beslutet anslogs (se KL 2:10) på kommunens anslagstavla. Förvaltningsbesvär Förvaltningsbesvär kan göras över beslut inom den specialreglerade förvaltningen med stöd av speciallag eller författning. I dessa fall är det den som personligen berörs av beslutet som får överklaga. Detta ska göras inom tre veckor från att beslutet anslogs, eller från det att den klagande fick del av beslutet. Vem man överklagar till anges i respektive speciallag/författning. Överklagande enligt Offentlighets- och sekretesslagen Se kapitel 2 om utlämnande av allmänna handlingar. 19

20 Kapitel 8 Tjänsteskrivelse Datum Er ref: Vår ref: KS 20ÅÅ/111 SKRIVELSER Kommunstyrelseförvaltningen Kanslienheten Oskar Åhrén Länsstyrelsen i Hallands län Bengt Bengtsson Slottsgatan Halmstad Kommunstyrelseförvaltningen Kanslienheten Oskar Åhrén Pressmeddelande Datum 20ÅÅ-MM-DD Hallands Nyheter Er ref: Vår ref: KS 20ÅÅ/111 Externa skrivelser ska vara uppställda enligt skrivelsemallen, med kommunens logotyp i övre vänstra hörnet. Samma mall används även till inbjudningar, tjänsteskrivelser, remisser och så vidare. Se figur 5 och 6. "Ange huvudrubrik" "Skriv text" Namn Efternamn Titel "Ange huvudrubrik" "Skriv text" Namn Efternamn Titel Med externa skrivelser avses alla skrivelser från nämnder och styrelser, alla skrivelser till regeringsorgan, centrala verk, länsstyrelser och motsvarande oavsett om de kommer från nämnd/ styrelse eller tjänsteman. Mallen ska användas i samtliga fall när man agerar i egenskap av myndighet. Dokumentmallarna finns i kommunens ärendehanteringssystem. Se även kapitel 11 om dokumentmallar. Skrivelser från nämnd undertecknas på det sätt nämnden har bestämt, det vill säga normalt av ordföranden med kontrasignation av förvaltningschef eller nämndsekreterare. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: Skrivelser från förvaltning, avdelning eller motsvarande undertecknas av förvaltnings- eller avdelningschef och/eller handläggare. Man ska alltid ange sin titel under namnförtydligandet. Den här mallen ska användas till FIGUR 5 alla externa skrivelser förutom i PR-sammanhang. FIGUR 6 Den här mallen ska användas i PR-sammanhang. 20

FALKENBERG. Hitta det här

FALKENBERG. Hitta det här FALKENBERG Hitta det här Var sak har sin plats - Alfons Åbergs pappa Varför behöver vi en kontorshandbok? Jo, för att om alla i vår organisation arbetar enligt samma administrativa riktlinjer och rutiner

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Medborgarförslag om att brev och frågor ska besvaras inom två veckor. (AU 391) KS 2013-344

Medborgarförslag om att brev och frågor ska besvaras inom två veckor. (AU 391) KS 2013-344 kommunstyrelsen i Falkenberg 2014-01-14 13 Medborgarförslag om att brev och frågor ska besvaras inom två veckor. (AU 391) KS 2013-344 KF Beslut Kommunstyrelsen beslutar enligt arbetsutskottets förslag.

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Ärendehantering Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Nämndskansliet

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända.

Tjänsteskrivelse, och arkivbeskrivning för socialnämnden, har varit utsända. Socialnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL 2016-04-14 45 Arkivbeskrivning för socialnämnden SN-2016/94 Arbetsutskottets förslag till beslut Socialnämnden beslutar att anta Arkivbeskrivning för socialnämnden.

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN

STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet

Läs mer

Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden

Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden Delegationsordning Kultur- och fritidsnämnden XX Dokumenttyp: Delegationsordning Dokumentet gäller för, personalkategori: Samtliga beslutsfattare Fastställelsedatum, nämnd, paragraf: XX Diarienummer: 2015.150

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess RIKTLINJER Datum 2013-11-12 Reviderad datum 1(19) Sekretariatet Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess 2(19) Dokument- och ärendehantering Inledning En effektiv ärendehantering förutsätter

Läs mer

Så här skriver vi. för medborgare och politiker. Kommunstyrelseförvaltningen

Så här skriver vi. för medborgare och politiker. Kommunstyrelseförvaltningen 1 Kommunstyrelseförvaltningen Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Helena Björklund, 08-581 691 51 2009-01-08 Så här skriver vi för medborgare och politiker 2(10) Innehåll Förord... 3 Kommunala skrivelser

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

Diarieföring av allmänna handlingar

Diarieföring av allmänna handlingar - Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,

Läs mer

Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen. (AU 353) KS 2013-298

Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen. (AU 353) KS 2013-298 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg 2013-12-03 263 Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen. (AU 353) KS

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN 1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund

Läs mer

Dnr KFN16/16. Delegationsordning för Kulturoch fritidsnämnden. Antagen

Dnr KFN16/16. Delegationsordning för Kulturoch fritidsnämnden. Antagen Dnr KFN16/16 Delegationsordning för Kulturoch fritidsnämnden Antagen 2016-03-16 Innehållsförteckning Allmänt om delegering... 3 Grundprinciper... 3 Vidaredelegering och anmälan...4 Verkställighet...4 Upplysningar...

Läs mer

Delegationsordning. Kultur- och fritidsnämnden

Delegationsordning. Kultur- och fritidsnämnden 1. Allmänt om delegation 1.1 Syfte och avgränsning Det är upp till det beslutande organet att avgöra i vilken utsträckning man ska överlåta sin beslutsrätt. Möjligheterna att delegera beslutanderätten

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. Reglemente för barn- och, reviderat oktober 2014 1 (6) 2014-10-27 Reglemente för barn- och Antaget av kommunfullmäktige 152/2013-11-25. Reviderat av kommunfullmäktige med avseende på antalet ledamöter

Läs mer

Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen. KS 2013-298

Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen. KS 2013-298 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2013-11-12 353 Medborgarförslag om utbyte av kommunens logotyp på flaggor och bilar till heraldiskt korrekt vapen.

Läs mer

I '2'~~: ~D" '1Y~':''':

I '2'~~: ~D '1Y~':''': SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue

Läs mer

Översyn av lokala ordningsföreskrifter avseende fyrverkerier. Dnr KS 2012-172

Översyn av lokala ordningsföreskrifter avseende fyrverkerier. Dnr KS 2012-172 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2013-02-26 59 Översyn av lokala ordningsföreskrifter avseende fyrverkerier. Dnr KS 2012-172 KS Beslut Arbetsutskottet

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

Reglemente för överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner

Reglemente för överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner Kommunal författningssamling Reglemente för överförmyndarnämnden för Motala, Mjölby, Vadstena och Ödeshögs kommuner Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige i Motala kommun Diarienummer: 14/KS 0024

Läs mer

Innehållsförteckning. Inledning

Innehållsförteckning. Inledning Innehållsförteckning Inledning 1. Lagar och styrdokument. s.2 2. Allmän handling s.3 3. Postöppning. s.5 4. Registrering av post. s.5 5. Dokument- och ärenderegistrering s.6 6. Beredning.. s.7 7. Kallelse

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden

Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Kf 1996-12-17, 225 Blad 1(6) KOMMUNALT ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Förändrad handläggning av medborgarfö r- slag

Förändrad handläggning av medborgarfö r- slag SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING ADMINISTRATIVA AVDEL NINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) DNR 1399-2012-1.2.1. 2013-03-27 Handläggare: Maud Beijner Telefon: 508 13 054 Handläggare: Agneta Pernu Olofsson Telefon:

Läs mer

Kanslihandbok. för Falkenbergs kommun

Kanslihandbok. för Falkenbergs kommun Kanslihandbok för Falkenbergs kommun Utgiven av kommunledningskontoret, kanslienheten, 2003 Kanslihandboken Innehåll 1 Förord 2 Kommunens vapen 3 Arkivering 4 Personuppgiftslagen - PuL 5 Skrivelser 6 Föredragningslista,

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31

ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 ÄRENDEHANTERINGSPROJEKTET 2011-06-01 2012-03-31 Ärendehanteringsprojektet 2011-01-01 infördes en ny organisation i kommunen för såväl politiker som tjänstemän. Det innebär bland annat att samtliga kommunsekreterare

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE

Digital handläggning i. Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE Digital handläggning i Älvsbyns kommun LATHUND FÖR HANDLÄGGARE Mars 2013 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Gudie lägg till genväg till handläggardatabasen 1-2 ÄRENDETS VÄG 1. ett ärende aktualiseras 3-4 2. skapa tjänsteskrivelse,

Läs mer

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar

Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Revisionsrapport* Granskning av barn- & utbildningsnämndens hantering av inkomna/upprättade allmänna handlingar Nordmalings kommun December 2007 Åsa Adolfsson *connectedthinking Innehållsförteckning 1

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

HÖRBY KOMMUN Flik: 6 Författningssamling Sida: 1 (-7)

HÖRBY KOMMUN Flik: 6 Författningssamling Sida: 1 (-7) Författningssamling Sida: 1 (-7) REGLEMENTE FÖR SOCIALNÄMNDEN Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. SOCIALNÄMNDENS ANSVARSOMRÅDE 1 Nämnden fullgör

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården

Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården 1 (8) Typ: Riktlinje Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: KS 2015-03-10, 61 Uppdateras: 2017 Riktlinjer till reglemente för den kommunala arkivvården Innehållsförteckning 1. Krav på arkivvård

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering.

Vidare är en avsikt att styrdokumentet ska underlätta införandet av nytt teknikstöd inom kommunens dokument- och ärendehantering. 1 INLEDNING Styrdokumentets syfte är att fungera som en instruktion för hur ärendeflödet i kommunens nämnder och förvaltningar i normalfallet ska se ut. Viktiga mål är att medborgarnas insyn i den kommunala

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv

Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Handbok för leveranser till Enköping kommunarkiv Enköping kommunarkiv Version 1, 20101230 Steg 1. Ska handlingarna bevaras? Kontrollera först att handlingarna verkligen ska bevaras hos kommunarkivet. Det

Läs mer

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun

Hemuppgift 5. Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess. Karlstads kommun Hemuppgift 5 Kommunledningskontorets ärendehanteringsprocess Karlstads kommun Motivering för den valda processen Hela flödet för ärendehanteringsproccessen på kommunledningskontoret har kartlagts. Ärendehanteringsprocessen

Läs mer

Delegationsordning för Valnämnden i Strängnäs kommun

Delegationsordning för Valnämnden i Strängnäs kommun 1/7 Beslutad: Valnämnden 2014-02-27 41 Gäller fr o m: 2014-02-27 Myndighet: Diarienummer: Ersätter: - Ansvarig: Valnämnden Stabsavdelningen för Valnämnden i Strängnäs kommun 1. Lagstiftningen Kommunallagens

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

Kommunstyrelsen. Godkänt av kommunstyrelsen 2007-04-18, 77 Kompletterad av kommunstyrelsen 2012-11-14, 162

Kommunstyrelsen. Godkänt av kommunstyrelsen 2007-04-18, 77 Kompletterad av kommunstyrelsen 2012-11-14, 162 Kommunstyrelsen Regler och rutin med beskrivning av arbetet enligt PuL samt organisationsbeskrivning och regler för webbpublicering av personuppgifter på www.odeshog.se Godkänt av kommunstyrelsen 2007-04-18,

Läs mer

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret

Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret ENSKEDE-ÅRSTA-VANTÖRS STADSDELSFÖRVALTNING STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2011-01-25 Handläggare: Inga-Karin Mellberg Telefon: 08-508 14 089 Till Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nämndernas serviceskyldighet

Läs mer

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Policy för hantering av personuppgifter

Policy för hantering av personuppgifter Policy för hantering av personuppgifter Dokumenttyp: Policy Beslutad av: Kommunstyrelsen Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Policy för hantering av personuppgifter Beslutsdatum: 2013-10-15 Dokumentansvarig

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012 SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen

Läs mer

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06

Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 KUNGÄLVS KOMMUN Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Riktlinjer antagna av kommunstyrelsen 2000-09-06 2 Innehåll Inledning...3 Inriktning...4 Rutiner...6 1. Övergripande inriktning...6 2. Postöppning...7

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsförvaltningen KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2008-05-14 Beslutat i kultur- och fritidsnämnden den 15 oktober 2008 7 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom kultur- och fritidsnämnden

Läs mer

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden

Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2013-09-25 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TFN-2013-1574 Dpl 01 Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen,

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Reglemente med gemensamma bestämmelser för styrelsen och nämnderna i Trelleborgs kommun

Reglemente med gemensamma bestämmelser för styrelsen och nämnderna i Trelleborgs kommun 1(5) Reglemente med gemensamma bestämmelser för styrelsen och nämnderna i Trelleborgs kommun Antaget av kommunfullmäktige den 24 november 2007, 276 Utöver vad i kommunal- och förvaltningslagen eller annan

Läs mer

Bevarande av digitala allmänna handlingar

Bevarande av digitala allmänna handlingar www.hassleholm.se S Bevarande av digitala allmänna handlingar Riktlinjer Innehåll Inledning 3 Ansvarsfördelning 3 Bevarande av digitala allmänna handlingar 4 Åtgärder för bevarande av digital information

Läs mer

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM

POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Stadsarkivet Dnr 9.0 7389/08 Sida 1 (8) 2016-03-17 POLICY FÖR E-ARKIV STOCKHOLM Sida 2 (8) Innehåll POLICY... 1 FÖR E-ARKIV STOCKHOLM... 1 1. e-arkiv Stockholm en central resurs i stadens informationshantering...

Läs mer

Protokollsanalys. Leksands kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Tove Färje

Protokollsanalys. Leksands kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Tove Färje Protokollsanalys Leksands kommun Revisionsrapport Februari 2011 Tove Färje Innehållsförteckning SAMMANFATTNING OCH BEDÖMNING... 3 1 BAKGRUND... 4 1.1 UPPDRAG OCH REVISIONSFRÅGA... 4 1.2 AVGRÄNSNING OCH

Läs mer

Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112

Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112 Sida 1 av 4 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Siobhán Górny Datum KS-2015/112 Vik. kommunsekreterare 2014-03-12 Kommunstyrelsen Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112 Förslag

Läs mer

SÄKERHETSPLAN FÖR PERSONUPPGIFTSBEHANDLING SOCIALFÖRVALTNINGEN GISLAVEDS KOMMUN

SÄKERHETSPLAN FÖR PERSONUPPGIFTSBEHANDLING SOCIALFÖRVALTNINGEN GISLAVEDS KOMMUN Uppdaterad: 2009-08-20 SÄKERHETSPLAN FÖR PERSONUPPGIFTSBEHANDLING SOCIALFÖRVALTNINGEN GISLAVEDS KOMMUN 2 INNEHÅLL 1. Regler för behandling av personuppgifter 3 2. Organisation 6 3. Rutin för att anmäla

Läs mer