Digital arkivering i Norden En statusrapport udarbejdet til NorDig nordisk seminar om digital arkivering Forår 2014

Transkript

1 Digital arkivering i Norden En statusrapport udarbejdet til NorDig nordisk seminar om digital arkivering Forår 2014 Illustration: digitalbevaring.dk 1

2 Denna statusrapport har utarbetats som bakgrundsdokument för NorDig, Köpenhamn juni Dispositionen med 18 punkter är densamma som till motsvarande nordisk elarkiv-seminar i Helsinki 2008 och utarbetades då främst av Lars Nygaard, Norska Riksarkivet. En uppdatera version användes också till seminariet på Island, maj Varje land skriver sin del under varje punkt. I rapporten är rubrikerna till varje tema på engelska följt av en översättning till de fem nordiska språken. Översättningen är bl.a hämtade från Alla texterna är skrivna på de ett av skandinaviska språken (danska, norska eller svenska). Contents 1. Organisation of the electronic records work 2. Laws, regulations and standards 3. Records management 4. Appraisal 5. Transfer 6. Quality control 7. Archival description 8. Long term preservation (storage) 9. Maintenance and conversion 10. Access 11. Outreach ( storytelling based on electronic records) Electronic private records 13. Digitisation 14. File formats 15. Development of methods and tools 16. International cooperation 17. Statistics 18. National cooperation (archives, libraries and museums) 1. Organisation of the electronic records work Organisering (D, N, S), Organisointi (F), Skipulag vörslu rafrænna gagna (I). Sverige 1/ infördes en ny organisation med 5 divisioner och en avdelning under riksarkivarien. Det är del av en matrisorganisationen med ett antal fastställda processer. Regionala Divisionen består av landsarkiven och Nationella Divisonen består av 3 avdelningar i Stockholm, Marieberg, Arninge och Krigsarkivet. Adminstrativa divisionen inbegriper också kommunikation och juridik. Divisionen för Verksamhetsstöd (DVS) är tekniskt inriktad och inbegriper också avdelningarna SVAR (digitalt tillhandahållande) och MKC(skanning) i Västernorrland. Slutligen finns Divisionen för offentliginformationshantering(doi) och Tillsynsavdelningen. Hanteringen av digitala arkiv sker främst inom Divisionen för Verksamhetsstöd(DVS). Där finns Avdelningen för informationsbevarande med Sektion Audiovisuella & 2

3 elektroniska arkiv (SAVE), vilken består av funktionerna Elektroniska arkiv (ElArk) och Ljud och Bild. Dessa två sköter det löpande mer tekniskt inriktade arbetet med leveranser, bevarande och utlämnade av elektroniska arkiv respektive digitala ljudoch videomaterial. Ljud och bild utför också digitalisering/konvertering av analogt och digitalt audiovisuellt material. Inom DVS finns också IT-avdeliningen med Sektionen för samordning- och utveckling (SOU) som arbetar med systemutveckling av tekniska hjälpmedel för hantering av elektroniska arkiv liksom utveckling av andra system som den Nationella Arkivdatabasen (NAD) och arkivinformationssystemet ARKIS. DOI hanterar också frågor som berör digitala arkiv. Divisionen består av två enheter: UEF (enheten för utveckling och e-förvaltning) samt UTR (enheten för utredning). UTR utarbetar myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering (RA-MS). UEF utreder, normerar och främjar frågor som berör IT, arkivbildningen hos myndigheter och den offentliga sektorn samt bevarande, såsom val av format, informationsåtkomst och elektroniska signaturer, genom föreskrifter (RA-FS), rapporter, vägledningar och kurser. Tillsynsavdelningen kontrollerar statliga myndigheters arkivhantering och ger råd. Man har ingen expertfunktion för digitala arkiv. Det övergripande ansvaret för leveranser, även digitala, ligger hos avdelningar inom Regionala och Nationella division. Där ligger också informationsansvaret för digitala handlingar, inbegripet bland annat sekretessbedömningar och vissa icke-tekniska leveranskontroller. Inom Riksarkivet finns numera ett slags ABM-organ för digitaliseringsfrågor, DIGISAM, se under avsnitt 18. Ett organisationsschema finns på: Norge Fra er oppgavene knyttet til digitale arkiver i det norske Riksarkivet hovedsaklig fordelt på to seksjoner: Seksjon for elektronisk arkivdanning og Seksjon for digitalt depot. Fra ble en tredje seksjon knyttet til området skilt ut: Seksjon for tilgjengeliggjøring. Hovedansvaret for oppfølging av, tilsyn med, mottak og langtidslagring av digitalt skapt arkivmateriale, er lagt til Riksarkivets Avdeling for bevaring og tilsyn. Avdelingen ledes av Gunnar Urtegaard og består av fire seksjoner: Seksjon for elektronisk arkivdanning, Seksjon for digitalt depot, Seksjon for bevaring og kassasjon og Seksjon for privatarkiver. Seksjon for elektronisk arkivdanning (Elark) har ansvaret for oppfølging av, og tilsyn med arkivdanningen i den norske statsforvaltningen. Seksjonen har ansvar for utarbeidelse og velikehold av regelverk og standarder (bl.a. Noark-standarden for records management). Elark har ansvaret for godkjenning av arkivløsninger i henhold til Noark 5. Seksjonen har videre ansvar for utredning av arkivfaglig spørsmål, primært fra sentral statlig forvaltning, men også et koordinerende ansvar mot den øvrige offentlige forvaltning. En viktig oppgave for seksjonen er veiledning på feltet 3

4 elektronisk arkiv, samt forberedelser til og gjennomføring av deponering eller avlevering av digitalt skapt arkivmateriale. Leder for Elark er Tor Anton Gaarder. Seksjon for digitalt depot (DD) har forvaltningsansvaret for deponert og avlevert digitalt skapt materiale, herunder ansvaret for testing, beskrivelse (katalogisering) og langtidslagring. Innenfor oppgaveporteføljen inngår konvertering til nye filformater og kopiering til nytt digitalt sikringsmagasin. Seksjonen har også ansvaret for utarbeidelse og vedlikehold av regelverk og standarder av it-teknisk art. Seksjonen samarbeider nært med Seksjon for elektronisk arkivdanning (Elark), som har ansvaret for inndriving og mottak av elektronisk materiale før det går til testing i DD. Seksjon for digitalt depot tilhørte Depotavdelingen (DEPA), men ble fra overført til BETI. Leder for DD er Ole Myhre-Hansen. Seksjon for bevaring og kassasjon (Beka) har ansvaret for å vurdere om digitalt skapt arkivmateriale kan kasseres eller om det skal avleveres til arkivdepot.seksjonen har ansvaret for å koordinere tilsyn med digital arkivdanning i kommunal sektor, og vil fra nå av ha ledervervet i det nyutnevnte Tilsynsrådet.. Seksjonen ledes av Vilde Ronge. Seksjon for privatarkiver. Seksjonen har har blant mye annet ansvaret for kartlegging, vurdering og mottak av digitale privatarkiver. Seksjonen ledes av Sigrun Rasmussen. Seksjon for tilgjengeliggjøring (DT) har ansvaret for tilgjengeliggjøring av både digitalt skapt materiale og av digitalisert materiale. Innenfor oppgaveporteføljen inngår også kontroll av transkribert materiale. Seksjon for digitalt depot tilhører Depotavdelingen (DEPA). Leder for DEPA er Ole Gausdal og for DT er Kristian Hunskaar. Det kan også nevnes at IT-avdelingen er ansvarlig for utvikling av programmer/applikasjoner som benyttes av andre seksjoner. Seksjonene selv er dog ansvarlig for kravspesifikasjoner av systemene. Seksjonene prioriterer følgende oppgaver i 2014: Digital tilgjengelighet: o Forsterke ytelsen knyttet til testing, beskrivelse og lagring av arkivuttrekk som leveres fra Noark-system. o Forsterke ytelsen knyttet til testing, beskrivelse og lagring av arkivuttrekk som leveres fra fagsystem. o Nedbygging av restanser knyttet til tidligere mottatte arkivuttrekk. o Delta i evaluering og godkjenning av nye Noark 5-systemer basert på testing av prøveuttrekk fra disse. o Gjennomføre arbeid for å få testverktøyet Arkade opp på et akseptabelt funksjonelt nivå, samt tilrettelegge for distribusjon av verktøyet til i første rekke testressurser i statsarkivene. o Fortsette forvaltningen av ADDML, og fortsette utviklingen i samarbeid med det svenske arkivverket og det finske riksarkivet, i henhold til inngått samarbeidsavtale. o Klargjøre Arkadukt for distribusjon. 4

5 o o Gjennom konsulentbistand å gjennomføre tilpasning og videreutvikling av verktøyet ArkN4 for testing av Noark-4-utrekk, slik at testingen vil kunne gjennomføres raskere enn i dag. Vedlikehold av Arkivverkets bestand av arkivuttrekk: Estimere ressursbehov knyttet til testing av hele bestanden samt AIPgenerering for innlemmelse av hele bestanden i digitalt sikringsmagasin. Digital arkivdanning o o o Bidra i regelverksutforming og kravspesifisering i relasjon til Noark 5 og fagsystemer. Overføre alle rutinebeskrivelser, dokumentasjon, etc til en intern wiki ordning (betiwiki). Yte veiledning internt og eksternt i tilknytning til elektronisk arkivmateriale. Organisasjonskart pr : Danmark Statens Arkiver er den overordnede organisation på arkivområdet i Danmark. Statens Arkiver består efter en nyorganisering pr. 1. maj 2014 af tre landsdækkende søjler: Indsamling og Bevaring (IB), Brugerservice og Formidling (BF), Administration og Økonomi (AØ). Arbejdet med at identificere, modtage, bevare og oparbejde digitale arkivalier er placeret i IB-søjlen. Kontakten til myndigheder med henblik på bevaring/kassation, godkendelse af it-systemer samt afleveringsforberedelse ligger i området Indsamling af Myndighedsdokumentation og Forskningsdata (MF), som ledes af Mette Hall- Andersen. Der findes også et særligt område for indsamling af private arkivalier (IPA), som aktuelt har fokus på at lave bevaringsaftaler vedr. digitale arkivalier med private arkivskabere og sikre, at væsentlige digitale privatarkiver afleveres til Statens Arkiver. Digital bevaring ligger i området Digital Bevaring og Oparbejdning (DBO), som ledes af Jan Dalsten Sørensen. DBO har ansvaret for: udvikling af metoder, standarder og vejledninger modtagelse, test og bevaring oparbejdning vidensindhentning og -bearbejdning opgaver i forhold til udviklingen inden for digital forvaltning, herunder udarbejdelse af høringssvar, deltagelse i arbejdsgrupper og andre fora, hvor udviklingen kan få arkivmæssig betydning 5

6 Aktuelt deltager DBO i 2 EU-finansierede projekter: 4C (Collaboration to Clarify the Cost of Curation) E-ARK (European Archives and Records Knowledge preservation) Formidling af digitale arkivalier er placeret i søjlen Formidling og Brugerservice, der bl.a. har ansvaret for at stille data til rådighed, enten via tilgængeliggørelsesprogrammet Sofia, der kan tilgås på nettet eller ved udlevering af arkiveringsversioner til forskerens egen viderebearbejdning. Det tidligere Dansk Data Arkiv er ikke længere en selvstændig enhed, og DDAs funktioner ift. lokalisering, modtagelse, oparbejdning og tilgængeliggørelse af forskningsdata er nu lagt sammen med tilsvarende funktioner i forhold til forvaltningens data. Eksempelvis er 5 oparbejdere + 3 studenter fra det tidligere DDA nu en del af DBO sammen med det tidligere DIARK (Sektionen for Digital Arkivering). DDA-navnet lever dog videre som et område/en sektion i Brugerservice og Formidling. Systemudvikling, både af værktøjer og programmer til digital bevaring og til understøttelse af Statens Arkivers opgaver i øvrigt, herunder navnlig arkivdatabasen Daisy samt crowdsourcing, er siden september 2013 samlet i en særlig udviklingssektion, ITU. Både Indsamling og Bevaring og Brugerservice og Formidling har et forretningsteam, som skal sikre, at forretningens behov for it-understøttelse bliver defineret og prioriteret. En særlig it-strategigruppe med deltagelse af Statens Arkivers direktion, lederne af de to forretningsteams, lederen af it-driften samt lederen af it-systemudviklingen drøfter prioritering og udformning af udviklingsprojekter. Den endelige beslutning om prioritering ligger dog i Statens Arkivers direktion. Statens Arkiver hører under Kulturministeriet. Der indgås 4-årige rammeaftaler, som fastlægger overordnede mål for udvikling, produktivitet osv. Den eksisterende rammeaftale, som løber i perioden kan findes her: Island I 2005 underskrev Islands Nationalarkiv (IN) og Statens Arkiver (SA) en samarbejdskontrakt på arkivområdet. Den sikrer IN ret til brug af danske regler og programmer til langtidsopbevaring og håndtering af elektroniske arkivalier. I året 2010 blev der oprettet i IN et værksted til håndtering af elektroniske afleveringer. Finland Arkivverket består av Riksarkivet och sju landsarkiv. Riksarkivets organisation omorganiserades hösten Riksarkivet har fyra ansvarsområden: forskning och utveckling, beståndshantering, informationsservice samt administration. 6

7 Ansvarsområdet för forskning och utveckling har bl.a. till uppgift att inom ramen för arkivverkets kompetens styra den offentliga förvaltningens elektroniska dokumenthantering. Ansvarsområdet ansvarar också för utformningen av arkivverkets digitaliseringsstrategi och politik, gallringsstrategi- och politik, normoch informationsstyrning samt för samordningen av elektroniska tjänster. utvecklandet och det operativa upprätthållandet av arkivverkets elektroniska mottagnings- och servicesystem VAPA för långtidsbevaring av elektroniskt material. Ansvarsområdet samordnar beredningen av arkivverkets föreskrifter och ansvarar för beredningen av gallringsbeslut och beslut som gäller förvaringsformen för handlingar som ska förvaras varaktig. Planeringen av förverkligandet och rutinerna för förtecknande och beskrivning samt övrigt metadata-arbete som anknyter till dem hör till ansvarsområdet för beståndshantering. Till beståndshanteringens uppgifter hör upprätthållandet av arkivverkets informationsresurser, dvs. arkivdatabaserna Vakka och Aarre samt Digitalarkivet, och arkivverkets digitaliseringsverksamhet. I början av år 2013 startades ett av undervisnings- och kulturministeriet finansierat projekt för att utveckla en ny söktjänst AHAA för arkivverket och de privata arkiv som erhåller statsbidrag. Tjänsten ska underlätta arkivens beskrivnings- och förteckningsarbete samt skapa ett system för hanteringen av metadata för olika typer av arkivmaterial. Projektet leds av arkivverket. Den nya söktjänsten AHAA kommer för arkivverkets del att ersätta arkivdatabaserna Vakka och Aarre. Ansvarsområdet för informationsservice står för forskartjänsterna såväl i forskarsalarna som över nätet. Informationsservicen ansvarar för utvecklandet av innehållet och funktionerna i det elektroniska beställningssystemet Astia samt för arkivverkets ärendehanteringssystem Tweb. I april 2013 tillsattes ett nätverk för att samordna arkivverkets elektroniska tjänster. De olika elektroniska tjänsterna (AHAA, det elektroniska beställningssystemet Astia, Digitalarkivet, ärendehanteringssystemet Tweb, VAPA) har hittills utvecklats inom respektive ansvarsområde och det har saknats en överblick över helheten. De personer som ansvarar för de olika tjänsterna är medlemmar i nätverket, som ska se till att tjänsterna utvecklas resurseffektivt och koordinerat. 2. Laws, regulations and standards Lovgivning og regelværk (D), Lainsäädäntö ja standardit (F), Lög og reglur (I), Lovverk og standarder (N), Lagstiftning (S). Sverige Arkivverksamheten i offentlig sektor regleras, i Sverige, i första hand genom arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446). Lagstiftningen vilar ytterst på 2 kap tryckfrihetsförordningens (1949:105) bestämmelser om allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Den enskilda sektorn omfattas av regelverket endast i de fall arkivbildaren förvarar allmänna handlingar. 7

8 Arkivverksamheten påverkas också av annan lagstiftning som offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), personuppgiftslagen (1998:204) och olika registerförfattningar. Rättsläget har nyligen sammanfattats i Geijer m.fl. Arkivlagen En kommentar, Ändringen av EU:s PSI-direktiv har lett till att den svenska PSI-utredningen i SOU 2014:10 har föreslagit bl.a. att Riksarkivet ska få ansvaret för en gemensam portal och föreskriva om hur myndigheterna ska informera om de handlingar som de kan tillhandahålla för vidareutnyttjande. Med stöd i arkivförordningen utfärdar Riksarkivet föreskrifter på arkivområdet för statliga myndigheter. De generella föreskrifterna (RA-FS) är bindande för alla statliga myndigheter. De myndighetsspecifika föreskrifterna (RA-MS) gäller en viss myndighet eller grupp av myndigheter. Föreskrifter om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1-2, trädde i kraft den 1 juli Föreskrifterna ersatte RA-FS 2003:1-3. I RA-FS 2009:1 ställs bl.a. krav på att varje myndighet upprättar en strategi för bevarande av sina elektroniska handlingar. I strategin ska myndigheten ange vilka åtgärder den har tänkt vidta för att säkerställa bevarandet. Bl.a. ska myndigheten ta ställning till vilka format den tänker tillämpa för långsiktigt bevarande och när överföringen ska ske. I de fall det är möjligt ska myndigheten redan vid framställningen ge handlingarna ett lämpligt bevarandeformat. I de tekniska kraven, RA-FS 2009:2, anges lämpliga bevarandeformat för olika typer av elektroniska handlingar, med hänvisning till standarder. Format för digitalt ljud och video ingår inte i de föreskrifterna, men det förekommer reglering i RA-MS. RA-FS 2009:1-2 omfattar även krav vid överlämnande till arkivmyndighet, men målet med föreskrifterna är att bevarandet ska säkerställas redan då handlingarna befinner sig i verksamheten hos en myndighet. Inom FoU-projektet Arkiv i e-samhället pågår arbete med e-signaturer och format som PDF/A m.fl. Föreskrifterna om nya arkivredovisningsprinciper, RA-FS 2008:4, trädde i kraft den 1 januari Föreskrifterna är en ändring av de allmänna föreskrifterna om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1, ändr. 1997:4). De nya reglerna innebär att myndigheternas handlingar ska klassificeras och förtecknas efter processerna i myndigheternas egen verksamhet. Arkivredovisningen bör så långt möjligt integreras med system för ärendehantering. Föreskrifterna är medieoberoende. Riksarkivet bidrar med utbildningar för myndigheter och en regelkommentar till föreskrifterna har tagits fram. Senast den 1 januari 2014 ska myndigheterna ha avslutat arkivredovisningen enligt de tidigare bestämmelserna. Handlingar tillkomna efter 1 januari 2013 ska redovisas enligt de nya reglerna. Norge Grunnlaget for vår virksomhet er Arkivloven (126/1992), html, subsidiært Forskrift for offentlige arkiver (1193/1998), og under denne igjen Riksarkivarens tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (1566/1999), Viktigst for oss i de sistnevnte er kapittel VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale 8

9 som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket, til daglig kalt Avleveringsbestemmelsene: og kapittel IX: Bestemmelser om elektronisk arkivering av saksdokumenter: Seksjon for digitalt depot har igangsatt arbeid med revidering av kapittel VIII i Avleveringsbestemmelsene for å bla tilpasse denne de nye regelene for genrerering av arkivpakker. Norge har hatt en standard for elektroniske journaler helt siden 1984 (Noark 1, 2 og 3). Fra 1999 (Noark-4) har standarden også omfattet sakarkivsystemer med elektroniske dokumenter (dvs. helelektronisk arkiv). Seneste versjon, Noark-5, ble publisert i juli 2008: 5(se mer under punkt 3). Versjon 3.0 av Noark 5 ble lansert i mars Hva som er nytt i denne versjonen er spesielt områdene Tjenstegrensesnitt og Virskomhetsspesifikke metadata, samt innføring av endringsloggg. Tjenstegrensesnittet går i korthet ut på en tilpasning av Noark-standarden til modeller for tjenesteorientert arkitektur (SOA). Det norske arkivinformasjonssystemet Asta (versjon 5) er basert på standarden ISAD(G). Det er etablert en felles løsning for å eksportere data fra lokale Astainstallasjoner til nasjonal arkivdatabase med bestillingsfunksjon. (Se ) Arkivverket benytter standarden ADDML for å beskrive avleveringer/deponeringer som Arkivverket mottar og lagrer. Standarden er utviklet av Arkivverket selv og benyttes i dag også av det svenske Riksarkivet og det finske riksarkivet. Standarden brukes i dag i versjonene 7.3 hos noen arkivskapere og andre arkiv, og 8.2 internt i Arkivverket. Mens versjon 7.3 var en strikt detaljbeskrivelse av strukturen fortrinnsvis for flate filer, er dette mer rendyrket i versjon 8.2. I denne versjonen kan kun flate filer detaljbeskrives. Til gjengjeld er det lagt til muligheter for overordnede beskrivelser av andre typer filer og også for kontekstuell informasjon. Versjon 8.2 fordrer også at hver enkelt bruker lager sitt eget bruksmønster og beskriver dette for seg selv. Dette dokumentet er ennå ikke ferdig, men vil komme i løpet av Danmark Digitale (eller elektroniske) arkivalier er naturligvis nævnt i både arkivloven (lovbekendtgørelse nr af 21. august 2007) og arkivbekendtgørelsen (bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed), men de væsentligste regler fremgår af bekendtgørelsen om arkiveringsversioner samt cirkulærerne om anmeldelse og godkendelse. Bekendtgørelse om arkiveringsversioner 1. september 2010 trådte bekendtgørelse om arkiveringsversioner i kraft. Bekendtgørelsen (bek. nr af 20. august 2010) afløste den hidtidige bekendtgørelse nr. 342 af 11. marts 2004 om aflevering af arkiveringsversioner af bevaringsværdige data fra elektroniske arkivsystemer. En arkiveringsversion (eller SIP i OAIS-terminologi) i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelsen, skal være i relationel form, med XML-opmærkede data. 9

10 Statens Arkiver har i den forbindelse valgt at implementere en dansk variant af SIARD-formatet for systemuafhængig arkivering af relationelle databaser, som er udviklet af forbundsarkivet i Schweiz. TIFF er fortsat det primære arkivformat for dokumenter, da det er særdeles velegnet til langtidsbevaring. For en række dokumenttyper, f.eks. tegninger, kort og foto, er det dog muligt at opnå en pladsbesparelse ved at vælge at aflevere dokumenterne i JPEG Statens Arkiver finder fortsat, at der er så store problemer med PDF/A, at det ikke kan anvendes om format til langtidsbevaring af digitale dokumenter. I bekendtgørelsen er der endvidere indarbejdet et krav om, at myndigheder, som er i besiddelse af bevaringsværdigt audiovisuelt materiale i analog form, er forpligtede til at digitalisere dette i et af bekendtgørelsens formater inden aflevering til offentligt arkiv. Bekendtgørelse og vejledning, herunder et eksempel på arkiveringsversion til download, findes her: Forskningsdata/surveydata arkiveres i SPSS som kommasepareret fil. De væsentligste datasæt oparbejdes iht. dokumentationsstandarden DDI-L. Island Den 12. september 2008 blev arkivloven ændret således at man fik ændret på definitionen af dokument og tidsgrænser på afleveringsfristen, således at den passer til det digitale. Loven åbner som sagt for at elektroniske arkiver kan nu afleveres til Nationalarkivet 5 år gamle eller yngre. Og at de bliver tilgængelige i arkivet da de bliver 30 år gamle. Arkivloven blev også ændret således at den nu gælder også elektroniske dokumenter. I 2009 og igen i 2010, med lille ændring, udgav IN regler om ESDH systemer, om elektroniske registre og regler om de tekniske specifikationer om aflevering af elektroniske data. Disse regler er de samme som de danske regler. I februar 2014 udgav IN ny regler om aflevering af elektroniske data som er de samme som de danske gældende regler om aflevering. Ny arkivlov blev vedtaget på Altinget i maj Arkivloven har ingen stor indvirkning på bevaring af elektroniske data. Finland Under år 2013 påbörjades reformeringen av arkivlagen. Lagförslaget skall bli klart Det pågående reformeringsarbetet ser ut att leda till att den nuvarande arkivlagen och förordningen om arkivväsendet upphävs och ersätts med stadgar i tre olika lagar. Stadgar som styr arkivväsendet hos myndigheter kommer att placeras i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, om arkivverkets uppgifter och organisation skall stadgas i lagen on nationalarkivet. Dessutom stadgas i en skild lag om ständig bevarande av nationellt värdefulla handlingar. Denna lag skall omfatta både myndighetshandlingar och privata handlingar. 10

11 Arkivverkets befogenheter i samband med den elektroniska dokumentförvaltningen baserar sig framför allt på arkivlagen (831/1994), förordningen om arkivväsendet (832/1994) samt lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003). Vid förverkligandet av sina uppgifter måste arkivverket beakta också annan lagstiftning som berör verksamheten, t.ex. lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) samt förordningen om offentlighet och god informationshantering i myndigheternas verksamhet (1030/1999). 3. Records management Sags- og dokumenthåndtering (D), Asiakirjahallinto (F), Skjalastjórn (I), Elektronisk arkivdanning (N), Ärende- och dokumenthantering (S). Sverige RM i Sverige regleras idag allmänt av Tryckfrihetförordning, Offentlighets- och sekretesslag, Förvaltningslag, registerförfattningar och RAs föreskrifter, bl a RA-FS 1997:4 om Avgränsning och organisation och Framställning och överföring, RA-FS 2008:4 om arkivredovisning, 2009:1 om elektroniska handlingar och 2009:2 om tekniska krav för elektroniska handlingar, se i övrigt kapitel 2. Riksarkivet deltar i det nationella standardiseringsarbetet kring RM inom ramen för SIS TK 546 som arbetar med standarder för ledningssystem för verksamhetsinformation (management systems for records). Som verksamhetsinformation betraktas all digital eller traditionellt lagrad information som för en verksamhet syftar till att styrka att vissa transaktioner har ägt rum. Avtal, beslut, ansökningar, journaler, mätningsprotokoll och fakturor är exempel på verksamhetsinformation. Se vidare Inom kommittén har översättningar till svenska gjorts av SS-ISO 30300:2011 Principer och terminologi, SS-ISO 30301:2011 Ledningssystem för verksamhetsinformation Krav och SS-ISO/TR 26122:2009 Analys av verksamhetsprocesser för hantering av verksamhetsinformation. Riksarkivet följer också annan internationall standardisering gällande RM, se kapitel 16 Riksarkivet fick strax innan sommaren 2010 i uppdrag av e-delegationen, som leder det svenska e-förvaltningsarbetet, att genomföra förstudien e-arkiv och e-diarium för att utreda om gemensamma verksamhetsstöd för e-arkiv och e-diarium kan säkerställa förvaltningens långsiktiga informationsförsörjning så att myndigheternas resurser istället kan ägnas åt kärnverksamheten och servicen gentemot medborgarna. Detta som ett led i att effektivisera den svenska statsförvaltningen. Rapporten ledde fram till att e-delegationen i betänkandet En bit på väg, SOU 2011:27, föreslår att regeringen ska ge Riksarkivet i uppdrag att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma tjänster för e-arkiv och e-diarium för statliga myndigheter. Något som kan ske i samverkan med kommuner och landsting. Riksarkivet föreslås också få i uppdrag att ha ett övergripande ansvar för de förvaltningsgemensamma specifikationer som ska utgöra underlag för de gemensamma tjänsterna för e-arkiv och e-diarium. 11

12 Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarium (eard) startade Arbetets huvudfokus har varit att ta fram förslag till förvaltningsgemensamma specifikationer(fgs) gällande SIP:ar till e-arkiv. Projetet har publicerat FGS:er gällande övergripande paket (METS) samt leveranstyperna ärendehantering och personal. Arbete har påbörjat med FGS:er för arkivbeskrivning (EAD och EAC-CPF) och leveranstyperna databaser(addml) och filsamlingar. Man har också jobbat med handledningar för e-arkiv, tester och nyttorealisering. Se Projektet avslutas 30/ Verksamheten kommer fortsattta med en förvaltningsorganisation främst inom Riksarkivet. Inom Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) har projektet e-arkiv upphandlat ett ramavtal för e-arkiv som kommuner, landsting, regioner och kommunala bolag kan avropa ifrån. Kraven pekar bland annat på FGS från eard. Se SKL har även publicerat vägledningar om e-förvaltning och arkiv i olika avseenden. Se Statens servicecenter har nyligen föreslagit att tjänsterna e-arkiv och e-diarium kan ingå i dess utbud för att få ner investeringskostnader och spara pengar. Se Norge På arkivdanningsfeltet har arbeidet med den nye versjon 5 av Noark-standarden for journal- og sakarkivsystemer dominert arbeidsoppgavene de seneste tre årene. Noark-5 er basert på tradisjoner og erfaringer med tidligere Noark-versjoner (først og fremst Noark-4 fra 1999), men har også forholdt seg til internasjonale standarder for records management, først og fremst Moreq2. Det viktigste nye med Noark-5 er at standarden ikke bare skal implementeres i form av frittstående sakarkivsystemer, men også som kjerner for records management inte grert i andre typer systemer, som regel kalt fagsystemer. Arbeidet med standarden har vært organisert som et eget prosjekt ledet av Anne Mette Dørum. Noark-5 ble publisert i juli 2008, men er kommet i flere utvidede versjoner. Arbeidet med Versjon 3.0 av Noark 5-standarden ble igangsatt i 2010 og ferdigstilt i første kvartal I løpet av dette arbeidet ble Elark og DD-seksjonene prosjektorganisert med en egen arbeidsgruppe som rapporterte til en styringsgruppe bestående av Anne Mette Dørum (leder av gruppen), Geir-Ivar Tungesvik og Olav H Sataslåtten. Denne arbeidsformen viste seg å være svært effektiv, og har senere blitt benyttet i forhold til arbeidet med å utvikle modeller og rammeverk for bevaring av sosiale medier. Elark har utført systemkartlegging og tilsynsarbeid (veiledning i arkivdanning) overfor de statlige organene, delta i bevarings- og kassasjonsprosjekter i regi av BK- 12

13 seksjonen, følge opp bevaringsvedtak ved å inngå avtaler om depone ring eller avlevering med arkivskaperne, spesifisere arkivuttrekk fra fagsystemer (databaser) i samarbeid med DD-seksjonen, og motta arkivuttrekk og gjennomføre en første kompletthetskontroll av disse før oversending til DD-seksjonen for testing. I tillegg vil Elark-seksjonen ha hovedansvaret for evaluering og godkjenning av Noark 5-baserte systemer, både frittstående og kjerner, før disse kan tas i bruk. Dette arbeidet kom i gang tidlig i 2009, og det er til nå blitt midlertidig godkjent 10 Noark 5-systemer i Norge. Den midlertidige godkjenningen er basert på testing av uttrekk gjennomført av DD-seskjonen, men disse uttrekkene består av testdata (dummy) og er ikke basert på reell produksjon. Den endelige godkjenningen vil først eventuelt foreligge ved at det gjennomføres uttrekk fra reell produksjon i systemene, dvs tidligst etter et år. Danmark Standarder for arkivdannelse I Danmark er arbejdet med at lave offentlige standarder for sags- og dokumenthåndtering (records management) principielt henlagt til Digitaliseringsstyrelsen under Finansministeriet. Det er dog ikke et område, hvor der aktuelt er nogen særlig udvikling. Statens Arkivers egne regler for arkivdannelse findes i cirkulære nr af 21. juni 2013 om anmeldelse og godkendelse af statslige myndigheders it-systemer. Cirkulæret betyder, at statslige myndigheder skal anmelde nye it-systemer til Statens Arkiver. Statens Arkiver foretager herefter en bevaringsvurdering. De systemer, der vurderes at komme til at indeholde bevaringsværdige data, skal herefter gennemgå en godkendelsessagsbehandling, hvor en arkivar vurderer, om der kan produceres en arkiveringsversion i relationel struktur fra det pågældende system. Tidligere var det kun sags- og dokumenthåndteringssystemer, der skulle gennemgå en godkendelse. Det viste sig imidlertid, at der også ofte var problemer ved udtræk af data fra fagsystemer uden dokumenter. Vi fandt derfor, at det var hensigtsmæssigt at udvide kravet om godkendelse til alle systemer, uanset om de indeholder dokumenter eller ej. Island IN har kontaktet fleste leverandører og informeret dem om de love og regler som gælder om digitale arkiver/data og på den måde prøvet at øge muligheder for at få gode afleveringer/udtræk af digitale arkiver i fremtiden. I februar og marts 2012 lavede Islands Nationalarkiv en undersøgelse om arkivering hos de statslige myndigheder i Island. En rapport om undersøgelsen blev udgivet i Undersøgelsen blev fremsat i 14 punkter og bestod af 49 spørgsmål. Formålet med undersøgelsen var at indhente oplysninger om den almene tilstand i statens arkiveringsforhold, omfang af papirdokumenter hos myndighederne, omfang og antal af digitale it-systemer, en oversigt over de enkelte myndigheders arkivering og at indhente oplysninger om hvordan Nationalarkivets regler og vejledning bliver modtaget og behandlet af de enkelte myndigheder. Nationalarkivet fik også 13

14 oplysninger om antal og type it-systemer som er i brug. Det var en overraskelse at kun 55% af myndighederne svarede at de havde elektroniske databaser i deres virksomhed. Således sagde 45% af de statslige institutioner, at de ikke brugte nogen elektroniske databaser i deres virksomhed, men det kan næppe passe at tallet er så stort. Til sammenligning bruger de fleste af de statslige myndigheder en central database for oplysninger om økonomi og personaleforhold. Man må antage at de som besvarede undersøgelsen ikke har tænkt på hvilke it-systemer der faktisk bliver benyttet hos myndigheden. Nationalarkivet vil efterfølgende søge nærmere oplysninger om elektroniske databaser og papirarkiver og eventuelt anmode om, at de bliver afleveret til Nationalarkivet. Det er klart at de statslige myndigheder må forbedre deres arkivering for at opfylde loven og regler fuldt ud. I løbet af de seneste måneder har Nationalarkivets arkivarer arbejdet med undersøgelsens resultat med henblik på at vejlede myndighederne om forbedret arkivering. Finland Records management samt förvaring och avhändande I det elektroniska verksamhetsområdet bestämmer Arkivverket om behandlingen, hanteringen och förvaringen av dokumentär information genom SÄHKE1- och SÄHKE2-normerna. SÄHKE-normerna gäller inte bara långtidsförvaringen, utan de styr operativa hanteringsprocesser. Utgående från behärskandet av elektroniska handlingarnas hela livscykel är SÄHKEnormens mål att definiera de enhetliga principer för arkivbildningen. Dessa principer skall tillämpas inom den offentliga förvaltningen och skall stödas av ändamålsenliga tekniska lösningar. Målet är att erbjuda för arkiv bildarna en helhet om den elektroniska kommunikationen, som sträcker sig från den elektroniska arkivbildningen till överföringen av handlingarna till arkivverket och den varaktiga förvaringen. Organisationen kan implementera SÄHKE2-bestämmelsens krav genom att utarbeta en till informationsinnehållet täckande elektronisk arkivbildningsplan, dvs. en eabp. Att de metadata vilka styr livscykeln för informationen av handlingskaraktär automatiskt produceras av ett eabp-system och lagras i informationssystemen är grundvalen för SÄHKE-normerna. Den proaktiva behärskningen av elektroniska handlingarnas hela livcykeln är central i SÄHKE2-normen. SÄHKE2 inte bara sättar förutsättningar för långsiktig förvaringen av handlingar, men också gör möjligt utvecklingen av organisationens elektroniska processer. JHS betyder Julkishallinnon suositus, en rekommendation för statlig och kommunal förvaltningen. JHS-systemets rekommendationers mål är att förbättra kompatibiliteten mellan olika datasystem jämte innehållande information, skapa förutsättningar för en av förvaltnings- och sektorgränser och att minimera överlappande utvecklingsarbete. Genom JHS-systemet, en rekommendation för strukturet av en eabp ska publiceras. JHS-rekommendation 176, som uppdateras för närvarande, kommer att besvara den elektroniska utvecklingen av myndigheternas arbete och fortsätta SÄHKE2-normens arv. 14

15 4. Appraisal Bevarings- og kassationsbehandling (D), Arvonmääritys (F), Varðveisla og grisjun (I), Bevarings- og kassasjonsvurdering (N), Bevarande- och gallringsprocess (S). Sverige Gallring av allmänna handlingar får bara ske om det finns stöd i lag, förordning eller föreskrifter. För statliga myndigheter gäller Riksarkivets föreskrifter och vissa registerförfattningar. Riksarkivets generella gallringsföreskrifter i serien RA-FS omfattar alla statliga myndigheter. När en myndighet tillämpar generella gallringsföreskrifter, som exempelvis föreskrifter om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1997:6), krävs att myndigheten redovisar vilka handlingar som avses i ett eget tillämpningsbeslut. De generella gallringsföreskrifterna har setts över och förslag har lämnats om översyn, vilken har inletts nyligen. Statliga myndigheter kan också framställa till Riksarkivet om att få gallra handlingar som inte omfattas av de generella föreskrifterna. Ärendena handläggs av UTR (enheten för utredning). Om Riksarkivet ger sitt medgivande till gallringen utfärdas myndighetsspecifika föreskrifter, RA-MS. Inriktningen har på senare tid varit att få ned antalet RA-MS till en per myndighet och att strukturera föreskrifterna efter myndighetens verksamhetsbaserade klassificeringsstruktur för arkivet. För kommuner och landsting gäller fullmäktiges arkivreglemente och de beslut om gallring som fattas i kommunen/landstinget. Riksarkivet samarbetar med Sveriges Kommuner och Lansting i Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor som bl.a. publicerar gallringsråd som vägledning för kommunernas och landstingens beslutsfattande. Se En grundläggande förutsättning för att gallring av allmänna handlingar ska få ske är att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och handlingarna har bedömts sakna värde för rättsskipning, förvaltning och forskning. Enligt Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy innebär all konvertering, migrering och kopiering av elektroniska handlingar, att handlingar gallras, om detta även medför förlust av möjliga sammanställningar och sökingångar. Sedan 2011 pågår ett arbete inom Riksarkivet med att se över bevarande- och gallringspolicyn. För närvarande bedrivs arbetet i FoU-programmet Gallra rätt och effektivt (Regal). Norge Bevarings- og kassasjonsvurdering av både papirmateriale og digitalt materiale utføres i regi av Bevarings- og Kassaksjons-seksjonen under bevarings- og tilsynsavdelingen i Riksarkivet. Mesteparten av arbeidet organiseres som prosjekter, enten rene elarkivprosjekter eller integrerte prosjekter, som vurderer papir- og elektronisk materiale samlet. Prosjektene kan omfatte en enkelt arkivskaper, en statlig etat eller en hel samfunnssektor, f.eks. landbrukssektoren eller utdanningssektoren. 15

16 Hovedkriteriene for bevaring er materialets dokumentasjonsverdi (evidential value) og historiske informasjonsverdi (information value). Bevaringsvedtak for digitalt materiale skal spesifisere bevaringsverdig informasjonsinnhold, og vanligvis ikke angi hvilke databaser eller tabeller i disse dataene skal hentes ut fra. Dette siste blir deretter avgjort i en egen prosess for uttrekksspesifisering forut for deponering eller avlevering. Danmark Beslutninger om bevaring og kassation af data fra myndighedernes it-systemer træffes af arkivarer i MF (jf. afsnittet om organisering). Beslutning om bevaring eller kassation træffes først og fremmest i forbindelse med, at statslige myndigheder anmelder nye it-systemer efter reglerne i cirkulære nr For kommunale myndigheder er der udarbejdet rammebestemmelser, og der udarbejdes således ikke specifikke bestemmelser for de enkelte systemer. Læs mere om anmeldelsesreglerne for statslige myndigheder her: er/anmeldelse_af_it-systemer Island Enligt regelverket för digitalt bevarande ska databaser anmälas til National Arkivet. En anmälning av databas behandlas med hänsyn till om datan ska bevaras och levereras till NAI, eller om den ska inte levereras och då kan myndigheten bestämma vad som ska göras med respektive databas. Det senare fallet tolkas som gallring av information. I arkivloven er det nationalarkivar som beslutte om information som kan kassabilia. I samband med växande antal anmälningar för databaser, har en nämd varit formad inom NAI som ska göra bedömning av en databas bevaringsvärde. Förhoppningsvis kommer detta arbete att skapa i framtiden riktlinjer för vilka databaser ska bevaras. Oavsett riktlinjer, har NAI den slutgiltiga bestämmelse för gallring. Finland Arkivverket bestämmer, för de arkivbildare på vilka arkivlagen är tillämplig, vilka handlingar och uppgifter som ingår i de handlingar som skall förvaras varaktigt. Utnyttjandet av den behörighet arkivlagen ger begränsas dock av vissa speciallagars bestämmelser om handlingars förvaringstider och utplåning av uppgifter ur vissa register. Arkivbildaren bestämmer själv förvaringstiderna för de handlingar som ingår i dess arkiv och elektroniska informationssystem och som enligt arkivverkets beslut inte skall förvaras varaktigt. Det är Arkivverkets ansvarsområd för forskning och utveckling som har ansvar för gallringsverksamheten. 5. Transfer Aflevering (D), Siirto (F), Afhending (I), Avlevering (N), Leverans (S). 16

17 Sverige Vid initiering av leveranser är det Leveransfunktionen på Riksarkivet som förhandlar med den levererande myndigheten och skriver en överenskommelse; först därefter kommer SAVE och andra specialenheter in i bilden. Vid digitala leveranser är det vanligt att SAVE är med redan från början, för att säkra att uttagen och leveranserna hanteras tekniskt korrekt. I dagsläget levereras data på fysiska databärare t.ex. DVD, USB. Dessa fungerar endast som transportmedia och bevaras inte. Enstaka leveranser tas emot via Internet med e-transporttjänst mot Svenska Skatteverket. Norge I Norge praktiseres en ordning der bevaringsverdig, digitalt arkivmateriale deponeres i Arkivverket ved periodisering (av journaler/sakarkiver) eller senest 5 år etter at materialet har gått ut av aktiv bruk. I deponeringsperioden utfører Arkivverket teknisk vedlikehold på materialet, mens arkivskaperen fortsatt har råderetten (rettighetene) over det og ansvaret for å betjene interne og eksterne brukere av materialet. Når materialet er 25 år gammelt, skifter det automatisk status til avlevert. Riksarkivaren overtar da råderetten og ansvaret for betjening av brukere. Arkivuttrekk fra elektroniske journal- og sakarkivsystemer (Noark-3,4 og 5) produseres som regel av konsulenter som er engasjert av de enkelte systemleverandørene, og overføres etter avtale til Arkivverket for testing og deponering. Når det gjelder arkivuttrekk fra fagsystemer (ikke-noark systemer), utføres det ofte forut for overføringen til Arkivverket et arbeid med å spesifisere uttrekkets innhold og struktur i detalj på basis av bevaringsvedtaket. I dette arbeidet deltar gjerne både arkivansvarlige og IT-ansvarlige fra arkivskaperen, og elarkivmedarbeidere fra Arkivverket. Danmark Aflevering af data fra statslige myndigheder sker i henhold til cirkulærer for de enkelte ministerieområder. vering_af_arkivalier Normalt sker første aflevering af data efter at et system har været i brug i ca. 5 år. Aflevering af data fra kommunale myndigheder sker på den pågældende myndigheds anfordring. Den pågældende kommunale myndighed skal selv udfylde og indsende ønske om aflevering, jf. it-systemer/aflevering_til_statens_arkiver Det afleveringsforberedende arbejde (kontakt med myndigheder og leverandører, udvalg af dokumentation, udformning af afleveringsbestemmelse m.v.) foretages af arkivarer i MF. 17

18 Data kan afleveres på CD, DVD, USB eller andre medier efter aftale. Disse er kun transportmedier og bevares ikke. Myndighederne kan efter ønske få returneret USBdiske, der har været anvendt ved aflevering. Island I året 2010 fik IN de første afleveringer af elektronisk data efter samme arbejdsrutiner som i Danmark. Afleveringsversioner laves af arkivskaber og betales af arkivskaber ifølge arkivets specifikationer. De afleveres til arkivet på de frister som arkivet bestemmer, på de medier arkivskaber vælger. Arkivet tjekker aflevering og lægger på to sæt DVD-R, server (se ellers Danmark). I 2010 fik IN 12 afleveringer af elektronisk data og i afleveringer. I 2013 fik IN ingen afleveringer af elektroniske data og aflevering af elektroniske data går langsomt. Finland Den överlåtande organisationen svarar för att det material som överförs är med tanke på integriteten en helhet och för att materialet och de metadata som hör till det är autentiska. Den överlåtande myndigheten skall också göra kvalitetskontroll av materialet Den överlåtande organisationen svarar för kostnaderna för sammanställningen av det material som skall överföras och för iordningställandet av filen för överföring samt för kostnaderna för själva överföringen till arkivverket. Se också 6 Quality Control 6. Quality control Test (D), Testaus (F), Prófun (I), Testing (N), Leveranskontroll (S). Sverige Kontrollramverket (KRAM) är ett av SAVE:s huvudverktyg och en del av RADAR (RiksArkivets Digitala ARkiv). Verktyget är utvecklat för kontroll och paketering av leveranser av sekventiella filer, XML, Webbsidor samt digitala ljud- och bildformat. Kontrollfunktionerna ska tillämpas både för nya leveranser och för äldre konverterade leveranser. För nya leveranser kontrolleras data och överenstämmelse med metadata. Alla leveranser förtecknas i ett excelark utformat av Riksarkivet. Postbeskrivningarna för sekventiella filuttag matas in i EXCEL-format av myndigheterna och konverteras av Riksarkivet till ADDML-format med hjälp av KRAM. I KRAM loggas kontroller och andra åtgärder i PREMIS-format. När leveranser är färdigkontrollerade sker inläsning av metadata till ARKIS från ADDML-, PREMIS- och METS-filerna. Därefter TARpaketeras leveranserna inklusive ADDML- och PREMIS-filerna. Paketen förses med METS-label och sparas ner som AIP:er i det digitala arkivet i enlighet med samma princip som idag tillämpas för TIFF-filerna från SVAR och MKC. METS-formatet följer den FGS för paketstruktur som utarbetats inom eard-projektet (se avsnitt 3). Den slutliga paketeringen till TAR-format, samt skrivning till disk och band, utförs av ESSArch-systemet (se avsnitt 8). 18

19 Vad det gäller XML-leveranser validerar KRAM XML:en enligt det av myndigheten bifogade schemat. Vid leverans av hemsidor eller PDF-samlingar kontrollerar KRAM endast att angivna filer i metadata existerar samt att deras storlek stämmer. Ytterligare kontroller av hemsidor och PDF-filer sker idag utanför systemet med fristående program. Norge Riksarkivet ved DD-seksjonen har pr i dag mottatt 1022 uttrekk hvorav 678 er testet og endelig godkjent. Vi mottok 57 uttrekk i 2013, og av disse er 5 testet og endelig godkjent. At antallet testet og godkjent er såvidt lavt skyldes at det er et stort etterslep fra tidligere år. DD-seksjonen tester arkivuttrekk av typene Noark-3, Noark- 4, Noark 5 og fagsystem med tre egenutviklede verktøy, hhv. Proteus, ArkN4 og Arkade. Arkade tar som kjent utgangspunkt i en strukturbeskrivelse av uttrekket (fra Noark 5 og fagsystemer) i språket ADDML utarbeidet med det interaktive verktøyet Arkadukt e.a. Testingen utføres ikke lenger bare for å vurdere om uttrekket kan godkjennes eller ikke, men like mye for å dokumentere uttrekkets kvalitet, mangler og særegenheter for senere bruk. Vi ber ofte arkivskaperne om forklaringer på spesielle forhold som avdekkes i uttrekket under testingen, og lagrer også disse forklaringene som dokumentasjon. DD-seksjonen (inkludert Statsarkivene) har pr i dag 6 årsverk dedikert til testing. Elark og DD-seksjonen har i samarbeid utført evaluering og godkjenning av Noark 5- baserte systemer, nærmere bestemt med testing av prøveuttrekk fra systemene. Til dette har vi utviklet en generell metode med tilhørende verktøy for testing og behandling av datafiler i XML-format, både validering av filene mot et tilhørende XML Schema og testing av utvalgte dataverdier. Verktøyet Arkade er videreutviklet for å også utføre denne typen oppgaver. BETI-avdelingen er i ferd med å initiere et internt arbeid med revisjon av metodene som omhandler alle rutiner fra kartlegging av systemer og hele veien til det foreligger et arkivuttrekk lagret i Arkivverket og videre til tilgjengeliggjøring ved hjelp av en intern wiki kalt betiwiki. Danmark Modtagelse og test varetages af DBO, hvor der p.t. er 3 fuldtids-testmedarbejdere (hvoraf 1 er midlertidigt ansat året ud) og 3 studentermedhjælpere (12-15 timer pr. uge). Testen foregår primært ved hjælp af Statens Arkivers testprogram, ADA, men også andre værktøjer eksempelvis Ultra Edit - anvendes. Den består dels i en automatisk test af, om formater og strukturer er korrekte i forhold til Statens Arkivers regler, som de findes i bekendtgørelse nr. 1007; dels i en visuel test. I den visuelle test tjekker testmedarbejderne bl.a., om der er fyldestgørende dokumentation af alle kolonner og tabeller; at alle kodeværdier er beskrevet korrekt; at dokumenter er læsbare; om indholdet af arkiveringsversionen svarer til det aftalte m.v. Island 19

20 IN har modtaget og testet to afleveringer/udtræk. Disse test blev udført efter de danske regler, og ved hjælp af Statens Arkivers testprogram TEA. IN har endnu ikke modtaget nogen elektroniske data om de nye regler som blev udgivet i februar Finland Här beskrivs endast leveranskontroll av mottagning av digitala handlingar alltså inte kvalitetskontroll i samband med digitalisering av pappershandlingar. Kvalitetskontrollen sker i två olika faser: 1) förebyggande kvalitetskontroll, 2) kvalitetskontroll vid leverans. Den förebyggande kvalitetskontrollen bygger på ett regelverk, som leverantören måste uppfylla för att kunna leverera: Leverantören skall inneha digitala handlingar, som uppfyller kraven i SÄHKE2- normen. Detta krav uppfylls då SÄHKE2 auditen genomförts och leverantören producerat digitala handlingar med detta system. Leverantören har kapacitet att producera en transfer file innehållande en eller flera SIP. Teknisk kompetens innebär IP-adresser, Firewall entries både hos leverantören och Riksarkivet samt SFTP-verktyg Transfer kontraktet förutsätter ovan punkter 1-4 och utgör ett formellt avtal mellan arkivverket och leverantören om hu och hur ofta leveranser skall ske. Avtalet är per organisation och per system. Arkivverkets elektroniska mottagnings- och servicesystem VAPA utförar automatisk kvalitetskontroll av materialet. Kvalitetskontroll vid leverans är till största delen inbyggd i workflow-motorn i VAPA-systemet och innebär att Leverantörens ratt att leverera verifieras genom kontraktverifiering (= transfer user), viruscheck, integritetscheck bestående av signumverifikation och checksumverifieringar av SIP-filer. Materialets metadata och metadatas struktur skall kontrolleras. För varje XMLöverföringsfil finns ett av arkivverket definierat XML-schema, som entydigt bestämmer filens struktur. För att förvissa sig om överföringshelhetens innehåll skall man kontrollera att de handlingsfiler som metadata hänvisar till kan identifieras och att materialet inte innehåller handlingar som det inte finns hänvisningar till i metadata. Filformat verifieras från innehållet i filen och endast tillåtna filformat accepteras. Duplikat beivras förutom då det gäller filnamn. Den överlåtande myndigheten skall också göra kvalitetskontroll av materialet Den överlåtande organisationen svarar för kostnaderna för sammanställningen av det material som skall överföras och för iordningställandet av filen för överföring samt för kostnaderna för själva överföringen till arkivverket. 7. Archival description Arkivbeskrivelse (D), Kuvailu (F), Lýsing á skjalasafni (I), Arkivbeskrivelse/katalogisering (N), Arkivbeskrivning/förtecknande (S). 20