Vägledning kring sjukfrånvaro, arbetsanpassning

Transkript

1 Vägledning kring sjukfrånvaro, arbetsanpassning och rehabilitering Se till att företaget har ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete för att tidigt upptäcka arbetsmiljörisker som kan förorsaka ohälsa eller olycksfall. Åtgärda riskerna så att verksamheten har en bra arbetsmiljö. Trots intensiva åtgärder är det svårt att helt undvika ohälsa och olycksfall i arbetet. Om sjukdom eller olycksfall trots allt uppstår är det viktigt att företaget har en väl strukturerad rehabiliteringsprocess och att denna kommer igång så tidigt som möjligt. Det gäller att tidigt anpassa arbetsplats och arbetsuppgifter så att den sjukskrivne kan återfå eller behålla sin arbetsförmåga. Arbetsgivaren är dock inte skyldig att skapa helt nya arbetsuppgifter. Tydliga riktlinjer för hur sjukfrånvaro och rehabilitering ska hanteras underlättar chefernas arbete och medverkar till att alla anställda behandlas lika och att alla vet att företaget intresserar sig för hur den anställde mår vid sjukdom (eller skada). Då uppfattas heller inte kontakter under sjukperioden som lika kontrollerande eller besvärliga. Rutiner och tydliga mål kan leda till att korttidsfrånvaron minskar och att kontrollen över sjukfrånvaron blir bättre. Dessutom har företagets rutiner och rehabiliteringsinsatser betydelse i de fall då arbetstagarens sjukdom eller funktionsnedsättning leder till ett beslut om uppsägning. Det viktigaste då är vilka åtgärder som faktiskt har vidtagits i det enskilda fallet. Dokumentera alltid det som rör en persons sjukfrånvaro. Obs! Det råder sekretess kring dessa ärenden. Det är därför viktigt att ingen annan utom chefen och arbetstagaren får veta vad som står i dokumenten, om inte arbetstagaren godkänt det. På alla arbetsställen, stora och små, offentliga och privata, ska det finnas en verksamhet för arbetsanpassning- och rehabilitering som kan bidra till en snabb återgång i arbetet och det är arbetsgivaren som ska organisera denna verksamhet på ett lämpligt sätt. Följande ska finnas på arbetsplatsen: Policy och mål för rehabiliteringsarbetet. Organisation för rehabiliteringsarbetet. Tydlig uppgiftsfördelning. Rutiner för tidiga kontakter med sjukskrivna. Rutiner för undersökning av rehabiliteringsbehov med mera. Rutiner för kontakt med myndigheter, företagshälsovård med mera. Rutiner för kontroll, uppföljning och utvärdering. Samverkan med medarbetarna alla behöver veta vad som gäller. Kunskap, kompetens och kontaktpersoner. Ekonomiska resurser avdelade för ändamålet.

2 Dessutom behövs rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering vid missbruk av alkohol eller droger. Det ska vara tydligt för alla anställda vilka interna regler och rutiner som gäller om arbetstagare uppträder påverkade i arbetet. En policy för rehabilitering bör besvara frågor om till exempel vem som ansvarar för rehabilitering och arbetsanpassning, när och hur ofta kontakt ska tas med en sjuk arbetstagare och vilka frågor som då ska tas upp samt hur och när eventuellt rehabiliteringsoch/eller anpassningsbehov ska utredas. Se vår mall för policy och rutin för rehabilitering och arbetsanpassning. Fånga upp tidiga tecken på ohälsa Genom att vara uppmärksam på tidiga signaler är det möjligt att fånga upp och förhindra att arbetstagare riskerar långvarig nedsättning av arbetsförmågan. En chef bör ha någon slags daglig kontakt med arbetstagarna. Det är också viktigt med kontinuerliga arbetsplatsträffar, skyddsronder och medarbetarsamtal. Alla på arbetsplatsen kan hjälpa till. Till exempel bör arbetskamrater eller skyddsombud prata med berörd chef om de upptäcker att någon lider av ohälsa. Upptäck tidiga tecken på ohälsa genom att: Uppmärksamma arbetstagare som ofta ha ont i huvudet, magen, ryggen. Uppmärksamma arbetstagare med förändrad arbetsprestation, stress, sömnproblem, plötsliga humörsvängningar och andra förändringar i beteendet. Notera om någon kommer sent, går tidigt, tar långa luncher. Notera och följ upp kort- och långtidsfrånvaro. Notera förändringar i personalomsättningen. Följa rapporteringen av tillbud, ohälsa och olycksfall. Vid upprepad korttidsfrånvaro kan det vara aktuellt att utreda orsaken till frånvaron tillsammans med arbetstagaren. Det kan vara ett sätt att uppmärksamma hälsoproblem. Eventuellt kan det bli aktuellt att begära sjukintyg från första dagen. Samla statistik om all slags frånvaro på ett speciellt ställe. Då är det lättare att se och fånga upp arbetsmiljöproblem och ohälsa samt behov av arbetsanpassning och tidig rehabilitering. Detta är ett led i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Tänk på att det kan dölja sig sjukfrånvaro i annan ledighet. Genom att hålla kontakt redan i början av sjukperioden blir det lättare att fånga upp sjukfrånvaro som kan bli långvarig. Grunderna för rehabiliteringsansvaret finns dels i Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter (framförallt reglerna om arbetsanpassning och rehabilitering, AFS 1994:1), dels Socialförsäkringsbalken (2010:110). I en uppsägningssituation blir även regler i Lagen om anställningsskydd aktuella (omplaceringsskyldighet). Senast reviderad

3 Arbetsgivarens rehabiliteringsansvar enligt rehabiliteringskedjan Arbetsgivaren ansvarar för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen med syfte att hjälpa en sjuk (eller skadad) arbetstagare att komma tillbaka i arbete. Den medicinska rehabiliteringen sköts framförallt av sjukvården. Rehabiliteringskedjan innebär att arbetstagarens arbetsförmåga och behov av rehabiliteringsåtgärder ska prövas inom vissa angivna tidsintervaller; efter 90, 180 samt 365 dagar. Tidsintervallerna är också kopplade till arbetstagarens rätt att få sjukpenning. Det är Försäkringskassan som prövar om arbetstagaren har rätt till sjukpenning och som före beslut tar ställning till frågorna om sjukdom och arbetsförmåga. För att ha rätt till sjukpenning ska arbetstagaren ha en sjukdom som sätter ned arbetsförmågan med minst en fjärdedel och arbetsförmågan ska vara nedsatt på grund av sjukdomen. Dag 1-90 Dag Dag * Den sjukskrivne har rätt till ledighet för att söka och pröva annat arbete (Prop 2007/08:151). ** Vid särskilda skäl kan detta gälla längre än 6 månader. *** Vid allvarliga sjukdomar betalas sjukpenning ut längre än 12 månader. Rehabiliteringskedjan dag 1-90 Under de första 90 dagarna av sjukperioden ska Försäkringskassan bedöma arbetstagarens arbetsförmåga och behov av rehabilitering i förhållande till det ordinarie arbetet. Denna bedömning ska vara gjord senast dag 90 efter sjukfallets början. Arbetsgivaren ska undersöka möjligheten att tillfälligt erbjuda den anställda andra arbetsuppgifter eller försöka anpassa arbetsplatsen eller arbetsförhållandena på ett sådant sätt att det blir möjligt för arbetstagaren att arbeta trots sin sjukdom (eller skada). Det tillfälliga arbetet får dock inte hindra läkningsprocessen eller förlänga sjukskrivningstiden. Medarbetarens möjligheter att arbeta deltid ska också prövas. Senast reviderad

4 Rehabiliteringskedjan dag När arbetstagaren har varit sjukskriven mer än 90 dagar ska Försäkringskassan ta reda på om arbetsgivaren har möjlighet att varaktigt erbjuda något annat arbete (än ordinarie uppgifter) som den anställda klarar av trots sin sjukdom (eller skada). Senast dag 180 ska en sådan bedömning ha gjorts. Arbetsgivaren behöver inte skapa nya arbeten, men man kan behöva göra en omplaceringsutredning för att arbetsrättsligt kunna visa på att man inventerat möjligheterna för arbetstagaren. Rehabiliteringskedjan dag Om arbetstagaren fortfarande inte kan arbeta på grund av sin sjukdom när det har gått 180 dagar ska Försäkringskassan ta reda på om arbetsförmågan skulle kunna tas tillvara utanför arbetsgivarens verksamhet. Det innebär att Försäkringskassan bedömer arbetstagarens arbetsförmåga i förhållande till normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden. Arbetstagaren ska vara sjukskriven minst 25 % och bedömas klara av ett normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden bättre än hos arbetsgivaren. Det finns dock situationer då Försäkringskassan kan besluta att skjuta upp bedömningen. Om Försäkringskassan bedömer att arbetstagaren med stor sannolikhet kommer att kunna gå tillbaka till ett arbete hos arbetsgivaren före dag 365 i rehabiliteringskedjan, skjuts bedömningen av arbetsförmåga mot normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden upp till dag 365. Då bedöms arbetsförmågan istället i förhållande till ett arbete hos arbetsgivaren även efter dag 180. I vissa situationer kan det bedömas som oskäligt att pröva arbetsförmågan mot normalt förekommande arbete på arbetsmarknaden. Till exempel om arbetstagaren genomgår långvarig rehabilitering eller då hans/hennes hälsa bedöms successivt bli sämre eller arbetsförmågan är nedsatt på grund av en medicinsk behandling. I dessa situationer ska arbetstagaren bedömas kunna utföra arbete lika bra hos arbetsgivaren som hos någon annan. Rehabiliteringskedjan efter dag 365 Från och med dag 366 bedöms den anställdas arbetsförmåga i förhållande till alla arbeten på den vanliga arbetsmarknaden. Undantag kan göras om det kan anses oskäligt att bedöma den anställdas arbetsförmåga i förhållande till arbete på den vanliga arbetsmarknaden. Det här ska arbetsgivaren göra enligt rehab-kedjan Punkterna 1-4 ska vara påbörjade och helst genomförda före dag 90. Glöm inte att dokumentera allt rehabiliteringsarbete. Dokumentationen ligger till grund för det arbetsgivarutlåtande som den sjuke eller Försäkringskassan kan begära. Fokusera rehabiliteringsarbetet på arbetsförmågan och inte sjukdomen. Försök att upprätthålla en bra kommunikation med arbetstagaren. Arbetstagaren är skyldig att aktivt medverka vid utredning och åtgärder samt lämna de uppgifter som behövs för en lyckad rehabilitering. Senast reviderad

5 1. Börja ta kontakt under sjuklöneperioden När en anställd har sjukanmält sig bör ni kontakta honom eller henne så snart som möjligt. Fråga om det är något som kan göras på arbetet för att göra det möjligt för honom eller henne att arbeta trots sjukdom. Om det är uppenbart att detta kan bli en lång sjukskrivning, så vänta inte utan påbörja samtal med den sjuke så snart som möjligt. 2. Rehabiliteringssamtal och rehabiliteringsutredning Samråd med den sjuke om och när han/hon kan återgå till arbetet och i vilken omfattning på kort och lång sikt. Ni behöver också komma överens om vilka åtgärder och vilket stöd som behövs för att underlätta återgång till arbete. Kartlägg arbetsförmågan (medicinskt färdigbehandlad?) Om arbetstagaren inte är medicinskt färdigbehandlad eller väntar på operation, finns det arbetsuppgifter som den sjuke tillfälligtvis kan utföra? Rådfråga läkare. Återgång till ordinarie arbetsuppgifter? Behöver arbetsplatsen anpassas (behövs hjälpmedel)? Behöver arbetsuppgifterna anpassas? Behöver arbetstider anpassas? Kom överens om arbetsträning. För att kunna bedöma behovet av arbetsanpassning är det viktigt att ni känner till varför arbetstagaren delvis eller inte alls kan utföra sina arbetsuppgifter. Arbetstagaren är skyldig att informera om eventuella förändringar i arbetsförmågan, men behöver inte uppge sjukskrivningsdiagnosen. Återgången till arbetet underlättas dock om ni vet varför en anställd inte kan arbeta. Finns det ingen diagnos att tillgå får bedömningen göras utifrån de symtom som framgår av läkarintyget. Försäkringskassan kan betala ut bidrag för anställda som har en funktionsnedsättning som gör det svårt för dem att klara arbetet utan hjälpmedel. Bidrag kan ges för att arbetstagaren ska kunna återgå i arbete efter en längre tids sjukskrivning eller i förebyggande syfte. Blankett för ansökan om arbetshjälpmedel finns på Försäkringskassans hemsida, 3. Pröva omplacering till annat arbete Finns möjlighet för omplacering? Behöver nya arbetsuppgifter och arbetsplats anpassas för att möjliggöra omplacering? Kom överens om arbetsträning. Omplaceringsskyldigheten avser existerande arbetsuppgifter. Ni har ingen skyldighet att skapa arbetsuppgifter som normalt inte finns på arbetsplatsen. Tänk också på att inte försämra arbetsmiljön för andra arbetstagare i er strävan att skapa gynnsamma förhållanden för den sjuke arbetstagaren. Det kan behövas en kortare utbildning eller omskolning för att omplacering ska kunna ske. Ni ansvarar för utbildning till arbetsuppgifter inom den egna verksamheten, men är inte skyldiga att utbilda eller omskola arbetstagaren till annat arbete utanför er Senast reviderad

6 verksamhet. Försäkringskassan kan bevilja arbetstagaren rehabiliteringsersättning (ersättning från Försäkringskassan istället för lön). Ni kan behöva göra en omplaceringsutredning för att arbetsrättsligt kunna visa på att företaget inventerat möjligheterna för arbetstagaren. Oftast begär inte Försäkringskassan att en omplaceringsutredning som sådan är genomförd, utan de vill endast ha svar på frågan om en omplacering är en möjlighet för det aktuella rehab-ärendet och när omplaceringen i sådana fall kan genomföras. 4. Dokumentera vilka åtgärder ni genomför och resultatet av dessa Var noga med att dokumentera allt som händer i ett rehabiliteringsärende, från början till slut. Er dokumentation ligger till grund för det arbetsgivarutlåtande som Försäkringskassan kan begära från er genom den anställde. Blankett för utlåtande från arbetsgivaren finns på Försäkringskassans hemsida, 5. Avstämningsmöte med Försäkringskassan Det är Försäkringskassan som har ansvar för att kalla till avstämningsmöte och dokumentera resultatet i en rehabiliteringsplan. Ni kan dock också själva kontakta Försäkringskassan och initiera ett avstämningsmöte. Till mötet kallas de som är berörda. Vanligtvis deltar Försäkringskassan, arbetstagaren, arbetsgivaren och behandlande läkare. Även andra kan kallas till mötet om de är berörda. Vilka som bör delta avgörs av vad som behöver diskuteras. Syftet med ett avstämningsmöte är att klarlägga vad arbetstagaren kan och inte kan göra på grund av sin sjukdom och ta ställning till behovet av rehabiliteringsåtgärder. Finns ett behov av arbetslivsinriktade rehabiliteringsåtgärder diskuteras vilka åtgärder som är möjliga och lämpliga. Under en sjukskrivningsperiod kan det finnas behov av att ha mer än ett avstämningsmöte. 6. Upprepad sjukfrånvaro Om en anställd ofta är sjuk och har mer än sex korta sjukperioder under en 12- månadersperiod bör ni genomföra rehabiliteringssamtal/-utredning enligt punkt 2 ovan. Om det finns behov kan ni vid detta tillfälle begära att den som har många sjukperioder uppvisar läkarintyg från första sjukdagen under en viss tid framöver. Denna överenskommelse bör göras skriftligt. Ni betalar för läkarbesöket. Syftet med detta är att fånga upp eventuella problem innan arbetstagarens korta sjukperioder övergår i en långtidssjukskrivning. 7. Plan för återgång i arbete Försäkringskassan ansvarar för att utarbeta en plan för återgång i arbete. Om möjligt ska planen utarbetas i samråd med arbetstagaren. Det är också naturligt att ni som arbetsgivare deltar i detta arbete och att behandlande läkare finns med. Om arbetstagaren så vill kan även representant från facket delta. Senast reviderad

7 Planen ska innehålla: Planerade åtgärder Tidsplan Vem som är ansvarig för åtgärderna Finansiering av ersättning och kostnader för åtgärderna. Vid återgång till arbete hos er kan Försäkringskassan vara behjälpa med bidrag till personliga arbetshjälpmedel samt i vissa fall bevilja rehabiliteringsersättning för att den sjuke ska kunna få en mjukare återgång till arbetet. Om den sjuke inte kan utföra något arbete hos er är ni skyldiga att underlätta för denne att hitta andra lösningar utanför ert företag. Den sjuke har rätt till tjänstledighet för att pröva annat arbete. Rätten gäller efter 90 dagars sjukskrivning och gäller under högst nio månader. 8. Uppsägning av sjuk arbetstagare När ni har uttömt alla möjligheter och har fullgjort ert rehabiliteringsansvar enligt ovan och det kan styrkas att arbetstagaren inte kan utföra något arbete av betydelse hos er, kan uppsägning ske i enlighet med reglerna i Lagen om anställningsskydd. Några tips på anpassningsåtgärder Anpassning kan vara både individuell och generell. Kom ihåg att ta hänsyn till människors olika förutsättningar. Det kan handla om att anpassa arbetsplatsen vad gäller: Lokaler, till exempel installera hiss. Arbetshjälpmedel och teknisk utrustning, till exempel lyfthjälpmedel. Ändrade arbetsuppgifter eller variation i arbetsuppgifter. Ändrad arbetsfördelning. Ändrad arbetsorganisation. Att utbilda, att ge handledning och individuella stödinsatser. Flexibla arbetstider. Möjlighet till arbetsträning. Arbetsträning är en rehabiliteringsåtgärd För en anställd som varit sjukskriven en längre tid kan en tids arbetsträning på arbetsplatsen utan krav på prestation göra det lättare att komma tillbaka till arbetet. Syftet är att den anställda tränar på vissa arbetsuppgifter för att återfå arbetsförmåga. Tiden för arbetsträning på det vanliga arbetet är begränsad till maximalt tre månader. Under tiden kan Försäkringskassan betala ut rehabiliteringsersättning. Om den anställda arbetstränar på ett nytt arbete i företaget eller hos en annan arbetsgivare kan Försäkringskassan betala ut ersättning och träningen pågå längre tid än tre månader. Hur lång tid arbetsträningen ska hålla på, hur många timmar per dag den ska omfatta och i vilken takt antalet timmar bör öka ska Försäkringskassan bestämma i samråd med er som arbetsgivare, arbetstagaren och behandlande läkare. Arbetsträningen ska vara avslutad inom maximalt ett år - här styr reglerna kring rehabiliteringskedjan förutsättningarna för arbetsträningen. Senast reviderad

8 I första hand är det ni som arbetsgivare som ska betala eventuella kostnader som kan uppstå i samband med rehabiliteringen och som inte ingår i rehabiliteringsersättningen från Försäkringskassan. Sammanslagning av sjukperioder Om arbetstagaren har flera sjukperioder inom en 90-dagarsperiod, så slås sjukperioderna ihop. Detta gäller dock bara sjukperioder som överstiger sjuklöneperioden, det vill säga är längre än 14 dagar. Exempel: Under tiden 1/ /3-13 har NN tre sjukfall med följande sjukperioder: 1/1-31/1-13 (31 dagar), 15/2 10/3-13 (24 dagar), 25/3 pågående. När sjukperiod nummer tre inträffar har medarbetaren i exemplet ovan alltså förbrukat 55 av 90 dagar. Det återstår därmed bara 35 dagar innan prövning av arbetsförmågan ska ske i förhållande till annat arbete hos arbetsgivaren. Det är alltid Försäkringskassan som beslutar om sjukperioder ska slås samman. Arbetslivsintroduktion Det sista steget i rehabiliteringskedjan är arbetslivsintroduktion och det berör sjukskrivna arbetstagare som från och med 1 januari 2010 och löpande har förbrukat alla sina dagar med ersättning ur socialförsäkringen (max 2,5 år, 914 dagar). Arbetslivsintroduktion är aktuellt både för de som är arbetslösa och de som har en arbetsgivare. För de med anställning som redan är igång och arbetar deltid så deltar de i arbetslivsintroduktion på den del som de är arbetsoförmögna. De som har en anställning behöver under tiden för arbetslivsintroduktion begära tjänstledigt från sin arbetsgivare för att ha rätt till aktivitetsstöd. Försäkringskassan inbjuder då sjukskriven arbetstagare till ett överlämningsmöte med Arbetsförmedlingen där programmet arbetslivsintroduktion presenteras och medarbetaren får möjlighet att tacka ja eller nej till att medverka. När medarbetaren tackar ja byts sjukpenningen ut mot aktivitetsstöd. Om medarbetaren tackar nej utgår ingen ersättning på den del medarbetaren saknar arbetsförmåga. Efter 87 dagar kan arbetstagaren på nytt ansöka om sjukpenning hos Försäkringskassan. På Arbetsförmedlingens hemsida finns informationsmaterial både för arbetsgivare och för arbetstagare. Senast reviderad