Anläggningsredovisning

Transkript

1 Revisionsrapport Viveca Karlsson Sandra Volter Hanna Holmberg Anläggningsredovisning Region Gotland

2 Viveca Karlsson Certifierad kommunal revisor Projektledare Carin Hultgren Certifierad kommunal revisor Uppdragsledare

3 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Revisionsmetod och avgränsning Beskrivning av riktlinjer, organisation och rutiner avseende anläggningsredovisning Ansvar och organisation Styrande och stödjande dokument Anläggningsregistrets utformning Handhavanderutiner avseende anläggningsregistret Avskrivningsprinciper Inventeringsrutiner Granskningsresultat Avstämning mot externa register Kontroll mot Lantmäteriets ägarregister Anläggningsregistret Regionens fastighetsregister Sammanfattning Kontroll mot Transportstyrelsens ägaruppgifter Sammanfattning Kontroll av genomförda inköp och försäljningar av fastigheter Kontroll av avskrivningstider Kontroll av klassificering mellan drift och investering Kontroll av inventarier gentemot anläggningsregister och inventarieförteckningar Bedömning och rekommendationer Avstämning mot revisionskriterier Svar på revisionsfråga Förslag till åtgärder/rekommendationer av 23

4 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i region Gotland genomfört en granskning av anläggningsredovisningen. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är rutinerna kring anläggningsregistret säkra och är uppgifterna i registret tillförlitliga? Efter genomförd granskning bedömer vi att rutinerna kring anläggningsregistret inte är helt säkra samt att uppgifterna i registret inte är helt tillförlitliga. Detta mot bakgrund av nedanstående: Dokumenterade rutinbeskrivningar såsom handhavanderutiner där arbetsgången avseende hantering av anläggningstillgångar beskrivs och där organisation och ansvar avseende anläggningsredovisningen tydliggörs saknas. Vidare är organisationen otydlig och nuvarande ansvarsfördelning innebär också att rutinen är sårbar. Ersättare för handläggaren av anläggningsregistret saknas. Kontroller som säkerställer efterlevnaden av nuvarande muntliga rutiner avseende handhavandemomenten kring anläggningsredovisningen saknas. Registeranalysen av fastigheter upptagna i regionens anläggningsregister visar att regionen redovisar nio fastigheter som har sålts. Dessa har ett bokfört värde om ca tkr. Vidare framgår att 26 fastigheter har fått ändrad fastighetsbeteckning och/eller bytt namn utan att detta har uppdaterats i anläggningsregistret. Fysisk inventering av anläggningstillgångarna synes ej ske. Vidare saknas fastighetsbeteckningar för ett antal fastigheter i anläggningsregistret, vilket försvårar avstämning mot externa register. Inventarier av begränsat värde och grupper av inventarier (t ex bord och stolar) klumpas i anläggningsregistret. Vid verifiering av inventarier hos nio verksamheter framkom att åtta av dessa hade ofullständiga eller inaktuella inventarielistor eller helt saknade sådana. Utrangeringar av tillgångar till mindre belopp och utrangeringar som skett ute på förvaltningarna är svåra att följa upp. Detta då den centrala ekonomifunktionen sällan får ta del av information om utrangeringen av dessa tillgångar och kan därmed inte ta bort objektet i anläggningsregistret. Det finns skillnader i antalet fordon mellan anläggningsregistret, eget fordonsregister och Transportstyrelsens ägaruppgifter avseende fordonen. Vi rekommenderar att regionstyrelsen säkerställer att följande åtgärder vidtas: Att dokumenterade anvisningar/riktlinjer kring anläggningsredovisning upprättas avseende nedanstående: 2 av 23

5 - organisation och ansvar avseende anläggningsredovisning - ansvarsfördelning och handhavanderutiner avseende anläggningsregistret - inventering av tillgångarna - utrangering av inventarier Att avskrivning ska ske enligt god redovisningssed för samtliga tillgångar, dvs avskrivning påbörjas när tillgången tas i bruk. Att avstämning sker av anläggningsregister och eget fastighetsregister gentemot Lantmäteriets register för att säkerställa överensstämmelsen mellan registren. Att avstämning sker av anläggningsregister och eget fordonsregister gentemot Transportstyrelsens ägaruppgifter sker för att säkerställa överensstämmelse mellan registren. Att anläggningsregistret blir tydligare genom att göra en kompletterande inrapportering av fastighetsbeteckning och registreringsnummer för de objekt som f n saknar detta och för de objekt som har fått nya fastighetsbeteckningar. 3 av 23

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund En risk- och väsentlighetsanalys har genomförts utifrån regionens totala utgifts- och inkomstslagsredovisning och en inventering av redovisningsrutinerna. Resultatet visade bl a på behovet av att genomföra en granskning av anläggningsredovisning eftersom denna rutin har stark bäring på rättvisande räkenskaper Syfte, revisionsfråga och kontrollmål Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är rutinerna kring anläggningsregistret säkra och är uppgifterna i registret tillförlitliga? För att besvara revisionsfrågan och därmed uppnå syftet med granskningen har följande revisionskriterier formulerats: Dokumenterade regler och anvisningar finns avseende anläggningsredovisningen. Handläggarnas ansvar beträffande anläggningsregistret är tydligt. Handhavanderutinerna avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Rutinen är dokumenterad och löpande avstämning sker. Alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör regionen. Gjorda inköp och försäljningar har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Avskrivningstiderna är i enlighet med god redovisningssed. Avvikelse från riktlinjer/anvisningar dokumenteras Revisionsmetod och avgränsning Granskningen sker genom genomgång av rutiner och verifiering av uppställda revisionskriterier. Detta kompletteras med intervjuer med verksamhetsansvariga. Substansgranskning sker via registeranalys. Regionens anläggningsregister och eget fastighetsregister matchas mot centralt statligt fastighetsregister. Regionens fordon i anläggningsregistret och eget fordonsregister matchas mot ägaruppgifter hämtade från Transportstyrelsen. Granskningsobjekt är regionstyrelsen och avgränsning sker utifrån revisionsfråga och formulerade revisionskriterier. 4 av 23

7 3. Beskrivning av riktlinjer, organisation och rutiner avseende anläggningsredovisning 3.1. Ansvar och organisation Ansvaret för anläggningsregistret finns hos ekonomi- och upphandlingsenheten på Serviceförvaltningen. En person är ansvarig för delsystemet, vilket omfattar ansvar för att systemet fungerar men även att det hålls utbildning för användarna. Ytterligare ska den ansvarige stämma av så att anläggningsregistret stämmer med uppgifterna i huvudboken. Anläggningsregistret är uppdelat i tre grupper: 1. Taxefinansierad Verksamhet, TN 2. Skattefinansierad verksamhet, TN 3. Skattefinansierad verksamhet, övriga nämnder Inom varje grupp finns en ansvarig som ser till att investeringsredovisningen kopplas till rätt anläggning. Budgetansvarig för respektive investeringsprojekt ansvarar för att redovisningen av projektet är korrekt 1 d v s bedömer till vilken anläggning projektet ska kopplas till i anläggningsregistret samt avskrivningstid. Enligt regionsstyrelsens delegationsordning har, enligt punkt A19, till samhällsbyggnadsdirektören delegerats att fatta beslut om förvärv eller överlåtelse av mark och fastigheter upp till fyra prisbasbelopp (1 pbb = kr, 2014). Beslut om försäljning upp till 4 mkr fattas enligt regionstyrelsens reglemente av regionsstyrelsen (se 8), varvid det avser affärer som fullföljer fullmäktiges riktlinjer och att affären ej är av större vikt. Vidare ska beslut om försäljning över beloppsgränsen på 4 mkr fattas av regionfullmäktige. Beslut om förvärv av lös egendom fattas av respektive budgetansvarig. Vidare fattas beslut om avyttring av lös egendom av ekonomidirektören. Dock har ekonomidirektören rätten att delegera ansvaret. Förvaltningschef får godkänna underhandsförsäljning. Godkännande ska diarieföras och skälen för godkännandet ska dokumenteras. (Se regler om försäljning av regionens lösa egendom, daterat inkl verkställighetsanvisning, daterat juni 2013). 1 Bedömning av till vilken anläggning ett investeringsprojekt ska kopplas och tillgångens avskrivningstid görs i dialog mellan budgetansvarig och handläggaren/-na i anläggningsreskontran, förvaltningsekonom, ekonomichef eller chef för Fastighetsavdelningen. 5 av 23

8 3.2. Styrande och stödjande dokument Regionen har till viss del dokumenterade framtagna anvisningar och riktlinjer kring anläggningsredovisning. I nedanstående avsnitt ges en beskrivning av regionens rutiner avseende anläggningsredovisning. Anslagsbindning och klassificering Anslagsbindningsnivån för investeringsbudgeten avseende byggnader och anläggningar samt maskiner och inventarier av större vikt är på projektnivå. Det finns även ett belopp som fördelas på mindre ombyggnader och verksamhetsanpassningar. Utöver det fattar fullmäktige beslut om en rambudget som fördelas och respektive nämnd får själva fördela det på olika mindre investeringsprojekt. För att ett inköp ska klassificeras som en investering ska följande förutsättningar vara uppfyllda: Att tillgången är varaktig, d v s att tillgången har en teknisk/ekonomisk livslängd överstigande 3 år Tillgången är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav, samt Att tillgångens värde uppgår till minst ett prisbasbelopp ( kr 2014). I det fall värdet av den varaktiga tillgången inte uppgår till nämnt värde ska driftanslag användas. Tillgången betraktas då som förbrukningsinventarie. För alla investeringsprojekt avseende byggnads- och anläggningsprojekt överstigande 3 mnkr ska igångsättningstillstånd inhämtas från regionstyrelsen Anläggningsregistrets utformning Anläggningsregistret är en modul i Aditro, redovisning och reskontror. Enligt Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2006:2 p.4 a-h) ska ett anläggningsregister innehålla följande information för varje enskild tillgång: a) anskaffningsvärde, b) anskaffningstidpunkt, c) tillämpas avskrivningsmetod eller uppgift om att tillgången inte skrivs av, d) nyttjandeperiod, e) ackumulerade avskrivningar, f) ackumulerade nedskrivningar g) uppgift som gör det möjligt att utläsa det avskrivningsbara beloppet, h) uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången Sortering av anläggningstillgångarna på olika tillgångsslag i anläggningsregistret baseras på kodplanens konton. För fastigheter finns en struktur som utgår från den struktur som finns för kodplanens objektskoder. För att identifiera den specifika anläggningen i anläggningsregistret används objekts-id. Strukturen på objekts-id väljs av respektive förvaltning och brukar anpas- 6 av 23

9 sas utifrån hur förvaltningen har byggt upp sin kodplan. Oftast används objektskoden men i vissa fall har förvaltningen ingen objektskod och då anpassas objekts-id efter förvaltningens kodplan, exempelvis ansvarskod. I vissa fall blir projekt-id även objekts-id. Inventarier av begränsat värde och grupper av inventarier (t ex bord och stolar) läggs tillsammans på ett unikt objekts-id och klumpas i anläggningsregistret. Objektsnamnet specificerar ofta var någonstans i regionen de klumpade inventarierna finns. Avsaknad av aktuella inventarieförteckningar leder dock till att enskilda inventarier av begränsat värde inte är identifierbara. Regionen går igenom helt avskrivna tillgångar en gång per år. Genomgången utförs av ekonomen som ansvarar för handläggningen av anläggningsregistret. Vid detta tillfälle särskiljs årets tillkomna helt avskrivna tillgångar till en särskild grupp i anläggningsregistret. Orsaken till att helt avskrivna tillgångar särskiljs från övriga tillgångar är att underlätta arbetet med övriga tillgångar. Anläggningsregistret omfattar inte fullständiga uppgifter om regionens fastigheter eftersom fastighetsbeteckning saknas i vissa fall. Regionen har ett kompletterande fastighetsregister med information om fastigheterna. Automatisk koppling saknas dock mellan fastighetsregister och anläggningsregistret Handhavanderutiner avseende anläggningsregistret I detta avsnitt ges en beskrivning av regionens rutiner kring anläggningsredovisningen. Ersättare för handläggaren av anläggningsregistret saknas, vilket gör rutinen sårbar. Regionen har vid handläggarens bortovaro tagit hjälp av systemleverantören Aditro. Praktisk hantering av anläggningsregistret I det följande ges en beskrivning av den praktiska arbetsgången från uppläggning av investeringskoder till dess att ett objekt registreras i anläggningsregistret. 1) Koder för investeringsprojekt läggs upp av respektive förvaltning. Fastighetsinvesteringar åsätts siffra 1 som första siffra, medan övriga investeringar (inventarier/maskiner) åsätts siffra 2 som första siffra. Därefter, dvs fr o m siffra 2, har förvaltningarna fått sig tilldelade olika intervall för kodning av investeringarna. Vidare ska förvaltningarna, till handläggaren av anläggningsregistret, lämna in uppgifter om hur investeringsprojekten ska läggas in i anläggningsregistret. 2) Faktura för inköpt objekt erhålls. Vid kontering av kostnaden används en särskilt projektkod som anger att fakturan avser en investering. Vid konte- 7 av 23

10 ringen kan det även tilläggas en objektkod, för att beskriva enheter som fastigheter, bilar och maskiner. 3) Överföring av uppgifter i investeringsredovisningen till anläggningsregister och balansräkning kan ske när som helst under året, men rutinen är att detta sker två ggr per år, vid delårsbokslut och årsbokslut. All investeringsredovisning för perioden hämtas och för de projekt som saknar koppling till anläggningsregistret vidtas åtgärder så att koppling kan ske. Vidare sker en genomgång av vilka projekt som är avslutade och vilka som är pågående. Därefter sker själva överföringen av uppgifterna från investeringsredovisningen till anläggningsregistret och utifrån anläggningsregistret skapas sedan bokföringsposter till balansräkningen. Alla investeringar läggs således in i anläggningsregistret, dock sorterade på pågående respektive avslutade. 4) I anläggningsreskontran finns en föreslagen avskrivningstid för respektive tillgångskonto. Om avvikande avskrivningstid önskas så måste kontakt tas med ekonomen som är handläggaren av anläggningsregistret eller redovisningschefen. Inrapportering av annan avskrivningstid i systemet än den föreslagna kan endast ske av tre personer på centrala ekonomiavdelningen. Kontrollrutiner Handläggaren av anläggningsregistret har en checklista med olika avstämningspunkter som ska göras innan körningen görs mellan anläggningsregistret och balansräkningen. Det är förvaltningarna som har ansvaret för att säga till när en investering är avslutad. Någon kontroll av att alla utgifter och inkomster på investeringsredovisningen påförs korrekt konto och objekt i anläggningsregistret och balansräkningen gör inte handläggaren av anläggningsregistret. Detta blir ett ansvar för förvaltningarna eftersom de till stor del rapporterar in/lägger upp de koder som ska användas i ekonomisystemet och som sedan styr inrapportering i anläggningsregistret. Någon kontroll av att överföringen mellan systemen skett på ett korrekt sätt görs ej av handläggarens överordnad, men om det har blivit fel i överföringen så märks det genom att det blir differenser i redovisningen. (Det brukar, enligt uppgift, inte bli fel.) Handläggaren av anläggningsregistret gör kontroll av att försålda fastigheter och inventarier bokförda på konto 2470 har hanterats korrekt i redovisningen, dvs avförts från anläggningsregistret. Om detta konto inte används utan intäktsbokföring sker på annat konto så saknas kontrollrutin för att fånga upp dessa transaktioner. För fastighetsförsäljningar bedömer intervjuade att man i stort har en bra bevakningsrutin, i och med den grupp som träffas tre ggr/år och uppdaterar varandra kring dessa frågor. Vidare finns en särskilt utsedd handläggare för hanteringen av redovisningen av köp och försäljning av fastigheter. 8 av 23

11 Utrangering av anläggningstillgångar kräver beslut av budget eller verksamhetsansvarig. Vidare ska enligt uppgift avstämning och kontroll av att det är rätt hanterat göras av ekonomichef på respektive förvaltning. Om utrangeringen avser fastigheter eller anläggningar så beslutas det av regionstyrelsen i samband med årsbokslutet. I samband med att beslut tagits och utrangering ska genomföras kontrolleras att utrangeringen hanteras korrekt i anläggningsregistret. Utrangeringar av tillgångar till mindre belopp och utrangeringar som skett ute på förvaltningarna är svåra att följa upp för handläggaren av anläggningsregistret. Den centrala ekonomifunktionen får sällan ta del av utrangeringen av dessa tillgångar och kan därmed inte ta bort objektet i anläggningsregistret. Tydlig rapporteringsrutin för sådana utrangeringar saknas Avskrivningsprinciper Avskrivning påbörjas på alla tillgångar exkl. pågående investeringar året efter färdigställandet, vilket inte är i enlighet med god redovisningssed. Avskrivningar ska påbörjas när tillgången tas i bruk. Denna princip innebär att årets avskrivningar för fastigheter och inventarier är för låga. För vissa fastighetsinvesteringar påbörjas dock avskrivningen i samband med ianspråktagande. För varje tillgång sker planenlig avskrivning på ursprungligt anskaffningsvärde utifrån tillgångarnas beräknade ekonomiska livslängd och med utgångspunkt från Rådet för kommunal redovisnings skrift om avskrivningar. Linjär avskrivningsmetod tillämpas. Avvikelse från linjär avskrivningsmetod ska dokumenteras med motivering kopplad till anläggningstillgången i anläggningsregistret. Rutin för omprövning av nyttjandeperioden för befintliga anläggningar saknas. Enligt regionen sker omprövning endast i förekommande fall då tillgången har getts en felaktig nyttjandeperiod. Regionen har påbörjat arbetet med att införa komponentavskrivning under 2014, vilket är i enlighet med Rådets rekommendation. Till att börja med kommer fokus ligga på nya investeringar. Ekonomidirektören har tillsatt en arbetsgrupp som består av redovisningschef, ekonomichefer från teknik och stadsbyggnad, centrala ekonomer, fastighetsförvaltare och projektledare från teknikförvaltningen Inventeringsrutiner Ansvar för inventering av inventarier (möbler, maskiner och fordon m m) har respektive förvaltnings ekonomichef. Handläggaren av anläggningsregistret skickar årligen ut listor med aktiva anläggningar till respektive förvaltnings ekonomichef. Vidare har ekonomicheferna ansvaret att kontrollera att anläggningen finns kvar i regionens ägo, om den har sålts eller flyttats över till annan verksamet. Däremot görs ingen fysisk inventering av fastigheter (byggnader, mark, markanläggningar), gator, vägar, gång- och cykelvägar, cirkulationsplatser, trafiksäkerhetsåtgärder, parker, natur- och miljöåtgärder, m m. 9 av 23

12 4. Granskningsresultat 4.1. Avstämning mot externa register Som ett led i granskningen har regionens anläggningsregister, fastighetsregister och fordonsregister inhämtats och stämts av mot Lantmäteriets ägarregister över fastigheter samt Trafikverkets ägaruppgifter avseende fordonen. Anläggningsregistret består av 33 olika anläggningskonton. Inom ramen för granskningen har anläggningskonton innehållande fastighetsbeteckningar samt fordon valts ut för fördjupad granskning Kontroll mot Lantmäteriets ägarregister Anläggningsregistret I regionens anläggningsregister per 31/ återfinns 24 anläggningskonton som består av byggnader och mark. Sammantaget innehåller dessa konton 1473 objekt. Vid verifieringen av regionens byggnader och mark i anläggningsregistret noterades att 1137 av 1473 objekt saknade en fastighetsbeteckning. Kontroll av ägaruppgifter gentemot Lantmäteriets register har därmed endast skett av de 336 objekt som innehade fastighetsbeteckning. Enligt Lantmäteriets register är Region Gotland ägare till 1076 fastigheter. I gjord granskning noterades att 292 av anläggningsregistrets 336 fastigheter återfinns i Lantmäteriets register. Detta innebär att 44 fastigheter som finns upptagna med fastighetsbeteckning i regionens anläggningsregister saknas i Lantmäteriets register över fastigheter som regionen äger. Skillnaderna har utretts av regionen under granskningens gång och förklaras av följande: Nio fastigheter är sålda, men har inte avförts från anläggningsregistret. Bokfört värde för dessa uppgår till kronor. 28 fastigheter har fått ny fastighetsbeteckning och/eller ändrat namn som inte hade uppdaterats i anläggningsregistret. Dessa fastigheter återfinns i Lantmäteriets register och med regionen som ägare. Sju fastigheter ägs av regionen men kunde inte återfinnas i Lantmäteriets register utifrån fastighetsbeteckningen i anläggningsregistret. Regionen har nu lämnat in registreringsuppgifter till Lantmäteriet avseende dessa fastigheter. Vi har i samband med sakgranskningen fått ytterligare en lista från anläggningsregistret som omfattar 1119 objekt, men på den listan saknas den affärsdrivande verksamheten. Utifrån denna lista kan konstateras att fastighetsbeteckning finns för 920 av 1119 objekt. Någon ytterligare avstämning gentemot Lantmäteriets register avseende de tillkommande fastigheterna med fastighetsbeteckning har inte gjorts inom ramen för granskningen. 10 av 23

13 Vidare noterades i gjord granskning att flera av Lantmäteriets 1076 fastigheter ej kunde återfinnas i regionens anläggningsregister. Detta torde främst förklaras av att det finns objekt i anläggningsregistret som saknar fastighetsbeteckning, varför verifiering mot Lantmäteriets ägaruppgifter ej går att göra för dessa. Att alla fastigheter ej går att stämma av mellan anläggningsregistret och Lantmäteriets förteckning behöver dock inte innebära att de saknas i anläggningsredovisningen, men vi kan inte utifrån gjord granskning baserat på fastighetsbeteckning verifiera detta Regionens fastighetsregister Enligt regionens fastighetsregister är regionen ägare till 1682 fastigheter, dvs fler fastigheter än vad som är registrerat i Lantmäteriets register. Förklaringen till detta är att vissa fastigheter är upptagna i regionens fastighetsregister flera gånger. I vissa fall upp till 48 gånger. Av regionens fastigheter i eget fastighetsregister återfanns alla i Lantmäteriets fastighetsregister, utom fastigheten Visby lilla hästnäs 1:6414. Enligt uppgift har denna fastighet fått en ny fastighetsbeteckning och heter numera Visby lilla hästnäs 1:64. Vid ny sökning i Lantmäteriets register noteras att denna fastighet finns och ägs av region Gotland. Fastighetsbeteckningen i regionens fastighetsregister bör således ändras. Vi kan konstatera att det finns en god överensstämmelse mellan det egna fastighetsregistret och Lantmäteriets uppgifter avseende vilka fastigheter som ägs av region Gotland. I dagsläget görs ingen avstämningen mellan regionens fastighetsregister och anläggningsregistret. 11 av 23

14 Sammanfattning Anläggningsregister Fastighetsregister Lantmäteriets ägaruppgifter Antal objekt 1473, varav 336 innehar fastighetsbeteckning 2 Ny lista vid sakgranskning (OBS: ej fullständig, affärsdrivande verksamhet saknas) 1119, varav 920 innehar fastighetsbeteckning Utfall Ca saknar fastighetsbeteckning 9 sålda fastigheter finns med i anläggningsregistret. 28 fastigheter i anläggningsregistret har fått nya fastighetsbeteckningar, men detta hade ej uppdaterats i anläggningsregistret Kommentarer/ Iakttagelser Flera fastigheter är registrerade flera ggr. Samtliga fastigheter återfinns i Lantmäteriets register. Samtliga fastigheter återfinns i regionens fastighetsregister. Skillnad finns mellan registrerade ägarförhållanden i Lantmäteriets register och anläggningsregistret. - Vi har inte kunnat verifiera alla objekt i anläggningsregistret gentemot Lantmäteriets register. Detta pga dels att fastighetsbeteckning saknas, dels att den första listan inte var fullständig avseende fastighetsbeteckning. Vi bedömer utifrån den kompletterande listan (som dock saknar fastigheter för den affärsdrivande verksamheten) att anläggningsregistret saknar fastighetsbeteckning för ca objekt. - Det fanns flera skillnader mellan registren och regionen uppger sig äga fler fastigheter än vad som framgår av Lantmäteriverkets register. I samband med sakgranskningen har skillnaderna mellan regionens anläggningsregister och Lantmäteriets register utretts av förvaltningen. Nio fastigheter som finns upptagna i anläggningsregistret tillhör inte regionen (är sålda) och bör således avföras från anläggningsregistret. Värdet på dessa fastigheter uppgår till tkr. 28 fastigheter har fått nya fastighetsbeteckningar som inte hade uppdaterats i anläggningsregistret. En kontroll utifrån de nya fastighetsbeteckningarna visade att dessa ägs av regionen enligt Lantmäteriets register. Öövriga sju fastigheter har regionen nu registrerat in hos Lantmäteriet Kontroll mot Transportstyrelsens ägaruppgifter I regionens anläggningsregister per 31/ återfinns 86 fordon. Av dessa saknar 21 notering om registreringsnummer varför verifiering mot fordonsförteckning och 2 Vid sakgranskningen har regionen framfört att det finns ytterligare fastigheter i anläggningsregistret som har en fastighetsbeteckning och skickat oss en ny lista. Denna lista omfattar såväl de av oss tidigare avstämda fastigheterna som nya fastigheter. Totalt uppgår antalet fastigheter med fastighetsbeteckning till 920 stycken i denna lista. Då de nya fastigheterna ej är särredovisade på listan samt att listan inte är fullständig, fastigheter för affärsdrivande verksamhet saknas så har vi svårt att bedöma exakt hur många fastigheter som finns i regionens anläggningsregister och som har en fastighetsbeteckning. Vi kan dock utifrån ovanstående konstatera att det är betydligt fler som har en fastighetsbeteckning i anläggningsregistret än vad som framkom i vår granskning. 12 av 23

15 Transportstyrelsens ägaruppgifter ej kunnat genomföras för dessa. Leasade fordon redovisas ej i anläggningsregistret. Enligt Transportstyrelsens ägaruppgifter är Region Gotland registrerad som ägare till 740 fordon. Av dessa avser 307 leasing. Samtliga fordon, inklusive leasade, ska dock enligt uppgift finnas medtagna i regionens fordonsförteckning. Av de totalt 740 fordonen är 696 i trafik. I den fordonsförteckning som erhölls som underlag för vår granskning återfinns 291 fordon varav 42 avser leasing av fordon. Enligt uppgift ligger ansvaret hos respektive förvaltning att stämma av förändringar i fordonsförteckningen mot anläggningsregistret. Vid sakgranskningen framkom att erhållen fordonsförteckning inte var fullständig och att region Gotland per totalt utifrån erhållen sammanställning äger 803 fordon, varav 507 köpta, 296 leasade och 90 oregistrerade fordon (I sammanställningen ingår allt från bussar, lastbilar, personbilar, mopeder, grävmaskiner och vältar etc). Vid verifieringen av regionens fordon noterades att 21 av 86 fordon i anläggningsregistret saknade notering om registreringsnummer varför kontroll endast skett av 65 fordon mot Transportstyrelsens ägaruppgifter. 58 av anläggningsregistrets 65 fordon kunde matchas mot Transportstyrelsens ägaruppgifter. Antal fordon Sammanfattning Anläggningsregister Fordonsförteckning Transportstyrelsens ägaruppgifter 86, varav 65 innehar registreringsnummer. Kommentarer/ Iakttagelser 291 varav - 42 leasing ej leasing Sammanställning av fordon : 803 st, varav 90 oregistrerade och 296 leasade 5 fordon har anskaffats under Av dessa avser en leasing. 42 av 291 fordon återfinns i anläggningsregistret. 270 av 291 fordon återfinns i Transportstyrelsens ägaruppgifter. 740 varav leasing ej leasing 58 av 433 (exkl. leasing) fordon återfinns i anläggningsregistret. Utfall 21 fordon saknar notering om registreringsnummer i anläggningsregistret. Regionen har undersökt dessa och enligt uppgift gjort komplettering och uppdatering i anläggningsregistret, f n är det enligt uppgift ett fordon som saknar reg.nummer och som är under utredning. 58 av 65 fordon återfinns i Transportstyrelsens ägaruppgifter fordon i anläggningsregistret återfinns i både erhållen fordonsförteckning och Transportstyrelsens ägaruppgifter. - Enligt uppgift redovisas leasingfordon ej i anläggningsregistret, dock noterades fordon FKY 027 i anläggningsregistret. 13 av 23

16 - Fordon i erhållen fordonsförteckning anskaffade under 2014 ska enligt uppgift ej ännu vara upptagna i anläggningsregistret. - Det finns en stor skillnad mellan antalet ägda fordon enligt Transportstyrelsens ägaruppgifter och antalet ägda fordon enligt anläggningsregistret. - Orsakerna till differenserna mellan registeren sägs beror på att Transportstyrelsens uppgifter inkluderar äldre fordon som är helt avskrivna i regionens anläggningsregister. Ytterligare redovisas fordon i anläggningsregistret till viss del i grupp vilket inte möjliggör en avstämning av samtliga fordon. Dessutom är ansvaret uppdelat gällande registrering i anläggningsregistret respektive fordonsförteckningen. Ansvaret för att registrera samtliga regionens fordon i fordonsförteckning ligger på en medarbetare centralt, samtidigt ansvarar respektive förvaltning för att ta upp samma fordon i anläggningsregistret. Ingen avstämning görs mellan dessa register Kontroll av genomförda inköp och försäljningar av fastigheter För att kontrollera att inköp och försäljningar av fastigheter har hanterats rätt i anläggningsregistret har vi granskat samtliga protokoll under 2013 och t o m våren 2014 för regionstyrelsen och regionfullmäktige. Kontrollen har skett genom verifiering av att inköp eller försäljning har beslutats av rätt instans samt att tillgången hanterats korrekt i anläggningsregistret. En sammanställning av regionens genomförda försäljningar per har inhämtats. Vi kan konstatera att samtliga anläggningstillgångar är borttagna från regionens anläggningsregister. Ytterligare kontroll har därefter skett av att såväl köpta som sålda objekt har beslutats av rätt instans. Verifieringen avseende köpta objekt visar att Region Gotland har köpt fastigheten Visby Senapen 25. Protokoll finns som visar att beslutet är taget av rätt instans som i detta fall är regionfullmäktige, eftersom beloppet uppgår till 4,5 mkr. Köpeavtal finns. Verifieringen avseende sålda objekt visar att de fyra fastigheter som såldes under 2013 och överstiger 4 mkr har beslutats av regionfullmäktige Verifieringen visar även att fyra sålda fastigheter understiger 4 mkr men överstiger 4 pbb. Beslut ska därmed ha fattats av regionstyrelsen. Beslut för Staren *2 fattades och Sudersands semesterby fattades För Törnrosen *1 och Bunge Stucks 1:379 har beslut ej fattats av regionstyrelsen. Enligt uppgift har beslut om försäljning för dessa två fastigheter fattats av personal på tekniska förvaltningen våren 2013 i enlighet med riktlinjerna för fastigheter och mark (RF , 2) enligt TNs delegationsordning. Protokollfört beslut saknas enligt uppgift. Resterande försäljningar som understiger 4 pbb har inte granskats Kontroll av avskrivningstider För att kontrollera att regionens principer för avskrivning följer god redovisningssed har 32 objekt kontrollerats. Granskade objekt avser bl a 10 inventarier, tre verk- 14 av 23

17 samhetsfastigheter, tre förvaltningsfastigheter, tre gator och vägar, samt en avfallsanläggning. Se bilaga 2 för fullständig information avseende granskade objekt. Utfallet visar att två objekt skrivs av med rak annuitet vilket avviker från huvudprincipen med nominell avskrivning. Regionen saknar dokumentation som motiverar avvikelsen från huvudprincipen i båda fallen. Orsaken till valet av avskrivningsmetoden rak annuitet ska enligt regionen vara att hyressättning och kapitalkostnader skulle matcha på ett bättre sätt. Av Rådets rekommendation 11:4 framgår att lagen inte föreskriver någon särskild avskrivningsmetod, men att vald metod ska avspegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas. Vi anser att regionens motiv till valet avseende rak annuitet inte uppfyller Rådets rekommendation. Övriga objekt följer god redovisningssed vid tillämpning av avskrivningsmetod och avskrivningstider Kontroll av klassificering mellan drift och investering Vi har inom ramen för granskningen kontrollerat huruvida klassificeringen av anläggnings- respektive förbruknings/omkostnadsinventarier görs i enlighet med god redovisningssed. Vi har stickprovsmässigt granskat ett antal kostnadskonton. Granskningen har omfattat 30 fakturor strax under eller över aktiveringsgränsen om kr. Totalt har vi granskat ett belopp om ca 3,350 mnkr. I stickprovet noterades ett fall som avser ombyggnation av kontor och korridor för cirka kr. Huruvida utgifterna avser standardförbättringar eller enbart bibehållande av nuvarande standard har inte närmare undersökts Kontroll av inventarier gentemot anläggningsregister och inventarieförteckningar Inom ramen för granskningen har nio verksamheter i regionen besökts i syfte att säkerställa substansen av respektive enhets utgående balans av maskiner och inventarier per Kontroll har skett mot inventarieförteckningar eller liknande underlag i den mån sådana finns samt genom okulär besiktning. De verksamheter som omfattats av kontrollen är följande: Fårösund skola, Fårösund förskola, Romaskolan, Almedalsbiblioteket, Roma äldreboende, Lövsta lantbruksgymnasium, Västerhejde skola, Snobben förskola samt Visborg. Efter genomförd granskning konstateras följande: Samtliga nio verksamheter saknar anvisningar/rutiner kring upprättande av inventarieförteckning och inventering av inventarier. Samtliga nio verksamheter saknar rutin för löpande inventering av inventarier. En verksamhet anger dock att de planerar att fortsätta med årlig inventering i likhet med den inventering som genomfördes våren En verksamhet hade en aktuell inventarierlista upprättad våren 2014, tre verksamheter hade inventarielistor som ansågs inaktuella, två verksamheter 15 av 23

18 hade upprättat ofullständiga inventarielistor i samband med granskningen och tre verksamheter saknade helt inventarielistor. För de åtta verksamheter som hade ofullständiga, inaktuella eller helt saknade inventarielistor framkom att man i vissa fall sparar följesedlar vid inköp av inventarier alternativt förlitar sig på att informationen kan inhämtas från leverantörsfakturor via ekonomisystemet. Samtliga nio verksamheter saknar specifik lista/förteckning över stöldbegärliga inventarier. Dock förvaras stöldbegärliga inventarier till viss del i låsta utrymmen. Teknisk utrustning i form av datorer och Ipads är stöldskyddsmärkta. Fyra verksamheter anger att de saknar konst eller konstnärlig utsmyckning, för en av dessa finns dock konst om kr upptaget i balansräkningen per Fem verksamheter har konst i sina lokaler, fyra av dessa anger att denna hanteras centralt och ej bör finnas med i verksamhetens balansräkning. En verksamhet vet ej om konsten är upptagen i balansräkningen hos verksamheten eller om det sköts centralt. 16 av 23

19 5. Bedömning och rekommendationer 5.1. Avstämning mot revisionskriterier Revisionskriterier Kommentar Dokumenterade regler och anvisningar finns avseende anläggningsredovisningen. Delvis uppfyllt Regionen har till viss del dokumenterade framtagna anvisningar och riktlinjer kring anläggningsredovisning. Regionen har fastställt regler för avskrivning av anläggningstillgångar. Regionen har fastställt regler för klassificering mellan drifts- och investeringsutgifter samt fastslagit att anslagsbindningsnivån för investeringsbudgeten avseende byggnader, anläggningar samt maskiner och inventarier av större vikt är på projektnivå. För alla investeringsprojekt avseende byggnads- och anläggningsprojekt överstigande 3 mnkr ska igångsättningstillstånd inhämtas från regionstyrelsen. På vilken nivå beslut om köp och försäljning av fastigheter ska fattas framgår i reglementen och delegationsordningar. Vidare finns regler för försäljning av lös egendom. I övrigt saknar regionen dokumenterade anvisningar/riktlinjer eller rutinbeskrivningar avseende anläggningsregistret. Handläggarnas ansvar beträffande anläggningsregistret är tydligt. Delvis uppfyllt Ansvarsfördelning finns, men den är inte dokumenterad. 17 av 23

20 Regionen har en muntlig ansvarsfördelning där ansvaret för anläggningsregistret finns hos ekonomi- och upphandlingsenheten på Serviceförvaltningen. Anläggningsregistret är uppdelat i tre grupper och inom varje grupp finns en ansvarig som ser till att investeringsredovisningen kopplas till rätt anläggning. Budgetansvarig för respektive investeringsprojekt ansvarar för att redovisningen av projektet är korrekt. Handhavanderutinerna avseende anläggningsregistret är ändamålsenliga. Rutinen är dokumenterad och löpande avstämning sker. Ej uppfyllt Handhavanderutin finns, men den är inte dokumenterad. Vår bedömning är att rutinen inte är tydlig. Ersättare till handläggaren av anläggningsregistret saknas, vilket gör rutinen sårbar. Det saknas en automatisk koppling mellan investeringsredovisningen och anläggningsregistret. Respektive förvaltning ska lämna in uppgifter om hur investeringsprojekten ska läggas in i anläggningsregistret. Det är även förvaltningarna som har ansvaret för att meddela handläggaren av anläggningsregistret att investeringen är avslutad. En tydlig rutin för detta saknas. Någon kontroll av att alla utgifter och inkomster på investeringsredovisningen påförs korrekt konto och objekt i anläggningsregistret och balansräkningen görs ej. En av oss genomförd kontroll av att beslut om försäljningar och inköp per 2013 och 2014 fattats av rätt instans visar att två fastighetsförsäljningar har beslutats av tekniska förvaltningen utifrån riktlinjerna för fastigheter och mark. Beslutet är enligt uppgift inte protokollfört. Enligt vår uppfattning bör detta beslutas av regionstyrelsen utifrån vad som framgår av styrelsens reglemente. 18 av 23

21 Utrangeringar av tillgångar till mindre belopp och utrangeringar som skett ute på förvaltningarna är svåra att följa upp för handläggaren av anläggningsregistret. Tydlig rapporteringsrutin för sådana utrangeringar saknas. Löpande avstämning mellan investeringsredovisning och anläggningsregistret ska enligt muntlig rutin ske vid delår- samt årsbokslut. Registeranalysen indikerar att det finns brister i såväl rapporteringsrutinerna som inventeringsrutinerna avseende fastigheter, eftersom registret omfattade tillgångar som hade sålts för flera år sedan. Särskilt utsedd handläggare för bevakning av köp och försäljningar finns i regionen. Vår granskning av vissa köp och försäljningar för år 2013 visade att dessa har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Alla upptagna fastigheter och inventarier existerar och tillhör regionen. Delvis uppfyllt Fastigheter Avstämning mellan regionens anläggningsregister och Lantmäteriets fastighetsregister visar att 44 fastigheter som finns upptagna med fastighetsbeteckning i regionens anläggningsregister saknades i Lantmäteriets register över fastigheter som regionen äger. Granskningen visar således att anläggningsregistret inte är fullt uppdaterat avseende fastigheterna. En stor del av ovanstående differenser förklaras av att det står fel namn eller fastighetsbeteckning i regionens anläggningsregister. Vidare har en del fastigheter blivit sålda utan att de tagits bort från anläggningsregistret. Att det därutöver inte går att stämma av alla fastigheter mellan anläggningsregistret och Lantmäteriets förteckning behöver dock inte innebära att de saknas i anläggningsredovisningen, men 19 av 23

22 vi kan inte utifrån gjord granskning verifiera detta. Vi kan emellertid notera att det finns en god överenstämmelse mellan redovisade fastigheter i regionens fastighetsregister och ägaruppgifterna i Lantmäteriets register. Regionen utför dock ingen avstämning mellan det egna fastighetsregistret och anläggningsregistret. Fordon Regionen utför ingen avstämningen mellan den egna fordonsförteckningen, anläggningsregistret samt Transportstyrelsens ägaruppgifter. Vår avstämning mellan regionens anläggningsregister och Transportstyrelsens ägaruppgifter avseende fordon visar att det finns stora skillnader. Fordon i anläggningsregistret redovisas till viss del i grupp vilket inte möjliggör en avstämning. Orsakerna till differenserna mellan registeren sägs även beror på att Transportstyrelsens uppgifter inkluderar äldre fordon som är helt avskrivna i regionens anläggningsregister. Därutöver saknas anskaffade fordon 2014 i regionens anläggningsregister per 31/ Inventarier Inventarier av begränsat värde och grupper av inventarier (t ex bord och stolar) läggs tillsammans på ett unikt objekts-id och klumpas i anläggningsregistret. Objektsnamnet specificerar ofta var någonstans i regionen de klumpade inventarierna finns. Vid verifiering av inventarier hos nio verksamheter framkom att åtta av dessa hade ofullständiga eller inaktuella inventarielistor eller helt saknade sådana. Gjorda inköp och försäljningar har hanterats korrekt i anläggningsregistret. Delvis uppfyllt Genomförd kontroll av inköp och försäljningar av fastigheter under 2013 visar att genomförda köp och försäljningar per har han- 20 av 23

23 terats korrekt i anläggningsregistret. Försäljningar understigande 4 pbb har inte granskats. Utförd registeranalys av fastigheter upptagna i regionens anläggningsregister visar dock att regionen redovisar nio fastigheter som är sålda. Bokfört värde för dessa uppgår till ca tkr. Avskrivningstiderna är i enlighet med god redovisningssed. Avvikelse från riktlinjer/anvisningar dokumenteras. Delvis uppfyllt Regionens avskrivningstider för granskade objekt bedöms i huvudsak vara i enlighet med god redovisningssed. Avvikelser från riktlinjer/anvisningar dokumenteras dock inte. Två objekt skrivs av med rak annuitet vilket avviker från huvudprincipen med nominell avskrivning. Regionen saknar dokumentation som motiverar avvikelsen från huvudprincipen i båda fallen. Orsaken till valet av avskrivningsmetoden rak annuitet ska enligt regionen vara att hyressättning och kapitalkostnader skulle matcha på ett bättre sätt. Vi anser att regionens motiv till valet inte uppfyller Rådets rekommendation där vald metod ska avspegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas. Avskrivning påbörjas på alla tillgångar exkl. vissa fastigheter året efter det att tillgången tas i bruk, vilket inte är enligt god redovisningssed. Avskrivningar ska påbörjas när tillgången tas i bruk. Denna princip innebär att årets avskrivningar är för låga. Komponentavskrivning kommer att börja tillämpas under år 2014, vilket är i enlighet med Rådets rekommendation 21 av 23

24 5.2. Svar på revisionsfråga Är rutinerna kring anläggningsregistret säkra och är uppgifterna i registret tillförlitliga? Efter genomförd granskning bedömer vi att rutinerna kring anläggningsregistret inte är helt säkra. Bedömningen görs mot bakgrund av följande: Regionen har till viss del dokumenterade framtagna anvisningar och riktlinjer kring anläggningsredovisning. Däremot saknas dokumenterade rutinbeskrivningar såsom handhavanderutiner där arbetsgången avseende hantering av anläggningstillgångar beskrivs och där organisation och ansvar avseende anläggningsredovisningen tydliggörs. De muntliga rutinerna avseende handhavandemomenten samt organisation och ansvar för anläggningsregistret innebär enligt oss en ej helt säker hantering av anläggningstillgångarna. Organisationen är otydlig och nuvarande ansvarsfördelning innebär också att rutinen är sårbar. Ersättare för handläggaren av anläggningsregistret saknas. Vidare saknas kontroller som säkerställer efterlevnaden av nuvarande muntliga rutin avseende handhavandemomenten kring anläggningsredovisningen. Två fastighetsförsäljningar som enligt vår tolkning av regionstyrelsens reglemente bör beslutas av regionstyrelsen har beslutats av personal på tekniska förvaltningen, med hänvisning till riktlinjerna för fastigheter och mark (RF , 2). Protokollfört beslut saknas enligt uppgift. Fastigheterna är rätt hanterade i anläggningsregistret (avförda). Efter genomförd granskning bedömer vi att uppgifterna i registret inte är helt tillförlitliga. Bedömningen görs mot bakgrund av följande: Registeranalysen av fastigheter upptagna i regionens anläggningsregister visar att regionen redovisar nio fastigheter som blivit sålda. Vidare framgår att en del fastigheter har bytt namn och fastighetsbeteckning utan att detta har uppdaterats i anläggningsregistret. Fysisk inventering av anläggningstillgångarna synes ej ske. Vidare saknas fastighetsbeteckningar för ett antal fastigheter i anläggningsregistret, vilket försvårar avstämning mot externa register. Inventarier av begränsat värde och grupper av inventarier (t ex bord och stolar) klumpas i anläggningsregistret. Vid verifiering av inventarier hos nio verksamheter framkom att åtta av dessa hade ofullständiga eller inaktuella inventarielistor eller helt saknade sådana. 22 av 23

25 Utrangeringar av tillgångar till mindre belopp och utrangeringar som skett ute på förvaltningarna är svåra att följa upp. Detta då den centrala ekonomifunktionen sällan får ta del av information om utrangeringen av dessa tillgångar och kan därmed inte ta bort objektet i anläggningsregistret. Det finns skillnader i antalet fordon mellan anläggningsregistret, eget fordonregister och Transportstyrelsens ägaruppgifter avseende fordonen Förslag till åtgärder/rekommendationer Efter genomförd granskning rekommenderar vi följande: Att dokumenterade anvisningar/riktlinjer kring anläggningsredovisning upprättas avseende nedanstående: - organisation och ansvar avseende anläggningsredovisning - ansvarsfördelning och handhavanderutiner avseende anläggningsregistret - inventering av tillgångarna - utrangering av inventarier Att avskrivning ska ske enligt god redovisningssed för samtliga tillgångar, dvs avskrivning påbörjas när tillgången tas i bruk. Att avstämning sker av anläggningsregister och eget fastighetsregister gentemot Lantmäteriets register för att säkerställa överensstämmelsen mellan registren. Att avstämning av anläggningsregister och eget fordonsregister gentemot Transportstyrelsens ägaruppgifter sker för att säkerställa överensstämmelse mellan registren. Att anläggningsregistret blir tydligare genom att göra en kompletterande inrapportering av fastighetsbeteckning och registreringsnummer för de objekt som f n saknar detta och för de objekt som har fått nya fastighetsbeteckningar. 23 av 23