Hur fungerar vårdens IT-system egentligen?

Transkript

1 STS11015 Examensarbete 30 hp Februari 2011 Hur fungerar vårdens IT-system egentligen? Jämförelse av elektroniska patientjournalsystem Cecilia Lundberg

2 Abstract How does health care IT system really work? Cecilia Lundberg Teknisk- naturvetenskaplig fakultet UTH-enheten Besöksadress: Ångströmlaboratoriet Lägerhyddsvägen 1 Hus 4, Plan 0 Postadress: Box Uppsala Telefon: Telefax: Hemsida: To support, enhance and, in the future, develop the activity within the county councils in Sweden, IT support systems are currently used to a large extent. The need to document is central to the health care organizations and the counties have come a long way in the introduction of electronic medical record systems (EMR). The aim of the EMR systems is to support the care processes and the clinical professions in their work. This is a master thesis in the area of human-computer interaction (HCI), Department of Information Technology at Uppsala University. The aim of the thesis was to describe and compare the five most common EMR systems in Sweden. The comparison will focus on some usability aspects and on how well they support the users in their clinical practice. There is a public interest in critically examining and compare the EPR systems from a user perspective but no high-quality comparison has not been made, before this study. To fulfill the purpose, interviews with EMR providers and users of the different systems has been made to investigate how well the systems meet the requirements of usability. The results of the study are as follows: To meet usability requirements, the system developers work with end-users when they develop new functionality within the system. All developers have people with usability expertise and people with IT background who work with the system development. According to the end-users, a good overview is a factor that users of all systems demand, and which suppliers have to work with in the development of future versions. Handledare: Rebecka Janols Ämnesgranskare: Bengt Sandblad Examinator: Elisabet Andrésdóttir ISSN: , STS11015

3 Populärvetenskaplig sammanfattning För att stödja, förbättra och, i framtiden, utveckla verksamheten inom Landstingen i Sverige används idag IT-stöd i stor omfattning och landstingen har kommit långt i införandet av IT inom sjukvården. Behovet av att dokumentera är centralt för sjukvårdens verksamhet men det har visat sig vara svårt att införa ett bra dokumentationsstöd som även stöder vårdens processer och användarna i dess arbete. Marknaden för elektroniska journalsystem domineras idag av sex system som har tillsammans över 80 % av alla användare. Denna uppsats utgör ett examensarbete inom ämnesområdet människa-datorinteraktion (MDI), institutionen för informationsteknologi vid Uppsala universitet. Syftet är att beskriva och jämföra fem olika system för elektroniska patientjournaler utifrån några centrala användaraspekter. Dessa system är Melior, Cosmic, TakeCare, VAS och Systeam Cross. 1 Anledningen till att detta examensarbete uppkommit är att det idag inte finns någon bra jämförelse mellan systemen. Det finns ett allmänintresse av att kritiskt granska IT-system inom svensk sjukvård och göra en jämförelse mellan systemen ur ett användarperspektiv. Hög användbarhet är en förutsättning för att IT-system inom svensk sjukvård ska vara patientsäkra, verksamhetsstödjande och kostnadseffektiva. De teoretiska ramverk som satts upp för denna studie definierar bland annat området användbarhet och beskriver olika metoder för att uppnå hög användbarhet i IT-system och därmed hög kvalitet i användningen. Teorin behandlar även krav, kontroll och stödmodellen och arbetsmiljöproblem, för att lyfta fram varför användbarhet är viktigt i olika arbetssituationer. För att uppfylla syftet har intervjuer med leverantörer och användare av de olika systemen genomförts och en expertgranskning har gjorts för att undersöka hur väl systemen uppfyller krav på användbarhet. Resultatet av studien är följande: Användbarhet i utvecklingen av systemen Leverantörerna för alla system har människor med IT-bakgrund som jobbar med användbarhet i nyutvecklingen av systemen. Cambio (leverantör av Cosmic) har interaktionsarkitekter som är de personer inom företaget som har mest kunskap om användbarhet. På Profdoc Care (leverantör av TakeCare) är det systemutvecklare och bioinformatik- ingenjörer som jobbar med utveckling och även användbarhet. VAS har folk med IT-bakgrund som jobbar med användbarhet och Systeam (leverantör av Systeam Cross) samarbetar med användbarhetsarkitekter på UsersAward för att få in användbarhet i utvecklingen av systemet. Leverantörerna har även kontakt med slutanvändare för att få in deras åsikter om systemen. Slutanvändare är med i nyutvecklingen för alla system, men på lite olika sätt. Cosmic-användare testar nya funktioner och TakeCare-användare sitter med i Profdoc Cares utvecklingsgrupp och får på så sätt tycka till om funktionaliteten. VASanvändarna sitter i olika funktionsgrupper och kommer med förslag om förbättringar. Systeam Cross-användare sitter med i utvecklingsgrupper och tycker till om funktionaliteten. Leverantörernas syn på införande ser lite olika ut. Vanligast är att det finns en lokal förvaltning som sköter införande och utbildning av personal. Leverantörerna ger i sin tur stöd till denna administrationsavdelning. Kunden, d.v.s. landstingen, får ofta välja hur mycket hjälp de vill ha vid ett införande och detta är ofta en kostnadsfråga. 1 Siemens (leverantör av Melior) valde dock att inte delta i studien.

4 Användarnas åsikter Som i relaterade undersökningar har användarna av systemen både bra och dåliga erfarenheter av systemen. En kort sammanfattning av användarnas åsikter ser ut så här: Användarna av Cosmic föredrar systemet framför pappersjournaler, men tycker systemet är svårt att lära sig och det är svårt att få överblick. Användarna av TakeCare anser att systemet är flexibelt och lätt att lära sig. Dock tycker de att det kan vara svårt att få överblick i systemet. VAS-användarna tycker det är bra att systemet finns överallt i hela landstinget och det är lättarbetat. Dock är det ologiskt uppbyggt och känns gammalmodigt. Användarna av Systeam Cross tycker det är bra att systemet finns överallt i hela landstinget men anser att det är svårt att få överblick och är svårt att lära sig. Användbarhet i systemen Systemen är uppbyggda på liknande sätt. Alla är uppbyggda i moduler, men modulerna skiljer sig åt med namn och i innehåll. De flesta funktioner är likvärdiga i alla systemen. För att ta reda på användbarheten i systemen studerades de utifrån ett antal användaraspekter; ångerfunktion, genvägar, navigering, orientering, återkoppling samt översiktlighet. Resultatet blev: I TakeCare och Cosmic kan användaren skapa egna översiktbilder. Cosmic har flera färdiga översiktbilder, medan TakeCare och VAS har ett par stycken. Systeam Cross har inga översiktbilder alls. Dock behöver möjligheten till att få översikt utvecklas i alla systemen. När det gäller ångerfunktion och genvägar ser detta likadant ut i alla systemen. Det går exempelvis att avbryta en läkemedelsordination ända fram till signering, då ordinationen sparas i systemet. Ordinationen kan dock makuleras. I alla system byggs fönster på varandra och det går inte att växla emellan dem under en läkemedelsordinering. Alla system har en beskrivning i fönsterhuvudet om var man befinner sig. Detta är tydligast i Cosmic. Alla system utom Systeam Cross har varningar för samma ATC-kod (Anatomical Therapeutic Chemical Classification) hos läkemedel, interaktion med andra läkemedel och allergi inbygga när man söker läkemedel. Alla system saknar återkoppling vid signering. Speciellt viktigt i Systeam Cross då spara betyder att man även signerar. 2

5 Innehållsförteckning 1 INLEDNING SYFTE, FRÅGESTÄLLNINGAR OCH AVGRÄNSNINGAR Syfte och frågeställningar Avgränsningar RAPPORTENS DISPOSITION BAKGRUND IT I VÅRDEN EN PATIENT - EN JOURNAL VÅRD OCH OMSORGSORGANISATION BAKGRUND OM SYSTEMEN Cosmic TakeCare VAS (Vårdadministrativt System) Systeam Cross RELATERADE ARBETEN EN PATIENT, EN ANVÄNDBAR JOURNAL SJUKHUSENS IT-STÖD FÖR LÄKEMEDELSHANTERING FÅR VÅRDPERSONALEN BÄSTA TÄNKBARA IT-STÖD? ANVÄNDARE OCH IT-SYSTEM I LANDSTINGET SÖRMLAND VÅRD-IT-KARTAN SLUTSATSER AV RELATERAT ARBETE TEORETISKT RAMVERK MÄNNISKA-DATORINTERAKTION ANVÄNDBARHET Användarvänlighet KOGNITIV BELASTNING ARBETSMILJÖ Krav, kontroll och stöd-modellen ASPEKTER VID UTFORMNING AV GRÄNSSNITT Mitt val av aspekter Övriga användaraspekter METODIK DATAINSAMLINGSMETODER Intervjuer Observationer Think aloud- metoden Enkäter UTVÄRDERINGSMETODER Expertgranskning Användarbaserat test METOD LEVERANTÖRSINTERVJUER ANVÄNDARINTERVJUER ANALYS AV MATERIAL MEDVERKANDE AKTÖRER MIN STUDIE ANVÄNDBARHET Cosmic

6 7.1.2 TakeCare VAS Systeam Cross HUR GÅR INFÖRANDET AV SYSTEMEN TILL? Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross STRUKTUR OCH ÖVERBLICK Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross DISKUSSION ANVÄNDARNAS UPPFATTNING OM RESPEKTIVE SYSTEM Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Diskussion EXPERTGRANSKNING AV SCENARIO Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross EXPERTGRANSKNING AV SCENARIO Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross DISKUSSION ÖVERSIKTER Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Diskussion UTVÄRDERING AV ANVÄNDARASPEKTER Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Diskussion SAMMANFATTNING AV DISKUSSION UTVECKLING OCH INFÖRANDE ANVÄNDARNAS ÅSIKTER ÖVERSIKTER SLUTSATS REKOMMENDATIONER UTNYTTJA KUNSKAP OM ANVÄNDBARHET BÄTTRE BESTÄLLARKOMPETENS LÅT ANVÄNDARNA KÄNNA SIG DELAKTIGA I SYSTEMEN UTVÄRDERING AV MIN STUDIE OCH FÖRSLAG PÅ FORTSATT ARBETE

7 11.1 UTVÄRDERING AV MIN STUDIE FÖRSLAG PÅ FORTSATT ARBETE KÄLLFÖRTECKNING TRYCKTA KÄLLOR HEMSIDOR ARTIKLAR MUNTLIGA KÄLLOR BILAGOR BILAGA 1: INTERVJUGUIDE FÖR LEVERANTÖRER BILAGA 2: INTERVJUGUIDE FÖR ANVÄNDARE BILAGA 3: SCENARIOBESKRIVNING FÖR ANVÄNDARE BILAGA 4: SCENARIOBESKRIVNING FÖR EXPERTGRANSKNING Tabellista TABELL 1: FUNKTIONER I COSMIC TABELL 2: FUNKTIONER I TAKECARE TABELL 3: FUNKTIONER I VAS TABELL 4: FUNKTIONER I SYSTEAM CROSS TABELL 5: INTERVJUADE ANVÄNDARE TABELL 6: SAMMANSTÄLLNING AV LEVERANTÖRSINTERVJUER TABELL 7: SAMMANFATTNING AV ANVÄNDARNAS ÅSIKTER OM RESPEKTIVE SYSTEM TABELL 8: SAMMANSTÄLLNING AV RESULTAT FRÅN EXPERTGRANSKNING TABELL 9: SAMMANSTÄLLNING AV RESULTAT OM ÖVERSIKTER TABELL 10: SAMMANSTÄLLNING AV ANVÄNDARASPEKTER TABELL 11: HUR SYSTEMEN UPPFYLLER OLIKA KRAV PÅ ANVÄNDBARHET Figurlista FIGUR 1: ANDEL ANVÄNDARE FÖR OLIKA IT-SYSTEM 9 FIGUR 2: LANDSTING SOM VALT ETT OCH SAMMA SYSTEM FÖR ALL VÅRDDOKUMENTATION INOM LANDSTINGET 10 FIGUR 3: HUVUDOMRÅDEN INOM MÄNNISKA-DATORINTERAKTION 20 FIGUR 4: BILD: KRAV, KONTROLL, STÖD- MODELLEN 25 FIGUR 5-58: BILDER FRÅN SYSTEMEN

8 1 Inledning För att stödja och förbättra informationshantering i vårdarbetet inom Landstingen i Sverige används idag IT-stöd i stor omfattning och landstingen har kommit långt i införandet av IT inom vårdens kärnprocesser. Behovet av att dokumentera är centralt för verksamheten men det har visat sig vara svårt att införa ett bra dokumentationsstöd som även stöder vårdens processer och användarna i dess arbete. Marknaden för elektroniska journalsystem domineras idag av sex system på fem stycken leverantörer, som har tillsammans över 80 % av alla användare. De system som studeras i denna studie är Melior, Systeam Cross, Cosmic, TakeCare och VAS. 2 Dock har inte införandet av IT-system i vården varit oproblematiskt och flera vårdsystem döms ut av användare och experter. Nyhetsrubriker som Ännu ett journalsystem döms ut av personalen 3 och Journalsystemen får svidande kritik 4 är exempel på hur systemen har mottagits av användarna och visar att det finns mycket att göra inom utveckling av journalsystem. Denna uppsats utgör ett examensarbete inom ämnesområdet människa-datorinteraktion (MDI), institutionen för informationsteknologi vid Uppsala universitet. Anledningen till att detta examensarbete uppkommit är att det idag inte finns någon bra jämförelse mellan olika system. Det finns ett stort intresse av att kritiskt granska IT-system inom svensk sjukvård och göra en jämförelse mellan systemen ur ett användarperspektiv. Därför ska detta arbetet generera en översiktlig och hanterbar bild över de olika systemen och underlätta en jämförelse av systemen. I och med den stora satsningen på IT-stöd inom vården uppkommer även rykten om vilka system som är bra och dåliga. Det är inte alltid användarnas och IT-experternas åsikter om systemen går hand i hand. Därför ska denna studie ge ett underlag för att bättre förstå vad användare och IT-experter tycker om användbarhet och reda ut varför de tycker som de gör. 1.1 Syfte, frågeställningar och avgränsningar Syfte och frågeställningar Införandet av elektroniska patientjournaler har nu pågått sedan länge, men ändå får de flesta systemen mycket kritik från användarna. Trots att användarundersökningar tidigare har gjorts finns det idag ingen bra jämförelse mellan de olika systemen. Syftet med examensarbetet är att beskriva och jämföra fem olika system för elektroniska patientjournaler utifrån några centrala användaraspekter. För att kunna uppfylla syftet har dessa frågeställningar formulerats: Hur är systemen uppbyggda och vilka funktioner täcker de? Hur kommer användbarhet in i utvecklingen av systemen? Hur går införande av system och moduler och utbildning av användarna till? Hur ser leverantörens tanke bakom systemets struktur ut? Hur väl uppfyller systemen krav på användbarhet? Vad är användarnas uppfattning om systemen och vad kan deras åsikter bero på? 2 SLIT (2009), IT-stöd i landstingen, s.5 3 Nilsson, Johan (2008), Ännu ett journalsystem döms ut av personalen, IT i vården, 20 november. 4 Journalsystemen får svidande kritik (2004), Computersweden, 25 augusti. 6

9 1.1.2 Avgränsningar Tanken var från början att jag skulle studera fem system. Tyvärr blev så inte fallet då Siemens, utvecklare av Melior meddelade att det inte hade resurser för att kunna hjälpa mig. Jag tog då beslutet att inte ta med Melior i min studie överhuvudtaget då det i annat fall skulle leda till en orättvis jämförelse. Examensarbetet avser inte att göra detaljerade jämförelser eller betygsätta de studerade systemen, utan ska visa likheter och skillnader mellan systemen. För att avgränsa arbetet, som lätt kan bli väldigt stort, har jag valt att studera ett begränsat antal användaraspekter (se avsnitt Mitt val av aspekter ). Systemen är stora och komplexa och kräver flera dagar av utbildning för att lära sig allt. På grund av tidsbrist och för att lättare kunna jämföra systemen har jag valt att studera tre olika scenarion, istället för att studera systemen i sin helhet. Det är alltså bara de delar av patientjournalerna, som berörs i dessa scenarion, som jag studerat. De scenarion jag valt ut är scenarion som jag och ansvariga inom avdelning för MDI vid Uppsala universitet anser vara viktiga att studera då det är uppgifter som fått mycket kritik från användarna och anses vara delar där mycket kan gå fel. Användarintervjuer har endast genomförts med läkare inom slutenvården, på grund av att de scenarion jag valt ut är läkaruppgifter. Alltså kommer åsikter från sjuksköterskor, undersköterskor och sekreterare inte tas med i denna rapport. Läkarna som intervjuas jobbar alla inom medicinavdelningar och anledningen till detta är att jag vill intervjua läkare med så lika arbetsuppgifter som möjligt, för att kunna göra en rättvis jämförelse av systemen. Detta examensarbete kommer inte att inriktas på några ekonomiska, tekniska eller organisatoriska aspekter. Fokus ligger på användbarhet. 1.2 Rapportens disposition Första delen av rapporten, kapitel 1-3, är en bakgrund till studien. Kapitel 1 är inledning till rapporten, innehållande syftet, frågeställningar och avgränsningar. Kapitel 2 är bakgrunden till studien och förklarar syfte med IT i vården och hur vårdens processer fungerar. Kapitel 3 beskriver vilka tidigare undersökningar som gjorts inom området, vad som undersökts och vilka resultat de kommit fram till. Andra delen av rapporten, kapitel 4-6, handlar om det teoretiska ramverk som ligger till grund för arbetet och även en beskrivning av den metodik och de metoder som jag använt. Kapitel 4 beskriver teorier om människa-datorinteraktion, användbarhet och gränssnittsdesign m.m. och beskriver mer ingående olika användaraspekter och varför de är betydelsefulla. Kapitel 5 beskriver den metodik som används vid datainsamling och utvärdering och kapitel 6 förklarar hur studien har genomförts och vilka metoder jag använt mig av. Tredje delen av rapporten är denna studie, och behandlas i kapitel 7-9. Här beskrivs vad som har gjorts, vilka resultat som kommit fram och vilka slutsatser som kan dras. Kapitel 7 redogör för de resultat som kommit fram och är en jämförande beskrivning av systemen. Här förs även en löpande diskussion. I kapitel 8 sammanfattas den diskussion som förts i tidigare avsnitt och här kommer tas även ytterligare diskussionsområden upp. I kapitel 9 sammanfattas slutsatserna av denna studie. Kapitel 10 utgör en utvärdering av studien och kapitel 11 består av en källförteckning. 7

10 2 Bakgrund 2.1 IT i vården Sverige ligger långt fram i användningen av IT i vården och nationellt sätts IT i fokus för att förbättra patientsäkerheten, effektivisera vården och bidra till att öka patienternas delaktighet i vården. 5 I Sverige har införandet av IT i vården pågått under många år. Mycket har gjorts på lokal landstingsnivå men också genom samverkan på nationell nivå. Utvecklingen av IT-system i landstingen har gjorts i samarbete med andra landsting och/eller systemleverantörer. Mål och prioriteringar har varit olika vilket har lett till att landstingen kommit olika långt. Inom primärvården började IT introduceras redan under 80-talet och är idag etablerat i alla landsting. Inom sjukhus och psykiatri har dock införandet av IT gått långsammare. 6 Behovet av att skriva journaler är centralt för verksamheten men det har visat sig vara svårt att införa ett bra dokumentationsstöd som stöder vårdens processer och vårdarbetarna på ett bra sätt. Marknaden för elektroniska patientjournalsystem domineras idag av sex system på fem stycken leverantörer. Leverantörerna är Siemens (Melior), Cambio (Cosmic), SYSteam (Systeam Cross), ProfDoc (TakeCare, ProfDoc) och Norrbottens Läns Landsting (VAS). De system som studeras i denna studie är Systeam Cross, Cosmic, TakeCare och VAS, d.v.s. några av de största systemen inom öppen- och slutenvård. Figuren nedan (Figur 1) visar andelen procent av användarna de olika systemen har inom sjukhus, primärvård och psykiatri. 7 5 SLIT (2009), ss ibid 7 ibid s

11 Figur 1: Andel användare för olika IT-system 8 IT-system i vården är inte oproblematiskt. Ett problem är till exempel att ett och samma system implementeras på olika sätt i organisationen, exempelvis att olika definitioner används för vårdens termer och begrepp. Ett annat problem är att systemen införs som lokala installationer och att kommunikationen mellan dem inte fungerar som det ska. Vetskapen om dessa problem finns och det arbetas mycket på att förbättra systemen och det sätt de används. 9 Ett dåligt system kan leda till exempelvis en dålig arbetsmiljö, stress och felmedicinering. Det innebär i sin tur en risk för patienter. Uppemot 70 % av läkares och sjuksköterskors arbetstid läggs på annat än sjukvård visar vissa undersökningar. Dock vet ingen exakt hur det ser ut i verkligheten En patient - en journal Det finns en stark vilja att standardisera all vårddokumentation med ett IT-system, inom primärvård, slutenvård och psykiatri. Det finns önskemål om en patient en journal, d.v.s. att man slipper leta efter information om en patient på flera ställen. Informationen ska vara samlad på ett ställe. Om informationen både finns digitalt och i pappersformat bidrar det till minskad översikt över patienten och kan leda till att fel i vård och omsorg görs SLIT (2009), s.8 9 SLIT (2009), ss Kennedy, Henrik (2010), Personal i Västerås vädjar om mer tid för patienterna, IT i vården, 2 september. 11 Lind m.fl.(2010), Vård IT-kartan: Användare och IT-system i svensk vård och omsorg, UsersAward 9

12 Nedan (figur 2) visas de landsting som valt ett och samma system för alla tre delar inom vården; sjukhus, psykiatri, primärvård: Figur 2: Landsting som valt ett och samma system för all vårddokumentation inom landstinget 12 Utöver denna bild har även Landstinget i Dalarna valt att införa TakeCare i alla delar av landstinget. 13 Utvecklingen med att införa ett och samma system i hela landsting kommer sannolikt leda till att antalet leverantörer av EPJ (elektroniska patientjournaler) blir färre, men större Vård och omsorgsorganisation Svensk hälso- och sjukvård och omsorg har en komplex struktur och organisation. Finansiering av verksamheten sker via skattemedel. 15 Sverige har 18 landsting och 2 regioner, Skåne och Västra Götaland. Regionerna är samverkan mellan flera landsting. 16 Landstingen och kommunerna beslutar själva hur deras ekonomiska resurser ska fördelas. Deras verksamhet finansieras till största delen av landsting- och kommunalskatt. Patientavgifter utgör ca 3 % av landstingens intäkter SLIT (2009), s.9 13 Profdoc Care AB, Landstinget I Dalarna väljer TakeCare, SLIT, 2009, ss Furubacke, Lena m.fl. (2007), IT-införande i vård och omsorg, Centrum för E-hälsa, s Sveriges Kommuner och Landsting, Om kommuner och landsting, Furubacke (2007), s. 7 10

13 Landstingen har på regional nivå ett sammanhållande nätverk. Dessa nätverk knyts i sin tur samman på nationell nivå och bildar nätverk för vård och omsorg, exempelvis Sjunet Bakgrund om systemen Cosmic Cosmic utvecklas av Cambio Healthcare Systems, som startades 1993 av två nyutexaminerade civilingenjörer. De fick ett uppdrag att göra ett vårdadministativt system till Sergelkliniken i Stockholm och 1995 startade Cosmic på kliniken. 19 Cambio samarbetar idag med sju svenska landsting, Uppsala, Västmanland, Värmland, Östergötland, Kronoberg, Kalmar och Jönköping. I dag finns det närmare användare av Cosmic i Sverige, Storbritannien, Danmark och på Färöarna. 20 Cosmic består av ett flertal moduler med en gemensam plattform. Modulerna kan installeras oberoende av varandra och alla moduler behöver inte installeras för att systemet ska fungera. Cosmic är uppbyggt av och innehåller följande moduler och funktioner (se tabell 1): 18 SLIT (2009), s Cambio Healthcare Systems, Historik, Cambio Healthcare Systems, Om IT i vården,

14 Vårddokumentation Journaltext Vårdplan Rapportblad Diktering Gemensamma sökdokument Osignerade & ovidimerade vårddata Grupper Blanketthanterare Effektiva sökningar Remiss och svar Beställning av flera analyser Bevakningsfunktion Konsultationsremisser Vårdadministration VA inom öppen- och slutenvård Avtalshantering Inskrivningsöversikt Fakturering Registreringsöversikt Resursplanering Tabell 1: Funktioner i Cosmic Tidbok Schemaläggning resursbemanning Bokningsunderlag Planerade vårdåtgärder Kallelsebrev & Läkemedel Läkemedelslista Ordinationsfunktion Ordinationslista Receptförskrivning Recepthistorik Psykiatri Partogram Journaltabell Översiktsdokument Akut Akutliggare Prioriteringar Vårdkontaktsinformation Patientlog Verksamhetsbelastning Korridormonitor Väntetidsinformation Operation Operationslista och planering Anestesibedömning Operationsprogram Under operation Aktiviteter Uppföljning Cosmic innehåller även modulerna Intellegence (statistikverktyg), Birth, Link, Messenger och Laserband. Cosmic är även CE-märkt 21, vilket betyder att tillverkaren av produkten intygar att den uppfyller EU:s grundläggande hälso-, miljö- och säkerhetskrav TakeCare Embryot till TakeCare utvecklades av en sjuksköterska och en statistiker på Huddinge sjukhus. Idag ägs TakeCare av Profdoc Care AB och systemet används av mer än 1100 st vårdenheter inom Karolinska Institutet i Huddinge och Solna, Sjukvården på Gotland, St Eriks ögonsjukhus m.m. Leverantören har tagit god tid på sig att utveckla systemets moduler, så att användarna ska bli nöjda. Fokus ligger på enkelhet och vid införandet tillämpas alltid samma utvecklingsmetodik. Systemet omfattar sjukhusvård, akutvård, högspecialiserad vård samt primärvård. TakeCare bygger på en generell plattform som innehåller användarhantering, register över arbetsplatser, behörigheter och funktioner för systemövervakning. 23 TakeCare är uppbyggt av moduler, som 21 Cambio Healthcare Systems, Cosmic är CE-märkt, Arbetsmiljöverket, CE-märkning, Profdoc Care AB, Produkt- det här kan TakeCare gör för dig,

15 kan tas i drift oberoende av varandra. Tabellen nedan (tabell 2) visar de funktioner som finns i TakeCare. 24 Vårddokumentation Beställning och svar Vårdadministration Administrativ bevakning Tabell 2: Funktioner i TakeCare Journaltext Brevfunktion Dokument i tidsordning Diagnosöversikt Mätvärden Formulär/blanketter Multidiciplinär beställning Elektroniska svar Konsultationsärenden Kassasystem Kontaktrapportering In-/utskrivning Beläggningsrapport Diagnos/DGR Ekonomisystem Läkemedel Läkemedelsjournal Ordination Receptfunktion Ordinations- /förskrivarstöd Administrering Resursplanering Kalender Väntelista Kallelser Patientuppgifter Personuppgifter Skapa tillfällig identitet Uppgifter om kontakter Varningsfunktioner TakeCare är CE-märkt 25 och även världens första användarcertifierade patientjournalsystem, enligt UsersAward. UsersAwards certifiering visar att det finns installationer där användare är nöjda med systemet och certifieringen grundar sig på testning i verklig miljö. Grupper av systemanvändare har fått besvara en omfattande enkät hur IT-stödet fungerar i verksamheten Profdoc Care AB, Systemets delar, Profdoc Care AB, CE-märkt, Users Award, TakeCare,

16 2.4.3 VAS (Vårdadministrativt System) VAS utvecklades under tidigt 80-tal av Norrbottens Läns Landsting (NLL) och systemet var då endast ett terminalverktyg. Idag ägs och utvecklas VAS av NLL i samarbete med Jämtlands Läns Landsting och Landstinget i Halland. 27 VAS finns inom alla vårdenheter (sjukhus, primärvård, tandvård samt psykiatri) i Norrbottens, Jämtlands och Hallands landsting. 28 VAS är uppbyggt med moduler och kunden kan endast köpa hela systemet. Tabellen nedan (tabell 3) visar hur VAS är uppbyggt: 29 Patientjournal Journaltext Kem/Baktlab Bevakning av provsvar Stöd för provtagningar Läkemedel Medicinlista PAS Vårdkontakter Planeringsfunktion Läkemedelslista för Vårdkontaktsöversikt slutenvård Väntelista Ordinationsfunktion Boka Mallar Läkarintyg Recept Remiss och svar Diagnosregistrering Tabell 3: Funktioner i VAS Bevakningsfunktion Elektronisk Beställning av flera analyser Ankomstregistrering Kassafunktion In-/utskrivning Registrering VAS innehåller även moduler för tandvård, röntgen, klinisk fysiologi samt isotoplab Systeam Cross Systeam Cross kommer ursprungligen från systemet BMS som utvecklades av IBM och Landstinget Sörmland. BMS togs senare över av SYSteam Health and Care och systemet kallas idag Systeam Cross. Landstinget Sörmland använder idag Systeam Cross både i primärvård och i slutenvård. Delar av systemets arkitektur härstammar från tidigt 80-tal. Sedan ägarbytet har resurser satts in för att utveckla systemet och mycket har gjorts åt strukturen i systemet. Dock har användargränssnittet inte utvecklats i samma takt. Utvecklingsprojekten styrs av landstingen. 30 Även Systeam Cross är en CE-märkt produkt. 31 Även Systeam Cross är uppbyggd med moduler. I nuläget köper kunden hela systemet, men i den nya versionen, version 5, kommer det vara möjligt att köpa delar av systemet. Systeam Cross är uppbyggt på följande sätt, med moduler och funktioner (se tabell 4): NLL, Länsteknik, SLIT, 2009, s NLL, VAS - ett IT-system med patienten i centrum 30 Lind m.fl. (2004), s SYSteam, Vårdsystem för Systeam Cross- vårdinformationssystemet med helhetsperspektiv,

17 Dagligt vårdverktyg Beställning och svar Läkemedel Tabell 4: Funktioner i Systeam Cross Tempkurva Rond/Rapport Arbetslista Beläggningslista Akutliggare Tillväxtkurva Vårdplan Remiss & svar Konsultationsremiss Labmodul (kem, bakt) Lablista Labbeställning Patologi/Cytologi Klinisk fysik Läkemedel för slut- & öppenvård Gemensam läkemedelslista Hjälpmedelskort APO-dos FYSS Ordination Patientadministration Reception Kassa Tidbok Väntetider i vården In-/utskrivning Överförning till annan enhet Vårdbegäran/ vårdåtagande Anteckningar Anteckningsmodul Formulärhanterare Intyg Brev Digital diktering Röstinmatning Servicekomponent Samordnare Externa applikationer Rapport Sortiment/vårdprogram E-learning DKS Kundanpassning Plattform 15

18 3 Relaterade arbeten Här presenteras några relaterade arbeten till mitt projekt för att visa likande arbeten som gjorts inom samma område. Detta avsnitt visar på vad som behöver göras inom detta område och hur lite det finns skrivet om de olika journalsystemen. Flera av dessa undersökningar har några år på nacken och mycket kan ha hänt sedan dess. Avsnittet visar på varför denna studie behöver göras. 3.1 En patient, en användbar journal 33 Lisa Enlund har skrivit en rapport där hon gör en analys av användbarheten hos Cosmic. Rapporten är en magisteruppsats i kognitionsvetenskap och genomfördes 2006 på Institutionen för Datavetenskap vid Linköpings Universitet och i samarbete med UsersAward. Systemet med undersökningen var att utvärdera i vilken utsträckning vårdarbetet stöds av ITsystemet Cosmic. Hennes huvudsakliga slutsats var att användarna inte får tillräckligt med stöd i sitt arbete av Cosmic. Detta på grund av att systemet inte är tillräckligt bra anpassat för olika arbetsuppgifter och processer. De konsekvenser Enlund drar av detta är merarbete och hög kognitiv belastning för användarna, vilket i sin tur leder till en risk för patienterna. 3.2 Sjukhusens IT-stöd för läkemedelshantering 34 Johan Borg utförde ett examensarbete på Institutionen för Datavetenskap och kommunikation vid Kungliga tekniska Högskolan. Examensarbetet var en utvärdering av TakeCares läkemedelsmodul ur ett användarperspektiv. De viktigaste områdena som utvärderades var patientsäkerhet, översiktlighet, informationstillgänglighet samt utbildning. Borgs slutsats är att TakeCare har vissa brister men är för övrigt ett mycket omtyckt verktyg. De flesta av personerna som deltagit i hans undersökning är positiva till TakeCare. Dock finns det flera användningsområden som behöver utvecklas. Det mest anmärkningsvärda i rapporten är att användarna anser att tidsåtgången i stort sett är oförändrad i jämförelse med den tidigare pappersrutinen och att felaktiga ordinationer fortfarande förekommer. 3.3 Får vårdpersonalen bästa tänkbara IT-stöd? 35 I Holger Karlssons examensarbete står användaren i fokus. Hans examensarbete genomfördes för institutionen för informationsteknologi vid Uppsala universitet år Examensarbetet var en kartläggning av informationsflödet mellan vårdpersonal och EPJ (Elektronisk Patient Journal) systemförvaltningen vid Landstinget i Uppsala Län. Systemförvaltningen EPJ förvaltar de system som används vid landstinget och tillhandahåller support och stödorganisationer på lokal nivå. Syftet med examensarbetet var att undersöka stödorganisationens funktion och om den stödjer användarna i deras arbete. Slutsatsen är att fem problemområden måste förbättras: verksamhetsutveckling, utvärdering, supportorganisation, utbildning samt ansvar och skyldigheter. 3.4 Användare och IT-system i Landstinget Sörmland 36 En studie gjort av UsersAward 2008 som syftar till att utvärdera vad användarna av Systeam Cross i Landstinget Sörmlands tycker om systemet. Användarna är nöjda med Systeam Cross 33 Enlund Lisa (2006), En patient, en användbar journal, Linköping 34 Borg Johan (2008), Sjukhusens IT-stöd för läkemedelshantering, Stockholm 35 Karlsson Holger (2010), Får vårdpersonalen bästa tänkbara IT-stöd, Uppsala 36 Lind, Torbjörn (2008), Användare och IT-system i Landstinget Sörmland 16

19 i flera avseenden, bl.a. effektiviteten och den ökade kvaliteten systemet bidragit med. Användarna anser att Systeam Cross underlättar deras arbete. Dock finns även vissa brister med systemet, bl.a. anser användarna att det är svårt att överblicka systemet och det är inte enkelt att lära. En rekommendation på förbättring av systemet är att leverantören borde försöka anpassa systemet bättre till olika användargrupper och användningssituationer. 3.5 Vård-IT-kartan 37 Vård-IT-kartan är en undersökning om användarnas egna erfarenheter av IT-stöden i vården. Syftet med undersökningen är att ge kunskap om hur IT bättre ska kunna utnyttjas i vård och omsorg. Vård-IT-kartan ska även ge mer kunskap om hur IT-systemen påverkar arbetsmiljö och arbetsorganisation. Undersökningen tar upp olika användaraspekter som användarna anser viktigast. Exempel på dessa aspekter är: För lång tid att starta upp systemet. Svårt att få en överblick. Möjlighet att utforma system efter lokala önskemål. Övergripande faktarutor med statiska uppgifter. Bättre struktur. Viktig information drunknar i all onödig information. För mycket klickande. Söka i journaler med fritext. De flesta användare (sju av tio) anser att IT har påverkat dem positivt i dess arbete och gett effektivitet och kvalitet i vårdarbetet. 37 Lind m.fl. (2010) 17

20 3.6 Slutsatser av relaterat arbete Detta avsnitt visar att många användare anser att de får för lite stöd i sitt arbete oavsett vad det är för system. Systemen är ofta inte tillräckligt bra anpassade till användarna och dess arbetsuppgifter. Användarna anser att det är viktigt att få en överblick i systemen och att systemen är intuitiva. IT-systemet tar ofta för mycket tid från användarna som leder till att användarna får mindre tid för sina patienter. De fyra systemen får både ris och ros av användarna. Dock är vissa system mer populära än andra. TakeCare är det system som användarna verkar mest nöjda med medan Cosmic och SYSteam Cross får mycket mer kritik än övriga. Vad är det som gör att användarna är nöjda med vissa system och missnöjda med andra system? Hur har leverantörerna av de olika systemen löst de problem som användarna efterfrågar? Är det systemen som är dåligt utformade eller är det andra faktorer som spelar in? 18

21 4 Teoretiskt ramverk IT-stöd införs på allt fler arbetsplatser och resulterar ofta i mer effektiv verksamhet, höjd kvalitet och förbättrad arbetsmiljö. Men det finns även viss problematik vid införande av ITstöd i arbetslivet. Vissa projekt misslyckas, andra projekt ger inte det förväntade resultatet och stora kostnader står ofta på spel. En orsak till problemen är ofta att de som utvecklar systemen inte lyckas med att se till vad användarna behöver Människa-datorinteraktion Begreppet människa-datorinteraktion (MDI) började användas i mitten av 1980-talet och representera ett eget forskningsområde. Ämnet utvecklades ur ämnesområdet människamaskininteraktion, som studerar samspelet mellan människor och maskiner. MDI studerar å andra sidan alla aspekter av betydelse för interaktionen mellan människan och datorn. 39 Människa-datorinteraktion är alltså ett ämnesområde som studerar samspelet mellan två parter; människan och datorn. Samspelet mellan dessa två parter påverkas av egenskaperna hos respektive part samt det sammanhang de befinner sig i. Människan kännetecknas av flexibilitet och problemlösningsförmåga medan datorn har dålig förmåga att anpassa sig till användarens avsikter med interaktionen. Människan har lättare att identifiera fel som uppstått, d.v.s. saker som avviker från det uppsatta målet medan datorn kan vara bättre på att hitta detaljfel (syntaxfel). Det är människan som preciserar målet med interaktionen och datorn sätter upp de begränsningar för vad som är möjligt att genomföra med hjälp av datorn. 40 Egenskaperna hos respektive part är dock svåra att definiera, när man går in på individnivå, eftersom det finns stora skillnader mellan olika människor och olika datorprogram. 41 En svårighet inom människa-datorinteraktionsområdet är att effekterna av enskilda programegenskaper påverkas av de sammanhang de ingår i. Sammanhanget utgörs både av andra egenskaper i det aktuella programmet, egenskaperna hos användaren samt de uppgifter användaren ska utföra Gulliksen, Jan & Göransson, Bengt (2001), Användarcentrerad design, Lund, Studentlitteratur. s. 9, 20-22, 39 Gulliksen & Göransson (2002), s Allwood Carl Martin (1998), Människa-datorinteraktion: Ett psykologiskt perspektiv, Lund, s Allwood, s Allwood, s. 9 19

22 Människa datorinteraktion har fyra huvudområden (se figur 3): Användning och användningssammanhanget (U) Mänskliga egenskaper (H) Dator (C) Utvecklingsprocessen (D) Figur 3: Huvudområden inom människa-datorinteraktion 43 För att kunna utveckla ett framgångsrikt system är det viktigt att lära känna användarna av systemet, deras bakgrund, arbetsuppgifter och liknande Användbarhet Internationella standardiseringsorganisationens standard ISO definierar användbarhet som: "Den grad i vilken specifik användare kan använda en produkt för att uppnå ett specifikt mål på ett ändamålsenligt, effektivt och för användaren tillfredsställande sätt i ett givet sammanhang." 45 Meningen med datorer är bland annat att de ska göra vårt dagliga arbete lättare. Datorerna ska exempelvis göra att vi får mer tid till att utföra vår uppgift och därför vill vi inte lägga tiden på att lösa problem som uppstår i datorn eller datorprogrammet. Med användbarhet menas att system ska vara lätta att använda, lätta att lära sig och flexibla. Användbarhet är en interaktiv egenskap, vilket betyder att användbarhet bestäms av olika egenskaper i 43 Gulliksen & Göransson (2002), s Gulliksen & Göransson (2002), s ISO (1998), Riktlinjer för användbarhet 20

23 användningssituationen och dessa egenskaper i samverkan. Egenskaper hos programmet, uppgiften och de aktuella användarna är av stor betydelse men även andra delar av användningssituationen spelar roll. 46 Det finns fem beståndsdelar som återkommer ofta i definitioner av användbarhet. Dessa är: 47 Systemet ska vara lätt att lära sig så att användarna snabbt kan komma igång med att använda systemet. Systemet ska vara effektivt att arbeta med så att, när användaren lärt sig systemet, produktiviteten blir så hög som möjligt. Systemet ska vara lätt att komma ihåg. Har en person inte använt systemet på länge ska det vara lätta att komma tillbaks utan att behöva lära sig systemet på nytt. Systemet ska inte uppmuntra användaren att göra fel. Gör användaren fel ska felen vara lätt att upptäcka och att återställa. Systemet ska vara tillfredställande att använda. Allwood, däremot, anser att det finns fyra olika faktorer som bestämmer ett programs användbarhet. Dessa faktorer är anpassning, användarvänlighet, användaracceptans och användarkompetens. 48 Med anpassning menas att programfunktionerna är utformade på ett sätt som följer strukturen hos den uppgift som ska lösas. Användaracceptans innebär att användarna är välvilligt inställda till systemet och har hög motivation att använda det. Användarkompetens innebär att användaren måste ha tillräckligt med förståelse för hur programmet fungerar. Detta kräver att användarna får en bra utbildning i systemet Användarvänlighet Begreppet användarvänlighet är det begrepp som används i dagligt tal när man talar om användbara system. Det är dock svårt att definiera vad användarvänlighet egentligen är. 50 Allwood har definierat fyra olika aspekter som användarvänlighet innefattar; åtkomlighet, förenligt med och stöd för människans mentala funktionssätt, individualisering och hjälpresurser. Åtkomlighet är aktuellt i flera sammanhang. Åtkomlighet är att användaren ska ha tillgång till programmet när hon behöver det. Programmet ska därför inte ligga nere eller vara onödigt långsamt. Det handlar också om hur lätt det är att navigera från en del av programmet till en annan. Det är även viktigt att programmet ställer krav på användaren som är förenliga med och ger stöd för användarens sätt att fungera mentalt. Programmet ska hjälpa användaren att göra rätt. Individualisering är också en viktig aspekt av användarvänlighet. Alla människor är olika och därför bör programmet ge stöd för olika typer av användare 46 Allwood (1998), s , Benyon David (2010), Designing Interactive Systems: A Comprehensive Guide to HCI and Interactive Design, Addison Wesley, s Scneiderman Ben & Plaisant Catherine (2010), Designing the User Interface Addison Wesley, s , Benyon, s Allwood (1998), s ibid, Gulliksen & Göransson (2002), s

24 Sista aspekten är kvalitén på de hjälpresurser som står till användarens förfogande. När användaren får problem måste det finnas hjälp i form av exempelvis människor att fråga och få hjälp av, pappersdokumentation och liknande. 51 Nielsen anser att användbarhet är ett smalt begrepp om man jämför med större frågor som handlar om acceptans för systemet. Det är den sociala och praktiska acceptansen hos användarna som avgör om ett system blir accepterat. Systemets reella acceptans beror i sin tur på nyttan i systemet. Nyttan handlar om systemet klarar att nå det specifika mål användaren har. Nyttan bryts ned i användbarhet och funktionalitet Kognitiv belastning Det finns etablerad kunskap om människans beteende; förmåga till perception (varseblivning) och kognition (informationshantering). Det är viktigt att ta till sig denna kunskap vid utformning av IT-system. Den kognitiva belastningen för användaren ska vara så liten som möjligt. Då kan användaren fokusera helt på sin arbetsuppgift istället för att fundera på hur systemet fungerar. Kognitiva arbetsmiljöproblem är ofta kopplade till gränssnittsdesign, och uppstår när något i arbetssituationen hindrar användaren att göra sin uppgift på ett bra och effektivt sätt. Användaren uppfattar detta som en brist på kontroll och blir stressad och trött vilket i sin tur kan leda till att användaren gör fel. Det är viktigt att undvika onödig kognitiv belastning. Människan har stor förmåga att ta in mycket information samtidigt, men det är viktigt att gränssnittet stödjer användaren i dess sök- och tolkningssätt. 53 Nedan följer en lista på vanliga kognitiva arbetsmiljöproblem. Genom att förstå vilka problem som finns kan man undvika att de uppstår. Avbrott i tankegången uppstår då användaren inte får koncentrera sig på sin arbetsuppgift fullt ut, p.g.a. av olika störningsmoment. Detta leder till hög kognitiv belastning för användaren. I många manuella situationer automatiserar vi vår inhämtning av information, men ett datorstött arbete kräver ofta onödigt tänkande vilket leder till en högre nivå av kognitiv belastning. 54 Orienterings- och navigeringsproblem är ett vanligt problem i en datoriserad miljö där enorma mängder data finns att hämta. Att skapa en mental bild av var man befinner sig i ett flöde är ofta komplicerat och kognitivt belastande. Därför är det viktigt att systemet kan förse användaren med något slags hjälpmedel för att kunna orientera sig och navigera i systemet. Detta är inte okomplicerat och det finns ingen patenterad bra lösning i nuläget. En bra designlösning på orienteringsproblemet skulle underlätta för användaren att hitta tillbaka vid avbrott och störningar i arbetet. 55 Vid bedömnings- och beslutsfattande är det svårt att ta hänsyn till information som inte finns tillgänglig framför en. Detta kallas kognitivt tunnelseende. Även om användaren vet att det finns relevant information tillgänglig på annan plats är den informationen svår att ta till sig. Det betyder att om användaren skall kunna fatta ett beslut av god kvalité med minsta kognitiva belastning krävs det att all information i bedömningsunderlaget syns samtidigt. Användaren ska slippa scrolla eller byta fönster för att få tillgång till den informationen. 51 Allwood (1998), s Nielsen Jakob (1993), Usability Engineering, San Francisco, s , Gulliksen & Göransson, s Lind m.fl.(1991), s. 54 Gulliksen & Göransson (2002), ss , ss. 4-5, Lind m.fl. (1991), ss ibid. 22

25 Människan har en förmåga att ta in mycket stora informationsmängder vid ett beslutsfattande, om vi har den informationen synlig framför oss. 56 Belastningar på arbetsminnet (korttidsminnet) leder ofta till hög kognitiv belastning. Om användaren tvingas läsa och inhämta information från flera olika skärmbilder och sammanställa dessa i huvudet kommer det leda till att arbetsminnet belastas. Det är mycket ansträngande och tar mycket tid att behöva hoppa fram och tillbaka mellan skärmbilder, vilket gör att användarna uppfattar systemet som krångligt. 57 I det praktiska arbetslivet sker mycket informationshämtning automatiskt genom mönsterigenkänning av informationsstrukturen. Människan har en förmåga att snabbt kunna hitta relevant information i ett dokument med mönsterigenkänning snarare än läsning. Mönsterigenkänning sker automatiskt medan läsning går långsamt för oss och är ansträngande. Därför är det viktigt att gränssnittet stödjer sådana sök- och tolkningsmöjligheter annars måste användaren läsa all information för att hitta det som är relevant. 58 Människan tenderar ofta till att omedvetet ta till sig informationens spatiala (rumsliga) egenskaper, d.v.s. färg, form, läge m.m. Vi memorerar ofta omedvetet var på sidan en artikel vi läste fanns. Spatial information används för att snabbt söka och identifiera relevant information, men ofta förstörs möjligheterna till att använda vår spatiala förmåga när en arbetssituation datoriseras, då de spatiala relationerna blir obefintliga, oklara eller förändras. 59 Färg, form, typsnitt m.m. kan användas för att beskriva informationens innebörd. Detta måste dock göras på ett konsekvent sätt, då det annars kräver stor kognitiv belastning för att tolka informationen. Kodningen får inte variera över tid eller i olika delar av systemet. Det är viktigt att kodningen har koppling till de begrepp som används i den aktuella arbetssituationen. Kodningsbegreppen ska även vara konsistenta med den information som förmedlas. 60 I många arbetssituationer är det av stor betydelse att kunna associera ett informationsvärde till en viss tidpunkt eller att kunna tidrelatera olika informationsmängder till varandra. Det kan exempelvis handla om i vilken tidsordning eller med vilket tidsmellanrum olika värden uppmäts. Om användaren måste läsa och tänka mycket för att få den här informationen kräver det onödig kognitiv belastning. Istället ska avläsningen gå snabbt och automatiserat. 61 Det är viktigt att användare snabbt kan sätta sig in i en process hanteringsmässiga status. Det kan exempelvis handla om att se vilka ärenden som påbörjats, är väntande, hur långt ett ärende kommit, om det avslutats osv. Om detta fungerar bra kan det leda till att användaren lättare kan möjliggöra en effektiv planering av sitt arbete, snabbt kunna komma in i rätt arbetssammanhang eller växla mellan olika arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. Systemet skall även kunna förmedla vilket ärende som har högst prioritet ibid. 57 ibid. 58 ibid. 59 ibid. 60 Gulliksen & Göransson (2002), ss ibid. 62 ibid. 23

26 4.4 Arbetsmiljö 63 Arbetsmiljö är ett komplext begrepp som kan beskriva hur människan fungerar, påverkas och mår i sitt arbete. Arbetsmiljöproblem i ett IT-stött samhälle går att dela upp i: Fysiska arbetsmiljöproblem Psykosociala arbetsmiljöproblem Kognitiva arbetsmiljöproblem Idag vet vi mycket om de hälsorisker som kan uppstå vid ett stillasittande bildskärmsarbete. Det finns flera olika faktorer som kan påverka hälsan, exempelvis ett stillasittande arbete, ett arbete utan egenkontroll eller ett arbete med höga krav och dåliga IT-system som leder till stress. Dessa faktorer och många andra är idag väl kända som riskfaktorer ur hälsosynpunkt. Olika stressrelaterade symptom kan utlösas av en allt för stor arbetsmängd, olämpligt utformade datorsystem och dåligt stöd. Dessa symptom kan exempelvis vara psykologiska reaktioner (sömnproblem, irritation m.m.) och kroppsliga reaktioner (muskelspänningar, magproblem) och kan även leda till kroniska problem. 63 Sandblad Bengt & Hardenborg Niklas (2006), Målbilder- en metod för att utveckla det framtida IT-stödet, Uppsala, ss

27 4.4.1 Krav, kontroll och stöd-modellen 64 Det var Robert Karasek som på 1970-talet introducerade en modell för att analysera arbetsrelaterade stressfaktorer som förklaringsvariabler till hjärt- och kärlsjukdomar. Tillsammans med Töres Theorell utvecklade han en krav-kontrollmodell för att analysera psykosociala arbetsförhållandens effekt på hälsa. Modellen beskriver förhållandet mellan upplevda krav och upplevd kontroll i arbetssituationen och hur det leder till stress. En hög nivå av yttre krav i kombination med en låg nivå av egenkontroll skapar ett tillstånd av negativ spänning som leder till dålig hälsa. Dock så ger en kombination av höga krav och hög egenkontroll en positiv reaktion som underlättar utveckling och inlärning. Modellen kompletterades senare med en tredje faktor, socialt stöd (se figur 4). Socialt stöd kan påverka hur väl en individ klarar av en stressad situation. Ju mer socialt stöd en individ har desto mindre stress utvecklar de. Figur 4: Bild: Krav, kontroll, stöd- modellen 65 I praktiken så har vi alltid upplevt att kraven ökat då ett nytt IT-system införts. När nya ITstöd införs i arbetslivet behöver det kombineras med ökad egenkontroll och ökat stöd för användaren. Tyvärr så är det ofta det motsatta. Men hur ska vi se till att införandet av nya ITstöd kombineras med ökad egenkontroll och ökat socialt stöd? Vårt arbete d.v.s. de förändringsprocesser vi arbetar enligt, det sätt vi ställer kraven på, hur utvecklingsarbetet bedrivs samt hur IT-stöden införs i verksamheten måste utgå från att kontroll och stöd i arbetet ska vara höga. Det är inte svårare att utforma ett IT-system som leder till hög kontroll än motsatsen. Det viktiga är dock att inse att det behövs, vilket ofta är något som glöms bort, vid utformning av IT-stöd. 64 Sandblad Bengt & Hardenborg Niklas, Målbilder- en metod för att utveckla det framtida IT-stödet, ss Sandblad & Hardenborg, s

28 4.5 Aspekter vid utformning av gränssnitt I denna undersökning väljer jag ut några stycken användbarhetsaspekter som jag anser de viktigaste att ta hänsyn till ur ett användarperspektiv. De aspekter jag valt ut baseras på tidigare undersökningar, attityder i artiklar samt utifrån det teoretiska ramverk jag utgår från. Nedan följer en övergriplig beskrivning på viktiga aspekter att ta hänsyn till vid utformning av IT-stöd, en mer ingående beskrivning av de aspekter jag kommer fokusera på i min undersökning samt en argumentation till varför jag valt dessa. Som tidigare nämnts i teorin finns det några övergripande faktorer att ta hänsyn till vid utformning av IT-stöd och gränssnitt. Det är viktigt att systemet är bra anpassat till de personer som ska använda systemet. Det betyder att programfunktionerna är utformade på ett sätt som följer strukturen hos den uppgift användaren försöker lösa. 66 En annan viktig faktor att tänka på är att användarna ska ha en god acceptans till sitt system. Med det menas att användarna måste vara positiva till att arbeta med systemet, för att systemet ska fungera bra och vara ett stöd för dem. Det är en viktig del av användbarhet, enligt vissa forskare den allra viktigaste. Om motivationen till att använda systemet saknas, kan det leda till att användaren aldrig riktigt lär sig systemet eller inte använder systemet överhuvudtaget. När det väl används kommer det då att användas på ett slarvigt och oengagerat sätt. 67 Vidare måste användarna ha tillräcklig med förståelse för hur systemet fungerar och det är viktigt att systemet finns tillgänglig när användaren behöver det, d.v.s. systemet ska inte ligga nere och svarstiderna ska vara rimligt långa. 68 Det är viktigt att ett system är intuitivt och självförklarande, då det gör att systemet blir lättare att förstå. Användaren känner igen tillvägagångssätten och kan lättare och snabbare lära sig nya funktioner Mitt val av aspekter Nedan följer de användaraspekter jag valt ut att studera i min expertgranskning (se avsnittet Metodik ) av systemen. Jag kommer att studera varje system för sig och dessa aspekter kommer då att ligga i fokus för min jämförelse. De är baserade på kunskap om MDI och användbarhet Ångerfunktion och genvägar Det är viktigt att studera hur lätt det är att ångra i ett program. Om en användare inte kan ångra eller får feedback från systemet blir hon ofta osäker och tvekar, vilket leder till att arbetet tar mycket längre tid att genomföra än vad det skulle ha gjort om användaren visste att hon kunde ångra om något blev fel. Att kunna ångra sig innebär även att användaren uppmuntras i sitt utforskande och lärande. 70 En användare ska kunna gå direkt till en viss sida/plats (genväg) om det behövs i arbetsuppgiften. Genvägar ska även kunna fungera bakåt, d.v.s. användaren ska inte behöva ta sig tillbaka i flera steg Allwood (1998), s Allwood (1998), s Allwood (1998), s Lind m.fl. (2004), s Lind m.fl. (1991), s Sandblad, Bengt (2009), Designheuristik, Uppsala, Föreläsningsblad. 26

29 Återkoppling Det är viktigt att det är användaren som styr dialogen mellan användaren och systemet, inte systemet. Användaren ska kunna genomföra sitt arbete på olika sätt och inte bli tvingad av systemet att göra på ett visst sätt. Det skapar ofta bara problem. Användaren ska alltid förstå vad det är som händer i systemet. Därför är det viktigt att användaren hela tiden får feedback från programmet att till exempel det önskade arbetsmomentet genomfördes. Om något går fel ska det visas och det ska vara tydligt vad som blivit fel. Utgångar ur systemet, dialogen eller sidan ska synas tydligt. Det är även viktigt att visa den väntetid som förutses. Om svarstiderna är långa och oförutsägbara leder detta ofta till stress hos användaren. Det finns även risk för att användaren blir osäker om vad som händer och känner sig uppgiven för att hon inte kan påverka förloppet. Ofta blir användaren inte så illa berörd av långa svarstider om hon redan var medveten om att detta skulle ske innan. Därför är det viktigt att systemet ger återkoppling om vad som är fel och hur lång tid användaren har att vänta Översiktlighet Ett huvudsyfte med den medicinska dokumentationen är att all personal som har behov av det ska kunna skaffa sig en tydlig helhetsbild av patienten, historik, medicinska frågeställningar, tidigare episoder, status, pågående insatser, prognoser, samt annat av medicinsk eller administrativt intresse. Detta ska kunna ske på ett snabbt och enkelt sätt så att man direkt kan skaffa sig en helhetsbild av allt som just då är relevant att beakta. Behovet av helhetsbilder och att få överblick är alltid viktigt i alla arbetssituationer, men i vissa situationer inom hälsooch sjukvård är det helt avgörande för effektivitet och säkerhet. Just bristen på helhetsbilder och översikter av olika slag är ofta den största kritiken mot dagens elektroniska journalsystem. Behovet av att kunna se helheter, få överblick och att kunna orientera sig i en omfattande informationsmängd är alltid en viktig sak i arbeten av mer komplex och dynamisk art. Man ska snabbt kunna greppa en komplex bild, förstå vad som skett, sker och kommer att ske. När man ska orientera sig och hitta den information och de systemfunktioner man behöver måste detta kunna ske snabbt och utan hög kognitiv belastning. I annat fall kan man lätt tappa fokus på den frågeställning man bearbetar och måste i värsta fall börja om från början igen. Detta hänger nära samman med begreppet situation awareness, situationsmedvetenhet, Situationsmedvetenhet handlar om att ständigt kunna ha koll på läget genom att observera, tolka och kunna dra slutsatser om agerande. För att stödja användare på ett bra sätt måste det därför finnas effektiva verksamhets- och situationsanpassade översikter i journalsystem Orientering och navigering I arbetssituationer där man ofta blir störd, har bråttom, växlar mellan olika arbetsuppgifter eller liknande är det viktigt att man snabbt kan orientera sig i informationsmängden. Därför är orientering av stor vikt vid design av system. Orientering i gränssnittet ska kunna göras utan kognitiv belastning. Användaren ska kunna komma till en önskad funktion snabbt och utan att behöva tänka på hur hon ska komma dit Benyon, s , Lind m.fl., (1991), s DAISY-projektet (1987) Om organisation och datorer i vården. Patientjournalen. Slutrapport. Stockholms och Uppsala läns landsting 74 Lind m.fl., (1991), s , Sandblad (2009) 27

30 Med navigering menas att systemet tydligt ska visa vilka funktioner som är valbara och hur de genomförs. Användaren ska inte behöva tveka eller tänka på vad den ska göra härnäst, utan det ska komma automatiskt. Gränssnittet måste hjälpa användaren att förstå strukturen i systemet så att användaren kan hitta den bästa vägen. Detta kopplas ihop med människans förmåga till igenkänning och återgivning. Vi är mycket bättre på igenkänning, d.v.s. att vi minns genom att se ett föremål eller liknande. Återgivning är när vi måste minnas utan någon minneshjälp. Därför är det viktigt att det som är valbart och hur det ska användas syns tydligt annars leder det till hög kognitiv belastning då vi måste minnas detta själva. Om det finns mer information, som inte är tydlig måste systemet visa hur man når den informationen. Systemet ska inte innehålla onödigt många steg. Därför är det bra att minimera antalet klick, ta bort onödig input m.m Benyon (2010), s. 93, Shneiderman & Plainsant (2010), ss , Lind m.fl., (1991), ss.24-25, Sandblad (2009) 28

31 4.5.2 Övriga användaraspekter Nedan följer övriga användarkriterier som även de är viktiga att ta hänsyn till vid utveckling av IT-system. Dessa kommer inte ligga i fokus vid min expertgranskning men kan komma att nämnas i andra delar av studien. Det är viktigt att förstå att det finns många olika aspekter som spelar in och att alla är viktiga att ta hänsyn till vid utveckling av IT-stöd. Här vill jag visa några övriga exempel Utbildning och support Datorvana på ett sjukhus kan vara mycket låg och därför är utbildning och introduktion om de nya systemen av mycket stor vikt. Utbildningen måste vara tillgänglig och ske rutinmässigt. Medverkan i utvecklings- och förändringsarbete ger större förståelse hos användare. Därför är det bra om organisationen har en bra metod för införande och utbildning Relevant information Människans förmåga att ta in mycket information är stort. Därför uppstår ofta inte problem p.g.a. att det visas för mycket information, utan det är mycket viktigare att rätt information visas och på rätt sätt. När ett beslut ska tas är det av stor vikt att all relevant information visas, utan att användaren behöver scrolla, byta flik eller något liknande. Användaren ska inte heller behöva komma ihåg viktig information som systemet kan komma ihåg åt användaren. Om all relevant information finns lätt tillgänglig minimerar det användarens kognitiva belastning och hon kan bättre fokusera på sina arbetsuppgifter. Användaren ska inte behöva växla mellan olika fönster eller scrolla. Färg, form, läge m.m. kan hjälpa användaren till att söka och identifiera relevant information Undvika fel Användaren måste få göra fel och kunna justera detta med minimal arbetsinsats. Om någonting någonsin kan gå fel finns risken att det händer igen. Därför ska man designa för att förhindra upprepning av felet. Återkoppling med hjälp av varningsskyltar är ett bra sätt att designa för att förhindra fel. Ett annat bra exempel är en ångerknapp Hjälpsystem Även om det bästa är att systemet kan användas utan hjälp är det bra om det finns manualer och andra hjälpsystem när systemet blir för komplicerat för användaren att förstå. Det kan uppstå problem och då måste det finnas information om hur problemet kan lösas. Erfarenheter visar på att de hjälpfunktioner som finns i system ofta är otillräckliga, ineffektiva och sällan används. 79 Exempel på effektiva hjälpresurser är andra människor, pappersdokumentation, programmets hjälpfunktion och andra program med stödjande karaktär Inmatningsfunktioner I många arbetssituationer måste användaren mata in stora mängder av data. Detta måste ske smidigt, snabbt och med minimalt antal klickningar. Det är bra om användaren slipper växla mellan mus och tangenter. Tangenter går alltid snabbare än musklickning. Systemet ska tydligt visa vilka fält som är inmatningsbara. Ju mindre inmatning av data användaren behöver göra desto bättre. Användaren ska heller inte behöva mata in samma information mer 76 Lind m.fl. (1991), s Shneiderman & Plaisant (2010), s.77-76, 78 Göransson (2008), Expertutvärdering av användbarheten, IT.arkitekterna, ss. 2-3, Benyon, s Göransson (2008), ss Allwood (1998), s

32 än en gång, systemet ska alltså komma ihåg vad användaren har matat in för information tidigare Enhetlighet Språk och symboler ska användas enhetligt och konsekvent genom systemets olika delar. Avvik inte från det som är standard om det inte är nödvändigt för användningssammanhanget Skärmdisposition Skärmyta är en dyrbar resurs i ett datorstöd. Man vill få plats med så mycket information som möjligt. Det är viktigt att inte slösa bort skärmyta på irrelevant information, men inte heller utnyttja den på ett ineffektivt sätt. Det är viktigt att använda fasta och genomtänkta positioner, undvika överlappande fönster som skymmer information och skapa en kompakt bild utan en massa onödiga mellanrum. Det är sällan mängden information som blir ett problem för användaren, förutsatt att presentationen är genomtänkt Färger och former Med hjälp av färger och former kan systemet förmedla det i sammanhanget intressanta för användaren. Exempelvis kan olika teckensnitt användas för att betona något viktigt. När det gäller färg ska det bidra till ett lugnt och harmoniskt intryck. Varningsfärger är ofta röd och ska inte användas i andra fall. Det är viktigt att tänka på att personer med defekt färgseende ska kunna använda sig av datorstöder. Därför är det ofta bra att kombinera färg med form. Ikoner är bildmässiga avbildningar som symboliserar ett program, en funktion, ett dokument osv. Det är viktigt att ikonernas betydelse är mycket tydlig och konsekvent Shneiderman & Plaisant, s. 79, Lind m.fl. (1991), s Göransson (2008), ss Göransson (2008), ss. 2-3, Lind m.fl. (1991), s Göransson (2008), ss. 2-3, Lind m.fl. (1991), s , Shneiderman & Plaisant, s

33 5 Metodik I detta avsnitt presenteras teori kring olika datainsamlingsmetoder och utvärderingsmetoder, för att senare kunna redogöra för de metoder som valts i denna undersökning. 5.1 Datainsamlingsmetoder Intervjuer Intervju är en bra metod för att studera hur användarna använder ett system och vilka delar av systemet de gillar eller inte gillar. Från ett användbarhetsperspektiv är intervjuer en indirekt metod, då intervjuaren inte studerar användargränssnittet utan bara användarnas åsikter om gränssnittet. Intervjuer är en flexibel metod då intervjuaren kan förklara frågorna för den utfrågade om denne inte skulle förstå. Det finns även utrymme för intervjuaren att ställa följdfrågor. Dock kan det resultera i att intervjusvaren blir mer svåranalyserade och svårt att dra slutsatser då olika tillfrågade har olika förutsättningar. En annan positiv egenskap med intervjuer är att de genererar material på en gång Observationer Att träffa användarna och observera deras arbete på plats är en av de viktigaste metoderna som kan användas. Det är även en av de enklaste metoderna, som går ut på att träffa en eller flera användare och observera deras arbete utan att vara i vägen. Man får inte påverka deras arbete, utan de ska genomföra sina uppgifter precis som de brukar göra. Ibland är det dock nödvändigt att avbryta användaren och be om en förklaring, men det är viktigt att låta frågorna bli så få som möjligt. Observation är nog en av de enklaste metoderna vid användbarhetsutvärdering Think aloud- metoden Think aloud-metoden kan vara en av de mest värdefulla utvärderingsmetoderna för användbarhet. 87 Utvärdering med hjälp av Think aloud- metoden genomförs med en användare åt gången. Det går ut på att användaren genomför ett antal uppgifter som speglar det dagliga arbetet. Användaren ombeds att hela tiden verbalisera sina tankar, vilket möjliggör för observeratören att notera inte bara vad användaren gör utan också varför de gör på ett visst sätt. 88 Användarens tankar kan spelas in på band eller nedtecknas av intervjuaren. De senare sättet är mer tidsbesparande. Metoden är ett bra sätt att få inblick i användarens förståelse för programmet och att kartlägga vad användaren tycker är svårt att genomföra m.m. 89 Det är dock viktigt att komma ihåg att Think aloud- metoden kan ge missvisande svar om för mycket fokus läggs på användarens egna teori om vad som skapar problem och vad som hjälper. Sammanfattningsvis är styrkan i metoden att visa vad användaren gör och varför Enkäter Enkäter är bra att använda då man vill fråga många personer samtidigt. Alla tillfrågade får samma frågor vilket gör att det är lätt att få ut meningsfull statistik ur svaren. Nackdelar med 85 Nielsen (1993), s ibid, s ibid, s ibid, s Allwood (1998), s Nielsen (1993), s

34 enkäter är det ofta stora bortfallet. Det är svårt och tar lång tid att se till att alla berörda svarar på enkäten. Därför är det viktigt att få respondenterna intresserade av att svara på enkäten. En annan nackdel är att man inte kan ställa följdfrågor och att den utfrågande inte kan fråga om det är någon fråga hon inte förstår. Det är svårt att kontrollera om de utfrågade förstått frågorna korrekt. 5.2 Utvärderingsmetoder Expertgranskning 91 En expertgranskning är i huvudsak en strukturerad inspektion av ett gränssnitt, gjord av en användbarhetsexpert. En expertgranskning genomförs ofta i samband med en användarbaserad granskning, men expertgranskningen görs först. Experterna har ofta ingen direkt kompetens inom det område uppgiften handlar om, utan deras expertområde är gränssnittsdesign. I en användarbaserad granskning är det tvärtom. Experterna använder sig av en strukturerad inspektion av ett gränssnitt för att hitta de mest uppenbara bristerna, exempelvis förvirrande benämningar, inkonsekventa eller missledande layouter m.m. Om möjligt verkställs experternas rekommendationer innan den användarbaserade granskningen görs. Detta för att användarna ska hitta mer djupgående brister och kan bli störda av mer verksamhetsrelaterade detaljer. 92 Det finns flera olika typer av expertgranskningar. En metod kallas heuristic reveiw och är utvecklad av bl.a. Nielsen. Metoden går ut på att användarexperten utgår från ett antal, ca 10st, kriterier för god användbarhet (s.k. heuristics) och kollar om systemet uppfyller dessa. 93 En annan metod kallas cognitive walkthrough och där skapar experten uppgiftsscenarios från en specifikation eller en tidig prototyp för att sedan "rollspela" rollen som den tilltänkta användaren. De låtsas att gränssnittet redan är byggt och de jobbar igenom uppgifterna. Detta ger kunskap om hur en användare kan komma att reagera på gränssnittet. Metoden kräver både att experten har kompetens inom gränssnittsdesign men även god kunskap om vem användaren är och dennes behov Användarbaserat test 95 Test med riktiga användare är det bästa sättet att testa användbarheten då det ger direkt information om hur systemet fungerar, hur användaren uppfattar systemet och vilka problem som uppkommer vid arbete med systemet. 96 Användarbaserat test går oftast ut på att en grupp representativa användare försöker lösa några representativa uppgifter. Detta för att testerna lättare visar vad som behöver förbättras, än om användarna själva ska försöka förklara vad de behöver. 97 En effektiv teknik att använda under 91 Lazar, Jonathan Hochheiser, Harry (2010), Research Methods in human-computer interaction, John Wiley & Sons, ss ibid, s ibid, s ibid, Research s ibid, ss Nielsen (1993), s Lazar Hochheiser (2010), s

35 testerna är den s.k. Think aloud- metoden. En annan är att genomföra testen i ett användbarhetslaboratorium där man t.ex. spelar in och analyserar användningen, 98 6 Metod I början av examensarbetet hade jag bara en vag aning om vad som skulle undersökas. I en specifikation definierade jag studiens syfte, undersökningsmetoder och tog fram en tidsplan. Målet jag satte upp var att examensarbetet skulle resultera i ett material som ger en bild över de olika systemens funktionaliteter, dess svagheter och styrkor ur ett användbarhetsperspektiv. För att nå detta mål bestämde jag att följande moment skulle genomföras: Kartlägga de olika systemens funktioner och samla bakgrundsinformation om systemens olika egenskaper. Göra en fördjupad studie över användbarheten hos systemen med utgångspunkt från utvalda användbarhetsaspekter. Analysera resultaten och sammanfatta slutsatser om likheter och skillnader ur ett användarperspektiv. Kartläggningen av systemens funktioner gjordes till en början genom litteraturstudier och inläsning av relevanta undersökningar. Jag började med att samla in bakgrundsinformation för att läsa in mig på ämnet, d.v.s. skaffade mig mer förståelse för hur sjukvården var uppbyggd, hur införandet av IT i vården har gått till, vilka system som är aktuella m.m. Jag läste även tidigare undersökningar för att få reda på vilka liknande studier som gjorts inom ämnet, vad de kommit fram till och vilka metoder de använt sig av. Jag läste även in mig på teorier inom människa-datorinteraktion, med fokus på användbarhet. Jag hittade många intressanta och relevanta teorier hos författare som Gulliksen och Göransson, Nielsen samt Allwood. Utifrån teorin, tidigare erfarenheter och material från tidigare undersökningar, artiklar m.m. listade jag olika användaraspekter som är viktiga att ta hänsyn till vid utveckling och utvärdering av IT-system inom vården. Då arbetet skulle bli för stort om jag undersökte alla användaraspekter valde jag ut ett antal aspekter som jag skulle analysera vid min utvärdering av systemen. De aspekter jag valde ut baserades först och främst på mina handledares erfarenheter om vilka aspekter som är viktiga men även utifrån sådant som fått kritik i andra undersökningar om systemen. I ett tidigt skede tog jag kontakt med företagen, för att få information om deras system och för att etablera en kontakt för kommande intervjuer. Jag planerade in att genomföra intervjuer med först systemleverantörer och användare för att få en bild av vilken verksamhet systemen utvecklats för och hur de används i praktiken. Jag planerade även in att genomföra tre stycken olika scenarion som jag själv skulle testa, ute hos leverantörerna, och utvärdera i systemen för att sedan kunna jämföra med varandra. Dessa scenarion representerade verkliga arbetsuppgifter. Innan jag genomförde dem blev de granskade av en läkare och på så vis godkända att de verkligen speglade verkliga uppgifter. Jag fick även möjlighet att sitta med ett journalsystem, Cosmic, innan jag åkte ut och testade de olika scenarierna. Detta för att det skulle vara en fördel för mig att ha sett ett journalsystem innan jag genomförde de planerade studierna. 98 Shneiderman & Plaisant (2010), ss

36 6.1 Leverantörsintervjuer Först gjordes studiebesök hos leverantörerna där jag genomförde en intervju med en person som hade kunskap om införande och utveckling av systemen. (se Intervjuguide för leverantör, bilaga 1). Intervjuerna spelades in för att underlätta för mig att komma ihåg och hjälpa mig att fokusera på intervjun. De frågeområden jag valde för min intervju var Syn på användbarhet, Införande, Tanke bakom systemets struktur och Översikter. Anledningen till att jag valde dessa frågeområden var att jag hade en hypotes om att de spelar en stor roll för hur användbart ett system är. Tidigt i min studie och i diskussion med mina handledare framgick att ett problemområde är införandet av systemen. Jag tyckte att det vore intressant att undersöka om det fanns någon skillnad i användarnas och leverantörernas syn på införande och om det fanns missuppfattningar parterna emellan. Det var viktigt att ställa frågan om hur leverantörerna ställer sig till att få användbarhet i utvecklingen av systemen. Hur mycket plats användbarhet får i utvecklingen av systemet spelar stor roll för hur bra användbarheten blir i slutändan. Därför var det av stor vikt att undersöka hur mycket och vilka tankar leverantörerna har om användbarhet. Även leverantörernas tanke bakom strukturen ansåg jag viktig att undersöka då det kan visa på vilken förståelse leverantören har för användarnas behov. Om leverantörens tankemodell skiljer sig från användarnas kan det vara en källa till de problem som finns med användbarheten. Problemet med möjlighet till översikt var något som jag läst om i artiklar och tidigare undersökningar att läkare ofta klagar över, därför var det extra intressant att undersöka hur leverantören tänkt angående just översiktbilder. Leverantören gick igenom de aktuella scenarierna och sedan fick jag undersöka systemet själv (se Scenariobeskrivning för expertgranskning, bilaga 4). Alla scenarier studerades utifrån dessa användaraspekter: Genvägar och ångerfunktioner, orientering och navigering samt återkoppling (se avsnitt Mitt val av aspekter ). Anledning till att jag valde tre scenarion var att det underlättade en jämförelse mellan systemen. 6.2 Användarintervjuer Andra etappen var att åka ut till användarna på sjukhusen. Från början ville jag träffa fem stycken användare per system, men omständigheterna gjorde att jag fick träffa 2-4st, totalt 12st. Alla användare är läkare på medicinavdelningar, för att alla intervjupersoner skulle ha liknande arbetsuppgifter. Mötet med varje användare bestod av två delar; en observation enligt Think aloud- metoden där användaren genomförde i stort sett samma scenarier (se bilaga 3, Scenariobeskrivning för användare) som jag själv gjort och sedan en intervju, där jag ställde frågor om hur användaren uppfattar systemet (se Intervjuguide för användare, bilaga 2). Observationen tog ca 15 min och intervjun ca 15 min. Detta för att det är ganska svårt att få en läkare att ge mer tid än en halvtimme. För de läkare som hade mer tid drog intervjun ut lite. Observationen och intervjun videofilmades eftersom jag behövde se vad användaren gjorde på skärmen. Anledningen till att jag valde att använda Think aloud- metoden var för att det gav mig information om hur användaren använder sig av programmet samtidigt som jag kunde ställa frågor till användaren. Det passade bra för då fick jag direkt veta vad användarna tyckte var svårt respektive lätt. Jag valde även att komplettera testet med en intervju för att få svar på frågor som inte känns naturliga att ställa under genomförandet av scenarierna. Jag ansåg att det var en bra kombination som täckte in det jag behövde veta. Det hade även varit intressant att göra enkäter för användarna då även det kunde ge en bild av vad de tycker om systemen, 34

37 dock med flera svaranden. Dock gjorde jag inte detta då det med fyra system skulle de bli alldeles för mycket material att hantera. Det tar även mycket tid med enkäter och intervjuer med 4st leverantörer samt 12st användare tog nog så mycket tid redan. 6.3 Analys av material Leverantörsintervjuerna analyserades genom beskrivningar av hur användarmedverkan och kunskap om användbarhet kommer in i utvecklingen av systemet, hur införande och utbildning går till samt systemens uppbyggnad. Sedan görs en jämförelse mellan de olika systemen för att se skillnader och likheter, samt en diskussion om de olika lösningarna. Användarintervjuerna bestod av två delar, en intervju och en observation. Intervjun analyserades genom att fokusera på åsikterna om systemen. Rapporten beskriver användarnas uppfattningar om systemens för- och nackdelar och sedan jämförs åsikterna mellan systemen. Analysen tar även upp diskussionen om varför användarna tycker som de gör. Andra delen av användarintervjuerna, observationen, knyts in i expertgranskningen, genom att beskriva vilka problem användarna stötte på när de genomförde uppgifterna. Expertgranskningen består av beskrivning av scenarierna och analys av dem med utgångspunkt från ett antal användaraspekter; ångerfunktion och genvägar, orientering och navigering samt återkoppling. Granskningen innehåller även en beskrivning av hur man kan skaffa sig en bra överblick över patienter i systemen och en analys av detta. I slutet av examensarbetet genomfördes även ett seminarium där representanter från MDIavdelningen vid Uppsala universitet medverkade. Seminariet utgjorde en presentation av resultat från studien och en diskussion om resultatet med alla medverkande. Detta gjordes bland annat för att ge styrka åt de resultat som kommit fram. 6.4 Medverkande aktörer Totalt intervjuades 8st representanter från leverantörerna. På Cambio fick jag intervjua Elisabet Jensen, kvalitetsansvarig för läkemedelsmodulen. Jag gjorde även en kompletterande telefonintervju med Johan Thorwid, SVP President Sales, som skulle närvara vid intervjun men fick ge återbud. Representanter för VAS var Per Jonsson Nilsson, objektsansvarig Länsteknik och Astrid Ahnlund, utredare vårdsystem, Länsteknik. På ProfDoc Care fick jag träffa Helene Rosenvinge, Gruppchef Applikationsspecialistgruppen och på Centrum för Samverkan TakeCare fick jag träffa Kim Lindskog. SYSteam, Lena Bernergård, IT-arkitekt, med inriktning mot verksamhet och funktionalitet och Anki Stenkvist, idag verksamhetsspecialist, förmedlade vad vårdens användare behöver i olika situationer. Användare för Cosmic träffade jag på Akademiska sjukhuset i Uppsala, för TakeCare på Karolinska Universitetssjukhuset i Huddinge, för VAS på Sunderby sjukhus utanför Luleå och för Systeam Cross på Mälarsjukhuset i Eskilstuna samt Nyköpings Lasarett. Totalt gjorde jag 12st användarintervjuer. Tabellen nedan (tabell 5) visar antalet användare som intervjuades samt information om var de arbetar och vilken roll de har, samt hur länge de arbetat med respektive system. 35

38 Typ av läkare Avdelning Arbetsplats Jobbat med resp. system Cosmic 1 Överläkare Ungdomspsykiatri Akademiska sjukhuset, 6 år Uppsala Cosmic 2 Överläkare Psykiatri Akademiska sjukhuset, Ca 6 år Uppsala TakeCare 1 ST-läkare Medicinakuten Karolinska 6 år universitetssjukhuset, Huddinge TakeCare 2 ST-läkare Akutinternmedicin kliniken Karolinska universitetssjukhuset, TakeCare 3 ST-läkare Akutinternmedicin kliniken Tabell 5: Intervjuade användare Huddinge Karolinska universitetssjukhuset, Huddinge TakeCare 4 Underläkare Medicinakuten Karolinska universitetssjukhuset, Huddinge VAS 1 Distriktsläkare Primärvård Sunderby sjukhus Länge VAS 2 AT-läkare Medicin Sunderby sjukhus Några månader VAS 3 ST-läkare Geriatrik Sunderby sjukhus 2 år Systeam Cross 1 Systeam Cross 2 Systeam Cross 3 AT-läkare Medicinkliniken Mälarsjukhuset, Eskilstuna 9 mån 3 år Underläkare Geriatrik/rehab Nyköpings lasarett 7 år Överläkare Medicinkliniken Nylöpings lasarett 2 år 36

39 7 Min studie I följande kapitel redovisas resultaten från intervjuerna samt expertgranskningen. En diskussion förs löpande igenom alla avsnitt och sammanfattas i slutet av rapporten. I de första avsnitten beskrivs resultaten av leverantörsintervjuerna, med fokus på användbarhet, införande och systemens struktur. Efter det analyseras resultaten från användarintervjuerna följt av min expertgranskning. Expertgranskningen innehåller utvärdering av scenarierna, beskrivning av översikter samt en djupare analys av de användaraspekter som varit i fokus i studien. 7.1 Användbarhet Här beskrivs leverantörens syn på användbarhet och hur de arbetar för att få in användbarheten i utvecklingen av respektive system. Detta beskriver också hur användarna kan påverka utvecklingen av systemen Cosmic 99 På Cambio jobbar fem interaktionsarkitekter aktivt med att integrera användbarheten i nyutvecklingen av Cosmic. De jobbar aktivt i en utvecklingsgrupp bestående av kravägare (utveckling) och systemingenjörer (design). Interaktionsarkitekterna, som jobbar med yta och funktionalitet, sitter med i alla möten och är med och beslutar om hur funktionaliteten ska byggas och hur systemet ska utformas. För att få in användbarhet i nyutvecklingen jobbar man på följande vis: Först gör man en planering, d.v.s. bestämmer hur många intervjuer man ska göra och med vilka och liknande frågor. Efter det görs en förstudie bestående av två delar; intressentintervjuer (med användare) och etnologiska studier (studie av verksamheten). Efter det designas ett ramverk av scenarios och en prototyp utvecklas, som bygger på skärmbilder. Dessa skärmbilder testas av användarna som ger feedback. Sedan görs en detaljerad design, d.v.s. ett huvuddokument tas fram som beskriver hur systemet ska utformas. Efter det sätter utvecklingsprojektet igång. Här deltar interaktionsarkitekterna till mindre del. På Cambio är kunden med i alla nyutvecklingsprojekt. Representanter från sjukvården är med i s.k. referensgrupper och de har ansvar att förmedla information till sina verksamheter. För att göra användarna nöjda med systemen gör Cambio även prototyper som man låter användare (läkare, dietister, sjuksköterskor) aktivt testa. All funktionalitet som byggs testas ute i verksamheten. Cambios ambition är att ha mer pilotdrifter ute i verksamheten TakeCare 100 På Profdoc Care jobbar en utvecklingsgrupp tillsammans med en applikationsspecalistgrupp, i nära samarbete med att utveckla TakeCare. Utvecklingsgruppen består av förvaltare på olika nivåer (från Centrum för Samverkan TakeCare och sjukhus) och användare, projektledare på Profdoc Care samt systemutvecklare och ingenjörer inom bioinformatik. Vid utvecklingsprojekt är utgångspunkten den problematik som finns hos användaren. Projektgruppen börjar med att kartlägga det problem som ska lösa. Man bygger hela tiden direkt i systemet och tar upp förändringarna på varje möte. På regelbundna möten får alla 99 Jensen, Elisabet, Cambio Healthcare Systems, Stockholm, & Thorwid, Johan, Telefonintervju, Rosenvinge, Helene, Profdoc Care, Stockholm,

40 komma med synpunkter på vad som är bra och vad som kan förbättras. Profdoc Care redovisar förändringar i sin testmiljö och användare och förvaltare får testa och tycka till. När den nya funktionaliteten är godkänd av utvecklingsgruppen testas den i pilotdrift, d.v.s. funktionen testas på enheter som är intresserade, i verklig miljö och på riktiga patienter. Representanterna från vården är ofta användare som är i behov av en förändring och är intresserade av att delta i utvecklingen av systemet. Det är ofta nya personer från vården i varje projekt. Profdoc Care anser att det är viktigt att representanter tillhör olika typer av verksamheter inom vården VAS 101 Från början har verksamheten varit med och utvecklat VAS och även idag har användarna ett stort inflytande och får snabbt igenom sina önskemål. På Länsteknik jobbar man med att samla in önskemål från användarna och använda dessa för att utveckla produkten. Här finns funktionsområdesansvariga som regelbundet träffar användarna och diskuterar vad som behöver utvecklas i VAS. De samlar användarnas önskemål i en förvaltningsplan för nästkommande år. Styrgruppen är en grupp personer från de olika divisionerna inom landstingen och det är de som i slutändan godkänner förvaltningsplanen. Utvecklingsplanen vidarebefordras till Tieto som är utvecklingsleverantör och teknisk VASförvaltare. Vid utvecklingen av VAS+ (en ny version av VAS) har NLL dock flera utvecklingsleverantörer för att inte bli beroende av en leverantör. När det gäller nyutveckling, som i exempelvis VAS+, samlas grupper med slutanvändare från de olika samarbetslandstingen (Norrbotten, Halland och Jämtland) i olika projekt (ex. journal, bokning) tillsammans med representanter vid Länsteknik, inriktade mot verksamheten, för att gå igenom önskemål och skissa på förbättringar. Under framtagandet av den nya produkten samlas dessa grupper regelbundet, så att verksamheten kan komma med respons Systeam Cross 102 Vid nyutveckling har SYSteam ett nära samarbete med användbarhetsarkitekter från UsersAward som har den specifika kunskapen om hur användare uppfattar IT-system. När SYSteam utvecklar sin produkt får användbarhetsarkitekterna titta på systemet, tycka till och komma med förslag på förbättringar. Det är ett iterativt arbete och användbarhetsarkitekterna har stor delaktighet i utvecklingsarbetet. På SYSteam finns även IT-arkitekter (med inriktning mot både verksamhet och teknik), systemutvecklare, folk som jobbat i vården tidigare samt testpersoner. Alla dessa jobbar gemensamt med utvecklingen av Systeam Cross. Vid nyutveckling jobbar SYSteam med att försöka förstå verksamhetsprocesserna och de jobbar ofta med mindre funktioner som är delar av den större vårdprocessen. På SYSteam anser man att det är viktigt att förstå och beskriva vad man gör inom de mindre processerna. De tittar även på arbetsflöden och vad för stöd som behövs för att genomföra ett visst arbete. SYSteam har även personer från verksamheten som är med i nyutvecklingsarbetet (läkare, sjuksköterskor, sekreterare m.m.). Kontinuerligt stämmer man av produkten med användarna genom visualisering och användartester. Kunderna bestämmer själva vilka representanter de vill skicka till SYSteam för dessa tester. Resultaten från dessa möten är dock väldigt beroende 101 Jonsson Nilsson, Per & Ahnlund, Astrid, Länsteknik Norrbottens Läns Landsting, Sunderbyn, Bernergård, Lena och Stenkvist, Anki, SYSteam, Eskilstuna,

41 av de representanter som är där. På SYSteam anser man att det är viktigt med mångfald, men det är inte de som bestämmer vilka representanter som kommer. 7.2 Hur går införandet av systemen till? Här beskrivs hur införande av systemen och utbildning av personal går till enligt leverantören. Avsnittet beskriver även leverantörens syn på det ansvar de har över sin produkt Cosmic 103 Eftersom Cosmic är ett stort komplext system, med många användare jobbar inte Cambio själva med användarna vid införande av systemet. Därför är det viktigt att det finns en god administration av systemet ute hos kunden. Det är denna centrala administrativa organisation som Cambio jobbar med. Denna organisation når inte heller kunden utan utbildning av användarna sker i flera steg. När man valt att köpa systemet får man utbildning modulvis. Organisationen hos kunden har ett ansvar i att utbilda utbildare, som i sin tur utbildar sina användare. I början ansåg Cambio sig vara en produktleverantör som levererade en stor vertygslåda. Kunden ansåg sig själv veta tillräckligt mycket om sin verksamhet för att själva kunna implementera produkten. Dock finns det sedan 21 mars 2010 en lag på produktansvar för leverantören, vilket betyder att Cambio måste beskriva intended use för kunden. Med det menas att leverantören måste beskriva för användaren på vilket sätt de anser att produkten ska användas. Används inte produkten på detta sätt så ligger det på kundens ansvar om någonting går fel. Detta gäller endast de moduler som går under medicinktekniska produkter, bl.a. läkemedelsmodulen. Det är också läkemedelsverkets ansvar att granska om leverantörens intended use är godkänd. Kunden ansvarar alltså för att produkten används som det är sagt att den ska användas. Cambio ansvarar då för fel som uppstår då produkten används som det är sagt. Cambio ger inga speciella rekommendationer till användarna. Införandet ser alltid olika ut och kunden får bestämma hur mycket konsulthjälp de vill ha. Då det är en kostnadsfråga gör Cambio tillsammans med kunden en ekonomisk överenskommelse om vad som ska ingå i införandet. Cambio erbjuder ofta att hjälpa kunden med införandet, men anser att de ofta erbjuder mer hjälp än vad kunden vill ha. Johan Thorwid tror att det främst beror på kostnaden. Han anser även att läkare har en allt för liten roll i införandet av systemet. Det beror ibland på att de inte är inbjudna av ledningen, ibland på att de själva inte anser sig ha tid för detta TakeCare 104 Är man en vårdenhet i Stockholms läns landsting rekommenderar Profdoc Care att man ingår i den centrala förvaltningen för TakeCare, Centrum för Samverkan TakeCare (CSTC) för att ansluta sig till TakeCare. Profdoc Care hjälper i sin tur CSTC att införa TakeCare. Profdoc Care har skapat ett färdigt koncept som ska användas vid införandet, bestående av bland annat en checklista och ett färdigt utbildningsprogram så att folk på sjukhusen kan utbilda sina användare. Utbildningsprogrammet är två månader och innehåller ett startmöte, utbildningsmöten, uppföljning samt utbildning av användarna med hjälp av CSTC och Profdoc Care. Införandet är mycket uppstyrt och Profdoc Care är hårda med att användarna 103 Jensen, Elisabet, Cambio Healthcare Systems, Stockholm, & Thorwid, Johan, Telefonintervju, Rosenvinge, Helene, Profdoc Care, Stockholm,

42 ska följa deras program. Visst är det okej att göra avsteg men man försöker hålla på konceptet. Det är för användarnas bästa. Profdoc Care anser att de har hittat en modell för införande som fungerar. Profdoc Care ger även kunden ett antal rekommendationer vid införandet. Det måste finnas en ansvarig på enheten (ex. projektledare) som avsatt tid för införande och utbildning av personal. Det ska även finnas lokala administratörer som ska kunna hjälpa till. Profdoc ställer även krav på hur lång tid utbildningen av personalen ska ta och att alla användare måste få utbildning innan uppstarten av TakeCare. Avstämningar och uppföljningar regelbundet från Profdoc Cares sida hjälper användarna att följa rekommendationerna. Mycket ansvar läggs på den lokala administrationen på enheterna. Profdoc Care tar ansvar för produkten d.v.s. att den är testad och fungerar enligt den dokumentation Profdoc Care har om hur produkten ska användas. Sedan måste användarna följa den avsedda användningen. Om det är tydligt att en användare gjort fel är det ändå Profdoc Cares ansvar att se till att ingen använder produkten fel och se över dokumentation, utbildning m.m VAS När Hallands Landsting gick över till VAS startade man med en lång förberedelseperiod där en införandegrupp innehållande relevanta yrkesgrupper arbetade, med stöd av en VASsamordnare med att: Identifiera vilka processer som berörs av VAS-införandet. Kartlägga arbetsrutiner eller arbetssätt där journalföring eller dataregistrering ingår och som ska tas in i VAS. Planera för nödvändiga ändringar i rutiner. Se över rutiner för t ex signering och provsvarsbevakning. Utse en VAS-ledare och VAS-handledare. Införandegruppen hade tillgång till kompetens inom områdena termer och begrepp, teknik och information. VAS-samordnaren, som kommer från det gemensamma införandeprojektet, fanns på plats för att stödja enheten i samband med införandet. Under införandet utsågs, i varje verksamhet, en VAS-ledare som organiserade och ledde införandegruppens arbete. På varje enhet fanns minst två VAS-handledare vars uppgift var att utbilda och stödja användarna. 105 I Norrbotten ser det lite annorlunda ut, då det var där systemet utvecklades från början. När VAS en gång startade i Norrbotten utbildades all personal. Idag läggs mer ansvar på verksamheten att de ska ha utbildare till sina användare. Länsteknik utbildar utbildare, som ska utbilda sin egen personal. Användarna får utbildning av de delar som berör dem, inte hela systemet. Utbildarna lägger själva upp en plan för hur deras utbildning ska gå till. Representanter från länsteknik stödjer dock utbildarna under hela utbildningsperioden. Dock måste utbildarna tänka och planera mycket själva. Detta för att de förstår vården bättre än vad Länsteknik gör. Länsteknik visar utbildarna hur systemet fungerar och hur det är tänkt att användas. Därefter får utbildarna bestämma själva hur och vad de vill utbilda sin personal Ahnlund, Astrid, Länsteknik Norrbottens Läns Landsting, Sunderbyn,

43 Verksamheten väljer ut vilka som ska bli utbildare och det kan vara vilka personer som helst (läkare, sjuksköterskor, undersköterskor m.m). Ute i verksamheten sitter även s.k. VASadministratörer och de ansvarar för att ta emot nya funktioner i VAS och introducera dem för användarna Systeam Cross 108 Själva införandestrategin är en mängd olika aktiviteter som SYSteam erbjuder kunden (landsting). SYSteam har en plan för olika delar i införandeprocessen och kunden kan få hjälp på alla plan, men det är upp till kunden att välja vad de vill ha hjälp med. Kunden kan välja utifrån en palett hur de vill att införandet ska gå till. På SYSteam ser man gärna representanter från företaget på plats och är måna om att själva utbilda verksamhetens utbildare. Men det är upp till kund att välja om de vill ha det så. Bäst lyckat resultat, anser SYSteam, är när representanter från företaget utbildar kundens utbildare och även när de utbildar slutanvändare. Då får man direkt mycket respons som man kan ta tillbaka till utvecklingsteamet. SYSteam rekommenderar kunden detta, men det är inte alltid kunden följer det då det är en kostnadsfråga för dem. Men de vet om att möjligheten finns och att SYSteam tycker det är det bästa. För att underlätta för användarna att komma ihåg vad de lärt sig under utbildning finns E- learning, som är småkurser på intranätet. E-learning kan användas om man har glömt någon funktion eller när man vill lära sig delar av systemet som man glömt bort. På SYSteam skulle man gärna ha fler utbildningstillfällen, men kunderna tycker ofta att det är svårt att organisera, då det tar mycket tid och resurser. Det finns en beskrivning om hur Systeam Cross ska användas. SYSteam anser dock inte att det är användarnas ansvar att använda systemet rätt. Om något blir fel löser SYSteam problemet tillsammans med kunden. Det viktigaste är patientsäkerheten. Om något fel inträffar gör man en bedömning och en utvärdering om vad som har hänt och allvarligheten i händelsen. Är händelsen allvarlig varnas andra kunder. Man har ett klassifieringssystem på patientsäkerheten. Kunden gör en första värdering. Sedan gör SYSteam en värdering om vad det är för problem. Sedan görs en plan med kunden om hur problemet ska tas om hand. 7.3 Struktur och överblick Här beskrivs leverantörens och utvecklarnas tanke bakom systemens uppbyggnad och struktur. Ska ge en bild över hur leverantören tycker att användarna ska använda systemen Cosmic 109 Cosmic är från början uppbyggt efter en vårdprocessmodell kallad SAMBA. Denna processmodell uppstod när flera landsting, kommuner och vårdaktörer undersökte hur en vårdprocess ser ut. Den ligger till grund för Cosmic och kan förklara varför användarna anser att Cosmic inte stödjer verklighetens arbete. Cambio använder mycket av de begrepp som definierades i SAMBA. Modellen har fått kritik för att den blev för teoretisk och svår för användarna att förstå. Cambio försöker mer och mer lämna SAMBA, och utveckla ett system 107 Jonsson Nilsson, Per & Ahnlund, Astrid, Länsteknik Norrbottens Läns Landsting, Sunderbyn, Bernergård, Lena och Stenkvis, Anki t, SYSteam, Esilstuna, Jensen, Elisabet, Cambio Healthcare Systems, Stockholm,

44 som mer bygger på hur vårdprocessen verkligen ser ut. 110 Trots att SAMBA är grunden för strukturen i Cosmic är systemet uppbyggt efter hur sjukvården ser ut. Gränssnitten är uppbyggda efter vad man behöver göra. Modulerna är oberoende av varandra. Tanken när man byggde systemen var att följa SAMBA, men även hur användarna jobbar på riktigt. Användarna är ganska styrda när det jobbar i systemet, de måste följa processen. Cambio vill att systemet ska vara funktionellt och konfigurerbart, men det krävs mycket av användarna för att förstå hur systemet funkar och hur man bäst använder det. Det är ofta där det brister. Det händer att användarna använt för mycket funktionalitet, använder det på fel sätt eller ibland tar det bara lång tid att hitta bra vägar i systemet. Detta problem är svårt att undvika då det är svårt att översätta pappersjournaler till ett system. Cosmic är väldigt konfigurerbart, en verktygslåda. Dock måste man kunna systemet, för att kunna utnyttja det på bästa sätt. I just läkemedelsmodulen måste leverantören styra kunden mera, men det krävs ändå en fungerande organisation och administration hos kunden för att systemet ska ge mest nytta. Det är även viktigt att förstå att det händer mycket i systemet som man inte ser. Detta är svårt för användarna att förstå, att deras handlingar ger konsekvenser TakeCare 111 De kärnprocesser som ligger till grund för TakeCare är hämtade ifrån användarna själva. Profdoc Care tar emot kunskap om processer från användarna, genom regelbundna möten. På Profdoc Care vill man överge processtänket eller i alla fall tänka på ett annorlunda sätt. Idag försöker de titta på mer avgränsade processer. Profdoc Care vill att TakeCare ska vara enhetligt samtidigt som det är flexibelt. De försöker hitta en balans mellan så stor flexibilitet som möjligt utan att det blir rörigt. De har behövt backa ibland, då användarna anser att flexibiliteten och den stora valmöjligheten har gjort att det snarare blivit förvirrande. Det bli även svårare att göra systemet flexibelt ju större det blir. Då blir enhetligheten allt viktigare. TakeCare är uppbyggt efter funktion snarare än rollfördelningar. Helene Rosenvinge påpekar att Profdoc Care hör till dem som inte gör tydliga rollfördelningar. Därför är systemet uppbyggt efter funktion istället för roller vilket leder till att läkare, sköterskor m.m. ofta jobbar i samma moduler VAS 112 VAS är uppdelat i olika funktionsområden, men de olika delarna sitter tätt ihop. Flödet går igenom flera funktionsområden och tanken är att man som användare jobbar i flera moduler, då de flesta arbetsuppgifter kräver att man går in i flera funktionsmoduler. Grundstrukturen är att användaren måste skriva på ett visst sätt, d.v.s. användarna är ganska styrda i sitt arbetssätt av systemet. I de flesta moduler, men speciellt läkemedelsmodulen använder man ett Tab-ENTER-system d.v.s. det går att klicka sig fram, men rekommendationen är att användarna ska använda TAB, då det annars lätt kan bli fel. Det måste finnas en viss information ifylld för att det ska bli rätt och man kommer inte vidare om man inte fyller i rätt. 110 Jensen, Elisabet, Cambio Healthcare Systems, Stockholm, Rosenvinge, Helene, Profdoc Care, Stockholm, Jonsson Nilsson, Per & Ahnlund, Astrid, Länsteknik Norrbottens Läns Landsting, Sunderbyn,

45 7.3.4 Systeam Cross 113 De processer som ligger till grund för Systeam Cross är utarbetade av SYSteam tillsammans med användarna. Systemet är uppbyggt av en kombination mellan flöden och arbetsroller, men framför allt är systemet uppbyggt efter patienten och dennes färd genom systemet. SYSteam anser inte att systemet är rolloberoende. Systemet är uppbyggt i olika moduler. I den nya versionen kan man köpa delar av systemet eller hela systemet. I den befintliga versionen köper kunden hela systemet. 113 Bernergård, Lena och Stenkvist, Anki, SYSteam, Eskilstuna,

46 7.4 Diskussion Nedan följer en sammanfattning av leverantörsintervjuerna (tabell 6) följt av en diskussion. Användarmedver kan vid nyutveckling Användbarhet i nyutveckling Införande Utbildning Rekommendationer Ansvar Struktur Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Representanter från Slutanvändare Slutanvändarna Slutanvändare verksamheten i från verksamhet från de olika från referensgrupper. med i landstingen sitter i verksamheten Slutanvändare som utvecklings- olika funktions- sitter med i testar nya funktioner grupp. grupper. SYSteams och ger respons. utvecklingsprojekt. Interaktions-arkitekter i utvecklingsgrupp tillsammans med kravägare och systemingenjörer. Ansvarsområde är yta och funktionalitet. Administration ute hos kund, som sköter införandet. Kunden väljer hur mycket hjälp de vill ha vid införandet. Administrativ enhet ute i verksamheten utbildar utbildare Kunden väljer hur mycket hjälp de vill ha. Ansvarar för fel som uppstår då kunden använt produkten på rätt sätt, Intended Use. Användarna styrda till att följa processer. Konfigurerbart system. Tabell 6: Sammanställning av leverantörsintervjuer Grupp bestående av användare, förvaltare, systemutvecklare och ingenjörer. Finns färdigt koncept för införande. CTCS sköter införandet m.h.a. Profdoc Care. CSTC utbildar utbildare ute i verksamheten. Rekommenderar att följa deras koncept för införande. Om användaren använder produkten fel är det Profdoc Cares ansvar att se till att de använder den på rätt sätt. Flexibelt men enhetligt. Uppbyggt efter funktioner. 44 Länsteknik jobbar med utvecklingen. Gruppen består av folk med IT bakgrund samt folk från verksamheten. I Norrbotten har införande skett kontinuerligt I Halland var införandet strukturerat med tydliga roller. Länsteknik utbildar utbildare i verksamheten. Ingen information om vilka rekommendationer som ges. Ingen information från leverantören. Användarna styrda. Uppbyggt med flöden som går genom olika funktionsområden. Användbarhetsarkitekter, tillsammans med IT-arkitekter och systemutvecklare. Kunden väljer införandestrategi. Kan bli allt från att kunder gör allt själv eller att representanter från SYSteam är med hela tiden. Vanligast utbildar SYSteam utbildare i verksamheten. Att SYSteam utbildar slutanvändare. Löser problem tillsammans med kunden. Alla ska ta lika mycket ansvar. Uppbyggt efter patienten färd genom verksamheten.

47 Utifrån leverantörsintervjuerna kan man se att det är vanligt att representanter från verksamheten på olika sätt kan påverka utvecklingen av de olika systemen. I vissa fall sitter användarna med i utvecklingsgrupper hos leverantören och i andra fall ingår de i grupper som får testa produkten och ge synpunkter. Att folk från verksamheten får ge synpunkter är bra, men det kan även skapa en viss en problematik. Hur väljer man ut rätt folk? Hur mycket ska verksamheten får påverka? Användarna vet hur verksamheten fungerar och hur de vill att systemet ska hjälpa dem i dess arbete, men de har inte kunskap om hur man bygger upp ett stort komplext IT-system. Att hitta balansen är en utmaning för leverantörerna, att översätta användarnas behov till en bra IT-lösning. Därför har även de flesta leverantörer IT-folk med speciell användarkunskap. Det är dock intressant att studera hur mycket påverkan de har i utvecklingen. Leverantörerna har löst införandet på olika sätt. Vissa leverantörer är med i stora delar av kedjan, ända ner till slutanvändarna. Andra leverantörer har valt att låta en administrativ avdelning hos kunden sköta en stor del av införandet vilket gör att leverantören inte jobbar så nära slutanvändarna. Detta är ett svårt problem då ett litet företag inte kan följa med i hela processen då det är ett för stort och komplext system. Då är lösningen med en mellanhand som sköter utbildning och introduktion en bra lösning, men dock är det synd att leverantören inte får kontakt med användarna på samma sätt som om de följt med i processen. Andra leverantörer, som har de resurserna, påstår att genom att följa med i hela införandet får de direkt feedback av användarna vilket är till stor nytta. Kontakten kan även ge en viss trygghet och ett visst förtroende mellan användare och leverantör, som kan leda till att systemet blir mer accepterat hos användare. Vid de flesta införanden är det dock upp till kunden att välja hur mycket hjälp de vill ha i införandet, och detta är vanligtvis en kostnadsfråga, vilket kan leda till att kunden helt enkelt inte vill/kan ta hjälp från leverantören, utan får sköta introduktion och utbildning själva. Vanligast är att leverantören utbildar utbildare i verksamheten. Men skulle inte införande kunna ingå när man köper produkten? Borde inte leverantören få ut mer av att själv vara med i hela införandet, då de kan få direkt kontakt med slutanvändarna? Eller så är det bättre att representanter från verksamheten sköter införandet då de har bättre koll än leverantörerna på hur systemet ska användas i verklighetens komplexa miljö. TakeCare och VAS är extra intressant att studera då jag i mina intervjuer främst pratade om hur införande gått till i de landsting där de uppstod. Både TakeCare och VAS är uppskattade i Stockholms Läns Landsting respektive Norrbottens Läns Landsting. Men är de lika populära i landsting där systemet inte uppstod? För TakeCare, ingår man i gruppen Samverkan för TakeCare om man är en verksamhet i Stockholm Läns Landsting, och dess införande har nu varit väl beprövat och gått bra. Men hur fungerar det i andra landsting, då inte Samverkan för TakeCare finns? Skapas ett nytt Samverkan för TakeCare och är det då säkert att det går lika bra då det inte är beprövat? Och är VAS lika populärt i andra landsting än där det utvecklades? Eventuellt är det så att Cambio och SYSteam jobbar lite i motvind då det hela tiden måste etablera sig och övertyga kunder, då de inte har någon geografisk koppling till ett speciellt landsting. Är det en fördel eller nackdel att aktivt behöva leta upp och övertyga kunder? Alla leverantörer tar ansvar för att produkten ska fungera tekniskt, inte att användarna ska använda det rätt, det är kundens ansvar. Dock borde kanske ett ansvar ligga på leverantören att designa ett system som inte kan missanvändas av användarna. Leverantörernas tankar bakom systemen påverkar användarnas möjligheter att jobba i systemen. Vissa system är uppbyggda för att styra användarna och andra system är mer 45

48 flexibla. Är det bra att vara styrd, eller hur styrd ska man vara? Leverantörerna vill gärna tänka och bygga systemen efter funktioner eller processer, men förstår användarna dessa funktioner eller processer? Är det viktigt att användarna förstår dessa funktioner eller är systemen uppbyggda så att användarna inte behöver tänka på strukturen bakom? 46

49 7.5 Användarnas uppfattning om respektive system Intervjuer med användare från de olika systemen gav en bild av hur de olika systemen uppfattas ute i verksamheten. Resultaten från intervjuerna redovisas i detta avsnitt, följt av en diskussion Cosmic De användare jag intervjuade för Cosmic hade olika åsikter om systemet. Användarna tyckte att det bästa med systemet är just att det är mycket smidigare än de pappersjournaler som användes innan och att man kan få information om alla patienter inom hela landstinget. Eftersom jag bara jobbat med pappersjournaler är detta en stor förbättring. Man kan hitta information om alla patienter inom landstinget. Men det finns vissa saker som användarna anser är störande och irriterande. Användarna tycker att det är onödigt mycket klick och saker tar onödigt lång tid att genomföra. De tror att anledningen till att saker tar lång tid är att systemet inte är logiskt uppbyggt och det är svårt att lära sig. Tycker det är mycket klickningar, mer borde vara automatiskt och man borde ex. kunde signera fler ordinationer samtidigt. Det kan vara svårt att få överblick, anser en användare. En annan säger att man hittar mer information än förr och är aldrig orolig att han inte hittar all relevant information TakeCare Användarna av TakeCare tycker att det är ett flexibelt system, som är logiskt uppbyggt och lätt att lära sig. Nackdelen är att det är lite rörigt och saknas bra översiktbilder och att irrelevant information blandas med relevant information. Men de flesta användare har överseende med detta då de påstår att systemet är så lätt att hitta i så det inte blir ett problem. Det största problemet finns i läkemedelsjournalen, enligt användarna. Flera av användarna jag intervjuat klagar på att det inte finns någon övergång mellan inläggning och utskrivning, vilket leder till att användaren inte kan se när ett läkemedel är insatt. En stor fördel med TakeCare är att man kan jobba i flera fönster (moduler) samtidigt. Fördelarna är att man kan jobba med fler fönster samtidigt. Nackdel är att det är lite rörigt. Tycker det är lätt att lära. Logisk struktur och lätt att navigera VAS Användarintervjuerna ger känslan av att VAS är ett mycket omtyckt system. Användarna framhäver speciellt att det är så bra för att det finns i hela Norrbottens Läns Landsting. Vi är många, vi är utspridda och känner samhörighet. VAS har även funnits väldigt länge. Tror att det har att göra med ett geografiskt läge. Norrlänningar är lite patriotiska och stolta över sitt system. Det är positivt att det finns överallt. Det som är negativt är att det inte är så logiskt uppbyggt och systemet känns fult och gammalmodigt. TAB-ENTER-systemet är inte populärt, enligt användarna men man vänjer sig vid det. Det är dock lätt att det blir fel någonstans om man inte är van. VAS är ganska 47

50 lättarbetat då användarna kan välja att ha de knappar de använder mest att ha mer åtkomligt, i en lista i huvudfönstret. Det kan dock bli problematiskt då användare behöver komma åt funktioner som inte finns i listan med favoritfunktioner. Detta för att det är lite svårt att hitta och det tar tid att lära sig systemet. Lättarbetat. Man har valt sina favoritknappar, som man behöver. Lite svårt att hitta funktioner man inte har. Om man måste söka funktioner. Bra om det fanns en lättillgänglig lista på alla funktioner och dess kommandon Systeam Cross Systeam Cross är uppdelat på kliniker, vilket gör att man inte kan se vad patienten har gjort på andra kliniker än sin egen om man inte har speciell behörighet. Systeam Cross har mycket kortkommandon vilket gillas av vissa användare men av andra inte. Det finns inga inbyggda översikter vilket gör att användarna måste läsa igenom hela journalanteckningen. Detta kan vara anledningen till att flera användare anser att de lätt missar relevant information om patienterna. Andra användare anser dock att det är lätt att hitta information när man lärt sig systemet. Men när fel inträffar beror det ofta på mycket oöverskådlig information, tror användarna. Felen beror på att det finns mycket oöverskådlig information. Man missar lätt viktigt information vilket leder till allvarliga fel. Så mycket man måste komma ihåg; olika knep. Olika personer har olika sätt att göra samma sak. Blir som ett dataspel där man måste lista ut hur man ska ta sig vidare. Överlag får systemet mycket beröm för de gemensamma lab- och läkemedelslistorna. Även elektroniska remisser är en sak som fungerar mycket bra enligt användarna. Det är bra att systemet används i hela landstinget och de användare som jobbat i landsting som inte har samma system överallt anmärker att det inte är en bra lösning. Det bästa med datajournaler är att det går snabbt och att allt finns tillgängligt. Jättebra att Landstinget Sörmland har samma system överallt och det finns gemensam läkemedelslista, lablista och EKG-bank. Mycket är automatiskt i systemet vilket spar mycket tid. Mallar är bra. Det bästa är att det går snabbt och att allt finns tillgängligt. Andra användare tycker inte Systeam Cross är så logiskt och att det är svårt att lära sig. Det finns information på en massa olika ställen, svårt att få översikt. 48

51 7.5.5 Diskussion I tabellen (tabell 7) nedan sammanfattar jag de viktigaste för- och nackdelarna hos de olika systemen, enligt användarna. Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Fördelar Bättre än pappersjournaler. Hittar mer information än i pappersjournaler. Flexibelt. Logiskt uppbyggt. Lätt att lära. Finns i hela landstinget. Lättarbetat då användaren kan välja att ha sina favoritfunktioner lätt åtkomliga. Finns i hela landstinget. Gemensamma lab- och läkemedelslistor. Mycket fylls i automatiskt vilket spar tid (ordinering). Nackdelar Saker tar lång tid att genomföra. Ologiskt uppbyggt. Svårt att lära sig. Svårt att få en överblick. Inga bra översiktbilder. Rörigt. Relevant och irrelevant information samtidigt. Ologiskt uppbyggt. Fult och gammalmodigt. Inga översiktbilder. Mycket oöverskådlig information. Svårt att lära. Tabell 7: Sammanfattning av användarnas åsikter om respektive system Användarna av Cosmic tycker att införandet av IT i vården har varit positivt och föredrar Cosmic framför pappersjournaler, men tycker att det finns mycket att förbättra i systemet. Dock tycker de, i likhet med användare i VAS, att systemet är ologiskt uppbyggt. TakeCares användare å andra sidan, berömmer systemet för att vara logiskt och lätt att lära sig. Detta kan vi återkoppla till diskussionen om struktur, i föregående avsnitt. Systemets uppbyggnad påverkar användarnas uppfattning om hur lätt systemet är att arbeta i. Har leverantörerna lyckats göra ett system som känns logiskt för användarna uppfattar de systemet som lättanvänt och lätt att lära sig. Att Cosmics användare anser att systemet känns ologiskt kan bero på att Cosmic delvis är uppbyggt efter SAMBA, som har fått kritik för att beskriva termer och processer som inte användarna känner sig hemma med. Det visar på hur viktigt det är att bygga systemen efter processer och flöden som finns i verksamheten och som användarna känner till. Att ett system finns överallt i hela landstinget verkar, utifrån användarintervjuerna, vara mycket positivt. Användarna av VAS och Systeam Cross, som har ett sådant system, lyfter fram det som något positivt och ett antal användare anmärker även på att det skapar mycket problem i landsting där det inte fungerar på detta sätt. Detta visar att även landstingen har ett ansvar i detta och att det underlättar mycket för användarna i deras arbete om landstingen inför samma system överallt. Men är det alltid positivt att ha samma system i hela landsting? Slutenvård och primärvård kan se ganska olika ut och ha olika behov, vilket gör att ett system som passar bra inom slutenvård inte behöver passa lika bra inom primärvård. Både från mina användarintervjuer och även i andra användarundersökningar kommer det fram att ett stort problem i de flesta system är att få en överblick. Detta är ett problem som ökar ju större och komplexare systemen bli. Alltså borde dålig översikt höra ihop med hur stort systemet är d.v.s. hur mycket information och funktioner det innehåller. 49

52 Utifrån mina användarintervjuer får jag intrycket att TakeCare och VAS är mycket omtyckta, medan Cosmic och Systeam Cross är mindre uppskattade. Denna bild stämmer även ganska bra med den bild som skapats i media och även den bild jag fick av att läsa relaterade undersökningar som förberedelse till min studie (se avsnitt Relaterade arbeten ). Dock vill jag diskutera vad det kan bero på att användarna tycker som det gör. Användarnas möjligheter att påverka och känna delaktighet i utvecklingen kan vara en faktor som påverkar deras attityd till systemen. Om de känner att deras åsikter ger gensvar, och att leverantören lyssnar och förbättrar systemen efter deras åsikter, ger det ett positivt gensvar i deras attityd till systemen. Dock kan det vara svårt för leverantören att vara flexibel och ta in alla användares åsikter. Det kan resultera i många olika varianter av systemen, som blir för mycket att underhålla. Detta problem blir störst för de leverantörer som har stora system i flera landsting. Om användarna har en geografisk koppling till systemet skulle det kunna bidra till en mer positiv attityd. Exempelvis VAS, som är utvecklat och ägs av Norrbottens Läns Landsting, har mycket nöjda användare i Norrbotten. Kan det ha och göra med att användarna känner en viss samhörighet med systemet? Är användarna i Halland och Jämtland, där VAS också finns, lika nöjda som användarna i Norrbotten? Faktorer som ålder, datorvana och vad användarna har för yrkesroll kan också påverka attityden till systemet. Användarna kan även påverka varandra, exempelvis nya läkare påverkas av de äldre. Det kanske finns en etablerad åsikt om vad man ska tycka om systemet vilket sprids till nyanställda användare och lever kvar, trots att systemet förbättras. 50

53 7.6 Expertgranskning av scenario 1 Nedan beskrivs expertgranskningen som har gjorts i de olika systemen. Scenario 1 gick ut på att ordinera tre läkemedel enligt tre olika metoder: Ordinera läkemedel för en patient Metformin 500 mg, dosering 2 tabletter 4 gånger om dagen, enligt plusmetoden ( ). Medicineringen ska ske tillsvidare. Diklofenak 50 mg, en tablett 3 gånger dagligen, enligt gångermetoden (1*3). Ska ske tillsvidare. Citalopram 20 mg, doseringen är periodiskt med 1 tablett varannan dag, tillsvidare Cosmic Ny ordination En ny ordination görs genom att gå in i läkemedelslistan, genom att välja Läkemedel i menyn och sedan Läkemedelslistan (se figur 5). Längst ned i fönstret finns knappen Ny ordination. Figur 5: Läkemedelslistan i Cosmic Ett nytt fönster öppnas, Ordinationsfönstret (se figur 6). Till vänster finns en meny med mallar på ordinationer, för att vanliga ordinationer ska gå snabbt och lätt att göra. 51

54 Figur 6: Ordinationsfönstret i Cosmic För att göra en ny ordination skriver man in det läkemedel man söker (behövs endast de fyra första bokstäverna) i sökfältet (det gula) och trycker ENTER på tangentbordet. Då vyn är ganska oöverskådlig är det inte så tydligt hur man går vidare. Det är dock bra att sökfältet är gult, men är trots det är det inte tillräckligt tydligt. Att man ska trycka på ENTER är inte heller lätt att förstå Sökresultat Ett nytt fönster öppnas (se figur 7) med en lista på de läkemedel som matchat din sökning. Här görs två val. Först väljs styrkan på läkemedlet och sedan vilken förpackning, d.v.s. antal + mängd/volym. Sedan trycker man OK. Figur 7: Sökresultat 52

55 De översta valen i varje delfönster är förvalda. Detta är bra då det visar att man ska göra två val. Här dyker en varning upp, i just detta fall (se figur 8). Här är det att ett läkemedel med samma ATC-kod som det du just valt redan finns i läkemedelslistan. Tryck OK för att komma vidare. Tryck Avbryt för att börja om. Figur 8: Varning för att patienten har läkemedel med samma ATC-kod. Nu hamnar användaren i Ordinationsfönstret igen. Här ska användaren trycka på Dosera för att komma vidare Dosering Ännu ett fönster öppnas, där användaren gör doseringen av läkemedlet. a. Välj doseringstyp b. Fyll i rätt dos och antal. c. Fyll i hur mycket per klockslag. d. Välj varaktighet När nästa tablett ska tas väljs automatiskt dagens datum och nästa förinställda tidpunkt, om du inte anger annat. Doseringsanvisningen visas även i text. Detta är bra för att användaren lättare kan se om man gjort rätt. Tryck på OK. 53

56 A) Plusmetoden Figur 9: Doseringsfönstret. Ordination enligt plusmetoden. B) Gångermetoden Figur 10: Doseringsfönstret. Ordination enligt gångermetoden. 54

57 C) Periodisk- varannan dag Figur 11: Doserinfsfönstret. Ordination enligt Periodisk- varannan dag. I denna uppgift (C) stötte användarna på problem. Anledning var nog att det är en ovanlig uppgift så de fick testa sig fram. Det som var mest problematiskt var att lista ut hur man skulle få till varannan dag, d.v.s. fylla i intervallfältet. Dock ansåg användarna att doseringstexten var ett mycket bra hjälpmedel för att veta om de gjort rätt Avsluta ordination När doseringsfönstret stängs kommer man tillbaka till Ordinationsfönstret. Flera fält är nu ifyllda efter de val som tidigare gjorts. I stort sett behöver användaren inte fylla i mer. Viktigt att kryssa i rutan Administrera läkemedel i ordinationslistan på enhet:. Då hamnar läkemedlet i ordinationslistan och delas ut på enheten. Vid receptförskrivning kryssas denna inte i. a. Tryck på Signera för att signera. b. Tryck på Spara som Mall, för att spara din ordination som mall. c. Tryck på Rensa, för att ta bort allt. d. Tryck på Klar för signering, om du vill att någon annan ska signera. e. Tryck på Spara, om du vill avvakta signering. 55

58 Figur 12: Ordinationsfönstret. Klart för signering Kommentarer Mitt första intryck var att gränssnittet i ordinationssvyn var ostrukturerat p.g.a. att det är mycket information och inte så tydligt hur man går till väga. För en förstagångsanvändare kan det även vara svårt att förstå att man trycker ENTER på tangentbordet för att komma vidare, det finns alltså ingen knapp för detta i vyn. Systemet fyller inte heller i så mycket automatiskt. Det är mycket klick. För scenariot med plusmetoden och gångermetoden är det 20 klick, och 17 klick för uppgiften med periodisk- varannan dag. Dock känns flödet naturligt och det är tydligt hur man ska genomföra uppgifterna. Instruktionsfälten är väldigt höga vilket tar mycket plats i fönstret. Ett alternativ kan vara att fälten expanderar beroende på hur mycket som skrivs här. 56

59 7.6.2 TakeCare Ny ordination För att göra en ny ordination går man via läkemedelsjournalen. Den nås via Läkemedelsjournal i spalten till vänster (se figur 13). Figur 13: Första vyn i TakeCare, innehållande länk till läkemedelsjournalen. För att göra en ny ordination klickar användaren antingen på ikonen högst upp till vänster i vyn eller väljer Nytt och sedan Läkemedelsordination i dropdownmenyn (se figur 14). Figur 14: Läkemedelslistan. Länk till ny ordination. Två fönster på varandra öppnas. I den som hamnar högst upp söker man efter preparat (se figur 15) och i den andra görs ordinationen. 57

60 Sökresultat Här fyller användaren i vilket läkemedel som söks. Ju mer bokstäver som skrivs in i fältet desto färre träffar får man. Det går även att söka på ATC-kod och Substans. Två val måste göras, vilket läkemedel och vilken styrka. Tryck på OK. Figur 15: Sökresultat. Listan kan bli ganska lång om man inte fyllt i så många bokstäver, och leder till att man måste scrolla nedåt. Då det finns olika sorter av samma preparat kan listan bli lång även om man skrivit ut hela läkemedlet Dosering När sökfönstret stängs hamnar användaren i Ordinationsfönstret (se figur 16), där även doseringen fylls i. Användaren måste fylla i mycket själv. Först väljs på vilket sätt doseringen tas in. Doseringen kan göras på flera sätt. Antingen fyller man i snabbdosfältet enligt den metod som önskas eller så kan man fylla i direkt i tidsschemat. I snabbdosfältet står vilken enhet som är vald. Valet görs högre upp i preparattabellen högre upp. 58

61 A) Plusmetoden Figur 16: Doseringsfönstret. Ordinering enligt plusmetoden. B) Gångermetoden Figur 17: Doseringsfönstret. Ordinering enligt gångermetoden. 59

62 C) Periodisk- varannan dag a. Gå in under fliken schema, välj regelbunden och Schema-dag. Välj sedan varannan dag. b. Välj tid då det ska börja gälla. Dagens datum väljs automatiskt. c. Välj hur länge medicineringen ska gälla. Här: tillsvidare, då behöver du inte fylla i alls. Figur 18: Doseringfönstret. Ordinering enligt Periodisk- varannan dag. Figur 19: Doserignsfönstret. Dosering klar. 60

63 Avsluta ordination För att avsluta ordinationen a. Tryck på Spara & Stäng, för att spara och signera senare. b. Tryck på Signera, för att signera. c. Tryck på Signera & recept: om man vill gå vidare till receptförskrivning Kommentarer Första intrycket är en strukturerad vy som visar tydligt hur man ska börja. Flödet har få klick och inte så många växlingar mellan olika vyer. För uppgifterna A) och B) tar det 10 klick att ta sig igenom flödet och för uppgift C) tar det 13 klick. I Ordinationsvyn finns mycket fält man kan fylla i, men som inte måste fyllas i. Det är dock tydligt vilka fält som är obligatoriska. Vyn innehåller mycket information men är bra strukturerad. Dock är det mycket yta som inte används. Preparattabellen behöver inte vara ett så stort fält, skulle kunna minskas ned för att expanderas när det behövs. Rubriken Schema beskriver inte vad den används till, vilket skapar problem i uppgift C) VAS Ny ordination För att göra en ny ordination går man in i läkemedelslistan (se figur 20). Där väljs ny ordination längst upp till vänster. Figur 20: Läkemedelslistan. Två fönster på varandra öppnas. Högst upp ligger en sökmotor för läkemedel och under ett ordinationsfönster där dosering görs (se figur 21). 61

64 Figur 21: Sökresultat Sökresultat I Sökfönstret finns möjligheten att söka på flera läkemedel samtidigt. Ju fler bokstäver desto färre träffar. Dock blir listan ändå ganska lång och användaren måste scrolla. Fönstret är litet vilket gör att man måste scrolla mycket nedåt. Det går inte att förstora. Välj aktuellt läkemedel och tryck på Välj. Läkemedlet läggs nu i en lista i fönstret bakom. Sökfönstret finns fortfarande kvar och användaren kan söka på fler läkemedel. Knappen stäng stänger sökfönstret Dosering Alla läkemedel ligger nu i en lista (se figur 22). De som är gråmarkerade är inte färdigdoserade än. I fältet Kortdos skrivs ex Viktigt att välja enhet. Är enheten fel tryck Ctrl G för att få upp en lista av enheter. Fyll i ordinationsanvisningen. Denna fylls inte i automatiskt (måste inte fyllas i för att bli okej). Tider kommer upp automatiskt i rutorna längst ned. Byt om nödvändigt. Läkemedlet blir vitmarkerat när allt är klart. Tryck på spara och du kommer till läkemedelslistan igen. Här markerar du det läkemedel du vill signera och trycker sedan på Signera. De läkemedel som står i röd text är inte signerade. 62

65 A) Plusmetoden Figur 22: Dosering enligt plusmetoden. B) Gångermetoden Figur 23: Dosering enligt gångermetoden. C) Periodisk- varannan dag a. I kortdos skriver du: 1+. Automatiskt fylls i. b. Gå in under schema genom att skriva Ja i Schemarutan. Ett nytt fönster dyker upp (se figur 24). c. Fyll i så att det står 1 i de två första kolumnerna i första raden. Under kortdos skriver du och sedan enhet. I andra radens två första kolumner skriver du 2. Under kortdos skriver du x. Det betyder att andra dagen ges ingen medicin. Tryck på Spara. Fyll inte i någon mer rad. d. Fyll nu i Ja i Upprepas-rutan. e. Fyll i ordinationsanvisning f. Byt tider om nödvändigt. 63

66 Figur 24: Dosering enligt Periodisk- varannan dag. Figur 25: Dosering enligt Periodisk- varannan dag. Schema. 64

67 Figur 26: Dosering klar. Flera av användarna jag intervjuade hade problem med den här uppgiften och problemet bestod oftast i hur schemat skulle fyllas i. Det var även så att de inte visste hur man skulle få ordinationen att gälla tillsvidare. För att kontrollera om det blir rätt behöver användaren gå ut i läkemedelslistan och kolla, vilket tar extra tid. En doseringstext här skulle rekommenderas Avsluta ordination Tryck på Spara och signera i läkemedelslistan genom att markera de läkemedel du vill signera Kommentarer Första intrycket av VAS är mycket information och ostrukturerat. Det framgår inte heller vad som är obligatoriska fält. I VAS behövs det 10 klick för att genomföra (A) och (B) uppgiften. Dock känns inte flödet naturligt, då det inte framgår vad jag ska göra. I VAS tar man sig fram genom att använda TAB och ENTER. Det gör att användaren inte behöver växla mellan mus och tangentbord, vilket leder till att flödet går snabbare. Dock kan systemet ställa till problem för en ovan användare, då det är lätt att missa att fylla i vissa fält. Gränssnittet är inte konsekvent. Vissa fält fyller användaren bara i medan andra fält fylls i för att öppna ett nytt fönster. Exempel på det är uppgift (C) där Ja skrivs i ett fält för att öppna ett nytt fönster. Systemet ger ingen anvisning hur schemat ska fyllas i. Systemet ger inte heller någon återkoppling om man fyllt i schemat rätt eller fel. 65

68 7.6.4 Systeam Cross Ny ordination För att göra en ordination utgår man från en tempkurva där även en Läkemedelslista finns representerad (se figur 27). Klickar på Ord, som står för ny ordination. Figur 27: Tempkurva och läkemedelslista. Länk till ny ordination. Ett nytt fönster öppnas (se figur 28). I sökfältet finns redan ifyllt. Det betyder att man söker efter mallar som finns. Vill man göra en vanlig sökning skriver man vad man vill ha, utan framför. Det räcker med att skriva några bokstäver. Tryck på TAB. Figur 28: Ordinationsfönstret. 66

69 Sökresultat Ett nytt fönster med sökresultat öppnas (se figur 29). Det går även att göra en sökning genom att trycka på knappen Läkemedel/substans, så gör man sökningen i sökfönstret. Till skillnad från de andra systemen är detta ett stort fönster så man får en översikt över listan utan att behöva förstora fönstret. I sökfönstret väljer man det läkemedel man vill ha. Tryck sedan på OK. Då stängs fönstret och man är tillbaka i ordinationsfönstret. Figur 29: Sökresultat Dosering Mycket fylls i automatiskt. Fälten Form och Styrka fylls i automatiskt efter vad användaren valt för läkemedel. Dock måste användaren vara uppmärksam på om allt är korrekt, då det finns fält som inte fylls i på grund av de val användaren tidigare gjort. Exempelvis fylls alltid alternativet Per oralt in i fältet administrationssätt. Därför måste användaren vara uppmärksam och ändra detta om hon vill något annat. Ett fält borde inte fyllas i automatiskt om det inte är rätt från början. Detta är en stor brist som kan leda till allvarliga fel i ordinationen och bli ett hot mot patientsäkerheten. Även fältet Ordinationstyp är alltid ifyllt med alternativet Stående. För att dosera, skriv enligt antingen med plus- eller gångermetoden i doseringsfältet. Systemet gör automatiskt om till plusmetoden. Här måste man tabba sig vidare annars fylls inte tidslistan i av sig själv och då är det lätt att man missar att fylla i den. Systemet säger dock till om man missar tiderna. Vissa användare hade just det problemet, att de missade att tabba sig vidare. Dagens datum väljs automatiskt och nästa utdelning av läkemedel är nästa förinställda tidpunkt. Du kan lägga till en extra dos om du vill att patienten ska få läkemedlet innan nästa tidpunkt. Välj administrationssätt. Per oralt fylls i automatiskt och användaren måste aktivt ändra den om hon önskar annan metod. Sedan väljs hur länge medicineringen ska gälla. För att ordinationen ska gälla tillsvidare lämnas fälten tomma. 67

70 Figur 30: Ordinationsfönstret. A) Plusmetoden Figur 31: Dosering enligt plusmetoden. 68

71 B) Gångermetoden Figur 32: Dosering enligt gångermetoden. 69

72 C) Periodiskt- varannan dag Eftersom alternativet Stående är förvalt är det viktigt att man väljer Intervall istället. Tiden som väljs är den tiden du ordinerar. Figur 33: Dosering enligt Periodisk- varannan dag. Välj intervall. Figur 34: Klart att ordinera. 70

73 Avsluta ordination Tryck på Spara, Spara+fler eller Avbryt. Spara betyder automatiskt signering och leder till att ordinationsfönstret stängs och man kommer till tempkurvan. Spara+fler betyder att du signerar din ordination och leder till att ordinationsfönstret rensas och man kan göra en ny ordination utan att gå via tempkurvan. Att trycka på Avbryt gör att ordinationen stängs utan att sparas och man kommer automatiskt till tempkurvan Kommentarer Första intrycket av Systeam Cross ordinationsvy ger en överskådlig och strukturerad bild. Det behövs 14 klick för att utföra uppgift (A) och (B), vilket är mer än i TakeCare och VAS. Flödet känns dock naturligt och uppgiften löses snabbt och smidigt. I gränssnittet finns mycket knappar och fält, men de knappar som inte går att använda är utgråade vilket visar tydligt vad som är obligatoriskt att fylla i. Systemet underlättar för användaren genom att fylla i mycket automatiskt. Dock grundas inte denna automatik på vad användaren fyllt i för uppgifter innan, utan är alltid detsamma. Det finns därför en risk att det blir fel om användaren inte dubbelkollar. Precis som i VAS bygger systemet på ett TAB ENTER-system. Även här gör det flödet snabbare för en van användare men kan leda till misstag för en ovan. Inget varningssystem finns inbyggt för allergi, ATC-koder eller dubbelordinationer. Interaktioner varnar systemet för när man sätter in preparat. Annars är det är upp till läkaren att kolla upp dessa saker innan. Dock säger systemet till då användaren missar att fylla i ett obligatoriskt fält eller fyller i det på fel sätt. Det är bättre att systemet stödjer användaren att göra rätt från början, så att det inte måste säga till oss hela tiden. 71

74 7.7 Expertgranskning av scenario 2 Scenario 2 går ut på att ordinera en injektion som spädes. Det utvalda läkemedlet Zinacef (750 mg), ska ges till patienten som en injektion efter att ha spätts med natriumklorid (100 ml). Patienten ska få injektionen 3 gånger dagligen, enligt plusmetoden (1+1+1) och ska gälla tillsvidare Cosmic Välj ny ordination i läkemedelslistan. Sök läkemedel genom att skriva in de fyra första bokstäverna (se figur 35). Figur 35: Ordinationsfösntret. Ett nytt fönster öppnas. Välj läkemedel och förpackning (se figur 36). Här valdes 5 x 750mg. Tryck OK. Figur 36: Sökresultat. 72

75 Välj ordinationstyp (injektion) och administrationssätt (se figur 37). Här är det viktigt att kolla så att mängd/volym stämmer, då detta inte följer med automatiskt från sökningen. Både jag och användarna missade detta vilket ledde till att det blev 250 mg Zinacef istället för 750 mg. Detta borde antingen inte vara ifyllt eller rätt ifyllt från början. Detta kan leda till allvarliga ordinationsfel, vilket kan hota patientsäkerheten. Figur 37: Väl injektion. Sök natriumklorid. Tryck i fältet för Spädes. Här görs en ny sökning, för natriumklorid, på samma sätt som tidigare. Fönstret för sökta läkemedel öppnas. Välj läkemedel och förpackning (se figur 38). Tryck OK. Figur 38: Sökresultat. Tillbaka till Ordinationsfönstret (se figur 39). Det är viktigt här att lägga till natriumklorid, annars kommer den inte med i ordinationen. Systemet borde inte tvinga användaren att lägga till själv eller så måste den varna eller säga till tydligare att detta är ett måste. 73

76 Tryck på dosera för att komma till doseringsfönstret. Figur 39: Ordinationsfönstret. Natriumklorid har lagts till. Ännu en vy öppnas, där du gör doseringen av läkemedlet. a. Välj doseringstyp b. Fyll i Form och Gånger per dag. c. Fyll i hur mycket per klockslag. d. Välj varaktighet Figur 40: Doseringsfönstret. Nu kommer du tillbaka till Ordinationsfönstret. Tryck på Signera för att signera Kommentarer I denna uppgift behöver användaren hoppa mellan många olika fönster. Trots det känns flödet naturligt. Gränssnittet är strukturerat och visar tydligt hur man ska gå till väga. En stor brist i 74

77 systemet är att trots att man valt en viss mängd läkemedel (då man väljer förpackning) har systemet en standardmängd som fylls i automatiskt, vilket betyder att användaren måste välja manuellt ändå. I ordinationsfönstret är det mycket fält och information, vilket leder till att man tappar överblicken och lätt missar något. Fältet är ifyllt vilket kan leda till att användaren tror att det är rätt för att det skett automatiskt. Har man ett val att göra borde inte fältet fyllas i automatiskt. Detta kan leda till allvarliga fel i ordineringen, vilket kan hota patientsäkerheten TakeCare Gå in i läkemedelslistan välj ny ordination. Sök efter läkemedel. Välj vilket läkemedel och vilken styrka (se figur 41). Tryck OK. Figur 41: Sökresultat. För spädning finns två alternativ: Alternativ 1 (se figur 42): Fyll i Blandning till höger. Skriv natriumklorid i fältet Spädes med. Välj alternativen Intravenöst och Injektion. Skriv in spädningsvolym. Välj dosering och antal vid varje tidpunkt. 75

78 Figur 42: Ordinationsfönstret. Alternativ 2 (se figur 43): Tryck på Lägg in fler och sök natriumklorid. Figur 43: Sökresultat. Tryck i rutorna för Blandning och Lösning i ordinationsfönstret. Välj mängd och dosenhet för preparaten. Skriv in styrka för färdig lösning och rätt enhet. 76

79 Figur 44: Ordination klar. Signera genom att trycka på Signera Kommentarer Systemet visar inte tillräckligt tydligt vad man ska göra. I detta fall kan användaren lösa uppgiften på två sätt vilket inte framgår i gränssnittet. Återkopplingen i systemet brister och säger inte till när det blir fel VAS Gå in i läkemedelslistan och välj ny ordination. Sök läkemedel (se figur 45). Figur 45: Sökresultat. Välj aktuellt läkemedel och tryck på Välj. Tryck sedan på Stäng. 77

80 Figur 46: Ordinationsfönstret. I doseringsfönstret fylls i ordinerad mängd: 750 mg i. Tryck på Löses/Spädes. Ett nytt fönster öppnas där användaren kan söka på fler läkemedel (se figur 47). Sök natriumklorid. Tryck Välj. Figur 47: Sökresultat. Doseringsrutan är nu för natriumklorid (se figur 48). Du kan hoppa mellan läkemedlen genom att trycka på respektive läkemedel i listan. 78

81 Figur 48: Dosera natriumklorid. Fyll i ordinerad volym. Ordinerad mängd fylls i automatiskt. Gå tillbaka till Zinacefvyn (se figur 49). Fyll i kortdos: 750x3 mg. Enheten viktig. Figur 49: Ordination klar. Fyll i ordinationsanvisningen. Byt tider om nödvändigt. Tryck på Spara och signera i läkemedelslistan Kommentarer Tydligt flöde, men något oklart vilka fält som ska fyllas i av användaren. Systemet borde tydligare visa hur arbetsflödet ska gå. Här skulle doseringsanvisning, likt de som finns i Cosmic och TakeCare, tydligt visa om man gjort ordineringen rätt eller fel. 79

82 7.7.4 Systeam Cross Gå in i ny ordination och sök läkemedel. Infusion väljs automatiskt så ändra detta till Injektion. Figur 50: Ordinationsfönstret. Välj injektion. Tryck på Spädning/tillsats. Ett nytt fönster öppnas. Fyll i information om Zinacef, d.v.s. 750 mg. Tryck på Spädning. I rullmenyn kan du välja mellan spädningstillsatser, bl.a. natriumklorid. Du gör alltså ingen sökning här. Fyll i information om natriumklorid, d.v.s. 100 ml. Tryck på Registrera och sedan OK. Fönstret stängs. 80

83 Figur 51: Registrering av natriumklorid. Du är nu tillbaka i ordinationsfönstret. Knappen Spädning/tillsats är nu grön för att visa att spädning är aktuell. Dosera som tidigare. Figur 52: Ordination klar. 81

84 Kommentarer Flödet känns naturligt och vyerna är strukturerade. Dock var det inte tillräckligt tydligt att man är tvungen att trycka på Registrera för att lägga till natriumklorid till dosering. Detta borde vara mycket tydligare då det kan leda till allvarliga fel i ordinationen. 82

85 7.8 Diskussion De första intrycken av de olika systemen skiljer sig åt. Första intrycket av Cosmic är ett ostrukturerat gränssnitt och det är otydligt hur man började ordinationen. Första intrycket av TakeCares ordinationsvy känns strukturerad och det är tydligt vilka fält som är obligatoriska. Dock visar det sig att vid flera tillfällen visar inte systemet tillräckligt tydligt hur arbetsflödet ser ut och man blir osäker. Detta sker i det mer komplicerade ordinationerna, som spädning av ett läkemedel. Första intrycket av VAS är ett ostrukturerat gränssnitt. Det kunde vara mer tydligt hur arbetsflödet ser ut och mer tydligt vad användaren ska göra. Första intrycket av Systeam Cross är ett överskådligt och strukturerat gränssnitt, där det är tydligt vilka fält som är obligatoriska. Nedan följer en kort sammanfattning (tabell 8) av hur de olika systemen uppfattades under genomförandet av scenarierna. Cosmic TakeCare VAS Systeam Cross Mycket klick i jämförelse med de andra systemen. (20st) Naturligt flöde som gjorde att uppgiften löstes snabbt och smidigt. Första intryck: Gränssnittet något ostrukturerat och oöverskådligt. Ej tydligt var man ska börja i ordinationen. Stor brist i automatiken, då fält inte fylls i korrekt. Få klick. (10st) Naturligt flöde. Uppgiften löstes snabbt och smidigt. Första intryck: Strukturerat gränssnitt och tydligt vilka fält som är obligatoriska. Ibland oklart hur man ska gå till väga, ofta i mer komplicerade ordinationer. Få klick. (10st) Första intryck: Ostrukturerat gränssnitt och otydligt hur man ska gå till väga. TAB-ENTERsystem som gör flödet snabbare. 13st klick. Naturligt flöde. TAB-ENTERsystem som gör flödet snabbare. Överskådligt gränssnitt och tydligt vilka fält som är obligatoriska. Ibland otydligt hur man ska gå till väga. Ledde till fel i de mer komplicerade ordinationerna. Stor brist i automatiken, då fält inte fylls i korrekt. Tabell 8: Sammanställning av resultat från expertgranskning Användarna måste i många arbetssituationer kunna mata in en stor mängd data på kort tid. Det måste gå snabbt, smidigt och med minimalt antal klickningar. Cosmic har mest klick för att utföra uppgiften med det går ändå snabbt och smidigt att utföra uppgiften. TakeCare har relativt få klick (10st) och flödet känns naturligt. VAS har relativt få klick, dock känns inte flödet så naturligt och det är inte tydligt hur man ska gå till väga. Att inte veta vad man ska göra leder till att arbetsuppgiften tar lång tid att genomföra vilket bör undvikas. VAS och Systeam Cross har systemet med TAB och ENTER, som gör att användaren inte behöver växla mellan mus och tangentbord, vilket leder till att flödet går snabbare. I Cosmic och TakeCare kan man tabba sig vidare om man önskar, men vanligast är att man använder både mus och tangetbord. En skillnad i Cosmic är att man måste skriva minst 4 bokstäver i läkemedlet för att det ska gå att söka, medan man i TakeCare, VAS och Systeam Cross räcker det med 1 eller 2 bokstäver. Man får dock väldigt många fler träffar. En fördel med att man skriver läkemedlet man söker i samma fönster som där träffarna visas är att man direkt ser vad man får för resultat av sin sökning. I VAS kan man söka på flera läkemedel samtidigt, vilket är mycket smidigt och spar tid. 83

86 Automatik kan vara ett bra sätt för att få användaren att fokusera på sin arbetsuppgift. Om användaren behöver fokusera på saker utöver det ökar den kognitiva belastningen, vilket kan leda till stress och att användaren gör något fel. Därför är det bra när system fyller i fält automatiskt efter vilka val användarna gör i ordineringen. Det leder även till att flödet känns mer naturligt och uppgiften går snabbare att utföra. Systeam Cross har mycket automatik inbyggd vilket underlättar mycket och gör att det går snabbt att utföra ordineringen. Dock är det viktigt att den information som fylls i automatiskt är korrekt och att det inte döljer fler val för användaren att göra. Både Cosmic och Systeam Cross brister i detta. Vissa fält fylls i automatiskt, men inte efter vad användarna gjort för val tidigare, vilket gör att användarna måste göra ett manuellt val ändå. Då man som användare ofta tror att ett fält som fyllts i automatiskt är rätt, missar man att göra detta val, vilket kan leda till allvarliga fel som hotar patientsäkerheten. Ett annat exempel på automatik är i TakeCare och VAS där fönstret med sökresultat öppnas automatiskt. I Cosmic och Systeam Cross får man göra detta i två steg. I Cosmic och TakeCare fylls en doseringsanvisning i automatiskt, vilket underlättar för användaren att snabbt kontrollera om de gjort dosering korrekt. I VAS och Systeam Cross fyller man i doseringsanvisningen själv. I dessa system är det inte heller obligatoriskt att fylla i en doseringsanvisning. Användaren behöver även gå ut i läkemedelslistan för att kontrollera om de gjort rätt. Användarna jag intervjuade gjorde det, vilket tog mycket extra tid. I TakeCare kan man välja om man vill att den automatiserade doseringsanvisningen ska vara på eller av. Är den av måste man fylla i själv. I Cosmic kan man gå in och ändra i texten om man tycker att den inte är tillräckligt bra. Den automatiska doseringsanvisningen i Cosmic och TakeCare underlättar mycket för användare att se om hon gjort ordineringen rätt eller fel. Cosmic har en mycket tydlig doseringsvy. Här väljer man i en Drop down-meny mellan pluseller gångermetoden, periodisk m.m. I detta fall måste man manuellt fylla i plusmetoden i schemat, som automatiskt visas. I TakeCare, VAS och Systeam Cross har de löst det genom att det räcker med att skriva , så fylls schemat i automatiskt. Om man dock inte är så van med plus- och gångermetoden kan det bli problematiskt då man kanske inte vet hur snabbdoseringen ska fyllas i. Men detta är inte vanligt. Alla användare jag intervjuat är vana med det ena eller andra sättet. Cosmic, TakeCare och VAS har varningssystem som ska varna för interaktion och dubbelordinering, men de fungerar på lite olika sätt. I Cosmic öppnas ett fönster i sökfönstret. Du måste ge en motivering innan du kan gå vidare. I TakeCare varnas användaren på tre ställen. Först i ett gult fält i sökfönstret, sedan öppnas ett fönster där du trycker ja för att gå vidare. Ingen motivering behövs. Sedan syns varningen i ett gult fält till vänster i doseringsvyn. I VAS öppnas ett fönster som varnar och du kan trycka ja för att gå vidare. Ingen motivering behövs. Systeam Cross har inga inbyggda varningar alls i ordinationen. 84

87 7.9 Översikter Att få översikt över en patient eller sitt eget arbete är en viktig del i användarnas arbete. Därför är det nödvändigt att gränssnittet kan visa all relevant information samtidigt. Ett bra system tvingar inte användarna att ha viktig information i minnet utan visar all informations som behövs samtidigt. I följande avsnitt beskrivs hur användare kan skaffa sig en överblick i respektive system. Avsnittet bygger på information från leverantörerna om hur systemen är uppbyggda för att ge överblick och även hur användarna i verkligheten gör för att skaffa sig överblick Cosmic Cambio har skapat flera översiktbilder som användaren snabbt ska kunna komma åt. Dessa överblicksbilder är kopior hämtade från andra delar av systemet, men samlade på ett ställe för att vara lätt åtkomliga. I Cosmic finns även möjligheten för användarna att skapa egna översiktbilder, med hjälp av en administratör. Användaren väljer själv vilka översikter man vill ha, men sedan gör en administratör själva uppläggningen. Översiktbilderna är utvalda vyer från andra delar av systemet. Dessa vyer kan man välja utifrån en lista (se figur 53) och så läggs vyerna i samma fönster. Ju fler man väljer desto mindre blir varje vy. Figur 53: Administration av dynamiska översikter i Cosmic Det kan vara svårt att göra en avvägning. Många rutor ger ju mer varierad information men översikten blir då sämre eftersom rutorna blir små och användaren måste scrolla åt olika håll för att kunna se allt. Figuren (Figur 54) nedan visar ett exempel på en dynamisk översikt där fem vyer valts att läggas in. 85

88 Figur 54: Exempel på Dynamiska översikter- läkare Användarna använder läkemedelslistan för att se vad en patient haft för läkemedel tidigare. Journalanteckningarna används också där man filtrerar fram det man vill åt, exempelvis diagnoser. Även inskrivningsöversikt och vårdprocessöversikt användas av användarna. Detta beror på vad det är för användare också. Alla har ju olika behov. De användare jag intervjuade visste inte att man kunde skapa sina egna översikter. Dock tyckte de att det verkade omständigt att gå via en administratör och trodde inte att de skulle använda det TakeCare Profdoc Care har skapat ett antal verktyg för att öka överblicken. De har bland annat en läkemedelslista, en översiktsfunktion i journalen där användaren själv kan välja vilka översikter man vill ha. Användarna kan ofta välja vilka översikter de vill ha, men det används olika mycket. Tanken bakom TakeCare är att det ska vara så enkelt som möjligt att hitta information. En användare som ska läsa något använder sig av länkarna i menyn till vänster. En användare som ska skriva något trycker på Nytt och väljer i en drop-downmeny (se figur 55). Det går även att gå in de i olika modulerna och klicka sig vidare därifrån. 86

89 Figur 55: Första vyn i TakeCare TakeCare är uppbyggt så att de vyer som finns ska vara översiktliga, istället för att skapa flera specifika översiktbilder. Användarna av TakeCare använder sig av Epikrismottagning och journalanteckningar. Vissa går även in på vårdtillfällen för att se hur en patient har behandlats. Diagnoser används också men får kritik från flera användare att det är oöverskådlig och innehåller mycket irrelevant information (figur 56). Användarna tycker det är svårt att hitta den information de vill ha. Figur 56: Diagnosöversikt i TakeCare 87

90 I TakeCare finns det många vyer för att beskriva arbete som sker, ex. olika att göra- listor för mottagningar och kliniker. Det finns även vyer för att beskriva användarens arbete såsom Mitt arbete. Detta används dock inte av någon av de läkare jag intervjuade då de ansåg att denna information fick de på rond VAS I VAS finns inte så många färdiga översikter. Det finns en journalöversikt (se figur 59) och en översiktbild över journalanteckningar, och de används av VAS-användarna. Journalöversikten är sorterad på händelser. Väljer man en händelse får man information om patientens läkemedel, journalanteckningar och provtagningar. Flera användare lyfter även fram försättsbladen som ett bra ställe att få översikt, men de är sällan ifyllda eftersom det inte är obligatoriskt. För att få en överblick över patienten används även senaste epikris samt vårdtillfällen. Figur 57: Journalöversikt i VAS Systeam Cross I Systeam Cross finns det inte färdiga översiktbilder. I utvecklingen av den nuvarande versionen av Systeam Cross var inte översikt så framträdande. Leverantören har dock tagit fasta på att bättre översiktbilder är något som behövs, och satsningen på det till nya versionen är stor. Användarna själva säger att de använder sig av journalen (se figur 58), och letar sig igenom den. De kan också se om patienter vårdats på andra kliniker, men om patienten varit på mottagning är det ofta krångligt. Då måste man öppna en annan klinikmodul och skriva in personnumret på nytt. Det samma gäller vårdcentraler. Det är ett mycket omständigt arbete och leder inte till att användaren får någon översikt. Dock klagar inte användarna på att översiktbilder saknas. Problemet, tycker de, är att man måste öppna och stänga olika fönster 88

91 hela tiden. Dock skulle det problemet kunna lösas om man samlade relevant information i ett fönster. Figur 58: Exempel på journalanteckning i Systeam Cross Diskussion Tabellen (tabell 9) nedan visar en översiktlig bild över hur de olika systemen är uppbyggda för att skapa översikt för användaren. Cosmic Uppbyggnad Många olika färdiga översiktbilder. Finns även möjlighet för användaren att skapa sina egna översiktbilder. Användare Använder Läkemedelslistan och Journalanteckningarna. Vet inte om att man kan göra egna översikter. TakeCare Inga färdiga översiktbilder, men översiktfunktioner inbyggda i vissa övriga bilder. Översiktsfunktion i journalen. Finns möjlighet att skapa egna bilder. Använder Epikrismottagning, vårdtillfällen och journalanteckningar. Diagnoser använts men får kritik för oöverskådlig och innehåller mycket irrelevant information. Inte medvetna om att det går att göra egna översikter. VAS Finns journalöversikt. Användarna använder journalöversikten, Ingen möjlighet till egna översiktbilder. samt senaste epikris och vårdtillfällen. System Cross Inga översikter i denna version. Användarna letar sig igenom journalen. Svårt att få överblick. Tabell 9: Sammanställning av resultat om översikter 89