SOSFS 2008:26 (M) Föreskrifter. Uppgiftsskyldighet till patientregistret. Socialstyrelsens författningssamling

Transkript

1 SOSFS (M) Föreskrifter Uppgiftsskyldighet till patientregistret Socialstyrelsens författningssamling

2 I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS) publiceras myndighetens föreskrifter och allmänna råd. Föreskrifter är bindande regler. Allmänna råd innehåller rekommendationer om hur en författning kan eller bör tillämpas och utesluter inte andra sätt att uppnå de mål som avses i författningen. Socialstyrelsen ger årligen ut en förteckning över gällande föreskrifter och allmänna råd. SOSFS kan beställas från Socialstyrelsens kundtjänst, Stockholm, fax , e-post socialstyrelsen@strd.se ISSN Artikelnr Tryck: Edita Västra Aros, Västerås 2008

3 Socialstyrelsens författningssamling Ansvarig utgivare: Chefsjurist Nils Blom Socialstyrelsens föreskrifter om uppgiftsskyldighet till patientregistret; beslutade den 1 december SOSFS (M) Utkom från trycket den 23 december 2008 Socialstyrelsen föreskriver följande med stöd av 6 förordningen (2001:707) om patientregister hos Socialstyrelsen. 1 Den som bedriver verksamhet inom hälso- och sjukvården ska senast den 31 mars varje år till Socialstyrelsen lämna uppgifter om de patienter som under föregående år 1. har vårdats inom den slutna hälso- och sjukvården, eller 2. har behandlats av läkare inom den del av den öppna hälso- och sjukvården som inte är primärvård. 2 Uppgifterna som avses i 1 ska lämnas i enlighet med specifikationerna i 1. bilagorna 1 och 5 för patienter som har skrivits ut från sluten hälsooch sjukvård, 2. bilagorna 2 och 5 för patienter som den 31 december var inskrivna för geriatrisk eller psykiatrisk sluten hälso- och sjukvård, och 3. bilagorna 3 och 5 för patienter som har behandlats av läkare inom den del av den öppna hälso- och sjukvården som inte är primärvård. 3 Den som bedriver psykiatrisk tvångsvård ska, förutom uppgifterna i 1, senast den 15:e i varje kvartals första månad lämna uppgifter om de patienter som under föregående kvartal har varit eller vid kvartalsskiftet är inskrivna för tvångsvård som ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård. 4 Uppgifterna som avses i 3 ska lämnas i enlighet med specifikationerna i bilagorna 4 och 5 för patienter som har varit eller är inskrivna för sluten eller öppen psykiatrisk tvångsvård. 5 Uppgifterna som avses i 1 och 3 ska lämnas på datamedium i enlighet med specifikationerna i bilaga 6. 3

4 SOSFS Tillstånd att lämna uppgifterna på ett annat sätt kan begäras hos Socialstyrelsen. 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari Genom författningen upphävs Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2002:1) om uppgiftsskyldighet till patientregistret. Socialstyrelsen LARS-ERIK HOLM Annika Edberg (Epidemiologiskt Centrum) 4

5 Bilaga 1 SOSFS Uppgifter om patienter som har skrivits ut från sluten hälso- och sjukvård Postbeskrivning Variabel Antal tecken Vårdkontakts-id 7 Personnummer 12 Kön 1 Folkbokföringsort 6 Sjukhus 6 Klinik 3 Inskrivningsdatum 8 Utskrivningsdatum 8 Planerad vårdkontakt 1 Inskrivningssätt 1 Utskrivningssätt 1 Psykiatrisk vårdform (obegränsat antal) Diagnos (obegränsat antal) Yttre orsak (obegränsat antal) Åtgärd (obegränsat antal) 17/psykiatrisk vårdform 7/diagnos 7/yttre orsak 16/åtgärd Uppgifterna i varje post registreras i ordning enligt ovan. Om uppgifter för en variabel saknas, lämnas variabelutrymmet blankt och fylls inte ut med nollor eller andra tecken. 5

6 SOSFS Bilaga 2 Uppgifter om patienter som den 31 december var inskrivna för geriatrisk eller psykiatrisk sluten hälso- och sjukvård Postbeskrivning Variabel Antal tecken Vårdkontakts-id 7 Personnummer 12 Kön 1 Folkbokföringsort 6 Sjukhus 6 Klinik 3 Inskrivningsdatum 8 Planerad vårdkontakt 1 Inskrivningssätt 1 Psykiatrisk vårdform (obegränsat antal) 17/psykiatrisk vårdform Uppgifterna i varje post registreras i ordning enligt ovan. Om uppgifter för en variabel saknas, lämnas variabelutrymmet blankt och fylls inte ut med nollor eller andra tecken. 6

7 Bilaga 3 SOSFS Uppgifter om patienter som har behandlats av läkare inom den del av den öppna hälso- och sjukvården som inte är primärvård Postbeskrivning Variabel Antal tecken Vårdkontakts-id 7 Personnummer 12 Kön 1 Folkbokföringsort 6 Sjukhus 6 Klinik 3 Datum för öppenvårdskontakt 8 Planerad vårdkontakt 1 Form av öppenvårdskontakt 1 Psykiatrisk vårdform 1 Diagnos (obegränsat antal) 7/diagnos Yttre orsak (obegränsat antal) 7/yttre orsak Åtgärd (obegränsat antal) 16/åtgärd Uppgifterna i varje post registreras i ordning enligt ovan. Om uppgifter för en variabel saknas, lämnas variabelutrymmet blankt och fylls inte ut med nollor eller andra tecken. 7

8 SOSFS Bilaga 4 Uppgifter om patienter som har varit eller är inskrivna för sluten eller öppen psykiatrisk tvångsvård som ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård Postbeskrivning Variabel Antal tecken Vårdkontakts-id 7 Personnummer 12 Kön 1 Folkbokföringsort 6 Sjukhus 6 Klinik 3 Inskrivningsdatum 8 Utskrivningsdatum 8 Kvartal 5 Inskrivningssätt 1 Utskrivningssätt 1 Permission (obegränsat antal) Avvikning (obegränsat antal) Psykiatrisk vårdform (obegränsat antal) Diagnos (obegränsat antal) Yttre orsak (obegränsat antal) Åtgärd (obegränsat antal) 16/permission 16/avvikning 17/psykiatrisk vårdform 7/diagnos 7/yttre orsak 16/åtgärd Uppgifterna i varje post registreras i ordning enligt ovan. Om uppgifter för en variabel saknas, lämnas variabelutrymmet blankt och fylls inte ut med nollor eller andra tecken. 8

9 Bilaga 5 SOSFS Beskrivning av variabler Vårdkontakts-id Personnummer Kön Folkbokföringsort Sjukhus Klinik Identitetsbeteckning för vårdkontakt. Anges med ett 7-siffrigt löpnummer som är unikt för varje vårdkontakt inom samma sjukhus och under samma utskrivningsår. Anges med 12 siffror utan streck (årtal fyra siffror, månad två siffror, dag två siffror, födelsenummer tre siffror samt kontrollsiffra). 1 = man 2 = kvinna Avser patientens folkbokföringsförsamling vid tidpunkten för vårdkontakten. Registreras med hjälp av förteckningen Rikets indelningar, utgiven av Statistiska centralbyrån. De två första siffrorna avser län, nästa två kommun och de två sista församling. Om länet och kommunen är kända men församlingen okänd, registreras endast läns- och kommunkod. Om länet är känt och kommunen och församlingen okända, registreras endast länskod. Om länet är okänt, lämnas hela fältet blankt. Om patienten ej är folkbokförd i Sverige, anges länskod 99 följd av blanktecken. Avser även andra sjukvårdsinrättningar eller motsvarande. Registreras med hjälp av den 5- eller 6-siffriga koden i Socialstyrelsens hälso- och sjukvårdsförteckning 1992 med fortlöpande kompletteringar från Epidemiologiskt Centrum (EpC). 5-siffriga koder vänsterställs. Avser även medicinskt verksamhetsområde eller motsvarande. Registreras med hjälp av den 3-siffriga koden i Socialstyrelsens hälso- och sjukvårdsförteckning 1992 med fortlöpande kompletteringar från EpC. 9

10 SOSFS Bilaga 5 10 Inskrivningsdatum Utskrivningsdatum Kvartal Datum för öppenvårdskontakt Planerad vårdkontakt Inskrivningssätt Utskrivningssätt 0 = öppenvårdsbesök på mottagning/vården- het där en patient möter en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar 1 = öppenvårdsbesök på mottagning/vårdenhet där en patient möter ett vårdteam (teambesök) Form av öppenvårdskontakt Anges med 8 siffror (årtal fyra siffror, månad två siffror och dag två siffror). Anges med 8 siffror (årtal fyra siffror, månad två siffror och dag två siffror). Avser det kvartal som uppgifterna om patienterna omfattar. Anges med 5 siffror (årtal fyra siffror och kvartal en siffra). Anges med 8 siffror (årtal fyra siffror, månad två siffror och dag två siffror). 1 = ja, vårdkontakt för vilken tid har avtalats 2 = nej Patienten skrivs in på kliniken 1 = från annat sjukhus eller annan klinik 2 = från särskilt boende (individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av socialtjänstlagen (2001:453) eller lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade) 3 = från ordinärt boende (patientens bostad eller motsvarande som inte ingår i särskilt boende) Patienten skrivs ut från kliniken 1 = till annat sjukhus eller annan klinik 2 = till särskilt boende (individuellt behovsprövat boende som ges med stöd av socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) 3 = till ordinärt boende (patientens bostad eller motsvarande som inte ingår i särskilt boende) 4 = patienten avliden

11 Bilaga 5 SOSFS 2 = öppenvårdsbesök på mottagning/vårdenhet där flera patienter i grupp möter en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar (gruppbesök) 3 = öppenvårdsbesök på mottagning/vårdenhet där flera patienter i grupp möter ett vårdteam (gruppteambesök) 4 = öppenvårdsbesök i en patients bostad eller motsvarande där patienten möter en hälsooch sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar (hembesök) 5 = öppenvårdsbesök i en patients bostad eller motsvarande där patienten möter ett vårdteam 6 = öppenvårdsbesök på annan plats där en patient möter en hälso- och sjukvårdspersonal med självständigt behandlingsansvar 7 = öppenvårdsbesök på annan plats där en patient möter ett vårdteam 8 = telefon- och brevkontakter avseende kvalificerad hälso- och sjukvård Psykiatrisk 0 = frivillig psykiatrisk vård som bedrivs envårdform ligt hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Om tvångsvård ges enligt lagen (1991:1128) om psykiatrisk tvångsvård (LPT) eller lagen (1991:1129) om rättspsykiatrisk vård (LRV), anges formen av tvångsvården enligt följande. 1 = sluten psykiatrisk tvångsvård enligt LPT, ej konverterad patient 2 = sluten psykiatrisk tvångsvård enligt LPT, konverterad patient 3 = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV med särskild utskrivningsprövning 4 = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV utan särskild utskrivningsprövning 5 = sluten rättspsykiatrisk vård enligt LRV för rättpsykiatrisk undersökning 6 = öppen psykiatrisk tvångsvård enligt LPT 7 = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV med särskild utskrivningsprövning 8 = öppen rättspsykiatrisk vård enligt LRV utan särskild utskrivningsprövning 11

12 SOSFS Bilaga 5 Samtliga psykiatriska vårdformer som har förekommit under en och samma vårdkontakt registreras med tillhörande datum. Varje psykiatrisk vårdform registreras i ett eget 17-ställigt fält. I den första positionen i det 17-ställiga fältet registreras koden avseende formen för den psykiatriska tvångsvården. I positionerna 2 9 registreras datumet när psykiatrisk tvångsvård påbörjades. I positionerna registreras datumet när psykiatrisk tvångsvård avslutades. Permission Avvikning Diagnos Varje permission registreras i ett eget 16-ställigt fält. I positionerna 1 8 i det 16-ställiga fältet registreras datumet när permission påbörjades. I positionerna 9 16 registreras datumet när patienten återkom från permission. Permission som pågår kortare tid än 24 timmar rapporteras inte. Varje avvikning registreras i ett eget 16-ställigt fält. I positionerna 1 8 i det 16-ställiga fältet registreras datumet när patienten avvek. I positionerna 9 16 registreras datumet när patienten återkom till kliniken. Avvikning som pågår kortare tid än 24 timmar rapporteras inte. Avser huvuddiagnos (det tillstånd som är den primära anledningen till vårdkontakten) och samtliga bidiagnoser som har haft relevans för vårdkontakten. Registreras enligt Klassifikation av sjukdomar och hälsoproblem 1997 med fortlöpande ändringar. För ett tillstånd som inte kan beskrivas med endast en kod (t.ex. asteriskkod med tillhörande daggerkod) registreras båda koderna. Daggerkoden anges i ett nytt diagnosfält direkt efter asteriskkoden. 12

13 Bilaga 5 SOSFS Diagnoskoden specificeras i tillämpliga fall med hjälp av en ATC-kod enligt FASS. ATCkoden anges i ett nytt diagnosfält direkt efter den diagnoskod som specificeras. Huvuddiagnos registreras som första kod. Varje diagnoskod vänsterställs och anges utan decimaltecken. Yttre orsak Åtgärd Registreras enligt kapitel XX, Yttre orsak till sjukdom och död i Klassifikation av sjukdomar och hälsoproblem 1997 med fortlöpande ändringar. Uppgift om minst en yttre orsak anges alltid vid tillstånd som har registrerats enligt kapitel XIX (skador, förgiftningar m.m.) Koden för yttre orsak specificeras i tillämpliga fall med hjälp av en ATC-kod enligt FASS. ATC-koden anges i ett nytt fält direkt efter den kod för yttre orsak som specificeras. Varje kod för yttre orsak vänsterställs. Avser åtgärder som har haft relevans för vårdkontakten. Registreras enligt Klassifikation av vårdåtgärder med fortlöpande ändringar. Åtgärdskoden specificeras i tillämpliga fall med hjälp av en ATC-kod enligt FASS. ATCkoden anges i ett nytt åtgärdsfält direkt efter den åtgärdskod som specificeras. Varje åtgärd registreras i ett 16-ställigt fält. I den första positionen i det 16-ställiga fältet registreras ordningsnumret på den diagnos som har föranlett en åtgärd. I positionerna 2 8 registreras åtgärdens kod. I positionerna 9 16 registreras datumet för åtgärden. 5-ställiga koder vänsterställs. 13

14 SOSFS Bilaga 5 Förteckning över klassifikationer Klassifikation av sjukdomar och hälsoproblem 1997, Socialstyrelsen 1996, ISBN med fortlöpande ändringar 1, 2 Klassifikation av vårdåtgärder (KVÅ) årlig 2, 3 Hälso- och sjukvårdsförteckning 1992, Socialstyrelsen 1992, ISBN X med fortlöpande ändringar 4 FASS Läkemedel i Sverige, Läkemedelsinformation AB, årlig 5 1 Kan beställas hos Socialstyrelsens Kundtjänst Stockholm tel fax E-post socialstyrelsen@strd.se 2 Textfiler kan hämtas på Socialstyrelsens webbplats, Enheten för klassifikationer och terminologi, Epidemiologiskt Centrum, Socialstyrelsen 3 Publicerad på Socialstyrelsens webbplats, Enheten för klassifikationer och terminologi, Epidemiologiskt Centrum, Socialstyrelsen 4 Fortlöpande ändringar finns på Socialstyrelsens webbplats, Enheten för DRG och patientregistret, Epidemiologiskt Centrum, Socialstyrelsen 5 Kan beställas hos Läkemedelsinformation AB Box Stockholm 14

15 Bilaga 6 SOSFS Hur uppgifterna lämnas De uppgifter som vårdgivaren ska rapportera lämnas sammanhållet för vårdgivarens samtliga vårdenheter på cd-skiva eller något annat överenskommet datamedium. Datamediet märks med vårdgivarens namn, namnet på en kontaktperson samt dennes adress och telefonnummer. Uppgifterna lämnas som textfil (semikolonseparerad), Excelfil eller Accessfil för PC. Datamediet märks även med filbeteckning/-ar som anges med datatyp 2 tecken, vårdgivaren 2 tecken alternativt sjukhuskod 5 tecken samt årtal 4 tecken. Datatypen anges med följande koder: ut = utskrivna från sluten hälso- och sjukvård in = inskrivna för geriatrisk eller psykiatrisk sluten hälso- och sjukvård ov = öppen hälso- och sjukvård tv = psykiatrisk tvångsvård Vårdgivare som är ett landsting eller en kommun (som inte ingår i ett landsting) anger koderna som utgör de två första siffrorna i sjukhuskoden. Om filen innehåller uppgifter från endast ett sjukhus eller en vårdenhet, anges hela sjukhuskoden i filbeteckningen. Exempel: Filen med utskrivna från sluten vård 2009 i Landstinget Sörmland betecknas ut Filen med öppen vård 2009 hos en privat vårdgivare med sjukhuskod betecknas ov Uppgifterna skickas på ett sådant sätt att ingen obehörig kan ta del av dem till nedanstående adress eller på annat överenskommet sätt. Socialstyrelsen Patientregistret STOCKHOLM 15

16