Mamut Business Software KASSA. Introduktion till Mamut Kassa Återförsäljare

Transkript

1 Mamut Business Software KASSA Introduktion till Mamut Kassa Återförsäljare

2 Introduktion till Mamut Kassa Återförsäljare Kom i gång med Mamut Kassa Version 1.3 POS.MAN.GST.130.DIS.SE 1

3 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Postadress: Mamut AB Box Stockholm Tlf: Fax: Internet: E-post: Besöksadress: Kungsgatan 24, 2 tr Stockholm Mamut Support: För information om produktanvändning. Tlf: Fax: Mamut Lön Support tlf: Internet: E-post: support@mamut.se Försäljning: Tlf: (Gratisnummer) Internet: E-post: info@mamut.se Fax:

4 OM MAMUT KASSA INNEHÅLL OM MAMUT KASSA... 4 DEFINITION AV ORD OCH UTTRYCK I PROGRAMMET... 7 KOM I GÅNG... 8 VAD BÖR DU TÄNKA PÅ INNAN DU SÄTTER IGÅNG?... 8 SYSTEM- OCH MASKINKRAV INSTALLATION FÖRSTAGÅNGSUPPSTART INLOGGNING TILL MAMUT KASSA FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA REGISTRERING AV FÖRSÄLJNING BETALNING KASSAINSÄTTNING OCH KONTANTUTTAG SKAPA FAKTUROR RETUR AV VAROR KASSAAVSTÄMNING OCH DAGSAVSLUT OM DAGLIGA RUTINER GUIDE FÖR KASSAAVSTÄMNING GUIDE FÖR DAGSAVSLUT UPPDATERA LAGERSALDO UPPDATERA PRODUKTER OCH KUNDER ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR OM ADMINISTRATION AV PROGRAMMET INSTÄLLNINGAR ANVÄNDARE OCH SÄKERHET OM RAPPORTER PARAMETERSTYRNING NY VERSION UPPDATERING TILL NY VERSION FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR UPPDATERING INSTALLATION OCH UPPDATERING TILL NY VERSION NYHETER I VERSION SNABBKNAPPAR I FÖRSÄLJNINGSFÖNSTRET

5 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA OM MAMUT KASSA Mamut Kassa är en komplett, användarvänlig och modern kassalösning för alla mindre verksamheter. Lösningen är integrerad med Mamuts ekonomisystem och erbjuder allt du kan behöva för att bedriva försäljning. Allt du behöver för att driva en butik Med Mamut Kassa kan du genomföra operationer i ett modernt kassasystem med betalning kontant eller genom annan betalning direkt över disk. Integrerat med Mamut ekonomisystem Systemet fungerar i samspel med din Mamut databas, utan att det är nödvändigt att genomföra större ändringar i inställningarna. Du måste emellertid se till att ha en uppdaterad version av Mamut installerat. Obs! Se också avsnittet "Vad du bör tänka på innan du sätter igång?" för information om öresavrundning, betalningsätt m.m. Synkronisering Du ansluter dig mot Mamutsystemet rutinmässigt, så att nödvändig data som produkter, priser, betalningsvillkor med mera, kan hämtas från Mamuts databas samtidigt som försäljningarna från kassasystemet kan överföras. Systemet behöver inte alltid vara anslutet till din Mamutdatabas. Systemet måste emellertid anslutas vid vissa operationer som t.ex. synkronisering av kund- och produktregister. Detta säkerställer kassadriften om du har Mamut databas installerat på en annan plats eller i ett större nätverk. Enkelt att installera Systemet är enkelt att installera tack vare guiden för förstagångs uppstart. Dessutom kan du konfigurera systemet med hjälp av ett eget inställningsfönster. Som systemadministratör kan du också säkerställa säkerheten, både i form av användaradministration för att kontrollera användarnas behörigheter i systemet och i form av säkerhetskopieringsrutiner. Registrering av försäljning och betalning Systemet är konstruerat för Kunddisplay. Försäljning och betalning registreras enkelt i en användarvänlig skärmbild. Produkterna hämtas via egendefinierade snabbknappar, streckkodsläsare eller genom sökning i produktregistret. Du kan ta emot betalning på flera olika sätt. Kunden kan betala kontant eller med kort. Det kan även uppstå situationer där kunden kommer med Presentkort eller Tillgodokvitto, ska ha tillbaka pengar till följd av detta, eller att kunden betalar i utländsk valuta. Kanske betalar kunden med en kombination av dessa. Rabatter Du kan ge rabatter och ändra enhetspriser på de enskilda produkterna. Om det registreras försäljning mot en bestämd kund och därefter skapas faktura, kommer priset från ekonomisystemet att användas. 4

6 OM MAMUT KASSA Detaljerad produktinformation och lagersaldo Du kan se detaljer om produkten med information om bland annat moms, vikt, volym och självkostnadspris. Du kan också hämta det senaste lagersaldot. Har du slagit in en produkt flera gånger kan varurader slås ihop i registreringsfönstret och på kvittoutskriften. Anonym försäljning med beloppsgräns eller registrering av försäljning på kunden Som standard registreras försäljningar mot en okänd/anonym kund, Kontantkund. Du kan sätta beloppsgräns på sådana anonyma försäljningar, så att dessa inte kan registreras om summan överskrider en bestämd gräns. Kundregistret överförs rutinmässigt från Mamuts databas, så att du kan registrera försäljning på kunder som redan är registrerade där. Du kan se detaljerad information om kunden. Fakturering Vanlig kassaförsäljning registreras vanligtvis utan att det specificeras information om kunden. Den samlade kassaförsäljningen överförs då till Mamuts databas. Du kan emellertid också registrera försäljningen på en bestämd kund, till exempel om du önskar att i efterhand skicka en faktura till kunden. Kassaförsäljning som ska faktureras överförs till Mamuts orderregister. Fakturor som skapas i kassasystemet skapas i Mamut vid dagsavslut och fakturorna måste skrivas ut från Mamut, inte från kassasystemet. Skapa nya kunder från kassan Du kan skapa nya kunder från kassan. Dessa överförs då till ekonomisystemet, så att du kan fakturera därifrån. Kassainsättning och kontantuttag Du kan också göra insättning och uttag ur kassan. Syftet med detta kan vara att fylla upp eller tömma kassabehållningen efter behov eller kanske göra utlägg från kassan. Kassaavstämning och Dagsavslut I kassan finns två rutiner för avslut. Genom Kassaavstämning visas kassabehållningen för försäljning sedan förra kassaavstämningen och fram till en bestämd tidpunkt. Genom Dagsavslut överförs försäljningen till ekonomisystemet och lagersaldot uppdateras. Touch screen Alla funktioner vid registrering av försäljning, förutom att söka efter kunder eller produkter, kan skötas med touch screen. Du kan anpassa systemet så att produkterna kategoriseras och tillskrivs olika snabbknappar på skärmen. Dessa snabbknappar kan också grupperas så som du själv önskar. Du kan naturligtvis också använda systemet med en vanlig skärm utan touch-screen-funktion. 5

7 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Returer Du kan registrera retur av vara och utfärda tillgodokvitto eller betala tillbaka beloppet. Skrivare för kvitto och rapporter Du kan koppla kvittoutskriften och skriva ut rapporterna från systemet på denna eller välja att rapporterna ska skrivas ut på en egen skrivare. Du kan också skriva ut egna presentkort och egna tillgodokvitton direkt från systemet. Anpassa kvittoutskrift Du kan redigera kvittoutskriften så att den visar information om moms, expeditens namn eller identifiering och egna texter. Rapporter Systemet har flera rapporter som bland annat kan hjälpa dig att få en översikt över omsättningen för de olika användarna, omsättningen fördelat på timmar under dagen(-arna) och försäljning som inte har genomförts, samt rapporter i förbindelse med avslutsrutinerna. I administrationsfönstret kan du se statusinformation med nyckeltal. Obegränsat antal användare Det finns stöd för en kassa, som kan ha obegränsat antal användare. Användarna kan dela kassalåda eller ha sina egna. Användarrättigheter Du kan administrera rättigheterna till de olika användarna, så att du kan kontrollera vem som har tillgång till exempel Dagsavslut eller att ge rabatt. Användarna loggas automatiskt ut från systemet för systemets säkerhet. Upplärningsläge Du kan starta systemet i upplärningsläge för att öva dig eller lära upp medarebetare. I upplärningsläget registreras allt i en exempeldatabas. Starta programmet i upplärningsläget från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassa hittar du upplärningsläget. Du kommer tydligt att se att systemet går i upplärningsläge. DataTools Programmet använder verktyg för underhåll av databasen som kallas DataTools. Du kan starta DataTools från Startmenyn i Windows, i programgruppen Mamut Kassa. 6

8 DEFINITION AV ORD OCH UTTRYCK I PROGRAMMET DEFINITION AV ORD OCH UTTRYCK I PROGRAMMET Avslutad försäljning Detta är en försäljning som inte är parkerad och där hela försäljningen är avklarad/betald. Avstämd försäljning Detta är en försäljning som är betalda och inkluderad i en Kassaavstämning. Ekonomisystemet Mamut Business Software innehåller data som rutinmässigt överförs till kassan. Programmet benämns som ekonomisystemet, till skillnad från Mamut Kassasystem, som har en egen databas vid kassadisken. Superanvändare En superanvändare är en användare av programmet som har tillgång till all funktionalitet i systemet. Systemadministratör En systemadministratör har tillgång till funktioner som vanliga användare inte kommer i kontakt med, som säkerhetskopiering, användaradministration m.m. I Mamut kan en användare tillägna sig en förhandsdefinierad behörighetsmall som kallas systemadministratör. Denna ger tillgång till de funktioner programleverantören antar kommer att vara mest relevant för en systemadministratör. PLU PLU är ett egendefinierat nummer för en vara som fungerar som EAN-kod, men inte följer denna standard. Dagsavslut Dagsavslut är en beteckning på funktionen för att avsluta en serie med försäljning i en kassa. Dagsavslut görs på en given tidpunkt. För att en försäljning ska komma med i dagsavslutet, måste den vara med i en Kassaavstämning. Upplärningsläge Du kan starta systemet i upplärningsläge för att öva dig eller lära upp medarbetare. I upplärningsläget registreras allt i en exempeldatabas. Starta programmet i upplärningsläge från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassasystem hittar du upplärningsläge. Du kommer tydligt att kunna se att systemet går i upplärningsläge. 7

9 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA KOM I GÅNG Installation och Förstagångsuppstart Installationen genomförs steg för steg med hjälp av en guide och tar dig direkt vidare till en guide för förstagångsuppstart. Inställningar Vissa inställningar är obligatoriska och du kommer att ledas igenom en guide första gången som du startar programmet. Dessutom finns det flera anpassningsmöjligheter. Läs mer om detta under "Inställningar". Registrering av försäljning Lär känna huvudfönstret för registrering av försäljning. Fönstret kan anpassas med egna knappar för de produkter som du säljer ofta. Kassaavstämning och Dagsavslut Kassaavstämning och dagsavslut bör gå snabbt och effektivt. Alla användare bör känna till kassaavstämningen och kanske också dagsavslutsfunktionen. Systemet har som standard satts upp så att det förutsätts att dessa genomförs i en och samma process, men du kan dela upp dem under inställningarna om du önskar det. Läs mer om detta under "Om dagliga rutiner". Uppdatera produkter och kunder Mamut Kassasystem baseras på produktregistret i Mamut. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart. Denna funktion används därefter för att läsa in produktregistret och kundregistret från ekonomisystemet (Mamut) förutom att betalningssätten blir uppdaterade. Funktionen bör användas rutinmässigt. Läs mer om detta under "Uppdatera Produkter och Kunder". Upplärningsläge Du kan starta systemet i upplärningsläge för att öva dig eller lära upp medarbetare. I upplärningsläget registreras allt i en exempeldatabas. Starta programmet i upplärningsläget från Startmenyn i Windows. Under programgruppen Mamut Kassa hittar du upplärningsläget. Du kommer tydligt att se att systemet går i upplärningsläge. Vad bör du tänka på innan du sätter igång? Mamut-version Du måste ha en uppdaterad version av ditt Mamut-program. Installera den senaste CD:n som du har fått skickad till dig eller uppdatera från Du måste veta var Mamuts databas är installerad, så att du kan ange eller bekräfta korrekt sökväg till databasen för anslutning till Mamut Kassasystem. 8

10 KOM I GÅNG Betalningsvillkor I Mamuts databas måste du ha ett Betalningsvillkor med beskrivningen "Kassaförsäljning". Du kan skapa denna under Visa - Inställningar - Företag - Grundinställningar - Betalningsvillkor. Betalingssätt måste vara Kontant. Var uppmärksam på att det inte är markerat i fältet Tillgänglig på Internet. Under Avancerat ska du markera Post till aktuell reskontra. Obs! Kontrollera så att det inte är markerat för Kontant under Avancerat på betalningsvillkor. Öresavrundning Du måste ha en produkt för öresavrundning i ekonomisystemet och välja detta i inställningarna i kassasystemet. Denna produkt måste vara knuten mot lagret som du ska använda för kassasystemet. Produkten måste vara aktiv: Välj Nej i Inaktiv-fältet på fliken Diverse. Produkten måste vara knuten till lagerplatsen för kassasystemet, men ska inte uppdatera lagersaldot: Kryssrutan Uppdatera lagersaldo under fliken Lager ska inte vara markerad. Produkten måste vara momsfri: Välj Ingen avgift/avgiftsfri i momsfälten. Produkten måste vara länkad till konto för öresavrundning i redovisningen: Välj korrekt konto under fliken Inställningar. Om du i ekonomisystemet inte redan har en sådan produkt som du har valt här, måste du skapa det där. Därefter kan du välja Administration - Uppdatera Produkter och Kunder i kassasystemet, för att hämta produkten, så att du kan välja det här. SQL Databas Programmet använder SQL databas. Om du inte redan har installerat en SQL Server 2005 version kommer installationsguiden installera gratisversionen SQL Server Express Obs! Du måste vara uppkopplad mot Internet för att denna nedladdning ska fungera. Tillgång Du bör tänka igenom vem som ska ha tillgång till kassasystemet. Dessa användare måste vara registrerade i Mamut först. Du ska ange en valfri 4-siffrig PIN-kod för dig själv i första omgången. Ha denna klar när du startar. Det är till exempel endast superanvändaren som har tillgång till dagsavslut. Här kan du också bestämma bland annat vem som ska ge rabatter i kassan och vem som ska kunna se täckningsbidrag och uppdatera fakturor. Läs mer om detta under "Användare och Säkerhet". Maskinvara Är maskinvaran klar för användning? I inställningsfönstret anger du kassalåda, kunddisplay, skrivare för kvitto m.m. Systemet kommer att låta dig välja till exempel kvittoskrivare som är installerat på maskinen vid kassandisken. Även kassalådan och kunddisplay läggs upp som om de vore skrivare. 9

11 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Lager Vilket lager ska varorna säljas från? Har du flera lager i Mamut ska du välja lager under installationen. Mamut Kassasystem baseras på produktregistret i Mamut. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart och rutinmässigt senare. Endast produkter som inte kräver Serienummer, Varuparti eller Utgångsdatum kan överföras. Produkterna måste också vara knutna mot lagret som det säljs från - även om det inte är en lagervara. Lagersaldot uppdateras vid dagsavslutet. Du kan eventuellt konfigurera systemet så att lagersaldot kan uppdateras oftare, manuellt. Detta görs i Inställningar. Redovisning Betalningssätten för kontanter, bankkort/kreditkort och eventuellt presentkort ska knytas mot kontoplanen i Mamut. Systemet föreslår konton för detta, men har du behov för speciella konton måste dessa skapas i Mamut först. Rutiner för Kassaavstämning Använder du en kassa som delas av flera användare eller har var och en egna kassalådor? Opererar du med separata kassalådor och avstämning för varje användare, måste du ange detta innan du sätter igång. Alternativt kan du markera att Kassaavstämning medför alltid dagsavslut, så att när en kassa räknas ska det alltid utföras ett dagsavslut. Du bör också sätta upp valörer för den första kassaavstämningen, som passar bäst med det system du använder för insättning i banken. Kanske behöver du också en valör för Kontantuttag och Kassainsättning. Läs mer om detta under "Inställningar". Snabbknappar för ofta sålda produkter Vilka produkter önskar du att göra tillgängliga genom snabbknappar? Det är brukligt att lägga de produkterna som man säljer mest via kassan här. Du kan lägga upp upp till 16 produkter på snabbknapparna i registreringsfönstret, så att dessa registreras genom ett enda tryck. Resten kommer du till via knappen Produkter. Läs mer om detta under "Inställningar". Utöver detta finns det flera anpassningsmöjligheter i inställningar för Mamut Kassa. Det rekommenderas att du läser vidare om dessa. Tips! Läs också om Installation - checklista nedan. System- och maskinkrav För att kunna använda Mamut Kassa version 1.3 krävs följande komponenter: Systemkrav: Mamut Business Software version 12.2 Mamut Office eller Mamut Enterprise ekonomisystem. En giltig licens av Mamut Kassa (Mamut Business Software tilläggsprodukt). Windows Vista*/XP med SP2 10

12 KOM I GÅNG Maskinkrav: Processor: 1,6 GHz eller högre. Ledig plats på hårddisken: 1 GB. RAM: 1Gb eller mer. Skärmupplösning 1024 * 768 minimum. Minst 2 Com-portar. Minst 2 USB-portar. Installation Installationen av Mamut Kassa genomförs med hjälp av en guide. Du måste acceptera användaravtalet och välja var programmet ska installeras. Det kommer att skapas en genväg för programmet på Startmenyn i Windows. Programmet använder SQL databas. Om du inte redan har installerat en SQL Server 2005 version kommer installationsguiden installera gratisversionen SQL Server Express Du måste vara uppkopplad mot Internet för att denna nedladdning ska fungera. Nedladdningen kan ta tid. Installation - checklista Denna lista kan du använda innan och under installationen, för att försäkra dig om att allt är korrekt utfört. 11

13 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Förberedelser innan installation BESKRIVNING MER INFORMATION UTFÖRT 1 Är maskinvaran i överensstämmelse med systemkraven? 2 Är Windows XP SP2 installerat? Nej Ladda ner och installera från Microsoft 3 Installera drivrutiner för maskinvara Microsoft West International AB Mamut Business Software BESKRIVNING MER INFORMATION UTFÖRT 4 Sätt upp betalningssätt för kassaförsäljning 5 Skapa och kontrollera produkt för öresavrundning 6 Ladda ner uppdaterad licens på Mamut Business Software 7 Behöver du skapa en ny användare? Ja Skapa ny användare i Mamut Business Software Mamut Kassa Vad du bör tänka på innan du sätter igång? - Information i detta dokument Vad du bör tänka på innan du sätter igång? - Information i detta dokument BESKRIVNING MER INFORMATION UTFÖRT 8 Installera Mamut Kassa Installation av Mamut Kassa - Information i detta dokument 9 Är Mamuts databas fri från fel? Kontrollera databasen med hjälp av MCINTEG Nej Kontakta Mamut Supportcenter 10 Starta Mamut Kassa och slutför guiden för förstagångs uppstart 11 Sätt in produkt för öresavrundning i inställningar, dagsavslut Parameterstyrning - Information i detta dokument Förstagångs uppstart - Information i detta dokument Inställningar, Dagsavslut - Information i detta dokument Har du installerat en testdatabas eller önskar att ta bort en installation för att starta på nytt, kan du göra på följande sätt: 12

14 KOM I GÅNG Så här tar du bort en Mamut Kassa databas: Tips! Om du önskar, kan du alternativt använda.bat filen - där dessa kommandorader ligger färdig skrivna.. 1. Avsluta alla instanser av Mamut Kassa. 2. Ladda ner filen Notera var du sparar filen. 3. Ta ut resetpos.exe från.zip-filen du laddat ner. 4. Välj Starta - Kör, skriv "cmd" och klicka OK. (I Windows) 5. Navigera till mappen där du sparat filen resetpos.exe. 6. Skriv in resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpos;" Har du kört programmet i Upplärningsläge måste du dessutom skriva in: resetpos "server=(local)\mamut;integrated security=sspi;database=mamutpostest;" 7. Starta Mamut Kassa Programmet kommer då att starta med guiden för förstagångs uppstart. Obs! Kommandona ovan förutsätter att kassasystemdatabasen är installerad lokalt på samma dator som du kör resetpos. Förstagångsuppstart Inledning Du kan starta programmet via startmenyn i Windows. Första gången som du startar programmet kommer en guide att hjälpa dig att lägga in de viktigaste inställningarna som systemet kräver för att det skall fungera korrekt. Denna guide visas varje gång systemet startas tills du har fullföljt hela guiden. Detta betyder att om du klickar på Avbryt under guiden, kommer denna att komma upp på nytt nästa gång du startar programmet. 13

15 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Under guiden ska du bland annat ange vilken användare som ska ha tillgång till kassasystemet. Dessa måste skapas i ekonomisystemet först, om inte detta redan har gjorts. Du ska också ange konton för kontanter, kort och eventuellt presentkort. Det rekommenderas därför att du sätter dig in i detta först. Ange sökväg till ekonomisystem Ange sökväg och namn till en SQL-server. Systemet genomsöker din lokala dator automatiskt. Ange Instans. Instans är valfritt. Programmet letar automatiskt efter en instans med namnet MAMUT. När du har hittat servern och valt instans kan du klicka på Anslut. Programmet kopplas då till servern och laddar ner en lista över systemdatabaser. Listan visas i fönstrets nedre del. 14

16 KOM I GÅNG Välj systemdatabas och klicka på Nästa. Välj företagsdatabas En del användare har flera företagsdatabaser installerade i sitt ekonomisystem. Om du har det måste du välja vilken företagsdatabas kassasystemet ska vara kopplad till. Du kommer inte att komma vidare i guiden förrän du har valt företagsdatabas. Du kan inte gå vidare i guiden innan du har valt företagsdatabas. Användarinformation Användarnamnet och lösenordet som du uppger måste vara detsamma som det som du använder i ekonomisystemet. PIN koden måste vara en 4-siffrig kod som ska vara din privata kod. Du måste komma ihåg denna kod. Skriv gärna ner den och spara den på ett säkert ställe. Du kommer att skapas som superanvändare i 15

17 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA kassasystemet. Senare i guiden kan du ge tillgång till övriga användare som är registrerade i ekonomisystemet. När du klickar på Nästa hämtar systemet underlaget från ekonomisystemet. Detta kan ta lite tid. Om det inte finns någon kund med namnet Kontantkund skapas den automatiskt. Denna används i kassasystemet som standardkund när kundnamnet är okänt eller inte har registrerats. Användarbehörighet Här väljer du vilka användare som du ska ha tillgång till i kassasystemet. Endast användare som redan är skapade i ekonomisystemet kommer att kunna väljas här. Tillgång för flera användare Klicka Redigera om du önskar att administrera tillgången för de olika användarna som kommer upp. Din egen användaridentitet har nu angivits som superanvändare. För att hindra att du blir "utelåst" från systemet kan detta inte ändras. De övriga användarna har som standard ingen tillgång, men du kan ge dem tillgång här. Systemet har satts upp med förhandsdefinierade roller som du kan välja i en rullgardinsmeny. Du kan klicka på Detaljer för att se vilka rättigheter som är tillägnade de olika rollerna. Notera att detta endast är ett informationsfönster. Funktioner som är markerade i listan är öppna för rollen. Detta kan inte ändras. Du kan emellertid ändra några detaljer för varje enskild användare. Under Behörighet hittar du vart du kan markera om du bland annat vill bestämma om användaren ska kunna Ändra priser eller Skapa fakturor. 16

18 KOM I GÅNG PIN-kod Första gången en användare får tillgång, blir det kalkylerat en tillfällig PIN-kod för engångsanvändning. Denna måste du ge till användaren. Notera PIN-koden och ge den till användaren. Superanvändaren kan också senare administrera användartillgången från inställningarna inne i systemet. Inställningar Lager Om du har flera lager är det viktigt att du anger det korrekta lagret här. Guiden låter dig välja från det eller de lager som är registrerade i ekonomisystemet. 17

19 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Kund för kontantförsäljning Kontantförsäljning kan registreras utan att du känner tilll kundens namn. Systemet har automatiskt skapat en kund som kallas Kontantkund om denna inte redan finns sedan tidigare. Denna kund föreslås som standard kontantkund och kommer, om inget annat har angivits, vara standardkund för all kontantförsäljning i kassasystemet. Du kan eventuellt hämta in en annan kund genom att klicka på Sök knappen. Ingående kassabehållning Här lägger du in saldo för kassabehållningen. Kom ihåg att detta saldo måste stämma överens med den bokförda behållningen i ekonomisystemet. Inställningar för externa enheter Här görs inställningar för maskinvaran som ska användas tillsammans med kassasystemet. Obs! Enskilda funktioner är inte tillgängliga i alla utgåvor av programmet. Skrivare för kvitto Rullgardinsmenyn visar en lista över skrivare som är installerade på datorn. Om inte systemet innehåller stöd för kvittoskrivare eller att ingen skrivare har angivits, kommer alla kvitton att skrivas ut på A4-papper på en vanlig skrivare. 18 Skrivare för rapporter Rullgardinsmenyn visar en lista över skrivare som är installerade på datorn. Kunddisplay är ansluten Markera om du använder kunddisplay på din kassadisk. Kunddisplayen kommer att kunna väljas som en skrivare (drivare) i rullgardinsmenyn om den är korrekt installerad.

20 KOM I GÅNG Kassalådan är ansluten Inställning för om systemet ska hantera kassalåda vid avslutning av försäljning. Kodsekvens för att öppna kassalåda Här anges kod för att öppna kassalådan. Läs specifikationen på din kassalåda för ytterligare information. Läs mer om dessa inställningar under "Inställningar" nedan. Betalningssätt I kassadisken kommer du att kunna ta emot betalningar på olika sätt. Varje betalningssätt måste kopplas till ekonomisystemet genom att de har ett konto i kontoplanen, som uppges här. Systemet kommer att föreslå konton, men du kan överstyra dessa i detta fönster. Om du inte använder Presentkort kan du låta detta fält vara omarkerat. Du kan använda eller ändra dessa konton senare, under inställningar. Om du har ett ekonomisystem med funktionalitet för fakturering, kommer betalningssätten för fakturering automatiskt att hämtas från systemet. Bekräfta inställningarna Innan guiden för förstagångsuppstart avslutas får du en översikt över inställningarna som du har valt. Du måste bekräfta dessa genom att klicka Nästa. 19

21 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Obs! Om du klickar Avbryt här måste du slutföra guiden senare från steg 1. Slutför du guiden kommer du inte att få upp den på nytt senare. Du kan då ändra inställningarna i inställningsfönstret. När du har slutfört guiden blir du automatiskt inloggad i kassasystemet. Du kan markera Öppna fönster för övriga inställningar, om du genast vill gå igenom övriga inställningar. Obs! Det rekommenderas att du markerar Öppna fönster för övriga inställningar, så att du kan gå igenom övriga inställningar med detsamma. Som minimum måste du ange en produkt för öresavrundning på order på fliken Dagsavslut. Denna produkt måste vara upprättad i ekonomisystemet. Läs mer om detta under "Inställningar, Dagsavslut". Annars är startfönstret i systemet fönstret för registrering av försäljning. 20

22 KOM I GÅNG Inloggning till Mamut Kassa Inloggningsfönstret visas varje gång som systemet startas eller efter att en användare har loggat ut sig. Inga funktioner i systemet är tillgängliga innan du har loggat in dig. Fönstret används också för att avsluta applikationen. Så här loggar du in dig: 1. Välj knappen med ditt användarnamn. 2. Skriv in din PIN-kod. PIN-koden består av 4 siffror. Skriver du fel kan du klicka/trycka på CLR för att ta bort eller på Avbryt. Du blir inloggad i systemet och kommer in i fönstret för registrering av försäljning. PIN-kod: Om det är första gången en användare loggar in sig i systemet eller första gången efter att PIN-koden har ändrats av administratören, ange ny PINkod. Du måste också repetera ny PIN-kod innan du loggar in i systemet. Obs! Om du har glömt PIN-koden måste du kontakta systemadministratören, som har tillgång till att lägga in en ny PIN-kod. Logga ut: Välj Logga ut för att logga ut ditt användar-id ur systemet. Avbryt: Klickar du Avbryt avslutas hela Mamut Kassa. Denna knapp används både om du vill ansluta innan du har loggat in och om du har loggat ut och vill avsluta. Detta är enda sättet att avsluta programmet på. 21

23 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA Registrering av försäljning Alla processer som har med registrering av försäljning att göra startas från ett och samma fönster. Fönstret kan betjänas från kassan, antingen med en Pekskärm, med vanligt tangentbord eller en kombination av dessa. Registreringsfönstret kan konfigureras med bl.a. snabbknappar. Detta görs i fönstret Inställningar, Registrering av försäljning under Administration. Det kan också anpassas för varje enskild användare under Administration - Användare och säkerhet. Försäljningsprocessen består av 3 huvuddelar: Välj Kund och Slå in varor. Detta kan göras i valfri ordning. Ta emot betalning eller Skapa en faktura. Fakturan kan skrivas ut från Mamut senare. Retur av varor. Detta kan göras när som helst under processen. Varje registrerad försäljning i kassasystemet kan ha följande status: Avslutad. Avstämd men inte uppdaterat på lager. Avstämd och uppdaterad på lager. Detta gäller bara för system som inkluderar funktioner för separat uppdatering av lagerbehållning. Ej avstämd men uppdaterad på lager. Detta gäller bara för system som inkluderar funktioner för separat uppdatering av lagerbehållning. Inkluderat i Dagsavslut. 22

24 FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA Så registrerar du en försäljning Exempel: Standard kontantkund, kontant betalning 1. Klicka på/tryck på eller skanna in produkten/produkterna kunden köper. 2. Klicka på Betalning. 3. Klicka på Kontanter. 4. Knappa in beloppet kunden betalar i fältet Kontanter. 5. Klicka på/tryck på Kvitto och ge tillbaka eventuell växel. 6. Klicka på Stäng för att avsluta försäljningen Systemet är klart för att registrera en ny försäljning. Antal För att lägga in fler än en av samma produkt kan du antingen trycka på antalet innan du hämtar in produkter, eller klicka på försäljningsraden och ändra antalet efteråt. Använder du snabbknapparna kan du klicka in antalet först, eller klicka flera gånger på snabbknappen för att ändra antalet. Pris I registreringsfönstret kan du klicka/trycka på en försäljningsrad för att få upp ett detaljfönster. Från detta fönster kan du ändra antalet och, om du har tillgång till det, ändra pris eller lägga in rabatter. Systemadministratören bestämmer vem som skall kunna ha tillgång till detta under användare och säkerhet. Lägg märke till att du från detta fönster kan få mer information om produkten. 23

25 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Om att slå in varor All försäljning måste ha minst en försäljningsrad. För varje vara som slås in upprättas en försäljningsrad som visas i fältet Försäljningsrader. Du kan slå in varor på olika sätt: Skanna EAN-kod med streckkodläsare. Produkten läggs in på en försäljningsrad med antalet 1. Tryck på EAN/PLU på sifferknapparna och Enter. Ordningsföljden för sökning i produktregistret efter det angivna nummer är som följer: Produktnummer, EAN-nummer, Leverantörens Produktnummer. Produkten läggs in på en försäljningsrad med antalet 1. Tryck på knappen för snabbval. En tryckning på en snabbvalsknappen lägger in en försäljningsrad med 1 st. vald vara. Snabbknappens funktion definieras under inställningar. Tryck på knappen Välj vara. Då öppnas fönstret Val av vara. När användaren har markerat en vara och trycker Välj sätts en vara av den valda typen in som en försäljningsrad och användaren kommer tillbaka till huvudbilden. Alla dessa sätt att välja vara på stöder angivelse av antalet varor före eller efter att varan har hämtats in. Detta knappas in på sifferknapparna eller tangentbordet. Antalet står i fältet Nummervisning. Om det blir inslaget ett produktnummer som inte existerar kommer produktlistan att öppnas så att du kan finna produkten där. En vara som slås in flera gånger kommer antingen att få antalet ackumulerat på en försäljningsrad eller läggas till som en ny försäljningsrad. Detta styrs av inställningarna. En försäljningsrad kan ändras efter att den är inlagd. Detta inkluderar att ändra/upphäva antalet på raden, enhetspriset och rabatten i procent. Detta sker genom att trycka på knappen Ändra raden till höger om raden som det skall ändras på. Då öppnas fönstret Rabatter och Antal. Du kan Ångra efter att ha hämtat in en vara genom att trycka på knappen CL. Du kan också avbryta hela försäljningen genom att trycka på knappen Avbryt försäljning. Det är inte möjligt att upphäva momssatsen som är angivet på produkten. Om att välja kund Tryck på/klicka på knappen Välj kund i huvudbilden. Då öppnas fönstret Välj kund med en lista över kunder. Obs! All försäljning måste ha en kund. En standardkund är förvald i inställningarna och används om du inte väljer något annat. Du kan välja kund när som helst under registreringen av försäljning, ända fram tills du har påbörjat processen med att ta emot betalning. Du kan sortera listan genom att klicka på de olika överskrifterna. Har du ett tangentbord tillgängligt kan du också söka genom att skriva i sökfältet. 24

26 FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA Mer information Knappen Mer information visar detaljerad information om kunden. Fälten kan inte ändras. Lägga till ny kund Finns inte kunden registrerad från tidigare kan du lägga till en ny. Produktinformation - Mer information om produkten När du registrerar försäljning kan du från fönstret Välj vara se detaljerad produktinformation om produkten. Informationen uppdateras varje gång som du uppdaterar produkter. Klicka på Mer information för att se detaljerad produktinformation. Lagersaldo Lagersaldo visas inte när du öppnar fönstret, men du kan klicka för att hämta saldot direkt från ekonomisystemet. Detta förutsätter att du har tillgång till maskinen där ekonomisystemet är installerat. Du kommer då att få tillgång till uppdaterad information om lagersaldo på det lager som är valt i inställningen. Används flera lokaler kommer du att få det totala antalet. Så hittar du produkter i fönstret Välj vara Fönstret Välj vara öppnas under registrering av försäljning när du klickar på knappen Produkter. Fönstret kan användas för att införa en försäljningsrad med en produkt, eller så kan det användas för att se mer detaljerad information om en vara. Om inställningen Använd produktgrupper för val av produkt är aktiv kommer du att få upp produktgrupperna/undergrupperna först. Du kan söka i fönstret genom att skriva in sökordet. Du kan också välja vilken kolumn det skall sökas i genom att trycka/klicka på kolumnrubriken Klicka igen för att ändra sorteringsordning. Vill du ha mer information om en produkt kan du markera den i listan och klicka på Mer information. Betalning Om att ta emot betalning När du har slagit in alla försäljningsrader är du klar för att ta emot betalning genom att trycka på knappen för att starta betalning. Obs! Systemet kontrollerar om försäljningen är över beloppsgränsen för om det krävs länk till kunden. Om försäljningen är över denna beloppsgräns och 25

27 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA försäljningen inte är registrerad mot kunden, får du upp ett meddelande som gör dig uppmärksam på detta. Kunden bör då införas i kundregistret i Mamut. Du får se totalsumman och ett fält för varje betalningsform som är tillgänglig. Hela tiden visas ett fält för växel som visar skillnaden mellan total inknappad betalning och totalsumman på aktiv försäljning. Du kan fritt dela på betalningen mellan de olika betalningsformerna. När summan av betalningarna överstiger totalsumman för försäljningen och fältet växel blir positivt kan du trycka på Kvitto för att avsluta försäljningen. Du kan välja om systemet ska visa ett eget fönster med returbeloppet efter betalningen. Detta görs under inställningar, registrering av försäljning. Priser Priserna hämtas tillsammans med övrig produktinformation när du uppdaterar produkter från ekonomisystemet. Systemadministratören kan ge åtkomst för de olika användarna för att ändra enhetspriset och/eller ge rabatter på den enskilda försäljningen, under användare och säkerhet. Om en kund är vald för försäljningen kommer systemet att beräkna priset utifrån det pris som gäller för kunden i ekonomisystemet. Tips! Vill du kunna ge en totalrabatt måste du skapa en produkt för detta. Totalrabatten ges då genom att slå in produkten och ange ett enhetspris (negativt) motsvarande rabattbeloppet. Betalningssätt Vilka betalningssätt som är tillgängliga bestäms under Inställningar, betalningssätt. Här definieras också betalningssätt för kreditkort, presentkort och tillgodokvitton. Ta emot betalning i kassan Så tar du emot betalning i kassan: 1. Registrera köpet 2. Klicka/tryck på Betalning. 3. Välj betalningssätt. 4. Ange beloppet 5. Välj Kvitto. Som standard visas ett fönster som anger returbeloppet och kvitto skrivs ut. Tips! Kvittoutskriften kan redigeras så att den visar egna fasta texter. Detta görs under Inställningar - Kvittoutskrift. 26

28 FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA Kassainsättning och kontantuttag Kassainsättning Detta är en funktion för att registrera insättningar av kontanter i kassalådan. Detta används bland annat när växel läggs i kassan. Registrerade insättningar inkluderas i nästa dagsavslut. Kontantuttag Detta är en funktion för att registrera uttag av kontanter från kassalådan. Detta används bland annat när kassan töms på sedlar. Registrerade uttag inkluderas i nästa dagsavslut. Att registrera kassainsättning Så registrerar du en kassainsättning: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kassainsättning. 3. Skriv in Beloppet. 4. Välj eventuell Valuta. Fältet är endast tillgängligt om det är öppnat för flera valutor under Inställningar, Generellt. 5. Skriv eventuellt in en Notering (på tangentbordet) om du vill lägga in mer information om insättningen. Insättningen lagras i ett register under din användare och inkluderas i nästa dagsavslut. 27

29 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Att registrera kontantuttag Så registrerar du ett kontantuttag: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kontantuttag. 3. Skriv in Beloppet. 4. Välj eventuell Valuta. Fältet är endast tillgängligt om det är öppnat för flera valutor under Inställningar, Generellt. 5. Skriv eventuellt in en Notering (på tangentbordet) om du vill lägga in mer information om uttaget. Uttaget lagras i ett register under din användare och inkluderas i nästa dagsavslut. Skapa fakturor Om inställningen tillåter det kan du skapa en faktura på en försäljning istället för att ta emot betalning. Det krävs då att försäljningen knyts till en annan kund än standardkunden. Obs! Systemadministratören väljer vilka som ska få tillgång till att skapa fakturor under användare och säkerhet. Fakturan skapas med de egenskaper som är angivna i inställningen för denna betalningsform. Obs! Fakturan skrivs inte ut, men överförs till ekonomisystemet när dagsavslutet körs nästa gång, eller vid nästa lageruppdatering. Systemet skriver ut en proformafaktura som kunden kan få med sig direkt. Fakturan från kassasystemet kommer då att ligga som en obehandlad order i ekonomisystemet och kan skrivas ut därifrån. Du kan inte använda samlingsfakturering i ekonomisystemet för butiksdataförsäljning själv om det är avmarkerat för detta där. 28

30 FÖRSÄLJNING, BETALNING, RETUR OCH FAKTURA Skapa en faktura För att kunna ge en kund kredit vid en försäljning måste du välja en kund när du registrerar försäljningen. Så skapar du en faktura: 1. Välj Kunder för att välja en kund. Sök eventuellt efter kunden. Detta kan du exempelvis göra genom att välja kolumnrubriken Namn och skriva in kundens namn i sökfältet. 2. Dubbelklicka på kunden för att hämta in den till försäljningen. 3. Registrera köpet färdigt 4. Välj Betalning. 5. Välj Faktura. Valet kommer inte att vara tillgängligt om ingen kund är vald. 6. Välj Betalningsvillkor. Faktura kan skrivas ut från ekonomisystemet efter Dagsavslut eller Uppdatera lagersaldo. Leverans och fakturering av ordern får utföras i Mamut Business Software. Du kan registrera nya kunder i kassasystemet. Läs mer om detta i ett eget avsnitt. Skapa en ny kund Du kan skapa nya kunder från kassan. Dessa blir då genast överförda till ekonomisystemet, så att du kan fakturera därifrån. Så här skapar du en ny kund: 1. Klicka på Kund i registreringsfönstret för försäljning. 2. Välj Ny. 3. Skriv in kundinformationen. Systemet kräver som minimum att du skriver in ett kundnamn. 4. Välj OK. Kunden sparas och överförs till ekonomisystemet. När den är överförd, kan du registrera på kunden i Mamut Kassa. Om ditt system inte har kontakt med ekonomisystemet, kommer du att få upp ett meddelande om detta. Kunden kommer emellertid att sparas, men du kan inte genomföra registreringar innan den har blivit överförd. Om du skapar kunden i ekonomisystemet, kommer den att överföras till Mamut Kassa när du kör funktionen Uppdatera produkter och kunder. Du kan läsa mer om detta ovan i avsnittet "Om dagliga rutiner". 29

31 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Retur av varor Om du har rättigheter till det kan du ta emot retur av varor. Systemadministratören väljer vilka användare som har sådana rättigheter under användare och säkerhet. Åtkomst är knuten till roller. Varor markeras för retur i fönstret för att se detaljer om en varurad. Du kommer till detta fönster genom att klicka på varuraden i försäljningsfönstret, eller genom att trycka på tangenten F8 i försäljningsfönstret när varuraden är markerad. Lagret uppdateras med antal returnerade varor. Genom att använda F8- tangenten kan du välja att inte uppdatera lagret. Detta måste göras för varje varurad. Tips! Du kan också skriva in <X> <minustecken> <Antal varor som returneras> <Enter>. Detta förutsätter att du använder tangentbord, vilket kan vara lämpligt om du inte ska ändra lageruppdatering. Du måste avsluta returen innan ny försäljning kan startas. En knapp för tillgodokvitto visas i fönstret för att avsluta en retur (dvs. när totalsumman är negativ). Där kan du välja om tillgodobeloppet skall betalas ut kontant eller skriva ut ett tillgodokvitto på kvittoskrivaren genom att trycka på knappen för detta. Tillgodokvittot måste registreras som en betalningsform under inställningar om detta skall vara tillgängligt. Ta emot retur av varor Så tar du emot varor i retur: 1. Registrera varuraden som om det är en vanlig försäljning. 2. Klicka/tryck på varuraden. 3. Markera i fältet Retur. 4. Klicka på OK. I stället för Betalning kan du nu välja Retur i försäljningsfönstret. Du kan också registrera retur av flera varurader. 30

32 KASSAAVSTÄMNING OCH DAGSAVSLUT KASSAAVSTÄMNING OCH DAGSAVSLUT Om dagliga rutiner Kassaavstämning Genom Kassaavstämning räknas kassabehållningen ut för försäljning från förra kassaavstämningen och fram till denna tidpunkt. Kassaavstämningen sätts igång under Administration. Om du inte har aktiverat funktionen Kassaavstämning medför alltid dagsavslut under Inställningar, Kassaavslut, kan du utföra flera kassaavstämningar för varje Dagsavslut. Dagsavslut Dagsavslut är beteckning på funktionen för att avsluta en serie med försäljning i en kassa. Dagsavslut görs på en given tidspunkt. För att en försäljning ska komma med i dagsavslutet, måste det vara med i en Kassaavstämning. Dagsavslutet sätts igång under Administration eller automatisk efter kassaavstämning, om detta är aktiverat under Inställningar, Dagsavslut. Endast superanvändaren kommer att ha tillgång till denna funktion. Lagersaldot kommer att uppdateras i ekonomisystemet som en del av denna process. Genom dagsavslutet blir ordrarna därefter levererade och fakturerade. Det betyder att ett dagsavslutet inte kan innehålla delar av en försäljningsorder, utan alltid hela försäljningsordrar. Om det har genomförts en manuell uppdatering av lagersaldot, kommer dessa försäljningsordrar från denna uppdatering av lagersaldot att tas bort från ekonomisystemet och det kommer att skapas ny försäljningsorder som endast inkluderar försäljning fram till tidsgränsen. För att genomföra Dagsavslut, måste systemet ha kontakt med Mamuts databas. Uppdatera lagersaldo Denna funktion är en del av dagsavslutet, men du kan också välja att öppna för att kunna genomföra manuell uppdatering. Funktionen visas endast om man har markerat Visa "Uppdatera lagersaldo" under Administration under inställningarna för Dagsavslut. 31

33 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Uppdatera Produkter och Kunder Mamut Kassa baseras på produktregistret i Mamut. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart. Denna funktion används därefter för att läsa in produktregister och kundregister från ekonomisystemet (Mamut) förutom att betalningssätten blir uppdaterade. Funktionen bör användas rutinmässigt. Endast aktiva produkter kommer att överföras. Det finns inte stöd för överföring av produkter som kräver serienummer, varuparti eller utgångsdatum. Produkterna måste också vara knutna mot lagret de säljs från - även om det inte är en lagervara. Guide för Kassaavstämning Så här räknar du kassan: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Kassaavstämning. Guiden startas. 3. Klicka Nästa. 4. Skriv in datum och tid för försäljningen som ska inkluderas. Som standard väljs nuvarande tidpunkt. 5. Skriv in Önskat restbelopp i kassa efter avstämning. Vanligtvis har företaget ett fast belopp liggandes i kassan till nästa dag. 6. Klicka Nästa. 7. Skriv in beloppet fördelat på de olika valörerna. Valörerna som kommer upp i listan bestäms av inställningarna under fliken Kassaavstämning. 8. Kontrollera att Summa kassasaldo stämmer med dina tal. 32

34 KASSAAVSTÄMNING OCH DAGSAVSLUT 9. Klicka på Nästa. 10. Kontrollera kalkyleringen. Du kan eventuellt också ta ut rapporter som visar fördelning av försäljning på säljare/betalningssätt. 11. Välj eventuellt om systemet ska fortsätta direkt till guiden för Dagsavslut. Detta val är inte tillgängligt om inställningen Kassaavstämning medför alltid dagsavslut är aktiverat under inställningar på fliken Dagsavslut. 12. Klicka Slutför. Kassaavstämning registreras och Guide för dagsavslut startas (eventuellt) automatiskt. Guide för dagsavslut Så här genomför du ett Dagsavslut: 1. Starta guiden för Dagsavslut och klicka Nästa. Dagsavslutet startas antigen direkt efter en kassaavstämning eller via Administration, Dagsavslut. Detta styrs under inställningar, dagsavslut. 2. Välj vilken(et) kassaavslut som ska inkluderas genom att markera i listan. 3. Klicka Nästa. Avslutet kontrolleras. 4. Klicka Slutför. Dagsavslutet är utfört. Uppdatera lagersaldo Så här uppdaterar du lagersaldo: 1. Klicka på Administration. 2. Klicka på Uppdatera lagersaldo. 3. Klicka Nästa i informationsfönstret som visas. (Fönstret kan eventuellt vara valt på annat sätt än i guiden sedan tidigare). 33

35 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA 4. Välj datum och tid för vilken försäljning som ska inkluderas. Som standard väljs nuvarande tidpunkt. 5. Klicka Nästa. 6. Kontrollera överföringsinformationen och klicka Stäng för att avsluta. Lagersaldot är uppdaterat. Rutinen är bara tillgänglig om det har öppnats för det under Inställningar, Dagsavslut. Rutinen kan ha gjorts otillgänglig för enskilda användare under Inställningar, Användare och Säkerhet. Uppdatera Produkter och Kunder Mamut Kassa baseras på produktregistret i ekonomisystemet. Produkterna hämtas vid förstagångs uppstart. Denna funktion används därefter för att läsa in produktregistret och kundregistret från ekonomisystemet, förutom att betalningssätten uppdateras. Funktionen bör användas rutinmässigt. Endast aktiva produkter kommer att överföras. Det finns inte stöd för överföring av produkter som kräver serienummer, varuparti eller utgångsdatum. Produkterna måste också vara knutna mot lagret som de säljs från - även om det inte är en lagervara. Tips! Det är möjligt att parameterstyra uppdatering av grunddata, till exempel så att det genomförs automatiskt en gång per dygn. Parameterstyring kräver goda datakunskaper. Du kan läsa mer om parameterstyring i hjälpfilen. 34

36 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Om Administration av programmet Välj knappen Administration för att komma till administration av Mamut Kassa. Endast användare med tillgång till en eller flera av funktionerna kan öppna fönstret. Du kan läsa mer om Kassatransaktioner, Räkenskapsmässiga uppgifter och Synkronisering i avsnitten ovan. Nedan kan du läsa mer om Administrativa uppgifter. Status Statusfälten ger en översikt över nyckeltal sedan sista Dagsavslut. Inställningar Du kommer till inställningar via knappen Administration. Alla inställningar är gemensamma för alla användare. Inte alla användare har tillgång till inställningsfönstret. 35

37 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Inställningarna är baserade på data från ekonomisystemet. Inställningar, Generellt Server och instans: Denna uppges under förstagångs uppstart. Fält kan ändras, om databasen har flyttats. Du ska inte ändra till en annan databas. Systemdatabas: Visar systemdatabasen som Mamut Kassa är ansluten till. Fältet kan inte ändras. Tips! I Mamut Business Software kan du identifiera systemdatabasen under Inställningar - Andra program. Namn på företagsdatabas: Denna anges under förstagångs uppstart. Namnet kan inte ändras. Valuta: Hämtas från företagsdatabasen som har angivits. Valutasymbol på kvitto: Gäller företagets primära valuta. Lägg till exempel in för SEK. Lager: Denna anges under förstagångs uppstart. Fältet kan inte ändras om det finns försäljning som inte har överförts och inkluderats i Dagsavslut. Ändrar du lager kommer produktregistret automatiskt att uppdateras. Kund för kontantförsäljning: Denna anges eller skapas automatiskt under förstagångs uppstart. Du kan ändra denna genom att klicka på sökikonen som öppnar kundlistan. Det är viktigt att kunden som väljs inte sätts upp med samlingsfakturering eller avrundning i kontaktkortet. Företaget accepterar betalning i flera valutor: Du kan använda en sekundär valuta. Aktiverar du här kan du välja valuta under valörer och på betalningssätt. 36

38 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Övrig valuta: Här väljer du sekundär valuta. Valutan måste ha skapats i ekonomisystemet. Kurs: Ange valutakursen för sekundär valuta. Antal 'SEK' per 'EUR' i växelkurs: Till exempel 1. Anger antal enheter för kursen från fältet ovan. I illustrationen under är valutakursen i EUR Valutasymbol på kvitto: Gäller sekundär valuta. Lägg in till exempel valutasymbol $,, EUR eller liknande. Inställningar, Kassaavstämning Ordinär kassabehållning efter avstämning: Beloppet som är angett har föreslagits som restbelopp i kassan efter kassaavstämningen. Företaget har separata kassalådor och kassaavstämningar för varje användare: Inställningen säkrar inte att flera användare registerar försäljning mot samma kassalåda eller på samma kassaavstämning. Är det registrerat försäljning som inte har inkluderats i en Kassaavstämning, kan inte en annan användare logga in sig, när denna inställning är aktiverad. Det måste då genomföras Kassaavstämning innan ny användare kan registrera försäljning. Visa "Beräknad behållning" och "Avvikelse" vid avstämning: Detta är valfritt. Vissa önskar att se kalkylerad behållning och avvikelser när kassan kalkyleras, medan andra önskar att den som genomför kassaavstämningen inte ska känna till hur mycket som förväntas ligga i kassan. 37

39 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Valör Valörer kan definieras i inställningarna. Systemet har ett antal förhandsdefinierade valörer. Så här lägger du till en ny valör: 1. Gå till Administration - Inställningar - Kassaavstämning. 2. Klicka Ny. 3. Sätt in namn, till exempel Välj Belopp eller Antal och välj eventuellt Faktor för omräkning. 5. Klicka OK. Valören kan nu börja användas. Faktor för omräkning: Denna styr om antalet som anges av användaren ska multipliceras med en faktor för att få beloppet. I exemplet på bilden har det skapats valör för 20 kronor. En styck utgör 20 kronor. Du kan inte använda lägre tal än 1. 38

40 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Belopp: En valör kan vara något annat än en valutaenhet med fast belopp. Är det till exempel tal om presentkort med varierande belopp, kan du skapa en valör som heter "Presentkort" och där Valörens värde anger: Belopp. Valuta: Här kan du ange företagets valuta eller sekundära valuta, om detta har angivits som Övrig valuta under Inställningar - Generellt. Tips! En del företag låter anställda registrera Kontantuttag mot kvitto. För att få kontroll på dessa kan du registrera uttag som en valör. Då kommer användaren under dagsavslutet få upp uttag som en valör och kan registrera beloppen på kvittot i eget fält för detta. Inställningar, Registrering av försäljning Vid registrering av samma produkt flera gånger vid samma försäljning Lägg ihop produkter: Här väljer du metod för hur en försäljning som innehåller samma produkt flera gånger ska visas. Klickar du till exempel 2 gånger på en snabknapp eller streckkodsläsare, kommer produkten att komma upp på en rad med antal 2 om du har valt Alltid eller När samma produkt registreras efter varandra här. Produktlista Använd produktgrupper för val av produkter: När du klickar/trycker på knappen Produkter öppnas fönstret där du kan hitta önskad produkt. Markerar du här kommer dessa att organiseras med knappar för produktgrupper, så att de är organiserade i ekonomisystemet. Annars får du upp produktlistan. Använd produktsökfunktionen för att välja produkt: Aktiverar en sökrad för produkter överst i fönstret Välj vara, som används vid registrering av försäljning. Sökraden är aktiv när fönstret öppnas. 39

41 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Beloppsgräns vid försäljning måste knytas mot specifik kund Totalbelopp: En del företag önskar eller är pålagt enligt lag, att ha en övre beloppsgräns för när en försäljning knyts mot en specifik kund. Här kan du sätta denna beloppsgräns. Vid 0,00 kommer funktionen att vara inaktiv. Visning av lista med försäljningsrader Visa priser inklusive moms: Här väljer du visningsdetaljer i försäljningsfönstret. Som standard visas priserna i inkl. moms, men du kan ta bort markeringen här för att visa nettopriser i försäljningsfönstret. Visa kolumn för enhetspris: Systemet visar som standard en egen kolumn med enhetspris. Du kan stänga av denna funktion här. Antal decimaler på antal: Säljer du produkter i mindre än hela enheter kan du sätta antal tillåtna decimaler här. Moms: Om du inte önskar att visa momssatsen i försäljningsfönstret kan du välja Inte visa här. Avsluta försäljning Visa fönstret "Tillbaka" efter avslutad försäljning: Betalning avslutar försäljningen. Som standard visas ett eget fönster vid avslutningen med information om hur mycket kunden ska ha tillbaka. Detta fönster måste stängas manuellt. Du kan välja att inte visa detta fönster. Då kommer systemet att ta dig direkt vidare till en ny försäljning. Beloppet kunden ska ha tillbaka visas i betalningsfönstret och eventuellt i kunddisplay. Utskrift av tillgodokvitto vid retur av vara: Detta kan skrivas ut automatiskt vid genomförande av retur. Är den aktiv måste du välja konto för bokföring där skuld 40

42 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR till kunder i form av tillgodokvitton ska bokföras. Konton hämtas från systemkonto i ekonomisystemet. Snabbknappar Här kan du lägga upp upptill 16 snabbknappar för registrering av försäljning. Klicka på en knapp för att lägga upp en produkt på snabbknappen. Har du långa produktnamn bör du fökorta namnen, så att texten får plats på snabbknapparna. Storleken på knapparna i själva försäljningsregistreringsfönstret kommer att variera med antalet genvägar du skapar: Om du har färre än 5 genvägar, kommer knapparna täcka bredden av fyra av de minsta knapparna och rymma maximalt 20 tecken. Om du har från 5 till 8 genvägar, kommer knapparnas bredd att motsvara två av de minsta knapparna och rymma maximalt 10 tecken. Om du har från 9 till 16 genvägar kommer knapparna att rymma maximalt 6 tecken. Inställningar, Kvittoutskrift Här väljs inställningar för innehåll på kvittoutskrifter. Visning av kolumner för varurader: Markera de kolumner som du vill ha med. Visning av summering: Om du är momspliktig bör du som standard visa både inkl. och exkl. moms, samt fördelning av försäljning på momssatser. Standardtext på kvitto Här lägger du in texten som du önskar ska stå över och under varuraden på dina kvittoutskrifter. Många använder kvittot till att informera om kampanjer, öppettider eller liknande. Du kan inte formatera texten. Visa säljarens ID: Var enskild användare får sitt eget ID på kvittot. Här aktiverar du denna funktion. Själva ID:et väljer du för varje enskild användare under användare och säkerhet. Visa kvittonummer: Funktionen är som standard aktiv. Visa kundens namn, adress och org.nr när det inte är en kontantkund: Registrerar du försäljning på en bestämd kund kommer systemet att skriva ut kundinformation på kvittot. Önskar du inte detta kan du stänga av funktionen här. 41

43 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Obs! Var uppmärksam på att det finns en del lagmässiga krav på kvittoutskriften. Vi rekommenderar inte att ändra standardinställningarna här utan att du försäkrar dig om att det är i överensstämmelse med lagen. Inställningar, Betalningssätt Betalningssätten överförs från ekonomisystemet vid förstagångsuppstart och vid hjälp av rutinen Uppdatera produkter och kunder. Du kan ändra, ta bort och skapa nya betalningssätt, men sätt som är hämtade från ekonomisystemet kan inte redigeras i kassasystemet. De måste redigeras i ekonomisystemet och därefter överföras med hjälp av Uppdatera produkter och kunder. Systemet hanterar kreditkortsbetalning, men är inte integrerat med betalningsterminaler. Detta betyder att för kreditkort måste du ha en manuell lösning för själva inhämtningen av kreditkortsupplysningarna. Systemet registrerar beloppet så att du i Kassaavstämning/Dagsavslut håller redan på hur mycket som har betalats med de olika betalningssätten och att det konteras på korrekt konto när dagsavslutet förs in i verifikatet i ekonomisystemet. Har du betalningsterminal för kort eller dylikt måste du slå in beloppet även här på vanligt sätt. 42 Typ Det finns 4 typer av betalningssätt: Kontant, Kort, Presentkort och Tillgodokvitto. Utifrån vilken typ det är ska det sättas in standardvärden för kontonummer. Det finns egna systemkonton i ekonomisystemet med tillhörande konto för de fyra typerna. Ett betalningssätt används också för faktura, men den är inte tillgänglig för redigering.

44 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Valuta Här väljer du valuta. Fältet är endast aktivt om det är markerat för användning av flera valutor under fliken Generellt. Kontonummer Betalningssätten är knutna till ett konto i kontoplanen. Avrunda till närmsta För betalningssätt Kontant kommer avrundningen som standard gå till närmaste 50 öre (0,50). Annars används som standard 0.01 (ett öre) så att det inte genomförs någon avrundning. Detta gäller även om du använder en annan typ av avrundning i företagsinställningar för kontaktuppföljning i ekonomisystemet. Du måste skapa en produkt för öresavrundning. Läs mer om detta under "Inställningar - Dagsavslut". Visa när försäljning avslutas Alla betalningssätt visas i fönstret för att avsluta försäljning, om de inte är markerade med Visa vid avslutning av försäljning. Detta fält kan du också redigera för betalningssätt som är överförda från ekonomisystemet. Bild Du kan knyta bilder till betalningssätten. Bilderna kommer att visas i betalningsfönstret. Om du önskar att lägga till egna bilder kan du lägga dem i mappen Images i programmappen där du har installerat systemet. 43

45 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Inställningar, Dagsavslut Avdelning per dagsavslutsverifikat i ekonomisystemet Om du använder avdelningar i ekonomisystemet kan du här markera vilken av dessa dagsavslutsverifikat som de ska bokföras på. Verifikatet är ett summeringsverifikat och kan endast tillhöra en avdelning. Lägg ihop produkter Inställningen styr om produktrader ska slås ihop vid överföring till ekonomisystemet. Kassaavstämning medför alltid dagsavslut Om denna är markerad startar Dagsavslut automatiskt efter Kassaavstämning och det är inte möjligt att endast genomföra Kassaavstämning utan att också genomföra Dagsavslut. Om inställningen Företaget har separata kassalådor och kassaavstämningar för varje användare under Inställningar, Kassaavstämning är aktiverat, kan du inte sätta igång denna funktion. Visa "Uppdatera lagersaldo" under Administration Lagersaldot kommer att uppdateras i förbindelse med Dagsavslut. Om du önskar att kunna uppdatera lagersaldot manuellt oftare än detta, kan du aktivera möjligheten här. Du kommer då att få ett val under Administration där du kan välja att uppdatera lagersaldot. 44

46 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Konto för avvikelse vid kassaavstämning Här visas konton för avvikelser och för avsättning till bank. Du kan inte ändra dessa här. Ändra i ekonomisystemet och använd därefter funktionen Uppdatera produkter och kunder om du har behov för att ändra dessa. Öresavrunda produkt på order Om du på Betalningssätt väljer en annan avrundning än standard (0,01), kommer skillnaderna som uppstår konteras på ett konto i redovisningen. För att kunna utföra korrekt avrundning måste du välja en produkt för öresavrundning. Denna produkt måste finnas i ekonomisystemet och följande krav gäller: Produkten måste vara aktiv: Välj Nej i Inaktivfältet på fliken Diverse. Produkten måste vara knuten till lagerplatsen för kassasystemet, men ska inte uppdatera lagersaldot: Kryssrutan Uppdatera lagersaldo under fliken Lager ska inte vara markerad. Produkten måste vara momsfri: Välj Ingen avgift/avgiftsfri i momsfälten. Produkten måste vara länkad till konto för öresavrundning i redovisningen: Välj korrekt konto under fliken Inställningar. Om du i ekonomisystemet inte redan har en sådan produkt som du har valt här, måste du skapa det där. Därefter kan du välja Administration - Uppdatera Produkter och Kunder i kassasystemet, för att hämta produkten, så att du kan välja det här. Inställningar, Externa enheter Här görs inställningar för maskinvaran som ska användas tillsammans med kassasystemet. Obs! Enskilda funktioner är inte tillgängliga i alla utgåvor av programmet. Skrivare för kvitto Rullgardinsmenyn kommer visa en lista över skrivare som är installerade på datorn. Om inte systemet innehåller stöd för kvittoskrivare eller att ingen skrivare har angivits, kommer alla kvitton att skrivas ut på A4-papper på en vanlig skrivare. Skrivare för rapporter Rullgardinsmenyn kommer visa en lista över skrivare som är installerade på datorn. Kunddisplay är ansluten Markera om du använder Kunddisplay på din kassadisk. Kunddisplayen kommer att kunna väljas som en skrivare (driver) i rullgardinsmenyn om den är korrekt installerad. Kassalådan är ansluten Inställning för om systemet ska hantera kassalåda vid avslutning av försäljning. 45

47 INTRODUKTION TILL MAMUT KASSA Kodsekvens för att öppna kassalåda Här anges kod för att öppna kassalådan. Läs specifikationen på din kassalåda för ytterligare information. Test Du kan testa kopplingen genom att klicka på knappen Test vid den aktuella kopplingen. För Kunddisplay kommer du att kunna se programvaran och versionsnummer, medan rapport/kvitto kommer att skriva ut en enkel testutskrift. För kassalådan kommer kodsekvensen att skickas, så att kassalådan kommer att öppnas. Användare och Säkerhet Mamut Kassasystem ger användarbehörighet baserat på förhandsdefinierade roller, som kan anpassas något. En användare tilldelas en roll och får med hjälp av denna behörighet tillgång till olika funktioner. Hämta användare från ekonomisystemet Här får du upp en lista med användare i ekonomisystemet som inte är överförda till Mamut Kassasystem. Du kan överföra dessa och tilldela roller så att de får tillgång till Mamut Kassasystem. Följande förhandsdefinierade tillgångsnivåer gäller: Ej tillgång: Ingen tillgång till Mamut Kassa. Säljare: Registrering av försäljning. Utvidgad säljare: Registrera försäljning, registrera kontantuttag och insättning, kassaavstämning, importera produkter och kunder, retur av varor och uppdatera lagersaldot. Superanvändare: Ger liknande tillgång som "Utvidgad säljare" plus tillgång till dagsavslut, användare/säkerhet, inställningar och rapporter. Obs! Användare kommer som standard att sättas upp utan tillgång, så superanvändaren måste definiera roller innan användare kan logga in i systemet. Det kommer inte att vara möjligt att stänga fönstret om ingen användare är superanvändare. Användaranpassningar Klicka på Redigera knappen för att anpassa varje enskild användare: 46

48 ADMINISTRATION OCH INSTÄLLNINGAR Se täckningsbidrag: Gäller vid registrering av försäljning. Ändra priser: Ger användaren tillgång till att ändra enhetspris vid registrering av försäljning. Registrera rabatter: Ger användaren tillgång till att lägga till rabattprocent vid registrering av försäljning. Skapa fakturor: Ger användaren tillgång till att skapa fakturor i Mamut Kassa, som senare måste skrivas ut genom ekonomisystemet. Visning av numeriskt tangentbord: Här kan du anpassa skärmbilden för höger- /vänsterhänta så att det numeriska tangentbordet visas på höger eller vänster sida. ID på kvitto: Text du skriver in här kommer att visas på kvittot för försäljning som säljaren har registrerat, om du vill att säljarens ID ska visas gör du det under Inställningar, kvitteringsutskrift. Nollställ PIN Här kan du tilldela en ny PIN-kod till användare som behöver det. Det skapas en tillfällig kod som du måste notera och förmedla till den aktuella användaren. Superanvändare måste alltid göra detta för nya användare, samt användare som får tillgång till kassasystemet. Första gången en användare får tillgång, blir det kalkylerat en tillfällig PIN-kod för engångsanvändning. Denna måste superanvändaren ge till användaren. Första gången en användare loggar in efter att superanvändaren har gett tillgång eller ersatt PIN, måste vederbörande byta PIN-kod. Om användaren inte är superanvändare och trycker in fel PIN-kod tre gånger i rad, visas textfältet Kontakta Superanvändare och fältet för att skriva in PINkod kommer att spärras för inmatning. Användaren måste då få en superanvändare att logga in sig och nollställa PIN-koden, innan inloggning kan ske för denna användare igen. Användaren måste klicka Avbryt. Om användaren är superanvändare och skriver fel PIN-kod tre gånger i rad visas textfältet Ange Mamut lösenord. Användaren kan då skriva in sitt lösenord för 47