Tjänsteskrivelse Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/2 KOMMUNSEKRETERARE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan Förslag till beslut Kommunstyrelsen noterar informationen Ärendet i korthet För tre månader sedan fick kommundirektören i uppdrag av barn- och ungdomsnämndens ordförande och kommunstyrelsens ordförande att ge kommunens revisionsfirma, PwC, i uppdrag att se över hur ekonomin på Bällstabergsskolan har skötts. Utredningen visar bland annat att kommunens regelverk inte har följts inom en rad olika områden. En polisanmälan har gjorts. I april 2015 tillhandahölls en delrapport som pekade på så pass allvarliga brister att rektorn och utvecklingschefen avskedades. Nu är rapporten klar i sin helhet. Handlingar 1. Supplement, utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan 2. E-postbilagor till supplement, utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan 3. Rapport, utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan 4. Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan Victor Kilén T.f. kommundirektör Ska expedieras till: Akten BUF KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TIRG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Barn- och ungdomsnämnen

3 Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan 31 maj 2015

4 Vallentuna Kommun Att: Victor Kilén Tuna Torg Vallentuna 31 maj, 2015 I enlighet med Era instruktioner, som bekräftats i vårt avtal daterat den 13 februari, 2015, och i de överenkommelser om arbetets inriktning vi gjort efter det, avger vi vår rapport som sammanfattar vår utredning med att klargöra vissa förhållanden avseende en rektor och biträdande rektor vid Bällstabergsskolan. Vår avrapportering består av två delar: denna rapport ( Rapporten ) och tillhörande supplement ( Supplementet ). Delarna skall läsas ihop för att ge en komplett bild av vårt arbete och observationer. Vi vill göra er uppmärksamma på våra kommentarer vad gäller arbetets inriktning i Rapportens avsnitt 1 och begränsningar i bilaga 1. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB PwC, Torsgatan 21 SE Stockholm, Sverige T: +46 (8) , F: +46 (8) , Säte/Reg Office: Stockholm, Org nr:

5 Innehållsförteckning Avsnitt Översikt Sida 1 Bakgrund och utfört arbete 1 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer 4 3 Observationer Reglementen och rutiner Analys av transaktioner Identifierade utlandsresor Kartläggning av bisysslor 38 Bilagor 1 Begränsningar 44

6 Avsnitt 1 Bakgrund och utfört arbete Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

7 Avsnitt 1 Bakgrund och utfört arbete Bakgrund och utfört arbete 1(2) Bakgrund och utfört arbete PwC har fått i uppdrag av Vallentuna Kommun ( Kommunen eller Uppdragsgivaren ) att klargöra vissa förhållanden avseende en rektor ( Rektor ) och biträdande rektor ( Biträdande rektor ) som fram till i april, 2015, varit anställda vid Bällstabergsskolan ( Skolan ). Bakgrunden till arbetet är bl a misstankar om att transaktioner på Skolan varit av verksamhetsfrämmade art, oklarheter kring genomförda utlandsresor samt frågetecken kring Rektorns och den Biträdande rektorns eventuella bisysslor. Vidare har det funnits indikationer på att inköp av elektronikinventarier på Skolan inte genomförts i enlighet med de regelverk som finns samt att andra relevanta regelverk, med koppling till genomförda transaktioner, resor och eventuella bisysslor, inte efterlevts. Det har också funnits oklarheter avseende i vilken grad förvaltningschefen ( Förvaltningschefen ) haft kännedom om ovan nämnda förhållanden. Uppdragets syfte och inriktningen på vårt arbete har varit att förse Uppdragsgivaren med ett detaljerat faktaunderlag kring ovan som grund för deras ställningstaganden huruvida ytterligare åtgärder skall vidtagas. Vidare omfattar arbetet ett antal översiktliga slutsatser och rekommendationer om vidare arbete. Bedömning av eventuella ansvarsfrågor har inte varit en del av vårt uppdrag. Arbetet har fokuserat på perioden mars 2012 februari 2015 ( Granskningsperioden ) vilket i stort sett är den period Rektorn varit anställd som Rektor vid Skolan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC Information och dokumentation Exempel på utförda moment / extern information: Bakgrundssökning av Rektor och Biträdande rektor samt deras vuxna anhöriga avseende eventuella bolagsengagemang, Genomgång av hemsidor och annan extern information med koppling till Rektor och Biträdande rektor, Kartläggning av händelser rörande utställande och ändring av kreditkortsvillkor för Rektorns First Card-kort, Exempel på utförda moment / av Kommunen tillhandahållen information: Detaljerad analys av kreditkortstransaktioner med fokus på Rektor och Biträdande rektor, Kartläggning och analys av ett urval av leverantörsfakturor, Analys av attestinformation, Genomgång av ersättningar för kontanta utlägg, Genomgång av elektronikinköp från utvalda leverantörer, Stickprovvis inventering av elektronikinventarier på Skolan, Granskning av fakturor utsällda av Kommunen för Skolans räkning, Sammanställning och genomgång av relevanta regelverk, Genomgång av reseanmälningar/ansökningar till Kommunstyrelsen, Information rörande semester, tjänstledighet och annan frånvaro Anställningsavtal för Rektor och Biträdande rektor. 31 maj

8 Avsnitt 1 Bakgrund och utfört arbete Bakgrund och utfört arbete 2(2) Intervjuer Vi har genomfört intervjuer med följande personer: Den f.d. rektorn (definierad som Rektorn) vid endast ett tillfälle, Den f.d. biträdande rektorn (definierad som den Biträdande rektorn) vid endast vid ett tillfälle, Förvaltningschefen, Barn- och Ungdomsförvaltningen, F.d. Skoladministratör, Bällstabergsskolan, Redovisningsekonom, Barn- och ungdomsförvaltningen, Biträdande rektor, [Årskurs 1-9] Bällstabergsskolan, Ordförande, Barn- och Ungdomsnämnden, Controller, Barn- och ungdomsförvaltningen, Biträdande rektor, [Förskolan/Fritidshem] Bällstabergsskolan, T.f. Kommundirektör, Vallentuna Kommun, F.d. IT-chef, Vallentuna kommun. Utöver ovan nämnda personer har vi också under arbetets gång talat med och assisterats av medarbetare i Kommunen, bl.a. ekonomichefen och controllern vid kommunledningskontoret och förhandlingschefen. Vi har vi också varit i kontakt med personal på Täby Resebyrå och First Card/Nordea. Säkring och analys av elektroniskt lagrad information En forensisk-teknisk säkring av information i ett antal datorer och externa minnesenheter som används av Rektor och Biträdande rektor har genomförts. Någon analys av den säkrade informationen har inte genomförts inom ramen för detta uppdrag. En säkring och sökordsbaserade genomgång och analys har gjorts av tjänsterelaterade epost-konton avseende Rektorn, den Biträdande rektorn och Förvaltningschefen. Rapportens disposition Vår avrapportering består av två delar som skall läsas ihop för att ge en komplett bild av vårt arbete och observationer: Denna rapport ( Rapporten ) i vilket våra sammanfattande observationer och rekommendationer presenteras i Avsnitt 2 samt i Avsnitt 3 en översikt av våra observationer per områdena transaktioner, utlandsresor och bissysslor. I Rapportens Avsnitt 3 refereras det till ett supplement ( Supplementet ). Supplementet innehåller en mer detaljerad redovisning av våra observationer. I Supplementet finns ett antal referenser till e-postmeddelanden som finns samlade i en tillhörande elektronisk fil. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

9 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

10 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 1(8) Verksamhetsfrämmande kostnader I vår analys av inköp som gjorts på Skolan, med koppling till Rektor och Biträdande rektor, har vi kategoriserat ett antal transaktioner som varande potentiellt verksamhetsfrämmande då de, av olika anledningar, ger intrycket att vara privata kostnader snarare än kostnader relaterade till Skolans verksamhet. Poster som identifierats är bl a inköp i samband med ledighet eller med koppling till de bådas bisysslor (som de beskrivs av oss i denna rapport). I princip samtliga av dessa inköp saknar fullständiga underlag samt har attesterats av Rektorn - vilket båda är i strid med gällande regelverk. I vår kategorisering uppgår dessa inköp på kreditkort till SEK avseende Rektorn och SEK avseende den Biträdande rektorn. Totalt för båda två, inklusive inköp via faktura, är beloppet SEK. Vi rekommenderar Kommunen att göra en bedömning av i vilken utsträckning de av oss identifierade inköpen ovan är att betrakta som verksamhetsfrämmande. Detta bl a som utgångspunkt för krav på återbetalning och eventuell polisanmälan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

11 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 2(8) Oanmälda bisysslor av potentiellt otillbörlig karaktär I vårt arbete har det framkommit information om en antal aktiviteter som Rektor och Biträdande rektor ägnat sig åt och som i olika grad kan betraktas som bisysslor. De aktiviteter vi identifierat sträcker sig från en gemensam hemsida där olika tjänster erbjuds och genomförda aktiviteter beskrivs till, bl a enligt egna uppgifter, föreläsningar med koppling till Apple. Den formella rapporteringen av bisysslor som skett har gjorts av Rektor och Biträdande rektor efter att aktiviteterna uppmärksammats internt. Beskrivningarna av dem ger inte heller den samlade bild av aktiviteterna som nu identifierats. Baserat på de uppgifter i den formella bissyslerapporteringen som funnits är det svårt att direkt avgöra om enskilda aktiviteter i sig utgör otillbörliga bisysslor och därmed borde ha förbjudits då kopplingar bl a finns till Skolans satsning på digitalt lärande. Sammantaget framstår dock uppgifterna om de olika aktiviteterna som sådana att det uppenbarligen borde ha förts fram för utvärdering bland annat med avseende på om de på ett negativt sätt kunnat påverka synen på Skolans opartiskhet i olika sammanhang. Förvaltningschefen har haft viss kunskap om aktiviteterna. Bland annat gällande hemsidan som av Förvaltningschefen avfärdats som en bisyssla baserat på Rektors uppgift om att den inte genererat några intäkter. Att observera är att bedömningen av huruvida en bisyssla är lämplig inte avgörs av om den genererar några intäkter eller ej. Informationen om hemsidan kom till Förvaltningschefen från den dåvarande kommundirektören. Under vårt arbete har det framkommit att både Rektor och Biträdande rektor haft olika typer av engagemang med Apple. Förvaltningschefen har känt till att de båda haft föreläsningar på uppdrag av Apple, att Skolan använt sig mer eller mindre uteslutande av Apple-produkter, att Rektor varit värd för studiebesök på Skolan efter förfrågan av Apple och att både Rektor och Biträdande rektor blivit inbjudna till evenemang och resor i regi av Apple. Dessutom har Förvaltningschefen även deltagit på en resa som hon enligt egen uppgift uppfattade arrangerades av Apple. Vidare anger Förvaltningschefen i intervju att Rektors föreläsningar på uppdrag av Apple kan anses som olämpliga. Noteras bör att Rektor och Biträdande rektors engagemang med Apple tycks ha pågått under en längre period, även innan Förvaltningschefen anställdes av Kommunen. Då Förvaltningschefen har haft kännedom om bristerna i den formella rapporteringen av bisysslor, men underlåtit att komplettera den, så har den informationen inte heller på formell väg nått Kommunstyrelsen som därmed inte haft möjlighet att formellt ta ställning till uppgifterna. Detta är också en avvikelse från gällande reglemente. Att kännedom funnits hos Förvaltningschefen som ändock inte aktualiserat frågan om bisysslorna eventuellt varit företroendeskadlig karaktär samt kunnat riskera Kommunens anseende är värt att notera. Kommunen bör vidare undersöka i vilken grad Rektors och Biträdande rektors bisysslor varit otillbörliga. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

12 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 3(8) Gruppresor till utlandet med brister i underlag Skolan har i Rektors regi sedan juni 2012 genomfört fyra större och en mindre gruppresa till utlandet för en sammanlagd kostnad om minst 1,2 MSEK. Mer än 40% av dessa kostnader har inte fakturerats via Kommunens upphandlade resebyrå utan betalts med Skolans kreditkort och via fakturering från utlandet eller andra inhemska leverantörer. Detta i strid med bl a Kommunens inköpsreglemente. Resornas syfte och deltagare är inte dokumenterat i enlighet med de riktlinjer som finns. En av resorna är inte heller anmäld till Kommunstyrelsen. Dessutom har Rektor med några få undantag attesterat kostnader för samtliga fem resor trots att han själv deltagit. Alla gruppresor har innefattat besök på skolor som arbetar med digitala verktyg i sin undervisning. Det har också framkommit information som tyder på att Apple eventuellt varit involverad som aktör, samt vid ett tillfälle betalat delar av en resan i form av ett studiebesök. Brister i dokumentation kring syfte och deltagare försvårar en uppföljning av hur verksamhetens medel använts. Vidare medför en underlåtenhet att anmäla resor en möjlighet att i förväg avgöra lämpligheten i dess genomförande t ex vad gäller Skolans opartiskhet i samröre med externa leverantörer. Detta skall ställas i skenet av att resorna tycks ha haft en anknytning till en extern part vars produkter används av Skolan och som i övrigt har anknytning till både Rektors och Biträdande rektors identifierade bisysslor. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC Utlandsresor med oklar verksamhetsanknytning I de fem identifierade utlandsresor som Rektor och/eller Biträdande rektor företagit på egen hand tycks det vara så att Apple med ett undantag varit involverade. Identifierade kostnader för dessa resor uppgår till drygt SEK. Alla kostnader för resorna har dock inte belastat Skolan vilket Rektor och Biträdande rektor uppger beror på att Apple stått för vissa av kostnaderna hänförliga till resorna såsom kost och logi. Enligt Rektor och Biträdande rektor har fyra av dessa resor avsett utbildningar och seminarier i Apples regi. Enligt egen uppgift föreläste Rektor vid ett och Biträdande rektor vid två av de fem tillfällena. De kostnader som har belastat Skolan är till ungefär hälften betalda via Skolans kreditkort och till hälften via upphandlad resebyrå. Dokumentation kring syfte och deltagare har inte varit fullständiga. Rektor har själv attesterat kostnaderna trots att han själv deltagit i tre av resorna. Endast två av de fem resorna är anmälda till Kommunstyrelsen. Om dessa utlandsresor i första hand varit till gagn för Skolans verksamhet eller varit aktiviteter som i första hand varit en del av Rektorns och Biträdande rektors identifierade bisysslor är oklart. Avsaknaden av dokumentation kring resorna samt att anmälan där annars mer information skulle finnas också saknas i tre fall underlättar inte den bedömningen. Skolans uppfattade opartiskhet i relation till externa parter kan ha kommit till skada som resultat av ovan beskrivna resor. Kommunen bör vidare bilda sig en uppfattning om dessa kostnader är verksamhetsfrämmande eller ej. Vid en bedömning att de är verksamhetsfrämmande bör de läggas till det belopp som diskuterats ovan under rubriken Verksamhetsfrämmande kostnader. 31 maj

13 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 4(8) Betydande inköp i strid med delegationsordning På Skolan har mycket stora inköp beslutats och genomförts på ett sätt som framstår som en avvikelse från gällande delegationsordning som uppdaterades i september 2013 bland annat med gränser för inköp. Inköp från en leverantör av elektronikprodukter uppgår till 1,2 MSEK under perioden september 2013 till december 2014 vilket kraftigt överstiger både Rektorns och Förvaltningschefens delegationsgräns om SEK respektive SEK (1 januari 2014) vad gäller direkt-upphandling. Dessa gränser har också överskridits på årsbasis räknat. Även för ytterligare leverantörer har gränserna överskridits. Av information på fakturor och i attestdata framgår kopplingen till Rektorn och Biträdande rektor. Ytterst få inköp har gjorts via Kommunens IT-avdelning. Förvaltningschefen har, enligt egen uppgift, inte varit delaktig i några beslut vad gäller ovan nämnda inköp. Alla direktupphandlingar över SEK skall anmälas till nämnden som också skall besluta om direktupphandlingar över SEK (i januari 2014). Vi har inte fått oss tillhanda någon information om att dessa bestämmelser efterlevts. Inköpen är också i strid med Kommunens inköpsreglemente bland annat avseende direktupphandling. Att notera är att Kommunen saknar ramavtal för inköp av Apple-produkter trots att detta skett i stor omfattning på Skolan och andra skolor. Att delegationsordningen och inköpsreglemente inte efterlevs innebär att kontrollen och styrningen av verksamheten inte fungerat som tänkt. Beslut om stora inköp tycks inte ha hanterats på ett korrekt sätt och till synes utan nämndens formella medverkan eller kännedom. Att säkerställa en korrekt tillämpning av regelverken framstår som en åtgärd som bör vidtas av Kommunen omgående. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

14 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 5(8) Kontrollen över Skolans egendom Med de omfattande inköpen av elektronikprodukter som skett på Skolan följer ett behov av en adekvat redovisning av inventarier i syfte att ha kontroll over Skolans egendom. Då dessa elektronikprodukter också är mycket stöldbegärliga ökar detta behovet ytterligare vilket också utrycks i Kommunens regler kring inventarieförteckningar. Detta gäller inte minst de presentkort som Rektorn inköpt för över SEK vilka i princip kan jämställas med kontanter. Kommunens reglemente stadgar att en inventarieförteckning skall finnas och att denna löpande skall uppdateras och hållas aktuell och att en inventering skall ske en gång per år. På förvaltningen skall ansvariga personer utses. Vid en kontrollinventering av 282 elektronikprodukter vi genomfört framkom det att 22 av dessa inte gick att återfinna. Vidare har en inventarielista identifierats som endast omfattar cirka 60 produkter samt en svårtolkad lista över vilka produkter Skolans lärare innehar per slutet av år Detta att jämföra med de över 1000 produkter som köpts in under perioden Enligt de uppgifter vi har tagit del av har ingen inventering av Skolans inventarier skett sedan åtminstone i början av Förvaltningschefen uppger att Kommunens regelverk kring inventarieförteckningar inte diskuterats med rektorerna och hon känner inte till om det finns någon ansvarig på förvaltningen. Vi rekommenderar att Kommunen vidare undersöker i vilken utsträckning Skolans egendom finns upptagen i inventarieförteckningar som motsvarar det som regelverket föreskriver. I den mån sådana inte finns är vår rekommendation att en fullständig inventering omgående genomförs på Skolan för att säkerställa att Skolans egendom är under kontroll. Brister i underlag för kreditkorts- och resekostnader Brister i underlag gällande transaktioner med kreditkort och via faktura har noterats. För alla kreditkortstransaktioner skall syfte och ändamål, samt, i tillämpliga fall, deltagare anges. För inköp (med kreditkort eller faktura) avseende exempelvis logi, resor i tjänsten, representation och arrangemang för anställda skall syfte och deltagare framgå. Av de sammanlagda inköpen om SEK som gjorts på Skolans åtta kreditkort under Granskningsperioden saknar SEK fullständigt ifyllt underlag enligt anvisad blankett varav SEK avser Rektorns och Biträdande rektorns kreditkort. Vidare saknas kvitton för SEK varav SEK avser Rektorns och Biträdande rektors inköp. De resekostnader vi identifierat som köpts via faktura, cirka 1,1 MSEK, saknar till övervägande del fullständigt underlag i enlighet med regelverket. Exempel finns där inköp redovisats på konton som avser andra typer av kostnader. Felaktig kontering har medfört att vissa resekostnader, primärt bland de som gjorts via kontokort, inte gått vidare till förvaltningens ekonomienhet för kontroll av underlag. Ovan inköp med koppling till Rektorn har, med enstaka undantag, attesterats av Rektorn själv när de enligt attestreglementet borde ha attesterats av Förvaltningschefen. Biträdande rektor har inte tillsett att korrekt information om transaktionerna bifogats redovisningen. Korrekt kontering, fullständiga underlag och attestering av överordnad är en viktig aspekt i kontrollen av en verksamhet och för att minska risken för oegentligheter. Vi rekommenderar Kommunen att säkerställa en korrekt hantering av denna typ av kostnader genom att tillse att attestrutiner och dokumentationskrav efterlevs. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

15 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 6(8) Brister i översyn och tillämpning av regelverk och rutiner Som framkommit har Rektor och Biträdande rektor brustit i efterlevnad av gällande regelverk. Sammanfattningsvis har följande avvikelser från gällande regelverk och rutiner observerats. Delegationsordning: Inköp har gjorts på Skolan på ett sådant sätt att det framstår som varande i strid med delegationsordningen på fler än en punkt. Rutin inköp: Skolan har genomfört inköp långt över tillåtna gränser från leverantörer som inte haft ramavtal. Vidare stipulerar rutinen att löneavdrag skall göras vid avsaknad av kvitto gällande kontokortstransaktioner. Sådana transaktioner vid Skolan uppgår till SEK varav cirka hälften primärt avser Rektor men även Biträdande rektor. Inga motsvarande löneavdrag har gjorts för dessa två. Attestreglemente: Rektor har varit attestant på majoriteten av de fakturor vi analyserat vilka innehåller transaktioner som avser exempelvis resor där han själv deltagit. Detta strider mot Kommunens tolkning av attestreglementet. Dessa skulle enligt samma tolkning attesteras av Förvaltningschefen. Validera objekt: Tillräckliga underlag för att uppnå de kriterier som krävs för förvaltningens Validera objekt -rutin har inte tillhandahållits i majoriteten av de transaktioner som skett på Skolan och som varit föremål för denna rutin. Transaktionerna har trots avsaknad av tillräckliga underlag ändå passerat förvaltningens rutin och gått till betalning. Kreditkortsreglementen: Rektor har överskridit limiter, använt kortet för transaktioner som vi kategoriserat som eventuell verksamhetsfrämmande, vilket även gäller Biträdande rektor, lånat ut sitt kort och lånat annans kort samt gjort inköp av presentkort vilket kan likställas med kontantuttag. Vidare har kvitton saknats för de båda vilket inte uppmärksammats. Inga löneavdrag för motsvarande belopp har gjorts. Inventarierutin: Kommunens rutin för inventarieredovisning tycks inte ha efterlevts. Ingen adekvat inventarieförteckning har identifierats och årliga inventeringar tycks inte ha genomförts. Reglementen för bisysslor: Rektor och Biträdande rektor har inte anmält alla de engagemang och bisysslor som vi identifierat. Förvaltningschefen har heller inte aktualiserat frågan huruvida Rektors och Biträdande rektors aktiviteter är att anses som förtroendeskadlig. Rutin för anmälan av utlandsresor: För år 2013 har ingen av de identifierade utlandsresorna som företagits på Skolan anmälts i enlighet med beslut som fattats av kommunfullmäktige. Givet omfattningen av de brister vi noterat i efterlevnad i rutiner och regelverk så är vår starka rekommendation att Kommunen genomför ett arbete för att säkerställa att de regelverk som finns beskrivna också tillämpas i praktiken. Detta bl a för att åstadkomma en bättre styrning och kontroll över verksamheten samt minska risken för oegentligheter. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

16 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 7(8) Förvaltningschefens kännedom Med utgångspunkt i den information vi fått fram i vårt arbete så ger den sammantaget en bild av att Förvaltningschefen i olika grad haft kännedom om förhållanden som beskrivs i denna rapport. Vad gäller potentiellt verksamhetsfrämmande kostnader i Skolan har vi inte sett något som tyder på att Förvaltningschefen haft kännedom om dessa. Attestrutinen, som generellt sett bl a syftar till att minska risken för oegentligheter, har heller inte fungerat som tänkt. När det gäller bisysslor har Förvaltningschefen haft tillräcklig information om dess potentiella otillbörlighet för att kunna lyfta frågan vad gäller dess lämplighet. Det har dock ej skett utan bisysslorna har fått fortsätta utan att ifrågasättas. Endast en gruppresa har företagits sedan förvaltningschefen tillträdde sin tjänst. Den resa anmäldes dessutom till Kommunstyrelsen. Förvaltningschefen tycks ha haft kännedom om Rektors och Biträdande rektors övriga resor vilka, i skenet av deras bisysslor, skulle ha kunnat ifrågasättas tydligare vilket inte skett. I ett av fallen har ingen anmälan gjorts trots Förvaltningschefens kännedom. Förvaltningschefen tycks inte haft en direkt kunskap om de noterade bristerna vad gäller efterlevnad av regelverk och rutiner förutom anmälningar av resor och användning av kreditkort där Förvaltningschefen själv vid åtminstone ett tillfälle brustit i efterlevnaden. Vad gäller brister i efterlevnad på Skolan så menar Förvaltningschefen att hon inte har något ansvar eftersom hon inte känt till att de inte efterlevts. Vidare uppger Förvaltningschefen att hon förlitat sig på att rutinerna fungerat när hon tillträdde sin tjänst. Att observera är att delegationsordningen uppdaterats och blivit mer detaljerad efter att hennes anställning påbörjades och att hon haft diskussioner om den i rektorsgruppen. Trots detta uppger hon att hon exempelvis tror att många rektorer inte följer delegationsordningen. Vi har i vår genomgång kunnat konstatera att vissa av de förhållanden vi sett också rimligen borde varit kända av fler personer än Rektor, Biträdande rektor och Förvaltningschefen exempelvis den f.d. förvaltningschefen och den f.d. kommundirektören. När det gäller den f.d. kommundirektören har vi bland annat noterat att han medverkat i den inriktning som Skolan haft rörande användning av Apple-produkter då han skrivit under ett sådant hyresavtal med extern leverantör. Något som för övrigt tycks ha gjorts i strid med Kommunens inköpsreglemente. Han har också efter detta tecknat ett ramavtal med samma leverantör som innebär hyra av Apple-produkter upp till 6 MSEK inte bara för Skolan som är föremål för vår utredning utan också för annan skola. Vidare har den f.d. Kommundirektören också haft viss kännedom om ovan nämnda bisyssla (i form av nämnda hemsidan) då han via mail informerat Förvaltningschefen om hemsidans existens. Förvaltningschefen tycks inte på ett adekvat sätt agerat på den känndedom hon haft vad gäller förhållanden vi noterat, förhållanden som dock i olika utsträckning tycks ha existerat även före hennes anställning. Att Förvaltningschefen inte vidtagit åtgärder i proportion till den kännedom hon haft har medfört att delar av styrningen och kontrollen av verksamheten haft brister. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

17 Avsnitt 2 Sammanfattande observationer och rekommendationer Sammanfattande observationer och rekommendationer 8(8) Övriga observationer Bjudresa I vår analys av e-post har vi funnit information om att en facklig företrädare blivit bjuden på en resa med Skolan i juni 2013 i samband med en facklig förhandling med Skolan. Vi har också identifierat flygbiljetter i den fackliga representantens namn samt att vi inte identifierat att några kostnader vidarefakturerats fackförbundet. Av e- postmeddelandet framstår gratisresan som en otillbörlig förmån i syfte att påverka utgången av förhandlingarna. Vi rekommenderar att Kommunen vidare utreder de faktiska omständigheterna kring ovan händelse i syfte att säkerställa att inga oegentligheter begåtts inom ramen för Skolans verksamhet. IT-miljö utanför Kommunens kontroll Vi vill uppmärksamma, i den mån detta inte är känt, att Skolan har byggt upp en egen IT-lösning kring Google-verktyg och Apple-produkter. Vidare har vi förstått att IT-avdelningen av den anledningen inte kan hantera supportärenden från Skolan. Att notera är att Kommunen varit beroende av lösenord från Biträdande rektor för att få tillgång till information i deras tjänstedatorer, åtkomst till domännamn för Skolan och nätverk. Vi rekommenderar att Kommunen går igenom Skolans IT-lösning för att säkerställa att den uppfyller eventuellt krav på IT-säkerhet samt krav på informationstillgänglighet som ställs på Skolan i egenskap av offentlig verksamhet. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

18 Avsnitt 3 Observationer Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

19 Avsnitt 3.1 Reglementen och rutiner Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

20 Avsnitt 3.1 Reglementen och rutiner Översikt reglementen och rutiner 1(3) I vår utredning har tillämpningen av nedan reglementen och riktlinjer aktualiserats. Orden reglementen och riktlinjer används här som en sammanfattande benämning på olika typer av beslut och styrdokument som syftar till att beskriva hur en verksamhet skall bedrivas vad gäller specifika aktiviteter. Barn- och Ungdomsnämndens delegationsordning I denna delegationsordning statueras att endast förvaltningschef har befogenhet att fatta beslut om avrop från ramavtal (d v s inköp från leverantör med ramavtal) över SEK och att rektors motsvarande befogenhet uppgår till högst SEK. Vidare anges att förvaltningschef har befogenhet att fatta beslut om direktupphandling (d v s inköp från leverantör utan ramavtal) över SEK upp till SEK (15% av tröskelvärdet 1 januari 2014) medan rektors motsvarande befogenhet endast avser belopp upp till SEK. Vissa beslut som fattas med stöd av delegation ska anmälas till nämnden vid första möjliga sammanträde efter delegationsbeslutet. Till denna kategori hör bl a direktupphandling över SEK fattade av förvaltningschefen. Rutiner vid inköp Kommunens reglementen och riktlinjer för inköp anger inledningsvis att de lyder under Lagen om offentlig upphandling, vilken bl a omfattar regler om direktupphandling. Vidare statueras att en beställare innan inköp skall ta reda på om den vara eller tjänst som skall köpas in ingår i ett ramavtal eller inte. Om en upphandlad leverantör finns för denna vara eller tjänst måste beställaren handla från denna leverantör. Om inte ramavtal finns och kontraktets värde uppgår till högst 28% av tröskelvärdet kan en direktupphandling göras (observera att tröskelvärdet höjdes i juli 2014 från att tidigare varit ca SEK). Från och med den uppdatering som gjordes av Kommunens inköpsrutin den 23 oktober 2014 skall också inköp utanför ramavtal anmälas till Kommunens inköpskontroller och i fall då dessa överstiger SEK även diarieföras. Vidare anges att inköp mot faktura skall göras i första hand och inköp via kreditkort i andra hand samt att inköp även till mindre belopp måste göras via Kommunens upphandlade leverantörer. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

21 Avsnitt 3.1 Reglementen och rutiner Översikt reglementen och rutiner 2(3) Attestreglemente I Kommunens reglementen och riktlinjer för attest tydliggörs olika kontrollanters roll i attestflödet. Ett stort ansvar läggs på den som utför beslutsattest ( Attest ). Vidare anges att förvaltningschef är ansvarig för att de utsedda kontrollanterna är informerade om regler och anvisningars innebörd samt att förvaltningschef också ansvarar för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Reglementet beskriver också rörande jäv att försiktighetsprincipen skall tillämpas, vid bedömning av jäv, i transaktioner som rör ersättningar för egna utlägg, reseräkningar, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller vid affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Kommunens tolkning av reglementen är också att överordnad skall attestera underordnads kreditkortsfakturor och exempelvis resor den underordnade själv deltagit. Rutin Validera objekt Rutinen Validera objekt återfinns på förvaltningsnivå och har som syfte att säkerställa och kontrollera att verifikationer utförs dels i enlighet med god redovisningssed och dels minska risken för jäv i transaktioner där sådan kan uppstå. Rutinen innebär att kontering på vissa konton medför en process i DCE där fakturan efter beslutsattest ( attest ) går till ekonomifunktionen på förvaltningen för ytterligare kontroll innan betalning sker. Vid kontrollen säkerställs bl a att uppgift om deltagare och syfte framgår, detta skall finnas bifogat i DCE som en bilaga eller skrivas in som meddelande i en text-ruta. Kreditkortsreglementen I kreditkortsreglementen anges bl a att kreditkort är personliga och inte får lånas ut, att inköp även till mindre belopp skall göras från upphandlade leverantörer och att inköp i första hand skall göras mot faktura. Vidare statueras att varje kort har en beloppsgräns knuten till sig vilket medför att användaren är begränsad till ett inköpsbelopp per månad och ett begränsat belopp per inköp. Reglementena anger också att kreditkort inte får användas för privat bruk, att kontantuttag inte får göras, att varje transaktion skall styrkas med kvitto samt att kortinnehavaren själv får stå för transaktioner där kvitto saknas via ett löneavdrag. Kortinnehavaren skall vid redovisning av kvitton rörande kreditkortstransaktioner fylla i en blankett Inköp First Card som återfinns på Skolan. På denna blankett ska bl a anges: kortinnehavare, syfte, deltagare, kostnadsfördelning och kostnadsställe. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

22 Avsnitt 3.1 Reglementen och rutiner Översikt reglementen och rutiner 3(3) Rutin för inventarieredovisning I denna rutin statueras att arbetet med inventarieförteckningar skall utföras av varje förvaltning där en eller flera ansvariga personer skall utses. De inventarier som skall förtecknas är bl a särskilt stöldkänsliga inventarier såsom IT-utrustning, konst, mobila telefonapparater, TVapparater och videoutrustning. Inventarieförteckning som upprättas skall innehålla information kring varans placering, dess fabrikat och tillverkningsnummer samt dess anskaffningsvärde. Inventering skall utföras minst en gång per år av den av förvaltningen utsedda ansvarig person. Reglemente för bisysslor En bisyssla definieras såsom en tillfällig eller stadigvarande syssla som utförs vid sidan om personens ordinarie anställning i Kommunen. Huruvida bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte har ingen betydelse. En bisyssla kan förbjudas om den rubbar förtroendet för arbetstagarens opartiskhet i arbetet, kan skada myndighetens anseende eller inverkar hindrande för arbetsuppgifterna. Det är enligt reglementet närmsta chef som avgör om en bisyssla är godkänd eller inte. Beslut om förbud av bisyssla fattas av förvaltningschef. Närmsta chef ansvarar för att informera om de regelverk som gäller kring bisysslor. Det är förvaltningen som är ansvarig för att årligen göra en inventering och upprätta en sammanställning över förekommande bisysslor på deras enheter. Den anställde ansvarar för att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor. Vidare statueras att om arbetstagaren inte uppfyller detta krav kan det ses som försummelse i arbetet och medföra disciplinpåföljd och i mycket allvarliga fall uppsägning. Anmälan av utlandsresor Enligt ett beslut som fattades av Kommunfullmäktige den 28 januari 2013 skall alla utlandsresor som företas på enheter inom Kommunen anmälas till Kommunstyrelsen. Om det totala beloppet per person för respektive resa överstiger 1/3 prisbasbelopp skall resan istället ansökas om och Kommunstyrelsen har då möjlighet att bifalla eller avslå reseansökan. Både anmälningar och ansökningar skall vara underskrivna av förvaltningschef. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

23 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

24 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Inledning Följande avsnitt är en översiktlig sammanställning av resultatet av vår genomgång av transaktioner genomförda på Skolan. Urvalet av transaktioner som vi analyserat baseras på den inriktning vårt arbete haft i enlighet med de löpande diskussioner vi fört med Uppdragsgivaren. Urvalet av består av samtliga First Card-korttransaktioner som gjorts på Rektorns och den Biträdande rektorns First Card-kort samt en översiktlig sammanställning av övriga First Card-korttransaktioner med avseende på förekomsten de underlag som skall finnas till varje First Card-transaktion. Vidare har vi analyserat transaktioner som gjorts med Täby Resebyrå, Kommunens upphandlade resebyrå, inköp från nya leverantörer som tillkommit under Rektorn ledning av Skolan, ersättningar för kontanta utlägg samt inköp av elektronikinventarier. Analysen omfattar också en genomgång av alla de fakturor som Skolan har ställt ut under Granskningsperioden till externa parter. I avsnittet finns också en sammanfattning av vissa av de observationer vi gjort med avseende på efterlevnaden av de regelverk och riktlinjer som berör de analyserade transaktionerna samt Förvaltningschefens kännedom om vissa av de förhållanden som observerats. För en mer detaljerad genomgång av våra observationer hänvisar vi till rapportens Supplement. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

25 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Kategorisering av analyserade transaktioner När vi i följande avsnitt går igenom olika transaktioner som skett på Skolan använder vi oss av en kategorisering vilken har gjorts i syfte att underlätta för Kommunen i sin bedömning av de kostnader som belastat Skolan. En kategorisering av transaktioner kan göras på olika sätt och detta är bara en av flera möjliga kategoriseringar. Kategorisering av transaktioner Den kategorisering vi har gjort är ett resultat av den inriktning på det arbete vi bedrivit och de frågor som Uppdragsgivaren ställt vad gäller typen av transaktioner som förekommit på Skolan. (1) Potentiellt relaterad till bisysslor Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som skulle kunna relateras till Rektor och Biträdande rektors bissysslor som noterats under arbetes gång, (2) Potentiellt privat karaktär Anges då transaktioner genomförts på lördag, söndag eller annan helgdag, och i vissa fall då underlag eller kvitto saknats samt om det funnits andra indikationer på att transaktionen skulle kunna vara av privat karaktär, (3) Inköp på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro Används då vi kunnat se att transaktionen genomförts på datum då Rektorn eller Biträdande rektor enligt information från löneavdelningen varit frånvarande med olika typer av ledigheter, (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor Transaktionen kan kopplas till identifierade utlandsresor, (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor Anges då transaktionen kan kopplas till inrikes gjorda resor, (6) Representation/mat/fika Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader rörande representation och dyl, (7) Konferens/utbildning/föreläsning Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som kan kopplas till konferenser och utbildningar, (8) Parkering Parkeringskostnader, (9) Byggmaterial/byggtjänster Anges då transaktionen innehåller byggmaterial eller olika typer av byggtjänster, (10) Inköp Apple/Apple-produkter - Anges då vi i transaktionen sett att Apple är leverantör eller att inköpet består av Apple-produkter, (11) Inköp annan elektronik Andra inköp av elektronik som inte är från Apple eller avser Apple-produkter, (12) Domäner Inköp av domännamn, (13) IT Andra IT-relaterade transaktioner, både varor och tjänster, (14) Inköp daglig skolverksamhet Transaktioner vars art kan antas avse den dagliga driften i skolan, (15) Presenter Anges då vi i transaktion identifierat kostnader som bedömts vara presenter, (16) Avtal/leasingkostnader Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som berör avtals- och leasingkostnader, (17) Övrigt Anges då transaktionen och dess kostnad inte passat in i någon av de andra ovan nämnda kategorierna. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

26 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 1(9) Sammanställning skolans First Card-korttransaktioner Totalt åtta stycken First Card-kort med koppling till personer på Skolan har funnits under Granskningsperioden. Med dessa kort har det genomförts totalt 469 transaktioner till ett totalt belopp av SEK. Se tabell. Att notera är att Rektors och Biträdande Rektors sammantagna inköp är i det närmaste dubbelt så stora som de totala inköpen på de övriga sex korten. Förvaltningschefen anger under intervju att hon inte vet hur många First Card-kort som finns på respektive skola och att hon heller inte vet i vilken omfattning korten används. Under Granskningsperioden har det ankommit 57 fakturor rörande First Card-korttransaktioner till Skolan. Inköp gjorda av Rektor har noterats på 26 av dessa fakturor. Rektor har själv varit attestant på 23 av dessa, vilket innebär att fakturan efter attest går direkt till betalning, om fakturan inte konterats på sådant sätt att den hamnar i rutinen Validera objekt. Förvaltningschefen anger under intervju att rektorer inte ska attestera fakturor som innehåller transaktioner där de själva medverkat, t e x First Card-korttransaktioner. Vidare anger Förvaltningschefen att hon enbart attesterat en handfull fakturor från Skolan. Ofullständig transaktionsinformation Den absolut övervägande delen av de transaktioner som skett saknar fullständigt ifylld blankett Inköp First Card. Rektor och Biträdande rektor har i övervägande delen av de transaktioner som genomförts på sina kort inte bidragit med en fullständigt ifylld blankett och således försvårat dels för sakgranskaren i sin uppgift att göra en korrekt förslagskontering och dels i bedömningen huruvida ett utlägg överhuvudtaget skall belasta Skolan eller ej. Tabell 1 - Sammanställning Skolans First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Avsaknad kvitto Kortinnehavare Period Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Rektor Biträdande rektor Övriga (6 kort) (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

27 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 2(9) Avsaknad av kvitton I ett visst antal transaktioner har även kvitto saknats. I Rektors fall uppgår summan av saknade kvitton till SEK. Motsvarande belopp för Biträdande rektor är SEK. För övriga kortinnehavare är den totala summan SEK. Enligt gällande rutin skall avsaknad av kvitto generera ett löneavdrag på motsvarande belopp. Vad gäller Rektor och Biträdande rektor har endast ett löneavdrag gjorts för Rektorn om 18 SEK. Förvaltningschefen säger under intervju att det är Rektor som är ansvarig för att löneavdrag görs för Biträdande rektor. Förvaltningschefen uppger dock att det är Skoladministratören som skall informera förvaltningen när Rektor saknar kvitton. Att notera är att Förvaltningschefen har attesterat belopp om 300 SEK för Rektor där kvitto saknats utan att löneavdrag har gjorts. Den fd Skoladministratören på Skolan anger under intervju att hon vid ett flertal tillfällen har påpekat för ekonomipersonal på förvaltningsnivå att hon har svårt att få in de kvitton för First-Card korttransaktioner som genomförts på Skolan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC I vår analys har det framkommit att Skolan i ett flertal fall konterat First Card- korttransaktioner på ett sådant sätt att de blir föremål för förvaltningens rutin Validera objekt. Dock har det framkommit att majoriteten av dessa transaktioner saknar det underlag som krävs för att uppfylla kriterierna för Validera objekt. Ändå har de gått vidare till betalning. Förvaltningschefen säger under intervju att hon inte har någon inblick i denna rutin. Vi har också under vårt arbete noterat att personer lånat varandras First Card-kort på Skolan vilket inte är tillåtet enligt reglementen och riktlinjer på Kommunen. Förvaltningschefen anger under sin intervju att det är strikt förbjudet att låna varandras kort men svarar på direkt fråga att även hon vid ett tillfälle lånat ut sitt kort med tillhörande kod. Då fullständigt ifylld blankett Inköp First Card saknats i så stor andel av transaktionerna (och därmed också ifyllda uppgifter om vem som genomfört köpet) går det inte fullt utreda i vilken omfattning kort har lånats ut. Dock anger personal på Skolan under intervju att det varit vanligt förekommande. Rektor har också vid ett flertal tillfällen överskridit de limiter som finns angivna för dennes kort på blanketten First Card Inköpkort- Förbindelse. Denna blankett har Rektor själv skrivit under. Vi har också noterat att Rektor vid ett tillfälle köpt in 21 stycken Applepresentkort. Det bör observerat att presentkort i princip är att jämställa med kontanter. Kontantuttag får inte göras enligt First Card Inköpskort-Förbindelse som Rektor skrivit på. Tabell 2 och 3 på följande sidor sammanfattar de transaktioner som gjorts av Rektor och Biträdande rektor under Granskningsperioden. 31 maj

28 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 3(9) Tabell 2 - Kategorisering Rektors First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Kvitto saknas Kategori Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänsledighet/övrig frånvaro (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (7) Konferens/utbildning/Föreläsning (8) Parkering (15) Presenter (17) Övrigt (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

29 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 4(9) Tabell 3 - Kategorisering Biträdande rektors First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Kvitto saknas Kategori Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänsledighet/övrig frånvaro (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (8) Parkering (10) Inköp Apple/Apple-produkter (11) Inköp annan elektronik (12) Domäner (14) Inköp daglig skolverksamhet (17) Övrigt (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

30 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 5(9) Fakturor från Täby Resebyrå Täby Resebyrå är Kommunens upphandlade leverantör för resor. Under perioden har det ankommit 13 fakturor från denna leverantör till ett belopp om SEK. Förvaltningschefen anger under intervju att rektorer inte skall attestera fakturor för resor som de själva deltagit i vilket också anges också i Kommunens attest-reglemente. I vår analys av fakturor från Täby Resebyrå kan vi dock konstatera att Rektor varit attestant på 12 av 13 fakturor som avser resor Rektor deltagit i. Vid ett tillfälle har Förvaltningschefen varit attestant. På denna faktura om SEK återfinns en delbetalning av en resa till London som skulle genomföras i januari Denna faktura har inget underlag bifogat till sig i DCE och inte heller någon ytterligare information kring syftet med resan eller vilka som skulle deltaga. Fakturan har konterats på sådant sätt att den blir föremål för förvaltningens rutin Validera objekt. Tillräcklig information återfinns inte för att kriterierna för denna rutin skall bli uppfyllda. Fakturan har trots detta gått för betalning. Under vårt arbete har det framkommit att Förvaltningschefen har haft kännedom om ett antal utlandsresor som företagits av Skolan. Dels har hon varit med som deltagare på en utlandsresa och dels har hon hanterat ansökan om utlandsresor enligt den av Kommunfullmäktige beslutade rutin kring detta. Det är således en diskrepans mellan den omfattning av resor Förvaltningschefen varit medveten om och där Rektorn deltagit och antalet fakturor som hon faktiskt har attesterat. En diskrepans som borde ha gett upphov till frågor från Förvaltningschefen om varför antalet fakturor för attest var så lågt och om attestrutinen fungerat som tänkt. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

31 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 6(9) Under vår genomgång av övriga transaktioner som förekommit på Skolan har vi noterat inköp som överskridit de gränser som anges för Rektor i Kommunens delegationsordning. Omfattningen av dessa inköp, från att den uppdaterade delegationsordningen (med gränser för beslut om inköp) började gälla i september 2013, och från vilka leverantörer dessa inköp skett presenteras i Tabell 4. Endast en av leverantörerna, Dustin AB, har tecknat ramavtal med Kommunen. Det ramavtalet avser dock bara leasing/hyra av produkter men inte inköp. I fallen Lin Education AB och Dustin AB har även delegationsgränsen för Förvaltningschefens direktupphandling överskridits räknat som 15% på tröskelvärdet ( SEK i januari 2014). Förvaltningschefen anger under intervju att hon inte varit delaktig i några beslut om avrop/inköp från Skolan från de leverantörer som presenteras i Tabell 4. Inte heller har hon varit medveten om de omfattande inköp som gjorts på Skolan i strid med Kommunens inköpsrutin eller att Rektor överskridit sin delegationsgräns. Förvaltningschefen anger att hon tror att många rektorer köper in över sin delegationsgräns och att hon inte har någon kontroll över detta. Hon anger dock att den uppdaterade delegationsordningen diskuterats med rektorerna bl a i samband med att den uppdaterades under september Tabell 4 - Inköp från urval av leverantörer perioden (SEK) 2013 Totalt Ramavtal Leverantör Typ av inköp 2012 (t.o.m. 17/9) (fr.o.m 18/9) 2014 (exkl moms) Inköpsfakturor Nej Leasingfakturor* Ja Dustin AB Totalt kr kr kr kr kr Biotech AB Inköpsfakturor Nej Lin Education AB Inköpsfakturor Nej Uts Försäljning AB Inköpsfakturor Nej *På fakturorna finns referenser till tre olika leasing/hyresavtal varav två erhållits från kommunen. Båda dessa är tecknade år 2012 (d.v.s. före den nu gällande delegationsordningen). Källa; Utdrag ur Kommunens ekonomisystem DCE samt information från Kommunens upphandlingsavdelning. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

32 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 7(9) Vidare säger Förvaltningschefen att hon inte kan anses vara ansvarig för att delegationsordningen inte efterlevts på Skolan eftersom hon inte haft kännedom om omfattningen av inköpen samt att det är rektorerna som borde kontakta henne om de ämnar gå över sin delegation. Hon menar vidare att hennes ansvar aktualiseras först när hon får kännedom om ett förhållande. Förvaltningschefen har enligt egen utsago inte vidtagit några särskilda åtgärder för att säkerställa att delegationsordningen efterlevt utan att hon förlitat sig på att det funnits fungerande rutiner på plats när hon påbörjade sin tjänst. Att notera är dock att eventuella rutiner som fanns på plats i augusti 2013 måste ha avsett den gamla delegationsordningen och inte den nya som trätt i kraft strax efter att Förvaltningschefen anställdes och i vilket delegationsgränser för beslut om inköp fastställs explicit. Bland de transaktioner som noterats för Dustin AB och Lin Education AB förekommer omfattande inköp av elektronik-inventarier. Bl a 60 ipad, 225 ipad mini, 9 MacBook Air, 132 stycken Apple-TV, 92 stycken TV-apparater och 2 stycken systemkameror. Enligt Kommunens rutin för inventarieredovisning är det förvaltningen som ansvarar för att det finns en inventarieredovisning, att ansvariga personer för detta utses på förvaltningen och att dessa personer i sin tur administrerar årliga inventeringar. Enligt uppgift som framkom i intervju med Förvaltningschefen har hon inte informerat rektorerna om denna rutin. Hon anger vidare att det inte finns någon ansvarig för inventarieredovisning på förvaltningsnivå och att någon inventering henne veterligen inte skett under den period som hon varit anställd av Kommunen. Förvaltningschefen har dock enligt egen uppgift haft kännedom kring att Apple-produkter använts på Skolan samt att det funnits ett avtal mellan IT-avdelningen och Rektor som innebär att den sistnämnda kan göra inköp direkt från Dustin utan att informera ITavdelningen. Under vårt arbete genomförde vi en stickprovsinventering av ett urval elektronik-artiklar som identifierats. Ett antal artiklar kunde då inte lokaliseras. Dessa var bl a en Nikon D5200 systemkamera, trådlös huvudmikrofon och trådlös huvudsändare, en Apple ipod Touch, en Apple iphone 4s, en Apple MacBook Air, 2 stycken 47 TV-apparater och 3 stycken Apple-TV. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

33 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 8(9) Vid vår stickprovsinventering framkom även information att det på Skolan finns ett rum för förvaring av IT-produkter och dess tillbehör. Det totala antalet produkter som återfanns här var 235 stycken bl a 52 stycken Apple-TV, 22 stycken 47 TV-apparater och 63 stycken ipad. Vidare framkom att det återfanns ytterligare 100 stycken ipad mini i ett kassaskåp på Skolan. Vi har också noterat inköp av 589 stycken Apple-vouchers/presentkort inköpta från Dustin AB för totalt SEK. Att notera är att inköp av presentkort i princip kan jämställas med kontantuttag. Vad syftet med inköpen av presentkort varit och hur kontrollen över dessa sett ut har inte framkommit i vår utredning. Bland transaktioner för elektronik-inventarier återfinns två inköp från Dustin AB. Det ena är ett inköp av en Apple iphone 5s. Leveransadress på fakturan överensstämmer med Biträdande rektors hemadress. Leveransdatum i samband med julhelgen. Det andra är ett inköp av en Apple iphone 6. Leveransadress överensstämmer med Rektors hemadress. Leveransdatum dagen innan julafton. Av Skolan vidarefakturerade kostnader Vi har noterat ett tillfälle då Skolan tar emot ett studiebesök av 120 skolledare från Danmark. Detta efter att Apples Sverigechef ringt Rektor och efterfrågat detta. Ingen faktura har ställts ut från Skolan för detta tillfälle. Vid genomgång av e-postmeddelande framkom att Rektor skrivit till Förvaltningschefen den 23 september 2013 och ställt in ett möte med anledning av ovan nämnda studiebesök. Under våra intervjuer har det framkommit att studiebesök på Skolan varit vanligt förekommande. Dock återfinns inte fler än tre fakturor där kostnader för studiebesök fakturerats från Skolan. Ingen av dessa är ovan nämnda till antalet mycket stora studiebesök som genomfördes efter förfrågan från Apple. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

34 Avsnitt 3.2 Analys av transaktioner Transaktioner 9(9) Nedan Tabell 5 är en sammanfattning av alla de transaktioner som skett i kategori (1), (2) & (3) för Rektor och Biträdande rektor och som sammantaget kan betraktas som potentiellt verksamhetsfrämmande kostnader. För en mer detaljerad sammanfattning över vilka transaktioner som återfinns i respektive kategori hänvisar vi till rapportens Supplement. Tabell 5 Sammanställning kategori (1), (2) & (3) för Rektor och Bitädande rektor (SEK) Rektor Biträdande rektor First Cardkorttransak tioner Täby Resebyrå Nya leverantörer Kontanta utlägg Inköp elektronikinventarier First Cardkorttransak tioner Täby Resebyrå Nya leverantörer Inköp elektronikinventarier (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

35 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

36 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Inledning Det har funnits frågeställningar kring genomförda utlandsresor vid Skolan och vi har i vårt uppdrag sökt identifiera de utlandsresor som genomförts på Skolan och sammanställa information om respektive resa. Vi har bland annat analyserat information från Kommunens ekonomisystem DCE exempelvis transaktionsdata, kreditkortsfakturor, fakturor från Kommunens leverantör av resor, Täby Resebyrå. I samband med ovan genomgång framkom information som medförde att vi även identifierat och sammanställt utländska leverantörsfakturor som ankommit Kommunen i en annan rutin än den ordinarie fakturarutinen samt andra leverantörsfakturor. Av samma anledning har vi även identifierat och gått igenom ersättningar för kontanta utlägg. Som ett led i vår analys har vi också inhämtat den information om de resor som anmälts till Kommunstyrelsen samt från genomförda intervjuer och från vår analys a e-postmeddelanden. För att ytterligare förstå karaktären av identifierade resor och kostnader har vi också inhämtat information från Kommunens löneavdelning vad gäller anmäld ledighet och frånvaro avseende Rektor och Biträdande rektor och ställt den informationen mot övrig information om resor vi identifierat. Vi har också i vår analys inhämtat information från hemsidan se där Rektor och Biträdande rektor beskriver olika aktiviteter, inklusive resor som genomförts (se mer om detta i följande avsnitt och ställt den resan mot ovan information). Detta för att ytterligare söka förstå karaktören av de identifierade resorna och de resekostnader som belastat Skolan. Kännetecknande för informationen om resor är att den varit utspridd på många olika källor och inte funnits samlad per resa på ett överblickbart sätt. Avsaknad av underlag som beskriver syfte och antal deltagare (se föregående avsnitt) i resorna har också medfört att en komplett bild av genomföra resor inta har kunnat sammanställas. Tabell 6 på följande sida är en sammanställning över de utlandsresor vi identifierat samt de kostnader vi kunnat härleda till respektive resa. Av tabellen framgår också om resorna är anmälda till Kommunstyrelsen i enlighet med det beslut som togs i Kommunfullmäktige den 28 januari 2013 samt om Rektor eller Biträdande rektor haft semester, tjänstledighet eller övrig noterad frånvaro under perioden för de specifika resorna. I tabellen noteras också, baserat på en samlad bedömning av tillgänglig information, huruvida Förvaltningschef haft kännedom om respektive resa. Efter tabellen följer en översiktlig diskussion kring de identifierade resorna. För en mer detaljerad redogörelse av våra observationer hänvisar vi till denna rapports Supplement Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

37 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 1(6) Tabell 6 - Identifierade utlandsresor och dess kostnader (SEK) First Cardkorttransaktio ner (1) Täby Resebyrå (2) Utländska fakturor(3) Övriga identifierade fakturor (4) Kontanta Utlägg (5) Från Kommunen utställda fakturor (6) Anmäld Kommunst yrelsen (7) Kännedom Förvaltningsc hef (8) Rektor noterad frånvaro (9) Biträdande rektor noterad frånvaro (9) Gruppresor London Juni * ** NEJ NEJ London Sep * ** NEJ JA London Jan * ** NEJ **** London Juni NEJ ** NEJ NEJ London Jan JA JA NEJ NEJ Resor genomförda av Rektor och/eller Biträdande rektor London/Cork Juli NEJ ** *** NEJ Prag Nov NEJ NEJ NEJ NEJ Los Angeles/San Diego Juli NEJ JA *** NEJ Philadelphia Okt JA JA NEJ NEJ Berlin Nov JA JA NEJ NEJ Resor av potentiellt privat karaktär London Maj NEJ ** NEJ NEJ 925 Finland Mars NEJ JA NEJ **** London Mars NEJ NEJ *** JA 470 London Jan JA JA JA JA Summa (1) - (5) Avser de kostnader som kunnat kopplas till respektive resa. Kostnader i respektive kolumn motsvarar de kategorier av transaktioner som beskrivits i avsnitt 3.2. (6) Intäkter avseende de kostnader för resor som fakturerats vidare till extern part. (7) Kommunfullmäktige beslutade 28 januari 2013 att alla utlandsresor måste anmälas. (8) Det som ligger till grund för informationen i denna kolumn är dels uppgifter som framkommit under intervju och dels information som identifierats i vår genomgång av e-post. (9) Information från lönesystemet. * Vid tidpunkten återfanns på Kommunen inget beslut som reglerade anmälan av utlandsresor. ** Förvaltningschefen hade vid tidpunkten inte påbörjat sin anställning hos Kommunen. *** Enligt identifierade underlag deltog inte Rektor på denna resa. **** Enligt identifierade underlag deltog inte Biträdande rektor på denna resa. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

38 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 2(6) Gruppresor Vi har identifierat fem resor vilka benämns som Gruppresor. Gemensamt för dessa är att det på alla har genomförts studiebesök på skolor i England som arbetat med digitala verktyg i sin undervisning. Kostnader som noterats för dessa resor har i många fall konterats på ett sådant sätt att de blir föremål för förvaltningens rutin Validera objekt men att tillräcklig information för att uppfylla kriterierna för denna rutin i stor omfattning saknats. Fakturorna har ändock betalats. Vi har även noterat att vissa flygbiljetter för dessa resor köpts in via First Card-kort och inte via Kommunens upphandlade leverantör för resor. Gemensamt för resorna är också att exakt vilka som deltog på respektive resa har varit svårt att utröna då underlag varit bristfälligt. Vi har också sett indikationer på att personer inte härrörande från Kommunen i vissa fall deltagit på dessa resor. Exempelvis så har en faktura ställts ut från Skolan till Freinetskolan Hugin Ekonomiska förening efter resan till London i juni Denna faktura avser två personer som deltagit på studiebesöken som gjorts under denna resa. Vi har även noterat att Skolan inför resan till London i januari 2014 köpt in 68 biljetter från Lin Education AB för ett arrangemang och föreläsning. Enligt de underlag vi har tagit del av från anmälan av denna resa till Kommunstyrelsen var antal deltagare enbart 62. Vem som nyttjade de resterande 6 biljetterna har inte framkommit i vårt arbete. Vid två av dessa resor har även en person, som enligt uppgift är facklig representant deltagit. I ett e-postmeddelande skickat från Förhandlingschefen på Kommunen till Rektor och en av de andra biträdande rektorerna på Skolan den 23 maj 2013 diskuteras att fackförbundet ifråga inför kommande resa till London inte vill teckna något lokalt kollektivavtal rörande omständigheterna för traktamente under reseperioden. Förhandlingschef skriver i e-postmeddelandet att det verkar som den fackliga representanten inte kommer agera och frågar om detta stämmer överens med den informationen som Rektor och den andra biträdande rektorn har. Hon avslutar e-postmeddelandet med: Om det stämmer kan ni ju genomföra resan utan något efterspel från [fackförbundet].. Rektor svarar på detta e-postmeddelande den 23 maj 2013 och skriver: Saken är nog ur världen nu när vi bjudit med [den fackliga representanten] på resan, han skall åka med dessutom och Skolan Betalar! Det känns inte helt bra när jag tänker på det. Men vad gör man inte för lite husfrid!. Dessa e-postmeddelande skickades inför resan till London i juni Vi har konstaterat att flygbiljetter utställda för den fackliga representanten återfinns bland Skolans transaktioner. Vidare har vi också konstaterat att ingen faktura ställts ut från Skolan till den fackliga representantens förbund. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

39 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 3(6) Det har också framkommit under vårt arbete att Apple till viss del varit involverad på resorna. Dels så skriver Rektor i e-postmeddelande till Barn- och Ungdomsförvaltningens ledningsgrupp den 2 augusti 2012 inför resan som skulle företas till London i september samma år att denne lyckats få Apple Education London att betala det dyraste studiebesöket på denna resa. Dels så har det i två fall ankommit fakturor från leverantören The Flitch Green som anger texten Hosting Apple Swedish Visitors ( ). Förvaltningschefen anger också i ett e-postmeddelande skickat till en förvaltningschef i en annan kommun den 11 december 2013 som svar på frågan vilka de reser med till BETT 2014: "Apple och Resia Täby Resebyrå Två av dessa gruppresor har genomförts under perioden då Kommunen hade en rutin för anmälan av utlandsresor. En av dessa har anmälts till Kommunstyrelsen. Den andra, till London i juni 2013 har inte anmälts. Förvaltningschefen hade vid detta tillfälle inte påbörjat sin anställning på Kommunen. Vid resan till London i januari 2014 har också inköp gjorts i sådan omfattning att de överskrider delegationsordningen för Rektor. Resor genomförda av Rektor och/eller Biträdande rektor Vi har identifierat fem resor där de enda deltagarna varit Rektor och/eller Biträdande rektor. Dessa har gemensamt, med ett undantag att Apple stått som arrangör. Undantaget är den resa som gjordes till Philadelphia i oktober 2014 och som enligt uppgift från Biträdande rektor arrangerades av en skola i USA. Vi har också noterat att kostnader hänförliga till dessa resor har konterats på ett sådant sätt att de blir föremål för förvaltningens rutin Validera Objekt. Tillräckligt underlag för att uppfylla kriterierna för denna rutin har inte återfunnits i DCE. Fakturorna har ändock betalats. Alla dessa identifierade resor har också gemensamt att bara delar av kostnaden belastat Skolan. I de fall där Apple varit arrangör har vi fått förklarat för oss av Rektor och Biträdande rektor att det beror på att Apple står för arrangemanget samt kost och logi och i fallen för de resor som Biträdande rektor företagit sig till London/Cork i juni 2013 samt Los Angeles/San Diego i juli 2014 även boende. Att alla kostnader för resan till Philadelphia inte belastat Skolan ger Rektor en delvis förklaring till under intervju då han säger att de under resan åt lunch på skolor där de genomförde studiebesök. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

40 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 4(6) Under vårt arbete har det framkommit att Förvaltningschefen haft kännedom om tre av de resor som genomförts av Rektor och/eller Biträndande rektor, två av dessa har anmälts enligt rutinen beslutad av Kommunfullmäktige. Varför resan till Los Angeles/San Diego i juli 2014 inte anmälts förklarar Förvaltningschefen med att hon inte kan erinra sig om att hon fått denna anmälan. Att anmälan har ankommit till Förvaltningschefen framgår dock av ett e-postmeddelande som vi identifierat som skickats från Rektor till Förvaltningschefen. Resor av potentiellt privat karaktär Vi har under vårt arbete identifierat fyra utlandsresor som på grund av olika omständigheter skulle kunna betecknas som resor av potentiellt privat karaktär. Gemensamma faktorer för samtliga resor är att dess kostnader bara delvis belastat Skolan, att ingen av dem har köpts in via den av Kommunen upphandlade leverantören för resor, att ingen av resorna har anmälts till Kommunstyrelsen (alla har skett under perioden då detta varit obligatoriskt) samt att Apple med ett undantag kunnat identifieras som inblandad aktör. Kostnader för dessa resor har också i viss utsträckning konterats på ett sådant sätt att de inte blir föremål för förvaltningens rutin Validera objekt och således undgått ytterligare granskning. Finland mars 2014; Enligt uppgift från Rektorn skulle han under denna resa föreläsa på uppdrag av Apple. Ett antal transaktioner på Rektors First Card-kort har identifierats i samband med denna resa bl a bensin, hyra av bil och hotellnätter. En överenskommelse med Förvaltningschefen fanns om att Rektor skulle ta semester under perioden för resan och att en anmälan således inte skulle göras till Kommunstyrelsen. Enligt information från löneavdelningen på Kommunen har Rektor dock ingen noterad semester för denna period. Förvaltningschef anger också i intervju att hon inte gjorde någon uppföljning på att Rektor faktiskt tog ut semester. Däremot så är det hon som enligt uppgift godkänner rektorers önskade semester. London mars 2014; Biträdande rektor anger under intervju att detta var en resa som gjordes i privat regi, syftet var att delta på en utbildningskonferens som arrangerades av Apple. Enligt löneavdelningen på Kommunen hade Biträdande rektor för perioden tjänstledigt med lön. Varför Skolan överhuvudtaget har belastats med kostnader för denna resa eller varför Biträdande rektor skulle vara tjänstledig med lön under resan har inte framkommit under vårt arbete. Det är dock Rektor som attesterar och godkänner Biträdande rektors önskade tjänstledigheter. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

41 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 5(6) London januari 2015; Enligt egen uppgift var både Biträdande rektor och Rektor i London. Biträdande rektor anger att han under resan höll 3-4 föreläsningar på uppdrag av Apple. Transaktioner har identifierats bland deras First Card-korttransaktioner hänförliga till denna resa, dels en hotellvistelse, dels en middag omfattande 10 personer. Både Rektor och Biträdande rektor har noterad semester och tjänstledighet för perioden då resan genomfördes. Det finns en anmälan för denna resa där enbart Rektor och en av de andra biträdande rektorerna på Skolan är angivna. Dock framkommer under intervju med Förvaltningschefen att hon tillsammans med Rektor kom överens om att den sistnämnda skulle ta semester för perioden. Detta bekräftas av ett e-postmeddelande skickat från Rektor till annan anställd på Kommunen den 22 januari 2015: Jag har ju tagit semester för att privat vara på BETT torsdag fredag, så jag kommer ej att delta Under intervju framkom att Rektor ringt upp person på Skolan och bett denne säga att de hotellrum som köpts in via Rektors First Card-kort beboddes av annan än Rektor själv. Enligt samma person var det dock Rektor som bodde i hotellrummet som köpts in. Vidare har det under vårt arbete framkommit information att Rektor ringt till Skolan efter att denne blivit avstängd och bett att hans kontor skulle städas bort från saker som skulle kunna härledas till resor och gav exempel såsom inträdesbiljetter till mässor och vissa kvitton. Denna begärans utfördes dock inte. Förvaltningschefen anger under intervju att hon var medveten om att Rektor och Biträdande rektor åkte till London i januari 2015 privat men hade enligt egen utsago ingen vetskap om att Skolan ändock belastats med kostnader för resan. Rektor anger under intervju att han är väl medveten om reglementet för utlandsresor som finns i Kommunen. Trots detta har Skolan vid flera tillfällen inte följt detta och genomfört resor där anmälan inte gjorts till Kommunstyrelsen. Även Förvaltningschefen anger under intervju att hon känner till reglementet för utlandsresor och vad det innebär. I början av 2014 blev också Förvaltningschef tillsammans med Rektor uppkallad till Kommunstyrelsen för att diskutera de utlandsresor som genomförts då Kommunstyrelsen upplevt att de beslut som tagits av Kommunfullmäktige rörande anmälan av resor inte följts. Detta torde indikera att hennes kunskap kring innebörden av reglementet och dess krav på anmälan och efterlevnad fördjupats ytterligare. Förvaltningschefens kännedom om Rektors resande framgår också i ett e-postmeddelande skickat till den dåvarande Kommundirektören den 28 augusti 2014: Nu är [Rektor] igång med sina resor igen. Jag ser inget problem i att de åker men hur gör vi med ansökan till KS eftersom det är sent ute? Kan han lämna in ändå och åka? Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

42 Avsnitt 3.3 Identifierade utlandsresor Utlandsresor 6(6) I ett annat e-postmeddelande som Förvaltningschefen skickar till Rektorn den 19 november 2014 skrivs rörande en ansökan som denne skickat inför resan till London i januari 2015: Som du vet är detta en känslig fråga. Dels att ni var ett stort gäng förra året som var iväg och dels att denna ansökan kommer sent. Nästa KS är i början av dec men stoppdatumet tror jag redan passerat. För min del är det i princip inga problem men jag skickar den vidare till [Barn- och Ungdomsnämndens ordförande] och vår nya KD [Tf kommundirektör] får bi se vad de säger. Tips, jag tror det är bra att du ändrar meningen at detta är ett måste till en mjukare formulering. Den kommer troligen väcka anstöt annars. Enligt uppgifter som framkommit då vi talat med andra personer på Barn- och ungdomsförvaltningen har det nämnts att inga andra skolor i Kommunen reser i samma omfattning som Skolan. Att denna information finns bland anställda på förvaltningen torde rimligtvis indikera att även Förvaltningschefen varit medveten om det. Noteras bör att inga utlandsresor som genomförts under år 2013 har anmälts, Förvaltningschefen var bara anställd under senare delen av detta år. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

43 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

44 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Inledning Det har funnits frågeställningar rörande de bisysslor som Rektor och Biträdande rektor engagerat sig i och vi har under vårt uppdrag sökt identifiera och analysera dessa. Följande avsnitt är en översiktlig sammanställning för resultatet av vårt arbete. I avsnittet finns också en sammanfattning av vissa av de observationer vi gjort med avseende på efterlevnaden av de regelverk och riktlinjer som berör de analyserade bisysslorna samt Förvaltningschefens kännedom om de bisysslor som identifierats. För en mer detaljerad genomgång av våra observationer hänvisar vi till rapportens Supplement. Kommunen har ingen noterad bisyssla på Rektor för åren då ansvaret låg på varje enhet i Kommunen att samla in information om bisysslor och sedan rapportera till respektive förvaltning. Inför 2014 ändrades denna rutin till att istället administreras av HR-avdelningen på Kommunen. Den information som framkommit kring Rektors bisysslor via denna insamlingsrutin visar att Rektor inför 2014 inte svarade på enkäten alls. Detta trots att så skall göras oavsett om man har en bisyssla eller inte. Att arbetstagaren inte uppfyller kravet att lämna fullgod information kring sina bisysslor vid uppmaning anges i reglementet som fel eller försummelse i arbetet. Inför 2015 svarade Rektor på enkäten och angav att han föreläser men inte mottagit någon ersättning för detta. Biträdande rektor har för åren ingen noterad bisyssla. Inför år 2014 anmälde Biträdande rektor att han genomförde sporadisk dansundervisning och koreografiuppdrag som professionell dansare och uppskattade omfattningen till ca 10 gånger per år. Inför 2015 svarade Biträdande rektor på denna enkät först 23 februari 2015 och angav då att han hade en enskild firma via vilken han utför dansuppdrag eller föreläser. Han uppskattar omfattningen till två gånger i månaden. Den bakgrundsökning vi genomfört på Rektor och Biträdande rektor visar inga nuvarande bolagsengagemang för den förstnämnda. För Biträdande rektor återfinns en enskilda firma. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

45 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Bisysslor 1(4) Createfree Createfree återfinns som hemsida, LinkedIn-sida samt i e-postadresser för Rektor och Biträdande rektor. Vi har inte kunnat identifiera något bolag bakom detta namn. Rektor beskriver under intervju Createfree som en sida som riktar sig till skolledare. Enligt Biträdande rektor är Createfree ett artistnamn/samlingsnamn och att den skall tolkas som en hemsida som skulle kunna vara en blogg. Vi har vid vår genomgång av transaktioner på Skolan bl a identifierat inköp av visitkort för både Rektor och Biträdande rektor där de anges som Founder och Createfrees logotyp återfinns. På nämnda visitkort finns också en e-postadress som slutar samt angivna telefonnummer överensstämmande med de telefonnummer som finns registrerat på Kommunen och som denne betalar fakturan för. På erbjuds aktiviteter såsom workshops och föreläsningar samt arrangerade gruppresor. På samma hemsida beskrivs de resor som Skolan företagit men ger sken av att det är genomförda av Createfree. Vi har identifierat ett antal e-postmeddelande mellan Rektor och Biträdande rektor som berör Createfree och de aktiviter som denna erbjuder enligt hemsidan. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC I ett e-postmeddelande 24 maj 2013 skickat från person på en skola i Österåker skriver denne till Biträdande rektor: ( ) Tack för informationen angående ipads på skolan. Jag har försökt hitta sidan (på nätet) som du uppgav, hur vi kan komma igång osv. Hittar inte, jag kanske skrivit fel? Vore tacksam om du vill ge mig länken via mail, tack. Biträdande rektors svar samma dag är att namnet på sidan är createfree.se. Rektor vidarebefordrar ett e-postmeddelande till Biträdande rektor 9 september Bifogat till detta e-postmeddelande finns en inbjudan från Lin Education att åka med dem till BETT Rektor skriver Vi skall nog ta en titt på detta då vi kan skapa en produkt som är minst lika bra som till ett betydligt lägre pris och samtidigt känna pengar! [Ordet känna skulle kunna tolkas som tjäna. PwC anm] Ytterligare e-postmeddelanden har framkommit där Rektor och Biträdande rektor bifogar erbjudanden de erhållit om att deltaga på olika leverantörers researrangemang under BETT-mässan i London och diskuterar huruvida de kan skapa en likande produkt till bättre pris. På erbjuds bl a researrangemang till England. Createfree har inte anmälts som bisyssla för varken Rektor eller Biträdande rektor. Förvaltningschefen säger under sin intervju att hon fick kännedom om Createfree efter att den dåvarande Kommundirektören skickat henne ett e-postmeddelande innehållandes länkar till createfree.se i mars Enligt Förvaltningschefen genomförde hon då en kontroll som visade att inget bolag fanns bakom detta namn. Vidare anger Förvaltningschefen att hon tog upp Createfree med Rektor och att denne då berättade att de inte tjänade några pengar på Createfree. 31 maj

46 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Bisysslor 2(4) Biträdande rektors enskilda firma Biträdande rektor anger under intervju att han har en bisyssla och att det är en enskild firma. Via detta bolag föreläser Biträdande rektor enligt egen uppgift bl a i Apple-sammanhang. Han anger vidare ett antal tillfällen då han kan erinra sig att så skett. Eftersom Biträdande rektor inte kan komma ihåg exakta datum för alla tillfällen så har vi inte kunnat göra en kontroll mot att semester eller tjänstledighet noterats för dessa tillfällen. Förvaltningschef en anger under intervju att hennes ansvar rörande bisysslor endast gäller rektorerna och att de sedan i sin tur är ansvariga för sina anställda. Samtidigt är det också enligt rutinen för bisysslor endast Förvaltningschefen som kan besluta att förbjuda en bisyssla. Ett förbud av bisyssla anges i regelmentet kunna göras om bisysslan kan skada arbetstagarens opartiskhet eller kan påverka Kommunens anseende. iskolor Enligt hemsidan en ideell organisation för svenska skolor på itunes U. Biträdande rektor förklarar under intervju att han tillsammans med Rektor skapat iskolor och att den varken är förknippad med kostnader eller intäkter. Han säger vidare att det är han tillsammans med ett team som garanterar kvalitén på de kurser som läggs upp via iskolor. Vilka som ingår i detta team kan Biträdande rektor inte komma ihåg. Trots att Biträdande rektor anger att det inte finns några kostnader eller intäkter förknippade med iskolor kan man i de stadgar som återfinns på läsa: Medlem ska betala den medlemsavgift som årligen fastställs av årsmötet. Vi har också i vår genomgång av transaktioner på Skolan noterat inköp av domännamnet iskolor. Vi har också identifierat transaktioner för biljetter som sammanfaller med att det på anges information att: Rektor presenterar iskolor på Apple itunes U i Göteborg Datumet för detta var 25 november Rektor har ingen registerad semester eller tjänstledighet för detta datum. Ytterligare e-postmeddelande visar Rektors och Biträdande rektors engagemang i iskolor. En representant för Apple skriver den 27 november 2013 till andra representanter för Apple samt Rektor och Biträdande rektor och beskriver vad som skall presenteras på Apples itunes U Workshop i Stockholm 29 november 2013 [Rektor] and [Biträdande rektor] will be setting up a Public itunes U site (iskolor/ This would be an umbrella site which woul enbale teachers to affiliate their itunes U curriclum courses with a public site Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

47 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Bisysslor 3(4) På går för samma tillfälle att läsa: "Om ni är nyfikna på detta samarbete ta kontakt med [Rektor]eller [Biträdande rektor], Apple Distinguished Educator, på Apples workshop i Stockholm fredagen den 29 november" Rektor eller Biträdande rektor har ingen registerad semester/tjänstledighet eller övrig frånvaro den 29 november Förvaltningschefen anger under intervju att hon inte har någon kännedom kring iskolor. Rektor och Biträdande rektors engagemang i iskolor anges inte heller i de enkäter som samlats in rörande bisysslor för åren Apple Distinguished Educator Sedan våren 2013 är Biträdande rektor av Apple utsedd till Apple Distinguished Educator ( ADE ). Enligt Apples hemsida* innebär detta att man ingår i ett globalt nätverk av utbildningsledare vars uppgift bl a är att förespråka användandet av Apple-produkter i undervisningen som hjälper studenter att engagera sig på nya sätt. Som ADE förväntas man också enligt samma hemsida vara ambassadörer för innovation och delta i och presentera på utbildningsevenemang på olika platser i världen. Att notera är att även Rektor visat intresse om att bli ADE vilket framgår av e-postmeddelande 18 december * Under intervju ställdes frågan hur Biträdande rektor särskiljer de föreläsningar som han genomför i egenskap av ADE och de som genomförs via hans enskilda firma. Biträdande rektor beskriver skillnaden såsom att vid föreläsningar som ADE utgår Biträdande rektor alltid från sin roll som lärare. Vid föreläsningar som hålls via den enskilda firman utgår Biträdande rektor istället från sina erfarenheter som doktor i biologi och danslärare och hur han från detta perspektiv ser på digitalt lärande. Dock anger Biträdande rektor under intervju att hans föreläsning som genomfördes under en resa till Philadelphia i oktober 2014 hade titeln What if we could use our talent in art, dance and music to show our skills in science? Titeln på denna föreläsning uppvisar likheter med de som Biträdande Rektor anger är temat för föreläsningar han håller med sin enskilda firma d v s inte enligt Biträdande rektor är tjänsterelaterat. Skolan belastades med kostnader för denna resa. En distinktion mellan de föreläsningar som Biträdande rektor håller via sin enskilda firma och i egenskap av ADE är svår att göra då tillräcklig information kring detta inte framkommit under vårt arbete. Rektor anger under intervju att han är väl medveten om att Biträdande rektor blivit utsedd till ADE och torde också, som Biträdande rektors närmsta chef haft en större inblick kring vad det innebär och i vilken omfattning denna utför arbete som ADE på av Skolan betald arbetstid. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

48 Avsnitt 3.4 Kartläggning av bisysslor Bisysslor 4(4) Biträdande rektors arbete som ADE återfinns inte i de anmälningar om bisysslor som inkommit till Kommunen. Förvaltningschefen säger under intervju att hon anser att Biträdande rektors arbete som ADE är att betrakta som en bisyssla. Kreativt lärande Enligt Biträdande rektor är Kreativt lärande, kreativtlarande.se en sida för fyra ADE i Sverige. Han anger vidare att det är en rolig grej. På hemsidan återfinns dock erbjudanden om tjänster såsom föreläsningar, seminarium och handledning. Vi har också noterat att de andra personer som ingår i Kreativt Lärande föreläste under den utlandsresa som Skolan företog till London i januari Kostnader för dessa föreläsningar har belastat Skolan. Kreativt lärande anges inte i Biträdande rektors anmälan för bisyssla. Rektor torde dock vetat om förekomsten av Kreativ lärande då Skolan anlitat vissa av dem som föreläsare. Förvaltningschef har enligt egen uppgift inte haft någon kännedom om Kreativt lärande. Dock var Förvaltningschefen själv deltagare på den resa till London i januari 2014 där personer från Kreativ lärande föreläste. Föreläsningar på uppdrag av Apple Rektor anger i sin intervju att han föreläst åt Apple vid ett antal tillfällen både under 2013 och För dessa år har Rektor inte anmält någon bisyssla. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC Förvaltningschefen anger att Rektor under våren 2014 berättat för henne att han vid tillfällen föreläser på uppdrag av Apple och att han ibland får betalt för det. Enligt Förvaltningschefen kom de överens om att Rektor skulle ta semester eller tjänstledighet när han utförde dessa föreläsningar. Vid vår sista intervju i samband med vår utredning anger dock Förvaltningschefen att det kan ses som olämplig att Rektor föreläser på uppdrag av Apple även om detta görs då han inte är i tjänst. Under intervju med Rektor framkommer en annan bild av denna överenskommelse. Enligt denne skulle Förvaltningschefen sagt att föreläsningarna som Rektor genomförde inte var en bisyssla utan kunde ses som fortbildning. Förvaltningschefen säger under intervju att hon anser att Kommunens rutin för insamling av bisysslor är fullgod. Detta trots att hon tidigare nämnt att hon fått kännedom om ett antal av Rektors bisysslor på andra sätt än via denna insamling som Kommunen genomför. Förvaltningschefen anger också att hennes ansvar för bisysslor enbart inkluderar rektorerna. I Kommunens Rutin för bisysslor statueras dock att det enbart är Förvaltningschefen som har mandat att förbjuda en bisyssla om den anses kunna skada Kommunens anseende eller påverka arbetstagarens opartiskhet. Förvaltningschefen har känt till att både Rektor och Biträdande rektor haft föreläsningar på uppdrag av Apple, att Skolan använt sig mer eller mindre uteslutande av Appleprodukter, att Skolan erbjudit studiebesök för 120 personer efter att Apple ringt och efterfrågat detta samt att de genomfört resor som även Förvaltningschefen uppfattat arrangerades av Apple. Hon nämner också att Rektor berättat för henne att både han och Biträdande rektor blir inbjudna av Apple att delta på diverse resor och event som detta företag arrangerar. 31 maj

49 Bilaga 1 Begränsningar Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

50 Bilaga 1 Begränsningar Begränsningar Denna rapport har skrivits i ovan nämnda syfte och vi accepterar inget ansvar för dess användning till andra ändamål än detta. Intervjuer har genomförts med personer som har haft roller som bedömts vara intressanta för vårt arbete. De intervjuade har ej tagit del av några intervjuprotokoll vilket bland annat kan innebära att rapporten kan innehålla felaktigheter samt att beskrivningen av händelser kan vara ofullständig. Vi har endast haft möjlighet att i ett tidigt skede av utredningen intervjua Rektor och Biträdande rektor efter att de fått besked om avstängning och i närvaro av deras advokat. Vi har ställt vissa skriftliga frågor till Rektor och Biträdande rektor som enbart delvis besvarats. Vi har inte heller tittat på de e-postkonton med domännamnet ballstaberg.se då lösenord till dessa utelämnades av Biträdande rektor i ett mycket sent skede i utredningen. Rektor och Biträdande rektor har heller inte lämnat ut lösenord till en krypterad dator och äldre telefoner. Den hårdvara som lämnades över av de två hade rensats på information enligt uppgift från dem själva. Vår genomgång har varit begränsad och av översiktlig natur och kan inte på något sätt anses vara heltäckande eller uttömmande. Vi har inte kontrollerat allt material som tillhandahållits oss för varken korrekthet eller fullständighet. I den mån tillhandahållet material eller utlämnande uppgifter visar sig vara ofullständiga eller felaktiga, kan våra bedömningar och slutsatser ha kommit att påverkas därav. Om vi utfört ytterligare åtgärder kan inte uteslutas att ytterligare eller annorlunda förhållanden skulle ha noterats. Trots ovan nämnda begränsningar anser vi att det arbete vi genomfört ger oss rimlig grund för våra observationer och bedömningar. Vallentuna kommun Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan PwC 31 maj

51 Supplement Utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan 31 maj 2015

52 Vallentuna Kommun Att: Victor Kilén Tuna Torg Vallentuna 31 maj, 2015 Vår avrapportering vad gäller vår utredning av vissa förhållanden vid Bällstabergsskolan består av två delar: Detta supplement ( Supplementet ) som innehåller en detaljerad redovisning av våra observationer. Vänligen notera att Supplementet dels refererar till bilagor (bifogade i Supplementet) och dels till e-postmeddelanden som finns samlade i en separat elektronisk fil. En rapport ( Rapporten ) i vilket våra sammanfattande observationer och rekommendationer presenteras. Delarna skall läsas ihop för att ge en komplett bild av vårt arbete och våra observationer. Vi ber Er uppmärksamma dels arbetes inriktning och dels dess begräsningar som återfinns i Rapportens avsnitt 1 respektive bilaga 1. Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB PwC, Torsgatan 21 SE Stockholm, Sverige T: +46 (8) , F: +46 (8) , Säte/Reg Office: Stockholm, Org nr:

53 Innehållsförteckning Avsnitt Page 1 Transaktioner 1 2 Utlandsresor 34 3 Bisysslor 46 4 Efterlevnad reglementen 61 Bilagor 1 Bilagor 93

54 Avsnitt 1 Transaktioner 1

55 Avsnitt 1 Transaktioner Inledning Följande avsnitt är en översiktlig sammanställning av resultatet av vår genomgång av transaktioner genomförda på Skolan. Urvalet av de transaktioner vi analyserat består av de First Cardkorttransaktioner som gjorts på Rektors och den Biträdande rektorns First Card-kort, transaktioner som gjorts med Kommunens upphandlade leverantör för resor, Täby Resebyrå, inköp från nya leverantörer som tillkommit till Skolan under Granskningsperioden, ersättningar för kontanta utlägg, fakturor från utländska leverantörer samt inköp av elektronikinventarier. Urvalet inkluderar också en genomgång av alla de fakturor som Skolan under Granskningsperioden ställt ut till externa parter. Vidare har vi gjort en övergripande analys av transaktioner på övriga kreditkort utställda på anställda vid Skolan I avsnittet finns också en sammanfattning av Skolans efterlevnad av de regelverk och riktlinjer som berör de analyserade transaktionerna samt en bedömning av Förvaltningschefens kännedom om vissa av de förhållanden som observerats. 2

56 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturahantering 1(3) Hantering av svenska leverantörsfakturor i Kommunen Leverantörsfakturor som skickas till Kommunen hamnar i ett första skede hos bolaget OpusCapita, vilka är ansvariga för att scanna in fakturor och sedan skicka dessa i en elektronisk fil till Kommunens system för hantering av leverantörsfakturor, Document Center Enterprise ( DCE ). Fakturor som ankommer till Kommunen och DCE skall vara märkta med ett 6-siffrigt referensnummer/ansvarsnummer, som anges av en anställd vid beställning hos leverantör. De första tre siffrorna i detta nummer indikerar vilken enhet inom Kommunen som fakturan gäller och de sista tre vilken specifik anställd. Utifrån denna information hamnar fakturan hos respektive person. I DCE finns tre olika roller som fakturamottagare kan ha. Dessa anges nedan tillsammans med de uppgifter som ingår i varje roll. 1. Godkännare Mottagaren godkänner fakturan och skickar vidare till sakgranskare eller attest, dess ansvar är att bekräfta att varan eller tjänsten mottagits. 2. Sakgranskare Kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler, beställning, pris och betalningsinformation samt ger ett förslag till kontering, 3. Attest Kontroll av erhållen faktura, att beställning skett hos leverantören av behörig person, kvantitet och kvalitet är riktiga och stämmer med ingångna avtal, att kontering har skett på riktigt sätt samt att sakgranskning och godkännande har skett av behöriga personer När en anställd får en faktura skickad till sig i DCE kan olika val göras. 1. Personen vars referensnummer/ansvarsnummer står på fakturan iklär sig rollen som sakgranskare och skickar sedan fakturan vidare för attest till sin chef, 2. Personen vars referensnummer/ansvarsnummer står på fakturan iklär sig rollen som godkännare. Personen vidarebefordrar fakturan till sakgranskare som sedan skickar den vidare för attest. Enligt information från Kommunens ekonomifunktion är alternativ 2 vanligt förfaringssätt hos skolverksamheterna. Ytterligare en rutin som förekommer på skolorna är att fakturor som ankommer i DCE automatiskt styrs om till skolans utvalda sakgranskare. Det innebär att även fakturor märkta med ett personligt 6-siffrigt nummer direkt hamnar hos den av skolan utnämnda sakgranskaren. 3

57 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturahantering 2(3) Hantering av utländska fakturor samt fakturor utan bankeller postgiro i Kommunen Vid tillfällen då det ankommer utländska fakturor eller fakturor vars betalningssätt är till ett bankontonummer ser rutinen ut på ett annat sätt. Fakturan ankommer då i pappersformat till personen som beställt varan/tjänsten. Denna person sätter en blå konteringslapp eller utanordningsblankett framför fakturan och konterar kostnaden på dessa. Därefter skall beställarens chef attestera fakturan och skicka den till ekonomiavdelningen på kommunledningskontoret för betalning. Det som görs på kommunledningskontoret är att fakturan kontrolleras för att det är behöriga sakgranskare och attestanter som har attesterat med utgångspunkt i referens- och ansvarsnummer som angivits vid kontering. Utbetalningen görs sedan av en person på ekonomiavdelningen och signeras av ytterligare en person på samma avdelning innan betalningen kan skickas. Hantering av kontanta utlägg i Kommunen Enlig information från Löneavdelningen på Kommunen finns det en rutin som hanterar kontanta utlägg även om dessa inte finns angivna i Kommunens Rutin Inköp. Om en anställd gjort inköp för egna pengar skall denna få tillbaka beloppet i samband med löneutbetalningen. Det arbete som föregår denna utbetalning är att ansvarig chef attesterar en utanordningsblankett på det belopp som skall utbetalas till den anställde. Vad som köpts in skall tydligt framgå av underlaget och originalkvitton skall bifogas. Detta underlag skickas sedan till personalavdelningen på Kommunen för registrering i lönesystemet och utlägget betalas tillbaka i samband med ett löneutbetalningstillfälle. 4

58 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturahantering 3(3) Rutin Validera objekt Kommunen har ytterligare en rutin som verkställs när det sker konteringar på vissa konton i bokföringen, denna kallas Validera objekt. De konton som i huvudsak ingår i rutinen rör hotell, logi, resor i tjänsten, representation intern och extern deltagare, konferens för arbetsgruppen, andra konferenser, arrangemang för anställda och fortbildningar. Då en faktura konteras på dessa konton går den efter attest inte direkt till betalning utan hamnar istället hos ekonomifunktionen på den förvaltning som enheten tillhör. Syftet med denna rutin och ansvaret på förvaltningens ekonomifunktion är att kontrollera att de kostnader som konterats på dessa konton har tillräcklig information bifogat i DCE. Den information som krävs är olika i sin art men innehåller i de flesta fall uppgifter om deltagare och syfte. Finns inte tillräcklig information skall fakturan returneras till attestant alternativt sakgranskare med information om vilka kompletteringar som krävs för att förvaltningen skall godkänna fakturan för betalning. Vi kommer i nedan avsnitt i vissa fall nämna om transaktioner konterats på ett sådant sätt att de faller inom rutinen Validera objekt och om vi har kunnat se att tillräcklig information enligt rutinen finns för dessa transaktioner. Vi har dock inte under vårt arbete gjort en fullständig analys för alla transaktioner och dess kontering vilket innebär att vi inte heller följt upp rutinen Validera objekt i alla transaktioner. 5

59 Avsnitt 1 Transaktioner Kategorisering Kategorisering av transaktioner När vi i detta avsnitt går igenom olika transaktioner som skett på Skolan använder vi oss av en kategorisering vilken har gjorts i syfte att underlätta för Kommunen i sin bedömning av de kostnader som belastat Skolan. En kategorisering av transaktioner kan göras på olika sätt och detta är bara en av flera möjliga kategoriseringar. Den kategorisering vi har gjort är ett resultat av den inriktning på det arbete vi bedrivit och de frågor som Uppdragsgivaren ställt vad gäller typen av transaktioner som förekommit på Skolan. (1) Potentiellt relaterad till bisysslor Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som skulle kunna relateras till Rektor och Biträdande rektors bissysslor som noterats under arbetes gång, (se vidare avsnitt 3, Bisysslor ), (2) Potentiellt privat karaktär Anges då transaktioner genomförts på lördag, söndag eller annan helgdag, och i vissa fall då underlag eller kvitto saknats samt om det funnits andra indikationer på att transaktionen skulle kunna vara av privat karaktär, (3) Inköp på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro Används då vi kunnat se att transaktionen genomförts samma dag som Rektorn eller Biträdande rektor enligt information från löneavdelningen varit frånvarande med olika typer av ledigheter, (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor Transaktionen kan kopplas till identifierade utlandsresor, (se vidare Avsnitt 2, Utlandsresor ), (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor Anges då transaktionen kan kopplas till inrikes gjorda resor, (6) Representation/mat/fika Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader rörande representation och dyl, (7) Konferens/utbildning/föreläsning Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som kan kopplas till konferenser och utbildningar, (8) Parkering Parkeringskostnader, (9) Byggmaterial/byggtjänster Anges då transaktionen innehåller byggmaterial eller olika typer av byggtjänster, (10) Inköp Apple/Apple-produkter -Anges då vi i transaktionen sett att Apple är leverantör eller att inköpet består av Apple-produkter, (11) Inköp annan elektronik Andra inköp av elektronik som inte är från Apple eller Apple-produkter, (12) Domäner Inköp av domännamn, (13) IT Andra IT-relaterade transaktioner, både varor och tjänster, (14) Inköp daglig skolverksamhet Transaktioner vars art kan antas avse den dagliga driften i skolan, (15) Presenter Anges då vi i transaktion identifierat kostnader som bedömts vara presenter, (16) Avtal/leasingkostnader Anges då vi i transaktionen identifierat kostnader som berör avtals- och leasingkostnader, (17) Övrigt Anges då transaktionen och dess kostnad inte passat in i någon av de andra ovan nämnda kategorierna. 6

60 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 1(10) Hantering av First Card-korttransaktioner i Kommunen Fakturor avseende genomförda köp med kreditkort ankommer till Kommunens fakturahanteringsprogram DCE, enligt rutinen beskriven i inledningen av detta avsnitt. På fakturor med First Card-korttransaktioner skall också kvitto samlas in. I Kommunens Rutin Inköp anges att kvitton och erforderliga uppgifter skall lämnas skyndsamt till den som konterar leverantörsfakturor och om innehavare av First Card tappat bort sitt kvitto skall löneavdrag på motsvarande belopp inklusive moms göras. Enligt uppgift som framkommit under intervju kring hur denna rutin fungerar i praktiken på Skolan så begär sakgranskaren in kvitton från de berörda kortinnehavarna. Dessa kvitton skall sedan redovisas på en blankett Inköp First Card som Skolan upprättat. Om redovisningen på denna blankett skall göras av kortinnehavaren själv eller sakgranskaren anges inte i något av de dokument vi har haft tillgång till. Det har heller inte framkommit vem som är ansvarig för att löneavdrag görs då kvitto saknas. Följande information skall anges på blanketten Inköp First Card : Information som skall anges på blanketten "Inköp First Card" (1) Kortinnehavare (2) Person som gjort inköpet (3) Vad som är köpt/ändamål (4) Personalvård/Förbrukning/VFU (5) Vilket arbetslag som skall bekostas (6) Ev hur kostnaden skall fördelas (7) Moms (8) Deltagare vid mat/fika Efter att sakgranskaren fått tillgång till kvitton och dess redovisning gör denne en kontering i DCE utifrån informationen som angetts i dessa. Sedan kan sakgranskaren välja att skicka fakturan till godkännare eller direkt till attestant. Då den sistnämnda attesterat fakturan går den till betalning om inte kontering skett på sådant sätt att den hamnar i rutinen Validera objekt för ytterligare granskning på förvaltningsnivå. (se sida 5) 7

61 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 2(10) Sammanställning skolans First Card-korttransaktioner Under Granskningsperioden har 8 stycken First Card-kort funnits med koppling till anställda på Skolan. Med dessa kort har det genomförts totalt 469 transaktioner till ett totalt belopp av SEK. Se nedan tabell 1. Det bör noteras att Rektor och Biträdande Rektors sammantagna inköp är i det närmaste dubbelt så stora som de totala inköpen på de övriga sex korten. Under Granskningsperioden har det ankommit 57 fakturor rörande First Card-korttransaktioner till Skolan. Inköp gjorda av Rektor har noterats på 26 av dessa fakturor. Rektor har själv varit attestant på 23 av dessa, vilket innebär att fakturan efter attest går direkt till betalning, om fakturan inte konterats på sådant sätt att den hamnar i rutinen Validera objekt. Ofullständig transaktionsinformation Den absolut övervägande delen av de transaktioner som skett saknar fullständigt ifylld blankett Inköp First Card. Rektor och Biträdande rektor har i övervägande delen av de transaktioner som genomförts på sina kort inte bidragit med en fullständigt ifylld blankett och således försvårat dels för sakgranskaren i sin uppgift att göra en korrekt förslagskontering och dels i bedömningen huruvida ett utlägg överhuvudtaget skall belasta Skolan eller ej. Avsaknad av kvitton I ett visst antal transaktioner har även kvitto saknats. I Rektors fall uppgår summan av saknade kvitton till SEK. I likhet med avsaknad av fullständigt ifylld blankett försvårar även avsaknad av kvitto dels för korrekt kontering och dels för vår bedömning av transaktionens karaktär. På följande sidor kommer vi enbart gå igenom de transaktioner som gjorts av Rektor och Biträdande Rektor. Tabell 1 - Sammanställning Skolans First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Avsaknad kvitto Kortinnehavare Period Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Rektor > Biträdande rektor > Övriga (6 kort) > (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. 8

62 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 3(10) Tabell 2 - Kategorisering av Rektors First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Kvitto saknas Kategori Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänsledighet/övrig frånvaro (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (7) Konferens/utbildning/Föreläsning (8) Parkering (15) Presenter (17) Övrigt (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. 9

63 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 4(10) Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori avseende Rektorn presenteras nedan. (1) Potentiellt relaterad till bisyssla 27 oktober 2013: inköp från icloud av en lagringsplan, 150 SEK. Den e-postadress som används i kvittot från leverantören är ( )@createfree.se, (se vidare avsnitt 3, Bisysslor ), 25 november 2013: inköp från Flygbussarna i Göteborg, 189 SEK. Detta sammanfaller med en postering på som anger att Rektor vid detta datum presenterar iskolor på Apple itunes U workshop i Göteborg, 29 november 2013: inköp från Qpark, parkering, 360 SEK. Detta sammanfaller men en postering på som anger att iskolor kommer att delta i itunes U workshop vid detta datum i Stockholm, Mars 2014: ett flertal inköp gjorda i Finland under en resa som Rektorn genomförde på uppdrag av Apple, SEK. Enligt en e- postkonversation mellan Förvaltningschefen och Rektor med startdatum 10 mars 2014 rörande denna resa anges att den sistnämnda skall ta semester och inga kostnader skall belasta Skolan. Rektorn har enligt information från löneavdelningen inte noterat semester för dessa dagar. e-postmeddelandet återfinns i sin helhet i e-postbilaga 1. (2) Potentiellt privat karaktär 12 augusti 2012: inköp från Qpark en söndag, 400 SEK, Parkering, 17 augusti 2012: inköp av middag på Vaxholms hotell för Rektor, Biträdande Rektor, Biträdande Rektors sambo samt ytterligare en person som föreläst på Skolan, SEK, 25 november 2012: inköp på Apple Store i Täby en söndag, SEK. Två stycken ipad mini, 26 oktober 2013: inköp från Apple Store i Täby en lördag, SEK. En iphone 5s, 24 januari 2014 inköp: från IBIS Hotel i London, SEK. Enbart en kortslip vilket gör att vad som köpts in inte kan utläsas, 11 juni 2014: en transaktion från Preem, 285 SEK utan kvitto eller underlag, 2 juli 2014: inköp på Byggmax, 895 SEK. Väggfärg, rollerset, maskeringstejp och golvskyddspapp, 29 december 2014: inköp på Apple Store Täby, SEK. En iphone 6. 10

64 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 5(10) Bland de transaktioner som skett vid inköp från Dustin AB, vars transaktioner analyseras längre fram i detta avsnitt har vi noterat ytterligare ett köp vilket hamnar i denna kategori (2). Det är en iphone 6, SEK vars faktura ankommit till Kommunen med leveransadress överensstämmande med Rektorns bostadsadress. Den levererades enligt fakturan dagen innan julafton Denna faktura återfinns i bilaga 1. Samantaget har Rektorn under drygt ett års tid köpt in tre stycken iphone-telefoner. Det är Rektorn själv som har attesterat alla dessa inköp av telefoner. (3) Inköp semester/tjänstledighet/övrig frånvaro 11 december 2014: inköp på hotels.com, SEK. Bokning av hotell-vistelse för en period då Rektor har semester. Underlaget för denna transaktion anger hotellrum för två personer. Det saknas dock en sida vilket gör att det endast går att se namnet på en person som övernattat i det ena rummet. Detta är en av de övriga biträdande rektorerna på Skolan. Vi har dock fått förklarat för oss under en annan genomförd intervju att det var Rektor som bodde i det andra rummet vars information saknas i underlaget. (4) Kostnader relaterade till utlandsresor 24 april 2013: inköp från Virgintrains Co UK, SEK. Transaktionen har ingen fullständigt ifylld blankett eller kvitto som underlag. Fakturan har konterats på sådant sätt att den hamnar i Validera objekt men tillräcklig information om transaktionen återfinns dock inte i DCE, 30 oktober 2013: inköp från AOB Travels SEK. Två flygbiljetter till Prag för en resa som inte är anmäld till Kommunstyrelsen i enlighet med gällande reglemente. Fakturan har konterats på sådant sätt att den hamnar i Validera objekt. Tillräcklig information om transaktionen återfinns inte i DCE, 22 januari 2014: inköp från Crusting Pipe SEK. Det är en restaurang i London och transaktionen saknar både fullständigt ifylld blankett och kvitto. Fakturan har konterats på sådant sätt att den hamnar i Validera objekt. Tillräcklig information om transaktionen återfinns inte i DCE. (5) Kostnader relaterade till inrikes resor November 2013: fyrataxiresor, 659 SEK i Göteborg, alla dessa saknar fullständigt ifylld blankett inklusive syfte med resan, Oktober 2014: totalt åtta flygbiljetter till och från Malmö, SEK. Fakturan har konterats på sådant sätt att den hamnar i Validera objekt. Tillräcklig information återfinns inte i DCE. (6) Representation/mat/fika 7 januari 2013: inköp Ica Kvantum SEK. Baguetter, potatissallad, laxfat och skinkplanka. Ingen fullständigt ifylld blankett finns och det går således inte att härleda vilka som omfattades av denna representation eller om det var en representation, 11

65 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 6(10) 17 juni 2014: inköp Thaiboat SEK. Enbart kvitto återfinns som anger mat för ett visst antal personer. Ingen ytterligare information finns att tillgå rörande vilka som var med vid representationstillfället. Fakturan har konterats på sådant sätt att den hamnar i Validera objekt. Tillräcklig information om transaktionen återfinns inte i DCE. (7) Konferens/utbildning/föreläsning 10 juli 2012: inköp Ryanair flygbiljett SEK för Helen Johnson mellan London-Stockholm. Transaktionen har ingen fullständigt ifylld blankett eller kvitto bifogat. Vi har heller inte kunnat se en returbiljett. Däremot har Helen Johnson fakturerat Skolan för vad som anges på detta underlag vara en Lecture i augusti Helen Johnson är enligt uppgift som framkommit i genomgång av e-post involverad i någon av de skolor i England som personal från Skolan besökt under sina resor till London. (8) Parkering Här återfinns parkeringskostnader vid 16 olika tillfällen. Ingen av dessa har fullständigt ifylld blankett, följaktligen går det inte att utläsa i vilket sammanhang dessa kostnader uppstod. (15) Presenter 25 oktober 2012: inköp Apple Store Täby 21 stycken giftcards, SEK. Kvitto finns men ingen fullständigt ifylld blankett vilket gör att syftet med inköpet inte framgår. Det bör observeras att presentkort i princip är att jämställa med kontanter. Kontantuttag får inte göras enligt First Card-förbindelse som Rektor skrivit på. (17) Övrigt 8 februari 2014: inköp Rex Bike, SEK. En cykel i gammalmodig modell vars syfte enligt uppgift från intervju med Förvaltningschefen är att symbolisera Skolans satsning/vision. Rektor lånat annans kort Vi har också noterat att Rektor gjort köp med annan persons kort. Detta har framgått i åtta transaktioner. Summan av dessa är SEK. Bland dessa återfinns exempelvis: 30 januari 2013: inköp på Grand Plaza i London, 103 SEK. Grand Plaza är ett hotell/restaurang. Ingen uppgift om vad transaktionen avser finns att tillgå, 2 februari 2013: inköp Kjell & Company, 299 SEK. Ett smart case för ipad. En fullständig översikt kring de transaktioner då Rektor lånat annans kort återfinns i bilaga 2. 12

66 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 7(10) Tabell 3 - Kategorisering av Biträdande rektors First Card-korttransaktioner (SEK) Totalt kortinköp Ofullständigt ifylld blankett (1) Kvitto saknas Kategori Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa Antal transaktioner Summa (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänsledighet/övrig frånvaro (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (8) Parkering (10) Inköp Apple/Apple-produkter (11) Inköp annan elektronik (12) Domäner (14) Inköp daglig skolverksamhet (17) Övrigt (1) Blankett "Inköp First Card". Källa; Fakturor från First Card samt underlag inhämtade från Skolan. 13

67 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 8(10) Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori avseende Biträdande rektorn presenteras nedan. Potentiellt relaterad till bisyssla 14 januari 2014: inköp VistaPrint av visitkort till Biträdande rektor och Rektor, 732 SEK. Visitkorten är för Createfree. En kopia av respektive kort finns bifogad i bilaga mars 2014: inköp SEBE Flygets långtidsparkering, 470 SEK. Datum för denna parkering sträcker sig över en period då Biträdande rektor var tjänstledig med lön. Enligt uppgift från Biträdande rektor under intervju var han på privat resa i London, en utbildningskonferens där Apple var arrangör. Biträdande rektor kan dock inte komma ihåg om det var Apple eller hans enskilda firma som betalade resan. 5 oktober 2014: inköp från one.com av domännamnet iskolor.se, 369 SEK. iskolor är en ideell organisation som enligt uppgift som framkom i intervju med Biträdande rektor skapades av honom själv tillsammans med Rektor, Elva transaktioner på totalt SEK motsvarar vad Biträdande rektor har gjort inköp för från itunes Store av diverse appar under perioden april 2013-februari Vi har också noterat att det på hemsidan createfree.se erbjuds olika wokshops där inköpta appar förekommer. 11 oktober 2013: inköp Music Retail Store av trådlös huvudmikrofon och trådlös sändare, SEK. Vid ett stickprov som vi inom ramen för vårt arbete med inventarier utförde på skolan gick dessa produkter inte att återfinna. Vi har vidare noterat att det återfinns en länk på createfree.se som hänvisar till en utbildningskatalog på apple.com rörande olika workshops som erbjuds. Vid alla dessa workshops krävs trådlös mikrofon och tillhörande headset. (2) Potentiellt privat karaktär 27 juni 2013: inköp IKEA, SEK. Inget underlag finns bifogat till transaktionen vilket gör att det inte framgår vad som köpts samt inte går att finna något syfte med inköpet, 21 september 2013: inköp Apple Store Täby, Airport Extreme och Airport Express Base Station, SEK. Inköpt en lördag, utan fullständigt ifylld Inköp First Card Biträdande rektorn har genomfört ett antal transaktioner på itunes Store, 5 av dessa har vi kategoriserat som potentiellt privat karaktär. Summan för dessa transaktioner uppgår till SEK. I ett flertal av fallen anger de kvitton som finns att tillgå Biträdande rektors privata e-postadress. Om inköpet var tjänsterelaterat torde Biträdande rektors e-postadress till Skolan använts. Det tycks finnas en koppling mellan det hos Apple registrerade kontokortsnumret (Skolans) och Biträdande rektors privata e-postadress. I alla dessa transaktioner saknas fullständigt ifylld blankett vilket innebär att syftet inte går att utläsa. 14

68 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 9(10) Bland de transaktioner som skett vid inköp från Dustin AB, vars transaktioner analyseras längre fram i detta avsnitt, har vi noterat ytterligare ett köp som vi lagt i denna kategori. Det är en iphone 5s, SEK vars faktura ankommit till Kommunen med leveransadress överensstämmande med Biträdande rektorns bostadsadress. Den levererades enligt fakturan i samband med julen Fakturan finns bifogad i bilaga 4. (3) Inköpt på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro 10 januari 2015: inköp på The London Showboat, middag för 10 personer, SEK. Datumet för denna middag var under Biträdande rektors semester. Enligt uppgift som framkom i intervju med Biträdande rektor var detta en middag som han hade tillsammans med andra anställda på Skolan som var i London på semester. (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor 4 maj 2013: inköp Norwegian av flygbiljett t/r London, SEK. Enligt uppgift var Biträdande rektor på utbildningsresa i egenskap av Apple Distinguished Educatior. För denna resa har vi totalt noterat kostnader till ett belopp av SEK, bland annat är det en hotellnatt i Cork, ytterligare en flygbiljett till Cork och en taxiresa. Enligt Biträdande rektorn stod Apple för resterande logi och kost. 14 november 2013: inköp taxiresa i Prag, 237 SEK. Rektor och Biträdande Rektor var enligt egen uppgift på resa i Prag efter inbjudan av Apple. Kostnader för hotell och flyg samt denna taxiresa har vi noterat. Anledningen till att inga kostnader för mat har identifierats är enligt Rektorn att Apple stod för detta. (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor 4 november 2013: inköp SJ av en tågbiljett t/r till Göteborg, SEK. Enligt information som anges i underlaget är det Rektor som gjort detta inköpet på Biträdande rektors kort. I kvittot går det även att se att den inköpta biljetten gäller för Rektorn. (11) Inköp annan elektronik 11 oktober 2013: inköp Kjell & Company Green Screen 3*3 m, 998 SEK. Fullständigt ifylld blankett Inköp First Card saknas. (12) Domäner Biträdande rektor har i transaktionerna för sitt First Card genomfört 7 inköp för olika domännamn totalt SEK. De domännamn som köpts in är lovisedalsskolan.se (3 ggr), ballstabergsskolan.se, ballstabergsskolan.eu, hjalmstaskolan.se och hjalmsta.se. 15

69 Avsnitt 1 Transaktioner First Card-korttransaktioner 10(10) Biträdande rektor lånat annans kort Vi har också noterat att Biträdande rektor gjort köp med annan persons kort, detta har tydligt framkommit i två fall då det återfinns en ifylld blankett Inköp First Card som anger detta. Summan av dessa transaktioner är 189 SEK. En översikt kring dessa transaktioner återfinns i bilaga 5. 16

70 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturor från Täby Resebyrå 1(2) Täby Resebyrå skickar sina fakturor via First Card. Att notera är att Skolan under Granskningsperioden gjort inköp från 196 leverantörer. Vi har inte analyserat inköp från alla dessa varför det kan finnas resekostnader från andra leverantörer vilka vi inte noterat. Fakturor från Täby Resebyrå ankommer och hanteras enligt rutinen för svenska leverantörsfakturor beskriven i inledningen av detta avsnitt 1. Under perioden har det ankommit 13 fakturor från denna leverantör till ett värde av SEK. Av dessa 13 fakturor har Rektor varit attestant på 12 stycken. Vid ett tillfälle har Förvaltningschefen varit attestant, detta gäller en delbetalning av resan till London i januari Till denna faktura finns inget underlag bifogat och ingen information rörande vilka resan gäller vare sig på fakturan eller i DCE. En översikt av kategoriseringen av fakturor från Täby Resebyrå ser ut som följande: Tabell 4 - Kategorisering transaktioner Täby Resebyrå (SEK) Kategori Ett urval av de transaktioner som skett i respektive kategori presenteras nedan: (1) Potentiellt relaterad till bisyssla 1 december 2013: hyra av ett konferensrum på Novotel Blackfairs i London härrörande till resa i januari 2014, SEK. På hemsidan createfree.se anges 24 januari 2014 Arrangerar en konferens om digitalt lärande på Novotel London Blackfairs. (2) Potentiellt privat karaktär SEK (1) Potentiellet relaterad till bisyssla (2) Potentiellt privat karaktär 925 (3) Inköpt semester/tjänstledighet/övrig frånvaro 0 (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor Här återfinns en hotellnatt i London den maj Som beställare på fakturan anges Rektor. Vi har inte identifierat någon ytterligare information kring denna hotellkostnad och inte heller sett flygbiljetter kring detta datum. 17

71 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturor från Täby Resebyrå 2(2) (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor 1 juni 2013: inköp av en flygbiljett till [facklig representant] t/r London, SEK. Avser en resa som personal på Skolan gjorde i juni Se vidare sida 39. Samma person har också varit med på ytterligare en resa i London, januari 2014 enligt uppgift från deltagarlista som vi erhållit för anmälan av denna resa. 2 januari 2014: inköp av en flygbiljett t/r till London, SEK. Biljetten är för en person som enligt uppgift var föreläsare under en resa som gjordes till London i januari Till skillnad från övriga identifierade föreläsare har denna person fått resan betald av Skolan och inte fakturerat Skolan vilket de andra föreläsarna har gjort. Identifierade resor De resor vi identifierat vid genomgången av dessa transaktioner presenteras nedan och kommer utredas och analyseras vidare i avsnitt 2 och 4. Tabell 5 - Identifierade resor fakturerade via Täby Resebyrå (SEK) Resmål Månad År SEK London Juni London Sep London Jan London Maj London Juni London Jan Los Angeles/San Diego Juli Philadelphia Oktober Berlin November * De kostnader som tagits i samband med resor men som vi kategoriserat på annat sätt syns inte i denna sammanställning 18

72 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturor från nya leverantörer 1(3) Rutin för hantering av nya leverantör Fakturor rörande nya leverantörer ankommer till Kommunen enligt den beskrivning som anges i inledningen av detta avsnitt. Då en faktura från leverantör, som inte tidigare finns registrerad i leverantörsregistret, styrs denna automatiskt till en DCE-administratör. Denne lägger upp leverantören i leverantörsregistret och fyller i de uppgifter som krävs. När detta är gjort går fakturan vidare i enlighet med det ansvars/referensnummer som angivits på fakturan. Enligt information från leverantörsreskontra finns ingen rutin eller ansvar på DCE-administratören att verifiera att de nya leverantörerna har ett upphandlat ramavtal med Kommunen. Nya leverantörer Under perioden 2012 till februari 2015 (vilket i stort sett omfattar den period Rektorn varit rektor för Skolan) har 123 nya leverantörer tillkommit till Skolan (av totalt 196). I nedan tabell presenteras antal per år samt summan av de inköp som gjordes från nytillkomna leverantörer. Tabell 6 - Inköp nya leverantörer per år (SEK) År Antal SEK (t o m februari) Av dessa 123 nya leverantörer är det ingen som sammantaget under perioden 2012 till februari 2015 gjort inköp över den tidigare direktupphandlingsgränsen på SEK (vilken gällde t o m 17 september 2013) förutom Uts Försäljning AB. 19

73 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturor från nya leverantörer 2(3) En kategorisering av inköp från nya leverantörer till Skolan ger följande resultat: Tabell 7 - Kategorisering inköp nya leverantörer (SEK) Kategori Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori presenteras nedan. (1) Potentiellt relaterat till bisyssla SEK (1) Potentiellt relaterat till bisyssla (2) Potentiellt privat karaktär 0 (3) Inköpt på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro 0 (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (7) Konferens/utbildning/föreläsning (9) Byggmaterial/byggtjänster (13) IT (14) Inköp daglig skolverksamhet (16) Avtal/leasingkostnader (17) Övrigt : inköp Kista Mässan, SEK. Konferensavgift styrnings & ledningsspåret Rektor och Biträdande rektor avser SETT-mässan april SETT-mässan förekommer som en postering på hemsidan createfree.se där det står Vi är nu med i rundabordsamtal med forskare om vad vi kan lära om forskare och de av oss tack vara TÄNK OM (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor 2013: inköp från Scanworld AB, SEK. Fyra biljetter till BETTmässan i januari En av biljetterna tillhörde Rektorn. 2013: inköp från Lin Education, SEK avseende 68 stycken biljetter till den nätverksträff som leverantören anordnade i London i januari Enligt den anmälan kring denna resa som kom in till Kommunstyrelsen var antal deltagare enbart 62 stycken, 2013: inköp från Didaktik Centrum i Västra Sverige, SEK. En fortbildning som hölls av [föreläsare] i samband med resa till London i januari Denna person ingår också tillsammans med Biträdande rektor i ett nätverk som kallas sig Kreativt lärande. 2013: inköp från Frilans Finans Sverige AB, SEK. En föreläsning som [föreläsare] höll under en resa till London i januari Även denna person ingår tillsammans med Biträdande rektorn i ett närverk som kallar sig Kreativt lärande. (5) Resekostnader relaterade till inrikesresor 2013: inköp från Lin Education, 995 SEK. Biljett för Rektor till Google Summit 19 november Vad detta var för event eller vart det hölls framgår inte av den information vi har haft tillgång till. 20

74 Avsnitt 1 Transaktioner Fakturor från nya leverantörer 3(3) (6) Representation/mat/fika 2013: inköp Strömma Turism och Sjöfart AB, SEK. Restaurangplats på Strömma kanal 15 augusti 2013 samt räkfrossa för 55 personer. I en e-postkonversation som Rektor har med representant från leverantören 19 augusti 2013 diskuteras hur många deltagare som Skolan skall betala för. Rektor skriver (13) IT ( ) I ärlighetens namn skall sägas att vi bjöd in deltagare att ta med respektive och även barn i vissa fall, vi blev till slut 38 st varav 2 barn, 9 medföljande och 27 personal. I och med att det inte framgår av underlaget vilka som har deltagit är det svårt att utröna huruvida detta skulle kunna vara en privat kostnad. Kontering har skett på ett av de konton som fastnar i rutinen Validera objekt. Tillräcklig information som krävs enligt denna rutin går inte att återfinna i DCE. Fakturan har ändå betalats. 2012: inköp från Biträdande rektors enskilda firma, SEK. Fakturatext anger Uppstart och skapande av pedagogisk IT-miljö. Fakturan tyder på att Biträdande rektor utfört någon form av arbete för Skolan. Fakturan skickades drygt en månad innan Biträdande rektor påbörjade sin anställning vid Skolan. 2013: inköp Uts försäljning, SEK. Kamerasystem samt installation, ingen beställare anges vid namn på dessa två fakturor men Rektor är attestant enligt DCE. 2013: inköp Lin Education, SEK. Både undersökningsavgifter, elevdatorer samt självrisker. Lin Education är inte den leverantör som skall hantera skador och försäkringsärenden enligt upphandlingsavdelningen på Kommunen. (17) Övrigt 2013: inköp Active Media Partner Nordic AB, SEK. Annons i DN-bilaga 12 september Vad annonsen avsåg eller om det fanns någon koppling till Skolan framgår inte av fakturan. 2013: inköp MBVB Kommunikation, SEK. Internvideo produktion och distribution. Huruvida detta inköp avser Skolans verksamhet framgår inte av fakturan, den har konterats på ett konto som heter Övriga avgifter. Vilka leverantörer som Kommunen får använda sig av samt vilka beloppsgränser som reglerar omfattningen av inköp på respektive position regleras i delegationsordningen och rutiner för inköp. 21

75 Avsnitt 1 Transaktioner Utländska fakturor 1(2) Utländska fakturor ankommer till Kommunen och hanteras enligt rutinen, beskriven i inledningen av avsnitt 1. Nedan presenteras de fakturor som vi identifierat från utländska leverantörer under perioden Tabell 8 - Översikt utländska fakturor (SEK) År Antal SEK Vid en kategorisering av dessa transaktioner blir resultatet följande: Tabell 9 - Kategorisering utländska fakturor (SEK) Kategori Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori presenteras nedan. (4) Kostnader relaterade till utlandsresor SEK (1) Potentiellt relaterade till bisyssla 0 (2) Potentiellt privat karaktär 0 (3) Inköp semester/tjänstledighet/övrig frånvaro 0 (4) Resekostnader relaterade till utlandsresor (7) Konferens/utbildning/föreläsning Här återfinns bland annat fakturor från skolor i England på gjorda studiebesök under åren 2012 och En av dessa fakturor från The Flitch Green anger Hosting Swedish Apple Visitors on Thursday 6th of June 2013, SEK, Där återfinns också en faktura från Kurt Klynen som enligt underlaget höll en föreläsning på Novotel London Blackfairs den 24 januari 2014 i samband med en resa som Skolan gjorde, SEK, Beat Shark Music har fakturerat SEK för en föreläsning den 24 januari Enligt underlag är föreläsare Michael, samma resa som ovan, Citycruisesplc har under 2014 fakturerat SEK för Showboat, 49 vuxna. Ingen information anges vilka som deltog i denna representation. Denna faktura har konterats på ett sådant sätt att den går under rutinen Validera objekt. Trots att tillräcklig information enligt denna rutin saknas har fakturan betalats. 22

76 Avsnitt 1 Transaktioner Utländska fakturor 2(2) (7) Konferens/utbildning/föreläsning En faktura från Helen T Johnson som enligt fakturan hade en Lecture Vallentuna den 17 augusti 2012, SEK. 23

77 Avsnitt 1 Transaktioner Kontanta utlägg 1(2) Kontanta utlägg på Skolan Nedan redovisas de kontanta utlägg som skett på Skolan under Granskningsperioden. Det är enligt information från löneavdelningen enbart Rektor som genomfört sådana. Tabell 10 - Översikt kontanta utlägg (SEK) År Vem Antal transaktioner SEK 2012 Rektor Rektor Rektor En kategorisering av dessa utlägg ger följande resultat: Tabell 11 - Kategorisering kontanta utlägg (SEK) Kategori Antal transaktioner Summa (1) Potentiellt relaterat till bisyssla - 0 (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp semester/tjänstledighet/övrig frånvaro - 0 (4) Resekostander relaterade till utlandsresor (5) Resekostnader relaterade till inrikes resor (6) Representation/mat/fika (7) Konferens/utbildning/föreläsning (8) Parkering Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori presenteras nedan. (2) Potentiellt privat karaktär 2012 inköp Teknikmagasinet, 100 SEK. Två stycken ipad-skal. Informationen som anges på underlaget är Test. Detta inköp gjordes under en period då Rektor hade ett First Card-kort. Varför inköpet ändå gjordes på annat kort för att sedan redovisas som kontant utlägg är oklart. 24

78 Avsnitt 1 Transaktioner Kontanta utlägg 2(2) (4) Reskostnader relaterade till utlandsresor 2012 inköp IBIS London Euston, 32 stycken lunchpaket SEK. Ingen övrig notering kring vilka som deltog på denna representation finns. Denna kostnad har konterats på ett konto som heter Övriga förbrukningsmaterial och därmed undgått granskning på förvaltningsnivå i rutinen Validera objekt, 2013 inköp Groupon Hyra av lägenhet vid Hyde Park i London, SEK, boende för fyra personer i samband med en resa till London i januari Det framgår inte i underlaget vilka som bodde i denna lägenhet. Denna kostnad har konterats på ett konto som heter Övriga förbrukningsmaterial och därmed undgått granskning på förvaltningsnivå i rutinen Validera objekt. (8) Representation/mat/fika 2012 inköp Haga Slott, Lunch, 266 SEK. Ingen information finns på underlaget rörande hur många som deltog i representationen. Denna kostnad har konterats på ett konto som heter Övriga förbrukningsmaterial och därmed undgått granskning på förvaltningsnivå i rutinen Validera objekt. 25

79 Avsnitt 1 Transaktioner Från Skolan utställda fakturor 1(2) Vi har identifierat 29 stycken fakturor som ställts ut från Skolan. Den kategorisering som framkom efter genomgången av dessa presenteras nedan: Tabell 12 - Översikt utställda fakturor (SEK) Kategori (4) Intäkter relaterade till utlandsresor SEK (4) Intäkter relaterade till utlandsresor (7) Konferens/utbildning/föreläsningar (17) Övrigt Faktura ställd till Freinhetskolan Hugin E, SEK. Avgift för kostnader i samband med studiebesök i London 20 juni 2012 för två deltagare, Faktura ställd till Vaxholms stad, SEK. Studieresa London BETT 2014 inklusive studiebesök, flygresa t/r samt logi för fyra deltagare. En av dessa är Barn- och ungdomsnämndens nuvarande ordförande, Faktura ställd till Polka Dot Planning Limited, SEK. Flyg t/r London januari 2014, hotell tisdag till lördag samt speech 21 och 22 januari. Detta företag är, enligt uppgift som framkommit i intervju, en rese- och bokningsagentur åt Apple. Ekonomiavdelningen på förvaltningen har inget ytterligare underlag kring denna faktura såsom tex ett avtal på att tjänsten skall utföras. (7) Konferens/utbildning/föreläsning Samtliga fakturor i denna kategori avser fakturering som Skolan gjort till andra skolor för genomförda studiebesök på Skolan. Under 2013 har två fakturor ställts ut dels till Vittra i Vallentuna och dels till Vallentuna friskola både gällande studiebesök som gjorts på skolan 17 juni 2013 totalt SEK, Under 2014 har en faktura ställts ut till St Karins Svenska Skola i Finland, 798 SEK. Denna gäller ett studiebesök som gjordes på skolan 5 december Vid intervjuer har det dock framkommit att studiebesök från andra parter varit frekvent förekommande på Skolan, även Rektor intygar detta. Dock är ovan nämnda fakturor de enda rörande studiebesök som vi har funnit i bokföringen för Skolan. Uppgift finns också i e-post skickat från Rektor till Förvaltningschefen den 23 september 2013 att han efter samtal från Apples Sverigechef tackat ja till att ta emot 120 stycken skolledare från Danmark på studiebesök. Svaret från Förvaltningschefen i detta e-postmeddelande är: ( ) Vad roligt att Ni är så heta. Vi har inte kunnat identifiera någon utställd faktura för detta besök. I ett uppföljande e-postmeddelande från Rektor till representanter för Apple skriver Rektor Studiebesöket gick briljant enligt min åsikt, hoppas Ni får feedback från Danmark Båda e-postmeddelanden finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 3. 26

80 Avsnitt 1 Transaktioner Från Skolan utställda fakturor 2(2) Vi kan se att skolan har fakturerat små belopp till andra skolor men ett besök med 120 skolledare från Danmark som initierades av Apple har inte fakturerats. Vad orsaken till den utelämnade faktureringen är framgår inte av den dokumentation som vi tagit del av. (17) Övrigt I denna kategori ligger fakturering för hyra av lokal, skolpeng, tilläggspeng och vikariekostnader. Mottagare av fakturor är Skolverket, Vittra i Vallentuna och Haninge Kommun där den sistnämnda står för största beloppet SEK, som avser kostnaden för skolpeng och tilläggspeng. 27

81 Avsnitt 1 Transaktioner Inköp elektronik-inventarier 1(2) Inköp inventarier av elektronik-karaktär Nedan en sammanställning av de inköp som har gjort från Dustin AB och Lin Education rörande elektroniska produkter, exkluderat är de leasingavtal som fakturerats från Dustin AB samt annan fakturering som skett från Lin Education rörande främst reparation av Appleprodukter. Vi har under vårt arbete noterat att i majoriteten av fakturor som ankommit från Dustin AB dels för inköp och dels för hyra/leasing så har Rektor eller Biträdande rektor angetts som beställare. Tabell 13 - Översikt inköp av elektronik-inventarier (SEK) Leverantör Totalt period Dustin AB Lin Education En kategorisering av dessa kostnader ger följande resultat: Tabell 14 - Kategorisering inköp elektronik-inventarier (SEK) Kategori Ett urval av de specifika transaktioner från respektive kategori presenteras nedan. (2) Potentiellt privat karaktär Två transaktioner återfinns i denna kategorisering; 2013, inköp Dustin, SEK. Apple iphone 5s samt frakt. Leveransadress på fakturan överensstämmer med Biträdande rektors hemadress. Leveransdatum i slutet av 2013, i samband med julhelgen, 2014, inköp Dustin, SEK. Apple iphone 6 samt AppleCare+. Leveransadress på fakturan överensstämmer med Rektors hemadress. Leveransdatum dagen innan julafton (10) Inköp Apple/Apple-produkter SEK (1) Relaterad till bisyssla 0 (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköpt semester /tjänstledighet/övrig frånvaro 0 (10) Inköp Apple/Apple-produkter (11) Inköp annan elektronik (17) Övrigt Detta kategori avser inköp av Apple-produkter, exempel är: Inköp över hela perioden totalt 132 stycken Apple-TV från Dustin, SEK, 2014 inköp Dustin 60 stycken ipad 4 till ett värde av SEK, 28

82 Avsnitt 1 Transaktioner Inköp elektronik-inventarier 2(2) Inköp över hela perioden för vouchers/presentkort från Apple, SEK, totalt 589 stycken. Ytterligare inköp av vouchers/presentkort har även noterats bland First Cardkorttransaktioner för Rektorn, 21 stycken till ett värde av SEK. Att notera är att inköp av presentkort i princip kan jämställas med kontantuttag. Vad syftet med inköpen av presentkort varit och hur kontrollen över dessa sett ut har inte framkommit i vår utredning. Vid inköp av inventarier av elektronik-karaktär skall dessa noteras och bearbetas i ett inventarie-register. (11) Inköp annan elektronik Totalt inköp över perioden 92 stycken TV-apparater, SEK, 2013, inköp av två stycken systemkameror en Nikon D5200 och en Canon EOS 600 D, SEK. Fodralet till den förstnämnda återfanns på Biträdande rektors kontor men kameran kunde inte återfinnas i det stickprov rörande inventarier som vi genomfört (se avsnitt 4). Som nämnts tidigare finns utöver detta också leasing/hyreasavtal med Dustin AB av ett stort antal Apple-produkter. Identifierade leasing/hyres-fakturor från Dustin AB uppgår totalt till SEK för perioden Enligt uppgift skall dessa finnas i en inventarielista som tillhandahålls av Lin Education. Det mycket omfattande inköpen av stöldbegärligt elektronik och presentkort aktualisera frågan om Kommunens regelverk kring inventariehantering och delegationsordning. 29

83 Avsnitt 1 Transaktioner Sammanställning kategori (1), (2) & (3) för Rektor och Biträdande rektor Nedan Tabell 15 är en sammanfattning av alla de transaktioner som skett i kategori (1), (2) & (3) för Rektor och Biträdande rektor och som sammantaget kan betraktas som potentiellt verksamhetsfrämmande kostnader. Tabell 15 Sammanställning kategori (1), (2) & (3) för Rektor och Bitädande rektor (SEK) Rektor Biträdande rektor First Cardkorttransak tioner Täby Resebyrå Nya leverantörer Kontanta utlägg Inköp elektronikinventarier First Cardkorttransak tioner Täby Resebyrå Nya leverantörer Inköp elektronikinventarier (1) Potentiellt relaterad till bisysslor (2) Potentiellt privat karaktär (3) Inköp på semester/tjänstledighet/övrig frånvaro

84 Avsnitt 1 Transaktioner Transaktioner 1(3) Förvaltningschefens kännedom First Card-korttransaktioner Förvaltningschefen angav under intervjun att hon inte visste hur många kreditkort som finns på respektive skola. Hon säger vidare att hon inte visste i vilken omfattning de används men nämner att mindre skolor borde ha ett större antal First Card-korttransaktioner då rektorerna och anställda på dessa skolor enligt henne är mer hands on i verksamheten. Skolan som är föremål för vår utredning är en av de större i Kommunen. Under intervju beskrev Förvaltningschefen att rektorer inte skall attestera fakturor som innehåller transaktioner med koppling till aktiviteter där de själva medverkat, exempelvis First Cardkorttransaktioner. De fakturorna skall attesteras av Förvaltningschefen eller annan på förvaltningen. Enligt information från Kommunens ekonomiavdelning är det enbart Förvaltningschefen som i DCE kan attestera rektorernas First Card-transaktioner om de först har sakattesterats av rektor. Detta motsäger den uppfattning som Förvaltningschefen har att även andra på förvaltningen skulle kunna utföra denna attest. Förvaltningschefen förklarade vidare att hon enbart attesterat en handfull fakturor från Skolan. Information från DCE rörande attest av Skolans First Card-korttransaktioner visar att Förvaltningschefen endast vid två tillfällen attesterat fakturor med First Card-kort. Båda dessa fakturor innehåller Rektors transaktioner som saknar kvitton på ett totalt belopp om 300 SEK. Förvaltningschefen har trots det attesterat transaktionerna utan att löneavdrag har gjorts. (se avsnitt 4) Att Skolan i flera fall konterat First Card-korttransaktioner på ett sådant sätt att de blir föremål för förvaltningens rutin Validera objekt indikerar att viss information om omfattningen av Skolans First Cardtransaktioner nått förvaltningen. Förvaltningschefen anger dock under intervju att hon inte har någon inblick i denna rutin vilket indikerar att signaler om Skolans kortanvändning, inte nått Förvaltningschefen via denna rutin. Fakturor från Täby Resebyrå Under vårt arbete har det framkommit att Förvaltningschefen har haft kännedom om ett antal resor som företagits av Skolan. Dels har hon varit med som deltagare på en utlandsresa och dels har hon hanterat reseansökningar från Skolan enligt den av Kommunfullmäktige beslutade rutinen kring anmälan av utlandsresor. Förvaltningschefen anger under intervju att rektorer inte skall attestera resor de själva deltagit i. Enligt information från Kommunens system för fakturahantering, DCE har Förvaltningschefen enbart attesterat en faktura som ankommit från Täby Resebyrå. Noteras bör att denna faktura i DCE saknar tillräcklig information som krävs enligt rutinen Validera objekt bl.a. vilka som deltagit. Förvaltningschefen har haft kännedom om att Rektor varit på fler än resa och borde då också ha attesterat mer än en faktura. 31

85 Avsnitt 1 Transaktioner Transaktioner 2(3) Övriga transaktioner Fakturor från leverantörer skall generellt sett inte attesteras av Förvaltningschefen. De fakturor som inkommit från utländska leverantörer, samt kontanta utlägg som gjorts, har dock i flera fall berört resor eller representation där Rektor själv deltagit. Förvaltningschefen säger under intervju att rektorer inte skall attestera sådana transaktioner. I de fall vi granskat denna typ av transaktioner är det inte Förvaltningschefen, utan Rektorn, som attesterat. När det gäller fakturor utställda av Skolan har vi inte delgetts någon information om att Förvaltningschefen skall attestera eller godkänna dessa. Information kring skolornas kostnader Barn- och ungdomsnämndens ordförande har av Förvaltningschefen efterfrågat detaljerad information kring kostnaderna för alla skolor i Kommunen. Detta skedde enligt uppgift den 9 oktober 2014 på ett möte för ordförandeberedning. Ordföranden fick dock inte underlagen förrän den 7 november, d v s en månad senare. Uppgifterna från de involverade i ovan händelse går isär bland annat vad gäller frågan om informationen gjordes tillgänglig för ordförande direkt i samband med förfrågan. Förvaltningschefen menar att informationen gjordes tillgänglig direkt men att den inte överlämnades till ordföranden. Ordföranden fick istället beskedet att underlagen fanns utskrivna att hämta på annat ställe. Förvaltningschefen menar vidare att det fanns en överenskommelsen med ordföranden att ett möte skulle hållas för att diskutera innehållet i informationen bland annat på grund av svårigheten att på ett lätt sätt tolka den. Ett möte som enligt Förvaltningschefen inte blev av. Ordföranden menar att ett möte visserligen diskuterats men att hon begärt att den efterfrågade informationen ändå skulle lämnas ut omgående, vilket inte skedde. Ordföranden menar vidare att de som Förvaltningschefen uppgav som skäl till att inte lämna ut informationen var behovet av ovan nämnda möte. Uppgifterna är samstämmiga i det att informationen som efterfrågades tillslut kom ordföranden tillhanda efter att ordförande skickat ett SMS till Förvaltningschefen den 6 november 2014: Hej! Eftersom e-postservern legat nere har jag inte sett om jag fått detaljbudgeten för alla våra skolenheter. Har du/controller e-postat mig dom? Vill gärna ha dem innan måndagens ordförandeberedning ( ) 32

86 Avsnitt 1 Transaktioner Transaktioner 3(3) Samma dag svarar Förvaltningschefen på ordförandens SMS och skriver: Ordföranden menar att ett möte visserligen diskuterats men att hon begärt att den efterfrågade informationen ändå skulle lämnas ut omgående, vilket inte skedde. Ordföranden menar vidare att de som Förvaltningschefen uppgav som skäl till att inte lämna ut informationen var behovet av ovan nämnda möte. Uppgifterna är samstämmiga i det att informationen som efterfrågades tillslut kom ordföranden tillhanda efter att ordförande skickat ett SMS till Förvaltningschefen den 6 november 2014: Hej! Eftersom e-postservern legat nere har jag inte sett om jag fått detaljbudgeten för alla våra skolenheter. Har du/controller e-postat mig dom? Vill gärna ha dem innan måndagens ordförandeberedning ( ) Samma dag svarar Förvaltningschefen på ordförandens SMS och skriver: Hej! De har vi inte e-postat. Uppfattade det som att vi skulle sitta ner istället och gå grundligt igenom läget. Om deras arbetsverktyg ska delas med andra vill jag informera rektorerna först om förändrade arbetsrutiner så att de är förberedda på att du/ni granskar det. ( ) Dagen efter, den 7 november svarar ordföranden: Hej! Vi kan absolut sitta ner och gå igenom dem, det blir bra. Men jag vill ändå ha dem skickade till mig i förväg. Rektorerna behöver inte informeras då det inte är förändrade arbetsrutiner. BUN har alltid haft det övergripande ekonomiska ansvaret och så även nu. Inte heller ska underlagen delas med andra utan det är endast jag som ordförande som vill se dem för att kunna förstå och ställa rätt frågor. ( ) Controller på förvaltningen skrev den 7 november 2014 ut underlagen och lade dessa i ordförandes postfack. Detta drygt en månad efter ordföranden först efterfrågat materialet. Ordföranden uppger att den information hon slutligen fick var den hon initialt efterfrågat. 33

87 Avsnitt 2 Utlandsresor 34

88 Avsnitt 2 Utlandsresor Inledning Vid vår genomgång av transaktioner som förekommit på Skolan har vi identifierat ett antal utlandsresor. Ytterligare information kring utlandsresor har tillkommit genom information från Kommunens ekonomisystem DCE, intervjuer, genomgång av e-post samt den information kring anmälda resor som funnits hos Kommunstyrelsen. För att ytterligare förstå karaktären av identifierade resor och kostnader har vi också inhämtat information från Kommunens löneavdelning vad gäller anmäld ledighet och frånvaro avseende Rektor och Biträdande rektor. Kommunen har reglementen och regelverk som styr dels hur en anmälan skall göras inför utlandsresor och dels hur attest skall ske kring de resor som företas. Vi kommer i nedan avsnitt enbart nämna huruvida resa har anmälts till Kommunstyrelsen. Tabell 16 på följande sida är en sammanställning över de utlandsresor vi identifierat samt de kostnader vi kunnat koppla till respektive resa. Av tabellen framgår också om resorna är anmälda till Kommunstyrelsen i enlighet med det beslut som togs i Kommunfullmäktige den 28 januari 2013 samt om Rektor eller Biträdande rektor haft semester, tjänstledighet eller övrig frånvaro under perioden för de specifika resorna. I tabellen noteras också, baserat på en samlad bedömning av tillgänglig information, huruvida Förvaltningschefen har haft kännedom om respektive resa. 35

89 Avsnitt 2 Utlandsresor Identifierade utlandsresor Tabell 16 - Identifierade utlandsresor och dess kostnader (SEK) First Cardkorttransaktio ner (1) Täby Resebyrå (2) Utländska fakturor(3) Övriga identifierade fakturor (4) Kontanta Utlägg (5) Från Kommunen utställda fakturor (6) Anmäld Kommunst yrelsen (7) Kännedom Förvaltningsc hef (8) Rektor noterad frånvaro (9) Biträdande rektor noterad frånvaro (9) Gruppresor London Juni * ** NEJ NEJ London Sep * ** NEJ JA London Jan * ** NEJ **** London Juni NEJ ** NEJ NEJ London Jan JA JA NEJ NEJ Resor genomförda av Rektor och/eller Biträdande rektor London/Cork Juli NEJ ** *** NEJ Prag Nov NEJ NEJ NEJ NEJ Los Angeles/San Diego Juli NEJ JA *** NEJ Philadelphia Okt JA JA NEJ NEJ Berlin Nov JA JA NEJ NEJ Resor av potentiellt privat karaktär London Maj NEJ ** NEJ NEJ 925 Finland Mars NEJ JA NEJ **** London Mars NEJ NEJ *** JA 470 London Jan JA JA JA JA Summa (1) - (5) Avser de kostnader som kunnat kopplas till respektive resa. Kostnader i respektive kolumn motsvarar de kategorier av transaktioner som beskrivits i avsnitt 3.2. (6) Intäkter avseende de kostnader för resor som fakturerats vidare till extern part. (7) Kommunfullmäktige beslutade 28 januari 2013 att alla utlandsresor måste anmälas. (8) Det som ligger till grund för informationen i denna kolumn är dels uppgifter som framkommit under intervju och dels information som identifierats i vår genomgång av e-post. (9) Information från lönesystemet. * Vid tidpunkten återfanns på Kommunen inget beslut som reglerade anmälan av utlandsresor. ** Förvaltningschefen hade vid tidpunkten inte påbörjat sin anställning hos Kommunen. *** Enligt identifierade underlag deltog inte Rektor på denna resa. **** Enligt identifierade underlag deltog inte Biträdande rektor på denna resa. 36

90 Avsnitt 2 Utlandsresor Gruppresor 1(4) Vi har identifierat fem stycken resor vi benämnt som Gruppresor där antalet deltagare varierat från 4 till 62. Antalet deltagare på respektive resa är dock inte alltid tydligt p g a bristfällig information i underlagen. Majoriteten av inköpen till dessa utlandsresor har gjorts via Kommunens upphandlade leverantör för resor, Täby Resebyrå. En del av inköpen har dock skett via kontokortstransaktioner samt fakturerats Skolan från andra leverantörer inklusive utländska leverantörer. Tabell 17 - Översikt identifierade gruppresor(sek) Resa Var London juni 2012 Total kostnad resa Antal deltagare (1) Kostnad per deltagare Gruppresa London Juni Gruppresa London Sep Gruppresa London Jan Gruppresa London Juni Gruppresa London Jan (1) Informationen i denna kolumn har inhämtats från vårgenomgång av e-post, uppgifter som framkommit i intervjuer, fakturor som ankommit till Skolan samt via efterfrågat underlag från Täby Resebyrå Syftet med denna resa var enligt information skickat i ett e- postmeddelande från Rektor till andra rektor i Kommunen 2 augusti 2012 en IT-utvecklingsresa. Resan har genererat kostnader från fyra olika transaktions-områden. Kostnader för denna resan har konterats på ett sådant sätt att de går vidare i rutinen Validera objekt. Tillräcklig information för denna rutin återfinns inte i bilagor till fakturorna i DCE, trots detta har fakturorna gått till betalning. Fakturan är attesterad av Rektor. De First Card-korttransaktioner som har identifierats till denna resa har konterats på samma sätt som ovan, vi har inte heller här kunnat identifiera tillräcklig information för vad som krävs enligt rutinen Validera objekt. Fakturan har betalats. Attestanter är Rektor tillsammans med den för tidpunkten tf Förvaltningschefen. Transaktioner har också identifierats bland fakturor från utländska leverantörer. På en av dessa fakturor från The Flitch Green anges informationen Hosting Apple Swedish Visitors on Thursday 19th of June Alla fakturor utom en har konterats på kontot Övriga främmande tjänster. Den kvarvarande har konterats på kontot Övriga avgifter. Attestant är Rektor, på underlagen finns också ytterligare signaturer för Behörighetsattest, vi har ingen information kring vem som gjort denna. En kundfaktura på SEK har skickats från skolan i augusti 2010 vilken avser 2 deltagare på studiebesök i samband med denna resa, dessa kommer från Freinetskolan Hugin Ekonomiska Förening. Underlaget till kundfakturan är attesterad av Rektor. Denna resa har ingen anmälan då det vid den tidpunkten inte fanns ett gällande reglemente för utlandsresor. London september 2012 Enligt ett e-postmeddelande skickat från Rektor till andra personer inom Kommunen den 11 september 2012, var syftet med denna resa samma som för den resa som företogs till London i juni Uppgifter som framkommit under intervju anger att denna resa liknande den föregående och att de som deltog på denna resa inte hade varit med på den förra. 37

91 Avsnitt 2 Utlandsresor Gruppresor 2(4) Denna resa har genererat kostnader från tre olika transaktionsområden. Rörande fakturor från Täby Resebyrå har denna i likhet med föregående resa konterats på ett sådant sätt att den skall granskas i rutinen Validera objekt. I DCE återfinns ett meddelande som säger Syfte och deltagare tack dock återfinns inget svar med kompletteringar på denna fråga. Fakturan har betalats och är attesterad av Rektor. First Card-korttransaktioner har också identifierats. Dessa har konterats på samma sätt som ovan, även här saknas tillräcklig information för vad som krävs enligt rutinen Validera objekt men har ändå gått till betalning. Fakturan är i likhet med ovan attesterad av Rektorn. Även här har transaktioner noterats bland fakturor från utländska leverantörer. Dessa har konterats på Övriga främmande tjänster eller Övriga avgifter. Rektor är Attestant och underlagen kompletteras med Behörighetsattest, vi har ingen information kring vem som gjort denna. Enligt ett e-postmeddelande från Rektor den 2 augusti 2012 till Barnoch Ungdomsförvaltningens ledningsgrupp har han lyckats få Apple Education London att betala det dyraste studiebesöket på denna resa vilket var på ESSA Academy. E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 4. Denna resa har ingen anmälan då det för den tidpunkten inte fanns ett gällande reglemente för utlandsresor. London januari 2013 Det framgår inte av transaktionsdokumentationen vilka som deltagit på denna resan eller dess syfte. Under vårt arbete har vi inte funnit någon ytterligare information kring detta. Vi har dock i anslutning till resan funnit biljetter till BETT-mässan vilken enligt uppgift är en stor utbildningsmässa som hålls i London varje år. Den genomförda resan har genererat kostnader bland fyra olika transaktionsområden. Fakturor på resor har konterats så att de hamnar i rutinen Validera objekt. Tillräcklig information enligt rutinen återfinns inte i DCE och ändå har fakturan har betalats. Attestant är Rektor. Bland First Card-korttransaktioner har transaktionerna delvis konterats på konton som ingår i Validera objekt. Tillräcklig information saknas dock i DCE. Fakturorna är attesterade av Rektor och har betalats. I transaktionerna för tillkommande leverantörer återfinns fakturor från Scanworld AB, fyra stycken biljetter till BETT-mässan. Fakturan är attesterad av Rektor och konterad på konton Konferenser. Detta konto ingår i Validera objekt. Tillräcklig information återfinns inte i DCE. Fakturan är betald och attestant är Rektor. Slutligen finns också transaktioner härrörande till denna resa bland kontanta utlägg. Kontering av hyra av lägenhet under resan har skett på Övrigt förbrukningsmaterial Det är i detta fallet inte Rektor som attesterat. Vems signatur det är har vi ingen information om. Denna resa har ingen anmälan då det för den tidpunkten inte fanns ett gällande reglemente för utlandsresor. 38

92 Avsnitt 2 Utlandsresor Gruppresor 3(4) Gruppresa London juni 2013 Vi har för denna resa inte kunnat finna något tydligt syfte i den informationen vi har tagit del av. Dock har resan vissa likheter med tidigare resor till London då studiebesök har gjorts på skolor. För denna resa har vi noterat kostnader inom tre olika transaktionsområden. Fakturor på resor har konterats och gått vidare till rutinen Validera objekt. Trots att information saknas har fakturorna betalats. Rektor är attestant. De kostnader som har noterats på First Card-korttransaktioner har även de konterats på sådant sätt att de hamnar i Validera objekt. Tillräcklig information återfinns dock inte i DCE. Fakturorna är betalda och Rektor är attestant. De transaktioner som återfinns för fakturor från utländska leverantörer har i ett fall konterats på ett sådant sätt att de hamnar inom ramen för rutinen Validera objekt. I en medföljande e-postkonversation mellan Rektor och personer på kommunledningskontoret efterfrågas kompletterande information om deltagare. Rektorn anger att denna skickas separat med post. E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 5. Ingen deltagarlista finns bifogat i de underlag vi har erhållit. Resterande fakturor har konterats på Övriga främmande tjänster och Övriga avgifter. Rektor står som attestant och ytterligare en Behörighetsattest finns vilken vi inte har information om vems detta är. På den utländska fakturan från The Flitch Green anges i underlaget Hosting Apple Swedish Visitors on Thursday 6th June I ett e-postmeddelande skickat från Förhandlingschef till Rektor och en av de andra biträdande rektorerna på Skolan den 23 maj 2013 diskuteras att [fackförbundet] inte vill teckna något lokalt kollektivavtal rörande omständigheterna för traktamente under reseperioden. Vilken resa som åsyftas framgår inte. Förhandlingschefen skriver: (..) vad jag förstått via [anställd på Skolan] som talat med [facklig representant], så kommer [fackligt förbund] inte att vilja teckna något lokalt kollektivavtal för detta! Det krävs ju två parter för att få till stånd ett avtal. Men, det verkar inte heller som att [facklig representant] kommer agera på något sätt, stämmer det med vad ni fått veta? Om det stämmer kan ni ju genomföra resan utan något efterspel från lärarförbundet.. Rektor svarar på detta e-postmeddelande 23 maj 2013 och skriver: Saken är nog ur världen nu när vi bjudit med [facklig representant] på resan, han skall åka med dessutom och Skolan Betalar! Det känns inte helt bra när jag tänker på det. Men vad gör man inte för lite husfrid!. Vi har inte i noterat några utställda fakturor till [fackförbundet]. Flygbiljetter för den [fackliga företrädaren] för datumen 5-8 juni 2013 återfinns bland transaktioner för Täby Resebyrå vilket i tiden sammanfaller med Skolans resa till London i juni E- postmeddelandena finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 2. I ett e-postmeddelande som Rektor skickat till Personalchefen på Kommunen den 14 maj 2013 får den sistnämnda ett erbjudande om att följa med till London i juni Rektor skriver: Bällstabergsskolan står gärna för kostnaden då vi/jag finner er två så viktiga för Vallentuna skolornas utveckling i framtiden! Den andra personen som syftats till i e-postmeddelandet är Förvaltningschefen. I efterföljande e-post tackade Personalchefen nej till detta erbjudande. Denna resa har ingen anmälan. 39

93 Avsnitt 2 Utlandsresor Gruppresor 4(4) Gruppresa London januari 2014 Detta var en resa som enligt upprättad ansökan hade syfte att besöka BETT-mässan som är en stor utbildningsmässa som hålls i och omkring London varje år. Denna resa har noterats i kostnader och intäkter för fem olika transaktionsområden. Fakturorna för resor har konterats och hamnat i rutinen Validera objekt i vissa fall återfinns bifogade dokument rörande program för resan samt deltagare. Rektor har varit attestant för alla dessa fakturor utom en. I den sistnämnda är det Förvaltningschefen som varit attestant. För denna faktura finns inte tillräcklig information i DCE. Kostnaderna som återfinns i First Card-korttransaktioner har konterats på konton som ingår i rutinen Validera objekt, tillräckligt underlag saknas. Rektor är attestant på alla de fakturor för Londonresan. De transaktioner som identifierats bland utländska fakturor och fakturor utan bank-eller plusgiro har konterats och hamnat i rutinen Validera objekt. Bifogat finns program för resan och deltagarlista. Fakturorna har attesterats av Rektor, i vissa av fakturorna återfinns också en Behörighetsattest, vems signatur detta är framgår inte. Bland de transaktioner som identifierats för nya leverantörer återfinns två fakturor från Lin Education gällande 68 stycken biljetter till LINs egen nätverksträff samt en inspirationsföreläsning av Ewan Macintosh. Vi har noterat att det i underlaget för resan återfinns endast 62 stycken deltagare på resan. Dessa har konterats på konto som skall fastna i Validera objekt. Tillräckligt underlag återfinns dock inte i DCE. Rektor var attestant. Två kundfakturor har ställts ut från Skolan, en till Vaxholms Kommun för fyra personers deltagande i resan SEK, och en till Polka Dot Planning Limited, vilka är Apples boknings- och reseagentur. Denna innehåller Biträdande rektors resa, logi och föreläsningar under resa, SEK. Enligt e-postmeddelande från Rektor till Förvaltningschefen den 13 december 2013 rörande ett besök som skall ske på Apples huvudkontor i London under denna resa skrivs " ( ) du blir där tillfrågad om du får ta emot fri mat och dryck från Apple jag har sagt till det som fått inbjudan att svara ja till denna "muta" hoppas det är OK med dig E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 6. I e-postmeddelande från Förvaltningschefen 11 december 2013 till en förvaltningschef i annan kommun anger hon på frågan vilka de reser med till BETT 2014: "Apple och Resia Täby Resebyrå E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 7. I ett e-postmeddelande från Biträdande rektor till representant från Tänk Om 17 januari 2014 skrivs Skickar över schemat igen för den grupp du åker med, enda skillnaden är flyget naturligtvis. Vi har inte kunnat identifiera någon flygbiljett för denna person vilken ändå verkar ha varit med på delar av det program som Skolan hade för denna resan. E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 8. Denna resa har en anmälan. 40

94 Avsnitt 2 Utlandsresor Resor gjorda av enbart Rektor och/eller Biträdande rektor 1(2) Vi har identifierat fem stycken resor där de enda deltagarna varit Rektor och/eller Biträdande rektor. Transaktioner har noterats på dessa resor via First Card-korttransaktioner men också via Täby Resebyrå. London/Cork juli 2013 Enligt uppgift från Biträdande rektor var denna resa en utbildningskonferens, en tjänsteresa som han gjorde i egenskap av Apple Distinguished Educator. Han uppger att han representerade Skolan vilken tog kostader för flyg och en hotellnatt. Resterande kostnader stod Apple för. Kostnader för denna resa återfinns i First Card-korttransaktioner. Dessa har konterats på sådant sätt att de går vidare till förvaltningens rutin Validera objekt. Tillräckligt underlag finns dock inte i DCE. Rektor var attestant på dessa fakturor. Resan är inte anmäld till Kommunstyrelsen. Prag november 2013 Enligt uppgift från Biträdande rektor var detta en resa arrangerad av Apple som bjöd in Rektor och Biträdande rektor. Skolan tog enligt denne de kostnader som fanns förutom kost vilken Apple betalade för. Kostnader för denna resa återfinns i First Card-korttransaktioner. Dessa har konterats på konton som ingår i rutinen Validera objekt. Det saknas underlag och Rektor har varit attestant. Resan är inte anmäld till Kommunstyrelsen. Los Angelses/San Diego juli 2014 Enligt uppgift från Biträdande rektor var detta en utbildningskonferens liknande den han gjort till London/Cork ett år tidigare. Han uppger att han representerade Skolan vilken tog kostnader för flyg. Resterande kostnader stod Apple för. Dock stod även Biträdande rektor enligt egen uppgift för kostnader privat exempelvis en hyrbil från flygplatsen i Los Angeles till San Diego. Bland identifierade transaktioner från Täby Resebyrå återfinns kostnader för denna resa. De har konterats och gått vidare i förvaltningens rutin Validera objekt. Tillräckligt underlag saknas. Fakturan har ändock betalats. Rektor är attestant. Denna resa har inte anmälts till Kommunstyrelsen. Dock har en anmälan skickats till Förvaltningschefen men denne har enligt uppgift som framkommit i intervju med henne inget minne av detta och varför den heller inte återfinns bland de anmälda resorna hos Kommunstyrelsen. Philadelphia oktober 2014 Detta var enligt uppgift som framkom i intervju med Biträdande rektor en resa som gjordes till String Theory School då Rektor och Biträdande rektor blivit inbjudna som föreläsare. Det var Rektorns Skola som stod för flyg och logi samt viss kost. Kostnader för denna resa har identifierats dels i resefakturor och dels i First Card-korttransaktioner. I båda fallen har dessa konterats på sådant sätt att de ingår i Validera objekt, tillräckligt underlag finns inte, fakturan är betald och Rektor har varit attestant. Denna resa är anmäld till Kommunstyrelsen. 41

95 Avsnitt 2 Utlandsresor Resor gjorda av enbart Rektor och/eller Biträdande rektor 2(2) Berlin november 2014 Detta var en resa över dagen, Skolan stod för flyg- och transportkostnader och Apple för kost enligt Rektor. Kostnader för denna resa har identifierats dels i transaktionerna från Täby Resebyrå och dels i First Card-korttransaktioner. I båda fallen har kostnader konterats på ett sådant sätt att de går till förvaltningens rutin Validera objekt. Tillräckligt underlag saknas, fakturorna är betalda och Rektor är noterad attestant. Resan är anmäld till Kommunstyrelsen. 42

96 Avsnitt 2 Utlandsresor Resor av potentiellt privat karaktär 1(2) Vi har i vår utredning identifierat fyra utlandsresor som på grund av olika omständigheter skulle kunna betecknas som resor av privat karaktär men vars kostnader delvis belastat Skolan. En gemensam faktor för samtliga resor är bl.a. att alla kostnader med ett mindre undantag har tagit via First Card-korten, vars fakturor i samtliga fall beslutsattesterats av Rektor och inte köpts in via kommunens upphandlade leverantör för resor. London maj 2013 Denna resa syns enbart via en hotellkostnad från en faktura med resekostnader, 925 SEK. Ingen information rörande denna har tillkommit i våra intervjuer, via genomgång av e-post eller information rörande resor som anmälts/ansökts till Kommunstyrelsen. Det är Rektor som står som beställare på fakturan och den har konterats på konto 7052 resekostnader och således går vidare till rutinen Validera objekt på BUF. Tillräcklig underlag för denna rutin finns inte bifogat i DCE. Den har ändå betalats. Det är Rektor som har attesterat fakturan. Finland mars 2014 Kostnader hänförliga till denna resa har identifierats i First Cardkorttransaktioner. I en e-postkonversation mellan Rektor och Förvaltningschefen som startar 10 mars 2014 skriver den förstnämnda att han skall åka till Finland för att föreläsa för Apples räkning och att de står för resekostnader samt att Skolan kommer kunna fakturera Apple för de föreläsningar som Rektorn genomför. Han skriver vidare att han inte lagt in någon ledighet men att det heller inte gått någon information till Kommunstyrelsen. Slutligen skrives att han inte får något arvode och att det därför är rimligt att han åker i tjänsten på grund av den ersättning Skolan får och för att försäkringar skall gälla. Förvaltningschefen svarar 11 mars 2014 att hon inte är säker på att hon tycker det ska anmälas till Kommunstyrelsen. Detta för att hon tolkar att resor skall anmälas bara då någon åker på Kommunens bekostnad. Hon är däremot tveksam till att göra föreläsningar utomlands i tjänsten och föreslår att Rektor skall lämna in en ledighetsansökan. Rektor svarar att han tar ut semester för den mars E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e- postbilaga 1. Ingen semester är noterad på Rektor för dessa datum. Resan är inte anmäld till Kommunstyrelsen. Kostnader på SEK har identifierats i transaktioner för Skolan vilket motsägs i e- postmeddelandet. Fakturan har konterats på ett konto som heter Övriga främmande tjänster och därmed inte gått vidare till Validera objekt. Fakturan har också attesterats av Rektor själv. London mars 2014 Denna resa gjordes av Biträdande rektor. Enligt uppgift som framkom i intervju med Biträdande rektor var det en utbildningsresa. Han kan inte dra sig till minnes om det var han själv eller Apple som stod för kostnaderna. En kostnad på 470 SEK har identifierats i First Cardkorttransaktioner. Fakturan har konterats på ett konto som heter Övriga främmande tjänster. Det är Rektorn som attesterat denna faktura. Biträdande rektor har noterad tjänstledighet med lön för denna period. Vad som gjorde att Biträdande rektor skulle ha tjänstledigt med lön på denna resa då den enligt densamme var privat har vi ingen ytterligare information kring. 43

97 Avsnitt 2 Utlandsresor Resor av potentiellt privat karaktär 2(2) London januari 2015 Resan till BETT och London i januari var ursprungligen tänkt att vara en större gruppresa liknande den som genomförts till BETT och London i januari Denna ansökan avslogs dock av Kommunstyrelsen. Rektor skickade då in en ny anmälan men enbart för två personer. Enligt uppgift som framkom i intervju med Förvaltningschefen kom denna överens tillsammans med Rektor att den sistnämnda skulle ta semester för denna resa och att kostnader inte skulle belasta Skolan. Vi har dock identifierat två kostnader i First Card-korttransaktioner som belastat Skolan. Dels ett hotellrum för Rektorn, dels en middag på The London Showboat. I ett e- postmeddelande från Rektor till Utbildningsstrateg på förvaltningen skriver Rektor rörande sitt deltagande på ett möte den 22 januari 2015 Jag har ju tagit semester för att privat vara på BETT torsdag fredag, så jag kommer ej att delta. E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 9. Under intervju med annan person anställd på Skolan framkommer det att Rektor ringt och bett denne att säga att de hotellrum som köpts på Skolans bekostnad inte beboddes av Rektorn. Så var dock inte fallet enligt denna person utan Rektor bodde i ett av rummen. 44

98 Avsnitt 2 Utlandsresor Utlandsresor Förvaltningschefens kännedom Information som framkommit tyder på att Förvaltningschefen har haft kännedom kring minst sex av de åtta utlandsresor som Skolan företagit sig under perioden augusti 2013 januari 2015 då hon varit anställd på Kommunen. För resa som Biträdande rektor genomförde till San Diego/Los Angeles i juli 2014 har Rektor den 30 april 2014 skickat en anmälan till Förvaltningschefen. Under intervju kan dock inte Förvaltningschefen erinra sig att hon mottagit denna ansökan. Detta torde vara anledningen till varför resan inte heller är anmäld till kommunstyrelsen. Då vi talat med andra personer på Barn- och Ungdomsförvaltningen har det nämnts att inga andra skolor i Kommunen reser i samma omfattning som vi noterat på denna Skola. Att denna information finna bland anställda på förvaltningen torde rimligtvis indikera att även Förvaltningschefen har varit medveten om detta. Under början av 2014 blev Förvaltningschefen tillsammans med Rektor uppkallad till Kommunstyrelsen för att diskutera de resor som gjorts då Kommunstyrelsen upplevt att de beslut som tagits rörande anmälan av utlandsresor i Kommunen inte följts. Detta borde rimligtvis ha medfört en från Förvaltningschefens sida mer restriktiv syn på resandet och säkerställande kring att syfte med resor och annan obligatorisk information återfinns vid varje anmälan. Dock skriver hon i ett e- postmeddelande till den dåvarande Kommundirektören den 28 augusti 2014: Nu är [Rektor] igång med sina resor igen. Jag ser inget problem i att de åker men hur gör vi med ansökan till KS eftersom det är sent ute? Kan han lämna in ändå och åka? E-postmeddelandet återfinns i sin helhet i e-postbilaga

99 Avsnitt 3 Bisysslor 46

100 Avsnitt 3 Bisysslor Inledning Inom ramen för vårt uppdrag har vi också gjort en kartläggning av eventuella bisysslor som kan härledas till Rektor och Biträdande rektor. I avsnittet nedan presenterar vi inledningsvis den rutin som återfinns på Kommunen för insamling av information rörande bisysslor samt resultatet av denna för Rektor och Biträdande rektor. Vidare presenterar vi den information som framkom i vår bakgrundsökning på nämnda personer samt information som identifierats under vårt arbete via genomgång av e-post och genomförda intervjuer. I avsnittet finns också en sammanfattning av vissa av de observationer vi gjort kring efterlevnaden av de regelverk och riktlinjer som berör de analyserade bisysslorna samt en bedömning av Förvaltningschefens kännedom om de bisysslor som identifierats. 47

101 Avsnitt 3 Bisysslor Kommunens insamlingsrutin för bisysslor Kommunens rutin för insamling av information rörande bisysslor Innan 2014 skedde insamling av information rörande bisysslor ute på respektive enhet. Informationen sammanställdes och den information som angavs var befattning och eventuell bisyssla. Vilka som inte hade rapporterat någon bisyssla framkom inte i denna sammanställning. Vid början av 2014 bytte Kommunen rutin rörande hur insamling av information kring anställdas bisysslor gick till. Personalavdelningen blev ansvarig för att skicka ut en elektronisk enkät där anställda uppmanades att svara på frågor rörande eventuella bisysslor. Den information som efterfrågades i denna enkät återges till höger. Enkät "Anmälan om bisyssla" Har du någon bisyssla? Beskriv dina bisysslor och dess omfattning Personnummer uppgiftslämnare För- och efternamn Befattning (anställd som) Din nuvarande anställnings omfattning i procent Var arbetar du Arbetsplats Din chefs e-postadress Oavsett om anställd har bisyssla eller ej skall enkäten fyllas i. När enkäten fyllts i skickades denna automatiskt till den anställdas närmsta chef samt personalavdelningen. Chefen var ansvarig för att göra bedömningen om bisysslan var godkänd eller inte och personalavdelningen vara ansvarig för arkivering samt göra en gemensam sammanställning som skulle gå till Kommunstyrelsen. 48

102 Avsnitt 3 Bisysslor Enkät Anmälan om bisyssla 1(2) Den information som framkommit vid Kommunens insamling av information kring bisysslor för Rektor och Biträdande Rektor anges nedan. Rektor För åren skedde informationsinsamlingen rörande bisysslor lokalt på enheterna enligt rutinen angiven på föregående sida. Då denna sammanställning inte presenterar namn på anställda utan enbart befattning är analysen av dess resultat svårare att genomföra. Dock finns ingen noterad bisyssla på någon med befattningen Rektor vilket torde indikera att Rektor ansåg att han under dessa åren inte hade någon bisyssla. Vid insamlingen av information för bisysslor inför år 2014 svarade Rektor inte på enkäten. Enligt uppgift som framkommit i intervju med Förvaltningschefen skall denne under våren 2014 blivit informerad om att Rektorn föreläser på uppdrag av Apple. 2 januari 2015 svarade Rektor JA på den elektroniska blanketten Anmälan om bisyssla. Den beskrivning som angavs var Som föreläsare har dock hitintills ej mottagit ersättning för dessa. Har skett tre gånger i år. Biträdande rektor Som angett för Rektorn framgår det i informationsinsamlingen kring bisysslor för åren inga namn på de som noterat bisysslor, enbart befattning. Enligt information från löneavdelningen var Biträdande rektor under större delen av 2012 anställd som lärare. En sammanställning av den information som samlats in på denna befattning anges nedan. År Noterade bisysslor Skolan Befattning 2012 Sekreterare i samfällighetsförening, 9 & Lärare 2012 Föräldrarepresentant i Engelska skolan, Täby Lärare 2012 Examiner i gymnasieskola ca 2 % Lärare Vi tror inte att någon av ovan nämnda är en bisyssla som Biträdande rektor anmält då ingen ovan anmäld bisyssla i sin beskrivning liknade de bisysslor som är föremål för denna utredning. Under de första åtta månaderna av 2013 hade Biträdande rektor befattningen Arbetsledare för att sedan gå över till Biträdande rektor. Ingen information rörande bisyssla finns noterad i den information vi erhållit från Kommunen på någon av dessa befattningar för Inför år 2014 svarade biträdande rektor JA på den elektroniska blankett Anmälan om bisyssla. Han angav att han hade en bisyssla och beskrev den som Sporadisk dansundervisning och koreografiuppdrag som professionell dansare och koreograf ca 10 ggr per år. 49

103 Avsnitt 3 Bisysslor Enkät Anmälan om bisyssla 2(2) Rörande Anmälan om bisyssla inför år 2015 hade Biträdande rektorn den 18 februari 2015 inte besvarat denna enkät. Fem dagar senare den 23 februari besvarade Biträdande rektorn dock på denna enkät. Han angav att han hade bisyssla och beskrev den som Jag har en enskild firma från tiden när jag var professionell dansare som jag använder när jag gör dansuppdrag eller föreläser kanske en till två gånger i månaden. Någon ytterligare information om bisysslan framgår inte av anmälan. 50

104 Avsnitt 3 Bisysslor Resultat bakgrundssökning Rektor I den bakgrundssökning vi gjort på Rektor framkommer inga nuvarande bolagsengagemang. Det finns dock två tidigare bolagsengagemang där bolagen har gått i konkurs år 1995 respektive år Två nuvarande bolagsengagemang har noterats bland Rektors närstående. Dessa har inte förekommit i vår genomgång av transaktioner på Skolan. Biträdande rektor För Biträdande rektor finns ett aktuellt bolagengagemang, det är [Biträdande rektors] enskilda firma. Ingen av Biträdande rektors närstående har bolag som vi kunnat identifiera i vår genomgång av transaktioner på skolan. Vi har dock identifierat fakturor från Frilans Sverige AB och Didaktik Centrum i Västra Sverige AB vilka gäller föreläsningar utförda av två personer som tillsammans med Biträdande rektor ingår i något som kallas Kreativt Lärande. Detta analyseras vidare längre ner i avsnittet. 51

105 Avsnitt 3 Bisysslor Identifierade bisysslor 1(2) Createfree Createfree återfinns som hemsida LinkedIn-sida samt som i e-postadresser för Rektor och Biträdande rektor (@createfree.se) Vi har inte identifierat något bolag bakom detta namn. Dock erbjuder Createfree enligt hemsidan både workshops, föreläsningar och studieresor. Rektor beskriver under intervju Createfree som en sida som riktar sig till skolledare. Han säger vidare att Createfree är en bra idé men att han i samtal med Biträdande rektor sagt att det inte är något de kan genomföra så länge de arbetar på Kommunen. Enligt Biträdande rektor är Createfree artistnamn/samlingsnamn och att den skall tolkas som en hemsida som skulle kunna vara en blogg. De saker som anges att Createfree genomfört på hemsidan, exempelvis resa till London och BETT 2014 säger Biträdande rektor egentligen är arrangemang gjorda av Skolan. Han säger vidare att det är felaktigt att Createfree arrangerade en konferens på Novotel Blackfairs Hotell i London under samma resa. Även detta var egentligen ett arrangemang som Skolan gjorde. Biträdande rektors enskilda firma Biträdande rektor anger i intervju att han har en bisyssla och att detta är hans enskilda firma. Via detta bolag föreläser Biträdande rektor som danslärare och i lärande både i Apple-sammanhang och annat. Rörande de föreläsningar som gjorts via bolaget för Apple anger Biträdande rektor att han föreläser med utgångspunkt i sin erfarenhet som doktor i biologi och sin erfarenhet som danslärare och hur han ser på lärande utifrån detta i digitala sammanhang. Han uppger vidare att han får ersättning för dessa föresläsningar som betalas till hans enskilda firma. iskolor Detta är enligt hemsidan en ideell organisation för svenska skolor på itunes U. På hemsidan återfinns stadgar, möjlighet att ansöka om medlemskap och länk till att skapa kurs. Enligt uppgifter som framkommit i intervju kan man via denna sidan publicera utbildningsmaterial här för att andra lärare skall kunna ta del av det och använda det i sin utbildning. Biträdande rektor förklarar att det är han tillsammans med Rektorn som skapat iskolor och att det inte är förknippat med varken intäkter eller kostnader. Det är också han som tillsammans med ett team garanterar kvalitén på de kurser som läggs upp via iskolor. Vilka som ingår i detta team kan Biträdande rektor inte komma ihåg. 52

106 Avsnitt 3 Bisysslor Identifierade bisysslor 2(2) Apple Distinguished Educator Sedan våren 2013 är Biträdande rektor av Apple utsett till Apple Distinguished Educator ( ADE ). Enligt Apples hemsida* är man som ADE med i ett globalt nätverk av utbildningsledare som valts ut då de genomför fantastiska saker med Apples teknologi både innanför och utanför klassrummet. Att vara ADE inkluderar att arbeta tillsammans med andra ADE:s och Apple för att föra fram de mest innovativa och nytänkande idéerna till studenter överallt. Vidare anges på Apples hemsida att man som ADE skall hjälpa Apple med feedback hur de kan integrera deras teknologi i undervisningen. De skall dokumentera sitt arbete och förespråka användandet av Appleprodukter som hjälper studenter att engagera sig på nya sätt. De skall också vara ambassadörer för innovation och delta och presentera på utbildningsevenemang på olika platser i världen. Biträdande rektor säger under sin intervju att vid föreläsningar i egenskap av ADE så representerar han alltid Skolan och utgår under dessa från det arbetet som han gör på Skolan. Biträdande Rektor anger vidare att vid dessa tillfällen står Apple för kostnaden, dessa faktureras till Apple via Polka Dot Planning. * Kreativ lärande Enligt Biträdande rektor är Kreativt lärande ( en sida för fyra ADE i Sverige. Detta är enligt Biträdande rektor bara en rolig grej. På hemsidan finns en presentation av de fyra samt erbjudande om tjänster såsom föreläsningar, seminarium och handledning. De har också varsin e-postadress som slutar som framkommer under information Kontakta oss. Föreläsningar på uppdrag av Apple Rektor anger i sin intervju att han föreläst åt Apple vid ett antal tillfällen gratis. Under dessa föreläsningar säger Rektorn att han talar om Skolan och deras arbete rörande digital teknik. Övriga bisysslor I vår genomgång av e-post återfanns ett e-postmeddelande mellan Biträdande rektor och en representant för Atea 16 november 2014 där den förstnämnda bifogat sitt CV. I denna presenteras ytterligare ett antal uppdrag som denne innehar, Advisory Board Member EMEIA for ADE:s (från juli 2014), Apple professional development certified teacher (från 2013), workshops on Apple Learning Tour (från 2014 vid ett flertal tillfällen bl.a. Oslo), Keynote speaker på Apple Leadership Summit (2013 & 2014) samt rådgivare för ICT på Vaxholms kommun samt Ösbyskolan i Stockholm. E-postmeddelandet och dess bifogade CV finns i sin helhet i e-postbilaga

107 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 1(6) Den information som samlats in via Kommunens rutin för hantering av bisysslor framkommer ingen av de ovan nämnda bisysslorna med sitt namn. Biträdande rektor refererar dock till sin enskilda firma i noteringarna som berör bisysslor under Nedan kommer vi gå igenom de bisysslor som identifierats under vårt arbete. Createfree Vi har under vårt arbete inte kunnat finna något bolag bakom Createfree. Biträdande rektor benämner det som ett artistnamn/samlingsnamn. På hemsidan finns dock erbjudanden om tjänster såsom workshops, föreläsningar och resor. Vi har i transaktioner på Skolan identifierat inköp av visitkort för både Rektor och Biträdande rektor med Createfree där dessa står som founder med en e-postadress som slutar samt angivna telefonnummer som finns registrerat på respektive person i Kommunen och som den sistnämnda betalar fakturan för. En kopia på dessa visitkort återfinns i bilaga 3. Vidare har vi också noterat ett inköp av konferensrum på Novotel Blackfairs i London i januari På createfree.se finns information som anger Arrangerar en konferens om digitalt lärande på Novotel London Blackfairs. I ett e-postmeddelande 24 april 2013 från Biträdande rektor till Rektor bifogas ett e-postmeddelande från Lin Education där en representant för detta bolag skriver att hon hittat Biträdande rektor i deras inspiratörlista och anser att hans kompetenser passar mycket bra in på ett uppdrag som de skall genomföra, en föreläsning i Sala för 100 pedagoger. Rubriken i e-postmeddelandet är Sugen på uppdrag?. Biträdande rektor skriver till Rektor Vad säger du om detta, nu börjar Lin Education specifikt fråga om uppdrag, intressant!! E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga

108 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 2(6) I ett e-postmeddelande 24 maj 2013 från en person från en skola i Österåker skriver denne ( ) Tack för informationen angående ipads på skolan. Jag har försökt hitta sidan (på nätet) som du uppgav, hur vi kan komma igång osv. Hittar inte, jag kanske skrivit fel? Vore tacksam om du vill ge mig länken via mail, tack. Biträdande rektors svar samma dag är att namnet på sidan är createfree.se. e-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e- postbilaga 13. Rektor vidarebefordrar ett e-postmeddelande till Biträdande rektor den 9 september 2014 där det finns en inbjudan från Lin Education att åka med dem till BETT Rektor skriver Vi skall nog ta en titt på detta då vi kan skapa en produkt som är minst lika bra som till ett betydligt lägre pris och samtidigt känna pengar! [Ordet känna skulle kunna tolkas som tjäna. PwC anm] E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 14. I ett e-postmeddelande skickat från Rektor till Biträdande rektor 16 september 2014 bifogar denne ett e-postmeddelande från MacSupport där bifogat finns en inbjudan till BETT 2015 och ett program som de presenterar för dessa dagar. Rektorn skriver Kolla in denna och priserna! Vi kan göra det mycket bättre! E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 15. De visitkort som köptes in och som finns bifogat i bilaga 3 där Createfree anges som namn och Rektor och Biträdande rektor som Founder betalades i mitten av januari Detta var precis innan de genomförde en gruppresa till London och vars aktiviteter också i viss mån finns angivna på Createfree.se. Även om både Rektor och Biträdande rektor i intervjuer anger att Createfree inte är någon bisyssla så indikerar den information som framkommit under vår utredning att båda arbetat med Createfree som om det vore ett bolag. De erbjuder tjänster, köper in visitkort och hänvisar till hemsidan efter förfrågan. 55

109 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 3(6) Biträdande rektors enskilda firma Biträdande rektor anger ett antal tillfällen då han föreläst för Apple via sin enskilda firma, se Tabell 18 nedan. Under intervjun frågar vi efter vad som särskiljer de föreläsningar Biträdande rektor håller som ADE, vars kostnader i flertal fall belastat Skolan, och de föreläsningar han håller via sin enskilda firma. Biträdande rektor väljer då att lämna rummet tillsammans med sin advokat för att ha en överläggning. När de sedan återkommer presenteras en skillnad som anger att Biträdande rektor använder sina andra erfarenheter som doktor i biologi och danslärare och hur han utifrån detta perspektiv ser på digitalt lärande när han genomför föreläsningar via sin enskilda firma. När han däremot föreläser som ADE föreläser han alltid utifrån sin roll som Biträdande rektor på Skolan. De tillfällen som Biträdande rektor anger att han haft föreläsning via sin enskilda firma redogörs för nedan. Vi har också via information från löneavdelningen kunnat notera vilka olika frånvarotyper som registrerats på Biträdande rektor under samma period, vilka också presenteras. Tabell 18 - Biträdande rektors föreläsningar via hans enskilda firma År Månad Resa Biträdande rektor tjänstledig/semester eller övrig frånvaro 2014 n/a Oslo n/a 2014 Mars London Tjänstledig med lön 17-19/ Maj London Ingen noterad frånvaro 2014 December Moskva Tjänstledig utan lön 18-19/ Januari London Semester 19-21/1 samt tjänstledighet utan lön 22-23/ Februari Danmark Tjänstledig utan lön 10-11/2 samt semester 27/ Februari Finland Tjänstledig utan lön 10-11/2 samt semester 27/ Mars Skottland Tjänstledig utan lön 2-6/3 samt 23-27/ Mars Moskva Tjänstledig utan lön 2-6/3 samt 23-27/3 56

110 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 4(6) Biträdande rektor anger att han i mars 2014 var på en utbildning i London angående digitalt lärande där Apple var arrangör. Detta hade enligt Biträdande rektorn inget att göra med hans arbete som ADE. Biträdande rektor var under denna resa också tjänstledig med lön. Det är Rektor som godkänner och attesterar sin personals önskade och registrerade ledigheter. Vi har också funnit en kostnad som potentiellt härrör till denna resa. Det är ett parkeringskvitto på Arlanda långtidsparkering för perioden mars 2014 på beloppet 470 SEK. I maj 2014 var Biträdande rektor enligt egen uppgift i London och föreläste via sin enskilda firma efter vilken han fakturerade Polka Dot Planning som är agentur åt Apple. Vi kan inte se någon noterad ledighet för Biträdande rektor under maj månad. December 2014 anger biträdande rektor att han var i Moskva och föreläste på ett event som arrangerades av Apple. I lönesystemet har vi noterat två dagars tjänstledighet utan lön vilka sammanfaller med de datum som Biträdande rektor anger att han var i Moskva. Vi har inte identifierat några kostnader i transaktionerna i samband med denna resa. I januari 2015 var Biträdande rektor enligt egen uppgift och föreläste på BETT-mässan i London och höll 3-4 förelösningar på uppdrag av Apple. Dessa höll han enligt egen uppgift inte i egenskap av ADE. Han har noterad semester respektive ledighet under denna period. Ett kvitto på The London Showboat, middag för 10 personer har noterats på Biträdande rektors kort gällande denna period. Gällande resterande fyra tillfällen under 2015 då Biträdande rektor anger att han föreläst via sin enskilda firma har det under perioden även registrerats semester respektive tjänstledighet utan lön. Vi har inte kunnat identifiera några kostnader härrörande till dessa resor bland de transaktioner vi gått igenom. Under intervju framkom också att Biträdande rektor under en resa betald av Skolan till Philadelphia (10-15 oktober 2014) genomförde en föreläsning som benämndes What if we could use our talent in art, dance and music to show our skills in science?. Titeln på denna föreläsning visar på likheter med det som Biträdande Rektor anger är temat på de föreläsningar han håller med sin enskilda firma d v s inte enligt Biträdande rektor är tjänsterelaterat. En distinktion mellan de föreläsningar som Biträdande rektor håller via sin enskilda firma och i egenskap av ADE är svår att göra då tillräcklig information kring detta inte framkommit under vårt arbete. Vi har dock kunnat notera ett tillfällen (maj 2014) då Biträdande rektor anger att han föreläst via sin enskilda firma men ingen registrerad frånvaro finns enligt information från Kommunens löneavdelning. Vi har också identifierat ett tillfälle (mars 2014) då Biträdande rektor har varit tjänstledig med lön på en resa som han uppger har gjort privat. Han kan inte komma ihåg om det var Apple eller hans enskilda firma som stod för kostnaden för denna utbildning och resa. Oklart är också på vilket sätt denna utbildning skilde sig från de andra identifierade utbildningsresorna arrangerade av Apple som Biträdande rektor gjort och där kostnader för dessa belastat Skolan. 57

111 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 5(6) iskolor Enligt hemsidan är iskolor en ideell organisation. Biträdande rektor säger att den varken genererar intäkter eller kostnader. Trots detta framgår det i dessa stadgar Medlem ska betala den medlemsavgift som årligen fasställs av årsmötet. Biträdande rektor uppger under intervju att han tillsammans med ett team kvalitetsgranskar och godkänner det material som läggs upp på sidan. Hur dessa kostnader hanteras eller redovisas anges inte. Vi har också identifierat en transaktion i First Card-korttransaktioner som berör inköp av domännamnet iskolor.org. En annan identifierad transaktion är en biljett på flygbussarna i Göteborg 25 november På samma datum går att på iskolors-hemsida läsa Rektor presenterar iskolor på Apple itunes U i Göteborg. Rektor har ingen registrerad semester/tjänstledighet eller övrig frånvaro detta datum. I ett e-postmeddelande 27 november 2013 mellan en representant för Apple, Rektor, Biträdande rektor samt två andra personer beskriver denne vad Rektor och Biträdande Rektor skall prestentera på itunes U Workshop i Stockholm den 29 november 2013 Rektor and Biträdande rektor will be setting up a Public itunes U site (iskolor/ This would be an umbrella site which woul enbale teachers to affiliate their itunes U curriclum courses with a public site På iskolors hemsida går det att läsa "Om ni är nyfikna på detta samarbete ta kontakt med [Rektor] eller [Biträdande rektor], Apple Distinguished Educator, på Apples workshop i Stockholm fredagen den 29 november" Rektor eller Biträdande rektor har ingen registerad semester/tjänstledighet eller övrig frånvaro 29 november E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 16. Apple Distinguished Educator Enligt Biträdande rektor får han aldrig ersättning vid föreläsningar i egenskap av ADE. Skillnaden på de föreläsningar som Biträdande rektor håller som ADE och de han får betalt för och fakturerar via sin enskilda firma är enligt uppgift att i det förstnämnda fallet utgår han alltid från Skolan och sin roll som Biträdande rektor. Biträdande rektor har varit på två veckolånga utbildningsresor för ADE:s, en i Cork, juli 2013 och en i San Diego, juli För båda dessa har Skolan belastats med kostnader. Dock inte alla kostnader. Biträdande rektor anger att Apple har stått för kost och logi vid båda tillfällena. I San Diego tog också Biträdande rektor en kostnad privat och detta var för en hyrbil mellan flygplatsen i Los Angeles och platsen för utbildnigen i San Diego. Biträdande rektor har under perioden för dessa resor ingen registrerad semester/tjänstledighet eller övrig frånvaro. 58

112 Avsnitt 3 Bisysslor Analys bisysslor 6(6) Kreativt lärande Trots att Biträdande rektor benämner Kreativ Lärande enbart som en kul grej går det på hemsidan att finna ett tjänsteutbud samt kontaktuppgifter till de fyra personer som ingår i detta. Kreativt lärande nämns inte i de anmälningar Biträdande rektor gjort rörande bisysslor. Vi har inte kunnat identifiera några transaktioner relaterade till Kreativ Lärande. Dock var personer som ingår i Kreativt Lärande med och föreläste på den gruppresa som gjordes till London och BETT i januari Kostnader för dessa föreläsningar togs av Skolan. Förläsningar på uppdrag av Apple Rektor anger fyra tillfällen då han haft föreläsningar på uppdrag av Apple. Dessa är på Apple Nordic Summit under hösten 2013, i Finland under våren 2014 samt två gånger i Apples butik i Täby centrum. I den information som finns rörande bisysslor för Rektorn och som inkom 2015 anger Rektor att han föreläser men inte fått betalt för detta. Ett annat tillfälle för föreläsning som noterats i e-postmeddelande mellan Rektor och Biträdande rektor den 17 september 2013 är en föreläsning på Åland. Rektor skriver: Sedan fick jag idag mitt första uppdrag via Tänk Om att föreläsa för alla rektorer Åland om en lyckad 1-till-1 satsning. Vad, när och hur gör man! Finska kommunförbundet betalar för alla omkostnader det är redan den 24/9 på eftermiddagen Rektor har ingen noterad ledighet för denna period. Då denna föreläsning var redan under 2013 borde en anmälan gjorts av Rektor för bissyssla vid nästa insamlingstillfälle som var i slutet på För denna period har Rektor dock inte svarat på enkäten om bisyssla. E- postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 17. Förvaltningschefen anger under intervju att hon under våren 2014 kommit överens med Rektor att han skall ta ut tjänstledighet då han föreläser åt Apple. Rektor har under 2014 aldrig registrerat tjänstledighet. Rektor anger under sin intervju en annan beskrivning av denna överenskommelse. Enligt denne skulle Förvaltningschefen sagt rörande de föreläsningar som Rektor genomför att det inte var någon bisyssla utan att det istället kunde ses som fortbildning. 59

113 Avsnitt 3 Bisysslor Bisysslor Förvaltningschefens kännedom Den kännedom som Förvaltningschefen haft kring Rektor och Biträdande rektor bisysslor torde vara den information som lämnats via de elektroniska enkäter som skickas ut av personalavdelningen inför varje nytt år. Gällande Rektor har denne inför år 2014 inte svarat på enkäten och det finns således ingen bisyssla som Förvaltningschefen enbart via denna informationsinsamling kan haft vetskap om. Inför år 2015 svarade Rektor att han föreläser men inte fått betalt för detta. Noteras bör att den enkät som Rektor inte svarade på inför år 2014 skall enligt rutinerna skickas in och fyllas i oavsett huruvida man har en bisyssla eller inte. Gällande Biträdande rektor har denne inför både år 2014 och 2015 i enkäten angett att han har en enskild firma som han använder när han föreläser eller har uppdrag som professionell dansare. Förvaltningschefen beskrev under intervju att hon känner till ytterligare engagemang som Rektorn företagit sig. Information om Createfree fick hon då dåvarande Kommundirektör skickade ett e-post innehållandes länkar till Createfrees hemsida Hon anger vidare att hon känner till att Rektor föreläser på uppdrag åt Apple. Att så är fallet har hon fått kännedom om dels via en person som deltagit då Rektor föreläste på Apple Store i Täby och dels via Rektor själv som enligt Förvaltningschefen sagt till henne att han ibland föreläser åt Apple och i vissa fall får betalt för detta. Förvaltningschefen uppger att hon inte känt till iskolor. Rörande de ytterligare engagemang som Biträdande rektor företagit sig och som framkommit i detta avsnitt anger Förvaltningschefen att hennes ansvar kring kännedom om och bedömning av bisysslor enbart sträcker sig till rektorerna och att de sedan i sin tur är ansvariga för de som är anställda på deras respektive skola. Hon känner dock enligt egen uppgift till att Biträdande rektor också genomför föreläsningar på uppdrag av Apple. Förvaltningschefen har känt till att både Rektor och Biträdande rektor haft föreläsningar på uppdrag av Apple, på Skolan använt sig mer eller mindre uteslutande av Apple-produkter, haft studiebesök efter att Apple ringt och efterfrågat det samt genomfört utlandsresor som även Förvaltningschef vid tillfälle uppfattat arrangerats av Apple. Att Förvaltningschef uppfattat Apple som arrangör anges i ett e- postmeddelande den 11 december 2013 som hon skickar till en förvaltningschef i annan kommun och anger som svar frågan vilka de reser med till BETT 2014: "Apple och Resia Täby Resebyrå E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e-postbilaga 7. Hon nämnde också under intervju att Rektor berättat för henne att både han och Biträdande rektor blir inbjudna av Apple att delta på diverse resor och event som företaget arrangerar. 60

114 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen 61

115 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Inledning I vår utredning av vi noterat avvikelser i efterlevnaden av kommunens riktlinjer vad gäller verksamheten på Skolan. Tabell 19 nedan är en sammanställning över de reglementen och riktlinjer vi har tagit del av relevanta för vår utredning. Ett urval av mer betydande avvikelser sammanfattas på följande sidor. Orden reglementen och riktlinjer används här som en sammanfattande benämning på olika typer av beslut och styrdokument som syftar till att beskriva hur en verksamhet skall bedrivas vad gäller specifika aktiviteter. Tabell 19 - Reglementen och riktlinjer Beteckning Källa Datum Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning Kommunal författningssamling Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning Kommunal författningssamling Besluts- och behörighetsattestanter fr.o.m. 10 sep 2014 Valltenunas intranät Reglemente för kontroll av verifikationer - attestreglemente Kommunal författningssamling Attestanter barn- och ungdomsnämnden 2014 Sammanträdesprotokoll, Barn och Ungdomsnämnden Rutiner Inköp Valltenunas intranät Rutiner Inköp Kommunledningskontoret Anvisningar Inköp Kommunledningskontoret Inköp med inköpskort Valltenunas intranät First Card - Ansökan 8 B - Inköpskort (företagsavtal finns) Valltenunas intranät n/a* First Card inköpskort - Förbindelse Valltenunas intranät n/a** Guide First Card Inköpskort Valltenunas intranät Policy för anställds bisyssla och viss uppdrag Kommunal författningssamling Vallentuna kommuns rutinbeskrivning för anställdas bisyssla Valltenunas intranät Rutin för inventarieredovisning Kommunledningskontoret Beslut om utlandsresor i tjänsten Protokollsutdrag, Kommunstyrelsen Rutin för hantering av utlandsresor i tjänsten Valltenunas intranät Rutin vid utlandsresor Sammanträdesprotokoll, Kommunstyrelsen Hantering om utlandsresor i tjänsten Valltenunas intranät * Blank ett utställd av FirstCard med individuellt datum per k ortansök an ** Blank ett med individuellt datum per underteck nad k ortinnehavaren 62

116 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning 1(4) Efterlevnad av delegationsordning I Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning, gällande från och med 17 september 2013, framgår inledningsvis bl.a. att ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet inte får delegeras utan att beslutanderätten vad gäller dessa typer av ärenden alltid ligger hos nämnden. Under rubriken Upphandling och punkten Underteckna avropsavtal från ramavtal - externt/internt, anges förvaltningschef som delegat vad gäller belopp överstigande 500 ksek och rektor som delegat vad gäller belopp under 500 ksek. Vidare anges förvaltningschef som delegat i punkt 3.15 Direktupphandling från kr till 15% av tröskelvärdet inom ramen för anvisad budget och rektor som delegat under punkten Direktupphandling under SEK inom ramen för anvisad budget. Ovan skrivningar i punkt 3.13, 3.15 och 3.16 har tolkats så att: Endast förvaltningschef har befogenhet att fatta beslut om avrop från ramavtal (d.v.s. inköp från leverantör med ramavtal) över 500 ksek och att rektors motsvarande befogenhet uppgår till högst 500 ksek, Förvaltningschef har befogenhet att fatta beslut om direktupphandling (d.v.s. inköp från leverantör utan ramavtal) över 100 ksek upp till 270 ksek (15% av tröskelvärdet 1 januari, 2014) medan rektors motsvarande befogenhet endast avser belopp upp till 100 ksek. Vissa beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden vid första möjliga sammanträde efter delegationsbeslutet. Till den kategorin hör bl.a. direktupphandling över 100 ksek fattade av förvaltningschefen. I anmälan skall det framgå vem som fattat beslutet och när beslutet fattats. Barn- och ungdomsnämndens tidigare delegationsordningen (antagen 17 november 2001 och reviderad 14 juni 2011) som ersattes 17 september 2013, var utformad på ett annorlunda sätt än den nu gällande delegationsordningen. Av den tidigare delegationsordningen framgår exempelvis inte befogenheter gällande inköp och avrop och inte heller några beloppsgränser. Vidare så omfattar den bara delegation ned till förvaltningschef men inte exempelvis rektors delegation. I den nya delegationsordningen daterad 17 september 2013 sägs att den är mer omfattande än tidigare och att syftet är att betona för alla berörda de förändringar som den nya skollagen (2010:800) och nya förordningar för skolväsendet innebär. Tabell 20 på följande sida ger en sammanfattande bild över inköp per kalenderår gjorda av Skolan från ett antal leverantörer perioden Hur den tidigare delegationsordningen skall tolkas vad gäller överskridande av eventuella gränser för avrop från ramavtal eller direktupphandlingar har inte varit föremål för analys inom ramen för denna utredning. I tabellen visas därför inköp under år 2013 före respektive efter den nya delegationsordningen trädde i kraft. 63

117 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning 2(4) Endast en av leverantörerna, Dustin AB, har tecknat ramavtal med kommunen. Det ramavtalet avser dock bara leasing/hyra av produkter men inte inköp. Av tabellen framgår att avrop (inköp) från Dustin, exklusive kostnad för leasing/hyra, under år 2014 uppgår till 875 ksek. Inköp från Dustin AB under år 2013, från att den nya delegationsordningen antogs, uppgår till 363 ksek. De sammantagna inköpen, från att den nya delegationsordningen antogs, uppgår således till 1,2 msek vilket kraftigt överstiger rektors delegationsgräns om 100 ksek. En gräns som också överskridits både år 2013 och 2014 enbart räknat på årsbasis. Vidare framgår att inköp över 100 ksek gjorts under år 2014 från leverantörerna Biotech AB och Lin Education AB vilka inte har ramavtal med kommunen. Delegationsgränsen för rektor har således för båda dessa leverantörer överskridits det året enbart räknat på årsbasis. De sammantagna inköpen från dessa leverantörer, inklusive år 2013 efter att den nya delegationsordningen antogs, uppgår till 444 ksek respektive 105 ksek. I fallen Lin Education AB och Dustin AB har även delegationsgränsen för förvaltningschefens direktupphandling överskridits räknat som 15% på tröskelvärdet (cirka 270 ksek 1 januari, 2014). Tabell 20 - Inköp från urval av leverantörer perioden (SEK) 2013 Totalt Ramavtal Leverantör Typ av inköp 2012 (t.o.m. 17/9) (fr.o.m 18/9) 2014 (exkl moms) Inköpsfakturor Nej Leasingfakturor* Ja Dustin AB Totalt kr kr kr kr kr Biotech AB Inköpsfakturor Nej Lin Education AB Inköpsfakturor Nej Uts Försäljning AB Inköpsfakturor Nej *På fakturorna finns referenser till tre olika leasing/hyresavtal varav två erhållits från kommunen. Båda dessa är tecknade år 2012 (d.v.s. före den nu gällande delegationsordningen). Källa; Utdrag ur Kommunens ekonomisystem DCE samt information från Kommunens upphandlingsavdelning. 64

118 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning 3(4) Förvaltningschefens kännedom Vid en stickprovskontroll av inköpsfakturor avseende ovan nämnda leverantörer framkommer att Rektor varit attestant i samtliga fall. Förvaltningschefen anställdes i augusti, 2013, strax före den nya delegationsordningen började gälla, uppger att hon inte varit delaktig i några beslut om avrop/inköp vid Skolan från dessa leverantörer (se Tabell 20] och att hon inte varit medveten om de omfattande inköpen som gjorts på Skolan under den tid som hon varit Förvaltningschef. I en inledande intervju uppger hon att det som finns i delegationsordningen är mer byggen och så och att hon ej sett delegationsordning på inköp. I en efterföljande intervju uppger hon att hon är insatt i den nya delegationsordningen men inte på detaljnivå och att den också diskuterats i olika sammanhang, t ex i rektorsgruppen, bl.a. av den anledningen att den uppdaterades under september Huruvida Rektor följt delegationsordningen vet hon inte. Förvaltningschef uppger dock att hon inte kan anses vara ansvarig för att delegationsordningen inte efterlevts på Skolan eftersom hon inte haft kännedom om omfattningen av inköpen. När hon nu, som resultat av denna utredning, har insikt i omfattningen av Skolans inköp är hennes uppfattning att Rektorns överskridande av beloppsgränserna inte är acceptabel och att Rektor borde kontakte henne om han går över sin delegation då det ligger på rektorerna att flagga när de vill gå över sin delegation. Förvaltningschefen säger att hennes ansvar rörande delegationsordningen är att rektorerna vet var den finns och vad den säger. Att den sedan efterlevs är allas ansvar. Förvaltningschefen anger under intervju att hon anser att hennes ansvar aktualiseras först när hon får kännedom om ett förhållande. Förvaltningschefen har enligt egen utsaga inte, utöver att diskutera delegationsordningen, vidtagit några särskilda åtgärder för att säkerställa att delegationsordingen faktiskt efterlevs, bl.a. med hänvisning till att det inte finns något systemstöd för detta. Förvaltningschefen uppger vidare att hon istället förlitats sig på att det funnits fungerande rutiner på plats när hon påbörjade sin tjänst i augusti 2013 och att förvaltningens ekonomer har koll på att delegationen efterlevs. Att notera är dock att eventuella rutiner som fanns på plats i augusti 2013 måste ha avsett den gamla delegationsordningen och inte den nya som trätt i kraft strax efter att Förvaltningschefen anställdes. Det bör noteras att om delegationsordningen efterlevts: Så hade alla inköp över 100 ksek anmälts till nämnden och därmed kommit till nämndens kännedom, samt att, Nämnden skulle ha beslutat om, och därmed haft kännedom om, alla inköp över 270 ksek från icke-ramavtalsleverantörer, t ex Dustin AB och Lin Education. 65

119 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Barn- och ungdomsnämndens delegationsordning 4(4) I övrigt har vi också noterat omfattande inköp från Dustin AB under år 2014 vid Lovisedalsskolan och Hammarbacksskolan uppgående till 1,0 msek respektive 0,9 msek vilket i båda fallen överskrider både rektors och förvaltningschefens befogenhet vad gäller beslut om inköp från icke-ramavtalsleverantör. Vi har inte närmare analyserat vem som beslutsattesterat dessa fakturor inte heller om dessa gäller inköp- eller hyra/leasing av produkter. Förvaltningschefen uppger dock att hon inte varit delaktig i några beslut om inköp på dessa skolor. Förvaltningschefen säger att syftet med delegationen är att hålla kontroll men hon tror att många rektorer köper in över delegationsgränserna och att hon inte har någon kontroll över det. Förvaltningschefen anser att förvaltningen har dålig kontroll över när gränser för delegation överskrids. 66

120 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Riktlinjer vid inköp 1(3) Kommunens Rutin vid inköp I Kommunens dokument Rutin vid inköp, daterad 23 oktober 2014, framgår bl.a. att: Alla inköp skall förankras hos den enhetschef för den avdelning/enhet beställaren tillhör, Kommuner lyder under Lagen om offentlig upphandling ( LOU ), Innan beställare handlar skall denne ta reda på ifall den vara eller tjänst som skall köpas ingår i ett ramavtal eller inte. Om den gör det, måste beställaren handla från den leverantören, Om inte ramavtal finns och kontraktets värde uppgår till högst 28 % av tröskelvärdet kan en direktupphandling göras. Av de tidigare versionerna av Rutin vid inköp, daterade 15 mars 2012 och 30 oktober 2013, framgår i stort samma sak med den skillnaden att den senaste versionen är mer detaljerad i beskrivningen av LOU inklusive formaliakraven på direktupphandlingar upp till 505 ksek, bl.a. att tre leverantörer skall tillfrågas vid inköp mellan ksek. I den senaste versionen anges vidare att: Inköp utanför ramavtal upp till 100 ksek ska anmälas till Kommunens inköpscontroller (dock ej fikabröd och blommor enligt rutinen). Inköp mellan ksek skall avtalas. Avtal skall diarieföras och all dokumentation skickas till registrator och kommunens inköpscontroller. Gränsen för direktupphandling (28% av tröskelvärdet) höjdes 1 juli 2014 från cirka 270 ksek till 505 ksek. Efterlevnad av inköpsreglementet Vi har inte i denna utredning gjort en genomgång av efterlevnaden av LoU vid Skolan. Följande observationer har dock gjorts: Inköp I vår utredning har det inte framkommit att det finns ramavtal med någon av de leverantörer vars inköp återges i Tabell 20 ovan. Vi har också specifikt fått besked från kommunens inköpscontroller att det inte finns något ramavtal vad gäller inköp av Appleprodukter. Inköp från Dustin uppgår till totalt 2,3 msek (se Tabell 20) vilket överskrider gränsen för direktupphandling både före och efter den 1 juli, Även räknat på enskilda kalenderår har gränsen för direktupphandling överskridits vilket exempelvis också gäller inköp från leverantören Uts Försäljning AB år Leasing/hyra I vår utredning har vi identifierat fakturor ställda till Skolan som avser leasing/hyra av Apple-produkter från Dustin AB. Totalt uppgår hyreskostnaden till 1,6 msek för perioden Vår tolkning av informationen på fakturorna är att de refererar till tre olika leasing/hyresavtal vara två erhållits från kommunen. Hyresavtal 1: Det första leasing/hyresavtalet är tecknat med Dustin Financial Services AB daterat i augusti 2012 och avser 36 månaders hyra av 200 stycke Apple ipad inklusive kringutrustning till en kostnad av SEK per månad vilket motsvarar en total hyreskostnad över hela hyresperioden på 817 ksek. Avtalet är signerat av dåvarande kommundirektör. 67

121 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Riktlinjer vid inköp 2(3) Hyresavtal 2: Det andra hyres/leasingavtalet är daterat december, 2012, och avser en hyrestid om 36 månader. Detta avtal refererar i sin tur till ett annat avtal som reglerar avrop från ett av Kammarkollegiets ramavtal. Av hyresavtal 2 framgår att avrop från Dustin AB kan komma uppgå till 6 msek perioden december 2012 december 2013 samt att detta kan komma att ske genom uppstart av kvartalsvisa underavtal vid Skolan samt Kulturskolan Vallentuna. Hyreasavtal 2 är undertecknat av den dåvarande kommundirektören, Roland Beijer och Dustin Financial Services AB. Avrop från Kammarkollegiets ramavtal: Det avtal som reglerar avrop från Kammarkollegiets ramavtal (och som det refereras till i Hyresavtal 2) är daterat december Avtalstiden är 12 månader med möjlighet till förlängning upp till 36 månader. Även i detta avtal nämns att det är två skolor som startar en-till-en projekt med ipads som beräknas förse cirka elever med varsin ipad samt cirka 130 lärardatorer. Av prisbilaga till avtalet framgår att offererade produkter är cirka Apple-produkter varav merparten avser ipads. Offererad totalkostnad för dessa produkter uppgår till 6 msek räknat på en period om 36 månader vilket sammanfaller med kostnadsestimatet i hyresavtal 2. Avtalet är signerat av den dåvarande kommundirektören Roland Beijer och Dustin AB. Den dåvarande kommundirektören signerar även förlängningar av avtalet med 12 månader vid två tillfällen, dels i augusti 2013 och dels i augusti Den senaste förlängningen medför att avtalets löptid är fram till december Att observera är att hyresavtal 1, hyra av Apple-produkter från Dustin AB, tecknades i augusti 2012, d.v.s. innan den avtalsmässiga kopplingen gjordes till Kammarkollegiets ramavtal vilket skedde i december, Hyresavtal 1 är då inget avrop från ramavtal utan snarare en direktupphandling. Med den tolkningen och givet totala hyreskostnaden i det avtalet, 817 ksek, så överskrider detta direktupphandlingsgränsen och är i så fall en avvikelse från kommunens inköpsreglemente. Inköp utanför ramavtal upp till 100 ksek ska anmälas till Kommunens inköpscontroller (dock ej fikabröd och blommor enligt rutinen). Inköp mellan ksek skall avtalas. Avtal skall diarieföras och all dokumentation skickas till registrator och kommunens inköpscontroller. I Rutin inköp daterad den 23 oktober 2014 anges också att inköp beroende på dess storlek skall anmälas till och registreras av Kommunens inköpscontroller. Enligt uppgift från upphandlingsavdelningen på Kommunen har inga sådana anmälningar gjorts för Skolan. 68

122 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Riktlinjer vid inköp 3(3) Förvaltningschefens kännedom Frågor har ställts i samband med vår utredning vad gäller de omfattande inköpen av Apple-produkter som gjorts på Skolan (se vidare diskussion kring efterlevnad av inventeringsrutiner på följande sidor). Av ovan leasing/hyresavtal framgår tydligt att den dåvarande kommundirektören varit aktiv i sammanhanget och väl medveten om omfattningen av leasade/hyrda Apple-produkter. Det första hyresavtalet tecknades i augusti 2012 vilket var innan ett ramavtal fanns på plats. De omfattade leasing/hyresavtalen av Apple-produkter påbörjas också strax efter att Rektor anställdes i mars Förvaltningschefen uppger i intervju att satsningen på Skolan och användningen av Apple-produkter var något hon ärvde och som fanns på plats när hon tillträdde sin tjänst i augusti När det gäller efterlevnad av Kommunens inköpsreglemente uppger Förvaltningschefen att hon inte vet hur mycket Skolan handlar från Dustin AB. Förvaltningschefen uppger att inköp skall göras via Dustin AB och att större skolor köper in från upphandlad leverantör. Förvaltningschefen säger vidare att det finns ett upplägg som innebär att Rektor kan köpa direkt från Dustin och att hon frågat Rektor om de köper in Apple-produkter. Rektor skall ha uppgivit för henne att han och den före detta IT-chefen haft en överenskommelse och att Rektor har en ansvarskod så att han kan köpa Apple-produkter. I vår diskussion med den f.d. IT-chefen uppger han att han i september 2013 (med hänvisning till ett e-post) föreslår att de som redan har en Apple-miljö skall bli behöriga att beställa Apple-produkter från Dustin och att han hoppas att det kommer att komma på plats snarast. Förvaltningschefen uppger att hon inte vet varför Rektor varit intresserad av en egen lösning vad gäller Apple-produkter. Hon menar att hon kontrollerat med den f.d. IT-chefen som skall ha uppgett att han har koll på saken. I vilken mån ovan diskussion kring en speciallösning avser de leasing/hyresavtal med Dustin avseende Apple-produkter som vi identifierat har inte framgått. Något ramavtal vad gäller inköp från Dustin AB finns dock inte och inte heller något ramavtal vad gäller inköp av Apple-produkter. Omfattande inköp har dock gjorts vid Skolan utöver de produkter som är leasade/hyrda. Detta har också skett vid andra skolor, dock har vi i vårt arbete för dessa skolor inte utrett huruvida det gäller inköp eller leasing. Förvaltningschefen har haft kännedom om att Apple-produkter använts på Skolan samt fått information om en speciallösning för Rektor gällande inköp. Förvaltningschefen har dock inte vidare satt sig in i eller försökt förstå de faktiska förhållandena kring denna speciallösning. Detta bör ses i skenet av att det uppdaterade inköpsreglementet förtydligar de krav som ställs på verksamheterna vad gäller direktupphandling och dessutom att dessa skall anmälas till kommunens inköpscontroller. Behovet av att säkerställa fungerade rutiner har således ökat. 69

123 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Attestreglemente 1(5) I Kommunen Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente antaget av Kommunfullmäktige 18 december 2006, framgår inledningsvis reglementets omfattning, målsättning, ansvar, kontroller samt kontrollernas utformning. Sedan återfinns Anvisningar till reglementet för kontroll av verifikationer attestreglemente vilket ytterligare statuerar hur reglementet skall följas. Under 2 Målsättning anges att de verifikationer skall vara korrekta avseende Prestation Varan eller tjänsten har levererats till eller från Kommunen Bokföringsunderlag Verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed Kontering Transaktionen är rätt konterad Beslut Transaktionen överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare. Under den efterföljande rubriken Ansvar 3 anges att Kommunstyrelsen ansvarar för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. Vidare under 4 statueras att Kommunens nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs och att varje nämnd vid behov utfärdar ytterligare anvisningar för tillämpning för sitt verksamhetsområde. Specifikt rörande förvaltningschefs ansvar anges under Ansvar paragraf 6 att Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att kontrollansvariga är informerade om reglerna och anvinsingarnas innebörd. Förvaltningschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Vidare anges i paragraf 7 att Kontrollansvarigs uppgift är att tillämpa fastställda anvisningar samt att när bister upptäcks rapportera dessa till närmast överordnad chef. I Anvisningar till reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente kompletteras denna paragraf med att rapport kan lämnas till kommunens ekonomi- eller redovisningschef om det ej är lämpligt att rapportera upptäckt brist till närmast överordnad chef. 70

124 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Attestreglemente 2(5) I ovan paragrafer 6-7 nämns Kontrollansvariga, vår tolkning är att dessa anses vara de som i följande paragraf 8 nämns som: Mottagningsattest (sakgranskning) Kontroll att vara eller tjänst mottagits. Denne intygar att Kommunen fysiskt fått det som beställts eller att beställd tjänst har utförts, Pris- och sakattest (sakgranskning) Kontroll mot avtal, taxa, bidragsregler eller beställning samt kontroll av pris och betalningsvillkor, Belsutsattest (attest) Kontroll mot beslut, kontering och finansiering, denna roll utgör kärnan i kontrollen här ingår även att kontrollera att mottagningsattest, pris och sakattest är utförda, Behörighetsattest Kontroll av att nödvändiga attester skett av behöriga personer. Detta skall utföras av respektive förvaltning/nämnd genom stickprovskontroller. Kontroll skall då ske av signatur, konton, beloppsgränser och dylikt. Således tolkar vi det som att dessa fyra olika former av Kontrollansvar är ansvariga för att vid upptäckt av brist, rapportera dessa till sin närmaste chef. Rubriken Kontrollernas utformning 9 statueras att de interna kontrollerna inom respektive nämnd skall utformas så att de är tillräckliga och står i rimlig proportion till riskerna. Vid utformningen av dessa kontrollrutiner skall vissa krav beaktas: Ansvarsfördelning ingen person skall ensam hantera en transaktion från början till slut, Kompetens respektive kontrollperson skall ha erforderlig kompetens för uppgiften, ansvaret för att så är fallet ligger på respektive nämnd, Integritet den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade, det är inte lämpligt att underordnad personal beslutsattesterar sådant som överordnad har pris- sak eller mottagningsattesterat. Det är heller ej lämpligt att direkt underordnad personal beslutsattesterar överordnads utlägg eller dylikt, Jäv den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. För bedömning av jäv föreligger bör försiktighetsprincipen tillämpas. De transaktioner som avses är t ex reseräkningar, ersättningar för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, representation avseende sig själv eller närstående eller affärstransaktioner till bolag eller liknande där intressekonflikt kan uppstå. Vid behov skall beslutsattest ske av överordnad, Dokumentation vidtagna kontrollåtgärder skall dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. 71

125 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Attestreglemente 3(5) Rutin Validera objekt I enlighet med 4 i Kommunens reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente har Barn- och Ungdomsförvaltningen ytterligare en rutin vars syfte är att kontrollera och försäkra sig om att verifikationer utförs dels i enlighet med god redovisningssed och dels minska risken för jäv i de transaktioner där risken för förekomsten av sådan är större såsom reseräkningar, ersättningar för utlägg, egna mobiltelefonräkningar, eller representation avseende sig själv eller närstående. Rutinen inkluderar också transaktioner kopplade till resor, konferenser och utbildningar. Rutinen innebär att kontering på vissa konton medför en process i DCE där fakturan efter beslutsattest (attest) går till ekonomifunktionen på Barn- och Ungdomsförvaltningen för ytterligare kontroll och att den först efter att denna är genomförd går till betalning. Vilka konton som ingår i denna rutin samt vilken information som krävs för att fakturan från förvaltningen skall gå till betalning anges i bilaga 6. Efterlevnad attestreglemente Kommunens fakturahanteringsprogram DCE har inbyggda funktioner som stödjer det som anges i Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente. Exempelvis kan ingen ensam hantera en transaktion från början till slut. De olika attesterna kan bara ske i den ordningen att beslutsattest sker som sista led. Underordnad kan inte heller attestera överordnads fakturor. Det ansvar som ligger på beslutsattestant rörande kontroll att kontering är korrekt har delvis inte efterlevts. Vi har inte gjort en fullständig översyn av alla konteringar som skett i alla transaktioner men där vi tagit stickprov har det i vissa fall visat sig att konton har använts felaktigt exempelvis har kostnader rörande personalrepresentation i flera fall konterats på kontot Övriga personalvårdande kostnader. En annan konsekvens av sådan felaktig kontering har varit att fakturan inte hamnat för ytterligare granskning i Validera objekt. Som nämnt i föregående avsnitt har även inköp över delegationsgränser gjorts vars efterlevnad skall kontrolleras av beslutsattestanten (attest). Detta ansvar har således inte upprätthållits. I kontrollansvarigs uppgift står också att rapportera upptäckta brister i fastställda anvisningar. Sakgranskaren på Skolan har enligt uppgift i intervju vid ett flertal tillfällen påpekat för ekonomipersonal på förvaltningen att denne har svårt att få in de kvitton som krävs som underlag för First Card-korttransaktioner. Detta torde indikera att denne tagit sitt ansvar i rapporteringen av upptäckt brist i just detta fall, men att vidare åtgärder inte tagits på förvaltningsnivå. 72

126 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Attestreglemente 4(5) Rektor i egenskap av beslutsattestant (attest) konsekvent med några få undantag under hela Granskningsperioden beslutsattesterat alla fakturor avseende sina egna First Card-korttransaktioner. Att beslutsattestera egna First Card-transaktioner är inte i överensstämmelse med försiktighetsprincipen som bl.a. uttrycks i ovan nämnda paragraf 9 Kontrollernas utformning Rektor har som beslutsattestant (attest) också attesterat sina egna kontanta utlägg, fakturor för konferenser, representation, resor och utbildningar där Rektor varit delaktig och även attesterat en faktura rörande inköp från Biträdande rektors enskilda firma Johan Anderssons Dansstudio. Vi anser att vid alla dessa tillfällen borde beslutsattest (attest) skett av Rektors överordnande chef. Sammanfattningsvis tyder informationen som framkommit under vårt arbete att Rektor i sin roll som beslutsattestant (attest) brustit dels i sin kontroll av att fakturor har konterats på ett korrekt sätt och dels då han i stor omfattning attesterat kostnader som kan relateras till denne själv och där jävssituation kan uppstå och inte heller rapporterat denna brist till sin närmsta överordnade chef. 73

127 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Attestreglemente 5(5) Förvaltningschefens kännedom Under intervju med Förvaltningschefen anger hon att rektorer inte skall attestera fakturor eller transaktioner avseende aktiviteter där de själva deltagit och ger exempel såsom First Card-fakturor, resor och konferenser. Hon säger vidare att någon på förvaltningen attesterar alla dessa transaktioner som förekommer på skolorna. Ovan motsägs av den information vi har fått ta del av från DCE kring vem som faktiskt har attesterat denna typer av kostnader. För Skolan är det enbart ett fåtal som har nått Förvaltningschefen för attest. Förvaltningschefen säger under intervju att hon förutsätter att systemet eller någon annan reglerar att Rektor inte attesterar transaktioner som avser aktiviterar där han själv deltagit. På Förvaltningschefens ansvar återfinns också i reglementet att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Vi tolkar Validera objekt som en rutin vilken kan ses som en funktion för att ytterligare kontrollera att reglementet efterföljs. Förvaltningschefen anger i sin intervju att hon inte känner till hur rutinen Validera objekt fungerar eller vilka konton som ingår i den. Under vårt arbete har det framkommit tydliga indikationer på att rutinen Validera objekt brister i sitt syfte, då fakturor ankommit till rutinen utan tillräckligt underlag och ändock gått för betalning. Denna rutin återfinns och hanteras på förvaltningsnivå. Förvaltningschefens ansvar anges i Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente inklusive att se till att kontrollansvariga är informerade regler och anvisningarnas innebörd. På Skolan har dock konteringar i flera fall skett på ett felaktigt sätt. Rektor har också själv attesterat fakturor där en jävssituation kan uppstå. Förvaltningschefen har uppfattningen att hon inte kan ha någon kontroll över vad som borde ankomma till henne för attest och agerar bara när det kommer till henne. 74

128 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Kreditkorts-reglementen 1(5) Kommunens kreditkortsreglementen Kommunens reglemente kring användning av First Card består av följande fyra dokument: (1) Guide First Card Inköpskort (2) Rutiner inköp (3) Ansökan 8B (4) First Card Inköpskort Förbindelse I Guide First Card Inköpskort anges att inköp i första hand skall göras mot faktura och i andra hand göras med inköpskort. Där anges också att betalkorten är personliga och inte får användas för privat bruk. Guiden statuerar sedan att varje kort har en beloppsgräns knuten till sig så att användaren är begränsad till: 1. Ett inköpsbelopp per månad eller, 2. Ett begränsat belopp per inköp. Vidare står att förvaltningschef beslutar om beloppsgräns. Vidare anges att den blivande kortinnehavaren dels ska ta del av kontobestämmelser från First Card dels underteckna en blankett First Card Inköpskort Förbindelse, vad som skall anges i denna blankett återges nedan. Blanketten finns bifogad i bilaga 7. På denna blankett anges bl.a. beloppsgräns per kalendermånad och per inköp och riktlinjer för First Card inköpskort. Dessa är bland annat att inköpskortet är: personligt och inte får lånas ut, att kortet inte får användas för privat bruk, att kortet enbart får användas för köp i tjänsten, att inköp som överstiger den personliga beloppsgränsen som finns på kortet ej godtas, att kontantuttag inte får göras, att varje inköp skall styrkas med kvitto, att kortinnehavaren själv får stå för ej redovisade kvitton och att kortinnehavaren ansvarar gentemot Kommunen för samtliga inköp på kortet. Förvaltningens First Card-administratör skall enligt guiden fylla i en ansökningsblankett från First Card, Ansökan 8B Inköpskort som skall attesteras av behörig chef och undertecknas av kortadministratören. Blanketten Ansökan 8B Inköpskort skickas efter ifyllande till First Card och när sedan kort, kod och kvitteringslista ankommit från denne kan den blivande kortinnehavaren kvittera ut sitt kort och kod. Blanketten innehåller bl.a. inköpsgräns per köp, kontantuttagsbelopp om annat än angivet på avtalet samt inköpsgräns/30 dagar. 75

129 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Kreditkorts-reglementen 2(5) I Kommunens Rutiner Inköp daterad den 23 oktober 2014 (samt tidigare versioner från 15 mars 2012 och framåt) skrivs att alla Kommunens inköp även till mindre belopp måste göras från upphandlade leverantörer. Vid inköp med inköpskort skall kvitton och andra uppgifter lämnas skyndsamt och löpande till den som konterar leverantörsfakturor. Om innehavare av First Card inköpskort tappat bort sitt kvitto skall löneavdrag på motsvarande belopp inklusive moms göras. Om kvitto förekommit men köpnota/slip finns kvar, kan överordnad chef besluta om att löneavdrag inte skall göras. 76

130 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Kreditkorts-reglemente 3(5) Efterlevnad Kommunens kreditkorts-reglemente Skolans kreditkort har använts för omfattande inköp som borde köpts in från via faktura enligt Guide First Card Inköpskort. Detta gäller exempelvis resor som köpts via tex Norwegian, AirBnB, SAS och SJ och ett antal transaktioner på Apple Store i Täby. Rektor har gjort inköp över den beloppsgräns per månad som angetts i dennes blankett First Card Inköpskort Förbindelse. Denna anger beloppsgränsen per månad till SEK och 3000 SEK per inköp. Beloppsgränserna avser således olika former av limiter. Till saken hör att den beloppsgräns som i praktiken sätts av First Card/Nordea avser en limit på skuldbeloppet och som ursprungligen var SEK. Enligt uppgifter från First Card/Nordea har deras ursprungliga initiala skuldlimiten om SEK överskridits fem gånger under perioden december 2013 till januari Beloppsgränsen per kalendermånad om SEK som uttrycks i First Card-förbindelse har på Rektorns kort överskrids fem gånger under perioden oktober 2013 december Beloppsgränsen per inköp som uttrycks i First Card-förbindelse om SEK har på Rektorns kort överskridit åtminstone 16 gånger under perioden augusti 2012 till december Att detta varit möjligt att överskrida First Card/Nordeas ursprungliga skuldlimit om SEK beror på ett misstag som gjorts på First Card/Nordea där bankens limit under en längre period varit SEK i maximal skuld. Oaktat misstaget från banken har Rektor överskridit den limit som överenskommit med Kommunen genom signering av First Card Inköpskort Förbindelse. Att Rektor även i juli 2014 genomfört en transaktion på SEK indikerar att denne känt till att igen av limiterna på hans kort inneburit en begränsning av hans inköp. Vilket rimligen borde rapporterats till Förvaltningschefen som enligt rutinen First Card Inköpskort beslutar om beloppsgränserna. Enligt den information vi tagit del av har så inte gjorts. Biträdande rektor har i blanketten First Card-inköpskort Förbindelse en beloppsgräns per månad till SEK och även SEK per inköp. Enligt vad som framkommit i vår analys av First Card-korttransaktioner har dessa limiter aldrig överskridits. I Rutiner Inköp står att avsaknad av kvitto skall generera ett löneavdrag. Under Granskningsperioden har vi noterat att kvitto saknas för totalt 15 transaktioner till ett belopp om SEK för Rektor och för 15 transaktioner på totalt SEK för Biträdande rektor. Enbart ett löneavdrag har noterats för avsaknad av kvitto. Detta gäller Rektor och var på 18 SEK och avdraget genomfördes i januari I Rutiner Inköp anges vidare att då kvitto saknas med köpnota/slip finns kvar kan överordnad chef besluta om att löneavdrag inte skall göras. Vi har inte gjort någon analys kring i vilka transaktioner Rektor och Biträdande rektor genomfört där det enbart förekommer köpnota/slip vilka då borde blivit föremål för beslut av Förvaltningschefen. 77

131 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Kreditkorts-reglemente 4(5) Rektors kort har vid ett tillfälle använts för att köpa prestentkort på Apple. Det bör observeras att presentkort i princip är att jämställa med kontanter. Kontantuttag får inte göras enligt First Card-förbindelse som Rektor skrivit på. First Card inköpskort Förbindelse anger också att inköpskortet är personligt och inte får lånas ut. Under intervjuer med anställda på Skolan har det dock framkommit att så har varit fallet vid ett flertal tillfällen. Vi har även i First Card-transaktionerna noterat att Rektor och Biträdande rektor gjort inköp med andra personers kort. Då fullständigt ifylld blankett inte funnits eller varit bristfälligt ifylld vid majoriteten av de transaktioner som skett under Granskningsperioden och där bl.a. uppgift om annan person lånat kort skall anges, kan omfattningen av detta inte fullt utredas. Däremot har det i åtta fall framgått att Rektor gjort inköp med annan persons kort, alla utan fullständigt ifylld blankett. Summan av dessa transaktioner är SEK. För Biträdande rektor har det tydligt framgått i två fall att denna använt annans kort. Summan av dessa transaktioner är 189 SEK. En översikt kring dessa transaktioner då Rektor och Biträdande rektor lånat någon annan kort återfinns i bilaga 2 och 5. 78

132 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Kreditkortsreglemente 5(5) Förvaltningschefs kännedom Förvaltningschefen har inte skrivit under First Card/Nordeas Ansökan - Blankett 8B för Rektor eller Biträdande rektor då dessa kort anskaffades innan hon anställdes av Kommunen. Underskrift av dessa blanketter har gjorts av den f.d. Förvaltningschefen vad gäller Rektor och för Biträdande rektor är blanketten undertecknad av Rektor. Dock uppger Förvaltningschefen att hon under sin tid som Förvaltningschef skrivit under en sådan blankett för en annan rektor. Vidare har Förvaltningschefen också ett eget First Card-kort och därmed också själv undertecknat First Card Inköpskort Förbindelse. Enligt vad som framkommer i intervju med Förvaltningschefen har denne då hon anställdes inte fått någon genomgång kring hur First Card-reglementet fungerar på förvaltningen. Förvaltningschefen säger under intervju att hennes förvaltning inte har någon insyn kring hur First Card-kort används på skolorna. I Rutin Inköp anges att kvitton för gjorda First Card-transaktioner skall lämnas skyndsamt och löpande till den som hanterar leverantörsfakturor och att löneavdrag skall göras om kvitto saknas. Vidare anges att om kvitto förekommit, men kortslip finns kvar, kan överordnad chef besluta att löneavdrag inte skall göras. Förvaltningschefen angav under intervju att hon uppfattat det som att det är respektive skoladministratörs ansvar att sända signaler till förvaltningen om kvitto saknas så att löneavdrag på motsvarande belopp kan ske. Hon medger dock vidare att detta känns som en osäker rutin. Förvaltningschefen säger vidare att det är Rektor som är ansvarig för att hantera eventuella löneavdrag vid avsaknad av kvitto vad gäller Biträdande rektors transaktioner. Vad gäller Rektors löneavdrag vars ansvar då ligger på Förvaltningschefen har det bara skett vid ett tillfäller i januari 2015 till ett belopp om 18 SEK. Vilket undertecknades av Förvaltningschefen. Förvaltningschefen tycker inte att hon borde veta hur mycket respektive Skola använder sina First Card-kort. Enligt Rutin Inköp skall fakturering användas i första hand och inköp via kreditkort i andra hand. Förvaltningschefen sa under intervju att förvaltningen inte har några ruiner för att säkerställa att detta sker. Hon säger vidare att användning av kreditkort istället för faktura är acceptabelt även om det går att fakturera. Förvaltningschefen säger under intervju att det inte är tillåtet att låna varandras First Card-kort, i enlighet med vad som anges i First Card Inköpskort Förbindelse, att det är strikt förbjudet. Förvaltningschefen anger att hon inte känner till om det förekommer på andra skolor. Vi har identifierat ett e-post där det framgår att Förvaltningschefen själv lånar ut sitt kort med tillhörande kod vilket Förvaltningschefen bekräftar under intervju och uppger att det var fel att göra så. 79

133 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Rutin för inventarieredovisning 1(5) Kommunens Rutin för inventarieredovisning I denna rutin anges att avsikten med Kommunens inventarieredovisning är att förebygga och upptäcka stölder, identifiera inventarier vid stöld, utgöra underlag för planering, nyanskaffning, omflyttningar och underhåll. Arbetet med inventarieförteckningarna skall utföras av varje förvaltning där en eller flera ansvariga personer utses. Förändringar i inventarier skall registreras fortlöpnade och nyinköp registreras vid leverans-/betalningstillfället. De inventarier som förtecknas är särskilt stöldkänsliga inventarier såsom IT-utrustning, konst, mobila telefonapparater, TV-apparater, videoutrustning, mikrovågsugnar, instrument, tekniska apparater, verkstadsmaskiner och verktyg. I inventarielistan ska det finnas information kring vart varan är placerad, fabrikat, tillverkningsnummer eller motsvarande samt dess anskaffningsvärde. Även förändrad placering skall förtecknas. Centralt inköpt IT-utrustning skall förtecknas av IT-service. Annan ITutrustning som köps av förvaltningarna själva skall förtecknas av denne. Exempel på IT-utrustning som ska förtecknas är filserver, arbetsstationer (persondatorer), skrivare, modem, programvarulicenser och de uppgifter som skall finnas med är modellbeteckning, serienr/licensnr, inköpsdatum, anskaffningsvärde, förvaltning, rum och användare. Inventering skall utföras minst en gång per år. 80

134 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Rutin för inventarieredovisning 2(5) Efterlevnad Kommunens rutin för inventarieredovisning Att vi under vårt arbete valt att fokusera just på inventarieredovisning för elektronik-produkter beror delvis på att vi har noterat att Skolan använder sig av sådana i mycket stor omfattning och dels att Rutin för inventarieredovisning särskilt tar upp stöldkänsliga inventarier som en specifik punkt av artiklar som skall redovisas. Att produkter är stöldkänsliga framgår tydligt av det faktum att Skolan under Rektors ledning också köpt in ett kameraövervakningssystem för SEK. Vi har under vårt arbete noterat att Skolan både gjort inköp av och haft ett antal leasingavtal fällande elektronik-inventarier. De inköp som sammanställts med utgångspunkt i fakturor från Dustin och Lin Education presenteras i tabellen till höger. I tabell 21 avser SEK inköp från Lin Education, 1 ipad, 111 ipad Mini. Resterande är inköpt från Dustin. Tabell 21 - Översikt av inköp elektronik-inventarier från Dustin AB & Lin Education SEK Vad Antal SEK iphone 4s iphone iphone 5s iphone ipad ipad ipad Air ipad Mini Macbook Air Mac Pro ipod Airport Express Base Station Apple TV Apple Vouchers/presentkort n/a Skydd till Apple-artiklar TV 75" TV 60" TV 47" Systemkamera Projektor Övriga Apple-artiklar Övriga artiklar n/a

135 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Rutin för inventarieredovisning 3(5) Rörande de leasingavtal som finns har vi inte kunnat få en fullständig överblick kring vilket antal och vilken typ av produkter dessa innehåller då de avtal vi har sett inte i detalj presenterar detta. Däremot skall enligt uppgift Lin Education tillhandahålla ett externt system där leasade produkter noteras. Då vi inte via de underskrivna leasingavtalen kan se exakt vilka produkter som varje avtal syftar till har inte en kontroll av detta system för dess korrekthet kunnat göras. Under intervju med Biträdande rektor angav denna att Lin Education tillhandahåller ett system där de av Skolan leasade produkterna återfinns. Vidare beskrev han att de elektronik-inventarier som är inköpta ligger i ett dokument som Skolans vaktmästare ansvarar för. När vi efterfrågar detta dokument från Vaktmästaren anger han att detta endast innehåller inköp av 60 stycken ipad för användning av lärare och att han inte känner till någon annan lista över resterande inköp t ex telefoner. De 60 stycken ipads och den listan skall ställas i relation till de artiklar vi identifierat som inköpta från Dustin AB och Lin Education. För att ytterligare få en förståelse hur Skolan hanterat sina inköpta/leasade elektronik-inventarier och vilken kontroll de haft över dessa genomförde vi en stickprovsinventering. I detta hade vi valt ut 282 produkter. Vid stickprovsinventeringen ville vi få klarhet i dels om produkten fanns på Skolan, dels om den noterats i något inventarieregister och dels var på Skolan produkten återfanns. Vid genomförd stickprovskontroll framkom att 22 av de 282 produkter som skulle kontrolleras inte gick att finna, bl.a. En systemkamera Nikon D5200. Som beställare på fakturan anges Biträdande rektor. Fodralet till kameran återfanns på Biträdande rektors kontor, Trådlös huvudmikrofon och trådlös sändare, inköpt av Biträdande rektor på dennes First Card-kort, En Apple ipod Touch, inköpt från Dustin som beställare på fakturan anges Biträdande rektor, En Apple iphone 4s 8 GB, inköpt från Dustin som beställare på fakturan anges Biträdande rektor, Apple MacBook Air, inköpt från Dustin som beställare på fakturan anges Biträdande rektor, 2 stycken 47 LG TV-apparater, 3 stycken Apple-TV. 82

136 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Rutin för inventarieredovisning 4(5) Rutin för inventarieredovisning statuerar att inventering skall ske en gång per år. Enligt Vaktmästaren har ingen inventering skett under tiden han har varit anställd på Skolan vilket är sedan början av Skoladministratören anger dock att en viss inventering gjorts och skickade en lista. Denna lista är en sammanställning över vilka produkter lärare angav att de hade. Den sammanställdes i slutet av Denna lista är svårläst och information saknas. Sammanfattningsvis kan sägas att Skolan inte följer den rutin som finns för inventarieredovisning. Vi har inte kunnat identifiera något register över de produkter som är inköpta förutom den lista med 60 stycken ipads som Vaktmästaren hade. För leasingprodukter finns ett register tillhandahållet av en Lin Education, detta har vi dock inte kontrollerat för dess korrekthet. En årlig inventering har heller inte skett enligt den information vi har tagit del av frånsett den listan som Skoladministratören kunde bistå oss med. Denna är på intet sätt fullständig och inkluderar inte heller alla de produkter som enligt våra genomgångar skall finnas på Skolan. Hemliga rummet Under vårt arbete har vi fått information om att det finns ett rum på Skolan som går under benämningen Hemliga rummet. I Tabell 22 framgår resultat av en inventering av rummet som gjorts i samband med vår utredning. Tabell 22 - Översikt inventarier "Hemliga rummet" Vad Antal Apple TV 52 TV 47" 22 imac 6 ipad Mini 3 9 ipad Air 1 TV 60" 1 ipad 63 Stationär dator (PC) 2 PC-skärmar 6 Väggfästen TV 30 Kamerastativ 1 Skydd till ipad Mini Enligt uppgift skall det också finnas ytterligare 100 stycken ipad Mini 3 i ett kassaskåp på skolan. 83

137 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Rutin för inventarieredovisning 5(5) Förvaltningschefens kännedom Förvaltningschefen angav i intervju att hon anser att förvaltningen ska följa rutinen för inventarier och inventering. Kommunens Rutin för inventarieredovisning statuerar tydligt att det är förvaltningen som skall arbeta med inventarieföreteckningarna och det är på förvaltningsnivå som ansvariga personer skall utses vilka också årligen skall genomföra en inventering. Förvaltningschefen har haft kännedom om att Skolan har gjort en digital satsning som innebär ett utbrett användande av elektronikinventarier. Hon har också enligt egen utsago varit medveten om att det finns en överenskommelse om att Rektor och Skolan kan göra inköp direkt från Dustin AB utan att gå via IT-enheten. Under intervju med Förvaltningschefen framkommer att denne inte lyft rutinen och dess innebörd med rektorer på skolorna och att det heller inte finns någon ansvarig för inventarier på förvaltningen. Vidare säger Förvaltningschefen att hon inte vet hur ofta det sker inventeringar men tycker att det verkar vara en uppgift för de controllers som finns på förvaltning. 84

138 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Reglementen för bisysslor 1(4) Rutinbeskrivning för anställds bisyssla I denna rutin definieras en bisyssla som en tillfällig eller stadigvarande syssla som utförs vid sidan om personens ordinarie anställning i Kommunen och som inte enbart är kopplad till privatlivet. Huruvida bisysslan ger ekonomisk ersättning eller inte har ingen betydelse. Rutinen anger tre olika typer av bisysslor: 1. En anställning vid sidan av huvudanställningen i Kommunen 2. Ett uppdrag som lämnas av någon annan än arbetsgivaren Kommunen 3. En verksamhet som bedrivs vid sidan av anställningen i Kommunen Arbetsgivaren kan förbjuda en bisyssla om denna rubbar förtroendet för arbetstagarens opartiskhet i arbetet eller kan skada myndighetens anseende. Eller om den påverkar arbetstagarens handläggande av ärenden i sitt arbete hos arbetsgivaren. Vidare kan bisysslan anses vara förtroendeskadlig om den bedrivs inom samma verksamhetsområde som medarbetaren själv verkar inom via sin anställning i Kommunen eller om bisysslan är kopplad till ett företag som anlitas av Kommunen och där den anställda kan påverka beslut vid upphandling, tillsyn eller myndighetsutövning. Rutinen anger vidare att arbetsgivaren enligt Allmänna bestämmelser, AB 8 kan förbjuda en bisyssla om den: (1) Inverkar hindrande för arbetsuppgifterna, att medarbetaren till exempel inte kan utföra en fullgod arbetsinsats under ordinarie arbetstid, (2) Innebär verksamhet som konkurrerar med arbetsgivaren, att den anställde har ägarintresse i konkurrerande bolag eller tar anställning/uppdrag hos någon som bedriver konkurrerande verksamhet. Enligt rutinen är det närmaste chef som avgör om en bisyssla är godkänd eller inte. Det är däremot förvaltningschef som fattar beslut om förbud av bisyssla. Förekomsten av bisysslor skall vara känd av arbetsgivaren och det är närmsta chef som ansvarar för att ett för verksamheten passande sätt systematiskt informera om de policys och regelverk som gäller rörande bisysslor. Rörande praktisk hantering av bisysslor anges i rutinen som stöd till chef att information skall ges till medarbetare vid nyanställning, både skriftlig och muntlig kring bisysslor. Vidare skall chefen vid utvecklingssamtal ställa frågor om medarbetaren har en bisyssla och även informera vidare kring detta vid personalmöten. De ansvar som ges till arbetstagaren enligt rutinen är att denne är skyldig att på arbetsgivarens begäran anmäla bisysslor och lämna de uppgifter som behövs för att denna syssla skall kunna bli bedömd. 85

139 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Reglementen för bisysslor 2(4) Vidare statueras att om arbetstagaren inte uppfyller detta krav så är det ett brott mot avtalet eller fel/försummelse i arbetet som kan medföra disciplinpåföljd och i mycket allvarliga fall uppsägning. Slutligen anges hur insamling kring bisysslor i Kommunen går till. Policy för anställds bisyssla och vissa uppdrag I denna policy anges såsom i ovan Rutinbeskrivning hur en bisyssla definieras samt att vems ansvar det är att begära on respektive bedöma bisyssla och vilka förutsättningar som skall råda för att en bisyssla skall kunna förbjudas. Ytterligare information som framkommer i denna policy är att förvaltningarna årligen skall göra en inventering och upprätta en sammanställning över förekommande bisysslor inom förvaltningen. 86

140 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Reglementen för bisysslor 3(4) Efterlevnad reglementen för bisysslor I Kommunens Rutinbeskrivning för anställdas bisyssla anges att arbetstagaren är skyldig att anmäla bisysslor vid begäran från arbetsgivaren. Den säger vidare att de uppgifter som skall lämnas är sådana som behövs för att bisysslan skall kunna bli bedömd. Reglementen kan tolkas så att bedömningen av vad som är en bisyssla inte ligger hos arbetstagaren att avgöra utan hos arbetsgivaren. I den insamling som skett i Kommunen rörande bisysslor under Granskningsperioden har vi kunnat konstatera att Rektor inte nämner Createfree eller föreläsningar på uppdrag av Apple i sin anmälan. Rektor säger inför 2015 att han föreläser vid ett fåtal tillfällen. För tidigare år har Rektor inte svarat på den utskickade enkäten. Biträdande rektor nämner inte Createfree, iskolor, Appel Distinguished Educator, Kreativ Lärande, föreläsningar på uppdrag av Apple, Advisory Board Member EMEIA, workshops på Apple Learning Tour eller rådgivare för ICT på Vaxholms kommun och Ösbyskolan i Stockholm i sin anmälan. Biträdande rektor uppger att han har en enskild firma via vilken han genomför föreläsningar (både anmälan inför 2014 och 2015). Med utgångspunkt i den information vi haft tillhanda så har Rektor och Biträdande rektor båda brustit i sin efterlevnad enligt Kommunens Rutinbeskrivning för anställdas bisyssla genom att inte lämna en fullständig bild för bedömning kring vilka uppdrag de ägnar sig åt. Rektor lämnade heller ingen anmälan alls inför året 2014 vilket enligt rutinen kan ses som försummelse. Vidare har Rektor ett ytterligare ansvar då denne enligt rutinen för insamling av information kring bisysslor är den som får ifyllda enkäter skickade till sig för sina anställda. Rektor borde ha varit medveten om vilka olika uppdrag som Biträdande rektor har och noterat att dessa inte fullständigt anges i dennes anmälan. Rektor borde också varit medveten om i vilken omfattning Biträdande rektor ägnade sig åt sina bisysslor och att den eventuellt kan rubba förtroendet för arbetstagarens opartiskhet i arbetet. Båda dessa är faktorer som kan föranleda att en arbetsgivare via förvaltningschef kan förbjuda en bisyssla för arbetstagaren. 87

141 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Reglementen för bisysslor 4(4) Förvaltningschefens kännedom Förvaltningschefen anger under intervju att hon anser att den rutin som finns på Kommunen för insamling och bearbetning kring information om bisysslor är fullgod. Detta trots att hon tidigare under intervjun berättat att hon fått information både kring Createfree och Rektors föreläsningar i Apple Store i Täby från andra kanaler alltså inte genom den insamling som görs enligt Kommunens rutin. Noteras bör också att vi i under en intervju i tidigare skede av vårt arbete även informerat Förvaltningschefen om iskolor, vilket hon enligt egen uppgift inte heller känt till. Förvaltningschefen säger att hon, då kännedom om Createfree uppdagades, gjorde en kontroll som visade att inget bolag fanns att finna bakom detta namn. Förvaltningschefen säger vidare att Rektor berättade för henne att han inte tjänade några pengar på Createfree. I Kommunens policy för bisysslor anges att det åligger förvaltningarna att göra en årlig inventering kring bisysslor som förekommer på deras enheter och upprätta en sammanställning över dessa. Att Rektor inför år 2014 underlåtit sig att svara på den elektroniska enkäten som skickats ut och som ska besvaras oavsett om bisyssla finns eller inte indikerar att detta ansvar inte fullt ut tagits av förvaltningen. Förvaltningschefen anger i intervju att hennes ansvar rörande bisysslor endast gäller rektorerna och att de sedan i sin tur är ansvariga för sina anställda. Samtidigt är det också enligt rutinen för bisysslor endast Förvaltningschefen som kan besluta om att förbjuda en bisyssla vilket torde det innebära att det ligger i Förvaltningschefens intresse att försäkra sig om att rutinen fungerar även för de som är anställda under rektorerna. Förvaltningschefen anger att hon varit medveten om att både Rektor och Biträdande rektor föreläst på uppdrag åt Apple. Rörande Rektorn har de också kommit överens om att denne skall ta semester när sådana föreläsningar sker. Vilket hon dock inte har följt upp. Bland annat tog Rektor inte semester för sin resa till Finland i mars 2014 där denne skulle föreläsa på uppdrag av Apple och fick direktiv från Förvaltningschefen att ta semester. Enligt Kommunens reglemente för bisysslor är det Förvaltningschefen som kan förbjuda en bisyssla om den kan skada arbetstagarens opartiskhet eller kan påverka Kommunens anseende. Förvaltningschefen har känt till att både Rektor och Biträdande rektor haft föreläsningar på uppdrag av Apple, att Skolan använt sig mer eller mindre uteslutande av Apple-produkter, att de haft studiebesök efter att Apple ringt och efterfrågat det samt genomfört utlandsresor som även hon vid tillfälle uppfattats arrangerats av Apple. Hon nämner också under intervju att Rektor berättat för henne att både han och Biträdande rektor blir inbjudna av Apple att delta på diverse resor och event som företaget arrangerar. Under vår sista intervju med Förvaltningschefen säger hon att det skulle kunna vara olämpligt att föreläsa åt Apple, även om det görs på privat tid. Förvaltningschefen har enligt egen uppgift känt till dessa föreläsningar sedan våren Vid vår sista intervju med Förvaltningschefen anger hon, att efter den nya information hon fått kring vad det innebär att vara en ADE, nu uppfattar detta som en bisyssla 88

142 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Anmälan av utlandsresor 1(4) Kommunens bestämmelse angående utlandsresor har under Granskningsperioden ändrats vilket gör att efterlevnaden av bestämmelser måste betraktas utifrån två separata beslut. 28 januari 2013 fattade Kommunfullmäktige beslut om att samtliga utlandsresor skulle anmälas till kommunstyrelsen och att utlandsresor där kostnaden överstiger 1/3 prisbasbelopp per person måste ansökas till och beslutas av kommunstyrelsen. 24 mars 2014 fattade Kommunfullmäktige ett nytt beslut där rutinen skärptes ytterligare. Utlandsresor skulle även fortsättningsvis anmälas och resor där den totala kostnaden översteg 1/3 prisbasbelopp totalt för resan (d v s ej per person som i det tidigare beslutet) skulle godkännas av förvaltningschef och sedan ansökas till och beslutas av kommunstyrelsen. Anmälningar och ansökningar skulle enligt detta beslut inkomma till kommunstyrelsens kansli senast fyra månader innan resans genomförande. På kommunens intranät kompletteras informationen med att både anmälningar och ansökningar måste vara underskrivna av förvaltningschef. Det beslut som togs i Kommunfullmäktige 24 mars 2014 har under 2015 bestridits då det innehåller ett formaliafel. Varför vi i vår utredning endast analyserar efterlevnad av de beslut som togs i Kommunfullmäktige den 28 januari

143 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Anmälan av utlandsresor 2(4) Efterlevnad Kommunens beslut gällande anmälan av utlandsresor På grund av det senaste beslutet gällande anmälan och beslut om utlandsresor analyserar vi nedan endast avvikelser från det första beslutet, det vill säga huruvida en anmälan har gjort och om utlandsresor till en kostnad om mer än 1/3 prisbasbelopp per person har ansökt om och beslutats av Kommunfullmäktige. Under vårt arbete har vi identifierat totalt 14 utlandsresor som genomförts på Skolan. Med utgångspunkt i den information som vi haft tillhanda gällande antal deltagare och kostnad per resa så har vi inte identifierat någon resa där kostnad per person i snitt överskrider 1/3 prisbasbelopp. Därmed har det inte förelegat något behov av en ansökan och beslut av Kommunfullmäktige. Tabell 23 (som är ett utdrag ur tabell 16) till höger sammanfattar de identifierade resorna företagna av Skolan. Vidare framgår huruvida en anmälan har gjorts samt en sammantagen bild (baserad på befintlig information) vad gäller Förvaltningschefens kännedom om respektive resa. Som framgår av tabellen genomfördes tre stycken gruppresor före det första beslutet fattades i Kommunfullmäktige rörande anmälan om utlandsresor. Vad gäller resterande två gruppresor som skett efter beslutet har en inte anmälts. Tabell 23 - Identifierade utlandsresor Anmäld Kommunstyrelsen (7) Kännedom Förvaltningschef (8) Gruppresor London Juni 2012 * ** London Sep 2012 * ** London Jan 2013 * ** London Juni 2013 NEJ ** London Jan 2014 JA JA Resor genomförda av Rektor London/Cork Juli 2013 NEJ ** Prag Nov 2013 NEJ NEJ Los Angeles/San Diego Juli 2014 NEJ JA Philadelphia Okt 2014 JA JA Berlin Nov 2014 JA JA Resor av potentiellt privat karaktär London Maj 2013 NEJ ** Finland Mars 2014 NEJ JA London Mars 2014 NEJ NEJ London Jan 2015 JA JA * Vid tidpunkten återfanns på Kommunen inget beslut som reglerade anmälan av utlandsresor. ** Förvaltningschefen hade vid tidpunkten inte påbörjat sin anställning hos Kommunen. (7) Kommunfullmäktige beslutade 28 januari 2013 att alla utlandsresor måste anmälas. (8) Det som ligger till grund för informationen i denna kolumn är dels uppgifter som framkommit under intervju ochdels information som identifierats i vår genomgång av e-post. 90

144 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Anmälan av utlandsresor 3(4) De resor som Rektor och/eller Biträdande rektor företagit på egen hand har alla skett under en period då anmälan varit obligatorisk. Trots detta saknas sådan i tre av fem fall. För en resa till Los Angeles/San Diego i juli 2014 har det skickats en anmälan till Förvaltningschefen, denna har dock inte nått Kommunstyrelsen. De resor som vi klassificerat som resor av Potentiellt privat karaktär men som ändå belastat Skolan med kostnader har i tre av fyra fall inte anmälts. Detta under en period då anmälan varit obligatorisk. För den fjärde, genomförd i januari 2015 återfinns en initial anmälan men Rektor kom sedan överens med Förvaltningschefen att ta semester under resan. Enligt uppgift som framkom i intervju med Rektor är denne medveten om reglementet för utlandsresor som finns i Kommunen. Trots detta har Skolan vid flera tillfällen inte följt detta och genomfört resor där anmälan inte gjorts till Kommunstyrelsen. Skolan har då brustit i sin efterlevnad av detta reglemente. Anmärkningsvärt är att ingen resa genomförd under 2013 är anmäld. Då reglementet antogs i början av detta år torde ansvaret på att förmedla den nya rutinen legat på den dåvarande Förvaltningschefen. 91

145 Avsnitt 4 Efterlevnad reglementen Anmälan av utlandsresor 4(4) Förvaltningschefens kännedom I vår analys har framkommit information som tyder på att Förvaltningschefen haft kännedom om minst sex resor som Skolan företagit sig. Fyra av dessa har anmälts i enlighet med det beslut som fattats av Kommunfullmäktige i 28 januari Under intervju anger Förvaltningschefen att hon känner till rutinen för utlandsresor och vad den innebär. Dessutom blev Förvaltningschefen under början av 2014 tillsammans med Rektor uppkallad till Kommunstyrelsen för att diskutera de resor som gjorts. Detta då Kommunstyrelsen upplevt att beslut kring anmälan av utlandsresor inte följts. Förvaltningschefen skriver i e-post till den dåvarande Kommundirektören den 28 augusti 2014: Nu är [Rektor] igång med sina resor igen. Jag ser inget problem i att de åker men hur gör vi med ansökan till KS eftersom det är sent ute? Kan han lämna in ändå och åka? Detta ger en indikation på att Rektors resande varit känt hos Förvaltningschefen. I ett annat e-postmeddelande som Förvaltningschefen skickat till Rektor den 19 november 2014 skrivs rörande en ansökan Rektor skickat till denne inför en resa till London i januari 2015: Som du vet är detta en känslig fråga. Dels att ni var ett stort gäng förra året som var iväg och dels att denna ansökan kommer sent. Nästa KS är i början av dec men stoppdatumet tror jag redan passerat. För min del är det i princip inga problem men jag skickar den vidare till [Barn- och Ungdomsnämndens ordförande] och vår nya [tf Kommundirektör] får bi se vad de säger. Tips, jag tror det är bra att du ändrar meningen at detta är ett måste till en mjukare formulering. Den kommer troligen väcka anstöt annars. Dessa e-post ger en indikation att Förvaltningschefen känner till vad beslutet rörande utlandsresor statuerar rörande tidpunkten för anmälan av resa. E-postmeddelandet finns bifogat i sin helhet i e- postbilaga 18. Vidare har Förvaltningschefen förklarat hur rutinen för anmälan av utlandsresor hanteras praktiskt på förvaltningen. Hon anger under intervju att rektorerna på respektive skola är de som författar anmälan och att dessa anmälningar sedan skall skrivas under av henne själv i egenskap av Förvaltningschefen innan de skickas vidare till kommunstyrelsen för hantering. Vidare säger hon att utlandsresor skall anmälas fyra månader innan de skall genomföras. 92

146 Appendix 1 Bilagor 93

147 Appendix 1 Bilagor Bilaga 1 94

148 Appendix 1 Bilagor Bilaga 2 Tabell 24 - Översikt av tillfällen då Rektor lånat annans kort Ursprungligt fakturanr (1) När (1) Veckodag Kortinnehavare (1) Belopp SEK (1) Kvitto finns (2) Fullständigt underlag (3) Rektor använt annans kort (4) Leverantör (1) Vad (5) Tisdag Anställd på Skolan 207 JA NEJ JA London Underground Tisdag Anställd på Skolan 207 JA NEJ JA London Underground Tisdag Anställd på Skolan 207 JA NEJ JA London Underground Tisdag Anställd på Skolan 207 JA NEJ JA London Underground Onsdag Anställd på Skolan 103 JA NEJ JA Grand Plaza Hotell-lägenheter, restaurang Lördag Anställd på Skolan 440 JA NEJ JA Swedavia Parkering Lördag Anställd på Skolan 299 JA NEJ JA Kjell & Company Smart Case för liten ipad Måndag Biträdande rektorn JA NEJ JA SJ Tågbiljetter Sthlm-Gbg t/r 19 nov 2013 (1) Källa: ursprungsfaktura från First Card. (2) Källa: kvittopärmar från Bällstabergsskolan (3) Ofullständigt ifylld blankett ("Inköp First Card"), information saknas rörande kortinnehavare, person som gjort inköp, vad som är köpt, ändamål, personalvård/förbrukning,deltagare arbetslag som skall bekostas, moms eller angivelse av (4) Skrivs in på blanketten, om ej ifylld utgår från att det är kortinnehavaren (5) Från kvittoundelag/blankett om sådan saknas utgår vi från transaktionstext på fakturan 95

149 Appendix 1 Bilagor Bilaga 3 96

150 Appendix 1 Bilagor Bilaga 4 97

151 Appendix 1 Bilagor Bilaga 5 Tabell 25 - Översikt tillfällen då Biträdande rektor lånat annans kort Ursprungligt fakturanr (1) När (1) Veckodag Kortinnehavare (1) Belopp SEK (1) Kvitto finns (2) Fullständigt underlag (3) Bitr Rektor använt annans kort (4) Leverantör (1) Vad (5) Söndag Anställd på Skolan 99 JA NEJ JA Loopia ballstabergsskolan.se Torsdag Anställd på Skolan 90 JA JA JA Europark Parkering SETT (1) Källa: ursprungsfaktura från First Card (2) Källa: kvittopärmar från Bällstabergsskolan (3) Ofullständigt ifylld blankett ("Inköp First Card"), information saknas rörande kortinnehavare, person som gjort inköp, vad som är köpt, ändamål, personalvård/förbrukning,deltagare arbetslag som skall bekostas, moms eller angivelse av (4) Skrivs in på blanketten, om ej ifylld utgår från att det är kortinnehavaren (5) Från kvittoundelag/blankett om sådan saknas utgår vi från transaktionstext på fakturan 98

152 Appendix 1 Bilagor Bilaga 6 Tabell 26 - Konton som ingår i rutinen "Validera Objekt" för perioden Konto Namn Information som skall bifogas/anges Konto Namn Information som skall bifogas/anges 5811 Avgifter för kurser och annan kompetensutveckling Avgifter för personalens kurser, utbildningar och fortbildningar - även kostnader för anställdas medverkan i nätverk och liknande. I DCE skall framgå vem som gått kursen, vad den innehåller och vilket syfte. Om detta inte framågr på fakturan ska informationen skrivas in i DCE eller bifogas som fil 7051 Hotell och logi Det skall framgå vem som bott på hotellet och i vilket syfte. Om detta inte klart framgår i fakturan skall informationen skrivas in i DCE eller bifogas som fil 5812 Konferenser Konferenser skall ha anknytning till kommunens verksamhet. Det skall finnas deltagarlista, konferensprogram och syfte. Information som inte framgår av fakturan skall skrivas in i DCE eller bifogas som fil Representation för anställda och kommunens politiker i samband med arbetsplatsträffar, informationsmöten, personalföster med mera, så kallad intern representation. Det skall framgå hur många personer fakturan gäller och dess syfte samt eventuellt program. Finns inte denna information på fakturan skall det skrivas in i DCE eller bifogas som fil Vi får bara dra av 50 % av den ingående momsen när vi hyrleasar en personbil, både vid korttidshyra och långtidsleasing! För avdragsrätt krävs att vi kör minst 100 mil/år i kommunal verksamhet (100-milsgränsen gäller ej vid korttidsleasing). Driftskostnader på leasingbilar redovisas på respektive konto Resor i tjänsten Det skall framgå vem som gjort tjänsteresan och i vilket syfte, undantag gäller för resor med SL. Om detta inte klart framgår i fakturan skall informationen skrivas in i DCE eller bifogas som fil 5871 Personalrepresentation 7101 Representation extern deltagare På detta konto redovisas extern representation. Representationen skall ha ett direkt samband med kommunens verksamhet och vara uttryck för sedvanligt gästfrihet. Det skall alltid framgå hur många personer fakturan gäller och också syfte och eventuellt program. Finns inte denna information i fakturan skall detta skrivas in i DCE eller bifogas som fil. Presenter/gåvor till personer som inte är anställda av kommunen, gåvan skall ha direkt samband med kommunens verksamhet eller vara uttryck för sedvanlig gästfrihet. Det skall alltid framgå till vem gåvan ges och i vilket syfte finns inte detta specificerat på fakturan skall det skrivas in i DVE eller bifogas som fil Hyra/leasing bilar och andra transportmedel 7103 Representationsgåvor 6142 Korttidshhyra bilar och andra transpormedel Vi får bara dra av 50 % av den ingående momsen n'r vi hyr/leaser en personbil på kort tid. I denna grupp redovisas endast hyrdelen. 99

153 Appendix 1 Bilagor Bilaga 6 Tabell 27 - Konton som ingår i rutinen "Validera Objekt" för perioden > Konto Namn Information som skall bifogas/anges Konto Namn Information som skall bifogas/anges Presenter/gåvor till personer som inte är anställda av 6951 kommunen. Jmf konto 5892 för minnesgåvor till anställda. Vi får bara dra av 50 % av den ingående momsen när vi Vid externa gåvor får endast 45 kr/person i moms dras av hyrleasar en personbil, både vid korttidshyra och på konto 1677 (1671), resterande del av momsen långtidsleasing! För avdragsrätt krävs att vi kör minst 100 Hyra/Leasing och andra transportmedel 7103 Representationsgåvor redovisas tillsammans med kostnaden på konto Det mil/år i kommunal verksamhet (100-milsgränsen gäller ej ska framgå till vem gåvan ges och skälet till det. Om det inte vid korttidsleasing). Driftskostnader på leasingbilar går att utläsa på fakturan bifogas annat dokument som redovisas på respektive konto. styrker, eller så skriver man det på meddelandefliken i DCE. Representation för anställda och kommunens politiker i samband med arbetsplatsträffar, info.möten, personalfester med mera. Om både anställda och utomstående 6952 Korttidshyra och andra transportmedel Exempelvis chartring av buss för rundtur med nyanställda. Hela momsen är avdragsgill när det inte handlar om en personbil Måltider och arrangemang för anställda deltagare bokförs representationen för samtliga deltagare som extern, d.v.s. på konto Deltagarförteckning och syfte ska alltid bifogas vid bokningar med motpart Framgår det inte av fakturan bifogas annat dokument som styrker, eller så skriver man det på meddelandefliken i DCE. Det skall framgå av fakturan vem som som bott på hotellet Förtäring vid avtackning och liknande redovisas på konto 7051 Hotell och logi och i vilket syfte, till exempel övernattning vid tjänsteresa. 5871, här redovisas endast gåvan. Förvaltningarna har 7113 Gåvor till anställda Om det inte gör det bifogas annat dokument som styrker, egna beloppsgränser för minnesgåvors högsta tillåtna eller så skriver man till det. värde och i övrigt följer vi Skatteverkets regler. Personalens kurser, utbildningar och fortbildningar alltså Det ska av fakturan framgå vem som gjort tjänsteresan och även kostnader för anställdas medverkan i nätverk och 7052 Resor i tjänsten i vilket syfte, undantag gäller för resor med SL. Om det inte liknande som kan ses som personlig utveckling. Vem som 7651 Kurs/konferens/fortbildning för anställd gör det bifogas annat dokument som styrker, eller så gått kursen och kursens innehåll ska gå att utläsa. Framgår skriver man det på meddelandefliken i DCE. det inte av fakturan bifogas annat dokument som styrker, eller så skriver man det på meddelandefliken i DCE Representation extern deltagare Konferensen ska ha anknytning till kommunens Representation för/med personer som inte är anställda av verksamhet. Här redovisas kostnader för planeringsdagar. kommunen. Den/de anställdas representationskostnader i Jmf arbetsplats-/informationsträffar, personalfester och samband med extern represenation redovisas också här. liknande som redovisas på konto Deltagarförteckning och syfte skall alltid framgå. Om det 7652 Konferens för arbetsgruppen Deltagarförteckning, konferensprogram och syfte ska alltid inte går att utläsa på fakturan bifogas annat dokument som gå att utläsa vid bokningar med motpart Framgår det styrker, eller så skriver man det på meddelandefliken i inte av fakturan bifogas annat dokument som styrker, eller DCE. så skriver man det på meddelandefliken i DCE. 100

154 Appendix 1 Bilagor Bilaga 7 101

155 SV: Angeläget! From: To: Marie Truedsson <"/o=vallentuna kommun/ou=exchange administrative group (fydibohf23spdlt)/cn=recipients/cn=marie.truedsson"> "Bo Östenius" Date: Wed, 12 Mar :16: Helt ok! Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna Vxl: buf@vallentuna.se Vallentuna kommun Ursprungligt meddelande----- Från: Bo Östenius Skickat: den 12 mars :46 Till: Marie Truedsson Ämne: SV: Angeläget! OK inga problem, då tar jag ut semester för den 11 och den 12 om det är OK! Från: Marie Truedsson Skickat: den 11 mars :05 Till: Bo Östenius Ämne: Re: Angeläget! Hej Bo! Ursäkta att du inte fått något svar men i bruset tappade jag bort frågan helt enkelt.

156 Jag är inte säker på att jag tycker att detta ska anmälas till KS. Som jag tolkar den anmälan är det bara då vi reser på kommunens bekostnad som detta ska anmälas. Som jag förstod detta betalar företaget du ska föreläsa för dina kostnader. Däremot är jag lite fundersam kring att göra föreläsningar utomlands i tjänsten, speciellt nu i detta känsliga läge. För att säkra upp det så att du inte hamnar i dålig dager igen skulle en ledighetsansökan så klart se smakligare ut. Bästa hälsningar Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: <tel:08-587%C2%A0852%2026> marie.truedsson@vallentuna.se<mailto:marie.truedsson@vallentuna.se> Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna<x-apple-data-detectors://2/0> Vxl: <tel:08-587%C2%A0850%2000> buf@vallentuna.se<mailto:buf@vallentuna.se> 10 mar 2014 kl. 14:08 skrev "Bo Östenius" <bo.ostenius@vallentuna.se<mailto:bo.ostenius@vallentuna.se>>: Hej, Marie Som du kanske mins så berättade i måndags på vår lunch att jag var på väg över till Vasa/Kokola för att föreläsa för Apple räkning. Det står för resekostnader med det är ju ändå utomlands. Det betalar dock Bällstabergsskolan 350 Pund per föreläsning x 2 så skolan kommer att få ca kr för att jag deltar. Har ännu inte lagt in om någon ledighet men det är ju heller inte informerat till KS, du skulle fundera lite och återkomma om hur vi skulle göra. Ville bara påminna dig om att det ju sker ju nu i denna vecka den 11 och 12 är jag där. Jag kan ju alltid lägga in något i Rapportera om du vill. Jag får dock inte opersonligen något arvode på något sätt, tänker att det är rimligt att jag åker i tjänsten med tanke på ersättningen skolan får och att försäkringar och annat skall gälla! Med vänlig hälsning, Bo Östenius Rektor/Förskolechef Tfn: bo.ostenius@vallentuna.se<mailto:boostenius@vallentuna.se>

157 Bällstabergsskolan Svampskogsvägen 28/ Box 29, Vallentuna Vxl: Vallentuna kommun

158 SV: Lokalt kollektivavtal From: To: "Bo Östenius" <"/o=vallentuna kommun/ou=exchange administrative group (fydibohf23spdlt)/cn=recipients/cn=bo.ostenius"> Annika Colding Maria Filipsson Date: Thu, 23 May :12: Saken är nog ur värden nu när vi bjudit med Anders på resan, han skall åka med dessutom och Bällstabergsskolan betalar! Det känns inte helt bra när jag tänker på det. Men vad gör man inte för lite husfrid! Från: Annika Colding Skickat: den 23 maj :43 Till: 'Maria Filipsson' Kopia: Bo Östenius Ämne: SV: Lokalt kollektivavtal Hej! Vad jag har förstått via Jens Björck, som talat med Anders Österberg, så kommer Lärarförbundet inte att vilja teckna något lokalt kollektivavtal om detta! Det krävs ju två parter för att få till stånd ett avtal. Men, det verkar inte heller som att Anders kommer agera på något sätt, stämmer det med vad ni fått veta? Och om det stämmer ska ni ju kunna genomföra resan utan något efterspel från Lärarförbundet.. Mvh, Annika Annika G Colding Förhandlingschef Tfn: annika.colding@vallentuna.se<mailto:annika.colding@vallentuna.se> Kommunledningskontoret Tuna torg 1, Vallentuna Vxl: , fax: kommun@vallentuna.se<mailto:kommun@vallentuna.se> Vallentuna kommun Tänk på miljön -skriv inte ut det här brevet i onödan Från: Maria Filipsson [mailto:maria.filipsson@ballstabergsskolan.se] Skickat: den 21 maj :03 Till: Annika Colding

159 Kopia: Johan Andersson; Sussanne Moström; Bo Östenius Ämne: Lokalt kollektivavtal Hej Annika, Här kommer vår resplan. Kan du vara snäll och skriva ett lokalt kollektivavtal för denna resa. Det enda som ska läggas till och som vi accepterar är traktamente för hela vistelsen. Tack på förhand! Med vänlig hälsning, Maria Filipsson Arbetslagsledare år 1-9 Bällstabergsskolan, Vallentuna Bällstabergsskolan Svampskogsvägen 28/ Box 29, Vallentuna Vxl:

160

161

162

163

164

165

166 No Subject-36.EML From: To: "Bo Östenius" <"/o=vallentuna kommun/ou=exchange administrative group (fydibohf23spdlt)/cn=recipients/cn=bo.ostenius"> Mikael Odin Helena Henrikson Chris Ossmark Chanette Andersson Berit Sundqvist Erika Steorn Susanne Hamilton "Eva Elmegård" Date: Thu, 02 Aug :55: Hej, det kommer snart en bokföringsorder på kostnader i samband med IT-utvecklings resan till England. Kostnader är som följer för er information. Resan och Hotel per person kr i dubbelrum (1.390 kr extra för singel) Studiebesöken inklusive vissa luncher per person kr Tågresan 350 kr per person Hyrbuss 410 kr per person Totalt skulle de blivigt kr i dubbel men jag har lyckats förmå Apple Education London att stå för det dyraste studiebesöket (75 Pund P/P ESSA Academy) Det hade ett intresse av att veta hur en grupp från Sverige upplevde vikten av besöket där i förhållande till det övriga skolorna vi valt att besöka. Vilka det redan haft flera studiebesök på. Jag skulle därför gärna se att ni till första Ledningsgrupp BUF på fikan kan informera mig om hur er personal som deltog på resan värderade besöket i Bolton på ESSA Academy. Har utlovat feedback i slutet av augusti till A.E.L. Detta innebar att vi klarar oss på tidigare utlovat pris kr i dubbel och kr i singel. Med vänlig hälsning, Bo Östenius Rektor Tfn: bo.ostenius@vallentuna.se Bällstabergsskolan Svampskogsvägen 28/ Box 29, Vallentuna Vxl: Vallentuna kommun

167 Re: BETT From: To: "Bo Östenius" Date: Wed, 11 Dec :27: Ok! Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna Vxl: buf@vallentuna.se Vallentuna kommun 11 dec 2013 kl. 16:25 skrev "Bo Östenius" < bo.ostenius@ballstabergsskolan.se>: Jag löser detta via Apple men vill skicka listan till Robert Karlsson med alla namn samtidigt så jag inväntar svar från Parisa. Du kommer då få ett mail direkt ifrån honom med en länk att anmäla dig, du blir där tillfrågad om du får ta emot fri mat och dryck från Apple jag har sagt till det som fått inbjudan att svara jag till denna "muta" hoppas det är OK med dig. MvH Bo Den 11 december :57 skrev Marie Truedsson <marie.truedsson@vallentuna.se >: Tusen tack! Jag är med på allt. Hur får man en inbjudan till Apple konventet? Bästa hälsningar

168 Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: <tel:08-587%C2%A0852%2026> Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna<x-apple-data-detectors://2/0> Vxl: <tel:08-587%C2%A0850%2000> buf@vallentuna.se<mailto: buf@vallentuna.se> 11 dec 2013 kl. 09:25 skrev "Bo Östenius" < bo.ostenius@ballstabergsskolan.se<mail to: bo.ostenius@ballstabergsskolan.se>>: Hej Parisa Här kommer ert programmet, du såg mitt tidigare mail angående kostnaden. Återkom snarast med namn och om ni vill lägga till eller plocka bort något, eventuellt olika hemresa dagar mm. MvH Bo <Bett program L pdf>

169 Re: SV: Bett From: To: Mikael Caiman Larsson Date: Wed, 11 Dec :23: Apple och Resia Täby resebyrå. Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna Vxl: buf@vallentuna.se Vallentuna kommun 11 dec 2013 kl. 16:10 skrev "Mikael Caiman Larsson" < Mikael.CaimanLarsson@ekero.se>:...vilka reser ni med? Mikael Med vänlig hälsning Mikael Caiman Larsson produktionschef barn och utbildning Ekerö kommun Box 205, Ekerö Besök: Tappströmsvägen 2 mikael.caiman.larsson@ekero.se Direkt: Mobil: Växel:

170 -----Ursprungligt meddelande----- Från: Marie Truedsson [ mailto:marie.truedsson@vallentuna.se] Skickat: den 11 december :57 Till: Mikael Caiman Larsson Ämne: Bett Hej! Nu har jag bokat resa till Bett. Var lite svårt att hitta plats men jag åker med ett gäng från vallentuna och Vaxholm. Men det vore kul om vi kunde hitta lite tid för att göra gemensamma saker och få träffas. Jag skulle gärna vilja delta på seminariet med Carita om det är möjligt. Om inte annat kankse vi kan äta middag några kvällar. Vi kan väl höras! Bästa hälsningar Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: <tel:08-587%C2%A0852%2026> marie.truedsson@vallentuna.se< mailto:marie.truedsson@vallentuna.se> Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna<x-apple-data-detectors://2/0> Vxl: <tel:08-587%C2%A0850%2000> < buf@vallentuna.se mailto:buf@va llentuna.se>

171 BETT From: Johan Andersson To: "Joachim Thornström" Date: Fri, 17 Jan :45: Attachments: Bett program L 2014.pdf (40,43 kb) Hej! Hoppas allt är bra och att du är lite taggad som vi. Allt är klart från vår sida. Skickar över schemat igen för den grupp som du åker med, enda skillnaden är flygen naturligtvis.

172 Avböjt: Rektorsmöte Where: When: Until: Organiser: Required Attendee: Vargmötet to jan 22 08:30: (Europe/Berlin) to jan 22 12:00: (Europe/Berlin) "Bo Östenius" <"/o=vallentuna kommun/ou=exchange administrative group (fydibohf23spdlt)/cn=recipients/cn=bo.ostenius"> "Mats Lundström" Hej, Mats Jag har ju tagit semester för att privat vara på BETT torsdag fredag, så jag kommer ej att delta. Men hopas på att på något sätt få ta del av redovisningarna! Vi ses på onsdag!

173 Fwd: Resor From: To: Roland Beijer Date: Thu, 28 Aug :12: Hej! Nu är Bo på gång igen med sina resor. Jag ser inget problem i att de åker men hur gör vi med ansökan till KS eftersom det är sent ute? Kan han lämna in den ändå och åka? Bästa hälsningar Marie Truedsson Utbildningschef Tfn: marie.truedsson@vallentuna.se Barn- och ungdomsförvaltningen Besök: Tuna torg 1 Post: Box 29, Vallentuna Vxl: buf@vallentuna.se Vidarebefordrat brev: Från: Bo Östenius < bo.ostenius@vallentuna.se> Datum: 25 augusti :46:28 CEST Till: Marie Truedsson < marie.truedsson@vallentuna.se> Ämne: Resor Hej, Marie Är intresserad av att tala med dig om ett par utlandsresor som jag önskar göra tillsammans med Johan Andersson!

174 Det handlar om studiebesök inklusive en föreläsning i ena fallet (arrangör står för uppehället dock ej resa ingen ersättning förekommer) och det andra så handlar det om speciella hjälpmedel konferens som Apple håller i Berlin november. Båda dessa resorna inklusive boende går för oss båda två på under kr totalt per styck. Jag ser det som ett led i min fortbildning. Dock så är det ju ett problem att det ena är i oktober och det andra är den 7 november. Inbjudan och möjligheten har ju dykt upp nu Dvs, det har inte funnits möjlighet att boka eller informera tidigare så hur löser vi detta? Hur skall jag/du informera Kommunstyrelsen via Parisa? Johan arbetar föresten också för hennes skola nu via betalda workshops som vi debiterar från skolan. Den där regeln med 4 månader måste ju ändras på annars kommer inge någon stans i denna kommun. Med vänlig hälsning, Bo Östenius Rektor/Förskolechef Tfn: bo.ostenius@vallentuna.se Bällstabergsskolan Svampskogsvägen 28/ Box 29, Vallentuna Vxl: Vallentuna kommun

175

176

177

178

179 Fwd: Sugen på uppdrag? From: Johan Andersson To: "Bo Östenius" Date: Wed, 24 Apr :35: Vad säger du om detta, nu börjar LinEducation specifikt fråga om uppdrag, intressant!! Vidarebefordrat meddelande Från: Hanna Askelund < Datum: 24 april :05 Ämne: Sugen på uppdrag? Till: Hej! Jag hittade dig i vår inspiratörslista och såg att dina kompetenser passar väldigt bra till ett uppdrag vi fått in. :) Ville Felvin bekräftade också detta. Det handlar om Sala den 20 maj kl inkl 30 min paus och gäller föreläsning för ca pedagoger. Så här ser inbjudan ut: Är detta något du har möjlighet och lust till? Vänliga hälsningar, Hanna Askelund Pedagogisk Processledare Telefon: Mail: hanna.askelund@lineducation.se Twitter: HAskelund Skype: hanna.askelund Adress: Anders Carlssons gata 9, Göteborg Webb:

180 Johan Andersson Pedagogisk processledare Utvecklingschef / Head of pedagogic development. Bällstabergsskolan, Vallentuna +46 (0) johan.andersson@ballstabergsskolan.se Det här e-brevet och eventuella bilagor kan innehålla konfidentiell information som endast är avsedd för adressaten. De åsikter som framförs kan vara avsändarens personliga åsikter och bör inte tolkas som någon officiell policy. Om du har fått det här brevet av misstag bör du meddela avsändaren via e-post och sedan radera det här e-brevet. Du får inte mångfaldiga, sprida, spara, skicka vidare eller offentliggöra innehållet för någon. Observera att vi förbehåller oss rätten att övervaka all e-postkommunikation via våra interna och externa nätverk. NOTICE: This and any attachment are confidential and intended for the addressee(s) only. If you are not a named recipient, you must not disclose, reproduce, distribute or use in any other way, the information in this transmission. If you have received this in error, please contact the sender and then delete from your system and servers. The opinions expressed within this transmission are not necessarily those of Vallentuna kommun. Whilst all due care has been taken to ensure this and attachments are free from computer viruses, no liability will be accepted.

181 Fwd: Sugen på uppdrag? From: Johan Andersson To: "Bo Östenius" Date: Wed, 24 Apr :35: Vad säger du om detta, nu börjar LinEducation specifikt fråga om uppdrag, intressant!! Vidarebefordrat meddelande Från: Hanna Askelund < Datum: 24 april :05 Ämne: Sugen på uppdrag? Till: Hej! Jag hittade dig i vår inspiratörslista och såg att dina kompetenser passar väldigt bra till ett uppdrag vi fått in. :) Ville Felvin bekräftade också detta. Det handlar om Sala den 20 maj kl inkl 30 min paus och gäller föreläsning för ca pedagoger. Så här ser inbjudan ut: Är detta något du har möjlighet och lust till? Vänliga hälsningar, Hanna Askelund Pedagogisk Processledare Telefon: Mail: hanna.askelund@lineducation.se Twitter: HAskelund Skype: hanna.askelund Adress: Anders Carlssons gata 9, Göteborg Webb: