Affärsplan , uppföljning av aktiviteter tom april 2009 Fet stil = Genomfört och klart

Transkript

1 Konsult och Service, , Dnr 2009/879-KSS-003 Affärsplan , uppföljning av aktiviteter tom april 2009 Fet stil = Genomfört och klart Kunder Kundorientering/ Lära av andra grupper Presentera plan för samverkan och studiebesök Kundorientering, Arbeta fram en metod/ett Klagomålshantering för att samla kundens klagomål och synpunkter från kunden och slussa kunden vidare till kundansvarig. Kundinformation/ Producera tjänste- och beskrivning av våra priskatalog för kontors tjänster och priser erbjudanden Stärka vårt varumärke Presentera varumärkesguide Befästa och positioner Ta fram handlingsplan för varumärket Konsult och varumärkesarbetet Service inom resp. AO 2008/2009 Medarbetarcenter Kortare leveranstider för förändringsärenden och beställningar (-35%) för att öka kundnöjdheten Kundorientering Lära av andra utanför Västerås Stad Utarbeta rutiner för att bättre hantera små och medelstora förändringar Benchmarka med Solna och Köping kommun angående deras rehabprocess Införa rutin för klagomålshantering Kundsynpunkter/hantera inkommande klagomål Höja kvaliteten i tjänster Kvalitetssäkra ekonomisystemet (Pm3). Öka andelen nöjda Vara proaktiva. Hålla det vi kunder lovar Systematisera kvalitetskontroll Presentera förstudie för och uppföljning gemensamt Kundkunskap/ bättre förståelse och kunskap om våra kunders verksamheter Nöjd kund/ ärendehanterings-system Planera in och genomför besök för internutbildning av kundens verksamhet Kompetens Presentera plan för att stänga kompetensgap Proaktivitet Marknadsföra nytt verktyg Påbörja rådgivning och förbättrings förslag i rutinfrågor. Kundorientering Lära av andra utanför Västerås Stad Benchmarka med stort företag angående deras rekryteringsprocess Kundansvariga Okt 2008 Samtliga AO AO-chefer Changeansvarig Jan 2009 AO-chef Processledare Objektansvarig AO chef Förvaltningschef Inte aktuell AO-chef, Enhetschef Maj 2009 Processansvarig, Okt 2008 statistik Enhetschef AO-chef Nöjd kund Införa single sign on i Objektansvarig självservice arbetstagardel Löner och HR- Nöjda kunder/ Genomföra aktivitet kring AO-chef

2 system Kundsyn kundsyn och kundklagomål Lära mer om kunderna och deras behov Hålla seminarier och workshops med kunder och medarbetare Enhetschef Medarbetare Lönecenter Lön/HR-system /Postservice HR-system /Postservice Bygga upp beredskap och en informationseffektiv verksamhet för behov på kort och lång sikt Befästa affärsområde information som Kvalificerat informationsstöd för kundernas olika behov av informationsinsatser Arbetsorganisation/ Arbetsfördelning i gruppen Arbetsorganisation/ Arbetsplatsträffar Organisationsklimat/ Kunna ge och ta kritik Kompetensutveckling/ datakunskap Organisationsklimat/ minska sårbarheten Arbetsorganisation/ Tydliga mål och tydlig måluppföljning Organisationsklimat/ Öka samarbetet inom förvaltningen Kompetensutveckling/ bemötande Ta fram verksamhetsplan för 2008 Ta fram konsultprofiler, tydliggöra tjänsteportfölj, införa kontaktrapport Ojämn arbetsbelastning bland vissa grupper. Utbildning minskar trånga sektorer. Ta fram nytt upplägg för APT. Få fler delta i diskussionerna Lära att ge och ta kritik Planera in internutbildning för högre datakompetens Planera och genomföra internutbildning för identifierade tjänster Införa uppföljningsbara mål för arbetsgrupper och arbetslag Identifiera revirgränser som försvårar samarbete. Arbetsrotation bryter barriärer. Ta fram rutiner för telefonbemötande på AO-chef Maj 2008 AO-chef plus samtliga medarbetare Juni 2008 Enhetschef Okt 2008 AO-chef Enhetschef Teamledare Maj 2009 AO-chef Feb 2009 AO-chef Enhetschef Maj 2009 Teamledare Maj 2009

3 Ägare och ekonomi Fakturera rätt Säkerställa att all tid utöver SLA debiteras genom att förbättra kvaliteten i Time-point. Rätt produkt, kund och tid Bättre faktureringsrutiner Behålla andelen längre avtal. Öka debiterbar tid Genomföra gemensam ekonomiträff med samtliga involverade i vår fakturering där vi kartlägger nuläget och ser över förbättringsåtgärder Ta fram rutin för månadsuppföljning införs Sälja en gång mera till varje kund per år Erbjuda abonnemang på informationsstöd Erbjuda helhetslösningar till kunder Förenkla beställningsrutinen Öka tillgängligheten till info /Internationellt Positivt resultat Sälja min 160 timmar inom området juridik Höja debiteringsgraden HR-system Minska lagringskostnader Fördela om arbetsuppgifter för att få en jämnare arbetsfördelning och därmed kunna bibehålla en etablerad nivå på debiteringsgraden (80 %) Presentera åtgärder för att sänka lagringskostnaden /Inköp Positivt resultat Bearbeta potentiella kunder med tjänsten Upphandlare att hyra Mäta verksamheten Skapa nyckeltal för att mäta verksamhetens effektivitet. Benchmarking Jämföra kostnader för systemförvaltning, kundfaktura och leverantörsfaktura. Personal Öka försäljningen av tilläggstjänster Kostnadskontroll på alla produktionskomponenter rätt prissättning på tjänst Marknadsföringsinsatser i samband med kundbesök, två kundbesök/medarbetare och år Arbeta fram ny tjänstekatalog tillsammans med Umeå och Malmö Kvalitetskontroll görs av KA/Ärendeansvarig AO-chef med stöd av ekonomicontroller AO plus samtliga medarbetare Sept 2008 Sept 2008 Okt 2008 AO-chef AO-chef Objektansvarig Jan 2009 AO-chef Rehabkonsulter och rehabkonsulter AO-chef

4 Processer Lönecenter Medarbetarcenter Ökad kunskap om kvalitetsbristkostnad Mäta kvalitet i rekryteringsprocessen Bestämma utvecklingsobjekt Bestämma utvecklingsobjekt Genomför skattning av kvalitetsbristkostnader i anställningsprocessen Webifiera Rekryteringcenters enkät aprikosen. Prioritera en standardtjänst för utveckling till e-tjänst Prioritera en standardtjänst för förbättring Kvalitetssäkra rehabprocessen under utvecklingsdagar Kvalitetssäkra rekryteringsprocessen under utvecklingsdagar Lönecenter Förbättrad kvalitet Presentera direktiv för översyn av anställningsprocessen / Kundfakturering / stöd Förbättrad produktivitet i kravverksamheten Uppnå högre kvalitet i slutprodukt vid beställning av trycksaker Kvalitetshöjning genom minskad felfrekvens i två systemintegrationer Höja effektiviteten genom att klargöra ansvarsfrågor Etablera månadsuppföljning för två reskontraserier under perioden Kvalitetssäkra processen från beställning till färdig produkt genom införande av kontaktrapport och leveransgodkännande Skapa rutiner för felrättning i försystemen Lön och Purchase / Kundfakturering Utarbeta detaljerade arbetsinstruktioner / Processkartlägga stöd gränssnittet med Sk för att klargör ansvarsfrågor Ta fram nulägesvärden Etablera mätning av produktivitet och kvalitet i utvald tjänst Ta fram nulägesvärden Etablera mätning av produktivitet och kvalitet i utvald tjänst Ökad kvalitet och minskade felkostnader Etablera modell för digital förvaltning av processer Feleffektsanalysera åtta delprocesser inom lönecenter och en inom HR system Öka produktivitet och kvalitet Öka produktivitet och Genomföra förbättringar i kvalitet processen Mäta effektutfall Etablera mätning av produktivitet och kvalitet i Projektledare lönekvalitet Aug 2008 Okt 2008 Processansvarig AO-chef plus medarbetare inom info som berörs AO-chef Processansvarig Enhetschef Tjänsteansvarig Tjänsteansvarig Projektledare lönekvalitet Projektledare lönekvalitet Okt 2009 Etablera ny e-tjänst Tjänsteansvarig Maj 2009 Tjänsteansvarig Maj 2009 Tjänsteansvarig Juni 2009

5 nyutvecklad e-tjänst Mäta effektutfall Etablera mätning av produktivitet och kvalitet efter förbättring Tjänsteansvarig Juni 2009 Utveckling av tjänster Aktivt verka för en god informationsförsörjning Utveckla och erbjuda informationsstöd /Upphandling Erbjuda Upprätta riktlinjer och fordonsuthyrning rutiner för stadens bilflotta. Öka stadens service till Upprätta en plan för att medborgare och starta nya verksamheten näringsliv En-väg-in Utveckla nya Diskutera och prioritera affärskoncept nya affärskoncept Översyn Analys av enheter med negativt resultat utifrån beslutade kriterier Uppfylla kundens identifierade behov av hjälp Klargöra controllerrollen i de uppdrag vi utför Förstärka kompetens och resurser Ta fram förslag till snabbintervjuer inom ramen för rekryteringspaketet. Diskutera på chefsmöte, dokumentera och sprida informationen Analysera möjligheter och krav för oss när staden skall bli e-kommun Löner och HR-system Effektivisering Förbereda förlängning/ upphandling av personalsystem Uppfylla kundens identifierade behov av hjälp Ta fram förslag till arbetsprov för kandidater inom ramen för rekryteringspaketet. (ersätts med ny, nästan motsvarande punkt i årets affärsplan) Ny beställningstjänst Ta fram ny e-tjänst för beställning av arbetsplats Anpassa resurser till förändrade volymer pga kundernas konkurrensutsättning Öka servicegraden för ekonomikunderna. Engagera oss i stadens utveckling Analysera beslut och tidplaner för proaros och TIFs konkurrensutsättningar Skapa rutin och systemstöd för en ekonomihelpdesk Identifiera och driva två prioriterade projekt innan finansieringen är klar Effektiva kontor Utreda intresset för kompletta arbetsplatser (FM koncept) AO-chef Jan 2009 AO-chef Juni 2008 AO-chef och enhetschef Sept 2008 Processledare Okt 2008 AO-chef Jan 2009 Rekryteringskonsulter Processledare AO chefer Feb 2009 AO-chef Feb 2009 Rekryteringskonsulter Projektledare/BU Processledare AO-chef Processledare AO-chef Maj 2009 Lean Production Sourcing av arbete som AO-chef och Maj 2009

6 klassas som enklare, standardiserat arbete för att renodla mot konsulting och kunskapsarbete som är våra framtida tjänster enhetschef