Ett ämbetsverk eller en inrättning som är räkenskapsverk skall för varje finansår göra upp räkenskapsverkets bokslut som består av

Transkript

1 11 KAPITEL: UPPGÖRANDE AV RÄKENSKAPSVERKETS BOKSLUT I detta kapitel behandlas uppgörande av bokslut för räkenskapsverk. I kapitlet ges anvisningar för de bestående principer och förfaranden som följs vid uppgörande av bokslut. Närmare anvisningar för uppgörandet av bokslut för statliga fonder utanför budgeten ges i kapitlet om fondernas bokföring Bokslutets författningsbakgrund och helhet Räkenskapsverkets bokslut uppgörs med iakttagande av lagen och förordningen om statsbudgeten samt finansministeriets och s föreskrifter och anvisningar. Om uppgörande av räkenskapsverkets bokslut stadgas i förordningen om statsbudgeten h. Om ministeriets ställningstagande till bokslutet stadgas i förordningen om statsbudgeten 66 i. Enligt budgetförordningen 62 meddelar nödvändiga föreskrifter om hur bokslutsuppgifterna och boksluten tekniskt skall tillställas samt dessutom nödvändiga anvisningar om räkenskapsverkens bokslut och bilagorna till dessa samt om uppgörandet av bokslutet Bokslutets innehåll, tidtabell och godkännande Om innehållet i, tidtabellen för och godkännandet av bokslutet för räkenskapsverk stadgas i budgetförordningen 63 : Ett ämbetsverk eller en inrättning som är räkenskapsverk skall för varje finansår göra upp räkenskapsverkets bokslut som består av 1) en verksamhetsberättelse som redogör för resultatet av verksamheten och utvecklingen av det samt dess effekt på utvecklingen av de samhälleliga verkningarna, 2) en utfallskalkyl för budgeten, som redogör för utfallet av budgeten, 3) en intäkts- och kostnadskalkyl som redogör för intäkterna och kostnaderna, 4) en balansräkning som redogör för den ekonomiska ställningen på bokslutsdagen, 5) uppgifter som lämnas i bilagor (noter). (254/2004) Räkenskapsverkets uppgifter i de bokslutskalkyler som avses i 1 mom. 2 5 punkten och i bilagorna till dem för det avslutade finansåret skall utarbetas och sändas till statskontoret inom den tid som det bestämmer. Bokslutet skall göras upp och godkännas senast den 15 mars efter finansåret. (254/2004) Bokslutet godkänns och undertecknas av chefen för det ämbetsverk eller den inrättning som är räkenskapsverk. Om ämbetsverket eller inrättningen har en styrelse eller ett motsvarande kollegialt organ för den högsta ledningen och beslutsfattandet, godkänner och undertecknar dessutom styrelsen eller detta organ bokslutet. Den minister som är chef för ministeriet godkänner och undertecknar ministeriets bokslut på föredragning av den som sköter kanslichefens uppgifter vid ministeriet. Om också en annan minister har förordnats att behandla ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde, godkänner och undertecknar denna minister bokslutet när det gäller det egna uppgiftsområdet. (254/2004) Sedan bokslutet har godkänts skall räkenskapsverket utan dröjsmål sända det till ministeriet, statens revisionsverk och statskontoret. Bokslutet läggs ut på den informationstjänst som statskontoret administrerar och som finns tillgänglig i ett allmänt datanät, om inte något annat följer av offentlighetslagen i fråga om vissa delar av bokslutet. (254/2004) 1/9

2 Räkenskapsverkets bokslut består av verksamhetsberättelse, bokslutskalkyler och uppgifter i bilagor till dem. Bokslutskalkylerna utgörs av budgetens utfallskalkyl, intäkts- och kostnadskalkylen samt balansräkningen. Om de uppgifter som presenteras i bilagor till bokslutskalkylerna stadgas i budgetförordningen 66 h och om innehållet i verksamhetsberättelsen i 65 i förordningen. Enligt budgetförordningen 64 skall bokslutskalkylerna bekräftas med specifikationer till balansräkningen. Om uppgörandet av specifikationerna stadgas närmare i 66 e i förordningen. I anvisningarna för räkenskapsverkets bokslut har termerna finansår och räkenskapsperiod samma innebörd. Räkenskapsverkets bokslut grundar sig på kontouppgifter, vilka skall lämnas före 15 mars till för statens bokslut. De redogörelser som bestämmer (kopior av bilagor 1, 9-12, 16 och 17 till räkenskapsverkets bokslut) skall lämnas före utgången av februari året efter finansåret. Dessa bilagor till räkenskapsverkets bokslut skall följaktligen uppgöras senast före denna tidpunkt. Uppgörandet av specifikationer till balansräkningen innan kontouppgifter skall lämnas till säkrar i sin del riktigheten av kontouppgifter. Räkenskapsverkets bokslut samt bilagor och specifikationer till det skall vara uppgjorts och godkänts före 15 mars året efter finansåret. Underskriften i bokslutet garanterar också att bokslutskalkylerna och uppgifterna som ges i bilagor till dem motsvarar de kontouppgifter som lämnas till för uppgörande av statens bokslut. Räkenskapsverkets bokslut undertecknas av chefen för det ämbetsverk eller den inrättning som utgör ett räkenskapsverk. Om det ämbetsverk eller den inrättning som verkar som ett räkenskapsverk har en direktion eller något annat ledande organ skall detta godkänna och underteckna bokslutet. Räkenskapsverkets ekonomistadga skall innehålla en bestämmelse om godkännande och undertecknande av bokslutet. Bokslutet undertecknas bara en gång av en eller flera personer. I samband med bokslutets underskrifter skall det finnas en anteckning om att bokslutet är godkänd och det skall anges ort, datum och namnförtydligande för den person / de personer som undertecknat bokslutet. Enligt budgetförordningen 65 a ett ämbetsverk eller en inrättning som inte är ett räkenskapsverk, gör upp en verksamhetsberättelse över sin verksamhet inom den tid ministeriet bestämmer, dock senast den 15 mars efter finansåret Bokslutsprocessen Enligt budgetlagen 21 ämbetsverken och inrättningarna skall i bokslutet och den verksamhetsberättelse som utarbetas för fullgörandet av resultatansvaret ge riktiga och tillräckliga uppgifter om hur budgeten har följts och om ämbetsverkets och inrättningens intäkter och kostnader, ekonomiska ställning och resultatet av verksamheten (rättvisande bild). I bilagor till räkenskapsverkens bokslutskalkyler skall enligt budgetförordningen 66 h också ges övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter. Alla behövliga uppgifter skall således ges i bokslutet, även om vissa uppgifter inte krävs särskilt. 2/9

3 Innan bokslutet uppgörs måste registreringarna i den löpande bokföringen korrigeras och kompletteras för att motsvara författningar och bestämmelser, d.v.s. inkomsterna och utgifterna skall hänföras till rätt räkenskapsperiod. I affärsbokföringen skall utgifterna dessutom periodiseras samt fordringarna och skulderna värderas. Förutom hänförande samt periodisering och värdering omfattar bokslutsprocessen uppgörande av specifikationer till balansräkningen innan bokslutskalkylerna uppgörs. Med tanke på specifikationerna till balansräkningen avstäms delbokföringarna mot huvudboken, utreds innehållet i alla balanskonton och införs eventuella rättelser. De bokslutsposter som gäller det egna kapitalets poster skall också registreras. Rätt registreringsgrund (hänförande) Rätt registreringsgrund innebär att utgifter och inkomster hänförs till bokföringen för rätt finansår (räkenskapsperiod) i både budgetbokföringen och affärsbokföringen. Inkomsterna och utgifterna hänförs till rätta räkenskapsperioden enligt registreringsgrunden. Helst skall rätt registreringsgrund iakttas redan i den löpande bokföringen. Detta är dock inte alltid möjligt, utan man kan bli tvungen och det kan dessutom vara ändamålsenligt att parallellt iaktta olika registreringsgrunder. Enligt budgetförordningen 42 c och 42 d är detta möjligt. I budgetförordningen 42 d stadgas av grunden för registrering av inkomster och utgifter följande: I affärsbokföringen är grunden för registrering av en utgift som föranleds av anskaffning av produktionsfaktorer mottagande av en produktionsfaktor. Grunden för registrering av en sådan inkomst som erhålls av försäljning av prestationer är i affärsbokföringen överlåtelse av prestation (prestationsprincipen). (1111/1998) Räntor och inkomster och utgifter av räntenatur registreras i affärsbokföringen på ett sätt som motsvarar prestationsprincipen. De räntor och inkomster och utgifter av räntenatur som hänför sig till skatter registreras i affärsbokföringen på samma sätt som i budgetbokföringen. (1253/2004) I affärsbokföringen registreras andra än i 1 och 2 mom. avsedda utgifter och inkomster på samma sätt som i budgetbokföringen. (1175/2002) I affärsbokföringen får utgifter och inkomster under finansåret registreras även på grund av betalning (kontantprincipen). (1111/1998) Om registreringarna i affärsbokföringen görs på grund av betalning, skall skulder och fordringar kunna fortlöpande klarläggas. (1111/1998) Ytterligare stadgas av grunden för registrering av inkomster i budgetförordningen 66 f 2 momentet: När det gäller inkomster av överlåtelse av en prestation som till sin omfattning är betydande och består av olika faser, och då den del av inkomsterna som motsvarar överlåtelsefasen eller prestationsgraden har hänförts som inkomst för finansåret i statsbudgeten enligt 5 b 2 mom., skall överlåtelsen av prestationen i affärsbokföringen tas upp som intäkt på grundval av överlåtelsefasen eller prestationsgraden. Räkenskapsverket skall iaktta samma grund när alla inkomster som avses i detta moment tas upp som intäkter. (254/2004) Senast i bokslutet måste man övergå till rätt registreringsgrund. Om övergången till rätt registreringsgrund föreskrivs i budgetförordningen 42 f följande: 3/9

4 Om de utgifter och inkomster som avses i 42 d 1 och 2 mom. har registrerats under finansåret i affärsbokföringen enligt kontantprincipen, skall registreringarna med undantag för registreringar som avser mindre i 42 d 2 mom. avsedda inkomster och utgifter, innan bokslutet görs upp korrigeras och kompletteras så att de överensstämmer med prestationsprincipen eller med motsvarande princip. (1175/2002) Om andra än i 1 mom. avsedda utgifter och inkomster inte under finansåret har registrerats i affärsbokföringen enligt budgetbokföringen, skall registreringarna i affärsbokföringen innan bokslutet görs upp korrigeras och kompletteras så att de överensstämmer med budgetbokföringen under finansåret. (1111/1998) Om budgetutgifterna och budgetinkomsterna inte under finansåret har registrerats i budgetbokföringen enligt budgeten för finansåret, skall registreringarna i budgetbokföringen innan bokslutet görs upp korrigeras och kompletteras så att de överensstämmer med budgeten för finansåret. (1111/1998) Om hänförande av inkomster och utgifter i budgeten till ett finansår stadgas i budgetförordningen 5 a följande: I budgeten hänförs inkomster och utgifter till ett finansår på det sätt som bestäms nedan, om inte något annat följer av budgeten. (1175/2002) Principen för hänförande av inkomster av avgiftsbelagd verksamhet och övriga inkomster av blandad natur samt konsumtionsutgifter, investeringsutgifter och andra utgifter är överlåtelse av en prestation eller mottagande av en produktionsfaktor (prestationsprincipen) eller inkomster eller utgifter på basis av förbindelse som grundar sig på lag eller på basis av ingången förbindelse (princip som motsvarar prestationsprincipen), om inte något annat bestäms nedan. Ränteinkomster och ränteutgifter hänförs till det finansår för vilket ränta inflyter eller utgifter uppkommer på basis av en bestämmelse i lag eller en ingången förbindelse. Mindre inkomster och utgifter, lön för semestertid och semesterpenning när det gäller anställningsförhållande till staten samt det belopp som bildas av sådana inkomster och utgifter som inte utan betydande tilläggskostnader tillförlitligt kan bestämmas på basis av en bestämmelse i lag eller en ingången förbindelse innan betalningsskyldigheten förfaller, kan också hänföras på grundval av betalning (kontantprincipen). (936/2003) Princip i fråga om hänförande av överföringsutgifter är ett beslut om beviljande av statsbidrag (hänförande enligt beslut om beviljande) eller någon annan motsvarande förbindelse om en utgift (hänförande enligt andra förbindelser). När rätten till statsbidrag eller annan prestation grundar sig på lag och beloppet av den överföringsutgift som skall beviljas eller betalas regleras detaljerat i lag eller det belopp som skall betalas bestäms detaljerat med stöd av lag (lagstadgad överföringsutgift), är principen för hänförande dock ett beslut om en detaljerad fastställelse av det belopp som skall betalas (hänförande enligt betalningsbeslut). Medfinansieringen från Europeiska unionens strukturfonder och därtill hörande statlig medfinansiering hänförs på basis av betalningsbeslutet eller på motsvarande grund. (1175/2002) Skatter och inkomster av skattenatur, dividendinkomster, intäktsföring av affärsverkens vinst och annan vinstandel som staten erhåller hänförs enligt kontantprincipen. (1175/2002) Amorteringar på statsskulden samt emissions- och kapitalförluster som har samband med upptagande av statsskuld eller minskning av statsskulden skall hänföras enligt kontantprincipen. Inkomster som fås från derivat som hänför sig till räntor på statsskulden och dess kapital samt utgifter som föranleds av dessa hänförs till det finansår för vilket de inflyter. Statens upplåning samt emissions- och kapitalvinster som har samband med upptagande av statsskuld eller minskning av statsskulden skall hänföras enligt kontantprincipen. (936/2003) Lån som skall återbetalas till staten hänförs enligt kontantprincipen. (1175/2002) 4/9

5 Dessutom stadgas om hänförande av inkomster och utgifter i budgeten till ett finansår i budgetförordningen 5 b : Utgifter för anskaffning av en produktionsfaktor eller inkomster av överlåtelse av en prestation hänförs i budgeten i sin helhet till det finansår då produktionsfaktorn tas emot eller prestationen överlåts. (1175/2002) Utan hinder av vad som bestäms i 1 mom. kan när det gäller inkomster av överlåtelse av en prestation som till sin omfattning är betydande och består av olika faser den del som motsvarar överlåtelsefasen eller prestationsgraden hänföras som inkomst till ett finansår. Det separata bidrag som uppstår av prestationen och som hänför sig till finansåret skall härvid kunna bestämmas på ett tillförlitligt sätt. (1175/2002) Merparten av inkomst- och utgiftshändelserna hänförs till affärsbokföringen och budgetbokföringen samtidigt. I tabellen nedan presenteras de bokföringsprinciper beträffande olika inkomst- och utgiftsslag som följs vid affärsbokföringen respektive budgetbokföringen och som är förenliga med budgetförordningen. Utgifts- och inkomstslag (i affärsbokföringen även slag av finansieringshändelse) Inkomster från försäljning av prestationer (inkomster från den avgiftsbelagda verksamheten), övriga inkomster från verksamheten Utgifter för anskaffning av produktionsfaktorer (utgifter för verksamheten, anskaffningsutgifter för anläggningstillgångar, placeringsutgifter) Ränteinkomster och inkomster av räntenatur De räntor och inkomster av räntenatur som hänför sig till skatter Bokföringsprincip i affärsbokföringen Prestationsprincipen Prestationsprincipen Princip som motsvarar prestationsprincipen (i praktiken som prestationsprincipen) Bokföringsprincip i budgetbokföringen (BF 5 a ) Prestationsprincipen Prestationsprincipen Princip som motsvarar prestationsprincipen (i praktiken som prestationsprincipen) 5/9

6 Utgifts- och inkomstslag (i affärsbokföringen även slag av finansieringshändelse) Ränteintäkter och intäkter av räntenatur De räntor och utgifter av räntenatur som hänför sig till skatter Bokföringsprincip i affärsbokföringen Princip som motsvarar prestationsprincipen (i praktiken som prestationsprincipen) Bokföringsprincip i budgetbokföringen (BF 5 a ) Princip som motsvarar prestationsprincipen Dividendinkomster, affärsverkens intäktsföring av vinster och övriga vinstandelar Inkomster från överföringsekonomin Utgifter för överföringsekonomin Bokföringsprincip som är förenlig med finansårets budget (hänförande enligt beslut om beviljande, hänförande enligt betalningsbeslut, annan förbindelsegrund) Bokföringsprincip som är förenlig med finansårets budget (hänförande enligt beslut om beviljande, hänförande enligt betalningsbeslut, annan förbindelsegrund) Bokföringsprincip som är förenlig med finansårets budget (hänförande enligt beslut om beviljande, hänförande enligt betalningsbeslut, annan förbindelsegrund) Bokföringsprincip som är förenlig med finansårets budget (hänförande enligt beslut om beviljande, hänförande enligt betalningsbeslut, annan förbindelsegrund) Skatter och inkomster av skattenatur Inkomster och utgifter i anslutning till upptagande och minskande av statsskuld (upptagande av lån och amorteringar) Lån som återbetalas till staten 6/9

7 I tabellen ovan har grunderna för hänförandet av olika inkomst- och utgiftsslag i budgetbokföringen uppgetts i enlighet med vad som stadgas i förordningen om statsbudgeten 5 a 2 6 momentet. Om någon inkomst eller utgift i budgetbokföringen för finansåret ändå har hänförts på någon annan grund, används denna hänföringsgrund vid registreringen av vederbörande inkomst eller utgift i budgetbokföringen. Grunder som avviker från principerna för hänförande av inkomster och utgifter i budgetförordningen 5 a 2 6 momentet skall nämnas i budgetens allmänna föreskrifter för de detaljerade motiveringarna eller i motiveringen av vederbörande moment. Övergång till rätt bokföringsprincip i budgetbokföringen förutsätter också sådana hänföringsregistreringar som inte i sak gäller affärsbokföringen, som t.ex. överföringsregistreringar av reservationsanslag samt registreringar för bildande av specifikationskonton för inkomst- och utgiftsrester. Periodisering I affärsbokföringen skall inkomsterna och utgifterna även periodiseras. Med periodisering av inkomsterna avses att de inkomster som hänförs till finansåret bokförs som intäkter. Övriga inkomster bokförs på vederbörande konto bland balansräkningens passiva. Med periodisering av utgifter avses att de indelas i två kategorier: å ena sidan utgifter eller delar av dem som ingår i den avslutade räkenskapsperiodens intäkts- och kostnadskalkyl och å andra sidan utgifter eller delar av dem som aktiveras i balansräkningen. Bestämmelser om periodiseringen ingår i förordningen om statsbudgeten 66 f 1 momentet: I bokslutet upptas inkomsterna i affärsbokföringen under finansåret som intäkter. Från intäkterna avdras såsom kostnader de utgifter i affärsbokföringen som motsvaras av den prestation som överlåtits, liksom även andra utgifter under finansåret vilka sannolikt inte längre medför motsvarande inkomst samt förlusterna. De övriga utgifterna i affärsbokföringen får aktiveras i enlighet med vad som bestäms nedan. (600/1997) Längre fram, i förordningen om statsbudgeten 66 g 1 3 momentet, stadgas: Anskaffningsutgiften för de omsättningstillgångar som återstår vid finansårets utgång aktiveras. Är den sannolika anskaffningsutgiften för omsättningstillgångar eller det sannolika överlåtelsepriset för omsättningstillgångar i fråga om avgiftsbelagd verksamhet vid finansårets utgång lägre än anskaffningsutgiften, skall skillnaden dock upptas såsom kostnad. (600/1997) Anskaffningsutgiften för nationalförmögenhet och anläggningstillgångar aktiveras och upptas under sin verkningstid som kostnader genom avskrivningar enligt plan. (600/1997) Har andra utgifter med lång verkningstid aktiverats, skall de avskrivas under sin verkningstid enligt plan. (600/1997) Värdering I affärsbokföringens löpande bokföring värderas betydande inkomster, utgifter och finansieringshändelser till sitt verkliga belopp, t.ex. inkomster från försäljning av en prestation till prestationens försäljningspris och utgifter för anskaffning av en produktionsfaktor till anskaffningspriset. I samband med uppgörandet av bokslutet skall fordringarna och skulderna ännu värderas separat när de upptas i balansräkningen. Om värdering av fordringar och skulder i eurobelopp har stadgats i förordningen om statsbudgeten 66 c 1 momentet samt om värdering av 7/9

8 fordringar och skulder i utländsk valuta (valutabelopp) i samma paragraf 2 momentet. Fordringar i utländsk valuta samt skulder och andra förbindelser i utländsk valuta omräknas till euro enligt den sista kurs för finansåret som publicerats av Europeiska centralbanken. Är fordringar, skulder eller andra förbindelser emellertid genom avtal eller på något annat sätt bundna vid en bestämd kurs, omräknas de till euro enligt denna kurs. Uppgörande av specifikationer till balansräkningen I bokslutet skall specifikationer till balansräkningen uppgöras för affärsbokföringens balanskonton samt till de konton i budgetbokföringen som börjar med siffran 6. Uppgörandet av specifikationer till balansräkningen förutsätter att saldoinnehållet på varje balanskonto vid räkenskapsverket utreds i räkenskapsverkets bokföring. I uppgörande av specifikationer till balansräkningen försäkrar man sig om att uppgifterna i delbokföringssystemen (lagerbokföringen, projektuppföljningssystemet, olika förregister osv.) är tidsenliga och överensstämmer med uppgifterna i bokföringen och bokslutet. Samma krav gäller alla poster i balansräkningen och dess olika system (systemet för bokföring över anläggningstillgångar, reskontra, kassabokföring, olika separata register osv.). I uppgörande av specifikationer till balansräkningen försäkrar man sig också om det, att möjliga oklara poster blir klara senast vid bokslutet. Specifikationer till balansräkningen, andra bokslutspecifikationer och förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet förklaras i kapitlet 14, Specifikationer till balansräkningen och andra specifikationer. I bokslutet bör man också försäkra sig om att det inte finns något saldo på felkontona i budgetbokföringen och affärsbokföringen eller en kombination av dessa bokföringssammanställningar. Det får alltså inte överhuvudtaget finnas något utfall mellan ett konto i budgetbokföringen och ett felkonto i affärsbokföringen, och inte heller tvärtom. 8/9

9 Följande schema klargör bokslutsprocessens systematik: BOKSLUTSPROCESSEN Riktiga och tillräckliga uppgifter Rätt registreringsgrund (hänförande) Affärsbokföringen Budgetbokföringen Bokföring av fullmakter Registrering av periodiseringar och värderingsposter Affärsbokföringen Specifikationer till balansräkningen och andra bokslutspecifikationer Uppgörande av kalkyler Intäkts- och kostnadskalkyl Balansräkning Budgetens utfallskalkyl Verksamhetsberättelse Intäkter Kostnader Räkenskapsperiodens resultat Nationalförmögenhet Anläggningstillgångar Omsättnings- och finansieringstillgångar Eget kapital Räkenskapsperiodens resultat Främmande kapital Konton som börjar med 1, 2 eller 3 Fullmakter - Ledningens verksamhetsrapport - Beskrivning av resultatet - Analys av bokslutskalkylerna - Utlåtande om bedömning och verifiering av intern kontroll - Resultat av helhetsbedömningar som görs med jämna mellanrum - Sammanfattning av oegentligheter Bilagor till bokslutskalkyler Andra bilagor till bokslutet Bokslut 9/9