Välkommen till VIA Egencias Resebeställarutbildning 2013 Ewa Solfors Lundberg Lillemor Santana Sara Hermansson

Transkript

1 Välkommen till VIA Egencias Resebeställarutbildning 2013 Ewa Solfors Lundberg Lillemor Santana Sara Hermansson

2 Agenda Presentation av VIA Egencia Vad är bäst pris? Varför finns det så många olika priser? Hjälpmedel VIA Online Bakom kulisserna VIA Egencias unika produkter Vilka mervärden är det att boka genom en resebyrå?

3 Egencia- globalt Världens 5:e största TMC Globala marknads-experter, teknikplattform som är bäst i klassen Omfattande erfarenhet av internationella datakonsolidering Kontor i över 54 länder, hela världen Global -med ett lokalt fokus Förhandlingsstyrka (bland annat unikt hotellprogram)

4 VIA Egencia och Egencia ägs av Expedia VIA Egencia är en del av Expedia Inc. Världens största marknadsplats för resor företagskunder använder vår onlinelösningmed ett snitt på 85% av alla bokningar online. Starkast tillväxt på marknaden. 31% ökning från år till år.

5 Egencia Owned Australia, Belgium, Canada, China, Denmark, Finland, France, Germany, India, Ireland, Italy, Netherlands, New Zealand, Norway, Portugal, Spain, Sweden, Switzerland, United Kingdom, United States Egencia Global Alliance APAC: Hong Kong, Japan, Malaysia, Philippines, Singapore, South Korea, Sri Lanka, Taiwan, Thailand EMEA: Austria, Bulgaria, Czech Republic, Greece, Hungary, Israel, Morocco, Poland, Romania, Russia, Slovakia, South Africa, Turkey, UAE, Ukraine LATAM: Argentina, Brazil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Guatemala, Mexico, Peru, Uruguay, Venezuela 5

6 Norge: 54 kontor, 810 anställda. Sverige: 9 (55) kontor, 220 anställda. Danmark: 7 kontor, 195 anställda. Finland: 1 kontor, 20 anställda. Ledande TMC Anställda ca (1 500) i Norden Omsättningsvolym ca 11 miljarder SEK Ställer ut > flygbiljetter per år AAA-rated Fokus; affärsutveckling ISO 9001:2012 ISO 14001:2012 Utbildningsprogram för våra resekonsulter Ledande inom tekniska lösningar

7 Affärsresor Dedikerat team Våra affärsresekonsulter arbetar med ett helhjärtat engagemang och försöker alltid hitta bästa lösningen för dig. Tel: Mail:

8 24 h jour service Group & Meeting Vår avgiftsbelagda jourservice i Oslo tar över när det ordinarie teamet går hem. De talar skandinaviska och engelska. Tel: Experter på bokningar för fler än 10 personer; gruppbokningar och specialarrangemang. Fördelen med gruppbiljetter är: - platserna kan bokas utan namn -namnlista ca 5 veckor före avresa -platsernakan hållas preliminärt -priset kan garanteras -ändring av namn möjligt - mer generösa avbokningsvillkor Tel:

9 Vad kan vi hjälpa er att boka? Flyg Tåg Hotell Hyrbil Marktransport; flygbuss, flyg/tåg taxi, Arlanda Express Båt

10 Vad är bäst pris? Billigaste biljetten? Kortaste restiden? Ankomsttid? Avgångstid? Hotellets läge? Specifikt hotell? Frågan har olika svar beroende på vem som svarar och vid vilket tillfälle.

11 Jag vill boka en biljett på tisdag morgon -Är morgon kl6 eller 10? -Behöver biljetten bokas om? - Behöver biljetten bokas av?

12 100 priser till Hong Kong med 3 olika flygbolag. Ett visst antal platser i planet med varje pris. Varje pris har olika regler som bestäms av flygbolaget. Ju lägre pris ju mer låst är biljetten generellt. Fler flygbolag än 3 finns och därmed även fler priser.

13 Statliga avtalspriser är uppdelade i stadsdelar. Varje stadsdel kan ha upp till 13 olika prioriteringar Var går gränsen mellan Vasastan och Norrmalm? Vilka hotell har lediga rum till avtalspris?

14 Priserna går upp och ner beroende på tillgång och efterfrågan. Fåtal platser till utannonserade lägsta priserna.

15 Hur bokar man pris- och tid effektivt?

16 Hur bokar man mest priseffektivt? Var ute i god tid! Tillgång och efterfrågan Tala om samtliga kommande bokningar Var flexibel i restid uppge hur flexibel. Tid eller datum? Boka hela resan hos VIA Egencia, transport, hotell, marktransport. Val av hotell, utnyttja VIA Egencias avtalspriser och specialpriser Optimering och Analysering Viktigare än vad du tror Billigt flyg är inte alltid bäst. Marktransporter, hotell m.m. tar en växande andel av resekostnaden.

17 Hur bokar man mest tidseffektivt? Förbered Beställarid Rättstavat namn ( USA: enlpass + födelsedatum ) Resenärens mobilnummer - resenärsprofil Behöver biljetten kunna bokas om? Innebär kostnad Behöver biljetten kunna bokas av? Vilken tid kan man tidigast resa? Vilken tid måste man vara framme? Restider finns på: Boka marktransport samtidigt, lokaltrafik och tåg; Kortedala-Södermalm-Kortedala Boka hela resan hos VIA Egencia Hotell; är läget viktigast eller pris?

18 Hjälpmedel

19 våra tjänster-tidtabeller

20 Beställningsformulär

21 Resenärsprofil För att få din registreringskod var god kontakta någon ur resegruppen: OBS! E post adressen ska När du klickar på Klart kommer du att få ett mail med inloggningsuppgifter och lösenord. Bekräftelse av självregistrering

22 VIA Online

23 Bakom kulisserna

24 Företagsprofil Alla våra kunder har en profil med samlad information, ex: - Kontaktuppgifter - Fakturaadress - Fakturainformation - Betalsätt - Leverantörsavtal - Resepolicystyrning

25 Resenärsprofil -Kopplad till rätt fakultet - Rättstavat namn - Mobiltelefonnummer - Mailadress - Önskemål seating - Önskemål specialkost -Info om ev. allergier

26 Är det billigare på nätet?

27 Östermalm i rangordning: 1=BW Karlaplan 2=Esplanade är fullbokat 3=Clarion Tapto

28 Här använder vi VIA Online för att se hotellens läge samt tillgänglighet

29 Lägst tillgängliga pris = VIA Egencia Rate 1161:- finns ej kvar, slutsålt

30 Pris på hotellets egna website: 1850:-

31 VIA Egencia Web rate 1546: :-på avropa.se är ex moms och motsvarar FM log rate 1374:-

32 Pris på hotellets egna website: 1580:-

33 Vad kostar tågbiljetten på sj.se? Vad kostar tågbiljetten i VIAs system? VIA Egencia separerar biljettpris och det fasta ramavtaladebokningsarvodet. SJ har rörliga bokningsarvoden som inte är ramavtalade, dvs det finns ingen maxgräns.

34 Google sökning ger över 4 miljoner träffar. Alla resekonsulter på VIA Egencia har ett bokningssystem som söker av internet efter priser. VIA Egencia kan alltså boka internetpriser. Statliga avtalspriser är enbart tillgängliga från ursprungslandet, dvs GUs avtalspriser kan bara bokas från svensk resebyrå. Vissa specialpriser finns enbart i ursprungslandet. Vänd dig till din resekonsult om du har frågor. Vi vill samarbeta!

35 Hur arbetar VIA Egencia? Prisneutrala Flera alternativ VIA Fare Finder Preliminärbokning över dagen. Bagageregler. Styrning mot resepolicy Kontrollera att beställningen stämmer med ditt önskemål Telefon snabbare svar än mail. Genomgående biljetter rekommenderas

36 Tips! Resor på andra tider än ordinarie kontorstider har oftast lägre priser Hotellen har mest fullbelagt tis, ons, tors. I fallande ordning Chans till lägre hotellpriser ökar om man undviker dessa dagar. Tåg: Boka lokaltrafik samtidigt: ex Kortedala Södermalm - Kortedala Hotell: VIA voucher i Sverige. Voucher utomlands speciella bokningskanaler. Taxi: Adress -ej plats -och mobilnummer krävs för bokning. Bokas till och från tågstationer och flygplatser Flygtaxi utomlands - ca 20 London, Paris, Frankfurt, New York Bilhyra: Kontrollera försäkringar lokalt

37 Tips! Flyg: Genomgående biljett rekommenderas alltid! Prelbokningöver dagen. Priserna garanteras angiven tid. Arlanda Express kräver kort; ICA & Coop är OK Check-my- trip länk i bekräftels et:

38 Check my Triplänken går till en tidtabell i fast format med detaljerad information om resmålet.

39 Unika Produkter VIA Egencia

40 Säkerhet och Hälsa Var finns er personal vid händelser av strejk, olyckor, terrordåd eller annan händelse. Snabb informationsväg. VIA Egencia Safe System som söker information om Resenär Datum Flygbolag och flightnummer Destination (land, stad, flygplats inkl. mellanlandningar Hotell

41 VIA app Tillgång till reserelaterade bokningar Uppdaterad information löpande Ingen utskrift eller SMS vid biljettkontroll, visa din e-post alt. SMS i telefonen Kartfunktion Möjlighet att ändra i sin bokning Q Kostnadsfri app för Iphone eller Smartphone med Android

42 VIA voucher Papperslös voucher Gäller i Sverige

43 VIA Flex Möjlighet att få pengar tillbaka på biljetter som inte är återbetalningsbara 100 % tillbaka med läkarintyg 50 % tillbaka oberoende avbokningsanledning

44 VIA Egencias mervärden Säkerhet Genom Travel Tracker kan vi vid en eventuell krissituation, snabbt ge besked om var alla våra resenärer befinner sig. Miljö Varje resa bokad genom VIA Egencia registreras och redovisas i miljöstatistik. Om man bokar via olika bokningskanaler blir statistiken lätt missvisande. Allt på samma faktura Förutom att ni får en samlad bild av resekostnaderna resulterar det i mindre administrativt arbete för den enskilda resenären i form av färre reseräkningar m.m. Rätt biljett Rätt pris Du skall alltid erbjudas det bästa priset som finns tillgängligt när du beställer din biljett. Det bästa priset är inte alltid det lägsta behov av ombokning kan styra. Tillgänglighetsgaranti Du kan nå oss dygnet runt, året runt. Med personlig service eller genom våra självbokningssystem kan du alltid boka eller boka om dina resor. Avtalspriser Vid bokning genom olika bokningskanaler blir det omöjligt att styra mot leverantörsavtal/resepolicy vilket i sin tur genererar till sämre avtal på sikt. Besparing för företaget Om medarbetarna lägger sin arbetstid på fel saker genom att leta resor på internet medför det i sin tur produktionsbortfall. Mix av personlig service och online Ibland vill man boka direkt i vårt självbokningssystem VIA Online och ibland passar personlig service bättre. Vi erbjuder bägge möjligheterna och du får en total överblick på bägge.

45 Tack!