Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet på Lunds universitet NIKLAS NANNSKOG /POUNEH EFTEKHARI,

Transkript

1 Erasmus+ utomeuropeisk mobilitet på Lunds universitet NIKLAS NANNSKOG /POUNEH EFTEKHARI,

2 ICM intern struktur ICM koordinator ICM mobilitetskoordinatorer (studenter och personal/lärare) Regionkoordinatorer

3 Inför ICM ansökan Presentation av ICM programmet på Erasmus + info möten Vid önskemål - presentationer på fakulteter Diskussion med fakultetsrepresentanter hur intresset för ICM mobilitet från institutioner/lärare bäst kan samlas in Information om ansökningsprocessen till fakultetsrepresentanter för vidare spridning inom respektive fakultet 2015: Insamling av intresset för ICM mobilitet via fakultetsrepresentanter 2016: Insamling av intresset för ICM mobilitet via webformulär : Första Insamling via fakultetsrepresentanter, till IR och sen tillbaka Direkt information till institutioner/lärare från regionkoordinatorer

4 Inför ICM ansökan ICM 2015 och ICM 2016 ICM koordinatorn sammanställer intresset för ICM mobilitet från fakulteterna Fakulteter prioriterar ER regionkoordinatorer bereder (diskuterar budgeten, vilka länder och partners som ska rekommenderas till LUs ledning) LU ledningen beslutar om vilka länder och partneruniversitet som ska sökas ICM

5 Ansökan Regionkoordinatorer skriver texter för respektive land/länder Granskning av texter (innehåll, språk) ICM koordinatorn sätter ihop och skickar ansökan ICM : 27 länder, 147 studenter på grund-, avancerad- och forskarnivå, 207 lärare och 37 personal Ghana, Uganda, Zimbabwe, Butan, Kina, Indien, Indonesien, Australien, Nya Zeeland, Japan, Korea, Chile, Colombia, Sydafrika, Albanien, Bosnien Hercegovina, Montenegro, USA, Georgien, Ukraina, Kazakstan, Uzbekistan, Ryssland, Jordanien, Libanon, Israel, Egypten

6 Efter ansökan Regionkoordinatorer skriver motivering om varför vissa länder och partners inte är med i ansökan ICM koordinatorn informerar alla som har uttryckt ett intresse för ICM mobilitet och svarar på allmänna frågor UHR informerar ICM koordinatorn om resultatet ICM koordinatorn informerar alla som är med i ansökan om utfallet Regionkoordinatorer informerar partners Implementering av projektet Regionkoordinatorer ICM mobilitets koordinatorer

7 Implementering Regionkoordinatorer ansvarar för att upprätta ett avtal i kommunikation med partners och fakulteter/institutioner/lärare Sändande universitet/institution väljer stipendiaten/stipendiater Studenter nomineras av sändande universitet och hanteras som vanliga utbytesstudenter, ICM mobilitetskoordinatorn informeras när studenter har nominerats för att hantera ICM stipendiet; etc. PhD och personal/lärare nomineras av sändande universitet i kommunikation med värduniversitetet. ICM mobilitetskoordinatorn informeras när PhD och personal/läraren har nominerats, senast 2 månader innan mobiliteten ska börja. ICM mobilitetskoordinatorn hanterar stipendiet, stipendiaten/värduniversitet/värdinstitution hanterar visa, boende, resan etc.

8 Implementering Stipendiater ansöker online om stipendiet Personal/lärare: m/sta_stt/in_out_sta_stt.html Studenter: M/SMS_SMP/in_Out_SMS_SMP.html Informationen registreras i filemaker för hantering av mobiliteten (försäkringsintyg, inbjudningsbrev, utbetalningar) och i Mobility Tool

9 Implementation PROCESSES & TOOLS

10 After Nomination Regional Coordinator submits nomination to ICM Mobility Coordinator Create nominee record in FileMaker & Mtool

11

12 Before Mobility Send (s) outlining process & action items Nominee creates Grant Agreement & Learning/Mobility Agreement

13

14

15

16 Before Mobility (cont.) Collect Grant Agreement, Mobility, Learning/Mobility Agreement, flights, passport/personnumer, etc. Provide supporting documentation (e.g., Letter of Invitation, Insurance Certificate, etc.)

17 Required Documents SMS STA/STT Incoming Outgoing Incoming Outgoing Passport/Personal Number X X X X Learning Agreement X X Mobility Agreement X X Grant Agreement X X X X Letter of Acceptance X X Plane Ticket X X Arrival meeting X X Certificate of Insurance X X X Invitation Letter X (PhD) X EU Online Survey X X X X Prelim. Conf. of Study Period X Final Conf. of Study Period X X Certificate of Attendance X X Transcript of Records X

18 BEFORE MOBILITY (cont.) Prepare for Arrival meetings & first grant payment distribution (ICA Pre-Paid Card) Grant Distribution In SMS Out SMS In Staff Out Staff 70% upon arrival 30% at midsemester 70% (before) mobility 30% after mobility 100% upon arrival 100% after mobility (to home department)

19

20

21 DURING MOBILITY Send Preliminary Confirmation of Study Period (In-SMS)

22

23 AFTER MOBILITY Collect: Final Confirmation of Study Period (SMS), Return ticket (In-SMS), Certificate of Attendance (STA/STT), etc. Update Mtool & FileMaker (e.g., start/end dates, earned credits, etc.)

24 Utmaningar Olika dokument för olika mobilitetsnivåer, inresande/utresande stipendiater Stipendiebeloppet för studenter är lågt, minimumkrav från migrationsverket uppnås inte PhD har inte tillgång till billigt studentboende Utbetalningar till inkommande studenter, slutdatumet kan ändras Info om och dokumentering av urvalsprocessen hos partners Online Eu survey (vad göra om den inte görs) Många aktörer är involverade Motivera ansökningar i regioner med lite finansiering/eu s strategi vs Lunds strategi