Hantering av patientavgiften på röntgen, fysiolog- och neurofyslab

Transkript

1 Beställare vård Sektionen för individuella vårdärenden Hantering av patientavgiften på röntgen, fysiolog- och neurofyslab Privata vårdgivare Version 1.0

2 1 Registrering och makulering 1.1 Registrering av inbetalningskort Vid registrering av inbetalningskort skall kassakvitto/reservkvitto alltid häftas ihop med inbetalningskortet. Detta gäller även då inbetalningskort skickas hem till patienten i efterhand. Se användarhandbok för hur man registrerar. 1.2 Makulering av inbetalningskort eller räkningar som skapas i systemet Inbetalningskort Inbetalningskort som lämnas ut till patienten ska makuleras i kassan om besöksdatum är mindre än 36 dagar. Efter 36 dagar överförs fordran till United Collectors (UC). 2 Återbetalning 2.1 Återbetalning av kreditbesök Återbetalning av krediter (patienten har fått inbetalningskort) kan inte göras direkt från kassan, detta hanteras av Beställare vård. Beroende på orsak till återbetalning gäller följande: Patienten har frikort Övriga situationer Hänvisa patenten till Beställare vård, alt. ta kopia på frikort och skicka detta till beställare vård tillsammans med information om vilket besök som skall återbetalas Kassan kontaktar Beställare vård om orsak till återbetalning. 2.2 Återbetalning av kontantbetalning Återbetalning till patienter som betalt kontant görs alltid av den kassa där registrering av besöket skett. Makulera besöket och registrera ett nytt besök enligt gällande rutin (se regelverk). Patienten kan få återbetalningen kontant eller inbetalt på sitt betalkort (se användarhandbok).

3 3 Kassan ur funktion (driftsstörningar) 3.1 Det går inte att registrera Vi dessa tillfällen ska patienten ha möjlighet att få ett kvitto vid besökstillfället. Gör såhär: Skriv ett reservkvitto. Patienten får original och kassan sparar en kopia. När kassan är i funktion efter registreras besöket enligt uppgifterna på kopian. Kopian skall sparas i 10 år. Observera att patienten ska ha möjlighet att betala kontant om denna service erbjuds av verksamheten. 4 Redovisningsrutiner Vid kassaavslut mm är det viktigt att ta hänsyn till de regler och rutiner som gäller inom landstinget. Nedan ges kompletterande information till tidigare utsänt material från Securitas och Nordea. 4.1 Kassaavslut Vid kassaavslut skapas redovisningsfiler (kontanter/betalkort) och RES-fil (krediter). En stängningsrapport ska skrivas ut vid detta tillfälle. I användarhandboken finns rutin för hur man gör kassaavslut. OBS! Det är viktigt att enheten gör dagliga kassaavslut. 4.2 Stängningsrapport På stängningsrapporten redovisas dagens registreringar (se användarhandboken). Stängningsrapporten sparas i 2 år utöver innevarande år. Följande material bör sparas tillsammans med rapporten: - Kvitto från betalkortsterminal - Reservkvitton (sparas i 10 år) - Avvikelserapport - Securitas insättningskvitto (sparas i 10 år)

4 4.3 Avvikelserapport Om stängningsrapporten inte stämmer överens med kontanterna behöver ni fylla i en avvikelserapport. Skriv alltid en tänkbar anledning till avvikelsen, även om ni inte är säkra på orsaken. Den ska faxas till Beställare vård, telefonnummer finns noterat på rapporten. 4.4 Användning av bankpåse och Securitas insättningskvitto Se information från Securitas och Nordea 4.5 Rättning av returfiler Dagen efter ni gjort ett kassaavslut får ni en reutrfil till W-kassan från GVR. Returfilen skall användas för att kontrollera om det skett några felregistreringar. Rättning av filen skall göras kontinuerligt. Se Användarhandbok för rutin. 5 Övrigt 5.1 Patienten har glömt frikortet Om en patient inte har med sig sitt frikort till besöket får de betala kontant eller ta en räkning. Patienten har sedan rätt att få detta reglerat i efterhand genom att visa upp frikortet och få pengarna tillbaka eller räkningen makulerad, se rutin ovan. Gör såhär: Makulera besöket och registrera om besöket till ett frikortsbesök. Det är viktigt för att ni ska få betalt för besöket. OBS! Glöm inte att plocka bort räkningen om det finns en sådan, se 1.2 i detta dokument. 5.2 Patienttelefon Beställare vård har patientservice alla vardagar mellan klockan Telefonnumret till Beställare vård står på betalningspåminnelsen som patienterna

5 får. Vi kan bl a hjälpa patienterna om de vill betala sin räkning senare än förfallodatum eller om de undrar var räkningen kommer ifrån. Om patienten har frågor som berör t ex. kontantbetalningar eller om de hävdar att de lämnat återbud 4 timmar före besöket men ändå har fått en räkning skall dessa frågor hanteras av producenten själv. Kontaktar patienten oss så hänvisar vi patienterna vidare till er för utredning. 5.3 Förkortningar som används RES GVR Reskontra. Landstingets gemensamma system för hantering och uppföljning av kreditbesök (inbetalningskort). Gemensamt vårdregister. Här samlas alla registreringar som sker i den lokala kassan.