VERKSAMHETSREGLER. Verksamhetsreglerna har delats upp i tre kategorier: Övergripande Kommunikation Service, stöd och samverkan

Transkript

1 1

2 VERKSAMHETSREGLER 2

3 VERKSAMHETSREGLER En verksamhetsregel är ett samlingsnamn för de regler och bestämmelser som gäller för den verksamhet som processen beskriver. Dessa kan vara såväl system- som verksamhetsrelaterade. De kan exempelvis handla om: vem, när, mandat, gränser, begränsningar, omfattningar etc. Framtagandeprocessen av dessa verksamhetsregler har bestått av följande delar: Arbete från verksamhetsutvecklare på avdelningen Relation och kommunikation Ett gemensamt arbetsdokument där verksamheten på Relation och kommunikation har haft möjlighet att bidra med verksamhetsregler Process för förankring och fastställande har bestått av bland annat: Förankringsmöte med kommunikationsansvariga, Mitt Försvarsmakten Förankringsmöte med service och stödansvariga, Mitt Försvarsmakten Fastställande möte med C FM HRC, projektägare, C R&K, StfC R&K Verksamhetsreglerna har delats upp i tre kategorier: Övergripande Kommunikation Service, stöd och samverkan

4 VERKSAMHETSREGLER ÖVERGRIPANDE 1. Rekryteringskommunikation ska ske enligt Försvarsmaktens förändrade arbetssätt 2. Personuppgifterna i Mitt Försvarsmakten ska hanteras enligt PUL samt enligt rekommendationer från JurS 3. Vi ska förhålla oss till dataskyddsförordningen 4. Gallringsföreskrifter ska tillämpas enligt datainspektionens rekommendationer 5. När man som handläggare inom FM uppdaterar uppgifter på kandidatens profil efter muntlig överenskommelse ska det finnas spårbarhet. Det uppnås genom att man gör en anteckning på kandidaten med rubriken "Uppdaterat kandidatens profil efter muntlig överenskommelse. 6. Vid önskemål från kandidat att bli raderad ska handläggare inom FM i första hand rekommendera kandidaten att själv gå in på Mitt Försvarsmakten och inaktivera sin profil 7. Mitt Försvarsmakten är den databas som ska användas för att lagra information om kandidater i rekryteringssyfte 4

5 VERKSAMHETSREGLER ÖVERGRIPANDE 8. Användare ska utgå från de definierade verksamhetsprocesserna för relations- och kommunikationsarbete 9. Kommunikation med kandidat ska vara i enlighet med marknadsföringslagen och annan relevant lagstiftning 10. För att maximera den möjliga effekten bör användare aktivt nyttja verktyget, dvs exempelvis logga in minst en gång i veckan 5

6 VERKSAMHETSREGLER KOMMUNIKATION 11. Handläggare på organisationsenhet ska kommunicera med de kandidater de har ansvar för 12. Användaren får endast kontakta de kandidater som användarens organisationsenhet har ansvar för. För att få kontakta övriga kandidater krävs godkännande från FM HRC 13. Försvarsupplysning och kommunikation med kandidater under 18 år får endast ske efter godkännande från FM HRC 14. Vid kommunikation med hjälp av Mitt Försvarsmakten ska endast godkända kommunikationsenheter användas 15. Alla kampanjer (event, utskick etc.) som genomförs ska registreras in i verktyget 16. Alla kampanjer (event, utskick etc.) som genomförs ska kopplas mot ett relevant erbjudande 17. Alla kampanjer (event, utskick etc.) ska ha startdatum samt slutdatum 18. Alla kampanjer (event, utskick etc.) ska efter genomförande utvärderas 6

7 VERKSAMHETSREGLER KOMMUNIKATION 19. Alla kampanjer (event, utskick etc.) ska koordineras (lokalt, regionalt och centralt) mot övriga kampanjer i Mitt Försvarsmakten, exempelvis med hjälp av en vy 20. Ett internt testutskick ska genomföras innan användaren gör ett skarpt utskick i MDM. Detta interna testutskick ska inkludera central aktör vid FM HRC i de fall man använder en epostmall med innehåll som inte är helt fördefinerat. T ex om man adderar egen text. 21. All kontakt i rekryteringssyfte som sker med en kandidat ska loggas av användare 22. All kontakt i rekryteringssyfte bör så långt det är möjligt ske baserat på kandidatens önskemål gällande kanalval 23. Användare måste säkerställa att kandidater med kommunikationsspärr från Atlas ej kommuniceras med 24. När användare skapar vyer/listor måste den säkerställa att vyn/listan ej innehåller någon kandidat som har specificerat att de ej vill bli kontaktad av FM 7

8 VERKSAMHETSREGLER KOMMUNIKATION 25. Rekryteringskommunikation får ej ske med kandidater under 18 år, enligt gällande regelverk inom Försvarsmakten 26. Namnstandarder och strukturer ska följas i de fall de finns definierade inom Mitt Försvarsmakten, som t.ex. för kampanjer, vyer, marknadslistor, kommunikationsenheter och mallar 27. Användaren ska säkerställa att det är relevanta kandidater som får utskicken. Detta genom att urval som styr vilka kandidater som ingår i marknadslistorna körs så nära inpå själva utskicket som möjligt 8

9 VERKSAMHETSREGLER SERVICE STÖD OCH SAMORDNING 28. Vid samordningsmöte rekrytering, VTC, skall erfarenheter och frågor om verktygets användande tas upp under särskild punkt av respektive OrgE s användare 29. Under arbetsmöte rekrytering skall en sammanställning av erfarenheter och frågor om verktygets användande redovisas och bearbetas av samtliga deltagande OrgE och centrala funktioner i en särskildpunkt på agendan 30. Vid regionala rekryteringsmöten skall erfarenheter och frågor om verktygets användande lyftas samt bearbetas och sedan vidarebefordras till Central RK om denne inte kunnat närvara 31. Vid deltagande på AG rekrytering skall alltid en punkt avhandla erfarenheter och frågor om verktygets användande riktat mot både lokal och central nivå 32. Nya centrala behovsärenden av service och stöd skall i första hand anmälas in till HR-Direkt och endast i undantagsfall komma in via andra kanaler 33. Leveransmodellen ska tillämpas vid kontakt med FM HRC gällande stöd och verksamhetsfrågor för Mitt Försvarsmakten 9

10 SLUT 10