Reviderad projektplan för att utveckla lokalt hälsofrämjande arbete för barn och ungdomar i Katrineholms kommun

Transkript

1 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Datum Projektenheten Vår beteckning Vår handläggare Ert datum Er beteckning Karin Nordén, projektledare Reviderad projektplan för att utveckla lokalt hälsofrämjande arbete för barn och ungdomar i Katrineholms kommun Katrineholm KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Telefon: vx KATRINEHOLM Telefax: Org.nummer

2 Innehållsförteckning Revisionshistoria...2 Bakgrund...2 Struktur för Katrineholms folkhälsoarbete...2 LUPP lokal uppföljning av ungdomspolitiken...2 Syfte...3 Mål...3 Målgrupper...3 Terminologi och förkortningar...4 Omfattning och resultat...4 Omfattning och innehåll...4 Avgränsningar...5 Aktiviteter...5 Form för resultat...6 Kopplingar till och samband med andra verksamheter...6 Kontaktytor och intressenter...6 Kontaktytor...6 Intressenter...7 Genomförande...7 Arbetsmetod...7 Organisation...9 Roller och ansvar...9 Tidplan med milstolpar och beslutspunkter...10 Kriterier för godkännande av milstolpar och faser...10 Överlämning och godkännande av resultat...10 Projektbudget...11 Resurssäkring...11 Dokumenthanteringsplan inklusive gallringsplan...11 Kommunikationsplan...12 Kvalitetsgranskning...12 Samverkande universitet för uppföljning/utvärdering...12 Risker och konsekvenser...12 Projektavslut...13 Effekter utöver angivet syfte och mål...13 Referenser...14 Bilaga 1 SESAME-modellen Bilaga 2 Projektbudget Bilaga 3 Kommunikationsplan Katrineholm

3 2 (19) Revisionshistoria Bakgrund Via olika rapporter och undersökningar får vi i dag allt oftare höra om en negativ utveckling vad gäller barns och ungdomars livsstil och hälsa. Detta gäller också barn och ungdomar i Katrineholms kommun. Barns och ungdomars hälsa bör vara i starkt fokus och är nödvändig för en framtida hållbar utveckling i Sverige. Statens folkhälsoinstitut (FHI) hade under 2008 regeringens uppdrag att fördela 50 miljoner kronor till sex kommuner, som i samarbete med forskare från universitet/högskola ska stärka och utveckla lokalt sektorsöverskridande hälsofrämjande arbete. Syftet är att främja barns och ungas psykiska och fysiska hälsa samt att generera kunskap om effektiva hälsofrämjande metoder och kostnadseffektiva former för samverkan. Ett 40-tal kommuner har ansökt om projektmedel. Statens folkhälsoinstitut har i samråd med Sveriges Kommuner och Landsting valt sex kommuner utifrån kriterier som projektidé, forskarkontakter samt folkhälsovetenskaplig organisation/kompetens till stöd för genomförandet. Katrineholms kommun blev beviljade, i slutet av 2008, sju miljoner till lokalt folkhälsoarbete bland barn och unga. Kommunens projekt baseras på en undersökning som gjorts bland unga, LUPP-enkäten (Lokal uppföljning av ungdomspolitiken, Ungdomsstyrelsen). Utifrån resultatet från undersökningen planeras ett antal aktiviteter i samverkan med samhällets övriga aktörer. En revidering av projektplanen har gjorts under våren 2009 utifrån förändrade förutsättningar i kommunen samt i dialog med Statens Folkhälsoinstitut. Projektet kommer att pågå i tre år och kommer att följas av tema Barn vid Linköpings universitet. Tema Barn bedriver bred tvärvetenskaplig forskning kring barn och barndom med ett forskningsområde som på olika sätt är kopplat till samhällssektorer som socialtjänst, utbildningssystem, fritidssektorer, den kommersiella marknaden men också centrala och lokala politiska nivåer i samspel med barn och familj. Struktur för Katrineholms folkhälsoarbete Kommunstyrelsen ansvarar för kommunens strategiska folkhälsoarbete och leder såväl som samordnar kommunens folkhälsoarbete. Kommunstyrelsen ska aktualisera och förankra folkhälsofrågorna i kommunen och ska stödja folkhälsoarbetet genom att initiera, säkerställa verkställighet, samordna, prioritera och följa upp insatser inom folkhälsoområdet för att främja hälsa och förebygga ohälsa hos allmänheten. Kommunstyrelsens nybildade Folkhälsoutskott har i uppdrag att styra och leda detta arbete. Folkhälsoutskottet kommer att vara styrgrupp för barn och ungdomsprojektet. En av referensgrupperna för projektet kommer att vara samverkansgruppen för barns och ungdomars hälsa. LUPP lokal uppföljning av ungdomspolitiken Ungdomsstyrelsen genomför varje år i samarbete med ett antal kommuner i Sverige en enkätundersökning vid namn Lupp. Syftet med undersökningen är att ge kommunen en bild av vad som behöver göras för att förbättra ungdomars livssituation. Teman som behandlas är fritid, skola, politik, inflytande, trygghet, 2

4 3 (19) hälsa, arbete och framtid. Under hösten 2007 genomfördes en Lupp-undersökning i Katrineholm i år 8 på senareskolan samt i år 2 på gymnasieskolan. Totalt har 386 personer i år 8 besvarat enkäten, svarsfrekvens 89 %. I år 2 på gymnasiet har enkäten besvarats av 441 personer, svarsfrekvens 75,3 %. Undersökningen ger en övergripande men nyanserad bild av ungas liv, vardag och förväntningar på framtiden. Lupp bidrar med ett helhetsperspektiv på det ungdomspolitiska läget i kommunen och ger en god grund för att utveckla det kommunala ungdomsarbetet. Lupp är en av få undersökningar om unga som har detta helhetstänk. Detta gör det möjligt att göra kopplingar mellan olika verksamhetsområden för att få en ökad förståelse för ungdomarnas livssituation. Som ett led i arbetet med resultatet från enkäten genomfördes en uppföljningsdag i Katrineholm under våren Målgrupp för uppföljningsdagen var politiker, förvaltningschefer, tjänstemän samt ungdomar som besvarat enkäten. Under dagen diskuterades resultaten från enkäten och deltagarna prioriterade områden som det var viktigt att arbeta vidare med. Syfte Syftet är att genomföra ett antal insatser utifrån resultatet från Lupp-undersökningen. Genom detta tar vi tillvara ungdomarnas eget intresse för frågorna och ger dem möjlighet att påverka. Likaså är syftet att främja en god hälsa bland barn och ungdomar i Katrineholm. Lupp-undersökningen ger exempel på områden som unga vill prioritera. Den visar även på områden där många unga har problem eller känner sig utsatta, vilket kan indikera att detta är saker som kommunen borde satsa extra på i framtiden. Undersökningen visar också att många ungdomar upplever att möjligheten till inflytande och delaktighet i kommunen är dålig och att ungdomarna önskar vara med och påverka. Förutom resultaten från Lupp-undersökningen finns data från landstingets Liv och hälsa ung -undersökning. Folkhälsocentrum i landstinget Sörmland har för tredje gången nu presenterat data från denna undersökning som stödjer resultaten i Lupp-undersökningen, och som ytterligare kan ge stöd för olika insatser i samverkan. Mål Projektets övergripande mål är att skapa förutsättningar för en god hälsa och hälsoutveckling på lika villkor med trygga och goda uppväxtvillkor för alla barn och ungdomar. Mål och delmål för planerade aktiviteter tas fram i separata projektplaner utifrån SESAME-modellen, se under rubriken genomförande. Målgrupper Barn och ungdomar är primär målgrupp för projektet. Sekundär målgrupp är föräldrar samt personal som möter barn och ungdomar inom olika verksamheter, t.ex. förskola/skola/gymnasieskola, skolhälsovård, fritid. (Dessa sekundära målgrupper är viktiga vid vissa satsningar för att nå den primära målgruppen). 3

5 4 (19) Terminologi och förkortningar Folkhälsoarbete Syftar till att stärka människors möjligheter att göra hälsosamma val både genom att förmedla kunskap och genom att underlätta sådana val. Folkhälsoarbete inrymmer såväl hälsofrämjande som sjukdomsförebyggande åtgärder (Ottawa Charter for Health Promotion 1986). Hälsofrämjande WHO definierar begreppet hälsofrämjande som en process för att genom stödjande miljöer och empowerment möjliggöra för individen att ta kontroll över de faktorer som påverkar dess hälsa (Medin och Starrin 1997). Empowerment Empowerment bygger på ett förhållningssätt och en människosyn där utgångspunkten är att alla människor har resurser och kapacitet till att definiera sina egna problem och att utveckla handlingsstrategier för att lösa dessa (Forsberg och Starrin 1997). Förebyggande Åtgärder som syftar till att bevara god hälsa, förhindra uppkomst av sjukdom, skada eller försämrat hälsotillstånd (Socialstyrelsens termbank 2009). Implementering Definieras som en sammansättning specifika aktiviteter som har till syfte att få en ny metod eller ett nytt program med kända aspekter att bedrivas i ordinarie verksamhet eller att realisera, applicera eller sätta i verket planer, idéer, modeller, normer eller policys (FHI 2007:20) Omfattning och resultat Omfattning och innehåll Projektets innehåll utifrån avtalet mellan Katrineholms kommun och Folkhälsoinstitutet: - Projektet skall genomföras under perioden från den 1 januari 2009 till den 31 december Projektet har det innehåll som anges i projektplanen - Om kommunen önskar göra annat än marginella förändringar i förhållande till projektplanen skall godkännande inhämtas från Folkhälsoinstitutet innan sådan förändring implementeras. - Arbetet i projektet skall präglas av systematiskt kvalitetsarbete där implementering av metoder och en plan för det ingår - Projektet skall utveckla tvärsektoriella samarbetsformer, där nätverkstänkande skall prägla arbetet, såväl horisontellt med samarbetspartners som vertikalt inom den egna organisationen. Projektet skall tillvarata och/eller utveckla gemensamma arenor/strukturer. - Projektet skall innehålla moment/inslag för att åstadkomma eller direkt visa på effektivisering - Möjligheten till samverkan med frivilligorganisationer skall beaktas i projektet 4

6 5 (19) - Arbetet i projektet skall ske i samverkan med forskningslärosäte, varvid minst två forskartjänster skall engageras i projektet Avgränsningar Följande avgränsningar har gjorts i projektet: - Projektet omfattar endast Katrineholms kommun - Inom de aktiviteter som planeras kommer vissa avgränsningar att göras Aktiviteter Nedan följer vissa delar av resultatet från Lupp-undersökningen samt de aktiviteter som ska genomföras inom projektet. Inflytande och delaktighet Möjligheten till inflytande och delaktighet i kommunen upplevs av många ungdomar som begränsad. Cirka 50 procent eller fler av ungdomarna i Lupp ger uttryck för att de vill vara med och påverka skolan i stor utsträckning. Endast cirka procent anser att de har mycket eller ganska stora möjligheter att påverka beslutsfattarna. Cirka hälften av de svarande tycker att de har ganska, mycket små, eller inga möjligheter att föra fram sina åsikter till dem som bestämmer i kommunen. I samtliga grupper är det dock en tredjedel eller fler som vill påverka sin kommun. Planerade aktiviteter: Arbeta med delaktighet och inflytande för att ta tillvara ungdomarnas åsikter. Ungdomarna ska vara delaktiga och få möjlighet att påverka i frågor som berör dem. Ungdomar får möjlighet att delta i olika typer av utfrågningar och dialog, exempelvis via internet och personliga möten. Detta gäller i delprojekten ungas fritid samt mobbning. Ungas fritid Det största föreningsintresset hittas i idrottsrörelsen där nästan hälften av de svarande är aktiva. Många efterfrågar dock mer aktiviteter i Katrineholm. Större andel av killarna än av tjejerna anger att de tycker att det finns mycket att göra på fritiden. Planerade aktiviteter: Att tillsammans med ungdomar utveckla mötesplatsen Palladium, ungdomarnas hus. Utveckla samarbetet med olika föreningar på Palladium. Skapa och driva en arbetsgrupp/referensgrupp med ungdomar och arbeta med olika metoder och aktiviteter för att främja ungdomars delaktighet och inflytande. Psykisk och fysisk hälsa Nästan fyra av tio uppger på frågan hur de bedömer sitt allmänna hälsotillstånd att de mår mycket bra. Runt 5-6 procent anger att de mår mycket eller ganska dåligt. Ungdomar vittnar om att de ofta känner sig trötta, att de sover dåligt och har svårt att somna. Många känner sig stressade och har ont i mage och huvud flera gånger i veckan. Tjejerna är de som enligt enkäten är värst drabbade. Detta stämmer väl överens med andra undersökningar i Sverige kring ungdomars psykiska hälsa. Planerade aktiviteter: DISA-grupper att erbjuda till tonårstjejer för att hitta strategier som hjälper dem att hantera vardagen och som belyser och stärker deras positiva sidor. DISA står för Din Inre Styrka Aktiveras och är en metod för att förebygga psykisk ohälsa och 5

7 6 (19) depressioner hos tonårstjejer. Utbildning till DISA-gruppledare kommer att rikta sig till elevhälsans personal (bildningsförvaltning), personal ungdomsmottagning (socialförvaltning) samt fritidsledare (kultur- och turismförvaltning). Efter utbildningen kommer DISA-grupper att införas på grundskola, gymnasieskola, Palladium samt ungdomsmottagning. Att inom skolan införa Livskunskap på schemat med SET (Social och Emotionell Träning). SET är ett manualbaserat program som syftar till att främja barns och ungdomars psykiska hälsa genom att systematiskt lära eleverna att hantera känslor, ge dem självkännedom och utveckla deras empatiska och sociala förmågor. Handledarutbildning i SET kommer att erbjudas till alla grundskolor. Mobbning Cirka 13 procent av tjejerna i år 8 och cirka 15 procent av killarna i samma åldersgrupp anger att de blivit mobbade eller utfrysta det senaste halvåret. Betydligt färre, knappt 6 procent anger detsamma i år 2. En stor andel av dem som uppger att de blivit mobbade under det senaste halvåret uppger att detta har skett i skolan. Planerade aktiviteter: Mobilisering av ungdomar för att kunna göra ett upprop mot mobbning. Att tillsammans med ungdomar ta fram aktiviteter och insatser för att minska mobbningen. Ta tillvara ungdomarnas eget intresse i frågan. Skapa och driva en arbetsgrupp/referensgrupp med ungdomar och tillsammans med dem ta fram, utveckla och genomföra olika insatser för att förebygga mobbning. Form för resultat Projektets slutresultat skall rapporteras till Folkhälsoinstitutet vid projektets slut. Två gånger per år sker en rapportering till Folkhälsoinstitutet vad avser projektet. Varje genomförd aktivitet utvärderas och följs upp. Folkhälsoinstitutet ska arrangera träffar för kunskaps- och erfarenhetsutbyte mellan deltagande kommuner med tre träffar under 2009, två träffar under 2010 samt tre träffar Kommunen har förbundit sig att delta i ovannämnda träffar för erfarenhets- och kunskapsutbyte med i projektet involverade tjänstemän, forskare och politiker. Se även under rubrik överlämning och godkännande av resultat. Kopplingar till och samband med andra verksamheter Projektet är ett kommunövergripande projekt och har koppling till flera förvaltningar i Katrineholms kommun, framförallt Kultur- och turismförvaltning, Bildningsförvaltning samt Socialförvaltning. Projektet har också koppling till externa aktörer, t.ex. föreningar, frivilligorganisationer, studieförbund samt andra myndigheter. Koppling finns också till det samverkande universitet, tema Barn vid Linköpings Universitet samt till Statens Folkhälsoinstitut och SKL. Kontaktytor och intressenter Kontaktytor 6

8 7 (19) Andra kommuner som bedriver folkhälsoarbete samt de andra kommunerna som har blivit beviljade medel från Folkhälsoinstitutet, sk. 50-miljonersprojekten. Intressenter De främsta intressenterna i projektet är: - Barn och ungdomar - Personal inom olika verksamheter som möter barn och ungdomar - Medborgare i Katrineholms kommun (föräldrar och övrig befolkning som möter barn och ungdomar) - Media - Politiker (Kommunstyrelse, Kommunfullmäktige, övriga politiker mfl.) Genomförande Kommunen har åtagit sig att under projekttiden fullfölja projektet i enlighet med denna projektplan samt avtalet. Till stöd för genomförande av projektet ska finnas folkhälsovetenskaplig organisation/kompetens i kommunen. De personer som i övrigt arbetar med projektet ska ha dokumenterad/relevant kunskap och erfarenhet för projektets genomförande. Arbetsmetod Projektets flöde går vanligtvis genom tre faser: - Förberedelsefas, som består av planering och förankring - Genomförandefas, som består av planering och praktiskt projektarbete - Slutfas, som består av sammanställning, analys, dokumentation och dokumenthantering. Förberedelsefas - Framtagande och inlämnande av projektansökan - Beviljning av medel från Folkhälsoinstitutet samt slutet avtal - Förankring av projektet i de verksamheter som berörs av projektet - Framtagande av projektplaner utifrån SESAME-modellen för respektive aktivitet - Planering av forskningsansats - Referensgrupp och styrgrupp utsedd Genomförandefas - Genomförande av projektplaner samt tillhörande aktiviteter - Genomförande av forskning Slutfas - Slutrapport till Folkhälsoinstitutet - Implementering i ordinarie verksamhet Sesame-modellen Med stöd av SESAME-modellen ska projektplaner tas fram för de olika aktiviteterna inom ramen för detta projekt. Inom folkhälsovetenskapen finns ett antal teorier och modeller som kan vara lämpliga att utgå ifrån i arbetet och också få stöd av i planeringen och genomförande. För detta 7

9 8 (19) projekt är det SESAME-modellen som har valts. Det är en planerings- och implementeringsmodell i åtta steg för att skapa stödjande miljöer för hälsa. Stödjande miljöer innefattar både fysiska och sociala faktorer och begreppet utgår från en helhetssyn på människan. Modellen används för att starta upp ett arbete och driva en fortgående process som ständigt ses över, förändras och förnyas (Haglund et al 1993), se bilaga 1. Nedan följer en detaljerad beskrivning över modellen. 1. Identifiera behov och problem Detta kan ske genom att ta del av tillgänglig epidemiologisk data eller annan forskning/kunskap kring det aktuella folkhälsoläget i den aktuella/berörda befolkningsgruppen. Det kan även ske genom att inhämta befolkningens behov eller önskemål. Viktigt är att om möjligt använda redan befintlig data. Genom kartläggning/rapporter så tydliggörs var problem finns och vari dessa består. 2. Etablera samverkan Denna punkt innefattar att identifiera samarbetspartners och se vilka som har arbetat eller för närvarande arbetar mot samma mål. I detta sammanhang är det även viktigt att klargöra roller för ansvar och arbetsinsatser för de inblandade. För att nå så goda resultat som möjligt bör man etablera samverkan både inom den egna organisationen men också med olika parter utanför. Dessa samarbetspartner kan vara föreningar, kyrka, näringsliv, polis, socialtjänst mfl. 3 a. Formulera och konkretisera mål När samverkan etablerats är det dags att sätta upp mål. Målen sätts upp utifrån de problem som framkommit vid kartläggningen som gjorts i inledningsskedet. Ett övergripande mål kan sedan följas av ett antal delmål som på något sätt går att mäta. 3 b. Utveckla strategier För att gå från ord till handling krävs strategier för hur målen skall nås. 3 c. Planera utvärdering Det är viktigt att planering av uppföljning och utvärdering finns med på ett tidigt stadium med tanke på den data som i så fall behövs samlas in, och att det avsätts resurser för detta. Det är viktigt att bestämma om utvärderingen ska gälla resultatet av en vidtagen åtgärd eller om det är själva processen som är viktig att utvärdera. 4. Utforma genomförandet mobilisera resurser Tillsammans med de samarbetspartners som man valt att arbeta med utformas genomförandet. En inventering av ytterligare resurser görs, t.ex. personer som skall göras ansvariga för vissa delar av arbetet. 5. Dra igång verksamheten utveckla stödjande miljöer (program, projekt) Det är viktigt om arbetet är uppdelat i olika ansvarsområden. En person har svårt att överblicka och hålla koll på allt som behöver göras. 6. Skapa strukturer för att vidmakthålla Bara för att ett gott resultat en gång uppnåtts fungerar inte ett arbete vidare av sig självt. Strukturer för att vidmakthålla den förhoppningsvis positiva förändringen krävs. Exempelvis underlättar tydliga ansvarsområden att arbetet fortlever. Olika arbetsgrupper behöver också träffas regelbundet och stämma av arbetet. För att arbetet ska fortgå och vidareutvecklas måste det finnas en möjlighet för att ta in nya krafter i processen. Det är viktigt att ha öppna dörrar för idéer som de nytillkomna föreslår. Det är lätt att bli hemmablind och det är också viktigt att nytillkomna känner sig delaktiga och har en funktion att fylla i processen. 8

10 9 (19) 7. Följ upp och utvärdera För att kunna veta om den satsning som gjorts leder någonstans, måste arbetet följas upp och utvärderas. Om man satt upp tydliga och mätbara delmål och dessutom startat med en inventering av problemet går det lätt att följa upp. Olika metoder för utvärdering finns. Utvärderingen bör redan planeras i inledningsskedet, se under punkt 3 c. 8. Förnya, förändra och/eller förstärka Utifrån vad som gått att utläsa av de uppföljningar som gjorts är det viktigt att tänka på vad som kan förändras i arbetet och vad som kan förbättras. Det gäller att vara kritisk och lära av misstagen. Det är viktigt att föra vidare de erfarenheter som gjorts, både positiva och negativa. Oftast tiger man om misslyckanden men förmedlar framgångar, allt är dock lika viktigt för andra att ta del av. Om arbetet varit framgångsrikt så kan det fortskrida. Det finns en stor risk att problemen dyker upp igen om inte de uppbyggda strategierna får fortgå. Viktigt är också att sprida de goda erfarenheterna och uppmuntra andra att följa exemplet. Arbetet ska ske i nära samverkan med samhällets olika aktörer. Ett samlat och effektivt arbete för en bättre folkhälsa förutsätter aktiva insatser av flera samhällsaktörer och inom flera politikområden. Samordning av samhällets olika insatser på hälsoområdet får också till följd att vi använder samhällets samlade resurser mer kostnadseffektivt. Organisation Projektets organisation består av: Beställare: Kommunstyrelsen Styrgrupp: Folkhälsoutskottet Referensgrupp: Samverkansgruppen för barns och ungdomars hälsa (Samverkansgruppen sätts samman av Folkhälsoutskottet) Arbetsgrupp: För de olika aktiviteterna i projektet behövs det arbetsgrupper Projektledare: Karin Nordén, projektledare med folkhälsovetenskaplig kompetens Stöd till projektledare: Den tidigare chefen för Folkhälsoenheten Forskare/utvärderare: tema Barn vid Linköpings Universitet. Professor Bengt Sandin, som är temaansvarig för tema Barn, står som ansvarig för samarbetet utifrån projektplanen, forskare är Karin Zetterqvist-Nelson och Åsa Aretun samt en doktorand. Roller och ansvar Beställare - Ansvarar för att det gemensamma avtalet mellan Katrineholms kommun och Folkhälsoinstitutet följs - Tar emot och godkänner projektets slutresultat 9

11 10 (19) Styrgrupp - Är forum för underlag till beslut om ändringar i projektets omfattning, innehåll och budget etc. - Övervakar att projektarbetet fortlöper enligt plan - Ger råd och stöd till projektledaren - Bidrar till förankringsarbetet Referensgrupp - Ger råd och stöd med utgångspunkt från sin kunskap - Är inget forum för beslut - Bidrar till förankringsarbetet Arbetsgrupp - Deltar i det praktiska arbetet - Använder sin kompetens och erfarenhet för att bidra till projektets praktiska arbete, sätter sig vid behov ytterligare in i frågorna - Bidrar till förankringen Projektdeltagare - Åstadkomma och säkerställa anvisade resultat - Planera, genomföra, följa upp och rapportera tilldelade arbetsuppgifter - Identifiera, åtgärda eller ta initiativ till åtgärder för att eliminera fel och brister Projektledare/stöd till projektledare - Leda, styra, övergripande planera samt koordinera projektarbetet - Välja, tillämpa och anpassa angreppssätt, metoder och verktyg - Följa upp och rapportera löpande till styrgruppen, beställarna, forskarna mfl. intressenter - Ansvarig för avslutsrapporten där projektet utvärderas - Har mandat att löpande fatta beslut inom projektplanens ram. Om mindre avvikelser från projektplanen måste göras ska dessa beslut tas av styrgruppen, om större avvikelser måste göras ska dessa beslut tas av beställaren som kontaktar Folkhälsoinstitutet för godkännande. - Stödjer projektdeltagarna i det praktiska arbetet - Skapar handlingsplan för hur utvärderingen ska göras, sker i samarbete med tema Barn vid Linköpings Universitet - Samverka och vara länk med forskarna från tema Barn, Linköpings Universitet och Katrineholms kommun Tidplan med milstolpar och beslutspunkter Detaljerade tidplaner för de olika aktiviteterna görs varje år separat. Kriterier för godkännande av milstolpar och faser Tas fram i samband med de detaljerade tidplanerna. Överlämning och godkännande av resultat Projektet ska fortlöpande avrapporteras till Folkhälsoinstitutet utifrån en given rapporteringsmall. Avrapporteringen ska ske skriftligen och omfatta: ekonomisk 10

12 11 (19) redovisning, uppgifter om hur arbetet bedrivs och fortskrider, vilka resultat som uppnåtts, politiskt engagemang, lägesrapport från forskarna samt finansiering utöver tilldelade medel från Folkhälsoinstitutet. Avrapporteringsdatum för detta är: - 1 juni samt 1 december juni samt 1 december juni samt 1 december 2011 Preliminärt senast den 16 januari 2012 ska kommunen till Folkhälsoinstitutet lämna slutrapport över projektet. Folkhälsoinstitutet lämnas besked om definitivt datum för slutrapport i november Slutrapport ska innehålla processbeskrivning, samtliga resultat och fullständig ekonomisk redovisning. Ansvarig för detta är projektledaren. Projektbudget Kommunen är beviljad totalt 7 miljoner kronor. Denna summa täcker kostnader vad avser forskarinsatser (60 %), heltids samordnare, men också extra kostnader för kompetensutveckling, seminarier/konferenser samt information och marknadsföring. För detaljerad projektbudget se bilaga 2. Medel från Folkhälsoinstitutet för övergripande kostnader Kostnader vad avser Linköpings universitet och forskarinsatserna (60 % av tkr) 1 halvtids seniorforskare + 1 doktorand (löner, OH-kostnader, material, resor och uppehälle mm) Kostnader för kommunen i samband med projektet 1 heltids samordnare (lön, lokalkostnad, administrationskostnader mm) Kompetensutveckling mm för samarbetspartners m.fl. berörda Genomförande av seminarier/konferenser mm Information/marknadsföring Totalt under projekttiden (3 år) tkr tkr tkr Resurssäkring Projektledare: Stöd till projektledare: 1,0 tjänst utav heltid Upp till 10 timmar i veckan För planerat projekt nyttjas i övrigt kompetens/arbetsinsatser från kommunens övriga förvaltningar och samverkanspartners. Dokumenthanteringsplan inklusive gallringsplan Dokument rörande projektet bevaras och arkiveras vid projektets slut tillsammans med projektplan. Övriga handlingar, såsom mötesprotokoll/anteckningar, korrespondens, underlag och delrapporter bevaras om de är av betydelse för att förstå slutrapporten, eller om de innehåller annan information som är av värde för kommunens förvaltningar eller framtida projekt/forskning. Handlingar som av projektledaren beslutas att inte vara av betydelse för förståelse av slutrapport eller för framtida behov gallras. 11

13 12 (19) Kommunikationsplan Projektledaren svarar för fortlöpande informationsspridning om hur arbetet bedrivs och fortskrider samt vilka resultat som uppnås inom den egna kommunen och gentemot samarbetspartners. För att sprida kunskap och information om projektet inom och utom kommunen planeras bl.a. genomförande och deltagande i olika seminarier och konferenser, skriftliga rapporter samt information via kommunens hemsida. För mer information se bilaga 3. Kvalitetsgranskning Projektledaren rapporterar kontinuerligt till styrgruppen och avlägger delrapporter om nuläget. Delrapportering sker två gånger per år till Folkhälsoinstitutet. Samverkande universitet för uppföljning/utvärdering För projektet kommer samarbete att ske med tema Barn vid Linköpings universitet, Professor Bengt Sandin, som är temaansvarig för tema Barn kommer att stå som ansvarig för samarbetet utifrån vår projektplan. Plan för uppföljning och utvärdering av det samlade projektet utformas av tema Barn vid Linköpings universitet i samarbete med ansvariga för projektet i Katrineholms kommun, projektledare samt stöd till projektledare. Risker och konsekvenser Sårbarhet i projektorganisation Katrineholms kommun har ansvaret för projektet enligt avtal mellan kommunen och Folkhälsoinstitutet. Om den utsedda projektledaren av någon anledning inte kan fullfölja projektet riskerar projektet att få svårigheter att genomföras enligt avtal. Samma sak gäller om forskarna inte kan fullfölja projektet. En plan bör upprättas som visar hur man avser att lösa de problem som kan uppstå om forskare, projektledare eller annan nyckelperson i förtid avbryter sitt deltagande i projektet. Om kommunen önskar göra annat än marginella förändringar i förhållande till projektplanen skall godkännande inhämtas från Folkhälsoinstitutet innan sådan förändring implementeras. Det finns en risk i att projektdeltagarna saknar folkhälsovetenskaplig kompetens samt att de inte får tillräckligt med tid avsatt för deltagande i projektet. Konsekvensen blir att delmoment får lägre kvalitet än vad som är önskvärt eller att de inte blir utförda. Eftersom kommunen har blivit beviljade externa medel och att rapportering samt forskning sker så måste projektplanen följas. Förvaltande av projektets resultat/implementering En av riskerna med att bedriva utvecklingsarbete i projektform är att projektet består av en tillfällig organisation som upplöses vid projektets slut. Konsekvenserna kan bli att projektets resultat inte kan användas som det var tänkt och att värdefull kompetens som byggts upp under projekttiden inte tas tillvara. 12

14 13 (19) Projektavslut Preliminärt senast den 16 januari 2012 ska beställaren till Folkhälsoinstitutet lämna slutrapport över projektet. Folkhälsoinstitutet lämnas besked om definitivt datum för slutrapport i november Slutrapport ska innehålla processbeskrivning, samtliga resultat och fullständig ekonomisk redovisning. Projektledaren ansvarar för denna slutrapport. Vid överlämningen sker även en överlämning av ansvaret att fullfölja arbetet med metoder etc till respektive förvaltning/samarbetsparter. Överlämningen av projektet sker både skriftligt och muntligt. Effekter utöver angivet syfte och mål Utöver tidigare angivet syfte och mål kan projektet förväntas få ett antal ytterligare effekter enligt nedan. - Projektet kommer att fungera som modell och inspirationskälla för lokalt hälsofrämjande och förebyggande arbete i andra delar av länet och landet - Projektet ger ett antal kostnadseffektiviserande åtgärder för hållbar utveckling och för befolkningens hälsa - Ökad samsyn och samordning av olika samhällsaktörers arbete för en bättre hälsa bland ortens barn och ungdomar och deras familjer till gagn för samhällsmedborgarna och samhällsekonomin - Ökad medvetenhet, kunskap och kompetens i samhället och hos samhällets företrädare om värdet/nödvändigheten av hälsofrämjande och förebyggande åtgärder 13

15 Referenser Ansökan om medel för att utveckla lokalt hälsofrämjande arbete, Katrineholms kommun VON/2008: Avtal Statens Folkhälsoinstitut och Katrineholms kommun, Avtal om lokalt sektorsöverskridande hälsofrämjande arbete för barn och ungdomar. VON 2008: Haglund et al (1993) The Sundsvalls handbook: We can do it. From the 3rd International conference on health promotion, Sundsvall, Sweden Karolinska Institutet, Department of Social Medicine, Sundbyberg, Katrineholms kommun, Handbok för projektarbete Nyckeln till framgångsrika projekt i Katrineholms kommun, Kommunstyrelsens handling nr 13/2004 Perlman, Sigrid (2008) Lupp lokal uppföljning av ungdomspolitiken. Katrineholms kommun, kommunledningsförvaltningen Katrineholm

16 15 (19) Bilaga 1 Aktionsmodell för att skapa stödjande miljöer för hälsa (Supportive EnvironmentS Action ModEl SESAME) (Haglund et al 1993) 2. Etablera samverkan 3 a/ formulera och konkretisera mål b/ utveckla strategier c/ planera utvärdering 5 Dra igång verksamheten - utveckla stödjande miljöer (program, projekt) 6 Skapa strukturer för att vidmakthålla 7 Följ upp & utvärdera 8 Förnya, förändra och/eller förstärka 1. Identifiera behov och problem 4 Utforma genomförandet & mobilisera resurser SEMODSV/bjah 15

17 Projektbudget Bilaga 2 16 (19) Medel från FHI för övergripande kostnader Kostnader vad avser Linköpings universitet och forskarinsatserna (60 % av tkr) 1 halvtids seniorforskare + 1 doktorand (löner, OH-kostnader, material, resor och uppehälle mm) Kostnader för kommunen i samband med projektet 1 heltids samordnare (lön, lokalkostnad, administrationskostnader mm) Kompetensutveckling mm för samarbetspartners m.fl. berörda Genomförande av seminarier/konferenser mm Information/marknadsföring Totalt under projekttiden (3 år) tkr tkr tkr Detaljerad budget avseende tilldelade med från FHI Totalt 1 heltids samordnare (lön, lokalkostnad, administrationskostnader mm) Kompetensutveckling mm för samarbetspartners m.fl. berörda Genomförande av seminarier/konferenser mm Information/marknadsföring Resor, konferenser, nätverksträffar mm Stöd till projektledare Övrigt 5 Totalt beviljat under projekttiden (3 år) tkr 16

18 17 (19) Kommunikationsplan för barn och ungdomsprojektet Bilaga 3 Uppdragsgivare/Informationsansvarig Projektets beställare är Kommunstyrelsen. Informationsansvarig för projektet är projektledaren, som rapporterar till styrgruppen, Folkhälsoutskottet, samarbetspartners mfl. Arbetsgrupper och samarbetspartner Styrgrupp för projektet är Folkhälsoutskottet. Referensgrupp för projektet är samverkansgruppen för barns och ungdomars hälsa. För arbetet krävs ytterligare referensgrupper samt arbetsgrupper/projektgrupper. Målgrupper Målgrupper för kommunikationsplanen är: - Barn och ungdomar - Personal som möter barn och ungdomar inom olika verksamheter t.ex. förskola/skola/gymnasieskola, skolhälsovård, fritid. - Medborgare i Katrineholms kommun (föräldrar och övrig befolkning) - Media - Politiker (Kommunstyrelse, Kommunfullmäktige, övriga politiker) - Övriga samarbetspartners inom och utanför kommunen. Intern information Kanal Forum, kommunens intranät Nyhetsbrev Möten i olika former E-post internt Interna utbildningar/seminarier Aktivitet Länk till projektet I samband med varje ny termin Information Information till berörda Information i samband med planerade aktiviteter Extern information Kanal Externa webben Aktivitet Egen sida med information om 17

19 18 (19) Möten i olika former Seminarier/utbildningar Media såsom tidningar, tv, radio Övriga externa konferenser/seminarier projektet Externa möten med t.ex. Folkhälsoinstitutet, Tema Barn vid Linköpings Universitet, föreningar etc. Information i samband med planerade aktiviteter Information, presskonferenser vid planerade aktiviteter, utbildningar Information om projektet 18